Download - Xay Dung KPI Nang Cao
http://ieit.edu.vn
1
Hướng dẫn xây dựng KPI
I. Thông tin chung
Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty.
II. Sơ đồ các bước thực hiện
Qui trình này gồm 6 công việc chính:
1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu
2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình
thành nền KPI cơ bản
3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc
ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản
4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ
tiêu KPI
5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:
- Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)
Mục tiêu 2014 của Công ty
Mục tiêu đơn vị thành viên
Mục tiêu phòng/ban/bộ phận
Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014
Nhật ký công việc
KPI mục tiêu cho
cá nhân 2014
Tổng hợp các công việc cơ
bản theo vị trí làm việc
Xây dựng KPI cơ bản theo
vị trí làm việc
KPI cơ bản theo vị
trí làm việc 2014
KPI tổng hợp cho vị trí làm việc
2014
Mô tả công việc theo vị trí làm
việc
Đánh giá công việc, trả lương Lên chương trình đào tạo, phát
triển nhân lực
1 2
3
4
5 6
http://ieit.edu.vn
2
- Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá
50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty
sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất.
- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –
lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với
các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh
đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng
thống nhất.
- Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí:
Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh
giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá
và ban giám đốc.
Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện.
III. Qui trình thực hiện
STT Công việc Cách thực hiện Mẫu Lưu ý
1 Phân bổ mục tiêu công ty tới nhóm và cá nhân
- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp;
- Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này
(dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân
công);
- Thảo luận nhóm để chọn lại những công
việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt
mục tiêu;
- Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ
số để đo lường kết quả này chính là KPI
mục tiêu.
- Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển
xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không
cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại.
Mẫu 01
Không phải mục tiêu của cấp trên nào cũng cần triển khai cho đến tận cá nhân, mà cần áp dụng linh hoạt để có tác dụng.
2 Xây dựng KPI cơ bản
- Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô
tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt
động cơ bản của từng vị trí làm việc;
- Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công
việc hình thành các KPI cơ bản;
- Rà soát lựa chọn các công việc chính để
đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn
vặt.
Mẫu 02
Chỉ lựa chọn những công việc rất cần thiết để đưa vào KPI cơ bản
3 So sánh KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp
- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản:
+ Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI
mục tiêu và KPI cơ bản);
+ Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục
tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI
tổng hợp
Mẫu 03
4 Cập nhật mới bản Mô tả công việc
- Bản mô tả công việc mới, ngoài những
phần truyền thống cập nhật thêm phần các
chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao
Mẫu 04
Hình thành KPI trước, còn tỷ trọng đánh giá sẽ
http://ieit.edu.vn
3
gồm:
+ KPI tổng hợp (bước 03);
+ KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được
giao thêm trong năm – nếu có);
+ Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch
triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng);
+ Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá
nhân/bộ phận;
+ Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực
đóng góp.
được điều chỉnh bổ sung vào sau khi làm xong hệ thống lương thưởng (bước 5)
5 Hình thành hệ thống lương thưởng
- Muốn làm được hệ thống lương cần:
+ Làm bảng phân loại mức lương và tỷ
trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng
lực đóng góp (y), mẫu 05;
+ Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm
việc (mẫu 06)
+ Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở
Mẫu 07).
Mẫu 05; Mẫu 06 Mẫu 07
6 Lên nhu cầu đào tạo
- Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành
động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực
tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ.
Mẫu 07
IV. Mẫu tham khảo
1. Mẫu 01. Phân bổ mục tiêu công ty đến các đơn vị/cá nhân
PHÂN BỔ MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẾN…..
Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt:
Vị trí công việc:
Cá nhân:
Thời hạn thực hiện: 12/2014
Chức năng, nhiệm vụ:
Mục tiêu của Công ty Đơn vị phải làm
gì?
Mục tiêu của đơn vị Bộ phận phải làm
gì?
Mục tiêu của phòng/nhóm/cá
nhân
Tên gọi Thước đo
KPI Tên gọi
Thước
đo
KPI
HT TL HT TL
Sản lượng
x X -???? -????
X X X
Định mức
x X -???? -????
x X x
Lợi nhuận
http://ieit.edu.vn
4
2. Mẫu 02. Xem bản gửi kèm (đã có từ trước)
3. Mẫu 03. Bảng so sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản để hình thành KPI tổng
hợp
MẪU 03. KPI TỔNG HỢP
Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt:
Vị trí công việc:
Cá nhân:
Thời hạn thực hiện: 12/2014
Chức năng, nhiệm vụ:
STT KPI mục tiêu KPI cơ bản KPI tổng hợp
Tên gọi
Thước đo
KPI
Tên gọi
Thước đo
KPI Tên gọi
Thước đo
KPI
HT TL HT TL HT TL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
4. Mẫu 04. Mô tả công việc (xem file gửi kèm)
5. Mẫu 05. Bảng xếp tỷ trọng lương theo chức danh
Nhóm chức danh Tỷ lệ KPI (x), % Tỷ lệ Năng lực đóng góp (y), %
G1 Nhân viên 90 10
G2 Nhóm trưởng 80 20
G3 Đội trưởng 70 30
G4 Trưởng phòng
60 40
G5 Giám đốc Trạm
50 50
G6 Phó Tổng Giám đốc
40 60
G7 Tổng Giám đốc
40 60
http://ieit.edu.vn
5
Tỷ trọng x, y và nhóm G1…G7 trên đây chỉ mang tính minh họa, các đơn vị khi triển
khai cần bán sát vào thực tế hệ thống lương hiện nay của DN để đề xuất cho đúng.
Mẫu 6.
Nguyên tắc chung để đánh giá:
Phân chia theo nhóm G1…G7 (G4)
Tổng lương
=
Cứng + Mềm
KPI Năng lực đóng góp
Tiêu chí đánh giá X% X% (60)x92 Y% (40)
40% KPI X1x85=34 Y1
40% Kế hoạch hành
động
X2x100=40 Y2
20% Phối hợp X3x90=18 Y3
= 100%
:(92%)
Đánh giá NL
Tiêu chí đánh giá
Thước đo
Từ điển đánh giá
Mẫu đánh giá xem Mẫu 06 trong file gửi kèm.
6. Mẫu 07 gửi kèm với hướng dẫn.
7. Tô chức thực hiện
- Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này,
có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và
gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban
Giám đốc phê duyệt;
- Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số
thưởng cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của
Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn
công ty và phân bổ về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của
đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06),
từ đó tính lương mềm cho nhân viên.
http://ieit.edu.vn
6
- Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự
chia. Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối
tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của
mình.
- Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất
sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám
đốc triển khai thành công.
8. Liên hệ
- Trong quá trình triển khai mọi khó khăn, vướng mắc cần giải đáp, xin liên lạc
với người hướng dẫn theo địa chỉ:
Nguyễn Văn Minh,
Viện Kinh tế và thương mại quốc tế, trường Đại học Ngoại thương.
Email: [email protected]; [email protected]
Tel.: 0983 118 969. Website: http://ieit.edu.vn
Hà Nội, ngày tháng năm 2014
Người hướng dẫn
PGS, TS Nguyễn Văn Minh.
[http://ieit.edu.vn] [Viện Kinh tế và thương mại quốc tế] [2014]
MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC
Ngày: __________ Họ và tên: _____________ Vị trí công tác: ________________________
Thời gian (1) Nội dung công việc (2) Phương pháp, công
nghệ thực hiện (3) Kết quả thực hiện (4) Tổng kết các công việc chính (5) Chỉ số KPI cơ bản (6)
08h00 – 08h30
08h30 – 09h00
09h00 – 9h30
09h30 – 10h00
10h00 – 10h30
10h30 – 11h00
11h00 – 11h30
11h30 – 12h00
Mẫu 02
http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
http://ieit.edu.vn Trang 1/3
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đơn vị:
Chức danh: Trưởng phòng (G5)
Mã số: Lần ban hành/Sửa đổi:
Ngày:
Họ và tên Người viết
…………………………..
Người kiểm tra
………………………
Người duyệt
……………………….
Chữ ký
1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )
2. Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100)
STT Nội dung Trọng
số, %
Tần suất
(ngày/ tuần/
tháng)
Tiêu chí đo
lường đánh giá
A Nhóm công việc theo KPI X
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1
- Giảm định mức X11
- Đảm bảo chất lượng X12
X13
II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2
III Kế hoạch hành động X3
IV Phối hợp X4
B Năng lực đóng góp Y
V Kiến thức (Y1) Y1
VI Kỹ năng (Y2) Y2
VII Hành vi (Y3) Y3
Tổng cộng: = (X+Y) =
X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3
100
3. Quan hệ trong công việc
3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp
Mẫu 04
http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
http://ieit.edu.vn Trang 2/3
3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)
Đối tượng Bản chất quan hệ
3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)
Đối tượng Bản chất quan hệ
4. Phạm vi quyền hạn
Phạm vi quyền hạn trong công việc .
Phạm vi quyền hạn về tài chánh
5. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
Trình độ văn hoá tốt nghiệp:
5/12 9/12 12/12 Khác
Trình độ chuyên môn:
Trung cấp Cao đẳng Đại học Trên đại học
Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………
Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn hoặc Pháp văn)
Trình độ A Trình độ B Trình độ C Khác
Trình độ vi tính:
Trình độ A Trình độ B Đại học CNTT Khác
Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :
Dưới 1 năm 1 đến 2 năm 2 đến5 năm Trên5 năm
Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)
Bình thường Có yêu cầu riêng biệt
Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :
Giao tiếp Thuyết trình Soạn thảo văn bản Phân tích
Làm việc nhóm Đàm phán Quản lý hồ sơ Tự học
Tổ chức công việc Giao việc Đánh gía nhân viên Hội họp
Giải quyết vấn đề Lãnh đạo Phỏng vấn Tư duy
6. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)
http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
http://ieit.edu.vn Trang 3/3
Văn phòng cty/nm Văn phòng đơn vị Xưởng Ngoài trời
Phòng TN/ điện Trong dây chuyền Trên cao Đi lại nhiều
Môi trường làm việc
Bình thường Nóng, ồn, bụi Độc hại Đặc biệt độc hại
Thời gian làm việc:
Giờ hành chánh Ca kíp Đặc thù Có tăng ca
Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)
Công cụ văn phòng Dụng cụ cầm tay Thiết bị Thiết bị nặng
Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)
Nhẹ nhàng Bình thường Ít nặng nhọc Nặng
Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)
Đơn giản Ít suy nghĩ Suy nghĩ nhiều Quyết định
Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)
Không Đồng phục Bình thường Chuyên dùng
----------oooOooo----------
1/1
http://ieit.edu.vn BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNGBSC& KPI
CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ: ……………………………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN
THÁNG: …… NĂM: ……
Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :
Chức danh công việc:. Nhóm chức danh: G5
STT Nội dung Trọng
số,%
Chỉ số đo
lường Thực hiện (%)
Kết quả
(TS*TH)
A Đánh giá theo KPI, X% 50
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc),
x1 20
X
II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác),
x2 3
X
III Kế hoạch hành động, x3 15 X
IV Phối hợp, x4 12 X
B Năng lực đóng góp, Y% 50
Tự
đánh
giá,
m%
Quản
lý
đánh
giá,
n%
Điểm
trung
bình,
mxn%
V Kiến thức , y1 15 X
VI Kỹ năng, y2 15 X
VII Hành vi, y3 20 X
TỔNG:
(X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3) 100
xxx (điểm tổng kết, dùng để tính
thưởng)
DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày:
Mẫu 06
1/1
http://ieit.edu.vn (BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNG KPI CÁ NHÂN)
CÔNG TY CP ……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ:……………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM
Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :
Chức danh công việc:. Nhóm chức danh:
STT Nội dung Trọng
số
Chỉ số đo
lường
Thực hiện
(%)
Kết quả
(TS*TH)
I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)
Kế hoạch hành động
Phối hợp
II
Năng lực đóng góp
Tự đánh giá Quản lý
đánh giá
Kiến thức
Kỹ năng
Hành vi
Kết quả trung bình
TỔNG 100
DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày: