ACTUALIZACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL (TRD)(TRD)
Acuerdo 039 de 2002
MARCO LEGALMARCO LEGAL
Acuerdo AGN N° 039 de 2002 :
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN TRDSEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y
ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD
APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD
APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PARAGRAFO : La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.
ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.
SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD
APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios.
SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD
Valores Primarios
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
Valores Secundarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Cultural Histórico Científico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO
LListaistadodo de series con sus correspondientes de series con sus correspondientes ttipos documentales, ipos documentales, a las cuales se asigna el a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentosvital de los documentos..
TABLA DE RETENCION TABLA DE RETENCION DOCUMENTALDOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTALTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ClasificaciónClasificación CodificaciónCodificación OrdenaciónOrdenación DescripciónDescripción
PROCESOS TECNICOSPROCESOS TECNICOS
Identificar y establecer las series documentales que componen cada agrupación documental de acuerdo a las funciones de la oficina.
SERIESERIE
SUBSERIESUBSERIE
UNIDAD UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN
“Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, actas, historias clínicas, informes, proyectos, actas” ”.
SERIES - SUBSERIESSERIES - SUBSERIES
PLANES
PLANES DE OPERATIVIDAD
PLANES DE MEJORAMIENTO
•Plan•Informe•Acta
OFICINA DE GESTIÓNProcedencia
Función
Asuntos Específicos
Tipos Documentales
SERIES - SUBSERIESSERIES - SUBSERIES
SERIES - SUBSERIESSERIES - SUBSERIES
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
1. Identificar Organigramas y Actos administrativos que reflejen la estructura y funciones de las dependencias, dentro del proceso de reestructuración.
2. Definir cada una de las alternativas a seguir de acuerdo con los resultados obtenidos del Cuadro entre estas tenemos:
Creación de una nueva dependencia en la Estructura Orgánica.
Asignación de nuevas funciones conservando el Acto Administrativo Anterior.
Traslado de una función a otra dependencia Supresión de funciones Cambio de denominación de la dependencia Cambio de jerarquía de la estructura orgánica
Identificar los documentos que sólo interesan a la oficina, de acuerdo con las funciones establecidas para la misma, tal como lo ilustra la TRD.
No se debe archivar aquella documentación considerada como material no archivístico, como por ejemplo: plegables, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, catálogos, entre otros.
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
3. Diligenciar el Cuadro
CUADRO
DEPENDENCIA: ___________________________
ACTO ADMINISTRATIVO ANTERIOR Y FUNCIONES
ACTO ADMINISTRATIVO
ACTUAL Y FUNCIONESDOCUMENTOS QUE
GENERA
ACTO ADMINISTRATIVO: ________
FUNCIONES
ACTO ADMINISTRATIVO: __________
FUNCIONES
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
Identificar los nuevos documentos.
Según se determine, conformar las nuevas series documentales, o suprimir las que no procedan
5. Modificar o actualizar el Cuadro de Clasificación Documental, con la codificación respectiva.
4. Con base en los resultados del Cuadro, se pueden llevar acabo las siguientes acciones:
6. Efectuar la valoración documental y ajustar la Tabla de Retención Documental
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
Es importante tener en cuenta que la asignación de una nueva función, no siempre genera una nueva serie documental
El cuadro, debe elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretación de los datos.
Si es necesario asignar nuevos códigos, deben ser congruentes con la codificación existente.
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALMETODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES DOCUMENTALES
2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA
2.1 ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION 2.1 ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALDOCUMENTAL
- CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIESCONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES- VALORACIÓN DOCUMENTALVALORACIÓN DOCUMENTAL- TIEMPOS DE RETENCIÓNTIEMPOS DE RETENCIÓN- DISPOSICIÓN FINALDISPOSICIÓN FINAL
3. ESTUDIO Y AVAL POR EL COMITÉ DE ARCHIVO3. ESTUDIO Y AVAL POR EL COMITÉ DE ARCHIVO4. PRESENTACIÓN ANTE LA INSTANCIA EXTERNA COMPETENTE4. PRESENTACIÓN ANTE LA INSTANCIA EXTERNA COMPETENTE5. APLICACIÓN DE LA TRD.5. APLICACIÓN DE LA TRD.
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES DOCUMENTALES
Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad)
Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creación grupos y asignación funciones.
Compilación
Información
Institucional
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES DOCUMENTALES
Aplicar encuesta a ProductoresDocumentosInstitución
Identificación y definición de unidades documentales.
Análisis producción y trámite documental (Manuales de procedimientos-dependencias).
Identificación valores primarios de la documentación.
METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES
OficinaOficina Unidad documentalUnidad documental
Ubicación
Funciones
Trámite
Consulta
Volumen de Producción
Frecuencia de Producción
Transferencias
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
Ubicación en la estructura orgánica Fecha de última asignación de funciones Acto administrativo Funciones Unidades documentales que tramita
¿Realizan selección y descarte documental ? Sistema de organización de los Archivos de Gestión ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?
I. Nombre de la oficina
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
II. Unidad documental
1. Oficina productora2. Nombre de la unidad documental3. Función de la oficina que la genera o tramita4. Caracteres externos4.1. Soporte4.2. Formato4.3. Ordenación4.4. Estado de conservación5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación
(normatividad interna y externa)6. Trámite
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo
establece?
II. Unidad documental
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
12. ¿Quienes consultan en el Archivo de Gestión?
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de
gestión a otros archivos?
13.1 ¿Con que periodicidad se realizar?
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1 ¿Con que frecuencia? ¿Qué años?
15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?
16. Observaciones
Funcionarios entrevistados
II. Unidad documental
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL
Analizar la producción y tramite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos
Valoración y Disposición Final de la documentación (Encuesta estudio Unidad Documental )
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y Resultado del análisis de manuales de procedimientos)
Establecer tiempos de retención de las series y subseries documentales en cada fase de archivo
ANALISIS E INTERPRETACION ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION DE LA INFORMACION
RECOLECTADARECOLECTADA
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIESCONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Se deben conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procesos, funciones y procedimientos.
Igualmente se deben codificar las agrupaciones documentales (dependencias,series y subseries documentales).
ELABORACION DE LA ELABORACION DE LA PROPUESTA DE TRDPROPUESTA DE TRD
Propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
Introducción, Metodología y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.
Presentación y aval de la propuesta de TRD (Acta del Comité de Archivo de la Entidad)
ESTUDIO Y AVAL POR COMITÉ ESTUDIO Y AVAL POR COMITÉ DE ARCHIVODE ARCHIVO
NUMERO DE DEPENDENCIAS
1
COMUNICACIONESESTRATEGICAS
ÁREA DE CRIMINALÍSTICA
ÁREAADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
ÁREA DE INFORMACIÓN
DELINCUENCIAL Y
ANÁLISIS CRIMINOLÓGICO
ÁREA INVESTIGATIVA
CONTRAEL TERRORISMO
ÁREA INVESTIGATIVA
DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO
ECONÓMICO
ÁREA INVESTIGATIVA
DELITOS ESPECIALES
DESARROLLO DE LA POLICÍA JUDICIAL Y ENLACE SECCIONALES
TELEMÁTICA
SECRETARÍA PRIVADAASUNTOS JURÍDICOS,
DERECHOS HUMANOS y ATENCIÓN AL CIUDADANO
SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINALSUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL
ÁREA INVESTIGATIVA
DELITOSCONTRA LA VIDA
D.H Y D.I.H
PLANEACIÓN
SECCIONALES DE INVESTIGACIÓN CRIMINALSECCIONALES DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL
ÁREA DE POLICÍACRIMINAL
INTERNACIONAL
2
3
4
5
6
7
14
1513
12
11
10
9
8
16
Entidad Productora: Direccíón de Investigación Criminal
Oficina productora: Secretaría Privada
A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final
100.01 DECRETOS 3 20
1
X X
Entidad Productora: Direccíón de Investigación Criminal
Oficina productora: Planeación
2
Entidad Productora: Direccíón de Investigación Criminal
Oficina productora: Telemática
3
NUMERO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALNUMERO DE DEPENDENCIAS
100.02 RESOLUCIONES 3 20 X X
100.03 CIRCULARES
100.03.01 Circulares Externas 1 5
100.03.02 Circulares Internas 1
GRACIASGRACIAS