E-Beställningar vid HDa

Lokal infogrupp 2013 12 04/bka

e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV)

Reglering avseende elektroniska beställningar

Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en

första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013

Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.

Strategisk inköpsplanering

& styrning

Upphandla& hantera avtal

BeställaLeverans- &

fakturahantering

UpphandlingssystemE-handelssystem

EFH-system

OftaMånga

IblandNågra

SällanFå

E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg…A

nvä

nd

are

Pro

cess

& a

nsv

arS

yste

mst

öd

Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning?

Huvudregel: ALLA!

Undantag från krav på elektroniska beställningar

Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur.

Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

Fördelar med e-beställningar:

Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet.

Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.

Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan.

e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten

Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen)

Mål:

Effektivisera hantering av fakturor

God intern styrning och kontroll

Automatisering

Inleverans

FakturaBeställning

Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd(enligt ESV’s modell)

Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller(enligt ESV’s modell)

Faktdistr

Godsmott

Inköp

Målbild – vad vi vill uppnå och vad innebär förändringen?

• Stegvis implementering av olika varugrupper• En enhetlig inköpsprocess från behov till betalning

• Vi skapar en standardiserad och effektiv inköpsprocess

• Ett bättre inköpsbeteende i organisationen• Vi frigör tid till att arbeta med det vi ska istället för att leta varor

och leverantörer

• Godkännande redan vid beställningen via IT-stöd som möjliggör bättre styrning, kontroll och uppföljningsmöjligheter

• Ger kontroll och möjlighet att styra inköp

• Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer• Vi satsar på att bygga långsiktiga relationer med leverantörerna

där vi talar om våra behov (volym, kvalitetskrav, mm mm)• ”Shoppa på stan” bygger inga relationer och ger i längden

sämre priser

En central del i arbetet är att bestämma: mål och strategier för inköpsverksamheten, hur inköpsprocesserna ska se ut hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna

Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (aka sekr))

personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg)

beställare upphandlare inköpare/avropare

Fokus ligger på förändringsarbetet….

avvecklinggenomförandefas

Tid

Ständiga förbättr

Hur ser processen ut och vart befinner vi oss?

FörberedaAnalys nuläge

Business case/ beslut

Beskriva nyläge

Implement nyläge *)

Drift-sättning

Def varu-grupper

Beslutspunkt

2010 - 2012dec/aug

2012/20132 dec 2013

Beslutspunkt

sept 2012

dec2012

PPS förberedelsefas

BP 1-4

BP 5-6

BP 7

BP 8

*) Implementation av nyläge: Våren 2013

definiera process, rutiner samt organisation. Kommunikationsplan med information, samråd Besluta utrullningsplan för varugrupper

Hösten 2013 Implementera process i system

årsskiftet2013/2014

HT 2013

Högskolan dalarnas e-handelssystem

Projektorganisation och bemanning

Projektägare Bengt Eriksson

Styrgrupp Bengt Eriksson OrdförandeChrister Sundin EkonomiLars-Olov Nordqvist InköpMagnus Höglund ITGustav Boklund akademi IS

Referensgrupp Agnes Sandin avd chef SM(kommunikationskärl Magnus Jobs avd chef HSmellan projektgrupp Maria Görts avd chef SMoch akademier) Anders Forsman avd chef IS

Projektgrupp Britt Karlsson projektledareMattias Dahlberg inköp/e-handel/leverantörskontaktAnna-Carin Jonsson agresso affärssystemChrister Solefält agresso teknik

Referens-grupper:

Upphandling Separata ref

grupper vid upphandlingar.

Sammansättning baserad på varugrupp

Varugruppskategori team Upphandlingsfrågor Sortiment

Leverantörsstrategier

E-handel Uppföljning och

statistik

Framtida inköpsorganisation HDa (förslag)

Inköpare, avropare

Inköpsavdelning

Akademier och stödenheter

Godsmottagning

Ekonomisupport

Ekonomiavd, betalningar

Godkännare och attestanter

Inköps-samordnare

Beställare

Upphandlare

Inköpschef

SupportE-Beställningar,

Systemförv, teknik

Inköpsråd Rådgivande Strategiska inköpsfrågor och avvägningar Samordning övriga HDa- övergripande strategier Inköpspolicys och regelverk

AkademierDC

Övr enheter

Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling

ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel

ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar” Systemförvaltning

Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare

Användarsupport och utbildning

Leveransadresser

Underhåll av register för automatisk hantering

Designa produktträdet och förkonterade artiklar

Beställningar och fakturahantering

Leverantörsanslutning

Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor

Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer

Godkänna produkturval och prislistor

Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal

Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift

Tester av nya leverantörsanslutningar

Utforma rutiner för tjänstebeställningar

Uppföljning

Strategiskt arbete

Tydliggör hur resursförskjutning sker

från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner

gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och

roller.

Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012)

samt en varugruppsindelning

Varugrupp Varugrupp - benämning När?1 Bank o försäkringstjänster2 Böcker tidningar mm Pilot, HT 2013 (Adlibris)3 Investeringar4 IT och telefoni Pilot, HT 2013 (ATEA)5 Konferenser6 Konsulter7 Konsulter inom utbildning8 Kontorsmateriel Pilot, HT 2013 (Staples)9 Kemikalier (?)

10 Lokaler11 Personal12 Representation och PR13 Resor14 Studentrelaterade kostnader15 Transport16 Trycksaker17 Utrustning18 Övriga förbrukningsvaror19 Övrigt

Inköp (’spend’) under ett år, basfakta

Övergripande data HDa spend

Totala inköp via leverantörsfakturor (exkl utlägg via Primula) 176 544 mnkr Antal leverantörer nyttjade 2011 alt 2012 2 060 stRegistrering av nya leverantörer 100 nya lev/mån 1 100 st Antal fakturor 15 565 st Antal lev med 1 faktura 1 009 st

Av dessa (kr): < 500 160 st501-1 000 99 st1 001-5 000 407 st5 001-20 000 249 st20 001-50 001 59 st50 001-100 000 24 st> 100 001 11 st

Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/stKan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing!

67 % av de 1 009

fakturorna understiger

20 000 kr

En översikt över våra inköp

Varugrupp Antal lev Antal fakt Summa % av belopp

Bank o försäkringstjänster 65 150 86 293 0%

Böcker tidningar mm 278 1790 6 324 183 4%

Investeringar 205 886 12 505 330 7%

IT och telefoni 112 1641 9 435 347 5%

Konferenser 267 807 3 607 077 2%

Konsulter 253 619 20 830 062 12%

Konsulter inom utbildning 219 425 19 132 819 11%

Kontorsmateriel 58 261 1 908 512 1%

Lokaler 83 672 68 559 836 39%

Personal 75 673 2 691 573 2%

Representation och PR 187 1305 5 647 157 3%

Resor 154 3128 5 503 168 3%

Studentrelaterade kostnader 351 849 9 419 312 5%

Transport 52 626 2 147 696 1%

Trycksaker 20 181 1 060 109 1%

Utrustning 19 30 833 220 0%

Övriga förbrukningsvaror 238 983 2 080 137 1%

Övrigt 206 539 4 758 844 3%

TOTALT 2 060 15 565 176 530 674 100%

OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion

VARUGRUPP LEVERANTÖR INKÖPARE/AVROPARE

Kontorsmaterial Staples Vaktmästerierna, • Borlänge, Jimmy • Falun, Linda

Litteratur Adlibris(ev Bokus Q1, 2014)

Biblioteket • Mia• Monica• Victoria

IT och relaterade produkter

ATEA Inköp• Mattias D

Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

Inköp litteratur 2012

SM HS IS UHSumma

akademier Bibliotek Övriga Totalt HDa

SEKAntal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp SEK

Antal köp

Totala inköp; varav 124 785 152 327 906 171 381 127 323 347 778 371 1 181 596 1 017 4 057 015 411 258 473 180 5 497 084 1 608

  Litteratur                         0 0    

    Adlibris 38 633 74 161 224 108 168 858 234 214 521 252 583 237 668 562 541 134 81 927 68 1 227 705 870

    Bokus 10 451 26 5 003 11 6 553 11 28 147 43 50 154 91 6 792 13 6 895 21 63 840 125

    Akademibokh. 165 1 0 0 0 0 744 3 909 4 0 0 2 000 1 2 909 5

    Lärosäten 16 982 6 2 250 2 20 000 1 23 153 16 62 385 25 5 596 19 531 1 68 512 45

   Övrigt (inkl branschtidskrifter) 29 544 36 152 048 39 173 561 67 71 522 45 426 675 187 3 459 394 235 134 257 141 4 020 327 563

 Tidningar (lokal- & rikspress) 29 010  7 380  12 154  9 691  58 235  22 692  32 863  113 791 

Summa e-handel SEKAnt köp SEK

Ant köp SEK

Ant köp SEK

Ant köp SEK Ant köp SEK

Ant köp SEK

Ant köp SEK

Ant köp

Adlibris, Bokus 49 084 100 166 227 119 175 411 245 242 668 295 633 391 759 569 333 147 88 822 89 1 291 545 995

Inköp från Adlibris och Bokus på akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och

år.

(Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör

FÖRVÄNTADE VOLYMER VID UPPSTART (DEC 2013)

Etapp 1 LeverantörAntal

köp/vecka Antal orderrader Avdelning/enhet Antal inköpare Övriga berörda rollerdec ATEA 3 2 Inköp IT-prod 1  dec Adlibris 3 2 Bibliotek 3  dec Staples 3 10 Vaktmästeri 2  

        Agresso syst förv   1

        Ekonomiosupport   3        Ek distributör ? 3 - 4

Etapp 2 LeverantörAntal

köp/vecka Antal orderrader Avdelning/enhet Antal inköpare Övriga berörda rollerFeb Bokus 3 2 Bibliotek  Feb Caperio     Inköp IT-prod  Feb Adlibris 1 2 IS avdelning X ?  Feb Adlibris 1-2 2 SM Media ?  Feb Adlibris  1-2 2 HS avd x  ?  

Etapp 3 LeverantörAntal

köp/vecka Antal orderrader Avdelning/enhet Antal inköpare Övriga berörda rollerApril Bokus 1 1 Akademier, 1avd/st  April Adlibris 1 2 IS avdelning X ?  April Adlibris 1-2 2 SM Media ?  April Adlibris  1-2 2 HS avd x  ?

April Adlibris 1-2 1 Staber ?

Etapp 4 LeverantörAntal

köp/vecka Antal orderrader Avdelning/enhet Antal inköpare Övriga berörda rollerJuni Bokus 1 1 Akademier, 1avd/st  Juni Adlibris 1 2 IS avdelning X ?  Juni Adlibris 1-2 2 SM Media ?  

Juni Adlibris  1-2 2 HS avd x  ?

Förteckning beställare i organisationen

Beställare och ersättare i e-handel

Avdelning /enhet

Roll i verksamhet

Beställare

Agresso- ident

Ersättare (vid frånvaro)

Mottagare av mail vid

saknad varumottag

ning (om annan än attestant)

Leverantör (steg 1, feb

2013)

Leverantör (steg 2, approx

mar/april 2014)

Objekt

  Beställare         Adlibris Bokus    Beställare         Adlibris Bokus    Beställare         Adlibris Bokus    Beställare         Adlibris Bokus    Beställare         Adlibris Bokus  Chef Attestant         Adlibris Bokus  

Två varianter kommer att testas i organisationen: Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter Decentraliserade ” -

Tester och utvärdering

• Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen• 3 inköpare från biblioteket• 2 inköpare från vaktmästeriet • 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig)• 3 projektmedlemmar• Agresso applikationskonsult

• Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch-outlösning och fritextbeställning

• 440 rekvisitioner och 380 order har producerats• Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat.

• Systemet fungerar• Systemet upplevs som enkelt att använda• Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner)

• Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta• Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura

2013 12 03

Vad återstår ?

1. Få bemanning på plats inom e-handel på inköp1. Utbildning

2. Överlämning till förvaltningsorganisation1. Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014

3. Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik”4. Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen

1. Information och utbildning