UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT
PERIODE 2 APRIL – 12 MEI 2012
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm.
1106046635
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI
DEPOK
JUNI 2012
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
ii
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT
PERIODE 2 APRIL – 12 MEI 2012
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker
AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm.
1106046635
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI
DEPOK
JUNI 2012
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
iii
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus untuk segala berkat dan
penyertaan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja
Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55, Jalan Kebayoran Lama
No. 50 Jakarta Barat.
Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt. selaku Manajer Apotek Pelayanan
sekaligus pembimbing yang telah membantu dalam pelaksanaan dan
penyusunan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma
No. 55.
2. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS., Apt. selaku Ketua Departemen Farmasi
FMIPA UI.
3. Bapak Dr. Harmita, Apt. selaku ketua Program Profesi Apoteker Departemen
Farmasi FMIPA Universitas Indonesia atas segala ilmu, nasihat, dan
dukungan yang telah diberikan.
4. Ibu Nadia Farhanah Syafhan, S.Farm., M.Si, Apt. selaku pembimbing dari
Departemen Farmasi FMIPA UI, yang telah memberikan bimbingan dalam
penyusunan laporan ini.
5. Seluruh pimpinan dan staf PT. Kimia Farma Apotek, khususnya staf Apotek
Kimia Farma No. 55 yang telah memberikan ilmu, pengalaman serta
bimbingan dan meluangkan waktunya untuk mengarahkan penulis selama
PKPA ini berlangsung.
6. Keluarga tercinta yang telah memberikan bantuan, dukungan, dan doa selama
masa Praktek Kerja Profesi Apoteker berlangsung.
7. Teman-teman Apoteker angkatan 74 yang telah berjuang bersama, serta
sahabat tercinta, Veto, untuk dukungan dan doa yang diberikan kepada
penulis, dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang
telah memberikan bantuan dan dukungannya kepada penulis.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
v
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak
terdapat kekurangan dan kesalahan. Penulis berharap semoga pengetahuan dan
pengalaman yang diperoleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker
ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang
membutuhkan.
Depok, Juni 2012
Penulis
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
vi
Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ............................................................................................. i
HALAMAN JUDUL ...............................................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................vii
DAFTAR RUMUS .............................................................................................. viii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... ix
BAB 1. PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................ 3
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 4 2.1 Definisi Apotek .................................................................................. 4
2.2 Landasan Hukum Apotek .................................................................. 4
2.3 Tugas dan Fungsi Apotek .................................................................. 5
2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek ...................................................... 5
2.5 Kelengkapan Apotek.......................................................................... 7
2.6 Tenaga Kerja Apotek ......................................................................... 8
2.7 Apoteker Pengelola Apotek ............................................................... 9
2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker............................................ 11
2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek.......................................................... 12
2.10 Sediaan Farmasi ............................................................................... 13
2.11 Pelayanan Kefarmasian di Apotek ................................................... 16
2.12 Pengelolaan Narkotika ..................................................................... 18
2.13 Pengelolaan Psikotropika ................................................................. 21
2.14 Pengadaan Persediaan Apotek ......................................................... 23
2.15 Pengendalian Persediaan Apotek ..................................................... 24
2.16 Strategi Pemasaran Apotek .............................................................. 31
BAB 3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA ............................. 33 3.1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. ..................................................... 33
3.2 PT. Kimia Farma Apotek ................................................................ 35
3.3 Bisnis Manajer Jaya I ...................................................................... 39
3.4 Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama.............................. 44
BAB 4. PEMBAHASAN ...................................................................................... 66
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 75 5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 75
5.2 Saran ............................................................................................... 75
DAFTAR ACUAN ............................................................................................... 77
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
vii
Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Penandaan obat bebas …………………………………… 14
Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas…………………………... 14
Gambar 2.3. Penandaan obat keras……………………………………. 14
Gambar 2.4. Penandaan obat narkotika………………………………... 15
Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan……………….. 28
Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC………………………………. 30
Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek.......................................... 36
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
viii
Universitas Indonesia
DAFTAR RUMUS
Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock……………………………....... 25
Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum……………………. 26
Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan…………………...... 26
Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis………....... 27
Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point)…………………....... 27
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
ix
Universitas Indonesia
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Contoh formulir APT-1 …………………………………. 79
Lampiran 2. Contoh formulir APT-2………………………………….. 81
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3………………………………….. 82
Lampiran 4. Contoh formulir APT-4………………………………….. 88
Lampiran 5. Contoh formulir APT-5………………………………… 89
Lampiran 6. Contoh formulir APT-6………………………………… 92
Lampiran 7. Contoh formulir APT-7………………………………….. 93
Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran
Lama……………………………………………………...
94
Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran
Lama……………………………………………………...
95
Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika……………………………….. 97
Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika………………... 98
Lampiran 12. Surat pesanan narkotika………………………………….. 99
Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika…………………… 100
Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)………... 101
Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma………. 101
Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep………………………… 102
Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai……………………….. 103
Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep………………………... 103
Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No.55…………... 104
Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No. 55…………….. 104
Lampiran 21. Contoh label………………………………………………. 105
Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer………………………………... 105
Lampiran 23. Contoh kartu stok………………..………………………. 106
Lampiran 24. Lembar salinan resep……………………………………... 107
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Menurut Undang-Undang Dasar Republik Indonesia tahun 1945,
kesehatan merupakan hak setiap warga Negara Indonesia. Kesehatan adalah
keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual, maupun sosial yang
memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis
(Undang-Undang No. 36 Tahun 2009). Kesehatan merupakan bagian penting
dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menunjang
pembangunan nasional.
Salah satu wujud pembangunan nasional adalah pembangunan kesehatan
yang bertujuan untuk memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan
kehidupan bangsa sehingga tercapai kesadaran, kemauan, dan kemampuan
masyarakat untuk hidup sehat. Pembangunan kesehatan pada dasarnya
menyangkut semua segi kehidupan, baik fisik, mental, maupun sosial ekonomi.
Untuk mencapai pembangunan kesehatan yang optimal dibutuhkan dukungan
sumber daya kesehatan, sarana kesehatan, dan sistem pelayanan kesehatan yang
optimal. Salah satu sarana penunjang kesehatan yang berperan dalam
mewujudkan peningkatan derajat kesehatan bagi masyarakat adalah apotek,
termasuk di dalamnya pekerjaan kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker dan
tenaga teknis kefarmasian.
Apotek sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan masyarakat memiliki
peranan penting sebagai sarana distribusi terakhir dari sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan. Apotek merupakan penyalur sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan kepada masyarakat. Apotek mempunyai dua ruang gerak
yaitu pengabdian kepada masyarakat (non profit oriented) dan bisnis (profit
oriented). Kedua fungsi tersebut harus berjalan secara seimbang. Berkenaan
dengan fungsi yang pertama, apotek berperan dalam menyediakan obat-obatan
dan perbekalan farmasi lainnya, serta memberikan informasi, konsultasi, dan
evaluasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh masyarakat sehingga tujuan
pembangunan kesehatan dapat tercapai. Fungsi yang kedua menyangkut
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
2
Universitas Indonesia
pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di apotek sebagai suatu
komoditas usaha yang dapat mendatangkan keuntungan material bagi apotek
sehingga apotek tetap dapat bertahan hidup dan berkembang.
Di samping berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan dan unit bisnis,
apotek juga merupakan salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi
Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian yang
dilakukan mencakup pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, dan
pelayanan informasi obat. Dalam mengelola apotek, Apoteker harus mampu
melaksanakan peran profesinya sebagai anggota tim kesehatan yang mengabdikan
ilmu dan pengetahuannya dalam memberikan pelayanan kefarmasian yang terbaik
untuk mendukung kesehatan masyarakat. Perubahan paradigma pelayanan
kefarmasian dari drug oriented menjadi patient oriented mengharuskan Apoteker
untuk meningkatkan kemampuan berinteraksi dengan pasien maupun tenaga
kesehatan lainnya. Selain itu, seorang Apoteker juga harus mampu menjalankan
peran manajerial di apotek, yang meliputi keterampilan Apoteker dalam
mengelola apoteknya secara efektif, seperti pengelolaan keuangan, perbekalan
farmasi, dan sumber daya manusia.
Mengingat pentingnya peran Apoteker dalam menyelenggarakan apotek,
kesiapan institusi pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia calon
Apoteker yang berkualitas menjadi faktor penentu. Oleh karena itu, Program
Profesi Apoteker Departemen Farmasi Universitas Indonesia bekerja sama dengan
PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker
(PKPA) di Apotek Kimia Farma yang berlangsung dari tanggal 2 April - 12 Mei
2012. Kegiatan PKPA tersebut bertujuan agar calon Apoteker dapat memahami
secara langsung mengenai peranan Apoteker di apotek, sebagai sarana pelatihan
untuk menerapkan ilmu yang telah didapatkan, serta mempelajari segala kegiatan
dan permasalahan yang ada dalam pelaksanaan suatu apotek.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
3
Universitas Indonesia
1.2. Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh
Departemen Farmasi Universitas Indonesia yang bekerja sama dengan PT. Kimia
Farma Apotek bertujuan:
a. Mempelajari fungsi, tugas, dan peranan Apoteker di apotek dalam
pengelolaannya sesuai dengan peraturan dan etika yang berlaku dalam sistem
pelayanan kesehatan masyarakat.
b. Mempelajari dan memahami pengelolaan apotek sesuai dengan peraturan dan
etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan, meliputi kegiatan
administrasi, pengadaan, penyimpanan, pelayanan, dan manajemen di Kimia
Farma Apotek.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
4 Universitas Indonesia
BAB 2
TINJAUAN UMUM
2.1 Definisi Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,
apotek adalah tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi
adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan
kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009
tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan
kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan
kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,
pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran
obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi
obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan
kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada
pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan tujuan untuk meningkatkan
mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional
dan kosmetika.
2.2 Landasan Hukum Apotek
Apotek memiliki landasan hukum yang diatur dalam :
a. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.
b. Keputusan Pemertintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/X/2004 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.
c. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2003 tentang
perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI
No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian
Izin Apotek.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
5
Universitas Indonesia
d. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.
e. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.
f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang
Kententuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek.
g. Undang-Undang Kesehatan RI No.39 tahun 2009 tentang Kesehatan.
h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja
Tenaga Kefarmasian.
i. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26
Tahun 1965 tentang Apotek.
2.3 Tugas dan Fungsi Apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi
apotek adalah sebagai berikut:
a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan.
b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk,
pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.
c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara luas dan merata.
2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek
Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993, Ketentuan dan Tata Cara
Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut :
a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1
(Lampiran 1).
b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
6
Universitas Indonesia
permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk
melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan.
c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-
lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat
dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3).
d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak
dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap
melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan
menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4).
e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan
pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan
menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5).
f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau
Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari
kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir
Model APT-6 (Lampiran 6).
g. Terhadap surat penundaan, Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi
persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1
(satu) bulan sejak tanggal surat penundaan.
h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan,
atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua
belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan
alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7 (Lampiran 7).
Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian
apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka
harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
7
Universitas Indonesia
a. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian
kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana.
b. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah
terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat
sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan.
2.5 Kelengkapan Apotek
Untuk mendapatkan izin apotek, seorang apoteker atau apoteker yang
bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap
dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi
yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Beberapa
kelengkapan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah
tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek, dan
perbekalan farmasi (Umar, 2011).
2.5.1 Lokasi
Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan
komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Persyaratan jarak minimum antar apotek
tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan
kebijakan/peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan
mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk,
jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktor-
faktor lainnya.
2.5.2 Bangunan
Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup sehingga dapat
menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Bangunan apotek
yang baik hendaknya memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan
penyerahan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat
dan kamar kecil. Bangunan apotek sebaiknya juga memiliki sumber air yang
memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang dapat memberikan
penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, serta ventilasi dan sanitasi
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
8
Universitas Indonesia
yang baik. Papan nama apotek dipasang di depan bangunan dengan ketentuan
memenuhi ukuran minimal panjang 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam
diatas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm, umumnya terbuat dari papan seng
yang pada bagian mukanya memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat
apotek, nomor telepon.
2.5.3 Peralatan Apotek
Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki peralatan apotek
yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Peralatan
apotek yang harus dimiliki antara lain :
a. Peralatan pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, lumpang,
alu,gelas ukur, dan lain-lain.
b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari
obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan
psikotropika. Lemari narkotik harus memenuhi persyaratan yang ada dalam
Undang-Undang Narkotika Nomor 35 Tahun 2009.
c. Wadah pengemas dan pembungkus.
d. Perlengkapan administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan
penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat, dan kuitansi.
e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundang-
undangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek.
2.6 Tenaga Kerja Apotek
Berdasarkan Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 pasal 1,
tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari :
a. Satu orang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah
diberi Surat Izin Apotek (SIA).
b. Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping
Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam
tertentu pada hari buka apotek.
c. Apoteker Pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola
Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
9
Universitas Indonesia
lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja
dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain.
d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-
undangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker.
Sedangkan tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di
apotek terdiri dari :
a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker.
b. Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan
serta pengeluaran uang.
c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek
dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan
apotek.
2.7 Apoteker Pengelola Apotek
Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan Apoteker
adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan
Apoteker. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi
surat Izin Apotek (SIA). Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib
memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek
masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta
masih memenuhi persyaratan. Seorang APA bertanggung jawab akan
kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya, dan juga bertanggung jawab
kepada pemilik modal apabila bekerja sama dengan pemilik sarana apotek (PSA).
Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi
persyaratan-persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun
2009 Pasal 35,37,52,54) :
a. Memiliki keahlian dan kewenangan.
b. Menerapkan Standar Profesi.
c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional
d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi
e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
10
Universitas Indonesia
f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker Pengelola
Apotek (APA) dan Apoteker Pendamping di Apotek.
g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu
apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktek
paling banyak di tiga Apotek.
Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan
oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima)
tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih
memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi
persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40):
a. Memiliki ijazah Apoteker
b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi
c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker
d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang
memiliki surat izin praktek
e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika
profesi
Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan
kepada Apoteker dan Apoteker Pendamping untuk dapat melaksanakan pekerjaan
kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). SIPA
dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan
kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan
kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum
dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan
Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55) :
a. Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas
kesehatan yang memiliki izin
c. Rekomendasi dari organisasi profesi
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
11
Universitas Indonesia
Tugas dan kewajiban apoteker di apotek adalah sebagai berikut :
a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis
kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku
b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi
c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang
optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset,
mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin
d. Melakukan pengembangan usaha apotek
Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar, 2011):
a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan
c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan
d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai.
2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker
Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu :
a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya
pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping.
b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan
melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti.
c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat
jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan
oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika,
obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika.
e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci
tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota setempat.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
12
Universitas Indonesia
Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus
dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.
922/MENKES/PER/X/1993 menjelaskan jika pengalihan tanggung jawab
pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian Apoteker
Pengelola Apotik kepada Apotek Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep,
narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat
penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima tersebut dibuat Berita
Acara Serah Terima yang dibuat rangkap empat dan ditandatangani kedua belah
pihak yang melakukan serah terima.
2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MENKES/SK/X/2002
tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas
Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila:
a. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya untuk menyediakan,
menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan
keabsahannya terjamin.
b. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua
tahun secara terus menerus.
c. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, Undang-
Undang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan.
d. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek dicabut.
e. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat
pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya
baik merupakan milik sendiri atau pihak lain.
Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah
dikeluarkan :
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
13
Universitas Indonesia
a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut
dengan tenggang waktu masing-masing 2(dua) bulan dengan menggunakan
contoh Formulir Model APT-12.
b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan
sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan
menggunakan Formulir Model APT-13.
Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas,
dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh
persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini dengan menggunakan
contoh Formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek yang dimaksud dilakukan
setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota setempat.
Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau
Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti
tata cara sebagai berikut :
a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras
tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek.
b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang
tertutup dan terkunci.
c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala
Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang
olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang
dimaksud dalam huruf (a).
2.10 Sediaan Farmasi
Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik.
Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah
menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta
narkotik dan psikotropik.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
14
Universitas Indonesia
2.10.1 Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006)
Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep
dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat
berwarna hijau dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Penandaan obat bebas
2.10.2 Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006)
Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh
tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah
lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada
Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Penandaan obat bebas terbatas
2.10.3 Obat keras daftar G (Departemen Kesehatan RI, 2006)
Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda
pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi hitam
dengan huruf K yang menyentuh garis tepi, seperti dapat dilihat pada Gambar
2.3., dan harus mencantumkan kalimat “Harus dengan resep dokter”.
Gambar 2.3 Penandaan obat keras
2.10.4 Narkotika (Undang-undang nomor 35 Tahun 2009)
Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan
tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan
atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
15
Universitas Indonesia
rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. Penandaan obat narkotika
dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Penandaan obat narkotika
Narkotika dibagi ke dalam tiga golongan yaitu :
a. Narkotika Golongan I
Narkotika Golongan I dilarang digunakan untuk kepentingan pelayanan
kesehatan. Narkotika golongan I dalam jumlah terbatas hanya digunakan
untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk
reagensia diagnostik dan reagensia laboratorium setelah mendapatkan
persetujuan Menteri atas rekomendasi dari Kepala Badan Pengawas Obat dan
Makanan. Contoh : Tanaman Papaver somniferum, opium, kokain, heroin,
psilosibin, amfetamin.
b. Narkotika Golongan II
Contoh : Difenoksilat, metadon, morfin, petidin.
c. Narkotika Golongan III
Contoh : Kodein, dihidrokodein, norkodein.
Menurut Undang-undang nomor 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat
atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat
psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan
perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan
menjadi empat golongan.
a. Psikotropika golongan I, contohnya psilosibin, dan lisergida;
b. Psikotropika golongan II, contohnya amfetamin, deksamfetamin,
metamfetamin, dan sekobarbital;
c. Psikotropika golongan III, contohnya amobarbital, pentazosin, pentobarbital,
dan siklobarbital;
d. Psikotropika golongan IV, contohnya alobarbital, alprazolam, barbital,
diazepam, dan fenobarbital.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
16
Universitas Indonesia
2.11 Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,
Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan
tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk
meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah
bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan
kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula
hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi
pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup
dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI
Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian
informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi,
serta Pelayanan Residensial (Home Care).
2.11.1 Pelayanan Resep
a. Skrining resep
Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif
(nama,SIP dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter
penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien),
kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas,
cara dan lama pemberian), pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping,
interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).
b. Penyiapan obat
Penyiapan obat terdiri dari peracikan, penulisan etiket, pengemasan, serta
penyerahan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang,
mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam
melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan
memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar.
Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan
rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
17
Universitas Indonesia
diserahkan pada pasien, harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian
antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai
pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien.
2.11.2 Pemberian Informasi Obat
Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah
dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada
pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan
obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus
dihindari selama terapi.
2.11.3 Konseling
Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik
antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang
berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling,
mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya,
sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan
terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi
atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti
kardiovaskular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker
harus memberikan konseling secara berkelanjutan.
2.11.4 Pemantauan Penggunaan Obat
Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan
pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti
cardiovascular, diabetes , TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Pemantauan
dilakukan terhadap khasiat obat serta efek samping yang kemungkinan dapat
terjadi.
2.11.5 Promosi dan Edukasi
Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi
secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
18
Universitas Indonesia
informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet / brosur, poster, penyuluhan, dan
lain-lainnya.
2.11.6 Pelayanan Residensial (Home Care)
Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care
giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok
lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya. Apoteker sebagai care
giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat
kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan
pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat
catatan berupa catatan pengobatan (medication record).
2.12 Pengelolaan Narkotika
Narkotika hanya dapat bertujuan untuk kepentingan pelayanan kesehatan
dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 22
tahun 1997 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk menjamin
ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau
perkembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan
narkotika, serta memberantas peredaran gelap narkotika.
Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan
penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit,
puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya
dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter.
Pengelolaan narkotika di apotek meliputi pemesanan, penyimpanan,
pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi.
2.12.1 Pengadaan/Pemesanan Narkotika
Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar
Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma
dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan
narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang
ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek di Apotek yang
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
19
Universitas Indonesia
dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek,
tanggal dan nomor surat, alamat lengkap dan stempel apotek. Satu surat pesanan
hanya untuk satu jenis narkotika. Contoh surat pesanan narkotika dapat dilihat
pada Lampiran 12.
2.12.2 Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978)
Bedasarkan Permenkes Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 tentang
penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan
narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat
b. Harus mempunyai kunci yang kuat
c. Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama
dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta
persediaan narrkotika lainnya yang dipakai sehari-hari
d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80
x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai.
e. Lemari harus dikunci dengan baik.
f. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain
narkotika.
g. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau
pegawai lain yang dikuasakan.
h. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh
umum.
2.12.3 Pelayanan/ penyerahan Narkotika
Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya
dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan
masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya
dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter.
Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama
dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor
9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
20
Universitas Indonesia
boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di
apotek yang menyimpan resep asli.
2.12.4 Pemusnahan Narkotika
Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus
pertanggungjawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin
narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar
yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi
resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI,
2008).
Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika
Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi
standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam
proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada
pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahua,;
atau berkaitan dengan tindak pidana.
Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara
pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihka-pihak yang terkait.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dan Undang-
Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan
memuat :
a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan
b. Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik
narkotika;
c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau
badan tersebut.
d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.
e. Cara pemusnahan.
f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/ pemegang izin khusus, dokter
pemilik narkotika dan saksi-saksi.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
21
Universitas Indonesia
Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat
untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas
Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu
disimpan sebagai arsip di apotek.
2.12.5 Pencatatan dan Pelaporan Narkotika
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika,
apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala
mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam
penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam
bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan
Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem
Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur
pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas,
Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan
menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan
Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet.
Contoh form laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 13.
2.13 Pengelolaan Psikotropika
Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau
obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif
melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan
khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan
untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan.
Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin
ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu
pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta
memberantas peredaran gelap psikotropika.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
22
Universitas Indonesia
2.13.1 Pemesanan Psikotropika
Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan
Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK
(Lampiran 10). Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat
digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika.
2.13.2 Penyimpanan Psikotropika
Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan
atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika
maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari
khusus.
2.13.3 Penyerahan Psikotropika
Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek
lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien. Penyerahan
psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter.
2.13.4 Pemusnahan Psikotropika
Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53disebutkan bahwa
pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak
pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau
tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa, dan tidak
memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk
kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan
berita acara.
2.13.5 Pelaporan Psikotropika
Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan
melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan
Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan
pelaporan narkotika. Contoh form laporan penggunaan psikotropika dapat dilihat
pada Lampiran 11.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
23
Universitas Indonesia
2.14 Pengadaan Persediaan Apotek
Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran.
Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam
jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan
dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan
ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa
syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :
a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai
kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya.
b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan.
c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang berlaku.
Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick,
1997) :
a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun.
b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam
waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.
c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat
persediaan rendah.
d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual
purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti
cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya,
obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah
utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali
dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan
secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled
purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang
harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual
purchasing.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
24
Universitas Indonesia
Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan
frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat
dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :
a. Pembelian kontan
Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang
dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka
karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan
kemampuannya dalam menjual.
b. Pembelian kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada
waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat
diterima apotek.
c. Pembelian konsinyasi (titip jual)
Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek,
dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila
barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu
kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat
dikembalikan pada pemiliknya.
2.15 Pengendalian Persediaan Apotek
Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan
persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara
efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara
pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang
harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter –
parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time,
safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran
persediaan. Diagram model pengendalian persediaan dapat dilihat pada Gambar
2.5.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
25
Universitas Indonesia
a. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan
yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang
menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997).
b. Lead Time (Waktu Tunggu)
Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari
pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan.
Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat
berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah
pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997).
c. Safety stock (Persediaan Pengaman)
Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan
selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang
pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena
perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang
meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997).
Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997):
SS = LT x CA (2.1.)
Keterangan :
SS= Safety stock
LT = Lead Time
CA = konsumsi rata-rata
d. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih
tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka
pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika
barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum
maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
26
Universitas Indonesia
e. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah
tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak
perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang
dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan
maksimum adalah (Quick, 1997):
Smax = Smin + (PP x CA) (2.2.)
Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum
Smin = Persediaan minimum
PP = Periode pengadaan
CA = Konsumsi rata-rata
f. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang
dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka
perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai
barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang
terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997).
Perputaran persediaan dihitung dengan cara :
Perputaran persediaan = So+P-Sn (2.3.)
Sr
Keterangan :
So = Persediaan awal Sr = Persediaan rata-rata
P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir
g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)
Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk
jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
27
Universitas Indonesia
Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk
mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang
terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan
sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan
dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan
(Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan
jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order
Quality (EOQ) (Quick, 1997) :
EOQ = (2.4.)
Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun
P = Harga barang / unit
S = Biaya memesan tiap kali pemesanan
I = % Harga persediaan rata-rata
h. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan
kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang
dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman
(safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum.
Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa
harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan
suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) :
ROP = SS + LT (2.5.)
Keterangan :
ROP = Recoder point SS = Safety stock
LT = Lead time
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
28
Universitas Indonesia
Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan
[Sumber : Quick, 1997]
2.15.2 Penentuan Prioritas Pengadaan
Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang
akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai
metode.
Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode
sebagai berikut (Quick, 1997):
a. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial)
Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan
vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk
pengobatan.
1) V (Vital)
Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan
hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan
kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
29
Universitas Indonesia
2) E (Esensial)
Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk
digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat.
Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving.
3) N (Non-esensial)
Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial,
tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit
terbanyak, contohnya suplemen vitamin.
b. Analisa Pareto (ABC)
Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang
mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan
berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu
periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah:
1) Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili
sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar
20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi
terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif
(Seto, Yunita&Lily, 2004).
2) Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini
mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya
sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
3) Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili
sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari
seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap
sediaan obat dengan cara :
1) Menghitung total investasi tiap jenis obat.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
30
Universitas Indonesia
2) Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari
nilai investasi terbesar hingga terkecil.
3) Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut:
Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat
keseluruhan;
Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat
keseluruhan;
Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat
keseluruhan.
c. Analisa VEN-ABC
Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam
metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya
selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa
pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam
(Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut :
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC
Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas
untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.
Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi
kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat non-
esensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C
pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
31
Universitas Indonesia
2.16 Strategi Pemasaran Apotek
Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis
AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu
rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli
memutuskan untuk membeli di apotek.
2.16.1 Attention
Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian
pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan:
a. Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan
nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang
yang lewat.
b. Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi
ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek
berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat
lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut
bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila
apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang
dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan
atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek
tersebut mahal.
c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior
apotek dapat terlihat dari luar.
2.16.2 Interest
Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk
masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast
moving yang dipajang di ruang tunggu agar menarik untuk pembeli sehingga
dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat
dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan
disusun berdasarkan efek farmakologis.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
32
Universitas Indonesia
2.16.3 Desire
Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah
menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan
adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan
pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang
bersaing.
2.16.4 Action
Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek
tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek.
Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek.
Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan
pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
33 Universitas Indonesia
BAB 3
TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA
3.1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
3.1.1 Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk.
Kimia Farma termasuk perintis di bidang industri farmasi di Indonesia.
Jumlah saham Kimia Farma yang terbesar dimiliki oleh Pemerintah (90%) dan
sisanya (10%) telah dilepas kepada masyarakat. Menurut sejarah perkembangan
industri farmasi di Indonesia, perusahaan kimia farma berasal dari nasionalisasi
perusahaan farmasi Belanda oleh Penguasa Perang Pusat berdasarkan Undang-
Undang No.74/ 1957 yang baru dilaksanakan pada tahun 1958.
Setelah nasionalisasi perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda dapat
terlaksana, Penguasa Perang Pusat menyerahkan perusahaan-perusahaan swasta
milik Belanda kepada departemen-departemen sesuai dengan bidang usahanya
masing-masing. Berdasarkan SK Penguasa Perang Pusat No.
Kpts/Peperpu/0348/1958 dan SK Menkes No.58041/Kab/1958 dibentuk Bapphar
(Badan Pusat Penguasa Perusahaan “Farmasi Belanda”).
Berdasarkan Undang-undang No. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan
Negara (PN) dan PP No.69 tahun 1961, Departemen Kesehatan Republik
Indonesia mengganti Bapphar menjadi Badan Pimpinan Umum (BPU) Farmasi
Negara dan membentuk beberapa PN Farmasi, yaitu PN Farmasi dan alat
kesehatan Radja Farma (Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nurani Farma
(Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nakula Farma (Jakarta), PN Bio Farma,
PN Farmasi dan alat kesehatan Bhineka Kina Farma (Bandung) dan PNF Sari
Husada (Yogyakarta), dan PN Farmasi dan alat kesehatan Kasa Husada
(Surabaya).
Pada tahun 1967 sesuai dengan Instruksi Presiden No. 17 yang dituangkan
dalam Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1969, bahwa PNF Nurani Farma, PNF
Bio Farma, PNF Radja Farma, PN Sari Husada, PN Bhineka Kina Farma, dan
PNF Nakula Farma dilebur menjadi PN Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka
Kimia Farma.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
34
Pada tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma
mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan
status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma
(Persero). Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan
BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma
diprivatisasi. Sejak tanggal 4 Juli 2000, PT. Kimia Farma resmi terdaftar di Bursa
Efek Jakarta (BEJ) sebagai perusahaan publik dengan nama PT Kimia Farma
(Persero) Tbk. Untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang
dengan cepat, maka pada tanggal 4 januari 2002 Direksi PT. Kimia Farma
(Persero) Tbk mendirikan 2 (dua) anak perusahaannya yaitu PT. Kimia Farma
Apotek yang bergerak dibidang ritel farmasi dan PT. Kimia Farma Trading &
Distribution.
PT. Kimia Farma Apotek sampai saat ini telah memiliki 34 bisnis manajer
dan 394 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia Farma
Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar (Sumatra, DKI & Jawa
Tengah, dan Jawa Timur & Indonesia Wilayah Timur), dan 43 kantor cabang
yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia.
3.1.2 Visi dan Misi
3.1.2.1 Visi
Komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan
lingkungan.
3.1.2.2 Misi
1. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan
pengembangan produk yang inovatif.
2. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider)
yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek.
3. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem
informasi perusahaan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
35
3.2 PT. Kimia Farma Apotek
PT Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan yang dibentuk oleh
PT Kimia Farma Tbk., untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang
ada. PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek
Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Bisnis Manajer
(BM) dan Apotek Pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang
dilakukan. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek melakukan perubahan struktur
(restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan SDM dengan pendekatan
efisiensi, produktifitas, kompetensi dan komitmen dalam rangka mengantisipasi
perubahan yang ada.
Dalam upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar
penjualan maka PT Kimia Farma Apotek hingga tahun 2012 telah mengelola
sebanyak 394 apotek yang tersebar diseluruh tanah air yang memimpin pasar
dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19 % dari total penjualan
apotek dari seluruh Indonesia. Penambahan jumlah apotek yang terus
dikembangkan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan
momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti Kimia
Farma akan diuntungkan. Apotek Kimia Farma melayani beberapa jenis
pelayanan, yaitu penjualan langsung, pelayanan resep dokter, penyediaan,
pelayanan praktek dokter, optik, dan pelayanan swalayan farmasi, serta pusat
pelayanan informasi obat.
Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan
citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia
Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat, tetapi menjadi pusat
pelayanan kesehatan yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti
laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obat-obatan tradisional
Indonesia. Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan
memperbaharui penampilan eksterior dan interior dari Apotek Kimia Farma yang
tersebar di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di
lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen,
dimana setiap Apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan servis yang
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
36
baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan
terasa nyaman.
Pada saat ini, unit Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan,
merupakan garda terdepan dari PT. Kimia Farma Apotek dalam melayani
kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek
Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani
administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya,
administrasi pembelian/ pemesanan barang, administrasi piutang dagang,
administrasi hutang dagang dan administrasi perpajakan. Fokus dari Apotek
Pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien,
sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam
pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya.
3.2.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek
Logo PT. Kimia Farma Apotek sama dengan PT. Kimia Farma (Persero)
Tbk, yaitu matahari dengan jenis huruf italic seperti dapat dilihat pada Gambar
3.1.
Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek
3.2.1.1 Pengertian
Maksud dari simbol matahari tersebut adalah:
a. Paradigma baru
Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik
b. Optimis
Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah
penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya.
c. Komitmen
Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur
dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
37
menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang
farmasi dan kesehatan.
d. Sumber energi
Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan
dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat.
e. Semangat yang abadi
Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi
antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi.
3.2.1.2 Jenis huruf
Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai
dan citra yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah
identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada.
3.2.1.3 Sifat huruf
a. Kokoh
Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang
farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi
pertama yang dimiliki Indonesia.
b. Dinamis
Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme
c. Bersahabat
Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia
Farma dalam melayani konsumennya dalam konsep apotek jaringan. Konsep
apotek jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah
kurang lebih 14 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa
apotek bergabung ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi
suatu jaringan apotek yang kuat.
3.2.2 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek
PT Kimia Farma Apotek dikepalai oleh seorang Direktur Utama yang
membawahi dua direktur yaitu Direktur Operasional dan Direktur Pengembangan,
serta membawahi langsung tiga manajer yaitu Manajer SDM dan Umum, Manajer
Keuangan dan Akuntansi, serta Manajer IT. Direktur Operasional sendiri
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
38
membawahi tiga manajer, yaitu Manajer Operasional, Manajer Layanan dan
Logistik, dan Manajer Bisnis, sedangkan Direktur Pengembangan membawahi
Manajer Pengembangan Pasar.
Terdapat dua jenis apotek Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang
sekarang disebut Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manajer
membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis
Manajer bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi
apotek pelayanan yang berada dibawahnya. Dengan adanya konsep BM
diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi
lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan
keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah.
Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah
koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, apotek pelayanan akan lebih fokus
pada kualitas pelayanan sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang
diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan, merasionalkan jumlah
SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya
administrasi, serta meningkatkan penawaran dengan pemasok untuk memperoleh
sumber barang dagangan yang lebih murah.
Saat ini terdapat 34 Bisnis Unit yang membawahi 394 Apotek Kimia
Farma di seluruh Indonesia. Tiap-tiap Bisnis Manajer membawahi sejumlah
Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk Unit Bisnis
Jabodetabek terdapat lima Bisnis Manajer (BM) yaitu:
1. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan
BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan
2. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Utara,
dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, Matraman.
3. BM Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di
Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor.
4. BM Tangerang, membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek
Kimia Farma No. 78, Tangerang.
5. BM Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
39
Tiap-tiap Bisnis Manajer secara struktur organisasi langsung membawahi
para manajer apotek pelayanan. Selain itu Bisnis Manajer juga membawahi
supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari
bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-
masing.
3.3 Bisnis Manajer Jaya I
Bisnis Manajer Jaya I membawahi 14 (empat belas) apotek pelayanan di
wilayah Jakarta Selatan (Apotek Kimia Farma Radio Dalam, Apotek Kimia
Farma Pasar Minggu, Apotek Kimia Farma St. Hasanudin Kebayoran Baru,
Apotek Kimia Farma Bintaro Jaya, Apotek Kimia Farma Kemang Utara, Apotek
Kimia Farma Wolter Monginsidi, dan Apotek Kimia Farma Situgintung), di
wilayah Jakarta Barat (Apotek Kimia Farma Kebayoran Lama, Apotek Kimia
Farma D. Tondano Pejompongan, Apotek Kimia Farma S. Parman, Apotek Kimia
Farma K.S. Tubun, Apotek Kimia Farma Pos Pengumben, Apotek Kimia Farma
Tanjung Duren), dan di wilayah Depok (Apotek Kimia Farma Margonda Raya).
Bisnis Manajer Jaya I tersebut bertempat di Apotek Kimia Farma No.42, di Jalan
St. Hasanudin No.1 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.
Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan
administrasi atau ketatausahaan dari apotek-apotek pelayanan yang berada di
bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang
Manajer Bisnis yang membawahi supervisor pelayanan dan supervisor
administrasi dan keuangan. Tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada
dalam Bisnis manajer adalah sebagai berikut.
3.3.1 Manajer Bisnis
1. Memimpin bisnis apotek di daerahnya yang menjadi tanggung jawabnya untuk
mencapai kinerja (hasil usaha) secara efektif dan efisien, sesuai dengan sasaran
dan kebijakan yang digariskan Direksi PT. Kimia Farma Apotek.
2. Mengkoordinir, merencanakan, membina, serta mengendalikan pengelolaan
apotek pelayanan dalam groupnya, untuk mencapai kinerja masing-masing
apotek, secara efektif dan efisien.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
40
3. Melaksanakan pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan
manajer pelayanan dan pengembangan usaha.
3.3.2 Bagian Pengadaan/ Pembelian
Dipimpin oleh supervisor pengadaan yang bertanggung jawab langsung
pada Bisnis Manajer. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah
merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan
sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah
pengelolaannya.
3.3.2.1 Tugas dan Fungsi Bagian Pembelian
1. Mendata kebutuhan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang
Apotek (BPBA) yang dibuat oleh masing-masing apotek pelayanan
dan mengelompokkan berdasarkan distributornya.
2. Merencanakan dan membuat surat pesanan barang ke distributor yang
bersangkutan sesuai dengan BPBA yang diajukan oleh apotek
pelayanan.
3. Memilih distributor yang telah memiliki izin dari Kementerian
Kesehatan, serta memperhatikan mutu barang, pelayanan tepat waktu,
harga bersaing dan pembayaran lunak.
4. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa
pembayaran dengan distributor.
5. Memeriksa kembali harga dan diskon yang telah disepakati dengan
distributor.
6. Mengkonfirmasikan kembali ke distributor apabila barang yang
dipesan belum datang.
3.3.2.2 Tanggung Jawab Bagian Pembelian
1. Menentukan keputusan pembelian terhadap permintaan BPBA yang
diajukan oleh Apotek Pelayanan, dengan memperhatikan anggaran,
harga barang dan jenis barang yang diminta (fast moving/ slow
moving).
2. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli.
3. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
41
3.3.3 Bagian Keuangan
Bagian keuangan dijalankan oleh petugas kasir besar yang bertanggung
jawab kepada Bisnis Manajer.
3.3.3.1 Tugas kasir besar
1. Menyiapkan uang kecil untuk diserahkan ke kasir kecil.
2. Menerima setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari
Apotek Pelayanan.
3. Menerima hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau
giro dari bagian penagihan.
4. Mengeluarkan uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/
perintah unit BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran
hutang dagang yang telah jatuh tempo, dan lain-lain.
5. Membuat laporan mingguan saldo kas/ bank
3.3.3.2 Tanggung jawab kasir besar
1. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan
bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA.
2. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan
kerusakan uang (surat berharga).
3. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.
3.3.4 Bagian Administrasi/ Ketatausahaan
Fungsi bagian administrasi/ ketatausahaan adalah sebagai pelaksana
pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses
pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan
data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku
di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan
yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan
keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada
dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang,
administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso, dan administrasi
umum.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
42
3.3.4.1 Administrasi hutang dagang
Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di
apotek, yaitu:
1. Mencatat seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing
distributor sebagai hutang dagang.
2. Menerima kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak, dan surat
pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu
sebelum jatuh tempo pembayaran.
3. Mencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya
sampai jatuh tempo.
4. Menyerahkan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk
dibuatkan bukti pengeluaran kas.
5. Melengkapi berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP
barang, dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar.
6. Membuat laporan hutang dagang
7. Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang.
3.3.4.2 Administrasi piutang dagang
Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di
apotek, kegiatannya meliputi:
1. Mengumpulkan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur
penjualan, copy resep dan kuitansi dan mengelompokkannya
berdasarkan masing-masing debitur.
2. Membuat rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur.
3. Membuat kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur
(dibuat 5 rangkap yaitu 1 untuk bagian administrsi Inkaso, 1 lembar
untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk
ditagihkan kepada debitur).
4. Mencocokkan resep/ faktur penjualan kredit dengan data yang ada di
komputer.
5. Mencatat piutang dagang dalam kartu piutang dagang.
6. Membuat laporan piutang dagang setiap bulan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
43
3.3.4.3 Administrasi Pajak
Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi
pajak yang ada di wilayah Bisnis Manajer Jaya I, meliputi pembuatan laporan
pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan laporan pajak setiap
bulan untuk PPH.
3.3.4.4 Administrasi Inkaso
Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi:
1. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh
bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi
penagihan dan bukti fotokopi resep kredit.
2. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian
dibuat tanda terima kuitansi dari debitur.
3. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo
pelunasan piutang tiba.
4. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian
penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian
kasir besar.
5. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso
sebagi bukti pelunasan piutang.
6. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur
yang belum melunasi piutangnya.
3.3.4.5 Administrasi Kas Bank
Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran
melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/ bank
berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran
hutang dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap.
3.3.4.6 Administrasi Umum
a. Umum
Bertugas menyiapkan bahan-bahan rapat, melakukan kegiatan surat
menyurat, serta bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris
perusahaan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
44
b. SDM/ Kepegawaian
Bertugas membuat daftar gaji pegawai, IP (Iuran Pensiun), ISP (Iuran Sosial
Pensiun), Iuran Jamsostek, mengajukan kenaikan pangkat dan membuat surat
usulan kenaikan pangkat bagi pegawai.
c. IT (teknologi informasi) bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang
digunakan di Bisnis Manajer Jaya I baik software maupun hardware.
3.4 Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama
3.4.1 Lokasi Apotek
Apotek Kimia Farma No. 55 merupakan salah satu apotek pelayanan dari
PT. Kimia Farma Apotek yang terletak di Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta
Barat. Apotek ini termasuk dalam unit administrasi Bisnis Manajer Jaya I (BM
Jaya I). Peta lokasi Apotek Kimia Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 8.
Lokasi merupakan salah satu unsur penting yang harus diperhatikan dalam
pembuatan apotek. Apotek sebaiknya terletak pada daerah yang strategis dan
terjangkau oleh akses transportasi yang mudah. Apotek Kimia Farma No. 55
memiliki lokasi yang strategis dan mudah dijangkau karena terletak di tepi jalan
raya yang dilalui kendaraan dua arah, banyak dilalui oleh angkutan umum,
berdekatan dengan pemukiman penduduk, bank, klinik praktik dokter,
laboratorium klinik, pusat perbelanjaan, bengkel, sekolah, dan rumah makan.
Apotek Kimia Farma No. 55 terletak tepat di sisi perputaran jalan sehingga
memudahkan kendaraan untuk berputar arah dan singgah di apotek. Selain itu, di
apotek ini terdapat 7 (tujuh) praktik dokter yaitu praktik dokter umum, dokter
spesialis anak, dokter spesialis THT, dokter spesialis mata, dokter spesialis
kandungan, dokter spesialis kecantikan, dan dokter spesialis penyakit dalam
(internis).
3.4.2 Tata Ruang Apotek
Tata ruang merupakan unsur penting selain lokasi yang harus diperhatikan
dalam pembuatan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai penataan
ruangan yang sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan
bagi pelanggan dan karyawan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki area
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
45
parkir yang cukup luas. Bangunan apotek terdiri dari dua lantai, yaitu lantai dasar
yang digunakan untuk pelaksanaan teknis dan non teknis kefarmasian, termasuk
tersedia ruangan praktik dokter. Lantai dua merupakan ruangan Apoteker
Pengelola Apotek (APA). Namun, ruangan di lantai dua tersebut tidak terlalu
berfungsi secara maksimal sehingga kemungkinan akan dialihfungsikan untuk
kebutuhan lain. Denah Apotek Kimia Farma No.55 ditampilkan pada Lampiran 9.
Adapun pembagian ruang yang terdapat di dalam apotek antara lain:
3.4.2.1 Swalayan Farmasi
Swalayan farmasi berada di dekat ruang tunggu, ditata serapi dan
semenarik mungkin sehingga pasien tertarik untuk melihat-lihat produk atau
bahkan membeli barang-barang yang disajikan (obat-obat OTC, perbekalan
kesehatan rumah tangga seperti alat-alat mandi, kosmetik, sediaan herbal,
perlengkapan bayi, alat kesehatan, susu, suplemen makanan, dan minuman dalam
kemasan). Produk-produk yang diletakkan di swalayan farmasi dikelompokkan
berdasarkan kegunaan produk tersebut, misalnya obat batuk, obat penurun
demam, vitamin, suplemen makanan, kosmetika, alat kesehatan, sediaan untuk
mulut dan gigi, dan lain-lain. Selanjutnya, produk dari masing-masing kelompok
disusun menurut abjad atau diatur sedemikian rupa dengan gradasi warna tertentu
agar tampak menarik.
3.4.2.2 Ruang Tunggu
Ruang tunggu terdapat pada bagian depan, dilengkapi dengan tempat
duduk yang cukup banyak, pendingin ruangan, dan televisi sehingga dapat
memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu resep. Ruang tunggu untuk
praktik dokter juga dilengkapi dengan fasilitas bermain untuk anak-anak karena di
Apotek Kimia Farma No. 55 terdapat praktik dokter spesialis anak.
3.4.2.3 Loket
Loket merupakan pembatas antara ruang tunggu dengan ruang penyiapan
obat, fungsi utamanya adalah sebagai tempat penerimaan resep, pembayaran
(kasir), dan penyerahan obat. Di samping itu, pada loket juga terdapat komputer
server yang digunakan untuk kepentingan administrasi apotek dan loket untuk
pelayanan informasi obat.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
46
3.4.2.4 Ruang Penyiapan Resep, Ruang Peracikan, dan Rak Obat
Ruang penyiapan resep obat jadi dapat dilihat secara langsung oleh pasien,
tujuannya supaya pasien dapat secara langsung melihat pengerjaan resep dan
dapat mengerti bahwa pengerjaan suatu resep racikan membutuhkan waktu.
Pada ruang penyiapan resep terdapat meja segi empat yang digunakan
untuk membaca resep, menuliskan etiket, menulis kuitansi maupun copy resep,
dan pemeriksaan obat beserta etiket. Bagian bawah meja digunakan untuk
meletakkan obat-obat ethical yang berbentuk semi solid seperti salep dan krim,
serta suplemen berbentuk tablet effervescent. Di ruang penyiapan resep juga
terdapat meja peracikan, rak-rak obat ethical, lemari es, dan lemari narkotika yang
menempel pada dinding sebelah atas dan terkunci.
Meja peracikan digunakan untuk penggerusan dan pencampuran obat-obat
pulvis, kapsul racikan, salep, krim, dan sirup. Di sini terdapat alat-alat yang
dibutuhkan dalam proses peracikan, antara lain lumpang dan alu, gelas ukur,
timbangan dan anak timbangan, spatel logam, blender, ayakan, alat perekat
bungkus pulvis, dan lain-lain. Kertas pembungkus pulvis yang digunakan di
Apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 22. Pada bagian bawah meja
peracikan terdapat rak dan laci yang berisi bahan-bahan yang sering digunakan
dalam peracikan obat. Di samping kiri meja peracikan terdapat wastafel sehingga
memudahkan karyawan apotek untuk mencuci tangan sebelum dan sesudah
menyiapkan obat-obat, terutama untuk obat racikan. Di samping kanan meja
peracikan terdapat lemari narkotika yang menempel pada dinding sebelah atas dan
terdapat lemari es di bawah lemari narkotika tersebut.
Lemari es digunakan untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan
suhu penyimpanan antara 2–8C, antara lain suppositoria, tablet vaginal, ovula,
dan sebagainya. Lemari narkotika terbuat dari kayu dengan ukuran 40x80x100 cm
dan terdiri dari dua pintu menyamping. Masing-masing bagian lemari memiliki
pintu rangkap dua. Masing-masing pintu memiliki kunci yang berbeda. Dalam
lemari tersebut terdapat sediaan narkotika, seperti tablet codein, sirup codein, dan
tablet yang mengandung morfin.
Rak-rak penyimpanan obat ethical dipisahkan sesuai dengan indikasi
farmakologis, disusun secara alfabetis, dan dipisahkan sesuai dengan bentuk dan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
47
kekuatan sediaan. Di ruangan ini juga terdapat rak khusus obat generik, obat
ASKES, dan obat dari Kimia Farma. Sediaan psikotropika diletakkan pada rak
tersendiri dan disusun secara alfabetis.
3.4.2.5 Ruang Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Ruangan ini merupakan tempat Apoteker Pengelola Apotek melakukan
tugasnya, baik tugas administratif maupun manajerial. Ruangan APA terletak
pada lantai dua bangunan apotek, tetapi ruangan tersebut tidak berfungsi secara
maksimal.
3.4.2.6 Ruang Praktik Dokter
Ruang praktik dokter terletak pada bagian belakang bangunan apotek.
Ruang praktik dokter spesialis kandungan berada paling dekat dengan ruang
tunggu apotek. Ruang praktik dokter lainnya, yaitu ruang praktik dokter umum,
dokter spesialis anak, dokter spesialis kecantikan, dokter spesialis mata, dokter
spesialis THT, dokter spesialis kandungan, dan dokter spesialis penyakit dalam
terletak melingkar dengan ruang tunggu pada bagian tengahnya. Di ruang tunggu
tersebut terdapat fasilitas bermain untuk anak-anak.
3.4.2.7 Gudang
Gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan obat yang berasal dari
gudang Bisnis Manajer Jaya I, Kebayoran Baru. Ruang gudang apotek terdapat di
antara ruang praktik dokter dan laboratorium klinik.
3.4.2.8 Ruang Penunjang
Ruang penunjang terdiri dari ruang tempat ibadah, dapur, toilet karyawan,
dan toilet pengunjung.
3.4.2.9.Ruang Laboratorium Klinik
Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama dilengkapi dengan
fasilitas laboratorium klinik yang dapat melayani pemeriksaan klinik untuk
pasien, seperti pemeriksaan darah, pemeriksaan gula darah, pemeriksaan
kolesterol, pemeriksaan urin, dan lain-lain. Ruang laboratorium klinik terletak di
sisi kanan ruang tunggu apotek.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
48
3.4.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik, serta pembagian tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang jelas diperlukan agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan
lancar sehingga memudahkan pengawasan. Apotek Kimia Farma No. 55 dipimpin
oleh seorang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang
bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek. APA dibantu oleh dua
orang apoteker pendamping, beberapa asisten apoteker, beberapa juru resep, dan
karyawan apotek lain. Masing-masing Apoteker Pendamping dan Asisten
Apoteker bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu dalam rangka
perencanaan persediaan obat di apotek.
Sumber daya manusia yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55
berjumlah 16 orang yang terdiri dari:
a. Apoteker Pengelola Apotek
b. Dua orang Apoteker Pendamping
c. Asisten Apoteker
d. Juru Resep
e. Kasir
f. Petugas kebersihan dan keamanan
Selain sumber daya manusia yang telah disebutkan di atas, terdapat 6
orang SPG (sales promotion girls) yang bertugas membantu penjualan obat pada
swalayan farmasi.
3.4.4 Tugas dan Tanggung Jawab Tenaga Kerja Apotek
Pembagian tugas dilakukan berdasarkan tanggung jawab yang disesuaikan
dengan keahlian dan kemampuan masing-masing tenaga kerja apotek. Untuk
dapat memberikan pelayanan yang baik dan terarah, diperlukan pembagian tugas
dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap karyawan apotek. Personalia di
apotek terdiri dari:
3.4.4.1 Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Manajer Apotek Pelayanan
(MAP) yang memimpin sebuah apotek. Jabatan tersebut dipegang oleh seorang
apoteker yang telah mengucapkan sumpah apoteker, mempunyai Surat Izin
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
49
Praktek Apoteker (SIPA), dan Surat Izin Apotek (SIA). Seorang APA memiliki
wewenang dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan operasional
apotek. Tugas dan tanggung jawab utama Apoteker Pengelola Apotek adalah
sebagai berikut:
1. Memimpin seluruh kegiatan di apotek sesuai dengan ketentuan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
2. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan mengenai perkembangan
apotek kepada Manajer Unit Bisnis Jaya I secara berkala
3. Membuat rencana, kebijakan, dan strategi apotek, termasuk program kerja
dan anggaran belanja
4. Mengawasi dan berusaha meningkatkan pelayanan resep, mutu obat yang
dijual, dan pelaksanaan administrasi di apotek
5. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberi hasil yang
optimal dengan mutu yang baik
6. Memberikan tambahan pengetahuan dan pelatihan kepada karyawan
apotek dalam rangka meningkatkan kemampuan dan wawasan karyawan
7. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di apotek
dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan
profesinya, untuk memastikan bahwa Apoteker Pengelola Apotek dapat
bekerja mengelola apotek sesuai dengan profesinya sebagai Apoteker
8. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional pelayanan farmasi di
apotek untuk memastikan pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan
(tidak ada kesalahan obat dan keluhan pelanggan)
9. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber
Daya Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional apotek pelayanan di
bawah tanggung jawabnya untuk memastikan seluruh karyawan dapat
bekerja secara optimal sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing
sehingga target apotek pelayanan dapat tercapai
10. Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian layanan swamedikasi
sesuai dengan profesinya untuk mempertahankan citra baik perusahaan
dan loyalitas pelanggan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
50
11. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem
informasi berjalan dengan baik
12. Melakukan pemesanan narkotika dan psikotropika
3.4.4.2 Apoteker Pendamping
Dalam melakukan tugasnya, seorang APA dibantu oleh apoteker
pendamping. Apoteker pendamping diberikan wewenang dan tanggung jawab atas
pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama menggantikan APA yang
berhalangan hadir dalam melakukan tugasnya pada jam buka apotek. Berikut
adalah tugas dan tanggung jawab apoteker pendamping:
1. Menggantikan peran APA dalam mengawasi secara langsung pelayanan
dan teknis farmasi sesuai dengan kapasitas yang telah diberikan
2. Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan pada setiap
fungsi kegiatan di apotek, seperti pengelolaan resep yang dilayani
terutama narkotika
3. Membantu APA dalam mengatur dan mengawasi administrasi keuangan
4. Memberikan saran demi peningkatan pelayanan apotek
5. Memberikan informasi obat kepada pasien, dokter, dan tenaga kesehatan
lainnya
3.4.4.3 Asisten Apoteker
Asisten apoteker berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
berhak melakukan pekerjaan kefarmasian. Tugas dan tanggung jawab asisten
apoteker, yaitu:
1. Menerima resep dan memeriksa kelengkapan serta keabsahan resep sesuai
dengan peraturan kefarmasian
2. Memberikan harga pada setiap resep yang telah diperiksa
3. Menghitung dosis obat, melayani resep obat jadi, dan resep racikan
4. Menyiapkan dan mengemas obat, serta memberikan etiket
5. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien, meliputi
bentuk sediaan, jumlah obat, dan etiket yang mencantumkan nama pasien
dan obat, nomor resep, tanggal resep, dan cara pemakaian obat
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
51
6. Memberikan informasi tentang obat yang diserahkan, meliputi informasi
tentang cara penggunaan obat, aturan pakai, indikasi, kontra indikasi, dan
cara penyimpanan obat
7. Membuat salinan resep apabila resep hanya diambil sebagian atau atas
permintaan pasien untuk dokumentasi kesehatannya
8. Bertanggung jawab terhadap mutu obat dan pelayanan di apotek
9. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang, meliputi
mencatat masuk dan keluarnya obat, menyusun serta menyimpan obat dan
perbekalan farmasi lainnya sesuai ketentuan yang berlaku di apotek
10. Mengisi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dilakukan sekali
dalam seminggu untuk diserahkan kepada Manajer Bisnis Jaya I
3.4.4.4 Juru Resep
Tugas dan tanggung jawab juru resep, antara lain:
1. Membantu asisten apoteker dalam pengambilan dan pengerjaan resep
racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan
yang diminta
2. Membuat obat-obat produksi sendiri sesuai buku standar atas petunjuk
atau di bawah pengawasan asisten apoteker atau apoteker, seperti
pembuatan larutan hidrogen peroksida 3% dan larutan karbogliserin
3. Bertanggung jawab atas keamanan obat/barang yang ada di ruang racik
4. Memelihara kebersihan peralatan dan ruang di apotek, terutama ruang
peracikan
3.4.4.5 Kasir
Tugas dan tanggung jawab seorang kasir di apotek yaitu:
1. Menerima pembayaran tunai kegiatan penjualan apotek serta menyimpan
hasil tersebut untuk selanjutnya diserahkan ke Manajer Bisnis Jaya I
setelah disetujui oleh Apoteker Pengelola Apotek
2. Membantu dalam menghargai resep apabila apotek dalam keadaan ramai
dengan persetujuan apoteker pendamping atau asisten apoteker
3. Membuat laporan ikhtisar penjualan harian (LIPH) mengenai seluruh
transaksi penjualan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
52
4. Memelihara dan menjaga keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan
uang
5. Memeriksa kesiapan mesin penjualan, roll struk, tinta, uang receh, dan
mesin kartu kredit setiap mulai kerja regu, untuk memastikan bahwa
peralatan yang akan digunakan dalam kondisi siap pakai
6. Melakukan komunikasi awal dengan pasien untuk memberikan informasi
mengenai resep dokter (nama dan jenis obat, jumlah, dan harga), serta
ketersediaan obat, untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada
pelanggan
7. Menginformasikan harga resep yang telah disetujui dengan memasukkan
data tersebut ke komputer dan menginformasikan jumlah uang yang harus
dibayarkan oleh pasien
8. Mencetak dan memberikan struk harga sebagai tanda bukti pembayaran
dan pengambilan obat serta menginformasikan waktu penyiapan obat
untuk menjamin ketepatan proses pembayaran, pengambilan, dan
penyiapan obat
9. Menerima pembayaran dari pasien serta menghitung dan memeriksa
keaslian uang yang diterima
10. Memberikan resep yang sudah dibayar pasien ke Asisten Apoteker untuk
dilakukan proses selanjutnya
11. Menyusun laporan penjualan sebelum disetorkan ke pemegang kas
12. Menyediakan uang kembalian dalam jumlah yang cukup untuk
memastikan kelancaran penjualan di apotek
3.4.4.6 Petugas Swalayan Farmasi
Petugas swalayan farmasi bertugas dalam:
1. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dalam hal pemberian informasi
dan saran mengenai obat dan letak obat di swalayan
2. Melaksanakan kegiatan penataan dan pengelompokkan barang sesuai
dengan jenis dan tata letak yang telah ditentukan untuk memudahkan
pelanggan dalam mencari barang yang dibutuhkannya
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
53
3. Melakukan pengecekan persediaan barang di swalayan dan pembukuan
persediaan barang yang ada berdasarkan abjad ke komputer dan buku stok
opname untuk mengetahui tingkat ketersediaan barang
4. Melakukan rekapitulasi penjualan yang terjadi dalam sehari untuk
mendukung penyediaan informasi mengenai kinerja penjualan pada hari
yang bersangkutan
5. Mempertanggungjawabkan hasil penjualan setiap selesai shift kerja
6. Mencatat daftar persediaan obat bebas pada kartu stok untuk memudahkan
pelaksanaan pemesanan barang di swalayan
3.4.5 Kegiatan Apotek
Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dikelompokkan menjadi 2,
yaitu di bidang teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian.
3.4.5.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian
Apotek melaksanakan kegiatan teknis kefarmasian yang meliputi
pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi
lainnya, pelayanan informasi obat, serta pengelolaan narkotika dan psikotropika.
3.4.5.1.1 Pengadaan/ Pembelian barang
Pengadaan barang dilakukan oleh bagian pembelian (bagian fakturis)
dengan persetujuan dan pengawasan APA. Pembelian barang-barang Apotek
Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I),
kecuali untuk pembelian obat narkotika yang dilakukan langsung ke Pedagang
Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma.
Pengadaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data barang-barang
yang akan dipesan. Pemesanan barang diprioritaskan berdasarkan sistem pareto
dengan meninjau data historis penjualan suatu produk. Permintaan barang
dilakukan dengan cara mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
melalui program Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA)
yang akan melanjutkan proses pemesanan. Contoh Bon Permintaan Barang
Apotek (BPBA) disajikan pada Lampiran 14. Pemesanan barang ke distributor
dilakukan oleh bagian pembelian BM dengan memperhatikan terlebih dahulu
mengenai harga yang ditawarkan, besarnya potongan, sistem pembayaran yang
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
54
ringan dengan jangka waktu yang lama, serta pelayanan yang baik, cepat, dan
tepat waktu. Prosedur pembelian barang yang dilakukan di Apotek Kimia Farma
No. 55 adalah sebagai berikut:
1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat
daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep.
2. BPBA yang dibuat sekali seminggu setiap hari Senin dikirim ke bagian
pembelian Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I).
3. Pembelian BM Jaya I akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan untuk
melakukan pengecekan ketersediaan barang. Apabila barang yang dipesan
tersedia di gudang BM, selanjutnya barang tersebut akan di dropping ke apotek
pengirim BPBA. Jika barang tidak tersedia di gudang BM Jaya I, bagian
pembelian akan membuat surat pesanan (SP) yang ditandatangani oleh bagian
pembelian BM Jaya I untuk kemudian dikirim kepada distributor. Distributor
akan mengirimkan barang yang dipesan beserta fakturnya ke masing-masing
apotek pelayanan yang memesan barang tersebut.
4. Bagian pembelian membuat Surat Pesanan yang telah ditandatangani oleh BM
dan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama (putih) diserahkan ke distributor
sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar kedua (merah) diserahkan pada
petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, yang setelah selesai
dapat disimpan sebagai arsip seksi pembelian untuk mengontrol barang yang
dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibukukan
ke hutang dagang.
5. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima
dengan faktur dan salinan surat pesanan mengenai jenis, jumlah, spesifikasi,
keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan. Bila barang yang
datang sesuai dengan permintaan maka penanggung jawab pelaksana apotek
pelayanan menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut
penerimaan barang pada kolom yang tersedia, dan stempel apotek pada faktur
asli dan salinan faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian antara faktur dengan
barang yang diterima atau jika terdapat kecacatan fisik, barang dapat diretur.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
55
6. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan
salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Rangkap pertama faktur disimpan
sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan ke BM untuk keperluan
administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk
penagihan di bagian pembayaran BM Jaya I. Salinan faktur disimpan oleh
penanggung jawab apotek.
7. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor, maka
distributor langsung menagih ke kasir.
8. Petugas pembelian mencocokkan kesesuaian harga pada faktur barang yang
dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian.
9. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat ke dalam kartu stok dan data
penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian
hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan
barang.
Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak ke apotek lain
jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada
persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dilaporkan ke bagian pembelian di BM.
Contoh form dropping antar apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 15.
Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing
apotek pelayanan melalui surat pesanan. Surat pesanan tersebut ditujukan kepada
PBF Kimia Farma melalui Bisnis Manajer (BM). PBF Kimia Farma kemudian
mengirimkan narkotika dan faktur kepada apotek pemesan.
3.4.5.1.2 Penyimpanan Barang
Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.55
dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Penyimpanan barang di ruang peracikan
Penyimpanan barang dan perbekalan farmasi di ruang peracikan
merupakan penyimpanan obat yang tidak dapat dibeli bebas. Perbekalan farmasi
tersebut disusun secara alfabetis dan dikelompokkan sesuai dengan efek
farmakologisnya (antibiotik, analgetik, antiinflamasi, obat susunan saraf pusat,
obat saluran pencernaan, antialergi, obat kolesterol, hormon, obat saluran
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
56
pernafasan, antidiabetes, obat jantung dan hipertensi, vitamin dan mineral, obat
saluran kemih, dan psikotropika). Selain itu, beberapa perbekalan farmasi
dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (sediaan padat, yaitu tablet dan
kapsul; sediaan semi padat, yaitu krim, salep, dan gel; serta sediaan cair, yaitu
sirup, suspensi, dan obat tetes). Terdapat juga tempat khusus lemari pendingin
untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti
suppositoria. Di samping itu, terdapat rak penyimpanan obat yang khusus
diperuntukkan bagi obat generik, obat asuransi kesehatan (ASKES), dan produk
Kimia Farma. Narkotika disimpan secara terpisah dalam suatu lemari berkunci
ganda yang menempel pada dinding. Obat-obat yang sering digunakan untuk
resep racikan diletakkan pada rak tersendiri.
Sistem penyimpanan barang dilakukan berdasarkan sistem FEFO (First
Expired First Out) atau FIFO (First In First Out). Setiap pengeluaran dan
pemasukan barang dicatat dalam kartu stok yang meliputi tanggal pengisian atau
pengambilan barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa
barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian atau pengambilan barang.
Kartu stok diletakkan di dalam masing-masing kotak atau wadah tempat obat.
2. Penyimpanan barang di swalayan farmasi
Barang-barang yang diletakkan di swalayan farmasi merupakan barang-
barang yang dapat dibeli bebas tanpa resep dokter. Produk swalayan farmasi
terdiri dari produk Over The Counter (OTC), alat kesehatan, suplemen, dan
kosmetika. Produk swalayan farmasi disusun dalam etalase, rak, dan gondola agar
mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Produk-produk tersebut
disusun berdasarkan kegunaannya, seperti alat kesehatan, vitamin dan suplemen
makanan, obat batuk dan pilek, obat demam, obat saluran pencernaan, produk
kosmetika, produk keperluan bayi, dan lain-lain. Gudang untuk produk swalayan
farmasi diletakkan pada rak khusus dan dikelompokkan berdasarkan bentuk
sediaan, yaitu gudang sediaan cair dan padat.
3. Penyimpanan barang di gudang
Produk yang disimpan di gudang apotek meliputi produk-produk Kimia
Farma dan obat generik. Produk-produk tersebut disusun secara alfabetis untuk
mempermudah pencarian barang.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
57
3.4.5.1.3 Pelayanan Kefarmasian
Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama
meliputi pelayanan dengan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat
wajib apotek, dan penjualan obat bebas. Alur penerimaan resep secara umum
ditunjukkan pada Lampiran 16. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan, Apotek
Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama buka selama 24 jam dengan tiga regu kerja,
yaitu regu pertama mulai pukul 08.00-15.00 WIB, regu kedua pukul 15.00-22.00,
dan regu ketiga pukul 22.00-08.00.
1. Pelayanan dengan resep dokter
Pelayanan resep dokter yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 55
berupa resep tunai dan resep kredit. Resep tunai merupakan resep langsung dari
dokter yang pembayarannya dilakukan secara tunai saat obat ditebus dengan alur
yang dapat dilihat pada Lampiran 16. Resep kredit merupakan resep yang
pembayarannya dilakukan secara kredit oleh instansi atau perusahaan yang
mengadakan kerja sama dengan apotek.
Resep dokter dibayar tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter
untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang bersangkutan. Resep
yang dibayar melalui bank (dengan kartu kredit) juga termasuk dalam resep tunai
karena waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan piutang kurang dari 10 hari.
Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan resep oleh bagian penerimaan
resep, kemudian dilihat ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Kasir akan
memberi harga dan menginformasikannya kepada pasien.
b. Kasir memasukkan data pasien yang meliputi nama, alamat, dan nomor resep.
Pasien diberi nomor urut tunggu untuk mengambil obat (sesuai dengan nomor
urut resep). Selanjutnya, resep tersebut diserahkan kepada bagian penyiapan
dan peracikan.
c. Asisten apoteker mengerjakan resep tersebut dibantu oleh juru resep. Obat
disiapkan, diberi etiket, serta dikemas dalam kantong plastik, kemudian
kebenaran obat yang diberikan, jumlah, dan etiket diperiksa oleh asisten
apoteker atau apoteker.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
58
d. Apabila pasien memerlukan kuitansi, maka kuitansi dibuat oleh asisten
apoteker dan ditulis salinan resep di belakang kuitansi. Contoh kuitansi
pembayaran tunai yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 dapat
dilihat pada Lampiran 17. Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu
diulang (iter), ditebus sebagian, obat belum diberikan sebagian karena
kekurangan stok barang, atau atas permintaan pasien (kecuali untuk resep
narkotika dan psikotropika harus dengan resep asli). Lembar salinan resep
yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 disajikan pada Lampiran 24.
e. Setelah diperiksa, obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep
disertai dengan informasi tentang cara pemakaian dan informasi lain yang
diperlukan oleh apoteker.
f. Setiap petugas yang melakukan tahapan pengerjaan resep memberi paraf pada
lembaran kontrol pengerjaan resep.
g. Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun menurut nomor
urut dan tanggal resep.
Resep dokter dibayar kredit merupakan permintaan obat yang ditulis oleh
dokter untuk pasien dari instansi atau perusahaan tertentu, dimana pembayaran
dilakukan dalam jangka waktu tertentu oleh perusahaan yang bersangkutan sesuai
perjanjian dengan pihak apotek.
Pada dasarnya, prosedur pelayanan resep dokter dibayar kredit dan tunai
tidak berbeda, kecuali pada pemberian harga dan cara pembayarannya. Pasien
tidak membayar secara langsung tetapi cukup menunjukkan kartu identitas
kepegawaian kepada petugas apotek dan memenuhi persyaratan administrasi yang
dibutuhkan. Pada saat menerima resep kredit, tiap resep diberi nomor urut untuk
memudahkan dalam proses penyiapan resep dan pemberian obat kepada pasien.
Lembar pemeriksaan proses resep yang digunakan dalam pelayanan resep kredit
dapat dilihat pada Lampiran 18. Setelah diberi harga, resep kredit diberikan
kepada petugas tata usaha untuk dijumlahkan berdasarkan masing-masing instansi
yang bersangkutan agar selanjutnya dapat dilakukan penagihan piutang dagang
pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.
Pelayanan resep kredit di Apotek Kimia Farma No.55 terlaksana melalui
adanya kerja sama dengan beberapa instansi, seperti Perusahaan Listrik Negara
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
59
(PLN) unit Jatet dan Udiklat, Jaminan Sosial dan Tenaga Kerja (Jamsostek),
Kompas-Gramedia Group, PT. Tirta Investama (Aqua), dan Asuransi Kesehatan
In-Health. Prosedur pelayanan resep tersebut diawali dengan pengiriman resep ke
apotek, memberikan nomor urut dan harga pada tiap resep, dilanjutkan penyiapan
dan penyerahan obat. Pengiriman resep kredit kepada apotek dapat dilakukan
secara individu oleh pasien yang bersangkutan, diambil secara kolektif oleh
petugas apotek, atau dikirimkan ke apotek secara kolektif melalui faksimile.
Penyerahan obat dapat dilakukan dengan pemberian langsung kepada pasien yang
datang ke apotek maupun melalui pengiriman obat dengan sistem antar ke instansi
terkait. Untuk penyerahan obat, baik resep tunai maupun kredit yang diambil
langsung, Pelayanan Informasi Obat (PIO) selalu diberikan oleh karyawan yang
kompeten yaitu apoteker pendamping atau asisten apoteker dimana obat-obat
yang akan diberikan dicek terlebih dahulu kebenarannya.
2. Penjualan swalayan farmasi
Produk-produk yang dapat dibeli secara bebas di Apotek Kimia Farma No.
55 dijual pada swalayan farmasi, dimana setiap konsumen dapat langsung melihat,
memilih, dan mengambil sendiri setiap produk yang diperlukan. Swalayan farmasi
melayani penjualan bebas yang meliputi penjualan obat bebas, obat bebas
terbatas, perlengkapan bayi, kosmetik, alat kesehatan, perbekalan kesehatan,
sediaan herbal, dan suplemen kesehatan. Setiap transaksi penjualan bebas
disimpan dalam komputer dan dicatat untuk dibuat Laporan Ikhtisar Penjualan
Harian (LIPH). Prosedur penjualan obat bebas adalah sebagai berikut:
a. Petugas apotek (biasanya SPG) menanyakan produk yang dibutuhkan oleh
konsumen, kemudian memperlihatkan barang yang dikehendaki konsumen
dan menginformasikan harga barang yang sudah terdaftar dalam komputer.
Petugas apotek juga dapat memberikan informasi kepada konsumen mengenai
produk yang dibutuhkannya, misalnya informasi mengenai alternatif pilihan
produk untuk indikasi yang diharapkan.
b. Konsumen kemudian membayar barang yang dikehendaki di kasir. Struk bukti
pembayaran kemudian dicetak rangkap dua dimana satu rangkap diberikan
kepada konsumen sebagai bukti harga dan pembayaran, sisanya disimpan oleh
petugas apotek sebagai arsip.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
60
3. Penjualan obat UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri)
Penjualan obat wajib apotek merupakan penjualan atau penyerahan obat
keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di apotek. Daftar
OWA yang sudah dikeluarkan terdiri dari tiga daftar, yaitu meliputi produk oral
kontrasepsi, obat saluran pernapasan, obat saluran pencernaan, obat yang
mempengaruhi sistem neuromuscular (analgetik-antipiretik), obat kulit topikal,
antiparasit, obat mulut dan tenggorokan, serta antiinfeksi umum (obat TBC)
(BPOM, 2004). Penjualan obat jenis ini dilakukan atas permintaan dari pasien
sendiri tanpa menggunakan resep dokter. Pada saat penyerahan obat, harus
disertai dengan informasi mengenai nama obat yang diberikan, indikasi, cara
pakai, aturan pakai, dan efek samping obat.
4. Peracikan obat
Pada bagian peracikan diperlukan ketepatan, ketelitian, dan kecepatan
untuk melayani resep dengan baik. Dalam pelaksanaannya, asisten apoteker
dibantu oleh juru resep bertugas menyiapkan obat atau membuat racikan. Setiap
resep yang diterima akan dikerjakan sesuai dengan nomor urut, kecuali resep yang
diberi tanda cito akan dikerjakan terlebih dahulu. Untuk obat jadi dapat diambil
langsung pada rak obat, sedangkan untuk obat racikan disiapkan dalam satu
wadah untuk selanjutnya diracik sesuai dengan resep. Pengerjaan resep racikan
diawali dengan menghitung dosis dan jumlah obat yang dibutuhkan, kemudian
mengambil obat-obat yang akan diracik. Setiap pengambilan obat harus dicatat
pada kartu stok barang yang tersedia pada masing-masing tempat penyimpanan
obat. Asisten apoteker atau apoteker yang bertugas memeriksa kesesuaian obat
yang diambil dengan resep. Setelah sesuai, obat racikan dibuat oleh asisten
apoteker atau juru resep. Obat yang telah selesai disiapkan, diberi etiket dan
dikemas. Seorang apoteker maupun asisten apoteker bertugas memeriksa ulang
kesesuaian setiap obat yang telah disiapkan beserta jumlahnya, serta kebenaran
pemberian etiket dan label sebelum obat diserahkan kepada pasien. Contoh etiket
dan label Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 19, 20, dan 21.
Bagian peracikan juga menyiapkan obat racikan standar (anmaak), yaitu
obat-obat yang dibuat sendiri oleh apotek sesuai dengan resep standar dari buku
resmi maupun obat atau bahan obat yang dikemas ulang dalam takaran yang lebih
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
61
kecil, seperti larutan H2O2 3% dan karbogliserin. Pembuatan anmaak dilakukan
oleh juru resep yang diawasi oleh asisten apoteker.
Setiap resep yang diterima oleh Apotek Kimia Farma No. 55 diurutkan
sesuai tanggal dan disimpan selama tiga tahun. Penyimpanan resep disusun
berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep
apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun pemeriksaan oleh
pihak yang berwenang. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya.
Begitu juga dengan resep yang mengandung obat narkotik dan psikotropik.
Setelah tiga tahun, resep dapat dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan
empat rangkap kemudian dikirimkan ke Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan
Kota Administrasi Jakarta Barat, Balai Besar POM, dan sebagai arsip apotek.
3.4.5.1.4 Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Tujuan diselenggarakannya PIO di apotek adalah demi tercapainya
penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat regimen
(dosis, cara, saat, dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek samping.
PIO dapat diberikan oleh Apoteker maupun Asisten Apoteker, baik di swalayan
farmasi, pada saat penyerahan resep dan penyerahan obat, maupun melalui
telepon.
3.4.5.1.5 Stok opname
Kegiatan stok opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap
persediaan barang sebagai salah satu bentuk pengawasan apotek yang dilakukan
untuk mengetahui kesesuaian jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan
jumlah barang yang tercatat. Stok opname dilakukan oleh Asisten Apoteker
dibantu oleh petugas apotek yang lain, dimana seluruh kegiatannya berada di
bawah tanggung jawab APA. Contoh kartu stok yang terdapat di Apotek Kimia
Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 23. Tujuan dari stok opname adalah:
1. Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan
data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini
adanya kebocoran atau kehilangan barang.
2. Mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendekati waktu kadaluarsa.
Untuk barang-barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain
kemudian dibuat laporannya tersendiri.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
62
3. Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya
yang sebaiknya dilakukan.
Data stok opname dilaporkan kepada Manajer Apotek Pelayanan (MAP)
untuk memberikan informasi kepada MAP mengenai kondisi dan nilai barang
dalam stok. MAP sebagai pimpinan apotek akan melakukan validasi data. Data
yang telah divalidasi selanjutnya dikirimkan ke BM Jaya I. Adapun cara
melakukan stok opname di Apotek Kimia Farma No. 55 adalah sebagai berikut:
1. Membuat daftar seluruh penjualan barang yang ada di apotek.
2. Menghitung jumlah fisik setiap jenis obat yang tersedia di apotek dan
memeriksa tanggal kadaluarsa dari setiap barang yang ada.
3. Jumlah persediaan barang secara fisik dicocokkan dengan kartu stok dan data
pada komputer.
3.4.5.1.6 Pengelolaan obat narkotika
Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan narkotika,
diperlukan pengelolaan yang diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai
pemusnahan. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.55
meliputi:
1. Pemesanan narkotika
APA membuat pemesanan melalui Surat Pemesanan (SP) narkotika
(model N.9 rangkap 4). Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu item
obat narkotika. Pemesanan ditujukan melalui BM Jaya I kepada Pedagang Besar
Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal, yang telah ditentukan oleh
Menteri Kesehatan. Berdasarkan surat pemesanan tersebut, PBF mengirimkan
narkotika beserta faktur ke apotek. SP yang berwarna putih, kuning, dan biru (SP
asli dan dua lembar salinan SP) diserahkan kepada PBF yang bersangkutan,
sedangkan satu lembar salinan SP yang berwarna merah muda disimpan sebagai
arsip apotek.
2. Penerimaan narkotika
Penerimaan narkotika dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola
Apotek (APA). APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan
pemeriksaan kesesuaian dengan surat pesanan, yang meliputi jenis dan jumlah
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
63
narkotika yang dipesan. Pada faktur dibubuhkan tanda tangan dan SIK APA,
beserta stempel apotek yang bersangkutan.
3. Penyimpanan narkotika
Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari
khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari
bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut menempel pada dinding apotek,
berukuran 40x80x100 cm, terdiri dari dua pintu dengan kunci ganda. Lemari
khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan
sediaan lain selain narkotika.
4. Pelayanan resep narkotika
Pelayanan resep yang berisi sediaan narkotika harus dilakukan secara
seksama. Kelengkapan resep, yang meliputi nama dokter, nomor izin praktik
dokter, alamat dokter, tanggal pembuatan resep, dan paraf dokter harus diperiksa
dengan cermat. Resep harus asli (tidak iter). Obat narkotika pada resep digaris
merah dan pengeluaran narkotika dicatat dalam buku harian narkotika untuk
mempermudah pelaporan.
5. Pelaporan narkotika
Pelaporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan. Laporan narkotika
memuat nama apotek, nama obat, nama distributor, jumlah penerimaan, jumlah
pengeluaran, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi
dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek. Laporan dikirim selambat-
lambatnya pada tanggal 10 bulan berikutnya ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi, Balai Besar POM, PBF PT. Kimia
Farma, dan arsip. Laporan penggunaan narkotika untuk golongan II (morfin,
petidine) harus dilengkapi dengan lampiran yang memuat keterangan penggunaan
narkotika tersebut.
6. Pemusnahan narkotika
Pemusnahan narkotika dilakukan dengan disaksikan oleh perwakilan dari
apotek dan dari Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, kemudian berita acara
pemusnahan narkotika dilaporkan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan
Kota/Kabupaten setempat.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
64
3.4.5.1.7 Pengelolaan psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama
meliputi:
1. Pemesanan psikotropika
Obat golongan psikotropika dipesan melalui BPBA (Bon Penerimaan
Barang Apotek) yang dikirimkan ke BM disertai dengan SP psikotropika yang
ditandatangani oleh APA. Satu SP boleh digunakan untuk memesan beberapa
jenis psikotropika dari distributor yang sama. SP dibuat dua rangkap, SP asli
diserahkan kepada PBF yang bersangkutan, sedangkan salinan SP disimpan
sebagai arsip di apotek. PBF mengirimkan psikotropika dan faktur ke apotek.
2. Penyimpanan psikotropika
Obat golongan psikotropika disimpan pada rak khusus yang terpisah dari
sediaan lain.
3. Pelaporan psikotropika
Tata cara pelaporan penggunaan psikotropika sama dengan tata cara
pelaporan narkotika, namun pelaporannya dilakukan setiap tiga bulan sekali.
3.4.5.2 Kegiatan Non Teknis Kefarmasian
Apotek Kimia Farma No. 55 melakukan kegiatan non teknis kefarmasian
yang meliputi kegiatan administrasi apotek yang dilakukan oleh bagian tata usaha
dan kasir besar dengan tujuan untuk menunjang kelancaran tugas teknis
kefarmasian dan berfungsi sebagai alat kontrol. Kegiatan administrasi harian yang
dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 55 berupa pembuatan Laporan
Akuntansi Keuangan. Data ini diperlukan untuk pengambilan keputusan yang
bersifat mendadak maupun untuk menyusun rencana jangka panjang. Secara
berkala, Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai kewajiban untuk melaporkan:
1. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
2. Bukti setoran kasir
3. Bukti transfer bank atas penerimaan piutang
4. Bon pengeluaran
5. Kuitansi penagihan kredit
6. Stok barang dagangan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Universitas Indonesia
65
Fungsi dari laporan akuntansi keuangan bagi manajemen apotek adalah
untuk mengetahui kondisi keuangan, barang, umur piutang, umur hutang, dan
efisiensi penggunaan biaya melalui parameter-parameter yang terdapat pada
laporan analisis rasio keuangan. Dengan demikian, manajer mampu mengambil
keputusan untuk pengembangan apotek di masa yang akan datang. Seluruh
laporan akuntansi keuangan selanjutnya dilaporkan kepada Manajer Bisnis (BM)
Jaya I.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
66 Universitas Indonesia
BAB 4
PEMBAHASAN
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu perusahaan farmasi
yang ada di Indonesia. Salah satu anak perusahaan yang dimilikinya adalah PT.
Kimia Farma Apotek. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek terdiri dari beberapa
unit Bisnis Manajer (BM). Masing-masing BM mengelola pengadaan, pelayanan,
dan administrasi keuangan dari apotek-apotek pelayanan yang berada dalam
wilayahnya. Salah satu keuntungan dari sistem pengelolaan tersebut yaitu adanya
kesatuan manajemen dalam mengelola persediaan barang, baik penyimpanan
maupun pembelian kepada distributor, sehingga meningkatkan efisiensi,
efektivitas, serta produktivitas kerjanya. Kerugian dari sistem tersebut adalah
meningkatnya lead time dalam pengadaan barang. Hal ini terjadi karena
pemesanan dari apotek-apotek pelayanan kepada distributor dilakukan secara
kolektif dalam suatu waktu melalui BM. Barang kebutuhan apotek yang tersedia
di gudang BM akan langsung didropping oleh BM kepada apotek yang
membutuhkannya. Barang kebutuhan apotek pelayanan yang tidak tersedia di
gudang BM akan dipesan kepada distributor, untuk selanjutnya dikirimkan kepada
apotek yang bersangkutan beserta fakturnya. Pemesanan obat narkotika dilakukan
langsung oleh apotek-apotek pelayanan dengan mengirimkan Surat Pemesanan
(SP) khusus rangkap 4 kepada distributor tunggal yakni Pedagang Besar Farmasi
(PBF) Kimia Farma melalui BM.
Unit Bisnis Manajer (BM) juga berperan dalam melaksanakan studi
kelayakan terhadap apotek yang akan dikembangkan di wilayahnya. Salah satu
faktor yang menentukan keberhasilan dalam mengembangkan apotek adalah
lokasi. Lokasi apotek yang strategis dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang
datang ke apotek sehingga penjualan apotek tersebut akan meningkat. Apotek
Kimia Farma No. 55 merupakan apotek pelayanan dari BM Jaya I yang memiliki
lokasi strategis. Apotek tersebut berlokasi di Jalan Kebayoran Lama No. 50,
Jakarta Barat. Apotek berada di tepi jalan raya dua arah antara Kebayoran Lama
dan Tanah Abang sehingga ramai dilalui oleh kendaraan. Letaknya dikatakan
strategis karena berada di tepi jalan raya utama yang mudah dijangkau, tidak
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
67
Universitas Indonesia
hanya dengan kendaraan pribadi, tetapi juga dengan adanya kendaraan umum
seperti mikrolet 09 dan 09A. Kemudahan akses menuju apotek merupakan faktor
penting sehingga pelanggan tidak enggan untuk datang ke apotek. Tidak hanya
strategis dari segi letaknya yang berada di tepi jalan raya, Apotek Kimia Farma
No. 55 juga dinilai strategis karena dikelilingi oleh daerah pemukiman penduduk,
klinik/praktik dokter, sekolah, serta pusat perbelanjaan. Apotek Kimia Farma No.
55 terletak tepat di jalur perputaran kendaraan sehingga memudahkan kendaraan
dari arah seberang apotek untuk berputar dan singgah di apotek. Apotek Kimia
Farma No. 55 juga dilengkapi dengan klinik dokter. Hal tersebut dapat menambah
pendapatan apotek dari sektor obat ethical.
Faktor lain yang mempengaruhi perkembangan apotek adalah desain
bangunan apotek. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 55 telah memenuhi
rancang bangun yang distandardisasi. Bentuk standar tersebut memiliki ciri
khusus yaitu adanya tiang logo Kimia Farma Apotek di bagian depan, disertai
dengan papan nama yang diperuntukkan bagi praktik dokter yang melakukan
kerja sama dengan pihak apotek. Adanya papan nama yang jelas penting untuk
mengidentifikasi keberadaan Apotek Kimia Farma karena menjadikan apotek
mudah dikenali dan menarik pasien khususnya yang telah mengenal reputasi atau
menjadi pelanggan.
Secara umum, sarana yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55 sudah
sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/IX/2004
tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Desain interior di Apotek
Kimia Farma No. 55 terbagi menjadi ruang laboratorium klinik, ruang tunggu
apotek, swalayan farmasi, loket penyerahan resep, loket penyerahan obat, ruang
penyiapan dan peracikan obat, ruang praktik dokter, ruang tunggu praktik dokter,
dan sarana penunjang seperti toilet, dapur untuk karyawan, dan mushola. Apotek
Kimia Farma No. 55 memiliki ruang tunggu yang nyaman. Ruang tunggu di
Apotek Kimia Farma No.55 dilengkapi dengan fasilitas pendingin ruangan,
tempat duduk dengan jumlah yang memadai, televisi, majalah tentang kesehatan
yang dapat dibaca oleh konsumen selama menunggu pengerjaan resep, tempat
brosur/materi informasi, dan keranjang sampah. Apotek Kimia Farma No. 55
memiliki halaman parkir yang cukup luas. Sarana yang belum dimiliki oleh
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
68
Universitas Indonesia
Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu ruangan khusus untuk kegiatan konseling oleh
Apoteker bagi pasien. Ruangan konseling merupakan sarana yang diperlukan
untuk menunjang pelayanan kefarmasian yang optimal.
Sumber daya manusia yang ada di Apotek Kimia Farma No. 55 juga telah
memenuhi Peraturan Pemerintah RI Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di Apotek Kimia Farma
No.55, APA dibantu oleh dua orang apoteker pendamping, delapan orang tenaga
teknis kefarmasian (asisten apoteker), tiga orang juru resep, dan dua orang tenaga
administrasi. Apotek Kimia Farma No. 55 buka selama 24 jam setiap harinya, dari
hari Senin-Minggu. Sumber daya manusia di apotek dibagi dalam tiga shift jam
kerja, yaitu shift I pada jam 08.00-15.00, shift II pada jam 15.00-22.00, dan shift
III pada jam 22.00-08.00. Namun, terkadang dalam satu hari, terdapat shift yang
tidak didampingi apoteker yang bertugas (biasanya shift III). Oleh karena itu,
perlu dipertimbangkan untuk melakukan koordinasi jam kerja antara APA dan
apoteker pendamping sehingga pada setiap shift kerja selalu terdapat apoteker
yang dapat melaksanakan pelayanan kefarmasian.
Selain ketersediaan sarana dan prasarana serta tenaga kerja yang
profesional, ketersediaan perbekalan farmasi di apotek merupakan faktor penting
lain untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien. Ketersediaan
perbekalan farmasi dapat dicapai dengan pengelolaan, yang meliputi perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat yang baik. Pengelolaan
persediaan di Apotek Kimia Farma No. 55 diawali dengan proses perencanaan.
Perencanaan bertujuan untuk menentukan jenis, jumlah, dan waktu pemesanan
sehingga mencegah terjadinya kekosongan, kekurangan, atau kelebihan
persediaan farmasi. Hal-hal yang diperhatikan dalam melakukan perencanaan
persediaan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 meliputi persediaan barang
atau stok, harga barang, pola konsumsi masyarakat, pola penyakit, sistem pareto,
kondisi cuaca, dan pola penulisan resep oleh dokter. Data-data historis tersebut
dapat dirujuk berdasarkan data penjualan setiap produk pada bulan sebelumnya.
Persediaan farmasi yang sudah atau akan habis diperiksa tiap minggunya
dan dicatat dalam buku defekta untuk kemudian diproses dan segera dilakukan
pengadaan. Pengadaan barang di apotek mengikuti sistem yang telah ditetapkan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
69
Universitas Indonesia
oleh PT. Kimia Farma Apotek melalui Bisnis Manajer (BM). Pemesanan barang
untuk Apotek Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui BM Jaya I. BM berfungsi
untuk melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang untuk
outlet-outlet yang berada di wilayahnya. Sistem tersebut akan meningkatkan
efisiensi dalam hal pengadaan barang dan dapat memberikan keuntungan dari
potongan harga yang diperoleh dari distributor karena pengambilan barang dalam
jumlah besar. Selain itu, sistem pemesanan secara kolektif tersebut juga dapat
menghindari pemesanan barang yang tidak dibutuhkan akibat tidak cukup faktur.
Barang-barang yang dibutuhkan oleh apotek dicatat dalam Bon
Permintaan Barang Apotek (BPBA). Bagian gudang BM Jaya I akan memeriksa
persediaan barang. Jika barang yang dipesan oleh apotek pelayanan tersedia di
gudang BM, akan dilakukan dropping barang tersebut oleh BM ke apotek yang
bersangkutan. Jika barang yang dibutuhkan oleh apotek pelayanan tidak tersedia
di gudang, bagian pembelian BM akan melakukan pemesanan ke distributor.
Pemesanan barang di Apotek Kimia Farma No.55 dilakukan dua kali dalam
seminggu, yaitu pada hari Senin untuk pemesanan makro dan hari Kamis untuk
pemesanan yang bersifat mendesak (cito). Apabila terdapat kebutuhan barang
dalam jumlah kecil dan bersifat mendesak, apotek dapat meminta atau meminjam
barang tersebut dari Apotek Pelayanan Kimia Farma lainnya melalui media
telepon atau faksimile. Dengan adanya koordinasi antara Apotek Pelayanan Kimia
Farma, maka jumlah penolakan resep pasien karena tidak tersedianya obat dapat
diminimalkan. Untuk pengadaan narkotika, Apotek Kimia Farma No. 55
melakukan pemesanan melalui BM yang ditujukan kepada PBF Kimia Farma
dengan menggunakan surat pemesanan khusus narkotika yang ditandatangani oleh
APA.
Setelah dilakukan pemesanan barang, persediaan farmasi akan dikirim
oleh Bisnis Manajer Jaya I atau distributor ke apotek yang bersangkutan disertai
dengan faktur. Barang yang datang diperiksa terlebih dahulu untuk menjamin
kesesuaian antara barang yang dikirimkan dengan yang dipesan. Pengecekan yang
dilakukan terhadap barang yang datang meliputi kesesuaian barang dengan yang
tertulis di BPBA, lembar dropping (jika barang dikirim dari BM Jaya I), atau
faktur pembelian (jika barang dikirim langsung oleh distributor). Pengecekan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
70
Universitas Indonesia
yang dilakukan meliputi jenis barang, merek, ukuran sediaan, bentuk sediaan,
kekuatan sediaan, jumlah barang, harga, kondisi fisik barang, nomor bets, dan
tanggal kadaluarsa. Jika ada persediaan farmasi yang tidak sesuai dengan faktur,
terdapat kecacatan fisik barang, atau barang mendekati tanggal daluarsa,
dilakukan retur atau pengembalian untuk digantikan dengan barang yang sesuai.
Jika sudah sesuai, faktur ditandatangani oleh petugas apotek yang menerima
barang dan diberi stempel. Kemudian, sediaan farmasi tersebut akan dicatat pada
kartu stok serta disimpan dalam masing-masing kotak penyimpanan obat yang
telah disediakan.
Manajemen pendistribusian barang dilaksanakan dengan pencatatan pada
kartu stok untuk setiap pemasukan dan pengeluaran barang. Setiap lemari
penyimpanan obat dan gudang memiliki satu orang penanggung jawab yang akan
memantau ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan stok, dan juga bertugas
memantau kesesuaian obat yang tersedia secara fisik dengan data stok dalam
sistem komputer. Setiap data mengenai keluar masuknya obat idealnya harus
dicatat pada kartu stok, namun karena tingkat kesibukan yang tinggi, sesekali
pencatatan tersebut terlupakan. Hal ini menyebabkan data yang tercantum pada
kartu stok tidak sesuai dengan jumlah barang secara fisik sehingga mempersulit
pengawasan terhadap ketersediaan barang. Akibat dari hal tersebut, pengecekan
barang saat stok opname hanya berdasarkan kesesuaian data dari komputer
dengan jumlah fisik barang. Data ini seringkali tidak sesuai, kemungkinan
disebabkan oleh kesalahan input data, kesalahan pengambilan barang, ataupun
adanya kehilangan barang. Pencatatan pada kartu stok bermanfaat untuk
mengoreksi kesesuaian antara pencatatan pada sistem komputer dengan jumlah
barang secara fisik, serta sebagai fungsi pengawasan terhadap ketersediaan
barang. Kartu stok yang dicatat dengan baik dapat dijadikan media penelusuran
bila terjadi ketidaksesuaian data stok barang.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55
dibedakan menjadi 3, yaitu penyimpanan barang di gudang, di ruang penyiapan
dan peracikan obat, dan di ruang penjualan bebas (swalayan farmasi). Pada
dasarnya, penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55
disusun secara alfabetis dan dipisahkan berdasarkan kelompok farmakologis,
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
71
Universitas Indonesia
bentuk sediaan, dan kekuatan sediaan. Sistem penyimpanan barang dilakukan
berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out)
untuk mencegah barang kadaluarsa sebelum terjual. Apotek Kimia Farma No. 55
melakukan pengontrolan terhadap tanggal kadaluarsa obat dengan menempelkan
stiker berwarna sesuai dengan tahun kadaluarsa pada kotak penyimpanan obat
sehingga mempermudah pengontrolan terhadap obat yang telah mendekati tanggal
kadaluarsa. Obat yang telah mendekati tanggal kadaluarsa diberi stiker berwarna
merah, sedangkan obat yang tanggal kadaluarsanya masih jauh diberi stiker yang
berwarna lebih terang, seperti kuning.
Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di apotek tidak hanya berupa
pengelolaan persedian farmasi. Pekerjaan kefarmasian lainnya yang dilakukan
oleh Apotek Kimia Farma No. 55 adalah pelayanan atas resep dokter. Proses
pelayanan resep dilakukan sesuai dengan standar operasional yang telah
ditetapkan oleh PT. Kimia Farma Apotek dan terdiri dari enam langkah, yaitu
penerimaan, perjanjian pembayaran, penyiapan dan peracikan, pemeriksaan akhir,
penyerahan obat, dan pemberian informasi. Idealnya 6 langkah pelayanan resep
tersebut dilakukan oleh petugas yang berbeda, dengan tujuan untuk mengontrol
dan menghindari terjadinya kesalahan.
Bagian penerimaan resep akan memeriksa kelengkapan resep dan
menerjemahkan obat-obat yang diresepkan. Resep kemudian diberi harga oleh
kasir dan dibayar oleh pasien. Selanjutnya, dilakukan penyiapan obat-obat sesuai
dengan resep, jika perlu dilakukan peracikan obat sesuai resep. Metode peracikan
yang dilakukan sangat berpengaruh terhadap ketepatan dosis dan efek
farmakologis yang akan dihasilkan oleh obat yang diberikan pada pasien.
Penggunaan alat penggerus pada peracikan puyer atau kapsul yang tidak tepat
dapat mengurangi jumlah serbuk obat yang diracik. Apabila persentase obat yang
hilang karena beterbangan saat diracik atau tertinggal pada alat penggerus tinggi,
ketepatan dosis dari sediaan obat racikan tersebut akan berkurang sehingga akan
menurunkan efektivitas obat. Kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan
pemilihan alat penggerus yang sesuai. Jika sediaan puyer atau kapsul yang diracik
dalam jumlah yang sedikit dan memiliki kandungan zat aktif yang kecil,
sebaiknya digunakan mortir berukuran kecil, namun, untuk sediaan puyer atau
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
72
Universitas Indonesia
kapsul yang diracik dalam jumlah besar dan memiliki kandungan zat aktif besar,
dapat digunakan blender untuk mempermudah proses peracikan. Seorang apoteker
maupun asisten apoteker memiliki tugas untuk memeriksa ulang kesesuaian setiap
obat yang telah diracik beserta jumlah, etiket, dan label dengan resep yang tertulis
sebelum obat diserahkan kepada pasien.
Seringkali pada resep tertulis perintah dari dokter untuk membuat sediaan
racikan dari obat-obat yang berupa sediaan salut, baik salut gula maupun salut
selaput. Hal tersebut kurang tepat karena akan menyia-nyiakan fungsi dari proses
penyalutan. Solusi yang seharusnya dilakukan yaitu menghubungi dokter penulis
resep untuk merekomendasikan penggantian bentuk sediaan obat dalam resep
menjadi sediaan konvensional.
Obat yang telah disiapkan kemudian diberi etiket. Sebelum obat
diserahkan kepada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir untuk menjamin
kesesuaian obat yang telah disiapkan dengan resep. Pada saat penyerahan obat
kepada pasien, apoteker maupun asisten apoteker di Apotek Kimia Farma No. 55
telah melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) dengan baik, yaitu dengan
memberikan informasi yang jelas mengenai nama obat, indikasi/kegunaan obat,
dosis dan aturan pakai obat, lama pemakaian, serta efek samping yang mungkin
ditimbulkan oleh obat yang digunakan. PIO dilakukan untuk mengurangi
penyalahgunaan dan salah penggunaan obat, meningkatkan kepatuhan pasien, dan
meningkatkan keberhasilan terapi.
Apotek Kimia Farma No. 55 juga memberikan pelayanan pembelian obat
tanpa resep sebagai pelayanan pengobatan swamedikasi melalui UPDS (Upaya
Pengobatan Diri Sendiri) sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan No.
1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.3. Pengobatan
sendiri adalah suatu perawatan sendiri oleh masyarakat terhadap penyakit yang
umum diderita, dengan menggunakan obat-obatan yang dijual bebas di pasaran,
obat bebas terbatas, atau obat keras yang bisa didapat tanpa resep dokter dan
diserahkan oleh Apoteker di apotek (Obat Wajib Apotek). Obat Wajib Apotek
meliputi sediaan kontrasepsi oral, obat saluran pencernaan, obat saluran
pernapasan, obat mulut dan tenggorokan, antiparasit, obat yang mempengaruhi
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
73
Universitas Indonesia
sistem neuromuskular, antiinflamasi dan antimikroba topikal, dan antiinfeksi
umum (obat TBC).
Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No. 55 selalu
mengutamakan kecepatan dan keramahan karyawan. Pelayanan yang ramah dan
cepat merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu apotek.
Karyawan apotek sebaiknya menginformasikan kepada pasien tentang pelayanan
resep yang agak lama jika terdapat racikan pada resep. Hal tersebut
memungkinkan pasien untuk memutuskan akan menunggu atau meninggalkan
obat tersebut untuk mengambilnya setelah obat selesai disiapkan. Layanan antar
obat juga diberikan oleh Apotek Kimia Farma No. 55, yaitu kepada pasien resep
kredit secara kolektif dan pasien yang merupakan pelanggan loyal. Fasilitas
tersebut akan memudahkan pasien dalam memperoleh obat sehingga dapat
meningkatkan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan berdampak pada
peningkatan pendapatan apotek.
Sebagai sebuah bisnis pelayanan, pelanggan merupakan salah satu faktor
penting yang harus dijaga oleh apotek. Kenyamanan pelanggan harus
diperhatikan. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, desain Apotek
Kimia Farma No. 55 dibagi menjadi dua bagian yaitu swalayan farmasi untuk obat
over trade counter (OTC) di bagian depan dan ruang untuk obat ethical di bagian
dalam. Pada swalayan farmasi, pasien dapat memilih dan mengambil sendiri obat
yang diperlukan. Hal tersebut akan meningkatkan kenyamanan pasien karena
pasien dapat dengan leluasa melihat dan menentukan obatnya sendiri. Produk
pada swalayan farmasi disusun berdasarkan kelompok-kelompok tertentu agar
pasien lebih mudah dalam menemukan obat yang dibutuhkan, yaitu berdasarkan
bentuk sediaan, kegunaan, dan disusun secara alfabetis. Produk-produk yang
dijual di swalayan farmasi dapat berupa perbekalan farmasi maupun non farmasi.
Perbekalan farmasi yang disediakan antara lain obat-obat saluran pencernaan
(obat maag, obat mual, obat diare, dan laksan yang dapat dijual bebas), penekan
sistem saraf pusat (analgetik dan antipiretik yang dapat dijual bebas), obat topikal
(betadine, kasa, dan sediaan semi solid untuk antijamur dan untuk pegal-pegal),
obat batuk-pilek (antitusif dan ekspektoran), serta suplemen. Barang non farmasi
yang dijual di Apotek Kimia Farma No. 55 misalnya kosmetika, produk
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
74
Universitas Indonesia
kebersihan, makanan, minuman, serta kebutuhan bayi. Keberadaan swalayan
farmasi menjadi salah satu keunggulan Kimia Farma Apotek karena pelanggan
dapat memilih kebutuhannya sendiri tanpa harus melalui petugas yang ada di
loket. Swalayan farmasi juga memiliki nilai positif untuk Kimia Farma Apotek
yaitu meningkatkan pendapatan apotek di luar pelayanan obat ethical. Namun,
swalayan farmasi juga memiliki sisi negatif yaitu memerlukan ruang yang cukup
luas dan sangat rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, tata letak swalayan
farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dirancang sedemikian rupa sehingga
memudahkan karyawan apotek untuk memantau para pembeli, selain adanya
CCTV yang berfungsi mengawasi kegiatan yang ada di swalayan. Selain itu,
produk-produk yang memiliki harga relatif tinggi disimpan dalam lemari yang
dikunci.
Program Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma
No. 55 yang dilaksanakan selama 6 minggu telah banyak memberikan gambaran
kepada calon apoteker tentang bagaimana tugas dan fungsi seorang Apoteker di
apotek. Apoteker di apotek tidak hanya berperan sebagai penanggung jawab
teknis kefarmasian, melainkan juga berperan dalam pengelolaan apotek. Seorang
Apoteker di apotek memiliki peranan sebagai tenaga kesehatan yang harus
mendukung peningkatan kualitas hidup pasien dan juga sebagai pelaksana
manajerial di apotek yang bertanggung jawab dalam menjamin kelangsungan
hidup bisnis apotek. Calon apoteker juga mendapatkan informasi mengenai
kegiatan yang dilakukan di apotek, baik kegiatan pelayanan kefarmasian maupun
non teknis kefarmasian dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan dan
menjamin kelangsungan hidup apotek sebagai suatu unit bisnis.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
75 Universitas Indonesia
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di
Apotek Kimia Farma No. 55, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) memiliki peran yang penting dalam
pengelolaan apotek, baik dalam fungsi manajerial maupun sebagai tenaga
kesehatan yang menjalankan fungsi profesi. Dalam bidang manajerial, APA
berperan dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan
fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap semua komponen yang ada di
apotek. Di samping itu, APA juga melaksanakan fungsi sebagai seorang
apoteker dengan menjamin penggunaan obat yang efektif, aman, dan rasional
melalui konseling dan pelayanan informasi obat.
2. Proses pengelolaan apotek meliputi pengelolaan manajerial dan pelayanan
kefarmasian. Pengelolaan manajerial meliputi pengelolaan modal dan sarana
apotek, administrasi dan keuangan, serta pengelolaan sumber daya manusia.
Pengelolaan di bidang pelayanan kefarmasian meliputi perencanaan kebutuhan
obat, pengadaan obat, penyimpanan obat, pendistribusian obat, serta
pelayanan informasi obat.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker
(PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu:
1. Perlunya peningkatan pelayanan yang cepat dan ramah untuk mencapai tingkat
kepuasan pelanggan yang optimal.
2. Perlunya pelatihan mengenai Good Pharmacy Practice (GPP) bagi seluruh
petugas apotek agar setiap petugas mengetahui tentang pentingnya pelaksanaan
GPP di apotek.
3. Sebaiknya disediakan kasir khusus swalayan farmasi agar konsumen tidak
perlu mengantri bersama dengan pasien yang hendak membayar resep dan
memudahkan konsumen untuk mengetahui harga produk yang diletakkan pada
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
76
Universitas Indonesia
swalayan farmasi sebagai upaya dalam peningkatan pelayanan. Jika
memungkinkan, dapat diletakkan harga dari tiap produk pada gondola
peletakkannya. Hal tersebut akan membantu konsumen dalam memutuskan
alternatif produk yang akan dipilih berdasarkan perbandingan harga dan
manfaat produk. Sebaiknya kasir khusus swalayan farmasi dijaga oleh petugas
teknis kefarmasian (seperti asisten apoteker) agar dapat sekaligus berfungsi
sebagai tempat pemberian informasi mengenai produk swalayan farmasi
kepada konsumen.
4. Sistem penyimpanan obat sebaiknya disesuaikan dengan kondisi penyimpanan
yang dianjurkan bagi masing-masing produk untuk mempertahankan kualitas
obat. Contohnya, sediaan Lacto-B sebaiknya disimpan pada suhu 2-8°C (pada
lemari pendingin) untuk mempertahankan stabilitas prebiotik yang terkandung
di dalamnya. Di samping itu, gudang penyimpanan obat sebaiknya dilengkapi
dengan pendingin ruangan dan ventilasi yang baik.
5. Sebaiknya petugas peracikan obat dihimbau untuk mengenakan alat pelindung
diri (masker) ketika melaksanakan tugasnya untuk meningkatkan keselamatan
kerja pegawai apotek.
6. Sebaiknya disediakan suatu ruangan khusus untuk konseling obat oleh apoteker
kepada pasien untuk meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian di apotek.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
77 Universitas Indonesia
DAFTAR ACUAN
Badan POM RI. (2004). Pengobatan Sendiri. Jakarta : Info POM Vol. 5, No. 6,
November 2004, ISSN 1829-9334.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 28/MENKES/PER/1978 Tentang Penyimpanan
Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1980). Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas PP
No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang
Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5
Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1999). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1176/MENKES/SK/X/1999 Tentang
Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara
Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 Tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
78
Universitas Indonesia
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat
Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan
Klinik Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Pedoman Pengelolaan
Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan
Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 35
Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 36
Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia. (2010). Review Penerapan Sistem Pelaporan Narkotika
dan Psikotropika (SIPNAP) dan Sistem Pelaporan Dinamika Obat PBF
Regional I, II dan III Tahun 2010. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan RI 4 Maret 2012.
http://binfar.depkes.go.id/index.php/berita/view/178.
Quick, J. (1997). Managing Drug Supply, The selection, Procurement,
Distribution, and Use of Pharmaceuticals, 2nd ed. Revised and Expanded.
Kumarian Press.
Seto, S., Yunita, N., & T, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga
University Press.
Tim Penyelenggara dan Instruktur PKPA PT. Kimia Farma Apotek. (2012).
Materi Praktek Kerja Profesi Apoteker. Jakarta: PT. Kimia Farma Apotek.
Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta : Wira Putra Kencana.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
LAMPIRAN
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
79
Lampiran 1. Contoh formulir APT-1
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
80
Lampiran 1. Contoh formulir APT-1 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
81
Lampiran 2. Contoh formulir APT-2
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
82
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
83
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
84
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
85
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
86
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
87
Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
88
Lampiran 4. Contoh formulir APT-4
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
89
Lampiran 5. Contoh formulir APT-5
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
90
Lampiran 5. Contoh formulir APT-5 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
91
Lampiran 5. Contoh formulir APT-5 (lanjutan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
92
Lampiran 6. Contoh formulir APT-6
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
93
Lampiran 7. Contoh formulir APT-7
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
94
Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran Lama
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
95
Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama
$
Sw
ala
yan f
arm
asi
Labora
toriu
m k
linik
Ruang tu
nggu
apote
k
Mushola
Gudang
Tempat bermain
anak
Ruang
pra
kti
k
dokte
r
kandungan
Dapur
kary
aw
an
Ruang praktik
dokter mata
Ruang praktik
dokter THT
Ruang praktik
internis
Ruang praktik
dokter umum
Ruang praktik
dokter anak
Ruang praktik
dokter kulit
Ruang perawatan
kecantikan
Ruang tu
nggu
dokte
r
Ruang obat
ethical
12
3
4 5
6
87
11
10
913
12
14 15
16
Keterangan :
1. Rak obat Kimia Farma, obat saluran pernapasan, obat alergi
2. Rak obat yang mempengaruhi sistem saraf pusat
3. Rak obat vitamin
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
96
Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama (lanjutan)
4. Meja peracikan (atas) ; rak obat yang biasa digunakan dalam resep racikan
(bawah)
5. Lemari narkotika
6. Lemari es
7. Rak obat psikotropika (atas) ; rak obat generik (bawah)
8. Rak antibiotika (atas) ; rak obat ASKES (bawah)
9. Rak obat kardiovaskular dan hematologi
10. Rak obat saluran cerna
11. Rak obat saluran kemih, endokrin, dan hormon
12. Rak obat tetes mata
13. Rak obat tetes telinga, inhaler, oral drops
14. Loket penerimaan resep
15. Loket penyerahan obat
16. Meja kerja penyiapan obat (atas) ; rak tablet effervescent (bawah kiri) ; rak
salep, krim, dan gel (bawah kanan)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
97
Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika
LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA
APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06
ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / 021-7244089
Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat
BULAN:
NO KODE NAMA
SEDIAAN SATUAN
STOK
AWAL
PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK
AKHIR DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH
Jakarta, ............................
Apoteker Pengelola Apotek
Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt.
No. STRA : 14284
98
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
99
Lampiran 12. Surat pesanan narkotika
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika
LAPORAN PENGGUNAAN NARKOTIKA
APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06
ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / 021-7244089
Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat
BULAN:
NO KODE NAMA
SEDIAAN SATUAN
STOK
AWAL
PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK
AKHIR DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH
Jakarta, ............................
Apoteker Pengelola Apotek
Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt.
No. STRA : 14284
100
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
101
Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
102
Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep
Penerimaan Resep
Resep Kredit Resep Tunai
Pemeriksaan
kelengkapan
administrasi
Pemberian harga
Pemberian harga
Pemeriksaan kelengkapan
administrasi
Pasien membayar
di kasir dan diberi
nomor resep Pemberian nomor urut
Bagian Penyiapan obat
Obat diterima oleh
pasien
Resep disimpan petugas
Penyerahan obat disertai
pelayanan informasi obat
Pemeriksaan kesesuaian obat
Pemberian etiket
Obat Jadi Obat Racikan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
103
Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai
Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
104
Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No.55
Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No. 55
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
105
Lampiran 21. Contoh label
Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
106
Lampiran 23. Contoh kartu stok
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
107
Lampiran 24. Lembar salinan resep
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
UNIVERSITAS INDONESIA
TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT
PERIODE 2 APRIL – 12 MEI 2012
PENGELOLAAN SWALAYAN FARMASI
DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55
AGATHA DWI SETIASTUTI, S. Farm.
1106046635
ANGKATAN LXXIV
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI
DEPOK
JUNI 2012
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
ii Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iii
DAFTAR RUMUS................................................................................................. iv
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ v
BAB 1. PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Latar belakang ................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................ 2
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 3 2.1 Pengadaan Persediaan Apotek ........................................................... 3
2.2 Pengendalian Persediaan Apotek ....................................................... 4
2.3 Penentuan Prioritas Pengadaan .......................................................... 8
2.4 Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek ......................... 11
2.5 Merchandising ................................................................................. 14
2.6 Produk OTC (Over The Counter) .................................................... 17
2.7 Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi ............................................ 19
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 21 3.1 Waktu dan Tempat Penelitian.......................................................... 21
3.2 Cara Kerja/Metode .......................................................................... 21
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................... 22
4.1 Perencanaan dan Pengadaan Swalayan Farmasi ............................. 23
4.2 Penataan Swalayan Farmasi ............................................................ 25
4.3 Pemasaran Produk-produk Swalayan Farmasi ................................ 27
4.4. Pelayanan Kefarmasian di Swalayan Farmasi Apotek Kimia
Farma No. 55 ................................................................................... 28
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 29 5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 29
5.2 Saran ............................................................................................... 29
DAFTAR ACUAN ................................................................................................ 31
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
iii Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan ……………………. 8
Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC …………………………………... 10
Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter………………………………………. 12
Gambar 2.4. End cap display……………………………………………………... 12
Gambar 2.5. Floor stand display………………………………………………… 13
Gambar 2.6. Tanda obat bebas……………………………………………... 18
Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas…………………………………… 18
Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas…………. 18
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
iv Universitas Indonesia
DAFTAR RUMUS
Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock……………………………........ 5
Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum……………………... 6
Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan…………………........ 6
Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis………......... 7
Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point)…………………......... 7
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
v Universitas Indonesia
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Alur proses pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek
Kimia Farma No.55…………………………………………
32
Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55…….. 33
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sarana kesehatan merupakan salah satu sumber daya kesehatan yang
diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Apotek, sebagai
salah satu sarana pelayanan kesehatan, harus mengutamakan kepentingan
masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan
perbekalan farmasi yang bermutu baik. Perbekalan farmasi yang disediakan oleh
apotek tidak terbatas pada obat-obat yang diberikan dengan resep dokter.
Perbekalan farmasi seperti obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen, alat
kesehatan, dan kosmetika dapat diperoleh di apotek secara bebas (tanpa resep
dokter). Produk-produk tersebut banyak dibutuhkan oleh masyarakat sehingga
beredar luas di pasaran. Hal tersebut terbukti dengan adanya ratusan merek
dagang untuk suatu produk perbekalan farmasi dengan kegunaan yang sama. Oleh
karena itu, dibutuhkan suatu sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang baik
agar masyarakat (konsumen) dapat memperoleh produk yang dibutuhkannya
secara tepat dan rasional.
Sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang berupa produk over trade
counter (OTC) meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan
pemilihan obat yang sesuai. Produk-produk OTC dapat diletakkan di bagian
swalayan farmasi sehingga memudahkan konsumen dalam memilih produk yang
dibutuhkannya. Sungguhpun demikian, konsumen berhak untuk mendapatkan
informasi yang memadai mengenai produk yang dibutuhkannya dari tenaga
kesehatan di apotek.
Keberadaan swalayan farmasi di apotek merupakan suatu kesempatan
sekaligus tantangan tersendiri bagi seorang Apoteker. Dari segi bisnis, swalayan
farmasi dapat menjadi salah satu sumber pendapatan apotek di samping pelayanan
resep (obat ethical). Selain itu, pengelolaan swalayan farmasi yang terintegrasi
dengan baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membentuk mutu hidup
masyarakat menjadi lebih baik.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
2
Universitas Indonesia
Pada Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini, calon Apoteker
memperoleh kesempatan untuk melakukan pengamatan terhadap sistem
pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55. Tugas khusus
tersebut bertujuan untuk meningkatkan pemahaman calon Apoteker mengenai
pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi
sistem perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang
sesuai.
1.2 Tujuan
Tugas khusus ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan swalayan
farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi sistem perencanaan,
pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang sesuai.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
3 Universitas Indonesia
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengadaan Persediaan Apotek
Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran.
Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam
jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan
dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan
ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa
syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :
1. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai
kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya
2. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan
3. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang berlaku
Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick,
1997) :
1. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun.
2. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam
waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.
3. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat
persediaan rendah.
4. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual
purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti
cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya,
obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah
utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali
dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan
secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled
purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
4
Universitas Indonesia
harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual
purchasing.
Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan
frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat
dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :
1. Pembelian kontan
Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang
dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka
karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan
kemampuannya dalam menjual.
2. Pembelian kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada
waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat
diterima apotek.
3. Pembelian konsinyasi (titip jual)
Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek,
dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila
barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu
kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat
dikembalikan pada pemiliknya.
2.2. Pengendalian Persediaan Apotek
Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan
persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara
efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara
pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang
harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter –
parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time,
safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran
persediaan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
5
Universitas Indonesia
1. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang
diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang
menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997).
2. Lead Time (Waktu Tunggu)
Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan
sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead
time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat
berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah
pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997).
3. Safety stock (Persediaan Pengaman)
Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama
menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan
atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena
perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang
meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997).
Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997):
SS = LT x CA (2.1.)
Keterangan :
SS= Safety stock
LT = Lead Time
CA = konsumsi rata-rata
4. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih
tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini
maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat
berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah
persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
6
Universitas Indonesia
5. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah
tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak
perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang
dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan
maksimum adalah (Quick, 1997):
Smax = Smin + (PP x CA) (2.2.)
Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum
Smin = Persediaan minimum
PP = Periode pengadaan
CA = Konsumsi rata-rata
6. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang
dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki
angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan
sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan
suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving
(Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara :
Perputaran persediaan =
(2.3.)
Keterangan :
So = Persediaan awal
Sr = Persediaan rata-rata
P = Jumlah pembelian
Sn = Persediaan Akhir
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
7
Universitas Indonesia
7. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)
Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka
waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.
Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk
mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang
terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal,
dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan
berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya
pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan
dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan
rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) :
EOQ = (2.4.)
Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun
P = Harga barang / unit
S = Biaya tiap kali pemesanan
I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan)
8. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali
sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan
adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety
stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada
keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus
menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan
suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) :
ROP = SS + LT (2.5.)
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
8
Universitas Indonesia
Keterangan :
ROP = Recoder point
SS = Safety stock
LT = Lead time
Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan (Quick, 1997)
2.3. Penentuan Prioritas Pengadaan
Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang
akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai
metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode
sebagai berikut (Quick, 1997):
1. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial)
Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan
vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk
pengobatan.
a. V (Vital)
Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan
hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan
kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
9
Universitas Indonesia
b. E (Esensial)
Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk
digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat.
Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving.
c. N (Non-esensial)
Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial,
tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit
terbanyak, contohnya suplemen vitamin.
2. Analisa Pareto (ABC)
Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang
mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan
berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu
periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah:
a. Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili
sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar
20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi
terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif
(Seto, Yunita&Lily, 2004).
b. Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini
mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya
sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
c. Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili
sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh
item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap
sediaan obat dengan cara :
1. Menghitung total investasi tiap jenis obat.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
10
Universitas Indonesia
2. Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari
nilai investasi terbesar hingga terkecil.
3. Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut:
a. Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat
keseluruhan;
b. Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat
keseluruhan;
c. Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat
keseluruhan.
3. Analisa VEN-ABC
Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam
metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya
selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa
pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam
(Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut :
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC
Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas
untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.
Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi
kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat non-
esensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C
pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
11
Universitas Indonesia
2.4. Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek
Tata cara penataan perbekalan farmasi di apotek dapat dikelompokkan
menjadi 2 bagian, yaitu (Umar, 2011) :
1. Penataan di ruang peracikan dan penyiapan obat (ethical counter)
Penataan perbekalan farmasi pada ethical counter perlu memperhatikan
beberapa hal, seperti :
a. Peraturan, terutama yang mengatur tentang obat narkotika, psikotropika,
dan obat keras
b. Lay out, yaitu penataan letak dan susunan lemari atau rak obat agar dapat
memberikan kemudahan dan kecepatan pada petugas apotek dalam
menyiapkan obat yang dibutuhkan konsumen, dengan tetap
memperhatikan aspek kebersihan dan keamanan
c. Bentuk dan tanda lemari (rak) obat
Bentuk lemari obat yang biasa digunakan menyerupai sarang tawon, di
mana setiap lemari obat harus memiliki penandaan yang
menginformasikan jenis perbekalan farmasi yang tersimpan di dalamnya
2. Penataan di swalayan farmasi (OTC counter)
Hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam menata perbekalan
farmasi di OTC counter adalah :
a. Estetika, yaitu keindahan dalam menata dan mendesain rak atau lemari
obat bebas dan obat bebas terbatas agar dapat menimbulkan rasa ingin
tahu dan ingin membeli (impuls buying) bagi setiap konsumen yang datang
ke apotek. Di samping itu, penataan swalayan farmasi harus menimbulkan
kesan bersih, indah, dan menyenangkan.
b. Lay out, yaitu tata letak dan susunan barang yang dapat memberikan
kenyamanan dan kemudahan (alur keluar masuk) bagi konsumen dalam
memperoleh obat yang dibutuhkan.
c. Tanda berupa tulisan sebagai petunjuk mengenai tempat-tempat golongan
fungsi obat yang ditempel di setiap lemari/rak obat. Contoh rak obat untuk
OTC counter dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
12
Universitas Indonesia
Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter
Beberapa macam desain display atau cara memajang obat-obat OTC,
antara lain (Desselle dan Zgarrick, 2009) :
1. Display karton, yaitu suatu boks yang dirancang untuk dipasang pada rak yang
berisi produk tanpa memindahkan kemasan produk yang sudah ada. Hal
tersebut akan membawa pengaruh yang kuat secara visual dan membutuhkan
tempat lebih banyak sehingga dapat menarik perhatian dan memberikan
informasi kepada pelanggan.
2. End cap display, yaitu desain yang cocok untuk produk-produk baru, produk
berukuran besar, dan barang-barang berharga khusus. Caranya dengan
menempatkan produk pada akhir rak. Contoh End cap display dapat dilihat
pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4. End cap display
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
13
Universitas Indonesia
3. Floor stand display, yaitu desain yang cocok untuk meletakkan produk secara
efektif dalam jumlah besar. Produk diletakkan pada rak dorong yang tidak
terlalu tinggi dan mudah diraih, serta dilengkapi dengan brosur yang berisikan
keterangan-keterangan mengenai produk sehingga konsumen lebih tertarik
untuk membeli produk-produk tersebut. Contoh Floor stand display dapat
dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5. Floor stand display
4. Dum display, yaitu desain yang sama dengan floor stand display, hanya saja
produk-produk yang dipajang tidak diatur secara khusus melainkan disusun
secara acak.
5. Floor stack display, merupakan display yang paling sederhana dan mudah.
Dalam penempatan produk pada display, terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain :
1. Penyusunan kotak kemasan pada rak
Kotak kemasan produk OTC mempunyai enam sisi yang dapat diperlihatkan
kepada pelanggan. Setiap kotak kemasan didesain oleh pabrik dengan
tampilan yang semenarik mungin, terutama pada bagian depan dan atas.
2. Penempatan produk yang tidak efektif
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
14
Universitas Indonesia
Beberapa hal yang membuat produk menjadi tidak efektif antara lain lemari
yang tidak teratur, lemari berisi terlalu banyak produk, penataan produk yang
tidak menarik pelanggan, dan pengaturan yang berantakan.
3. Produk di muka (Product facing)
Product facing merupakan penyusunan rak produk secara melebar di bagian
depan. Jika produk disusun tiga pak di baris depan dan enam pak di belakang
masing-masing baris, penyusunan tersebut dinamakan ”three facing, six
deep”. Penelitian membuktikan bahwa penjualan akan mengalami peningkatan
sebanyak 36% ketika penempatan di muka ditingkatkan dari dua baris menjadi
empat baris. Sebaliknya, terjadi penurunan penjualan sebanyak 50% ketika
dilakukan pengurangan jumlah penempatan di muka dari tiga baris menjadi
satu baris.
4. Hot-spot cross
Posisi terbaik suatu produk dalam suatu departemen adalah pada bagian
tengah. Oleh karena itu, pada bagian tengah rak diletakkan produk fast
moving. Hal tersebut disebabkan kebiasaan pembeli untuk berdiri di tengah-
tengah suatu bagian ketika sedang memilih. Hot-spot cross memungkinkan
suatu produk lebih mudah terlihat.
2.5. Merchandising
Merchandising merupakan kombinasi beberapa teknik untuk menentukan
posisi, mengatur, dan mempromosikan produk sehingga konsumen termotivasi
untuk membeli barang tersebut. Data-data berikut dapat menjadi alasan
pentingnya merchandising produk OTC :
1. 90% penjualan terjadi tanpa adanya intervensi farmasis atau karyawan apotek
2. 40% keputusan pembelian dibuat di apotek
3. 28% pembelian produk pertama kali disebabkan oleh tampilan produk
Salah satu prinsip utama dalam merchandising adalah membuat konsumen
bergerak seleluasa mungkin dalam apotek. Semakin banyak produk terlihat oleh
konsumen, semakin besar peluang produk-produk tersebut terjual. Layout dan
desain apotek merupakan hal yang penting dalam mengefektifkan merchandising.
Keuntungan dari merchandising yang efektif meliputi peningkatan volume
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
15
Universitas Indonesia
penjualan baik dari segi jumlah maupun nilai uang yang didapat, peningkatan
turnover, peningkatan keuntungan, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Ada 5
faktor yang mempengaruhi efektivitas merchandising, yaitu :
1. Waktu
Pemilihan waktu yang tepat untuk menjual suatu produk merupakan hal yang
sangat penting. Produk-produk yang bersifat musiman biasanya ditampilkan
sebelum atau selama periode di mana produk tersebut sangat besar
kemungkinannya untuk digunakan. Contohnya, apotek di negara subtropis
akan menjual produk sunscreen sebelum dan selama musim panas, bukan
pada saat musim dingin.
2. Harga
Harga merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan oleh
konsumen. Oleh karena itu, harus dilakukan berbagai cara untuk membantu
konsumen mengembangkan persepsi bahwa harga yang ditawarkan oleh
apotek masuk akal atau bersaing. Namun, terkadang konsumen
menghubungkan harga suatu produk dengan mutu dari produk tersebut,
terutama untuk produk-produk yang kurang mereka ketahui. Beberapa cara
yang dapat dilakukan untuk menarik minat beli konsumen antara lain :
a. Program diskon untuk produk-produk atau kelompok konsumen tertentu
b. Penggunaan psikologi harga dalam menetapkan harga suatu produk.
Sebagian besar konsumen hanya memperhatikan digit pertama dari harga
suatu produk.
c. Program promosi, seperti kupon berhadiah dan strategi ‘beli 2, gratis 1’
3. Pemilihan produk
Karakteristik demografi konsumen merupakan hal yang penting ketika
menentukan produk yang akan dijual. Produk OTC harus dipilih berdasarkan
keinginan dan kebutuhan kelompok konsumen yang dilayani oleh apotek.
Sebagai contoh, sangat tidak bijaksana jika apotek menjadikan alat tes
kehamilan sebagai produk OTC ketika sebagian besar pelanggan apotek
berusia 50 tahun ke atas. Faktor-faktor demografi konsumen yang harus
diperhatikan, meliputi umur, latar belakang sosial budaya, masalah kesehatan,
tingkat pendidikan, dan pendapatan. Hal lain yang harus dipertimbangkan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
16
Universitas Indonesia
ketika menentukan produk OTC antara lain jumlah produk, ukuran produk,
jenis produk (generik atau paten), pengaruh iklan, dan keuntungan suatu
produk dibandingkan dengan produk lainnya.
4. Peletakan produk
Ahli merchandising berpendapat bahwa posisi yang terbaik adalah di
tengah-tengah kelompok dan pada posisi sejajar mata. Hal tersebut disebabkan
oleh kebiasaan manusia untuk berdiri di tengah ketika mengambil keputusan.
Oleh karena itu, produk lebih mudah terlihat jika diletakkan dalam posisi
tersebut. Peletakan produk dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara
vertikal dan horizontal.
Pada penempatan vertikal, produk yang sama dengan ukuran yang
berbeda diletakkan pada rak yang berbeda. Produk fast moving diletakkan di
tengah. Cara tersebut lebih efektif karena produk dapat lebih mudah terlihat.
Namun, cara tersebut membutuhkan lebih banyak tempat dibandingkan
dengan penempatan secara horizontal.
Pada penempatan horizontal, produk yang sama dengan ukuran yang
berbeda diletakkan bersebelahan pada rak yang sama. Cara tersebut
menggunakan sedikit tempat dan lebih mudah untuk ditata. Namun, produk
kurang terlihat oleh konsumen dibandingkan dengan cara vertikal. Pada
penempatan secara horizontal, urutan peletakan produk berdasarkan
ukurannya, yaitu produk dengan ukuran lebih besar diletakkan di sebelah
kanan produk yang berukuran lebih kecil. Hal tersebut disebabkan oleh mata
manusia cenderung untuk melihat dari kiri ke kanan sehingga pikiran
cenderung untuk memilih produk yang dilihat terakhir kali. Di samping itu,
sebagian besar orang menggunakan tangan kanan untuk mengambil sesuatu
sehingga konsumen cenderung mengambil produk yang terdekat dengan
tangan kanan mereka. Berdasarkan analisis tersebut, produk yang berukuran
lebih besar akan lebih banyak dipilih oleh konsumen.
5. Penggunaan ‘point of purchase materials’
Bahan-bahan yang digunakan oleh apotek untuk membuat konsumen
menyadari adanya suatu produk dan tertarik untuk membeli produk tersebut,
yaitu:
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
17
Universitas Indonesia
a. Header cards, umumnya digunakan pada display stand, dump stand, dan
floor-stack display.
b. Banners, diletakkan menggantung atau ditempel di kaca untuk menarik
perhatian terhadap suatu produk melalui pesan promosi singkat.
c. Price signs, yaitu memberikan harga pada produk. Harga produk dapat pula
ditampilkan dengan membandingkan harga jual spesial dengan harga jual
normal produk.
d. Shelf extender, merupakan papan kecil yang melekat pada rak utama untuk
menarik perhatian dan mempermudah konsumen dalam mengambil produk.
e. Shelf-talkers, kartu yang berisi pesan promosi untuk menarik perhatian yang
diletakkan pada rak, di bawah produk. Contoh : beli 2 gratis 1.
2.6. Produk OTC (Over The Counter)
Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.
1332/MENKES/KEP/X/2002, sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat asli
Indonesia, alat kesehatan, dan kosmetika. Obat-obat yang beredar di Indonesia
digolongkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan dalam 5 (lima) kategori,
yaitu obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan psikotropika, dan
obat golongan narkotika. Penggolongan tersebut bertujuan untuk memudahkan
pengawasan terhadap peredaran dan pemakaian obat-obat tersebut.
Pelayanan di apotek meliputi pelayanan produk OTC (Over The Counter)
dan obat ethical. Obat-obat yang dapat diperoleh tanpa resep dokter termasuk
produk OTC. Produk OTC terdiri dari obat bebas dan obat bebas terbatas. Obat
ethical adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter, termasuk di
dalamnya obat keras, obat golongan psikotropika, dan obat golongan narkotika.
2.6.1. Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006)
Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa
resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran
hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Tanda obat bebas dapat dilihat pada
Gambar 2.6. Contoh obat bebas adalah parasetamol.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
18
Universitas Indonesia
Gambar 2.6. Tanda obat bebas
2.6.2. Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006)
Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras,
tetapi masih dapat dibeli bebas tanpa resep dokter dan disertai dengan tanda
peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah
lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam, seperti dapat dilihat pada
Gambar 2.7. Contoh obat bebas terbatas adalah CTM. Wadah atau kemasan obat
bebas terbatas perlu mencantumkan tanda peringatan (P No.1-P No.6) dan
penyerahannya harus dalam bungkus aslinya. Tanda peringatan tersebut berwarna
hitam dengan ukuran panjang 5 cm dan lebar 2 cm (atau disesuaikan dengan
ukuran kemasan) dan diberi tulisan peringatan penggunaannya dengan huruf
berwarna putih. Contoh tanda peringatan dapat dilihat pada Gambar 2.8.
Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas
Contoh tanda peringatan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
19
Universitas Indonesia
Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas
2.7. Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi
Strategi pemasaran yang umum dilakukan oleh apotek adalah analisis
AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu
rangkaian proses, dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli
memutuskan untuk membeli di apotek.
2.7.1. Attention, merupakan upaya apotek untuk menarik perhatian konsumen,
dapat dilakukan dengan :
1. Mengadakan program promosi untuk produk-produk swalayan farmasi
tertentu, seperti program diskon, kupon berhadiah, dan program beli 2
gratis 1.
2. Mendesain swalayan farmasi dengan display yang menarik dan
terpisah dari bagian pelayanan obat ethical, serta memberikan ruang
yang cukup untuk swalayan farmasi sehingga memberikan kemudahan
dan kenyamanan bagi alur konsumen.
2.7.2. Interest, bertujuan menimbulkan keinginan pelanggan untuk masuk ke
dalam swalayan farmasi, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun
obat fast moving pada posisi yang mudah terlihat oleh pelanggan. Selain
itu, penyusunan produk OTC dilakukan semenarik mungkin, yaitu dengan
memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan penggolongan
tertentu, seperti menurut efek farmakologis, agar memudahkan pelanggan
dalam mencari produk yang dibutuhkannya.
2.7.3. Desire
Setelah pelanggan masuk ke area swalayan farmasi, langkah selanjutnya
adalah menimbulkan keinginan pelanggan untuk membeli produk yang
ditawarkan. Upaya yang dapat dilakukan antara lain melayani pelanggan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
20
Universitas Indonesia
dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan
kelengkapan produk, memberikan informasi yang memadai mengenai
produk-produk yang ditawarkan, dan memberikan harga yang bersaing.
2.7.4. Action
Setelah melalui beberapa tahap di atas, akhirnya pelanggan memutuskan
untuk membeli produk di apotek. Pada tahap tersebut, pembeli akan
merasakan pelayanan yang diberikan oleh apotek. Pelayanan yang dapat
diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan
pemberian informasi yang diperlukan sehingga dapat meningkatkan
kepuasan pelanggan. Pelanggan yang merasa puas cenderung datang
kembali ke apotek untuk membeli produk yang dibutuhkannya dan
merupakan sarana promosi bagi apotek (word of mouth).
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
21 Universitas Indonesia
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan pada tanggal 2-10 Mei 2012, bertempat di Apotek
Kimia Farma No. 55, Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta Barat.
3.2 Cara Kerja / Metode
Tugas khusus ini disusun dengan cara mengamati pengelolaan swalayan
farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, Jakarta Barat. Hal-hal yang diamati
meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan barang
yang dilakukan di swalayan farmasi.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
22 Universitas Indonesia
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perbekalan farmasi yang disediakan di Apotek Kimia Farma No. 55
meliputi sediaan ethical dan non-ethical. Sediaan ethical merupakan perbekalan
farmasi yang diberikan menggunakan resep dokter. Namun, berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
347/MENKES/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek, berisi Daftar Obat
Wajib Apotek No. 1; Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
924/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2; dan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3, terdapat
beberapa obat ethical yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di
apotek (BPOM, 2004). Sungguhpun demikian, sediaan ethical tidak dapat
diperjualbelikan secara bebas.
Sediaan non-ethical merupakan perbekalan farmasi yang dapat
diperjualbelikan secara bebas. Produk non-ethical yang terdapat di Apotek Kimia
Farma No. 55 meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen, kosmetika, alat
kesehatan, makanan-minuman, sediaan herbal, dan produk perbekalan kesehatan
rumah tangga (misalnya antiseptik, perlengkapan mandi, produk oral care, produk
personal care, dan produk baby care). Produk-produk tersebut diletakkan pada
bagian swalayan farmasi dengan tujuan memudahkan konsumen dalam
mengamati dan memilih produk yang dibutuhkannya. Peletakan produk-produk
non-ethical pada swalayan farmasi yang terpisah dari ruang sediaan ethical
membuat konsumen merasa lebih bebas dan nyaman dalam berbelanja sehingga
dapat menambah kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan apotek.
Untuk mencapai hasil penjualan yang optimal dari sektor produk non-
ethical, dibutuhkan pengelolaan swalayan farmasi yang baik. Pengelolaan tersebut
meliputi sistem perencanaan dan pengadaan, penataan (lay out) swalayan farmasi,
pemasaran produk, dan pelayanan petugas apotek dalam memberikan informasi
dan rekomendasi mengenai produk yang tepat untuk konsumen.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
23
Universitas Indonesia
4.1. Perencanaan dan Pengadaan Swalayan Farmasi
Perencanaan dan pengadaan produk-produk swalayan farmasi di Apotek
Kimia Farma No. 55 dilakukan menggunakan sistem pareto. Berdasarkan sistem
tersebut, mula-mula dilakukan rekapitulasi data hasil penjualan dari sektor
swalayan farmasi pada bulan sebelumnya. Produk-produk swalayan farmasi
kemudian dikelompokkan secara berurutan, mulai dari produk dengan nominal
penjualan terbesar hingga terkecil. Berdasarkan pengelompokan tersebut, produk-
produk swalayan farmasi dapat diklasifikasikan ke dalam kelas pareto A, B, dan C
dengan kriteria sebagai berikut :
1. Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas A mewakili
sekitar 70% dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya hanya sekitar
20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap
biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto,
Yunita&Lily, 2004).
2. Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah menengah. Kelas B mewakili sekitar
20% dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya hanya sekitar 30% dari
seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
3. Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas C mewakili
sekitar 10% dari total nilai persediaan tetapi terdiri atas sekitar 50% dari
seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).
Produk-produk yang termasuk dalam kelas pareto A merupakan produk
yang banyak dibutuhkan oleh konsumen sehingga harus disediakan dalam jumlah
yang memadai di apotek. Jika produk tersebut mengalami kekosongan persediaan,
apotek akan mengalami kerugian dari segi materi maupun dapat berdampak pada
ketidakpuasan pelanggan. Jumlah barang yang disediakan biasanya mengacu pada
konsumsi rata-rata produk tersebut pada bulan sebelumnya. Produk-produk yang
termasuk dalam kelas pareto B dan C dapat disediakan dalam jumlah yang lebih
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
24
Universitas Indonesia
sedikit ataupun tidak disediakan di apotek, tergantung dari kebijakan bagian
pengadaan.
Selain menerapkan sistem pareto, perencanaan pengadaan di Apotek
Kimia Farma No. 55 juga memperhatikan pola penyakit yang terjadi di
lingkungan masyarakat sekitar apotek. Hal tersebut dipengaruhi salah satunya
oleh kondisi cuaca. Di samping itu, konsumsi terhadap produk non-ethical juga
dipengaruhi oleh promosi produk tersebut. Oleh karena itu, perencanaan
pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 juga
memperhatikan iklan produk farmasi yang sedang popular di masyarakat.
Perencanaan dan pengadaan produk swalayan farmasi yang tepat dapat menjamin
persediaan yang optimal sehingga tidak terjadi kekosongan maupun penumpukan
barang yang berlebihan. Kekosongan persediaan dapat mengurangi pendapatan
apotek dan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, sedangkan kelebihan
persediaan dapat menyebabkan risiko barang rusak atau kadaluarsa sebelum
terjual dan membutuhkan biaya untuk penyimpanan barang.
Alur pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55
dapat dilihat pada Lampiran 1. Prosedur pengadaan produk swalayan farmasi
dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat
daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep.
2. BPBA dikirim ke bagian pembelian Bisnis Manajer Jaya I (BM Jaya I).
3. Bagian pembelian BM Jaya I akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan
untuk melakukan pengecekan ketersediaan barang pesanan. Apabila barang
yang dipesan tersedia di gudang BM, selanjutnya barang tersebut akan di
dropping ke apotek pengirim BPBA. Jika barang tidak tersedia di gudang BM
Jaya I, bagian pembelian akan membuat surat pesanan (SP) untuk kemudian
dikirim kepada distributor. Surat Pesanan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama
(putih) diserahkan kepada distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang.
Lembar kedua (merah) digunakan untuk mencocokkan bila barang pesanan
datang, yang setelah selesai dapat disimpan sebagai arsip seksi pembelian
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
25
Universitas Indonesia
untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk dibukukan dalam hutang dagang.
4. Distributor akan mengirimkan barang yang dipesan beserta fakturnya ke
masing-masing apotek pelayanan yang memesan barang tersebut.
5. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima
dengan faktur dan salinan surat pesanan. Pemeriksaan tersebut meliputi jenis,
jumlah, spesifikasi, keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan.
Bila barang yang datang sesuai dengan permintaan, petugas apotek pelayanan
menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan barang
pada kolom yang tersedia, dan stempel apotek pada faktur asli dan salinan
faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian antara faktur dengan barang yang diterima
atau jika terdapat kecacatan fisik, barang dapat diretur.
6. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan
salinan faktur dari PBF. Rangkap pertama salinan faktur disimpan sebagai
arsip di apotek dan rangkap kedua diserahkan kepada BM untuk keperluan
administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk
penagihan di bagian pembayaran BM Jaya I.
7. Bila barang dibayar tunai (cash on delivery), setelah faktur asli diserahkan ke
distributor, maka distributor langsung menagih ke kasir. Pengadaan di Apotek
Kimia Farma No.55 dilakukan menggunakan sistem kredit (dengan penagihan
hutang dagang dilakukan terhadap pihak BM). Selain itu, pengadaan beberapa
produk swalayan farmasi dilakukan menggunakan sistem konsinyasi.
8. Petugas pembelian mencocokkan kesesuaian harga pada faktur barang yang
dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian.
9. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat ke dalam kartu stok dan data
penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian
hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan
barang.
4.2. Penataan Swalayan Farmasi
Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 berada di dekat ruang
tunggu apotek, ditata serapi dan semenarik mungkin sehingga pelanggan tertarik
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
26
Universitas Indonesia
untuk melihat-lihat produk atau bahkan membeli barang-barang yang disajikan.
Ruang untuk swalayan farmasi terletak di bagian depan apotek, terpisah dari
ruang untuk obat ethical sehingga dapat diakses secara bebas oleh konsumen.
Salah satu keunggulan swalayan farmasi yang terpisah dari ruang obat ethical
yaitu dapat memberikan kebebasan dan kenyamanan bagi konsumen dalam
berbelanja. Oleh sebab itu, lay out swalayan farmasi harus ditata sebaik mungkin
sehingga pelanggan dapat bergerak dengan leluasa dalam memilih produk yang
akan dibeli.
Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki area yang
terbuka dengan luas cukup memadai sehingga memberikan alur (traffic flow) yang
nyaman bagi pelanggan. Area yang terbuka memudahkan dan mendorong
pelanggan untuk mengitari seluruh swalayan farmasi tanpa terpaku pada satu titik
area saja. Hal tersebut meminimalkan timbulnya dead spot atau bagian swalayan
farmasi yang jarang dikunjungi oleh pelanggan. Lay out swalayan farmasi di
Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 2.
Swalayan farmasi sebaiknya memiliki luas ruang yang cukup memadai
untuk mencegah terjadinya alur yang bertabrakan. Namun, swalayan farmasi yang
mudah diakses oleh konsumen cenderung rentan terhadap pencurian. Oleh karena
itu, tata letak swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dirancang
sedemikian rupa sehingga memudahkan karyawan apotek untuk memantau para
pembeli, selain adanya CCTV yang berfungsi mengawasi kegiatan yang terjadi di
swalayan. Selain itu, produk-produk yang memiliki harga relatif tinggi disimpan
dalam lemari yang dikunci.
Produk-produk yang diletakkan di swalayan farmasi dikelompokkan
berdasarkan kegunaan produk tersebut, misalnya obat batuk, obat penurun
demam, obat saluran cerna, produk herbal, vitamin, suplemen makanan,
kosmetika, alat kesehatan, perbekalan kesehatan rumah tangga (misalnya produk
personal care, oral care, baby care, perlengkapan mandi), dan lain-lain.
Selanjutnya, produk dari masing-masing kelompok tersebut disusun menurut
abjad atau diatur sedemikian rupa dengan gradasi warna tertentu agar tampak
menarik. Selain dikelompokkan menurut kegunaannya, produk-produk swalayan
farmasi juga diletakkan menurut bentuk sediaannya, yaitu sediaan padat (tablet
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
27
Universitas Indonesia
dan kapsul), sediaan cair (sirup, suspensi, emulsi, dan larutan tetes), serta sediaan
semi solid (gel, krim, dan salep).
Penataan produk di swalayan farmasi menurut kelompok-kelompok
tertentu bertujuan untuk memudahkan konsumen dalam mencari dan memilih
produk yang dibutuhkannya. Penyusunan yang teratur juga membantu petugas
apotek dalam mencarikan produk yang dibutuhkan oleh konsumen sehingga
konsumen memperoleh pelayanan yang cepat dan memuaskan. Di samping itu,
petugas apotek juga terbantu dalam memberikan informasi, alternatif pilihan
produk, dan rekomendasi bagi konsumen sehingga dapat menentukan produk
pilihannya dengan tepat.
Di samping memperhatikan kemudahan pelanggan dalam mencari produk
yang dibutuhkannya, penataan produk-produk di swalayan farmasi perlu
mempertimbangkan aspek strategis. Beberapa produk fast moving di Apotek
Kimia Farma No. 55 diletakkan pada bagian rak yang mudah dilihat oleh
pelanggan sehingga menjadi daya tarik bagi pelanggan untuk memasuki swalayan
farmasi. Produk-produk dari PT. Kimia Farma ditampilkan pada gondola khusus
yang mudah dilihat oleh pelanggan. Selain untuk tujuan identifikasi (ciri khas),
penempatan gondola khusus produk PT. Kimia Farma juga bertujuan untuk
meningkatkan penjualan produk tersebut. Beberapa produk slow moving
diletakkan di dekat meja kasir untuk meningkatkan promosi produk tersebut oleh
karyawan apotek (kasir) sehingga dapat menimbulkan dorongan membeli
pelanggan (impulse buying).
4.3. Pemasaran Produk-produk Swalayan Farmasi
Untuk meningkatkan hasil penjualan produk-produk swalayan farmasi di
Apotek Kimia Farma No. 55, perlu dilakukan langkah-langkah pemasaran yang
efektif. Langkah-langkah tersebut misalnya :
1. Mengadakan program promosi, seperti diskon untuk produk-produk tertentu
secara bergantian
2. Menawarkan produk secara lebih intensif kepada konsumen melalui sales
promotion girls (SPG) maupun oleh petugas apotek
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
28
Universitas Indonesia
3. Memberikan informasi kepada konsumen mengenai produk-produk yang
terdapat di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 melalui brosur,
spanduk, maupun oleh petugas apotek sembari memberikan pelayanan
informasi dan rekomendasi produk
4.4. Pelayanan Kefarmasian di Swalayan Farmasi Apotek Kimia Farma
No. 55
Pelayanan kefarmasian di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No.55 di
antaranya berupa pelayanan informasi produk. Konsumen yang memperoleh
informasi mengenai produk yang dibutuhkannya dengan jelas akan terbantu dalam
memilih produk yang akan dibeli. Di samping itu, petugas apotek juga dapat
memberikan saran mengenai produk yang paling sesuai dengan kebutuhan
konsumen dengan memberikan pertimbangan mengenai risiko, manfaat, dan harga
produk tersebut. Pelayanan tersebut akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan
merupakan salah satu perwujudan dari tanggung jawab apotek sebagai sarana
pelayanan kesehatan dalam mendukung terwujudnya derajat kesehatan
masyarakat yang lebih baik.
Pengelolaan swalayan farmasi yang baik dapat berperan dalam
meningkatkan pendapatan apotek dan menjamin kepuasan pelanggan. Upaya
pengelolaan tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan
pelayanan kefarmasian untuk produk swalayan farmasi. Perencanaan dan
pengadaan yang optimal dapat menjamin ketersediaan produk swalayan farmasi
yang tepat, tidak berkekurangan dan tidak berlebihan. Penataan swalayan farmasi
yang menarik dan teratur dapat membuat konsumen merasa nyaman berbelanja
sekaligus memudahkan konsumen dalam memilih produk yang dibutuhkannya.
Pemasaran produk swalayan farmasi bertujuan untuk menarik minat konsumen
sehingga dapat meningkatkan penjualan produk swalayan farmasi. Pelayanan
kefarmasian di swalayan farmasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan
membantu pelanggan dalam memilih produk yang paling sesuai dengan
kebutuhannya.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
29 Universitas Indonesia
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 yang
meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pelayanan informasi
produk di swalayan farmasi telah dilakukan dengan baik. Pengelolaan tersebut
meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Perencanaan pengadaan dilakukan berdasarkan sistem pareto, serta dengan
memperhatikan pola penyakit dan iklan produk yang sedang marak di
masyarakat.
2. Pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55
dilakukan dengan mengajukan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dari
apotek pelayanan kepada Bisnis Manajer Jaya I.
3. Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 terletak terpisah dari ruang
obat ethical sehingga memberikan kebebasan dan kenyamanan bagi pelanggan
dalam memilih produk yang dibutuhkannya. Penataan produk swalayan
farmasi didasarkan pada bentuk sediaan dan kegunaan masing-masing produk,
kemudian disusun menurut abjad.
4. Pemasaran produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55
dilakukan melalui pengadaan brosur, penempatan sales promotion girls
(SPG), dan promosi berupa program diskon.
5. Pelayanan informasi di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 dapat
membantu pelanggan dalam memilih produk yang paling sesuai dengan
kebutuhannya sehingga akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
5.2. Saran
1. Untuk meningkatkan pelayanan di swalayan farmasi, dapat disediakan kasir
khusus agar konsumen tidak perlu mengantri bersama dengan pasien yang
hendak membayar resep. Di samping itu, adanya kasir khusus swalayan
farmasi dapat memudahkan konsumen untuk mengetahui harga produk yang
diletakkan pada swalayan farmasi. Jika memungkinkan, dapat diletakkan
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
30
Universitas Indonesia
harga dari tiap produk pada gondola peletakkannya. Hal tersebut akan
membantu konsumen dalam memutuskan alternatif produk yang akan dipilih
berdasarkan perbandingan harga dan manfaat produk. Sebaiknya, kasir khusus
swalayan farmasi dijaga oleh petugas teknis kefarmasian (seperti asisten
apoteker) agar dapat sekaligus berfungsi sebagai tempat pemberian informasi
mengenai produk swalayan farmasi kepada konsumen.
2. Penataan lay out swalayan farmasi sebaiknya tidak hanya memperhatikan
kemudahan pelanggan dalam mencari produk yang dibutuhkannya, tetapi juga
mempertimbangkan aspek estetika. Hal tersebut dapat dilakukan dengan
menyusun produk-produk swalayan farmasi dengan gradasi warna tertentu dan
meletakkan produk fast moving pada display yang lebih mudah dilihat dan
menarik bagi pelanggan.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
31 Universitas Indonesia
DAFTAR ACUAN
Badan POM RI. (2004). Pengobatan Sendiri. Jakarta : Info POM Vol. 5, No. 6,
November 2004, ISSN 1829-9334.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara
Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat
Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan
Klinik Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
Desselle, S. P. dan Zgarrick, D. P. (2009). Pharmacy Management. United States
: McGraw Hill Inc.
Quick, J.D. [ed]. (1997). Managing Drug Supply: The Selection, Procurement,
Distribution, and Use of Pharmaceuticals 2nd ed. Connecticut: Kumarin
Press Inc, 342-392.
Seto, S., Yunita, dan Lily. (2004). Manajemen Farmasi. Surabaya : Airlangga
University Press.
Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Praktis (Cetakan IV). Jakarta : Wira Putra
Kencana.
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
32
Lampiran 1. Alur proses pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek
Kimia Farma No.55
Distributor / PBF
Apotek KF No. 55
BPBA
Bisnis manajer Jaya I
Gudang BM Jaya I
Pengecekan barang pesanan
apotek
Barang ada di
gudang
Barang
tidak ada
di gudang
BM Jaya I
melakukan
dropping barang
ke apotek
(barang pesanan
dan lembar
dropping
dibawa dari BM
ke apotek
pelayanan)
Bisnis manajer Jaya I
Pemesanan
barang
Distributor
mengantarkan
barang pesanan
+ faktur ke
apotek
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
33
Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55
Keterangan :
1. Popok bayi, pembalut wanita, tisu
2. Alat kesehatan
3. Popok bayi, kapas pembalut
4. Perlengkapan mandi
5. Produk P3K (larutan antiseptik, plester untuk luka, masker, kassa)
6. Produk OTC untuk mata, produk OTC topikal, produk OTC berbentuk patch
7. Produk dental care
8. Produk balsam, minyak angin, minyak telon, obat gosok
9. Produk personal care (deodorant dan antiperspirant, kondom, feminim
higiene)
10. Produk minuman perawatan tubuh
11. Produk OTC sediaan cair suplemen makanan
12. Kosmetika perawatan kulit dan wajah
13. Sediaan padat (tablet) multivitamin
1 2 34 5 6
7 89
10
11
1213
1415
1617
18 1920 21
22
23 2425a
26
2728
28
25 c25 b29
Ruang
tunggu
apotek
Swalayan farmasi
Penerimaan resepPenyerahan obat
Ruang penyiapan obatMeja peracikan
2929
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012
34
Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 (lanjutan)
14. Sediaan cair suplemen makanan dan multivitamin (oral drops, sirup, dan
suspensi)
15. Produk kosmetika Kimia Farma
16. Tablet suplemen makanan untuk anak-anak
17. Susu untuk diet khusus, gula diet, tablet multivitamin
18. Produk OTC sediaan cair (untuk batuk-pilek, antipiretik, obat saluran cerna)
19. Produk OTC sediaan drops untuk antipiretik dan flu, sediaan cair obat batuk-
pilek
20. Produk OTC sediaan solid untuk obat batuk-pilek, demam, dan saluran cerna
21. Produk herbal
22. Lemari pendingin untuk minuman
23. Produk susu bayi dan anak-anak
24. Gudang sediaan cair OTC
25. a. Produk suplemen makanan
b. Gudang produk OTC sediaan topikal, gudang produk baby care
c. Gudang produk OTC sediaan solid antipiretik dan obat flu
26. Alat kesehatan, gudang produk OTC sediaan solid vitamin dan obat saluran
cerna
27. Makanan ringan, gudang produk OTC sediaan oral drops
28. Gondola khusus produk OTC Kimia Farma
29. Produk minuman
Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012