Upravljanje projektima za prekograničnu saradnju
Iskustvo Interreg
I Deo: upravljanje, praćenje, administracija i evaluacija projekta
Koncept projekta i izgradnja Koncept projekta i izgradnja partnerstvapartnerstva
MontaMontaža projektaža projekta
Odgovornost partneraOdgovornost partnera
Operativne preporukeOperativne preporuke
Situacija podele• Identifikovati situaciju u pogledu podele teritorije
– DAFO– Kvalitativne analize
• Stvarno stanje u Kadisu: poteškoće, ali sa izgledima…
• Strategija:– Potenciranje kohezije– Kritični sektori– Iskoristiti prekogranični element
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Šta je prvo?• Ideja o projektu i partnerstvo su elementi
koji se odlikuju uzajamnošću odnosa
Koncept sprovođenja Partnerstvo
ŠTA
KO
KAKO
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Struktura partnerstva• Ravnoteža između entiteta je fundamentalna.• Od prvog trenutka treba sve da bude jasno svakom
entitetu u pogledu odgovornosti i papira koje treba svako da sačini .
• Jednostavnost je isplativa od prvog dana • Korektna definicija i ugovor o sistemima upravljanja
koji je neizostavan: bez povezivanja ne mogu da funkcionišu.
• Izbegavati preklapanja u pravnom smislu kod nadležnosti ili kod usluga ili kod ostvarenih aktivnosti (ko šta može da radi…)
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Kako identifikovati partnere?
• Važno je naći odgovarajuće partnere:– Za aktivnosti koje treba razvijati– Prema stečenom iskustvu u toj oblasti– Prema kontaktima u graničnoj zoni– Prema strateškim potrebama projekta
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Kakav tip partnera?• Javni:
– Skup opština– Gradske skupštine– Nezavisne institucije (vezane za uprave)
• Polu-javni (pri državnim upravama):– Privredni i društveni subjekti– Trgovinske komore– Univerzitet– Ostalo: udruženja, federacije, itd..
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Kako se gradi partnerstvo?
• Dogovorom• Sporazumima o saradnji
– Osnova za formalni ugovor
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
DOGOVARANJE
• Zašto dogovaranje?• Stepen dogovora u Provinciji Kadis.• Vrste dogovoranja.• Postupak koji se primenjuje.• Prepreke.
Koncept projekta i izgradnja partnerstvaKoncept projekta i izgradnja partnerstva
Faze lansiranja projekta• PRETHODNA FAZA: PRIPREMA• IDENTIFIKACIJA I OBEZBEĐIVANJE
SREDSTAVA• DOTERIVANJA• POČETAK• IZVRŠENJE• PRAĆENJE, KONTROLA I EVALUACIJA• PRAVDANJE (TEHNIČKO I FINANSIJSKO)
MontaMontaža projektaža projekta
Kako se gradi projekat?• Usaglasiti sprovođenja.• Tehnička definicija:
– zajednička?– sugerisana?
• Priručnik za postupanje i za upravljanje: fundamentalni elemenat.
• UgovorI o izvršenju.
Montaža projektaMontaža projekta
Odgovornost i delokrug upravljanja
• Šta treba da se uradi• Definisati sprovođenja koja će realizovati svaki član partnerstva,
definišući pritom na opštem nivou odgovornost, obaveze i angažmane
• Kako treba da se radi• Kroz eksplicitne ugovore i dokumentaciju podrške za početak
ostvarivanja predviđenih sprovođenja pomenutim ugovorima
Odgovornost partneraOdgovornost partnera
Odgovornost, obaveze i angažmani
• IEDT- a pred Upravnim telom IEDT-a pred partnerima
• Partnera pred IEDT- om
IEDT UPRAVNO TELO
PARTNERSTVO
Odgovornost partneraOdgovornost partnera
Misliti globalno i delovati lokalno • Prepoznavanje realnih potreba• Pretvaranje potreba u projekte i metodologije
za rešavanje problema • Prezentacija globalnih projekata za
sprovođenje• Decentralizacija projekata• Lokalni akteri direktno upravljaju projektima :
gradske skupštine, teritorije i privredni i društveni subjekti.
Operativne preporukeOperativne preporuke
Misliti globalno i delovati lokalno (II)• Dogovaranje, saglasnost i koordinacija• Uloga IEDT-a:
• Nosilac dinamike• Pregovarač• Faktor integracije• Jedinstveni sagovornik• Tehnička pomoć
• Intenzivan posao TIC-a
Operativne preporukeOperativne preporuke
II Deo: upravljanje, praćenje, administracija i evaluacija projekta
Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Sistemi praćenjaSistemi praćenja
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Evaluacija projektaEvaluacija projekta
Definicija sistema• Sistemi treba da budu jednostavni i jasni.• Delokrug rada treba da bude dobro definisan:
• Entiteti treba da imaju jasnu sliku o svojoj odgovornosti, saglasno njihovom učešću u projektu.
• Sve treba da postoji u pisanoj formi.
Temeljitije praćenje“tragovi” dokumentacijeAgilnost u upravljanju
Rigidnost procesaBirokratija
Sporo reagovanje na promene
Iziskuje disciplinu
Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Potreban tim i osoblje (I)
• Upravljanje i izvršenje zahteva sposobne osobe i povezane sa ciljevima i zadacima projekta.
• Organigram treba da bude u obliku jasnog crteža, sa funkcijama koje treba razviti.
• Podela odgovornosti treba da bude ravnomerna između svih koji učestvuju u projektu.
• Stalni kontakt i adekvatna koordinacija su neophodni u svim fazama projekta: upravljanja, izvršenja, administracije i pravdanja.
Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
• Važno je identifikovati i imati“napismeno ” prateće funkcije za svaki tim (glavni ili pridruženih partnera), kao i potrebne profesionalne profile.
• Ako ima potrebe, upravni tim glavnog projektanta treba da kombinuje savete i administrativno praćenje projekta sa motivacijom i tehničkom pomoći drugim partnerskim entitetima.
• Glavni projektant ne može, niti treba sam da preuzme na sebe celokupan rad partnerskih entiteta: ovo dovodi do kolapsa modela funkcionisanja.
Potreban tim i osoblje (II)Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Predložena organizaciona struktura Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Strateški i glavni odbor projekta
kontakt / odgovorno lice Kontakt / odgovorno lice
Ekonomsko-administrativni tim Tehnički tim - sadržaji
Tim partnera
Procesi upravljanja (I)• Ključno je standardizovati, normalizovati i mehanizovati što je
moguće veći broj dokumenata i procesa
1. Ubrzava administraciju i upravljanje projektom.
2. Štedi novac i vreme partnerskim entitetima i glavnom projektantu.
3. Olakšava praćenje, kontrolu i evaluaciju sprovođenja i zadataka.
4. Ubrzava funkcionisanje finansijskog toka: plaćanja i naplate.
1. Izradu solidnog i dobro strukturiranog Priručnika za upravljanje , kao i protokola za protok informacije.
2. Stvaranje slikovitog Priručnika za projekat.
3. Realizaciju zajedničke i specifične obuke za sve entitete koji učestvuju na temu sistema za upravljanje.
4. Podešavanje, prilagođavanje, ispravljanje shodno evoluciji projekta.
…Ali
zahteva….
Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Procesi upravljanja (II)• Važno je imati standardizovanu tehničku i zajedničku dokumentaciju
za sve entitete, nezavisno od budžeta o kome se radi i prirode sprovođenja.
• “Osnovni dokumenti” projekta (o upravljanju, finansijskoj kontroli i takođe tekući izveštaji, završni izveštaji, itd.) treba da budu usaglašeni između entiteta koji učestvuju i glavnog projektanta.Očigledno je da treba poštovati svaku indikaciju ili zahtev koji bi došli od Upravnog tela, a odnose se na ovo.
• Nužno je uspostaviti ravnotežu između “participativnog” modela, gde za sve treba saglasnost svih, i “operativnog” modela, gde jedan entitet određuje korak, a ostali se ograničavaju na ispunjavanja zadataka.
• Mogu se koristiti, kao operativni sredstvai:– Podnesci o projektu i o aktivnosti– Periodični izveštaji o praćenju (ne više od 6 u godini).– Informatički elementi: pregled obračuna ili baze podataka
Sistemi upravljanjaSistemi upravljanja
Koncept sistema• Praćenje je fundamentalni element nekog projekta.• Treba utvrditi pouzdane, objektivne i proverljive
pokazatelje za svaki zadatak i aktivnost.• Ne više od 10-15 ključnih pokazatelja za “okvir za
rukovođenje praćenjem”.• Informacija treba da bude dostupna svakom
partnerskom entitetu svakog momenta.• Dovoljno je koristiti jednostavni obračunski pregled ili
bazu podataka za čuvanje i korišćenje ove informacije.• Veoma je važno utvrditi “pragove” na osnovu kojih će se
moći reagovati na neko događanje ili poteškoću
Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje
Primer “okvira za rukovođenje”Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje
MERA/AKTIVNOST ELEMENTI ZA MERENJE
DIFERENCIJACIJA CILJ OSTVARENE VREDNOSTI
Sprovođenja predviđena projektom, kako je prikazano u formularu
Šta treba da se meri kod sprovođenja: odabrati najvažnije elemente i zadatke kod sprovođenja
Utvrditi najadekvatniju jednicu mere
Količina / situacija koja treba da dostigne projekat
Akumulirana vrednost razvojem projekta
Treba izabrati najavažnije aktivnosti
Najavažniji zadaci su oni koji mogu da “zaustave” izvršenje projekta
Važno je dobijati
redovne merne podatke o napretku projekta
Funkcionisanje sistema• Funkcionisanje sistema više zavisi od uključenosti i volje
ljudi nego od njegovog dobrog koncepta ili od tehnologije koja se koristi.
• Važno je imati “zamenu”za sistem: treba da bude korisno za izvršenje zadataka da se ne odgovara samo jednoj volji za kontrolom.
• Veoma je važno predvideti ŠTA I ZAŠTO treba doneti odgovarajuću odluku ako se otkrije neki poremećaj u razvoju projekta.
• Kritični elementi su:– Ciljevi realizacije i rezultati– Finansijska potrošnja– Predviđeni i stvarni rokovi sprovođenja
Sistemi za praćenjeSistemi za praćenje
Globalni prikaz procesa• Mehanizacija i standardizacija igraju kritičnu ulogu u
ovom polju.• Procesi treba da imaju konačne rokove od samog
početka projekta– A realne imajući u vidu postupke koje treba primeniti– Utvrditi jasne i u vremenu dobro raspoređene rokove
• Izuzeci su izuzeci, a ne pravilo funkcionisanja:u ovom polju, fleksibilnost ne sme da znači “sve može”
• Zatvaranje projekta treba da se pripremi dovoljno vremena unapred.U tu svrhu biće potrebno da se naprave specifični protokoli. Ako se ne postupi na ovaj način, biće to proces koji će oduzeti mnogo vremena za upravljanje i administraciju.
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Karakteristike procesa (I)
• Dokumentacija treba da bude jednostavna za ispunjavanje
• Bolje je uložiti vreme u prvo potvrđivanje nego posle svako ispravljati pojedinačno
• Može se dostići ušteda od 30% vremena i novca sa dobrim prvim – osnivačkim sastankom
• Važno je ostaviti u pisanoj formi sve što se događa u svakom trenutku s ciljem da se greške ne ponove ii da se stvori “know-how” za potrebe projekta
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Karakteristike projekta (II)
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Pravi se detaljan opis kako se
ispunjava dokumentacija
Karakteristike procesa (III)
• Veoma je važno dokumentovati sve korake koji se čine u aspektima poput: – Promene budžeta;– Promene u dodeli zadataka;– Promene pokazatelja;– itd.;
…da se ne bi izgubio trag svake promene koja se desila.• Glavni projektant treba da bude svestan administrativnog
rada koji mu predstoji (koordinacija sa partnerima; dijalog sa Upravnim telom,…). To je posao koji je veoma odgovoran.
• Treba učiniti napor da se naprave protokoli o čuvanju i arhiva dokumenata.
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Karakteristike procesa (IV)
• Potvrđivanja iziskuju konačan i čvrst rok:disciplina je nužna u pogledu ovog aspekta.
• Administrativni proces potvrđivanja mora biti veoma jasan: – Šta može, a šta ne može da obuhvati– Koja su dokumenta neophodna– Kada se može potvrditi neki trošak, a kada ne– itd.
• Ova faza jede vreme: manje ako se prethodno obavio dobar posao; više ako treba stalno rešavati događanja u dokumentaciji partnera ili samog glavnog projektanta.
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Karakteristike procesa (IV)
• Ispunjavanje dokumenata za njihovo potvrđivanje treba da bude veoma dobro objašnjeno: da može svakom da posluži i da se zna šta treba uključiti u svako polje.
• Bilo kakvo “tumačenje” ovih dokumenata iziskuje prethodnu konsultaciju sa Tehničkim sekretarijatom programa ili Upravnim telom.
Administrativni procesiAdministrativni procesi
Evaluacija: mehanizam upravljanja• Ovo je fundamentalno da bi se realni domet projekta
sagledao.• Njegovo postojanje i efektivnost temelje se na konceptu i
korišćenju sistema za praćenje projekta.• Njegov koncept je veoma važan• Omogućava da se napravi kritička analiza postignutog:
kako i zašto su ostvareni rezultati (ili nisu).• Važno je učešće entiteta u sagledavanju evaluacije ;
treba preneti pozitivan element poboljšanja, a ne doživeti je kao kontrolu ili inspekciju.
Evaluacija projektaEvaluacija projekta
Evaluacija:interna procedura• Važno je kombinovati kvantitativnu analizu sa
kvalitativnom.– Kvantitativna:
• Realizacija i postignuti rezultati.• Utrošak budžeta:stepen efikasnosti i uspešnosti.
– Kvalitativna:• Partnerski odnosi.• Stečeno znanje: administrativni procesi; tehničke akcije; itd.
• Evaluacija omogućava poboljšanje samog projekta, ali što je još važnije, utiče na poboljšanje i svih budućih projekata.
Evaluacija projektaEvaluacija projekta
Evaluacija: sredstva• Glavna sredstva evaluacije su:
– Lični kontakti, sastanci sa: glavnim upravnim timom; sa stručnim timovima partnera ; sa licima koja su korisnici.
– Upitnici o stepenu zadovoljstva i/ili praćenja: kratki upitnici sa zatvorenim pitanjima, ne više od 10/15.
– Potrošeni budžeti i ostvarena potvrđivanja u okviru projekta.– Pokazatelji sistema praćenja: okvira za rukovođenje; ciljevi
evaluacije• Zanimljivo je imati pomoć spolja u trenutku kada treba
napraviti analizu evaluacije: omogućava da se uključi perspektiva koja je drugačija od one u analizi.