e-counting project 10/04/01 15:41 dianummer: 1 verkoop isabel van der auwera anouk devriese

E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1

VERKOOP

Isabel Van der AuweraAnouk Devriese


GrootboekGrootboek

ControllingControlling

SDSD

(Voorraadbeheer)(Voorraadbeheer)

PPPP

DebiteurenDebiteuren

MateriaalstamMateriaalstam

COCO

InkoopInkoop

FIFI

TRTR

CashManagement

CashManagement

Verkoop &DistributieVerkoop &Distributie

MMMM

(ProductiePlanning)(ProductiePlanning)

CrediteurenCrediteurenVaste ActivaVaste Activa

SAP R/3 informatiemodel

SDSD

verkoopverkoop


Uitgangspunt

Verkoop van goederen

en/of diensten


VerkooporderVerkooporder

Leverings-Leverings-documentdocument

Klant Artikel Prijs

VerkoopfactuurVerkoopfactuur Credit notaCredit notaCredit nota Credit nota aanvraagaanvraag

Openstaande vorderingenOpenstaande vorderingen

Verkoop

Debiteurenadmin.

Stam-gegevens

Aankoop

Verkoopproces


DagindelingTijdsduur Topic

08h30 – 10h00 Klanten stamgegevens

10h00 – 10h15 Pauze

10h15 – 11h30 Artikel stamgegevens

11h30 – 12h00 Prijs stamgegevens

12h00 – 13h00 Middagpauze

13h00 – 14h15 Verkooporder

14h15 – 14h45 Leveringsdocument

14h45 – 15h00 Pauze

15h00 – 16h00 Verkoopfactuur

16h00 – 16h30 Credit nota aanvraag en credit nota

16h30 – 16h45 Rapportage

16h45 – 17h00 Overzicht bijkomende sessies + evaluatie


Bijkomende sessies

• Facturatieplannen

• Verantwoording

• Rapportage

• Interne verrichtingen


Interne verrichtingen


VerkoopVerkoop

Interne verkoopInterne verkoop Externe verkoopExterne verkoop

Projecten (contracten)

Projecten (contracten)

Terugvord.van

personeel

Terugvord.van

personeel

Overige (standaard verkoop)

Overige (standaard verkoop)

Verkoopflows

Verkoop-procesVerkoop-proces

Centraal

(De)centraal


Terminologie

• Vestiging: Vakgroep of dienst

• Verkooporganisatie: Vakgroep of dienst

• Distributiekanaal: 01 “algemeen”

• Productgroep: 01 “algemeen”




Klant Artikel Prijs



Verkoop

Debiteurenadmin.

Stam-gegevens

Klanten stamgegevens


Bij de creatie van een verkooporder, moet de klant waaraan verkocht wordt, bestaan in SAP. Daartoe worden de klantengegevens vastgelegd in SAP, we spreken van klanten stamgegevens.

• “Soorten” klanten – Externe klanten (externe verkopen)

– Interne klanten (interne verkopen - “interne verrichtingen”)

• Klanten definiëren per verkooporganisatieOm een klant te gebruiken in SAP, moet deze klant bestaan voor de eigen verkooporganisatie

Inleiding (1)


• Gegevens in de klantenstam (zie volgende slide)– Algemene gegevens

– Bedrijfsnummer gegevens

– Verkooporganisatiegegevens

Inleiding (2)


Geldig voor verkoop en

boekhouding(1maal te

creëren voor RUG)

Geldig voor verkoop en

boekhouding(1maal te

creëren voor RUG)

Geldig voor de boekhouding

(1maal te creëren voor RUG)

Geldig voor de boekhouding

(1maal te creëren voor RUG)

Geldig voor éénVerkooporganisat

ie(te creëren per

verkooporganisatie)

Geldig voor éénVerkooporganisat

ie(te creëren per

verkooporganisatie)

Bedrijfs-nummer

Algemene gegevensAlgemene gegevens

Adres Besturingsgegeve

ns Betalingsverkeer

(Bankgegevens)

Adres Besturingsgegeve

ns Betalingsverkeer

(Bankgegevens)

Gegevens verkooporganisatie

Gegevens verkooporganisatie

Verkoop Verzending Factuur Partnerrollen

Verkoop Verzending Factuur Partnerrollen

Bedrijfsnummergegevens

Bedrijfsnummergegevens

Rekeningbeheer

Betalingsverkeer

Correspondentie

Rekeningbeheer

Betalingsverkeer

Correspondentie

RUGRUGRUGRUG

Gegevens klantenstam


• Verplicht in te vullen in de klanten stamgegevens – Verkooporganisatie

– Naam

– Straat / Postcode / Woonplaats / Land

– Taal (“Nederlands”)

– Betalingscondities (“R03”)

– Condities voor verkooporganisaties bedrijfsnummer

– Valuta (“EUR”)

– Leverende vestiging

– Rubriceringsgroep (grootboekrekening)

Bij het invullen van deze gegevens, raadpleeg de werkprocedure

(cfr. appendix)

Inleiding (3)


– Aanhef

– Huisnummer

– Postbus

– Telefoon / fax / e-mail

– BTW-nummer

(eenduidige identificatie van klanten mogelijk!)

– Bankgegevens

Inleiding (4)

– Oud rekeningnummer / personeelsnummer

– Correspondentiegegevens

(cfr aanmaning)

– Klantgroep / ABC

– Deelleveringen

– Factuurtermijnen

– Incoterms

– Partners

• Optioneel in te vullen in de klanten stamgegevens


(cfr. appendix)


• Transacties– XD01 Creatie klant

– XD02 Wijzigen klant

– XD03 Weergeven klant

– XD05 Blokkeren klant

– XD06 Markeren klant om te verwijderen

Inleiding (5)


Bestaat klant in SAP ?

Neen

Ja

Creatie klant

Bestaat klant voor gewenste vakgroep / dienst ?

Neen

Ja

Uitbreiden klant voor vakgroep / dienst

Onderhoud klant (indien nodig)

Uitgangspunt: Klant nodig voor eigen vakgroep / dienst

Controle: Bestaat klant in SAP voor eigen vakgroep / dienst?

Procedure:

Creatie klant


Algemene gegevens

Boekhoud-gegevens

Verkooporg.-gegevens

Uitbreiden klant

Verkooporg.-gegevens

Algemene gegevens

Boekhoud-gegevens

(Zelfde nummer)

(voor verkooporganisatie)Creatie klant

XD01 XD01


• Transactie: XD02 – wijzigen klant

• Volgende klanten stamgegevens kunnen decentraal WEL gewijzigd worden– Verkooporganisatiegegevens (van de eigen verkooporganisatie)

• Volgende klanten stamgegevens kunnen decentraal NIET gewijzigd worden– Algemene gegevens

– Bedrijfsnummer gegevens

Let wel: algemene gegevens kunnen wel decentraal gecreëerd worden.

Wijzigen klant


• Transactie: XD03 – weergeven klant

Weergeven klant


Blokkeren / verwijderen klant

Blokkeren klant – XD05Blokkeren klant – XD05 Verwijderen klant – XD06Verwijderen klant – XD06


Voorbeelden


Demo:

Creatie nieuwe klant


Oefening:

Creatie nieuwe klant


Begeleide oefening:

Uitbreiden klant

(voor verkooporganisatie)


KLANT BESTAAT NIET IN SAP

CREATIE KLANT

KLANT BESTAAT NIET IN SAP

CREATIE KLANT

KLANT NODIG: KLANT OPZOEKEN

Bestaat klant in SAP? (F4) (debiteur algemeen)Bestaat klant in SAP? (F4) (debiteur algemeen)

Algemene geg.Bedrijfsnr. geg.

Verkooporg. geg.

Algemene geg.Bedrijfsnr. geg.

Verkooporg. geg.

Verkooporg.Verkooporg.

1. Ga na1. Ga na

Te creërenTe creëren

XD03 (Weergeven klant)XD03 (Weergeven klant)TransactieTransactie

XD01 creatie kl.XD01 creatie kl.

KLANT BESTAAT IN SAP MAAR NIET VOOR EIGEN VERKOOPORG.UITBREIDEN KLANT

KLANT BESTAAT IN SAP MAAR NIET VOOR EIGEN VERKOOPORG.UITBREIDEN KLANT

KLANT BESTAAT IN SAP VOOR

VERKOOPORG.ONDERHOUD?

KLANT BESTAAT IN SAP VOOR

VERKOOPORG.ONDERHOUD?

XD01 creatie kl.XD01 creatie kl.

Verkooporg.geg.Verkooporg.geg.

XD02 wijzigenXD02 wijzigen

Verkooporg.geg.Verkooporg.geg.

StartschermStartscherm KlantnummerVerkooporg.

KlantnummerVerkooporg.



STAP 1

STAP 2

Bestaat klant voor gewenste verkooporganisatie? .

Bestaat klant voor gewenste verkooporganisatie? .

NeenNeen JaJa

2. Ga na2. Ga na

JaJaNeenNeen

TransactieTransactie


Demo:

Wijzigen klant

Weergeven klant

Blokkeren klant




Klant Artikel Prijs



Verkoop

Aankoop

Stam-gegevens

Artikel stamgegevens


Bij de creatie van een verkooporder, moet het artikel dat verkocht wordt, bestaan in SAP. Daartoe worden de artikelgegevens vastgelegd in SAP, we spreken van artikel stamgegevens.

• Artikelen definiëren per verkooporganisatieOm een artikel te gebruiken in SAP (voor verkoop), moet dit artikel bestaan voor de eigen verkooporganisatie

• Artikelsoorten – Specifiek materiaal en specifieke dienst– Algemeen materiaal en algemene dienst– Overkoepelend materiaal en overkoepelende dienst (centraal!)– Verantwoording project (centraal!)

Inleiding (1)


• Keuze artikelsoort (zie volgende slide)– Materiaal versus dienst

– Leveringsdocument nodig?– Specifiek versus algemeen artikel

– Frequent nodig?– Rapportage op artikelniveau nodig?

Inleiding (2)


SPECIFIEK OF ALGEMEEN?

Artikel frequent nodig?Artikel frequent nodig?

JaJa Neen Neen

Rapportage op artikelniveau vereist?Rapportage op artikelniveau vereist?

STAP 1

Keuze artikelsoort

DIENST OF ARTIKEL?

Leveringsdocument nodig?Leveringsdocument nodig?

NeenNeen Ja Ja

STAP 2

MateriaalMateriaalDienstDienst

AlgemeenAlgemeenSpecifiekSpecifiek

JaJa NeenNeen


• Overkoepelend versus specifiek en algemeen – Nummering

– Specifiek / algemeen: code vakgroep + nummer (bv TW1510003256)

– Overkoepelend: (bv 80000456)– Centrale versus decentrale creatie

• Gegevens in de artikelstam (zie volgende slide)– Algemene gegevens

– Aankoopgegevens

– Verkoopgegevens

Inleiding (3)


Geldig voor Aankoop

en Verkoop(altijd te creëren)

Geldig voor Aankoop

en Verkoop(altijd te creëren)

Artikel wordt verkocht

(te creëren per verkooporganisati

e)

Artikel wordt verkocht

(te creëren per verkooporganisati

e)

Artikel wordt aangekocht

(te creëren per vestiging)

Artikel wordt aangekocht

(te creëren per vestiging)

Algemene gegevensAlgemene gegevens

Basisgegevens 1 Basisgegevens 1

Aankoop- en boekhoudgegevens

Aankoop- en boekhoudgegevens

Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1

Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1

Verkoop-gegevens Verkoop-

gegevens

Verkooporg.geg. 1

Verkooporg.geg. 2

Vestigingsgegevens

Verkooptekst

Verkooporg.geg. 1

Verkooporg.geg. 2

Vestigingsgegevens

Verkooptekst

Gegevens artikelstam


• Verplicht in te vullen in de artikel stamgegevens (verkoop)– Artikelsoort

– Vestiging / verkooporganisatie

– Artikelomschrijving

– Basishoeveelheidseenheid

– Goederengroep

– (Positietypegroep)

– Leverende vestiging

– Rubriceringsgroep (grootboekrekening / overhead standaard verkoop)


(cfr. appendix)

Inleiding (4)


• Optioneel in te vullen in de artikel stamgegevens (verkoop)– Omschrijving artikel in verschillende talen

– Oud artikelnummer

– (Gewichten en afmetingen)

– Verkoopshoeveelheidseenheid

– Minimale orderhoeveelheid

– Verkooptekst (in verschillende talen)

– Algemene tekst (in verschillende talen)


(cfr. appendix)

Inleiding (5)


• Transacties– MM01 Creatie artikel

– MM02 Wijzigen artikel

– MM03 Weergeven artikel

Inleiding (6)


Bestaat artikel in SAP voor gewenste vakgroep / dienst?

Neen

Ja

Creatie verkoopgegevens artikel

Bestaan verkoopgegevens?

Neen

Ja

Uitbreiden artikel verkoop

Onderhoud artikel (indien nodig)

Uitgangspunt: Verkoopgegevens van artikel nodig voor eigen vakgroep / dienst?

Controle: Bestaan verkoopgegevens van artikel in SAP voor eigen vakgroep / dienst?

Procedure:

Creatie artikel


Algemene gegevens

Verkoop-gegevens

Algemene gegevens

Aankoop-gegevens

Verkoop-gegevens

Uitbreiden artikel(met verkoopgegevens)

Creatie artikel

MM01 MM01(verkoopgegevens)


• Transactie: MM02 – wijzigen artikel

• Alleen de artikelen van de eigen vakgroep / dienst kunnen gewijzigd worden

Wijzigen artikel


• Transactie: MM03 – weergeven artikel

Weergeven artikel


Voorbeelden


Demo:

Creatie artikel

(verkoopgegevens)(artikel bestaat niet in SAP)


Oefening:

Creatie artikel

(verkoopgegevens)(artikel bestaat in SAP, maar niet voor de gewenste vakgroep of dienst)


(Begeleide) oefening :

Uitbreiden artikel

(met verkoopgegevens)


VERKOOPGEGEVENS ARTIKEL NODIG: OPZOEKEN

Bestaat artikel in SAP voor verkooporg? (F4) (vest.art. via omschr.)Bestaat artikel in SAP voor verkooporg? (F4) (vest.art. via omschr.)1. Ga na1. Ga na

MM03 (Weergeven artikel)MM03 (Weergeven artikel)TransactieTransactie

STAP 1

STAP 2

Bestaan verkoopgegevens? .

Bestaan verkoopgegevens? .

NeenNeen JaJa

2. Ga na2. Ga na

JaJaNeenNeen

ART. BESTAAT NIET IN SAP VOOR EIGEN

VAKGR./DIENSTCREATIE ARTIKEL

ART. BESTAAT NIET IN SAP VOOR EIGEN

VAKGR./DIENSTCREATIE ARTIKEL

Algemene geg.Verkoopgeg.


ArtikelsoortArtikelsoort

MM01 creatieMM01 creatie

ART. BESTAAT VOOR VAKGR./DIENST,

MAAR VERKOOPGEG. ONTBREKEN

UITBREIDEN ART.

ART. BESTAAT VOOR VAKGR./DIENST,

MAAR VERKOOPGEG. ONTBREKEN

UITBREIDEN ART.

VERKOOPGEG. ARTIKEL BESTAAN

VOOR VAKGR./DIENSTONDERHOUD?

VERKOOPGEG. ARTIKEL BESTAAN

VOOR VAKGR./DIENSTONDERHOUD?

MM01 creatieMM01 creatie

Verkoopgeg.Verkoopgeg.

MM02 wijz.MM02 wijz.



Artikelnummer(Artikelsoort)

Artikelnummer(Artikelsoort) ArtikelnummerArtikelnummer

VakgroepVakgroep VakgroepVakgroep VakgroepVakgroep

Te creërenTe creëren


StartschermStartscherm

OrganisatieOrganisatie


Demo:

Wijzigen artikel

Weergeven artikel


Uitbreiden artikel Uitbreiden klant

Uitbreiden van een artikel met

verkoopgegevens(binnen 1 vakgroep of dienst)

Uitbreiden van een klant naar een nieuweVerkooporganisatie(vakgroep of dienst)




Klant Artikel Prijs



VerkoopStam-gegevens

Prijs stamgegevens


Bij de creatie van een verkooporder, moet de prijs van het artikel dat verkocht wordt, gekend zijn. Het is ook mogelijk om de prijs van een artikel vast te leggen in SAP, we spreken van prijs stamgegevens.

• Twee mogelijkheden – Prijsstam– Prijs manueel ingeven in verkooporder

• Wanneer de prijsstam gebruiken? – Vaste prijs voor artikel is gewenst– Prijs bestaat niet in SAP– Het betreft een specifiek artikel

Inleiding (1)


• Prijs wordt gedefinieerd – Per verkooporganisatie– Per artikel

• “Soorten” prijzen (condities) (cfr volgende slide)– BTPR

– NTPP

– PRIV

– PRPE (geen prijsstam)

Inleiding (2)


VerkoopVerkoop


PRIVPRIV NTPPNTPPBTPRBTPR

Conditie-soort

Conditie-soort

Overhead variabel

(cfr WBS)

Overhead variabel

(cfr WBS)

Standaard overhead

12%

Standaard overhead

12%

Overhead 0%

Overhead 0%

Keuze Prijssoort


• Verplichte velden – Conditiesoort (prijssoort)

– Verkooporganisatie

– Artikelnummer

– Prijs

• Optionele velden – Eenheid

– geldigheidsperiode

Inleiding (3)


• Transacties – VK11 Creatie prijsstam– VK12 Wijzigen prijsstam– VK13 Weergeven prijsstam

Inleiding (4)


Creatie prijs

Bestaat gewenste prijs in SAP voor gewenste vakgroep / dienst?

Neen

Ja

Creatie gewenste prijs

Onderhoud prijs indien nodig

Uitgangspunt: Prijsstam nodig

Controle: Bestaat prijs artikel reeds in SAP?

Procedure:


• Transactie: VK12 – wijzigen prijs

Wijzigen prijs


• Transactie: VK13 – weergeven prijs

Weergeven prijs


Voorbeelden


Demo:

Creatie prijs artikel

(conditiesoort BTPR)


Oefening:

Creatie prijs artikel

(conditiesoort BTPR)


PRIJSSTAM NODIG: PRIJS OPZOEKEN

Bestaat prijs in SAP voor verkooporganisatie? Bestaat prijs in SAP voor verkooporganisatie?Ga naGa na

In te gevenIn te geven

VK13 (Weergeven prijs)VK13 (Weergeven prijs)TransactieTransactie


GEWENSTE PRIJS BESTAAT NIET IN SAP VOOR EIGEN

VERKOOPORG.CREATIE PRIJS

GEWENSTE PRIJS BESTAAT NIET IN SAP VOOR EIGEN

VERKOOPORG.CREATIE PRIJS

VK11 creatie prijsVK11 creatie prijs

ArtikelBedrag ArtikelBedrag

GEWENSTE PRIJS BESTAAT IN SAP VOOR EIGEN

VERKOOPORG.ONDERHOUD PRIJS?

GEWENSTE PRIJS BESTAAT IN SAP VOOR EIGEN

VERKOOPORG.ONDERHOUD PRIJS?

ConditiesoortConditiesoort BTPR/PRIV/NTPPBTPR/PRIV/NTPP

Verkooporg.Verkooporg. VakgroepVakgroep

VK12 wijzigen prijsVK12 wijzigen prijs

Artikel Wijzigen mogelijk

Artikel Wijzigen mogelijk

BTPR/PRIV/NTPPBTPR/PRIV/NTPP

VakgroepVakgroep

STAP 1

STAP 2

Conditiesoort / verkooporganisatie (/ artikel) Conditiesoort / verkooporganisatie (/ artikel)In te gevenIn te geven


Demo:

Wijzigen prijs

Weergeven prijs




Klant Artikel Prijs




Verkooporder


• Interne versus externe verkoop– Interne verkoop: interne klant

– Externe verkoop: externe klant

• Transacties– VA01: creatie verkooporder

– VA02: wijzigen verkooporder

– VA03: weergeven verkooporder

Inleiding


• Essentële elementen in verkooporder– Verkoopordersoort

(cfr. volgende slide)

– Creatie met of zonder referentie

– Verkooporganisatie

(vakgroep / dienst)

– Debiteur

– Posities (artikelen)

Creatie verkooporder




VerkoopVerkoop


Contracten (projecten)Overhead variabel

(cfr WBS)


(cfr WBS)

Terugvord.van

personeel

Terugvord.van

personeel

Overige (standaard verkoop)Overhead 12% / 0%



Keuze ordersoort

VKIVVKIV VKCOVKCO VKORVKOROrder-soort

Order-soort

PRIVPRIV NTPPNTPP BTPRBTPRConditie

-soortConditie

-soort

VKPEVKPE

PRPEPRPE

Centraal

(De)centraal


In te geven per positie

• Artikel (code)

• Hoeveelheid

• WBS-element of CO-order

• (Prijs)

• (Fonds)

• (Positiesoort)


Positiesoorten

• Automatisch bepaald op basis van de artikelsoort (cfr artikelstam)– “algemene diensten” & “specifieke diensten”: ZLD (zonder leveringsdocument)

– “algemene materialen” & “specifieke materialen”: MLD (met leveringsdocument)

• Steeds manueel overschrijfbaar

– ZLD voor artikel zonder leveringsdocument

– MLD voor artikel met leveringsdocument

– MPP voor mijlpaalfacturatie met percentages

– MPW voor mijlpaalfacturatie met waarden Facturatieplannen

– PEF voor periodieke facturatie


Ordersoorten en positiesoorten

MLD, ZLD, MPP, MPW, PEFVKOR

MLD, ZLD, (MPP, MPW, PEF)VKIV

ZLD, MPP, MPW, PEFVKCO

ZLD, (MPP, MPW, PEF)VKPE


Facturatieplan

• Standaard SAP– 1 facturatiedatum per positie

• Optioneel – verschillende facturatiedata per positie

! Specificatie te factureren bedrag / percentage per facturatiedatum


Mijlpaalfacturatie

Factureren van een deel van het volledige bedrag

op vastgelegde tijdstippen

Periodieke facturatie

Periodiek factureren van het volledige bedrag op

vastgelegde tijdstippen

Met waarden

Factureren deelbedragen

van het

volledige bedrag

Met percentages

Factureren % van

het volledige

bedrag

MPW MPP

PEF

Facturatieplan


• Transactie: VA02 – wijzigen verkooporder

Wijzigen verkooporder


• Transactie: VA03 – weergeven verkooporder

Weergeven verkooporder


Voorbeelden


Demo:

Creatie standaard order1 artikel met leveringsdocument

1 artikel zonder leveringsdocument


Prijscalculatie standaard verkoop (VKOR), met overhead

• OVHP: standaard overheadpercentage (12%)

• BTPR: Brutoprijs (prijs inclusief overhead)

• NTPR: nettoprijs (prijs exclusief overhead)

• OVH: overheadbedrag

• MWST: belasting (BTW)

NTPR

OVH +

BTPR


Prijscalculatie standaard verkoop (VKOR), zonder overhead

• BTPR: Brutoprijs


??? Overhead van toepassing ???

Rubriceringsgroep artikel


Oefening:

Creatie contract(zonder facturatieplan)


Prijscalculatie Contract (VKCO)

• Onderscheid tussen – Standaard overheadpercentage (12%)

– Overhead die de klant betaalt (WBS-element)

– Overhead doorgerekend naar de boekhouding


Prijscalculatie Contract (VKCO) – Overhead > 12%

• OVHP: standaard overheadpercentage (12 %)

• NTPP: nettoprijs (prijs exclusief overhead)

• OHK: overhead te betalen door de klant

Brutoprijs: prijs inclusief overhead

• OHOS: af te dragen overhead

• REST: restwaarde overhead


NTPP

OHK +

Brutoprijs

OHOS

REST +

OHK


Prijscalculatie Contract (VKCO)Prijscalculatie Contract (VKCO) – Overhead < 12%


CREATIE VERKOOPORDER

Ordersoort (VKOR / VKIV / VKCO / (VKPE))Verkooporganisatie (vakgroep / dienst)Ordersoort (VKOR / VKIV / VKCO / (VKPE))Verkooporganisatie (vakgroep / dienst)


VA01 (Creatie verkooporder)VA01 (Creatie verkooporder)TransactieTransactie

Positie-overzichtPositie-

overzicht

IN TE GEVEN OP KOPNIVEAU

IN TE GEVEN PER ARTIKEL

IN TE GEVEN OP KOPNIVEAU

IN TE GEVEN PER ARTIKEL

Opdrachtgever (klantnummer)Opdrachtgever (klantnummer)

RubriceringRubricering

Artikel (artikelnummer)Orderhoeveelheid (verkochte hoeveelheid)Positiesoort (MLD/ZLD/MPP/MPW/PEF)WBS-element of Order (Projectnummer of kostenplaats)

Artikel (artikelnummer)Orderhoeveelheid (verkochte hoeveelheid)Positiesoort (MLD/ZLD/MPP/MPW/PEF)WBS-element of Order (Projectnummer of kostenplaats)

ConditiesCondities

FondsFonds

Conditiesoort (BTPR/PRIV/NTPP/PRPE)Bedrag (prijs artikel)Conditiesoort (BTPR/PRIV/NTPP/PRPE)Bedrag (prijs artikel)


• Voor het hele verkooporder of per artikel– Blokkeren voor levering

– Blokkeren voor facturatie

– Facturatiekalender

– Facturatiedatum

– Betalingscondities

– Incoterms

– Tekst

Voor meer informatie, raadpleeg de eindgebruikersdocumentatie

Varianten (1)


• Voor het hele verkooporder– Gebruik van betaalkaarten (proton / visa / Bank Contact)

– Ingeven van partners

(verantwoordelijke facturatie, contactpersoon RUG, ...)

– “Facturerend adres” bij afdrukken verkoopfactuur

• Per artikel– Afzeggen van artikelen

– Betalingswijze


Varianten (2)


Begeleide oefening:

Creatie standaard verkooporder(met varianten)


• Een verkooporder kan afgedrukt worden en opgestuurd worden naar de klant als bestelbevestiging

Afdrukvoorbeeld




Klant Artikel Prijs




Leverings-document


• Nut

• Mogelijk bij volgende verkoopdocumentsoorten– Interne verrichtingen (VKIV)

– Standaard verkoop (VKOR)

• Verplicht voor artikelen met

positiesoort MLD

Inleiding (1)


• Transacties– VL01N

VL10 creatie leveringsdocument

order

– VL02N: wijzigen leveringsdocument

– VL03N: weergeven leveringsdocument

Inleiding (2)


• Creatie van een leveringsdocument steeds met referentie aan verkooporder

Nummer referentie verkooporder !• Gebruik transactie VA05 – lijst van orders

om het referentie order op te zoeken

• Verschillende mogelijkheden

(cfr volgende slide) – afzonderlijke creatie

– collectieve creatie

Creatie Leveringsdocument


Leveringsdocument(en)Leveringsdocument(en)

VerkooporderVerkooporder Lijst van te leverenLijst van te leverenverkooporders verkooporders

opvragenopvragen

Alternatief 1Afzonderlijke creatie

Alternatief 2Collectieve creatie

Afzonderlijke / collectieve creatie

VL01N / order VL10


• Transactie: VL02N – wijzigen leveringsdocument

Wijzigen leveringsdocument


• Transactie: VL03N – weergeven leveringsdocument

Weergeven leveringsdocument


Voorbeelden


Demo:

Afzonderlijke creatie leveringsdocument

Nummer verkooporder niet gekend


Demo:


Nummer verkooporder gekend


Oefening:



Demo:

Collectieve creatie leveringsdocumenten


CREATIE LEVERINGSDOCUMENT

Afzonderlijke creatieAfzonderlijke creatieTransactieTransactie

ResultaatResultaat

In te vullenIn te vullen

VA05Lijst van orders

VA05Lijst van orders

Collectieve creatieCollectieve creatie

Ordernummer niet gekend

Ordernummer niet gekend

Ordernummer gekend

Ordernummer gekend

Ordernummer opzoeken

Ordernummer opzoeken

VA02Wijz.ord.VA02

Wijz.ord.VL10

coll. creatie lev.docVL10

coll. creatie lev.doc

SelectiecriteriaSelectiecriteria

Lijst ordersLijst orders


ActiesActies

Ordernr.Ordernr.

Levdoc.Levdoc.


Lijst te leveren ordersLijst te leveren orders

Selectie orderSelectie order Selectie te leveren ordersSelectie te leveren orders

VL01Ncr. lev.

VL01Ncr. lev.

OF

Ordernr.Ordernr.

OrderOrder


• Voor het hele leveringsdocument of per artikel– Informatie omtrent gewichten en afmetingen

– Blokkeren voor facturatie

– Tekst

• Voor het hele leveringsdocument– Incoterms


Varianten


• Een leveringsdocument kan afgedrukt worden en meegegeven worden aan de persoon die de goederen levert.

Afdrukvoorbeeld




Klant Artikel Prijs




Verkoopfactuur


• Transacties– VF01

VF04 creatie verkoopfactuur

order

– VF02: wijzigen verkoopfactuur

– VF03: weergeven verkoopfactuur

Inleiding


• Creatie van een verkoopfactuur steeds met referentie (cfr verkoopproces)– Aan verkooporder

“ordergerelateerde facturatie”

Nummer referentie verkooporder !OF

– Aan leveringsdocument

“leveringsgerelateerde facturatie”

Nummer referentie leveringsdocument !

Creatie verkoopfactuur


• Let wel:

Het gebruik van order- en leveringsgerelateerde facturatie is vastgelegd in SAP

– Als geen leveringsdocument bestaat, is ordergerelateerde facturatie van toepassing.

– Als wel een leveringsdocument bestaat, is leveringsgereleteerde facturatie van toepassing.

• Volgende transacties kunnen gebruikt worden om het referentiedocument op te zoeken:– VA05 – lijst van order (opzoeken verkooporder)

– VL06O – lijst van leveringen (opzoeken leveringsdocument).


• Verschillende mogelijkheden

(cfr volgende slide) – afzonderlijke creatie



Verkoopfactur(en)Verkoopfactur(en)

Verkooporder /Verkooporder /LeveringsdocumentLeveringsdocument




Lijst van te facturerenLijst van te facturerenverkooporders / verkooporders /

leveringsdocumenten leveringsdocumenten opvragenopvragen

VF01/Order VF04


• Transactie: VF02 – wijzigen verkoopfactuur

Wijzigen verkoopfactuur


• Transactie: VF03 – weergeven verkoopfactuur

Weergeven verkoopfactuur


Voorbeelden


Demo:

Afzonderlijke creatie verkoopfactuur

Nummer referentie document niet gekend


Demo:


Nummer referentie document gekend


Oefening:



Demo:

Collectieve creatie verkoopfacturen


CREATIE VERKOOPFACTUUR

Afzonderlijke creatieAfzonderlijke creatieTransactieTransactie

ResultaatResultaat

In te vullenIn te vullen

VF01 +Creatie factuur

VF01 +Creatie factuur

Collectieve creatieCollectieve creatie

Nummer ref.doc. niet gekend

Nummer ref.doc. niet gekend

Nummer ref.doc. gekend

Nummer ref.doc. gekend

Nummer opzoekenNummer opzoeken

VA02(*)Wijz.ord.VA02(*)Wijz.ord.

VF04collectieve creatie facturen

VF04collectieve creatie facturen


Lijst docu‘sLijst docu‘s


ActiesActies

Ordernr.Ordernr.

FactuurFactuur


Lijst te factureren docu’sLijst te factureren docu’s

Selectie documentSelectie document Selectie te factureren docu’sSelectie te factureren docu’s

VF01cr. fact..VF01

cr. fact..

OF

Doc.nr.Doc.nr.

OrderOrder


• Volgende elementen kunnen gewijzigd worden bij de creatie van een verkoopfactuur– Rubriceringsgroep klant en artikel

– Tekst, per artikel én op niveau van de factuur

– BTW-nummer van de klant

– Prijs per artikel


Varianten


• Een verkoopfactuur wordt afgedrukt en verstuurd naar de klant.

Afdrukvoorbeeld




Klant Artikel Prijs




Credit nota


• Waarom?– Teveel gefactureerd

– Eindejaarskorting

– ...

Nood aan correctie

(negatieve verkoop)

• Twee stappen (cfr verkoopproces)

– Credit nota aanvraag ~ order

– Credit nota ~ verkoopfactuur

Inleiding


• Credit nota aanvraag

~ verkooporder– VA01 creatie order / credit nota aanvraag

– VA02 wijzigen order / credit nota aanvraag

– VA03 weergeven order / credit nota aanvraag

Creatie credit nota aanvraag


• Creatie credit nota aanvraag– Zonder referentie

OF

– Met referentie aan verkoopfactuur

• Ordersoort (zie volgende slide)Ordersoorten CAOR, CAIV, CACO en CAPE

• Positiesoort: CNP




VerkoopVerkoop



(cfr WBS)


(cfr WBS)

Terugvord.van

personeel

Terugvord.van

personeel




Keuze credit nota aanvraag soort

LDIVLDIV LDORLDORLev.doc.-

soortLev.doc.-

soort

VKIVVKIV VKCOVKCO VKORVKOROrder-soort

Order-soort VKPEVKPE

Centraal

(De)centraal

CAIVCAIV CACOCACO CAORCAORCN-aanvr.-

soortCN-aanvr.-

soort CAPECAPE


• Credit nota

~ verkoopfactuur– VF01

VF04 creatie verkoopfactuur / credit nota

order/CNA

– VF02: wijzigen verkoopfactuur / credit nota

– VF03: weergeven verkoopfactuur

/ credit nota

Creatie credit nota


• Creatie credit nota steeds met referentie aan credit nota aanvraag

• Creatie van een credit nota

~ creatie verkoopfactuur– afzonderlijke creatie

OF



Credit nota(’s)Credit nota(’s)

Credit nota Credit nota aanvraagaanvraag

Lijst van te facturerenLijst van te facturerencredit nota aanvragencredit nota aanvragen




VF01 / vanuit CNA VF04


Voorbeelden


Demo:

Creatie credit nota aanvraag, gevolgd door creatie credit nota


Oefening:

Creatie credit nota aanvraag, gevolgd door creatie credit nota


CREATIE CNA, GEVOLGD DOOR CREATIE CN

Ordersoort (CAOR / CAIV / CACO / CAPE)Verkooporganisatie (vakgroep / dienst)Ordersoort (CAOR / CAIV / CACO / CAPE)Verkooporganisatie (vakgroep / dienst)


VA01 (Creatie credit nota aanvraag)VA01 (Creatie credit nota aanvraag)TransactieTransactie

MenupadMenupad

Zonder referentieZonder referentie

Nummer referentie factuurNummer referentie factuur

ActieActie

In te vullenIn te vullen Raadpleeg creatie orderRaadpleeg creatie order

ActieActie

Te selecterenTe selecteren Te kopiëren positiesTe kopiëren posities

ActieActie

CN aanvraagCN aanvraag

Verkoopdocument - facturerenVerkoopdocument - factureren

Breng wijzigingen aanBreng wijzigingen aan

ActieActie

Credit nota verschijntCredit nota verschijnt

(opslaan)(opslaan)

Credit notaCredit nota




Klant Artikel Prijs



Debiteurenadmin.

Stam-gegevens

Boekhoudkundige verwerking




Klant Artikel Prijs



Verkoop

Debiteurenadmin.

Stam-gegevens

Aankoop

Conclusie


SAP biedt verschillende mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kunnen lijsten van artikelen, orders, ... opgevraagd worden.

• Rapportage is mogelijk op elk moment in het verkoopproces– klanten stamgegeven, klantenrekeningen, klantensaldi, ...

– Artikel stamgegeven

– Prijs stamgegevens

– Verkooporders (en credit nota aanvragen)

– Leveringsdocumenten

– Te leveren documenten

– Verkoopfacturen (en credit nota’s)

– Te factureren documenten

Rapportage (1)


• Belangrijkste output mogelijkheden– Weergave op scherm

– Weerave op papier

– Naar bestand

Rapportage (2)


? VRAGEN ?


BIJKOMENDE SESSIES

• Facturatieplannen

• Verantwoording

• Rapportage

• Interne verrichtingen


EVALUATIE

• Beoordeling training en trainingsmateriaal

• Deelname aan bijkomende sessie(s) gewenst?

e-counting project 10/04/01 15:41 dianummer: 1 verkoop isabel van der auwera anouk devriese

Documents