![Page 1: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/1.jpg)
Fellestjenester – Fellesmagasin – ByggeprosessEgenutvikling av logistikk- og forvaltningssystemer
Forutsetninger, erfaringer, utfordringer, konsekvenser, fordeler, fallgruber…
![Page 2: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/2.jpg)
Disposisjon
• Historikk: fra MuVe til VeMu• Fellestjenester – fra 2004 og fremover
– Fellesmagasin– Flytteprosesser– Prosjekter
• Byggeprosess 2011-12• Samlings(forvaltnings)plan
![Page 3: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/3.jpg)
Historikk frem til 2008:• Fra 2002: Fylkeskommunen idé om museumssenter. Utredning
om fellesmagasin.• Frem til 2005: museene jobbet hver for seg:
– Larvik museum (kommunal)– Sandefjordmuseene / Hvalfangstmuseet (kommunal)– Vestfold fylkesmuseum (stiftelse)– Nord-Jarlsbergmuseene (interkommunalt)
• 2005 Museumssenteret i Vestfold (MuVe) ble opprettet. (Vedtak i Vfk 2003)– Aksjeselskap eid av ovenstående + fylkeskommunen
• Deler av samlingsarbeidet ble sentralisert i MuVe– Dokumentasjon, preventiv konservering, forvaltning, bevaring,
magasinering, logistikk, tilgjengeliggjøring
![Page 4: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/4.jpg)
Historikk og organisasjon 2008-2012
Museums-senteret AS
Fylkesarkivet for Vestfold, Vfk
Fylkesbiblioteket, Vfk
KomMA, Kompetanse-senter for Museum og Arkiv
Samlings-forvaltningen
Vestfold-arkivet
«Samlingsforvaltningen og Vestfoldarkivet»
Frem til ‘08
Tanke om etABM-Vestfold
1.7.09 Vestfold-museene IKS stiftet
Kristin avdelingsleder
1.1.09 1.7.09 1.1.2011 1.8.2012
Karianne avdelingsleder
![Page 5: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/5.jpg)
Vestfoldmuseene
IKS
Nyere tid
Larvik museum
Hvalfangstmuseet
Munchs hus Berger museum
Gumsrød gård
Aluminiummuseet
Jernverket Eidsfos
Haugar Vestfold kunstmuseum
Middelalder, oldtid, vikingtid
Slottsfjellsmuseet
(tidl. Vestfold fylkesmuseum)
Midgard historisk senter
Vestfoldarkivet og Samlingsforvaltningen
Fylkesarkivet for Vestfold
Museumssenteret i Vestfold AS
Økonomi, HR, IKT, kommunikasjon
Organisasjonskart 2012
![Page 6: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/6.jpg)
Personalressurser i samlingsforvaltningenNavn tittel forklaring
Kristin Konservator Samlingsplan, prosjekter, koordinerer prosesser
Cathrine Konsulent Dokumentasjon registrering, superbruker på Primus og LIMA
Eivind Rådgiver Logistikkansvarlig, koordinerer prosessen med å få gjenstandene gjennom samlebåndsløypa
Elisabeth Konsulent 50% Gjenstandsmedarbeider, hjelper bl.a. Eivind
Torill Rådgiver Prosjektleder for FODAK. Ansvarilg for funksjonen som fylkesansvarlig fotobevaringsinstitusjon
Kaisa Konservator (teknisk) Tilstandsbedømming, magasinrevisjon, magasinforvaltning, emballering
Mekonnen Fotograf Gjenstandsfotografering
Marthe Konsulent, midlertidig Prosjektmedarbeider på FODAK
![Page 7: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/7.jpg)
Personalressurser til samlingsforvaltning ute i avdelingene
• Vanskelig å få til å prioritere dette• Vanskelig å vurdere men anslagsvis ½
årsverk pr museum?• Uforutsigbart NÅR de kan jobbe med egne
samlinger• Trenger MER ressurser• Trenger bedre planlegging
![Page 8: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/8.jpg)
Arbeidsdeling oss og museene:
Samlingsforvaltningen Museumsavdelingene
• Dokumentasjon av forvaltningsdata og logistikk
• Mottak av gjenstander• Tilgjengeliggjøring • Fotografering
• Kulturhistorisk dokumentasjon• Minimumsregistrering• Fremfinning av gjenstander til
overføring• Formidling• Dybderegistering av prioriterte deler
av samlingene
Av og til gjøres følgende oppgaver i fellesskap: frakt, mottak, rengjøring, forberedelse til frysing
![Page 9: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/9.jpg)
Omtrentlig størrelse på samlingene
Institusjon/museum Foto Gjenstand Privatarkiv
Museene i Nord-fylket 100 000 18 000 95 hm
Slottsfjellsmuseet 1 500 000 20 000 180 hm
Hvalfangstmuseet 200 000 16 000 1250 hm
Larvik Museum 250 000 16 000 140 hm
Vestfoldarkivet 50 000 0 2700 hm
Til sammen 2 100 000 *) 70 000 4365 hm
*) er antagelig mye mer, men vanskelig å kvantifisere
![Page 10: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/10.jpg)
Tilbake til starten 2004-5:
• Arbeidsgrupper:– Fotogrupper– Gjenstandsgruppe– Papirgruppe (arkiv)
![Page 11: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/11.jpg)
Kriterier for å lykkes med felles løsninger (dvs fellestjenester, standarder, rutiner, magasiner):
• Største eier – fylkeskommunen – viktig drivkraft og støttespiller, både når det gjelder økonomi og intensjoner med museumssenteret– Museumssenteret var Vfks «baby»
• Gruppearbeid på tvers, samarbeid• Våge å tenke kvantitet og «samlebånd»
![Page 12: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/12.jpg)
![Page 13: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/13.jpg)
Før ombygging
![Page 14: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/14.jpg)
Før ombygging
![Page 15: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/15.jpg)
Gjenstandenes vei gjennom systemet
• Melde og klargjøre til flytting– Ingen gjenstander tas i mot uten at de er minimumsregistrert og meldt
• Overføring • Mottak• Identifisere og koble riktig gjenstand, strekkode og flyttemappe
(med dokumentasjon) sammen• Rengjøring• Frysing (tar knekken på småkryp)• Dokumentasjon
– Ingen gjenstander magasineres uten at de er fotografert på nytt
• Tilstandsvurdering og eventuelt emballering• Magasinering
![Page 16: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/16.jpg)
Flyttemappe og strekkode for hver gjenstand
• Ønsket flytteuke• Tidligere konserveringsmessige tiltak• Tidligere oppbevaringssted og –forhold• Behov for ekstra digitale opptak fra museets side• I tillegg rubrikker for: behandling etter mottak,
forebyggende konservering, frysing, digitalisering, tilstandsbedømming, endelig magasinering.
• Informasjonen tastes senere inn i LIMA og tas vare på
![Page 17: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/17.jpg)
Minimumsstandard
• Museumsnummer• Betegnelse• Evt alternativ betegnelse• Gjenstandskategori (Se FLYT-rapporten)
– Viktig for fotografens arbeid, definerer hvordan han skal ta bilder
• Mangler kulturhistorisk dokumentasjon• STORT behov for dybderegistrering
![Page 18: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/18.jpg)
Melding - Overføring - Mottak
![Page 19: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/19.jpg)
Identifisere og rengjøre/stabilisere
![Page 20: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/20.jpg)
Sentralstøvsuger
![Page 21: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/21.jpg)
Fryse – minus 30 – 3 døgn
![Page 22: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/22.jpg)
Tilstandsvurdere - rengjøre
![Page 23: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/23.jpg)
Magasinere
![Page 24: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/24.jpg)
Bygging av magasiner 2005-8
• Ble til i eksisterende bygg• Byggekostnader pr kvm ca 2800 NOK
• Leide bygget• Investeringer gjennom låneopptak og nedbetaling• Renter og avdrag = husleie• 2009 Vfk kjøpte bygg + tomt + nabotomt for 60 mill• Plan: samlokalisere med Vestfoldarkivet, behov for
nytt arkivmagasin og andre arkiv-fasiliteter
![Page 25: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/25.jpg)
Fellesmagasiner
• Fra 2012: Arkivmagasin 1500 kvm ca 11000 hm• Store gjenstander 610 kvm• Foto papir 20 kvm• Foto glass/plast 65 kvm ca 1000 hm• Fotokunst 161 kvm• Tekstil og papir 656 kvm• Små gjenstander 585 kvm• Nat.hist. magasin 75 kvm• Uklimatisert magasin 434 kvm• Jernmagasin (-klima) 33 kvm• Til sammen ca 4140 kvm
![Page 26: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/26.jpg)
Andre arealer før utbygging 2012
Mottaksarealer 395 m²
Sluser / transport (i forb. m) magasiner 322 m²
Verksteder / teknisk konservering 230m²
Lager / oppbevaring 104 m²
Tekniske rom 275 m²
Kontor samlet 500 m²
Ganger / trapperom 102 m²
Diverse uinnredet 1. etg. (avfall etc) 29 m²
Klimakorridorer 47 m²
SUM 2004 m²
![Page 27: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/27.jpg)
+ ombygging / utbygging 2011-2012
• Kostnad 28,5 mill (11 tippemill + resten Vfk)
• Tilbygg Vestfoldarkivet grunnflate 700 kvm– Ordning, mottak, digitalisering 136
kvm– Magasiner 900 kvm– Bibliotek, lesesal, foyé, resepsjon 160 kvm
• Ombygging i eksisterende bygg– Konservering, digitalisering 310 kvm
![Page 28: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/28.jpg)
Organisering av byggesak
• Byggeier, prosekteier prosjektleder:– Vestfold fylkeskommune
• Styringsgruppe– Prosjektleder + økonomisjef Vfk– Arkitekt– Verneombud– Brukergrupperepresentanter
• Fra Samlingsforvaltningen og Vestfoldarkivet
• Brukergrupper
![Page 29: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/29.jpg)
Brukergrupperepresentanter
• MYE arbeid og ansvar• MYE som må følges med HELE tiden• Arbeid i spenningsfeltet mellom
– prosjekteier, brukere og ARKITEKT (fase 1)– Fase 2: prosjekteier, brukere og hoved- og under
ENTREPRENØRER (fase 2)
• Brukernes interesse: Anbefales sterkt å rydde plass og tid til denne funksjonen
• Vedkommende må sette seg inn i bygnings-tekniske ting, og hvordan dette påvirker funksjonene som skal foregå i de forskjellige arealene.
![Page 30: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/30.jpg)
Utvikling av egne IKT-systemer
![Page 31: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/31.jpg)
Utviklingsprosjekter i MuVe
• 2006 Pilotflytting• 2006-7 LIMA, Logistikk Innlemming i
Magasin (egenutviklet system)• 2007-11 FLYT, Flytting Logistikk Ytelse
Tilgang• 2007-8 FORA, FOtoRedningsAksjon• 2008-12 FODAK, Forvaltn Og Dok. Av
Kult.hist foto (egenutviklet system)
![Page 32: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/32.jpg)
Generelt utfordringer, logistikk• Logistikk = gjentagelser, rasjonalisering, samlebånd,
konsekvens, rutiner• Utgangspunkt 2005: 4 uavhengige og frittstående
museers gjenstandssamlinger skulle overføres til felles magasin– Massebevaring – Målsetning 200 gjenstander i uka
• Innså på forhånd: stort behov for samkjøring av rutiner, logistikk etc.
• Behov for elektronisk dokumentasjon av forvaltningsdata, som det ikke lå til rette for i Primus
![Page 33: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/33.jpg)
Utvikling av dataverktøy• Blitt til underveis; er stadig under utvikling• Det er ikke så enkelt at man vet hva man
vil ha, og enkelt kan lage en kravspek; man innser andre behov underveis i prosessen
• Fordel / ulempe: nærhet til utviklermiljø• Viktig: at utvikler kjenner behov og forstår
prosesser og arbeidsmåter (og omvendt)
![Page 34: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/34.jpg)
Prosess: utfordringer > rutiner > dataverktøy
• Ingen lineær prosess, men ad hoc og digresjoner og sidespor hele tiden
• Prinsipp: Ikke være redd for å ta feil, endre retning
• Kan ikke forutse hvilke utfordringer som dukker opp
• Satt på spissen: prosessen har ført til erfaringer; ikke erfaringene som har ført til prosessen!
![Page 35: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/35.jpg)
Våre systemer:• LIMA – Logistikk Innlemming i MAgasin
– Mål: å etablere rutiner og system som dokumenterer gjenstander fra de besluttes flyttet til fellesmagasin til de er magasinert.
– Ferdig 2007, men flikkes stadig på, bl.a. ifht DiMu / ny versjon av Primus
• FODAK – Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi – Mål: å utvikle og etablere metodikk og logistikk for dokumentasjon av store
mengder fotomateriale fra de besluttes flyttet til fellesmagasin, til de er magasinert– Under utvikling, planlagt ferdig 2012
• Forbehold: LIMA / FODAK forskjellig utgangspunkt– LIMA for en stor del tenkt ut og planlagt av hoder som ikke lenger jobber i
Vestfoldmuseene– FODAK tenkt ut og planlagt av nåværende ansatte, større eierskap til prosessen
og tankene bak
![Page 36: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/36.jpg)
LIMA – Logistikk Innlemming MAgasin
• Info som bare finnes i LIMA: – Tilstand, historikk– Tidligere oppbevaringsforhold/klima– Emballering– Flyttemelding/flytteuke– Digitaliseringsmodul (brukes av fotografen)
• Strekkodelesing av objekter til fotografering• Automatisert navning av bildefiler• Feilretting• Kan velge foto som skal overføres til Primus
• LIMA henter informasjon fra Primus for å vise på en – for oss – mer oversiktlig måte
![Page 37: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/37.jpg)
Eksempel på meny / katalogtre i LIMA – viser noen sentrale funksjoner
![Page 38: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/38.jpg)
Tilstandsmodul i LIMA
![Page 39: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/39.jpg)
Tilstandsmodul i LIMA
![Page 40: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/40.jpg)
FODAK Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi
• Utgangspunkt: – ikke tilfredsstillende funksjonalitet for serieregistrering i Primus
fotomodul– Ingen mulighet for styring av og oversikt over forvaltnings-
hendelser i Primus fotomodul (overføring, emballering, digitalisering, revisjon etc.)
• Ønsket bl.a. følgende funksjonaliteter i FODAK– Masseregistrering, bolker– Flytte/overføringslogistikk, bolker– Oversikt i hierarki, nivåer– Relasjoner, sammenhenger – Mulighet for søk i ufullstendige nummersekvenser
![Page 41: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/41.jpg)
FODAK logistikksystem
• Forsøk på svar på to behov:– Oversikt over komplekse samlinger/arkiver/
delarkiver/underserier i hierarkisk form• Samlingstilhørighet, overordnet kulturhistorisk dokumentasjon
– Logistikk for å styre forvaltning• Overføring fra museum til fellesmagasin• Flyttebolker• Emballering / omemballering• Magasinplassering• Prioritering? • Digitalisering• Konservering• Fremtidige planlagte hendelser
![Page 42: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/42.jpg)
FODAK hierarkisk tankegang(Overordnet)
Fotosamling/-arkiv
Delsamling/-arkiv
Flyttebolk
MAPPE
(mappe)
Enkeltbilde
Digitalt objekt
Regionalt / lokalt nivåegionalt / nivå
Lokalt nivå (Dokumentasjonsobjekt)
Nasjonalt nivå
(Logistikkobjekt)
Mappe = det som fotoene oppbevares i,arkivboks, hengemappe e.l.
![Page 43: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/43.jpg)
Eksempel – forklaring
Materiale som fraktes til fellesmagasin
(Overordnet)
Fotosamling/-arkiv
Delsamling/-arkiv
Flyttebolk
MAPPE
(mappe)
Enkeltbilde
Digitalt objekt
Widerøe-materiale i Vestfoldmuseene/ nivå
Widerøe-materiale i Larvik museum (avdeling i Vestfoldmuseene)
Widerøe-materiale, nasjonal oversikt
Arkivboks med deler av Widerøe-materiale
Ovenstående inneholder f.eks. flere mindre bokser med med underserier f.eks. hhv farve, s/hv, pos og neg materiale
Kan være både Widerøe og annet som fraktes sammen
Enkeltbilder som er dokumentert fordi de er prioritert, evt ved publikums- forespørsel eller ved annet behov (intern bruk som utstilling/forskning e.l.).
Enkeltbilder som er digitalisert fordi de er prioritert. I eller utenfor systemet. F.eks. hentes inn fra FotoStation.
![Page 44: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/44.jpg)
FODAK: det viktigste, oppsummert
• Struktur, hierarkisk oppbygning – Kompleksitet– Fleksibilitet
• Hendelser– Hendelseshistorikk følger objektet/samlingen/serien/underserien– Hendelser, også fremtidige –> oppgavelister, planlegging av fremtidig
forvaltningsarbeid, f.eks. digitalisering og dybderegistrering av prioritert materiale
• System – Helt til topps – nasjonalt nivå (eks. Fjellanger Widerøe, Wilse, Lindahl) (kan
kanskje også tenke oss tematiske nasjonale oversikter, jfr oslobilder.no, som tenker å samle bilder av oslo uavhengig av hvor de befinner seg.)
– Helt til bunns – det digitale objektet
![Page 45: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/45.jpg)
FODAK logistikksystem ->NILS samarbeid med NMK• Pilot ferdigstilt i 2012 i samarbeid med
Nasjonalmuseet• Bygger på deres NILS – Nasjonalmuseets
Intregrerte LogistikkSystem
![Page 46: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/46.jpg)
”Delprosjekter 2012-2013”• Sammen med Kultur-IT: Søknad til Kulturrådet
høsten 2011 om LIMA inn i Primus (ble avvist). Bakgrunn for søknaden:– Vi har ingen presisje i å drifte og utvikle egne systemer– Tar mye ressurser, er sårbart– Ønsker at andre skal kunne bruke det– Ønsker å bidra med vår erfaring til fellesskapets beste– Ønsker samarbeid og FELLES systemer– Bedre med drifting og utvikling i større miljøer enn hos
oss lokalt
![Page 47: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/47.jpg)
Søknaden: LIMA inn i Primus• Bruke erfaringer fra LIMA (og FODAK) >
etablere samlingsforvaltnings/logistikk-modul i Primus
• Vestfold tidlig ute med fellesmagasin• Nå: flere fellesmagasiner• Ønsket å trekke inn andre ressurser fra
museumssektoren i gjennomføringen av prosjektet
![Page 48: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/48.jpg)
Fordi:• Økt behov for felles nasjonale / regionale
løsninger som ivaretar utfordringene ved behandling av flere eieres samlinger, ikke bare det enkelte museums samlinger
• Behov for logistikk rundt dokumentasjon, tilsyn, vedlikehold, konservering av gjenstander – i felles magasin– i egne lokale magasiner– i permanente og temporære utstillinger– som er utlånt / innlånt
![Page 49: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/49.jpg)
Tanken var:• Å søke om tilsvarende for FODAK året etter• Evt se det material-uavhengig: ikke forskjellige
stystemer for foto, gjenstand, kunst…
Forventninger:• Ikke lokalt, tilfeldig, ustabilt, uforutsigbart og sårbart,
men• et tydelig, nasjonalt, stabilt og forpliktende ansvar for
styringen av utviklingen av slike systemer
![Page 50: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/50.jpg)
Oppdrag fra NKR, NMK & VeMu
• Mandat: evaluere eksisterende systemer• Prosjektmål:Skaffe tilveke beslutningsgrunnlag
for ett av følgende alternativer– anskaffe eksisterende Spectrum-kompatibelt IKT-basert system for
styring av samlingsforvaltningsprosedyrer og -rutiner – etablere helt ny løsning basert på erfaringene i NILS, LIMA og FODAK.– forbedring av eksisterende systemer (NILS, LIMA, FODAK) uavhengig
av hverandre
• Primus’ plass i dette?
![Page 51: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/51.jpg)
Samlingsforvaltningsplan
• Handler om mer enn forvaltning• Startet opp 2011 – vedtas av styret 2013• Koordineres av Kristin og FoU-koordinator• Arbeidsgruppe fra avdelingene
– Kompetanse både på gjenstand og foto
• Alle gjenstandskategorier• Felles innsamlingsplan
![Page 52: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/52.jpg)
Bakgrunn og forutsetninger
Fra Strategiplan 2012 – 2015
• Vestfoldmuseene skal på en profesjonell måte forvalte samlingene og tilgjengeliggjøre kunnskapen ved å:
• idereutvikle kvalitetsheving av samlingsdokumentasjonen og tilgjengeliggjøring til publikum.
• urdere mulighet for fagressurs knyttet opp mot samarbeid med museer og samlinger drevet av frivillige.
• Felles samlingsplan følges av alle avdelinger• Gjøre Vestfoldmuseenes samlinger tilgjengelige på nett• Sette høy standard for dialog med publikum om
Vestfoldmuseenes samlinger
![Page 53: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/53.jpg)
Disposisjon
• Hva har vi?• Hvor er vi?• Hvor vil vi?• Hvordan kommer vi dit?• Tilrådinger
![Page 54: Utfordringer og erfaringer med fellestjenester innen samlingsforvaltning](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061213/54985157b47959d62a8b45af/html5/thumbnails/54.jpg)
• Våre rapporter ligger her: http://samlingsforvaltningen.vestfoldmuseene.no/fag-og-prosjekter/