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MANUAL PARA LA EVALUACION Y VALORACION DEL RIESGO EMPRESA Y NEGOCIO PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

LATINOAMERICANAS

RIESGO EMPRESA – NEGOCIO

FASE I

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LA PYME

LOS PROGRAMAS DE COMPUTADOR , SISTEMAS DE CLASIFICACION, PRESENTACIONES, BASES DE DATOS, PROCESOS, METODOS DE OPERACIÓN, DATOS, GRAFICOS, INFORMACION VISUAL, VERBAL Y TODA LA METODOLOGIA E INFORMACION CONTENIDA EN ESTE MANUAL SON DE LA PLENA PROPIEDAD DE ASTAF COLOMBIA S.A. Y CONSTITUYEN DERECHOS RESERVADOS A SU FAVOR, SU DUPLICACION Y/O REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO, CONSTITUYE UNA VIOLACION A LA LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LA PYME

1. Certificado de Cámara de Comercio2. Organigrama Actualizado3. Estados Financieros Básicos de los últimos 3 años con sus notas4. Presupuestos año anterior y actual5. Flujos de Caja año anterior y actual6. Comunicaciones con entidades de Control y Vigilancia

Superintendencias Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Tesorerías Distritales y Municipales Dirección General de Aduanas Banco de la República

7. Correspondencia e informes sobre oportunidades de mejoramiento emitidas por Asesores, Consultores, Auditores y Revisores Fiscales

8. Hojas de Vida Directivos Asesores Auditores Contadores

9. Principales decisiones adoptadas por la Asamblea De Accionistas, Junta Directiva, Junta de Socios y Otros Dueños.

La información contenida en los numerales 1-5 es necesaria para que FOCUS RATING pueda Planear el Programa de trabajo para la Evaluación Empresarial.


La información contenida en los numerales 6-9 es necesaria al inicio de la Evaluación en las instalaciones del Empresario.


LATINOAMERICANAS


FASE II

AUTODIAGNOSTICO EMPRESARIAL REALIZADO CON EL EMPRESARIO


FASE IICUESTIONARIO DE AUTODIAGNÓSTICO REALIZADO CON EL EMPRESARIO Y EL

EVALUADOR

SECCIONES CONCEPTO

1 Conocimiento del negocio2 Autoevaluación empresarial y funcional3 Objetivos estrategicos4 Plan financiero


CUESTIONARIO DE AUTODIAGNÓSTICO REALIZADO CON EL EMPRESARIO Y EL EVALUADOR

CONTENIDO

SECCIONES CONCEPTO

1 Conocimiento del negocio1.1 Descripción de la organización1.2 Objetivos de negocio1.3 Estrategias de negocio1.4 Misión – visión

2 Autoevaluación empresarial y funcional 2.1 Analisis de cliente2.2 Tendencias en segmento de producto2.3 Tendencias de la industria2.4 Segmentación del mercado2.5 Analisis del competidor2.6 Posicionamiento del competidor2.7 Analisis del mercado de recursos2.8 Posicionamiento en relación con los proveedores2.9 Posición competitiva para la organización como un todo2.10 Evaluación funcional2.11 Análisis de amenazas y oportunidades externas2.12 Sistema de monitoreo de mercado y organizacional

3 OBJETIVOS ESTRATEGICOS3.1 Objetivos de sinergia3.2 Objetivos de productividad3.3 Objetivos de inversión

4 PLAN FINANCIERO


4.1 Objetivos financieros 4.2 Estrategias financieras4.3 Desempeño financiero organizacional4.4 Desempeño financiero de segmentos4.5 Sistema de monitoreo


Sección 1CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

Buscamos clarificar, establecer y registrar detalles sobre los objetivos de su negocio, estrategias de negocio, y misión – visión presentes de una organización

1.1. ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN

Breve descripción de la organización

Personal

1. Número total de empleados

2. Número de funcionarios destinados a la atención de clientes 850 funcionarios destinados atender los clientes3. Número de funcionarios de apoyo administrativoEl numero de funcionarios de apoyo administrativo son 1524. Número de directivos

5. Describa el grado de confianza hacia sus empleados En una escala del uno al diez el 9%6. Describa el grado de sindicalización de los empleados

7. Describa el nivel de ausentismo de los empleados

8. ¿Tienen sus empleados los niveles de capacitación apropiados para su trabajo?En efecto los empleados de la compañie están debidamente capacitados para asumir su respectivos compromisos y labores con la mayor calida y seguridad 9. ¿Qué tanto entrenamiento se requiere para mantener los niveles de eficiencia

operativa?


10.¿El entrenamiento es realizado interna o externamente?

11.¿Los empleados capacitados son fácilmente reemplazables? Si lo son, ¿Cómo?No, ya que estas personas conocen la técnica de nuestra actividad, además capacitar implica recursos para la compañía12.¿Qué clase de compensaciones están en funcionamiento?

13.¿Qué niveles de participación existen en el negocio?

Establecimiento de la dirección

1. ¿Cómo se establecen los objetivos / estrategias?Los objetivos y estrategias se establecen en el plan estratégico de la compañía donde Se establecen modelos, procesos, estarategias, proyectos, riesgos, y demás factores Que intervengan en los planes

Administración de recursos

1. Los recursos técnicos, humanos y económicos son administrados adecuadamente dentro de la organización?

2. Cuál es el parámetro para establecer objetivos y estrategias en todas las direcciones de la organización

3. ¿Quién establece las directrices de la Compañía?Las directrices de la compañía las apoyado en el direccionamiento estratégico las Establece la gerencia para que se tracen los proyectos y planes a seguir


Administración del cambio

1. ¿Cómo administra los efectos del cambio en la organización?

2. ¿Quién es responsable de orientar el cambio dentro de la organización?

3. Se supervisan los progresos del cambio?Si, el proceso de control y supervisión sobre los cambios se da de manera eficiente Pues de acuerdo a esto la empresa se proyecta a futuro y se propone nuevas metas

4. ¿Cómo se establece en su organización que el proceso de cambio es una necesidad?

5. ¿Los procesos de cambio están diseñados para liberar recursos?

6. Se cuenta con recursos económicos suficientes para adelantar procesos de cambio?Si, la empresa cuenta con un musculo financiero que permite proyectarnos de maneraOportuna y lograr desarrollar procesos de innovación como implementar fibra obticaAlcanzar los lugares mas alejados en la ciudades para establecernos de mejor maneraEn el mercado


1.2. OBJETIVOS DE NEGOCIO (Sección 1)

1.2.1 OBJETIVOS DE NEGOCIO ACTUAL

1. En qué tipos de mercado (o industria) de producto \ servicios está?

2 Qué hace que esos mercados o industrias sean atractivos para usted?

3. Qué cree que sus clientes ven en su organización o en sus productos\servicios.Inicialmente la compañía tiene una tradición que el publico reconoce y una Debida trayectoria, en el trancurso del tiempo la compañía se posiciono en el Mercado de una exelente manera que permitió estender los sevicios en el paísPor otra parte, los avances tecnológicos, promociones, implementación de Telefonía, tv digital y demás servicios que permitieron la consolidación de la compañía


4. Qué valor agregado ofrece a sus clientes para llegar a ser su proveedor preferido?

5. Cuales son los segmentos de mercado que atiende y cuales son sus expectativasde crecimiento en cada uno de ellos?

6. Qué tasas de crecimiento ha logrado en cada segmento durante los últimos tres anos?ETB avanza en la instalación en Bogotá de la red de Fibra Óptica (FTTH), tecnología de punta que permite mayores velocidades en la transmisión de datos e información. El 80% de Bogotá quedará cubierta con fibra a finales de 2015.ETB lanzó en octubre de 2014, los Servicios Móviles 4G, con los cuales entra a competir en el mundo de la telefonía celular de cuarta generación. ETB ganará el 10% de este mercado en cinco años.El Distrito Capital de Bogotá posee el 88.4% de las acciones, en tanto que inversionistas privados tienen el resto del paquete accionario (11.6%)

7. Y cuales son sus metas competitivas en cada segmento?


8. Cuál es su actual participación en el mercado y como ha evolucionado en los últimos tres anos?

1.1.3 OBJETIVOS DE NEGOCIOS FUTUROS Defina sus objetivos de negocio futuros en términos de: Los segmento de mercado de producto / servicio en los que operará la organización; El valor a ser creado para los clientes, y cómo lo deben percibir ellos; El crecimiento del volumen de ventas por segmento; y, La participación de mercado buscada en cada segmento.

Segmentos deMercado de

Producto / servicio(identifique / describa)

Telefonía local: es el mayor operador al completar 2 millones de líneas en BogotáLarga distancia: a través del 7, millones de personas se expresan y comunican con sus seres queridos en Colombia y el mundo, convirtiendo a ETB en uno de los operadores más importantes del país.Internet: ETB es hoy el proveedor más grande del país poniendo en línea a millones de personas con el mundo.Telefonía pública: a través de su filial Colvatel, ETB desarrolla un programa de modernización para instalar en Bogotá 31 mil aparatos que operan con tarjeta de banda magnética.

Crecimiento delValor de ventaspor segmento

Participación del


Mercado por segmento


1.3 ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS (Sección 1)

1.3.1 ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS ACTUALES

1. Cuál es su portafolio de productosy cómo se distribuye en los segmentos del mercado durante Los últimos tres anos?fibra óptica, televisión interactiva y telefonía móvil.servicio de telefonía móvil 4G, convirtiéndose en el quinto operador de Colombia en ofrecerlo, con la meta de conquistar un 10 % del competido mercado en los próximos cinco años. ETB -propiedad en un 88 % del Gobierno de la ciudad de Bogotá- ofrece servicios de telefonía fija, Internet y televisión en la capital colombiana de casi 8 millones de habitantesplanes y Ofertas ETBSúper velocidades a bajos precios.Con Fibra Óptica de ETB escoge el plan dúo o trío que más te convenga con Televisión digital, Telefonía Ilimitada e Internet de alta velocidad.

2. Qué participación en las ventas totales tienen cada segmento? Ha variado en Los últimos tres anos?

3. Dóndo logró las mezclas de rango y volúmenes planeados?


4. Qué estrategias novedosas uso para el cumplimiento de sus metas de ventas?Etablecion instrumentos de márquetin como el precio, promociones y advertencias a masas; ahora están cambiando su atención a la retención de clientes y el desarrollo de una relación con los mismos. PLAZA En función del grado de necesidad del cliente, del tipo de producto o servicio y del tamaño del mercado, se definirá la alternativa más adecuada para Distribuir el Servicio. DIVISION DEL MERCADO Por esta razón, decidió dividir el mercado en segmentos, el resultado de esta segmentación le permite a ETB entregar soluciones integrales de comunicación en productos y serviciosLa meta de ETB es captar el 10% de los abonados en 5 años. Para ello, luego de completar con éxito las pruebas de la tecnología 4G, lanzará servicio de telefonía móvil en septiembre próximo, un movimiento que convertirá a esta compañía en el cuarto operador móvil con sus propias redes en el país.En cuanto a las redes, realizaron una alianza para agilizar el despliegue de infraestructura que involucra desarrollo tecnológico lo que permitirá adicionalmente tener cobertura nacional y haci ampliar su operación.

5. Qué estrategia organizacional utilizó al intentar satisfacer su rango y volúmenes de productos\servicios.


1.3.2 ESTRATEGIAS DE NEGOCIO FUTURAS

Defina sus estrategias de negocio futuras en términos de:

El rango de producto / servicio a ser mantenido en cada segmento de mercado, y los volúmenes de producto / servicio a ser ofrecidos;

Las ventajas competitivas y las competencias distintivas a ser usadas para competir; Las sinergias buscadas y los mejoramientos de productividad a realizar como base

para competir; y Las inversiones a realizar para soportar las estrategias de negocio, para competir en

el futuro.

1. Rango de Producto / Servicio (describa):Segmento 1. 2. 3.2. Volúmenes (cantidad) de producto / servicio:3. Segmento 1. 4. 2.5. 3.6. Ventajas competitivas buscadas y usadas:Relacionadas con el cliente: penetración paulatina En cuanto a las redes, para agilizar el despliegue de infraestructura que involucra tanto a Tigo como a Movistar, lo que permitirá adicionalmente tener cobertura nacional desde el primer día de operación.Relacionadas con el competidor: ETB por su parte tiene planeado para octubre el lanzamento comercial de sus ofertas de 4G que se empaquetarán con los servicios de telefonía, banda ancha y televisión. El montaje de la red móvil de ETB y de su infraestructura de fibra óptica, ha representado una inversión de 1.000 millones de


dólaresRelacionadas con la organización: La Integración de canales, teniendo una plataforma común para coordinar las actividades de losDistintos canales de atención de forma que se obtenga una visión común del cliente.La integración de información, ya que consolida la información de clientes que se encuentran en los diferentes sistemas de la empresa para dar una visión más completa del cliente y un mejor servicio al mismo. La gestión integral de ventas y mercadeo, ya que la información integrada del cliente es utilizada tanto por los canales, como por Ventas y Mercadeo para identificar, adquirir, desarrollar y retener clientes.7. Competencias distintivas usadas:Funcional:Al nivel de la organización:8. Productividad / mejoramiento continuo:Tipos de ganancias buscadas:Areas organizacionales:Métodos para lograrlo9. Inversiones:Desarrollo de producto / servicio:Propiedad intelectual: ETB esta en dispocision de vender presta sus recursos y hacer alianzas con otras operadoras para ampliar su cobertura y poder prestar sus servicios con un mayor efectividad e intencidadTecnología: ETB esta avanzando en su implemetacion de fibra óptica, telefonía 4G para lograr imponerse en el mercadoCompetencias clave: alianzas de cobertura, implementación tecnológica, mejoramiento en el servicio, atención al cliente


1.4. MISIÓN - VISION (Sección 1)

1. Tiene usted una declaración de su misión y visión de negocios actual?, si la tiene, provea esa declaración a continuación.


Sección 2AUTOEVALUCIÓN EMPRESARIAL Y FUNCIONAL

2.1. ANALISIS DE CLIENTES

Identifique Los mercados donde usted vende productos o servicios en términos de grupos principales de clientes. Para cada clase de clientes intente definir lo siguiente:Grupo de clientes:

1. Quienes son ellos? Ha sufrido cambios en la composición de sus clientes.

2. Qué necesidades tienen? Han cambiado sus necesidades en los últimos tres anos?La Integración de canales, teniendo una plataforma común para coordinar las actividades de losdistintos canales de atención de forma que se obtenga una visión común del cliente. La integración de información, ya que consolida la información de clientes que se encuentran en los diferentes sistemas de la empresa para dar una visión más completa del cliente y un mejor servicio almismo.La gestión integral de ventas y mercadeo, ya que la información integrada del cliente es utilizada tanto por los canales, como por Ventas y Mercadeo para identificar, adquirir, desarrollar y retener clientes.La Integración de canales, teniendo una plataforma común para coordinar las actividades de losdistintos canales de atención de forma que se obtenga una visión común del cliente.


La integración de información, ya que consolida la información de clientes que se encuentran en los diferentes sistemas de la empresa para dar una visión más completa del cliente y un mejor servicio al mismo.La gestión integral de ventas y mercadeo, ya que la información integrada del cliente es utilizada tanto por los canales, como por Ventas y Mercadeo para identificar, adquirir, desarrollar y retener clientes.

3. Porqué le compran?


4. Ué es lo que valoran más ? Reconocimiento de cliente

5. Cómo le comprán? Crédito o contadoSe compra de contado y a crédito pues para expicar esto ETB establece modalidades de pago Si quieres adquirir un smartphone a cuotas en ETB, debes acercarte a un centro de servicio de la compañía. En él, te harán el correspondiente estudio de crédito y podrás comprar un equipo a plazos. Al igual que con los demás operadores, es necesario que tengas un plan pospago con el operador al momento de hacer la compra del equipo.Plan prepago - Paga por uso "$10.000"El valor de la SIM en este plan es de $10.000 consumibles en minutos, SMS y bolsas. No necesitas un consumo o recarga mínima para poder hacer uso de este beneficio. Este saldo promocional no es acumulable con las recargues que realices.El plan prepago “Paga por uso” tiene una tarifa de $3 por segundo IVA incluido a cualquier operador fijo y móvil en Colombia. Esta SIM prepago podrás encontrarla en tiendas ETB, Islas en centros comerciales, grandes superficies y distribuidores, así como en el portal web.Las recargas que realices no vencen y podrás realizarlas con distribuidores autorizados (monto mínimo $5.000) (monto mínimo $5.000).


6. Qué le compran. Cuales de Los productos de su portafolio son mas solicitado por ellos?

7. Cuando compran? Existen ciclos de ventas o producción


8. Qué mezcla de producto\servicio es atractiva para ellos? Es probable que estén demandando diferentes mezclas de producto \servicio?Plan triple - BogotáETB te ofrece planes en Fibra Óptica con las mejores ofertas de Internet de alta velocidad, Telefonía digital y la mejor televisión interactiva del mercado.La promoción aplica para compra de Banda Ancha sola (con línea telefónica de ETB instalada) o. en Supercombo. La promoción aplica para las compras

9. Porqué lo prefieren a uste frente a sus competidores?


2.2. TENDENCIAS EN SEGMENTOS DE PRODUCTO\MERCADO

Describa las tendencias que están ocurriendo en Los mercados de producto\servicio que usted atiende, indicando su adaptabilidad a esas tendencias.

1. Existen cambios significativos en su portafolio de clientes?

2. Están cambiando las necesidades o expectativas de sus clientes


3.S.I.

Existen productos o servicios alternativos a los que usted produce\presta

4. Existen tendencias de cambio en los márgenes de contribución productos de cambios de precios o de costos?

5.C.I.

Exite probabilidad de que cambie el método o la ubicación de la compra?


2.3. TENDENCIAS DE LA INDUSTRIA

Indique las tendencias de su sector senalando su relevancia para Los mercados particulares.

1. La industria se está contrayendo o expandiendo?

2. Cómo se ha reacomodado el sector como resultado de cambios en la regulación, competidores extranjeros, nuevos estándares de calidad y otras variables.


3. Están cambiando los patrones de rentabilidad?


4. Están afectando las estrategias de la competencia la superviviencia de su negocio en el sector?


2.4. SEGMENTACIÓN DEL MERCADO

Describa los segmentos más importantes en los mercados de producto\servicio que usted atiende. Trate de identificar el tamano de cada segmento, en términos de pesos o volumen de ventas y su participación en el mercado.


2.5. ANÁLISIS DEL COMPETIDORIdentifique y analice sus principales competidores dentro de la industria

Nombre de los

competidores

Segmento en los cuales

compiten

Capacidad para

reaccionar a los

cambios en el mercado

Imagen que de ellos

tienen Los clientes

Sus ventajas competitivas

Sus desventajas competitivas


2.6. Posicionamiento del competidor Nuestra Competidor Competidor Competidor

Organización 1 2 3

Participación relativaen el mercadoSegmento 1Segmento 2Segmento 3Segmento 4Segmento 5

Estructuras de costo(alta / baja, etc)

Imagen general del clienteCalidadCapacidad de respuestaFlexibilidadCapacidad de innovaciónEstructuras de financiaciónEstructuras OrganizacionalesProbablesVentaja / desventaja

2.7. Análisis del mercado de recursos

LOS PROGRAMAS DE COMPUTADOR, SISTEMAS DE CLASIFICACION, BASES DE DATOS Y TODA LA METODOLOGIA E INFORMACION CONTENIDOS EN ESTE MATERIAL SON DE LA PLENA PROPIEDAD INTELECTUAL DE ASTAF COLOMBIA S.A. Y CONSTITUYEN DERECHOS RESERVADOS A SU FAVOR

21

Describa las características de los mercados y recursos necesarios para generar el producto / servicio de su organización

Materias Equipo de Propiedad Tecnología Mano de Transporte

Primas Capital Intelectual información Obra

Principales

Recursos

Comprados

Proveedores

Principales

Tendencias

En cada

Mercado


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2.8. Posicionamiento en relación con los proveedores

Valore la posición de su organización como cliente en cada mercado principal de recursos.Valoración en qué términos, bueno, regular, malo.

Mercado Proveedores Satisfacción con Características buscadas

Posición Otros problemas

De Principales Acuerdos actuales en los productos / Deseada en para nuestra

Recursos (marcador 1 -10) servicios comprados

cada mercado empresa

MateriasPrimasEquipo deCapitalPropiedad IntelectualTecnología deInformaciónMano de ObraDistribución /TransporteOtros


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2.9. Posición competitiva para la organización como un todo.

Ahora haga una valoración general de la posición competitiva de su organización para cada una de las categorías que abajo se presentan. Use una escala de fuerte, promedio, débil.

Posición competitiva para la organizacióncomo un todo

(fuerte, promedio, débil)

Mercados de producto / servicio

Sector

Competidores

Mercados de recursos


24

2.10. EVALUACION FUNCIONAL

2.10.1 EVALUACION DE MERCADEO

AUTOCALIFIQUESE DE 1 A 5

1 2 3 4 5Objetivos de satisfacción del cliente:Calidad

Servicio

Capacidad de respuesta

Flexibilidad

Otros


25

2.10.2 EVALUACION DE PRODUCCION


1 2 3 4 5Objetivos de satisfacción del cliente:

Calidad

Servicio


Flexibilidad


26

2.10.3 EVALUACION DE TRANSPORTE



Calidad

Servicio


Flexibilidad


27

2.10.4 EVALUACION DE FINANZAS / CONTABILIDAD

1 2 3 4 5

Objetivos de satisfacción del cliente: Calidad

Servicio


Flexibilidad


28

2.10.5 EVALUACION DE RECURSOS HUMANOS



Calidad

Servicio


Flexibilidad


29

2.10.6 ESTRATEGIAS DE ORGANIZACIÓN



Calidad

Servicio


Flexibilidad


30

2.10.7 EVALUACION DE ADMINISTRACION



Calidad

Servicio


Flexibilidad


31

2.11 Análisis de amenazas y oportunidades externas

Identifique las amenazas y las oportunidades relacionadas con cada una de las cuatro áreas en las que usted ha valorado su posición competitiva: mercados de producto / servicio, industria, competidores, y mercados de recursos. Inserte la posición competitiva que usted determinó previamente, y describa luego las amenazas y las oportunidades relevantes que la afectan.

Mercados de Productos / Servicios Amenazas Oportunidades

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3

Sector Amenazas Oportunidades


Competidores Amenazas Oportunidades



32

Mercados de Recursos Amenazas Oportunidades

Materias primas Equipo de Capital Propiedad Intelectual Tecnología de la Información Mano de Obra Distribución / transporte Otros


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2.12 SISTEMAS DE MONITOREO DEL DESEMPEÑO

Describa los sistemas de monitoreo del desempeño que usted implementará, relacionadas con:

1. Desempeño de mercado:

2. Desempeño organizacional:


34

Sección 3

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

3.1.Objetivos de sinergia:

1. Dentro de los procesos de apoyo a los segmentos:

2. Dentro del funcionamiento organizacional:

3.2.Objetivos de productividad / mejoramiento continuo: 1. Objetivos de mejoramiento de procesos:

2. Objetivos de recuperación de costos:

3. Objetivos de reducción de activos:


35

3.3. Objetivos de inversión:

1. Relacionada con tecnología:

2. Desarrollo de producto / servicio:

3. Desarrollo de competencias:


36

SECCION 4

PLAN FINANCIERO

4.1 OBJETIVOS FINANCIEROS

4.1.1 OBJETIVOS FINANCIEROS ACTUALES

1. Qué tasa de rentabilidad espera obtener sobre el capital aportado?

2. Qué tasas de rentabilidad sobre el capital aportado ha logrado?

3. Qué tasa de rentabilidad está buscando sobre sus activos?

4. Qué tasas de crecimiento en Los activos está buscando?


37

5. Y qué tasas de crecimiento ha logrado?

6. Qué niveles de utilidades está buscando y cuales ha logrado?


38

4.1.2 OBJETIVOS FINANCIEROS FUTUROS

Defina los objetivos financieros futuros para un período de tres años, en términos de: Rentabilidad buscada; Crecimientoactivos; Retención de fondos en el negocio; y, Los niveles de finanzas a ser cubiertos mediante deuda.

Tasa de rentabilidad del capital aportado: Año 1: Año 2: Año 3:

Tasa de rentabilidad sobre los activos: Año 1: Año 2: Año 3:

Tasa de crecimiento en el capital aportado: Año 1: Año 2: Año 3:

Tasa de crecimiento en activos: Año 1: Año 2: Año 3:

Razón deuda / capital: Año 1: Año 2: Año 3:

Tasa de dividendos U.P.A. Año 1: Año 2: Año 3:

Otros Año 1: Año 2: Año 3:


39

4.2 ESTRATEGIAS FINANCIERAS

4.2.1 ESTRATEGIAS FINANCIERAS ACTUALES

1. Qué estratégias financieras ha utilizado en términos de utilidades retenidas aportes de capital y pasivos durante los últimos tres anos?

2. Qué estructura de apalancamiento ha utilizado durante los últimos tres anos?

3. Cómo se compara el costo de capital con as tasas de rentabilidad esperadas sobre el capital aportado?


33

4. Qué objetivos se han alcanzado durante los últimos tres anos en la estrategia de reducción de costos?

5.

C.I.

Qué criterios ha aplicado para administrar el capital de trabajo, por ejemplo, minimizar el excedente de efectivo, reducir inventarios, rotar cuentas por cobrar \ y el uso de cuentas por pagar\acreedores, como fuente de financiación a corto plazo.

6. Qué estrategias ha utilizado para optimizar su flujo de caja?


34

4.2.2 ESTRATEGIAS FINANCIERAS FUTURAS

Defina las estrategias a usar en la generación de recursos y su asignación para financiar Los planes de negocios, durante un período de tres años:

Cómo se generan los recursos:Se colocan cifras o porcentajes?Propietarios / Accionistas Año 1: Año 2: Año 3:

Utilidades retenidas: Año 1: Año 2: Año 3:

Costo promedio de recursos Año 1: Año 2: Año 3:

Tasas de inversión superadas:QUE SIGNIFICA?Niveles de inversión Año 1: Año 2: Año 3:

Reducción de activos ($) Año 1: Año 2: Año 3:

Reducción de costos ($) Año 1: Año 2: Año 3:

Flujo de caja (min.) Año 1: Año 2: Año 3:

4.3. DESEMPEÑO FINANCIERO ORGANIZACIONAL

ULTIMO AÑO SIGUIENTE AÑO AÑO 2 AÑO 3Objetivos; Rentabilidad sobre capital (%) Crecimiento activos ($) Deuda / capital (%) Política dividendos (%) Liquidez ($)

Mezcla financiación - Deuda a corto plazo (%) - Deuda a largo plazo (%) - Capital (%) Costo de capital (%) Inversiones nuevas ($) Reducción de costos ($) Reducción de activos ($) Flujo de efectivo ($)


36

4.4 DESEMPEÑO FINANCIERO DE LOS SEGMENTOS

ULTIMO AÑO SIGUIENTE AÑO AÑO 2 AÑO 3Objetivos; Ingreso por ventas ($)

Margen de utilidad en ventas (%)

Estrategias: Reducción de costos ($)

Reducción de activos ($)

Inversiones nuevas ($)


37

4.5 SISTEMAS DE MONITOREO DEL DESEMPEÑO

Describa los sistemas de monitoreo del desempeño que usted implementará, relacionadas con el desempeño financiero:


38


LATINOAMERICANAS


FASE III


39

PROGRAMA DE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

MANUAL DE EVALUACION PYME

CONTENIDO

SECCION 5. EVALUACION DE PROCEDIMIENTOS

5.1 Disponible5.2 Inversiones5.3 Deudores5.4 Inventarios5.5 Propiedad, Planta y Equipo5.6 Activos Diferidos5.7 Obligaciones Financieras5.8 Proveedores, Cuentas por Pagar y Gastos5.9 Obligaciones Laborales5.10 Patrimonio

SECCION 6. EVALUACION SISTEMAS DE INFORMACIÓN

6.1 Hardware


40

6.2 Software 6.3 Datos 6.4 Personal

SECCION 7. EVALUACION DE LA SITUACIÓN LEGAL

7.1 Mercantil7.2 Salud Ocupacional7.3 Impuestos7.4 Cambiaria7.5 Obligaciones Mercantiles con los Socios.7.6 Obligaciones Laborales

SECCION 8 RAZONABILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

8.1 Disponible8.2 Inversiones8.3 Deudores8.4 Inventarios8.5 Propiedad, Planta y Equipo8.6 Diferidos8.7 Obligaciones Financieras8.8 Proveedores, Cuentas por Pagar y Gastos8.9 Obligaciones Laborales8.10 Otros Pasivos8.11 Patrimonio8.12 Perdidas y Ganancias.


41

SECCION 9. DIAGNOSTICO FINANCIERO

9.1 Financiera9.2 Industrial.

SECCION 5

EVALUACION DE PROCEDIMIENTOS

5.1 DISPONIBLE

DESCRIPCION SI NO OBSERVACION SEGREGACION DE FUNCIONES

1. Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. Distintos de los libros de caja?

2. Las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa?

3. Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las conciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales

4. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja remesas u otra clase de dineros?

5. Los anticipos a empleados que se hacen del fondo de caja


42

DESCRIPCION SI NO OBSERVACIONmenor, son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja?

6. Elabore una lista de las personas que firman los cheques y observe si todas han sido debidamente autorizadas.

7. Los comprobantes de egreso tienen evidencia de: Elaborado Revisado Aprobado

EXISTENCIA

1. La empresa tiene caja general y/o caja menor2. Se elaboran recibos de caja en el momento de recibir pagos

de parte de terceros?3. Se cerciora la empresa de que todas las cuentas bancarias

están incluidas? CUSTODIA

1. La custodia del dinero en caja se realiza de manera segura en una caja fuerte?

2. La responsabilidad principal de cada fondo esta limitada a una sola persona?

3. Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio?

4. Los pagos de caja menor tienen un límite máximo?5. Si ello es así cuál es el límite?6. Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor

del encargado del fondo7. Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja

menor, bien sea por el departamento de auditoria interna o por otra persona independiente de las labores de caja?

8. La existencia de chequeras en blanco esta controlada en


43

DESCRIPCION SI NO OBSERVACIONforma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas?

9. Si se usa máquina especial par firmar cheques:Cuando las placas no están en uso se mantienen bajo custodia de las personas cuya firma aparezca grabada en ellas?

REGISTRO Y SOPORTES1. Las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la

fecha en que:a) Se recibe el dinero?b) Se expiden los cheques?2. Se preparan duplicados de las consignaciones y estos son

sellados por el banco y archivados cronológicamente?3. Los recibos de caja y los comprobantes de egreso son

elaborados en un paquete contable y su registro contable es automático?

4. Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los comprobantes de los gastos a fin de que sean inspeccionados por quien firma el cheque?

5. Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda “PAGADO” bajo la supervisión directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?

6. Si los cheques son numerados consecutivamente, son mutilados aquellos dañados o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados con el propósito de controlar su secuencia numérica?

7. Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registradas en cuenta de control en el mayor general


44

DESCRIPCION SI NO OBSERVACIONo auxiliar?

8. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo el control contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control?

PERTENENCIA1. Los extractos bancarios especifican la razón social de la

compañía como aparece en el NIT?

Puntos Para Informe

Conclusión General


45

Concepto Calificación PrioridadEVALUADOR CONTROLADOR GERENTE

EXISTENCIAPERTENENCIACUSTODIASEGREGACION DE FUNCIONESREGISTRO Y SOPORTES

SECCION 5


5.2 INVERSIONES

DESCRIPCION SI NO OBSERVACION

CUSTODIA1. Si las inversiones tales como


46


acciones, bonos, cédulas y otros instrumentos negociables no están bajo custodia de una entidad independiente, por ejemplo, en poder de un banco, se guardan en una caja o bóveda de seguridad dentro de la misma compañía

2. Si tales inversiones son custodiadas por alguna entidad independiente, han sido estas aprobadas por la Junta Directiva?

3. En el caso de que las inversiones se guarden en la misma empresa, dos o más empleados son responsables de su custodia y tienen acceso a las mismas únicamente en forma conjunta?

REGISTRO1. Se lleva un registro detallado de

las inversiones en un


47


departamento o por una persona distinta de aquella designada oficialmente para custodiarla?

2. Las acciones propias readquiridas, se controlan de la misma manera que las inversiones

3. Para aquellas inversiones que han sido descargadas, se lleva una cuenta memorando?

4. Los ingresos provenientes de inversiones, tales como dividendos, participaciones o intereses, son comprobados periódicamente contra las mismas inversiones? Si es así, por quién?

5. Se contabilizan tales ingresos antes de que se cobren o reciban?

6. Examine notas bancarias o avisos de los corredores de bolsa en


48


relación con las compras y ventas de inversiones y/o de divisas de moneda extranjera.

7. Utilizando los datos que se publican en los boletines de bolsa, resoluciones de la división de impuestos nacionales, etc. Y por medio de cálculo, determine que todos los ingresos provenientes de inversiones tales como intereses, dividendos, etc., hayan sido contabilizados y recibidos.

EXISTENCIA1. Las inversiones y otros

instrumentos negociables se controlan periódicamente por medio de inspección física de personas que no las custodian ni tengan acceso a ellas? Si es así, por quién?


49


2. El archivo de inversiones sin valor, se revisa periódicamente a fin de establecer si la situación respecto a su valor o cobro de interés o dividendos ha cambiado?

3. En caso afirmativo, se revisan por: a) Un auditor interno?b) Un empleado de la empresa que

no tenga acceso a las inversiones o ingresos de la empresa?

PERTENENCIA1. Si las inversiones no figuran a

nombre de la empresa, están endosadas:

a) Restrictivamente a nombre de la empresa?

b) De otro modo? Explique en nota separada

2. Aquellas inversiones que ha recibido la empresa como garantía


50


están contabilizadas y segregadas de las propias?

APROBACION1. La junta directiva autoriza las

compras, ventas y renovaciones de las inversiones?

2. Indica dicha aprobación el valor por el cual se debe efectuar la transacción?

3. Los retiros o cancelaciones de inversiones que se consideran sin valor son autorizados por un funcionario responsable?

BASE DE GARANTIA1. Revise los conceptos bajo esta

clasificación, en cuanto a que estén dados en garantía.


51

Puntos Para Informe

Conclusión General


EXISTENCIAPERTENENCIAAPROBACIONBASE DE GARANTIA


52

REGISTROCUSTODIA

SECCION 5


5.3 DEUDORES

5.3.1 DESPACHOS

DESCRIPCION SÍ NO OBSERVACION

1. Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de:

a) Recibo?b) Contabilidad?c) Facturación?


53


d) Cobranzas?2. Los pedidos de los clientes son

revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de su aceptación, o por otras personas que no tengan intervención alguna en:

a) Despachos?b) Facturación?c) Manejo de cuentas de clientes?3. Se efectúan los despachos

únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas?

4. Después del envío de los artículos, una copia de la orden de despacho es enviada directamente al departamento de facturación?

5. Todas las órdenes de despacho, son controladas numéricamente por el departamento de


54


contabilidad?

5.3.2 FACTURACION


1. Las funciones del departamento de facturación son independientes de las de:

a) Despacho?b) Contabilidad?c) Cobranzas?2. El departamento de facturación

envía copias de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar?

3. Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad,


55


independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja?

4. Las facturas de venta son elaboradas directamente en el paquete contable?

5. Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados?

6. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:

a) Cantidades?b) Precios?c) Cálculos?

5.3.3 CREDITOS


56


1. Las personas autorizadas para aprobar notas crédito son independientes del:

a) Departamento de ventas?b) Departamento de cuentas por

cobrar?c) Cajero? 2. Las notas crédito por devoluciones

y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga injerencia en el recibo y contabilización de pagos de clientes, o de cualquier otro ingreso de la compañía? Si tiene otras funciones, explíquelas.

3. Las devoluciones de mercancías llegan todas al departamento de recibo (bodega) y las notas crédito respectivas están respaldadas por informes de dicho departamento?

4. El departamento de contabilidad


57


controla numéricamente o en otra forma, todas las notas crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas?

5. El departamento de crédito, o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compañía aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?

6. El castigo de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?

7. Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido castigadas?

8. Existen políticas claras para el otorgamiento de cupo de credito a clientes?


58

5.3.4 OTRAS CUENTAS POR COBRAR


1. Se informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por daños en transporte, pérdidas, aseguradas, etc. tan pronto se conocen?

2. Si los residuos de producción son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren?

3. Todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales están bajo control del departamento de embarque? Si es así, este departamento notifica directamente a contabilidad?

4. El departamento de contabilidad controla que los ingresos


59


provenientes de las cuentas arriba indicadas, sean debidamente registradas?

5. Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable?

6. Los saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente?

7. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobados por un empleado diferente del que efectúa la:

a) Autorización?b) Negociación?c) Cobranza?

5.3.5 REGISTROS


1. El departamento de cuentas por


60


cobrar funciona independientemente de los departamentos de:

a) Despacho?b) Facturación?c) Cobranza?2. Las cantidades que se registren en

la cuenta de control, son suministradas por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar?

3. Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados únicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados?

4. Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas


61


por cobrar y el encargado conserva los papeles de trabajo?

5. Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor general, por un empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar?

6. Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro auxiliar?

7. Se prepara periódicamente un análisis por edades de las cuentas por cobrar y este análisis es revisado por un empleado que:


62


a) No toma parte en el recibo de fondos de la compañía?

b) El cajero?8. Se envía periódicamente extractos

de cuenta a clientes?9. Las respuestas de los clientes

referentes a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de:

a) El encargado de cuentas por cobrar?

b) El cajero?10. Se confirman periódicamente los

saldos de clientes por parte de:a) El departamento de auditoria

interna de la compañía?b) Alguien independiente del

encargado de cuentas por cobrar y del cajero?


63

5.3.6 COBRANZAS


1. Las funciones del cajero son independientes de las funciones de:

a) Embargue?b) Facturación?c) Registro de los auxiliares de

cuentas por cobrar?2. Los ingresos de caja son recibidos

directamente por el cajero antes de que pasen por:

a) El encargado de cuentas por cobrar

b) Alguien responsable, por las funciones de teneduría de libros


64


de facturación?3. El cajero tiene a su cargo la

custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento, hasta su depósito en el banco?

4. En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista?

5. Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos? UNICAMENTE PARA CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA

6. Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos el mismo día o el siguiente día hábil?

7. En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben


65


ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos de mostrador y cualquier otra información similar es preparada y revisada por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?

8. Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros únicamente por la oficina principal?

5.3.7 DOCUMENTOS POR COBRAR


1. La aceptación y prórroga de letras, pagarés y cheques posfechados a


66


favor de la compañía son aprobados por el jefe o gerente de crédito u otro funcionario autorizado?

2. Se lleva un registro de documentos por cobrar?

3. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los pagarés, letras y cheques respectivos.

4. El total de los saldos pendientes en el registro, se compara contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos?

BASE DE GARANTIA

1. Identifique Los activos que la compañía ha recibido como


67


garantía, formule una cedula con los valores netos y determine su razonabilidad

Puntos Para Informe

Conclusión General


EXISTENCIA


68

DESPACHOSFACTURACIONCREDITOREGISTROCOBRANZASEGREGACION DE FUNCIONESOTRAS CUENTAS POR COBRARBASE DE GARANTIA

SECCION 5


5.4 INVENTARIOS

5.4.1 REGISTRO


69


SEGREGACION DE FUNCIONES1. El departamento de contabilidad

mantiene registros de inventario permanente?

REGISTRO2. Muestran estos registros?a) Cantidades? b) Localización de las existencias?c) Mínimo?d) Máximo?e) Costo Unitario?f) Valor total en pesos?3. Los registros permanentes son

ajustados según los resultados de conteo físico al menos una vez al año?


70


4. Si quienes manejan los registros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quien se responsabilizan?

5. Si la empresa ha adoptado la política de cargar directamente a gastos, partidas por materiales y suministros, ha establecido también un sistema de control tal como control presupuestal de gastos?

6. En cuanto a las órdenes de entrega:

a) Las entradas se hacen únicamente con base en órdenes debidamente autorizadas?

b) Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeración o de


71


otro modo, que todas las órdenes sean registradas.

c) Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteración de tales órdenes por personas que tengan acceso a las existencias?

5.4.2 EXISTENCIA Y CONTEOS FISICOS


72


1. a) Los almacenistas son responsables de todas las existencias?

b) Especifique aquellas que no están bajo su control 2. Los almacenistas y sus asistentes

son los únicos que tienen acceso a las existencias? Especifique las excepciones.

3. Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año?

7. Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo?

4. El inventario físico es supervisado por personas independientes de:

a) Almacenistas?b) Responsables de llevar los

registros de inventarios permanentes?


73


5. Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios físicos?


74


6. Las tarjetas o plantillas del inventario físico son revisadas y controladas en forma tal que no se omita o altere ninguna en las planillas finales del inventario?

7. a) Se investigan inmediatamente las diferencias entre los registros permanentes y el resultado del inventario físico?

b) Quién las investiga?8. Los ajustes a los registros de

inventario permanente provenientes de inventarios físicos, son aprobados por escrito por un empleado que no tenga intervención alguna en:

a) Almacenamiento?b) Manejo de registro de

existencias?c) Compra de mercancías?


75


CUSTODIA Y ASEGURAMIENTO9. Las oficinas y dependencias de la

empresa se encuentran rodeadas de sistemas apropiados de protección tales como cercas, celadores, guardias, etc.

10. Tales celadores o guardias son responsables de que nada salga de la planta sin la debida autorización.

EXISTENCIA11. Respecto a Los materiales o

mercancías en poder de otros depósitos, consignatarios, proveedores, clientes, etc.

a) Se lleva un registro apropiado de tales artículos?

b) Periódicamente obtiene la empresa confirmaciones de


76


dichas existencias.12. Referente a mercancías

recibidas en consignación:a) Tiene la empresa un registro

apropiado de las mercancías recibidas en consignación?

b) Se toman precauciones para evitar que tales mercancías puedan incluirse dentro del inventario propio de la empresa?

5.4.3 CONTROL CONTABLE


77


CONTEOS FISICOS 1. El personal del departamento de

contabilidad o auditoria interna revisa los precios unitarios, cálculos y las sumas en los inventarios físicos.

2. Proveen los procedimientos de la empresa:

REGISTROa) Que se registren todos los

pasivos correspondientes a la adquisición de materiales o mercancías incluidas en el inventario.

RECEPCION Y ENTREGAb) Que se excluyan del inventario

partidas correspondientes a mercancías vendidas y facturas pendientes de despacho?

EXISTENCIA


78


c) Que se revisen las existencias de materiales en base de artículos obsoletos o de poco movimiento?


79


CUSTODIA Y ASEGURAMIENTOd) Que las existencias se hallen

adecuadamente aseguradas contra robo, incendio, etc

CLASIFICACIONe) Que se identifique claramente el

estado del inventario (materia prima, en proceso o terminado) para contabilizar cada uno en cuentas aparte en el balance general

VALORACION f) Se ha establecido un método de valoración del inventario (promedio, peps, ueps, otros) que sea consistente con el tipo de negocio. BASE DE GARANTIAg) Determine los inventarios dados


80


o recibidos en garantía y elabore una cedula con los valores netos

Puntos Para Informe

Conclusión General


81

Concepto Calificación

Prioridad

EVALUADOR CONTROLADOR

GERENTE

RECEPCION Y ENTREGACLASIFICACIONCONTEOS FISICOS / EXISTENCIACUSTODIA Y ASEGURAMIENTOVALORACIONSEGREGACION DE FUNCIONESREGISTROBASE DE GARANTIA

SECCION 5


5.5 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

5.5.1 ADICIONES


82


1. Los procedimientos de la empresa requieren que un funcionario o un comité de compras autorice previamente los desembolsos por concepto de:

a) Adiciones de activos fijos?b) Reparaciones y mantenimiento

2. Se comparan los gastos reales con los autorizados ?

3. Los procedimientos de la empresa permiten establecer, si los artículos han sido recibidos y los servicios prestados?

4. Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las adiciones de activos fijos de los gastos por reparaciones y mantenimiento?


83


5. Revisa la compañía periódicamente la cuenta de construcciones en proceso, para evitar que a esta cuenta se lleven cargos por conceptos de reparaciones y mantenimiento?

VALORACIÓN1. Si los trabajos de construcción

son efectuados por contratistas o sub – contratistas, el personal de la empresa tiene autorización para revisar sus registros de costos y comprobantes de respaldo?

5.5.2 RETIROS


84


1. Los procedimientos de la empresa requieren que se produzca una autorización escrita para la venta, retiro y desmantelamiento de activos fijos?

2. Se envía una copia de tal autorización directamente al departamento de contabilidad ?


85


3. Las autorizaciones para la adquisición de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas?

4. Los créditos a las cuentas del activo fijo se basan en la información contenida en tales autorizaciones?

5. En cuanto a la venta de elementos retirados se ofrecen estos al público por medio de avisos en periódicos?

6. Recibe la empresa varias ofertas por escrito para aquellos elementos que ofrece en venta?


86

DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACION

7. Existen procedimientos que garanticen la oportuna información y el registro apropiado de la venta o disposición de artículos retirados o desmantelados, como por ejemplo:

a) Órdenes de despacho?b) Facturación basada en

órdenes de despacho?c) Otros?

5.5.3 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS


87


REGISTRO1. Las cuentas de activos fijos

están respaldadas por registros auxiliares adecuados?

2. Tales registros son manejados por personas distintas de aquellas responsables por las propiedades?


88


3. Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por lo menos una vez al año?EXISTENCIA, SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

4. Periódicamente se toman inventarios físicos de los inventarios fijos bajo la supervisión de empleados no responsables por su custodia ni por su registro contable?

5. Se informa al gerente las diferencias que se presenten entre el inventario físico, y los registros auxiliares?

CONSERVACIÓN Y ASEGURAMIENTO6. La compañía cuenta con una

adecuada cobertura de seguros para los activos fijos (excepto


89


para terrenos)


7. Respecto a herramientas pequeñas:a) Se hallan bien guardadas

y bajo custodia de una persona responsable?

b) Se entregan únicamente mediante órdenes de entrega debidamente aprobadas?

PERTENENCIA8. Los activos son de propiedad de

la compañía y se poseen los títulos de propiedad, (verifique la propiedad de los más representativos)

Puntos Para


90

Informe

Conclusión General


EXISTENCIAPERTENENCIACONSERVACIÓN Y ASEGURAMIENTOADICIONES Y RETIROSVALORACIÓN

SEGREGACIÓN DE FUNCIONESREGISTRO


91

SECCION 5


5.6 OTROS ACTIVOS


92


REGISTRO1. La empresa mantiene registros

analíticos separados para gastos anticipados y otras cuentas de activos, tales como seguros, impuestos, publicidad, suministros, salarios, comisiones, arrendamientos, entre otros?

2. Los inventarios de suministros, de valor significativo, son manejados bajo controles similares a los inventarios?

AMORTIZACION1. Los traspasos o amortizaciones

mensuales están sistematizados y registrados en forma estándar cuando es posible y son revisados y aprobados por un funcionario responsable?


93


EXISTENCIA1. Se hacen revisiones periódicas

para verificar la propiedad de los cargos aplicables a períodos futuros?

ORIGEN1. Todas las adiciones importantes y

todos los créditos, excepto las amortizaciones mensuales recurrentes, son revisados y aprobados por un funcionario responsable?

2. Se hace una revisión periódica sobre la propiedad de la cobertura de los seguros y de las fechas de vencimiento de los seguros e impuestos?


94

Puntos Para Informe

Conclusión General


95


Prioridad

EVALUADOR

CONTROLADOR

GERENTE

ORIGENAMORTIZACIÓNREGISTRO

EXISTENCIA

SECCION 5


5.7 OBLIGACIONES FINANCIERAS


96


AUTORIZACIÓN1. La junta directiva aprueba

obligaciones o pasivos no provenientes de las operaciones usuales de la empresa?

2. Se requieren dos firmas autorizadas para la aceptación documentos por pagar?

EXISTENCIA Y TOTALIDAD1. Todas las obligaciones financieras

se encuentran registradas en la contabilidad

2. Las obligaciones registradas contablemente cuentan con soportes idoneos.

REGISTRO Y SOPORTES1. Las Actas de la junta directiva

especifican: El objeto del préstamo? El nombre de los funcionarios


97


facultados para obtener los préstamos, cuantía máxima y plazo?

Garantía colateral que puede otorgarse, restricciones aceptables o contratos relativos?


98


2. Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones por pagar?

3. Los documentos por préstamos y obligaciones canceladas, se conservan en el archivo, como soporte de los comprobantes de pago respectivos? CUMPLIMIENTO

1. La compañía se encuentra al día con el pago de las obligaciones contraidas y desde el inicio ha presentado buen comportamiento?

(Selectivamente examine documentación comprobatoria de los pagos del préstamo e intereses y verifique si la compañía ha cumplido adecuadamente con el pago oportuno (remítase al informe LOS PROGRAMAS DE COMPUTADOR , SISTEMAS DE CLASIFICACION, PRESENTACIONES, BASES DE DATOS, PROCESOS, METODOS DE OPERACIÓN, DATOS, GRAFICOS, INFORMACION VISUAL, VERBAL Y TODA LA METODOLOGIA E INFORMACION CONTENIDA EN ESTE MANUAL SON DE LA PLENA PROPIEDAD DE ASTAF COLOMBIA S.A. Y CONSTITUYEN DERECHOS RESERVADOS A SU FAVOR, SU DUPLICACION Y/O REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO, CONSTITUYE UNA VIOLACION A LA LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL.

99


byinton))


LINEAMIENTO LEGAL1. El pasivo a largo plazo

representado en bonos emitidos por la empresa se contrajo con el lleno de los requisitos legales establecidos en el pais?

2. Póngase en contacto con el fideicomisario para verificar el cumplimiento de los términos del contrato de emisión

3. Asegúrese de los requisitos de información respecto a las estipulaciones de los contratos.

Puntos Para


100

Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

EXISTENCIA Y TOTALIDADAUTORIZACIÓN

CUMPLIMIENTO

REGISTRO Y SOPORTESLINEAMIENTO LEGAL


101

SECCION 5


5.8 PROVEEDORES Y CUENTAS POR PAGAR

5.8.1 COMPRAS


102


SEGREGACION DE FUNCIONES1. Las funciones del encargado de

compras se encuentran separadas de los departamentos de:a) Contabilidad?b) Recibo?c) Despacho?

SELECCIÓN Y APROBACION2. Las adquisiciones deben hacerse

siempre mediante órdenes de compra y con base en cotizaciones?

En caso afirmativo cuantas cotizaciones se requieren?


103


CUMPLIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE ACUERDOS

3. Compara el departamento de Contabilidad:a) Los precios y condiciones de la

factura contra las órdenes de compra?

b) Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra?

c) Se revisan los cálculos en las facturas?

4. El departamento de contabilidad registra y controla las entregas parciales?

PRESUPUESTOS5. Se elaboran presupuestos de

compras?

5.8.2 RECIBO


104


SEGREGACION DE FUNCIONES1. Están las funciones del

departamento de recibo separadas de:a) Contabilidad?b) Despacho?c) Manejo de almacén?


105


RECEPCION Y TRANSPORTE2. El departamento de recibo

prepara informe de los artículos recibidos y conserva una copia de tales informes?

3. Una copia del informe de recibo se envía directamente al departamento de contabilidad?

4. El departamento de contabilidad compara este informe con las facturas?

5. Se efectúa un conteo efectivo de los artículos recibidos, sin que la persona que los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades respectivas?

6. Los procedimientos garantizan que se cargue a los clientes empleados aquellas mercancías compradas para serles enviadas


106


directamente?7. Cuando ocurren pérdidas o daños

en los materiales, se produce inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o transportadores?

8. Las devoluciones sobre compras se manejan a través del departamento de despacho.

9. Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas crédito del vendedor.

5.8.3 FLETES


107


RECEPCION Y TRANSPORTE1. Los procedimientos aseguran el

reembolso de:a) Fletes pagados sobre compras,

cuyos fletes sean a cargo del vendedor?

b) Fletes pagados por cuenta de clientes.

2. Las cuentas de fletes son revisadas por un empleado familiarizado con las tarifas?

3. Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes, tal como anotar el número de la guía en la factura o adjuntar copia de la guía?

5.8.4 DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS


108


109


SEGREGACION DE FUNCIONES3. La distribución de cargos es

revisada por una persona responsable distinta de quien la hizo?

REGISTRO4. Las compras se registran

automáticamente en un paquete contable, si no, entonces como se registran y distribuyen las mercancias?

5. Se preparan regularmente balances de prueba de registro de comprobantes o auxiliar de cuentas por pagar?

6. Un empleado distinto del que lleva las cuentas por pagar comprueba los totales de la


110


relación y compara las partidas individuales contra los registros respectivos?

5.8.5 OTROS GASTOS


111


SELECCION Y APROBACION1. Las facturas que no sean por

materiales o mercancías, por ejemplo: propaganda, honorarios, arrendamientos, gastos de viaje, etc. Son aprobados antes de su pago por los respectivos jefes de departamento?

2. Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y corrección y son aprobadas por un empleado o departamento distinto de aquel en que se haya originado.

3. Tiene la empresa procedimiento satisfactorio para la aprobación de reembolsos por concepto de gastos de viaje y otros similares?CUMPLIMIENTO Y VERIFICACION DE


112


ACUERDOS4. Las cuentas por propaganda se

comprueban periódicamente contra los avisos y/o programas y las tarifas se comparan contra cotizaciones.


113


5. Se ha designado a un empleado para llevar un registro de pagos periódicos, tales como arrendamientos, servicios, honorarios, etc. Y el mismo los aprueba para prevenir que se omita su pago o que se paguen dos veces?

PRESUPUESTOS6. Se comparan los cargos por

concepto de propaganda contra los presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias cuando se observan diferencias apreciables?

5.8.6 APROBACION Y PAGO


114


SEGREGACION DE FUNCIONES1. Un empleado que no intervenga

en su preparación o aprobación, revisa las facturas o comprobantes teniendo en cuentas que los documentos que las respaldan estén completos?


115


2. Se entregan los cheque firmados directamente a una persona distinta de quien los haya solicitado, preparado o registrado?

CUMPLIMIENTO3. Las facturas o documentos de

soportes se suministran completos al encargado de firmar cheques y este los revisa antes de firmar?

4. Se cancelan satisfactoriamente las facturas y demás documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, en presencia de quien firma el cheque?

Puntos Para Informe


116

Conclusión General


Prioridad

EVALUADOR CONTROLADOR GERENTESELECCIÓN Y APROBACIÓNCUMPLIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE ACUERDOSSEGREGACIÓN DE FUNCIONESPRESUPUESTOS

REGISTRO

RECEPCIÓN Y TRANSPORTES


117

SECCION 5


5.9 OBLIGACIONES LABORALES

5.9.1 REGISTRO PERSONAL


118


CONTRATACION1. El archivo individual de cada

trabajador contiene:a) Fecha de entrada?b) Cambios, aumentos, etc.

Debidamente aprobados?c) Bases del sueldo o jornal?d) Pagos parciales de cesantías y

autorizaciones de la oficina de trabajo?

e) Autorizaciones para el descuento del salario?

f) Acumulación de pagos de salarios, prestaciones de cada trabajador?


119


g) Contrato de trabajo?h) Examen médico de ingreso y

evidencia de la renuncia a que hubiere lugar?

i) Aviso al I.S.S. para efectos de la inscripción del trabajador?

j) Informaciones necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones relativas a la retención de impuestos sobre salarios pagados?

SEGREGACION DE FUNCIONES2. En caso afirmativo, se guardan

estos archivos en forma tal que no tengan acceso a ellos personas que:

a) Preparen la nómina?b) Las aprueben?c) O hagan su pago?


120


d) Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente avisos de despido o retiro de empleados sean notificados prontamente al departamento de liquidación de nómina?

5.9.2 REGISTRO DE TIEMPO


121


PAGO Y SOPORTE1. Los tiquetes por trabajo a

destajo, tarjetas de tiempo, informes de producción, etc., sobre los cuales se basa el pago, son aprobados por un capataz o jefe de departamento que no intervenga en:

a) Preparación de las nóminas?b) El pago?

SEGREGACION DE FUNCIONES2. Las horas extras y otras

bonificaciones especiales son aprobadas por empleados que supervisan las actividades pero que no:

Preparan las nóminas Ni hacen el pago?


122

5.9.3 PREPARACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LAS NOMINAS


123


SEGREGACION DE FUNCIONES1. Las personas que preparan la

nómina y liquidan las prestaciones sociales, tienen funciones independientes de la contratación o despido de personal?

2. Dichas personas son independientes de las que efectúan la distribución contable de la nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales?

3. Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales por empleados que no intervienen en su?

a) Preparación?b) Autorización?


124


c) Pagos?


125


4. La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son aprobadas por un empleado responsable?

REGISTRO5. Se mantienen registros

actualizados de cada empleado en la base de datos?

6. La nomina se registra en la contabilidad por medio de un paquete contable, si no, es realizada en excel y se registra manualmente? , quien lo hace y cada cuanto?

SEGREGACION DE FUNCIONES7. La distribución contable de la


126


nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son revisadas por alguien distinto de nómina?

5.9.4 PAGOS DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES


127


SEGREGACION DE FUNCIONES1. El pago, bien sea en cheque o en

efectivo, es hecho por empleados que:

a) No intervienen y no controlan la preparación de las nóminas?

b) No son responsables por la contratación o despido del personal?

c) No intervienen y no controlan las liquidaciones de prestaciones sociales?

PAGO Y SOPORTE2. Al realizar el pago se expide

documento que el empleado


128


firma como soporte?

3. Se paga oportunamente la nomina?

5.9.5 PREPARACIÓN


129


LIQUIDACION1. La liquidación de prestaciones

son pagadas conforme a las prescripciones legales y las convenciones sindicales.

2. La liquidación de la nomina incluye los cálculos de salario bruto, incluyendo, subsidio de transporte, horas extras, primas, bonificaciones y las deducciones de salud y pensión.

Puntos Para Informe

Conclusión General


130


Prioridad

EVALUADOR

CONTROLADOR

GERENTE

CONTRATACIÓNLIQUIDACIÓNREGISTROPAGO Y SOPORTESEGREGACIÓN DE FUNCIONES


131

SECCION 5


5.10 PATRIMONIO


132


CONTROL DE PROPIEDAD1. El capital social autorizado, así

como los aumentos posteriores, han sido reportados a la Cámara de Comercio.

2. Los incrementos de capital han sido realmente pagados?

REGISTRO2. Tiene la empresa para cada

clase de acciones, un registro de accionistas y se concilia y verifica periódicamente con la cuenta de control del libro mayor por un funcionario distinto de los encargados de su custodia?


133


3. Existe una persona responsable por la expedición o traspaso de las acciones y la custodia de las acciones en blanco?

4. Tiene la empresa un talonario para cada clase de acciones? En caso contrario, describa el sistema de control utilizado.

5. Los títulos en blanco y los talonarios de los títulos expedidos están prenumerados?

RESTRICCIONES1. Se verifican las restricciones

contenidas en la escritura de constitución, las disposiciones legales y contratos de préstamos antes que la


134


asamblea general apruebe decretar dividendos?

2. La razón social se encuentra embargada?


DIVIDENDOS1. El pago de dividendos decretado,

se efectúa teniendo en cuenta lo estipulado en los estatutos?

2. A la fecha se están debiendo dividendos a los socios o accionistas?

Puntos Para Informe


135

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

CONTROL DE PROPIEDADRESTRICCIONESREGISTRODIVIDENDOS

SECCION 6 EVALUACION SISTEMAS DE INFORMACION

6.1. HARDWARE

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Tiene su disco duro capacidad para atender las necesidades de la empresa.


136

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

2. Verifique la capacidad en disco duro de los equipos de computo.

3. Tiene usted pólizas de seguros que amparen equipo de computo y comunicación. Solicítelas.

4. Esta su equipo de computo con la capacidad necesaria para que no ocurran robos o sabotajes.

5. Su equipo de computo presenta distorsiones de información

6. Posee usted UPS que lo respalden en caso de un corte de fluido eléctrico.

7. Mire la ubicación de las UPS.8. Existen suficientes barreras de

seguridad para las comunicaciones dígase, Internet, vía moden, etc.

9. Verifique la seguridad en las comunicaciones mediante chequeos y pruebas.

10. Posee usted contrato de mantenimiento correctivo y


137

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

preventivo para su hardware.11. Es el ambiente donde esta su

hardware apto para su mantenimiento.

12. Existen extintores y alarmas de incendio.

13. Posee usted planes de contingencia en caso de fallo de los equipos. De ser positiva la respuesta solicítelos.

14. Posee usted mapa de componentes de hardware. De ser positiva la respuesta solicítelos.

15. Son sus equipos de computo aptos para el desarrollo de nuevas tecnologías.


Prioridad


GERENTE

CAPACIDAD


138

SEGUROSDESARROLLO TECNOLOGICOCUSTODIACONSERVACION

6.2. SOFTWARE

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Es la versión del software contable, financiero y administrativo lo especificaciones avanzado para sus requerimientos.

2. Solicite Especificaciones del software financiero.

3. Se presentan errores continuos en los informes arrojados por su software

4. Solicite y evalué informes donde se presentan errores frecuentemente.


139

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

5. Su software presenta creación de archivos temporales que no se eliminan automáticamente.

6. Cada usuario tiene acceso a los sistemas únicamente a las áreas esenciales.

7. Solicite listados de atribuciones de usuarios y estúdielo según cada caso en particular.

8. Guarda copia de las diferentes versiones de su software.

9. Existe mapa detallado del software instalado en cada uno de sus equipos.

10.Su software presenta creación de archivos temporales que no se eliminan

11.Posee contrato de mantenimiento correctivo y preventivo para su software.

12.Solicite contrato de mantenimiento correctivo y


140

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

preventivo para el software y analícelo.13.Posee licencias de todo el

software instalado en sus computadoras.

14.Detalle el número de las licencias de cada software en el mapa del mismo.

15.Verifique licencias físicamente de cada uno de los software instalados en sus computadores.


Prioridad


GERENTE

ACTUALIZACIONOPTIMIZACIONNIVELES DE SEGURIDADCONSERVACION


141

LEGALIDAD

6.3. DATOS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Realiza usted Back-Up, con que periodicidad.

2. Posee usted segunda copia de Back –Up y donde es su ubicación.

3. Solicite carta donde se asigne responsable del Back Up y periodicidad.

4. Solicite carta de envío fuera de las instalaciones de la segunda copia de Back Up.

5. Su programa permite la intromisión de datos sin su contrapartida respectiva.

6. Existe un consecutivo especifico en su software para cada tipo de documentos efectuados.


142

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

Verifíquelo.7. Existen controles acerca de la

digitación de información tanto en su contenido como en su soporte. Verifíquelo.

8. Existe atribuciones para que los usuarios modifiquen, creen, borre, anulen o introduzcan según su área de trabajo.


Prioridad


GERENTE

CONSERVACIONACCESABILIDADVALIDACION

6.4. PERSONAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Esta usted en programas de capacitación permanente. De ser


143

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

positiva la respuesta solicítelo.2. Existe un documento que le

indique sus responsabilidades, funciones y atribuciones.

3. Solicite manual de funciones para el área de sistemas.

4. Que persona lo supervisa a usted directamente.

5. Solicite con la persona que supervisa al administrador del sistema el concepto de la calidad de la labor desempeñada por este.

6. El administrador es a la vez digitador, programados y/o funcionario de otra área.


Prioridad


GERENTE

IDONEIDADCAPACITACION


144

GESTION

Puntos Para Informe

Conclusión General


145

SECCION 7EVALUACION DE ASPECTOS LEGALES

7.1 MERCANTILES

7.1.1 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ESTATUTARIAS, DE DECISIONES DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Y DE LA JUNTA DIRECTIVA

NORMAS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que en su papelería y


146

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

correspondencia de la sociedad usa su nombre, o sigla, correctamente, conjuntamente con su número de identificación tributaria. Art. 619 del E.T.

2. Verifique el cumplimiento de las siguientes normas del Código de Comercio:

Si la sociedad es Colectiva (Art. 303, 304 y 305) que la razón social se formará con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios seguido de las expresiones “ y compañía, hermanos, e hijos” u otras análogas sin que incluyen los nombres completos o los apellidos de la totalidad de los socios.

La muerte de un socio cuyo nombre o apellido integra la razón social, no impedirá a la sociedad seguir utilizándolo cuando continúe con los herederos o cuando éstos, siendo


147

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

capaces, consienta expresamente. Cuando la razón social se forme con

el nombre completo o el apellido de uno de los socios y éste ceda la totalidad de sus interés en la sociedad, podrá seguir utilizándose la misma razón social con la palabra sucesores.

3. Si es encomandita (Art. 324) La razón social de Las comanditarias se formará con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios colectivos y se agregará la expresión “ y compañía” y la abreviatura “& Cia”, seguida en todo caso de la indicación abreviada “S. En C”.

4. Si es anónima (Art. 373) La sociedad tendrá una denominación seguida de las palabras sociedad anónima o de


148

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

las letras S.A.5. Si es limitada (Art. 357) La

sociedad girará bajo una denominación o razón social, en ambos casos seguida de la palabra limitada o de su abreviatura LTDA., que no debe aparecer en los estatutos, hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros.

SUCURSALES Y AGENCIAS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Establezca las sucursales y agencias que tiene la sociedad.

2. Verifique que hayan sido creadas con autorización del órgano social competente y si se han


149

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

determinado concretamente las facultades de sus administradores.

3. Verifique que las sucursales hayan sido debidamente inscritas ante las respectivas cámaras de comercio

OBJETO SOCIAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Solicite certificado de existencia y representación legal.

2. Verifique que las operaciones desarrolladas por la compañía se ajusten a lo descrito en el certificado de cámara y comercio como objeto social.


150

CAPITAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Si la sociedad es anónima o comandita por acciones, verifique que se haya suscrito al menos el 50% del capital autorizado (Art. 345 y 376 C.Co) y que se haya pagado a lo menos una tercera parte (1/3) del suscrito.

2. Verifique que se haya reportado a la respectiva Cámara de Comercio los aumentos del capital suscrito.

3. Si la sociedad es de responsabilidad limitada o en comandita simple, verifique que al momento de constituirse o de aumentar su capital éste haya sido totalmente pagado. (Art. 354 de C.Co)

4. Si la sociedad es anónima o en comandita por acciones, verifique


151

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

que se haya pagado íntegramente el capital suscrito, salvo que estén vigentes plazos para el pago.

5. Verifique que dicho plazo no exceda de un año. (Art. 354 y 387 C.Co.)

ACCIONES

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Indague si se han expedido la correspondiente acción a cada uno de los accionistas de la compañía.

2. Verifique si las acciones son nominativas o al portador (Art. 377 C.Co. y 45 del Decreto 1900 de 1973.

3. Verifique que el contenido de los títulos se ajusta a los requisitos


152

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

legales y estatutarios. (Art. 401 C.Co. y 47 de la Ley 27 de 1990), y se observan:

La denominación de la sociedad, su domicilio principal, la notaría, número y fecha de la escritura constitutiva, y la resolución de la superintendecia que autorizó su funcionamiento.

La cantidad de acciones representadas en cada título, el valor nominal de las mismas, si son ordinarias, privilegiadas o de industria, si su negociabilidad esta limitada por el derecho de preferencia y las condiciones para su ejercicio.

Si son nominativas, el nombre completo de la persona en cuyo favor se expide.

Al dorso de los títulos de acciones privilegiadas constarán los derechos inherentes a ellas.


153

ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Indague las fechas en que se han celebrado las asambleas generales de accionistas o junta de socios y verifique que se cumpla lo previsto en los estatutos.

2. Verifique que la convocatoria se haya efectuado por el medio previsto en los estatutos.

3. Verifique que las actas de asamblea cumplan con los requisitos mínimos estatutarios y legales:

4. Indague si hay en curso acciones judiciales de impugnación de actas de asamblea.


154

JUNTA DIRECTIVA

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que las actas de junta cumplan con los requisitos mínimos estatutarios y legales (Art. 189 y 431del C. De Co.):

Cuentan con número Lugar Fecha Hora Número de acciones suscritas Forma y antelación de la

convocatoria Lista de los asistentes Asuntos tratados Decisiones adoptadas y número de

votos emitidos a favor o en contra o en blanco.2. Verifique que los miembros de

junta directiva que aparezcan en


155

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

el acta se correspondan estrictamente con los inscritos como tales en el certificado de existencia y representación legal.

3. Verifique que la elección de la junta directiva se haya realizado de conformidad con la ley y los estatutos.

4. Verifique que la junta directiva se reúna en las oportunidades previstas en los estatutos.

REPRESENTANTE LEGAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que la elección del representante legal se haya realizado por el órgano competente.

2. Verifique que el representante legal haya sido inscrito en el correspondiente Registro


156

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

Mercantil.3. Verifique que los representantes

legales han presentado los informes previstos en la ley y en los estatutos. (Art. 446 y 443 del C.Co.):

Balance de cada ejercicio Estado de resultados Estado de flujos de efectivo Estado de cambios en la situación

financiera Estado de cambios en el patrimonio Proyecto de distribución de

utilidades Informe de la junta directiva sobre

la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, datos sobre los gastos por y pagos a los administradores y otros.

Informe de gestión. Informe escrito del revisor fiscal.


157

REVISOR FISCAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. La compañía se encuentra obliga a tener revisor fiscal, de acuerdo a lo establecido en el C. De Co, Articulo 203:

Las sociedades por acciones Las sucursales de las compañías

extranjeras. Compañías cuyos activos brutos

equivalen a 5.000 salarios mínimos ($1.430.000.000)

Cuyos ingresos brutos en el año inmediatamente anterior sean superiores a 3.000 salarios mínimos ($858.000.000)

Cuando así lo establezca los estatutos.2. La compañía tiene Revisor Fiscal.

De ser así quien es (persona natural o jurídica)


158

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

3. El revisor fiscal emitido carta de recomendaciones y observaciones a lo largo de su gestión.

4. El dictamen del Revisor fiscal para la vigencia del año 2001, fue:

Limpio Con salvedad Con abstención de opinión

5. Se encuentra el Revisor Fiscal debidamente inscrito ante Cámara y comercio.

ESTADOS FINANCIEROS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que la sociedad corta sus cuentas al menos una vez al año..

2. Indague si se presentan estados


159

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

financieros mensuales a la administración de la compañía, con el propósito de evaluar el desarrollo de la sociedad.

UTILIDADES

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se han distribuido utilidades a lo largo de la existencia de la compañía..

2. Verifique que no se distribuyan utilidades mientras no se hayan enjugado las pérdidas de ejercicios anteriores que afectan el capital.

3. Que las utilidades se pagan dentro de los plazos previstos y que, en su caso, se hayan compensado con las sumas


160

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

exigibles que los socios deban a la sociedad.

4. Verifique que la compañía no se encuentre en causal de disolución (Artículos 218, 319, 342, 351,370 y 457 de C.de Co.):

Por vencimiento del término previsto para su duración en el contrato.

Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto.

Por la reducción del número de asociados a menos del requerido en la ley.

Por las causales que se expresen en el contrato.

Por decisión de los asociados. Por decisión de las autoridades

competentes.


161

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

NORMAS ESTATUTARIASNORMAS


162

MERCANTILES


7.2 CONTABLES

7.2.1 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES SOBRE LIBROS DE COMERCIO Y OTRAS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON E.F.

LIBROS DE COMERCIO

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que la compañía cuente con los libros necesarios para asentar en orden cronológico sus operaciones:


163

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

Libro Mayor y Balances Libro Diario Libro Inventario y Balances Libros auxiliares

2. De existir verifique que se encuentren debidamente inscritos ante la correspondiente Cámara y comercio.

3. Indague a que fecha se encuentran impresos.

4. Verifique que exista libro de actas de Asambleas Generales de Accionistas o Junta de socios.

5. Verifique que las actas se encabezan con el nombre del órgano social al cual pertenecen y con su número.

6. que se indiquen los asistentes a la reunión.

7. Que las actas estén firmadas por quienes hubieren actuado como presidente y secretario en la


164

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

respectiva reunión.8. Si la sociedad tiene junta

directiva, verifique si lleva libro de actas de Junta Directiva.

9. Si se trata de una sociedad por acciones, verifique que se lleva el libro de accionistas o similares.

10. Verifique que en el libro registro de accionistas se anote el nombre y documento de identificación, de su número y clase y fecha de inscripción, la enajenación o traspaso de acciones, embargos, demandas judiciales, prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio.

11. Si el libro de acciones se lleva en forma mecanizada o electrónica verifique si lleva un libro auxiliar del libro de acciones.

12. Si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada,


165

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

verifique si lleva el libro de registro de socios.

13. Verifique que se anote en el libro registro de socios, el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea.

14. Verifique si los contratos de trabajo se hacen por escrito.

15. Verifique que se haya expedido el correspondiente carnet a los trabajadores.

16. De no ser así verifique que se lleve un registro de ingreso de trabajadores.

17. Verifique la existencia del libro de registro especial de vacaciones.

PLAN DE CUENTAS


166

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique que la entidad tenga un plan de cuentas que incluya las cuentas de resumen y auxiliares.

2. Verifique que en le plan de cuentas se establezcan los códigos o series cifrados que las identifican.

3. Verifique que el plan de cuentas permita registrar por separado:

Los ingresos diferidos Las devoluciones rebajas y

descuentos condicionales en venta o ingreso bruto.

Los pasivos estimados, las contingencias de pérdidas probables y las provisiones necesarias para disminuir el valor de los activos a su valor de mercado.

Los pagos anticipados. Los impuestos diferidos


167

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

En el estado de resultados las partidas extraordinarias y las partidas que correspondan a corrección de errores contables de períodos anteriores.

Dentro del patrimonio, el superavit por valorización

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados y vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos y otros conceptos importantes.

Los anticipos e importaciones en transito.

Principales clases de inventarios. La valorización de propiedad planta

y equipo. Las inversiones permanentes en

sociedades filiales y subsidiarias. Los costos y gastos

preoperacionales.


168

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

Las obligaciones financieras y los intereses causados sobre ellas.

Las cuentas y documentos por pagar a proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios y otros acreedores.

Las obligaciones laborales. Los aportes de los accionistas o

propietarios. Las reservas legales, estatutarias y

ocasionales. La prima en colocación de acciones. El monto de los dividendos. Los ingresos generados por la

actividad principal En cuentas especificas, los derechos

y responsabilidades contingentes.

COMPROBANTES Y SOPORTES


169

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se elabora u obtiene soporte por cada una de las operaciones que se realizan.

2. Los soportes se reúnen oportunamente, en forma tal que permitan cumplir con la obligación de mantener la contabilidad al día.

3. Se preparan los comprobantes previamente al registro de cada operación.

4. El paquete contable permite elaborar los comprobantes, como por ejemplo, recibos de caja, egresos, facturas, notas contables, etc.

5. Los comprobantes llevan numeración consecutiva.

6. Los comprobantes indican número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas


170

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

afectas por el asiento.7. Se adhieren a cada comprobante

los soportes que lo justifican.

ASIENTOS EN LIBROS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Las operaciones se asientan en libros cronológicamente.

2. En los asientos se hace referencia a los comprobantes de contabilidad que los respalden, indicando número y fechas de estos.

3. Las operaciones se asientan dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia.

4. Se conservan los listados que


171

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

permitan conocer el registro de las transacciones a nivel de auxiliar.

5. Verifique que no se lleven dos o más libros iguales en los que registren en forma diferente las mismas operaciones.

CORRECCIONES

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. la anulación de folios se efectué señalando sobre los mismos la fecha y causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

2. compruebe si la administración investiga las causas de los errores cometidos en el


172

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

diligenciamiento de los libros y si adopta medidas adecuadas para evitar se repitan.

GUARDA Y CONSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se ha designado personas encargadas de la guarda de los libros, comprobantes, soportes y correspondencia.

2. Existen medidas para restringir acceso a libros, comprobantes, soportes y correspondencia.

3. Existen controles para evitar la copia, reproducción o duplicación no autorizada de los libros, comprobantes y soportes.


173

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

4. Existen medidas para controlar el préstamo de los libros, comprobantes, soportes y correspondencia, en especial si se deja evidencia de la persona que los retiró de su recibo y de la fecha de su salida.

5. Se conservan archivados y ordenados los comprobantes de los asientos contables.

6. Verifique que los libros, comprobantes, soportes y correspondencia se conserven por el término de 20 años contados desde el cierre de los libros oficiales o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

7. Llegado el caso se ha denunciado ante las autoridades competentes la pérdida, destrucción o extravío de los libros y papeles


174

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

NORMAS CONTABLES


175


7.3 SALUD OCUPACIONAL

7.3.1 DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Existe programa de salud ocupacional.

2. Esta actualizado. En que fecha.3. Existe reglamento de higiene y

seguridad industrial.4. Cual es el número de la

Resolución que lo aprueba. 5. Existe comité paritario de salud

ocupacional.6. Esta actualizado.7. Cual es el procedimiento para la

inscripción.8. Se encuentran por escrito las

políticas del programa de salud


176

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

ocupacional de la empresa. Se han difundido.

9. Existe recurso financiero asignado. De cuanto es.

10. Existe recurso humano asignado. De que tipo, interno, externo, otros.

11. Existe organización administrativa para el desarrollo de actividades de salud ocupacional. (organigrama y funciones definidas por cargo)

12. Existe un sistema de información en salud ocupacional. (soporte documental por subprograma)

7.3.2 SUBPROGRAMA DE MEDICINA DEL TRABAJO


177

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se realizan exámenes médicos ocupacionales de :

Ingreso Retiro Periódicos De reubicación laboral2. Existe programa de ausentismo (horas hombre / múltiples causas)

7.3.3 SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se ha recibido capacitación sobre:

Estilos de vida saludable.


178

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

Salud ocupacional

7.3.4 SUBPROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Se ha realizado reconocimiento de los factores de riesgo en los sitios de trabajo.

2. Han tomado medidas de control para los factores de riesgo detectados.

3. Conocen la metodología para : Reportar accidentes de trabajo. Investigar y analizar accidentes de

trabajo 4. Existen brigadas de : Primeros Auxilios Contra incendios Evacuación.


179

7.3.5 SUBPROGRAMA COMITE PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Conoce las funciones del COPASO.

2. Existen actas de sesión de este comité.

Puntos Para Informe

Conclusión General


180


Prioridad


GERENTE

DOCUMENTACIONMEDICINA DE TRABAJOMEDICINA PREVENTIVAHIGIENE Y SEGURIDADC.O.P.A.S.O


7.4 IMPUESTOS

7.4.1 IMPUESTO DE RENTA

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

1. Qué tipo de sujeto pasivo es:


181

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

Contribuyente? No contribuyente? Contribuyente con régimen

especial?(Arts. 12, 13, 14, 16, 17, 19, 20, 22, 23-1, 23-2 E.T)2. Es calificado como gran

contribuyente? (Art. 562 E.T.)3. Si es contribuyente con régimen

especial, está obligado a solicitar calificación del Comité de Entidades Sin Animo de Lucro?(Art. 8 DR. 868/89)

4. Respecto a las operaciones desarrolladas por la Entidad, está sujeta a impuesto de:

Ganancias ocasionales? (Art. 299 y ss E.T)

Remesas? (Art. 319 y ss E.T)5. Si posee sucursales se toman las

medidas para consolidar Estados Financieros?


182

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

6. Tiene vinculados económicos? Cuáles?

7. La entidad posee programas para verificar el cumplimiento de requisitos para la aceptación de costos y deducciones, que no se incluyan ingresos, costos y gastos de otras vigencias? (Art. 107 E.T.)

8. Existen controles para verificar las certificaciones que dan derecho a deducciones, descuentos o anticipo de impuesto por retención en la fuente? Conceptos de certificación:

Retención en la fuente. Aportes Parafiscales. Intereses Pagados a entidades

financieras. Contratos de Fiducia Mercantil. Certificados de Avaluos Catastrales. Descuentos Tributarios. Donaciones efectuadas.


183

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

Acciones y aportes en sociedades. Ingresos no constitutivos de renta y

ganancia ocasional. Rentas exentas. Ganancias ocasionales.

9. Si se hizo uso de la depreciación flexible para efectos fiscales y contablemente existe depreciación diferida por amortizar, se mantiene la reserva equivalente al 70% del mayor valor solicitado sobre la depreciación contable (Art. 130 E.T.)

10. Se contabiliza en forma independiente de las demás cuentas de patrimonio, el valor de la utilidad máxima susceptible de ser distribuida a título de ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional determinado de acuerdo con el artículo 49 del E.T.


184

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

11. Se determina el costo de enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o por otro sistema de reconocido valor técnico?

12. Si hasta el año 1994 se calcularon costos por el sistema de juego de inventarios al 31 de agosto de 1995 se ha puesto en práctica el sistema permanente o se ha presentado la solicitud para usar otro sistema de reconocido valor técnico?(Art. 62 E.T. Ley 174 94 art.2)

13. Si el método de valoración de inventarios no se ha utilizado de manera uniforme durante todo el ejercicio gravable, se ha comunicado este cambio a la DIAN con dos meses de antelación al inicio del ejercicio a partir del cual se realizó el


185

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

cambio?(Art. 3 Ley 174/94 DR. 326 art. 5)

14. Se registra en cuentas de orden deudoras fiscales las diferencias entre los valores contable y los utilizados para efectos tributarios, entre la corrección monetaria contable y fiscal, las pérdidas fiscales por amortizar, el exceso entre la renta líquida y la renta presuntiva por amortizar (D2650/93 Grupo 82).

15. La entidad esta obligada a tener revisor fiscal? Si no esta obligada, tiene que presentar la declaración firmada por contador?.

(Art 596-599 E.T.) tipos de contribuyentes obligados a presentar firmada la declaración de renta y/o de ingresos y patrimonio


186

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

por Revisor Fiscal o Contador Público. Entidades obligadas a llevar

libros de contabilidad y que de conformidad con el código de comercial y demás normas vigentes sobre la materia este obligadas a tener Revisor Fiscal. -Sociedades comerciales de

cualquier naturaleza Art 12 parágrafo 2 ley 43/90. Activos Brutos a diciembre año anterior 5.000 smlv, Ingresos Brutos durante el ejercicio anterior 3.000 smlv.

Demás contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad cuando el patrimonio bruto en el ultimo día del año o periodo gravable, o los ingresos brutos del respectivo año sean superiores a $ 1.233.900.000.


187

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

- Demás entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, deberán presentar declaración de ingresos y patrimonio, cuando el patrimonio bruto en el ultimo día del año o periodo gravable, o los ingresos brutos del respectivo año, sean superiores a $ 1.233.900.000.

16. Tiene la Entidad una persona o dependencia responsable de la preparación de la declaración de renta y complementarios?

17. La preparación de la declaración se efectúa con posterioridad a la elaboración de los anexos?

18. Los anexos de la declaración de renta son conservados junto con la declaración?

19. Se presenta oportunamente la declaración del impuesto sobre la renta?


188

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

20. En los últimos ejercicios fiscales se han corregido las declaraciones de impuesto sobre la renta?

21. Se presentan las declaraciones tributarias por vía electrónica?

22. De ser así quien conserva la clave del representante legal y que tipo de atribución tiene?

23. Puntos a tener en cuanta de la Reforma Tributaria Ley 788/02.1. Esta efectuando ajustes pro

inflación a los inventarios.2. Antes de presentar la declaración

de renta y complementarios se debieron haber pagado todos los aportes parafiscales, sino se pagaron la DIAN rechaza en forma definitiva los costos y deducciones por los salarios de los trabajadores, aun así se efectúe después el pago.


189

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

3. Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción, los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma al trabajador y auque no hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales.(Eplo. Leasing de Vehículos, auxilio de transporte, auxilio educativo, etc).


7.4 IMPUESTOS

7.4.2 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

1. Con respecto a las operaciones habituales y ocasionales


190

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

desarrolladas, la entidad es responsable del impuesto sobre las ventas? En qué régimen está inscrito (Art. 420 y art. 507 del E.T.)

2. La entidad es responsable ante la Administración de Impuestos en calidad de: productor, importador, comerciante o prestador de servicios? (Art. 437 E.T.)

3. La entidad aplica tarifas diferenciales para sus ventas? (Art. 469-470 E.T)

4. La entidad realiza operaciones exentas? cuáles? (Art. 477 y ss. E.T.) y de acuerdo con las normas vigentes la entidad tiene derecho a devolución?

5. Si la respuesta anterior es positiva se han adoptado las medidas de control, que proporcionen la información necesaria para solicitar la devolución de los saldos a favor? (Art. 5 DR. 2314/89)


191

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

6. Las solicitudes de saldos a favor presentadas han sido reconocidas? Se han presentado las solicitudes de devolución con garantía bancaria o de seguros? (Art. 6 DR. 2314/89).

7. Si la entidad realiza exportaciones, esta inscrita en el Registro Nacional de Exportadores?

8. La entidad realiza operaciones no sujetas o que no causan el impuesto sobre las ventas? cuáles? (Art. 424, 476 E.T.)

9. Para calificar una operación como exenta, excluida o no gravada, se tiene en cuenta las posiciones específicas del arancel de aduanas, los servicios del artículo 476 y los art. 477 y 479 del E.T

10. Las facturas de venta cumplen con los requisitos exigidos en los art. 617 y 618 del Estatuto Tributario y se


192

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

conserva copia de la misma por cada una de las operaciones?

11. Las facturas que dan origen a los impuestos descontables son causados y registrados en el bimestre correspondiente al de la declaración?

12. Las facturas que soportan los impuestos descontables cumplen con los requisitos establecidos por el articulo 617 y 618 del Estatuto Tributario?.

13. En caso de adquisiciones de bienes o servicios de responsables del régimen simplificado, como no se encuentran obligados a facturar, el cliente emite una nota de contabilidad, con los requisitos del Articulo 4 del Decreto 380 / 96, para soportar el IVA asumido y que es impuesto descontable ?

14. Si los costos o gastos que dan derecho a impuestos descontables se


193

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

encuentran soportados por documentos equivalentes a la factura, estos cumplen los requisitos mínimos del Decreto 1165/96 y discriminan el IVA según el Articulo 618 del E.T. ?

15. El impuesto descontable solicitado esta limitado a la tarifa de las operaciones gravadas de la compañía ?

16. Efectúa la sociedad el prorrateo de impuestos descontables cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinan indistintamente a operaciones gravadas, exentas o excluidas del impuesto. Verifique el cumplimiento de llevar la cuenta corriente transitoria en donde se debite a los largo del periodo fiscal el valor de los impuestos correspondientes a los costos y gastos comunes. ( Art. 489,490 E.T. Art. 30 D.R. 1813/84)


194

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

17. Al final del bimestre esta cuenta se ajusta, trasladando la parte descontable a la cuenta IVA por pagar y la no descontable a costo o gasto ?

18. Se llevan registros auxiliares de ventas y compras y la cuenta “Impuesto a las ventas por Pagar”.

Verifique el adecuado manejo de la cuenta en cuando a si los impuestos generados por devoluciones en ventas se encuentran registrados en las cuentas apropiadas y se encuentran en los renglones del formulario previstos para tal fin. (art 509 E.T). 19. Existe un corte adecuado de

facturas de proveedores, que garantice que las facturas del bimestre quedan registradas en el que corresponde ?

20. La compañía cuenta con una aplicación por computador que


195

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

permita diferenciar los diferentes bienes gravados por tarifas para aplicación del IVA correspondiente ?

21. Existen controles alternos para garantizar que las operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado se ajustan a la normatividad vigente? Solicitar inscripción en el registro nacional de vendedores.

22. Los ingresos informados en las declaraciones de impuesto sobre las ventas son conciliados con los reportados en las declaraciones de Industria y Comercio y de Renta?

23. La entidad cumple con la obligación de presentar la declaración de ventas dentro de los plazos fijados por la administración tributaria? (Art. 579, 600 a 603 E.T.)

24. En períodos anteriores se han presentado declaraciones de


196

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

corrección a la declaración de ventas?

25. Existen funcionarios encargados de la elaboración y presentación de la declaración de ventas?

26. La entidad acostumbra a diligenciar el formulario de declaración de ventas con posterioridad a la elaboración de los anexos?

27. La entidad posee programas para verificar que no se incluyan impuestos descontables que no corresponden al período fiscal a que corresponde la declaración de ventas.

28. El procedimiento seguido para todas las compras y ventas que realiza la entidad es uniforme?

29. Las declaraciones de ventas son firmadas por representante legal y revisor fiscal, debidamente inscritos ante la Cámara de Comercio ?

30. La dirección informada en la


197

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

declaración corresponde con la del domicilio principal según certificado de la Cámara de Comercio ?

31. El NIT informado en la declaración corresponde con la tarjeta que expide la DIAN ?

32. Las declaraciones de ventas contienen los factores necesarios para identificar las bases gravables?

33. El código de la actividad económica corresponde a la desarrollada por la empresa y se ajusta a la ultima resolución de la DIAN?

34. Emita una conclusión sobre lo adecuado de los controles aplicados en el impuesto a las ventas de las declaraciones bimestrales

35. Puntos a tener en cuenta de la Reforma Tributaria Ley 788/02.

- Verificar el cambio de bienes y servicios excluidos a bienes y servicios gravados.


198

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

- Verificar el cambio de bienes y servicios excluidos a bienes y servicios exentos con derecho a devolución.

- Verificar bienes gravados con la tarifa del 7% y 2%.

- Verificar los servicios gravados con la tarifa del 7% y 2%.

- Verificar que el tratamiento de impuestos descontables relacionados con bienes y servicios gravados con la tarifa del 7 y 2%, se encuentre limitado a esta tarifa y que el mayor valor se registre como costo o gasto de operación .

- Verificar el cumplimiento de condiciones para pertenecer al régimen simplificado por parte de prestadores de servicios.


199

7.4.3 RETENCION EN LA FUENTE

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

1. Verifique que : La recepción de las facturas o

documentos equivalentes para causacion y registro es oportuna ?

Se imprime un sello de recibido a las facturas para determinar la fecha en que se deben causar y registrar?

2. El funcionario que interviene en la determinación de las cuantías de las retenciones, esta adecuadamente entrenado y actualizado ?

3. Si los cálculos se hacen directamente por el programa de computador, este se encuentra actualizado ?

4. Existe un corte adecuado de documentos que garantice que todas las facturas recibidas en un mes, queden causadas oportunamente ?


200

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

5. Las retenciones aplicadas son revisadas por un funcionario diferente a quien las calculo ?

6. Al final del mes como resultado del proceso de las facturas de los proveedores por computadora, la aplicación emite un informe consolidado por tercero, donde se indique ?

Concepto del pago ? Valor base de retención ? Retención aplicable ? Al final del año esta información es

consolidada para la expedición de certificados ?

La aplicación existente por computadora, permite al cliente la expedición de los certificados de retención del IVA por cada operación o bimestralmente en el evento en que este sea agente retenedor de IVA ?

7. Los informes emitidos mensualmente


201

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

por retención en la fuente, son conciliados con los valores registrados en la cuenta de retención ?

8. La cuenta de retención en la fuente se encuentra discriminada por conceptos que permitan la elaboración de las declaraciones ?

9. Incluye la retención del IVA ?10. Al momento de la preparación de

las declaraciones de retención se cuenta con los registros contables actualizados ?

11. Cuando se presentan diferencias entre los registros contables en la cuenta de retención y los valores declarados, tales diferencias son conciliadas ?

12. Si las diferencias corresponden a retenciones no registradas en el mes correspondiente, estas se tuvieron en cuenta para la elaboración de la


202

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

declaración respectiva ?13. Si la declaración de retención se

elabora con datos provisionales, una vez se tengan los registros contables definitivos, se concilia el saldo de esta cuenta con las retenciones declaradas ?

14. Si las diferencias presentadas corresponden a retenciones no declaradas inicialmente se corrigen las declaraciones ?

15. Las declaraciones de retención son revisadas por un funcionario deferente a quien las elaboro ?

16. Las declaraciones de retención se encuentran debidamente soportadas, se archivan los anexos que sirvieron de base para determinar los valores declarados ?

17. Las declaraciones de retención se encuentran debidamente soportadas, se archivan los anexos que sirvieron


203

PREGUNTA SI NO

OBSERVACIÓN

de base para determinar los valores declarados ?

Se presentan en el domicilio principal de acuerdo a certificado de constitución y gerencia de la Cámara de Comercio:

El Nit de la compañía corresponde con la tarjeta expedida por la DIAN ?

Contiene los factores necesarios para identificar la base ?

Se presentan firmadas por el representante legal y/o revisor fiscal, debidamente inscritos en la Cámara de Comercio ?

La dirección informada corresponde al domicilio principal ?

El código de la actividad económica, corresponde con la ultima Resolución de la DIAN ? En caso de no informarse, genera sanción onerosa.


204

7.4.4DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

1. En desarrollo de las operaciones habituales y ocasionales de la entidad, es responsable del impuesto de industria, comercio y avisos?(Art. 28 Dec. 400/99)

2. En qué régimen esta inscrito?(Art. 37 Dec. 400/99)

3. Si la entidad tiene sucursales o filiales o subsidiarias se toman las medidas para efectuar consolidación bimestralmente?

4. Las sucursales fuera de Bogotá se encuentran registradas en el lugar donde operan? (Art. 27 Dec. 400/99)

5. Es responsable por operaciones industriales, comerciales o de servicios?Cuáles son? (Art. 29,30,31 Dec. 400/99)


205

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

6. Existe un corte adecuado de facturas de venta de bienes y servicios que garantice que las facturas del bimestre quedan registradas en el que corresponde?

7. Realiza operaciones exentas y no sujetas? Cuáles ?(Art. 49,35 Dec. 400/99)

8. Los ingresos informados en las declaraciones de impuesto Industria y Comercio son conciliados con los reportados en las declaraciones de Ventas y de Renta?

9. La entidad cumple con la obligación de presentar la declaración de industria y comercio dentro de los plazos fijados por la administración tributaria?

10. En períodos anteriores se han presentado declaraciones de corrección a las declaraciones de


206

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

industria y comercio?11. Existen funcionarios encargados de

la elaboración y presentación de la declaración de industria y comercio?

12. La entidad acostumbra a diligenciar el formulario de declaración de industria y comercio con posterioridad a la elaboración de los anexos?

13. Al final del mes o bimestre como resultado del proceso de las facturas de los proveedores, el programa emite un informe consolidado por tercero, donde se indique:

Concepto del pago? Valor base de retención? Retención aplicable? Al final del año esta información es

consolidada para la expedición de certificados?

La aplicación existente por computadora, permite al cliente la


207

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

expedición de los certificados anuales de retención en la fuente por impuesto de industria y comercio?

14. La entidad posee controles para verificar que no se incluyan retenciones en las fuente que no corresponden al período fiscal a que corresponde la declaración de industria y comercio?

15. Existen controles alternos para garantizar que las operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado o preferencial se ajustan a la normatividad vigente? Solicitar inscripción en el RIT.

16. Las declaraciones de industria y comercio son firmadas por representante legal y revisor fiscal, debidamente inscritos ante la Cámara de Comercio?


208

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

17. La dirección informada en la declaración corresponde con la del domicilio principal según certificado de la Cámara de Comercio?

18. El NIT informado en la declaración corresponde con la tarjeta que expide la DIAN?

19. Se verifica que el código de la actividad económica corresponde a la desarrollada por la empresa y se ajusta a la ultima resolución de la Dirección de Impuestos Distritales?

7.4.5 SITUACIÓN FISCAL

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

1. De acuerdo con la escritura de constitución o la última reforma cuál es el domicilio fiscal de la entidad? (Art. 579-1E.T.)


209

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

2. Cuál es el número del NIT y donde fue expedido? (Art. 555-1 E.T.)

3. El nombramiento del representante legal y revisor fiscal están debidamente actualizados en la Cámara de Comercio?

4. Ante qué entidad tiene registrados los libros de contabilidad? (Art. 774 E.T.)

5. Si la Entidad procesa electrónicamente la información financiera, se han tomado las medidas de conservación por un período mínimo de 5 años, de los medios magnéticos, programas y documentos de soporte? (Art. 632 No. 1 E.T.)

6. Se conservan informaciones y pruebas contempladas en las normas vigentes por lo menos por 5 años, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos,


210

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido, la renta líquida y en general para fijar las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes?

7. Se conserva copia de las declaraciones tributarias presentadas, sus anexos, así como de los recibos de pago correspondientes? (Art. 632 No. 4 E.T.)

8. La contabilidad muestra fielmente el movimiento diario de ventas y compras?

9. Las operaciones pueden expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo


211

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

preciso los comprobantes externos que respaldan los valores anotados (Art. 773 E.T.)

10. En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos, correspondencia y demás documentos de toda la empresa o entidad lleva impreso o se indica junto con el nombre, el correspondiente número de NIT?(Art. 619 E.T.)

11. Se ha dado respuesta a la totalidad de los requerimientos interpuestos por la DIAN.

12. Se presentan las declaraciones tributarias por vía electrónica según el (Art. 579-2. E.T.)

13. Se encuentra la sociedad inscrita en el Registro Nacional de Vendedores (Art.613 E.T.).

14. La sociedad expide por todas


212

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

sus operaciones factura o documento equivalente (Art. 615 E.T).

15. Se cumple con la obligación de informar la dirección en todos los casos (Art.612 E.T.)

16. Cumple la sociedad con la obligación de informar los estados financieros consolidados por parte de los grupos empresariales(Art. 631-1 E.T.)

17. La sociedad informa correctamente la actividad económica ( Art. 650-2 E.T.).

18. Se ha solicitado la resolución de facturación o se han habilitado oportunamente facturas sobre las cuales la resolución haya quedado sin vigencia. Recuerde que la vigencia es de (2) años a partir de la solicitud. Res. 3878/96

19. Se revisan periódicamente


213

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

los estados de cuenta emitidos por la DIAN, contra las declaraciones tributarias y demás documentos de orden interno y externo como resoluciones de compensación y otros, con el fin establecer errores o diferencias contenidos en los mismos.

7.4.6 PROCESOS ANTE LA DIAN

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

1. Con qué frecuencia ha tenido la Entidad que invocar los recursos gubernativos para buscar la renovación o aclaración de actos administrativos que la afectan?

2. Quién prepara los recursos, para su posterior firma y presentación?

3. El representante legal otorga poder especial a un profesional del derecho


214

PREGUNTA SI NO

OBSERVACION

para la elaboración y presentación de los recursos?

4. Le han sido rechazados recursos a la Entidad por caducidad de la acción?

5. En caso positivo quién actuaba; el representante legal o un mandatario especial?

6. Las notificaciones se han surtido en forma personal o se ha buscado que se efectúe por edicto?

7. Es frecuente, que la gestión ante la vía gubernativa haya dado paso al contencioso?


215


7.5 CAMBIARIA

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique si al momento de haberse efectuado una operación de cambios internacionales se diligenció el correspondiente formulario oficial previsto para el efecto, a saber:

Declaración de cambio por importaciones de bienes.

Declaración de cambio por


216

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

exportaciones de bienes Declaración de cambio por

endeudamiento externo. Declaración de cambio por

inversiones internacionales. Declaración de cambio por servicios,

transferencias y otros conceptos análogos.

Información de endeudamiento externo otorgado a residentes.

Información de endeudamiento externo otorgado a no residentes.

Declaración de cambio por devoluciones, junto con la correspondiente autorización expresa del Banco de la Republica, cuando la devolución sobrepase el 15% del valor reintegrado o el depósito se encuentre en ceros.

Constitución del depósito para el caso de inversiones del exterior que no se perfeccionen.


217

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

2. Verificar si las importaciones pagaderas a plazo superior a seis (6) meses contados a partir de la fecha del documento de transporte fueron informadas al Banco de la República como endeudamiento externo.

3. Verificar si las importaciones temporales financiadas bajo la modalidad de arrendamiento financiero o leasing fueron informadas como endeudamiento externo.

4. Verificar si los pagos en moneda legal colombiana de importaciones fueron informados a través de Declaración de Cambio por importaciones de bienes.

5. Verificar si los pagos en moneda legal colombiana por exportaciones fueron informados a través de Declaración de Cambio por exportaciones.


218

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

6. Verificar que si la exportación que se cancela ha sido financiada a un plazo superior a doce (12) meses contados a partir de la fecha de la declaración de exportación definitiva, dicha actuación se haya informado al Banco de la Republica, a través de Declaración de Cambio por endeudamiento externo.

7. Verifique que las divisas recibidas sobre futuras exportaciones no constituyan una obligación financiera y que no generen para el exportado obligación diferente a la entrega de la mercancía.

8. Verificar que si se han recibido divisas sobre futuras exportaciones, la exportación se materialice a mas tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la canalización de las divisas en el mercado cambiario u que


219

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

si el plazo concedido para el efecto es mayor, se informe la operación como endeudamiento externo.

9. Verificar si los créditos obtenidos en moneda extranjera para financiar exportaciones con plazo inferior o igual a un (1) año obtenidos con cargo a recursos de Bancoldex, fueron informados como endeudamiento externo.

10. Verificar que las divisas requeridas para atender el servicio de los prestamos externos yu la financiación de importaciones a un plazo superior a seis (6) meses desde el documento de transporte se negociaron por conducto de intermediario o se canalizaron a través de cuenta de compensación y que se presento la correspondiente declaración de cambio por


220

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

endeudamiento externo.

11. Verificar si se han concedido prestamos en moneda extranjera a residentes en el exterior y en caso afirmativo, si se presento la declaración de cambio por endeudamiento externo.

12. Verificar si los ingresos y egresos de divisas originados en operaciones de prestamos a no residentes se canalizaron a través de un intermediario del mercado cambiario o de cuenta corriente de compensación.

13. Verificar si existen avales o garantías en moneda extranjera y si jan sido informados al Banco de la República, a través de la Declaración de Cambio por endeudamiento externo.


221

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

14. Verificar si las divisas destinadas a la constitución de una empresa, a aumento de capital o compra de acciones o derechos sociales o a fusión de sociedades se encuentran registradas como inversión internacional ante el Banco de la República.

15. Verificar si en el correspondiente ejercicio anual se envió al Banco de la República el formulario de retención de utilidades en el patrimonio y otras cuentas patrimoniales, certificado por el Revisor Fiscal.

16. Verificar si los cambios de titular de inversión extranjera por otro(s) inversionistas extranjeros fueron informados al Banco de la República.

17. Verificar si al trasladar la inversión extranjera a favor de un nacional colombiano se efectuó la


222

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

correspondiente cancelación del registro ante el Banco de la República.

18. Verificar si las inversiones en el exterior y sus modificaciones o cambios de titular ha n sido informadas al Banco de la República a través de la Declaración de Cambio por inversiones colombianas en el exterior.

19. Verificar que si existen manejos de ingresos o egresos derivadas de operaciones de cambio internacionales a través de cuentas corrientes en moneda extranjera en entidades financieras del exterior (cuentas corrientes de compensación), las mismas se encuentran registradas ante el Banco de la República.


223

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

20. Verificar que si existen cuentas de compensación, se informe cada mes al Banco de la República sobre las operaciones realizadas a través de ellas.

21. Verificar que si se efectuaron o recibieron pagos en moneda extranjera correspondientes al cumplimiento de obligaciones derivadas de operaciones internas, los mismos se hayan realizado a través de cuentas corrientes de compensación registradas ante el Banco de la República.


224

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

IMPUESTO DE RENTAI.V.AI.C.APROCESOS ADMONADUANAS/CAMBIOS


225


7.5 OBLIGACIONES MERCANTILES CON LOS SOCIOS

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verificar si la compañía presenta casos frecuentes de préstamos a socios que en el tiempo van adquiriendo la connotación de irrecuperables, lo que constituiría una distribución encubierta de utilidades.

2. Verificar si la compañía incurre en gastos que obedecen a conceptos que en realidad son de carácter personal


226

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

de determinados socios o administradores.

3. Verificar si la sociedad mantiene actualizados los registros de las direcciones reales de todos y cada uno de los socios, en orden a que las citaciones a asamblea de accionistas o juntas de socios se cumplan cabalmente.

Puntos Para Informe


227

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

PRESTAMOSGASTOSAOBLIGACIONES LEGALES

SECCION 7


228

EVALUACION DE ASPECTOS LEGALES

7.6 OBLIGACIONES LABORALES

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

1. Verifique si en la compañía se presentan casos en donde una persona que desempeña determinado oficio con remuneración y bajo subordinación y dependencia, no tiene celebrado contrato de trabajo, ni esta amparada en riesgos por el sistema de seguridad social, de manera que se estén encubriendo una relación que en realidad es un contrato de trabajo (C.S.T., arts 23 y 24)

2. Verificar si en el caso de contratos de trabajo vigentes o terminados hace menos de tres (3) años se utilizan o utilizaron mecanismos tales como viáticos, gastos de representación, etc. Que en la realidad estén


229

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

destinados a evitar prestaciones sociales o cargas parafiscales.

3. Verifique si en la compañía existen trabajadores menores de 18 años, su contrato se haya celebrado con autorización previa del inspector de trabajo (C.S.T., art 30)

4. Verificar aleatoreamente que los contratos de trabajo contengan los requisitos mínimos de que trata el art. 39 del C.S.T.

5. Verificar que si existe alguno o varios de los siguientes acuerdos o pactos, los mismos costen por escrito:

El periodo de prueba (C.S.T. arts, 76 y 77)

El salario Integral (C.S.T. art. 132) Aquellos pagos respecto de los cuales

se pacte que no constituyen salario (C.S.T. art 46)

Los contratos de aprendizaje (L.


230

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

188/59, art. 4) Los contratos a termino fijo, su

prorroga y preaviso (C.S.T. art. 105)

6. Verificar que la compañía tenga debidamente aprobado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, el Reglamento Interno de Trabajo (C.S.T., art. 349)

7. Verificar que la compañía lleve el registro especial de vacaciones (C.S.T. art. 187, inc 3)

8. Verificar que toda deducción, retención o compensación que la compañía le haga a sus trabajadores estén precedidas de la correspondiente autorización expresa y escrita de los mismos. (C.S.T. art. 59-1 y 149)

9. Verificar que no exista contrato de trabajo alguno en donde el salario este por debajo del mínimo legal.


231

DESCRIPCIÓN SI NO

OBSERVACION

(C.S.T.. art. 145)

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

CONTRATACIONAUTORIZACION DE DESCUENTOREGLAMENTO


232

INTERNO

SECCION 8

RAZONABILIDAD Y CONFIABILIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS

8.1 DISPONIBLE

DESCRIPCION P/T Elaboro

OBSERVACION

CONCILIACION1. Las cuentas bancarias son conciliadas

regularmente por la empresa?2. Usando las copias de las conciliaciones

bancarias preparadas por el cliente al final del periodo analizado y haga lo siguiente:

a) Verifique las sumas b) Confronte los saldos contra el mayor o

submayor y contra el extracto bancarioc) Investigue todas las partidas

conciliatorias en relación con su materialidad, antigüedad y gestión de la


233

administración para normalizarlas1. Verifique que el saldo “según extracto”

anotado en la conciliación cruce con el extracto bancario emitido por el banco respectivo.

2. Elabore un resumen de conciliaciones al final del periodo analizado y determine el efecto en el estado de resultados, de las partidas conciliatorias, con el objeto de sugerir ajustes


OBSERVACION

CLASIFICACION1. Revise que las partidas sean

contabilizadas en caja o bancos de acuerdo a los principios de contabilidad.

2. Con base en las conciliaciones bancarias determine que las cuentas que hayan terminado en sobregiro, se hubieran reclasificado al pasivo como obligaciones financieras.

DISPONIBILIDAD1. Segregue los sobregiros de bancos y los

fondos de caja que estén sujetos a restricciones.


234

2. Verifique la composición de la caja general para determinar si el saldo incluido en esta cuenta es cierto y está disponible en el giro normal del negocio.

VALUACION1. Para las cuentas en moneda extranjera,

verifique los tipos de cambio al cierre del periodo sujeto de análisis y compruebe su correcta conversión y contabilización.

Puntos Para Informe


235

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

CLASIFICACIONCONCILIACIONDISPONIBLIDADVALUACION

SECCION 8LOS PROGRAMAS DE COMPUTADOR , SISTEMAS DE CLASIFICACION, PRESENTACIONES, BASES DE DATOS, PROCESOS, METODOS DE OPERACIÓN, DATOS, GRAFICOS, INFORMACION VISUAL, VERBAL Y TODA LA METODOLOGIA E INFORMACION CONTENIDA EN ESTE MANUAL SON DE LA PLENA PROPIEDAD DE ASTAF COLOMBIA S.A. Y CONSTITUYEN DERECHOS RESERVADOS A SU FAVOR, SU DUPLICACION Y/O REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO, CONSTITUYE UNA VIOLACION A LA LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL.

236


8.2 INVERSIONES


OBSERVACION

VALUACION

1. Se hace una comprobación independiente de los precios por los cuales han sido compradas o vendidas las inversiones? En caso afirmativo, por quién?

2. Compare las operaciones referentes a compras y ventas de inversiones contra los precios de bolsa cotizados en la fecha en que se verificó la transacción

3. Cerciórese de que tanto el costo de las inversiones como el producto de la utilidad o pérdida en cada venta, haya sido


237

correctamente calculado y registrado.

4. Anote la valorización o desvalorización de las inversiones al final del período y compruebe la suficiencia de la reserva para protección de inversiones.


OBSERVACION

5. Determine la base para registrar el valor en libros de las inversiones realizables, incluyendo los métodos seguidos para contabilizar los intereses, premios y descuentos sobre bonos.

a) Pruebe selectivamente los cálculos de las cantidades por intereses o premios de bonos y descuentos.

b) Consulte las publicaciones de


238

servicios a los inversionistas, etc, para comprobar dividendos en acciones, conversiones, cambios y otros ajustes que afecten ya sea las cantidades o bien los importes de los valores.

c) Revise los boletines de bolsa al cierre del periodo para reducir el valor en libros al precio mas bajo de costo o mercado.

d) Pruebe selectivamente los precios de mercado de inversiones realizables e indique la fuente base del cálculo.


OBSERVACION

6. Examine los avisos de los corredores u otros documentos comprobatorios de las transacciones operadas durante el


239

periodo.7. Pruebe la exactitud de los cálculos

de los ingresos devengados.8. Pruebe la corrección de los

ingresos por intereses y dividendos y las utilidades y perdidas registradas durante el periodo y compare las cantidades con las cuentas del libro mayor y con los papeles de trabajo para resultados. Asegúrese que tengamos todos los datos requeridos para la declaración del impuesto sobre la renta.

9. Respecto de subsidiarias no consolidadas y asociaciones en participación, obtenga la siguiente información:

a) Diferencia entre el monto de la inversión y el interés de la matriz en los activos netos de la


240

subsidiaria. El método de registro del valor contable o de participación patrimonial para el registro contable de las subsidiarias no consolidadas en los estados consolidados.


OBSERVACION

b) Hasta que punto se han acumulado o disminuido los intereses de la matriz en los activos netos de las subsidiarias desde la fecha de adquisición de las inversiones como resultado de utilidades, pérdidas o distribuciones. Verifique contratos de asociaciones en participación, estados financieros, etc.

c) Proporción de la matriz entre las


241

utilidades o pérdidas y los dividendos declarados o pagados durante el período por la subsidiaria no consolidada.

d) Cuando las asociaciones en participación y las subsidiarias no consolidadas son de importancia en relación al balance consolidado con los resultados de operación consolidados, resuma la información en cuanto a activos, pasivo y resultados para considerar como revelaciones en las notas a los estados financieros.


OBSERVACION

VALUACION10. Otros conceptos bajo esta

clasificación:LOS PROGRAMAS DE COMPUTADOR , SISTEMAS DE CLASIFICACION, PRESENTACIONES, BASES DE DATOS, PROCESOS, METODOS DE OPERACIÓN, DATOS, GRAFICOS, INFORMACION VISUAL, VERBAL Y TODA LA METODOLOGIA E INFORMACION CONTENIDA EN ESTE MANUAL SON DE LA PLENA PROPIEDAD DE ASTAF COLOMBIA S.A. Y CONSTITUYEN DERECHOS RESERVADOS A SU FAVOR, SU DUPLICACION Y/O REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO, CONSTITUYE UNA VIOLACION A LA LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL.

242

En relación a otras inversiones, examine y obtenga información completa para determinar el costo, base de registro contable y cambios durante el período. Revise los ingresos recibidos durante el período y calcule el ingreso acumulado. Si la compañía tiene alguna inversión importante en valores de una empresa no registrada en la bolsa de valores, solicite información financiera reciente de esa compañía e investigue su posible afiliación. Determine si se requiere una provisión para pérdidas en la realización de esos valores.

1. Confirme el valor de rescate, beneficiario, etc, de las pólizas de vida que existan, concilie las primas pagadas con los


243

aumentos en los valores de rescate durante el periodo y las primas pagadas por anticipado al iniciar y terminar el periodo con lo registrado en gastos. Verifique el ajuste o gastos por el aumento neto en los valores de rescate y segregue los pagos netos de primas de seguros de vida sobre los funcionarios si no son deducibles para efectos del cálculo del impuesto sobre la renta.

EXISTENCIA1. Usando la lista de inversiones

realizables examine los valores en existencia en presencia de los representantes de la empresa y obtenga un recibo de la devolución de los valores.


244

a) Verifique los nombres exactos y descripción de las inversiones realizables. Se deberán observar las fechas de vencimiento y clase de inversión para prevenir la sustitución por emisión de menos valor.

b) Vea que los certificados o títulos de acciones y los bonos están hechos a nombre de la empresa o estén debidamente endosados a favor de la empresa.

c) Determine que los cupones de interese con vencimiento posterior a la fecha del arqueo estén adheridos. Observe que no haya cupones vencidos adheridos o cupones desprendidos antes de la fecha de vencimiento.


OBSERVACION

d) Obtenga confirmación de los


245

valores en poder de terceros a la fecha del arqueo. Si practica el arqueo antes o después de la fecha del balance, considere también la conveniencia de obtener confirmación a la fecha del balance.

REGISTRO1. Obtenga o prepare una lista de

inversiones realizables conteniendo esencialmente los siguientes detalles:a) Nombre completo y exacto y

descripción del titulo o certificado.

b) Número de los certificados y títulos

c) Valor nominal o del capital por unidad

d) Numero de acciones o importe total del capital


246

e) Costo de los valores y valor en libros.

f) Valor unitario de mercado. Indique la fuente y las bases del cálculo.

g) Precio total de mercado.h) Los cupones subsecuentes

anexos.i) Localización de los valores y, si

deberá mostrar los valores al principio del periodo, los cambios durante el periodo, incluyendo las fechas de compra y venta, tipo de interés y fecha de cobro, fecha de vencimiento, ingresos recibidos, así como los ingresos devengados no cobrados al principio y al fin del periodo.

2. Verifique la cédula analítica de las inversiones realizables para


247

asegurarse de su corrección aritmética compara Los saldos iniciales y finales con el balance de comprobación.

3. Obtenga una relación de inversiones o de anticipos a subsidiarias o afiliadas. Cuando sea aplicable, indique el número de acciones y valor de las mismas al principio del año, adiciones, bajas y saldo final.a. Verifique la exactitud

aritmética y coteje los saldos iniciales con los papeles de trabajo del año anterior, y los saldos finales con el balance de comprobación.

b. Determine que las cuentas intercompañías estén cuadradas.

c. Determine la base para su


248

registro.DESCRIPCION P/T Elabor

oOBSERVACI

ON

d. Respecto a las subsidiarias, consolidadas o no consolidadas, determine el interés que tenga la matriz en:

Activos netos. Utilidades no distribuidas desde

la adquisición. Utilidades, pérdidas y

distribución pata el periodo de revisión.

Indique la fuente de tal información. Si los estados financieros no han sido auditados por Contadores Públicos Independientes investigue el grado de confianza que podemos darle a dichos estados.

CLASIFICACION


249

1. Revise que las inversiones sean registradas y contabilizadas de acuerdo con los principios contables colombianos.

2. Revise y haga investigaciones apropiadas para determinar que las inversiones en valores estén adecuadamente clasificadas como valores realizables.

Puntos Para Informe

Conclusión General


250


Prioridad


GERENTE

VALUACIONCLASIFICACIONREGISTROEXISTENCIA

SECCION 8


8.3 DEUDORES


OBSERVACION


251

CLASIFICACION1. Revise que las cuentas por cobrar,

ventas y cobranzas estén contabilizadas de acuerdo a los principios de contabilidad.

2. Clasifique los saldos de las cuentas a la fecha del balance, en cuanto a: 1) clientes, 2) directivos, funcionarios y empleados, 3) accionistas, 4) compañía matriz, subsidiarias y afiliadas y 5) otros y liste las cuentas con saldo acreedor para considerar su reclasificación.

COMPOSICION1. Obtenga relaciones de cuentas por

cobrar al cierre del período y:a) Verifique las sumas y coteje los totales

con el balance de comprobación y libro mayor.


OBSERVACION


252

b) Coteje las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares.

2. Documentos por cobrar: Obtenga o prepare una cédula de documentos por cobrar a la fecha de la auditoria, listando la información relativa a cada documento por lo que se refiere a: fecha, girador, si esta dada en prenda y a quién, tasa de interés colateral, fecha de vencimiento, condiciones de pago, saldo del valor nominal, fecha de pago de intereses e intereses devengados y no cobrados. Cuando sea práctico, esta cédula deberá mostrar el saldo de documentos al principio del período, adiciones, renovaciones y pagos recibidos, y en relación con los intereses, el saldo devengado por cobrar al principio del período y las cantidades devengadas y cobradas durante el período.

a) Segregue los documentos a cargo de accionistas, directivos, funcionarios, empleados,


253

empresas afiliadas, etc. con fines de presentación.


OBSERVACION


254

b) Verifique que todos los documentos por cobrar durante el período fueron debidamente registrados, examinándolos y viendo pagos posteriores o de otra manera. Coordine la inspección de documentos con los arqueos de efectivo y valores y contrólelos a la fecha del balance si se hace el arqueo en una fecha intermedia. También inspeccione o efectúe otro procedimiento de verificación de los colaterales, si los hay.

c) Determine los importes de los documentos vencidos y renovados.

d) Determine el importe de los vencimientos a plazo mayor de un año después de la fecha del balance.

ANTIGÜEDAD Y PROVISION1. Pruebe selectivamente la antigüedad

de las cuentas pendientes de cobro.


255

2. Compare los saldos de cuentas por cobrar con los del año anterior e investigue y explique cualquier aumento anormal. Este alerta en relación con cualquier incremento extraordinario en los cargos a cuentas por cobrar cerca del fin de año.


OBSERVACION


256

3. Obtenga un análisis del cargo a los resultados por castigo de cuentas incobrables y del movimiento de la cuenta de provisión para cuentas

dudosas.

a) Revise su corrección aritmética, cotéjelos con el balance de comprobación y crúcelos con los papeles de trabajo de resultados.

b) Cerciórese de que las cancelaciones de todas las cantidades importantes han sido debidamente autorizadas.

c) Compare y comente la experiencia de cancelación de cuentas malas del año actual y de los anteriores.

4. Investigue la cobrabilidad de las cuentas a la fecha del balance, comentándolas con el Gerente de Crédito y Cobranzas o con el Tesorero.

NO CLIENTES1. Revise la clasificación, descripción y

razonabilidad de cuentas por cobrar no comerciales (Circulante, no


257

circulante) y entes relacionados.


OBSERVACION


258

2. Hacia el final de nuestra revisión, cerciórese de que las cuentas de accionistas, directivos, funcionarios y empleados de las compañías matriz, subsidiarias y afiliadas que hayan sido liquidadas en la fecha del balance, se hayan reincorporado en fecha posterior y, si existen algunas, haga las investigaciones necesarias.

EXISTENCIA1. Con base en el listado de cartera,

revise para los clientes más significativos si su saldo se originó como producto de la emisión de facturas de venta, verifique contra documentos.

2. Cerciórese de los importes de las cuentas descontadas, vendidas o cedidas y solicite confirmación del comprador.

3. Haga indagaciones para determinar que no se hayan incluido como inventarios las mercancías enviadas en consignación a los clientes o agentes, o mercancías solicitadas por


259

los clientes para entregas futuras, cuya propiedad no haya sido transferida.


OBSERVACION


260

VALUACION1. Cerciórese del importe de las cuentas

cedidas en garantía, compruebe por otros procedimientos el colateral, si lo hay y revise la valuación del colateral.

2. Verifique los intereses cobrados o devengados derivados de los documentos por el período y crucelo con las cuentas de resultados de intereses por el período.

a) De ser práctico, haga una prueba global de los ingresos por intereses del período para averiguar la razonabilidad de la cantidad.

b) Revise los cálculos de los intereses devengados por cobrar.

3. Para las cuentas por cobrar en moneda extranjera realice la comprobación del saldo al final del periodo analizado teniendo en cuenta la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Bancaria.


261

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

VALUACION


262

COMPOSICIONANTIGÜEDAD - PROVISIONNO CLIENTESCLASIFICACIONEXISTENCIA

SECCION 8


8.4 INVENTARIOS


OBSERVACION


263

EXISTENCIA, OBSOLESCENCIA Y DETERIORO

1. Mediante observación y discusión con los empleados de la empresa:

a) Determine si los procedimientos de inventarios proporcionan la segregación de las partidas de inventarios obsoletos, dañados o de lento movimiento y si dichas partidas están listadas para seguimiento y valuación especial.

b) Determine que las partidas de inventario no pertenecientes a la empresa, sino recibidas en consignación, propiedad de clientes, etc. hayan sido excluidas del inventario.


OBSERVACION


264

2. Si el inventario esta en poder de personas ajenas, en consignación, almacenistas, etc. confirme por comunicación directa, a menos que hagamos: pruebas físicas selectivas. Cuando estos inventarios sean de importancia deberán hacerse indagaciones complementarias, con bancos locales, Cámara de Comercio, etc., para determinar la existencia y estado de tales empresas.

PROVISIÓN1. Con base en el inventario físico que la

administración le suministre, verifique cuales artículos presentan baja y/o nula rotación los cuales son susceptibles de provisionar, para realizarlo cruce el listado del inventario físico actual con el de hace un año o simplemente indague con la administración sobre el estado del inventario.

VALOR DE MERCADO1. Verifique que el precio de venta unitario


265

sea mayor al costo de venta unitario incluido el gasto de ventas


OBSERVACION


266

COSTEO1. En relación con el inventario actual,

investigue los procedimientos del cliente para la valuación del inventario y las bases de valuación: P.E.P.S; U.E.P.S, promedios, etc.

2. Prepare una cédula de las pruebas de valuación de todos los artículos selecciónelos al zar

3. Verifique que la base de valuación y la determinación del costo de ventas estén de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

4. Solicite al departamento de compras del cliente las facturas y documentación suficientes para comprobar la adquisición de cuando menos el número de unidades que aparezcan en el inventario de las partidas seleccionadas.

5. Si el cliente llena registros de inventarios, con importe, proceda a la


267

valuación del inventario con ellos. Estos auxiliares deberán ser probados, para así poder determinar que son confiables. Examine selectivamente facturas de compras reciente y / o partidas importantes del inventario.


OBSERVACION


268

6. Determine el tratamiento y pruebe el efecto de los fletes e impuestos de importación con respecto a los inventarios.

7. Lea con referencia a nuestras anotaciones hechas durante la observación de los inventarios y pregunte respecto de inventarios obsoletos, invendibles, de lento movimiento, desperdicio, o existencias excesivas. Al efectuar estas indagaciones, consulte a los empleados de ingeniería, control de materiales, control de producción y del departamento de ventas.

8. Si se usan costos estándar:

a) Determine si tales costos difieren substancialmente de los costos reales utilizando el método PEPS.

b) Investigue las variaciones en costos y determine su efecto en valuación de los inventarios.


269

a) Cerciórese de las políticas y prácticas en lo referente al cambio de los estándares.

b) Si ocurrieron cambios durante el ejercicio. Investigue su efecto en la valuación de los inventarios.

9. Compruebe y revise revelaciones (valuación, gravámenes, reducciones poco usuales) Realice los procedimientos adicionales que considere necesarios.

VALUACION DE LA PRODUCCIÓN EN PROCESO Y ARTICULOS TERMINADOS

DESCRIPCIÓN P/T Elaboro

OBSERVACION


270

1. En relación con el inventario actual cerciórese de los procedimientos del cliente para la valuación de los inventarios y las bases de valuación PEPS, UEPS, costos promedios, etc.

2. Cerciórese de los porcentajes de materiales, mano de obra y gastos indirectos, incluidos en el inventario, para determinar el alcance de nuestras pruebas de valuación y a donde deban enfocarse.

3. Costos por órdenes de producción. Cuando los inventarios se hayan obtenido de las órdenes de producción:

a) Obtenga un análisis de las cuentas de Mayor de Producción en Proceso por período seleccionado: Revise las partidas o transacciones

no usuales por su importe o naturaleza; investíguelas y explíquelas.

Coteje las transferencias de materias primas y los traspasos a


271

Productos Terminados, ya sea en papeles de trabajo proporcionados por la empresa o en las cuentas del Mayor.


OBSERVACION


272

b) Obtenga una relación de las órdenes en proceso al final del período, según los registros auxiliares de producción en proceso u otros registros. Si los costos están acumulados por cada uno de los principales elementos del costo, la relación de inventarios deberá incluir los totales por orden de materiales, mano de obra y gastos indirectos, para que puedan revisarse globalmente las inter – relaciones de los elementos del costo.

Concilie la relación con la cuenta del Mayor de Producción en Proceso.

Nuestras pruebas selectivas y estimaciones del grado de avance de las órdenes, hechas durante el inventario físico, deben conectarse con las acumulaciones de costos de la relación.

c) Seleccione algunas órdenes representativas en la relación para


273

probarlas y obtenga el análisis detallado de los costos acumulados.


OBSERVACION


274

Pruebe selectivamente el costo de los materiales y requisiciones o documentos de compra en relación con cantidades de material, partes, etc. Coteje los precios en los registros unitarios de inventarios.

Registre la uniformidad de las horas de mano de obra directa con los importes cargados en nómina en los períodos de pago, y en caso de variaciones anormales, obtenga explicaciones. A. Coteje algunos cargos con la

distribución de la mano de obra. B. Examine las tarjetas de mano de

obra para verificar que se ha cargado a las órdenes apropiadas

Los procedimientos de prueba de las nóminas deben incluir los pagos apropiados para verificar los cargos por mano de obra hechos a las órdenes de producción y los resultados obtenidos deberán considerarse en relación con el


275

alcance de este procedimiento de auditoria.


OBSERVACION


276

d) Revise las bases para la aplicación de los gastos indirectos a las órdenes de producción y asegúrese que sean razonables. La uniformidad en la aplicación de los gastos indirectos es muy importante, debido a los efectos que cualquier cambio pueda tener en la utilidad neta; sin embargo, la uniformidad no debe prevenir la adopción de bases más razonables.

Verifique los porcentajes de gastos indirectos predeterminados, para asegurarse de su correcta determinación aritmética.

Coteje los gastos indirectos incluidos en las hojas de distribución de centros de costos, con los papeles de trabajo relativos a las cuentas de resultados.

Revise las cuentas de gastos de fabricación y compruebe según sea necesario, que solamente aquellos costos que aumentan el valor del


277

producto están apropiadamente incluidos. Compare los gastos reales con los aplicados en el período y períodos anteriores. Investigue y explique las variaciones principales.


OBSERVACION


278

Revise la cuenta de gastos de fabricación, sub o sobre aplicados y determine su efecto en la valuación del inventario.

e) Pruebe los métodos de cierre de las órdenes de producción terminadas y el descargo de los embarques o entregas parciales, cotejando cantidades y costos unitarios en las órdenes de producción seleccionadas y con los asientos de diario en que se registran los traspasos a las cuentas del Mayor de producción en proceso, al costo de ventas o productos terminados. En las mismas órdenes

seleccionadas, revise la valuación de los embarques parciales y determine la corrección del descargo de los costos relativos.

Determine el efecto en la valuación del inventario por las excepciones observadas, si las hubiera.

f) Al revisar los costos cargados a las órdenes de producción, determine que


279

los costos anormales, tales como desperdicio anormal, deficiencias en la mano de obra y costos de períodos inactivos de la planta, hayan sido eliminados del inventario.


OBSERVACION


280

4. Costos por procesos. Obtención de los costos de los inventarios a través de un sistema de costos por procesos:

a) Formule un análisis del inventario de producción en proceso por un período representativo. Si es práctico seleccione un período que incluya la fecha del inventario físico y la de fin de año. Revise partidas en busca de

transacciones anormales por su naturaleza o importe; investíguelas y explíquelas.

Obtenga o prepare resúmenes por el período, como base para seguir el flujo de unidades físicas y costos por producto a través de los centros de costos de los distintos procesos.

Coteje las cantidades y costos transferidos del inventario de materias primas entre procesos al libro mayor y/o los análisis de los papeles de trabajo aplicables.

Coteje las cantidades y costos de los productos terminados


281

transferidos del inventario de producción en proceso, con los registros y controles de producción y saldos de costos con el Libro Mayor.


OBSERVACION


282

Investigue los procedimientos del cliente relativos al control físico y contabilización del desperdicio y otras pérdidas durante la producción y haga las pruebas necesarias. La práctica normal es prorratear el costo de las unidades inútiles entre la remanente de las unidades en proceso. El costo de las pérdidas anormales deberá ser excluido al valuar el inventario.

b) Seleccione algunas líneas específicas de productos o centros de costos para pruebas detalladas. Coordine y cruce las pruebas con el análisis de las cuentas de Control de Producción en Proceso. Pruebe selectivamente la materia

prima cargada a proceso durante el mismo, a los reportes de consumo o requisiciones.

Revise la uniformidad de la horas e importe de la mano de obra directa con los importes cargados en nóminas en los períodos de pago y


283

obtenga explicaciones de cualquier variación anormal.


OBSERVACION


284

Coteje algunos cargos de mano de obra con los reportes de distribución de la mano de obra y pruebe selectivamente que las tarjetas de cargo de mano de obra relativas estén correctamente cargadas a la línea de producto o centro de costos apropiado. El alcance de este paso de auditoria deberá estar basado en la confiabilidad de los procedimientos de distribución de la mano de obra, según los resultados de nuestras pruebas de revisión de los procedimientos de nóminas.

c) Revise las bases de acumulación y aplicación de los gastos indirectos y de los costos del departamento de servicio a los centros de costos de procesos para cerciorarse de su razonable distribución. Revise y documente cualquier cambio reciente en la base y determine el efecto del mismo en la valuación del inventario. Cruce los gastos indirectos


285

incluidos en las hojas de distribución de gastos indirectos con los papeles de trabajo relativos a esas cuentas y con los costos de los departamentos de servicio.


OBSERVACION


286

Revise las cuentas de gastos indirectos y los costos y gastos del departamento de servicio y haga las pruebas necesarias para asegurarse que solo los costos que aumentan el valor de los productos son incluidos apropiadamente en los mismos, compare los gastos reales con los del período y períodos anteriores e investigue y explique las principales variaciones.

Revise las cuentas de variaciones de gastos indirectos, aplicados de mas o menos y calcule su efecto en la valuación del inventario.

Por las líneas de productos o centros de costos seleccionados para pruebas detalladas, determine que los gastos indirectos y del departamento de servicio hayan sido aplicados sobre bases y cuotas correctas.

5. Costos estándar. Si se usan costos estándar:

a) Seleccione un número representativo


287

de costos estándares de productos, con el propósito de probar la integración de los estándares. Por los artículos seleccionados, obtenga copias de las hojas de costos estándar, hojas de ruta y otras especificaciones del producto.


OBSERVACION


288

Compruebe las cantidades de materias primas y partes requeridas para el producto, examinando las listas maestras de materiales, los datos de especificación del producto o cualquier otro registro disponible.

Coteje los precios del material y las partes con los registros de costos unitarios o facturas del proveedor. El alcance de este paso de auditoria deberá basarse en el resultado de las pruebas de transacciones realizadas sobre esta documentación y registro.

Examine el proceso a las hojas de ruta para comprobar el tipo y número de horas de mano de obra incluidas en los costos estándar.

Coteje las cuotas de mano de obra usadas en los estándares con el dato para el costo de la mano de obra desarrollado por el cliente.

Revise los procedimientos del cliente para establecer la cuota de mano de obra haciendo las pruebas


289

necesarias. Coordínese, si es posible, con las pruebas de revisión de los procedimientos de nóminas, si es práctico.


OBSERVACION


290

Coteje las cuotas de gastos indirectos utilizadas en los estándares, con los análisis de costos y determine si los gastos indirectos han sido aplicados sobre bases y mediante cuotas correctas.

A. Revise las bases de aplicación de los gastos indirectos, para cerciorarse de su correcta distribución.

B. Revise los gastos indirectos incluidos en las hojas de distribución de los gastos indirectos utilizados para establecer la cuota estándar de gastos indirectos reales. Investigue y explique las variaciones anormales.

C. Pruebe, hasta donde lo considere necesario, los gastos indirectos reales del período, para cerciorarse de que únicamente se hayan incluido apropiadamente los costos que agregan valor al producto.


291


OBSERVACION


292

En los estándares seleccionados para verificación verifique la corrección de los cálculos de la aplicación de las cuotas de gastos indirectos y la corrección de las sumas y multiplicaciones en las hojas de costos y otros registros de costos.

b) Para poder probar una base para juzgar la corrección de los estándares del cliente y su aceptabilidad para la valuación de inventarios, revise las cuentas de las variaciones de costos utilizadas para contabilizar diferencias entre los costos reales incurridos y los costos estándar. Si se usaron nuevos estándares

para valuar el inventario, revise las cuentas de variaciones por un período seleccionado, posterior a la fecha del inventario físico.

Revise las cuentas de variaciones por un período seleccionado, tanto antes como después de la fecha del inventario físico.


293

Investigue y explique cualquier compensación importante de cantidades deudores y acreedores incluido en las mismas cuentas de variación.


OBSERVACION

Determine el efecto de las variaciones en la valuación del inventario. Para relacionar las variaciones totales al inventario final, determine que existe una base de comparación razonable entre las partidas responsables de las variaciones y las partidas que integran el inventario.

Puntos Para Informe


294

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

EXISTENCIA, OBSELECENCIA Y DETERIOROCOSTEOPROVISIÓNVALOR DE MERCADO

SECCION 8


8.5 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

DESCRIPCIÓN P/T Elabor OBSERVACI


295

o ON

PRESENTACIÓN1. Con respecto a las autorizaciones para

adición o reparación, determine si la clasificación de la empresa en cuanto a activos fijos, mejoras a propiedades ajenas, gastos de reparación y mantenimiento, etc. se encuentran de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicables en las circunstancias.

2. Determine si la parte del terreno ha sido separada adecuadamente de las construcciones y edificaciones.

3. Observe la adecuada clasificación y presentación de los demás activos fijos en estados financieros.


OBSERVACION


296

4.Determine los activos fijos totalmente depreciados y juzgue su tratamiento contable

VALUACIÓN1. Compruebe que el saldo de

“construcciones en curso” al fin del período no incluye obras terminadas.

2. Verificar la realización de avalúos técnicos para los activos cuyo costo ajustado por inflación supere los 20 salarios mínimos.

3. Revise costos capitalizados de activos de manufactura interna.

4. Recalcule el interés capitalizado

5. Revise la política de capitalización del cliente y asegúrese que las adiciones fueran activos capitalizables y que su vida probable es razonable.


297


OBSERVACION


298

PERTENENCIA Y EXISTENCIA1. Si la empresa ha tomado inventario

físico de sus activos, investigue si se han efectuado correctamente los correspondientes ajustes en los libros.

2. Inspeccione físicamente si los activos que figuran en estados financieros son los que la compañía posee en las instalaciones

3. Con base en el saldo de cada activo revise para los más significativos, los documentos soportes donde conste la propiedad del bien a nombre de la compañía .

BASE DE GARANTIA1. Identifique los activos fijos gravados

con garantías o hipotecas con los documentos por pagar, contratos u otras obligaciones. Formule una cédula con los valores netos de estos activos, coordinando este trabajo con la revisión de documentos por pagar, contratos por pagar y deudas a largo plazo.


299

VALORIZACIONES Y PROVISIONES1. Cotejar el valor registrado en libros

frente al avalúo técnico y verificar el registro del efecto como valorización o provisión.


OBSERVACION


300

DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADAS1. Prepare y obtenga una cédula, por el

período sujeto a revisión donde se muestre por cuentas, el saldo inicial de la depreciación acumulada, la depreciación causada en el período y el saldo final de la depreciación acumulada.

a) Verifique la exactitud aritmética y coteje los saldos iniciales del presente periodo contra los saldos finales del año anterior.

b) Verifique las sumas en los auxiliares de depreciación y amortización y coteje los totales con los del papel de trabajo.

2. Verifique los cálculos efectuados por el cliente relativos a las depreciaciones y amortizaciones del período. Efectúe pruebas globales cuando sea práctico.

a) Verifique la uniformidad en la ampliación de los métodos y describa los métodos y vidas


301

probables para efectos del informe.b) Cruce las depreciaciones causadas

en el período y descritas en el papel de trabajo, con lo registrado en gastos y otras cuentas.


OBSERVACION

3. Juzgue lo adecuado de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas en relación a la vida probable de los activos, considerando los posibles valores de deshecho y la razonabilidad de las amortizaciones de las mejoras o propiedades arrendadas en relación a la vida probable del bien o del contrato de arrendamiento, el que sea mas corto.

Puntos Para Informe


302

Conclusión General


Prioridad

EVALUADOR

CONTROLADOR

GERENTE

VALUACIÓNPRESENTACIÓNDEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓNVALORIZACIONES Y PROVISIONESPERTENENCIA Y EXISTENCIABASE DE GARANTIA

SECCION 8


8.6 OTROS ACTIVOS


303


OBSERVACION

ORIGEN1. Coteje los importes con la evidencia

documental, o contra cualquier otra evidencia. Asegúrese de que los saldos sean propiamente cargados a ejercicios futuros.

REGISTRO1. Seguros pagados por anticipado:

a) Obtenga o prepare una cédula a la fecha del balance que describa las pólizas de seguros, coberturas, primas pagadas por anticipado, al iniciar el período, primas pagadas durante el período y primas pagadas y no causadas o si la compañía mantiene registros adecuados sobre los seguros, prepare una cédula sumaria de dichos registros y verifique mediante pruebas selectivas de los asientos.


304


OBSERVACION


305

b) Inspeccione las pólizas que se tengan disponibles y coteje sus detalles con los registros o cédulas. Revise la comprobación de las primas pagadas de importancia.

c) Investigue el tratamiento contable referente a las primas o pagos hechos por anticipado y los reembolsos o devoluciones recibidas de las compañías aseguradoras y examine el último informe de auditoria y otra evidencia documental.

2. Impuestos pagados por anticipado:a) Obtenga o prepare una cédula

detallando todos los impuestos pagados por anticipado, incluyendo, cuando sea el caso, los impuestos cargados a los resultados, verifique contra soportes.

b) Verifique la corrección aritmética de dicha cédula y compare los


306

totales con el balance de comprobación.

3. Otros gastos pagados por anticipado y cargos diferidos:


OBSERVACION


307

a) Obtenga o prepare cédulas analíticas de estos conceptos, cuando sea práctico.

b) Asegúrese que los Otros Cargos Diferidos hayan sido aplicados uniformemente con los del período anterior.

APLICACIÓN DE LA AMORTIZACIÓN

1. Verifique el cargo por amortización para cada clase de diferidos con base en el periodo de amortización, meses restantes y crúcelo con el estado de resultados.

CLASIFICACION1. Verifique lo apropiado de la

clasificación y presentación en estados financieros, considerando la importancia relativa de las cantidades mostradas


308

Puntos Para Informe

Conclusión General


Prioridad

EVALUADOR

CONTROLADOR

GERENTE

ORIGEN Y CLASIFICACIONAPLICACIÓN DE LA AMORTIZACIÓN


309

REGISTRO

SECCION 8


8.7 OBLIGACIONES FINANCIERAS


OBSERVACION


310

EXISTENCIA Y TOTALIDAD1. Obtenga o prepare relaciones de las

obligaciones pendientes de pago anotando los siguientes datos:a) Beneficiario b) Fecha de emisiónc) Colateral y valor registradod) Tasa de interése) Pagosf) Fecha de vencimientog) Cantidad originalh) Saldo a la fecha del balancei) Fecha hasta donde se pagaron

interesesj) Intereses acumulados o pagados

anticipadamente a la fecha del balance


OBSERVACION


311

2. Verifique la exactitud aritmética de la relación y cruce los saldos iniciales con los saldos finales del periodo anterior.

3. Tome los soportes facilitados por la entidad y crúcelos con las obligaciones registradas en estados financieros

4. Obtenga o prepare una cédula que describa las cartas de crédito abiertas a la fecha del cierre, con la siguiente información: Emitida por A la orden de Fecha de emisión Número de serie Importe original Giros emitidos contra las cartas de

crédito, incluyendo fechas, montos y fechas de registro.

Saldo disponible Comentarios sobre colaterales o

garantías dadas al emisor Fecha de expedición


312


OBSERVACION


313

1. Considere la posibilidad de la existencia de un pasivo omitido originado por giros hechos antes del cierre, registrados por el banco posteriormente.AUTORIZACIÓN

1. Determine si los préstamos obtenidos durante el período, fueron autorizados por la Junta Directiva y coteje el efectivo recibido con el registro de ingresos de caja.CALCULO DE INTERESES

1. Verifique los cálculos de los intereses acumulados o pagados anticipadamente al final del período.

2. Cuando sea práctico, haga pruebas globales de los intereses registrados como gastos del período o, alternativamente haga pruebas selectivas individuales del cálculo de los intereses cargados a gastos.CONCILIACIÓN

1. Concilie los intereses acumulados por el período con las cuentas de gastos


314

de intereses y efectúe el cruce de índices respectivo.

2. Verifique Los saldos pendientes y los intereses acumulados por pagar con los extractos emitidos por la respectiva entidad, investigue y concilie todas las discrepancias que aparezcan.


OBSERVACION

CLASIFICACION1. Segregue los documentos y contratos

por pagar con respecto a:a) Bancosb) Proveedores c) Matriz y subsidiariasd) Directores, funcionarios, empleados

y principales accionistas.2. Investigue e indague sobre lo apropiado

de la clasificación de las obligaciones por pagar a corto y largo plazo.


315

REGISTRO1. Si las obligaciones fueron readquiridas

con premio o con descuento, verifique que el importe de tales premios o descuentos haya sido registrado en sus cuentas respectivas.

2. Determine si cuando se cancela una cuota la compañía registra adecuadamente la parte de capital y la de intereses.

BASE DE GARANTIA1. Asegúrese que los bonos endosados,

hayan sido dados como colateral o garantía de otras obligaciones.


OBSERVACION


316

2. Identifique los activos que la compañía ha dado como garantía respecto a hipotecas y/o documentos por pagar, formule una cedula con los valores netos para revelarlos.

VALUACIÓN1. Para las obligaciones financieras en

moneda extranjera, recalcule el saldo final con base en la tasa de cambio aprobada por la Superintendencia Bancaria

Puntos Para Informe Conclusión General


Prioridad

EVALUADOR CONTROLADOR GERENTE

REGISTROEXISTENCIA Y TOTALIDAD


317

CONCILIACIÓNCLASIFICACIONCALCULO DE INTERESESVALUACIÓNBASE DE GARANTIA

SECCION 8


8.8 PROVEEDORES, CUENTAS POR PAGAR E IMPUESTOS


OBSERVACION

COMPOSICION


318

1. Obtenga una relación de cuentas por pagar y proveedores a la fecha del cierre del período, y:a) Verifique su corrección aritmética y

coteje el total con el balance de comprobación.

b) Coteje los saldos de las cuentas con el registro auxiliar.

EXISTENCIA1. Examine la documentación de los

saldos más representativos para cuentas por pagar y proveedores.

2. Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se haya negociado anteriormente, se toman las medidas para asegurarse que tal proveedor no es ficticio?


OBSERVACION


319

3. Verifique las acumulaciones de comisiones por pagar contra los registros de ventas y comisiones y contra los pagos posteriores. Confirme los saldos directamente con los agentes vendedores.

4. Cuando los empleados estén sindicalizados, revise las convenciones colectivas de trabajo para determinar la existencia de pasivos omitidos, tales como aumentos de sueldos retroactivos, vacaciones, horas extras, bonificaciones, prestaciones, etc. Coordínese este trabajo con las pruebas de transacciones sobre nóminas.

5. Obtenga detalles completos de cualquier otro tipo de pasivo corriente que puede existir, tales como pasivos por mercancías vendidas en consignación, gastos legales depósitos de clientes y otros, dividendos no reclamados, sueldos no cobrados, etc. Liste tales partidas e investigue,


320

revíselas y confirme según sea necesario.

6. Respecto a pensión de jubilación:a) Determine los grupos de empleados

cubiertos y las políticas de registro.


OBSERVACION


321

b) Asegúrese que se ha hecho la provisión correspondiente con base en un estudio actuarial y de acuerdo con las prescripciones legales.

CONCILIACION1. Concilie los balances de prueba contra

la cuenta de control en el mayor general

2. Si Los proveedores se manejan por paquete contable cruce el saldo del informe emitido por el sistema con lo reportado en libros

3. Para las pensiones de jubilación cruce el costo de la pensión del período con las cuentas de resultados.

4. Revise los reportes del actuario y crúcelo con lo registrado contablemente.

CLASIFICACION1. Segregue las cuentas con

funcionarios, afiliadas, subsidiarias, etc. Considere la reclasificación de saldos de deudores si son importantes,


322

e investigue los saldos no usuales vencidos.

2. Determine si existen saldos incluidos en proveedores que correspondan a cuentas por pagar y viceversa.


OBSERVACION


323

3. Determine que las cantidades por impuestos a pagar por el período, impuestos diferidos, impuestos pagados por anticipado e impuestos reembolsables, estén adecuadamente clasificados en el balance general.

REGISTRO1. Por medio de la verificación de pagos

posteriores verifique que los saldos más importantes de proveedores y cuentas por pagar estuvieran registrados al cierre del periodo evaluado.

2. Respecto de impuestos sobre la renta e impuesto sobre las ventas, verifique el registro de las declaraciones tributarias en la contabilidad:a) Obtenga la más completa

información respecto al estado que guardan las declaraciones de períodos anteriores y el efecto de las situaciones aún pendientes.

b) Indique si las declaraciones de la empresa han sido revisadas por las


324

autoridades fiscales y obtenga copias o extractos de los oficios correspondientes.

c) Revise lo adecuado de la provisión para impuestos sobre la renta del período y de las relativas cuentas y montos que aparecen en el balance general.


OBSERVACION


325

VALUACION1. Revise y verifique los cálculos de otros

impuestos y asegúrese que estén cubriendo todas las obligaciones fiscales relativas y que estas se estén registrando adecuadamente en los libros.

2. Examine algunas liquidaciones de importaciones contra documentos. Observe que la tasa de cambio sea la apropiada

3. Para las cuentas en moneda extranjera, pruebe el saldo final con base en la tasa de cambio aprobada por la Superintendencia Bancaria.



326


Prioridad


GERENTE

REGISTROCLASIFICACIONEXISTENCIAVALUACIÓNCONCILIACIÓNCOMPOSICIÓN

SECCION 8


8.9 OBLIGACIONES LABORES


OBSERVACION


327

ACUMULACION1. Consolidación de Cesantías y otras

prestaciones.a) Con base en las listas de

consolidación final, lleve a cabo pruebas al azar y compruebe los cálculos.

b) Compare selectivamente los nombres del personal que figura en la nómina del mes en que se efectúa la consolidación final, para comprobar si hay trabajadores omitidos.

c) Si es factible, compare el número total de trabajadores básicos contra la lista de cesantías consolidadas y otras prestaciones.

PROVISION 1. Cruzar contra P y G el valor de los

créditos totales hechos a las cuentas de cesantías consolidadas y otras prestaciones sociales.



328

o ON

2. Con base en el total de sueldos, comisiones, horas extras, etc., pagados durante el año, efectúe un cálculo global de las provisiones.

REGISTRO1. Tome los estados financieros y

determine si los saldos pendientes por cancelar por concepto de nomina son reales, verifique el registro de esa(s) nómina(s) a través de pagos posteriores.

2. Si es factible, sume la columna final de lo consolidado, comparando el total contra las cuentas de control respectivas.



329


Prioridad


GERENTE

REGISTROACUMULACIÓNPROVISION

SECCION 8


8.10 OTROS PASIVOS


OBSERVACION


330

ORIGEN1. Con base en los estados financieros

solicite el soporte que originó el saldo en la cuenta de otros pasivos, ya sea ingresos diferidos, pasivos estimados y/o anticipos.

2. Revise las secciones que pudieran indicar pasivos contingentes o contratos importantes de compras y compromisos, tales como: Documentos descontados, garantías, incluyendo las otorgadas a afiliadas, endosos arbitrajes, pagos complementarios por diferencias de impuestos, patentes y otros litigios, contratos administrativos o de trabajo, arrendamientos financieros, convenciones colectivas de trabajo, convenios de regalías o licencias, planes de incentivos, de participaciones de utilidades, de pensiones, renegociaciones, etc.


OBSERVACION


331

3. Analice las cuentas de gastos legales del período y revise las facturas o recibos de honorarios legales como una indicación de posibles pasivos contingentes.

4. Solicite al cliente que pida a sus abogados nos confirmen directamente los litigios pendientes, reclamaciones, etc. Las cartas que se solicitan de los abogados, deben enviarse de tal manera que su respuesta cubra el estado de los litigios, etc. a una fecha cercana a la fecha de nuestro informe.

5. Verifique el estado de todos los asuntos importantes revelados en los costos de los abogados y anote los comentarios en los papeles de trabajo.

REGISTRO1. Si obtuve evidencia suficiente para

determinar la existencia de un pasivo contingente, observe si la compañía registro la provisión.

2. Determine la política contable para el registro de ingresos diferidos, anticipos y pasivos estimados.


332

VALUACION1. Con base en los documentos facilitados

por la administración, determine si todos los hechos económicos (para otros pasivos) han sido contabilizados por los importes apropiados.



Prioridad


GERENTE

REGISTROORIGENVALUACIÓN


333

SECCION 8


8.11 PATRIMONIO


OBSERVACION


334

REGISTRO DE CAPITAL1. Verifique que el capital suscrito y

pagado que figura en los estados financieros, sea el mismo que está reportado en el certificado de Cámara y Comercio y en la última reforma a la escritura de constitución.

2. Obtenga y prepare un análisis del número e importe de cada clase de acciones por el período mostrando la naturaleza de las acciones emitidas y el importe recibido.a) Examine las actas de la asamblea

y junta directiva, solicitud de inscripción en la bolsa de valores, entradas y salidas de efectivo, etc., según sea apropiado, para respaldar los cambios en la estructura del capital. Obtenga copias o extractos de los documentos pertinentes para el archivo permanente.



335

o ON


336

b) Calcule o verifique el número de acciones en circulación durante el período.

REGISTRO DE SUPERAVIT1. Obtenga o prepare un análisis de las

cuentas del superávit por el período y hasta la fecha de terminación de nuestro examen. Coteje los saldos con los saldos del balance general del período anterior.

a) Examine la documentación comprobatoria de todos los cargos y créditos a cada clase de superávit y asegúrese de la corrección de los asientos y cantidades.

b) Examine las actas de Asamblea de Accionistas para comprobar los dividendos decretados y determinar que todos los dividendos decretados hayan sido pagados o incluidos en el pasivo.


337

Asegúrese de la corrección de los asientos para registrar los dividendos en acciones.


OBSERVACION


338

c) Determine si existen restricciones en relación con cualquier clase de superávit como consecuencia de requisitos de emisión de obligaciones o bonos, convenios o contratos de opciones de venta de acciones, etc. Relacione los asuntos que deban considerarse para revelarse en los estados financieros.

CALCULO DE RESERVAS 1. Verifique la apropiación de la reserva

legal, la cual debe corresponder al 10% de las utilidades obtenidas en el período hasta completar el 50% del capital suscrito y pagado.

AJUSTES POR INFLACION1. Verifique el cálculo de los ajustes por

inflación de las cuentas de patrimonio en forma global y coteje si este valor coincide con la cuenta de resultados por corrección monetaria del patrimonio.


339



Prioridad


GERENTE

REGISTRO DE CAPITALCALCULO DE RESERVASREGISTRO DE SUPERÁVIT


340

AJUSTES POR INFLACIÓN

SECCION 8


8.12 ESTADO DE RESULTADOS

8.12.1 INGRESOS POR VENTAS Y DEDUCCIONES DE


341

VENTA


OBSERVACION

RAZONABILIDAD1. Prepare una relación de los ingresos

operacionales y no operacionales explique las principales variaciones mensuales.

2. Asegúrese si un porcentaje importante del total de las ventas y/o de los ingresos de operación se ha hecho u obtenido de pocos clientes, y si es así, obtenga los detalles de cantidades y porcentajes del volumen total.


OBSERVACION


342

CLASIFICACION3. Determine el importe de las ventas a

compañías afiliadas, y si son de importancia, muéstrelas por separado en el estado de resultados.

RAZONABILIDAD4. Descuentos sobre ventas:

a) Determine las políticas de la compañía acerca de rebajas sobre ventas, descuentos y otras partidas cargadas directamente y compensadas con las cuentas de ventas.

b) Compare en porcentajes, los descuentos sobre ventas, etc., con las ventas brutas del período actual y con el año anterior y explique cualquier variación de importancia.

5. Investigue si hay contratos para vender en el futuro a los precios actuales, obteniendo los detalles suficientes. Considere posibles pérdidas debido a


343

aumentos en los costos de producción, etc. Efectúe esta revisión en forma similar a las pruebas descritas en las secciones del programa para inventarios y contingencias.

8.12.2. COSTO DE VENTAS


OBSERVACION


344

CLASIFICACION1. Compruebe los cargos a las cuentas

de compras mediante pruebas selectivas, revisando la documentación que ampara las compras seleccionadas. Considere reducir la revisión de compras si el resultado de las pruebas de transacciones es satisfactorio e incluyen una cantidad representativa de compras.

RAZONABILIDAD2. Cuando sea práctico, pruebe el costo

de ventas registrado, cotejando los costos utilizados para reducir los inventarios en los registros de inventarios perpetuos u otra información comprobatoria.

a) Revise las cuentas de costos de ventas en busca de asientos anormales e investigue los ajustes por importes significativos.

3. Obtenga un resumen del costo de productos vendidos por productos importantes, líneas de productos, etc.


345


OBSERVACION

4. Compare el margen de utilidad, sobre venta total, por línea de producto, por sucursal, etc. durante el período, con el período anterior, y explique las diferencias importantes.

CLASIFICACION5. Cerciórese del tratamiento contable

de ventas de desperdicio.

8.12.3 GASTOS DE FABRICACIÓN


OBSERVACION


346

RAZONABILIDAD1. Revise las cuentas de gastos de

fabricación y determine que las cantidades apropiadas se hayan cotejado con el trabajo hecho en las cuentas del balance general correspondiente.

CLASIFICACION2. Efectúe una revisión general de estas

cuentas para ver si han sido clasificadas correctamente y que las cuentas hayan sido llevadas sobre una base uniforme.

RAZONABILIDAD3. Revise las cuentas de reparación y

mantenimiento y pruebe los cargos hechos a estas cuentas examinando la documentación comprobatoria y su correcta contabilización de acuerdo con principios de aceptación general.


OBSERVACION


347

4. Pruebe los suministros de fabricación, y revise la documentación comprobatoria

5. Analice las siguientes subcuentas de gastos de fabricación, para determinar lo que hubiere percibido cada uno de los directivos de la empresa por tales conceptos y su debida autorización :a) Salariosb) Honorariosc) Viáticosd) Gastos de representacióne) Bonificacionesf) Prestaciones en dinero y en

especieg) Transporte

6. Determine y compruebe la autorización de los pagos efectuados por los mismos conceptos de gastos relacionados en el punto anterior, a favor de asesores o gestores, vinculados o no a la empresa mediante contrato de trabajo, cuando


348

la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.


OBSERVACION


349

7. Analice la subcuenta de “donaciones” para determinar las transferencias de dinero y demás bienes a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a esta, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas, comprobando además, su debida autorización.

8. Analice y compruebe, discriminando unos y otros, los pagos efectuados por concepto de propaganda y relaciones públicas.

9. Analice la subcuenta de arriendos y examine los contratos respectivos

8.12.4 GASTOS DE VENTA, ADMINISTRARON Y GENERALES


350

CLASIFICACION1. Efectúe una revisión general de estos

gastos para determinar si están debidamente clasificados y que las cuentas hayan sido llevadas sobre una base uniforme.

2. Determine que las cuentas de gastos que se relacionan con los estados financieros están debidamente referenciadas.


OBSERVACION

RAZONABILIDAD


351

3. Analice las siguientes subcuentas de gastos para determinar lo que hubiere percibido cada uno de los directivos de la empresa por tales conceptos y su debida autorización por parte del órgano competente:a) Salariosb) Honorariosc) Viáticosd) Gastos de representacióne) Bonificacionesf) Prestaciones en dinero y en

especieg) Transporte

RAZONABILIDAD 4. Determine y compruebe la

autorización de los pagos efectuados, por los mismos conceptos de gastos relacionados en el punto anterior, a favor de asesores o gestores, vinculados o no a la empresa mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades


352

públicas o privadas o aconsejar o proponer estudios para adelantar tales tramitaciones


OBSERVACION

5. Analice la subcuenta de “donaciones” para determinar las transferencias de dinero y demás bienes a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a esta, efectuadas a favor de personas naturales o jurídicas, comprobando además.

6. Analice y compruebe, discriminando unos y otros, los pagos efectuados por concepto de propaganda y relaciones públicas.

7. Analice la subcuenta de arriendo y examine los contratos de arrendamientos respectivos

8.12.5 OTROS INGRESOS Y GASTOS


353

CLASIFICACION1. Cuando sea necesario, clasifíquelos

en grupos, apropiados de conformidad con las normas de presentación de estados financieros.

RAZONABILIDAD2. Obtenga análisis de las partidas

mayores; pruebe la corrección aritmética revise la documentación comprobatoria si es necesario.


OBSERVACION


354

CLASIFICACION3. Revise la propiedad de la clasificación

de estas partidas. Observe que no existan partidas extraordinarias de años anteriores, que deben reclasificarse para fines de los estados financieros.

4. Determine si dividendos recibidos de subsidiarias fueron incluidos como otros ingresos o deben aplicarse como reducción a la inversión respectiva.



Prioridad

EVALUADOR CONTROLADO GERENTE


355

R

RAZONABILIDAD CLASIFICACION

SECCION 9DIAGNOSTICO FINANCIERO

9.1 FINANCIERA

DESCRIPCION SI NO OBSERVACION1. Existe análisis financiero.2. De ser positiva su respuesta al análisis financiero cuenta con:a. Análisis Vertical.b. Análisis Horizontal.c. Razones Financieras como:

Razones de Liquidez (razón corriente, prueba ácida)

Razones de Endeudamiento (endeudamiento total, el leverage, la concentración).

Razones de rotación de activos (rotación


356

de cuentas por cobrar, rotación de inventarios, rotación de cuentas por pagar, rotación de activo total, rotación de activos fijos, rotación activo corriente, rotación capital de trabajo).

Indicadores de actividad (rotación de cartera, rotación de activos fijos y rotación de proveedores)

Indicadores de rendimiento.

DESCRIPCION SI NO OBSERVACION3. Quien elabora las razones financieras.4. Reunión para el análisis de las razones financieras, con que periodicidad y quienes participan.5. Se elaboran estados de cambios en la situación financiera, con que periodicidad.6. Se elaboran estados de flujos de efectivo. Con que periodicidad.7. Se elaboran presupuestos. Cuáles.8. Se elaboran ejecuciones presupuéstales. Cuáles 9. Se elaboran flujos de caja. Con que


357

periodicidad.10. Se compara la ejecución con los flujos de caja preparados por la compañía.

SECCION 9DIAGNOSTICO FINANCIERO

9.1 FINANCIERA

Puntos Para Informe


358

Conclusión General


Prioridad


GERENTE

PRESUPUESTO FLUJO DE CAJA EFICIENCIARENTABILIDADENDEUDAMIENTO LIQUIDEZ


359

duo diligence xd

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