DVS MAARCH ENTREPRISE Dokumentams

VARTOTOJO VADOVAS

Šiauliai, 2012

2

Turinys Turinys ............................................................................................................................................. 2 1. Įvadas ........................................................................................................................................... 3

1.1. Sistemos moduliai ................................................................................................................ 3 2. Prisijungimas ............................................................................................................................... 4 3. Vartotojo sąsaja ........................................................................................................................... 4 4. Dokumento įkėlimas .................................................................................................................... 5

4.1. Naujo dokumento įkėlimas ................................................................................................... 5 4.2. Naujo dokumento pridėjimas prie registruoto dokumento ................................................... 8

5. Dokumentai (darbas su sistemos dokumentais) .......................................................................... 9 5.1. Rengimui ............................................................................................................................ 10 5.2. Vizavimui ........................................................................................................................... 13 5.3. Vizavimui / Tvirtinimui ...................................................................................................... 13 5.4. Registravimui ..................................................................................................................... 14 5.5. Vykdymui ........................................................................................................................... 14 5.6. Prižiūrimi ............................................................................................................................ 15 5.7. Padalinio dokumentų priežiūra ........................................................................................... 15

6. Dokumento paieška ................................................................................................................... 15 6.1. Nuorodos ............................................................................................................................ 17 6.2. Apyrašas ............................................................................................................................. 17 6.3. Užduotys ............................................................................................................................. 17 6.4. Istorija ................................................................................................................................. 18 6.5. Procesas .............................................................................................................................. 18 6.6. Pašto sąrašas ....................................................................................................................... 19 6.7. Techninė informacija .......................................................................................................... 19

7. Mano paskyra ............................................................................................................................ 19

3

1. Įvadas

Maarch Entreprise – tai profesionali atviro kodo licenzijos GPLv3 dokumentų valdymo

sistema (DVS). Šia programa galima tvarkyti ir kontroliuoti įmonės gaunamus ir siunčiamus

dokumentus, vykdyti procesus, atlikti jų auditą. Ši technologija leidžia įvesti dokumentus,

indeksuoti, saugoti, peržiūrėti, platinti, kontroliuoti, susikurti fizinį archyvą. Sistema lengvai

pritaikoma kiekvienai organizacinei struktūrai, atsižvelgiant į jos poreikius. Be to galima kurti

užduotis, tvarkyti įmonių ir asmenų, su kuriais bendrauja organizacija, kontaktinius duomenis,

sistemoje ieškoti laikomos informacijos ir t. t.

Dokumentų valdymo sistema leidžia perkelti įvairius organizacijos procesus į

elektroninę terpę. Dokumentų valdymo sistemos paskirtis – padėti organizacijos darbuotojams

paprasčiau, greičiau ir kokybiškiau dirbti su dokumentais naudojama organizacijos dokumentų

valdymui. Dokumentų valdymo sistemų pagrindinės savybės:

• Saugoti dokumentus elektroniniame archyve.

• Įdėti dokumentą, išsiimti jį.

• Parengti bet kokius organizacijos dokumentus, naudojant ruošinius.

• Užtikrinti dokumentų apsaugą.

• Valdyti dokumentų papildomą informaciją.

• Saugoti veiksmų istorijas.

• Sekti užduočių, susijusių su dokumentais, vykdymą.

• Nustatyti prieigos teises.

Kas yra elektroninis dokumentų valdymas?

EDV (elektroninis dokumentų valdymas) – tai kompiuterizuotas metodas, kuris

organizuoja ir valdo elektroninius dokumentus organizacijos viduje. Tai ir atlieka DVS Maarch

Entreprise. Visi dokumentų valdymo bei tvarkymo procesai perkeliami į elektroninę terpę,

sudarant sąlygas sparčiai informacijos paieškai, apdorojimui, darbų pasiskirstymui ir kontrolei.

1.1. Sistemos moduliai Maarch Entreprise sistemoje yra integruoti šie pagrindiniai moduliai:

• Fizinių archyvų modulis, kurio paskirtis – archyvinių dokumentų tvarkymas.

• Dokumentų rūšių modulis. Dokumentai saugomi aplankuose.

• Dokumentų modulis. Šio modulio paskirtis – įvairių dokumentų paskirstymas,

vykdymas bei jų judėjimas. Modulis atlieka dokumento darbo eigos atlikimą.

4

• Dokumentų šablonų modulis, leidžiantis sistemoje sukurti dokumentą.

• Padalinių modulis – organizacijos struktūros medis.

• Valdymo modulis, leidžiantis nustatyti vartotojų teises.

2. Prisijungimas

Prie sistemos prisijungiame per interneto naršyklę, įvedant DVS adresą ir nurodant

vartotojo vardą bei slaptažodį.

Jeigu įrašyti duomenys – vartotojo vardas ir slaptažodis yra teisingi, galite prisijungti

prie savo pagrindinio puslapio.

Prisijungimas:

http://dvs.su.lt

Pavyzdys:

Vartotojas – vardas

Slaptažodis – maarch

Pastaba. Pirmo prisijungimo metu sistema pareikalaus pasikeisti slaptažodį.

3. Vartotojo sąsaja

Sistemoje naudojama grafinė vartotojo sąsaja, kurios paskirtis – navigacija tarp

modulių ir kitų sistemos dalių:

5

Iš išskleidžiamo sistemos meniu vartotojai gali atidaryti įvairius sistemos modulius.

Meniu kiekvienam vartotojui gali keistis, priklausomai nuo suteikų teisių. Pagrindinį vartotojo

meniu sudaro:

[Įkelti dokumentą] – dokumentas įkeliamas į sistemą ir sukuriama dokumento aprašo kortelė.

[Išplėstinė dokumento paieška] – dokumento paieška.

[Mano paskyra] – suteikia galimybę kiekvienam vartotojui valdyti asmeninę informaciją.

[Dokumentai] – tai dokumentų valdymas (peržiūra, vizavimas, tvirtinimas, kontrolė, užduotys...).

4. Dokumento įkėlimas

4.1. Naujo dokumento įkėlimas

Dokumentus įkelti gali tik sistemos vartotojai ,kuriems suteiktos tokios teisės.

Dokumento įkėlimas pasiekiamas iš pagrindinio meniu ir iš meniu nuorodos. Paspaudus ant

nuorodos [Įkelti dokumentą], atsidaro dokumento aprašo pildymo forma:

6

Privalomi laukai pažymėti raudona žvaigždute. Užpildoma į sistemą įkeliamo

dokumento informacija:

• Pasirinkite failą. Pirmas veiksmas yra įkelti dokumentą, kuris bus išsaugotas

sistemoje. Dokumentas pasirenkamas, paspaudus mygtuką [Parinkti].

• Susieti su registruotu (jau sistemoje esančiu) dokumentu. Pažymėkite [Ne].

• Kategorija pasirenkama iš sąrašo, paspaudus mygtuką . Parinkite Vidaus

dokumentas:

• Dokumento rūšis pasirenkama iš išskleidžiamo sąrašo, paspaudus mygtuką

7

• Prioritetas uždedamas iš išskleidžiamo sąrašo, paspaudus mygtuką : labai

aukštas, aukštas, normalus.

• Pašto data parenkama iš kalendoriaus, kursorių pastačius ant datos laukelio

• Siuntimo rūšis gali būti vidinis arba išorinis. Pažymima vidinis.

• Siuntėjas (arba dokumento rengėjas). Pildant vidaus siuntėjo lauką, pakanka

įvesti tris pirmas vardo ar pavardės raides ir galima naudotis automatiniu

užbaigimu.

• Gavimo / Siuntimo būdas parenkamas iš išskleidžiamo meniu, paspaudus mygtuką . Pasirinkite Kiti .

• Antraštė. Užrašoma dokumento antraštė.

• Gavėjo padalinys pasirenkamas iš išskleidžiamo meniu:

• Vykdymo terminas nustatomas dviem mygtukais [Taip] arba [Ne].

• Vykdymo terminas programoje nustatytas automatiškai pagal pasirinkto

dokumento rūšį, bet jį gali keisti dokumentą į sistemą įkeliantis asmuo.

• Byla. Šis laukas privalomas. Pasirinkite aplanką, į kurį dokumentas bus

įsegtas. Naudokite automatinį užbaigimą, įvesdami raktinį žodį:

8

• Sub-byla. Jo pildyti nereikia.

Kai visi laukai užpildyti, iš išskleidžiamo meniu pasirenkamas veiksmas [Išsaugoti

pakeitimus] ir spauskite . Dokumentas jau yra sistemoje ir išsiųstas nurodytam

gavėjui. Parodoma dokumento informacija:

Informacijos lapo viršutinėje juostoje pateikiamas dokumento numeris. Sistema jį

suteikia automatiškai. Visi dokumentai sistemoje numeruojami eilės tvarka. Visus galimus

dokumento meniu žiūrėkite sk. Dokumento paieška.

4.2. Naujo dokumento pridėjimas prie registruoto dokumento

Failo įkėlimo veiksmai kaip ir naujo dokumento įkėlimas (žr. sk. Naujo dokumento

įkėlimas), tik pasirenkame [Susieti su registruotu] pažymėkite [Taip]. Pildoma dokumento

aprašo kortelė.

9

Dokumentas pasirenkamas iš sistemos, paspaudus . Atsidaro dokumento paieškos

puslapis. Dokumento paieškos rezultatai pateikiami:

Puslapio kairėje pažymėkite dokumentą ir spauskite [Patvirtinti], dokumentas bus

susietas su sistemoje registruotu dokumentu.

5. Dokumentai (darbas su sistemos dokumentais)

Pagrindinio puslapio [Dokumentai] modulyje kiekvienas vartotojas ras jam skirtų

dokumentų sąrašą:

• Rengimui.

• Vizavimui.

10

• Vizavimui / Tvirtinimui.

• Registravimui.

• Vykdymui.

• Prižiūrimi.

• Padalinio dokumentų priežiūra.

5.1. Rengimui

Rengimui – naujo dokumento rengimas:

Paspaudus [Rengimui], parodomas informatyvus dokumentų sąrašas:

– dokumento būsena yra naujas

Pasirinkite dokumentą, jį pažymėkite ir pasirinkite veiksmą. Jeigu pasirinksite veiksmą

Atmesti ir paspausite mygtuką , sistema pateiks pranešimą:

Paspaudus mygtuką , rengiamas dokumentas įgaus būseną atmestas ir su

juo nebus galima atlikti jokių veiksmų.

Pasirinkus veiksmą Vizuoju ir paspaudus mygtuką , dokumentą reikia

nukreipti kitam padalinio gavėjui:

11

Dokumentą vizuoti galima ir taip: pasirinkite dokumentą ir spauskite ant dokumento

informacijos lauko bet kurioje vietoje. Atidaroma dokumento proceso forma:

Paspaudus rodyklę , galite išskleisti meniu.

• Bendra informacija – tai į sistemą įvesto dokumento informacija.

• Priedai – galima pridėti priedą bei įrašyti komentarą lentelėje [Vykdymo

užrašai].

12

• Pašto sąrašas – galima pridėti dokumento kopijas, paspaudžiant nuorodą

.

• Istorija – išskleidus šį meniu, galite peržiūrėti dokumento vykdymo istoriją

Užduotys (n) – visos pridėtos užduotys: kas užduoties autorius, data, užduotis.

13

• Apyrašas – dokumentą galima įdėti į apyrašą.

• Ryšiai – dokumentą galima susieti su sistemoje esančiais dokumentais.

• Įdėti į bylą.

• Veiksmai – galimi šie veiksmai:

o Išsaugoti pakeitimus – tai reiškia, kad dokumentas atnaujinamas

su padarytais pakeitimais ir galimi tolimesni dokumento vykdymo

veiksmai. Jis lieka Jūsų [Rengimui] sąraše.

o Vizuoju. Pasirinkus ir patvirtinus šį veiksmą, dokumento būsena

bus reikia patvirtinimo ir rengiamą dokumentą reikės nukreipti

kitam padalinio vartotojui.

o Atmesti. Pasirinkus ir patvirtinus šį veiksmą, dokumento būsena

bus atmestas ir tolimesni veiksmai su šiuo dokumentu negalimi.

o Visi veiksmai turi būti arba patvirtinti arba atšaukti, paspaudžiant

arba .

5.2. Vizavimui Rengiamų dokumentų derinimas. Galimi šie veiksmai: vizuoju ir atmesti.

Dokumento būsena yra reikia patvirtinti .

5.3. Vizavimui / Tvirtinimui

Vizavimui / Tvirtinimui – dokumentai, kurios reikia vizuoti ir tvirtinti. Paspaudus

[Vizavimui / Tvirtinimui], bus rodomas informatyvus dokumentų sąrašas.

Jeigu dokumentą vizuojate, tvirtinate ar atmetate, pasirinkite dokumentą ir spauskite

ant dokumento informacijos lauko bet kurioje vietoje. Atidaroma dokumento proceso forma (žr.

sk.Rengimui). Šioje dokumento proceso formoje galimi veiksmai:

o Atmestas – dokumentas įgaus būseną atmestas.

o Vizuoju – dokumentas įgaus būseną reikia patvirtinimo ir Jums

reikės dokumentą nukreipti kitam vartotojui.

o Tvirtinu – dokumentas bus patvirtintas, įgaus būseną įtraukti į

žurnalą ir automatiškai bus atiduotas registravimui.

Pasirinktas veiksmai turi būti arba .

14

5.4. Registravimui

Teisę registruoti dokumentus turi tik dokumentų registratoriai. Dokumentą registruoti

galima tada , kai jo būsena yra Įtraukti į žurnalą:

Spaudžiate ant dokumento linijos, atsidaro langas:

Spaudžiate mygtuką , registracijos numeris suteikiamas automatiškai.

5.5. Vykdymui Tai patvirtinti, registruoti ir skirti vykdymui dokumentai. Dokumento būsena yra

vykdymui :

Pasirinkite dokumentą, jį pažymėkite ir pasirinkite veiksmą. Jeigu pasirinksite veiksmą

Atlikta ir paspausite mygtuką , Jums reikės nukreipti dokumentą:

15

Paspaudus mygtuką , dokumentas bus įvykdytas ir įgaus būseną atlikta .

5.6. Prižiūrimi

Prižiūrimi – suteikia galimybę dokumentą įkėlusiam ir dokumentą rengusiam asmeniui

sekti dokumento judėjimą ir būseną.

5.7. Padalinio dokumentų priežiūra

Padalinio dokumentų priežiūra – suteikia galimybę padalinio vadovui matyti jo

skyriaus darbuotojams skirtus ar nukreiptus dokumentus, sekti dokumentų būsenas ir dokumentų

judėjimą.

6. Dokumento paieška

Pasirinkus šį modulį, atsidaro dokumento išplėstinės paieškos forma:

Užpildžius paieškos kriterijus, spauskite [Paieška]. Paieškos rezultatai

pateikiami tokia forma:

16

Viršutinėje paieškos rezultatų formoje pateikti suminiai paieškos rezultatai – tai surastų

dokumentų skaičius, dokumento antraštė, rengėjas, dokumento nr., būsena, kategorija, data,

gavėjas, gavėjo padalinys. Dokumentą galima peržiūrėti, peržiūrėti detalią jo informaciją,

išsaugoti paiešką ir atsisiųsti ataskaitą apie dokumentą. Tam tikslui yra mygtukai , ,

ir . Informacijos atvaizdavimą apie dokumentą galima keisti

šiais mygtukais: , ir .

Paspaudus , pateikiama detali informacija apie dokumentą:

Šiame puslapyje galima peržiūrėti dokumento turinį, paspaudus puslapio viršuje

dešinėje pusėje nuorodą , grįžti atgal , atsispausdinti dokumento

metaduomenis ir sugrįžti į pradinį vartotojo puslapį .

17

6.1. Nuorodos Paspaudus šį dokumento meniu, dokumentą galima susieti su sistemoje esančiu

dokumentu, jeigu tokios teisės Jums suteiktos. Paspaudus paieškos mygtuką surandame

reikiamą dokumentą ir jį susiejame su šiuo metu tvarkomu dokumentu.

6.2. Apyrašas

Paspaudus šį dokumento meniu, dokumentą galima įdėti į apyrašą.

6.3. Užduotys

Paspaudus šį dokumento formos meniu, galima skaityti bei pridėti užduotis, atitinkamai

spaudžiant nuorodas ir . Šioje formoje galima skirti vartotojams atitinkamus

vaidmenis ar įpareigojimus, reikalingus užduoties atlikimui bei organizuoti veiklą. Be to

sekamos visos užduotys nuo pradžios iki jų įvykdymo. Užduotys yra susijusios su konkrečiu

dokumentu.

Paspaudus nuorodą , atidaroma forma, kurioje galima įrašyti užduotis.

Užduotis galima valdyti – iš išskleidžiamo meniu parenkant padalinius, kuriems jos bus

matomos.

18

6.4. Istorija

Paspaudus šį dokumento formos meniu, parodoma dokumento veiksmų istorija:

6.5. Procesas

Paspaudus šį dokumento formos meniu, parodomi dokumento priedai:

19

6.6. Pašto sąrašas

Paspaudus šį dokumento formos meniu, parodoma pas ką šiuo metu yra dokumentas.

6.7. Techninė informacija

Paspaudus šį dokumento formos meniu, parodoma techninė dokumento informacija:

7. Mano paskyra

Vartotojo profilis arba paskyra valdoma dviem būdais:

20

• iš pagrindinio meniu, pasirenkant [Mano paskyra],

• iš pagrindinio sistemos puslapio, paspaudžiant ant nuorodos [Mano paskyra].

Jūs galite pakeisti savo asmeninę informaciją ir, jei reikia, nukreipti savo dokumentus

tarnybos darbuotojui. Paspauskite nuorodą , atsidarys nukreipimo

forma, kurioje reikia nurodyti darbuotoją, kuriam norite perduoti savo gaunamus dokumentus ir

paspausti .