Last modified on: 8/19/2011

Genesys Meeting Center Användarguide

Genesys Meeting Center ger dig möjlighet att snabbt kunna mötas med personer från olika delar av världen, så att de kan se det du vill visa dem, höra det du har att säga, samarbeta, lära och fatta beslut. Du får telefonmöten, webbmöten och webbvideo i en och samma tjänst, vilken är fullt integrerad med din kalender och chatt.

Du kan visa PowerPoint®-presentationer, dela dokument, testa och ställa frågor till dina mötesdeltagare, du kan ta med dem ut på Internet och även koppla upp via VoIP (IP-telefoni). Genesys Meeting Center gör dina möten mer produktiva och du kan mötas oftare utan tiden och kostnaden förknippade med resor.

Använd Genesys Meeting Center för:

Säljpresentationer

Utbildning och e-learning

Marknadsseminarier

Produktlanseringar

Avdelningsmöten

Företagspresentationer

Samverkan och projektledning

Tips för ett lyckat möte

Nedan finns några användbara tips för att hålla ett effektivt och produktivt möte med

Genesys Meeting Center.

Förbered dig i förväg. Undvik förseningar genom att innan mötet skapa och ladda

upp alla resurser du behöver under ditt möte såsom presentationer,

undersökningar eller prov.

Öppna mötet tidigt för att försäkra dig om att deltagarna kan komma in i mötet vid

den planerade starttiden. Ge dig själv några minuter för att öppna mötesrummet

och se till att alla nödvändiga komponenter är uppladdade.

Tala direkt i ditt headset eller telefonluren för bästa ljudkvalitet.

Tysta alla deltagare i möten då ni inte ska samarbeta för att minimera störande

bakgrundsljud.

Var uppmärksam på deltagarnas anslutningshastigheter eftersom de kan variera.

Ge tillräckligt med tid mellan bildbytena.

För optimal applikationsdelningsprestanda, ha så få öppna fönster som möjligt på

din dator under mötets gång.

Använd verktygen för kommentarer, röstning och prov för att främja interaktivitet.

Begränsa dig till sex eller sju punkter per bild i presentationerna för att hjälpa

deltagarna att bättre förstå och minnas innehållet. Använd ett större typsnitt för

bättre läsbarhet.

Se till att deltagarna laddat ner Genesys Meeting Center-applikationen innan ditt möte

om de vill använda presentatörsfunktionen eller använda webbvideo.

Obs: Dina deltagare behöver INTE ladda ner applikationen för att delta I ditt möte

Kom igång Starta ett möte med hjälp av Outlook ® eller Lotus Notes kalendern eller Genesys Meeting Center-ikonen på skrivbordet på din dator. Följ de enkla instruktionerna nedan!

Obs: Innan du följer stegen nedan, se till att du har administratörsrättigheter för att ladda ner och installera

program på din dator.

NERLADDNING OCH INSTALLATION

1 Ladda ner Genesys Meeting Center via www.genesys.com/go . Klicka på Get it

now!

2 När du ser nerladdninsfönstret, klicka Run. Klicka bara Next på följande frågor.

3 Välj Jag accepterar villkoren i licensavtalet och klicka Nästa

4 Fyll i ditt mötesnummer och PIN-kod i respektive fält. Bocka för Tillägg för

Outlookkalender om du vill att tjänsten integreras med din Outlook-kalender

och klicka Nästa. Obs! Inga stjärnor (*) används före och efter

mötesnummer/PIN-kod när du loggar in på webben.

5 När du ska avsluta nerladdningen, bocka för Sign in to Genesys Meeting

Center och klicka på Finish.

6 Snart kommer du att se Genesys Meeting Center ikonen i verktygsfältet på

din dator. Du har nu installerat Genesys Meeting Center!

OBS: Lotus Notes användare kommer att omdirigeras till en separat webbsida för att installera en Lotus

Notes kalender plug-in efter att mötesapplikationen installerats.

ORDFÖRANDE VIA BROWSER

Om du inte installerar Genesys Meeting Center kan du fortfarande hantera dina

telefonmöten online genom att starta ett möte via din browser.

Du kan använda funktioner såsom tysta, ringa upp, chatta och stänga/öppna dörren till

mötet. Du kan inte använda funktioner som att samarbeta i program eller filer, visa

presentationer eller hålla omröstningar.

Supporterade browser- och operativsystem inkluderar: IE 6.0+ (Windows), Firefox 1.5+

(Windows/Mac/Linux), Safari 2.0+ (Mac).

SUPPORT FÖR APPLE IPHONE

Delta i och styr dina telefonmöten via din iPhone. Genom att använda webbläsaren Safari

kan du enkelt hantera dina telefonmöten. Ingen nedladdning eller köp i app store

krävs!

Du kan använda följande funktioner under telefonmötet: automatisk uppringning, ring upp

deltagare, tysta/låt deltagare tala, chatt samt öppna/stänga dörren till mötet. Ordförande

kan även visa PowerPoint presentationer under ett möte. PowerPoint bilder måste laddas

upp i Conference Manager innan mötet startar. (Uppladdning kräver Internet Explorer IE

6.0+).

Som deltagare kan du se allt material som visas och övriga deltagares uppkopplingar.

Klicka på Join a meeting i din schemalagda inbjudan för att starta eller delta i dina möten

eller logga in genom att klicka på Start or Join a Meeting Moderator/Participant på

www.genesys.com/go.

OBS: iPhone, Android och BlackBerry användare kan även klicka på den länk i inbjudan som är specifik för deras

telefon och på så sätt ansluta automatiskt till telefonmötet.

SUPPORT FÖR APPLE IPAD

Delta i och håll möten direkt från din iPad! Ingen nedladdning eller köp i app store

krävs!

Ordförande kan hålla möten och hantera alla deltagare online genom att använda

webbbläsaren Safari. Ordförande kan även visa presentationer som laddats upp i förväg

när de håller möten på sin iPad. PowerPoint bilder måste laddas upp i Conference

Manager innan mötet startar. (Uppladdning kräver Internet Explorer IE 6.0+).

Som deltagare kan du se allt material som visas och övriga deltagares uppkopplingar.

Klicka på Join a meeting i din schemalagda inbjudan för att starta eller delta i dina

möten eller logga in genom att klicka på Start or Join a Meeting

Moderator/Participant på www.genesys.com/go.

INTEGRERING MED INSTANT MESSENGER/CHATT

Bjud snabbt in deltagare till ditt möte med hjälp av Instant Messenger. Genesys Meeting

Center är helt integrerad med flera olika chattprogram.

1 När du har installerat Genesys Meeting Center, klickar du på skrivbordsikonen

i verktygsfältet och väljer Starta ett möte.

2 Klicka på Möte i rullgardinsmenyn och välj Mötesalternativ.

3 Klicka på Instant Messenger och bocka för respektive ruta för att integrera med

Windows Live Messenger och/eller Microsoft ® Office Communicator.

4 För att integrera med Lotus Sametime, bocka för den rutan och ange din

värdserver (host name), kommunikationsport, användar-ID och lösenord. Klicka

på OK för att spara inställningen.

Obs: Ditt Instant Messenger program måste vara igång när du följer instruktionerna ovan och när du

skickar inbjudningar till dina Genesys Meeting Center deltagare.

Schemalägg och starta möten

VIA MICROSOFT OUTLOOK

Dubbelklicka på mötestiden i Outlook-kalendern och klicka på Genesys Meeting

Center-knappen.

Din mötesinbjudan kommer automatisk att innehålla länkar till mötet för

ordförande och deltagare.

För att delta i mötet klickar ordförande och deltagare på sina respektive länkar i

mötesinbjudan.

Genesys Meeting Center kommer att uppmana ordförande och deltagare att ange

sina telefonnummer för att bli automatiskt uppringda.

Genesys Meeting Center ringer sedan upp både ordförande och deltagare när

mötet startar om alternativet Ring upp mig valdes.

Obs! Om du inte har installerat Outlook eller Lotus Notes integreringen, klicka på mötesikonen i verktygsfältet och välj Gå till Conference Manager. Klicka Schemalägg ett möte och följ stegen för att schemalägga och bjuda in till möte.

MED IBM LOTUS NOTES

Öppna en mötestid i din Lotus Notes Calendar, klicka sedan på Genesys

Meeting Center. Du kommer att se mötesnummer och information om hur man

deltar i mötet i textfältet.

Din Lotus inbjudan kommer automatiskt att innehålla information och

deltagarlänkar för dig och dina mötesdeltagare.

För att delta i mötet klickar ordförande och deltagare på länken i mötesinbjudan.

Genesys Meeting Center kommer att uppmana ordförande och deltagare att ange

sina telefonnummer för att bli automatiskt uppringda eller välja att ringa in till

mötet själva.

Genesys Meeting Center ringer sedan upp både ordförande och deltagare när

mötet startar om Ring upp mig-alternativet valdes.

Obs! Om du inte har installerat Outlook eller Lotus Notes integreringen, klicka på

mötesikonen i verktygsfältet och välj Gå till Conference Manager. Klicka

Schemalägg ett möte och följ stegen för att schemalägga och bjuda in till möte

Genesys Meeting Center mötesikon

Genesys Meeting Center ikonen kommer automatiskt att finnas i verktygsfältet på din

dator när du har installerat Genesys Meeting Center applikationen.

Detta användarvänliga verktyg kan användas för:

1 Öppna ett möte med ett klick.

2 Schemalägga möten.

3 Delta i möten.

4 Öppna Conference Manager.

Starta ett möte

ORDFÖRANDE

1 För att starta ett möte, klicka på Genesys Meeting Center ikonen i

verktygsfältet på din dator och välj Starta ett möte.

2 Välj hur du vill ansluta till audiodelen av ditt möte i den första snabbmenyn och

klicka på Nästa.

Välj vad du vill visa när mötet startar (t.ex. Visa en presentation, dela en fil eller ett

program etc.) i den andra snabbmenyn och klicka på Fortsätt.

Delta i ett möte

DELTAGARE

1 För att delta i ett möte, klicka på länken i e-post inbjudan eller i chatt inbjudan:

2 Ange ditt namn, välj hur du vill ansluta till audiodelen av mötet i snabbmenyn och

klicka på Delta i möte.Du kan välja nummer du använt tidigare från

rullgardinsmenyn.

OBS: Deltagare som har applikationen installerad kan även delta i möten via Genesys Meeting Center

ikonen som finns i verktygsfältet. Välj Delta i möte , ange ordförandes mötesnummer och klicka på

Anslut till mötet som deltagare.

Säkerhet i mötet

STÄNG DÖRREN TILL MÖTET

Öka säkerheten i mötet genom att stänga dörren till mötet.

När dörren är stängd kan ordförande se deltagarna i väntrummet och sedan släppa in

dem en och en.

Du kommer att se ett meddelande när en deltagare anländer till mötet.

Du kan släppa in eller koppla bort en deltagare genom att:

Klicka på länken i meddelanderutan.

Högerklicka på deltagarens namn/telefonnummer.

Obs: Som standard är dörren till mötet stängd.

NUMMERIDENTIFIERING AV DELTAGARE

När deltagare ansluter till mötet, kommer nummeridentifieringsfunktionen automatiskt

kontrollera deltagarens nummer mot ordförandes adressbok i Outlook. Om namnet inte

hittas kan ordförande högerklicka på deltagaren och döpa om den.

Deltagarens namn kommer då att visas under pågående möte och även under kommande

möten.

Hantering av audio i mötet

AUDIOIKONER

Ordförande kan alltid se deltagarnas audiostatus i deltagarpanelen.

TYSTA/LÅT DELTAGARE TALA

Klicka på högtalarikonen bredvid deltagarens namn för att tysta eller låta deltagaren

tala.

För att tysta/låta alla deltagare tala, klicka på Tysta alla.

SYNKRONISERING AV WEBB OCH AUDIO ONLINE

Deltagare och ordförande kan synkronisera sina egna webb och audio uppkopplingar via

webben istället för att trycka kommandon på telefonen.

Högtalarikon

Deltagaren (eller ordförande) befinner sig i

huvud-mötesrummet.

Aktiv talare

Deltagaren (eller ordförande) talar eller så

indikerar ikonen att bakgrunsljud kommer från

telefonlinjen.

Ikon för tystad linje

Deltagarna kan inte höras när deras

telefonlinjer är tystade. Vid Tysta gruppen kan

deltagarna låta sig själva tala.

Föreläsning

Deltagarna kan inte höras när telefonlinjerna

är tystade och de kan inte låta sig själva tala.

TYSTA GRUPPEN & TYSTA FÖR FÖRELÄSNING

Använd Tysta gruppen eller Tysta för föreläsning genom att välja Ljud längst upp i ditt

verktygsfält

Tysta gruppen: Alla deltagare tystas och kan låta sig själva tala genom att trycka #6 på

sin telefon.

Tysta för föreläsning: Alla deltagare tystas och kan inte låta sig själva tala.

Frågestund: Deltagarna får ett meddelande om att deras linjer har tystats. Berätta för

dina deltagare att de kan tycka på stjärna (*) när de vill ställa en fråga. Du som ordförande

klickar på den uppsträckta handen vilket ger ordet till deltagaren.

RING UPP DELTAGARE

Klicka på Ring ut och du kommer att se Ring upp deltagare-fönstret. Ange namnet och

telefonnumret på deltagaren du vill ringa och klicka på Ring upp. (Försäkra dig om att det

inte finns några mellanslag eller ogiltiga tecken mellan siffrorna).

Du kan även välja deltagare från din adressbok genom att klicka på Adressbok.

HANTERA MEDDELANDEN VID ANSLUTNING OCH AVSLUTNING AV MÖTE

Klicka på Meddelanden på toppen av ditt verktygsfält för att hantera meddelanden vid

anslutning till och avslut av möten för ditt pågående möte. Välj Toner, Namn eller

Ingenting.

Obs: För att ändra inställningar för meddelanden för alla möten klickar på ljudikonen under Mötet.

Visa en PowerPoint-presentation Ordförande kan enkelt visa en PowerPoint-presentation för deltagarna via webben.

UNDER MÖTETS GÅNG

1 I menyn Visa klickar du på Presentation och väljer filen från rullgardinsmenyn.

Listan kommer att laddas upp automatiskt.

2 Klicka på bilderna i förhandsgranskningsfönstret eller använd

navigationsknapparna för att gå igenom din presentation.

3 Klicka på bilden som visas för att gå till nästa bild.

INNAN MÖTET

1 Klicka på ikonen på skrivbordet på din dator och välj Gå till Conference

Manager.

2 I Conference Manager, klicka på Resurser och välj Presentationer.

3 På uppladdningssidan för presentationer, klicka på Ladda presentation.

4 Välj den fil du vill ladda upp och ange presentationens namn.

Obs: Du kan även ladda upp en presentation under pågående möte. Klicka på bläddra och välj filen du vill ladda

upp.

Dela en fil, ett program eller skrivbordet på din dator

Dela och samarbeta i filer och program med dina deltagare direkt från din dator.

1 Under Visa, välj Fil eller program och välj filerna/programmen du vill visa för

deltagarna.

2 Alla program som är öppna på din dator kommer att visas i listan. Om

applikationen du vill dela inte finns med på listan, klicka på Bläddra och välj den

applikationen.

3 Bocka för filerna/programmen för att börja dela dem med deltagarna.

4 Du kan klicka på Visa hela mitt skrivbord för att dela alla program som är öpnna

på din dator. Alla filer och program som är öppna på din dator kommer att visas

för deltagarna.

Obs: Du kan klicka på den delade applikationen för att gömma kontrollpanelen. Klicka på fliken Genesys Meeting Center på höger sida av din skärm om du vill se kontrollpanelen igen.

DELA UTVALDA DELAR

Dela en del av ett dokument eller program på ditt skrivbord.

1 Välj Utvalda delar i panelen Visa. Ett litet fönster öppnas.

2 Rör datormusen över den del av filen eller programmet som du vill dela med dina

deltagare.

3 Välj Dela skrivbord från rullgardins-menyn för att börja dela

4 För att avsluta delning, klicka på X i det övre högra hörnet av fönstret.

Välkomstssidan kommer att visas

PAUS AV DELNING

Ordförande och presentatörer kan välja att pausa delning av ett program med deltagarna. När det är pausat kan inte deltagarna se vad ordförande/presentatör har på sin skärm förrän de väljer att dela igen.

Paus av delning: 1 Klicka på paus-ikonen bredvid Delad i övre högra hörnet av din skärm. 2 Ikonen kommer att börja blinka och texten kommer att ändras till Sharing –

Paused.

Återgå till delning: Klicka på paus-ikonen igen. Texten kommer att ändras tillbaka till

Delad, vilket visar att pausen är avslutad och dokumentet delas igen.

BEVILJA KONTROLL TILL EN DELTAGARE

Deltagarna kan beviljas kontroll för att arbeta i en applikation som ordförande delar på sin

dator. Det ger dem inte en presentatörsroll, men ger dem möjlighet att redigera

applikationen ordförande delar.

Att bevilja kontroll till en deltagare:

1 Högerklicka på den deltagares namn som du vill lämna över kontrollen till.

2 Välj Befordra till presentatör.

3 Deltagaren får ett meddelande om att den tar över kontrollen genom att klicka på

datormusen.

Du kan närsomhelst ta tillbaka kontrollen från deltagaren genom att klicka på din

datormus.

BEFORDRA DELTAGARE TILL PRESENTATÖR

Deltagare kan befordras under ett möte så att de kan dela material från deras egen dator

och visa presentationer.

Att befordra en deltagare till presentatör:

1 Högerklicka på den deltagares namn som du vill befordra.

2 Välj Befordra till presentatör.

3 Deltagaren kommer att få ett meddelande om att den har blivit befordrad till

presentatör.

För att ta tillbaka kontrollen och göra presentatören till deltagare igen, klicka på deltagarens namn och välj Degradera till deltagare.

Obs: Deltagare måste installera Genesys Meeting Center applikationen om de ska vara presentatörer.

Övriga funktioner

Gör ditt möte mer interaktivt och ge dina deltagare en bättre mötesupplevelse med

följande funktioner:

UNDERSÖKNINGAR/PROV/OMRÖSTNING

Samla feedback, testa dina deltagares kunskaper och få snabba resultat med

undersökningar/prov och omröstningar.

1 Klicka på Mötesmenyn i verktygsfältet högst upp och välj Mötesalternativ.

2 Bocka för Skicka undersökning, prov, omröstning och klicka på OK.

3 Välj den undersökning/prov eller omröstning du önskar och klicka på Skicka.

Du kan också skapa en undersökning, prov eller omröstning på en gång genom att välja

Skapa. Klicka på Uppdatera innan du skickar din undersökning.

SIDOKONFERENS FÖR TELEFONMÖTE

Du kan flytta deltagare till sidokonferenser.

1 Högerklicka på deltagarens namn.

2 Välj Flytta till och välj det specifika sidomötesrummet.

3 För att flytta en deltagare till huvudmötesrummet, högerklicka på deltagarens

namn, välj Flytta till och sedan Huvudrum.

RAPPORTER

Genesys Meeting Center lagrar detaljerade rapporter från dina möten med information om

mötets längd, antal deltagare, deltagarnas namn och resultat från undersökningar och

prov.

1 Klicka på Rapporter i Conference Manager för att få tillgång till mötesrapporter.

2 Välj Rapport och Exportera som CSV-fil.

WEBBVIDEO

Du kan enkelt sända video från din dators webbkamera.

1 Klicka på Mötesmenyn i verktygsfältet högst upp och välj Tillåt webbvideo.

2 När mötet startar, klicka på Sänd ut min video.

3 Välj den deltagare du vill visa i rullgardinsmenyn och klicka på OK.

ARKIV

Utöka räckvidden för ditt möte genom att arkivera det för framtida uppspelning.

1 Klicka på Möte i verktygsfältet högst upp och välj Spela in arkiv.

2 Namnge inspelningen och välj Ljud och/eller Webb.

3 Klicka på Spela in. Webbinspelningen börjar direkt. Audioinspelningen kommer

att starta efter att du hör meddelandet “Detta möte kommer att spelas in”, följt av

en ljudsignal.

4 Klicka på Stopp för att stoppa inspelningen.

5 Du hämtar ditt arkiv i Conference Manager under Konferens/Arkiv efter mötet.

Obs: Ytterliggare avgifter tillkommer för arkiv.

IP TELEFONI

Anslut till audiodelen av online-mötet via IP telefoni (VoIP). Allt du behöver är en Internetuppkoppling och ett headset med mikrofon ansluten till din dator.

1 För att koppla upp dig via IP telefoni (VoIP) när du startar eller deltar i ett möte,

klicka på Anslut via Dektop VoIP i snabbmenyn.

2 Det är enkelt att gå mellan IP telefoni (VoIP) och telefonlinje under mötet i

Ljudanslutningspanelen.

Ytterliggare instruktioner för att aktivera IP telefoni (VoIP)

1 Klicka på ikonen och välj Gå till Conference Manager.

2 Välj Inställningar/Egna inställningar och klicka sedan på fliken Allmänt.

3 Bocka för Tillåt VoIP access till alla möten och klicka på Spara

mötesalternativ.

Telefonmöten

STARTA ETT MÖTE

1 Ring ditt mötesnummer.

Local Connect: Ring det lokala numret för staden alt. landet där du befinner

dig. Tryck sedan ditt mötesnummer med stjärna (*) före och efter.

2 Ange din fyrsiffriga pinkod med stjärna (*) före och efter.

ANSLUT TILL ETT MÖTE

Mötesdeltagare ringer mötesnumret för att delta.

Local Connect: Ring det lokala numret för staden alt. landet där du befinner dig. Ange

sedan mötesnummer med stjärna (*) före och efter.

KOMMANDON OCH FUNKTIONER

Kommando Funktion Beskrivning

*2* Koppla bort senaste

deltagare

Koppla bort den deltagare som anlände sist

eller senast slagna nummer.

*3* Återuppringning Återuppringning av senast slagna nummer.

*6 * Tysta / Tala Ordförande och deltagare kan tysta sig själva

alt. låta sig själva tala.

*7* Stäng / Öppna dörr Stäng alt. öppna dörren till mötet.

*PIN 7* Öppna mötet med

stängd dörr

Öppna mötesrummet,men håll dörren stängd.

*1* Släpp in deltagare Släpper in deltagare från väntrummet en och

en.

*9* Avsluta mötet Avsluta mötet och koppla bort samtliga

deltagare.

*10* Ring / Koppla bort

samtal till support

Tillgång till enskilt samtal med kundsupport.

*50* Tysta alla under

frågestund

Aktiverar/avaktiverar tysta samtliga deltagare

för frågestund.

* Begära ordet En deltagare begär ordet under frågestund

*5* Ge ordet Ordförande låter nästa deltagare med en fråga

tala.

*51* Tysta alla Aktiverar/avaktiverar tysta alla deltagare.

*52* Tysta alla Tystar/låter deltagarna tala. Tillåter deltagarna

att själva koppla bort tystning via *6*.

*70* Koppla på/av

säkerhetskod

Koppla på/av säkerhetskoden under mötets

gang (via telefonen).

*4#### * Skapa/ändra

säkerhetskod

Skapar ytterligare en säkerhetsmöjlighet för

möten utöver mötesnumret

*4* Ta bort säkerhetskod

Ta bort befintlig säkerhetskod

*73* Aktivera/avaktivera

anslutningmeddelande

Aktivera /avaktivera meddelande när deltagare

anländer eller lämnar mötet.

Obs! När upprop är aktiverat tillåter *73* ordförande att

ändra mellan 4 meddelanden (ton, meddelande,

namnupprop eller inget meddelande)

*74* Aktivera/avaktivera

upprop

Ordförande kan aktivera/avaktivera upprop.

Deltagarna ombeds spela in sina namn vilka

spelas upp vid anslutning och bortkoppling.

*78* Deltagarnamn Ber deltagarna som inte spelat in sina namn

göra det.

*007* Delge antal deltagare

och namn

Spelar upp deltagarnas namn när upprop är

aktiverat. Om ej aktiverat spelas antal

deltagare upp.

Kundsupport

Kundsupport

08-505 20 120

Teknisk support under mötet

Via telefon: *10*

Via webben: Under Hjälp/ Ring Kundsupport

Fakturafrågor 08-505 20 120

Utbildning och resurser

Anmäl dig till kostnadsfri

utbildning

www.genesys.com/se/utbildning

Användarguider www.genesys.com/userguide

Kom igång länk http://learn.conferencing.com/genmc-se