e-račun u javnoj nabavi - hgk.hr · javna uprava obvezna je prihvatiti i obraditi zaprimljene...

e-račun u javnoj nabaviRazmjena računa u javnom i privatnom sektoru

1Sektor komercijalnih digitalnih rješenja

e-račun u javnoj nabavi Pregled tema:

Što je e-račun ? (Direktiva 2014/55/EU)

Implementacija EU Direktive u nacionalnom okruženju

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

Koje su prednosti razmjene e-računa?

Zakonski preduvjeti za pravovaljanost računa

Informacijski posrednik vs. Dobavljač ERP sustava

Fina e-Račun za državu

Izdavatelji e-računa prema obveznicima javne nabave

Fina e-Račun za poslovne korisnike (B2B)

Fina e-Arhiv

2

e-račun u javnoj nabavi Definicija e-računa prema direktivi 2014/55/EU

Elektronički račun – račun izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu

koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu

CEN – europski odbor za normizaciju; prema Direktivi 2014/55/EU izrađen je europski standard za definiranje ključnih elemenata elektroničkog računa - „Semantički model podataka”

28.06. 2017. CEN izdao europsku normu za e-račun i prateće dokumente definirane Direktivom

16.10.2017. Komisija objavila usvajanje EU standarda (norme) za e-račun u službenom listu EU

3

❖ Javna uprava obvezna je prihvatiti i obraditi zaprimljene elektroničke račune od dobavljača,

usklađene s europskim standardom za e-račun

❖ Računi moraju biti izdani, proslijeđeni i zaprimljeni u strukturiranom elektroničkom formatu koji

omogućuje njihovu automatsku i strojnu (elektroničku) obradu

❖ Javna uprava ne smije odbiti elektroničke račune koji ispunjavaju zahtjeve Direktive

2014/55/EU

➢ primjenjuje se na izdavanje e-računa unutar javne nabave

➢ samo na ugovore sklopljeni kao rezultat postupka javnog natječaja

Što Direktiva 2014/55/EU obuhvaća?

Koje zahtjeve Direktiva 2014/55/EU postavlja?

e-račun u javnoj nabavi

4

Direktiva 2014/55/EU e-račun u javnoj nabavi

✓ 27.11.2018. rok za donošenje, objavu i primjenu zakona i drugih propisa potrebnih za usklađivanje s Direktivom

✓ 01.12.2018. naručitelji su obvezni zaprimati i obrađivati te izvršiti plaćanje e-računa i pratećih isprava u postupcima JN

✓ 18.04.2019. stupanje na snagu mjera Direktive o obvezi zaprimanja i obrade e-računa usklađenih sa novom EU normom

✓ 01.07.2019. naručitelji obvezni izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave u postupcima JN

Vrijeme prilagodbe

5

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi e-račun u javnoj nabavi

Najvažnije iz Zakona

❖ Primjenjuje se na e-račune izdane temeljem ugovora o JN❖ Javna nabava koju provode javni, sektorski i drugi naručitelji❖ Postupci nabave roba i usluga te provedenih projektnih natječaja procjenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kn❖ Radovi procjenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kn❖ Usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje obavlja FINA❖ Primarna uloga Fine je osiguravanje Centralnog čvora za razmjenu računa prema javnim naručiteljima, radi olakšanih međusobnih

integracija, no svakako i radi nadzora i transparentnosti❖ Usluge informacijskog posredništva sektorski i drugi javni naručitelji povjeravaju Fini ili bilo kojem drugom informacijskom

posredniku❖ Javni i sektorski naručitelji obvezni su izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave u postupcima JN❖ Predviđene stroge novčane kazne za prekršaje ovih odredbi

6

✓ MINGPO donosi 2 provedbena akta - pravilnike iz članka 5. stavka 3. i članka 6. stavka 8. Zakona

✓ Pravilnici su objavljeni u NN br: 32/19

✓ Tehnički pravilnik i pravilnik kojim se propisuju visine naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa (kuna/lipe)

7

✓ Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi✓ Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

Pravilnici


Automatizacija poslovanja,

Bolja raspodjela ljudskih

resursa

Sigurna arhiva računa i pratećih

dokumenata te njihovo brzo

pretraživanje

Usklađenost sa zakonom

Smanjeni troškovi isporuke

izlaznih i obrade ulaznih računa

Trenutna i sigurna dostava

računa do primatelja

Kontrola naplate

Prednosti e-računa u javnoj nabavi? e-račun u javnoj nabavi

8

Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa e-račun u javnoj nabavi

✓ Zakon o porezu na dodanu vrijednost (čl.80)

✓ Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost (čl. 161)

UVJET UVJET ISPUNJEN

Suglasnost za primanje računa u pisanom obliku

Vjerodostojnost podrijetla

Cjelovitost sadržaja

Čitljivost računa

9

PKI metoda

EDI metoda

Metode procesnih kontrola


Metode osiguravanja uvjeta iz Zakona i Pravilnika o PDV-u

Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa

✓ bilateralni ugovori; definiranje sigurnosnih postavki, standarda razmjene, komunikacijskog protokola te načina čuvanja razmjenjenih poruka

✓ proces koji kreiraju, provode i ažuriraju odgovorne osobe radi osiguranja financijskog, računovodstvenog i izvještavanja i postupanja u skladu sa zakonskim uvjetima

✓ primjena digitalnih certifikata i elektroničkog potpisa

10

6/19/2019 Centar digitalnih usluga 11

Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa e-račun u javnoj nabavi

Osiguravanje vjerodostojnosti podrijetla i integriteta sadržaja

12

Informacijski posrednik

• Pravna osoba koja pruža razmjene e-računa između izdavatelja i primatelja

• Mogu obavljati usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja i arhiviranja e-računa

Dobavljač ERP sustava (internog poslovnog sustava)

Pravna osoba koja pruža uslugu sistemske integracije - međusobnog povezivanja hardverskih komponenata u jednu cjelinu zajedno s implementiranim softverskim komponentama, čineći zajedno informacijski sustav

Razlika između informacijskog posrednika i dobavljača ERP sustava e-račun u javnoj nabavi

e-račun za državuCentralni servis za razmjenu e-računa u javnoj nabavi

13Sektor komercijalnih digitalnih rješenja

Servis e-Račun za javne naručitelje e-račun u javnoj nabavi

Centralni servis za razmjenu elektroničkih računa s obveznicima javne nabave (OJN)

Jamči visoku razinu sigurnosti i autentifikacije korisnika servisa

Usklađen s novom EU normom o elektroničkom izdavanju računa

Moguća integracija direktno u interni poslovni sustav (ERP) korisnika

Web aplikacija preko koje OJN zaprimaju e-račune od svojih dobavljača

Omogućen proces likvidature primjenom web aplikacije

Osigurana arhiva e-Računa u skladu sa Zakonom

Servis spreman za prekograničnu razmjenu e-računa temeljem članstva u PEPPOL-u

14

Međunarodna razmjena


Fina je izgradila Pristupnu točku i postala član PEPPOL mreže ČLAN PEPPOL-a

Komunikacija sa svim pristupnim točkama unutar PEPPOL mreže - osigurana razmjena e-dokumenata temeljenih na PEPPOL specifikacijamaPEPPOL SPECIFIKACIJE

Servis prilagođen službeno prihvaćenoj jedinstvenoj Europskoj normi o elektroničkom izdavanju računa (Službeni list Europske unije)

JEDINSTVENA NORMA

Cilj: osigurati veću interoperabilnost između sudionika u prekograničnoj razmjeniINTEROPERABILNOST

15

e-Račun za javne naručitelje

Grafički prikaz povezivanja s centralnom točkom

e-Račun u JN

Povezivanje s centralnom točkom za e-račun u JN


16

Registracija na servis

Posjedovanje digitalnih poslovnih

certifikata

Pristupnica za registraciju na servis i odabir korisničkih

prava

Pristupnica za registraciju subjekta

s organizacijskim jedinicama

Registracija subjekta na servis i dodjela korisničkih prava


17


Modeli razmjene


❑ Pojedinačno slanje i zaprimanje e-Računa

✓ Prikladno za institucije s manjim brojem računa

✓ Korištenje web aplikacije za pojedinačan unos/zaprimanje računa

✓ Preduvjet: Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e-kartica)

❑ Razmjena računa putem web servisa – integracija u interni sustav

✓ Prikladna za institucije s velikim brojem računa

✓ Direktna razmjena kroz interni poslovni sustav (ERP)

✓ Preduvjet: Aplikativni certifikat i/ili poslužiteljski certifikat (SSL)

18



Web aplikacija – unos dokumenta

19



Web aplikacija – pregled i dohvat ulaznih računa

20



Web aplikacija – likvidatura

21



Web aplikacija – likvidatura

22


1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-Račun za državu

• Tehnička specifikacija - razmjena podataka web servisima sinkronom/asinkronom obradom

• Prilagodba ERP sustava za zaprimanje i obradu ulaznog računa, za slanje računa sukladno novoj EU normi

• Mogućnost korištenja integracijskog modula

2. Testiranje sa servisom e-Račun za državu na demo okolini

• Pribavljanje demo aplikacijskog / poslužiteljskog certifikata

• Registracija naručitelja na demo okolinu servisa e-Račun za državu

• Registracija naručiteljevih organizacijskih jedinica na demo okoinu (opcionalno)

3. Registracija i integracija na produkcijsku okolinu servisa

• Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog / poslužiteljskog certifikata

• Registracija naručitelja na produkcijsku okolinu servisa e-Račun za državu

• Registracija naručiteljevih organizacijskih jedinica na produkcijsku okolinu (opcionalno)

Integracija ERP sustava naručitelja e-račun u javnoj nabavi

Dokumentacija dostupna na Fininim stranicama



23

Naknade za izdavanje certifikata


Naknade za korištenje servisa e-Račun za JN

Jedinična cijena

bez PDV-a

Aplikacijski certifikat

standardne razine sigurnosti300,00 kn/5 godina

Poslužiteljski certifikat

srednje razine sigurnosti300,00 kn/2 godine

Certifikat na kripto uređaju

(USB stick, Fina e-Kartica)

390,00 kn/godišnje

Ili

50,00 kn mjesečno*

Poslovni soft certifikat

(opcionalno za likvidaturu)100,00 kn/5 godina

Certifikat Opis Cijena bez PDV-a

Mjesečna pretplata 10,00 kn / org. jedinica*

Naknada po izlaznom računu 1,50 kn / račun

24


*U naknadi od 50,00 kn/mjesečno korisnici digitalnih certifikataimaju uračunat pristup i ostalim Fininim e-servisima te servisimadržavne uprave i javnih službi, a to su: e-Regos, RGFI putem weba,WEB BON, Registar koncesija, e-Plaćanje, e-Porezna, e-HZMO,e-Zdravstveno, e-Blokade i e-Držaba

U naknadi od 390,00 kn/godišnje, korisnici certifikata imajuuračunat pristup servisima državne uprave i javnih službi:e-Porezna, e-Mirovinsko, e-Zdravstveno, e-Carina, e-Pošta

Izdavatelji računa

Dobavljači obveznika javne nabave

25

Direktno iz svojeg računovodstvenog

sustava (Billing, SAP)

Putem informacijskog

posrednika

Pojedinačno putem web aplikacije

Izdavatelj odabire način slanja računa prema obvezniku javne nabave

Izdavatelji računa e-račun u javnoj nabavi

26

Slanje računa putem web aplikacije

• Posjedovanje certifikata na kripto uređaju (Fina, AKD cert.na OI)

1. Tehnički preduvjet

• Samostalna on-line registracija na web aplikaciju2. Proces registracije preko on-

line sučelja:

• Pošiljatelj putem web aplikacije kreira pojedinačne račune i šalje prema obvezniku JN

3. Slanje računa obveznicima javne nabave:

Web aplikacija


27

Direktno slanje iz ERP sustava izdavatelja

1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-Račun za JN

✓ Konzultiranje tehničke specifikacije za razmjenu podataka web servisom PKI/EDI/Ostalim metodama

✓ Konzultiranje osnovne specifikacije upotrebe e-računa (UBL 2.1 i CII)

✓ Moguće korištenje integracijskog modula

2. Testiranje sa servisom e-Račun za JN na demo okolini

✓ Pribavljanje demo aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata

✓ Zahtjev za registraciju izdavatelja na Demo okolinu (za potrebe testiranja)

3. Registracija i integracija na produkcijsku okolinu servisa

✓ Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata

✓ Dostavljanje potvrde o registraciji domene

✓ Zahtjev za registraciju izdavatelja na produkcijsku okolinu (početak rada)

Sva dokumentacija dostupna na Fininim stranicama

Direktno slanje iz ERP sustava


28

Slanje putem informacijskog posrednika (IP-a)

❑ Servis e-Račun za državu tehnički je povezan s nekoliko informacijskih posrednika u RH

❑ Rok za povezivanje ovisi o tehničkoj spremnosti za ispunjenje tehničkih preduvjeta za povezivanje na strani informacijskog posrednika i dobavljača ERP-a

❑ Na stranicama MINGPO-a objavljen popis IP-a : https://www.mingo.hr/page/kategorija/e-racun

❑ Kliknuti na „Kako do e-računa”

Preduvjeti za integraciju IP-a sa servisom

1. Prilagodba i testiranje✓ Prilagodba XML-a računa prema EU normi (UBL 2.1 ili CII)✓ Pribavljanje demo poslužiteljskog certifikata✓ Pribaljvanje demo aplikacijskog certifikata (ukoliko IP koristi potpis u svojem rješenju)

2. Produkcija✓ Pribavljanje poslužiteljskog certifikata✓ Pribaljvanje aplikacijskog certifikata (ukoliko koristi potpis u svojem rješenju)✓ Integracija na produkcijsku okolinu servisa e-Račun za JN✓ Registracija ili izmjena podataka na servisu e-Račun za državu korisnika drugog IP-a✓ Registracija ili izmjena podataka IP-a na servisu e-Račun za državu ✓ Moguće korištenje integracijskog modula

Slanje putem IP-a


29

https://www.mingo.hr/page/kategorija/e-racun

e-Račun za poslovne korisnikeServis za razmjenu e-računa između dobavljača i kupaca

30

FINA e-Račun za poslovne subjekte

temelji se na PKI tehnologiji

usklađen sa zakonskim uvjetima

Kompatibilan sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu

Prilagođen svim tržišnim segmentima

Nema potpisivanja bilateralnih ugovora između korisnika

Osigurana arhiva elektroničkih računa u skladu sa Zakonom

Lako provjerljiv od strane poreznog nadzora

e-Račun za poslovne subjekte

31

Direktno povezan s e-Računom za državu

Prilagođen sa razmjenu e-računa prema EU normi

Registracija na servis

Posjedovanje digitalnih poslovnih

certifikata

Pristupnica za registraciju na servis i odabir korisničkih

prava

Pristupnica za registraciju subjekta

s poslovnim jedinicama

Registracija subjekta na servis i dodjela korisničkih prava

32


e-Račun za Poslovne subjekte

❑ Pojedinačno slanje i zaprimanje e-Računa

✓ Prikladno za male korisnike s malim brojem računa

✓ Korištenje portalske aplikacije za unos računa

✓ Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e kartica)

❑ Razmjena datotekom

✓ Kreirani računi se spremaju u datoteku na računalu

✓ Korištenje portalske aplikacije za učitavanje datoteke u sustav

✓ Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e kartica)

❑ Razmjena web servisom - integracija

✓ Prikladna za velike korisnike s velikim brojem računa

✓ Direktna razmjena kroz poslovni sustav (ERP)

✓ Aplikativni certifikat i/ili poslužiteljski certifikat (SSL)

Modeli razmjene

33

Integracija ERP sustava izdavatelja sa servisom e-Račun za poslovne subjekte

1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-Račun za poslovne subjekte✓ Konzultiranje tehničke specifikacije za integraciju sa servisom prema EU Normi✓ Konzultiranje tehničke specifikacije za integraciju za razmjenu s ostalim poslovnim subjektima

2. Testiranje sa servisom e-Račun za poslovne subjekte na Demo okolini✓ Pribavljanje demo aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata (ovisno o vrsti web servisa)✓ Pristupnica za registraciju izdavatelja na Demo okolinu servisa (za potrebe testiranja)✓ Pristupnica za registraciju tvrtke s poslovnim jedinicama (opcionalno)

3. Integracija i registracija na produkcijsku okolinu servisa✓ Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata (ovisno o vrsti web servisa)✓ Pristupnica za internetski servis e-Račun (početak rada)✓ Pristupnica za registraciju tvrtke s poslovnim jedinicama (opcionalno)*

*samo u slučaju postojanja zasebnih poslovnih jedinica

koje zasebno zaprimaju račune, neovisno o centrali

Sva dokumentacija dostupna na Fininim stranicama

Direktno slanje iz ERP sustava


34

35

Naknade za korištenje servisa e-Račun

➢ za svaki poslani e-račun obračunava se jedinična naknada

➢ ukupni iznos naknade ovisi o broju poslanih e-računa

➢ obračunava se na mjesečnoj razini

➢ naplaćuje se slanje samo onih računa koji su ispravni i zaprimljeni u sustav

➢ zaprimanje računa se ne naplaćuje

➢ razmjena putem web aplikacije pojedinačno/datotekom - korisnikom se smatra certifikat na kripto uređaju

➢ korisnik koji već ima certifikat na kripto uređaju, predajom Pristupnice može se odmah registrirati na servis

➢ razmjena putem web servisa - korisnikom se smatra aplikacijski certifikat

OpisNaknada bez

PDV-a

Mjesečna pretplata 7,00/korisnik

do 1500 2,00 kn/račun

1501 do 3000 1,80 kn/račun

3001 do 5000 1,60 kn/račun

5001 do 7000 1,40 kn/račun

7001 do 9000 1,20 kn/račun

Više od 9000 1,00 kn/račun

CertifikatNaknada bez

PDV-a

Aplikacijski certifikat standardne razine sigurnosti

300,00 kn/5 godina

Poslužiteljski certifikat srednje razine sigurnosti

300,00 kn/2 godine

Certifikat na kripto uređaju (USB stick, Fina e-Kartica)

50,00 kn/mjesečnoili

390,00 kn/godišnjee-Račun za poslovne subjekte

Naknade za servis i

za certifikate

e-Arhiv

Papir ili datoteka? Sve na jednom mjestu!

36

✓ Servis za pohranu različitih vrsta dokumenata u elektroničkom obliku

✓ Svi razmijenjeni računi dostupni za cijelo vrijeme pohrane

✓ Računi se pohranjuju u izvornom obliku (XML) te njihov prikaz u PDF-u

✓ Uz račune se pohranjuju prilozi, elektronički potpis i vremenski žig

✓ Vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja zajamčeni za cijelo vrijeme pohrane

✓ Prilikom ulaska u arhivu računi se ovjeravaju vremenskim žigom

✓ Računi se čuvaju na period od 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu

Funkcionalnosti servisa, strukture i koncepti arhiviranjae-Arhiv


37

Dokument

Ugovor izmeđuY i dobavljača X

Klasa

UGOVOR

Metapodaci

DATUMPOTPISNIKOIB

Direktorij

2016 Ugovori

Spremnik

e-Arhiv – opis servisa kroz funkcionalnosti e-račun u javnoj nabavi

1

2

3438

e-Arhiv – opis servisa kroz funkcionalnosti e-račun u javnoj nabavi

Filtriranje po: • spremniku• direktoriju• klasi

Pretraživanje po:• nazivu dokumenta• datumu dokumenta• bilo kojem metapodatku

Obavlja poslovni subjekt za svoje zaposlenike.• Administrator• Korisnik

Upravljanje pravima

Pretraživanje

39

preuzimanje dokumenta

brisanje direktorija

pretraživanje spremnika

kreiranje klase

cca 30 prava…

40

Financijski i tehnički preduvjeti za korištenje servisa e-Arhiv

Broj računa mjesečnoNaknada bez

PDV-a

do 500 50,00 kn / mjesečno

501 do 850 80,00 kn / mjesečno

851 do 1700 145,00 kn / mjesečno

1701 i više 0,07 kn / račun

do 500 50,00 kn / mjesečno

e-Arhiv

Naknade i tehnički preduvjeti

Naknada za arhiviranje elektroničkih računa obračunava se različito, ovisno o vrsti (tipu) dokumentacije koja se pohranjuje:

a) Arhiva e-računa b) Arhiva druge dokumentacije

Zauzeće diskovnog prostora

Cijena/mjesec

do 2 GB 70,00 kn

Svaki dodatni GB 50,00 kn

1) Naknade

2) Tehnički preduvjeti

• Certifikat na kripto uređaju za pristup putem web aplikacije• Aplikativni certifikat za pristup direktno iz poslovnog sustava korisnika (ERP-a)

Zahvaljujemo na pažnji...

Pitanja?

41

E-RAČUN ZA PRIVATNI SEKTOR:[email protected]

E-ARHIV:[email protected]

E-RAČUN ZA JAVNE NARUČ[email protected]

TEHNIČKA PODRŠKA ZA INTEGRACIJU:[email protected]

e-račun u javnoj nabavi - hgk.hr · javna uprava obvezna je prihvatiti i obraditi zaprimljene...

Documents