DVAG Beraterpaket Bestellen | Einrichten | Anwenden

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Mein Beraterportal. Aus der Praxis für die Praxis. Von Patrick Klein.

Wichtige Hinweise Bei der Bestellung wurde bereits für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto mit einer E-Mail-Adresse und einem Startkennwort angelegt. Die nachfolgend beschriebene Einrichtung der Konten muss für alle Mitarbeiter durchgeführt werden, damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert!

Alle Schritte werden auf den nächsten Seiten ausführlich erläutert.

Grundlegende Einrichtung

Die folgenden drei Schritte sind zwingend für jeden Mitarbeiter erforderlich:

1. Anmeldung auf https://www.office.de 2. Persönliches Passwort ändern 3. Outlook aufrufen und die Zeitzone bestimmen

Anwendungen deinstallieren

Dieser Schritt ist nur dann erforderlich, wenn Sie:

• bereits die internationale Variante von Office 365 verwenden. Sie erkennen das daran, dass Sie eine “.onmicrosoft.com“ E-Mail-Adresse für Ihr Benutzerkonto verwenden

• bereits Office 365 Home bzw. Office 365 Personal verwenden. Typischerweise haben Sie sich mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse oder der @dvag.de-E-Mail-Adresse angemeldet.

• bereits eine frühere Version von Office (z.B. 2007, 2010, 2013, 2016) auf Ihrem Rechner installiert ist.

Wenden Sie sich bitte in allen Fällen an die Computerhilfe Business, die Sie bei der Deinstallation und der anschließenden Neukonfiguration unterstützt!

Anwendungen einrichten

Die nachfolgenden sechs Schritte sind optional und auf Ihre Endgeräte angepasst:

1. Hardwarecheck mit der Computerhilfe vereinbaren und durchführen 2. Office Anwendungen (z.B. Word, Excel, PowerPoint) auf dem PC und/oder Mac installieren 3. Office Apps aus dem App Store (iOS) oder dem Play Store (Android) installieren 4. OneDrive auf allen Geräten einrichten 5. OneNote auf allen Geräten einrichten 6. Office Lens auf den mobilen Geräten einrichten

Die Abbildungen in dieser Anleitung können sich gegebenenfalls von der Ansicht an Ihrem Bildschirm unterscheiden. Microsoft Office 365 wird täglich weiterentwickelt.

Grundlegende Einrichtung Für die grundlegende Einrichtung ist ein moderner Webbrowser erforderlich. Auf dem PC ist das Microsoft Edge, auf dem Mac der Safari. Auf allen Systemen ist beispielsweise Google Chrome verfügbar.

1. Starten Sie den Webbrowser (Microsoft Edge, Safari oder Chrome)

2. Gehen Sie auf https://www.office.de • Wenn Sie keine Anmeldemaske (siehe Bildschirmfoto) sehen, dann klicken Sie im

rechten oberen Seitenbereich auf “Anmelden”

• Sie gelangen auf eine Seite, bei der Sie zur Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse aufgefordert werden:

• Tragen Sie hier ihre vorname.nachname@mandant.onmicrosoft.de E-Mail-Adresse ein. Die E-Mail-Adresse und das zugehörige erste Kennwort (= Passwort) wurden bei der Bestellung des technischen Mandanten mitgeteilt. Geben Sie im zweiten Schritt das Kennwort ein:

• Sie werden nun aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Geben Sie dazu zunächst Ihr erstes Kennwort noch einmal ein, dann zweimal ein neues Kennwort. Merken Sie es sich gut! Es sollte mindestens 8 Zeichen lang sein, ein Sonderzeichen (z.B. +, #), Groß- und Kleinbuchstaben und eine Ziffer enthalten.

• Wenn es sich bei dem PC bzw. Mac um Ihr persönliches Gerät handelt, können Sie im folgenden Dialog auf “Ja” klicken. Wählen Sie bitte “Nein”, wenn es sich um einen gemeinschaftlich genutzten oder gar öffentlichen PC/Mac handelt.

• Sie sehen nun noch ein Informationsfenster, das Sie sich kurz anschauen können.

• Sie haben es gleich geschafft. Ihr Benutzerkonto ist nun aktiviert und Ihre persönliche Startseite https://www.office.de ist einsatzbereit.

3. Legen Sie abschließend die Zeitzone fest. • Klicken Sie dazu rechts oben auf die kleine Glocke, um die Benachrichtigungen

anzuzeigen. Klicken Sie dann auf “legen Sie die Zeitzone für Ihren Kalender fest.”

• Optional: Falls Sie diese Benachrichtigung nicht sehen sollten, dann klicken Sie bitte auf die große “E-Mail”-Kachel oder öffnen “E-Mail” aus dem „Waffelmenü“:

bzw.

• Wählen Sie “(UTC +01:00) Amsterdam, Berlin, ...” aus und speichern Sie die Einstellung:

• Sobald die Einstellungen gespeichert sind, sehen Sie die Outlook Weboberfläche, in der Sie ihre E-Mails, den Kalender und Ihre persönlichen Kontakte und Aufgaben verwalten können.

• Damit haben Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen. Herzlichen Glückwunsch!

Denken Sie bitte daran, dass diese Ersteinrichtung für alle Mitarbeiter erfolgen muss, damit Sie produktiv zusammenarbeiten können!

Anwendungen einrichten Die nachfolgend aufgeführten Schritte werden Sie gemeinsam mit dem Telekom Support durchführen. In einer späteren Version dieses Dokuments werden sie ausführlich beschrieben sein.

Da die IT-Ausstattung in jeder Organisationseinheit bzw. Büro anders ist, wählen Sie aus den folgenden fünf Schritten bitte die aus, die auf Sie zutreffen.

Hardwarecheck durchführen

Bitte vereinbaren Sie mit der Computerhilfe Business einen Termin, um die von Ihnen verwendeten Geräte einem Check zu unterziehen. Es wird dabei geprüft, ob Unverträglichkeiten zu erwarten sind, so dass Probleme vermieden werden können, bevor sie auftreten.

Office 365 Anwendungen installieren (PC / Mac)

1. Wählen Sie Office 2016 installieren aus.

2. Klicken Sie – je nach Browser – auf Ausführen (in Edge oder Internet Explorer), Einrichten (in Chrome) oder Datei speichern (in Firefox). Wenn sich ein Dialog öffnet mit der Frage „Möchten Sie zulassen, dass durch diese App Änderungen an Ihrem Gerät vorgenommen werden?“ klicken Sie auf Ja. Die Installation beginnt.

3. Die Installation von Office 2016 ist abgeschlossen, wenn der Satz „Alles bereit. Office ist jetzt installiert“ angezeigt und eine Animation abgespielt wird, die Ihnen zeigt, wo Sie die Office-Anwendungen auf dem Computer finden. Befolgen Sie die Anweisungen im Fenster, beispielsweise klicken Sie auf Start > Alle Apps, um zu sehen, wo sich Ihre Apps befinden, und wählen Sie Schließen aus.

4. Um Office zu starten, klicken Sie links unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Start . Geben Sie Word 2016 ein, und wählen Sie dann das Word 2016-Symbol aus.

5. Aktivieren Sie Ihre neuen Office-Anwendungen indem Sie Ihre E-Mail-Adresse (endet auf .onmicrosoft.de) und Ihr Passwort angeben.

6. Fertig. Office ist aktiviert und Sie können Word, Excel und Co. auf Ihrem PC und/oder Mac nutzen.

Office Mobile Apps installieren (iOS, Android)

1. Gehen Sie bitte in den App Store (iOS) bzw. in den Play Store (Android) und suchen Sie nach “Word” bzw. “Word Mobile”. Laden Sie die Apps herunter. Schauen Sie sich andere Apps von Microsoft an. Es wird empfohlen, die folgenden Apps zu installieren:

• Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile • OneNote Mobile • OneDrive • Office Lens (auch für Windows 10)

2. Starten Sie bitte der Reihe nach Word, Excel und PowerPoint. Sie werden nun aufgefordert,

die Apps mit Ihrem Office-365-Konto (das ist Ihre .onmicrosoft.de-E-Mail-Adresse) zu verbinden. Klicken Sie daher auf “Anmelden”

3. Hinweis: Auf iOS-Geräten müssen Sie sich nur in einer der vier Apps anmelden, da die Anmeldung zwischen den Apps geteilt wird. Starten Sie die Apps trotzdem einmal, um die Einrichtung abzuschließen.

OneDrive einrichten (PC / Mac, iOS, Android)

Der Online-Speicher OneDrive for Business ist mit Installation und Aktivierung der Office-Anwendungen auf dem Rechner eingerichtet und kann direkt genutzt werden. Ihre OneDrive for Business-Dateien werden nun im Datei-Explorer oder Finder als OneDrive – DVAG (in der nachfolgenden Abbildung stellvertretend: “OneDrive – Contoso”) angezeigt.

Auf mobilen Geräten mit iOS oder Android installieren Sie bitte die OneDrive App aus den jeweiligen Stores und melden sich mit Ihrer .onmicrosoft.de-E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort an.

OneNote einrichten (PC/Mac, iOS, Android)

1. Gehen Sie in Ihrem Webbrowser auf https://www.office.de und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse (endet auf .onmicrosoft.de) und Ihrem Kennwort an.

2. Klicken Sie auf der Startseite auf die OneNote-Kachel

3. OneNote öffnet sich zunächst in Ihrem Webbrowser und legt ein persönliches Notizbuch für Sie an:

4. In der Werkzeugleiste sehen Sie eine Schaltfläche “In OneNote öffnen”. Klicken Sie darauf. Auf Ihrem PC oder Mac wird nun OneNote geöffnet und das Notizbuch heruntergeladen.

5. Wenn Sie OneNote später auf Ihren mobilen Geräten öffnen und sich mit Ihrer E-Mail-Adresse (endet auf .onmicrosoft.de) und Ihrem persönlichen Kennwort anmelden, so wird dieses Notizbuch auch auf diesen Geräten eingerichtet.

6. Egal, wo Sie von nun an Änderungen durchführen – das Notizbuch wird über alle Geräte und auch in der Variante, die Sie im Webbrowser sahen, hinweg synchron gehalten.

Office Lens einrichten (iOS, Android, Windows 10)

Office Lens ist eine App, mit der Sie Visitenkarten, Dokumente und Whiteboards fotografieren können. Office Lens begradigt und schärft die Bilder dann für Sie automatisch. Abschließend entscheiden Sie, ob Sie die Fotos in Ihr persönliches OneNote Notizbuch oder beispielsweise als Fotos in OneDrive ablegen wollen.

Hinweis: Stellen Sie bitte sicher, dass Sie auf mindestens einem Gerät OneNote und OneDrive eingerichtet haben.

Laden Sie die App für iOS, Android oder Windows 10 herunter und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse (endet auf .onmicrosoft.de) und Ihrem Passwort an.

Sie können die App dann sofort verwenden.