dr. Fehér Csaba (BFL)

FLE, Badacsony, 2012

Két felmérés – két eredmény,a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása

BFL 2010(FLEXUS) / MOL 2012(ITA) Célok, hatókör azonos: elektronikus iratok terjedelme, jellege,

alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, maradandó érték

Járulékos hozadék: a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás feltöltése

Előzmények: BFL 2007 és 2008 nem teljeskörű, nincs kontroll, becsült adatok

Konklúzió levonása - a metodika kidolgozása!

MÓDSZERTAN – lényegileg azonos

Előkészítés: munkacsoport, korábbi kérdőívek felülvizsgálata, teljeskörű szervjegyzék meghatározása, módszertani alapvetés - Pilot-projekt –workshop

Végrehajtás: kérdőív kiküldése (postai, elektronikus), tájékoztató levél, helyszíni személyes interjúk, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése, adatrögzítés táblázatban - szervcsoportonkénti összegzés

Értékelés: a felmérés adatainak összefoglaló elemzése, értékelő tanulmány és jelentés elkészítése

Különbség: online felmérés, website, feldolgozás

Kérdőív témakörei - alapvetően azonos

1. az elektronikus iktatás helyzete,(e)2. az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása, (e)3. az e-mail-ek archiválása, 4. elektronikus aláírással alkalmazása, 5. az elektronikus adatbázisok helyzete, (e)6. a hang- és képrögzítés, (e)7. a konvertálás, migrálás kérdésköre, 8. az intézményi honlapok, 9. az e-irattári szolgáltatások,10. selejtezés (MOL),11. egyéb elektronikus adattartalmak (MOL, e),12. elektronikusan tárolt adatállományok összesen (e).

A vizsgált iratképzők szakterületenként (BFL)Önkormányzatok: 24Jogszolgáltatás: 6Egészségügy: 13Dekoncentrált szervek: 9Oktatás: 2 Rendészeti szervek: 2Köztestület: 1Összesen 57 270 szerv

MOL szakterületi besorolása:85 ténylegesen felmért iratképző (+80 online adatszolgáltató)Államhatalom, közigazgatás, külügy (10) – miniszterelnökség, választási ir.Belügy, rendészet, nemzetvédelem (9) – nemzetbiztonság, info hiv.

Egészségügy, szociális, rehabilitáció foglalkoztatásügy (11)Energiagazdálkodás és bányászat (5) – MOL kimaradt

Földművelésügy (7)Hírközlés és informatika (6)Igazságügy (6)Ipar- és kereskedelem, építésügy (9)Közlekedés (8)Kultúra, oktatás, sport (6)Pénzügy, gazdálkodás, vagyon (8) – államkincstár kimaradt

Kisebbségi önkormányzatok (5) – csak online!

Termékek tartalmaTáblázatok, diagramok – MOL Vezetői összefoglaló – 10 pont – MOL TENDENCIÁKÁgazati-szakterületi elemzések – BFL KIDOLGOZOTTKérdőpontok szerinti elemzés – 1-9. BFL

KIDOLGOZOTTMellékletek – kérdőív, szervjegyzék, Térinformatika, digitalizálás – BFLOnline felmérés - MOL

BFL (49 TB) - MOL (1083 TB) E-iratok összesen (48679 GB)

26 296,36; 54% 2 603,70; 5%

9 251,97; 19%

430,51; 1%

10 096,70; 21%

FELMÉRT IRATOK

9682,48

28826

10096,7 10598

26296,36

98993

2603,7

53962

0

30000

60000

90000

120000

Iktatás ésdokumentum

kezelés

Hang/kép Adatbázis E-mail

BFL MOL

MOL online felmérés203 online megkeresett szervKamarák, intézetek, kisebbségi önkormányzatok….80 tényleges válaszoló - 73 TB ténylegesen bevallottBevallott mennyiség átlaga 1.1 TB szemben a 11 TB-

os helyszíni felmérés átlagávalValidálás hiánya – bizonytalanság magas kockázata

Korábbi BFL-es tapasztalatok!Értékelhetősége kétséges – jelzés!

Maradandó érték számítása!?

BFL MOL

Iktatás 100% 100%Ügyiratkezelés 50% 50%E-mail 20% 5%Adatbázis 80% 25%Hang/kép 10% 40%

BFLMARADANDÓ ÖSSZESEN (27623 GB)

1009,67; 4%430,51; 2%

4625,985; 17%

520,74; 2%21037,088; 75%

Iktatás

Iratkezelés

E-mail

Adatbázis

Hangkép

MOL (maradandó)

130 TB egzakt módon felmért – 12 % (BFL 56%!)300-350 TB a becsült mennyiség – 30-35 %15 évnél régebbi (BFL nincs adat) – azonnal átvehető!

Iktatás, ügykezelés 700 GBE-mail, kép/hang, adatbázis becsült 8-10 TB%-os megoszlás alapján: 1083TB – 276 TB maradandó

10% irat-ügykezelő, 1% e-mail, 2% hang/kép, 87% adatbázis

Iratfajtánként éves maradandó/ éves gyarapodó tábla nem készült!

BFLÉves gyarapodás

5840 GB

Iktatás: 48,87

Iratkezelés: 1566,44

Adatbázis; 4224,70

Iktatás Iratkezelés Adatbázis

BFL

48,87

783,22

3379,76

0,00 1000,00 2000,00 3000,00 4000,00

Iktatás

Iratkezelés

Adatbázis

Éves maradandó4212 GB

Mennyiségi különbség okaiállami szektor – önkormányzati szektor

feladatai, jellege, előbbi központosítása%-os maradandó érték számításaidőtényező – 2 év különbség - adatgyarapodásfelmért iratképzők száma – alárendeltségi

körük terjedelme (57/270-85+80)informatika fejlődése, elterjedése,

beruházásokjogszabályi környezet kialakulása, illetve

beépülése a gyakorlatba

Fontos informatikai megállapítások - MOLIratképzők 91 % az alábbi fájlformátokat

használja: doc/docx, pdf, tif, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt, htm/html

Adatbáziskezelők korlátozott száma: Oracle, MS-SQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper (iratkezelő 94%)/MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché (adatbázis 91%)

Exportformátumok (80%): txt/csv dump, xls, xml, html, pdf

(BFL nincs statisztikai adat, de a gyakoriság jellemző)

Az elektronikus iktatás helyzete Elektronikus iktatás elterjedtsége jellemző, de

túlnyomórészt nem akkreditált szoftverek!Szoftverek sokszínűsége, kimeneti formátumok

változatossága tapasztalható!MOL- egységesülő folyamat – EKEIDR (Poszeidon),

KKIR, ROBOTZSARU NEO!MOL – együttesen kezeli az iktató és ügykezelő

szoftvereketHasonló: 80-as 90-es évek migrálatlan adatállománya –

lokális gépeken – veszélyeztett.

Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása Teljes funkcionalitás használatának hiánya

(metadata)

Informatikai rendszerek központosítása (országos adatbázisok)

Dinamikus növekedés

Akadály: az elektronikus irat hitelességének költségei, elektronikus aláírás, időbélyegző

E-mail archiválás (MOL hasonló)Minden szerv használ levelező rendszertÜzemi mentések aránya 80% felettiArchiválás inkább kivételIratképzői szemlélet: a hivatali iktatásra kerülLevéltári szemlélet: döntés-előkészítő, félhivatalos is

maradandó (leválasztás?)Megoldás: hivatalos, vezetői postafiók, felvétel az

irattári tervbe!

Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása

A szervek döntő többsége nem használja – MOL ellentétes tapasztalata (42 %) – állami szektor!

Kivételek oka jogszabályi kötelezettségPl. APEH: igazolási kérelmek, Földhivatal: e-tulajdoni lap,Kórházak:

OEP gyógyinfo, Önkormányzatok: elsorvadás!

OK: költséges, alternatíva hivatali és ügyfélkapu

AdatbázisokIratképzők túlnyomó része rendelkezik (MOL- kiemelkedő

mennyiség 92%)

Jellemzően: bér, számviteli, munkaügyi, eszköz (nem maradandó)

Maradandó: BFL:ingatlan és térképnyilvántartás, vagyonkataszter, építési és

térinformatikai, szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, képviselőtestületi információs rendszerek, betegnyilvántartó és digitális röntgen, központi: népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartás

MOL: országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (804 nyilvántartás, adatbázis!)

AdatbázisokMentés általános – archiválás ritka (MOL 20%)

Adatállományok évenkénti elkülönítése nem jellemző

Export lehetőségek nem biztosítottak

Probléma: informatikusoknak nincs rálátása az adott szerv összes adatbázisára (külső üzemeltető)

Hang- és képrögzítés Iratképzők több mint fele használ megfelelő (digit) eszközöket

Hangrögzítés: jellemzően képviselőtestületi ülések, építési hatósági ügyek, OGY, rendvédelem, minisztérium

Képrögzítés: rendészeti szervek, bv. intézetek, kórházak, OGY HIV

Maradandó értékű (archiválás külső adathordozókon és kijelölt szervereken)

Nyilvántartás nem megoldott (kiv. APEH, kórházak)

Migrálás/konvertálásIratképzők (BFL20%-a, MOL 12%) rendelkezik nem migrált

– veszélyeztetett - adatállományokkal

Valószínűsíthetően jóval több és szélesebb körűOk: forráshiány, technikai problémák, ügyviteli érdekmúlásKonvertálás az iratképzők felénél megtörtént (MOL 46%)Általában 100%-os siker, kevés kivétel 5-10%-os adatvesztés

(kézi javítás)Leggyakrabban külső vállalkozók végezték – forrásigényes –

tapasztalatok hiánya

HonlapokIratképzők kivétel nélkül rendelkeznek honlappalKülönbség: követlen elérés, vagy központiÜzemeltetés: központi, vagy vállalkozó által, ritkábban

helybenJobbára üzemletetési mentés, archiválás elenyészőGyakori a statikus honlapDinamikus honlap archiválási nehézségei

E-irattári szolgáltatásokÉlénk érdeklődés a tárhely-szolgáltatás iránt az

iratképzők többségénél – MOL – 54%!

Előnyök: 0 ft, katasztrófatűrő rendszer, adatvédelem és adatbiztonság

Kétségek: költségek, adatvédelem és adatbiztonság, sebesség,

Eelenyésző adat, magas szintű informatikai rendszer, adatbiztonság (MOL)

A felmérés hasznosulásaÚj módszertani eszközök alkalmazása a gyakorlatban Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítéseProblémák megvilágítása (szabályozatlanság, konvertálás,

migrálás, informatika, archiválás)

Friss információk az iratképzőkről Hivatalos megbeszélések A levéltár szerepének tudatosítása

Következtetések Nagy erőforrás szükséglet! Időigényes! Szükséges 2-3 évente újabb felmérés – kontroll, gyarapodás,

szervek átalakulása, megszűnése (éves gyarapodás!) Maradandó érték mennyiségi meghatározása bizonytalan,

nem egzakt Megoldás a gyakorlati tapasztalatok bővítése!

Paradigmaváltás!

tárgy: papír alapú vs elektronikus irat célcsoport: irattáros vs informatikus