Download - Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz)
Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB
Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt:Ein Erfahrungsbericht
(animierter Foliensatz)
B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014
BPM@ÖV2014
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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD
Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014
Prozessdokumentation im ISB (1)
Ausgangslage, Positionierung• Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes
ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV (2012/2013)
• Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM)
• Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf)
• Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis
• MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken
• Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER
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Prozessdokumentation im ISB (2)
Grundsätze, Vorgehensweise
• Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden • an einer Stelle (an den Prozessmodellen)• und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards)
• Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess-eigner und Prozessverantwortlichen
• Kollaborative Prozessgestaltung• Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der
Prozessdefinition• Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen• Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung
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Prozessdokumentation im ISB (3)
Ressourcen und Instrumente• beschränkte interne und externen Ressourcen für method.
Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente)
• Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation)• kostengünstige Ansatz Einführung, volle
Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell
• sofort einsetzbar, out of the box• BPMN 2.0• Kollaborationsfunktion• Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder• Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit)
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Prozessdokumentation im ISB (4)
Rollen im Prozessmanagement
• Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB• Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung
im Prozessmanagement (eCH-0143)• Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen
ISB (in Arbeit)
- 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone)
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Prozessdokumentation ISB - Praxis• grafisch Modellieren nach eCH-Standards:
• eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN)
• eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen• grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung
verbinden• IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell
dokumentieren• Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-
funktion)• aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation
• eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen
• eCH-0145 Aufgabenlandkarte
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BPMN-Prozessdiagramme,BPMN-Modellierungskonventionen
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ohne…und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen
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Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren
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IKS auf Prozessebene dokumentieren
Report: Internes-Kontroll-System ÜbersichtDatum: 09.08.2013Zeit: 11:37:39Benutzer: Beat Rigert
Prozessbezeichner Prozessschritt Beschreibung ProzessschrittDurchführungs-verantwortlicher Risiko Ursache Konsequenz
Eintritts- wahrsch.
(P) K02 ISB Kredit an VE abtreten
Kreditabtretung prüfen 4 Augen Prinzip : GL / PL ISB bewilligt ; Finanzchef überprüft. Rest ist courant normal.bar hat die Swimlane GL oder PL eingefügt.
Finanzchef ISB Kredit ist ausgeschöpft bzw. steht nicht zur Verfügung und kann aufgrund der technischen aktiven Verfügbarkeitskontrolle nicht gebucht werden
Übersicht Fehlendes Geld low
Kreditbegehren wird zurückgewiesen und Termin kann nicht mehr eingehalten werden
Übersicht Kreditübertretung kann nicht stattfinden
low
Kontrolle
4-Augenprinzip Kontrolle
Risiko1. Kredit ist ausgeschöpft
Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“
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Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion)
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Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur)
Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139)• aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von
Leistungen/Prozessen• Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“
“Aufgabengruppe“, „Aufgabe“
Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) • 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu
Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben• 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB• 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf
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Aufgabenlandkarte des ISB…
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…in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte
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Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement
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eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen
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Navigation über Aufgabengliederung
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Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-
mittel) Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143
(Hilfsmittel) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139
(Standard)• Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice)
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Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation
Ergebnisse per Ende 2013• ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut
• ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN)• IKS ist auf Prozessebene dokumentiert• kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der
Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt• einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat
sich bewährt• ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-
konventionen (in Arbeit)
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Erfahrungen, Ausblick
Erfahrungen• entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz
ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen• Learning by doing fördert Denken und Handeln in
Prozessen• Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%)
• Problematik: Dokumentation von Leistungen• Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung
durch komplementäre Beschreibung
Ausblick• Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation
im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung• Strategische Prozessthemen aufgreifen
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Kontakt
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Beat RigertDipl. Math. ETHMitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse
Rigert Consulting AGBurdiweg 54, 3095 Spiegel b. BernTel. +41 79 687 52 [email protected]
Marc SchaffrothProjektleiter Architekturen und StandardsLeiter eCH-Fachgruppe GeschäftsprozesseCBPP Certified Business Process Professional
Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatiksteuerungsorgan Bund ISBSchwarztorstrasse 59, 3003 BernTel. +41 31 325 09 [email protected]