Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
TRAMITOLOGÍAInstitucionalTRAMITOLOGÍAInstitucional
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
TRAMITOLOGÍAInstitucional
TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAAInstitucionalInstitucional
TRAMITOLOGÍAINSTITUCIONAL
RECURSOSHUMANOS
RECURSOSFÍSICOS
RECURSOSTECNOLÓGICOS
CLIENTES
PRESUPUESTOINGRESOS
PRESUPUESTOGASTOS
PRESUPUESTOINVERSIONES
Situación ActualMAPA BASE
Situación Propuesta
MAPA PARAISO
ME
JOR
AM
IEN
TO
DE
PRO
CE
SOS
FACTORES DE ANÁLISIS
RE
ING
EN
IER
ÍA D
E PR
OC
ESO
S
EVALUACIÓNY
AVANCE
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
TRAMITOLOGÍAInstitucional
TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAAInstitucionalInstitucional
TRAMITOLOGÍAINSTITUCIONAL
RECURSOSHUMANOS
RECURSOSFÍSICOS
RECURSOSTECNOLÓGICOS
CLIENTES
PRESUPUESTOINGRESOS
PRESUPUESTOGASTOS
PRESUPUESTOINVERSIONES
Situación ActualMAPA BASE
Situación Propuesta
MAPA PARAISO
ME
JOR
AM
IEN
TO
DE
PRO
CE
SOS
FACTORES DE ANÁLISIS
RE
ING
EN
IER
ÍA D
E PR
OC
ESO
S
EVALUACIÓNY
AVANCE
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAABASE CONCEPTUALBASE CONCEPTUAL
PRODUCTO
SERVICIOPROCESOTRAMITE
INSTITUCIONESEMPRESASCLIENTE
TRAMITADOR
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
TRAMITE
TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAARECURSOSRECURSOS
PRODUCTO
SERVICIOPROCESO
INSTITUCIONESEMPRESASCLIENTE
TiempoMaterialesFinancierosTecnológicosRiesgos
PRECIO, FRECUENCIA, VOLUMEN, TIEMPO
HumanosTiempoMaterialesFinancierosTecnológicosRiesgos
ORGANIZACIÓN
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
MODELO TRANSACCIONAL
ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 3ACTIVIDAD 2
PUESTO 1 PUESTO 1 PUESTO 2 PUESTO 3
ACTIVIDAD 4
TRAMITE
TIEMPO 1 TIEMPO 2 TIEMPO 3 TIEMPO 4
TIEMPO DE PROCESO DE UNA TRANSACCIÓN ∑ TIEMPO DE ACTIVIDADES=
TIEMPO FRECUENCIA VOLUMEN
COSTO 1 COSTO 2 COSTO 3 COSTO 4
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Manual de Manual de Control Control InternoInterno
Organigrama del Proceso o ÁreaPolíticasProductos y Servicios:
Diagrama de FlujoInstrucciones de Gerencia
Código, Nombre y ConceptoBase Legal y Reglamentaria.Requisitos.Procedimiento – Flujo NarradoResumen de Formularios.
Manual de Operación Contable.Índices Financieros y No financieros
Puestos de TrabajoResumen de Sistemas autorizados.
CONTENIDOCONTENIDO
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
AREA TRANSACCIONCódigo Nombre Código Nombre630 Información Financiera CD0800 Compra Divisas Mesas de Cambio
BASE LEGALCódigo Nombre010010000R LEY REFORMATORIA A L. DE REGIMEN MONETARIO S. 674100100029 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 29100100051 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 51100100061 LEY DE REGIMEN MONETARIO Y BCO DEL ESTADO ART. 61070295IACC INSTRUCTIVO NORMATIVO AFECTACION CTAS. CTES. M.E.070596MCIR MANUAL DE CONTROL INTERNO UNIDAD DE REVISORIA BANCARIA
Código Nombre Código NombreRQ0101 No. de oficio/Tramite/Contrato IA0404 Fecha de Ingreso del OficioRQ0200 Código Institución Ordenante/Contraparte IA0526 Cod. Operación: RQ0300 Código Institución Beneficiaria IA0528 Cod. Balanza de Pagos RQ0400 Fecha Valor IA1101 Concepto de Crédito RQ0401 Fecha de Oficio/DocumentoRQ0600 Código de Moneda
Sec Código Cod. Auxiliar D/H R.Asociado Fórmula de Calculo1 113217 100000100000000 D A73*B012 199000 100000.900000000 D (B63-B01)*A733 556001 500000.500000000 H A73*B61-C114 599001 500000.900000000 H (B01-B6)*A735 599001 500000.900000000 H (B63-B61)*A736 702209 700000.000000000 H C11
PARAMETROSCódigo Nombre
A73 V/. Transacción M/E ML.B01 Cotización M/O Fecha de JornalizaciónB61 Cotiz. Mcdo. Libre Sector FinancieroB63 Cotización Mercado ReposiciónC11 V/Comisión
CUENTAS
INFORMACION ADICIONALREQUISITOS
MANUAL DE OPERACIMANUAL DE OPERACIÓÓN CONTABLEN CONTABLE
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
¿Por qué una organización por procesos?
La organización por procesos es el esquema que permite definir en forma objetiva la relación técnica: proveedor-producto-cliente.Desde hace algunos años, en el país, se iniciaron acciones tendientes a adoptar este esquema de organización. Ejm. Banco Central del Ecuador
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
• Fomenta la activa participación de los recursos humanos, la optimización de los recursos materiales y financieros, con respecto a una organización funcional.
¿ Por qué una organización por procesos ?
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
¿ Qué es un proceso ?
Es una actividad o grupo de actividades que utiliza un insumo, le agrega valor y suministra un producto o servicio a
un cliente externo o interno.
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Por su aporte a la organización, los procesos se clasifican en:Procesos gobernadores: orientados a definir la planificación y dirección de la organización;
Procesos productivos o que agregan valor:son la razón de ser de la organización, generan productos para sus clientes externos, y tienen relación directa con la misión institucional.
Procesos de apoyo: dedicados a generar productos y servicios necesarios para el desarrollo de los procesos gobernadores, creadores de valor y para sí mismos.
TRAMITOLOGTRAMITOLOGÍÍAABASE CONCEPTUAL BASE CONCEPTUAL -- ProcesosProcesos
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Esquema de la estructura de Procesos
ProcesosProcesosHabilitantesHabilitantes
Proveedores ProductosProcesos ProductivosProcesos Productivos
óó Creadores de Creadores de ValorValor
ProcesosProcesosGobernadoresGobernadores
Clientes
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Cliente
TecnologíaAplicada
Organizaciónglobal
ARQUITECTURAY
SISTEMA DE INFORMACIÓN
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS QUE AGREGAN VALOR
ESTRATEGIA DE ORGANIZACIÓN
TRAMITOLOGÍAINSTITUCIONAL
ORGANIZACIÓNTECNOLOGIA
GESTIÓN FINANCIERASATISFACCIÓN CLIENTES
PROVEEDORESTALENTO HUMANO
DESARROLLO SUSTENTABLE
Procesos Gobernadores
Procesos Gobernadores
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
ESTRATEGIA DE CONTROL CENTRADA EN EL CLIENTE
FinancierosNo financieros
MEDIDORES
Plan, Base Legal, Políticas, Normas
ORGANIZACIÓN Sistemas Genéricos,Especializados y Medios
TECNOLGIA
Planes de Desarrollo e Integración
TALENTO HUMANO
CLIENTECLIENTE
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
RELACIÓN ORGANIZACIONALFUNCIONAL PROCESOS
PROBLEMA: El empleado
Conocer mis actividades
Evaluar Individuos
Cambiar a la persona.
Controlar a empleados
Corregir errores.
Motivar personas
Quién cometió el error ?
Orientado a la jerarquía (Jefe)
PROBLEMA: El Proceso
Entender MI aporte al proceso
Evaluar el proceso
Cambios al proceso.
Desarrollo del Individuo
Reducir causas y variaciones
Orientado a satisfacer al cliente.
Eliminar barreras
Qué permitió el error?
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
CLIENTES
CRÉDITO
INVERSIONES
SERVICIOS FINANCIEROS
INFORMÁTICA
RR.HH.
SERVICIOSADMINISTRATIVOS
CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
PRESIDENCIA /GERENCIA
AUDITORÍA
ESTRATEGIACORPORATIVA
FINANCIERA
FIDUCIA
PROVEEDORES
ORGANIGRAMA POR PROCESOS
AHORROS
1
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Fecha: CÓDIGO NOMBRE FLUJO ÁMBITO ESTANDARIZACION P. de C. CONCEPTUALIZACION01 CLIENTES/PROVEEDORES DE SERVICIOS01.01 Mantenimiento base de datos de clientes x N x x x01.02 Mantenimiento base de datos de proveedores N x02 COMERCIAL02.01 Estudios de mercado N x02.02 Elección de clientela objetivo y posicionamiento N x02.03 Definición de productos y servicios N x02.04 Fijación de precios N x02.05 Canales de distribución N x02.06 Comunicación N x
03 FIDEICOMISOS MERCANTILES:03.01 Administración x N x x x03.02 Inversiones03.03 Garantía x N x x x03.04 Inmobiliario x N x x x03.05 Público x N x x x
04 ENCARGOS FIDUCIARIOS:04.01 Administración x N x x x04.02 Inversiones04.03 Garantía x N x x x04.04 Público x N x x x
05 TITULARIZACION:05.01 Cartera05.02 Flujos futuros del sector público05.03 Flujos futuros del sector privado
06 DISEÑO Y ESTRUCTURACION x N x x x06.01 Diseño legal x N x x x06.02 Diseño tributario x N x x x06.03 Diseño contable x N x x x06.04 Diseño operacional x N x x x06.05 Diseño tecnológico x N x x x06.06 Arquitectura fiduciaria x N x x x
07 REVISORÍA07.01 CONTROL Y REGISTRO DE INGRESOS: x Gye x x Cartilla de Servicios07.02 Fideicomitentes adherentes Gye x x Cartilla de Servicios07.03 Depósitos de constituyentes Gye x x Cartilla de Servicios
RESUMEN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROCESO DE FIDUCIA
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
SERVICIOSGUBERNAMENTALES
CATASTROSIMPUESTOSPERMISOS MATRICULACIÓNCEDULACIÓN
Modernizar la Organización
Desarrollar un Plan Participativo
Asignar Recursos por Proceso
Rendición de cuentas hasta Proceso:• Índices Financieros• Índices No Financieros• Índices de CONTROL
Iniciar un Proceso de Reducción de Gastos
Promover apertura de Programas de CoopetitividadCoopetitividad
Instituir la información Organizacional Electrónica:• Cartilla de Servicios Públicos en la Web• Estados Financieros Institucionales y por Proceso• Acceso a Calificación Ciudadana
Reflexiones de lo Repasado:
MASTERSOL PROPONE CREAR GRUPO DE USUARIOS
COOPETITIVIDAD GUBERNAMENTALECUATORIANA – Basada en Resultados
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
EJERCICIO PRACTICO EJERCICIO PRACTICO CON MUNICIPIOS CON MUNICIPIOS
AMAZONICOSAMAZONICOS
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Proyectode una nueva organización
municipalQuito, Julio del 2003
Programa de Tramitología Gubernamental
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Proyectar el cambio sobre el esquema de reforma institucional del Ecuador.
Avanzar en el proceso de cambio y modernización de los Municipios de la Región Amazónica, en un ambiente participativo.
Enmarcar el cambio bajo una metodología de procesos, productos y productividad
Apoyar, en el proceso de descentralización, a los Municipios de la región amazónica.
Objetivos del Proyecto:
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Antecedentes• Heterogeneidad en la concepción de los TRÁMITES
(productos y servicios) que prestan los Municipios.• Falta de definición y estandarización en los trámites, que se
prestan en uno u otro Municipio.• Estructuras organizacionales distintas, sin embargo de prestar
servicios semejantes.• Falta de uso de tecnología aplicada para el desarrollo de sus
procesos organizacionales.• Falta de un modelo de gestión gerencial que permita la
medición de la productividad, calidad y costo de sus servicios.• Necesidad de un modelo de organización que permita:
Rendición de cuentas a nivel de unidades administrativas o procesos de la organización.Empoderamiento de sus ejecutivos y empleados.
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Clientes
Comunidad Civil.Gremios Organizados de La zonaGremios de Productores Agrícolas y Ganaderos.Ministerio de FinanzasContraloría General del EstadoOrganismos internacionalesOtras personas naturales o jurídicas
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Procesos Gobernadores
Dirigir y administrar la instituciónColaborar en la dirección y administración de la institución.Dictar Ordenanzas Municipales
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Procesos HabilitantesProveer tecnología de información y servicios relacionados
Administrar y desarrollar el recurso humano
Proveer servicios financieros
Proveer recursos materiales y servicios administrativos
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo
Evaluar y FiscalizarProveer servicios jurídicos Asistir en la planificación estratégica y el desarrollo institucionalPrestar servicios de secretaría Proveer información y relaciones públicas
2
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Proveedores
ConcejoContraloría General de la NaciónCOMAGAMinisterio de FinanzasSuperintendencia de CompañíasSector público financieroOrganismos internacionalesGobiernos y agencias internacionalesAgentes económicos privadosContratistas de ObrasProveedores de Repuestos e Insumos Otras personas naturales o jurídicasECORAE
3
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Modelo de Gestión Municipal
PROCESO DE GESTIÓN MUNICIPAL
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
CLIENTES
1 Número de Personas
2 Numero de Servicios
3 Número de Actividades
FRONT OFFICEGESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION
RR.HH.GESTION FINANCIERA
CONTABLE
BACK OFFICEDESARROLLOTECNOLÓGIC
LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA
CONCEJO ALCALDIA
OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALES
1 32
3
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Modelo de Gestión Municipal
PROCESO DE GESTIÓN MUNICIPAL
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
CLIENTES
1 Número de Personas
2 Numero de Servicios
3 Número de Actividades
CONCEJO ALCALDIA
OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALESFRONT OFFICE
GESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION RR.HH.
GESTION FINANCIERA CONTABLE
BACK OFFICEDESARROLLO TECNOLÓGICO
LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA
1 32
1. Gestión de Ordenanzas2. Fiscalización.3. Diseño de Politicas 1. Dirigir La Administración
3
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Modelo de Gestión Municipal
PROCESO DE GESTIÓN MUNICIPAL
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
CLIENTES
1 Número de Personas
2 Numero de Servicios
3 Número de Actividades
CONCEJO ALCALDIA
OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALESFRONT OFFICE
GESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION RR.HH.
GESTION FINANCIERA CONTABLE
BACK OFFICEDESARROLLOTECNOLÓGICO
LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA
1 32
1. Construcción y Mantenimiento de Obras Emergentes.2. Obra para Agua Potable.3. Obra para Alcantarillado.4. Obras Comunitarias5. Mantenimiento de Obras Municipales.6. Fiscalización-Control de Calidad.
1. Catastros2. Inquilinato.3. Administración servicio Agua.4. Administración Servicio Alcantarillado.5. Aprobación de Planos.6. Proyectos Urbanísticos.7. Ordenamiento Urbano - Rural
1. Piscinas2. Mercados.3. Terminal Terrestre4. Aeropuerto.5. Areas Verdes.6. Complejos Deportivos
1. Administración de Bases de Datos.2. Registro de Clientes y Proveedores.3. Gestión de Consultas y Reclamos.
1. Gestión Turística2. Gestión Cultural3. Gestión Deportiva4. Capacitación Técnica5. Gestión Ambiental
3
Copyright: mastersol s.a.2004mastersol s.a.2004RollerGRollerG
Modelo de Gestión Municipal
PROCESO DE GESTIÓN MUNICIPAL
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
CLIENTES
1 Número de Personas
2 Numero de Servicios
3 Número de Actividades
FRONT OFFICEGESTION COMUNITARIA ADMINISTRACION
RR.HH.GESTION FINANCIERA
CONTABLE
BACK OFFICEDESARROLLTECNOLÓGIC
LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA
CONCEJO ALCALDIA
OBRA PÚBLICA PLANIF. TERRITORIAL SERVICIOS MUNICIPALES
1 32
1. Gestión Contable.2. Gestión Presupuestaria.3. Gestión de Cobranzas.4. Gestión de Pagos.5. Conciliación de Cuentas.
1. Desarrollo de Carrera.2. Selección de Personal.3. Evaluación del Desempeño.4. Remuneraciones y Registros.
1. Compras.2. Transporte.3. Manteniiento de Inmuebles.4. Invenatrios.5. Suministros