La création de l'état de fraisDéplacements temporaires
REF : CDT_M05_001_00
Dernière modification : 05/05/2014
Détails et explicitations dans les commentaires du document
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Compréhension de la notion d’état de frais
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� L’Etat de frais (EF) dans Chorus DT, est créé suite au déplacement temporaire d’un agent, en référence à un Ordre de Mission (OM) créé au préalable par le missionné.
� Le type d’EF est défini en fonction du type d’OM correspondant.
� Il est renseigné automatiquement par les éléments de l’OM.
� Il permet de :
� Régulariser les frais prévisionnels par rapport à la réalité des dépenses.
Compréhension de la notion d’état de fraisConcepts clés
� Ajuster les indemnités avec des compléments ou des déductions.
� Corriger les frais d’agence et les écarts de taux de change.
� Déduire, s’il y a lieu, l’avance reçue suite à l’OM.
� Une fois créé, l’Etat de frais (EF) part dans un circuit de validation.
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Compréhension de la notion d’état de fraisTypologie des EF
Type de mission effectuée Type d’EF
OM Classique, OM ponctuel, OM Urgent ou OM de Régularisation EF Classique
OM Formation Continue ou OM de régularisation EF Formation Continue
OM Formation Initiale ou OM de Régularisation de Formation Initiale EF Stage Formation Initiale
OM Concours EF Concours
OM Tournée Outre Mer EF Tournée Outre Mer
L’EF Avance ne sert pas à demander le remboursement de frais. Il est créé automatiquement lors de la validation de l’OM par le Service Gestionnaire.
OM Tournée Outre Mer étranger EF Tournée étranger
Tout type de mission comportant une demande d’avance EF Avance
OM Régularisation Classique
OM Régularisation Tournée Outre Mer
OM Régularisation Tournée Etranger
OM Régularisation Stage Formation Initiale
OM Régularisation Formation Continue
EF ClassiqueEF Tournée Outre MerEF Tournée Etranger
EF Stage Formation InitialeEF Formation Continue
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Compréhension de la notion d’état de fraisFrais à déclarer dans un EF
� Hôtel au réel (payé par le
missionné)
Hôtel
� Repas au réel
� Repas non compris dans les
transports
Repas
� Le missionné régularise ses frais prévisionnels par rapport à la réalité de ses dépenses avec les types de frais suivants :
� Train (payé par le missionné)
� Avion (payé par le missionné)
� Bateau (payé par le missionné)
� Abonnement
Transports
� Transport en commun (ticket
à l’unité)
� Transport en commun (carnet)
Transport en commun
� Parking
� Péage
� Carburant
Frais annexes en voiture
� Visa
Déplacement à l’étranger
� Frais d’inscription colloque
� Divers
Divers
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Compréhension de la notion d’état de fraisGestion des indemnités forfaitaires
� Indemnité complémentaire repas
Etranger
� Indemnité complémentaire nuitée
Etranger
� Indemnité complémentaire
journalière Etranger
Indemnités complémentaires étranger
� Déduction repas gratuit Métropole
� Déduction nuitée gratuite Métropole
� Déduction déjeuner gratuit Outre Mer
� Déduction dîner gratuit Outre Mer
� Déduction nuitée gratuite Outre Mer
� Déduction déjeuner gratuit Etranger
Déductions pour gratuités
� Le missionné peut ajuster les indemnités forfaitaires avec des compléments ou des déductions :
journalière Etranger
� Indemnité complémentaire
demi journalière Etranger
� Déduction repas en collectivité
Métropole
� Déduction nuitée en collectivité
� Métropole
Déductions collectivités
� Déduction déjeuner gratuit Etranger
� Déduction dîner gratuit Etranger
� Déduction nuitée gratuite Etranger
Précisions :-Les indemnités forfaitaires sont prédéfinies selon la politique de voyageintégrée dans Chorus DT. Leur montant est défini selon le type d’indemnitéforfaitaire et n’est donc pas modifiable par le missionné.
-Le missionné peut soit ajouter des indemnités complémentaires, soit endéduire (exemple : repas pris gratuitement chez un tiers pendant leséjour).
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Circuit de validation des EF
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� Un Etat de frais (EF) :
� Ne peut être supprimé pour des raisons de suivi de l'Ordre de Mission (OM) lié.
� Peut être annulé par son créateur.
� Est envoyé dans le circuit de validation après sa création.
� Ne peut changer de statut si la date de fin du déplacement est ultérieure à la date du jour. Le missionné doit être revenu avant la création de l’EF.
Circuit de validation des EFConcepts clés
l’EF.
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Création d’un état de frais
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Initier l’EF
1
Vérifier et régulariser l’EF
2
Transmettre l’EF pour validation
3
� Menu général• Module « Etat de frais »
� Onglet « Général »• Vérification des informations générales reprises de l’OM
Création d’un état de fraisEtapes clés
� Bouton « Valider/Modifier »
• Choix du statut et du destinataire de l’EF
Missionné / Assistant
� Onglet « Frais »• Vérification des frais prévisionnels et des indemnités de l’OM repris dans l’EF
• Ajout ou déduction de frais et/ou indemnités
�Onglet « Indemnités kilométriques »
• Vérification des indemnités kilométriques reprises de l’OM
•Ajout d’indemnités kilométriques
l’EF
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Création d’un état de fraisInitiation de l’EF
- Zoom sur l’initiation (1/2)-
Etat de frais
1 2
Etat de frais
Initie la création de l’EF.
Par défaut, Chorus DT affiche le dernier EF
consulté sur le Menu EF.
Bouton Créer
Lance la création d’un nouvel EF.
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Création d’un état de fraisInitiation de l’EF
- Zoom sur l’initiation (2/2)-
3
Les OM apparaissent aux statuts : V : OM Validés pour lesquels aucun EF n’a encore été créé.
T : OM Traités pour lesquels il existe au moins un EF.
Sélection de l’OM
Permet de sélectionner l’OM de référence
pour créer un EF qui y sera rattaché.
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Création d’un état de fraisCas particulier : création d’un EF pour le compte d’un autre collaborateur
- Zoom sur l’initiation -
1
Sélection
Permet de sélectionner un type de création
2
Dans le cas de création d’un EF pour le compte d’un autre collaborateur (exemple : assistant, délégation d’assistant), le créateur doit sélectionner ce
dernier avant de lancer la création.
un type de création pour le compte d’un
tiers.
2
Identifiant
Restreint la recherche sur le matricule du collaborateur.
Liste
Liste des collaborateurs autorisés.
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Création d’un état de fraisLien entre EF et OM
- Zoom sur l’onglet « Général » -
OM de référence
Affiche le numéro de l'OM de référence sur lequel l'utilisateur peut cliquer pour l'afficher.
L’onglet « Général » de l’EF reprend des informations non modifiables de l’OM.
Mode de règlement
Virement bancaire par défaut.
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Création d’un état de fraisVérification et régularisation des frais
- Zoom sur l’onglet « Frais » -
CréerCréer
Ajoute un frais à choisir dans une liste.
L’onglet « Frais » ne reprend pas les frais et corrections de frais d’agence.
Détail du frais
Documente le détail du frais
sélectionné.
Justificatif joint
Par défaut coché, pour indiquer que le
justificatif est fourni en PJ ou papier.
Enregistrer
Sauvegarde les modifications.
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Création d’un état de fraisCréation de nouveaux frais (1/4)
- Zoom sur la création de frais réels -
Date
Par défaut au 1er jour de la mission. Doit correspondre à celle figurant sur
le justificatif.
Type de frais
Définit le type de frais à sélectionner dans une
liste.
L’ensemble des champs est obligatoire pour la validation. Le champ quantité est sans impact sur le montant saisi.
Commentaire
Champ texte pour détailler la dépense.
TVA
Par défaut à D0. Ne doit pas être modifié.
le justificatif.
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Création d’un état de fraisCréation de nouveaux frais (2/4)
- Zoom sur la création de frais selon un barème forfaitaire -
Quantité
Nombre de pièces payées par le missionné.
Les frais sont calculés en fonction de la quantité et le barème forfaitaire associé au frais.
Commentaire
Champ texte pour détailler la dépense.
Montant
Chorus DT calcule automatiquement le remboursement
forfaitaire.
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Création d’un état de fraisCréation de nouveaux frais (3/4)
- Zoom sur la création de frais en devise remboursé au réel -
Devise
Devise utilisée pour la Devise utilisée pour la dépense.
Le montant total du frais est calculé selon la quantité saisie et le barème forfaitaire associé au frais, en fonction du taux de change en
vigueur à la date de la dépense.
Commentaire
Champ texte pour détailler la dépense.
Montant à rembourser
Calculé en Euro selon le taux de change en
vigueur à la date de la dépense.
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Création d’un état de fraisCréation de nouveaux frais (4/4)
- Zoom sur la création de frais sans justificatif -
En absence de justificatif joint, un message d’erreur non bloquant apparait afin d’attirer l’attention du valideur lors du contrôle.
Motif
Motif de l’absence de justificatif.
Justificatif joint
A décocher en absence de justificatif.
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Création d’un état de fraisGestion des indemnités
- Zoom sur l’ajout ou la déduction d’indemnités -
1
Libellé
Permet de restreindre la recherche sur
« Indemnité » ou « Déduction ».
2
Les indemnités forfaitaires reprises de l’OM sont non modifiables et non supprimables.
Montant à rembourser
Calculé automatiquement en fonction du barème
applicable.
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Création d’un état de fraisVérification et régularisation des indemnités kilométriques
- Zoom sur l’onglet « indemnités kilométriques » -
Ajouter un IKM
Crée un nouvel IKM.
Pré-requis : Le véhicule personnel doit être déclaré dans la fiche profil de l'utilisateur.
Un contrôle de cohérence est effectué sur les dates entre l’onglet « Général » et les lignes de trajet.
Ajouter un trajet
Un nouveau trajet est créé en cliquant sur la ligne vierge.
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Création d’un état de fraisTransmission de l’EF pour validation
- Zoom sur la transmission de l’EF -
2
1
Valider / Modifier
Permet d’accéder à l’écran de transmission ou d’annulation de l’EF. Passer au statut : 2
Permet, si aucune erreur n’est
constatée, de faire passer l’EF à l’étape
Permet au créateur de l’EF de l’annuler.
3
Destinataire
Permet de sélectionner un valideur habilité.
Changement de statutValide la transmission.
Il est recommandé de cocher l’option « prévenir
le destinataire par email ».
Passer au statut : A
passer l’EF à l’étape de validation suivante.
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Création d’un état de frais Consultation de l’historique du document
- Zoom sur le changement de statut -
Onglet Historique
Affiche les étapes du cycle de vie de l’EF.
Statut
Affiche le nouveau statut de l’EF.
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Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre
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Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvreConcepts clés
� Une alerte peut être liée à :
� Un justificatif manquant dans un des frais de l’EF.
� Une insuffisance du disponible de l’enveloppe budgétaire (s’il est inférieur à 20%).
� Une incohérence dans la date de début ou de fin.
� L’absence des coordonnées bancaires dans la fiche profil.
� Le verrouillage de la fiche profil du missionné. Celui-ci n’étant plus autorisé à effectuer des missions.plus autorisé à effectuer des missions.
� Les alertes peuvent apparaitre à chaque étape du circuit de validation. Dès lors, le valideur peut :
� Renvoyer l’EF à son initiateur (Statut R – Révision) en précisant la révision attendue dans le champ « Commentaire » de l’EF.
� Annuler le remboursement d’une ligne de frais et envoyer l’EF au service gestionnaire pour un paiement partiel.
Un EF renvoyé à son initiateur (statut R – Révision) reprendra après modification le circuit de validation complet.
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Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvreZoom sur les alertes
- Zoom sur les alertes -
Icône d’alerte
Signale la présence d’une erreur ou d’un
manque.
Message d’alerte
Affiche le motif de manque. Affiche le motif de l’alerte.
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Cas particuliers
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� Si aucun EF n’existe et que la date de fin de l’OM ponctuel est dépassée, l’EF :
� Sera créé automatiquement au statut 1P et rattaché à l’OM ponctuel.
� Est non modifiable, seul la case « Justificatif joint » peut être cochée ou décochée, avec la possibilité de saisir un motif.
� Suit un circuit de validation particulier : envoi direct au Gestionnaire Contrôleur ou annulation le cas échéant.
Cas particuliers Validation d’un OM ponctuel rattaché à un OM permanent
� Si un EF existe déjà ou si la date de fin de l’OM ponctuel n’est pas dépassée :
� L’EF n’est pas créé. Dans ce cas, il conviendra de le créer manuellement.
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Conclusion
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� L’Etat de frais (EF) :
� Est initié par le missionné (ou son assistant) suite à son retour.
� Référence obligatoirement un OM au statut « Validé » ou
« Traité ».
� Contient des informations reprises automatiquement de l’OM.
Conclusion Points clés
� Part dans un circuit de validation pour vérification et
régularisation.
� Une fois traité par le Gestionnaire Valideur, l’EF est Intégré
dans Chœur Chorus en générant une demande de paiement
directe pour les frais à rembourser.
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Annexe
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� A chaque étape du circuit dans Chorus DT est associé un statut :
Code Libellé du statut Commentaires OM EF
1 CréationSaisie par l’initiateur mais pas encore d’envoi dans le circuit de validation
x x
1P
Création automatique d’un EF rattaché à : •un OM ponctuel dont la date de fin est dépassé
Saisie par l’initiateur mais pas encore d’envoi dans le circuit de validation
x
RADemande de réservation agence
Pas de modification possible par l’initiateur et envoi à l’agence x
AnnexeStatuts des documents dans Chorus DT (1/2)
RAagence
Pas de modification possible par l’initiateur et envoi à l’agence x
RP Retour proposition agenceProposition faite par l’agence, possibilité de compléter et valoriser avant envoi dans le circuit de validation
x
RTTraitement manuel des propositions
Proposition faite par l’agence par retour d’email, possibilité de compléter et valoriser avant envoi dans le circuit de validation
x
2 Attente de validation VH1 Saisie par le missionné et envoi au VH1 x x
3 Attente de validation VH2 Validé par le VH1 et envoi au VH2 x x
O Attente de validation VO Validé par le VH1 / VH2 et envoi au VO x
GAttente de Validation
Service GestionnaireValidé par le VH1 / VH2 / VO et envoi au SG x
GCAttente de validation gestionnaire contrôleur
Validé par le VH1 / VH2 / VO et envoi au GC x
GVAttente de validation gestionnaire valideur
Validé par le GC et envoi au GV x
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� A chaque étape du circuit dans Chorus DT est associé un statut :
Code Libellé du statut Commentaires OM EF
M2Modification SG après validation gestionnaire
Modification possible par le SG (OM au statut V, T, SF) pour libérer le montant à payer puis envoi dans le circuit de validation.
x
TPAttente de traitement Trop Perçu
Complément apporté par le GV avec le montant de trop perçu et le n° de facture Chorus avant envoi dans le circuit de validation.
x
T1 Trop Perçu traitéSoumission à un traitement manuel : plus aucune modification possible.
x
Z1 EF nulEnvoi par le GV de l’EF au statut final Z1 : montant à rembourser est nul.
x x
AnnexeStatuts des documents dans Chorus DT (2/2)
Z1 EF nulest nul.
x x
V Validé Validation par le GV ou le SG terminée. x x
T Traité Création de l’EF à partir de l’OM (hors EF d’avance). x
SF Mission Sans Frais Absence de frais à déclarer au retour de mission. x
A Annulé Annulation : plus aucune modification possible. x x
R Révision Renvoi à l’initiateur pour correction ou annulation. x x
RM En cours de rectification Modification en cours avant envoi dans le circuit de validation. x
IF Information
• Anomalie dans le traitement des réservations impactant son OM (erreur ou rejet au niveau des flux de réservation/confirmation/annulation), Avertissement à destination de l’initiateur.
• Enregistrement d’un commentaire dans l'historique de changement de statut d’un EF (cas de l’intégration d’une DP dans Cœur Chorus).
x x
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Code Libellé du statut Commentaires OM EF
C0 Attente de traitement ChorusAprès validation par le gestionnaire valideur et avant intégration dans Cœur Chorus.
x
CE En cours de traitement Chorus En cours d’intégration dans Cœur Chorus. x
CA Rejeté par Chorus Erreur constatée lors de l’intégration dans Cœur Chorus. x
CB Rejet budget ChorusProblèmes budgétaires constatés lors de l’intégration dans Cœur
x
� A chaque étape du circuit dans Cœur Chorus est associé un statut :
AnnexeStatuts des documents issus de Chorus DT
CB Rejet budget ChorusProblèmes budgétaires constatés lors de l’intégration dans Cœur Chorus.
x
CG Intégré dans Chorus Intégration réussie dans Cœur Chorus. x
CS Basculé sur exercice suivant Basculement dans le cadre des travaux de fin de gestion. x
AC Contrepassé dans Chorus Plus de modification possible par aucun des rôles. x
AS Supprimé dans Chorus Plus de modification possible par aucun des rôles. x
CC Comptabilisé dans Chorus Validation par le comptable. x
C1 Payé par ChorusDemande de paiement payée dans Chorus. Plus de modification possible par aucun des rôles.
x
Rectorat de Nice - Janvier 2015