WOJEWODA
ZACHODNIOPOMORSKI
Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie
Wały Chrobrego 4, 70–502 Szczecin
tel. 91 4303-315, 91 4342-413, fax 91 4330-250 www.szczecin.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Informacja dla Obywatela
www.obywatel.gov.pl
tel. 222-500-109 lub 222-500-115
Szczecin, 11 maja 2017 r.
K-1.431.1.14.2017.5.MT
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Przedmiot kontroli
Realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej,
dotyczącego przyznawania i wypłacania świadczenia
wychowawczego (rozdział 85211), a także efektywność działania
administracji rządowej w realizacji Programu Rodzina 500 Plus,
w 2016 roku.
Nazwa i adres organu
kontrolującego
Wojewoda Zachodniopomorski, ul. Wały Chrobrego 4,
70-502 Szczecin
Nazwa i adres organu
kontrolowanego Wójt Gminy Dobra, 72-003 Dobra ul. Szczecińska 16 a,
Osoba pełniąca funkcję
organu w okresie objętym
kontrolą oraz w okresie
prowadzenia kontroli
Wójt Teresa Dera
Okres objęty kontrolą 2016 rok
Kontrolujący
Marian Tomaszczuk – inspektor wojewódzki (kierownik
zespołu kontrolnego),
Małgorzata Brukwicz – inspektor,
z Wydziału Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Szczecinie.
Nr upoważnienia Upoważnienie nr K-1/15/17 z dnia 27 lutego 2017 r.
Podstawy prawne do
przeprowadzenia kontroli
art. 6 ust. 4 pkt 3 w związku z art. 2 pkt1 oraz art. 16 ust. 1 i 2
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji
rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185 poz. 1092) ,
art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r.
o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
(Dz. U. z 2015 r., poz.525 ze zm.),
art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 ze zm.)
Kryteria prowadzenia
kontroli legalność, gospodarność, rzetelność, efektywność
Termin kontroli 8 marca – 10 marca 2017 r.
Określenie obszaru kontroli
Realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej,
dotyczącego przyznawania i wypłacania świadczenia
wychowawczego (rozdział 85211), a także efektywność działania
administracji rządowej w realizacji Programu Rodzina 500 Plus,
w 2016 roku.
2
Podstawa prawna
‒ Ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa
w wychowywaniu dzieci (Dz.U. z dnia 17 lutego 2016 r.,
poz. 195 ze zm., zwana dalej ustawą).
‒ Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu
postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze
(Dz.U. z dnia 19 lutego 2016 r., poz. 214).
‒ Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-
finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia
wychowawczego (Dz.U. z dnia 19 lutego 2016 r., poz. 212).
Osoba udzielająca
wyjaśnień w trakcie kontroli
Pani Krystyna Ryszkiewicz – Kierownik OPS w Dobrej,
Pani Sylwia Balgierowska – Główna księgowa OPS w Dobrej.
USTALENIA KONTROLI
1. Informacje ogólne o dotacji
Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu
dzieci (Dz.U. z 2016 r., poz. 195 ze zm.), zadania z zakresu świadczenia wychowawczego
realizowane przez organ właściwy (wójta, burmistrza lub prezydenta) oraz samorząd województwa
są zadaniami z zakresu administracji rządowej finansowanymi w formie dotacji celowej z budżetu
państwa.
Świadczenie wychowawcze jak i koszty jego obsługi są finansowane w formie dotacji
celowej z budżetu państwa. Koszty obsługi w 2016 roku wynosiły 2% otrzymanej dotacji,
a od 2017 roku wynosić będą 1,5%.
1.1. Plan i rozliczenie dotacji
Wojewoda Zachodniopomorski w zakresie udzielonej dotacji celowej z budżetu państwa
wydał następujące zarządzenia zmieniające plan wydatków:
‒ Zarządzenie nr 121/2016 z dnia 15 marca 2016 r. (przesunięcie środków z rozdziału 85295
z § 2010 do § 6310 w kwocie 21 300,00 zł),
‒ Zarządzenie nr 229/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r., przesunięcie środków z rozdziału
85295 do rozdziału 85211 w kwocie 5 847 087,00 zł, (przesunięcie środków z § 2010
do § 2060 w kwocie 5 847 087,00 zł oraz z § 6310 do § 6340 w kwocie 21 300,00 zł),
‒ Zarządzenie nr 534/2016 z dnia 30 sierpnia 2016 r. (zwiększenie dotacji o kwotę
1 000 000,00 zł),
‒ Zarządzenie nr 610/2016 z dnia 3 października 2016 r. (zwiększenie dotacji o kwotę
800 000,00 zł),
‒ Zarządzenie nr 695/2016 z dnia 27 października 2016 r. (zwiększenie dotacji o kwotę
2 056 406,00 zł),
‒ Zarządzenie nr 801/2016 z dnia 30 listopada 2016 r. (przyznanie środków z rezerwy
celowej w kwocie 156 555,00 zł).
Zarządzeniem 229/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. dokonano przesunięć środków dotacji
w związku z nowo powstałym rozdziałem 85211 – Świadczenie wychowawcze oraz dodanymi
3
paragrafami dochodów i wydatków, zapewniające jednolite ujmowanie środków na realizację
Programu Rodzina 500 Plus. Przesunięć dokonano z rozdziału 85295 – Pozostała działalność.
Dotacja celowa, zgodnie z Rb-50 za 2016 r. w dziale 852, rozdziale 85211, § 2060 i § 6340
według planu (po zmianach) została przyznana i przekazana w kwocie 9 881 348,00 zł
(§ 2060 - 9 860 048,00 zł + § 6340 - 21 300,00 zł).
Wykonanie wyniosło 9 834 615,21 zł (§ 2060 - 9 814 135,71 zł + § 6340 - 20 479,50 zł).
Strukturę wykorzystanej dotacji wraz z wykazaniem środków własnych przedstawia poniższa
tabela.
Źródło środków Kwota przeznaczona
na świadczenia
Kwota przeznaczona
na obsługę
Kwota przeznaczona
na świadczenia
i obsługę
ze środków dotacji 9 688 733,80 zł 145 881,41 zł 9 834 615,21 zł
ze środków własnych 0,00 zł 0,00 zł 0,00 zł
Razem 9 688 733,80 zł 145 881,41 zł 9 834 615,21 zł
Jednostka dokonała w dniu 30 stycznia 2017 r. zgodnie z art. 168 § 1 uofp, zwrotu
niewykorzystanej dotacji w wysokości 46 732,79 zł (§ 2060 - 45 912,29 zł + § 6340 - 820,50 zł)
na rachunek Wojewody Zachodniopomorskiego. Realizacja zadania była w 100 % sfinansowana
z dotacji.
(dowód: akta kontroli od nr 34do nr 47)
1.2. Liczba dzieci, na które zostały przyznane świadczenia
Zgodnie ze sprawozdaniem „Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec
grudnia), część B” liczba świadczeń wychowawczych (przyznanych decyzją) w poszczególnych
miesiącach kształtowała się na zbliżonym poziomie. Poniższa tabela przedstawia liczbę
przyznanych decyzją świadczeń w podziale na pierwsze i kolejne dzieci w poszczególnych
miesiącach w 2016 r.
W ciągu miesiąca przyznawano średnio 2 175 świadczeń wychowawczych, w tym
na pierwsze dziecko przyznano średnio 470 świadczeń. Średni udział procentowy liczby świadczeń
na pierwsze dziecko w badanym okresie wyniósł 21,63%. W grudniu 2016 r. udział procentowy
liczby świadczeń na pierwsze dziecko wyniósł 21,68%.
(dowód: akta kontroli od str. nr 48 do 54)
Miesiąc
Liczba świadczeń
na pierwsze
dziecko
Liczba świadczeń
na drugie dziecko
i kolejne
Razem
% świadczeń
na pierwsze
dziecko
kwiecień 2016 r. 460 1675 2 135 21,55%
maj 2016 r. 461 1681 2 142 21,52%
czerwiec 2016 r. 462 1686 2 148 21,51%
lipiec 2016 r. 467 1695 2 162 21,60%
sierpień 2016 r. 468 1697 2 165 21,62%
wrzesień 2016 r. 474 1705 2 179 21,75%
październik 2016 r. 476 1715 2 191 21,73%
listopad 2016 r. 481 1732 2 213 21,74%
grudzień 2016 r. 485 1752 2 237 21,68%
4
1.3. Procent otrzymanej dotacji przeznaczono na obsługę
Udział wydatków na obsługę w kwocie otrzymanej dotacji oblicza się następująco:
wydatki na obsługę
otrzymana dotacja∗ 100 =
145 881,41 𝑧ł
9 881 348,00 𝑧ł∗ 100 = 1,48%
Poniższa tabela prezentuje udział kosztów obsługi świadczeń w kosztach otrzymanej dotacji.
Otrzymana dotacja 9 881 348,00 zł
Wydatki na obsługę (w ramach dotacji) 145 881,41
% otrzymanej dotacji przeznaczony na obsługę 1,48 %
Maksymalna kwota na obsługę (2 %) 197 626,96 zł
Gmina Dobra nie przekroczyła limitu 2% kwoty z otrzymanej w 2016 r. dotacji celowej
wydatkując na obsługę zadania 145 881,41 zł, co stanowi 1,48%.
2. Kontrola merytoryczna dotacji
2.1. Ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego
W oparciu o przedłożoną dokumentację dotyczącą Programu Rodzina 500+ przedłożoną
na dzień kontroli, w 2016 r. (stan na koniec grudnia) Ośrodek Pomocy Społecznej w Dobrej wydał
1 857 decyzji na podstawie złożonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia
wychowawczego.
W jednostce zostało złożonych 1 914 niepowtarzających się wniosków.
Prawidłowość wydanych decyzji kontrolujący zweryfikowali na podstawie 10 wniosków.
Wyboru stosownych wniosków, dokonano stosując metodę losową z interwałem. W wylosowanej
próbie znajdował się 1 wniosek o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze
dziecko. Kontrolujący dobrali metodą losową, dodatkowo 2 wnioski o ustalenie prawa
do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko. W sumie analizie poddano 12 wniosków.
W przypadku osób starających się o zasiłek na pierwsze dziecko, zostały załączone niezbędne
dokumenty, zgodne z § 2 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z 18 lutego 2016 r. (Dz.U. 2016 r. poz. 214): zaświadczenia o dochodzie podlegającym
opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zaświadczenia o innych dochodach,
oświadczenie o faktycznie uzyskiwanych dochodach przez osoby podlegające przepisom
o zryczałtowanym podatku dochodowym, oświadczenie o dochodach z gospodarstwa rolnego oraz
inne zaświadczenia, oświadczenia i dokumenty pozwalające ustalić prawo do uzyskania
świadczenia.
2.2. Wydawanie decyzji i terminy oczekiwania na przekazanie środków
Wybrane wnioski (12 szt.) poddano szczegółowej kontroli w zakresie terminowego wydawania
decyzji i wypłat należności przez OPS. W początkowym okresie trwania programu Rodzina 500
Plus tj. od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. obowiązywały szczególne regulacje zawarte w art.
49 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowaniu dzieci (Dz.U. 2016 poz. 195),
dotyczące terminu rozpatrzenia wniosku i wypłaty przyznanego świadczenia. Rozpatrzenie wniosku
złożonego w ww. terminie (tj. ustalenie i wypłata przyznanego świadczenia wychowawczego),
następowało w terminie do trzech miesięcy licząc od dnia złożenia wniosku z prawidłowo
wypełnionymi dokumentami.
5
Natomiast w przypadku złożenia wniosku po 1 lipca 2016 r. obowiązywały podstawowe
przepisy art. 18 i art. 21 ww. ustawy, zgodnie z którymi prawo do świadczenia ustala się
od miesiąca złożenia wniosku a świadczenie wypłaca się nie później niż do ostatniego dnia
miesiąca za który przyznano świadczenie. W przypadku złożenia wniosku po 10 dniu miesiąca,
świadczenie za dany miesiąc wypłaca się najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca następującego
po miesiącu, w którym złożono wniosek. Decyzje zaś wydaje się w terminie zgodnie z dyspozycją
art. 35 Kpa (Dz.U. 2016 poz. 23).
Z analizy wynika, że w wylosowanej puli 12 wniosków o przyznanie świadczenia Rodzina 500
Plus, przy wydawaniu decyzji w stosunku do 11 wniosków zastosowanie miały przepisy
szczególne, a w przypadku 1 wniosku przepisy podstawowe.
Poniższa tabela przedstawia terminy wydawania decyzji od złożenia wniosku do wypłaty
świadczenia wychowawczego:
Lp.
Data
złożenia
wniosku
Data
wystawienia
decyzji
Data
pierwszej
wypłaty
środków
Graniczna data
wypłaty środków
wg art. 21 lub
49 ustawy 1
Obliczona
liczba dni 2
1. 2016-12-19 2016-12-20 2017-01-17 2017-01-31 29
2. 2016-06-14 2016-07-15 2016-07-20 2016-08-15 36
3. 2016-06-01 2016-06-24 2016-06-29 2016-09-01 28
4. 2016-04-29 2016-06-07 2016-06-23 2016-07-29 55
5. 2016-04-01 2016-05-30 2016-06-23 2016-07-01 83
6. 2016-05-17 2016-06-20 2016-07-20 2016-08-17 64
7. 2016-04-08 2016-05-04 2016-05-20 2016-07-08 42
8. 2016-04-04 2016-04-22 2016-05-31 2016-07-04 57
9. 2016-04-16 2016-06-10 2016-06-23 2016-07-16 68
10. 2016-04-06 2016-04-20 2016-04-27 2016-07-06 21
11. 2016-05-30 2016-06-24 2016-06-16 2016-08-30 17
12. 2016-06-14 2016-07-13 2016-07-16 2016-09-14 32 1 obliczana przez kontrolera na podstawie przepisów i daty złożenia wniosku 2 na podstawie różnicy między datą złożenia wniosku, a datą pierwszej wypłaty środków
Na podstawie analizy stwierdza się, że terminy wydawania decyzji o przyznanie
świadczenia wychowawczego oraz wypłaty tych świadczeń są zgodne z zapisami art. 21 i art. 49
ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowaniu dzieci oraz art. 35 Kpa.
Przeciętny okres, pomiędzy prawidłowo złożonym wnioskiem a pierwszą wypłatą środków
przedstawia się następująco:
‒ 46 dni w przypadku wniosków złożonych w początkowym okresie trwania programu
tj. w: kwietniu, maju, czerwcu,
‒ 29 dni w przypadku wniosku złożonego po 1 lipca 2016 r. (poz. 1), do którego miały
zastosowanie przepisy podstawowe.
W zakresie terminowości wydawania decyzji oraz wypłaty przyznanych świadczeń nie
stwierdzono nieprawidłowości.
6
3. Kontrola finansowa dotacji przeznaczonej na obsługę
3.1. Wszystkie koszty poniesione na obsługę
W Gminie jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla środków dotacji celowej
dotyczącej rozdziału 85211 - Świadczenia wychowawcze. Poniższa tabela przedstawia wydatki
poniesione przez badaną jednostkę na obsługę zadania w 2016 r.
§ klasyfikacji
budżetowej
poniesionych
wydatków
Wydatki poniesione
ze środków dotacji
Wydatki poniesione
ze środków własnych Razem
4 010 47 257,88 zł 0,00 zł 47 257,88 zł
4 110 7 467,09 zł 0,00 zł 7 467,09 zł
4 120 1149,32 zł 0,00 zł 1149,32 zł
4 170 3 958,30 zł 0,00 zł 3 958,30 zł
4 210 18 207,07 zł 0,00 zł 18 207,07 zł
4 300 39 881,78 zł 0,00 zł 39 881,78 zł
4 360 294,56 zł 0,00 zł 294,56 zł
4 410 809,47 zł 0,00 zł 809,47 zł
4 440 1 181,44 zł 0,00 zł 1 181,44 zł
4 700 5 195,00 zł 0,00 zł 5 195,00 zł
6 060 20 479,50 zł 0,00 zł 20 479,50 zł
Razem 145 881,41 zł 0,00 zł 145 881,41 zł
Przedstawione w tabeli kwoty wydatków są zgodne z ewidencją księgową oraz
ze sprawozdaniem Rb-50 za 2016 r. Wydatki na wynagrodzenia poniesione na obsługę
ze środków dotacji wynoszą 59 832,59 zł, co stanowi 41,00% tych środków.
Ewidencja księgowa oraz sprawozdanie Rb-50 za 2016 r. stanowią akta kontroli.
(dowód: akta kontroli od str. 55 do 90)
3.2. Zakresy czynności oraz wynagrodzenia
Liczba osób realizująca zadanie w zakresie świadczenia wychowawczego w OPS w okresie
od 1 kwietnia do 31 grudnia 2016 r. wahała się od 5 do 6 osób. 2 osoby były zatrudnione na pełny
etat (1 osoba od 21 marca 2016 r., 1 osoba zatrudniona od 1 października 2016 r.). W okresie
od 1 kwietnia do 31 lipca 2016 r. zaangażowanych było dodatkowo 4 pracowników ( w tym
1 dodatkowo na umowie zlecenia) ośrodka, którzy oprócz swoich obowiązków zawodowych, poza
godzinami pracy wykonywali czynności związane z realizacją zadnia Rodzina 500 Plus.
Umowa zlecenia była zawarta z pracownikiem OPS w dniu 1 kwietnia 2016 r. na okres
od 1 kwietnia do 30 czerwca 2016 r. Przedmiotem umowy było:
1. przyjmowanie i weryfikacja wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego,
2. kompletowanie wniosków i analizowanie ich poprawności oraz załączonej dokumentacji
o przyznanie świadczenia,
3. wprowadzanie wniosków o świadczenie wychowawcze do systemu
teleinformatycznego,
4. sporządzanie list wypłat dla osób uprawnionych do świadczenia wychowawczego,
5. sporządzanie sprawozdań statystycznych wynikających z obowiązujących przepisów
prawa i każdorazowo na potrzeby Wojewody i MPiPS.
7
Łączny koszt umowy zlecenia wyniósł 3 958,30 zł (wynagrodzenie) oraz 521,54 zł koszty
pochodne. Na powyższą kwotę składa się kwota wynagrodzenia 3 721,52 zł należna zleceniobiorcy
oraz omyłkowo zaksięgowana w § 4170 kwota 236,78 zł dotycząca składki ZUS odprowadzonej
przez pracodawcę, która winna być zaksięgowana w § 4110.
Wyjaśnienie w powyższej sprawie oraz szczegółowy opis zawarto w punkcie: Zakres, przyczyny i
skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
Przykładowe wzory zakresów obowiązków, kopie umów zlecenia oraz okresowe
sprawozdanie za grudzień 2016 r. z Realizacji Programu Rodzina 500+ załączono do akt kontroli.
(dowód: akta kontroli od str. 91 do 117)
Gmina Dobra wykazała, że na obsługę zadania wydatkowano kwotę 145 881,41 zł (pokryte
ze środków dotacji) z czego wynagrodzenia stanowiły:
Wydatki na obsługę razem 145 881,41 zł
Wydatki osobowe
(wynagrodzenia + pochodne §§ 4010,4040,4110, 4120, 4170) 59 832,59 zł
% wydatków osobowych do wydatków na obsługę ogółem 41,00 %
Źródło finansowania wynagrodzeń przedstawia się następująco:
Wynagrodzenia pokryte ze: Pochodne od wynagrodzeń
(koszty pracodawcy) pokryte ze: Razem
środków
dotacji
środków
własnych środków dotacji
środków
własnych 59 832,59 zł
47 257,88 zł 0 zł 12 574,71 zł 0 zł
Na podstawie kart wynagrodzeń pracowników, biorących udział przy realizacji Programu
Rodzina 500 Plus ustalono średnie miesięczne wynagrodzenie podstawowe, wynikające
z zajmowanego stanowiska (wynagrodzenie zasadnicze + stałe miesięczne dodatki - bez dodatku
stażowego):
Stanowisko Liczba
osób
wynagrodzenie
podstawowe od
wynagrodzenie
podstawowe do
Średnia z
wynagrodzenia
podstawowego
Referent 1 2 300,00 zł 2 300,00 zł 2 300,00 zł
Specjalista 1 2 550,00 zł 2 550,00 zł 2 550,00 zł
Wyjaśnienie dotyczące zaangażowania pracowników OPS w realizacje zadań złożył
kierownik OPS Pani Krystyna Ryszkiewicz:
„W okresie od dnia 21.03.2016 r. do dnia 31.12.2016 r. zatrudniony był 1 pracownik, który
był w 100% zaangażowany w realizację zadania na podstawie zawartej umowy o pracę.
8
W okresie od dnia 01.10.2016 do dnia 31.12.2016 r. został dodatkowo zatrudniony kolejny
pracownik, który również był w 100% zaangażowany w realizację zadania na podstawie umowy
o pracę.
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę (2 pracowników) j.w. otrzymali nagrodę roczną.
W okresie od 01 kwietnia do 31 lipca 2016 r. (4 pełne miesiące) do realizacji zadania
Rodzina 500 plus zaangażowanych było dodatkowo 4 pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej.
Pracownicy z tytułu wykonywania dodatkowych obowiązków w w.w. okresie mieli przyznany
dodatek specjalny (3 pracowników) oraz zlecenie i nagrodę w przypadku 1 pracownika.
Nie jest możliwym ustalenie zaangażowania % wykonania dodatkowej pracy w całości
zadań zatrudnionego pracownika, zwłaszcza iż wykonanie zadania obejmowało czas pracy poza
ustawowym czasem pracy w Ośrodku Pomocy Społecznej określonym w Regulaminie
Organizacyjnym Ośrodka”.
(dowód: akta kontroli str. 118)
Ze środków dotacji 3 pracownikom wypłacono nagrody w łącznej wysokości 2 666,72 zł.
W poszczególnych miesiącach przedstawiało to się następująco:
Miesiąc Wypłacone
nagrody/ premie Liczba pracowników
Lipiec 2016 366,72 zł 1
Grudzień 2016 2 300,00 zł 2
Jednostka nie wypłacała ze środków dotacji nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych.
Analizie poddano wynagrodzenia, osób realizujących zadanie z zakresu świadczenia
wychowawczego, pod kątem ich zwiększenia. Na podstawie kart wynagrodzeń oraz tabeli
nr 5 przygotowanej na dzień kontroli, stwierdzono wzrost uposażenia w przypadku 1 pracownika
w zakresie wynagrodzenia zasadniczego. Zmiana wynagrodzenia nastąpiła od 1 października
2016 r.
Szczegółowe zmiany przedstawia poniżej tabela:
Lp. Nazwisko i imię
pracownika
Zmiana wynagrodzenia zasadniczego
Kwota przed
podwyżką
Kwota po
podwyżce
Zmiana
kwotowo
Zmiana
procentowo
1 (…) 2 300,00 zł 2 550,00 zł 250,00 10,87 %
Razem 250,00 10,87%
Jednostka przyznała podwyżkę wynagrodzenia w wysokości 250,00 zł brutto, co stanowi
10,87% w stosunku do wynagrodzenia przed zmianą.
Tabelę nr 5 załączono do akt kontroli.
(dowód: akta kontroli str. 119)
9
3.3 Koszty oprogramowania i sprzętu
Sprzęt komputerowy, informatyczny i poligraficzny
L.p.
Rodzaj sprzętu (np.
komputer stacjonarny,
laptop, drukarka itp.)
W tym:
W użytkowaniu
(szt.)
Ogółem
zaangażowanych
w realizację
zadania 500+
- z tego
kupione w
2016 roku
(szt.)
- koszt
zakupu w
2016 roku
(zł)
1
Zestaw komputerowy
(monitor + stacja robocza) - - 0,00 -
2
Komputer przenośny
(laptop, notebook) - - 0,00 -
3
Urządzenie
wielofunkcyjne (duże -
biznesowe) - - 0,00 -
4
Urządzenie
wielofunkcyjne (małe) - - 0,00 -
5 Drukarka laserowa - - 0,00 -
6 Drukarka atramentowa - - 0,00 -
7 Monitor (oddzielny) 6 1 599,00 6
8 Stacja robocza (oddzielna) 6 1 3 250,00 6
9 Jednostka serwerowa - - 0,00 -
3 849,00 zł
Koszty zakupu sprzętu komputerowego wyniosły 3 849,00 zł. Sprzęt w całości jest
wykorzystywany do realizacji zadania Rodzina 500 Plus.
(dowód: akta kontroli str. 120)
Oprogramowanie
L.p. Nazwa oprogramowania
Liczba licencji Koszty poniesione
w związku z
użytkowaniem w
2016 r.
Ogółem
zaangażowanych
w realizację
zadania 500+
- z tego
kupione w 2016
r. (szt.)
- koszt zakupu
w 2016 roku
(zł)
Biurowe (np. pakiet MS Office 2003, 2007, 2010, 2013)
1 Office 2013 6 1 899,00 zł 899,00 zł
2 Office 2016 6 1 919,00 zł 919,00 zł
3
Licencja na Oprogramowanie
do Obsługi Świadczeń
wychowawczaych 6 1 1 230,00 zł 1 230,00 zł
Antywirusowe (np. ESET Endpoint Antivirus)
4 ESET NOD 32 6 2 250,00 zł 250,00 zł
Pozostałe
5 ...
6 ...
Razem:
3 298,00 zł
10
Jednostka wykazała koszt zakupu oprogramowania na realizację zadania w kwocie
3 298,00 zł. Największy wydatek – 1 230,00 zł dotyczył zakupu licencji na oprogramowanie
do obsługi świadczenia wychowawczego. Wykazane oprogramowania wykorzystano do realizacji
Programu 500 Plus.
(dowód: akta kontroli str. 121)
3.4 Pozostałe koszty rzeczowe
Pozostałe koszty rzeczowe były równe kwocie 11 060,07 zł (§ 4210 kwota 18 207,07 zł –
sprzęt komputerowy 3 849,00 zł – oprogramowanie 3 298,00 zł). Poniesiono je w całości z dotacji.
Wydatki zostały przeznaczone przede wszystkim na zakup wyposażenia, artykułów biurowych,
pieczątek służbowych, niszczarki oraz monitora komputerowego. Dokonano kontroli wszystkich
dokumentów księgowych. Skontrolowane dokumenty spełniały wymogi zawarte w ustawie
o rachunkowości. Poniesione wydatki były związane z realizacją Programu 500 Plus
3.5 Koszty utrzymania i/lub najmu lokalu
W kontrolowanym okresie jednostka wykazała częściowe koszty związane z utrzymaniem
lokalu tj. przegląd kominiarski w budynku OPS w wysokości 9,98 zł i ścieki w kwocie 14,24 zł.
Łącznie 24,22 zł.
Lp.
Adres
nieruchomości
(pomieszczenia)
Przeznaczenie
pomieszczenia
(np. biurowe /
garażowe /
archiwum /
sanitariaty)
Tytuł
prawny
Metraż
w m2 Czynsz Pozostałe
opłaty
Razem
koszty
1.
OPS
ul. Graniczna 24a,
72-013 Dobra
Pomieszczenia
biurowe
Trwały
zarząd - 0,00 24,22 zł 24,22 zł
Powyższe koszty są jedynymi kosztami jakie poniesiono w kontrolowanym okresie.
(dowód: akta kontroli str. 122)
3.6 Usługi zewnętrzne
Lp. Rodzaj, nazwa usługi*
§ zgodny z
klasyfikacją
budżetową
Sposób rozliczenia:
wg liczby
wykonanych usług /
ryczałt
Liczba
wykonanych
usług (w
przypadku
ryczałtu 0)
Łączny koszt
poniesiony w
2016 r.
1 Malowanie pomieszczeń 430 wg usług 1 1 569,48 zł
2 Opłata za przesyłkę 430 wg usług 1 14,99 zł
3 Transport i montaż taśm
odbojowych 430 wg usług 1 570,15 zł
4 Przesyłki kurierskie 430 wg usług 1 10 954,19 zł
5 Prowizja za wypłatę
świadczeń 430 wg usług 1 18 223,97 zł
6 Doradztwo prawne 430 wg usług 1 2 337,00 zł
7 Przesyłki listowe 430 wg usług 1 4 210,97 zł
8 Prowizja bony 430 wg usług 1 164,21 zł
11
W § 4300 ujęta jest kwota 24,22 zł wykazana w punkcie 3.5 – koszty utrzymania lokalu.
Koszty związane z przesyłkami kurierskimi oraz listowymi jednostka wykazała w kwotach
szacunkowych. Wyjaśnienie dotyczące wydatkowania na wskazane usługi złożyła kierownik
OPS Pani Krystyna Ryszkiewicz:
„Przesyłki kurierskie w kwocie 10.954,19 zł i przesyłki listowe w kwocie 4.210,97 zł są
kwotami szacunkowymi opartymi na wyliczeniu kosztu przesyłek związanych z realizacją zadania
„Rodzina 500 Plus w stosunku do całości kosztów tut. Ośrodka”.
W początkowym okresie świadczeniowym tj. od dnia 1 kwietnia do dnia 31 lipca 2016 r.
udział przesyłek listowych związanych z w/w zadaniem oscylował w ilości ok.90% ogółu kosztów
przesyłek listowych wychodzących z jednostki”.
Usługi zewnętrzne wykazano w § 4300 w kwocie 39 857,56 zł. Szkolenia (poz. 11)
w kwocie 1 050,00 zł, zostały nieprawidłowo zaksięgowane w tym paragrafie. Powinny być ujęte
w § 4700. Wyjaśnienie w powyższej sprawie oraz szczegółowy opis zawarto w punkcie: Zakres,
przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
(dowód: akta kontroli od str.123 do 124)
3.7 Szkolenia
Poniżej przedstawiono listę szkoleń sfinansowanych ze środków dotacji:
L.p. Temat szkolenia Miejscowość
szkolenia
Liczba
pracowników
uczestniczącyc
h w szkoleniu
Koszt
jednostkowy
szkolenia
Łączny koszt
szkolenia
1 "Świadczenie wychowawcze 500
plus - NOWA USTAWA Szczecin 2 369,00 zł 738,00 zł
2 "Rodzina 500+" Szczecin 3 300,00 zł 900,00 zł
3
Szkolenie z Oprogramowania do
obsługi Świadczeń
Wychowawczych
Gorzów
Wielkopolsk
i
3 300,00 zł 900,00 zł
4 "Świadczenie wychowawcze 500
plus - NOWA USTAWA Szczecin 3 369,00 zł 1 107,00 zł
5 Szkolenie okresowe BHP Dobra 2 40,00 zł 80,00 zł
6 "Vademecum Pracownika
Ośrodka Pomocy Społecznej" Szczecin 1 1 190,00 zł 1 190,00 zł
7 "Ochrona danych osobowych" Dobra 2 140,00 zł 280,00 zł
9 Przegląd, naprawa
klimatyzacji 430 wg usług 1 553,50 zł
10 Przegląd ksero 430 wg usług 1 209,10 zł
11 Szkolenie 430 wg usług 1 1 050,00 zł
Razem 39 857,56 zł
12
8
Szkolenie z Oprogramowania do
obsługi Świadczeń
Wychowawczych
Szczecin 3 350,00 zł 1 050,00 zł
Razem - - 3 058,00 zł 6 245,00 zł
Ogółem koszty szkolenia dotyczące programu 500+ były równe kwocie 6 245,00 zł.
W powyższej kwocie ujęte jest szkolenie 3 pracowników x 350,00 zł = 1 050,00 zł. Powyższa suma
została błędnie zaksięgowana w § 4300 zamiast zgodnie z klasyfikacja budżetową w § 4700.
Wyjaśnienie w powyższej sprawie oraz szczegółowy opis zawarto w punkcie: Zakres, przyczyny i
skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
(dowód: akta kontroli str. 125)
3.8. Wydatki inwestycyjne
Jednostka w ramach § 6060 otrzymała dotację w kwocie 21 300,00 zł. Wydatkowano
20 479,50 zł. Zakupy dotyczyły:
1. Urządzenie wielofunkcyjne Ricoh MT 3054SP, faktura VAT nr 135/2016 z dnia
18 kwietnia 2016 r. na kwotę brutto 11 992,50 zł Płatne przelewem w dniu
21 kwietnia 2016 r.,
2. Zestaw komputerowy i5-6500, Windows 10Pro, monitor Asus (jeden zestaw
wykorzystano jako serwer), faktura VAT nr 0309/16/FVF/ski z dnia 2 kwietnia
2016 r. na kwotę brutto 8 487,00 zł. Płatne przelewem w dniu 5 września 2016 r.
(2 szt. x 4 243,50 zł).
Do zakupów przeprowadzono postępowania ofertowe, kontrolującym przedstawiono
protokoły wyboru dostawców. Brak zastrzeżeń. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości
820,50 zł została zwrócona na rachunek Wojewody Zachodniopomorskiego w dniu 30 stycznia
2017 r. Zakupiony sprzęt wykorzystywany jest do realizacji programu Rodzina 500 Plus.
Protokół oględzin w sprawie wydatków inwestycyjnych oraz kopie faktur załączono do akt
kontroli.
(dowód: akta kontroli str. 20 i od str. 126 do 130)
3.9. Liczba decyzji wydanych przez organ właściwy na etat
Poniższa tabela przedstawia analizę wydajności pracowników w skali miesiąca i roku.
Miesiąc Liczba decyzji
Łączna liczba etatów
zaangażowanych w
realizację zadania
Średnio na 1 etat
kwiecień 2016 r. 385 1,000 385,00
maj 2016 r. 587 1,000 587,00
czerwiec 2016 r. 478 1,000 478,00
lipiec 2016 r. 255 1,000 255,00
sierpień 2016 r. 57 1,000 57,00
wrzesień 2016 r. 29 1,000 29,00
13
październik 2016 r. 21 2,000 10,50
listopad 2016 r. 27 2,000 13,50
grudzień 2016 r. 18 2,000 9,00
Razem 1 857 - -
Średnio 1,33 202,67
Łącznie wydanych zostało 1 857 decyzji w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2016 r. przy
zaangażowaniu średnio 1,33 etatu. Średnio na etat przypadało 202,67 decyzji.
Koszt wydania jednej decyzji przedstawia poniższa tabela.
Kwota
wydatków Koszt 1 decyzji
Koszt wg łącznych wydatków na obsługę 145 881,41 zł 78,56 zł
- w tym ze środków dotacji 145 881,41 zł 78,56 zł
Koszt 1 decyzji według wydatków na
wynagrodzenia
(wynagrodzenia + pochodne)
59 832,59 zł 32,22 zł
- w tym ze środków dotacji 59 832,59 zł 32,22 zł
Koszt 1 decyzji wg łącznych wydatków na obsługę wynosił 78, zł. Koszt 1 decyzji
wg wydatków na wynagrodzenia wynosił 32,22 zł.
(dowód: akta kontroli str. 131)
Zakres, przyczyny i skutki
stwierdzonych
nieprawidłowości
Podczas kontroli stwierdzono nieprawidłową kwalifikacje
poniesionych wydatków z dotacji tj.
kwotę 474,24 zł zakwalifikowano w § 4010
wynagrodzenia osobowe pracowników, winno być
w § 4110 składki na ubezpieczenia społeczne,
kwotę 459,43 zł zakwalifikowano w § 4010
wynagrodzenia osobowe pracowników, winno być
w § 4110 składki na ubezpieczenia społeczne,
kwotę 236,78 zł zakwalifikowano w § 4170
wynagrodzenia bezosobowe, winno być w § 4110 składki
na ubezpieczenia społeczne,
kwotę 9,24 zł zakwalifikowano w § 4170 wynagrodzenia
bezosobowe, winno być w § 4120 składki na Fundusz
Pracy,
kwotę 1 050,00 zł zakwalifikowano w § 4300 zakup usług
pozostałych, winno być w § 4700 szkolenia pracowników
niebędących członkami korpusu służby cywilnej.
Wyjaśnienie w sprawie błędnej klasyfikacji złożyła główna
księgowa OPS Pani Sylwia Balgierowska:
„Dokonano omyłkowo błędnej klasyfikacji niżej wymienionych
kwot tj.:
1) kwotę 933,67 dot. składki ZUS odprowadzonej przez
14
pracodawcę księgowano w § 401 winna być zaksięgowana
w § 411
2) kwotę 236,78 dot. składki ZUS odprowadzonej przez
pracodawcę zaksięgowano w § 417 winno być 411
3) kwotę 9,24 dot. składki na ubezpieczenie wypadkowe
zaksięgowano w 417 winno być w § 412
4) kwotę 1.050,00 dot. udziału pracowników w szkoleniu
zaksięgowano w § 430 winno być w § 470.
Powyższe kwoty zostały zaksięgowane na skutek pomyłek
spowodowanych nadmiarem pracy jak też brakiem weryfikacji
księgowań na koniec okresu sprawozdawczego z uwagi na brak
czasu do ich przeprowadzenia”.
(dowód: akta kontroli str. 132)
Skutkiem nieprawidłowości jest zaewidencjonowanie
wydatków niezgodne z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r.
poz. 1053 j. t.) na kwotę 2 229,69 zł. Zgodnie z art. 10 ustawy
z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie
dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. 2005 nr 14 poz. 114)
stanowiącym iż, „Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych
jest dokonanie zmiany w budżecie lub planie, stanowiącym
podstawę gospodarki finansowej jednostki sektora finansów
publicznych, bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu
upoważnienia.
Mając na uwadze, że kwota przekroczenia wynosi 237,20 zł
i nie przekracza kwoty minimalnej określonej w art. 26 ust.
3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności
za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r.,
poz. 168 j.t.), czyn ten nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów
publicznych.
Wyjaśnienia, protokoły,
oświadczenia
1. Wyjaśnienie kierownika OPS p. Krystyny Ryszkiewicz
ws. zaangażowania pracowników OPS w realizację zadań
związanych ze świadczeniem wychowawczym,
2. Wyjaśnienie kierownika OPS p. Krystyny Ryszkiewicz
dotyczące wydatkowania kwot na przesyłki kurierskie
i listowe,
3. Wyjaśnienie głównej księgowej p. Sylwii Balgierowskiej
w sprawie błędnej klasyfikacji,
Protokół oględzin z dnia 9 marca 2017 r. w sprawie
wydatków inwestycyjnych.
Ocena obszaru kontroli
Realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej,
dotyczącego przyznawania i wypłacania świadczenia
15
wychowawczego (rozdział 85211), a także efektywność działania
administracji rządowej w realizacji Programu Rodzina 500 Plus,
w 2016 roku ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami.
Wpis do książki kontroli Nr 1/2017
Podsumowanie ustaleń w
kontrolowanym podmiocie
Obszar kontroli:
Realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej,
dotyczącego przyznawania i wypłacania świadczenia
wychowawczego (rozdział 85211), a także efektywność działania
administracji rządowej w realizacji Programu Rodzina 500 Plus,
w 2016 r.
Podczas kontroli stwierdzono nieprawidłową kwalifikacje
poniesionych wydatków z dotacji.
Skutkiem nieprawidłowości jest zaewidencjonowanie
wydatków niezgodne z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 j. t.) na kwotę
2 229,69 zł. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r.
o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (Dz. U. 2005 nr 14 poz. 114) stanowiącym iż,
„Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie
zmiany w budżecie lub planie, stanowiącym podstawę
gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych,
bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia.
Mając na uwadze, że kwota przekroczenia wynosi 237,20
zł i nie przekracza kwoty minimalnej określonej w art. 26 ust.
3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności
za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r.,
poz. 168 j.t.), czyn ten nie stanowi naruszenia dyscypliny
finansów publicznych.
Zalecenia
Wydatki z dotacji klasyfikować zgodnie z załącznikiem
nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010
r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1053 j.t.).
Pouczenie
‒ zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli
w administracji rządowej (Dz.U. nr 185, poz. 1092)
od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki
odwoławcze.
‒ o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków
16
lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie
usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, proszę
powiadomić mnie za pośrednictwem Wydziału Kontroli
Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie
w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia.
PODPIS KIEROWNIKA
JEDNOSTKI
KONTROLUJĄCEJ
wz. WOJEWODY ZACHODNIOPOMORSKIEGO
Marek Subocz WICEWOJEWODA