e – office 2ttctourist.vn/images/upload/eoffice-hdsd/tai lieu huong... · 2017-03-16 · e –...

E – OFFICE 2.0 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NGƯỜI DÙNG

CÔNG TY ĐẦU TƯ CỔ PHẨN THÀNH THÀNH CÔNG 62 Trần Huy Liệu Phường 12 Quận Phú Nhuận

Tháng 2 - 2017

1 | TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG E-OFFICE V2.0

Bản quyền: Phòng Phát triển ứng dụng

Người biên soạn Phiên

bản

Ngày hoàn thành Người kiểm tra Người phê duyệt

Huỳnh Ái Vân 1.0 28/2/2017 Huỳnh Văn Sang Nguyễn Trọng Nghĩa



MỤC LỤC

SƠ LƯỢC VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE ................................................................................ 4

1. E-office là gì? ........................................................................................................................... 4

2. Tài liệu này dùng cho ai? ......................................................................................................... 4

3. Yêu cầu về kiến thức khi sử dụng tài liệu là gì? .................................................................... 4

4. Các tính năng của E-office ...................................................................................................... 4

5. Đăng nhập sử dụng................................................................................................................... 5

6. Giao diện chính ........................................................................................................................ 6

CHỨC NĂNG THÔNG BÁO ................................................................................................. 8

1. Mục đích sử dụng THÔNG BÁO ........................................................................................... 8

2. Cách sử dụng chức năng THÔNG BÁO................................................................................. 8

CHỨC NĂNG TRÌNH KÝ ................................................................................................... 11

1. Mục đích sử dụng TRÌNH KÝ .............................................................................................. 11

2. Cách sử dụng chức năng TRÌNH KÝ ................................................................................... 11

CHỨC NĂNG DANH BẠ .................................................................................................... 16

1. Mục đích sử dụng DANH BẠ ............................................................................................... 16

2. Ý nghĩa các mục trong menu DANH BẠ ............................................................................. 16

CHỨC NĂNG LỊCH LÀM VIỆC ........................................................................................ 20

1. Mục đích sử dụng LỊCH LÀM VIỆC ................................................................................... 20

2. Ý nghĩa các mục trong LỊCH LÀM VIỆC ........................................................................... 20

CHỨC NĂNG LỊCH PHÒNG HỌP ..................................................................................... 24

1. Mục đích sử dụng LỊCH PHÒNG HỌP ............................................................................... 24

2. Ý nghĩa các mục trong menu LỊCH PHÒNG HỌP ............................................................. 24



CHỨC NĂNG ĐIỀU XE....................................................................................................... 26

1. Mục đích sử dụng tab ĐIỀU XE ........................................................................................... 26

2. Ý nghĩa các mục trong menu ĐIỀU XE ............................................................................... 26

chức năng đăng ký cơm ......................................................................................................... 31

1. Mục đích sử dụng tab ĐĂNG KÝ CƠM .............................................................................. 31

2. Ý nghĩa các mục trong menu ĐĂNG KÝ CƠM .................................................................. 31



SƠ LƯỢC VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE

Ý tưởng về một văn phòng không giấy đã thành những sản phẩm cụ thể khi hàng loạt các

phần mềm quản lý được triển khai nhằm “số hóa” các hoạt động vận hành – tương tác trong

Tập đoàn.

1. E-office là gì?

E-office là một trong những phần mềm đi đầu trong việc Tin học hóa các công tác văn

phòng tại Tập đoàn TTC. Được sinh ra từ một giải pháp ban đầu là Portal từ năm 2007, E-

office đã sớm phát triển các tính năng ưu việc không chỉ dừng lại ở mức độ quản lý hồ sơ

mà còn hướng tới việc giám sát quy trình làm việc, đánh giá khối lượng công việc hỗ trợ

cho công tác phân tích, tổng hợp.

2. Tài liệu này dùng cho ai?

Tài liệu này dành cho toàn bộ cán bộ nhân viên thuộc Tập đoàn TTC. Với tài liệu này,

người đọc là người sử dụng hệ thống E- office trong các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

Tài liệu cũng được xem như là một cẩm nang tra cứu, hỗ trợ người đọc xử lý một số vấn

đề phát sinh trong việc sử dụng phần mềm E-office.

3. Yêu cầu về kiến thức khi sử dụng tài liệu là gì?

Là một phần mềm ứng dụng trên máy tính, để sử dụng được E-office, yêu cầu người dùng

phải có kiến thức cơ bản về Tin học. Vì vậy, đối với người đọc tài liệu này cần ít nhất biết

thao tác trên máy tính như: khởi động máy tính, kết nối Internet, gõ đường link…Ngoài ra,

việc có kinh nghiệm qua với một số ứng dụng của Microsoft Word Office sẽ giúp các bạn

nhanh chóng khai thác sử dụng nút lệnh trên hệ thống E-office.

4. Các tính năng của E-office

Mặc dù mục tiêu E-office hướng tới việc tin học hóa toàn bộ các hoạt động cồng kềnh tại

đơn vị nhưng trong tài liệu này, người viết chỉ giới hạn trình bày các tính năng đã hoàn

chỉnh ở hiện tại.



5. Đăng nhập sử dụng

Để sử dụng phần mềm, các bạn thực hiện các bước sau:

- Mở trình duyệt web, gõ vào ô địa chỉ đường link: http://eoffice.ttcgroup.vn/

- Đăng nhập bằng user name, password của email mà bạn được cấp (Hình 1)

- Màn hình giao diện được mở ra (Hình 2)

Hình 1. Đăng nhập phần mềm E-office

Tùy vào chức danh của bạn mà bạn sẽ được phân quyền để sử dụng các tính năng của E-

office. Trong tài liệu này, các bạn được hướng dẫn đầy đủ các tính năng như một chuyên

viên quản lý.

E-office

Home

Thông báo

Trình kýTrình ký nội bộ

Trình ký Tập đoànLịch làm việc

Danh bạDanh bạ nội bộ

Danh bạ Tập đoànLịch phòng họp

Đăng ký cơm

Điều xe

http://eoffice.ttcgroup.vn/



Hình 2. Giao diện chính của phần mềm E-office

6. Giao diện chính

Hình 3. Giao diện chính của E-office

E-office được thiết kế thân thiện nhằm giúp người dùng dễ dàng sử dụng. Trong hình 3, các

bạn sẽ thấy giao diện chính của E-office gồm có các phần:

1. Thông tin người dùng gồm hình đại diện, họ tên, địa chỉ email. Thông tin này được

đồng bộ từ dữ liệu nhân viên của phần mềm Nhân Sự

2. Hình chuông, nhắc người dùng những công việc cần xử lý trên E-office. Ví dụ: xem

thông báo, duyệt trình ký…



3. Lựa chọn site Tập đoàn hoặc công ty

4. Xem hướng dẫn sử dụng

5. Đổi mật khẩu hoặc chuyển sang giao diện quản trị

6. Tìm kiếm nhanh các thông tin

7. Các tính năng của E-office

8. Các nhóm công việc chi tiết của từng tính năng được chọn ở mục 7

9. Thông tin chi tiết của từng công việc được chọn ở mục 8

10. Số liệu thống kê



CHỨC NĂNG THÔNG BÁO

1. Mục đích sử dụng THÔNG BÁO

Hiện nay việc gửi thông tin đến cho các cán bộ nhân viên trong công ty, trong Tập đoàn

đều bằng hình thức qua email. Việc này dẫn đến rủi ro mất thông tin nếu email bị mất. Để

giải quyết vấn đề này, E-office đã tin học hóa quy trình thông báo giúp chúng ta chuyển

thông tin các hoạt động, sự kiện của công ty hoặc thông tin từ tập đoàn đến công ty thành

viên nhanh chóng, không bị thất thoát. Bên cạnh đó, chức năng THÔNG BÁO cũng giúp

người dùng dễ dàng tra cứu nội dung thông tin khi cần thiết.

2. Cách sử dụng chức năng THÔNG BÁO

a. Xem thông báo

Các bạn có thể xem thông báo trong các mục:

- Dashboard: Thông báo đã ban hành

của công ty hoặc Tập đoàn tùy theo

bạn đang ở site nào. Các thông báo

chưa xem sẽ có màu cam, thông báo

xem rồi là màu xám.

- Thông báo đang soạn 1: thông báo mà bạn đang soạn thảo

- Thông báo chờ hiệu chỉnh 2: thông báo của bạn gửi đi và được đơn vị phê duyệt gửi về

yêu cầu chỉnh sửa

- Thông báo chờ ban hành 3: thông báo của bạn gửi đi đến đơn vị phê duyệt

1 Chỉ những cán bộ nhân viên được soạn thảo thông báo mới thấy mục công việc này 2 Chỉ những cán bộ nhân viên được soạn thảo thông báo mới thấy mục công việc này 3 Chỉ những cán bộ nhân viên được soạn thảo thông báo mới thấy mục công việc này



Hình 4. Giao diện Thông báo

b. Tìm thông báo

Các bạn có thể tìm thông báo đã ban hành bằng cách:

- Gõ từ khóa vào các ô tìm nhanh

- Chọn Phạm vi, Đơn vị, Loại thông báo (nếu biết)

- Bấm nút Tìm nhanh (Hình 5)

Hình 5. Tìm thông báo

c. Tạo thông báo

Để tạo thông báo, các bạn thực hiện như sau:

- Xác định đối tượng được nhận thông báo tra cứu trong mục Nhóm thông báo để xem

trước. Bạn cũng có thể tạo thông báo và nhấn để tra cứu sổ địa chỉ

- Chọn mục Tạo thông báo

- Trong hộp thoại được mở ra (hình 6). Các thông tin Người lập và Ngày thông báo đã

được định sẵn, bạn lựa chọn Phạm vi, Đơn vị và Loại thông báo. Sau đó đưa nội dung

thông báo vào mục soạn thảo. Các bạn cũng có thể copy/paste từ trang soạn thảo bên

ngoài và đính kèm file đã soạn.

- Bấm nút Gửi khi hoàn tất hoặc Lưu nếu để soạn tiếp sau. Nếu bạn bấm Đóng thì thông

tin sẽ bị mất.



Hình 6. Tạo thông báo

d. Duyệt thông báo

Để duyệt thông báo, các bạn thực hiện:

- Vào nhóm công việc QUẢN LÝ – BAN HÀNH, chọn TB chờ tôi ban hành

- Chọn thông báo cần xem

- Bấm nút Duyệt nếu ban hành hoặc bấm Yêu cầu hiệu chỉnh nếu bạn muốn trả về cho

người soạn thông báo điều chỉnh (Hình 7)



Hình 7. Duyệt thông báo

CHỨC NĂNG TRÌNH KÝ

1. Mục đích sử dụng TRÌNH KÝ

Chức năng Trình ký trên E-office đã thay thế cho các thủ tục cồng kềnh khi thực hiện trên

giấy. Các hồ sơ trình ký trong nội bộ công ty hay phạm vi Tập đoàn được quản lý online

và xử lý theo đúng quy trình tác nghiệp cũng như đảm bảo thời gian phê duyệt hồ sơ.

Việc tin học hóa trình ký không chỉ tiện lợi, tiết kiệm thời gian mà còn góp phần vào việc

chuẩn hóa quy trình và tài liệu tham chiếu. Người sử dụng kế thừa được các thông tin liên

quan của người trước đó cũng như dễ dàng tuân thủ quy trình trình ký theo đúng quy định.

Đối với các cấp quản lý và điều hành, việc theo dõi các hồ sơ online giúp họ đánh giá khối

lượng công việc của từng bộ phận, phân tích hoạt động vận hành trong doanh nghiệp và

đưa ra được các quyết định trong công tác của mình.

2. Cách sử dụng chức năng TRÌNH KÝ

Hình 8 . Giao diện TRÌNH KÝ



a. Tạo tờ trình4

Để tạo tờ trình, các bạn thực hiện:

- Chọn Tạo mới hồ sơ tại nhóm TRÌNH KÝ NỘI BỘ nếu trình nội bộ công ty, hoặc tại

nhóm TRÌNH KÝ TẬP ĐOÀN nếu trình lên Tập đoàn.

- Trong hộp thoại mở ra, chọn đúng Lĩnh vực, Nội dung, Thể loại của tờ trình cần soạn.

Sau đó, bấm nút Tạo hồ sơ (hình 9).

4 Chỉ có cán bộ nhân viên được phân quyền tạo tờ trình mới thực hiện được



Hình 9. Tạo hồ sơ trình ký

- Trong hộp thoại soạn thảo, các bạn bấm vào nút Xem văn bản liên quan để được

hướng dẫn soạn thảo theo mẫu hoặc các tài liệu cần đính kèm vào tờ trình.

- Cung cấp đầy đủ các thông tin như hình 10. Để đính kèm văn bản, các bạn phải lưu tờ

trình trước.

- Bấm nút Gửi trình ký nếu hồ sơ trình ký đã soạn xong, hoặc bấm Lưu nếu để soạn tiếp

sau. Khi bạn bấm Đóng thông tin hồ sơ trình ký sẽ mất.

Hình 10. Tạo hồ sơ trình ký

b. Xem hồ sơ trình ký

Để xem hồ sơ trình ký5, trong nhóm TRÌNH KÝ NỘI BỘ (nếu trình ký trong phạm vi

công ty) hoặc nhóm TRÌNH KÝ TẬP ĐOÀN (nếu trình ký phạm vi Tập đoàn), bạn có

các mục sau:

- Hồ sơ đang soạn: các hồ sơ trình ký bạn đã soạn nhưng chưa gửi

- Hồ sơ bị từ chối: các hồ sơ trình ký bạn đã gửi nhưng bị trả về

5 Chỉ có cán bộ nhân viên được quyền soạn thảo mới có chức năng này



- Hồ sơ đã ban hành: các hồ sơ đã được phê duyệt

c. Xử lý tờ trình

Để xử lý6, trong nhóm TRÌNH KÝ NỘI BỘ (nếu trình ký trong phạm vi công ty) hoặc

nhóm TRÌNH KÝ TẬP ĐOÀN (nếu trình ký phạm vi Tập đoàn), các bạn thực hiện:

- Chọn mục Hồ sơ chờ tôi xử lý

- Chọn vào hồ sơ cần xử lý

- Trong hộp thoại mở ra, bạn điền các thông tin vào mục Ý kiến tham mưu

- Bấm nút Duyệt nếu đồng ý hồ sơ, bấm Yêu cầu hiệu chỉnh để trả về, hoặc bấm Từ

chối để không duyệt hồ sơ (Hình 11)

6 Gồm kiểm tra, tham mưu và phê duyệt



Hình 11. Xử lý hồ sơ trình ký

d. Xem quá trình xử lý của hồ sơ

Để biết được tình trạng hồ sơ trình ký, các bạn xem mục Theo dõi hồ sơ (hình 12). Tại

đây, các bạn sẽ nhìn thấy các Tiêu đề, Ngày trình, Người xử lý, Trạng thái HS…

Hình 12. Theo dõi hồ sơ

Bạn cũng có thể xem tình trạng các hồ sơ bằng mục Báo cáo tình trạng hồ sơ để biết tình hình

hồ sơ trong một thời gian nào đó (Hình 13)

Hình 13. Báo cáo tình trạng hồ sơ



CHỨC NĂNG DANH BẠ

1. Mục đích sử dụng DANH BẠ

Chức năng cung cấp thông tin sơ đồ tổ chức công ty, thông tin phòng ban và danh bạ của

toàn thể Cán bộ nhân viên (CBNV).

Thông tin cá nhân được đồng bộ tự động (Sync) từ hệ thống Active Directory khi có sự

thay đổi.

Cung cấp màn hình làm việc (Dashboard) trực quan dễ dàng tìm kiếm thông tin cá nhân,

hệ thống chức danh hoặc phòng ban.

Cung cấp danh sách phòng ban, sơ đồ tổ chức trong công ty để người dùng có thể nắm

thông tin rõ ràng và nhanh chóng.

Chức năng DANH BẠ nằm trong tab HỖ TRỢ. Đối với danh bạ nhân viên hiện hữu của

công ty, E-office sẽ đồng bộ dữ liệu từ Phần mềm Nhân Sự. Trong một số trường hợp các

bạn muốn cập nhật thông tin nhân viên tại đây thì có thể thực hiện được.

2. Ý nghĩa các mục trong menu DANH BẠ

Hình 14. Giao diện DANH BẠ

Hình 14 là giao diện của site DANH BẠ, các bạn sẽ nhìn thấy thông tin của cán bộ nhân

viên và sơ đồ tổ chức của công ty. Ở site từng công ty, các bạn sẽ thấy số lượng phòng ban,

số nhân viên của từng phòng ban.



a. Xem thông tin nhân viên

Để xem được thông tin nhân viên, các bạn chọn vào góc trái của màn hình các mục:

- Dashboard: thông tin toàn bộ cán bộ nhân viên

- Danh sách CBNV mới: thông tin nhân viên đang trong thời gian thử việc

- Danh sách CBNV: thông tin toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty

- Danh sách phòng ban: danh sách các phòng ban

Để xem chi tiết thông tin nhân viên nào, các bạn nhấp chọn vào hình nhân viên đó. Thông tin sẽ

hiển thị như hình:

Hình 15. Thông tin nhân viên

b. Xem sơ đồ tổ chức

Các bạn xem sơ đồ tổ chức của công ty bằng cách chọn

Nếu muốn xem sơ đồ tổ chức một công ty nào đó trong Tập đoàn, các bạn chon site Tập

đoàn và chọn tên công ty đó (hình 16)



Hình 16. Xem sơ đồ tổ chức các công ty trong Tập đoàn

c. Tìm nhân viên

Để tìm kiếm thông tin cán bộ nhân viên các bạn thực hiện:

- Đến Dashboard

- Nhập nội dung vào ô tìm kiếm như “họ tên, email, số điện thoại…” Nếu trường hợp

không rõ đích danh CBNV thì có thể tìm theo chức danh, phòng ban hoặc khối

- Bấm vào Tìm nhanh (Hình 17)



Hình 17. Tìm nhân viên



CHỨC NĂNG LỊCH LÀM VIỆC

1. Mục đích sử dụng LỊCH LÀM VIỆC

Mục LỊCH LÀM VIỆC nằm trong tab HỖ TRỢ. Hiện tại công việc quản lý lịch làm việc

của lãnh đạo thủ công trên Excel còn gặp khó khăn: mất thời gian xây dựng và kiểm tra

trùng người tham dự, thời gian làm việc. Công tác tổng hợp lịch cũng gặp khó khăn và có

sai sót trùng lắp. Để giải quyết các vấn đề trên thì quy trình lịch làm việc online đã được

thực hiện và giảm thiểu thời gian cho các CBNV đặc biệt là các thư ký trong công tác quản

lý lịch.

Quy trình cho phép các thư ký các khối tạo lịch của lãnh đạo và gửi lên văn phòng để tổng

hợp thành lịch công ty. Từ lịch của công ty sẽ tổng hợp và gửi lên thành lịch chung của tập

đoàn

Đối với từng cá nhân, các bạn có thể tạo ghi chú lịch cho riêng mình và lịch này sẽ được

nhìn thấy bởi lãnh đạo phòng ban đó.

Cung cấp chức năng các lãnh đạo theo dõi lịch làm việc củ thể của các khối, đơn vị trực

thuộc quản lý.

2. Ý nghĩa các mục trong LỊCH LÀM VIỆC

Hình 18. Giao diện LỊCH LÀM VIỆC

Hình 18 là giao diện của LỊCH LÀM VIỆC, các bạn có thể tạo ghi chú lịch cho mình hoặc

soạn lịch cho lãnh đạo theo từng ngày, tháng, tuần.



d. Tạo lịch làm việc

Để tạo lịch làm việc cho lãnh đạo, các bạn thực hiện:

- Vào nhóm LỊCH LÀM VIỆC chọn Tạo lịch làm việc

- Trong phiếu tạo lịch, thông tin Ngày gửi và Người lập. Các bạn điền thông tin vào

phiếu tạo lịch. Để thêm lịch làm việc kéo dài nhiều ngày, bạn bấm nút Thêm nhiều

(Hình 19)

Hình 19. Thêm nhiều lịch

- Bấm nút Kiểm tra trùng để kiểm tra việc trùng lắp người tham dự cùng một thời gian

có lịch làm việc ở nhiều nơi.

- Bấm nút Gửi đến bộ phận tổng hợp lịch. Nếu lịch chưa soạn xong, bạn bấm Lưu (Hình

20)

Hình 20. Tạo lịch làm việc

e. Xem lịch làm việc/công việc

Để xem được lịch làm việc, các bạn vào nhóm LỊCH LÀM VIỆC và chọn:



- Lịch đang soạn: thông tin lịch các bạn đã lưu. Chỉ

có bạn thấy thông tin này.

- Lịch đã gửi: thông tin lịch các bạn đã gửi tổng hợp.

Thông tin này sẽ được nhìn thấy bởi chính bạn và

ở bộ phận tổng hợp lịch.

- Xem công việc: thông tin ghi chú lịch của cá nhân.

Thông tin này sẽ được nhìn thấy bởi chính bạn và

cấp quản lý trực tiếp của bạn. (hình 21)

Hình 21. Xem lịch

Các bạn cũng có thể xem lịch của từng lãnh đạo trong mục Xem lịch lãnh đạo của nhóm

QUẢN LÝ LỊCH. Những lịch màu đỏ là lịch cũ, lịch màu xanh là lịch sắp tới (Hình 22)

Hình 22. Xem lịch lãnh đạo

Hình 23. Xem công việc



f. Tổng hợp lịch

Để tổng hợp lịch7 từ các phòng ban, các bạn thực hiện:

Chọn mục Tổng hợp lịch trong nhóm QUẢN LÝ LỊCH.

Trong hộp thoại được mở ra (hình 24), các bạn xem

những lịch bị trùng lắp và bấm để điều chỉnh hoặc

để xóa. Đối với những lịch đã điều chỉnh sau, các bạn tô

vàng bằng cách bấm .

Hình 24. Tổng hợp lịch

7 Chỉ có những nhân viên tại bộ phận tổng hợp lịch và ban hành mới thực hiện được chức năng này



CHỨC NĂNG LỊCH PHÒNG HỌP

1. Mục đích sử dụng LỊCH PHÒNG HỌP

Mục LỊCH PHÒNG HỌP nằm trong tab HỖ TRỢ. Chức năng này dùng để hỗ trợ việc

đăng ký phòng họp và chuẩn bị phòng họp và gửi thư mời họp. Đối với những công ty có

lịch họp nhiều, chức năng này rất cần thiết để tránh bị trùng lắp lịch. Ngoài ra, khi lịch họp

được cập nhật, thông tin này sẽ được gửi đến email của thành viên cuộc họp thay vì phải

gửi thư mời riêng.

2. Ý nghĩa các mục trong menu LỊCH PHÒNG HỌP

Hình 25. Giao diện LỊCH PHÒNG HỌP

Hình 25 là giao diện của site LỊCH PHÒNG HỌP. Trong dashboard, các bạn sẽ nhìn thấy

các lịch họp đã được đặt trong tuần hiện tại. Lịch màu đỏ là lịch cũ, lịch màu xanh là lịch

sắp tới.

a. Tìm lịch họp:

Để tìm lịch họp, các bạn gõ thông tin hoặc chọn thông tin trên thanh tìm kiếm của

Dashboard. Bạn cũng có thể tìm theo từng tuần bằng cách bấm bộ nút



Hình 26. Tìm lịch họp

b. Đặt lịch phòng họp

Để đặt lịch phòng họp, các bạn thực hiện:

- Chọn mục Tạo lịch họp trong nhóm LỊCH HỌP

- Trong hộp thoại mở ra, bạn nhập thông tin vào

đầy đủ các ô dữ liệu.

- Bấm nút Gửi khi hoàn tất. Lúc này, thông tin

lịch họp sẽ được chuyển đến email người tham

dự (Hình 27)

Hình 27. Tạo lịch họp



CHỨC NĂNG ĐIỀU XE

1. Mục đích sử dụng tab ĐIỀU XE

Mục ĐIỀU XE nằm trong tab HỖ TRỢ nhằm hỗ trợ việc đăng ký xe đi công tác. Các công

ty thành viên của Tập đoàn trải dài từ Nam ra Bắc, việc sắp xếp xe sẽ giúp bộ phận điều

phối lên kế hoạch thực hiện, tính toán được chi phí nhiên liệu cũng như các dự báo về việc

mua sắm xe. Ngoài ra, khi quy trình đặt xe được tin học hóa, người đăng ký xe đi công tác

cũng tiết kiệm được thời gian trình ký và dễ dàng theo dõi thông tin phiếu đăng ký của

mình đang xử lý tại đâu.

2. Ý nghĩa các mục trong menu ĐIỀU XE

Hình 28. Giao diện ĐIỀU XE

Hình 28 là giao diện của chức năng ĐIỀU XE. Trong giao diện này, các bạn có thể thấy

các nhóm công việc có thể thực hiện ở chức năng điều xe. Bên góc tay phải, các bạn sẽ

nhanh chóng kiểm tra được tình trạng bận/rảnh của các xe hiện có.



Hình 29. Tình trạng xe

c. Đăng ký xe

Để đặt xe đi công tác, các bạn thực hiện:

- Vào mục Tạo phiếu yêu cầu trong nhóm HỒ SƠ

ĐĂNG KÝ (hình 30)

- Trong hộp thoại mở ra (hình), bạn điền thông tin

đầy đủ vào các mục.

- Bấm Gửi khi đã hoàn tất hoặc bấm Lưu để tiếp

tục soạn sau. Khi bạn bấm Đóng thì thông tin trên

phiếu sẽ mất (Hình 31) Hình 30.



Hình 31. Đăng ký xe đi công tác

d. Xem phiếu đăng ký xe

Để xem phiếu đăng ký xe, các bạn vào nhóm HỒ SƠ ĐĂNG KÝ, chọn các mục:

- Phiếu đang soạn: Các phiếu điều xe do bạn

lưu lại

- Phiếu đang chờ duyệt: Các phiếu điều xe

đang xử lý

- Phiếu chờ hiệu chỉnh: Các phiếu điều xe đã

được gửi đi, nhưng được gửi trả về để điều

chỉnh thông tin

- Phiếu đã duyệt: Các phiếu điều xe được

phê duyệt

- Phiếu bị từ chối: Các phiếu điều xe do đơn

vị phê duyệt trả về vì không được duyệt

e. Xem quá trình xử lý phiếu

Để xem tình trạng phiếu điều xe, bạn thực hiện:

- Vào nhóm QUẢN LÝ ĐIỀU XE

- Chọn mục Theo dõi phiếu điều xe

f. Xử lý phiếu điều xe

Để xem xử lý phiếu điều xe, bạn thực hiện:



- Vào nhóm QUẢN LÝ ĐIỀU XE

- Chọn mục Phiếu chờ tôi xử lý

- Trong hộp thoại mở ra, bạn kiểm tra thông tin phiếu

- Bấm Duyệt để chuyển đến bộ phận điều phối xe. Bấm Yêu cầu hiệu chỉnh nếu

thấy thông tin cần chỉnh sửa. Bấm Từ chối để trả phiếu đăng ký về, không phê

duyệt (Hình 32)

Hình 32. Xử lý phiếu đăng ký xe

g. Xem thống kê – báo cáo

Để xem thống kê, bạn thực hiện:

- Vào nhóm THỐNG KÊ BÁO CÁO

- Chọn mục Thống kê phiếu, để xem thông tin

các phiếu điều xe trong một thời gian nào đó

(Hình 33)

- Phiếu đã duyệt, Phiếu bị từ chối

Hình 33. Xem thống kê phiếu đăng ký xe



CHỨC NĂNG ĐĂNG KÝ CƠM

1. Mục đích sử dụng tab ĐĂNG KÝ CƠM

Chức năng ĐĂNG KÝ CƠM nằm trong tab HỖ TRỢ. Chức năng này hỗ trợ việc đăng ký

cơm trưa (phần chay hoặc mặn) cho nhân viên và khách tại công ty một cách tự động và

thống kê dễ dàng.

2. Ý nghĩa các mục trong menu ĐĂNG KÝ CƠM

Hình 18. Giao diện ĐĂNG KÝ CƠM

a. Tạo phiếu đăng ký cơm

Để lập phiếu đăng ký cơm, các bạn thực hiện:

- Vào mục Tạo phiếu đăng ký trong nhóm HỒ SƠ ĐĂNG KÝ

- Điền các thông tin vào phiếu

- Bấm nút Đăng ký để gửi phiếu



Hình Tạo phiếu đăng ký cơm

b. Xem thống kê

Để xem thống kê tình hình đặt cơm, bạn thực hiện như sau:

- Chọn mục Theo dõi phiếu đăng ký trong nhóm THỐNG KÊ BÁO CÁO

- Chọn thời gian cần thống kê

- Bấm nút Xem (Hình

Hình Thống kê tình hình đặt cơm

e – office 2ttctourist.vn/images/upload/eoffice-hdsd/tai lieu huong... · 2017-03-16 · e –...

Documents