e-nota nfs-e nota legal porto alegre - safeweb virtual · a 3 a 3 a nota fiscal de serviço...
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e-Nota NFS-e
Nota Legal Porto
Alegre
Solução de Geração e Emissão de
Nota Fiscal de Serviço eletrônica
Manual do Usuário – Versão 1.0
Produzido por: Informática Educativa
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1. O que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica? .................................................................... 03
2. Safeweb e-Nota NFS-e .................................................................................................... 04
3. Acesso ............................................................................................................................. 05
4. Cadastros ........................................................................................................................ 09
5. Nota Fiscal ....................................................................................................................... 14
6. Configurações .................................................................................................................. 27
7. Relatórios ......................................................................................................................... 29
Índice
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A Nota Fiscal de Serviço eletrônica – NFS-e é um documento de existência digital, emitido pelo
contribuinte, gerado e armazenado eletronicamente pela Prefeitura, com o objetivo de
concretizar operações de prestação de serviços de empresas contribuintes de ISSQN (Imposto
Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que atuam em Porto Alegre.
XML: Formato do arquivo eletrônico da NFS-e.
Impressão: Recibo Provisório de Serviço. É a representação gráfica do XML.
XML IMPRESSÃO
1. O que é NFS-e?
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O eNota NFS-e é um sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente
desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o objetivo de gerenciar os Recibos Provisórios de
Serviço (RPS) do contribuinte, que são gerados previamente com as informações do prestador,
do tomador e do serviço. Além disso, o sistema permite que o contribuinte envie seus recibos
para a Prefeitura do seu município, gerando as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e).
O acesso é através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Pelo
Certificado Digital do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa, mantendo a
exigência de autenticação forte no acesso ao sistema.
Neste manual mostraremos o passo a passo de acesso do prestador do serviço, no Safeweb e-
Nota NFS-e, até a transmissão do RPS.
Antes de começar, certifique-se de que o programa do Token, para acesso ao sistema Safeweb
e-Nota NFS-e, está instalado no computador. Se preferir, acesse o link abaixo para consultar o
material de instalação entregue no momento da validação:
A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para
computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de Certificados Digitais
modelo A3 nesses computadores.
2. Safeweb e-Nota NFS-e
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Para entrar no ambiente de emissão de NFS-e, siga os passos indicados abaixo:
Abra o navegador padrão do computador e digite o site da Safeweb na barra de endereços:
www.safeweb.com.br
Em seguida, selecione o atalho no menu, identificado pela “nuvem” e clique em “Portal eNota”.
Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha.
Ao abrir, aparecerá o Portal eNota, onde o usuário tem acesso às soluções para emissão de
documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb, além de um link de acesso ao
“Histórico Financeiro” da empresa.
O histórico financeiro é o local em que você encontra a sua lista de boletos pagos, e os que
3. Acesso
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estão em abertos. Neste espaço, é possível retirar uma segunda via do seu boleto, para
pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal.
Abaixo, imagem que ilustra o acesso ao ambiente:
Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos
em aberto e fechados.
Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora, localizada no canto
superior direito da tela, como mostra a figura acima.
O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de
vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.
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E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção “Visualizar NFS-e”, ou seja, o
arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua
empresa.
Clique em “Voltar”, para retornar ao Portal eNota.
Novamente na tela principal de emissão de documentos fiscais eletrônico, observe que cada
módulo é ilustrado por uma pasta:
Clique na pasta que identifica o e-Nota NFS-e.
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Então acesse o ambiente Safeweb Virtual.
Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do
funcionamento dos sistemas Safeweb.
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Agora estamos no e-Nota NFS-e. Esta é a tela principal do sistema. Não se
esqueça de ler os quadros coloridos da página sempre que acessar, pois
são informações importantes para o emissor. Com a página aberta, clique
em “Home” e verifique se as informações contidas nos campos “Usuário” e
“Prestador” condizem com as cadastradas no seu certificado digital.
Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (sem valor fiscal) ou Versão de
Produção (com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51)
3018.0300 ou pelo email: [email protected] e solicite.
Seguindo sobre o sistema, este dispõe de algumas vantagens interessantes e importantes no
processo de emissão da NFS-e, como é o caso dos cadastros.
A principal funcionalidade é auxiliar e facilitar o usuário no momento de preenchimento da nota.
Os cadastros disponíveis no sistema: Prestador e Clientes.
4. Cadastros
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Prestador: Ao acessar esta opção pela primeira vez, os campos estarão todos em branco.
Para inserir os dados da empresa, clique no botão “Editar”, no canto inferior direito da página.
Comece informando o CNPJ e clicando em “Consultar na SEFAZ”. O sistema busca
automaticamente e completa os campos.
Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se não, complete com as
informações necessárias.
Este cadastro é feito uma única vez e o sistema mantém salvo. Só deverá ser alterado, quando
alguma informação da empresa mudar.
Para finalizar clique em “Salvar”.
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Clientes: Ao abrir esta opção de cadastro, uma tela inicial irá mostrar todos os cadastros de
clientes (tomadores de serviço) feitos até então ou em branco, se estiver iniciando.
Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do “Filtro de Pesquisa” e clique em
“Pesquisar”.
Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Pode ser
alterado para até 1000 cadastros na tela.
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Ícones de edição e botões estão disponíveis à esquerda da tela, que são:
Lupa: Visualizar os dados do cadastro.
Lápis: Editar dados no cadastro selecionado.
Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque
no checkbox e clique no botão “Excluir”, nos botões na parte inferior da tela.
Há ainda, quatro botões que ficam expostos na parte inferior da tela, que são:
Importar: Possibilita que o usuário importe dados de um cliente referenciado em uma nota
fiscal eletrônica e que deseja cadastrar. Selecione as notas e o sistema filtrará os dados
correspondentes.
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Novo: Incluir um novo cadastro. Ao preencher o CNPJ e clicar no botão “Consultar na
SEFAZ”, os campos serão preenchidos automaticamente, conforme cadastro da empresa na
SEFAZ. Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios
deverão ser preenchidos manualmente. Para finalizar, clique em “Salvar”.
Estas foram as especificações dos cadastros do prestador e dos clientes para a emissão de uma
NFS-e.
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No menu de navegação, este item é a opção para emissão do Recibo Provisório de Serviço
(RPS) e gerenciamento das NFS-es no sistema.
Emitir Nova NFS-e: Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço
eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS, com todas as
informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga as telas na sequência.
Informações do RPS: As primeiras informações sobre o RPS são atualizadas
automaticamente, como a data da emissão e a situação. Note que os campos não podem ser
editados e o restante será preenchido conforme andamento do processo de emissão.
5. Nota Fiscal
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Prestador do(s) Serviço(s): Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a
empresa já possuir cadastro no sistema, como mostrado no item 4.Cadastros, os dados já
aparecerão nesta tela. Se a emissão for realizada sem o cadastro ter sido feito, os campos
obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir.
Tomador do(s) Serviço(s): Insira os dados do beneficiário do recibo em questão, ou seja,
do cliente. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do
documento, os campos são preenchidos automaticamente.
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Clique nos dados que aparecerem conforme o número do documento digitado:
Sem cadastro prévio é necessário preencher manualmente, pelo menos os campos obrigatórios.
E se desejar que o cliente que está sendo incluído faça parte do banco de cadastro, marque a
opção “Cadastrar cliente automaticamente” (este item também pode ser encontrado na aba
“Opções Predefinidas”, nas configurações).
Identificação do(s) Serviço(s): Aqui devemos descrever o serviço que está sendo
prestado e incluir informações tributárias do serviço. Vejamos os campos desta tela:
1. Discriminação - campo alfanumérico no qual se deve informar o serviço prestado. É de
preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida.
2. CNAE - o prestador do serviço deve informar a Classificação Nacional de Atividades
Econômicas - CNAE, relativa à atividade principal. Ao inserir, o sistema sugere as
opções para seleção. Lembrando que, se o cadastro do prestador foi feito anteriormente,
este campo já vem preenchido.
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3. Item da Lista de Serviço - determina o serviço de acordo com a legislação vigente na
Prefeitura. Este item pode já ser preenchido nas configurações, que será mostrada no
título 6.Configurações.
4. Cód de Trib do Município – código disponibilizado pela Prefeitura, para emissão da
nota fiscal. Em Porto Alegre, ele define a alíquota para serviços prestados no município.
Defina este código nas opções predefinidas, nas configurações da nota. Veremos no
título 6.Configurações.
5. Natureza da Operação – tributação municipal do emitente, ou seja, código utilizado para
classificar legalmente os itens da nota, em relação ao tipo de operação que está sendo
realizada.
6. ISS Retido – deverá ser indicado se haverá ou não retenção de ISS no serviço prestado,
conforme Lei do Município.
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Valores: Aba para inclusão do valor do serviço e cálculos de ISS e valor líquido. Preencha
o campo obrigatório: “Valor do(s) Serviço(s)”, que é o valor bruto total da prestação do serviço.
Campos em cinza (Base de Cálculo, Valor Líquido e Valor do ISS) são calculados
automaticamente pelo sistema.
Alguns campos podem estar preenchidos, conforme indicação de tributos do serviço.
Outra situação desta tela é o item “Retenções Federais”, que inicialmente são incluídos nas
configurações, mas que podem ser informados manualmente durante a emissão. Os cálculos
das retenções federais são realizados de acordo com a situação da sua empresa, caso tenha
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dúvida sobre estes valores, consulte a contabilidade da sua empresa.
Clique em “Calcular”.
Intermediário do(s) Serviço(s): Identificação de um mediador do serviço, nos casos em
que ocorrer. Não é obrigatório preencher, quando não houver um intermediário.
Para os casos em que houver, indique o “Tipo de Documento”, se CNPJ ou CPF.
Razão Social/Nome - informar a razão social ou nome do mediador do serviço.
Inscrição Municipal - informar o número da inscrição municipal do intermediário do serviço.
Construção Civil: Identificação da obra nos casos em que ocorrer prestação de serviço na
área da construção civil.
Código da Obra - informar o número da matrícula CEI da obra.
Código ART - informar o número da ART da obra. (Anotação de Responsabilidade Técnica).
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Envio de E-mail: (TELA ATUALIZADA, INSERIR TEXTO)
Cobrança: (TELA ATUALIZADA, MODIFICAR TEXTO) Identifica a forma de pagamento da
nota e pode criar duplicatas (títulos de créditos). Opção utilizada apenas para controle interno da
empresa, pois os dados aqui lançados não aparecem na nota e não são enviados à Prefeitura.
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Com o preenchimento de todas as abas feito, devem-se seguir os passos para emissão da nota
fiscal, através dos botões...
Salvar: Este botão salva e valida o RPS e o mantém no sistema. Seu status passará para
“Validada”, o que permite a edição das informações. Em seguida, o próximo botão ficará
habilitado.
Observe que ao salvar o sistema gera o número do RPS. Isto ainda não é o número da nota.
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Transmitir: A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos
no sistema, para a Prefeitura correspondente, que autoriza o uso da nota.
Aguarde alguns instantes até receber resposta da transmissão. Ao receber a mensagem abaixo,
significa que a nota foi recebida pela Prefeitura e esta fará a geração da nota.
Se todos os campos foram preenchidos de forma correta, o retorno da Prefeitura será de nota
“Autorizada”, como na figura abaixo:
Neste processo, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que
deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura.
Imprimir RPS: Possibilita a visualização do RPS, que representa graficamente a NFS-e.
O RPS é gerado no formato “PDF”, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o
programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader.
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Cancelar NFS-e: Este botão permite o cancelamento no sistema de uma nota autorizada
pela Prefeitura. Informe o motivo para o cancelamento, dentro do prazo estipulado pela
Prefeitura.
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A única opção que não pode ser feito o cancelamento da nota no sistema é “Erro na Emissão”.
Para este caso, deve ser aberto processo administrativo diretamente na Prefeitura.
Exportar XML: O botão exportar realiza o download das nota fiscal autorizada e canceladas
para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço.
Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo.
Para abrir a NFS-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.
Voltar – Retorna à tela “Gerenciar NFS-e”.
Na tela de gerenciamento das NFS-es, vejamos as opções disponíveis para as notas fiscais:
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Gerenciar NFS-e: Ambiente que permite que o usuário gerencie todos os arquivos
eletrônicos (XML) emitidos no sistema.
As notas fiscais são organizadas conforme a ordem em que são criadas no sistema.
A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status do RPS,
Tomador, Números, dentre outras formas.
Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NFS-es por página. Esta opção pode ser
de visualização de até 1000 itens.
Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir.
Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da
anterior. O status dessa nota passa a ser digitação.
Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e.
Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota.
Excluir: exclusão da NFS-e selecionada.
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Ainda no gerenciador, o estado atual da NFS-e está diretamente relacionado às funcionalidades
de edição ou exclusão.
É possível ainda ter acesso direto a impressão e ao arquivo XML, sem precisar abrir a nota.
Estão posicionadas ao lado de cada situação.
Vejamos agora a coluna “Situação”. É extremamente importante entender o significado de cada
uma delas, para interpretá-las no momento em que ocorrerem.
Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou
excluída antes de transmitida.
Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse
caso, clique no botão “Consultar Situação” e aguarde se o status altera para “Autorizada”.
Autorizada: transmitida e autorizada pela Prefeitura, o que permite a prestação do serviço.
É possível imprimir o PDF e exportar o arquivo digital (XML) da nota fiscal. As notas não podem
mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal estipulado pela Prefeitura.
Cancelada: empresa prestadora cancela no próprio sistema, o uso da nota por motivo
justificado. O prazo para esta ação segue legislação de cada Prefeitura.
Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão do RPS,
porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não
editada.
Rejeitada: a nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de
alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura,
edite a nota e retransmita. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada.
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Vejamos os botões disponíveis na parte de baixo da tela do gerenciador:
Novo – emitir uma nova NFS-e.
Consultar Situação – consulta se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É
utilizado nos casos de situação de NFS-e em “Processamento” e “Problema”. Neste caso
selecione os registros que deseja consultar.
Transmitir RPS – envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos
de situação de NFS-e “Validada”.
Exportar RPS – permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia
externa.
Voltar – Retorna para a tela “Home” do sistema e-Nota NFS-e.
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O sistema pode ser configurado para manter atualizadas informações relevantes no
preenchimento da nota fiscal.
Na barra de menu, clique em “Configurações”.
Opções Predefinidas: (TELA MODIFICADA. ALTERAR TEXTO)
São campos que deverão necessariamente ser preenchidos durante a emissão da nota e que
possa já ficar completa uma única vez, como se fosse um cadastro.
Item da Lista de Serviço – tabela com a lista de serviços que podem ser prestados,
identificados por código, pela Prefeitura. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa
a saber em qual item se enquadra.
Natureza da Operação – classifica os tributos dos itens da nota fiscal, quanto ao tipo de
operação realizada, incluindo origem e destino. Sabendo o local em que será feito o serviço,
deve-se indicar na natureza da operação.
6. Configurações
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ISS Retido – indicar se o serviço a ser prestado terá retenção ou não de imposto sobre o serviço
(ISS).
Regime Especial – identificar nesta modalidade de tributação, se a empresa se enquadra em
algum regime de tributação diferenciado.
Alíquota – este campo é preenchido automaticamente ao ser escolhido o Código de Tributação
do Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável,
podendo alterar o valor da alíquota, se preciso.
Cód. De Trib. Do Município – código proprietário de cada município utilizado pela Prefeitura. Na
prefeitura ele é usado como um subitem do item da lista de serviço, especializando o tipo de
serviço prestado. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual
código de tributação se enquadra.
Retenções Federais – são os cálculos de IR, CSLL, PIS e COFINS mostrados em porcentagem
e que serão calculados na nota. Se o prestador quiser que o cálculo seja realizado em todas as
notas, deve selecionar a opção “Calcular sempre”. Caso prefira que as retenções sejam
calculadas somente após atingir um valor determinado de serviços para o mesmo tomador
dentro do mesmo mês, selecione a opção “Apenas quando a soma dos valores dos serviços
para o Tomador for maior que R$XX”.
A alíquota de cada imposto pode ser alterada e será utilizada para os cálculos das retenções nas
notas. Caso haja dúvida quanto a opção mais indicada para cada retenção, verificar junto a
contabilidade da empresa, pois estas informações variam de acordo com a situação de cada
uma.
Cadastros Automáticos: Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente
seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota.
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(NO SISTEMA ANTIGO, AS ABAS “DADOS EM CACHE e “PRAZOS PARA PAGAMENTO, NÃO
EXISTIAM. MODIFICAR TEXTO).
O e-Nota NFS-e permite que o usuário gere relatórios de notas por período.
Para acessar, na tela inicial, vá em “Relatórios”:
7. Relatórios
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Relatório de NFS-e por data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar
informações de NFS-es conforme escolha. Informe o período no campo “Data de Emissão”, para
gerar o relatório. Selecione a ordenação das notas fiscais e a situação que deseja visualizar.
Clique em “Imprimir” para abrir e/ou salvar uma cópia da relação das situações impressas no
computador.
Chegamos ao final deste manual.
Clique no link “Voltar para o Portal” e você estará retornando ao Portal e-Nota, onde terá acesso
aos demais módulos da Safeweb.