e l va esr projekti 24 2 2010 rovaniemi

eLVa-projektiERP-koulutuspäivä

24.2.2010Martti Fromwww.tieke.fi

http://www.tieke.fi/

•TOIMII riippumattomana , käytännönläheisenä kehittäjänä•TUNNISTAA JA TOTEUTTAA valikoituja hankkeita ja näitä tukevia palveluita•VIESTII alan ajankohtaisista asioistaeri kohderyhmille•LUO YHTEYKSIÄ tietoyhteiskunnan rakentajille ja kumppanuuksia strategistentoimijoiden kanssa

TIEKEn visio, strategia ja strategiset tavoitteet TIEKEn visio, strategia ja strategiset tavoitteet

Kansalaiset

TIEKE on tietoyhteiskunnanTunnustettu verkosto-osaaja jaYhteisen tahtotilan mahdollistaja

Julkinen hallinto Yritykset ja yhteisöt

Visio

Strategia

Strategisettavoitteet

- vaikuttavuus

- sidosryhmät

- tekijät

Osallistumalla aktiivisesti ja aloitteellisesti tietoyhteiskunnan kehittämistyöhön. Kokoamalla julkiset ja yksityiset ydintoimijat käytännön yhteistyöhön.

Tiekeläinen on:verkostoihminen tietoyhteiskuntaosaaja

V E R K O S T O

Missio

Suomi kilpailukykyiseksi ja ihmisläheiseksi tietoyhteiskunnaksi

Ydintoimijat TIEKEn jäseniksi ja yhteistyö-kumppaneiksi.Jäsenten tarpeista lähtevän, tietoyhteiskuntaa rakentavan lisäarvon tuottaminen

asiakaslähtöinen

Strategiset tavoitteet

TIEKEn toiminnan painopisteitä

• Tietoyhteiskunta kaikille! Tietokoneen ajokortti Tiety-tietotyötutkintoa Langattoman viestinnän tutkinto Oppaat ja tietopalvelut

• Yhteentoimivuus Sähköinen tiedonsiirto Sähköinen liiketoiminta Sähköiset palvelut ja sisällöt

• Verkottaminen Ydintoimijat, julkishallinto ja yritykset Jäsentoiminta ja tiedotus Palvelut, foorumit, projektit

TIEKE ja verkkolaskufoorumi

• TIEKE – Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

– Verkostojen rakentaja– Kohtaamispaikka– Toimii hankkeiden ja projektien kautta

• Verkkolaskufoorumi– Kokoaa toimijat yhteen– Jakaa tietoa– Toimii työryhmien kautta, Tekninen

työryhmä, Ohjelmistotalo työryhmä, käyttäjätyöryhmä

1950 1960 1970 1980 1990 2000

Tieteellis-tekninenKaupallis-hallinnollinen

Viestinnällinen

PCMinikoneTietokone

Tietoliikenne

Sulaut. järj.

Sähköposti

EDIFACT

Internet, www-teknologia

Tietotekninen kehitys

MRP-järjestelmät

ERP-järjestelmät

HR-järjestelmät

CRM-järjestelmät

XML-sanomat

VERKOTTUMINEN, informaation jakaminen

Mobiili

• Miksi ottaa ERP-järjestelmä– Halutaan tietää paremmin ja nopeammin yrityksen taloudelliset tekijät

– Missä osioissa voidaan saada parempi tuotto

– Tiedetäänkö mitä asioita on parannettava

– Millä tavoitetaan aiheutuneet kustannukset ?

• Nykyiset toiminnat– Tiedetäänkö tarpeeksi, mitä tehdään eri puolilla yritystä?

– Voidaanko suunnitella paremmin olemassa olevia prosesseja?

– Millä pohjalla on tulevaisuuden suunnittelu mutu vai fakta

• Reaaliaikainen tiedonsaanti– Mahdollistetaan reaaliaikaisen tiedonsaanti eri yksiköiden välillä ja jakamisen

mahdollisuus verkostossa

– Sama tieto muuttumattomana eri yksiköiden käytössä reaaliajassa

– Toiminnan muutokset kaikkien tiedossa samanaikaisesti

Mistä oikein on kysymys

• Yrityksen omien prosessien tunnistaminen– Tunnistetaan omat tämän hetken toimintaprosessit ja niiden vaikutukset

kokonaisprosessiin

– Mistä saadaan kustannustehokkuus

– Voidaanko toimia tehokkaammin kuin nykyään

• ERP-järjestelmän businesslogiikka– Miten yrityksen omat prosessit nivoutuvat ERP-järjestelmän vaatimaan

logiikkaan

– Mitä alueita voidaan tehostaa ERP-järjestelmällä

– Mitä toimintoja tulisi siirtää ERP-järjestelmään

• Verkottuminen – Miten tiedonsiirto varmistetaan yrityksen arvoverkossa

– Vaikutukset yritykset hankintaprosesseihin

– Vaikutukset yrityksen tuotantoprosesseihin

– Hyödyntäminen yrityksen koko arvoverkossa

Mistä oikein on kysymys

• Prosessi-sanan tunnistaminen– Sanalla on monta merkitystä

– Normaalisti on hienoa puhua yrityksen prosesseista, vaikka niitä kaikkia ei ymmärrettäisikään

•Onko yrityksellä prosesseja, onko niitä prosesseja vai ei ?

– Miten toimitaan nyt eri osastoilla

– Miten tiedot siirretään nyt osastojen välillä

– Miten hallinnoidaan koko yrityksen toiminta

– Missä tieto on nyt ja hyödynnetäänkö sitä

•Prosessien ymmärtäminen– Yrityksellä on jo olemassa kaikkeen toimintaan vaadittavat prosessit

– Prosessit kattavat kaikki yrityksen toiminnot, haluttiin sitä tai ei

– Mitä alueita voidaan tehostaa sähköistämällä

– Tarve reaaliaikaisen tiedon jakamiseen yrityksen sisällä, osastot, toiminnot jne.

Prosessit ja niiden merkitys

• Toimintoprosessien tehostaminen– Vältetään päällekkäisiä toimintoja yrityksen sisällä

– Hallinnoidaan tuotanto/palveluprosessia

– Tiedetään reaaliajassa toiminnan kannattavuus eri prosesseissa

•Taloushallinto– Voidaan tehdä luotettavia rahoitusennusteita kohtuullisen pitkälle tulevaisuuteen

– Tiedetään eri prosessien vaikutukset talouteen lyhyellä ja pitkällä aikavälillä

– Estetään ”hukan” syntymistä prosessien eri vaiheissa

– Tiedetään ostojen todellinen määrä ja voidaan vaikuttaa seuraavan vuoden ostohintoihin

•Tiedon luotettavuus– Tieto syötetään vain kerran ja hyödynnetään eri prosessien vaiheissa

– Reaaliaikaisen tiedon jakaminen arvoverkossa

– Yrityksen arvoverkko jakaa samaa reaaliaikasta tietoa muuttumattomana

Mitä ERP-järjestelmä tuo tullessaan?

Osto Vastaanotto Tarkistus VarastointiLaskun

vastaanotto

Hankintaosasto Varasto Reskontra

Aikataulutus

Tuotannon suunnittelu

Lähetys tuotantoon

Varasto

Tuotanto

Tuotantoprosessit

Vastaanotto tuotannossa

Varasto

Varastosiirto

Tarjousten hallinta

Myynti

Tilauksen vastaanotto

Myynnin tuki

Toimituspäivän vahvistus

Keräily ja pakkaus

Varasto

LähetysToimituksen

vahvistus

Myynnin tuki

Laskutus

Toimitusten

suunnit-telu

Logistikka

Mitä esimerkiksi ERP-järjestelmä tuo tullessaan

Päätöksentekoa tukeva

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry 11

Internet

Arvoverkosto

Tiedon merkitys verkoston liiketoiminnalle

Korkea

Raportit - säännöllinen eri sovelluksista

Matala Järjestelmien integraatio Korkea

Tiedon reaaliaikaisuus - kaikilla samaan aikaan sama tieto- raportit yhdenmukaiset- jaetaan samaa tietoa verkostolle

Yhteistyön tiivistäminen - dokumenttien samankaltaisuus ja jakaminen - yhteinen suunnittelu

Tiedon jakaminen - toiminta tai roolikohtainen raportointi eri tahoille

Miten yritykseni hyötyy laskusta

• Miten niin hyötyä laskusta ja mistä laskusta?

– Toimiihan laskutus ja maksaminen nytkin yrityksessäni

– Laskuhan on rahan liikkumisen väline

– Se toimii yhtä hyvin paperilla kuin sähköisesti

• Miten lasku vaikuttaa suunnitelmallisuuteen yrityksessäni– Teemme maksusuunnitelmat kunhan joku on naputellut osto- tai

myyntilaskun järjestelmäämme, vaihtoehtoisesti voimme toimia reaaliajassa sähköisellä laskulla.

– Miten nopeasti voimme reagoida likviditeettiarvioihimme, laskuhan kiertää päämiehillämme sen mitä se kiertää

• Voinko vaikuttaa rahankiertoon sähköisellä laskulla

– Me saamme rahamme kunhan asiakkaamme ovat käsitelleet laskut omien prosessien mukaisesti

– Voimme nopeuttaa asiakkaidemme prosesseja sähköistämällä laskumme ja nopeuttamalla laskun kulkua suoraan oikeille henkilöille

Mistä etsin hyötyjä yrityksessäni

• Kuka seuraa yritykseni piilokustannuksia?

– Mistä ne syntyvät

– Millä ne voidaan eliminoida

• Miten suunnitella tulevaisuutta, jos ei ole tietoa– Miten ennustan tulevaa, kun en tiedä mille kustannuspaikoille

mihinkin aikaan tulee laskuja tai milloin laskutetaan asiakkaita Oma toiminta on reaaliajassa järjestelmän toimesta, miten

hyödynnämme verkostomme tietoa tulevaisuuden suunnittelussa

• Olemmeko yksin kilpailutilanteessa

– Missä ovat voimavaramme kilpailussa

– Miten hyödynnämme verkostomme voiman kilpailussa

Mistä etsin hyötyjä yrityksessäni

• Meihin ei globaalitalous vaikuta– Eihän ne ulkomaiset yritykset ymmärrä millaisia asioita pitää

Suomessa tehdä, pitäisikö minun herätä kehittämään omaa toimintaani

– Voinko antaa parempaa taloudellista hallintaa verkostolleni kuin globaalikilpailija, onko meillä sähköistä tiedon jakamista ?

• Mitä tietoa voin hyödyntää laskusta

– Järjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon jakamisen eri osastoille heti tiedon saatuamme

– Laskuun sisällytetään paljon informaatiota, jonka hyödyntäminen on tärkeää eri toimintaprosesseissamme

– Sähköisen laskun toimivuudella varmistamme muiden hankinta-sanomien kulkemisen verkostossamme

– Voimme jakaa verkostolle laskusta saatavaa tietoa liittyen eri prosesseihimme

– Voimmeko parantaa tilausten tekemistä ja hyödyntää mahdolliset kassa-alennukset kierron parantamisen kautta sekä antamalla hyötyä verkostollemme tilaustemme pidempiaikaisella suunnittelulla

Esimerkki ostolaskuprosessista ennen sähköistämistä

Palautus jos liitteissä epäselvyyksiä

Palautus jos laskussa tai liitteissä epäselvyyksiä

Palautus jos kustannuspaikassa epäselvyyksiä

Postin avaaminen

Laskun toimitus. Posti tai tuominen

Pvm ja tiliöintileimat

Liitteiden/lähetteiden liittäminen laskuun

Laskujen jako tarkastajille

Laskujen asiatarkastus

Lisätietojen lisääminen, kust.paikka ym.

Laskujen hyväksyjän lokeroon, kuljetus ->

Mahd. kopion ottaminen itselle


Maksatuslistojen hyväksyntä

Hyväksyttyjen laskujen kuljetus taloushallintoon

Laskujen hyväksyntä

Ostolaskujen käsin tiliöinti ja mahdollisten lisätietojen lisääminen

Laskujen käsinsyöttö reskontraan

Maksatus ja arkistointi

Laskujen vieminen lokeroon

Esimerkki ostolaskuprosessista sähköistämisen jälkeen

Palautus jos liitteissä epäselvyyksiä

Palautus jos laskussa tai liitteissä epäselvyyksiä

Palautus jos kustannuspaikassa epäselvyyksiä

Postin avaaminen

Laskun toimitus. Sähköinen

Pvm ja tiliöintileimat

Liitteiden/lähetteiden liittäminen laskuun

Laskut sähköisesti tarkastajille

Laskujen asiatarkastus,(ohjelma tekee?)

Lisätietojen lisääminen, kust.paikka ym.

Laskujen hyväksyjän lokeroon, kuljetus ->



Maksatuslistojen hyväksyntä

Hyväksyttyjen laskujen kuljetus taloushallintoon

Laskujen hyväksyntä

Vain tiliöinti ja valmis reskontraan sekä arkistoitavaksi

Laskujen käsinsyöttö reskontraan

Maksatus ja arkistointi

Laskujen vieminen lokeroon

Sähköistetytprosessit

Yrityksen sisäiset prosessit

Vuorovaikutus yhteistyökumppaneiden kanssa

hankintatoimi toimitusketju Palvelut / myyntitoiminta

Integroidut sähköiset prosessit

Sähköisen toiminnan viitekehys

Sähköiset valmiudet

Sähköistämisen vaikutukset

InfrastruktuuriHenkilöiden osaaminen

Sisäisten prosessien tukiUlkoisten prosessien tuki

Yritykselle itselleenYrityksen arvoketjulle

Verkkolaskutuksen tilanne


• Verkkolaskutus etenee vauhdilla vuoden 2009 aikana, isot yritykset vaativat alihankkijoiltaan verkkolaskua.

• Kuluttajien puolella on saatu merkittävää edistystä sähköisen laskutuksen kampanjoiden avulla

• Valtiohallinto on asettanut omat vaateensa saada kaikki laskut verkkolaskuina

• Tietämys tulee kasvamaan erilaisten kampanjoiden kautta ja terminologia tulee selkeytymään

• TIEKEn verkkolaskutuksen kehitysprojekteista VEKE 1 on saatu päätökseen 02/09

• TIEKEn VEKE 2 – projekti on aloitettu 05/09

VEKE 1projektin kulku ja merkitys


• Työryhmät työskennelleet elokuusta 2008 alkaen – työryhmien kokoonpano ja työskentely ollut avointa

• Tuotoksille haettu kommentteja laajalta alueelta ja eri osapuolien edustajien joukosta

• Ensimmäisen vaiheen tuotokset antavat hyvän pohjan 2. vaiheen toteutukselle

• Kaikkien osapuolten sitoutuminen tuotosten jalkauttamiseen omaan käytännön toimintaansa on oleellista kokonaisprojektin onnistumisen kannalta

Verkkolaskuformaattien ristiintaulukointi


• Verkkolaskuformaattien (TEAPPSXML 2.7 vs. Finvoice 1.3) ristiintaulukointi ja sisällön tiukennus tehty

• Parantaa yhteentoimivuutta ja vähentää muunnosvirheitä laskun välityksessä

Laskun tietosisällön kategorisointi• Laskun tietosisällön kategorisointi tehty, jolla tarpeiden mukaisesti

laskussa siirtyy välttämättömät ja riittävät tiedot laskuttajan ja laskutettavan välillä (nk. TIEKE 1-2-3)

• Kategorisointi liittyy kiinteästi osoitteistoon ja testauspalveluun, jotka kaikki yhdessä takaavat tietosisältöjen yhdenmukaisen välityksen/käsittelyn ja vähentävät tarvittavaa asiakaskohtaista testausta


Sopimuskäytäntöjen yhtenäistäminen ja osapuolten vastuun selkeyttäminen

• Analysoitu ja selvitetty vallitsevat sopimuskäytännöt ja eri osapuolten vastuut hyödyntäen VEKE projektikyselyn tulokset, työryhmän jäsenten laajat kokemukset verkkolaskutuksesta.

• Tuloksina todettuja tarpeita:– Sopimuskäytäntöjen selkeyttämisessä ja käyttöönoton

helpottamisessa. Apukeinoja uusille käyttäjille verkkolaskutuksen tehokkaampaan ja helpompaan hyödyntämiseen.

– Eri toimijoiden vastuiden selkeyttämisessä– Välittäjä-palveluiden vertailun helpottamisessa– Tarkempaa määrittelyä välittäjien ja käyttäjien välisiin

kuittauksiin


Ohjeistuksen päivittäminen

• Nykyiset verkkolaskutukseen liittyvät ohjeet ja oppaat analysoitu ja päivityssuunnitelma tehty

• Raportissa todettu, että päivitystarve on ilmeinen, mutta päivitystyöskentelyssä tulee ottaa huomioon oppaiden tarve käyttäjälähtöisesti

• Myös siirtyminen erillisistä oppaista yhtenäiseksi www-sivustoksi suositellaan, jolloin se mahdollistaisi tehokkaamman sisällön tuotannon ja päivittämisen, ohjeiden saatavuuden nostamisen sekä entistä paremmat työkalut tietojen saamiseksi (vertaistuki ja kysymyspalstat jne.)


Verkkolaskutusosoitteisto

• Nykyisen osoitteiston kehittämissuunnat yhteisesti sovittu ja toiminnallinen määritys luotu

• Tärkeimpinä kehityskohteina on:– Lisätoiminnot yrityksille, mm. päivittää omia tietoja,

luoda konsernirakenteita, mahdollisuus suoraan integraation taloushallinnon ohjelmistojen kanssa

– Liikesanomien hallinta esim. tarjouspyyntö, tarjous, tilaus, tilausvahvistus, toimitusilmoitus, lähete, lasku, hinnasto, tiedote

– Käyttöliittymän kehittyminen– Web Services –rajapinnat päivittämiseen ja tiedon

noutamiseen– Mahdollisuus tallentaa myös ulkomaalaisia osoitteita– Osoitekäytännön selkeytys


Testauspalvelu

• Palvelun tavoitteet ja yleinen määritys luotu

• Keskeinen tavoite on laskutusprosessin tehostaminen vähentämällä sanomien käsittelyssä tapahtuvia virhetilanteita

• Keskitetty testauspalvelu tuo sanomamääritykset kaikkien saataville samansisältöisinä yhdessä palvelussa

• Testauspalvelun mahdollistaa laskutusohjelmistojen eri versioiden sertifioiminen. Ohjelmistotaloille TIEKEn myöntämä ”Verkkolaskusertifikaatti” on myynnin ja markkinoinnin tuki sekä osoitus rajapintatoteutusten korkeasta laadusta


Verkkolaskutuksen näkymät


• Verkkolaskufoorumissa on perustettu tilitoimisto työryhmä

• Kuntasektorin aktivoimiseksi on aloitettu toimenpiteet yhdessä FCG Efekon kanssa

• Verkkolaskutuksen portaalia suunnitellaan ja kehitetään Verkkolaskufoorumin käyttäjätyöryhmässä

• Kansainvälisellä puolella seurataan aktiivisesti PEPPOL-projektin etenemistä, UN/CEFACT:n, CEN/ISSS:n ja EEI Expert Groupin raportin sisällön kehitystä

e l va esr projekti 24 2 2010 rovaniemi

Technology