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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
ASIGNATURA: PRESUPUESTOS DE PRODUCCIÓN
UNIDAD 2:
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION
DEL PRESUPUESTO
Objetivo General
Proporcionar pautas generales y los pasos para
elaborar el presupuesto y sobre los
compromisos que en torno a ello asumen los
diferentes niveles de la organización.
Es frecuente encontrar empresarios que
consideran que pueden lograr el éxito de sus
empresas sin necesidad de recurrir a los
presupuestos. Sin embargo, de una manera u
otra, conscientes o inconscientes, ellos utilizan
presupuestos, por que consultan sus elementos
esenciales, aunque en la estructura
organizacional no haya una instancia encargada
del trabajo presupuestal
Alguna indicaciones a tomar en cuenta para
elaborar los presupuestos:
1. Labor de concientización
2. Características de la empresa
3. Evaluación del entorno económico
4. Organización del trabajo presupuestal
1. Labor de concientización, esto se hace a nivel
administrativo y operativo, las siguientes pautas son de
suma importancia: Los objetivos tienen que ser
cuantificables, claros y alcanzables.
Quienes planean deben proponer un conjunto de
alternativas, estudiarlas, o seleccionar las más
favorables y evaluar sus efectos sobre el valor de la
empresa.
Los planes no deben sobre pasar el potencial
productivo, comercial y financiero de la empresa.
La planeación y los presupuestos no pueden ser
inflexibles.
Los planes deben generar el compromiso de los
planificadores y ejecutores.
2. Determinación de las características
empresariales, el diagnostico interno representa
un factor fundamental del planeamiento, el cual
adquiere expresión monetaria, mediante el
presupuesto. Es necesario tomar en cuenta las
siguientes variables:
a. Situación financiera
b. Eficiencia y productividad
c. Actualización tecnológica
d. Políticas gerenciales
3. Evaluación del entorno, ninguna empresa
puede abstraerse del medio en que se
desenvuelve. Las características de este entorno
se deben tener en cuenta en los planes y
presupuestos, las cuales son:
a. El desempeño de los competidores nacionales e
internacionales.
b. Las prácticas comerciales de los canales de
abastecimiento.
c. Las condiciones de credito.
d. La inflación o devaluación
e. Tasas de interés
f. Políticas del gobierno
4. Organización del trabajo presupuestal, En la
organización del trabajo presupuestal, se deben
definir las actividades que se asignan a los
participantes en la elaboración del presupuesto y
precisar normas referentes al flujo de
información, la secuencia a seguir y la
coordinación, para garantizar su elaboración en
el tiempo establecido.
ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO
1. PRE INICIACIÓN
2. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
3. EJECUCIÓN
4. CONTROL
5. EVALUACIÓN
ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS
PARA PRESUPUESTAR
1. La Economía
2. La Estadística
3. La Administración
4. La contabilidad
5. Las Finanzas
PRESUPUESTOS DE VENTAS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un plan de ventas para una empresa específica.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•Establecer los objetivos de un presupuesto de ventas
•Identificar y analizar el mercado de los productos de la empresa.
•Elaborar un presupuesto de ventas con base en la participación en
el mercado de la industria.
•Elaborar un presupuesto de ventas con base en la experiencia y
opinión de los vendedores.
•Elaborar un presupuesto de ventas con base en métodos
estadísticos.
OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS
DE VENTAS
•Proporcionar datos significativos para la determinación
de las metas de producción en función del tiempo.
•Relacionar la información entre la demanda de los distintos
productos y la producción respectiva en función del tiempo. Este equilibrio
influye tanto en el esbozo general de producción como en la utilización de la
mano de obra y equipo, y por consiguiente en la rentabilidad de la empresa.
•Aportar los datos para establecer el programa de producción, el cual es la
base para los presupuestos de materiales, mano de obra y carga fabril.
•Planificar las necesidades de recursos materiales, financieros y humanos con
base en las previsiones de ventas.
•Determinar la política de existencias de productos finales y de materias
primas.
•Diseñar los sistemas de producción con base en las tendencias de las
ventas.
•Decidir sobre la elaboración de ciertos productos de acuerdo con las
tendencias futuras de la demanda.
•Determinar la política de precios de la empresa.
•Decidir sobre los métodos de distribución, promoción y control de ventas.
ANÁLISIS DE LA DEMANDA DE LOS PRODUCTOS
Antes de tomar decisiones sobre los presupuestos de ventas debemos
contestar a la siguiente pregunta:
¿Qué es lo que restringe el consumo?
La respuesta a este interrogante puede estar en alguno o varios de los
siguientes factores:
•El producto y sus limitaciones
•El consumidor y su poder adquisitivo potencial
•La competencia
•La saturación del mercado
•Los sistemas de distribución y promoción
•La situación económica del País, la cual está relacionada con los
siguientes aspectos : Ciclos Económicos, Incremento de ventas
Períodos de recesión, Contracción del mercado
Contracción de transacciones
ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS DE
VENTAS
•Para elaborar un buen presupuesto de ventas es necesario acudir al
mayor número de fuentes de información posible, como por ejemplo las
siguientes:
• Estadísticas de entidades públicas, periódicos, asociaciones de
comerciantes, etc.
• Los datos de la propia empresa, principalmente de ventas anteriores.
Recopilación de datos:
•Es necesario que el personal dedicado a la consecución de la
información tenga un buen grado de capacitación en aspectos de tipo
estadístico. Esta tarea la puede realizar el personal de la empresa o
personal de agencias especializadas.
Evaluación de los datos:
•El análisis y evaluación de los datos recolectados debe hacerse
mediante el uso de herramientas estadísticas.
BREVE ANÁLISIS DEL MERCADO:
•La demanda
•Tipo de clientes
•La Competencia
•Motivos de la compra
•Sistemas de ventas
•Mercado potencial
MÉTODOS USUALES DE PROYECCIÓN DE VENTAS:
1. Participación en el mercado de la industria.
Cuando las empresas, especialmente las pequeñas, no cuentan con la
infraestructura necesaria para realizar sus propios estudios de
mercado y proyección de ventas, pueden acudir a su respectivo gremio
industrial, el cual les puede proporcionar los datos necesarios, para
que mediante el sistema de comparación realicen sus proyecciones de
ventas
Ejemplo:
Año % de participación
en la industria.
1 12.6
2 13.0
3 11.9
4 12.4
5 13.0
6 13.2
7 12.1
8 11.6
9 12.7
10 12.5
Promedio 12.5
10.5
11
11.5
12
12.5
13
13.5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Años
Part
icip
ació
n
Promedio
Limite inferior de control
Limite superior de control
+1%
-1%
Porcentaje de participación en el mercado de la empresa X
Ejemplo:
Ventas anuales de la Industria $ 1665 miles
Ventas de la Empresa $208 miles ( 12.5%)
Ventas para el siguiente año:
Con base en las cifras anteriores, se pueden proyectar la venta para
el siguiente año, así:
De la Industria : Incremento del 20% Ventas: $ 1998 miles
De la Empresa: Incremento del 20% Ventas $ 249.6 miles
Este sistema de proyección de ventas de las pequeñas empresas, les
permite reducir sus costos y aproximarse a la realidad de sus ventas.
Experiencia y opinión de los vendedores:
Este método empírico de proyección de ventas es válido para aquellas
empresas pequeñas que tienen una amplia tradición en el mercado y
que generalmente no tienen competencia directa porque los mercados
son muy reducidos.
En la siguiente tabla se muestra la demanda semanal, mensual y anual
de la empresa en estudio, según la experiencia de los vendedores en
los últimos 10 años.
Proyección de la demanda en qq:
Producto Semanal Mensual Anual
Harina de maíz /50 Kg. 79 316 3792
Como se puede apreciar, las cantidades vendidas se calculan con base en la
información semanal de los vendedores sobre el comportamiento de las ventas
diarias, con la cual se hacen las respectivas equivalencias para el mes y el año
Proyección de la demanda en $:
Para obtener el valor de las ventas en dólares, basta con
multiplicar las cantidades proyectadas por los precios de
cada uno de los productos y hacer las equivalencias de
semanas a meses y años.
Producto Precio Ventas Ventas Ventas
qq Semana Mes Año
Harina de maíz /50 Kg. $55 $4,345 $17,380 $208,560
La aplicación de este método en los últimos 10 años
arrojó los siguientes resultados:
Año Ventas en
miles de dólares
1 120
2 130
3 145
4 140
5 150
6 170
7 165
8 180
9 196
10 208
En la siguiente gráfica se puede visualizar el
comportamiento de las ventas en los últimos 10 años, de
acuerdo con la experiencia de los vendedores:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
0
50
100
150
200
250
Ven
tas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Años
MÉTODOS TÉCNICOS DE PROYECCIÓN DE VENTAS:
La estadística es la herramienta fundamental que se utiliza para
proyectar las ventas sin envolver juicios subjetivos por parte de los
encargados de la planificación de la empresa. Se trabaja con base en el
manejo de dos variables las cuales corresponden, una al factor tiempo y
la otra a los resultados económicos, es decir, a las ventas.
Diagrama de esparcimiento:
Los resultados de las operaciones de ventas en la empresa se
representan gráficamente mediante un diagrama, que resulta de
establecer la relación entre dos variables. Cada punto en el diagrama
representa un par de valores, uno basado en la escala de las X , que
corresponde al factor tiempo o sea la variable independiente y otro
basado en la escala de las Y, que corresponde al factor ventas o sea
la variable dependiente
A. Relación lineal positiva B. Relación lineal negativa
C. Relación curvilinea D. No relación
Y
X
Y
X X
X
Y Y
Diagramas de esparcimiento:
:::::::::
::::::::::::::
:::::::::
:::::::
TENDENCIAS DE LAS VENTAS:
Las tendencias de las ventas se proyectan con base en los
movimientos de las series de tiempo, cuyos resultados del pasado
permiten pronosticar con mayor eficiencia los resultados del futuro.
A continuación se presentas las principales tendencias con sus
respectivas causas:
1. Tendencia Secular
La tendencia secular señala la dirección del movimiento de una serie
de tiempo sobre un largo período de tiempo.
Puede ser un movimiento ascendente o descendente.
Se señala gráficamente por una línea recta o por una curva suave.
Causas de la tendencia secular:
. Crecimiento de la población
. Mayor acumulación de capital
. Mejoramiento de la Técnica
. Alza en el costo de la vida
Este método se utiliza para analizar el comportamiento de
los productos más representativos del país como son el
café, el azúcar, o de sectores generales como la
ganadería o la agricultura.
0
50
100
150
200
250
300
1 2 3 4 5 6
Decadas
Ven
tas
2. Variación estacional
Representa un movimiento periódico en una serie de
tiempo.
La duración de la unidad del periodo es menor de un año
(trimestre, mes, día)
La variación estacional se expresa en números índices
Causas de la variación estacional:
- Condiciones de tiempo
- Actividades tradicionales
- Fines de semana, de mes y otras.
La siguiente figura muestra el comportamiento de una
fábrica de alimentos, cuyas ventas mejoran
sustancialmente en el 2o. y 4o. Trimestre.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
1 2 3 4
Trimestres
Ve
nta
s
Ventas
Promedio
VARIACIÓN ESTACIONAL
3. Fluctuaciones cíclicas
Indican las expansiones (ascensos) y contracciones
(descensos) de las actividades de los negocios al rededor del
valor normal.
La duración de cada ciclo es no fija y relativamente corta.
Se expresa en porcentaje sobre o por debajo del valor normal.
Las principales causas de estas fluctuaciones pueden ser:
• Factores económicos
• Niveles de inversión
• Niveles de producción
• Niveles de consumo
• Gastos del Gobierno
4. Movimientos Irregulares
•Representan todos los movimientos de una serie de tiempo,
que no son tendencias, variación estacional o fluctuaciones
cíclicas.
•La principales causas de estos fenómenos pueden ser :
• Huelgas
• Terremotos
• Guerras
• Inundaciones
• Sequías, etc.
La siguiente figura muestra el comportamiento de la
producción de papa en Usulután en las últimas 4 décadas,
como consecuencia de los cambios climáticos.
60 70 80 90 2000
80
90
100
110
120
130
+10
+20
-10
-20
D E C A D A S
V
E
N
T
A
S
MOVIMIENTOS IRREGULARES
TENDENCIA LINEAL
Una línea recta dibujada sobre una gráfica de acuerdo con
el sistema de coordenadas rectangulares puede ser
expresada mediante la ecuación:
Y = a + bX
Donde:
Y= Valor del punto sobre la línea recta basado en la escala
vertical del eje de las Y
(variable dependiente).
X = Valor del punto en la línea recta basado en la escala
horizontal del eje de las X
(variable independiente).
a = Intersección de la línea con el eje de las Y
b = Pendiente de la línea recta (promedio de cambio en la
variable Y por cambio de la variable X).
0
2
4
6
8
10
12
14
1 2 3 4 5 6 7
Variable independiente
Va
ria
ble
de
pe
nd
ien
te
.
p2
h=8
g=4
p1
TENDENCIA LINEAL
RELACIÓN DE UNA LÍNEA RECTA Y SU ECUACIÓN
h = Total de las unidades de cambio de la variable Y
g = Total de las unidades de cambio de la variable X
Como el cambio h corresponde al cambio g, entonces b = h/g, o sea
Y2- Y1 / X2-X1
Ejemplo:
Punto p1 = 2,4
Punto p2 = 6,12
G = a la diferencia entre los valores de X, 6 - 2 = 4
H = a la diferencia entre los valores de Y, 12 - 4 = 8
B = H/G, o sea 8/4 = 2
La ecuación quedará así: Y = a +2(X)
Para despejar la constante a, reemplazamos la ecuación en cualquiera
de los dos puntos. Si tomamos el punto p2, se despeja de la siguiente
manera: 12 = a + 2(6), 12 = a +12,
entonces a = 12 - 12, luego a = 0
La ecuación definitiva de la línea recta en este caso es Y = 0 + 2(X),
con la cual se proyectan todos los valores hacia adelante o hacia atrás,
dependiendo de los valores que correspondan a X
MÉTODOS PARA DESCRIBIR UNA TENDENCIA SECULAR
1. Método gráfico de mano alzada
a. Marcar una serie de tiempo en una gráfica
b. Examinar cuidadosamente la tendencia
c. Trazar una línea recta que muestre la dirección de la
tendencia
d. Se determina una ecuación de la línea recta mediante dos
puntos no demasiado cercanos
e. Los valores de tendencia para otros años pueden ser
tomados directamente de la línea de la gráfica o mediante la
ecuación.
Se puede mejorar el método marcando un punto que
represente la media de los datos originales.
Ejemplo:
Años Ventas
(Miles)
1 120
2 130
3 145
4 140
5 150
6 170
7 165
8 180
9 196
10 208
0
50
100
150
200
250
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Años
Ve
nta
s p1(4,145)
p2(8,190)
g = 5
h = 45
MÉTODO GRÁFICO DE LA MANO ALZADA
g=4
Hallamos la pendiente, estableciendo la relación
h/g, así
b = h / g , Y2 - Y1 / X2 - X1 = 190 - 145 / 8 - 4 = 45
/ 4 = 5 / 3 = 11.25
En la ecuación de la línea recta Y = a + bX,
tomamos el punto p1 para despejar la constante a,
145 = a + 11.25(4) = 95, resultando la ecuación de
la línea recta así:
Y= 95 + 11.25 (X)
Con base en esta ecuación se proyectan las ventas
para los años subsiguientes. Para el año 11
tendríamos el siguiente resultado : Y11 = 95 +11.25
(11) = 218.75
2. Método de Semipromedios
Es el método más simple sin envolver juicio subjetivo al dibujar la línea recta.
Procedimiento:
a. Dividir los datos originales en dos grupos y calcular la media aritmética
de cada grupo.
b. Marcar las dos medias aritméticas sobre la gráfica y dibujar una línea
recta a través de ellas.
c. Obtener la tendencia basados en dos puntos sobre la línea recta.
Ejemplo:
Año Ventas (Miles)
1 120
2 130
3 145 Primer promedio: 685 / 5 = 137
4 140
5 150
6 170
7 165
8 180 Segundo promedio: 919 / 5 = 183
9 196
10 208
0
50
100
150
200
250
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Años
Ven
tas p1(2.5,137)
p2(7.5,183)
g = 5
h = 46
MÉTODO SEMIPROMEDIOS
3. Método de Mínimos Cuadrados
Se utiliza para encontrar la media aritmética de un grupo de valores,
como un promedio o un valor representativo para el grupo.
La media tiene dos propiedades matemáticas:
•La suma algebraica de las desviaciones de los valores individuales
(hacia arriba o hacia abajo) con respecto a la media es igual a cero
•La suma de los cuadrados de las desviaciones de los valores
individuales con respecto a la media es mínima.
Y Desviación (Desviación)²
1 -4 16
4 -1 1
10 5 25
--------------------------------------------------------------------------
15 0 42
42 es el valor mínimo de la suma de los cuadrados de las
desviaciones.
Con este concepto se encuentra la ecuación de la línea
recta.
a. ∑( Y - Yc) = 0
b. ∑(Y - Yc )² = mínimo
Para obtener la solución de las dos incógnitas constantes
a y b en la ecuación de la línea recta mediante el método
de los mínimos cuadrados, necesitamos de dos
ecuaciones normales:
(1). na + b ∑ X = ∑ Y
(2). a ∑ X + b ∑X² = ∑XY.
Se obtienen de la siguiente manera:
Y1, Y2, Y3, .........Yn y X1, X2, X3, ...........Xn , representan las
variables Y, X respectivamente.
Y1 = a + bX1
Y2 = a +bX2
Y3 = a +bX3
Yn = a +bXn
-------------------∑ Y = na +b ∑ X
Ahora multiplicamos cada una de las ecuaciones de la forma Y= a+bX
por el coeficiente de la segunda incógnita, que es X.
X1 Y1 = aX1+bX1²
X2Y2 = a X2 +bX2²
X3 Y3 = aX3 +bX3²
XnYn = aXn+bXn²
-------------------------
∑ XY = a ∑ X +b ∑ X²
Simplificando las dos ecuaciones tenemos:
na + b∑X = ∑ Y
a ∑X + b ∑X² = ∑ XY
Cuando X = 0 tenemos:na + 0 = ∑ Y, donde a = ∑ Y /n
0+b∑X² = ∑ XY, donde b =∑ XY / ∑X²Ejemplo:
Año X Y XY X² __
1 -5 120 -600 25
2 -4 130 -520 16
3 -3 145 -435 9
4 -2 140 -280 4
5 -1 150 -150 1
6 1 170 170 1
7 2 165 330 4
8 3 180 540 9
9 4 196 784 16
10 5 208 1040 25
Totales 0 1604 879 110
a = ∑ Y/n = 1604 / 10 = 160.4
b = ∑a XY / ∑ X² = 879 / 110 = 7.99
Yc = 160.4 + 7.99(X)
La proyección de las ventas para el año 11 es:
Y11 = 160.4 +7.99(6) = 208.34 miles
4. TENDENCIA DE PROMEDIOS MÓVILES
Este método consiste en obtener una curva, la cual
suavizará las fluctuaciones de una serie de tiempo e indica la
dirección general de la tendencia. El promedio móvil para
cada año en una serie es la media aritmética de los valores
de un número constante de años centrados en el año
considerado.
Procedimiento:
a. Se encuentra el total móvil de todos los años
b. Se divide el total móvil entre el número de años
establecido
c. El cociente es el promedio móvil del año central de cada
uno de los grupos incluidos.
d. Luego se aplica un método de tendencia secular
Promedio móvil = ∑(n valores de datos más recientes) / n
Ejemplo: 3 años
Año Ventas Total móvil Promedio móvil (V-P) (V-P)²
1 120 ---- ----- ------ -----
2 130 ---- ----- ------ -----
3 145 395 132 13 169
4 140 415 138 2 4
5 150 435 145 5 25
6 170 460 153 17 289
7 165 485 162 3 9
8 180 515 172 8 64
9 196 541 180 16 256
10 208 584 195 13 169
∑985
5. ÍNDICES ESTACIONALES
Son series de tiempo clasificadas en períodos
menores de 1 año, tales como trimestres, meses y
días.
Método de promedios simples de datos originales
Procedimiento:
a. Encontrar el promedio para cada trimestre
b. Calcular el índice estacional a partir de los
promedios trimestrales (%). El total de los
porcientos es 400% por índices trimestrales, 1200
% por índices mensuales.
Año Trimestres
1o. 2o. 3o. 4o. Total
1 50 20 40 60 170
2 45 15 40 65 165
3 55 30 30 65 180
4 60 30 35 71 196
5 60 35 38 75 208
Total 270 130 183 336
Promedios 54 26 36.6 67.2
Aplicación: Si las ventas anuales del último año son 208, los índices
estacionales se aplican sobre el promedio trimestral que es 52, así:
Trimestre Promedios Razón Índice Pronostico
1o. 54 1.18 118 61.36
2o. 26 0.56 56 29.12
3o. 36.6 0.80 80 41.60
4o. 67.2 1.46 146 75.92
Total 183.8 4.0 400 208
Promedio 45.95 1.0 100 52
Los resultados anteriores indican que las mayores
ventas se realizan el 4o. trimestre con el 146%, seguido
por el 1er. Trimestre con 118%, luego el 3er. Trimestre
con el 80% y por último el 2do. Trimestre con el 56%.