Download - Verimli Toplantilar
![Page 1: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/1.jpg)
Toplantı Yönetimi ile Başarılı Toplantılar
Jan DevrimSlideshare.net Kaynakları İ[email protected]
Aralık 2009
![Page 2: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/2.jpg)
Toplantı Türleri
1. Bilgi verme amaçlı toplantı2. Bilgi alma amaçlı toplantı3. Sorun çözümü / karar alma4. Motivasyon / yonlendirme5. Eğitim
![Page 3: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/3.jpg)
1. Adım
Toplantı Gerçekten Gerekli mi?
![Page 4: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/4.jpg)
Toplantı Yap!
Yönetim henüz bir karar almadı.
Bilgilendir.
Yönetim bir karar aldı.
![Page 5: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/5.jpg)
Aşağıdaki durumlarda bir toplantı düzenleme:
• Ayrı ayrı yapacagın bir iki konuşma yeterli olacaksa.• Toplantıya gerekli herkes katılamıyorsa.• Gerekli veriler hazır olamayacaksa.
o Yetiştir!o Yetişmiyorsa düzenleme...o Düzenlendiyse iptal et!o Eksik veri ile toplantı yapma!
• Yeterli zaman yoksa.• Gerekli karar alınacak durum oluşmadıysa.• Bir mail yazarak konu açıklanacaksa.
![Page 6: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/6.jpg)
2. AdımToplantıyı Kimin
Yöneceğini Belirle
![Page 7: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/7.jpg)
• Bir Yönetici.• Konuyu iyi bilen bir çalışan• Danışman vs. gibi bir dış göz
Olası Moderatorler:
![Page 8: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/8.jpg)
3. AdımModerator Toplantıya
Hazırlık Yapar
![Page 9: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/9.jpg)
Toplantı amacı düzenleyence belirlenmiş ve katılımcılarca biliniyor olmalıdır.1.Neden Toplanıyoruz?• Bu Toplantıdan ne bekliyoruz?
• Karar Alma• Bilgilenme
• Konunun sınırları nelerdir?
A. Toplantının Amacı Belirlenmeli
![Page 10: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/10.jpg)
• Yöneticiler ve katılımcılardan: oAjandayı öğren!oHazırlık Bilgilerini Öğren
• Ajandayı ve amaçları toplantı başında açıkca belirt!
B. Toplantı Ajandası Oluşturulmalı
![Page 11: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/11.jpg)
• Gerekli olan insanları davet et!• Karar verebilecek ve bilgiyi yayabilecek
uygun insanları dahil et!• Bir departma/ sorumluluk alanından bir çok
kişiyi gerekmiyorsa çağırma!• Az katılımcı ile hızlı karar alınabilir!• Üst yönetimi gereksiz toplantılara çağırma!
C. Kimler Katılacak?
![Page 12: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/12.jpg)
• Toplantı zamanını herkesin uygun olduğu bir aralıkta planla.
• Herkese uymuyorsa, gereken kişilerin telefon ile katılmasını sağlayabilirsin.
• Tüm toplantı boyunca orada olması gerekmeyenleri,gerekince çağır.
• Bitiş zamanını önceden belirle.• Bitiş zamanını toplantı başında duyur.• Toplantı boyunca süreyi takip et!
D. Toplantı Zamanını Belirle
![Page 13: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/13.jpg)
• Toplantı odası, sunum cihazı gibi kaynakları kontrol et!
• Telekonferans yapılacaksa cihazın uygunluğuna bak!
• Toplantı yerini açıkca bildir.
E. Toplantı Yerini Belirle
![Page 14: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/14.jpg)
F. Hazırlık Yap ve Bilgi Araştır
Şirket kaynakları, önceki raporlar, internet gibi kaynakları kullan!
![Page 15: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/15.jpg)
E. Toplantıdan Önce Görev Dağılımı
Toplantıdan önce görev dağılımını yap:
Örneğin:• İnternet / Network çalışıyor mu?• Raporlar Hazır mı?• İkram olacak mı? Hazır mı?• Dışarıdan gelecek katılımcıların otopark
rezervasyonu yapılacak mı?
![Page 16: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/16.jpg)
• Toplantı davetini ve bilgi notunu yeterli zaman varken gönder.
• Kısa zamanda toplantı planlamamaya gayret et. Herkesin hazırlanacak zamanı olmalı.
• Elektronik davetiyeyi doğru şekilde gönder ki, herkesin takviminde görünsün.
F. Bilgi Notu ve Davetiyeyi gönder
![Page 17: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/17.jpg)
4. Adım
Toplantı Başlatılır
![Page 18: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/18.jpg)
Toplantıyı zamanında başlat ve zamanında gelen insanlara saygı göster ve gösterilmesini sağla!
A. Zamanında Başlamak
![Page 19: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/19.jpg)
Toplantı sebebi ve ajandasını katılımcılara oku ve hatırlat.
B. Bilgilendir
![Page 20: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/20.jpg)
Her katılımcının neden orada olduğundan emin ol ve hazırlıkları baştan kontrol et. Eksik bir hazırlık varsa, önemine göre karar ver.
Gerekiyorsa o anda toplantıyı iptal et.
C. Hedef ve Sonuçları anlat
![Page 21: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/21.jpg)
5. Adım
Toplantı Yönetimi
![Page 22: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/22.jpg)
Katılımcıların• Fikirlerini Dinle,• Görüşlerini Al,• Deneyimlerinden faydalan
![Page 23: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/23.jpg)
Katılımcıları Tartışmaya Dahil Etmek
![Page 24: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/24.jpg)
• Ne?• Nasıl?• Ne Zaman?• Nerede?• Kim?• Niye?
A. Sorular Sor
![Page 25: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/25.jpg)
• Bu konuda ne düşünüyorsun?• Önerin var mı?• Bu konudaki tecrübeni anlatır mısın?
B. Bazı insanlara direk soru sor
![Page 26: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/26.jpg)
Konuyu Dağıtmamak
![Page 27: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/27.jpg)
# 1: Birbirini Dinlemesini SağlaAynı anda bir kişi konuşsun. Herkes birbirini dinlesin.
# 2: Kapanan Konular AçılmasınBelli bir konu konuşulduğunda, birisi oraya tekrar dönerse, "bu konuyu kapattık, lütfen devam edelim" diyerek uyar!
![Page 28: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/28.jpg)
# 3: Aynı anda tek bir konu tartışılmalıAynı anda iki konuyu tartışanları uyar ve önlem al.
# 4: ÖzetleKonunun dağıldığını hissettiğinde, varılan noktayı özetle ve özetten itibaren devam et.
![Page 29: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/29.jpg)
6. Adım
Karar Yönetimi
![Page 30: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/30.jpg)
Aşağıdaki Yöntemler ile Karar Alınabilir:
• Ortak kararı toplantı yöneticisi ortaya çıkartır.• Oylama Yapılır.• Uzman katılımcılar karar verir.• Bir yönetici Karar verir
![Page 31: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/31.jpg)
7. Adım
Görev Dağılımı
![Page 32: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/32.jpg)
Görev Dağılımı
Sorumlu Hedef TarihGörev
![Page 33: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/33.jpg)
8. Adım
Toplantı Sonu
![Page 34: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/34.jpg)
Toplantı yöneticisi görevlendirmeyi bir kez daha okuyarak, kimin hangi görevi aldığını ve zamanlamayı açık hale getirir.
A. Görevlendirme
![Page 35: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/35.jpg)
Toplantı Yöneticisi bir sonraki toplantının zamanını ortak görüşe göre kararlaştırır.
B. Tekrar Toplantı Yapmak
![Page 36: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/36.jpg)
Toplantı Yöneticisi Toplantı notlarının dağılımını sağlar.
C. Toplantı Notu
![Page 37: Verimli Toplantilar](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103018/558e0e551a28ab58318b477f/html5/thumbnails/37.jpg)
Başarılı Toplantılar Dilerim!
Jan Devrim