BAB I
PENDAHULUAN
1.1 latar Belakang
Di dalam dunia usaha perlu di perhatikan sebelum kita menjalankan usahanya
hal-hal yang perlu di perhatikan tersebut adalah analisis pekerjaan di harapkan dengan
menganalisis pekerjaan tersebut usahanya bisa lebih mudah dan sesuai dengan yang
kita harapkan .Sebelum membahas desain pekerjaan dan informasi analisis pekerjaan
lebih lanjut diharapkan kita mengerti apa yang di maksud dengan desain
pekerjaan,tujuan dan analisis itu. Salah satu diantaranya adalah.Desain pekerjaan
adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok
karayawan dalam wadah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-
penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan.
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta
mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman
pekerjaan dan persyaratan-persyaratan. mengarahkan bahwa proses penghimpun dan
menyusun berbagai imformasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas- tugas
jenis pekerjaan dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan
organisasi atau bisnis.
Dan juga di dalam desain pekerjaan terdapat beberapa aspek yang bisa di
jadikan acuan atau pandangan di dalam pelaksanaan desain pekerjaan dan informasi
analisis pekerjaan antara lain pengerian desain dan tujuan pengertian analisis
pekerjaan ,unsur-unsur desain pekerjaan ,elemen –elemen desain pekerjaan ,teknik
perancangannya bagaimana ,informasi analisis bagaimana , Tahap-Tahap Pengumpulan
Informasi Apa Saja,Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaannya Contoh deskripsi
pekrjaan dan spesifikasi pekerjaan
Page 1
1.2 Tujuan Penulisan Makalah
Di dalam rumusan masalah ini terdapat hal yang harus di pahami di
antaranya adalah:
Untuk mengetahui desain pekerjaan &informasi analisis
pekerjaan.
Untuk mengetahui unsur –unsur desain pekerjaan
Untuk mengetahui elemen -elemen apa saja
Untuk mengetahui teknik perancangannya bagaimana
Untuk mengetahui informasi analisisnya bagaimana
Untuk mengetahui tahap-tahap pengumpulan informasi apa saja
Untuk mengetahui penggunaan informasi analisis pekerjaannya
Contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
1.3 Manfaat Menulisan Makalah
Berdaarkan latar belakang di atas maka manfaat dari pembuatan dari makalah
ini adalah :
1. Semoga makalah ini dapat menambah wawasan bagi penulis
2. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah nilai penulis
BAB II
PEMBAHASAN
Page 2
2.1 Design Pekerjaan Dan Informasi Analisis Pekerjaan
Pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dan
organisasi atau perusahaan. Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-
kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi.
Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi
kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan.
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta
mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman
pekerjaan dan persyaratan-persyaratan.
2.2 Unsur-Unsur Desain Pekerjaan
Tiga unsur yang membingungkan manajer dalam mengembangan dan mengatur
pekerjaan –pekerjaan karyawan agar dapat bekerja lebih produktif dan memuaskan
yaitu:
1. Sering terjadi konflik antara kebutuhan –kebutuhan dan keinginan –keinginan
karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain
pekerjaan
2. Sifat unit karyawan dapat menimbulkan berbagai macam tanggapan dalam
wujud sikap,kegiatan dan produktivitas dalam pelaksanakan pekerjaan
3. Perubahan lingkungan membuat desain pekerja ketetapan pendekatan
pengembangan standar kerja dan bentuk-bentuk perilaku karyawan perlu di
pertanyakan
2.3 Elemen-elemen desain pekerjaan
a) Elemen-elemen organisasional
Organisasi mempuyai erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk mencapai
output maksimum dari pekerjaan –pekerjaan karyawan .dengan adanya efisiensi di
dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dalam
Page 3
desain bekerjaan secara kontinyu (terus-menerus) dia menjadi terspesialisasi yang
selanjutnya dapat mempengaruhi output lebih tinggi . Pekerjaan-pekerjaan yang
dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk
mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan
mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.
1) Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasikan setiap tugas dalam
suatu pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga hasil pengumpulan
identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi pendekatan ini lebih
menekankan pada faktor efisiensi waktu ,tenaga .biaya dan latihan
2) Aliran kerja ini di pengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu
organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan
pekerjaan
3) Praktek-praktek kerja yaitu cara pelaksanakan pekerjaan yang
ditetapkan ,ini bisa berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam
perusahaan ,perjanjian atau kontrak serikat kerja karyawan ,kesepakatan
bersama.
b) Elemen-elemen lingkungan
Faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan adalah tersedianya
tenaga kerja yang potensial ,yang mempunyai kemampuan dan kualifikasi ,yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapan-pengharapan sosial yaitu dengan
tersedianya lapangan kerja serta memperoleh kompensasi dan jaminan hidup yang
layak
c) Elemen-elemen keperilakuan
Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan
yaitu :
1. Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan,disini
bawahan diberi wewenang untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang
dilakukan
Page 4
2. Variasi yang apabila kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan
kebosanan, selanjutnya menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahan-
kesalahan
3. Identitas tugas, bila pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan
karyawan kurang tanggung jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya
4. Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan balik atas seberapa baik
pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan dengan baik
2.4 Teknik Perancangan Kembali Pekerjaan
Simplifikasi Pekerjaan
Dalam mengetahui apakah suatu pekerjaan harus mempunyai tingkat
spesialisasi tinggi atau rendah ,ini dapat di lihat dari posisi pekerjaan .Dimana
pekerjaan yang dekat dengan posisi biaanya mempunyai tingkat spesialisasi yang
tinggi ,sedangkan bekerjaan-bekerjaan yang dekat dengan titik c biasanya
memperlukan pengurangan tingkat spesialisasi
Spesialisasi pekerjaan yang terlalu rendah perusahaan dapat melakukan
simplikasi pekerjaan (penyederhanaan pekerjaan ) resiko dari simplikasi pekerjaan
yaitu menimbulkan kebosanan karena terspesialisasi yang akhirnya menimbulkan
kesalahan-kesalahan
Untuk menghindari adanya kebosanan ,kadang-kadang pekerjaan dapat dibuat
lebih menarik dengan cara memperluas ( pemerkayaan pekerjaan ).Tiga metode untuk
memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu spesialiisasi melalui perancangan kembali
dengan rotasi
Perluasan Kerja
Adalah sebuah pendekatan tugas-tugas yang terkadang dalam suatu pekerjaan bagi
seseorang atau sebuah kelompok kerja. Terdapat tujuh komponen yaitu:
1. Spesialisasi pekerjaan
Spesialisasi pekerjaan yaitu sebuah pendekatan yang menetapkan tugas-tugas
yang unik atau khusus. Adam smith menyatakan bahwa komponen ini dapat
Page 5
membantu mengurangi biaya tenaga kerja monitor yang banyak memiliki
banyak keahlian.
Hal ini dapat dicapai beberapa cara yaitu :
pengembangan keterampilan dan pembelajaran yang lebih cepat oleh karyawan
karena adanya pengulangan lebih sedikit waktu yang terbuang karaena
karyawan tidak perlu mengubah pekerjaan atau perkakas. Pengembangan
perkakas yang khusus dan pengurangan investasi karena setiap karyawan hanya
memiliki sedikit perkakas yang dibutuhkan untuk tugas tertentu. Adapun
keterbatasan spesialisasi pekerjaan adalah kegagalan system ini untuk
menjadikan seorang karyawan untuk mengerjakan pekerjaan keseluruhan.
Spesialisasi pekerjaan cenderung hanya membawa kemampuan manual
karyaawan untuk bekerja
2. Espansi pekerjaan
Latar belakang yang mendorong ekspansi pekerjaan yang lebih nervariasi adalah
adanya teori bahwa variasi akan membuat pekerjaan lebih baik dan para
karyawan akan menikmati kualitas lingkungan keja lebih baik. Pekerjaan
dimodifikasi dalam berbagai cara yaitu:
pemekaran pekerjaan (job enlargement) yaitu pengelompokan beragam
tugas yang memiliki tingkat keahlian yang hampir sama.
Rotasi pekerjaan (job rotation) yaitu sebuah versi pemekaran pekerjaan
yang terjadi saat karyawan diperbolehkan untuk pindah dari satu
pekerjaan yang khusus kepekerjaan khusus lainnya
Pengayaan pekerjaan (job enrichment) yaitu sebuah metode yang
memberikan karyawan tanggung jawab yang lebih, meliputi perencanaan
dan pengendalian yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
Pemberdayan karyawan (pemberdayan karyawan) yaitu kelanjutan dari
pengayaan pekerjaan yang merupakan praktik dalam memperkaya
pekerjaan, sehingga karyawan menerima tanggung jawab untuk beragam
keputusan yang biasanya dikaitkan dengan staf ahli. Dengan kata lain,
pemberdayan karyawan yaitu memperluas pekerjaan karyawan
sehiungga tnnggung jawab yang lebih dan otoritas berpindah pada
tingjkat operasi serendah mungkin. Pemberdayaan karyawan membantu
Page 6
mereka merasa memiliki pekerjaan mereka sehingga memiliki minat
dalam diri meraka sendiri untuk mening katkan kinerja mereka.
2.5 Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan guna untuk mengumpulkan mengevaluasi dan
mengorganisasian informasi pekerjaan secara menyeluruh ,informasi pekerjaan
diperoleh dari analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam kegiataan SDM
karena mensuplai data minimum untuk pelaksanakan kegiatan SDM.
Informasi analisis pekerjaan :
1. Menetapkan dasar pemberian kompensasi
2. Mengevaluasi faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
3. Menghilangkan persyaratan-persyaratan kerja yang menyebabkan diskriminasi
pekerjaan –pekerjaan individual
4. Merencanakan kebutuhan pengadaan SDM untuk waktu yang akan datang
5. Memadukan lamaran-lamaran dengan kualifikasi yang ada
6. Meramalkan dan menentukan kebutuhan latihan bagi karyawan baru dan lama
serta mengembangkan karyawan yang potensial
7. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
8. Menetapkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan ketrampilan
9. Membantu revisi struktur organisasi dan memperbaiki aliran kerja
10. Orientasi karyawan
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan mengevaluasi serta
mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman
pekerjaan dan persyaratan –persyaratan tahap –thap analisid pekerjsan
2.6 Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Persiapa > Pengumpulan > Klarifikasi > Output
Page 7
n Data Data
1. Persiapan Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis
jabatan.
Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan.
Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi
yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada).
Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.
2. Pengumpulan Data
Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama
melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Kelemahan : lambat,
mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan
pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan
yang digunakan secara riil.
Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.
Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang
tanggapan kurang lengkap Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja,
peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku
tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.
Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap
terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data
pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi
tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.
3. Klarifikasi Data
Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang
dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.
4. Output
Deskripsi Jabatan
Page 8
Menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hal yang
lainnya
Spesifikasi Jabatan
Memiliki syarat-syarat seperti, syarat pendidikan, kesehatan, fisik, dan syarat
lainnya
2.7 Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
a. Deskripsi Pekerjaan (job description )
Suatu pertanyaan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggungjawab,
wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Yaitu pernyataan
tertulis tentang fungsi ,tugas ,tanggung jawab ,wewenang ,kondisi kerja dan aspek –
aspek pekerjaan lainnya. Dalam suatu diskripsi pekerjaan ,bagian identitas jabatan bisa
mencankup kode pakerjaan ,bagian departemen,tinggal penyusunan dan kelas
pekerjaan ,setelah itu dilanjutkan ke bagian peringkasan pekerjaan atau fungsi .Bagian
ini menunjukkan apa pekerjaan yang dilakukan ,bagaimana dan mengapa hal itu
dikerjakan ,yang selanjutnya dijabarkan dalam tugas-tugas pekerjaan
Dalam diskripsi jabatan juga harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab
pekerjaan secara terpisah ,siapa yang menjadi atasan dan siapa bawahan serta
lingkungan
b. Sfesifikasi Pekerjaan (job spesification )
Menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang
disyaratkan,antara lain pendidikan ,ketrampilan ,latihan ,pengalaman ,serta persyaratan
fisik.
Standar prestasi kerja (job ferformance standars )
Berfungsi sebagai sasaran-sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan.
Standar adalah kreteria dengan mana keberhasilan kerja dinilai dan diukur.
Tanpa standar, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasi
pelaksanaan kerja
Page 9
2.8 Contoh Deskripsi Pekerjaan Dan Spesifikasi Pekerjaan
A. CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN
PT DERAI BADAI
Deskripsi pekerjaan
I Nama jabatan : Analisis pekerjaan
Departemen : Departemen sumber daya manusia
Lokasi : Kantor pusat ,jakarta
kelas jabatan : 5 c
pengawasan : Manajer sumber daya manusia
kode jabatan : NS -346
pusat biaya : 567
tanggal : 28 maret 1991
di setujui oleh : Lina daniati ,SE.M.B.A
Di susun oleh :Dra Qurrotul Aini
II Ringkasan pekerjaan
1. Mengumpulkan dan membantu informasi analisis pekerjaan melalui
wawancara ,kuesioner,observasi ,atau cara –cara lainnya
2. Memberikan data lainnya yang perlukan oleh spesialis sumber daya
manusia
III Tugas
1. merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner
2. mengumpulkan informasi pekerjaan
3. berinteraksi dengan karyawan ,penyelia dan rekan sejawat
4. menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja
pekerjaan
5. melaporkan risiko keselamatan kerja kepada manajer terkait
6. mengecek informasi analisis pekerjaan melalui sumber –sumber
Page 10
7. melaksanakan tugas lainnya yang di bebankan oleh pengawasan
IV Kondisi kerja
1. bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik
2. pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus berlangsung
terjun kelapangan pada berbagai kondisi yang ada di dalam grup
perusahaan
3. waktu bekerja standar di mulai dari pukul 08.00 pagi sampAI pukul 17.00
sore ,kecuali pada saat pengumpulan data dari sumber kedua dan saat
melakukan perjalanan ke luar kota ( 4 sampai 6 hari perbulan )
v hubungan kerja
1. bekerja sama secara erat dengan berbagai kepala bagian ,penyelia ,dan
tenaga ahli dari luar
2. melapor kepada atasan mengenai hasil analisis
B.CONTO H SPESIFIKASI PEKERJAAN
PT DERAI BADAI
Page 11
SPESIFIKASIi PEKERJAAN
I Nama jabatan : Analisis pekerjaan
Departemen : Departemen sumber daya manusia
Lokasi : Kantor pusat ,jakarta
kelas jabatan : 5 c
pengawasan : Manajer sumber daya manusia
kode jabatan : NS -345
pusat biaya : 567
tanggal : 28 maret 1991
Di setujui oleh : Lina daniati ,SE.M.B.A
Di susun oleh :Dra Qurrotul Aini
II faktor keahlian
Pendidikan: diperlukan lulusan universitas atau perguruan tinggi
Pengalaman :minimal perna memiliki pengalaman selama 2 tahun Sebagai
Analisis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam
Bidang sumber daya manusia
Komunikasi : keahlian berbicara dan menulis merupakan bukti kemampuan
Untuk meringkas data pekerjaan secar tepat dan cepat
III faktor daya
Tuntutan fisik : hanya terbatas pada hal-hal yang biasanya terkait dengan
tugas seperi duduk ,berdiri ,jalan
Tuntutan mental: penyampaian kesan visual diperlukan untuk memgamati
pekerjaan inisiatif dan kecerdasan merupakan hal wajib karena
pekerjaan akan diawasi secara umum saja. Pertimbangan
mesti dilaksanakan pada karateristik pekerjaan yang
ditekankan ,pekerjaan yang diteliti, metode yang di gunakan
untuk memgumpulkan data ,pengambilan keputusan
berdasarkan pertimbangan adalah hal yang sering
terjadi .menganalisis dan mensintesiskan sejumlah sari
Page 12
informasi ke dalam deskripsi pekerjaan ,spesifikasi pekerjaan
dam stamdar kinerja karyawan
Kondisi kerja : perjalanan kerja berbagai kantor cabang perusahaan di
berbagai kota ,mulai dari empat hingga tujuh hari dalam
sebulan, perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun
informasi pekerjaan .sebagai besar pekerjaan dilakukan di
dalam kantor
BAB III
PENUTUP
Sebelum tulisan ini berakhir perlu di ketahui bahwa Desain pekerjaan adalah
fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karayawan
Page 13
dalam wadah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan
kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan.
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta
mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman
pekerjaan dan persyaratan-persyaratan. mengarahkan bahwa proses penghimpun dan
menyusun berbagai imformasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas- tugas
jenis pekerjaan dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan
organisasi atau bisnis.
Deskripsi Pekerjaan (job description )
Dalam diskripsi jabatan juga harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab
pekerjaan secara terpisah ,siapa yang menjadi atasan dan siapa bawahan serta
lingkungan
a. Sfesifikasi Pekerjaan (job spesification )
Menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang
disyaratkan,antara lain pendidikan ,ketrampilan ,latihan ,pengalaman ,serta persyaratan
fisik.
Standar prestasi kerja (job ferformance standars )
Berfungsi sebagai sasaran-sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan.
Standar adalah kreteria dengan mana keberhasilan kerja dinilai dan diukur.
Tanpa standar, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasi
pelaksanaan kerja.
Page 14
Page 15