Workflow katalizatorem zmian w organizacjicase study PKP S.A.
Ścibor ŁąpieśPolskie Koleje Państwowe S.A.
Workflow&Document Management Trends, 24.09.2014
PKP S.A. – kim jesteśmy
• PKP S.A. powstała 1 stycznia 2001 roku w wyniku komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje
Państwowe
• PKP S.A. pełni w Grupie PKP szczególną rolę. Nadzoruje i koordynuje bowiem działania innych spółek. Wyznacza
im cele i dba o ich realizację.
• PKP S.A. to nie pociągi - PKP S.A. jest właścicielem większości dworców kolejowych w Polsce, a do Spółki należy
także blisko 30 tys. mieszkań i 100 tys. działek nieruchomościowych, z czego ok. 10 tys. ma potencjał komercyjny i
jest przeznaczona na sprzedaż.
Systemy obiegu dokumentów – codzienne narzędzie pracy
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów?
• Eliminacja obiegów papierowych? Przecież one działają!
• Działają, ale czy zapewniają:
– Informacja
– Zadaniowość
– Rozliczalność
• A co, jeśli przed nami „Zmiana!”?
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów?A nawet dwa?
W PKP S.A. działają dwa, uzupełniające się, obiegi dokumentów.
• Jeden to za mało?
• Dwa? Znaczy mają dużo pieniędzy!
• Jak już ma być, to przecież wystarczy jeden uniwersalny.
Ale od początku – czyli digitalizacja
• Wszędzie papier…
• Wszędzie drukarki…
• Skanujmy!
– Skan to nie informacja – to tylko zdjęcie.
– Więc i tak drukujemy…
Obiegi „generyczne” – czyli eSODPo co i dlaczego?
• Obiegi generyczne? Dlaczego?
– Wyzwanie – dostęp do informacji w zmieniającej się firmie PKP S.A.
– Konieczność – szybki osiągnięcie celów
• Co dostajemy?
– Dużo funkcjonalności out-of-the-box
– Wizja oszczędności
– Instrukcja kancelaryjna*
*dla tych, którzy muszą…
Obiegi „generyczne” – czyli eSOD
Obiegi „generyczne” – czyli eSODRealizacja i zyski
• Szybkie wdrożenie
• Bez analiz
• (relatywnie) Niski koszt
• Oszczędności
• Zmiana! oraz informacja i jej rozliczalność
• Proste wdrożenie - od małej jednostki do całej firmy…
(tylko nie zapominajmy o technologii)
Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODPo co i dlaczego?
• Czy obieg dokumentów to odpowiedź na wszystko?
• Obieg „generyczny” ma swoje wady
• Obieg ad-hoc to nie do końca BPM!
• Wyzwanie – przebudowa struktury działania PKP S.A. – służby finansowe i
kadrowe
Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja - analiza
PKP S.A. – Wniosek o urlop
Bez
pośr
edni
prz
ełoż
ony
Oso
ba
reje
stru
jąca
KDK
Syst
emD
yrek
tor
OD
KM
P
Odrzucone wnioskiRejestracja urlopu Akceptacja przełożonego Weryfikacja kadrowa Zaakceptowane wnioski Anulowane wnioskiAkceptacja Dyrektora
Start
1. Rejestracja wniosku o urlop
2. Akceptacja wniosku przez przełożonego
Prześlij do akceptacji
Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)
E-mail do osoby rejestrującej
E-mail do bezpośredniego
przełożonego
Koniec
Odrzuć wniosek
Zapisz(pobierz dane z SAP)
SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni
SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni
4. Wywołanie wpisu nieobecności do
SAP przez pracownika KDK
Zatwierdzam
Brak zgody(Wymagany Komentarz)
E-mail do osoby rejestrującej
SAP3: WpiszNieobecnosc
Wpisz do SAP
Koniec
Koniec
SAP5: UsunNieobecnosc
Usuń z SAP
Modyfikuj zakres dat w SAP
SAP4: ModyfikujNieobecnosc
E-mail do osoby rejestrującej
Krok realizowany przez użytkowników
w WorkFlow.
LEGENDA
Początek i koniec procesu.
Powiadomienie (np.. E-mail)
Blok decyzyjny
Wymiana danych z SAP
Papierowy wniosek o urlop złożony
przez pracownika bez dostępu do
systemu
Czy zaakceptowano
wniosek?
Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)
3. Akceptacja Dyrektora w
Oddziale Kolejowej Medycyny Pracy
Zatwierdzam
Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)
Czy zatwierdzono
wniosek?
Czy zatwierdzono
wniosek?
Czy obszar kadrowy ODKMP?
Nie
E-mail do Dyrektora ODKMP
Tak
Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja
• Zakres:
– Faktury
– Delegacje krajowe i zagraniczne
– Zaliczki i rozliczenia
– Środki trwałe
– Urlopy i negatywny czas pracy
– Helpdesk HR
– Faktury sprzedażowe (w trakcie)
• Integracja
– Workflow jest prostszy, bardziej intuicyjny (UI) i łatwiej zarządzalny
Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja (2)
Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODZyski!
• Centralizacja struktur
– Ułatwione zarządzanie
– Ład w procesach objętych systemem workflow
– SLA służb biznesowych
– Redukcja kosztów
• Uporządkowanie struktury organizacyjnej (SAP HR MS AD workflow)
• IT: Rozbudowa sieci korporacyjnej i wymiana sprzętu
Rozwój i dalsze plany
• Dalsza rozbudowa systemu – objęcie innych procesów biznesowych i
technicznych wdrożonym silnikiem BPM
• Integracja z pozostałymi systemami
• Podpis elektroniczny (PKI) – integralność i niezaprzeczalność
• Budowa kompetencji wewnątrz PKP S.A.
Lessons learned
• Określenie potrzeb
• Analiza wymagań biznesowych… i technicznych
• Integracje z pozostałymi systemami
• Zasięg geograficzny, plan wdrożenia… i analiza!
• Partner
• Technologia
Powodzenia w projektach!