TUDoERP
24.01.2013
Endanwenderschulung SAP Projektsystem
Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen
2
1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
3 Phase II: Projektbewilligung
4 Phase III: Projektdurchführung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6
-folgende SAP Einstellungen erleichtern Ihnen die Arbeit mit den im Projektsystem benötigten Transaktionen (z.B Project Builder, Beplanungsmaske, Berichte)
- Einstellungen an der Benutzeroberfläche
- Erstellung von Favoriten
SAP Einstellungen
3
SAP Einstellungen – Techn. Namen v. Transaktionen
4
SAP Einstellungen - Favoriteneinrichtung
5
Darstellung der IST-Situation
Akteure des Projektmanagements
Systeme Beispiele
ZUV Verschiedene HIS-Systeme
ZUV D5 Forschungsdatenbank (Access), FIS
ZUV Weitere (z.B. Kopernikus)
Projektleiter + EPC Excel, Access, Open Office Calc, (individuelle Lösungen)
Mittelgeber Formulare Alle Mittelgeber
Mittelgeber Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB)
Mittelgeber Projektabwicklungssoftware (Bereitstellung von Mittelabruf, Zwischenbericht, Zwischennachweis)
Profi-online (BMBF)
6
Integration der vorhandenen Systeme in SAP
Akteure des Projektmgmt
Systeme Integrations-schritt 1
Integrations-schritt 2
Integrations-schritt 3
Integrations-schritt 4
ZUV Versch. HIS-Syst SAP SAP SAP SAP
ZUV D5 Forschungsdaten-bank
SAP SAP SAP
Projektleiter + EPC
Excel, Access, Open Office Calc (individuelle Lösungen)
SAP SAP und ggf. Projektmanagement-software
Mittelgeber Formulare aller Mittelgeber
Download aus SAP
Mittelgeber Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB)
Schnittstelle zu SAP
Mittelgeber Projektabwicklungssoftware Profi-online (BMBF)
Schnittstelle zu SAP
7
8
FIBU/ LEDGER/AA
HCMPersonalsystem
MMMaterialbeschaffung
CO PS
FI-TV SRM
LSF
KRED (SG 1.1,1.2)
Stip HV/ WV/ LA
SHK/WHK
Prof.
MA
PERS (D2)
DIENSTREISE
MNP (SG 1.3.)
PSP Administration Projektleitung, D5, SG 1.1. Berichte
Bericht
Institute, zentrale Einrichtungen, ZUVInstitute, zentrale Einrichtungen, ZUV
TU MA Dritte
SAP = integriertes System
SAP CO/PS - wer arbeitet mit Projekten
9
Prozessablauf - aktuelle Istsituation
10
Antrag
Nomenklatur der PSP-Elemente
11
0 = ohne Jahresabgrenzung3 = 20134 = 2014 …X = 2020, 2030, 2040…
Mittelherkunft: Ausprägungen
12
Anpassen: Ausprägungstabelle “Mittelgeber” hinzufügen
Profil Mittelgeber / Zuweis.zweckBezeichnungF 512 Zuwendungen SMWK - Lehre und Forschung
F 513 Zuwend. SMWK - 143c, GG-Länder
F 521 Bundesmittel / Zuwendungen
F 522 Bundesmittel über AIF
F 523 Bundesmittel / Verträge
F 531 Auftragsforschung
F 532 Wissensch. Dienstleistungen
F 533 Stiftungen
F 534 Stiftungslehrstühle
F 535 EU-Mittel
F 536 Mittel des DAAD
F 537 Landesmittel / Zuwendungen
F 538 Landesmittel / Verträge
F 539 Mittel von Sonstigen
F 541 DFG / Sachbeihilfen
F 542 DFG / SB - Progr.Pauschale
F 549 DFG / Großgeräte
F 551 DFG / SFB
F 552 DFG / SFB - Progr.Pauschale
F 553 DFG / Exzellenzinitiative
F 554 DFG/ Exzellenzinitiative Progr.Pausch
F 571 DFG / GK
F 572 DFG / GK - Progr.Pauschale
D 601 Betriebsausg. der Inst., Lab.
D 602 Betr.Tätigkeit Inst. - Projekte
F 701 Landesprojekte
F 711 Landesmittel für HBFG 91b
L 721 Hochschulpakt 2020
F 731 Maßn. aus EU-Reg.fonds (EFRE)
F 741 Maßn. aus EU-Sozialfonds (ESF)
F 830 Techn. Universität - Grundfinanzierung
F 861 Förderung des Hochschulsports
ProjektdefinitionOberster Knoten eines Projektstrukturplans. Stellt den Rahmen für alle in diesem enthaltenen Projektstrukturplan-Elemente dar.
Projektstrukturplan-Element (PSP-Element)Stammdatenobjekt zur Strukturierung von Projekten. Wird als bebuchbarer Kostenträger verwendet.
Oberknoten
Teilprojekt / EU-Activity
Geldgeber
Kostenstelle
Stammdaten des Moduls Projektsystem
13
F-XXXXXX
Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur
14
Alte HIS Nr. PSP Element – Beispiele
ALT NEU
HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung
1) Normalfall
02040112 F-200019 Proj. Def.= Oberknoten
F-200019-521-000-1020401 PSP Element
2) Teilprojekte z.B. EU mit versch. KST
F-200021 Proj. Def.=Oberknoten
01120455 F-200021-535-001- 1020401 Teilprojekt 1/ Prof. A
15050255 F-200021-535-001- 1150502 Teilprojekt 1/ Prof. B
58462155 F-200021-535-002- 1584621 Teilprojekt 2/ Prof. C
Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur
15
ALT NEU
HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung
3) Jahresscheiben – z.B. koordinierte DFG o. DAAD Projekte innerh. einer KST
02040138 F-2000022 Proj.Def = Oberknoten
0204013002 F-2000022-551-200-1020401 Jahresscheibe 2012
0204013003 F-2000022-551-300-1020401 Jahresscheibe 2013
02040108 F-2000022-552-000-1020401 Programmpauschale
4) BgA FDL- Sammelthema (analog Auftragsforschung)
0204017999 F- 200023 Proj.Def. = Oberknoten
F- 200023-532-000-1020401 F- 200023-532-001-1020401 F- 200023-532-002-1020401 F- 200023-532-003-1020401
Alle Istbuchungen hierVertr.Partner 1 nur Planung/ Vertr.Partner 2 Dokumente/ Vertr.Partner 3 Statistik D5
Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur
16
ALT NEU
HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung
5) Projekt mit Eigenanteil
0204017999 F-200023 Proj.Def. = Oberknoten
F-200023-532-000-1020401F-200023-830-001-1020401 Eigenanteil
Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur
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ALT NEU
HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung
6) BgA - Service
keine D-000005 Proj.Def = für alle BgA-Service
7701070100 D-000005-602-000-1010701
7701610000 D-000005-602-000-1016100
…..
7) Ehemalige Untertitel – z.B. UT 77 – Öffentlichkeitsarbeit/Repräsentation
UT 77 D-000077 Proj.Def. = für alle UT 77
016100 UT 77 026100 UT 77
D-000077-601-000-1016100 D-000077-601-000-1026100 …..
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1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
3 Phase II: Projektbewilligung
4 Phase III: Projektdurchführung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6
Projektbeantragung
1 Projektdefinition anlegen
2 PSP-Element anlegen
3 Partner-DB pflegen
4 Kalkulation für Antrag erstellen
5 Bericht für internes Controlling
6 DM-Anzeige befüllen
7 Antragsformulare / Software befüllen
8 Weitere Dokumentenflüsse (Angebote, Verträge)
9 Antrag freigeben (Anwenderstatus BEAN)
10 Antrag ablegen
11 Planung für abgeschlossenen Antrag erstellen
SAP
SAP
SAP
SAP
SAP
19
SAP
SAP
SAP
Phase I – Projekt-Antragsprozess
20
Dokumenten- und Informationsfluß
DM-Anzeige (Workflow für Dokument DMS)
PL SG5.1 Dezernat 4
ZIH
Antragsdokument (Workflow für Dokument DMS)
PL SG 5.1 (rechtsverb. Unterschrift) Mittelgeber
Geldgeber, Gruppierungsschlüssel, Gruppe pflegen (Workflow für Beantragung E-Mail)
PL Verantwortlicher
Statuswert geändert, Kalkulation eingestellt (Workflow für Benachrichtigung SAP, E-Mail)
System SG 1.1, 1.3, D5, Projektleiter
Stellen angelegt (Workflow für Benachrichtigung SAP, E-Mail)
System PL
elektronischer Workflow ist in Planung
21
Anlage eines Projekts – Transaktion CJ20N
Anlegen (1 von 6) Key User
können PSP-Elemente anlegen.
Die Transaktion zum Anlegen eines PSP-Elements befindet sich unter folgendem Pfad:
Controlling Projektsystem Projekt Project Builder
Die Transaktion kann auch über den
Transaktionscode CJ20N aufgerufen werden.
22
Anlage eines Projekts
Ist noch keine Projektdefinition ( ) für das neuanzulegende PSP-Element vorhanden, muss diese zuerst angelegt werden.
Mit der Schaltfläche kann unter derKategorie die Projektdefinitionausgewählt werden.
Mit Hilfe von Drag & Drop wird die Projektdefinitionin das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplansgezogen.
Alternativ dazu kann ein neues Projekt über die Schaltfläche durch Eintrag des MenüpunktesProjekt angelegt werden.
In beiden Fällen erscheint auf der rechten Bildschirmhälfte ein leeres Stammdatenblatt.
Anlegen (2 von 6)
1
23
Anlage eines Projekts
Für die Anlage einer Projektdefinition sind die beiden Karteireiter Grunddaten und Steuerung zu befüllen.
Die Nummer der Projektdefinition ist entsprechend der Nomenklatur zu vergeben.
Die Bezeichnung des Projektes muss erfasst werden.
Nach Eintrag des Projektprofils im Reiter Steuerung werden weitere Einträge automatisch übernommen.
Anlegen (3 von 6)
24
Zur Auswahl des Projektprofils – siehe Tabelle Zuordnung zu Mittelgebern – Folie Nr. 11
Anlage eines Projekts
Analog zum Anlegen der Projektdefinitionwerden PSP-Elemente durch Drag & Dropaus den Vorlagen in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen.
Die Bezeichnung des PSP-Elementsentspricht der Projektdefinition.
Eingabe von Muss- / Kannfeldern
Alle Mussfelder müssen befüllt werden, sonst kann Projekt nicht gespeichert werden
. Aufstellung der Mussfelder – siehe nächste Folie
Anlegen (4 von 6)
25
Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (1 von 2)
Feldname Projektdefinition Feldstatus Feldlänge Prüftabelle
Sprecher Kannfeld 250 Zeichen Nein
Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle
Alte HIS-Nummer Kannfeld 10 Zeichen Nein
Trennungsrechnung (wirt./nichtwirt) Mussfeld 1 Zeichen Wertehilfe (W/N)
Geldgeber Mussfeld 4 Zeichen Wertehilfe
Gruppierungsschlüssel Mussfeld 3 Zeichen Wertehilfe
Projektleiter Mussfeld 250 Zeichen Nein
Teamleiter Kannfeld 20 Zeichen Nein
Bearbeiter Kannfeld 20 Zeichen Nein
Projektlaufzeitbeginn Mussfeld Datum Wertehilfe
Projektlaufzeitende Mussfeld Datum Wertehilfe
Antragsdatum Kannfeld Datum Wertehilfe
Erste Bewilligung Kannfeld Datum Wertehilfe
Förderkennzeichen Kannfeld 40 Zeichen Nein
nächste WV-Aufgabe Kannfeld 30 Zeichen Nein
Nächster WV-Termin Kannfeld Datum Nein
26
Die Ausprägungen der Zusatzfelder finden Sie ausführlich im Handbuch
Geldgeberspezifische Gruppierungen
Der 3stellige Gruppierungsschlüssel wird im PSP-Element eingegeben.
Die geldgeberspezifische Gruppierung (6stellig) wird bei jeglichen Buchungen in der
Finanzbuchhaltung entweder automatisch aus der Ableitungsstrategie anhand des
Gruppierungsschlüssels ermittelt oder manuell eingegeben und in die Hauptbuchtabelle
der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben.
Pflege der geldgeberspezifischen Gruppierung und der Ableitungsstrategie
27
Schlüssel Ausgabeart Ableitung SK von SK bis AA-Bezeichnung
101 812 101812 620030 620030 Personalausgaben (TVÖD E12-E15)101 812 101812 620220 620230 Personalausgaben (TVÖD E12-E15)101 822 101822 626020 626020 Stud./Wiss. Hilfskräfte101 822 101822 626120 626120 Stud./Wiss. Hilfskräfte101 827 101827 730000 730000 Stipendien101 850 101850 072000 077098 Gegenstände bis 5.000,00 Euro netto101 865 101865 689000 689000 Zentralisierung (BMBF)101 998 101998 500000 599060 Einnahmeart101 999 101999 023000 023098 nicht förderfähig
Umsetzung der Geldgeberanforderungen
Öffentliche Mittelgeber benötigen Zahlungssicht (was ist wann gezahlt?)
SAP (kaufmännisches System) nutzt Buchungssicht (Was ist wann gebucht?)
28
Modul CO/PS (Projektsystem) Modul FI (Finanzbuchhaltung)
Zahlungsinformation nicht integrierbar vorhanden
Gruppierung der Sachkonten nach geldgeberspezifischen Kategorien (Ausgabearten)
möglich
Einrichtung von Berichtskosten-artengruppen z.B. B101_BMBF
nicht möglich
Lösungsansatz Festlegung eines Gruppierungsschlüssels
Bei jeder Buchung Mitgabe einer Ausgabeart entsprechend Gruppierungsschlüssel und Sachkonto
Ergebnis Buchungssatz mit Ausgabeart und Zahlungsinformation
Zusammenführung in speziell programmiertem Bericht und Integration weitere Informationen aus anderen Modulen zur Erzeugung einer Belegliste
Gruppierungsschlüssel für Drittmittelprojekte
29
101 BMBF
102 BMBF Gründerstip.
301 DFG-Sachbeihilfe
302 DFG-PP
303 DFG-SFB
304 DFG-Großgeräte
305 DFG-Beihilfe-Reisekosten
306 DFG-Beihilfe-Publikationskosten
307 DFG-Mercator Gastprof.
308 Pauschale Mittel - Gleichstellung
401 EU FP7
410 EU TEMPUS IV
420 EU LLP 2007-2013
430 EU ACP, ALFA, EDULINK
440 EU SN/PL + ZIEL3
450 EU INTERREG IVC
455 EU INTERREG IV B Central Europe
456 Erasmus Mundus
460 EU-ESF (SMWK)
465 EU-ESF (andere RL)
600 Auftragsforschung
601 VW Stiftung
602 Bosch Stiftung
603 Thyssen Stiftung
604 Dt.-Franz. HS
605 Humboldt Stiftung FK-Zuschuss
606 Humboldt Stiftung Preisgeld
607 Boysen Stiftung
608 GIF
609 Tschira Stiftung
610 Haniel Stiftung
611 Willkomm Stiftung
612 Dt. Bundesstiftung Umwelt
613 Stifterverband f. Dt. Wiss.
614 HFSP
620 Stiftung allgemein
621 Stiftung (Personalförderung)
622 Stiftung Honorar
701 AIF
710 DAAD-PPP
711 DAAD-GIP
712 DAAD-Doppeldipl.
713 DAAD-Aufbaustudiengänge
714 DAAD-Alumni
715 DAAD-Studienpraktika
716 DAAD-Summer Schools
717 DAAD-Bachelor Plus
718 DAAD-IAESTE-Beihilfen
740 DAAD allgemein (inkl. PK)
741 DAAD allgemein (ohne. PK)
742 DAAD allgemein (ohne Investition)
798 wiss. Forschungs-DL
801 Land
901 Spenden
900 Allgemeiner Abrechnungsschlüssel
Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (2 von 2)
30
Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle
Geheim Kannfeld 1 Zeichen Checkbox
Forschungsschwerpunkt I Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe
Forschungsschwerpunkt II Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe
Verbundprojekt Kannfeld 1 Zeichen Checkbox
Forschungszulage Kannfeld 1 Zeichen Checkbox
Beteiligung KMU Kannfeld 1 Zeichen Checkbox
Lehreinheit Kannfeld 4 Zeichen Wertehilfe
Finanzierungsart Bund Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe
Kategorie Bund Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.
Fachgebiet Bund Mussfeld 4 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.
Lehr- und Forschungsbereich Bund Mussfeld 3 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.
Fächergruppe Bund Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.
Interne Organisationseinheit Land Mussfeld 2 Zeichen Übernahme aus verantw. KSt.
Externer Schlüssel Land (HEB) Mussfeld 10 Zeichen Wertehilfe
Anlage eines Projekts
Als Pflichtfelder sind die Stamm- datenfelder, Geschäftsbereich„Verantw.KoStl“ und „Profitcenter“zu befüllen.
Anlegen (5 von 6)
31
Fakultäten, zentrale Einrichtungen
Lehreinheiten, DezernateEbene zur Auswertung, Budgetüberwachung
Arbeitsgruppen, Abteilungen, usw.Ebene der Kontierung, Personalrechnung,Anlagenzuordnung und der Auswertung
Projekte / Kostenträgerdurch eine Kostenstelle betreute Ebene der Kontierung, Budgetierung, Auswertung
Hierarchieknoten / Gruppen
Profit Center EC
Stammdatengruppen CO
Kostenstellen
Projekte PS
EC
CO
CO
PSBerichtsknoten
26
Aufbauorganisation und Stammdatenstruktur
32
Profitcenter & Kostenstellen
33
Vorher Nachher
Profitcenter --- 1030601
Kostenstellen im Haushalt
030601 UT 01030601 UT 02030601 UT 03
1030601G1030601B1030601S03
Projekte Drittmittel/Haushalt
03060150010306013002 03060108
F-000022-535-001-1030601 F-000023-541-000-1030601 F-000024-542-000-1030601
Anlage eines Projekts
Der Projektstrukturplan wird mit einemKlick auf die Schaltfläche gesichertund geschlossen.
Mit der Schaltfläche ist ein schneller Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Projekte möglich.
Anlegen (6 von 6)
1
2
34
Alternative Möglichkeiten zur Anlage einesProjekts/ PSP Elements -Variante 1
35
Anlage Projektdefinition + PSP Element:
-Neuanlage eines Projekts + PSPElement mit Vorlage
- erzeugt neue Projekt-Nr.- alle anderen Daten werden aus kopiertem Projekt übernommen Überschreiben mit neuen Daten nun möglich
PSP Element kopieren – Variante 2
36
PSP Element kopieren und einfügen
unter einer vorhandenen Projekt-definition über die Symbolleiste
Achtung: - Pflege der neuen PSP Nr. und
Bezeichnung nicht vergessen- Neueingabe des
Geschäftsbereichs und - Profitcenter ist zwingend- Alle anderen Daten des kopierten
Projekts werden übernommen - Überschreiben der alten Daten
nun möglich
Markieren Sie das zu kopierende PSP Element und kopieren Sie dieses über den Button in der Symbolleiste
Markieren Sie immer zurerst die übergeordnete Projektdefinition (Bsp: F-000866) und fügen dann über den Button Ihr PSP Element ein
PSP Element löschen
37
Bitte beachten – neues Projekt muss erst gespeichert werden, bevor man es löschen kann
Übung 1: Projekt, PSP anlegen, PSP kopieren & löschen
Projekt pflegen
38
Stammdatenbericht PSP Elemente - CN43N
Aufruf des Berichts CN43N
Der Bericht CN43N befindet sich unter folgenden Pfad:
Projektsystem
Strukturen
39
Stammdatenbericht -Transaktion CN43N
Übersicht meiner PSP Elemente - Ansichtsversion: /TUD3
Auswahl Projekt Nr./ Intervall
Auswahl Layout Version
Freie Abgrenzung
Funktionalität der freien Abgrenzung
Die freie Abgrenzung rufen Sie imSelektionsbild eines Berichtsaufrufesmit der Schaltfläche auf.
Innerhalb der freien Abgrenzunghaben Sie die Möglichkeit weitereSelektionskriterien anzusteuernund den Berichtsaufruf demnachfeiner zu gestalten.
Beispielsweise haben Sie die Möglich-keit nur PSP-Elemente im Bericht ange-zeigt zu bekommen, die mit der verantwortlichen Kostenstelle X verknüpftsind.
41
Freie Abgrenzung – Variante sichern
42
Freie Abgrenzung – Variante holen
43
Stammdatenbericht CN43N
Layoutversion: z.B. /TUD3
Layout auswählen
Layout ändern
Stammdatenbericht CN41NStrukturübersicht
Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die PSP-
Elemente bietet eine Übersicht über die Projektstruktur
Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol vor der Bezeichnung des PSP-Elements kann die Hierarchie auf- und zugeklappt werden.
47
Beplanung des Projekts und Statusänderung
48
- In der Antragsphase erfolgt die Planung des Projekts durch das Dezernat 5 bzw. die dezentralen Einheiten
- Nach Abschluss der Planung wird der Anwenderstatus von D5 auf BEAN gesetzt
Definition und Ziele der Planung
Die Planung ist eine gedankliche Vorwegnahme der erwarteten Zukunft, die von beeinflussbaren und externen Größen abhängt. Die Planung von Werten und Mengen wird durch die Planung qualitativer Kennzahlen vervollständigt.
Die Detailgenauigkeit der Planung reicht von einer großen sachlichen und inhaltlichen Verdichtung (Grob- bzw. /Eckplanung) bis hin zu maximaler Granularität, d.h. einer Detailplanung 1:1 zum Ist); oft wird im zeitlichen Ablauf weiter detailliert.
Eine fachliche Grundentscheidung liegt weiterhin darin, ob Planwerte bei neuen Erkenntnissen in der Umsetzung verändert werden („flexible Plankostenrechnung“) oder für Abweichungsanalysen eingefroren werden („starre Plankostenrechnung“).
Weiterhin ist im öffentlichen Umfeld die Abgrenzung bzw. Überlappung von betriebswirtschaftlichen und kameralen Planzahlen zu klären: der Haushalt erfordert eine Obligo- und Zahlungsplanung, während die KLR zusätzlich eine Planung interner Leistungen u.a. Wertströme ermöglicht.
Definition
Ziele
49
Hierarchieplanung
Einfachste Form der Kostenplanung
Unabhängig von Kostenarten Hierarchische Erfassung und
Darstellung von Planwerten Einsatz für Gesamt- und
Jahreswerte möglich sollte nicht verwendet wer-
den, da gegenüber Kosten-artenplan und Budget kein Zusatznutzen
Detailplanung
Kostenartengerechte Planung von
- Primärkosten- Erlösen- Leistungsaufnahmen- Statistischen Kennzahlen
Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich
Einzelkalkulation
Detailliertere Planung unterhalb der Kostenartenebene
Informationen über Bezugsquellen, Mengen und Preise liegen vor
Kalkulationsmodelle auf Basis von Attributen
Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich
Planungsformen sind kombinierbar
Planungsformen der Kosten- und Erlösplanung
50
PlanungsphaseA00 Antragsphase aktuellA01 Antragsphase 1A02 Antragsphase 2A03 Antragsphase 3A04 Antragsphase 4
AntragV00 Verhandlung aktuellV01 Verhandlung 1V02 Verhandlung 2
Bewilligung0 Laufende Plan-/Ist-VersionB01 Bewilligung 1B02 Bewilligung 2B03 Bewilligung 3B04 Bewilligung 4
Laufende PlanungD00 Durchführung aktuellD01 Durchführung 1D02 Durchführung 2D03 Durchführung 3D04 Durchführung 4
Übersicht der Planversionen
Planversionen
51
Planung - Transaktion CJR2
Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (1 von 3) Key User sind berechtigt, eine Kostenartenplanung
auf PSP-Elementen vorzunehmen.
Die Transaktion zur Erfassung einer Kostenartenplanung auf PSP-Elementen befindet sich unter folgendem Pfad:
Projektsystem Controlling Planung Kosten im PSP Kosten/Leistungsaufnahmen Ändern
Die Transaktion kann auch über denTransaktionscode CJR2 aufgerufen werden.
52
Planung
Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (2 von 3) Nach Aufruf der Transaktion erscheint der
Einstiegsbildschirm.
Version, Periode und Geschäftsjahr für welchedie Planung gelten soll, sind anzugeben.
Es können einzelne PSP-Elemente, Intervalleoder Gruppen eingegeben werden.
Es können einzelne Kostenarten, Intervalle oder Gruppen angegeben werden.
Eingabe frei – Nur die Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart, für welche bereitsein Planwert hinterlegt ist, werden angezeigt.
Eingabe formularbasiert – Alle Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart werden angezeigt.
Der Aufruf der Planungsmaske erfolgt mit .
53
Auswahl einer Kostenartengruppe
54 IBM Confidential
Planung
Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (3 von 3) In der tabellarischen Darstellung werden pro
aufgerufenem PSP-Element alle selektiertenKostenarten dargestellt.
In der entsprechenden Spalte können Plankosten eingetragen werden.
Kosten sind mit positivem Vorzeichen,Erlöse sind mit negativem Vorzeichen zu planen.
Mit der Schaltfläche kann eine Perioden-übersicht der Planung aufgerufen werden.
Detailplanung : Bearbeiten
Mit der Schaltfläche wird die Planung gesichert.
Eine Statusmeldung bestätigt das Sichernder Planung.
55
Antragsformular
56
Bsp. BMBF
Anlage einer Kostenartengruppe Planung
57
Bsp. BMBF ProjektKostenartengruppe: P101_BMBF
Transaktion: KAH1 – zur Info
Übung 2: Planung
Projekt planen
58
Ausprägungen Systemstatus
59
Frei fürIst- und Plan-Buchungen
SPER
Buchung / Stammdaten
gesperrt
Status-verwaltung
Gesperrtfür Ist-Buchungen
EROF
Frei für Planung
Eröffnet
Gesperrt
FREI
Frei-gegeben
TABGTechn. Abgeschlossen
ABGS
Abge-schlossen
LÖVM
Lösch-vor-
merkung
Ist-Buchung und
Abrechnungmöglich
Nur Auswertung
Vormerkungzur
Archivierung
Frei fürIst- und Plan-Buchungen
SPER
Buchung / Stammdaten
gesperrt
Status-verwaltung
Gesperrtfür Ist-Buchungen
EROF
Frei für Planung
Eröffnet
Gesperrt
FREI
Frei-gegeben
TABGTechn. Abgeschlossen
ABGS
Abge-schlossen
LÖVM
Lösch-vor-
merkung
Ist-Buchung und
Abrechnungmöglich
Nur Auswertung
Vormerkungzur
Archivierung
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
Anwender- und Systemstatus
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
60
Anwenderstatus ändern
61
Anwenderstatus ändern
62
Ausprägungen Anwenderstatus
63
Ordn.-Nr.(2 Zeichen) Status (4 Zeichen) Kurztext(max. 30 Zeichen)
1 INIT Initial2 BEAN Beantragung erfolgt3 ABLE Ablehnung durch Mittelgeber4 BEWI Bewilligung erhalten5 ABBR Abbruch6 ABNA Abnahme erhalten7 LZBG Laufzeitbeginn8 MST1 Meilenstein 1 erreicht9 MST2 Meilenstein 2 erreicht
10 MST3 Meilenstein 3 erreicht11 MST4 Meilenstein 4 erreicht12 MST5 Meilenstein 5 erreicht13 LZEN Laufzeitende
Anwenderstatus
Übung 3: Status setzen, anzeigen, Stammdatenbericht
Projekt pflegen, Stammdatenbericht
64
65
1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
4 Phase III: Projektdurchführung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
3 Phase II: Projektbewilligung
Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6
Phase II - Projektbewilligung
66
Bewilligung
Projekt-leitung
D5
D4
D1
Zuwen-dungs-
bescheidSAP Stammdatenpflege- Prüfung/Korrektur der Stammdaten- Bewilligung als Planversion 0 einstellen- Anw.Status: BEWI setzen- Syst.Status: FREI- Zuwendung in SAP hochladen
Bewilligungseingang durch MG
Rechtsbehelfsbelehrung- Einholung Unterschrift Kanzler
Phase II - Projektbewilligung
67
1 Anpassung der Stammdaten (z.B. Korrektur des Gruppierungsschlüssels)
2 Änderung des System- und Anwenderstatus
3 Kalkulation für Bewilligung als Planversion 0 erstellen
4 Plan in Plan Kopie
5 Dokumente weiterleiten an D5 zur Rechtsbehelfsbelehrung
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
Anwender- und Systemstatus
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
68
Systemstatus setzen
Anwenderstatus ändern
PlanungsphaseA00 Antragsphase aktuellA01 Antragsphase 1A02 Antragsphase 2A03 Antragsphase 3A04 Antragsphase 4
AntragV00 Verhandlung aktuellV01 Verhandlung 1V02 Verhandlung 2
Bewilligung0 Laufende Plan-/Ist-VersionB01 Bewilligung 1B02 Bewilligung 2B03 Bewilligung 3B04 Bewilligung 4
Laufende PlanungD00 Durchführung aktuellD01 Durchführung 1D02 Durchführung 2D03 Durchführung 3D04 Durchführung 4
Übersicht der Planversionen
Planversionen
71
Bewilligung
z.B. BMBF
Version 0
Planungskopien
Ist Plan
Jan-Dez 2011
Jan-Dez 2012
Version 0
Plan Plan
Jan-Dez 2011
Jan-Dez 2012
Version 0
Plan
Jan-Dez 2012
Version V00
Plan
Jan-Dez 2012
Kopie von Planungsszenarien
Ist- und Planwerte können maschinell auf die Planwerte eines anderen Zeitraums kopiert werden Die Kopien sind innerhalb einer Version oder versionsübergreifend möglich Bei der Kopie kann eingeschränkt werden auf Primärkosten, Erlöse, Leistungsverrechnung, sonstige
Sekundärkostenarten und Statistische Kennzahlen Eventuell bereits vorhandene Plandaten können unverändert gelassen oder überschrieben werden
73
Planungskopien
Planungskopie durchführen (1 von 3) Key User sind berechtigt,
Planungskopien durchzuführen.
Die Transaktionen zur Durchführung vonPlankopien befindet sich unter folgendem Pfad:
Projektsystem Controlling Planung Kosten und Erlöse kopieren
Die Transaktionen können auch über folgendeTransaktionscodes aufgerufen werden:
CJ9BS PSP Plan in Plan kopieren (Einzel)
CJ9CS PSP Ist in Plan kopieren (Einzel)
CJ9C PSP Plan in Plan kopieren (Sammel)
CJ9B PSP Ist in Plan kopieren (Sammel)
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Planungskopien
Planungskopie durchführen (2 von 3) Im Feld Projektdef. ist die Projektdefinition
anzugeben, für welche eine Kopie stattfindensoll (bei den Sammeltransaktionen wird an der Stelle mit Selektionsvarianten gearbeitet).
In den Feldgruppen Vorlage und Ziel sindVersion, Periode und Geschäftsjahr von Vorlage und Ziel der zu kopierenden Planungzu hinterlegen.
Es können entweder Alle Plandaten oder nurausgewählte Plandaten kopiert werden.
Eine Auswahl ist zu treffen, ob vorhandene Plandaten in Zielzeitraum und Version unverändert bleiben oder überschriebenwerden sollen.
Ein Testlauf kann vor dem Echtlauf erfolgen.
Die Detailliste enthält genaue Daten zur Kopie.
Die Schaltfläche startet die Kopie.
75
Planungskopien
Planungskopie durchführen (3 von 3) Die Ergebnisliste gibt Auskunft darüber,
wie viele und welche Plandaten kopiert wurden.
In diesem Beispiel sind noch keine Daten vorhanden.
76
Dokument zum Projekt ablegen
77
Übung 4: Bewilligung als Planversion 0 einstellen, Statuswechsel
Stammdaten anpassen, Status setzen, Planungskopie durchführen
78
79
1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
4 Phase III: Projektdurchführung
3 Phase II: Projektbewilligung
Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt6
Phase III - Projektdurchführung
80
Phase III - Projektbearbeitungsprozess
81
1 Stellenanlage im Dezernat 2
2 Laufendes Controlling (Berichte/ Rechnungsprüfung/ Umbuchung)
3 Mittelabruf
Berichte im Projektsystem
82
Stamm- und Bewegungsdaten in der KLR
Definition Ausprägung
Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden und geringfügigen Änderungen unterliegen
• Kostenarten• Kostenstellen• PSP-Elemente• Profit Center• Leistungsarten• ...
Vorgangsbezogene Daten, die kurzlebig sind und bestimmten Stammdaten zugeordnet werden
• Einzelposten• Summensätze
(aus FI-, MM-Buchungen und Budgeterfassungen)
Bewe-gungs-daten
Stamm-daten
83
SAP ERP Standardberichtswesen
Umfang des SAP ERP Standardberichtswesens
Zu allen Anwendungsgebieten werden von SAP Standardberichte ausgeliefert.
Diese stehen ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung und bilden das Rückgrat des Berichtswesens.
Beispiele für Standardberichte sind:
Stammdatenberichtez.B. Kreditoren-/Debitorenverzeichnis, Kontenplan, Kostenstellen Stammdaten, Materialstammdaten
Summenberichtez.B. Budgetübersicht, Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung
Einzelpostenberichtez.B. Sachkontenauszüge, Offene Posten Listen, Budgeterfassungsbelege, Projektsystem Ist, Obligo, Plan
Rechercheberichtez.B. Jahresbudget, Budgeterhöhende Einnahmen, Verfügbarkeitskontrolle, Projektsystem Plan/Ist/Obligo/Restplan/Verfügt
84
Das Berichtswesen unterscheidet zwischen Einzelposten und Summensätzen, beide werden in eigenen Tabellen geführt.
Für jede Istbuchung wird ein Einzelposten geführt, auf die mit den entsprechenden Berichten zugegriffen werden kann.
Alle aufgrund von Geschäftsvorfällen erfassten Einzelposten werden außerdem automatisch in Summensätzen gespeichert.
Diese Summierung erfolgt anhand des jeweiligen Stammdatums (z.B. Kostenstelle, PSP-Element) in Kombination zur Kostenart. Diese Vorgehens-weise ermöglicht eine schnelle Auswertung der Daten.
Plandaten werden nur in Summensätzen fortgeschrieben, nicht als Einzelposten.
Kostenart AInnenauftragF01Q01010100
2008: € 376,80
Beleg 1: € 43,80Beleg 2: € 56,60Beleg n: ...
Summensätze
Einzelposten
Unterscheidung zwischen Einzelposten und Summenberichten
85
Einzelposten- und Summenberichte
Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt
86
Summenbericht
87
Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung - Summenbericht
Aufruf des Berichts S_ALR_87013543
Der Bericht S_ALR_87013543 befindet sich unter folgenden Pfad:
Projektsystem
Infosystem
Controlling
Kosten
Planbezogen
Nach Kostenarten
Ist/Plan/Abweichung
88
S_ALR_87013543 Einstiegsbild
Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabeifolgende Kriterien an:
Kontierungselement/e
Kostenrechnungskreis
Planversion
Geschäftsjahr (von/bis)
Periode (von/bis)
Kostenartengruppe
Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche
89
Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung -Summenbericht
Gestaltung der Berichtsausgabe
Auswahl Werte
Kostenrechnungskreis
Geschäftsjahr
Startperiode
Endperiode
Version
1000
2012
01
12
0
Auswahl Objekte
Kostenstellengruppe
oder Wert(e)
Kostenartengruppe
oder Wert(e)
S1000
Selektion
Nach der Berichtsauswahl über eine der beschriebenen Alternativen wird das Selektionsbild des betreffenden Reports angezeigt.
In dieser Bearbeitungsmaske werden die Selektionskriterien für den Bericht festgelegt.
Die Selektionskriterien definieren, welche Daten angezeigt werden. Der Aufbau des Selektionsbildes und die möglichen Selek-tionskriterien hängen jeweils von dem ausgewählten Bericht ab.
Für einige Felder des Selektionsbildes wird zusätzlich die Möglichkeit einer Mehrfach-selektion angeboten. Dies wird durch eine entsprechende Symboltaste im Ein-stiegsbild angezeigt.
90
Selektion im Berichtswesen
Eingabe einer Kostenartengruppe
Eingabe einer Kostenart
Eingabe eines Kostenartenintervalls
Eingabe mehrerer Kostenarten bzw. Intervalle (Mehrfachselektion)
Selektionseingaben im Berichtswesen:
Selektionsmöglichkeiten
Kostenarten werden im Berichtswesen als Zeilen dargestellt. Berichte mit Kostenartenbezug können aufgerufen werden mit:
allen gebuchten Kostenarten (Selektion leer lassen, keine Eingrenzung),
einer Kostenartengruppe,
(einer) spezifischen Kostenart(en) oder
einem bzw. mehreren Kostenartenintervall/en.
91
Auswahl einer Berichtskostenartengruppe
92
Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PSP
93
Einzelpostenberichte
94
Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist
Aufruf des Berichts CJI3
Der Bericht CJI3 befindet sich unter folgenden Pfad:
Projektsystem
Infosystem
Controlling
Einzelposten
95
Aufbau des Berichts Die Übersicht der Einzelposten eines
spezifischen Projekts oder einer Projektgruppe ermöglicht äquivalent zum Einzelpostenbericht der Kostenstellen die Auswertung und Verfolgung aller Istbuchungen.
Bei Vorliegen der Rolle „Info User FI“ kann durch einen Doppelklick auf eine Zeile auf den Ursprungsbeleg (die Anordnung) verzweigt werden.
96
Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist
Berichte für Kostenstellen
98
Stammdatenberichte
Erläuterung zu den Stammdatenberichten
Die Stammdatenberichte zielen nicht auf die Auswertung des Buchungsstoffes, sondern die tabellarische Auswertung von Stammdaten.
Beispiele für Stammdatenberichte: Kostenstellen Kostenarten PSP-Elemente Aufträge (CO, PM, IM …)
Berichte über Stammdaten sind insbesonderefür die Überprüfung deren Konsistenz und Vollständigkeit seitens der fachlichen Systembetreuung von Bedeutung.
99
Aufruf des Berichts KS13
Der Bericht KS13 befindet sich unter folgenden Pfad:
Controlling
Kostenstellenrechnung
Infosystem
Berichte zur Kosten- stellenrechnung
Stammdatenver- zeichnisse
100
Stammdatenbericht KS13Kostenstellen: Stammdatenbericht
Stammdatenbericht KS13Kostenstellen: Stammdatenbericht
Aufbau des Berichts
Der Stammdatenbericht für die Kostenstellen bietet eine Übersicht über alle selektierten Kostenstellen oder über einzelne Kostenstellengruppen.
Die Kostenstellen werden dabei mit ihren jeweils eingestellten Attributen dargestellt.
Durch einen Doppelklick auf eine spezifische Kostenstelle kann direkt in die Anzeige ihres Stammsatzes verzweigt werden.
101
Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen-Summenbericht
Aufruf des Berichts S_ALR_87013612
Der Bericht S_ALR_87013612 befindet sich unter folgenden Pfad:
Controlling
Kostenstellenrechnung
Infosystem
Berichte zur Kosten- stellenrechnung
Plan/Ist-Vergleiche
102
Aufbau des Berichts Der Bereichsbericht listet alle selektierten
Kostenstellen oder -gruppen hierarchisch auf und gibt eine summierte Darstellung aller auf einer Kostenstelle erfassten Buchungen aus.
Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Kostenstelle kann direkt in den gewünschten Kostenstellenbericht gesprungen werden:
103
Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen - Summenbericht
Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/KST
104
Bsp. 1020401G
Berichte für Profit Center
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Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren
Aufruf des Berichts S_ALR_87013340
Der Bericht S_ALR_87013326 befindet sich unter folgenden Pfad:
Controlling
Profit-Center-Rechnung
Infosystem
Berichte zur Profit-Center Rechnung
Interaktives Reporting
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Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren
S_ALR_87013340 Einstiegsbild
Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabeifolgende Kriterien an:
- Kostenrechnungskreis
- Geschäftsjahr
- Von-Periode
- Bis-Periode
- Planversion
- Profit-Center-Gruppe
Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche
107
S_ALR_87013340 Aufbau
Der Bericht gliedert die angefallenenKosten und Erlöse nach Kosten- undErlösarten in die Spalten Plan, Ist,Abweichung (absolut) und Abwei-chung (prozentual)
Innerhalb der Variation kann je nachzuvor getroffener Auswahl der Profit-Center-Gruppe in der beinhalteten Struktur auf Knoten aggregiert oder indas Detail abgesprungen werden.
108
Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren
Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PC
109
Bsp. 1020401
110
1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
4 Phase III: Projektdurchführung
3 Phase II: Projektbewilligung
6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt
Phase IV - Projektabschluss
111
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
Anwender- und Systemstatus
Beantragt
Bewilligt
Abgelehnt
Laufzeitende
Abgenommen
Initial(bei Anlage)
Anwenderstatus
Systemstatus
Abgebrochen
Laufzeitbeginn
Meilenstein 1
Meilenstein 2
Meilenstein 3
Meilenstein 4
Meilenstein 5
Anwenderstatus optional
Eröffnet
Eröffnet
AbgeschlossenFreigegeben
Freigegeben
Abgeschlossen
112
113
1 Einführung
2 Phase I: Projektbeantragung
5 Phase IV: Projektabschluss
Agenda
4 Phase III: Projektdurchführung
3 Phase II: Projektbewilligung
6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt
Phase IV - Projektabschluss
114
Anlage Kostenartengruppe Planung
115
Bsp. BMBF Projekt
Transaktion: KAH1
Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt
116
FRAGEN
117
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
118
Bereich der Transaktionen - Projektstrukturplan
CJ01 Projektstrukturplan anlegen
CJ02 Projektstrukturplan ändern
CJ03 Projektstrukturplan anzeigen
CJ20N Projektstrukturplan anlegen, ändern, anzeigen
Bereich der Transaktionen – Projektdefinition
CJ06 Projektdefinition anlegen
CJ07 Projektdefinition ändern
CJ08 Projektdefinition anzeigen
CJ20N Projektdefinition anlegen, ändern, anzeigen
Bereich der Transaktionen – PSP-Element
CJ11 PSP-Element anlegen
CJ12 PSP-Element ändern
CJ13 PSP-Element anzeigen
CJ20N PSP-Element anlegen, ändern, anzeigen
Bereich der Transaktionen – Kostenstellengruppen
KSH1 Kostenstellengruppe anlegen
KSH2 Kostenstellengruppe ändern
KSH3 Kostenstellengruppe löschen
Bereich der Transaktionen – Kostenarten
KA01 Kostenart (primär) anlegen
KA06 Kostenart (sekundär) anlegen
KA02 Kostenart ändern
KA03 Kostenart anzeigen
KA04 Kostenart löschen
Bereich der Transaktionen – Profit Center
KE51 Profit Center anlegen
KE52 Profit Center ändern
KE53 Profit Center anzeigen
KE54 Profit Center löschen
Bereich der Transaktionen - Kostenstellen
KS01 Kostenstelle anlegen
KS02 Kostenstelle ändern
KS03 Kostenstelle anzeigen
KS04 Kostenstelle löschen
Referenzkarte (1 von 3)
119
Bereich der Transaktionen – Statistische Kennzahlen
KK01 Statistische Kennzahl anlegen
KK02 Statistische Kennzahl ändern
KK03 Statistische Kennzahl anzeigen
KK03DEL Statistische Kennzahl löschen
Bereich der Transaktionen – Leistungsarten
KL01 Leistungsart anlegen
KL02 Leistungsart ändern
KL03 Leistungsart anzeigen
KL04 Leistungsart löschen
Bereich der Transaktionen - Kostenartengruppen
KAH1 Kostenartengruppe anlegen
KAH2 Kostenartengruppe ändern
KAH3 Kostenartengruppe anzeigen
Bereich der Transaktionen – Profit-Center-Gruppe
KCH1 Profit-Center-Gruppe anlegen
KCH2 Profit-Center-Gruppe ändern
KCH3 Profit-Center-Gruppe anzeigen
Referenzkarte (2 von 3)
120
Bereich der Transaktionen – Manuelle Kostenverrechnung
KB15N Manuelle Kostenverrechnung erfassen
KB16N Manuelle Kostenverrechnung anzeigen
KB17N Manuelle Kostenverrechnung erfassen
Bereich der Transaktionen –Tariferfassung
KP26 Planung Leistungen/Tarife ändern
Bereich der Transaktionen –Direkte Leistungsverrechnung
KB21N Direkte Leistungsverrechnung erfassen
ZCO_LV Maschinelle Leistungsverrechnung
Bereich der Transaktionen –Statistische Kennzahlen
KB31N Statistische Kennzahlen erfassen
ZCO_SK Maschinelle Verarbeitung Statistischer Kennzahlen
Bereich der Transaktionen –Umbuchungen
KB61 Umbuchung Einzelposten erfassen
KB11N Manuelle Umbuchungen von Primärkosten erfassen
Referenzkarte (3 von 3)
121
Beispiel zur Excel-Integration
Der Großteil der SAP ERP Standardberichte bietet die Möglichkeit einer in SAP eingebetteten Excel-Darstellung bzw. eines Exports in MS Excel oder andere Dateiformate (csv, html, rtf).
122
Berichtswesen: Excel-Integration
Eingaben für die Office-Integration, z.B. Excel
Bericht kann als Exceldatei gesichert werden
Aktivierung der Einstellung zur Office Integration über die Schaltfläche
Die Summen können verdichtet dargestellt
werden
Navigation ist weiterhin möglich
Aktivierung der Excel-Integration in SAP
1.
2.
3.
4.
123
Berichtswesen: Excel-Integration
Zu planende PSP-Elemente und Kostenarten
Navigation durch selektierte PSP-Elemente
Eingabe der Planwerte pro Kostenart
Einrichtung von mehrjährigen Planlayouts mit passenden Spalten:
- Verbrauch VJ, - Sicht nach PSP / KoA
Einrichtung Planungshilfen, bspw. Excel-Einbettung der Eingabe
Detailplanung – Kostenplanung
124
Definition Umbuchung von Primären Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart.
Zielsetzung Es erfolgt eine Umbuchung primärer Kosten zwischen Kontierungsobjekten unter Beibehaltung der in der
Buchungstransaktion angegebenen Kostenart.
Das Modul Finanzbuchhaltung (FI) ist von dieser Umbuchung NICHT betroffen.
Die Funktion steht vorwiegend zur Korrektur von Fehlbuchungen zur Verfügung, wird an der TU Dresden jedoch zur Abbildung des „Budgets“ genutzt.
Grundsätzlich sollten Fehlbuchungen im externen Rechnungswesen korrigiert werden, da es sonst zu Abweichungen zwischen internem (CO) und externem Rechnungswesen (FI) kommt.
Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung!
Manuelle Umbuchung von Kosten
125
Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (1 von 2) Key User CO/PS sind berechtigt, manuelle
Umbuchungen von Kosten durchzuführen.
Die Transaktionen zur manuellen Umbuchung von Kosten befinden sich unter folgendem Pfad:
Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten Erfassen
Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode KB11N aufgerufen werden.
126
Manuelle Umbuchung von Kosten
Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (2 von 2) Nach Aufruf der Transaktion erscheint die
Buchungsmaske.
Das Beleg- und das Buchungsdatum sind für dieBuchung erforderlich
Beim Eingabetyp wird zwischen Einzel- und Listerfassung unterschieden
Unter KostSt Alt und PSP-Element Alt werden die zu entlastenden Kontierungsobjekte der Umbuchung angegeben.
Unter Betrag wird die Höhe der Umbuchung in Euro angegeben.
Unter KostSt Neu und PSP-Element Neu werden die zu belastenden Kontierungen angegeben.
Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung!
Manuelle Umbuchung von Kosten
127
Obligo
Unter dem Begriff Obligo werden betriebswirtschaftlich gebundene Mittel verstanden die durch eingegangene Zahlungsverpflichtungen entstehen.
Obligos werden gebildet und automatisch auf- und abgebaut:
Personalwesen (HCM)
- Anlage der Stelle (Mittelvorbindung) – TUD: keine Nutzung?
- Einstellung der Person (Mittelbindung) – TUD: Nutzung
Materialwirtschaft (MM/SRM)
- Bestellanforderung (Mittelvorbindung) – TUD: Nutzung
- Bestellung (Mittelbindung) – TUD: Nutzung
Keine Obligos:
Reisekosten (FI-TV)
Manuell (CO)
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