[dutch] waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?
DESCRIPTION
Nico Van der Meersch - Pre Sales & Product Manager AXI Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan bij de andere? Een vergelijkende studie over procesefficiëntie verduidelijkt de onderliggende factorenTRANSCRIPT
Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag
Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?
Nico Van der Meersch
Pre sales, product management en business consultancy
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
Verwacht-ingen van
de ERP implemen-
tator
INLEIDING – VASTSTELLINGEN
Nieuwe ERP implementaties
Aandacht voor bedrijfsprocessen en change management
Geen kopie van de AS IS situatie
Best practices
Input voor de business case
Verwacht-ingen van
de ERP implemen-
tator
INLEIDING – VASTSTELLINGEN
Bestaande ERP implementaties
Dikwijls weinig besef en noodzaak om processen bij te sturen
“Er is altijd wel iets te verbeteren”
Succes hangt meer dan ooit af
van het aanpassingsvermogen
INLEIDING – VASTSTELLINGEN
Organisaties worden continu blootgesteld aan veranderende omgevingsfactoren
Sneller en frequenter rapporteren
Wijzigende wetgeving
Personeelsverloop
Fusies en overnames
Maatschappelijke ontwikkelingen zoals globalisering en slecht economisch klimaat
Een moeilijk te be-
antwoordenvraag?
INLEIDING – VASTSTELLINGEN
Hoe efficiënt zijn mijn processen?
Weinig nacalculatie van de business case
Kleinere organisaties
Weinig aandacht voor proces efficiëntie
Consultancy studies worden als overbodig en duur ervaren
Weinig transparante informatie beschikbaar
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
Echter weinig
inzicht in de efficiëntie
en effectiviteit
van de huidige
processen
AANPAK – VERZAMELEN VAN INFORMATIE
Via verschillende kanalen
Conclusies feasibility studies
Sales Lastenboeken, RFI, RFP, PVE, …
Individuele klanten
Gebruikersgroepen
Aandacht voor niet-
tastbare en latente
noden en behoeften
AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN
Doelstelling
Meer en beter samenwerken met de klant
Inspraak en betrokkenheid in de product roadmap
Afstemmen van de dienstverlening op de werkelijke noden
Netwerken en delen van ervaringen met andere gebruikers
Bespreken van gezamenlijke knelpunten, verbeterpunten
Gebruikers-groepen in België en
Nederland per
functioneel domein
AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN
Health Public TSIRetail
Financieel (België)
Financieel (NL)
Aankoop en logistiek (NL)
Begroting (NL)
Aankoop en logistiek (België)
Gebruikers-groepen in België en
Nederland per
functioneel domein
AANPAK – ANALYSE-OEFENING
Deelnemers
Gebruikersgroep financieel België
11 organisaties
Van 200 tot 5000 werknemers
Gebruikersgroep zorg financieel NL
7 organisaties
Van 1500 tot 7000 werknemers
Gebruikersgroep zorg aankoop NL
10 organisaties
Van 750 tot 7000 werknemers
De leden van de
gebruikers-groep
bepalen de inhoud van de oefening
AANPAK – ANALYSE-OEFENING
Onderdelen
Gebruik en interpretatie van beschikbare en meetbare data in de ERP software
Doorlooptijd analyse Invoice-to-payprocess
Spend analyse
Waarnemingen en interviews
Bespreken van de meetgegevens
De leden van de
gebruikers-groep
bepalen de inhoud van de oefening
AANPAK – ANALYSE-OEFENING
Deliverables
Persoonlijke meetgegevens deelnemers
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Beschrijving AS IS Invoice-to-pay process
Cross-functioneel (Swim lane) stroomdiagram
Korte beschrijving per processtap
Verbeterpunten
Benchmarks (resultaten geanonimiseerd)
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
Invoice-to-pay process
Hoofd-proces,
subprocesen
meetpunten
CASE STUDY – DOORLOOPTIJD ANALYSE
Top 10 analyses
CASE STUDY – SPEND ANALYSE
Spend per leverancier
Facturen met bestelbon
Top 10 op aantal facturen
Top 10 op inkoopomzet
Facturen zonder bestelbon
Top 10 op aantal facturen
Top 10 op inkoopomzet
Top 20 analyses
CASE STUDY – SPEND ANALYSE
Spend per grootboekrekening
Top 20 aantal facturen
Top 20 bedragen
Top 20 aantal verschillende leveranciers
Op basis van door-
looptijd en spend
analyse
CASE STUDY – BENCHMARKS
Toepassingsgebied
Organisaties kunnen zich vergelijken ten opzichte van de benchmarks
Eigen sector of andere sectoren?
Benchmarks kunnen een trigger zijn om de eigen processen beter te bestuderen
Wat vindt de klant
belangrijk?
CASE STUDY – VERVOLGSTAPPEN
Doelstelling
Analyse-oefening uitbreiden naar andere processen
Verzamelen van een set van doelstellingen en KPI’s per doelstelling in een score card
Exploitatie en analyse van gegevens door middel van business intelligence
Benchmarks per sector, per land
… en meteen ook belangrijke aandachts-
punten
CASE STUDY – CONCLUSIES
Onderliggende factoren efficiency verschillen (1/3)
Eénzelfde proces kan operationeel of ondersteunend/administratief zijn
Afhankelijkheid van de (ervaringen) van de implementator
Interfaces met andere pakketten
Personeelsverloop (Inrichtings)keuzes uit het verleden onbekend
Weinig of geen opleiding voor nieuwe medewerkers
… en meteen ook belangrijke aandachts-
punten
CASE STUDY – CONCLUSIES
Onderliggende factoren efficiency verschillen (2/3)
Geen periodieke evaluatie van de processen
Geen meetinstrumenten beschikbaar
Geen noodzaak om efficiënter te werken (bv. tijdens hoogconjunctuur)
Bepaalde stappen in het proces zijn niet geautomatiseerd
… en meteen ook belangrijke aandachts-
punten
CASE STUDY – CONCLUSIES
Onderliggende factoren efficiency verschillen (3/3)
Foutieve invoer/inconsequent gedrag medewerkers
Meerdere decentrale locaties
Geen aandacht voor change management Angst voor verandering
Geen of onvoldoende communicatie
Geen betrokkenheid medewerkers
In standhouden van bepaalde functies
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
Positieve feedback
van de deelnemers
aan de analyse-oefening
ALGEMENE CONCLUSIES
Algemene conclusies
Analyse-oefeningen en benchmarks kunnen inefficiënties inzichtelijk maken en awareness triggeren
Interpretatie van meetgegevens is moeilijk zonder de context te kennen
ERP-leveranciers kunnen een belangrijke rol vervullen in het kader van proces efficiëntie
INLEIDING
Vaststellingen
CASE STUDY
Doorlooptijd analyse
Spend analyse
Benchmarks
Vervolgstappen
Conclusies
AANPAK
Verzamelen van informatie
Gebruikersgroepen
Analyse-oefeningALGEMENE CONCLUSIES
VRAAG EN ANTWOORD
Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag
Hartelijke dank voor uw aandacht!
Nico Van der Meersch
Pre sales, product management en business consultancy