Ninoslav Vrcelj
18.05.2011.
Uloga odbora za ocjenjivanje i uvod
u postupak ocjenjivanja ponuda u
kontekstu pretpristupnih
programa EU
14.3.2011.
Ciljevi radionice
1.Uloga članova s pravom glasa u Odborima za
ocjenjivanje ponuda
2.Osnovna načela javne nabave
3.Pregled pojedinačnih postupaka ocjenjivanja:
Nabava usluga (Tehnička pomoć/Specifični
ugovori)
Dodjela bespovratnih sredstava
Nabava opreme i radova
Twinning/Twinning light
Uloga članova s pravom glasa u
Odborima za ocjenjivanje ponuda
Uvod
• Prilikom odobrenja natječajne dokumentacije,
njene objave/cirkulacije, sastavlja se Odbor za
ocjenjivanje ponuda koji se šalje na ex-ante
odobrenje
• Uloga korisničke institucije je sastaviti tim
stručnjaka s relevantnim administrativnim i
tehničkim znanjima na području projekta
Odbor za ocjenjivanje ponuda (Evaluation
Committee)
Sastav: predsjedatelj i tajnik (SAFU, Ured za ugovaranje)
3 ili 5 člana s pravom glasa (korisnička institucija/e) i zamjene
Promatrači (DEU, SAFU, Ured za kontrolu kvalitete dokumentacije i Ured za pripremu natječajne dokumentacije i provedbu projekata)
Do-tajnici ili do-predsjedatelji (nove implementacijske agencije)
Obvezatan BC Project leader i RTA counterpart (kod twinninga)
Korištenje zamjenskog člana Odbora samo u slučaju Force majeure uz pismeno obrazloženje izostanka
Uloga korisničke institucije
Dostaviti prijedlog članova Odbora s
životopisima
Korisnička institucija dužna je osigurati njihovu
dostupnost tijekom cijelog postupka
Dostaviti SPO/HOS statement = dokaz o
hijerarhijskoj nepovezanosti članova Odbora za
ocjenjivanje i organigram (kod twinninga i
twinning light-a nije potrebno)
Predstavnici više institucija u jednom Odboru
(osim kod twinninga)
Uloga Delegacije Europske unije
Odobrava ili odbija zahtjev za odobrenjem
Odbora za ocjenjivanje ponuda u roku od 5
radnih dana
Sudjeluje kao promatrač u postupcima nabave
Odobrava izvještaj i ugovor Odbora za
ocjenjivanje
Članovi Odbora za ocjenjivanje
ponuda
• detaljno poznavanje navedenog projekta,
• vrlo dobro, tj. odlično poznavanje
engleskog jezika,
• sposobnost kvalificiranog donošenja
odluka,
• adekvatno stručno znanje na području
relevantnom za navedeni projekt
Životopis
• EU format
• Sve rubrike su ispunjene
• Informacije prezentirane u životopisu su jasne
• Dokazuju kapacitet svakog člana odbora za
stručno i tehničko ocjenjivanje ponuda
• Navode informacije relevantne za postupak
ocjenjivanja ponuda (npr. prijašnje iskustvo u
odborima, iskustvo na izradi ili provedbi
natječaja slične kompleksnosti)
Odbor za ocjenjivanje ponuda
(Evaluation Committee)
Svi članovi potpisuju Deklaraciju povjerljivosti i nepristranosti
Potencijalni sukob interesa članova odbora dovodi do isključenja člana iz Odbora
Transparentnost postupka i jednaki pristup prema svim kandidatima/ponuđačima (proporcionalnost)
Utjecaj natjecatelja na Odbor dovodi do automatske eliminacije ponude
Rad Odbora i njihove odluke su tajne
Ponude ne smiju izaći iz prostorija tijela za ugovaranje
Sukob interesa (Conflict of Interest)
Definicija po PRAGu, 2.3.6.
• Conflict of interest (PRAG): Any firm or expert participating in the preparation of a project must be excluded from participating in tenders based on this preparatory work, unless they can prove to the Contracting Authority that the involvement in previous stages of the project does not constitute unfair competition.
Sukob interesa (Conflict of Interest)
Definicija po PRAGu, 2.3.6.
• Conflict of interest (GENERAL DEFINITION): Conflict of interest is when the impartial and objective exercise of the functions is compromised forreasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with the beneficiary.
Odbor za ocjenjivanje ponuda (Evaluation
Committee)
Svaki se sastanak službeno bilježi kroz listu
prisutnosti koja se prilaže u DEU
Svi članovi moraju biti prisutni na svim
sastancima Odbora
Svaki član dobiva svoj primjerak
ponude/prijedloga države članice i mora
samostalno donositi odluke u skladu s
objavljenim kriterijima i relevantnim
priručnikom (PRAG ili Twinning Manual)
Evaluacija – ocjenjivanje ponuda
Pripremni sastanak (upoznavanje s uvjetima
natječaja objavljenim)
Tender Dossier + PRAG – services, supply,
works & FWC
Project fiche i Twinning - Manual Twinning
(Light)
Administrativni zahtjevi procedure
(dokumentacija, podobnost)
Tehnički zahtjevi procedure (specifični zahtjevi
natječajne dokumentacije)
Financijska evaluacija
Načela javne nabave
Načelo transparentnosti (The principle of
transparency)
Načelo razmjernosti (The principle of
proportionality)
Načelo jednakog pristupa (The principle of equal
treatmant)
Načelo zabrane diskriminacije (The principle of
non-discrimination)
Nabava opreme
Pregled pojedinačnih postupaka ocjenjivanja
– Nabava opreme
• odabir postupka ovisi o vrijednosti nabave:
• ≥ € 150,000 International open tender procedure
• < € 150,000 but ≥ € 60,000 Local open tender procedure
• < € 60,000 but > € 10,000 Competitive negotiated procedure
• < € 10,000 Single tender
Tijek postupka nabave opreme
• Pripremni sastanak (Preparatory meeting)
• Javno otvaranje ponuda (Tender opening session)
• Ocjenjivanje tehničkih ponuda (Evaluation of technical offers):
1. Utvrđivanje administrativne prihvatljivosti ponuda (Administrative compliance)
2. Utvrđivanje tehničke prihvatljivosti ponuda (Technical compliance)
• Ocjenjivanje financijske ponude (Evaluation of financial offers)
• Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje postupka Odlukom Odbora
Pripremni sastanak (Preparatory meeting)
Održava se prije javnog otvaranja ponuda
Predsjedavatelj upoznaje Odbor sa
proceduralnim pravilima, kvalifikacijskim
kriterijima i tehničkim specifikacijama, te
evaluacijskim gridovima u koje članovi Odbora
za ocjenjivanje bilježe svoje zaključke o
(ne)prihvatljivosti pojedinih ponuda
Javno otvaranje
Osim članova Odbora za ocjenjivanje, na javnom
otvaranju smiju prisustvovati predstavnici ponuditelja
uz predočenje ovlaštenja
Održava se točno u vrijeme propisano natječajnom
dokumentacijom (Tender Dossier)
Svrha javnog otvaranja je formalna provjera ponuda
(prema tender opening checklist, PRAG, Annex C5)–
da li ponude sadržavaju sve osnovne elemente
Tender Dossier-a, da li je dostavljeno natječajno
jamstvo (tender guarantee), izricanje imena
ponuditelja, cijene ponude i (eventualnih) popusta
Javno otvaranje
Nakon javnog otvaranja, kada su poznati svi
ponuditelji, predsjedavatelj provjerava nalaze li se
članovi Odbora u sukobu interesa – potpisivanje
Declaration of Impartiality and Confidentiality
(PRAG, Annex A4)
Odbor odlučuje o formalnoj prihvatljivosti ponuda -
tajnik bilježi odluke Odbora u izvještaj sa javnog
otvaranja (Tender Opening Report, PRAG, Annex
C6) kojeg potpisuju svi članovi Odbora
Ocjenjivanje tehničkih ponuda
(PRAG, 4.3.9.4)
Administrativna prihvatljivost ponuda
Ponuda se smatra administrativno prihvatljivom
ukoliko je priložena sva dokumentacija propisana
Tender Dossier-om (administrativni obrasci, tehnička
ponuda, financijska ponuda)
Zaključci Odbora o administrativnoj prihvatljivosti
ponuda bilježe se u Administrative compliance grid
(Annex PRAG/Tender Dossier) i evaluacijsko
izvješće (Evaluation Report, PRAG, Annex C7)
Administrativno prihvatljive ponude kvalificiraju se za
tehničko ocjenjivanje ponuda
1) RULE OF ORIGIN (PRAG 2.3.1)
Roba koja se nabavlja financijskim sredstvima EU mora imati
porijeklo iz zemlje članice EU (+ zemlje korisnice IPA programa)
PRAG definicija: “The country of origin is deemed to be the
country in which the goods have undergone their last,
economically justified, substantial transformation…”
Prilikom ocjenjivanja ponuda, porijeklo robe se utvrđuje na
temelju izjave ponuditelja (uspješni ponuditelj mora ovu izjavu
potkrijepiti sa “Certificate of Origin” kao dokazom o porijeklu
robe).
Ukoliko ponuđena roba nema porijeklo iz jedne od gore
navedenih zemalja, ponuda se smatra neprihvatljivom
UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda
Kriteriji odabira ponude ( Selection and award criteria)
PRAG 4.3.3 : The selection criteria concern the tenderer's
capacity to execute similar contracts. The selection
procedure involves:
1) eliminating tenderers who are ineligible (see point 2.3.1)
or fall into one of the situations described in points 2.3.3
and 2.3.5;
2) checking that the tenderers' financial situation (financial
and economic capacity) is sound; as backed up, for
example, by balance sheets and turnover for the previous
three years (see point 2.4.11.1.3) if specifically required in
the Tender Dossier
UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda
3) verifying the tenderers’ technical and professional
capacities, for example by looking at their average annual
staffing levels, the size and professional experience of
their management and the main services supplied and
supplies delivered in the field in question in recent years
(see point 2.4.11.1.4).
UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda
Razlozi za isključenje, PRAG 2.3.3.
Candidates/tenderers will be excluded from participation in procurement procedures if:
a) they are bankrupt or being wound up, are having their affairs administered by the courts, have entered into an arrangement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning those matters, or are in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations
b) they have been convicted of an offence concerning their professional conduct by a judgment which has the force of res judicata; (i.e. against which no appeal is possible);
c) they have been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the Contracting Authority can justify;
Razlozi za isključenje, PRAG 2.3.3.
d) they have not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established or with those of the country of the Contracting Authority or those of the country where the contract is to be performed;
e) they have been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the EU's financial interests;
f) they are currently subject to an administrative penalty referred to in Article 96(1) of the Financial Regulation (BUDGET)
UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti
ponuda
2) PROVJERA TEHNIČKIH SPECIFIKACIJA (Tender
Dossier, Annex II+III)
Ponude koje udovoljavaju pravilu o porijeklu robe i
ispunjavaju kriterije odabira, kvalificiraju se za utvrđivanje
prihvatljivosti tehničkih specifikacija ponuđene robe
Tehničke specifikacije robe određene su
dokumentacijom za nadmetanje (Tender Dossier) kao
minimalni uvjeti koje ponuđena roba mora zadovoljiti
U svojim ponudama ponuditelji moraju jasno,
nedvosmisleno prikazati tehničke specifikacije ponuđene
robe i na taj način omogućiti članovima Odbora provjeru
prihvatljivosti tehničkih specifikacija ponuđene robe
Ocjenjivanje financijske ponude
PRAG 4.3.9.5
Tehnički prihvatljive ponude (porijeklo robe
+kriteriji odabira+tehničke specifikacije),
kvalificiraju se za ocjenjivanje financijske
ponude
Svrha ocjenjivanja financijskih ponuda je
utvrđivanje tehnički prihvatljive ponude s
najnižom cijenom
Ponuda sa najnižom cijenom određuje se nakon
aritmetičke provjere i uključivanja popusta
utvrđenog prilikom javnog otvaranja
Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje
postupka Odlukom Odbora (PRAG 4.3.9.7)
Prijedlog dodjele
ugovora ponuditelju
čija ponuda:
Udovoljava formalnim
zahtjevima
Udovoljava minimalnim
tehničkim zahtjevima
Ne prelazi iznos
planiranih sredstava
nabave
Najniža cijenom
Prijedlog otkazivanja
postupka ukoliko:
o Nema tehnički/financijski
prihvatljive ponude
o Cijene tehnički
prihvatljivih ponuda
prelaze planirana
sredstva za nabavu
o (PRAG 2.4.13.)
Nabave radova
Nabava radova
odabir postupka ovisi o vrijednosti nabave:
1.≥ € 5,000,000 International open tender procedure
2. International restricted tender procedure
< € 5,000,000 but ≥ € 300,000 Local open tender procedure
< € 300,000 but > € 10,000 Competitive negotiated procedure
Nabava radova
Objava Procurement Notice-a sa osnovnim informacijama o radovima koji su predmet nabave
Dokumentacija za nadmetanje (Tender Dossier) se prodaje (sadrži nacrte)
Osim objave Q&A potencijalnih ponuditelja, objavljuju se i Q&A postavljena prilikom uvida lokacije (Site Visit & Clarification Meeting)
Nabava radova
SLIJED POSTUPKA:
Pripremni sastanak (Preparatory meeting)
Javno otvaranje (Tender opening session)
Ocjenjivanje ponuda (PRAG 5.3.9.4/ Tender Dossier):
1) Administrativna prihvatljivost ponuda
2) Tehnička prihvatljivost ponuda
o Utvrđivanje ekonomskog/financijskog kapaciteta ponuditelja
o Utvrđivanje profesionalnog i tehničkog kapaciteta ponuditelja
o Udovoljavanje tehničkim zahtjevima
3) Ocjenjivanje financijskih ponuda
Odluka Odbora o pobjedniku nadmetanja/ otkazivanju postupka
Pripremni sastanak (Preparatory
meeting)
Održava se prije javnog otvaranja ponuda
Predsjedavatelj upoznaje Odbor sa
proceduralnim pravilima, kvalifikacijskim
kriterijima i tehničkim specifikacijama, te
obrascima za ocjenjivanje u koje članovi
Odbora bilježe svoje zaključke o
(ne)prihvatljivosti pojedinih ponuda
(YES/NO)
Javno otvaranje
Osim članova Odbora za ocjenjivanje, javnom otvaranju smiju prisustvovati predstavnici ponuditelja uz predočenje ovlaštenja
Održava se točno u vrijeme propisano dokumentacijom za nadmetanje (Tender Dossier)
izricanje imena ponuditelja, cijene ponude i (eventualnih) popusta
formalna provjera ponuda (prema Tender opening checklist, PRAG, Annex D5)– da li ponude sadržavaju sve osnovne elemente Tender Dossier-a, da li je dostavljeno natječajno jamstvo (tender guarantee),
Javno otvaranje
Nakon javnog otvaranja, kada su poznati svi ponuditelji, predsjedavatelj provjerava nalaze li se članovi Odbora u sukobu interesa – potpisivanje Declaration of Impartiality and Confidentiality (PRAG, Annex A4)
Odbor odlučuje o formalnoj prihvatljivosti ponuda - tajnik bilježi odluke Odbora u izvještaj sa javnog otvaranja (Tender Opening Report, PRAG, Annex D6) kojeg potpisuju svi članovi Odbora
1) Administrativna prihvatljivost
ponuda
Ponuda se smatra administrativno prihvatljivom ukoliko je priložena sva dokumentacija propisana Tender Dossier-om (administrativni obrasci, tehnička ponuda, financijska ponuda)
Zaključci Odbora o administrativnoj (ne)prihvatljivosti ponuda bilježe se u Evaluation grid (Tender Dossier, Volume 1, Section 5, Table No. 1), Administrative compliance grid (PRAG/Tender Dossier) i evaluacijsko izvješće (Evaluation Report, PRAG, Annex D7)
Administrativno prihvatljive ponude kvalificiraju se za tehničko ocjenjivanje ponuda
Svoje zaključke članovi Odbora bilježe u svoj primjerak Evaluation grid-a u obliku YES/NO odgovora
2)Tehnička prihvatljivost ponuda
Ponude koje udovoljavaju administrativnim
zahtjevima dokumentacije za nadmetanje,
kvalificiraju se za tehničko ocjenjivanje
Svrha tehničkog ocjenjivanja je utvrđivanje
zadovoljavaju li ponude kriterije odabira i
minimalne tehničke uvjete određene
dokumentacijom za nadmetanje
Svoje zaključke članovi Odbora bilježe u svoj
primjerak Evaluation grid-a u obliku YES/NO
odgovora na pitanja u gridu
2)Tehnička prihvatljivost ponuda
o UtvrĎivanje ekonomskog/financijskog kapaciteta
ponuditelja (PRAG, 2.4.11.1.2)
Ponuditelj dokazuje ekonomski/financijski kapacitet:
izjavama banke
predočenjem bilance/računa dobiti i gubitka za
posljednje 3 financijske godine
Izjava banke da će ponuditelj tijekom izvršavanja
ugovora imati pristup financijskim sredstvima (minimalni
iznos je određen dokumentacijom za nadmetanje)
2)Tehnička prihvatljivost ponuda
• UtvrĎivanje profesionalnog i tehničkog kapaciteta
ponuditelja (PRAG 2.4.11.1.3/Tender Dossier) na
temelju podataka:
• O ukupnom broju osoblja i profesionalnih kvalifikacija
predloženog ključnog osoblja
• O radovima izvedenim u posljednjih 5 godina
potkrijepljenih potvrdama o uspješnom izvođenju unutar
zadanih rokova
• O podugovaranju – ponuditelj može prepustiti izvođenje
određenog dijela radova drugim tvrtkama, ali ne u udijelu
većem od odredbi dokumentacije za nadmetanje
2)Tehnička prihvatljivost ponuda Udovoljavanje tehničkim zahtjevima
Pravilo o porijeklu robe primjenjuje se na robu i
materijale koji se trajno ugrađuju, ali se ne primjenjuje na
opremu koju ugovaratelj koristi tijekom izvođenja radova
Udovoljavanje zahtjevima vezanim za minimalan broj
osoblja da bi se omogućilo uspješno izvođenje radova
Udovoljavanje zahtjevima dokumentacije za nadmetanje
vezanim za materijale i opremu koju ponuditelj planira
koristiti tijekom izvođenja radova
Udovoljavanje zahtjevima vezanim za organizaciju
gradilišta
Udovoljavanje zahtjevima vezanim za metodologiju
izvođenja radova (tehničke specifikacije)
3) Ocjenjivanje financijskih ponuda
FIDIC RED BOOK
• Bill of Quantities = predložak financijske ponude
sa detaljnim specifikacijama i količinama
materijala u koji ponuditelj upisuje jedinične i
ukupne cijene
FIDIC Žuta knjiga
• Financijska ponuda sadrži ukupne cijene za
materijale (lump sum)
3) Ocjenjivanje financijskih ponuda
Postupak ocjenjivanja financijskih ponuda svodi
se na provjeru potpunosti financijske ponude (da
li su uključene sve stavke) i aritmetičku
ispravnost
Svrha postupka je identifikacija tehnički
prihvatljive ponude sa najnižom cijenom
(uključujući popust utvrđen prilikom javnog
otvaranja)
Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje
postupka Odlukom Odbora (PRAG 4.3.9.7)
Prijedlog dodjele
ugovora ponuditelju
čija ponuda:
Udovoljava formalnim
zahtjevima
Udovoljava minimalnim
tehničkim zahtjevima
Ne prelazi iznos
planiranih sredstava
nabave
Najniža cijenom
Prijedlog otkazivanja
postupka ukoliko:
o Nema tehnički/financijski
prihvatljive ponude
o Cijene tehnički
prihvatljivih ponuda
prelaze planirana
sredstva za nabavu
o (PRAG 2.4.13.)
Pitanja
Kontakti
Ninoslav Vrcelj
Savjetnik u Odjelu I, Ured za ugovaranje
Zahvaljujem na pažnji!