dwa oblicza audytu wewnĘtrznego
TRANSCRIPT
DWA OBLICZA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO
Barbara Gumińska
Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego
Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
2
„Nic nie jest tak trudne do rozpoczęcia,
niebezpieczne do przeprowadzenia i nie
gwarantuje powodzenia, jak wprowadzenie
nowego porządku rzeczy” (Machiawelli),
a l e
„Doskonałe organizacje, nie wierzą
w doskonałość - wierzą jedynie w ciągły
postęp i ciągłą zmianę”
(T. Peters, Throwing on Chaos).
Stałe dążenie do polepszania wyników orazdynamiczne zmiany na rynku, zmusiły podmiotydo optymalnego wykorzystania zasobów,kontroli procesów i zarządzania ryzykiem.
Daje to szerokie możliwości zatrudnienia dlaspecjalistów, którzy zajmują się obszaramiwpływającymi na wartość firmy, a takimi saaudytorzy wewnętrzni.
4
Tak wygląda zwykle początek pracy
audytora w każdej jednostce
5
Audyt wewnętrzny przeprowadza się w różnychotoczeniach prawnych i kulturowych, w instytucjacho odmiennych celach, wielkościach oraz strukturach.Mogą go wykonywać zarówno pracownicy jednostki, jakrównież osoby spoza niej. Wymienione różnicewpływają na praktykę audytu w danym środowisku.
Nowoczesny audyt wewnętrzny musi być narzędziemużytecznym dla kierownictwa, pozwalającym zrozumiećfunkcjonowanie instytucji dzięki identyfikacjinajważniejszych problemów.
Dlatego istotne jest zapewnienie wysokiej jakościaudytu, profesjonalizmu oraz obiektywizmu audytorów.
6
Geneza audytu wewnętrznego
Audyt wewnętrzny - obok systemów:
zarządzania jakością,
planowania strategicznego,
narzędzi monitorowania i ewaluacji,
wieloletniego planowania finansowego,
zarządzania ryzykiem,
kontroli zarządczej,
controlingu,
narzędzi pomiaru dokonań,
rachunku kosztów
powinien stanowić jeden z głównych elementów nowoczesnegozarządzania.
Wszystkie wymienione elementy zarządzania jednostką powinny stanowićspójny system poddany ocenie audytu wewnętrznego. Jednakowepowinno być m.in. podejście do definiowania celów, zadań, wskaźnikówproduktu, wskaźników rezultatu czy oddziaływania.
7
Istotna zmiana roli audytu nastąpiła na początku XXwieku.
W tym okresie coraz częściej powstawały wielkie,międzynarodowe korporacje, które chciały zmniejszyćswoją zależność od zewnętrznych biegłych rewidentów.Zaczęły one zatrudniać własnych audytorów, którzymieli weryfikować poprawność zapisów księgowychi zgodność procedur księgowych z przepisami, a takżetestować skuteczność mechanizmów kontrolnychw zakresie księgowości.
Większość spośród rekrutowanych audytorówwywodziła się ze środowiska biegłych rewidentów,i również z tego względu prace audytu wewnętrznegobyły zdominowane przez aspekt księgowy.
8
To Stany Zjednoczone Ameryki Północnej jakopierwsze dostrzegły pogłębiający się problem oszustwfinansowych i gospodarczych inicjowanych przezmenedżerów dużych korporacji.
W uzasadnieniu konieczności potrzebywprowadzenia rygorystycznego systemu kar podawanom.in., że system kontroli wewnętrznej oparty napodziale obowiązków może okazać się nieskuteczny,zwłaszcza, gdy dochodzi do zmowy kilku osób.
Upoważnienia do podejmowania decyzji, czydysponowania zasobami mogą być nadużywane,a kierownictwo może omijać procedury kontroli, któresamo w tym celu ustanowiło.
9
Pojęcie audytu wewnętrznego w sektorze prywatnym
Pod pojęciem audytu wewnętrznego kryją się wchodzące w składsystemu kontroli wewnętrznej procesy sprawdzania i oceniania,a ważnym jego celem staje się zapewnienie bezstronneji praktycznej porady dla kierownictwa spółki w zakresiedoskonalenia mechanizmów obowiązującego w jednostce
systemu.Audyt wewnętrzny jest definiowany jako „proces wykonywanyprzez pracowników jednostki w celu osiągnięcia określonychcelów”.
Definicja ta jest definicją sensu largo, zawiera bowiem w sobiewszystkie elementy kontrolowania spółek, ułatwiając jednocześniebezpośrednie skoncentrowanie się na celach nadrzędnych.Na audyt wewnętrzny składa się pięć połączonych ze sobączynników, właściwych sposobowi zarządzania przedsiębiorstwemprzez jego kierownictwo.
10
Składniki owe są ze sobą immanentnie powiązanei stanowią kryteria wyznaczania efektywności systemu.
Audyt wewnętrzny jest procesem, który wykonywanyjest przez radę nadzorczą jednostki, zarząd i innychpracowników, stworzonym, aby zapewnić; w rozsądnymstopniu, że osiągnięte zostaną cele w następującychkategoriach:
zgodność z aktami prawnymi i przepisami;
efektywność i wydajność operacji.
wiarygodność sprawozdań finansowych;
11
Koncepcje audytu wewnętrznego
Definicja ta zawiera w swoich ramach kilka fundamentalnychkoncepcji, a mianowicie:
a) audyt wewnętrzny jest procesem ciągłym. Jest środkiem doosiągnięcia celu, a nie celem samym w sobie.
b) system kontroli wewnętrznej jest realizowany na każdymszczeblu organizacji
c) od audytu wewnętrznego można oczekiwać przedstawieniaorganom głównym spółki, tj. zarządowi i radzie nadzorczej, jedynierozsądnej pewności, nie zaś pewności absolutnej.
d) audyt wewnętrzny posiada narzędzia do osiągania celóww jednej lub kilku osobnych, lecz zachodzących na siebiekategoriach.
12
Audytor buduje drogę do osiągania sukcesów
13
Procesy realizowane w spółce, które dokonywane są zapośrednictwem komórek organizacyjnych lub stanowiskpracy, zarządzane są za pomocą podstawowychprocesów zarządczych: planowania, wykonywaniai monitorowania.
Audyt wewnętrzny zatem jest częścią tych procesówi jest z nimi zintegrowany. Umożliwia i ułatwia imfunkcjonowanie i monitoruje ich istotność i przebieg.
„Jest on narzędziem stosowanym przez zarząd, niezaś substytutem zarządzania”.
14
Audyt wewnętrzny nie jest procesem seryjnym,w którym tylko jeden element wpływa na następny.
Jest to wielokierunkowy proces, w którym niemal każdyelement może i będzie wpływał na inne.
Środowisko audytu stwarza atmosferę, w której ludzieprowadzą swą działalność i wykonują swoje obowiązkikontrolne.
Służy ono za podstawę wszystkich innych elementów.w tym środowisku, natomiast zarząd dokonujeoszacowania ryzyka związanego z realizacjąokreślonych celów.
Nowoczesny system audytu wewnętrznego powinienzostać ustanowiony i wdrożony na każdym poziomezarządzania Wprowadza ład organizacyjnyi efektywizuje procesy.
15
Takie powinny być efekty pracy audytora
16
System powinien być oparty przede wszystkim naumiejętności identyfikacji i zarządzania właściwymi dladanego poziomowi ryzykami, których występowaniemogłoby uniemożliwić w jakikolwiek sposób sprawneosiąganie zaplanowanych celów.
Nowoczesny audyt wewnętrzny związany jest przedewszystkim z funkcją doradczą i kontrolną, związanąz zarządzaniem ryzykiem – ocenia, czy proceszarządzania nim jest odpowiednio zaprojektowanyi działa efektywnie i skutecznie, przynosząc wartośćdodaną.
17
Był chaos, choć wydawałoby się, że jest
porządek
Model kontroli wewnętrznej COSO- pierwowzór
audytu wewnętrznego
18
19
W biznesie nie ma jednolitej definicji dla audytu wewnętrznego.
Dla większości popularną definicją jest - audyt wewnętrzny, którywspiera biznes poprzez ocenę w jakim stopniu spółka osiąga:
Oszczędność - uzyskuje potrzebne zasoby za jak najniższą cenę
Efektywność - użycie w najkorzystniejszy sposób uzyskanychzasobów, w najlepszych z możliwych miejscach,
Skuteczność - osiągnięcie założonych celów.
Audyt wewnętrzny musi być na tyle kompetentny, aby prawidłowodoradzać spółce w kwestiach osiąganiu zysku, efektywności, orazskuteczności jej działań.
Jednocześnie musi prawidłowo raportować do Zarządu wartośćdodaną z przeprowadzonych przeglądów.
20
„Dolaryzacja” – Metoda raportowania do Zarządu
Przy „dolaryzacji” raportów - istotne jest wyliczenie:
wartości bezpośredniej, która jest do zaoszczędzenia/odzyskaniaprzez spółkę w wyniku przeprowadzonych prac;
w biznesie, audyt wewnętrzny, przeprowadza analizę każdejstrategii kontrolnej pod względem zysku, efektywności orazskuteczności.
Np. zadając sobie pytanie: Czy koszt kontroli, audytu > wartośćprocesu narażonego na ryzyko? (kontrola, czy audyt może nie byćkonieczna).
Jedynie działy audytu wewnętrznego, które są w stanie określićbezpośrednią oraz pośrednią wartość, jaką organizacja„oszczędza” lub ma możliwość oszczędzić, będą traktowane jakocentra generowania przychodów, a nie jako centra powstawaniakosztów.
21
Nowoczesny audyt wewnętrzny
Podejście Wcześniej
Tradycyjne podejście „silosowe” (brak współpracy między jednostkami)
Rola ograniczona do oceny zgodności z procedurami
Reaktywne podejście do ryzyk i nieefektywności
Funkcja audytu wewnętrznego nieefektywna i kosztowna
Podejście Obecnie
Skupienie na celach Spółki
Ciągła ocena ryzyka
Proaktywne( z udziałem audytowanego) podejście do ryzyk i nieefektywności działania
Uwaga kierownictwa skupiona jest na efektywności i skuteczności działania AW.
Odpowiedzialność rozłożona od najwyższego szczebla (top-down )
22
Cechy i umiejętności kluczowe dla bycia
audytorem wewnętrznym
Indywidualne m.in.
Obecność-profesjonalny wizerunek
Zdolności przywódcze
Zdolności przekonywania i negocjowania
Zarządzanie nowymi wyzwaniami
Zarządzanie czasem
Ocena ryzyka
Znajomość branży
Znajomość finansów
Znajomość księgowości
Znajomość IT
23
Zespołowe Budowanie i utrzymywanie relacji
Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami
Zdolności komunikacyjne
Radzenie sobie ze zmianami
Efektywne dzielenie się wiedzą
Efektywna praca zespołowa
Zarządzanie projektami
24
Tylko poprzez prawidłowo zdefiniowany i funkcjonującydział audytu wewnętrznego możliwe jest, aby:
spółka w pełni korzystała z wszystkich korzyści, któredział jest jej wstanie dostarczyć
audyt wewnętrzny został odebrany jako centrumgenerowania przychodów,
Rada Nadzorcza prawidłowo oceniała procesy kontroliwewnętrznej oraz procesy zarządzania ryzykiemw spółce i aby każdy udziałowiec czuł się bezpiecznie .
Reasumując
Obecne czasy wymagają od zarządzających
przedsiębiorstwami elastyczności działania i bycia
przygotowanym na każdą ewentualność.
Dzięki sprawnemu systemowi zarządzania ryzykiem
korporacyjnym jesteśmy w stanie przygotować się na
potencjalne zagrożenia, wdrażać programy obronne, czy
wykorzystywać szanse.
Myśląc zawczasu o ryzyku nadużyć, znaczenie zyskują
przede wszystkim działania prewencyjne.
W tym może pomóc nam audyt wewnętrzny!
25
26
Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym
Podstawy prawne
Cele i zadania
Definicja audytu
wewnętrznego
Rola, zakres i rodzaje
audytu wewnętrznego
27
Kwestie audytu wewnętrznego stanowiły przedmiot negocjacjiakcesyjnych z UE w ramach rozdziału 28. „Kontrola finansowa”.Komisja Europejska uważała za niezbędne prawne uregulowaniekwestii wewnętrznej kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.
Dotyczyły one m.in.: opracowania i wdrożenia właściwychsystemów zarządzania finansowego i kontroli w jednostkachsektora finansów publicznych, konieczności wprowadzenia doadministracji publicznej audytu wewnętrznego jako narzędziaoceny i doradztwa dla kierowników tych jednostek.
Ministerstwo Finansów zostało zobowiązane do wprowadzeniaprzepisów dotyczących kontroli finansowej, niezależnościfunkcjonalnej komórek przeprowadzających audyt wewnętrznyoraz wprowadzających powszechnie obowiązujące w tym zakresiemiędzynarodowe standardy do ustawy o finansach publicznych.
28
Audyt wewnętrzny
(wg. Instytutu Audytorów Wewnętrznych - IIA)
Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną,
obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem
jest przysporzenie wartości i usprawnienie działań
organizacji.
Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez
systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny
i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania
ryzykiem, kontroli i procesów nadzoru właścicielskiego
(governance)
.
29
Definicja audytu wewnętrznego zawarta w ustawie
o finansach publicznych (art. 272 ust. 1 i 2)
Art.272 Audytem wewnętrznym jest :
1. działalnością niezależna i obiektywną, której celemjest wspieranie ministra kierującego działem lubkierownika jednostki w realizacji celów i zadań przezsystematyczną ocenę kontroli zarządczej orazczynności doradcze;
2. ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczyw szczególności adekwatności, skutecznościi efektywności kontroli zarządczej w dzialeadministracji rządowej lub jednostce.
30
Fundamentalne znaczenie dla audytu wewnętrznego mająnastępujące zakresy działania [Rozporządzenie z dnia 1 lutego2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytuwewnętrznego]:
zadania zapewniające – zespół działań podejmowanych w celudostarczenia obiektywnej oraz niezależnej oceny;
czynności doradcze – działania o charakterze i zakresieuzgodnionym z kierownikiem danej jednostki, których celem jest wszczególności usprawnienie funkcjonowania podmiotu. Mogą byćone wykonywane, gdy ich zakres a także cel nie naruszają zasadyniezależności oraz obiektywizmu audytora;
czynności sprawdzające – wykonuje się aby zweryfikować, czydokonano wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub, czywprowadzano usprawnienia dla jej funkcjonowania a dokonanychna podstawie opinia audytora w sprawie adekwatności,skuteczności i efektywności kontroli
zarządczej.
31
W celu zapewnienia kompleksowości oceny, audyt wewnętrznytworzy tzw. „wszechświat audytu”, czyli listę wszystkich obszarówaudytu, obejmującą swym zasięgiem, całość działańpodejmowanych przez instytucję.
Jednak zasoby audytu wewnętrznego są zawsze ograniczonei w jednym roku nie da się zbadać wszystkiego, co dzieje sięw organizacji.
Z tego też względu dla wszystkich obszarów audytowychprzeprowadzana jest analiza ryzyka, na podstawie której, do planuaudytu na dany rok, wybierane są zagadnienia najbardziejryzykowne, bądź te, których usprawnienie może przynieść instytucjinajwiększe korzyści.
W ten sposób tworzy się roczny plan audytu wewnętrznego.
32
Celem audytu wewnętrznego jest udzielenie
kierownikowi jednostki rozsądnego stopnia pewności,
że:
cele postawione przed organizacją są wykonywane efektywnie,
skutecznie i zgodnie z prawem,
zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnieobowiązującego lub przyjęte przez kierownictwo są wdrażanei przestrzegane,
mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej
i kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego
działania jednostki.
33
Rola audytu wewnętrznego polega na
wykrywaniu ,szacowaniu, analizowaniu,
kategoryzowaniu
potencjalnych ryzyk ,
mogących się pojawić w ramach działalności jednostki
oraz na badaniu i ocenianiu skuteczności procedury
kontroli zarządczej;
czynności te mają na celu wyeliminowanie lub ograniczanie
zdefiniowanych ryzyk.
34
A jak należy rozumieć i poszukiwać
ryzyko?
Ryzyko to
prawdopodobieństwo, że zdarzenie lub czynności (działanie) bądź jej
brak mogą mieć negatywny wpływ na organizację
Ryzyko wg IIA - niepewność związana z wystąpieniem
zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych
celów
Ryzyko jest mierzone w kategoriach następstw i prawdopodobieństwa
wystąpienia
35
Jednostki zobowiązane ustawo do prowadzenia audytu
wewnętrznego
Jednostki wymienione w art. 274 Ustawy o Finansach Publicznych :
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
Ministerstwa.
Urzędy wojewódzkie.
Izby celne.
Izby skarbowe.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niegofunduszach.
Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w funduszachzarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego UbezpieczeniaSpołecznego.
Narodowy Fundusz Zdrowia.
brak jednostek : Kancelaria: Sejmu, Senatu, Prezydenta RzeczypospolitejPolskiej, Trybunał Konstytucyjny, Najwyższa Izby Kontroli, Sąd Najwyższy,Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne
36
państwowe jednostki budżetowe, jeżeli kwota ujętych w planiefinansowym jednostki budżetowej dochodów i przychodów lub kwotawydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
uczelnie publiczne, jeżeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowymprzychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które nie zostałyutworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętychw planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość40.000 tys. zł;
agencje wykonawcze, jeżeli kwota ujętych w planie finansowo-rzeczowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
państwowe fundusze celowe, jeżeli kwota ujętych w planie finansowymprzychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł.
Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorząduterytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorząduterytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatkówi rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.
37
Wymagane kwalifikacje audytora wewnętrznego
Art. 286. ustawy o finansach publicznych
1. Audytorem wewnętrznym może być osoba, która:
1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lubinnego państwa, którego obywatelom, na podstawie umówmiędzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego,przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytoriumRzeczypospolitej Polskiej;
2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełnipraw
3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślneprzestępstwo skarbowe;
4) posiada wyższe wykształcenie;
5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytuwewnętrznego:
38
a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), CertifiedGovernment Auditing Professional (CGAP), Certified InformationSystems Auditor (CISA), Association of Chartered CertifiedAccountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certificationin Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial ServicesAuditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
b) złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnymegzamin na audytora wewnętrznego przed KomisjąEgzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub
d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznegoi legitymuje się dyplomem ukończenia studiówpodyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanymprzez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu byłauprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnianaukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.
Zawód audytora wewnętrznego — mimo wymoguposiadania bardzo dobrej znajomości regulacjiprawnych i konkretnej branży — wciąż wydaje się byćbardzo atrakcyjnym.
Ciągły rozwój, poszerzanie wiedzy, jak i dynamiczniezmieniająca się sytuacja gospodarczo-społecznasprawiają, że praca nie staje się monotonna i nudna.W związku z ciągle małą podażą wykwalifikowanychspecjalistów, zarobki nie należą do niskich —szczególnie w sektorze prywatnym.
Dlatego warto przy wyborze ścieżki zawodowejrozważyć tę profesję.
40
Życząc samych sukcesów
Dziękuję Państwu
za przybycie i uwagę
DWA OBLICZA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO
Barbara Gumińska
Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego
Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu