Download - Yenny's Undergraduate Theses
xiii
UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA
FAKULTAS EKONOMI
JAKARTA
AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN PADA
PT JAYA NUR SUKSES
Diajukan Oleh :
Nama : YENNY
N.I.M : 1999-12-420
UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN DARI SYARAT-SYARAT
GUNA MENCAPAI GELAR SARJANA EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI
2005
v
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN ..………………………………………………. i
LEMBAR PENGESAHAN …………………………………………………. ii
KATA PENGANTAR ………………………………………………………. iii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………… v
DAFTAR TABEL …………………………………………………………... viii
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………... ix
ABSTRAKSI SKRIPSI ……………………………………………………... x
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul ..………………..….. 1
1.2. Identifikasi Masalah .…………………………….……. 3
1.3. Tujuan Penelitian ……………………………………… 4
1.4. Metodologi Penelitian …………………………….….. 4
1.5. Sistematika Pembahasan ……………………………. 5
BAB II : LANDASAN TEORI
2.1. Audit ……………………………..……………………... 7
2.1.1. Pengertian Audit ………………………………. 7
2.1.2. Tujuan Audit …………………………………... 9
2.1.3. Jenis-jenis Audit ………………………………. 10
2.2. Audit Manajemen .………………….…………………. 12
2.2.1. Pengertian Audit Manajemen ……………..... 12
vi
2.2.2. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Manajemen 13
2.2.3. Manfaat Audit Manajemen …………………... 15
2.2.4. Laporan Hasil Audit Manajemen …..………... 15
2.3. Sistem Pengendalian Intern .………..……………….. 16
2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern .…… 16
2.3.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ………... 18
2.3.3. Elemen-elemen Pengendalian Intern ………. 19
2.3.4. Hubungan Sistem Intern dengan Audit
Manajemen ……………………………………. 22
2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia …….………….. 23
2.4.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya
Manusia ………………………………………… 23
2.4.2. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya
Manusia ………………………………………... 24
2.4.3. Hubungan Manajemen Sumber Daya
Manusia dengan Kinerja Karyawan ………… 25
2.4.4. Faktor-faktor yang Dapat Meningkatkan
Kinerja Karyawan …………………………….. 27
2.4.5. Upaya Manajemen Sumber Daya Manusia
Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan ….… 28
2.5. Audit Manajemen Atas Manajemen Sumber Daya
Manusia ………………………………………………… 29
2.5.1. Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen Atas
Manajemen Sumber Daya Manusia …..……. 29
vii
2.5.2. Proses Audit Manajemen Atas Manajemen
Sumber Daya Manusia ….……………………. 30
2.5.3. Laporan Audit Manajemen Atas Manajemen
Sumber Daya Manusia ….……………………. 31
BAB III : TINJAUAN UMUM PADA PT JAYA NUR SUKSES
3.1. Latar Belakang dan Sejarah didirikannya
Perusahaan ……………………………………………. 32
3.2. Kegiatan Usaha Perusahaan ……….………………. 33
3.3. Struktur Organisasi serta Pembagian Tugas dan
Tanggung Jawab …..…………………………………. 34
3.4. Fungsi-fungsi Departemen Sumber Daya Manusia
di Perusahaan ……………………..….………………. 39
BAB IV : AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI SUMBER DAYA
MANUSIA
4.1. Flowchart …………………………………………….. 42
4.2. Uji Ketaatan …………………………………………… 55
4.3. Internal Control Questionnaire ………………………. 60
4.4. Analisa dan Evaluasi Internal Control Questionnaire 67
4.5. Kesimpulan Hasil Audit ……………………………… 70
BAB V : LAPORAN HASIL AUDIT
5.1. Laporan Hasil Audit Beserta Temuan, Saran, dan
Tanggapan Manajemen ……………………………… 74
DAFTAR RUJUKAN …………………………………………………… xi
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel IV.1. Rekrutment …………………………….…………………. 55
Tabel IV.2. Penilaian Kinerja Karyawan Kontrak …..……………….. 56
Tabel IV.3. Penilaian Kinerja Karyawan Dalam Masa Percobaan … 57
Tabel IV.4. Penilaian Kinerja Karyawan Tetap ……………………… 58
Tabel IV.5. Pemutusan Hubungan Kerja ……..……………………… 59
Tabel IV.6. Internal Control Questionnaire …………………………. 61
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Bagan III.1. Struktur Organisasi PT Jaya Nur Sukses …..…….. 35
x
ABSTRAKSI
(A) YENNY (1999-12-420)
(B) Audit Manajemen Atas Fungsi Sumber Daya Manusia Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan Pada PT. JAYA NUR SUKSES
(C) xi + 82 halaman, 2005 ; 6 tabel; 2 gambar.
(D) Audit
(E) Mengingat semakin besar tuntutan terhadap karyawan sebagai sumber daya perusahaan, penulis termotivasi untuk meneliti bagaimana perusahaan terutama bagian personalia berupaya untuk meningkatkan kinerja karyawan. Pelaksanaan audit ini juga bertujuan untuk menganalisa dan menilai sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan khususnya pada fungsi sumber daya manusia.
Audit manajemen yang penulis lakukan meliputi observasi di perusahaan, interview dengan manajer dan karyawan yang bersangkutan. Pemahaman sistem sumber daya manusia melalui flowchart. Pengumpulan data melalui uji ketaatan dan questionnaire, mereview serta mengevaluasi sistem pengendalian intern dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Berdasarkan hasil pemeriksaan yang penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa upaya yang dilakukan oleh bagian personalia maupun organsiasi PT. Jaya Nur Sukses untuk meningkatkan kinerja karyawan sudah cukup, namun ada beberapa kelemahan yang penulis temui. Untuk menjamin objektivitas temuan tersebut, penulis telah mendiskusikannya dengan manajer personalia. Penulis juga memberikan saran-saran perbaikan yang telah ditanggapi oleh manajemen perusahaan.
(F) Daftar Acuan : 10 (1993-2001)
(G) Dosen Pembimbing Skripsi : Drs. AloysiusTeddy Sukojo, M.M. Jakarta, ……………………. Menyetujui, Penulis, Drs. AloysiusTeddy Sukojo, M.M. Yenny
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul
Dunia usaha yang melaju pesat menuntut suatu perusahaan
untuk menghadapi persaingan ketat dengan perusahaan lain, baik di
dalam maupun di luar negeri. Dalam menuju era globalisasi
perusahaan harus dapat memadukan seluruh sumber daya yang ada.
Salah satu sumber daya yang paling penting di dalam perusahaan
tersebut adalah sumber daya manusia, karena peran sumber daya
manusia dalam aktivitas perusahaan sangat penting untuk mencapai
tujuan perusahaan. Ini menandakan betapa pentingnya bagi
organisasi secara keseluruhan untuk memperhatikan masalah sumber
daya manusia terutama penanganan serius dari departemen sumber
daya manusia.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia cukup
berat karena harus menyediakan karyawan yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, baik dari perekrutan karyawan baru maupun
pengembangan karyawan yang sudah ada. Selain itu,
mempertahankan karyawan yang kompeten dan handal juga menjadi
tanggung jawab departemen ini demi keberhasilan perusahaan. Ini
berarti bahwa departemen sumber daya manusia dituntut untuk
2
menyusun kebijakan dan peraturan serta melahirkan program yang
dapat meningkatkan kinerja karyawan.
Sejalan dengan perkembangan teknologi, kinerja karyawan
perlu ditingkatkan karena besar pengaruhnya terhadap kesuksesan
perusahaan saat ini dan di masa yang akan datang. Meskipun
teknologi canggih digunakan, tanpa kinerja karyawan yang tinggi,
perusahaan tidak akan mampu melaksanakan operasional
perusahaan secara maksimal. Menanggapi hal tersebut, departemen
sumber daya manusia harus memperbaiki dan meningkatkan
efektifitas pengelolahan sumber daya manusia yang dimiliki. Salah
satu cara untuk meningkatkan efektifitas pengelolahan sumber daya
manusia adalah dengan cara penerapan audit manajemen di dalam
perusahaan tersebut. Penerapan audit manajemen merupakan
strategi baru untuk menilai produktivitas fungsi sumber daya manusia
dalam upaya meningkatkan kinerja para karyawan di suatu
perusahaan.
Mengingat semakin besarnya tuntutan karyawan sebagai
sumber daya manusia dan untuk pengembangan karir karyawan di
dalam perusahaan, maka penulis memiliki motivasi untuk meneliti
hal tersebut dalam skripsi yang berjudul Audit Manajemen Atas
Fungsi Sumber Daya Manusia Untuk Meningkatkan Kinerja
Karyawan Pada PT JAYA NUR SUKSES.
3
1.2. Identifikasi Masalah
Keberhasilan perusahaan tergantung pada kinerja dan sikap
karyawan. Oleh karena itu, departemen sumber daya manusia
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki
karyawan yang qualified dan berusaha meningkatkan kinerja mereka
agar tujuan perusahaan tercapai.
Dalam skripsi ini, penulis akan meneliti masalah yang
berhubungan dengan perekrutan, wawancara, penempatan, promosi,
pemutusan hubungan kerja. Disamping itu, akan dianalisis proses
penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh departemen sumber
daya manusia.
Dengan melakukan audit manajemen maka penulis berharap
akan memperoleh keyakinan memadai tentang :
1. Apakah departemen sumber daya manusia melaksanakan
kebijakan yang efektif untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam perusahaan ?
2. Apakah kesejahteraan karyawan diperhatikan baik oleh
departemen sumber daya manusia maupun oleh perusahaan ?
3. Apakah departemen sumber daya manusia menyelenggarakan
pendidikan dan pelatihan utnuk meningkatkan kinerja
karyawan?
4
1.3. Tujuan Penelitian.
Berikut ini beberapa tujuan dari penilitian adalah :
1. Menerapkan pengetahuan teoritis yang didapatkan selama di
bangku kuliah ke dalam kenyataan di lapangan.
2. Memberikan sumbangan pemikiran berupa saran dan perbaikan
efektifitas fungsi sumber daya manusia untuk meningkatkan kinerja
karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.
3. Meneliti bagaimana perusahaan menyediakan karyawan yang
sesuai kebutuhan perusahaan.
4. Memenuhi salah satu syarat bagi penulis untuk mengikuti ujian dan
memperoleh gelar sarjana ekonomi jurusan akuntansi di
Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya, Jakarta.
1.4. Metodologi Penelitian
Dalam penulisan skripsi ini, dilakukan penelitian–penelitian
untuk mendapatkan data dan informasi yang relevan dan berkaitan
dengan materi yang dibahas dalam skripsi serta mengenai
perusahaan yang diteliti.
Adapun metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Penelitian Perpustakaan (Library Research)
Penelitian ini dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari
buku–buku literatur, majalah-majalah, serta makalah-makalah
yang berkaitan dengan masalah yang dibahas, sebagai dasar
5
dalam mengadakan studi banding antara teori dengan praktek
dalam perusahaan.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian ini dilakukan secara langsung mendatangi
perusahaan yang menjadi objek penelitian dan mengumpulkan
data pada objek yang diteliti, yaitu dengan cara :
a. Wawancara (interview)
Penelitian ini dilakukan dengan cara tanya jawab dengan pihak
perusahaan yang hendak diteliti dan dibahas dalam penulisan
skripsi ini
b. Pengamatan (observation)
Penelitian ini dilakukan dengan cara melihat dari dekat praktek
kerja di perusahaan serta sejauh mana aktivitas fungsi sumber
daya manusia dalam meningkatkan kinerja karyawan.
c. Daftar Pertanyaan (questionnaire)
Peneliti menyiapkan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan
dengan pembahasan masalah, sehingga dapat diperoleh data
yang lebih rinci dan sistematik dari perusahaan.
1.5. Sistematika Pembahasan
Untuk memudahkan pembaca memahami isi skripsi ini, maka
penulis menjelaskan bagian-bagian skripsi secara sistematis.
6
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang pemilihan judul,
identifikasi masalah, tujuan penelitian, metodologi
penelitian, serta sistematika pembahasan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas teori–teori yang berkaitan dengan
pembahasan dalam skripsi ini yang terdiri dari audit secara
umum, audit manajemen, sistem pengendalian intern,
manajemen sumber daya manusia, serta audit manajemen
atas manajemen sumber daya manusia.
BAB III : TINJAUAN UMUM PADA PT JAYA NUR SUKSES.
Bab ini menguraikan tentang latar belakang dan sejarah
didirikannya perusahaan, kegiatan usaha perusahaan,
struktur organisasi serta pembagian tugas dan tanggung
jawab, dan fungsi-fungsi sumber daya manusia di
perusahaan.
BAB IV : AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI SUMBER DAYA
MANUSIA.
Bab ini akan memaparkan tentang flowcart, uji ketaatan,
Internal Control Questionnaire, dan analisa dan evaluasi
Internal Control Questionnaire serta kesimpulan hasil audit.
BAB V : LAPORAN HASIL AUDIT.
Bab terakhir ini akan menyajikan laporan hasil audit beserta
temuan, saran, dan tanggapan manajemen.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Audit
Pada awal perkembangannya auditing hanya dimaksudkan untuk
mencari dan menemukan kecurangan serta kesalahan, kemudian
berkembang menjadi pemeriksaan laporan keuangan untuk
memberikan pendapat atas kebenaran penyajian laporan keuangan
perusahaan.
2.1.1. Pengertian Audit
Menurut Alvin A. Arens and James K. loebbecke (Auditing :
An Intergrated Approach, edisi 8, 2000, hal 9):
“Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria.”
Artinya, auditing adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi
bahan bukti mengenai informasi untuk menetapkan dan melaporkan
apakah bahan bukti yang diperoleh sesuai dengan kriteria yang telah
ditetapkan.
Menurut The American Accounting Association’s
Committee on Basic Auditing Concepts yang dikutip oleh Jerry R.
Strawser dan Robert H. Strawser (Auditing: Theory And Practice,
edisi 9, 2001, hal 1-2):
8
“Auditing is a systematic process of objectively obtaining and evaluating evidence regarding assertions about economic actions and events to ascertain the degree of correspondence between those assertions and established criteria and communicating the results to interested users.”
Artinya, auditing merupakan suatu proses sistematis untuk
memperoleh dan mengevaluasi bahan bukti yang berkaitan dengan
kejadian dan kegiatan ekonomi secara objektif dalam rangka
memastikan tingkat kesesuaian antara hasil yang dilaporkan dengan
kriteria yang ditetapkan serta menyampaikan hasilnya kepada pihak-
pihak yang berkepentingan.
Menurut O. Ray Whittington, Kurt Pany, and Walter B.
Meigs yang dikutip oleh Sukrisno Agoes dalam bukunya Auditing
(Pemeriksaan Akuntansi) oleh KAP, LP FE UI, 1996, hal 1 :
“Auditing is an examination of a company’s financial statements by a firm of independent public accountans. The audit consists of a searching investigation of the accounting records and other evidence supporting those financial statements. By obtaining an understanding of the company’s internal control, and by inspecting documents, observing of assets, making inquires within and outside the company, and performing other auditing procedures, the auditors will gather the evidence necessary to determine whether the financial statements provide a fair and reasonably complete picture of the company’s financial position and its activities during the period being audited”.
Artinya, auditing adalah pemeriksaan terhadap laporan keuangan
perusahaan oleh kantor akuntan publik yang independen. Audit
terdiri atas penyelidikan terhadap catatan-catatan akuntansi dan
bukti-bukti lainnya yang menunjang laporan keuangan tersebut.
Dengan memahami pengendalian intern perusahaan dan memeriksa
dokumen-dokumen, pengamatan atas aset perusahaan, membuat
pertanyaan di dalam dan di luar perusahaan dan pelaksanaan
9
prosedur audit lainnya, auditor akan memperoleh bukti-bukti untuk
menentukan apakah laporan keuangan telah disajikan secara wajar
dan masuk akal, sekaligus menggambarkan keadaan keuangan
perusahaan dan aktivitas perusahaan selama periode
dilaksanakannya audit.
2.1.2. Tujuan Audit
Seorang auditor dalam melaksanakan pemeriksaan pasti
mempunyai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan auditing dapat
dibagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
Tujuan audit secara umum adalah :
1. Menyatakan pendapat atas kewajaran laporan keuangan, hasil
operasi, dan arus kas yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang
berlaku umum.
2. Meningkatkan kredibilitas laporan keuangan.
3. Mengidentifikasi area–area yang perlu diperbaiki dan
memerlukan efisiensi biaya.
4. Meyakinkan para direksi dan pemegang saham bahwa
perusahaan dikelola dengan baik.
Auditor haruslah memisahkan secara jelas antara tujuan umum
dengan tujuan khusus. Tujuan khusus auditing juga diterapkan pada
setiap saldo perkiraan pada laporan keuangan, tetapi dinyatakan
dalam istilah yang lebih khusus sesuai kesepakatan dengan pihak
manajemen. Tujuan khusus auditing timbul, karena adanya
10
penugasan pemeriksaan keuangan. Penugasan ini umumnya
diterima oleh akuntan pemeriksa, jika pemilik perusahaan telah
mencurigai adanya kecurangan dalam perusahaan. Sebagai contoh,
tujuan khusus pemeriksaan yang berhubungan dengan rekening–
rekening laporan keuangan antara lain: merger perusahaan,
perhitungan rugi akibat kebakaran dan lain–lain.
Apabila telah ditentukan tujuan khusus untuk setiap komponen
dalam laporan keuangan, maka proses pengumpulan bahan dapat
dimulai. Sering dalam pelaksanaannya, auditor bekerjasama dengan
seorang ahli dalam bidangnya, misal: ahli hukum, juru taksir, dan
sebagainya.
2.1.3. Jenis – Jenis Audit
Secara umum audit dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
A. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)
Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah
laporan keuangan secara keseluruhan telah disajikan sesuai
dengan kriteria–kriteria tertentu yang ditetapkan, yaitu prinsip–
prinsip akuntansi yang berlaku umum.
B. Audit Manajemen (Operational Audit)
Audit manajemen adalah pemeriksaan atas prosedur dengan
metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan
efektifitasnya. Dalam pelaksanaannya, audit manjemen tidak
hanya meninjau masalah–masalah akuntansi, tetapi juga meliputi
11
evaluasi terhadap struktur organisasi, efisiensi, dan efektifitas
penggunaan sumber daya, pemanfaatan komputer, produksi,
pemasaran, dan bidang–bidang lain sesuai dengan keahlian
auditor. Oleh karena itu, pelaksanaan audit dan hasilnya lebih
sulit untuk didefinisikan karena yang diukur adalah efisiensi dan
efektivitas. Efisiensi dan efektifitas operasi suatu organisasi sulit
dievaluasi secara obyektif karena criteria yang digunakan untuk
mengevaluasi informasi yang terukur dalam audit manajemen
lebih subjektif. Umumnya,auditor cenderung akan memberikan
saran-saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya
operasi perusahaan pada saat audit manajemen selesai. Jadi,
audit manajemen lebih mengarah pada konsultasi manajemen.
C. Audit Ketaatan (Compliance Audit)
Audit ketaatan dilakukan untuk mengetahui apakah klien
(auditee) telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang
telah ditetapkan pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. Misal,
apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan atau apakah perusahaan telah
melaksanakan sistem upah minimum regional yang ditetapkan
undang-undang dan sebagainya. Hasil audit ini berupa laporan
mengenai kelemahan sistem, saran-saran perbaikan dan tingkat
ketaatan pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan yang akan
dilaporkan kepada pimpinan organisasi.
12
2.2. Audit Manajemen
2.2.1. Pengertian Audit Manajemen
Audit manajemen dipandang perlu, karena kehadirannya dapat
membantu pimpinan perusahaan untuk melakukan evaluasi
terhadap fungsi – fungsi dalam perusahaan dan untuk menentukan
langkah perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas.
Menurut The Institute of Internal Auditors (IIA) yang dikutip
oleh William C. Boynton, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell
(Modern Auditing, Edisi 7, 2001, hal 987):
“Operational Auditing is a systematic process of evaluating an organization’s effectiveness,efficiency,and economy of operations under management’s control and reporting to appropriate persons the results of the evaluation along with recommendations for improvement.”
Artinya, audit operasional adalah suatu proses yang sistematis untuk
mengevaluasi efektivitas, efisiensi, dan ekonomis dari operasi suatu
organisasi dibawah pengendalian manajemen dan melaporkan
hasil–hasil dari evaluasi kepada orang yang berkentingan dengan
memberikan rekomendasi–rekomendasi untuk perbaikan.
Menurut The American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA) yang dikutip oleh Donald H. Taylor dan G.
William Glezen (auditing : Integrated Concepts and Procedures,
Edisi 6, 2001, hal 5):
“Operational Auditing is a systematic review of an organization’s activities (or a stipulated segment of them) in relation to specified objectives for the purposes of assessing performance, identifying opportunities for improvement, and developing recommendations for improvement or further action.”
13
Artinya, Audit operasional adalah suatu sistem review atas aktivitas
suatu organisasi atau segmen tertentu, dalam kaitannya dengan
tujuan tertentu yang telah ditetapkan untuk menilai kinerja
mengidentifikasikan berbagai kesempatan untuk perbaikan dan
mengembangkan rekomendasi bagi perbaikan tindakan lebih lanjut.
Menurut Alvin A. Arens dan James K. Lobbecke (Auditing an
Integrate Approach, Edisi 8, 2000, hal 12):
“An Operational Audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”
Artinya, audit opersional adalah penelaahan terhadap prosedur dan
metode operasi organisasi perusahaan, dengan tujuan untuk
mengevaluasi tingkat efektivitas dan efisiensi perusahaan.
2.2.2. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Manajemen
Secara umum, tujuan audit manajemen adalah untuk
membantu manajemen dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kegiatan operasionalnya, dengan mengidentifikasi, menilai, serta
melaporkan masalah-masalah dan kebijaksanaan yang tidak efektif,
prosedur yang kurang baik, dan hal-hal lain yang akan merugikan
perusahaan. Secara khusus tujuan audit manajenem dapat diartikan
sebagai berikut :
a. Menilai kinerja perusahaan.
b. Mengidentifikasikan kesempatan untuk perbaikan.
14
c. Mengembangkan rekomendasi dengan perbaikan atau tindakan
lebih lanjut.
Ruang lingkup audit manajemen telah berkembang dimana
mencakup juga pengujian yang bersifat non finansial. Dengan kata
lain, ruang lingkup audit manajemen tidak terletak pada bidang
pembukuan, finansial atau ketaatan pada peraturan (Compliance)
melainkan pada kegiatan dengan maksud untuk dapat menetapkan
apakah kegiatan itu dilakukan dengan efektif, efisien, dan ekonomis.
Ruang lingkup audit manajemen mencakup pertimbangan apakah :
1. Kegiatan-kegiatan telah mendapat otorisasi dan dilakukan sesuai
dengan maksud atau tujuan dan dengan cara yang telah
ditetapkan.
2. Kegiatan-kegiatan itu telah dilaksanakan secara efektif dan
efesien.
3. Kegiatan-kegiatan itu telah mentaati pembatasan–pembatasan
yang berlaku.
4. Pendapatan-pendapatan dan penerimaan–penerimaan telah
benar-benar diterima dan dipertanggungjawabkan.
5. Perusahaan mempunyai sistem pembukuan yang layak.
6. Laporan instansi pada pejabat instansi yang lebih tinggi sudah
tepat dan cocok dengan tujuan yang telah ditetapkan.
15
2.2.3. Manfaat Audit Manajemen
Manfaat yang dapat diperoleh dari audit manajemen adalah :
1. Menentukan efisiensi, efektivitas, dan kehematan sistem
perencanaan dan pengendalian manajemen.
2. Menentukan masalah organisasi yang timbul dan jika mungkin
menentukan penyebabnya.
3. Menilai kinerja individu dan unit organisasi tertentu secara
independen dan objektif.
4. Mengidentifikasikan criteria pengukuran pencapaian tujuan
organisasi dan penilaian kinerja manajemen.
5. Mengidentifikasikan tujuan, sasaran, kebijakan, peraturan, dan
prosedur dari struktur organisasi yang belum ditentukan.
2.2.4. Laporan Hasil Audit Manajemen
Laporan hasil audit manajemen dapat dikelompokan menjadi :
1. Laporan audit bentuk formal.
a. Laporan audit manajemen yang secara rinci berisi temuan
audit dan rekomendasi atau saran perbaikan yang ditujukan
kepada divisi atau departement perusahaan yang diaudit.
b. Laporan audit manajemen yang secara ringkas berisi temuan
audit berikut rekomendasi perbaikan yang ditujukan pada
manajemen puncak atau komite audit perusahaan.
16
2. Laporan audit bentuk informal.
Laporan ini dibuat selama audit berlangsung, misalnya pada saat
survey pendahuluan, auditor menemukan suatu kegiatan yang
tidak efisien yang perlu segera diselidiki, dinilai, dan dilaporkan
tanpa menunggu audit selesai.
Laporan hasil audit harus berisi komponen berikut :
a. Tujuan audit.
b. Ruang lingkup audit.
c. Norma audit yang mendasari pelaksanaan audit.
d. Temuan-temuan audit yang menguraikan pada bidang apa
kelemahan ditemukan dan seberapa luas kelemahan tersebut.
e. Uraian mengenai hubungan antara kelemahan itu dengan
keseluruhan kegiatan operasi perusahaan yang diaudit.
f. Uraian mengenai sifat dan pentingnya efektifitas dan efesiensi
yang harus dicapai oleh suatu kegiatan operasi perusahaan.
g. Saran perbaikan yang jika dilakukan mungkin bisa memperbaiki
kelemahan–kelemahan tersebut.
2.3. Sistem Pengendalian Intern
2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO)
yang dikutip oleh William C. Boynton, Raymond N. Johnson, and
Walter G. Kell (Modren Auditing, Edisi 7, 2001, hal 325 ):
17
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : a. Reliability of financial reporting. b. Compliance with applicable laws and regulations. c. Effectiveness and efficiency of operations.”
Artinya, pengendalian intern adalah suatu proses yang ditetapkan
oleh dewan direksi suatu perusahaan, pihak manajemen, dan
personal lainnya, ditujukan untuk memberikan kepastian dalam
mencapai tujuan sebagai berikut :
a. Keandalan dari laporan keuangan.
b. Ketaatan kepada hukum dan peraturan.
c. Efektifitas dan efisiensi operasional.
Menurut James A Hall (Accounting Information System, Edisi
3, 2001, hal 138) :
“The internal control system comprises policies, practices, and procedures employed by the organization to achieve four board objectives : 1. To Safeguard assets of the firm. 2. To ensure the accuracy and reliability of accounting records and
information. 3. To promote efficiency in the firm’s operations. 4. To measure compliance with management’s prescribed policies
and procedures.”
Artinya, sistem pengendalian intern mencakup kebijakan-kebijakan,
praktek-praktek, dan prosedur-prosedur yang digunakan oleh
organisasi untuk mencapai empat tujuan umum :
1. Untuk mengamankan aset-aset perusahaan.
2. Untuk memastikan ketelitian dan keandalan data–data akuntansi
dan informasi.
3. Untuk melaksanakan efisiensi dalam operasi perusahaan.
18
4. Untuk menilai ketaatan terhadap kebijakan–kebijakan dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Menurut Marshall B. Romney and Paul John Steinbart
(Accounting Information System, Edisi 8, 2000, Hal 253) :
“Internal control is the plan of organization and the methods a business uses to safeguard assets, provide accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies”.
Artinya, Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode
yang digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aset-aset,
mengecek kecermatan dan kehandalan dari data akuntansinya,
mempromosikan dan memajukan efisiensi operasi, dan memastikan
ketaatan pada kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen.
2.3.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Pembagian sis tem pengendalian intern menurut tujuannya, yaitu:
1. Pengendalian akuntansi (Accounting Control)
Pengendalian akuntansi meliputi rencana orang, prosedur, dan
catatan yang dikoordinasikan untuk :
a. Mengamankan aktiva atau kelayakan perusahaan.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang
diproses secara benar melalui beberapa tahap pengendalian.
2. Pengendalian Administratif (Administrative Control).
Pengendalian administratif bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi operasi perusahaan dan mendorong ditaatinya
kebijakan yang telah ditetapkan. Kebijakan itu dapat ditaati
19
apabila terdapat pemisahaan tugas dan tanggung jawab yang
jelas dari setiap bagian dan adanya prosedur yang harus
dilaksanakan oleh para pegawai.
Sistem pengendalian intern suatu organisasi harus dapat
memberi keyakinan yang memadai bahwa :
1. Transaksi yang tercatat benar–benar ada (eksistensi).
2. Seluruh transaksi telah dicatat (kelengkapan).
3. Transaksi yang tercatat disajikan dalam jumlah yang benar
(akurasi).
4. Transaksi telah diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi).
5. Transaksi telah dicatat pada tanggal yang benar (tepat
waktu).
6. Transaksi yang tercatat telah dicantumkan dalam berkas
induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan
pengikhtisaran).
2.3.3. Elemen–elemen Pengendalian Intern
Menurut Buletin Accounting Control, sistem pengendalian intern
memiliki empat elemen, yaitu :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
profesional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap aktiva, kewajiban,
pendapatan, dan biaya.
20
3. Praktik–praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan
fungsi setiap unit organisasi.
4. Tingkat kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Selain hal–hal diatas, SAS no.78 mengidentifikasi lima
komponen pengendalian intern, yaitu:
1. Lingkungan pengendalian (Control Environment ).
Lingkungan pengendalian menetapkan irama organisasi
mempengaruhi pengendalian dan menyadarkan orang–
orangnya merupakan dasar dari seluruh elemen
pengendalian intern, menyediakan tata tertib dan struktur.
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan
prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen
puncak, direktur, dan komisaris, serta pemilik suatu entitas
terhadap pengendalian dan pentingnya terhadap entitas
tersebut.
2. Penetapan resiko (Risk Assessment).
Penetapan resiko entitas pelaporan keuangan adalah
identifikasi dan analisis manajemen atas resiko yang relevan
dengan penyiapan laporan keuangan yang disajikan sesuai
prinsip akuntansi yang berlaku secara umum.
Penetapan resiko manajemen berbeda dengan penetapan
resiko auditor. Manajemen menetapkan resiko sebagai
bagian dari perancangan dan pengopersian struktur
21
pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan
ketidakberesan. Auditor menetapkan resiko untuk
memutuskan bahan bukti yang dibutuhkan dalam audit.
3. Aktivitas pengendalian (Control Activities).
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang
membantu meyakinkan bahwa petunjuk manajemen
dilaksanakan dan mengambil tindakan yang diperlukan dalam
penempatan resiko untuk pencapaian tujuan entitas kebijakan
dan prosedur dalam entitas sangat banyak, tetapi lazimnya
dibagi dalam lima kategori, yaitu :
a. Pemisahan tugas yang cukup.
b. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas.
c. Dokumen dan catatan yang memadai.
d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan.
e. Pengecekan independen atas pelaksanaan.
4. Informasi dan komunikasi (Information and Communication).
Sistem informasi relevan dengan tujuan pelaporan keuangan,
yang termasuk sistem akuntansi, terdiri dari metode dan
catatan yang ditetapkan untuk catatan, proses, kesimpulan,
dan laporan transaksi entitas serta mempertanggung-
jawabkan aktiva, kewajiban, dan ekuitas yang bersangkutan.
Komunikasi melibatkan penyediaan pengertian yang jelas dari
peran dan tanggung jawab individu termasuk struktur
pengendalian intern atas laporan keuangan.
22
5. Pemantauan (Monitoring ).
Pemantauan adalah sebuah proses yang menetapkan
kualitas kinerja pengendalian intern setiap waktu. Termasuk
penetapan pengendalian desain dan operasi oleh karyawan
yang memadai dalam waktu yang tepat untuk menentukan
bahwa operasi struktur pengendalian intern sesuai yang
dimaksud dan dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi.
Informasi untuk menilai dan memperbaiki dapat berasal dari
berbagai sumber meliputi studi atas struktur pengendalian
intern yang ada, laporan auditor intern, laporan
penyimpangan atas aktivitas pengendalian, laporan dari bank
sentral, umpan balik dari pegawai, dan keluhan dari
pelanggan atas tagihan yang akan datang.
2.3.4. Hubungan Sistem Intern dengan Audit Manajemen.
Pengendalian intern berhubungan erat dengan audit, terbukti
adanya pernyataan dalam standar pekerjaan laporan no.2, yaitu:
auditor harus memiliki pemahaman yang memadai atas struktur
pengendalian intern. Dengan adanya pemahaman atas struktur
pengendalian intern, auditor memiliki dasar untuk merencanakan
audit, menentukan sifat, saat dan luas pengujian yang dilakukan.
23
2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia
2.4.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Gary Dessler (Human Resource Management, Edisi
8, 2000, hal 2):
“Human Resource Management refers to the policies and practices one needs to carry out the “people” or human resource aspects of a management position, including recruiting, screening, training, rewarding, and appraising.”
Artinya, manajemen personalia mengacu pada kebijakan–kebijakan
dan praktek–praktek yang dibutuhkan untuk melaksanakan aspek–
aspek sumber daya manusia dari suatu posisi manajemen termasuk
proses perekrutan, penyeleksian, pelatihan, pemberian
penghargaan, dan penilaian kinerja sumber daya manusia.
Menurut Byars and Rue (Human Resource Management,
Edisi 5, 1997, hal 4) :
“Human resource management encompasses those activities designed to provide for and coordinate the human resources of an organization.”
Artinya, manajemen sumber daya manusia mencakup berbagai
kegiatan yang dirancang untuk memelihara dan mengkoordinasikan
sumber daya manusia yang ada dalam suatu perusahaan.
Menurut William B. Werther, Jr. and Keith Davis (Human
Resources and Personnel Management, Edisi 4, 1993, Hal 28):
“Human Resource Management is the management of people. The importance and dignity of human beings should not be ignored for the sake of expediency. Only through careful attention to the needs of employees do successful organizations grow and prosper”.
24
Artinya, Manajemen sumber daya manusia adalah manajemen atas
orang. Segi penting dan martabat dari manusia seharusnya tidak
diabaikan demi kebijaksanaan. Hanya melalui perhatian yang
seksama terhadap kebutuhan-kebutuhan para karyawan yang
membuat organisasi dapat bertumbuh dan sukses.
2.4.2. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Manusia.
Bidang-bidang utama yang perlu diperhatikan manajemen
sumber daya manusia :
1. Proses ketenagakerjaaan yang lengkap.
Bidang ini meliputi pengelolaan yang efektif atas proses
perekrutan, wawancara, test, pemeriksaan referensi,
pemeriksaan fisik, penempatan, promosi, konseling, dan
pemberhentian karyawan.
2. Pengembangan sumber daya manusia.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
mengelola pelaksanaan teknis dari pelatihan dan pendidikan
para karyawan utnuk mengembangkan keterampilan dan
pengalaman mereka.
3. Administrasi kompensasi.
Departemen sumber daya manusia harus memelihara
administrasi kompensasi yang kompetitif dalam pasar tenaga
kerja. Hal ini penting karena bila karyawan tidak puas dengan
25
kompensasi yang diberikan perusahaan maka turn over
karyawan akan meningkat atau pemogokan kerja.
4. Hubungan ketenagakerjaan.
Departemen sumber daya manusia harus menciptakan suasana
dan lingkungan kerja yang nyaman dalam perusahaan agar
hubungan yang harmonis antar karyawan.
5. Evaluasi sumber daya manusia.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab dalam
mengevaluasi dan menilai kinerja sumber daya manusia dalam
perusahaan dan memastikan peraturan–peraturan perusahaan
ditaati oleh seluruh karyawannya serta pelaksanaan sanksi tegas
bagi yang melanggar.
2.4.3. Hubungan Manajemen Sumber Daya Manusia dengan Kinerja
Karyawan
Menurut pengertian manajemen sumber daya manusia, kinerja
karyawan adalah tanggung jawab pengawasnya dan departemen
sumber daya manusia. Kinerja karyawan mengacu pada tingkat
penyelesaian tugas–tugas yang melengkapi pekerjaan karyawan.
Hal ini mencerminkan seberapa baik karyawan memenuhi tuntutan
kerja. Oleh karena itu, kinerja karyawan sering dipandang sebagai
hasil hubungan antara kerja keras, kemampuan, dan persepsi
terhadap pekerjaan. Ini dicapai melalui manajemen yang dibentuk
dari dua dimensi penting yaitu :
26
1. Efektifitas, kemampuan untuk memilih sasaran–sasaran yang
tepat dan mencapainya.
2. Efisiensi, kemampuan untuk menggunakan sebaik mungkin
sumber daya yang tersedia dalam proses mencapai sasaran
yang telah dipilih.
Departemen sumber daya manusia bukan hanya untuk
mengawasi tetapi juga me-manage sumber daya manusia untuk
meningkatkan kinerja para karyawan. Namun, mengevaluasi suatu
kinerja saja tidak cukup. Mereka harus belajar tentang manajemen
kinerja sumber daya manusia yang meliputi kegiatan membangun
harapan yang jelas serta pemahaman mengenai pekerjaan yang
akan dilakukan bersama dengan karyawan. Dengan manajemen
kinerja sumber daya manusia, departemen sumber daya manusia
akan menemukan cara untuk mengenali rintangan–rintangan dalam
meningkatkan kinerja seperti sumber daya yang tidak memadai,
memberi kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan
keahlian dan kemampuan baru dan meningkatkan kinerja. Selain itu,
para karyawan akan mengerti apa yang diharapkan dari mereka,
apa yang seharusnya mereka kerjakan, dan mengapa itu harus
dikerjakan, karena manajemen kinerja sumber daya manusia
memberikan kekuasaan untuk membuat keputusan sehari–hari.
27
2.4.4. Faktor-faktor yang Dapat Meningkatkan Kinerja Karyawan
Berikut ini faktor–faktor yang dapat meningkatkan kinerja
karyawan adalah :
1. Motivasi dari dalam diri karyawan untuk menigkatkan
kemampuannya melalui pemgambilan kursus–kursus atau
penambahan gelar dan mengikuti program pelatihan.
2. Kepuasan kerja yang dirasakan karyawan, seperti dengan
mendapatkan penghargaan atas keberhasilan menyelesaikan
pekerjaan dengan baik.
3. Departemen sumber daya manusia perlu meningkatkan
kesadaran karyawan akan pentingnya perencanaan karir dan
pengembangan karir.
4. Pelatihan dan pengembangan.
Teknik–teknik latihan dan pengembangan sebagai berikut:
a. On the job training.
Karyawan dilatih langsung dengan seorang pelatih yang
berpengalaman.
b. Off the job training.
Karyawan diberikan studi kasus, konferensi, presentasi,
instruksi dari komputer, dan self study.
5. Kompensasi yang diberikan secara benar membuat karyawan
lebih terpuaskan dan termotivasi untuk menigkatkan kinerja
mereka.
28
2.4.5. Upaya Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Meningkatkan
Kinerja Karyawan.
Berikut ini upaya manajemen sumber daya manusia untuk
meningkatkan kinerja karyawan adalah :
1. Menangani penyebab–penyebab stress yang dialami karyawan
dengan cara :
a. Komunikasi dengan karyawan atau program konseling untuk
membantu karyawan mengurangi kekhawatirannya terhadap
masalah-masalah pribadi atau emosi.
b. Memindahkan atau mentransfer karyawan ke pekerjaan lain.
c. Menyediakan lingkungan kerja baru yang memberi suasana
nyaman.
d. Memberikan pelatihan dan pengembangan agar karyawan
mampu melaksanakan pekerjaan baru.
e. Merancang kembali pekerjaan–pekerjaan sehingga para
karyawan mempunyai pilihan keputusan lebih banyak dan
wewenang untuk melaksanakan tanggung jawab mereka.
f. Mengganti penyelia yang berbeda agar karyawan lebih
mudah menyesuaikan diri.
2. Menciptakan iklim organisasi yang memberi suatu lingkungan
kerja yang menyenangkan hingga karyawan memperoleh
kepuasan kerja.
29
3. Menjamin kesejahteraan para karyawan dengan menyediakan
sistem kompensasi yang baik dan program–program pelayanan
karyawan.
4. Meningkatkan rasa percaya diri karyawan dan membantu para
karyawan untuk menyadari potensi dalam diri mereka serta
memotivasi para karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.
2.5. Audit Manajemen Atas Manajemen Sumber Daya Manusia.
2.5.1. Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen Atas Manajemen Sumber
Daya Manusia.
Tujuan audit manajemen sumber daya manusia adalah
mengevaluasi kegiatan departemen sumber daya manusia untuk :
1. Menilai efektivitas.
2. Mengidentifikasi aspek–aspek yang dapat diperbaiki.
3. Mempelajari aspek–aspek tersebut secara mendalam.
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat
rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.
Manfaat dari audit manajemen sumber daya manusia adalah :
1. Mengidentifikasi kontribusi departemen sumber daya manusia
kepada perusahaan.
2. Meningkatkan kesan profesional terhadap departemen sumber
daya manusia.
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme lebih besar di
antara para karyawan dalam departemen sumber daya manusia.
30
4. Menstimulasikan keseragaman kebijakan dan pelaksanaan
kegiatan sumber daya manusia.
5. Mempertegas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen
sumber daya manusia.
6. Menemukan masalah kritis sumber daya manusia.
7. Mengurangi biaya sumber daya manusia melalui prosedur yang
lebih efektif.
8. Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan hukum.
9. Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan yang
diperlukan dalam departemen sumber daya manusia.
10. Memberikan tinjauan terhadap sistem informasi manajemen.
2.5.2. Proses Audit Manajemen Atas Manajemen Sumber Daya
Manusia.
1. Membuat kesimpulan mengenai upaya departemen sumber daya
manusia dalam meningkatkan kinerja karyawannya.
2. Menyusun laporan audit dan melaporkannya kepada pihak yang
berkepentingan.
3. Meminta tanggapan dari manajemen.
4. Melakukan follow up untuk memonitor implementasi rekomendasi
yang diberikan dan diterima manajemen.
31
2.5.3. Laporan Audit Manajemen Atas Manajemen Sumber Daya
Manusia.
Laporan audit manajemen sumber daya manusia mencakup
empat bagian adalah sebagai berikut :
1. Tujuan dan ruang lingkup audit.
Menjelaskan tujuan yang dicapai, bagian yang diaudit, dan
metode yang digunakan.
2. Ringkasan dan kesimpulan.
Ringkasan merupakan gambaran umum dari hasil audit
manajemen sumber daya manusia yang mencakup kesimpulan
akhir dan opini dari tim auditor.
3. Temuan–temuan audit.
Semua penyimpangan yang terjadi merupakan temuan audit
yang mendukung isi dari laporan audit tersebut.
4. Rekomendasi atau saran.
Rekomendasi atau saran berisi alternatif tindakan yang dapat
diambil oleh manajemen untuk memperbaiki kinerja,
mengembangkan sumber daya manusia, serta untuk memenuhi
kebutuhan akan karyawan yang qualified pada setiap
departemen yang ada dalam perusahaan.
32
BAB III
TINJAUAN UMUM PADA PT JAYA NUR SUKSES
3.1. Latar Belakang dan Sejarah didirikannya Perusahaan
PT Jaya Nur Sukses adalah suatu perusahaan yang bergerak
dalam bidang property dan merupakan anak perusahaan dari Timur
Djaja Group. PT Jaya Nur Sukses berlokasi di gedung Gapuramas
dengan alamat, Jalan Letjen. S. Parman Kav. 91, Slipi, Jakarta Barat
11420.
PT Jaya Nur Sukses didirikan berdasarkan Akte Pendirian
Perusahaan No. 55 tanggal 31 Agustus 1991 di hadapan notaris
Abdul Latief, SH dengan modal dasar sebesar 30 milyar rupiah dan
disahkan oleh Departemen Kehakiman pada tanggal 19 November
1991. Selaku pengembang PT Jaya Nur Sukses, disini juga tercatat
secara resmi sebagai anggota Real Estate Indonesia ( REI ).
Adapun tujuan dari didirikannya PT Jaya Nur Sukses ini adalah :
1. Sebagai pengembang (developer) dalam bidang property. PT Jaya
Nur Sukses berusaha untuk memberikan bantuan pada
pemerintah dalam hal pengadaan tempat tinggal, khususnya
rumah susun murah baik untuk warga DKI Jakarta maupun di luar
Jakarta (botabek).
2. Sebagai konsultan dalam bidang property manajemen.
33
3. Memberikan alternatif pemilihan rumah susun murah sebagai
tempat tinggal dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat
kelas menengah ke bawah tanpa mengabaikan mutu dan kualitas.
Dalam mengantisipasi bertambahnya jumlah konsumen di
Indonesia dan dalam meningkatkan daya beli masyarakat, PT Jaya
Nur Sukses telah menyiapkan sejumlah kebijakan untuk
mengembangkan dan memodernisasi produksinya dengan cara alih
teknologi dari Perancis sehingga nantinya diharapkan dapat
memuaskan keinginan konsumen.
3.2. Kegiatan Usaha Perusahaan
Sebagai suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang
property, seluruh kegiatan usaha yang dilakukan PT Jaya Nur Sukses
diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan sebagaimana telah
digariskannya. Kegiatan usaha tersebut adalah mengusahakan
pengadaan rumah susun murah untuk kalangan menengah ke bawah
baik di kawasan DKI Jakarta maupun di luar DKI Jakarta. Disamping
itu, PT Jaya Nur Sukses juga mengusahakan pembangunan lainnya,
seperti ruko (rumah toko), rukan (rumah kantor), apartemen, twon
house, dan kondominium.
Dalam upaya memperkenalkan produk yang dihasilkannya
kepada masyarakat dan untuk meningkatkan penjualan pada waktu-
waktu tertentu, PT Jaya Nur Sukses mengikuti pameran-pameran
property yang diadakan diberbagai kota besar seperti di Medan,
34
Bandar Lampung, Cirebon, Bandung, dan Surabaya. Salah satu
contoh dari kegiatan usaha PT Jaya Nur Sukses adalah Kondominium
Rajawali yang berlokasi di Jl. Rajawali Selatan I/I B dengan luas area
tanah sebesar lebih kurang 2,8 Hektar.
3.3. Struktur Organisasi serta Pembagian Tugas dan Tanggung
Jawab
Struktur organisasi adalah suatu bentuk atau pola hubungan
kerja antara personil yang satu dengan yang lain untuk menjalankan
tugasnya. Dengan kata lain, struktur organisasi merupakan
pembagian atau pengklasifikasian kegiatan kerja dan tingkat
spesifikasi kegiatan kerja. Pada tiap perusahaan, struktur organisasi
yang diterapkan dapat berbeda antara satu perusahaan dengan
perusahaan yang lain, tergantung dari besar kecilnya perusahaan
tersebut.
Dengan ditentukannya kewajiban dan hak dari masing-masing
individu/golongan dalam suatu organisasi akan memungkinkan untuk
menghindari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan, sehingga setiap
individu/golongan tersebut dapat diarahkan dengan tidak
menimbulkan pergeseran diantara mereka.
Adapun struktur organisasi PT Jaya Nur Sukses dalam
menjalankan aktifitas perusahaan adalah struktur organisasi garis dan
staf yang dapat dilihat pada halaman berikut :
35
36
Dengan pertimbangan bahwa struktur organisasi garis dan staf
mengandung disiplin kerja yang lebih terjamin serta adanya kesatuan
dalam pimpinan. Pada struktur organisasi PT Jaya Nur Sukses,
kekuasaan tertinggi terletak pada Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS). Dalam Rapat Umum Pemegang Saham ini ditunjuk suatu
dewan komisaris.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini penulis akan menguraikannya
secara garis besar mengenai tugas dan tanggung jawab dari masing-
masing bagian/urusan sebagai berikut :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Merupakan badan tertinggi dalam perusahaan yang bertugas :
a. Menetapkan arah, sasaran, dan tujuan jangka panjang
perusahaan.
b. Berwenang mengangkat dan memberhentikan pimpinan.
2. Direktur Utama.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan perusahaan serta
menyetujui rencana organisasi yang sesuai dengan tujuan
perusahaan.
b. Memimpin dan mengawasi kegiatan organisasi secara
keseluruhan.
c. Menandatangani dan menyetujui kebijakan operasi dan
administrasi perusahaan.
37
d. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pihak luar
perusahaan yang sesuai dengan jabatannya.
e. Mengambil langkah-langkah/keputusan-keputusan yang
dianggap penting dan perlu demi kepentingan perusahaan,
dengan persetujuan para pemegang saham.
f. Membantu mencari peluang bisnis untuk kemajuan
perusahaan.
3. General Manajer Proyek dan Operator.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Mengawasi jalannya pekerjaan gedung yang dalam tahap
pelaksanaan.
b. Membuat skedul jadwal pelaksanaan pekerjaan proyek/surat
perintah kerja dan harus diselesaikan dalam waktu yang sudah
ditentukan.
c. Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas-aktivitas tiap tahap
pekerjaan proyek.
d. Menangani semua urusan operasi perusahaan seperti
memperluas pembangunan area pemukiman.
General manajer proyek dan operator ini membawahi beberapa
manajer seperti, enginnering and planning manager, project
manager, koordinator bagian hukum dan customer service, general
and administration manager, koordinator perijinan, dan building
manager.
38
4. General Manajer akuntansi dan keuangan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun rencana anggaran tahunan perusahaan.
b. Mengawasi pelaksanaan administrasi penerimaan dan
pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan.
c. Mengawasi dan melaksanakan pembukuan transaksi harian
perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang telah
ditetapkan.
d. Menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan untuk
keperluan intern dan ekstern.
e. Mengurusi hal-hal yang berhubungan dengan perpajakan.
5. Bagian personalia.
Tugas dan tanggung jawab bagian ini adalah :
a. Menangani surat-surat yang berhubungan dengan bidang
personalia seperti, surat keterangan kerja pegawai, mengisi
formulir perburuhan, surat edaran, dan intern memo.
b. Mengatur penempatan tenaga kerja sesuai dengan
kemampuannya.
c. Menyimpan perhitungan mengenai potongan-potongan gaji,
untuk dikirimkan ke bagian administrasi.
d. Mengumpulkan dan memeriksa daftar absensi pegawai dan
mengurus cuti para pegawai.
e. Memeriksa formulir-formulir perintah kerja lembur yang diterima
dari seluruh bagian di dalam perusahaan.
39
3.4. Fungsi-Fungsi Departemen Sumber Daya Manusia di Perusahaan
Fungsi-fungsi tersebut meliputi :
1. Perencanaan tenaga kerja.
Dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja.
Perencanaan ini dilaksanakan dengan mempergunakan analisa
atas:
a. Faktor intern seperti kebutuhan akan keahlian, lowongan, dan
perluasan ataupun penyempitan departemen.
b. Faktor ekstern seperti keadaan pasaran tenaga kerja.
2. Rekruting
Berkaitan dengan berbagai kegiatan mencari karyawan yang akan
mengisi kebutuhan tenaga kerja yang selaras dengan
perencanaan tenaga kerja. Calon tenaga kerja yang dibutuhkan te
biasanya dapat ditarik melalui iklan, departemen tenaga kerja, dari
mulut ke mulut, ikatan dinas ataupun dari lamaran-lamaran yang
masuk.
Pada PT Jaya Nur Sukses, sumber calon pegawai pada umumnya
diperoleh melalui perusahaan pencari tenaga kerja dan juga
melalui lamaran langsung.
3. Seleksi
Meliputi evaluasi dan pemilihan calon yang dianggap tepat mengisi
jabatan/lowongan yang ada. Disini dipergunakan form wawancara,
tes keahlian, dan pengalaman serta cek-cek referensi sebagai alat
bantu pelaksanaannya.
40
PT Jaya Nur Sukses menyeleksi calon pegawai dengan cara :
a. Seleksi administrasi.
1) Surat lamaran.
2) Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian.
3) Surat keterangan berbadan sehat dari dokter.
4) Fotokopi kartu penduduk.
5) Fotokopi ijazah dan tanskip nilai.
6) Riwayat hidup calon pegawai.
7) Fotokopi referensi dari perusahaan di tempat pelamar
bekerja.
b. Mengisi fomulir pelamaran kerja.
c. Wawancara.
4. Pengembangan.
Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok
untuk memberikan sumbangan bagi efektivitas organisasi.
Program pengembangan dirancang untuk mendidik pegawai
supaya pegawai tersebut dapat bekerja melebihi kebutuhan
pekerjaan mereka sekarang dan diharapkan menduduki jabatan
promosi. Dengan adanya program pengembangan ini, pegawai
memiliki pandangan yang luas dalam peranan mereka sebagai
anggota organisasi.
5 . Tahap penilaian prestasi dan kompensasi.
Membandingkan prestasi kerja individual dengan standar/ukuran
yang ditetapkan untuk posisi individu tersebut. Pada saat-saat
41
tertentu, pegawai yang dinilai berprestasi dapat diberikan
penghargaan berupa materi seperti hadiah uang atau barang
sedangkan non materi seperti surat penghargaan.
5. Pemindahan.
Merupakan pergeseran seorang karyawan dari satu pekerjaan,
tingkat organisasi atau lokasi ke daerah lainnya. Dua tipe
pemindahan yang lazim yaitu promosi (pergeseran ke posisi yang
lebih tinggi) dan demosi (pergeseran ke posisi yang lebih rendah).
6. Pemberhentian.
Meliputi pengunduran diri, pemberhentian sementara, dan
pemecatan atau pensiun.
42
BAB IV
AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI SUMBER DAYA
MANUSIA
4.1. Flowchart.
Untuk pemahaman prosedur fungsi-fungsi pada departement
sumber daya manusia perusahaan, penulis menggambarkan dalam
bentuk flowchart sebagai berikut :
1. Rekrutment
Bagian Yang Membutuhkan
Bagian yang membutuhkan tenaga kerja membuat memo yang dibuat 2 rangkap dan berisi tentang kualifikasi calon pegawai yang dibutuhkan. Memo tersebut disetujui oleh General Manajer (GM) yang bersangkutan sebagai keabsahannya. Lembar pertama memo akan diserahkan pada bagian personalia. Sedangkan lembar ke-2 memo akan disimpan sebagai arsip permanen menurut tanggalnya.
Mulai
Membuat Memo
Disetujui
GM
21
Memo
T1
43
Bagian Personalia
Bagian personalia menerima memo dari bagian yang membutuhkan pegawai Bagian personalia mengevaluasi memo tersebut. Bagian personalia membandingkan memo tersebut dengan file data para pelamar yang dipunyainya. File data tersebut berisi tentang kualifikasi calon pegawai antara lain : 1. Jenis Kelamin 2. Umur 3. Jabatan 4. Pendidikan 5. Pengalaman kerja Bila kualifikasi calon pegawai terdapat pada file data maka bagian personalia melakukan penggilan interview I. Sedangkan bila kualifikasi calon pegawai tidak terdapat pada file data maka bagian personalia menghubungi biro tenaga kerja untuk mencari tenaga yang dibutuhkan sesuai kualifikasi yang dimaksud.
1
1Memo
Evaluasi Memo
Panggilan interview I
2
1Memo File
Data
Tidak
Ya Biro tenaga kerja
Memenuhi kriteria?
><
44
Calon pegawai (CP) mengisi Formulir Pelamaran Kerja (FPK) sebelum menjalani interview. CP menjalani interview pertama yang dilakukan oleh GM yang membutuhkan. GM bagian yang membutuhkan mengevaluasi CP yang telah diinterview apakah dapat diterima atau tidak. Bila CP dapat diterima maka bagian personalia akan melakukan panggilan interview II sebaliknya bila CP tidak diterima maka CP tersebut ditolak. Bagian personalia melakukan panggilan interview ke-2. CP menjalani interview II yang dilakukan oleh GM bagian personalia yang membicarakan tentang kesepakatan kerja serta gaji yang diperoleh.
2
Isi FPK
Diterima?
Ya
Tidak
Interview I
Evaluasi CP
Tolak
Panggilan Interview II
Interview
II
3
45
Bila terjadi kesepakatan kerja maka GM Personalia akan memutuskan apakah CP tersebut menjadi karyawan kontrak atau karyawan dalam masa percobaan sebaliknya bila tidak terjadi kesepakatan kerja maka CP ditolak. Bila CP tersebut menjadi karyawan kontrak maka dia mengisi surat kontrak untuk masa 6 bulan sebaliknya bila CP tersebut tidak termasuk karyawan kontrak, maka ia mengisi Surat Perjanjian Kerja (SPK) untuk masa percobaan 3 bulan. SPK dibuat rangkap tiga dan didistribusikan ke : Lembar I : calon pegawai Lembar II : bagian finance and accounting Lembar III : sebagai arsip permanen bagian
personalia menurut tanggalnya Surat kontrak ini dibuat rangkap tiga dan didistribusikan ke : Lembar I : calon pegawai Lembar II : bagian finance and accounting Lembar III : sebagai arsip permanen bagian
personalia menurut tanggalnya.
Sepakat?
Ya
Tidak
Tolak
Isi Surat Kontrak
32
SKPP 1Surat Kontrak T
4 Calon pegawai
Selesai
Karyawan Kontrak?
Ya
Tidak
Tolak Isi SPK
3 2 SPK
T
4
3
1 SPK
Calon pegawai
46
2. Pelatihan Untuk Karyawan Kontrak Bagian personalia menerima daftar nama Pegawai Kontrak (PK) yang akan mengikuti pelatihan. Bagian personalia menentukan bentuk pelatihan yang akan dilakukan yaitu secara intern atau secara eksternal perusahaan. Bila pelatihan dilakukan secara intern maka bagian personalia akan membentuk team training dari dalam perusahaan itu sendiri sedangkan bila pelatihan dilakukan secara eksternal maka bagian personalia akan mencari seminar-seminar yang berhubungan dengan tema pelatihan yang akan dilakukan. Bagian personalia membentuk team training untuk melatih PK. Bagian personalia menentukan waktu dan tempat pelatihan. Team pelatihan mengadakan pelatihan pada PK.
Bila PK lulus dalam pelatihan, maka pegawai tersebut mendapat sertifikat. Sebaiknya bila PK tersebut tidak lulus dalam pelatihan maka pegawai tersebut tidak mendapat sertifikat. Sertifikat tersebut ditandatangani oleh manajer department sumber daya manusia dan GM yang terkait.
Mulai
Menerima daftar nama
Menentukan Pelatihan
Pelatihan Intern?
Ya
Tidak
Seminar
Membuat Team
Mengadakan pelatihan
Menentukan waktu & tempat
Lulus?
Ya
Tidak
Tidak mendapat sertifikat Mendapat
Sertifikat
Selesai
47
3. Penilaian Kinerja Karyawan Kontrak
Bagian personalia membentuk team penilai untuk menilai kinerja PK. Team penilai mengevaluasi PK. Team penilai mengisi Formulir Evaluasi Pegawai Kontrak (FEPK) FEPK disetujui oleh GM yang berhubungan langsung dengan PK. Bila PK dinilai kinerjanya baik maka kontrak akan dilanjutkan menjadi pegawai tetap atau dikontrak kembali selama 6 bulan. Sebaliknya bila PK dinilai kinerjanya tidak baik maka PK tersebut dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Bila perusahaan memutuskan untuk mengontrak kembali maka PK mengisi Surat Kontrak, sedangkan bila perusahaan memutuskan untuk mengangkat PK menjadi pegawai tetap maka bagian personalia membuat Surat Pengangkatan Pegawai Tetap (SPPT) dalam tiga rangkap. SPPT ini disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahannya. SPPT didistribusikan kepada : Lembar ke-1 : pegawai yang bersangkutan Lembar ke-2 : SPPT ini diserahkan pada
bagian finance and accounting.
Lembar ke-3 : menjadi arsip permanen bagian personalia menurut tanggalnya.
Membentuk tim penilai
Evaluasi PK
Isi FEPK
Disetujui GM
Lanjut kontrak?
Ya
Tidak
Membuat SPPT
Disetujui GM
32
SKPP 1SPPT T
4
Mulai
PHK
Pegawai ybs Selesai
10
Dikontrak lagi?
Tidak
Ya
Isi Surat Kontrak
3
48
4. Penilaian Kinerja Karyawan Dalam Masa Percobaan
Karyawan dalam Masa Percobaan (KMP) dievaluasi oleh atasannya langsung. Atasan bersangkutan mengisi Formulir Evaluasi Karyawan dalam Masa Percobaan (FEKMP) FEKMP disetujui oleh GM yang berhubungan langsung dengan KMP. Bila perusahaan menilai kinerjanya KMP baik maka perusahaan mengangkat KMP menjadi pegawai tetap. Sebaliknya bila KMP dinilai kinerjanya jelek maka perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja. SPPT ini disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahannya. SPPT dibuat tiga rangkap dan didistribusikan kepada : Lembar ke-1 : pegawai yang bersangkutan. Lembar ke-2 : SPPT ini diserahkan pada
bagian finance and accounting.
Lembar ke-3 : menjadi arsip permanen bagian personalia menurut tanggalnya.
Evaluasi KMP
Isi FEKMP
Disetujui GM
Karyawan Tetap?
Ya
Tidak
Membuat SPPT
Disetujui GM
32
SKPP 1SPPT
T
4
Mulai
PHK
Pegawai ybs
Selesai
10
49
5. Penilaian Kinerja Karyawan Tetap
Team penilai menilai Pegawai Tetap (PT) apakah kinerjanya baik atau tidak. Team penilai mengisi Formulir Evaluasi Pegawai Tetap (FEPT). FEPT ini disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahannya.
Bila PT dinilai kinerjanya baik maka FEPT disimpan di bagian personalia sebagai arsip permanen menurut tanggalnya yang bisa dipakai sebagai dasar penentuan kenaikan gaji dan promosi kerja ke jabatan yang lebih tinggi. Sedangkan bila PT tersebut dinilai kinerjanya jelek maka pegawai tersebut tetap bekerja pada jabatan yang tetap dan dikenai teguran. Bila PT yang ditegur dapat memperbaiki kesalahannya dengan baik maka ia tetap bekerja seperti biasanya. Sebaliknya bila PT tidak dapat memperbaiki kesalahannya maka ia akan mendapat surat peringatan yang berlaku dalam masa 3 bulan.
Isi FEPT
Disetujui GM
Kinerja baik?
Ya
Tidak
Kena Teguran
Ada kesalahan? Ya
Tidak 5
Evaluasi PT
Mulai
FEPT
Tetap bekerja T
Selesai
50
Bagian personalia membuat surat peringatan pertama bagi PT yang telah berulang kali melakukan kesalahan. Surat peringatan ini disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahan. Surat peringatan pertama ini diserahkan kepada PT supaya PT tersebut memperbaiki kinerjanya menjadi lebih baik. Bila PT tersebut dapat memperbaiki kesalahannya dan bekerja lebih baik maka PT tersebut tetap bekerja. Sebaliknya bila PT tersebut tidak dapat memperbaiki kesalahannya maka ia akan mendapat surat peringatan ke-2 yang berlaku dalam masa 3 bulan. Bagian personalia membuat surat peringatan ke-2. Bila dalam 3 bulan PT tersebut tidak melakukan kesalahan yang sama maka surat peringatan ke-2 ini tidak berlaku lagi. Seandainya setelah 3 bulan atau lebih, PT tersebut melakukan kesalahan lagi maka PT tersebut mendapat surat peringatan pertama kembali.
Surat Peringatan I
Disetujui GM
5
Ada perbaikan ?
Tidak
Ya Membuat surat Peringatan II
Membuat Surat Peringatan I
9
Tetap bekerja
51
. Surat peringatan ini disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahannya. Bila PT tetap melakukan kesalahan yang sama maka PT tersebut mendapatkan Surat Peringatan ke-3. Sedangkan bila PT tersebut tidak melakukan kesalahan lagi maka PT tersebut tetap bekerja. Bagian personalia membuat Surat Peringatan ke-3. Surat Peringatan ke-3 ini sebagai tanda PT tersebut di PHK.
Disetujui GM
9
Surat Peringatan II
Ada Kesalahan?
Ya
Tidak
PHK
Tetap bekerja
Selesai
10
Membuat Surat Peringatan
III
Surat Peringatan III
52
6. Promosi
Bila ada posisi lowong karena pejabat yang lama mengundurkan diri maka bagian personalia dan GM yang terkait melihat hasil-hasil penilaian kinerja yang terdahulu untuk menilai pegawai-pegawai yang kinerjanya bagus. Hal ini untuk memilih pegawai yang akan dipromosikan untuk mengisi posisi lowong tersebut. Pegawai yang dipromosikan dapat dari bagian yang sama atau dari bagian yang lainnya. Bagian personalia membuat surat promosi (SP) dengan rangkap 6. SP tersebut ditandatangani oleh GM yang melakukan promosi pegawainya sebagai keabsahannya.
SP tersebut didistribusikan pada : Lembar I : Pegawai yang bersangkutan Lembar II : Sebagai arsip permanen
bagian personalia menurut tanggalnya.
Lembar III : Bagian tempat pegawai tersebut bekerja.
Lembar IV : Bagian dimana posisi pegawai tersebut berada.
Lembar V : Bagian finance and accounting
Disetujui GM
Membuat SP
7
Selesai
4
6
1
T
Mulai
SP 1 2
3 4 5
Pegawai ybs
53
7. Pemutusan Hubungan Kerja
Surat PHK dibuat oleh bagian personalia yang dirangkap 5. Surat PHK disetujui oleh GM yang bersangkutan sebagai keabsahannya. Bagian personalia memanggil PT tersebut untuk diberitahukan perihal PHK tersebut, setelah ada persetujuan dari GM atau atasan langsungnya. Bagian personalia melakukan exit interview yang bertujuan untuk memberitahu alasan mengapa PT tersebut tidak dapat bekerja lagi dan pesangon yang di dapat. Surat PHK didistribusikan pada : Lembar I : bagi pegawai yang
bersangkutan. Lembar II : sebagai arsip
permanen bagian personalia menurut tanggalnya.
Lembar III : bagian pegawai tersebut bekerja.
Lembar IV : bagian finance and accounting.
Panggilan Interview
Buat surat PHK
Exit Interview
4 3
2
11
Selesai
4
1 Surat PHK
T
10
Disetujui GM
Pegawai ybs
54
8. Pemutusan Hubungan Kerja Atas Kemauan Karyawan Tersebut
Bagian personalia menerima Surat Pengunduran Diri (SPD) dari PT yang bersangkutan. Bagian personalia memanggil PT tersebut untuk di interview, setelah ada persetujuan dari GM atau atasan langsungnya. Bagian personalia melakukan exit interview yang bertujuan untuk mendapat masukan mengapa PT tersebut mengundurkan diri. Bagian personalia membuat Surat Keterangan Kerja (SKK) sebagai referensi selama PT tersebut bekerja. SKK dibuat rangkap lima dan didistribusikan ke : Lembar I : bagi pegawai yang
bersangkutan Lembar II : sebagai arsip permanen
bagian personalia menurut tanggalnya.
Lembar III : bagian pegawai tersebut bekerja.
Lembar IV : bagian finance and accounting.
Lembar V : pada General Manajer intern.
Panggilan Interview
Menerima SPD
Exit Interview
5 4
3 2
11
Selesai
4
1 12
SKK
T
Pegawai ybs
Mulai
Buat SKK
55
4.2. Uji Ketaatan
Tabel IV.1.
Rekrutment
No NP Jabatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 10285 Manajer ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
2 10215 Manajer ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
3 1128 Staf Accounting ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
4 1223 Staf Accounting ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
5 1178 Staf Marketing ü ü ü ü ü ü ü ü ü - 6 1194 Staf Marketing ü ü ü ü ü ü ü ü ü -
7 1356 Staf Enginering ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
8 1377 Staf Enginering ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
9 1444 Sekretaris ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
10 1423 Sekretaris ü ü ü ü ü ü ü ü - ü
Keterangan :
1. Terdapat memo tertulis tentang permintaan tenaga kerja yang
ditandatangani dan disetujui oleh General Manajer.
2. Ada catatan mengenai hasil evaluasi memo permintaan tenaga kerja.
3. Terdapat surat panggilan interview I.
4. Ada Formulir Pelamaran Kerja.
5. Ada catatan interview I dan hasil dari interview tersebut.
6. Ada catatan evaluasi calon pegawai.
7. Ada surat panggilan interview II.
8. Ada catatan interview II dan hasil interview tersebut.
9. Terdapat surat kontrak selama 6 bulan.
10. Terdapat Surat Perjanjian Kerja dengan masa percobaan 3 bulan.
56
Tabel IV.2.
Penilaian Kinerja Karyawan Kontrak
No. NP Jabatan 1 2 3 4
1 9845 Staf Marketing ü ü ü -
2 9664 Staf Marketing ü ü ü -
3 2110 Staf Marketing ü ü ü -
4 3120 Staf Marketing ü ü ü ü
5 1178 Staf Marketing ü ü ü -
6 1194 Staf Marketing ü ü ü -
7 1189 Staf Marketing ü ü ü -
8 1871 Staf Marketing ü ü ü ü
9 1910 Staf Marketing ü ü ü -
10 1952 Staf Marketing ü ü ü -
Keterangan :
1. Terdapat daftar team penilai.
2. Ada catatan evaluasi pegawai kontrak.
3. Terdapat Formulir Evaluasi Pegawai Kontrak yang ditandatangani oleh
GM.
4. Terdapat surat kontrak yang kedua.
57
Tabel IV.3.
Penilaian Kinerja Karyawan Dalam Masa Percobaan
No. NP Jabatan 1 2 3
1 10285 Manajer ü ü ü
2 10215 Manajer ü ü ü
3 1128 Staf Accounting ü ü ü
4 1223 Staf Accounting ü ü ü
5 1300 Staf Accounting ü ü ü
6 1410 Staf Enginering ü ü ü
7 1356 Staf Enginering ü ü ü
8 1377 Staf Enginering ü ü ü
9 1444 Sekretaris ü ü ü
10 1423 Sekretaris ü ü ü
Keterangan :
1. Ada catatan evaluasi Karyawan dalam Masa Percobaan.
2. Terdapat Formulir Evaluasi Karyawan dalam Masa Percobaan yang
ditandatangani oleh GM.
3. Terdapat Surat Pengangkatan menjadi Pegawai Tetap yang
ditandatangani oleh GM.
58
Tabel IV.4.
Penilaian Kinerja Karyawan Tetap
No. NP Jabatan 1 2 3 4
1 10110 Manajer ü ü ü ü
2 10245 Staf Finance ü ü ü -
3 10121 Staf Marketing ü ü ü -
4 10131 Staf Marketing ü ü ü -
5 10141 Sekretaris ü ü ü -
6 10210 Sekretaris ü ü ü -
7 10220 Staf Accounting ü ü ü -
8 10241 Staf Accounting ü ü ü -
9 10175 Staf Enginering ü ü ü -
10 10280 Staf Enginering ü ü ü -
Keterangan :
1. Ada Surat Pengangkatan menjadi Pegawai Tetap.
2. Terdapat catatan evaluasi pegawai tetap.
3. Ada Formulir Evaluasi Pegawai Tetap yang ditandatangani oleh GM.
4. Ada surat promosi yang menjelaskan jabatan yang baru dan
kompensasi serta tunjangan-tunjangan yang akan didapat pada jabatan
yang baru tersebut yang ditandatangani oleh GM.
59
Tabel IV.5.
Pemutusan Hubungan Kerja
No. NP Jabatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 19210 Staf Finance - - - - ü ü ü - ü
2 18140 Staf Finance ü ü - - ü ü ü - ü
3 11889 Staf Marketing ü ü ü ü - ü ü ü -
4 18407 Staf Marketing ü ü ü - ü ü ü - ü
5 17140 Sekretaris - - - - ü ü ü - ü
6 16110 Sekretaris ü ü ü ü - ü ü ü -
7 15330 Staf Accounting ü ü ü - ü ü ü - ü
8 13210 Staf Accounting ü ü - - ü ü ü - ü
9 12425 Staf Enginering - - - - ü ü ü - ü
10 11890 Staf Enginering - - - - ü ü ü - ü
Keterangan :
1. Ada catatan teguran karyawan.
2. Ada Surat Peringatan I.
3. Ada Surat Peringatan II.
4. Ada Surat Peringatan III
5. Ada Surat Pengunduran Diri.
6. Ada surat panggilan exit interview.
7. Ada catatan exit interview.
8. Terdapat surat PHK yang disetujui oleh GM.
9. Terdapat bukti Surat Keterangan Kerja sebagai referensi selama
pegawai tersebut bekerja.
60
4.3. Internal Control Questionnaire.
Dalam melakukan pemeriksaan atas sistem pengendalian intern
digunakan salah satu alat bantu, berupa Questionnaires yang
mengumpulkan informasi untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan
sistem pengendalian intern yang ada dalam PT Jaya Nur Sukses tersebut.
Questionnaires merupakan urutan pertanyaan yang disusun secara
komprehensif dan berhubungan dengan berbagai macam pengendalian
intern yang ada di dalam perusahaan. Caranya dengan mengisi setiap
daftar questionnaires dapat berupa jawaban “Ya” yang menunjukkan
adanya kekuatan pengendalian intern, jawaban “Tidak” yang menunjukkan
kelemahannya.
Instruksi :
Jawablah setiap pertanyaan berikut ini dengan memberikan tanda Y berarti
“Ya” atau T berarti “Tidak”.
61
Tabel IV.6.
Internal Control Questionnaire
No. Pertanyaan ICQ Keterangan .
Y/T A. Perencanaan.
1. Apakah tujuan jangka pendek
dan jangka panjang perusa-
haan dinyatakan secara tertulis
dan jelas?
Y Tujuan jangka pendek dan
jangka panjang perusahaan
diorientasikan pada pemasaran
dan penjualan.
2. Apakah struktur organisasi
digambarkan dengan jelas dan
menunjukkan garis wewenang
dan tanggung jawab yang
jelas?
Y Cukup jelas.
3. Apakah setiap karyawan
mengetahui dengan jelas
uraian tugas, wewenang, dan
tanggung jawab mereka?
Y Setiap karyawan diberitahu
secara tertulis pada saat
diterima menjadi karyawan.
4. Apakah setiap karyawan me-
ngetahui kebijakan perusahaan
secara tertulis maupun lisan?
Y Ada dalam surat perjanjian
kerja dan peraturan
perusahaan.
5. Apakah kebijakan, prosedur,
dan sistem yang baru direvisi
dapat dipastikan telah di-
beritahukan dengan baik
kepada semua karyawan?
Y Secara umum sudah
diberitahukan melalui surat/
memo secara tertulis.
62
B. Rekrutmen.
1. Apakah terdapat prosedur
permohonan tambahan karya-
wan bagi departemen yang
membutuhkan hingga per-
setujuan diberikan?
Y Ada prosedur tertulis dengan
membuat memo dan secara
lisan.
2. Apakah formulir permohonan
dan persetujuan tersusun
dengan baik dan otorisasi oleh
pihak yang berwenang?
Y Telah memperoleh otorisasi
dari Ka. Bagian Personalia.
3. Apakah ada upaya untuk
mengisi lowongan kerja dengan
karyawan yang qualified dari
dalam perusahaan sebelum
merekrut dari luar?
Y Jika mutasi dapat dilakukan,
mengisi lowongan kerja dengan
karyawan dari dalam menjadi
prioritas.
4. Apakah pengumuman lowo-
ngan kerja diterbitkan di media
massa?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
5. Apakah proses rekrutmen,
seleksi, dan pemberhentian
karyawan berada di bawah
wewenang beberapa orang?
Y Dibawah wewenang bagian
personalia.
C. Pemilihan / seleksi.
1. Apakah terdapat standar
prosedur wawancara untuk
memastikan bahwa data yang
diperlukan telah diperoleh dan
dievaluasi dengan benar?
Y Tidak ada standar yang baku.
Pewawancara bertanya secara
langsung pada pelamar
mengenai data formulir
aplikasi.
63
2. Apakah pewawancara mema-
hami persyaratan kerja,
kualifikasi yang dibutuhkan,
dan pertanyaan yang akan
ditanyakan kepada pelamar
kerja?
Y Dari memo permintaan staf dan
formulir standar interview.
3. Apakah pemeriksaan referensi
dilakukan dan dilengkapi
sebelum karyawan diterima?
Y Bagian personalia meminta
pelamar melengkapinya saat
mengajukan lamaran.
4. Apakah dilakukan tes
kepribadian dan kemampuan
dasar bagi pelamar?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
5. Apakah informasi mengenai
riwayat kesehatan diminta dan
dilakukan pemeriksaan fisik ter-
hadap calon karyawan?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
6. Apakah karyawan telah
ditempatkan sesuai dengan
pendidikan dan
keterampilannya?
Y Disesuaikan pada saat awal
rekrutmen.
7. Apakah karyawan secara
individual mempunyai jenjang
karir dan mengetahui serta
berpartisipasi dalam
mencapainya?
Y Diberitahu pada awal diterima
bekerja.
D. Pelatihan dan pengembangan.
1. Apakah terdapat program
pelatihan dan pendidikan
karyawan?
T Bagian personalia belum
melaksanakan program ini
dengan baik.
64
2. Apakah terdapat program
beasiswa bagi karyawan untuk
mengembangkan diri?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
3. Apakah program pelatihan
baru, dicari, diteliti, dan dicoba
secara aktif?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
4. Apakah program pengem-
bangan dievaluasi secara
periodik dan memenuhi
kebutuhan?
Y Tergantung situasi dan
kebutuhan perusahaan.
5. Apakah terdapat peluang bagi
karyawan wanita dan minoritas
untuk menjabat posisi
manajemen?
Y Jika sesuai dengan kualifikasi
yang dibutuhkan.
6. Apakah terdapat program
pelatihan operasional bagi
karyawan yang ingin mutasi?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
E. Penilaian Kinerja.
1. Apakah metode penilaian
menekankan kinerja daripada
sifat?
Y
2. Apakah penilaian kinerja
didokumentasikan dan ditelaah
bersama dengan karyawan?
Y Penilaian kinerja dilakukan oleh
atasannya secara langsung
dan bila kinerja menurun
langsung ditelaah bersama
karyawan.
3. Apakah terdapat cara penilaian
kinerja yang baik setelah
pelatihan dan pengembangan
karyawan?
Y Penilaian kinerja didokumen-
tasikan dalam bentuk Formulir
Evaluasi kinerja
65
F. Kompensasi.
1. Apakah struktur kompensasi
dan kebijakan sesuai dengan
peraturan pemerintah?
Y Ada dalam peraturan
perusahaan.
2. Apakah sistem pembayaran,
termasuk rencana insentif
menarik karyawan dan
memotivasi mereka untuk
meningkatkan kinerja?
Y Cukup menarik.
3. Apakah tunjangan ditangani
dengan baik?
Y Ada dalam peraturan
perusahaan.
4. Apakah penilaian kinerja
berorientasi pada kemungkinan
kenaikan gaji atau promosi?
Y Ada dalam peraturan
perusahaan.
5. Apakah gaji ditinjau secara
periodik sehingga kompetitif
dengan perusahaan lain?
Y Setiap tahun.
6. Apakah terdapat program
kesehatan yang tepat?
Y Ada tertulis dalam peraturan
perusahaan.
7. Apakah perusahaan
mempunyai pengetahuan yang
memadai mengenai kesehatan
karyawannya?
T Bagian personalia belum
menetapkan perlunya kriteria
ini.
8. Apakah disediakan pelayanan
seperti makanan di kantin?
Y Karyawan tidak diberi uang
makan.
9. Apakah terdapat program
premi asuransi karyawan?
Y Perusahaan memberikan
tunjangan kematian bukan oleh
kecelakaan kerja.
66
G. Hubungan karyawan.
1. Apakah terdapat penyelia yang
dilatih untuk menangani
keluhan secara efektif?
T Semua keluhan disampaikan
pada bagian personalia.
2. Apakah catatan mengenai
banyak dan tipe keluhan di-
dokumentasikan dengan baik?
T Perusahaan belum menyadari
pentingnya hal ini.
3. Apakah perusahaan mempu-
nyai angka statistik mengenai
hal-hal seperti perputaran
karyawan, absensi, promosi
internal, rasio rekrutmen
eksternal, rasio gaji atau
pendapatan, dan sebagainya?
T Hanya daftar absensi.
4. Apakah terdapat kebijakan dan
prosedur pengunduran diri atau
pemberhentian karyawan yang
memadai?
Y Kebijakan ada dalam peraturan
perusahaan dan prosedur
hanya dengan interview.
5. Apakah perusahaan melakukan
exit interview saat karyawan
akan berhenti bekerja?
Y Dilakukan oleh atasan dan
bagian personalia.
6. Apakah Human Resource
Departement mempunyai
program untuk menciptakan
hubungan yang harmonis antar
karyawan misalnya, rekreasi
bersama?
Y Setiap tahun diadakan rekreasi
bersama.
67
4.4. Analisa dan Evaluasi Internal Control Questionnaire
Hasil analisa penulis atas jawaban dari Internal Control
Questionnaire (ICQ) yang diberikan oleh departemen sumber daya
manusia sebagai berikut :
− Dalam proses seleksi, bagian personalia mencek referensi yang
harus dilengkapi saat mengajukan lamaran, namun tidak memberi
test kemampuan dasar dan test kepribadian sehingga sulit
memastikan apakah referensi benar-benar mencerminkan
kemampuan pelamar. Bahkan informasi mengenai riwayat
kesehatan hanya diketahui dari formulir data pribadi yang diisinya
dan pemeriksaan fisik tidak dilakukan. Jadi karyawan ditempatkan
berdasarkan informasi yang terbatas dan disesuaikan begitu saja
pada awal penempatan. Setelah menandatangani surat perjanjian
kerja, mereka wajib menjalani masa percobaan selama 3 bulan.
Kemudian baru diangkat sebagai karyawan tetap. Jika tidak dapat
menguasai bidang pekerjaaannya/tidak mematuhi persyaratan
kerja, maka dapat diberhentikan oleh perusahaan. (ICQ no.3-6,
Bagian Pemilihan/Seleksi).
− Program pelatihan tidak disusun oleh bagian personalia tetapi
tidak terlaksana dengan baik karena keterbatasan dana dan
terdapat pemborosan waktu sehingga perusahaan tidak perlu lagi
mengadakan program beasiswa/pendidikan bagi karyawan yang
berprestasi untuk mengembangkan diri. Mereka harus berusaha
68
sendiri untuk meningkatkan kemampuannya. (ICQ no.-2, Bagian
Pelatihan dan Pengembangan).
− Besarnya gaji/upah tidak lebih rendah dari upah minimum regional
(UMR) yang ditetapkan pemerintah dan didasarkan atas jabatan,
tanggung jawab, prestasi, yaitu sebagai berikut :
• Gaji/upah pokok.
• Tunjangan jabatan.
Kompensasi tersebut diberikan atas waktu kerja berikut :
Hari senin s/d jumat : jam 7.30-16.30.
Istirahat : jam 12.00-13.00.
Sabtu : libur.
Peninjauan gaji/upah tidak secara otomatis tetapi berdasarkan
atas prestasi kerja masing-masing karyawan serta kemampuan
perusahaan. Jadi hasil dari penilaian kinerja juga akan menjadi
dasar kenaikan gaji/kemungkinan promosi bagi karyawan yang
memiliki performance baik. Jika karyawan bekerja lembur akan
diberi uang lembur yang sesuai dengan peraturan
ketenagakerjaan. Perusahaan juga memberi libur pada hari libur
resmi, cuti tahunan 12 hari kerja dalam setahun diluar hari libur
resmi, cuti sakit berdasarkan surat keterangan dokter/bukti-bukti
lain, cuti hamil 1,5 bulan sebelum dan sesudah
melahirkan/keguguran, dan cuti khusus maksimal 12 hari kerja
dalam setahun untuk alasan mendesak. Selain itu diberikan
69
Tunjangan Hari Raya (THR) sesuai dengan peraturan menteri
tenaga kerja no.4 tahun 1994, yaitu :
Jumlah bulan masa kerja THR = X gaji/upah sebulan. 12
Jadi perusahaan memperhatikan kesejahteraan seluruh karyawan.
( ICQ no.1-5, Bagian Kompensasi).
− Pengetahuan mengenai kesehatan karyawan tidak memadai dari
permintaan penggantian biaya pengobatan dan laporan karyawan.
Perusahaan tidak mengikutsertakan seluruh karyawan dan
keluarganya dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(JAMSOSTEK) dan program asuransi swasta nasional untuk
perawatan dan pengobatan di rumah sakit. (ICQ no.6-7, Bagian
Kompensasi).
− Karyawan tidak diberikan uang makan sehingga memerlukan
kantin. (ICQ no.8, Bagian Kompensasi).
− Untuk menangani keluhan, tidak ada penyelia khusus. Keluhan
disampaikan secara langsung kepada kepala bagian personalia
dan dianggap tidak perlu didokumentasikan. (ICQ no.1-2, Bagian
Hubungan Ketenagakerjaan).
− Perusahaan tidak mempunyai angka-angka statistik yang lengkap,
hanya daftar absensi karyawan. Bahkan tingkat turnover karyawan
tidak diukur dan dibandingkan dari tahun ke tahun untuk diketahui
trendnya karena data-data kurang lengkap. (ICQ no.3, Bagian
Hubungan Ketenagakerjaan).
70
4.5. Kesimpulan Hasil Audit.
Setelah melakukan analisis dan evaluasi bukti audit, penulis
dapat menyimpulkan hasil audit dengan cara menguraikan kelebihan
dan kelemahan yang terdapat dalam manajemen departemen sumber
daya manusia. Kelebihan-kelebihan yang terdapat dalam departemen
sumber daya manusia, yaitu :
1. Perusahaan selalu mengamati perkembangan customer, wilayah
pemasaran, para pesaing, dan dunia untuk menetapkan strategi
pemasaran dan penjualan yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Oleh karena itu, metode-metode dan jadwal pelatihan
dapat berubah setelah penyesuaian dilakukan tetapi dilaksanakan
dengan baik dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Perusahaan memberikan kebebasan kepada karyawan dalam
melakukan pekerjaannya dan mengambil keputusan yang berada
dalam lingkup tanggung jawab dan wewenangnya.
3. Perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk
mengembangkan karirnya kejenjang yang lebih tinggi dan bagian
personalia wajib membantu mereka dalam meningkatkan prestasi
kerjanya.
4. Penilaian kinerja karyawan cukup objektif, terbukti sewaktu
penulis melakukan observasi di lapangan, seorang karyawan yang
kurang baik dalam bekerja mendapat teguran langsung dari
atasannya, namun sebelumnya, atasan juga telah meminta kepala
71
bagian personalia untuk menelaah penyebab dari menurunnya
kinerja karyawan tersebut.
5. Perusahaan telah melaksanakan kebijakan dan peraturan yang
telah dibuatnya dan menaati undang-undang pemerintah
khususnya mengenai kesejahteraan karyawan. Misalnya, selain
gaji, perusahaan juga memberikan tunjangan dalam jumlah yang
benar dan tepat pada waktunya. Hal ini mendorong karyawan
untuk bekerja dengan baik bahkan dapat meningkatkan kinerja
mereka.
6. Tingkat gaji/upah sudah cukup baik bila dibandingkan dengan
perusahaan lain yang sejenis. Tingkat gaji/upah direview setiap
satu tahun sekali dan sebagai dasar pertimbangannya adalah hasil
penilaian performance, prestasi, dan kontribusi karyawan terhadap
perusahaan.
7. Perusahaan menyediakan ruangan kantor dan gedung yang dapat
membuat karyawan nyaman dan menjamin keselamatan di tempat
kerja.
8. Perusahaaan terutama bagian personalia telah berhasil
menciptakan suasana kekeluargaan dan hubungan yang baik
antara atasan dan bawahan maupun antar karyawan dengan cara
memperkenalkan setiap karyawan baru dengan atasan maupun
karyawan yang lain/mengadakan rekreasi bersama. Lagipula sejal
awal berdiri pimpinan perusahaan menunjukkan sikap bersahabat
72
dengan semua karyawan dan inilah yang ingin terus dibina untuk
memotivasi karyawan bekerja lebih baik lagi.
Kelemahan-kelamahan yang terdapat dalam departemen
sumber daya manusia, yaitu :
1. Permohonan tambahan karyawan tidak melalui formulir resmi
tetapi hanya dengan memo yang kurang lengkap keterangannya
bahkan hanya meminta secara lisan kepada bagian personalia.
2. Dalam proses seleksi, bagian personalia tidak melakukan test
kemampuan dasar maupun test kepribadian.
3. Riwayat kesehatan pelamar hanya diketahui melalui formulir data
pribadi yang diisinya. Hal ini memberikan peluang bagi pelamar
untuk memanipulasi data tersebut yang akan merugikan
perusahaan jika setelah pelamar diterima bekerja, ternyata tidak
bisa bekerja dengan baik karena kesehatannya memburuk.
4. Perusahaan tidak melaksanakan program pelatihan untuk
memberdayakan karyawan.
5. Perusahaan tidak memberikan jaminan sosial tenaga kerja
(JAMSOSTEK) bagi karyawan.
6. Karyawan tidak didorong dan tidak diberi kesempatan untuk
memberikan usulan dalam rangka memperbaiki kinerja
perusahaan.
7. Tingkat turnover setiap tahunnya tidak pernah diukur dan
dibandingkan.
73
8. Perusahaan telah membuat dokumen Surat Keterangan Kerja
pada saat pemberhentian kerja dengan rangkap 5 sehingga
perusahaan tidak menghemat biaya, waktu, dan tempat
penyimpanan.
9. Bagian personalia kurang mengawasi para karyawan yang sering
melanggar peraturan.
81
BAB V
LAPORAN HASIL AUDIT
5.1. Laporan Hasil Audit
Kepada Yth.
Manajemen PT. Jaya Nur Sukses.
Jln. Letjen. S. Parman Kav. 91, Slipi,
Jakarta Barat 11420.
Dengan Hormat,
Kami telah melakukan audit manajemen atas fungsi sumber daya
manusia pada PT. Jaya Nur Sukses untuk periode November 2003
s/d April 2004.
Tujuan pelaksanaan audit ini adalah untuk menganalisa dan menilai
sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan khususnya
pada fungsi sumber daya manusia atau bagian personalia untuk
meningkatkan kinerja karyawan.
setelah menganalisa dan mengevaluasi data-data yang telah
diperoleh dan mendiskusikan dengan manajemen, kami membuat
kesimpulan bahwa upaya meningkatkan kinerja karyawan oleh bagian
personalia maupun organisasi PT. Jaya Nur Sukses sudah cukup
baik, namun kami menemukan beberapa kelemahan yang kami
lampirkan bersama laporan audit ini disertai saran-saran untuk
memperbaikinya.
82
Kami mengucapkan terima kasih kepada pimpinan, manajemen, dan
karyawan PT. Jaya Nur Sukses atas kerjasama yang diberikan
sehingga pelaksanaan audit manajemen ini dapat diselesaikan
dengan baik.
Hormat kami,
YENNY
Auditor
Jakarta, 30 April 2004.
83
5.2. Temuan,Saran, dan Tanggapan Manajemen.
PT JAYA NUR SUKSES
1. Formulir tambahan karyawan.
Temuan :
Permohonan tambahan karyawan tidak melalui fromulir resmi tetapi
hanya dengan memo yang kurang lengkap keterangannya bahkan
hanya meminta secara lisan kepada bagian personalia. Hal ini dapat
menyulitkan bagian personalia dapat mengukur jumlah karyawan
dan menimbulkan kesalahpahaman antar departemen.
Saran :
Departement sumber daya manusia hendaknya menyediakan
formulir resmi yang berguna untuk permintaan pegawai yang disertai
dengan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan. Dengan demikian,
prosedur pemintaan pegawai dapat dilaksanakan dengan jelas dan
memudahkan departement sumber daya manusia untuk mengukur
jumlah kebutuhkan pegawai setiap bagian yang membutuhkan serta
dapat menghindari kesalahpahaman antar departement.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan dilaksanakan secepatnya.
2. Seleksi.
Temuan :
Dalam proses seleksi, bagian personalia tidak melakukan test
kemampuan dasar maupun test kepribadian. Hal ini akan
84
menimbulkan ketidaksesuaian keahlian karyawan dengan kualitas
yang dituntut oleh perusaahan.
Saran :
Setiap pelamar harus melewati tes kemampuan dasar dan tes
kepribadian untuk memastikan apakah pelamar akan benar-benar
mampu melaksanakan pekerjaaannya sesuai dengan kualifikasi
yang dituntut perusahaan.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan dipertimbangkan oleh departement sumber daya
manusia.
3. Data kesehatan karyawan.
Temuan :
Riwayat kesehatan pelamar hanya diketahui melalui formulir data
pribadi yang diisinya. Hal ini memberikan peluang bagi pelamar
untuk memanipulasi data tersebut yang akan merugikan perusahaan
jika setelah pelamar diterima bekerja, ternyata tidak bisa bekerja
dengan baik karena kesehatannya memburuk. Pengetahuan
mengenai kesehatan karyawan selama bekerja di perusahaan dan
keluarganya tidak didokumentasikan dengan baik.
Saran :
Perusahaan harus memeriksa kesehatan pelamar untuk memastikan
bahwa pelamar bisa bekerja dengan baik tanpa terganggu oleh
penyakit yang dideritanya. Selain itu, informasi kesehatan karyawan
dan keluarganya selama bekerja di perusahaan perlu
85
didokumentasikan dengan baik sehingga mudah untuk mengukur
pengaruh kesehatan karyawan terhadap kinerjanya dan mencari
penyebab dari gangguan kesehatan tersebut, apakah karena
pekerjaaannya atau penyebab lain. Bila kesehatan terganggu akibat
pekerjaan, perusahaan dapat mengusahakan penanggulangannya
secepat mungkin.
Tanggapan manajemen :
Setuju,pemeriksaan fisik calon pegawai akan dilakukan oleh dokter
yang ditunjuk perusahaan.
4. Pelatihan.
Temuan :
Perusahaan belum melaksanakan program pelatihan untuk
memberdayakan karyawan. Hal ini menyebabkan menurunnya
kualitas kinerja karyawan.
Saran :
Bagian personalia hendaknya melaksanakan program pelatihan
yang telah ditetapkan sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja
pegawainya. Program pelatihan itu sendiri dapat dilaksanakan oleh
team trainer yang dikoordinator oleh staff ahli yang dimikili oleh
perusahaan sehingga perusahaan dapat meminimalkan pengeluaran
dana. Selain itu, bagian personalia dapat melaksanakan pelatihan
dengan waktu yang singkat, misalnya hanya dalam 3 hari.
86
Tanggapan manajemen :
Setuju, hal ini dalam pertimbangan departement sumber daya
manusia.
5. Formulir penilaian dan evaluasi performance pelatihan.
Temuan :
perusahaan belum mempunyai program dan formulir penilaian
performance atau formulir evaluasi pelatihan secara formal. Hal ini
mengakibatkan sulitnya mengukur tingkat kinerja karyawan.
Saran :
Perusahaan harus membuat standar penilaian kinerja karyawan
agar bisa mengukur peningkatan/penurunan kinerja mereka dan
formulir penilaian kinerja karyawan serta formulir evaluasi pelatihan
karyawan supaya penilaian kinerja dapat didokumentasikan dengan
baik.
Tanggapan manajemen :
Setuju, program dan formulir yang dibutuhkan akan segera
dirancang dan digunakan.
6. Jaminan social tenaga kerja.
Temuan :
Perusahaan tidak memberikan jaminan sosial tenaga kerja
(JAMSOSTEK) bagi karyawan. Hal ini menyebakan tidak
tersedianya jaminan untuk memproteksi diri karyawan dalam
bekerja.
87
Saran :
Perusahaan harus mengikutsertakan seluruh karyawan dan
keluarganya dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(JAMSOSTEK). Hal ini dapat memproteksi diri karyawan bila terjadi
kecelakaan dalam bekerja seperti tunjangan kesehatan dan
tunjangan kematian yang akan diberikan kepada ahli warisnya.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan dilaksanakan secepatnya.
7. Penilaian kinerja.
Temuan :
Karyawan tidak didorong dan tidak diberi kesempatan untuk
memberikan usulan dalam rangka memperbaiki kinerja usaha. Hal
ini menyebabkan sulitnya meningkatkan produktivitas kinerja.
Saran :
Karyawan perlu didorong untuk memberikan usulan kepada
manajemen agar mereka merasa memiliki perusahaan dan
memberikan masukan yang dapat meningkatkan produktivitas
perusahaan.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan menjadi pertimbangan departement sumber daya
manusia.
88
8. Turnover karyawan.
Temuan :
Tingkat turnover setiap tahunnya tidak pernah diukur dan
dibandingkan. Hal ini menyebabkan sulitnya mengukur jumlah
karyawan yang keluar masuk setiap tahun.
Saran :
Perusahaan harus menghitung turnover karyawan setiap tahun dan
membandingkan dari tahun ke tahun. Pengukuran ini penting untuk
mengetahui jumlah karyawan yang masuk dan keluar dalam setahun
dan alasan keluarnya karyawan dari perusahaan serta perusahaan
dapat mengevaluasi proses pengadaan dan penempatan karyawan,
apakah berjalan efektif atau belum.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan dilakukan mulai tahun depan.
9. Pelanggaran peraturan.
Temuan :
Bagian personalia kurang mengawasi para karyawan yang sering
melanggar peraturan. Hal ini menyebabkan karyawan bekerja tidak
disiplin dan terdapat penurunan kualitas karyawan.
Saran :
Bagian personalia harus membuat program pengendalian atas
pelanggaran peraturan perusahaan yang dilakukan oleh semua
golongan baik manajemen maupun karyawan. Misalnya, karyawan
yang tidak bekerja pada jam kerja hendaknya mendapat teguran.
89
Tanggapan manajemen :
Setuju, departement sumber daya manusia akan mengaturnya.
10. Dokumentasi keluhan karyawan.
Temuan :
Bagian personalia tidak mendokumentasikan keluhan yang
disampaikan karyawan. Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak
tanggap terhadap kelemahan-kelemahan yang terjadi pada
manajemen sumber daya manusianya.
Saran :
Bagian personalia harus mendokumentasikan keluhan karyawan,
karena bila keluhan berkaitan dengan ketidakpuasan karyawan
terhadap perusahaan, maka akan membantu perusahaan untuk
mengidentifikasikan kelemahan yang harus segera diperbaiki dan
perusahaan juga membantu mengatasi masalah pribadi.
Tanggapan manajemen :
Setuju, akan didokumentasikan.
xi
DAFTAR RUJUKAN
Agoes, Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntansi) oleh KAP. Jakarta : Lembaga Penerbit FE Universitas Indonesia, 1996.
Arens, Alvin A., and James K. Loebbecke. Auditing : An Intergrated
Approach, eighth edition. New York : Prentice Hall International, Inc., 2000.
Boynton, William C., Raymond N. Johnson, and Walter G. Kell. Modern
Auditing, seventh edition. New York : John Wiley & Sons, Inc., 2001. Byars, Lloyd L., and Leslie W. Rue. Human Resource Management, fifth
edition. New York : Mc. Graw Hill, Inc., 1997. Dessler, Gary. Human Resource Management, eighth edition. New York :
Prentice Hall International, Inc., 2000. Hall, James A. Accounting Information Systems, third edition. South
Western, 2001. Romney, Marshall B., and Paul John Steinbart. Accounting Information
Systems, eighth edition. New York : Prentice Hall International, Inc., 2000.
Strawser, Jerry R., and Robert H. Strawser. Auditing Theory and Practice,
ninth edition. USA : Dame, 2001. Taylor, Donald H., and G. William Glezen. Auditing : Integrated Concepts
and Procedures, sixth edition. New York : John Wiley & Sons, Inc., 2001.
Werther, William B., Jr., and Keith Davis. Human Resource and Personnel
Management, fourth edition. New York : Mc. Graw Hill, Inc., 1993.