e-book - gestão eficaz do tempo em seis passos
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Tema
e-Book com 27 slides
Gestão do Tempo, Stress e Organização no Trabalho
Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos
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ÍNDICE
Introdução 2
Definir claramente os objetivos 4
Ter uma boa agenda 11
Controlar as interrupções 12
Delegar tarefas 13
Definir prioridades 17
Preparar reuniões 23
Conclusão 25
Bibliografia 26
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INTRODUÇÃO
Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a
nível pessoal, quer a nível profissional.
Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante
autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem
como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos
pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais
evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos
exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o
Síndrome Geral de Adaptação - o Stress!
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INTRODUÇÃO
Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros,
confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os
outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível
pessoal.
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1º PASSO
Definir claramente os objetivos
As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo
que cada vez mais visam a obtenção de resultados.
Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que
deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os
objetivos ajudam na organização e gestão do tempo.
É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de
acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo
será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para
o realizar.
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1º PASSO
Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de
objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que
torna possíveis decisões de gestão atempadas.
SMART
Específico (Specific)
Mensurável (Measurable);
Atingível (Attainable)
Realista (Realistic);
Temporal (Timely)
RECURSO AO SISTEMA SMART
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1º PASSO
Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação
se encontra, e o que pretende atingir. Ao definir um objetivo, não
se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais
detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior
será a hipótese de ser atingido.
Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro
para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou
da organização.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Específico
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1º PASSO
Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num
número, permite a manipulação e interpretação para que os
interessados o considerem atingido ou não.
Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos,
definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir
aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o
resultado a alcançar é mensurável? Portanto, é importante ter
claramente definido o método ou sistema de medição que será
usado para monitorar o objetivo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Mensurável
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1º PASSO
É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio
sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva
diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação
ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos,
mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca
poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo.
Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o
importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes
aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Atingível
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1º PASSO
Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo,
o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos
trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista
numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e
que não apresente justificação financeira para estes cortes.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Realista
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1º PASSO
Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se
categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o
tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo.
Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só
definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do
mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão
curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma
dispersão da iniciativa com o tempo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Temporal
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2º PASSO
Ter uma boa agenda
Organizar uma agenda onde são escritas as
tarefas a realizar e os compromissos, de modo
a libertar memória para outros assuntos da
vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta
agenda deverá estar sempre atualizada, num
local de fácil acesso (agenda escrita ou em
formato digital), e com uma organização de
fácil interpretação para o/a utilizador/a.
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3º PASSO
Controlar as interrupções
Se trabalha num gabinete, feche a porta e
“isole-se”. Se desenvolve uma atividade em
espaço aberto, a solução poderá passar, se
possível, por mudar-se para outra sala; Se
recebe muitos telefonemas, peça para que
sejam reencaminhados para um/a colega.
Saiba dizer “não” (com amabilidade…).
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4º PASSO
Delegar tarefas
Delegar tarefas permitirá que fique com mais
tempo e que se preocupe menos com as
questões operacionais, aumentando
simultaneamente as competências dos seus
colaboradores.
A obtenção de resultados por parte de uma
chefia, depende da gestão de dois fatores: as
pessoas e o tempo.
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4º PASSO
Delegar tarefas
O que é delegar?
É possível delegar, quando deliberadamente se
confere autoridade a um/a colaborador/a para
executar uma tarefa que até então era
desempenhada pela chefia. Para tal, é
necessário ter em conta:
• Autoridade (poder ou direito de tomar decisões e agir de forma
a viabilizar a responsabilidade conferida.)
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4º PASSO
Delegar tarefas
• Responsabilidade (É o trabalho delegado, a função, a
tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É
necessário haver equilíbrio ente autoridade e
responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém
responsabilidade sem autoridade.)
• Confiança (Quanto à confiança, quem delega não pode
demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em
última instância, responsáveis por tudo o que se passa
nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e
muito menos “demissão”!)
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PLANO PRÁTICO PARA DELEGAÇÃO
1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai
receber a delegação;
2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai
delegar), da tarefa delegada;
3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores
importantes para uma boa execução da tarefa;
4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com
sucesso da tarefa delegada;
5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível
de desenvolvimento do colaborador).
EXISTEM CINCO FASES QUE QUALQUER PROCESSO DE DELEGAÇÃO
DEVE RESPEITAR:
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5º PASSO
Definir prioridades
Para fazer uma boa gestão do tempo é muito
importante distinguir entre o essencial e o
acessório, entre o urgente e o importante.
Matriz do tempo
A matriz do tempo é uma ferramenta muito
simples que nos ajuda a combinar importância e
urgência e a planear o uso do tempo com
eficácia.
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MATRIZ DO TEMPO
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MATRIZ DO TEMPO
No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo
de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”,
vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar
tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar
com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não
cumprido”.
Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos
inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no
quadrante I até ao IV.
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MATRIZ DO TEMPO
Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso
tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.
A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III
Se não respeitarmos a Matriz, podemos:
Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as
precedentes;
Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que
também não é, naturalmente, possível!
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EQUILIBRAR TAREFAS DIÁRIAS
Tabela A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes;
Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes;
Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo.
A tarefa é urgente eimportante?
NÃO SIM
A tarefa é urgente ou importante?
NÃO SIM
Necessita de aterminar hoje?
NÃO SIM
Trabalha com um prazo de
entrega estabelecido?NÃO SIM
Comece a agir imediatamente
Estipule um certo tempopara terminar
a tarefa
Estabeleça um prazo de
entrega realista
A tarefa é rotineira?
NÃO SIM
A tarefa ajuda-o a trabalhar
com eficiência?NÃO SIM
Estipule um tempo para
terminar a tarefa
Não a faça!
A tarefa é necessária?
NÃO SIM
Deixe a tarefa para uma
altura mais calma
Tarefa C
Tarefa B
Tarefa A
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PONTOS IMPORTANTES NO PLANO DE GESTÃO DE TAREFAS
• Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao
máximo os tempos de pressão;
• Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo);
• Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário;
• Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores);
• Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;
• Rentabilizar espaços entre acontecimentos;
• Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir;
• Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.
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6º PASSO
Preparar reuniões
As reuniões de trabalho devem ser preparadas de
modo a que o tempo afeto à sua realização seja
produtivo.
Assim, existem alguns passos importantes a
considerar:
• Definir os objetivos da reunião;
• Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC, isto
é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve
tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar";
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6º PASSO
Preparar reuniões
• Identificar os participantes;
• Definir o local, data e horário da reunião;
• Convocar os participantes, facultando toda a informação
importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a
tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se
aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da
participação na reunião;
• Deverá preparar a documentação, a sala e os
equipamentos antes da reunião.
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CONCLUSÃO
O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores
pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como
estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que
consequências isso nos traz.
Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que
somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação.
“Não tenha pressa, mas também não perca tempo”
José Saramago
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BIBLIOGRAFIA
Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e
Organização do Trabalho” da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Tiago
Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do
Google, em www.google.pt
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MUITO OBRIGADO
Fim da apresentação
Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a
ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo,
Stress e Organização do Trabalho e-Learning.
Consulte esta e outras ofertas formativas em
www.academiazonaverde.pt
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