Download - Tratamiento documento electrónico
Presentado por
Clara Inés Muñoz Sánchez
Yenny Alexandra Carrillo
Viviana Alarcón
Edith Gicela Alarcón
Augusto López Beltrán
IntroducciónEl tratamiento de los documentos electrónicos hoy se ha convertido en un tema de suprema importancia, debemos
tomar consciencia de nuestro compromiso con la sociedad y con el entorno, en la aplicación de las nuevas normas que surjan para minimizar los impactos sociales y del medio
ambiente que nos atañen a todos.
El concepto de expediente electrónico lleva a suponer que existirán unos cambios significativos en el quehacer de la
gestión documental, teniendo en cuenta que se debe visionar el diseño de una PGD que integre el concepto para que se
pueda adoptar con un componente técnico.
Debido a ello deberá existir una estrecha relación entre el archivista y el profesional de la información electrónica.
.
ObjetivosOrganizar los documentos electrónicos para permitir a la entidadtener una fuente de consulta a la hora de tomar de decisiones.
Garantizar por la recepción y distribución oportuna deldocumento.
Velar por la organización, el almacenamiento y la correctaconservación de los documentos.
Garantizar para consulta la disponibilidad del documento.
Garantizar la disposición final de los documentos.
Implementar metodologías en la recepción y distribución de lainformación.
Accesibilidad de acuerdo a las políticas de la entidad.
Promulgar por el buen uso de los documentos.
Evitar su reproducción total o parcial.
Garantizar su autenticidad.
ResponsablesLa responsabilidad en el tratamiento de losdocumentos electrónicos recae sobre todosnosotros, las organizaciones e incluso lacomunidad misma, desde cualquiera de susámbitos.
Órgano público: Dispone la normativa deorganización específica y, de no existir previsiónnormativa, la responsabilidad recae en elencargado de su tramitación.
Los entes deben garantizar el crear yalmacenar evidencia; y/o recibir y almacenardatos para garantizar su integridad, y paramantener la accesibilidad de los datos y de laevidencia de los mismos.
ResponsablesResponsabilidad de auditoría: Legalmente se refiere a la presunción deauditoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensajeelectrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada sepresumirá, salvo prueba en contrario, de la auditoría y responsabilidad deltitular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de suemisión.
Responsabilidad de mantener archivos de Correos electrónicos:
El remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correoelectrónico: correo interno.
El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar elcorreo electrónico: debe guardarse archivo del correo externo recibido,especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial deoperaciones; para ello se sugiere:
En el correo electrónico, conservemos el texto original y todas lasrespuestas recibidas.
. En intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinarque archivar..
Expediente electrónico
Compuesto por los siguientes elementos::
Leyes, jurisprudencia y normativa que regula el entorno
organizativo en general y que afecta a cada sector en particular
relacionadas con; Documentos de archivo, los archivos, el
acceso, la privacidad, las pruebas, el comercio electrónico, la
protección de datos y la información.
Normas de obligatorio cumplimiento
Códigos de buenas prácticas.
Códigos de ética y de conducta
Algunas normativas como:
Ley 527 de 1999 (art.6, art. 10)
Ley 1437 de 2011
Decreto 2609 de 2012 (Artículos 5, 18, 22, 23, 33 y 34).
Directiva presidencial 04 y 05
Entorno o Marco Normativo
Expediente electrónico
Conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento,
cualquiera que sea el tipo de información
que contengan.
Componentes
Definición
Expediente Electrónico Ciclo de Vida
El ciclo vital del expediente electrónico está formado por las
distintas fases por las que atraviesa un expediente desde su
creación hasta su disposición final..
PlaneaciónGestión ytrámite
Disposiciónfinal
SGDE SGDE
Expediente Electrónico Ciclo de Vida
PlaneaciónGestión ytrámite
Disposiciónfinal
En esta fase se define el
expediente de acuerdo al
desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o
unidad administrativa
pública; dicha planeación
se realiza en asocio con el
área de calidad y la oficina
que produce el expediente.
Abarca el inicio, la
vinculación a un trámite, la
distribución, la descripción,
la disponibilidad,
recuperación y acceso del
expediente hasta que
cumple la función inicial
por la que fue
creado.
La disposición final debe estar
asociada a los tiempos donde
sea necesario tener el
expediente a mano y de
acuerdo con sus valores
administrativos, legales, e
históricos, entre otros,
plasmados en herramientas
como las TRD y las TVD.
Expediente Mixto o Híbrido Es un conjunto de documentos dearchivo, electrónicos y tradicionalesque se relacionan entre sí, y queconforman una sola unidaddocumental. Este tipo de expedientees conservado de un lado en soporteelectrónico y del otro en soporte físicoo tradicional .
Su aplicación consiste en producir,almacenar y mantener documentosen soportes análogos y soporteselectrónicos entre ellos el microfilm,para garantizar así la conservaciónde los documentos y mantener portanto la integridad de estos.
Proceso de gestión documental Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (Electronic Records Management System
ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión
de documentos electrónicos, aunque también se puede
utilizar para la gestión de documentos físicos.
Proceso de gestión documental
Un sistema de gestión de documentos
electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas,
utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes
digitales de documentos originalmente
soportados en papel.
. El término puede ser relacionado con
conceptos como sistemas de administración
de contenido (CMS) y es comúnmente visto
como un sistema de administración de
contenido corporativo y relacionado con el
término Digital Asset Management.
Proceso de gestión documental
Herramientas para la gestión documental
Bases de DatosLa aplicación de la informática en todos los niveles de lasorganizaciones comprende un fenómeno que tiene susimplicaciones en la gestión documental: la proliferación de basesde datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estánsustituyendo a los documentos como soporte de informaciónvaliosa para la organización.
HardwareEscáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentosoriginales, una vez preparados, son transformados en documentosdigitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Losusuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder adicha información, para su modificación o revisión.
SoftwareGestores documentales:
Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen
soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de
bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la
información que se encuentra en los servidores. Las redes
pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la
información por Internet.
Herramientas para la gestión documental
Organización del espacio de trabajo
1 Mesa de trabajo
1 Silla ergonómica, base giratoria, altura de asiento y respaldo
ajustables, respaldo en malla, asiento tapizado en tela negra.
1 Armario empotrado en mampara (5 m lineales de balda), puerta
corredera en cristal blanco para ser usada como pizarra
Organización del espacio de trabajo
•Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin
divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,
comunicación y adaptabilidad al cambio.
•Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las
necesidades propias del trabajo.
•Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase
sobre el hombro izquierdo de cada persona.
•Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de
trabajo deben tener una altura uniforme.
• Pad mouse para evitar las enfermedades en las muñecas.
Organización de los documentos
electrónicosLos archivos electrónicos deben estar
organizados de acuerdo a la Tabla de
Retención Documental con sus respectivas
Series, subseries y tipos documentales.
Términos de referenciaArchivo Electrónico: Conjunto de
documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la
estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
Organización de los documentos
electrónicos
Carpeta o Expediente electrónico: Es el
expediente que se utiliza para organizar los
archivos por categorías, Series y subseries.
Documento Electrónico de Archivo: Registro de
información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital y
debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Mensaje de datos: Información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares.
Conclusiones
Hoy en día empresas, centros de documentación y todo tipode instituciones están conviviendo permanentemente condocumentos electrónicos ya que este recurso se ha convirtióen una necesidad primordial, pues pone al alcance de todosla información de una forma rápida, fácil y segura, por ello esimportante entender y conocer el tratamiento estos.
El correcto tratamiento de los documentos electrónicospermite una variedad de ventajas como el rápido acceso a lainformación, mejora el tiempo de búsqueda y consulta dedocumentos, salvaguarda la información en todo tipo deformato electrónico, elimina el extravío de documentos,controla el acceso a la información por niveles de seguridad,protege la información, agiliza el servicio al cliente, ordena ydistribuye de manera lógica los expedientes, incrementa laproductividad y finalmente se puede acceder a losdocumentos desde cualquier lugar.
Cibergrafía /BibliografíaCruz Mundet, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística.
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
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http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/acuerdo_archivo_0002_2014.htm
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - CARTILLA
González Flórez, Jhon Alexander. Cartilla Gestión electrónica de Documentos
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www.monografias.com › Administración y Finanzas
http://www.croem.es/prevergo/formativo/5.pdf
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf