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I
SORAYA OCORO BALANTA
Transferencias documentales
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INTRODUCCION
El estudio de transferencia documental veremos a fondeo como son los pasos y las definiciones para mejorar la organización y clasificación a los documentos al transferirlos.
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OBJETIVOS
El objetivo de esta diapositiva es conocer a fondo la transferencia documental documentada y estudiada por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual nos sirve de guía para nuestra labor.
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TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico.
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TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
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Las transferencias documentales permiten:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
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Las transferencias documentales permiten:
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
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Archivo de gestión
Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Adm, y que están en constante consulta.
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Archivo de gestión
Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.
Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.
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Archivo Central
Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
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Archivo Central
Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.
La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.
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Archivo Histórico
La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.
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REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
Existencia del Comité de Archivo en la entidad.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
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PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación: los elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.
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Limpieza de la documentación: equipo como: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla
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Eliminación de material metálico
Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
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Identificación del material afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.
Unidades de conservación y realmacenamiento:
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La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
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Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________
FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
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Carpetas Fondo ______________ Sección ______________
Subsección____________ Serie _________________
Subseries________________ N° De Folios ___________ N° De Carpeta _________ N° De Caja _____________
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Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
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CONCLUSIONES
Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y una buena lectura en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales por el cual nos ayudó a tener un concepto más claro para ejecutar nuestra labor.
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MUCHAS GRACIAS