Procesi unutar projekta
Upravljanje projektima u IT
Pristup upravljanja projektom
Podela upravljanja projektom po oblastima znanja, po procesima, po tehnikama i alatima Oblasti znanja Integracija, obim, vreme, troškovi, kvalitet Ljudski resursi, komunikacije, rizik, nabavke Procesi unutar projekta Inicijalizacija Planiranje Izvršavanje Kontrola Zatvaranje
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 2
Redosled izvođenja procesa
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 3
Proces je niz akcija usmerenih ka određenom rezultatu (cilju)
Inicijalizacija
Planiranje
Kontrola
Izvršenje
Zatvaranje
Proces inicijalizacije
Proces inicijalizacije obuhvata definisanje i autorizaciju projekta ili projektne faze
Inicijalizacija procesa je sastavni deo svake faze ili projekta
Svi projekti (faze projekta) sadrže svih pet procesa
Procesi unutar projekta nisu isto što i faze projekta!!!
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 4
Proces planiranja
Proces planiranja obuhvata planiranje i održavanje funkcionalne šeme da bi se osiguralo da projekat napreduje ka potrebama (ciljevima) organizacije.
Upravljanje planom obima Upravljanje planom rasporeda Upravljanje planom troškova Upravljanje planom nabavki A dollar spent up front in planning is worth one hundred
dollars spent after the system is implemented Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 5
Proces izvršenja
Proces izvršenja uključuje koordinaciju ljudi i drugih resursa radi izvođenja raznih planova i proizvodnje proizvoda, usluga ili rezultata projekta (neke faze projekta)
Pravljenje i razvijanje projektnog tima Osiguravanje kvaliteta Distribucija informacija Upravljanje očekivanjima aktera Sprovođenje nabavke
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 6
Proces kontrole i praćenja
Proces kontrole i praćenja podrazumeva redovno merenje i praćenje progresa projekta (faze) kako bi se osiguralo da projektni tim ispunjava zadate ciljeve
Da bi projekat ostao na pravom putu potrebna je zajednička kontrola i praćenje od strane svih aktera projekta (faze)
U slučaju potrebe rukovodilac projekta i/ili ostalo osoblje preuzimaju odgovarajuće mere
Izveštaji o performansama
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 7
Proces zatvaranja
Proces zatvaranja podrazumeva formalno prihvatanje projekta (projektne faze) i njegovo efikasno završavanje
Administrativne aktivnosti Arhiviranje datoteka Zaključivanje ugovora Dokumentovanje naučenih lekcija (pouka) Formalno prihvatanje isporučenog posla
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 8
Potrebno vreme procesa dato u procentima
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 9
0 20 40 60 80 100
Inicijalizacija
Planiranje
Izvršavanje
Kontrola
Zatvaranje
Drugo UP
Alfa UP
Procesi - zaključak
Procesi ne isključuju jedan drugog (povezani su) Proces kontrole se prožima kroz sve ostale procese
Nivo aktivnosti i dužina svakog od procesa su različiti i zavise od prirode projekta
Procesi se mogu primenjivati na svaku fazu projekta ili na projekat u celini
Svaki od procesa upravljanja projektom karakteriše se završavanjem određenog posla Kod inicijalizacije potrebno je napraviti statut projekta
Svaki proces ima svoje ulaze i/ili izlaze
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 10
Procesi i oblasti znanja
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 11
Oblasti znanja
Upravljanje projektom preko procesa
Inicijalizacija Planiranje Izvršenje Kontrola Zatvaranje
1. Upravljanje integracijom
Razvoj statuta projekta
Razvoj projektnog plana
Upravljanje izvršenjem projekta
Kontrola projektnog zadatka
Zatvaranje projekta
2. Upravljanje obimom
Prikupljanje zahteva, definisanje obima, kreiranje WBS
Verifikacija i kontrola obima
3. Upravljanje vremenom
Definisanje aktivnosti i njihovog redosleda
Kontrola rasporeda
4. Upravljanje troškovima
Ocena troškova, određivanje budžeta
Kontrola troškova
5. Upravljanje kvalitetom
Planiranje kvaliteta Osiguravanje kvaliteta
Kontrola kvaliteta
Procesi i oblasti znanja
Upravljanje projektima u IT – Etape procesa 12
Oblasti znanja
Upravljanje projektom preko procesa
Inicijalizacija Planiranje Izvršenje Kontrola Zatvaranje
6. Upravljanje ljudskim resursima
Razvoj plana Sastavljanje, razvoj i upravljanje projektnim timom
7. Upravljanje komunikacijom
Prepoznavanje aktera
Plan komunikacije Raspoređivanje informacija, upravljanje očekivanjima aktera
Izveštaj učinka
8. Upravljanje rizicima
Upravljanje rizikom, prepoznavanje rizika, izvođenje kvalitativne i kvantitativne analize rizika
Nadgledanje i kontrola rizika
9. Upravljanje nabavkama
Planiranje nabavke Sprovođenje nabavke Upravljanje nabavkama
Zatvaranje nabavke
Metodologija upravljanja projektom
Upravljanje projektima u IT
Metodologija upravljanja (Prince2) Projects in Controlled Environments (PRINCE2)
Pokretanje projekta Planiranje Izvršavanje projekta Usmeravanje projekta Kontrola po fazama Upravljanje isporukom proizvoda Upravljanje graničnim fazama Zatvaranje projekta
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 14
Primer procesa upravljanja projektom JWD Consulting’s Project Management Intranet Site Project
Pre-inicijalizacija projekta Inicijalizacija projekta Planiranje projekta Izvršavanje projekta Kontrola i nadgledanje projekta Zatvaranje projekta
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 15
Pre-inicijalizacija projekta
Prepoznavanje projekta (sa ili bez rukovodioca) Zadaci:
Odrediti obim, vreme i troškove (ograničenja) Identifikovati sponzora projekta Odabrati rukovodioca projekta Utvrditi poslovne razloge!! (business case) Sastati se sa rukovodiocem radi utvrđivanja upravljanja
procesom Utvrđivanja potrebe za usitnjavanjem projekta u podprojekte
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 16
Pre-inicijalizacija projekta
Projekat se posmatra u celini (nema usitnjavanja) Trajanje projekta je 6 meseci
Napravljen je business case i utvrđeno da je projekat vredan pokretanja
Otplata projekta je ocenjena na godinu dana Planirani prinos je 112%
Zaključak: pokrenuti formalnu inicijalizaciju projekta
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 17
Inicijalizacija projekta
Identifikacija aktera Pravljenje registra aktera Izrada statuta (nacrta) projekta
Definisanje početka i kraja Dodeljivanje naziva Formalno postavljanje rukovodioca projekta Osnovne informacije
Zajednički sastanak sa svim (glavnim) akterima Upoznavanje Razgovor o ciljevima, planovima... Dnevni red
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 18
Planiranje projekta
Svrha planiranja jeste uspešno vođenje izvršavanja projekta Razvoj plana upravljanja projektom Prikupljanje zahteva Definisanje obima Kreiranje WBS-a (Work Breakdown Structure) Definisanje aktivnosti Utvrđivanje redosleda aktivnosti Ocena resursa aktivnosti Ocena trajanja aktivnosti
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 19
Planiranje projekta
Pravljenje rasporeda (Gant-ov dijagram) Ocena troškova
Određivanje budžeta Planiranje kvaliteta Razvoj plana ljudskih resursa Plan komunikacija
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 20
Planiranje projekta
Planiranje upravljanja rizicima Prepoznavanje rizika
Izvođenje kvalitativne analize rizika Izvođenje kvantitativne analize rizika Planiranje odgovora na rizik Planiranje nabavke
Kolektivni ugovor Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 21
Planiranje projekta - WBS
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 22
Planiranje projekta Gant-ov diagram
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 23
Izvršavanje projekta
Izvršavanje projekta predstavlja preduzimanje neophodnih akcija radi završavanja aktivnosti projektnog plana
Upravljanje i direktno izvršavanje projekta Osiguravanje kvaliteta Razvoj i upravljanje projektnim timom Raspodela informacija
Upravljanje očekivanjima aktera Sprovođenje nabavke
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 24
Kontrola i nadgledanje projekta
Kontrola je proces merenja napretka projekta prema njegovom cilju, praćenje odstupanja od plana i preduzimanja odgovarajućih korektivnih aktivnosti
Kontrola i nadgledanje projektnog posla Integrisana kontrola izmena
Ažuriranje projektne dokumentacije
Verifikacija obima Kontrola obima
Merenje učinka posla
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 25
Kontrola i nadgledanje projekta
Kontrola rasporeda Kontrola troškova
Prognoza budžeta
Izvođenje kontrole kvaliteta Izveštaj o učinku (progresu) Nadgledanje i kontrola rizika Kontrola nabavki
Izmena zahteva
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 26
Nedeljni izveštaj o progresu
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 27
Zatvaranje projekta
Zatvaranje projekta podrazumeva dovođenje projekta (faze) do samog kraja, kao i prihvatanje proizvoda (usluge) od strane aktera i kupaca Zatvaranje projekta (faze)
Finalni izveštaj o projektu Prezentacija Planiranje održavanja (servisiranja)
Zatvaranje nabavki Proces ažuriranja aktive (dokumentacija, poučne lekcije...) Ažuriranje (zatvaranje) ugovora
Upravljanje projektima u IT – Metodologija upravljanja 28