1
2
TUGAS POKOK DAN FUNGSI INSTITUT PESANTREN KH
ABDUL CHALIM PACET MOJOKERTO
INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL CHALIM PACET
MOJOKERTO 2015
3
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmad dan
karunia-Nya, penyusunan Uraian Tugas, Pokok dan Fungsi Institut KH. Abdul
Chalim Mojokerto telah dapat dilaksanakan dan diselesaikan. Penyusunan uraian
tugas, pokok, dan fungsi ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan
adanya prosedur operasional standar yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan
tugas di lingkungan kerja Institut KH. Abdul Chalim Mojokerto. Uraian tugas ini
dapat menjadi pedoman bagi pejabat struktural, dosen, dan staff dalam
menjalankan tugas sehari-hari. Uraian tugas, pokok, dan fungsi ini masih harus
disempurnakan secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam
rangka menciptakan tertib administrasi yang baik. Demikianlah uraian tugas,
pokok, dan fungsi ini kami buat dengan harapan dapat membantu ke arah
perbaikan manajemen lingkungan kerja di Institut KH. Abdul Chalim Mojokerjo.
Kritik dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan.
Ditetapkan di Mojokerto
Pada tanggal 23 April 2015
Rektor
Dr. Mauhibur Rokhman, Lc., MIRKH
NIDN. 212309003
4
5
DAFTAR ISI
1. Bab 1 Tupoksi Unsur Pimpinan IKHAC........................................ 3
2. Bab 1I Tupoksi Unsur LPM ............................................................ 12
3. Bab 1II Tupoksi Administrasi Institut.............................................15
4. Bab 1V Tupoksi Unsur Prodi........................................................... 28
5. Bab V Tupoksi Unsur Penunjang.....................................................35
6. Bab VI Penutup..................................................................................39
6
BAB I
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
UNSUR PIMPINAN INSTITUT KH. ABDUL CHALIM MOJOKERTO
Bagian Satu
Rektor IKHAC Mojokerto
Pasal 1
Secara umum, Institut KH. Abdul Chalim Mojokerto bertugas mengoordinasi
dan mengendalikan (1) perumusan kebijakan strategis pengembangan, (2)
penguatan dan pengembangan visi, misi, dan tujuan serta paradigma keilmuan
IKHAC Mojokerto , (3) penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi, (4)
penyelenggaraan tata kelola kelembagaan, (5) pembinaaan dosen, mahasiswa, dan
tenaga kependidikan, (6) penjalinan kerjasama eksternal, dan (7) penjaminan mutu.
Pasal 2
Secara terperinci, Rektor IKHAC Mojokerto bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Yayasan Amanatul Ummah Pengurus Yayasan Amanatul Ummah
2 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto
2. Mengoordinasi pelaksanaan rapat-rapat:
No Jenis Rapat Lingkup
1 Rapat Pimpinan IKHAC
Mojokerto
Rektor, Wakil Rektor & Kabag
2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Semua unsur
3 Rapat Bersama IKHAC
Mojokerto
Semua unsur terkait agenda
4 Rapat Keuangan IKHAC
Mojokerto
Semua unsur terkait agenda
5 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto Pimpinan, Unsur Admin IKHAC,
Unsur Fak. & Dosen
7
3. Mengoordinasi penyusunan secara terpadu:
No Jenis Berkas Waktu Pelaksana
1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I
2 Kalender Pendidikan Tiap awal tahun
3 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II
4 Sistem keuangan IKHAC
5 Sistem PMB Awal jabatan Warek III
6 Sistem administrasi kemahasiswaan
7 Sistem pembinaan kemahasiswaan
8 Sistem pengelolaan alumni
9 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek
II
10 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
11 Sistem kerjasama
12 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek
II
13 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua
14 Sistem penjaminan mutu Warek
4. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan:
No Aspek Tanggung Jawab
1 Visi, misi, dan tujuan IKHAC Mojokerto
2 Penguatan dan pengembangan paradigma keilmuan IKHAC Mojokerto
3 Tridharma Perguruan Tinggi, dengan riset sebagai basis akademiknya
4 Pengembangan keilmuan dan profesionalisme dosen
5 Kode etik dosen, karyawan dan mahasiswa
6 Pengembangan karier dan kesejahteraan dosen dan karyawan
7 Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa
8 Administrasi akademik, kemahasiswaan, umum, keuangan, sarana-
prasarana, dan kepegawaian
9 Pemasaran dan kerjasama eksternal
10 Pengembangan kelembagaan
11 Sistem penjaminan mutu
8
5. Mengoordinasi pembuatan laporan IKHAC Mojokerto secara tertulis dan
terpadu kepada Yayasan Amanatul Ummah, meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Laporan keuangan Tiap akhir triwulan
2 Progress report Tiap akhir tahun akademik
3 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Bagian Dua
Wakil Rektor I
Pasal 3
Secara umum, Wakil Rektor I bertugas membantu Rektor IKHAC Mojokerto
dalam hal pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, pengembangan keilmuan, dan
penjaminan mutu akademik.
Pasal 4
Secara terperinci, Wakil Rektor I bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Yayasan Amanatul Ummah Pengurus Yayasan Amanatul Ummah
2 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto
2. Melaksanakan rapat-rapat akademik:
No Jenis Rapat Lingkup
1 Rapat Pimpinan
IKHAC Mojokerto
Rektor, Para Wakil Rektor, & Kabag
2 Rapat Kerja IKHAC
Mojokerto
Semua unsur
3 Rapat Bersama
IKHAC Mojokerto
Semua unsur terkait agenda
4 Rapat Dosen IKHAC
Mojokerto
Pimpinan, Unsur Admin IKHAC Mojokerto ,
Unsur Prodi & Dosen
9
3. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan:
No Aspek Tanggung Jawab
1 Visi, misi, dan tujuan IKHAC Mojokerto
2 Penguatan dan pengembangan paradigma keilmuan IKHAC Mojokerto
4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Sistem akademik Awal jabatan
2 Sistem pelayanan administrasi akademik
3 Rencana strategis bidang akademik
4 Kerangka dasar kurikulum IKHAC Mojokerto Min. tiap dua tahun
5 Kalender Pendidikan Tiap awal tahun
5. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Pelaksana
1 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II
2 Sistem keuangan IKHAC Mojokerto
3 Sistem PMB Awal jabatan Warek III
4 Sistem administrasi kemahasiswaan
5 Sistem pembinaan kemahasiswaan
6 Sistem pengelolaan alumni
7 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek
II
8 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
9 Sistem kerjasama
10 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek II
11 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua
12 Sistem penjaminan mutu Warek
6. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:
No Aspek/Kegiatan
1 Tridharma Perguruan Tinggi
2 Pengembangan kajian dan publikasi ilmiah
3 Pengembangan keilmuan dan atmosfir akademik
4 Pembinaan profesionalisme & kinerja akademik dosen
5 Pelayanan administrasi akademik
6 Penjaminan mutu akademik
10
7. Mengoordinasi dan melaksanakan pembuatan laporan bidang akademik secara
tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto , meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Pasal 5
Selain tugas akademik, Wakil Rektor I diberi amanat tugas sebagai Pelaksana
Harian (PH) Rektor dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Amanat tugas tambahan ini diemban mulai bulan April sampai dengan
berakhirnya masa cuti Rektor.
2. Tugas-tugas Pelaksana Harian (HR) mengacu kepada tugas-tugas Rektor pada
Pasal 1
3. Tugas tambahan sebagai Pelaksana Harian (HR) Rektor dinyatakan berakhir
setelah berakhirnya masa cuti Rektor.
Bagian Tiga
Wakil Rektor II
Pasal 6
Secara umum, Wakil Rektor II bertugas membantu Rektor IKHAC Mojokerto
secara terfokus kepada bidang keuangan.
Pasal 7
Secara terperinci, Wakil Rektor II bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Yayasan Amanatul
Ummah
Pengurus Yayasan Amanatul Ummah
2 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC
Mojokerto
2. Melaksanakan rapat-rapat keuangan:
No Jenis Rapat Lingkup
1 Rapat Pimpinan IKHAC Mojokerto Rektor, Warek & Kabag
2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Semua unsur
3 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto Semua unsur terkait agenda
4 Rapat Keuangan IKHAC Mojokerto Semua unsur terkait agenda
11
3. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan:
No Aspek Tanggung Jawab
1 Visi, misi, dan tujuan IKHAC Mojokerto
2 Penguatan dan pengembangan paradigma keilmuan IKHAC Mojokerto
4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Sistem administrasi umum Awal jabatan
2 Sistem keuangan IKHAC Mojokerto
3 Sistem pelayanan keuangan
4 Rencana strategis keuangan
5 RAB terpadu IKHAC Mojokerto Tiap awal tahun
6 Biaya studi mahasiswa baru
7 Strategi penuntasan tunggakan mahasiswa Tiap awal semester
5. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Pelaksana
1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I
2 Kalender Pendidikan Tiap awal tahun
3 Sistem PMB Awal jabatan Warek III
4 Sistem administrasi
kemahasiswaan
5 Sistem pembinaan
kemahasiswaan
6 Sistem pengelolaan alumni
7 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek II
8 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
9 Sistem kerjasama
10 Sistem sarpras & sistem
informasi
Bersama Warek II
11 Rencana strategis Awal jabatan Rektor dan semua
12 Sistem penjaminan mutu Warek
12
6. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:
No Aspek/Kegiatan
1 Pelayanan administrasi keuangan
2 Penuntasan tunggakan mahasiswa lama
3 Pengadministrasian pemasukan dan pengeluaran dana
4 Penyimpanan dan pengamanan dana keuangan
5 Pemutakhiran data sirkulasi & neraca keuangan
6 Penginputan data keuangan
7. Berkoordinasi dalam hal dan dengan:
No Aspek Tugas Penanggung Jawab Sementara
1 Kepegawaian Wakil Rektor III
2 Sarana-prasarana Wakil Rektor II
8. Mengoordinasi dan melaksanakan pembuatan laporan bidang keuangan secara
tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Laporan keuangan Tiap akhir triwulan
2 Progress report Tiap akhir tahun akademik
3 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Bagian Empat
Tugas Wakil Rektor III
Pasal 8
Secara umum, Wakil Rektor III bertugas membantu Rektor IKHAC
Mojokerto dalam hal pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan dan alumni.
Pasal 9
Secara terperinci, Wakil Rektor III bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Yayasan Amanatul Ummah Pengurus Yayasan Amanatul Ummah
2 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
13
2. Melaksanakan rapat-rapat kemahasiswaan:
No Jenis Rapat Lingkup
1 Rapat Pimpinan Rektor, Warek & Kabag
2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Semua unsur
3 Rapat Bersama IKHAC
Mojokerto
Semua unsur terkait agenda
4 Rapat Keuangan IKHAC
Mojokerto
Semua unsur terkait agenda
3. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan:
No Aspek Tanggung Jawab
1 Visi, misi, dan tujuan IKHAC Mojokerto
2 Penguatan dan pengembangan paradigma keilmuan IKHAC Mojokerto
4. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan/penunjukan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Sistem PMB Awal masa jabatan
2 Sistem administrasi kemahasiswaan
3 Sistem pembinaan kemahasiswaan
4 Sistem pengelolaan alumni
5 Rencana strategis kemahasiswaan
6 Kode etik kemahasiswaan
7 Penanggung jawab PMB Awal tahun
5. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Pelaksana
1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I
2 Kalender pendidikan Tiap awal tahun
3 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II
4 Sistem keuangan IKHAC
5 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek II
6 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
7 Sistem kerjasama
8 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek II
9 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua
10 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
14
6. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:
No Aspek/Kegiatan
1 Penjaringan mahasiswa baru
2 Pelayanan adminisrasi kemahasiswaan
3 Pembinaan organisasi kemahasiswaan
4 Pembinaan unit-unit kegiatan kemahasiswaan
5 Pembinaan kode etik kemahasiswaan
6 Pendataan alumni dan pengguna lulusan
7 Penjalinan komunikasi dengan alumni dan pengguna lulusan
8 Pembinaan kinerja Dewan Alumni
9 Penjaminan mutu kemahasiswaan
7. Mengoordinasi pembuatan laporan bidang pembinaan dan pelayanan
kemahasiswaan secara tertulis kepada Ketua IKHAC Mojokerto , meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Pasal 10
Selain tugas kemahasiswaan, Wakil Rektor III diberi amanat tugas bidang
kepegawaian yang menjadi salah satu bidang tugas Wakil Rektor II dengan
ketentuan berikut:
1. Amanat tugas tambahan bidang kepegawaian ini diemban selama satu tahun
akademik 2017/2018.
2. Tugas tambahan ini akan dipertimbangkan kembali untuk dihentikan atau
dilanjutkan setelah berakhirnya tahun akademik 2017/2018.
3. Tugas tambahan bidang kepegawaian ini meliputi:
a. Mengoordinasi dan melaksanakan penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Sistem pengelolaan SDM Awal jabatan
2 Rencana strategis kepegawaian
3 Sistem pelayanan administrasi kepegawaian
4 Sistem rekrutmen kepegawaian
5 Sistem peningkatan karir kepegawaian
6 Kode etik kepegawaian
15
b. Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan:
No Aspek/Kegiatan
1 Pelayanan adminstrasi kepegawaian
2 Rekrutmen dan pembinaan karir kepegawaian
3 Pembinaan kode etik kepegawaian
4 Pemutakhiran dan penginputan data kepegawaian
5 Penjaminan mutu kepegawaian
c. Mengoordinasi dan melaksanakan, bersama Wakil Ketua II,
pembuatan laporan bidang kepegawaian secara tertulis kepada Rektor
IKHAC Mojokerto, meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
BAB II
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
UNSUR LEMBAGA PENJAMINAN MUTU
Bagian I
Ketentuan Umum
Pasal 11
1. Unsur Jaminan Mutu terdiri atas satu lembaga semi otonom yang
bertanggung jawab langsung kepada Rektor IKHAC Mojokerto serta
bekerja di bawah koordinasi para Wakil Rektor.
2. Lembaga semi otonom yang dimaksud adalah Lembaga Penjaminan Mutu
(LPM).
Bagian Dua
Tugas-tugas dan Fungsi
Pasal 12
Secara umum, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertugas melaksanakan
kegiatan audit mutu internal terhadap kinerja Unsur Administrasi Institut, Unsur
Prodi, dan Unsur Lembaga Penunjang.
16
Pasal 13
Secara terperinci, LPM bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC
Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
2. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Komando
1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I
2 Kalender Pendidikan Tiap awal tahun
3 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II
4 Sistem keuangan IKHAC
5 Sistem PMB Awal jabatan Warek III
6 Sistem administrasi
kemahasiswaan
7 Sistem pembinaan kemahasiswaan
8 Sistem pengelolaan alumni
9 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek II
10 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
11 Sistem kerjasama
12 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek II
13 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua
14 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
3. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Standar mutu IKHAC
Mojokerto
Awal masa jabatan Rektor dan para
2 Sistem audit mutu internal Wakil Rektor
3 Draft program & target kerja Tiap awal tahun
4 Draft kebutuhan dan anggaran
17
4. Menerbitkan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Instrumen audit mutu internal Awal masa jabatan
2 Instrumen umpan balik atau tracer study
3 Jadwal audit dan tracer study Tiap awal tahun akademik
5. Melaksanakan:
No Kategori Aspek Supervisor
1 Audit mutu Akademik & administrasinya Warek I
Penelitian & administrasinya
Pengabdian & administrasinya
Penerbitan & administrasinya
Bahasa asing & administrasinya
Kajian ilmiah & administrasinya
Kemahasiswaan & administrasinya Warek III
Organisasi kemahasiswaan & admin
Unit kegiatan kemahasiswaan & admin
Tata persuratan Warek II
Keuangan & administrasinya
Sarana-prasarana & administrasinya Warek III
Perpustakaan & administrasinya
Laboratorium & administrasinya
Sistem informasi & administrasinya
Kepegawaian & administrasinya
Pemasaran & administrasinya
Kerjasama & administrasinya
2 Tracer study Pemahaman visi & misi Rektor dan para
Kepuasan dosen Wakil Rektor
Kepuasan mahasiswa
Kepuasan lulusan
Kepuasan pengguna lulusan
6. Membuat laporan LJM secara tertulis kepada Rektor IKHAC Mojokerto
pada:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
18
BAB III
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
UNSUR ADMINISTRASI INSTITUT
Bagian Satu
Ketentuan Umum
Pasal 14
1. Yang dimaksud dengan Unsur Administrasi Institut adalah para staf administrasi
di lingkungan Institut yang bekerja pada bidang akademik, kemahasiswaan,
administrasi umum, sarana-prasarana, kepegawaian, pemasaran, pengembangan
kelembagaan, dan kerjasama.
2. Unsur Adminstrasi Institut meliputi: Kepala Bagian (Kabag) Administrasi,
Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK), Bagian Keuangan (BKeu) yang
dibantu oleh Staf Keuangan, dan Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian
(BSPK) yang dibantu oleh Staf Perpustakaan.
3. Tugas bidang pemasaran, pengembangan kelembagaan, dan kerjasama
dilimpahkan kepada Kabag Adminsitrasi serta Pelaksana Humas.
Bagian Dua
Kepala Bagian (Kabag) Administrasi
Pasal 15
Secara umum, Kepala Bagian (Kabag) Administrasi bertugas mengoordinasi
pelaksanaan sistem administrasi serta mengelola sistem informasi berbasis IT.
Pasal 16
Secara terperinci, Kabag Administrasi bertugas sebagai berikut:
1. Mengagendakan, mengadministrasi, dan mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC
Mojokerto
3 Rapat Pimpinan IKHAC
Mojokerto
19
2. Mengikuti rapat-rapat
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Keuangan IKHAC
Mojokerto
Warek II
3. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Komando
1 Sistem akademik Awal jabatan Warek I
2 Kalender pendidikan Tiap awal tahun
3 Sistem administrasi umum Awal jabatan Warek II
4 Sistem keuangan IAI
5 Sistem PMB Awal jabatan Warek III
6 Sistem administrasi
kemahasiswaan
7 Sistem pembinaan
kemahasiswaan
8 Sistem pengelolaan alumni
9 Sistem pengelolaan SDM Bersama Warek II
10 Sistem pemasaran Awal jabatan Warek III
11 Sistem kerjasama
12 Sistem sarpras & sistem informasi Bersama Warek II
13 Rencana strategis Awal jabatan Rektor & semua
14 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
4. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Program & target kerja Tiap awal tahun Wakil Rektor II
2 SOP terpadu adminstrasi Awal masa jabatan dan Wakil
3 Panduan tata persuratan Rektor III
4 Panduan sistem pelayanan
5. Menerbitkan:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Jadwal harian staf Tiap awal semester Wakil Rektor III
2 Distribusi tugas staf
20
6. Melaksanakan:
a. Pelayanan administrasi umum:
No Jenis Berkas Waktu
1 Penerbitan surat-surat eksternal Sesuai ketentuan atau
2 Pengadministrasian urat-surat masuk dan keluar insidental
3 Pengarsipan surat-surat berharga dan penting
b. Pengoordinasian dan pengawasan:
No Kategori Kegiatan Sasaran
1 Pelaksanaan administrasi akademik BAK & Staf Prodi
2 Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan
3 Pelaksanaan administrasi umum
4 Pelaksanaan keuangan BKue
5 Pelaksanaan administrasi sarana-prasarana BSPK
6 Pelaksanaan administrasi kepegawaian
7 Pelaksanaan administrasi pemasaran Pelaksanaan Humas
8 Pelaksanaan administrasi kerjasama
c. Pengoordinasian pelaksanaan:
No Kategori Kegiatan Supervisor
1 Penyusunan borang pengembangan kelembagaan Ketua & LPM
2 Penataan sistem informasi terpadu berbasis IT
d. Pengolahan dan penginputan pada pangkalan data online:
No Kategori Data Sumber Data Waktu
1 Data akademik BAK, Prodi, Akhir semester
2 Data kemahasiswaan & Staf Fakultas dan/atau sesuai
3 Data keuangan Bkeu kebutuhan
4 Data sarana-prasarana BSPK & Perpus
5 Data kepegawaian BSPK & LP3M
6 Data riset, PkM, & karya ilmiah LP3M
7 Data kegiatan ilmiah PKIB
8 Data Pemasaran Pelaksana
9 Data kerjasama Humas
21
7. Membuat laporan Kabag Administrasi secara tertulis di bawah
pengawasan para Wakil Rektor kepada Rektor IKHAC Mojokerto,
meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban
(LPJ)
Akhir masa jabatan
Pasal 17
Untuk mengoptimalkan pelaksanaan sebagian tugas-tugas Unsur
Administrasi Institut, Kabag Administrasi dapat menerapkan sistem kerja kolegial
atau gotong-royong di antara staf-staf yang ada di bawah kewenangannya.
Bagian Tiga
Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)
Pasal 18
Secara umum, Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAK) melaksanakan
pelayanan administrasi bidang akademik dan kemahasiswaan.
Pasal 19
Secara terperinci, BAK bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
3 Rapat Pimpinan IKHAC Mojokerto
2. Mengagendakan dan mengadministrasi Rapat Dosen IAI.
Jenis Rapat Penanggung Jawab
Rapat Akademik dan Kemasiswaan
IKHAC Mojokerto
Warek II
22
3. Mengikuti penyusunan/penunjukan:
No Jenis Berkas Komando Waktu
1 Kalender pendidikan Wakil Rektor I Tiap awal tahun
2 Sistem akademik Awal masa
3 Sistem PMB Waki Rektor III jabatan
4 Sistem administrasi
kemahasiswaan
5 Sistem pembinaan kemahasiswaan
6 Sistem pengelolaan alumni
7 Sistem informasi LPM
8 Rencana strategis Rektor & semua
9 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
10 Penanggung jawab PMB Wakil Rektor III Awal tahun
4. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Program & target kerja AK Tiap awal tahun Warek I, Warek III,
2 Draft SOP administrasi AK Awal masa jabatan & Kabag
3 SOP PMB
5. Menerbitkan:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Kalender pendidikan Sebelum T.A. baru Warek I & Kabag
2 Daftar nilai UKM Setelah UAS
3 Transkrip akademik Setelah yudisium
4 Ijasah Periode kopertais
5 Kartu Mahasiswa Setelah PMB Warek III & Kabag
6 Formulir PMB Sebelum masa PMB
6. Melaksanakan:
a. Pelayanan administrasi:
No Jenis Berkas Waktu
1 Mutasi dari/ke eksternal IAI Masa her/insidental
2 Pengajuan beasiswa eksternal Insidental
3 Penghargaan beasiswa internal prestasi mahasiswa Insidental
4 Pembinaan organisasi kemahasiswaan
5 Pembinaan unit kegiatan kemahasiswaan Insidental
6 Pembinaan minat-bakat & prestasi mahasiswa
23
No Jenis Berkas Waktu
7 Kegiatan Dewan Alumni
b. Penginputan data:
No Jenis Data Waktu Dari
1 Pendaftar mahasiswa baru Masa PMB Panitia PMB
2 Kelulusan SPMB Akhir masa PMB
3 Herregistrasi mahasiswa Awal semester Staf Prodi
4 Mahasiswa cuti dan/atau sanksi
5 Mahasiswa mutasi Awal semester Staf Prodi
6 Kehadiran dosen Tiap akhir bulan
7 Kehadiran mahasiswa Akhir semester
8 Nilai UAS Setelah UAS
9 Nilai SP Setelah SP Staf Prodi
10 Nilai KKN Setelah KKN
11 Nilai PPL Setelah PPL
12 Nilai Skripsi Akhir semester
13 Kegiatan kemahasiswaan Akhir semester Organisasi &
14 Prestasi non-akademik
mahasiswa
UKM
15 Data alumni Akhir semester Dewan Alumni
7. Membuat laporan BAK secara tertulis di bawah pengawasan Wakil Rektor
I, Wakil Rektor III, dan Kabag kepada Rektor IKHAC Mojokerto,
meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Bagian Empat
Bagian Keuangan (BKeu)
Pasal 20
Secara umum, Bagian Keuangan (BKeu) bertugas melaksanakan pelayanan
administrasi keuangan.
24
Pasal 21
Secara terperinci, BKeu bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
2. Mengagendakan dan mengadministrasi rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Keuangan IKHAC
Mojokerto
Warek II
3. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Komando Waktu
1 Sistem keuangan IKHAC
Mojokerto
Wakil Rektor II Awal masa
2 Sistem sarpras & sistem informasi jabatan
3 Rencana strategis Rektor & semua
4 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
4. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun Warek II & Kabag
2 Draft SOP administrasi Awal masa jabatan
3 RAB IKHAC Tiap awal tahun
4 Draft beban biaya studi Sebelum masa PMB
5 Laporan keuangan Akhir triwulan
5. Melaksanakan:
a. Pelayanan dan pengadministrasian:
No Jenis Kegiatan Waktu Supervisor
1 Pembayaran mahasiswa Sesuai
ketentuan
Warek II
2 Penagihan tunggakan mahasiswa dan Kabag
3 Pemasukan dana eksternal
4 Pencairan dana operasional
5 Pembayaran HR & tunjangan
25
6 Pengadministrasian beasiswa internal
7 Penyimpanan & pengamanan
b. Pemutakhiran:
No Jenis Data Waktu Supervisor
1 Sirkulasi keuangan IKHAC Akhir triwulan Warek II & Kabag
2 Neraca keuangan IKHAC
3 Tunggakan mahasiswa
c. Penginputan:
No Jenis Data Waktu Supervisor
1 RAB IKHAC Mojokerto Tiap awal tahun Kabag
2 Beban biaya studi
3 Sirkulasi keuangan IKHAC
Mojokerto
Akhir triwulan Kabag
4 Neraca keuangan IKHAC Mojokerto
5 Laporan keuangan
6. Membuat laporan BKeu secara tertulis di bawah pengawasan Wakil
Rektor II dan Kabag kepada IKHAC Mojokerto, meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Laporan keuangan Tiap akhir triwulan
2 Progress report Tiap akhir tahun akademik
3 Laporan pertanggungjawaban
(LPJ)
Akhir masa jabatan
Bagian Lima
Staf Keuangan
Pasal 22
1. Dalam melaksanakan sebagian tugasnya, BKue dibantu oleh seorang Staf
Keuangan.
2. Staf Keuangan secara khusus bertugas:
a. Membantu BKeu dalam:
No Kategori Berkas/Data Waktu
1 Penyusunan a. RAB IKHAC Tiap awal tahun
b. Laporan keuangan triwulanan Tiap akhir triwulan
c. Progress report Tiap akhir tahun
26
d. Laporan
pertanggungjawaban
Akhir masa jabatan
2 Pemutakhiran a. Sirkulasi keuangan IKHAC Tiap akhir triwulan
b. Neraca keuangan IKHAC
c. Tunggakan mahasiswa
b. Melaksanakan pelayanan dan pengadministrasian:
No Jenis Kegiatan Waktu Supervisor
1 Pembayaran mahasiswa Sesuai
ketentuan
Warek II
2 Penagihan tunggakan mahasiswa dan Kabag
3 Pemasukan dana eksternal
4 Pencairan dana operasional
5 Pembayaran HR & tunjangan
6 Pengadministrasian beasiswa internal
7 Penyimpanan & pengamanan
Bagian Enam
Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian (BSPK)
Pasal 23
Secara umum, Bagian Sarana-Prasarana dan Kepegawaian (BSPK)
melaksanakan program dan pelayanan: a) sarana-prasarana, dan b) kepegawaian.
Pasal 24
Secara terperinci, BSPK mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
4 Rapat Keuangan IKHAC Mojokerto Warek II
27
2. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Komando Waktu
1 Sistem keuangan IKHAC
Mojokerto
Wakil Rektor II Awal masa
2 Sistem sarpras & sistem informasi LPM jabatan
3 Rencana strategis Rektor & semua
4 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
3. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun LPM
2 Draft SOP perpustakaan Awal masa jabatan dan Kabag
3 Draft SOP laboratorium
4 Draft SOP sarpras
5 Rencana pengadaan sarana
6 Rencana perpustakaan
7 Draft SOP kepegawaian Awal masa jabatan
4. Melaksanakan:
a. Pelayanan aspek kepegawaian:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Administrasi rekrutmen dosen Insidental
2 Administrasi rekrutmen staf
3 Pengajuan berkas SK dosen tetap
4 Pengajuan berkas NIDN
5 Pengajuan berkas PAK dosen Insidental
6 Pengajuan berkas seritifikasi dosen
7 Pengajuan berkas DP3 dosen
b. Pendelegasian:
No Jenis Tugas Sasaran Waktu
1 Pelayanan Perpustakaan Staf Perpustakaan Awal masa
2 Pelayanan sarana-prasarana Staf Peralatan jabatan
28
c. Pemutakhiran (updating) data:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Jumlah & profil dosen tetap Akhir semester
2 Jumlah & profil dosen tidak tetap
3 Jumlah & profil staf administrasi
d. Pelaporan data:
No Jenis Kegiatan Dari Waktu
1 Data sarpras aspek perustakaan Staf Perpustakaan Tiap akhir
2 Data sarpras aspek peralatan Staf Peralatan semester
3 Data kepegawaian -
5. Membuat laporan BSPK secara tertulis di bawah koordinasi Wakil Rektor III
dan Kabag kepada IKHAC Mojokerto, meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggung jawaban
(LPJ)
Akhir masa jabatan
Bagian Tujuh
Staf Perpustakaan
Pasal 25
1. Dalam melaksanakan tugas sarana-prasarana bidang perpustakaan, BSPK
dibantu oleh seorang atau lebih Staf Perpustakaan.
2. Staf Perpustakaan bertugas:
a. Membantu BSPK dalam penyusunan:
No Jenis Kegiatan Waktu Supervisor
1 Draft Program & target kerja Tiap awal tahun LPM
2 Draft SOP perpustakaan Awal masa jabatan dan Kabag
3 Rencana strategis perpustakaan
b. Melaksanakan:
1) Pelayanan:
No Jenis Kegiatan Supervisor
1 Penjaringan anggota perpustakaan BSPK
2 Penerbitan kartu anggota perpustakaan
3 Katalogisasi koleksi perpustakaan
29
4 Pemeliharaan koleksi perpustakaan
5 Pelayanan sirkulasi koleksi perpustakaan
6 Penambahan koleksi perpustakaan Kabag & BSPK
7 Digitalisasi katalog & sirkulasi perpustakaan
8 Kerjasama dengan perpustakaan eksternal Kabag & BSPK
9 Kerjasama dengan LP3M & PKIB
2) Pemutakhiran (updating) dan pelaporannya kepada BSPK:
No Jenis Data Supervisor Waktu
1 Data koleksi perpustakaan Kabag & BSPK Akhir semester
2 Data anggota dan kunjungan
3 Data sirkulasi perpustakaan
4 Data kerjasama internal
5 Progress digitalisasi
6 Data kerjasama eksternal Pelaksana Humas
3) Pembuatan:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Progress report bidang perpustakaan Tiap akhir tahun
2 LPJ bidang perpustakaan Akhir masa jabatan
Bagian Delapan
Staf Peralatan
Pasal 26
1. Dalam melaksanakan tugas sarana-prasarana bidang peralatan, BSPK
dibantu oleh Staf Peralatan.
2. Staf Peralatan bertugas:
a. Membantu BSPK dalam penyusunan:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Penyusunan draft Program & target kerja Tiap awal tahun
2 Draft SOP laboratorium
3 Draft SOP sarpras
4 Rencana pengadaan sarana
5 Penulisan progress report bidang peralatan Tiap akhir tahun
6 Penulisan LPJ bidang peralatan Akhir masa jabatan
30
b. Melaksanakan:
1) Pelayanan:
No Jenis Kegiatan Waktu Supervisor
1 Pengadministrasian prasarana Awal jabatan Kabag &
2 Pengadministrasian sarana BSPK
3 Distribusi pemakaian sarana
akademik
Awal
4 Distribusi pemakaian ruang lab semester
5 Distribusi pemakaian ruang sidang
6 Pengamanan dan pemeliharaan
sarpras
-
7 Monitoring kebersihan lingkungan
2) Pelaporan data kepada BSPK
No Jenis Data Supervisor Waktu
1 Ukuran & kondisi prasarana Kabag & BSPK Akhir
2 Jumlah, ukuran, & kondisi ruang semester
3 Jumlah & kondisi alat tiap ruang
4 Jumlah & kondisi sarana akademik
5 Penggunaan sarana akademik
6 Penggunaan ruang laboratorium
7 Penggunaan ruang sidang
3) Pembuatan:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Progress report bidang peralatan Tiap akhir tahun
2 LPJ bidang peralatan Akhir masa jabatan
31
BAB IV
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
UNSUR PRODI
Bagian Satu
Ketentuan Umum
Pasal 27
1. Yang dimaksud dengan Unsur Prodi adalah para pejabat struktural di
lingkungan Prodi tertentu, meliputi: Ketua Program Studi, Staf Fakultas
dan Program Studi, dan Dosen.
2. Yang dimaksud dengan Dosen IKHAC Mojokerto adalah seluruh dosen,
baik dosen tetap maupun dosen tidak tetap, dari semua Prodi di
lingkungan IKHAC Mojokerto.
3. Yang dimaksud dengan Dosen Program Studi adalah seluruh dosen, baik
dosen tetap maupun dosen tidak tetap, pada program studi tertentu.
Bagian Dua
Ketua Program Studi
Pasal 28
Secara umum, Ketua Program Studi bertugas menyelenggarakan program
pendidikan dan pembelajaran sesuai dengan visi-misi dan paradigma keilmuan
IKHAC Mojokerto, kurikulum yang ditetapkan oleh Rektor IKHAC Mojokerto,
dan profil lulusan Program Studi.
Pasal 29
Secara terperinci, Ketua Program Studi mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Senat IKHAC Mojokerto Pimpinan Senat IKHAC Mojokerto
2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
3 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
4 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
5 Rapat Prodi Ketua Prodi
6 Rapat Dosen Prodi
7 Yudisium
32
2. Mengadakan rapat-rapat:
No Jenis Rapat Waktu Peserta
1 Rapat Program Studi Min. tiap triwulan Kaprodi & Staf Prodi
2 Rapat Dosen Prodi Min. tiap semester
sekali
Kaprodi, Staf Prodi, dan
Dosen Prodi
3. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Penanggung Jawab Waktu
1 Sistem akademik Wakil Rektor I Awal masa
2 Rencana strategis Rektor & semua jabatan
3 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
4. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu
1 Draft program & target kerja Tiap awal tahun akademik
2 Draft kebutuhan dan anggaran
3 Naskah proposal perpanjangan Prodi Insidental
4 Naskah borang akreditasi Prodi
5. Menerbitkan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Jadwal perkuliahan Tiap awal semester
2 Jadwal kegiatan akademik penunjang
3 Jadwal semester pendek (SP) Menjelang UAS
4 Jadwal ujian skripsi Insidental
6. Membantu Ketua Prodi dalam hal:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Penyusunan/peninjauan struktur kurikulum Workshop kurikulum
2 Penyusunan/peninjauan pemasaran mata kuliah oleh Fakultas
3 Penyusunan/peninjauan silabus mata kuliah
4 Pembentukan Kelompok Dosen Serumpun
(KDS)
5 Penyusunan/peninjauan SAP dan bahan ajar Kegiatan KDS
6 Pembentukan panitia PPL Insidental
33
7. Melaksanakan:
a. Monitoring:
No Aspek Waktu
1 Kegiatan perkuliahan Tiap akhir bulan
2 SAP dan bahan ajar dosen Tiap awal semester
3 Kinerja aspek pengajaran
dosen
Insidental dan/atau tiap akhir semester
4 Kode etik mahasiswa Tiap akhir triwulan
b. Koordinasi kegiatan/program, melalui Ketua Prodi, meliputi:
3 Materi perkuliahan berbasis IT BSPK tiap awal semester
4 Praktik/simulasi
5 Ujian skripsi
c. Pelayanan skripsi, meliputi:
No Kegiatan Waktu Mitra/Pelaksana
1 Pelayanan pengajuan usulan Insidental Kaprodi & Staf
2 Pelayanan proses penelitian Prodi
3 Pelayanan proses ujian dan revisi
4 Perekapan nilai secara statistik Akhir semester -
8. Membuat laporan Program Studi secara tertulis atas pengawasan Dekan
Fakultas kepada STIT-UW Jombang, meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Bagian Empat
Staf Program Studi
Pasal 30
Secara umum, Staf Program Studi bertugas melaksanakan pelayanan
administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkungan Fakultas dan Program
Studi.
34
Pasal 31
Secara terperinci, Staf Fakultas dan Program Studi mempunyai tugas sebagai
berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto
2. Mengagendakan dan mengadministrasi rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Prodi Ketua Program Studi
2 Rapat Dosen Prodi
3 Yudisium
4 Rapat Program Studi
5 Rapat Dosen Program Studi
3. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Penanggung Jawab Waktu
1 Sistem akademik Wakil Rektor I Awal masa
2 Sistem administrasi
kemahasiswaan
Waki Rektor III jabatan
3 Sistem informasi LPM
4 Rencana strategis Rektor & semua
5 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
4. Menyusun:
No Jenis Berkas Waktu Supervisor
1 Program & target kerja Tiap awal tahun Dekan, Prodi, & Kabag
2 Draft SOP administrasi Awal masa jabatan
5. Mengagendakan dan mengadministrasi rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Fakultas Dekan Fakultas
2 Rapat Dosen Fakultas
3 Yudisium
4 Rapat Program Studi Ketua Program Studi
5 Rapat Dosen Program Studi
35
6. Menerbitkan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Kartu Rencana Studi (KRS) Menjelang masa herregistrasi
2 Formulir herregistrasi
3 Surat tugas mengajar Menjelang semester baru
4 Jurnal perkuliahan
5 Daftar hadir perkuliahan
6 Daftar hadir dosen
7 Pengumuman UTS Menjelang UTS
8 Surat pemberitahuan UTS Menjelang semester baru
9 Daftar hadir UTS
10 Kolom nilai UTS
11 Pengumuman UAS Menjelang UAS
12 Surat pemberitahuan UAS
13 Daftar hadir UAS
14 Kolom nilai UAS
15 Pengumuman Semester Pendek
16 Surat pemberitahuan SP
17 Daftar hadir SP
18 Kolom nilai SP
19 Kartu Hasil Studi (KHS) Akhir semester
21 Surat-surat internal untuk Dekan Insidental
22 Surat-surat terkait skripsi
23 Surat-surat internal lainnya
7. Melaksanakan:
a. Pelayanan administrasi bagi mahasiswa dan/atau alumni, meliputi:
No Jenis Pelayanan Waktu
1 Herregistrasi mahasiswa Masa herregistrasi
2 Pengajuan KRS
3 Permintaan cuti atau mutasi
4 Pengajuan Semester Pendek (SP) Masa menjelang UAS
5 Sanksi akademik dan/atau non-akademik Bersifat insidental
6 Permintaan beasiswa internal/eksternal
7 Permintaan legalisir ijasah
8 Penggandaan naskah soal UTS/UAS Menjelang UTS/UAS
36
b. Pendistribusian kepada dosen:
No Jenis Berkas Waktu Sasaran
1 Kalender Pendidikan Menjelang semester baru Dosen
2 Surat Tugas Mengajar
3 Jadwal Perkuliahan
4 Jurnal Perkuliahan
5 Daftar Hadir Perkuliahan
6 Surat pemberitahuan UTS Menjelang UTS
7 Daftar hadir UTS Masa UTS
8 Kolom nilai UTS
9 Naskah soal UTS
10 Surat pemberitahuan UAS Menjelang UAS
11 Daftar hadir UAS Masa UAS
12 Kolom nilai UAS
13 Naskah soal UAS
14 Surat pemberitahuan SP Menjelang UAS Dosen
15 Daftar hadir SP Masa SP
16 Kolom nilai SP
17 Surat dari Fakultas & Prodi Insidental
18 Daftar nilai UTS Setelah UTS Mahasiswa
19 Daftar nilai UAS Setelah UAS
20 Kartu Hasil Studi (KHS) Akhir semester
21 Daftar nilai SP Setelah SP
22 Surat dari Fakultas & Prodi Insidental
c. Pelaporan data:
No Jenis Data Waktu Tujuan Laporan
1 Registrasi mahasiswa baru Awal semester BAK
2 Herregistrasi mahasiswa
lama
3 Mahasiswa cuti
4 Mahasiswa mutasi internal
IAI
5 Mahasiswa sanksi
6 Data kehadiran dosen Tiap akhir bulan BAK, BKeu, dan Prodi
7 Data kehadiran mahasiswa Akhir semester BAK dan Prodi
8 Nilai UAS Setelah UAS
9 Nilai SP Setelah SP
37
d. Pengadministrasian nilai akademik dan pelaporannya kepada BAK:
No Jenis Nilai Waktu Rekapitulator Statistik
1 Nilai Bhs. Arab & Inggris Akhir semester PBA
2 Nilai KKN Pasca-KKN Panitia KKN
3 Nilai PPL Pasca-PPL Panitia PPL
4 Nilai Skripsi Akhir semester Program Studi
e. Pengarsipan: foto copy ijazah & transkrip akademik lulusan.
8. Membuat laporan Staf Fakultas dan Program Studi secara tertulis atas
pengawasan Dekan Fakultas kepada Rektor IKHAC Mojokerto,
meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban
(LPJ)
Akhir masa jabatan
BAB V
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
UNSUR LEMBAGA PENUNJANG
Bagian Satu
Lembaga Penelitian, Pengembangan
dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP3M)
Pasal 32
Secara umum, Lembaga Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian kepada
Masyarakat (LP3M) bertugas merumuskan dan menyelenggarakan penelitian,
pengabdian kepada masyarakat (PkM), dan publikasi ilmiah.
Pasal 33
Secara terperinci, LP3M bertugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
38
2. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Penanggung Jawab Waktu
1 Sistem akademik Wakil Rektor I Awal masa
2 Sistem kekuangan IAI Wakil Rektor II jabatan
3 Sistem pengelolaan SDM Wakil Rektor III
4 Sistem pembinaan kemahasiswaan
5 Sistem kerjasama
6 Rencana strategis Rektor dan para
7 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
3. Melaksanakan:
a. Penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu
1 Draft program & target kerja Tiap awal tahun akademik
2 Draft kebutuhan dan anggaran
3 Rencana strategis LP3M Awal masa jabatan
4 SOP penelitian
6 SOP PkM
7 SOP KKN
8 SOP publikasi ilmiah
b. Kegiatan:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Program penelitian & PkM internal Sesuai program
2 Fasilitasi penelitian & PkM eksternal
3 Program publikasi ilmiah internal Sesuai program
4 Fasilitas publikasi ilmiah eksternal
6 Penguatan metodologi penelitian & PkM
7 Pembentukan & pembinaan research peer groups
8 Pembentukan & monitoring panitia KKN
9 Kerjasama dengan pihak eksternal
c. Pembagian (sharing) data:
No Jenis Data Tujuan Waktu
1 Data penelitian dosen BSPK Akhir semester
2 Data pengabdian dosen
3 Data publikasi ilmiah dosen
4 Data penelitian mahasiswa BAK
5 Data pengabdian mahasiswa
39
No Jenis Data Tujuan Waktu
6 Data publikasi ilmiah
mahasiswa
7 Data nilai KKN
8 Data terbitan kampus Kabag
9 Data kerjasama eksternal Pelaksana Humas
4. Membuat laporan LP3M secara tertulis kepada IKHAC Mojokerto,
meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Akhir masa jabatan
Pasal 34
Selain tugas di atas, Ketua LP3M diberi amanat tugas tambahan sebagai
Pelaksana Humas dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Amanat tugas tambahan sebagai Pelaksana Humas ini diemban selama
satu tahun akademik 2017/2018, dan akan diperpanjang jika masih
diperlukan.
2. Tugas tambahan sebagai Pelaksana Humas ini meliputi bidang
pemasaran, pengembangan kelembagaan, dan kerjasama yang berada
di bawah kewenangan LPM.
3. Pelaksana Humas bertugas:
a. Mengikuti rapat-rapat:
No Jenis Rapat Penanggung Jawab
1 Rapat Kerja IKHAC Mojokerto Pimpinan IKHAC Mojokerto
2 Rapat Bersama IKHAC Mojokerto
3 Rapat Dosen IKHAC Mojokerto
4 Rapat Keuangan IKHAC
Mojokerto
Warek II
b. Mengikuti penyusunan:
No Jenis Berkas Penanggung Jawab Waktu
1 Sistem PMB Wakil Rektor III Awal masa jabatan
2 Sistem pemasaran LPM
3 Sistem kerjasama
4 Rencana strategis Rektor dan para
5 Sistem penjaminan mutu Wakil Rektor
40
c. Melaksanakan:
1) Penyusunan:
No Jenis Berkas Waktu Superviseo
1 Program & target kerja Tiap awal tahun LPM & Kabag
2 SOP pemasaran Awal masa jabatan
3 SOP kerjasama
2) Pelayanan:
No Jenis Kegiatan Waktu
1 Pengadministrasian & realisasi pemasaran Sesuai ketentuan
2 Pengadministrasian & realisasi kerjasama
3 Pengadministrasian pengembangan
kelembagaan
3) Penginputan data:
No Jenis Data Dari Waktu
1 Data pemasaran - Tiap akhir
2 Data pengembangan institusi semester
3 Data kerjasama eksternal LP3M & Perpus
d. Membuat laporan Pelaksana Humas secara tertulis di bawah pengawasan
Ketua LPM kepada Rektor IKHAC Mojokerto , meliputi:
No Jenis Laporan Waktu
1 Progress report Tiap akhir tahun akademik
2 Laporan pertanggungjawaban
(LPJ)
Akhir masa jabatan
41
BAB VI
PENUTUP
Pasal 35
1. Peraturan Rektor IKHAC Mojokerto tentang Tugas Pokok dan Fungsi ini berlaku sejak
tanggal ditetapkan hingga akhir tahun akademik 2017/2018.
2. Peraturan ini akan ditinjau ulang setelah tahun akademik 2017/2018 berakhir.
3. Perubahan terhadap peraturan ini sebelum berakhirnya tahun akademik 2017/2018
hanya dapat dilakukan oleh Rektor berdasarkan hasil Rapat Bersama IKHAC
Mojokerto.
4. Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan ini akan diatur tersendiri melalui keputusan
Rektor IKHAC Mojokerto
Ditetapkan di Mojokerto
pada tanggal 23 April 2017
Rektor
Mauhibur Rokhman
NIDN. 212309003