長宏 roger

10/16/2006, Rev.:C

提昇行政效率的時間管理成大教職員主題分享 10/18

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長宏 roger 簡介

• 周龍鴻 LH Chou (roger, PMP)• 雙子座 O 型• 個性積極, 熱忱, 樂觀, 樂於分享

• 電話: 07-588-8800• Email: PMSuccess@gmail.com• 現職: 長宏專案管理顧問有限公司總經理暨

台灣國際專案管理師(PMP)協會理事長

• 學歷: 成大機械系 81系級 / 成大EMBA 第一屆

• 座右銘: 策略決定成敗、管理決定盈虧

3

長宏roger 演講足跡• 日月光半導體

• 台積電半導體

• 中國鋼鐵

• 飛利浦半導體

• 國巨半導體

• 中鋼碳

• 勝典科技

• 聯電半導體

• 港香蘭

• 奇利信

• 信咚

• 大城長城

• 中國生產力中心

• 品質管理學會

• 工研院

• 交通大學管科所

• 中山大學電子商務中心

(與愛妻初相遇的地方)• 成功大學國企所

• 成功大學工管所

• 義守企管系

• 獅子會

• 扶輪社

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roger’s 時間管理方法論

願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能

並且增加各位可用的時間. 多出來的時間請留

給關心您的人及您所關心的人.

您的時間資源在那裡, 您的成就就在那裡.

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時間管理大綱

一.什麼是時間管理 (40 min)二.如何提高工作效率 (30 min)四.執行能力的強化 (20 min)

在開始之前

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你的快樂是…

你的成功是…

關心你的人及你所關心的人是…

請閉目一分鐘思考這個問題

8

找出你心的中優先順序

• 當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現在

你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件

浮現你腦海的事情是什麼? 那是你認為最重要

的事情

• 可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有

多少是跟這些人或事情相關的?• 你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當作是你的最後1天吧!

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人, 為何安於現狀?• 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀

1.無奈

2.因為現狀是你我最熟悉的

3.或者是不確定改變之後會更好

• 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.

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時間管理從那裡開始

• 時間管理不是因為學習時間管理才會時間管

理, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更

好的時間管理開始

• 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要

的時候

• 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的

思考方式呢?

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請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭

100 公尺

300 公尺

A

B

河水

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有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形

2 cm

10 cm

4 cm

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你可知道為何會想不出來?• 因為你跳不出原來的思維習慣

• 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的

角度去思考一個舊有的問題

• 而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思考

方法, 你只要了解 , 接受, 執行, 持續的做就會

得到一個良好的時間管理習慣

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你的時間管理目標設定

• 幫自己設定個目標吧

• 比如說: 三個月之後自己做完原有的事情後, 時間還可多出 30%

• 你的期望: 不把工作帶回家; 假日不用趕到公

司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心

的人; 一個禮拜花些時間到外面走走…

時間管理是什麼?

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先瞭解時間管理不是什麼?• 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的

時間都是一樣多

• 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於

– 自己如何善用及分配你自己的時間…關注

– 如何有效率的把事情做出來…效率

– 如何做最好的時間規劃…計劃

– 如何說到做到…執行力

– 持續時間管理的做法…習慣養成

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時間管理是什麼?• 時間管理是讓自己更有績效, 更富效能

– 效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把

事情做完

– 效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的

意見, 找到最佳方法, 事先有計畫地做事情

• 時間管理從良好的計畫開始, 良好的計畫又從

行動開始. 有計畫沒行動, 達成率為零. 有行動

沒計畫容易浪費時間在修正錯誤上, 所以兩者

應該並重

時間管理架構

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4 th緩

3 rd輕

不重要的事

2 nd重

1 st急

重要的事

不緊迫的事緊迫的事

請排出正確的行事優先順序

? ?

??

AB

CD

20

4 th緩

3 rd輕

不重要的事

2 nd重

1 st急

重要的事

不緊迫的事緊迫的事

正確的行事優先順序

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有些交際應酬

有些文件之處理

處理屬下之工作

自我干擾

個人嗜好的沈迷

有些電話

有些不速之客到訪

有些會議之出列席

有些無謂的請託

有些臨時的邀約

不

重要

的事

計畫之研擬

技能之提升

公關之促進

問題之調查

健康檢查

設備故障,生產停擺

重傷害急救

員工產生肢體衝突

顧客抱怨

停電

重要

的事

不緊迫的事緊迫的事

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陷阱一:時間的配置不對

• Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握

• 積極掌握就是擬定計畫, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要

求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢

• 最好的控制是預防

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不合理的時間配置

II.35%

IV

15%

II5%

I.

45%處理危機

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明智的時間配置

II

I1.重要的事情著重在 Plan

Plan 著重在 DoDo 著重在 CheckCheck 著重在 Action

2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬, 這叫 “灌能”

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如何克服忙與盲的窠臼

• 第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地

把它解決. • 第二件事情是再多花一點時間, 去想想以後要

怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼

緊張地處理這件事情. • 一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎

樣做是最節省時間最不花力氣的. 而不是很快

的把已經發生的事情處理完畢

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陷阱二: 拖延

• 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快

• 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情

4 th3 rd不重要的事

2 nd1 st重要的事

不緊迫的事緊迫的事

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克服1.成本/效益分析法

成本

• ...• ...• ...• ...• ...• ...

好處

• ...• ...• ...• ...• ...• ...

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克服2.思維習慣的改變

• 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此

我立即將它做完, 以便儘早忘掉它.• 養成速戰速決的習慣

• 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一

塊的任務

• 先完成容易的部份, 讓事情有進度, 再完成最

關鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 一般. (大塊時間法則)

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陷阱三: 事必躬親

• 諸葛亮凡事必躬親, 後來過勞而死. • 為何需要事事躬親?

– 要求標準過高

– 不放心部屬, 不信任部屬

– 因為怕部屬取代

• 灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可

以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重

點的輔導, 上軌道之後即完全授權, 但是授權卻

不授責

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陷阱四: 有求必應

• 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要

• 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當

地接受.• 不自量力而接受他人請託只有兩種結果, 一是

累死自己, 二是信用受損

• 努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實惠及眾

人

31

面對任何事情

馬上做

拒絕做

賦權給別人做

延遲做

值得做嗎?

需親自做嗎?

應馬上做嗎?

N

N

N

結論是…

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1.捨得2.勇於拒絕3.交待

1.怡情養性2.輕鬆一下

時間管理架構

1.兵貴速戰速決2.多花一點時間去思考…

1.決勝於廟堂之上2.灌能

均 衡均 衡

緊迫的事 不緊迫的事

重要的事

不重要的事

如何提高工作效率

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提高工作效率的三方法三法則

• 三個方法

1. 了解自己每天不同時

段體力的分佈狀況來

決定要做什麼樣事情

2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養

成每個禮拜固定運動

的好習慣

3. 均衡的生活作息, 培養一個良好的嗜好

• 三個法則

1. 批次處理法則. 集中

時段處理所有性質相

同的事情

2. 80/20 法則, 這法則是

在有限的時間挑選出

重要的事情來做

3. 高效率法則: roger 大塊時間法則

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批次處理法則

• 一段時間處理同一性質的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數量才處理

• 如果個別處理或出現才處理會把自己的時間

切割成很多片斷, 譬如看 Email, 接電話, 或者

是不速之客的打斷都是…• 一次只專心完成一整塊的任務, 不要心有二用, 避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問

題

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80/20 法則

• the Vital Few & the Trivial Many• 柏拉圖法則

• 花最少的力氣, 獲得最多的效益

• 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的

時間=>也就是說80%的努力是與成果低相關

的

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80/20 原理意示圖

80% 時間

20%時間

80% 成效

20%成效

重要的少數事物

瑣碎的多數事物

規劃有效的做法

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roger 大塊時間法則: 30/90法則

• 大塊時間法則是培養工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度; 後90分鐘做最重要的事情.

• 儘量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知週遭

的人或者主動拒絕干擾

• 養成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基

本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效

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大塊時間三步曲

1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做

的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事

情處理的優先順序

2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到

不管有沒有做完就切到重要事情上

3. 後90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一

直做下去也無所謂

• 有空的時間再來做其它未完成容易的事

40

大塊時間示範

列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…

以難易度排列易易難1

固定時間易易難2…

前30分先做簡單的事情

後90分再做難的事情

(1)(2)

(3)

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1.捨得2.勇於拒絕3.交待

1.怡情養性2.輕鬆一下

良好的時間管理來自於計畫

1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻

1.決勝於廟堂之上2.灌能

均 衡均 衡

緊迫的事 不緊迫的事

重要的事

不重要的事

42

P

A

DC

不好

好耗用時間

花時間在計畫上才是最節省時間的作法

耗用時間

43

計劃是什麼?• 你要往哪裡去?

– 目標設定 (目的)• 你要如何去?

– 目標如何達成 (手段)

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執行是從那裡展開

日常業務/狀況

老闆指示 計畫

執行匯整進度報告回報

妳每天在做的事情

45

125

100

80

64

4836

2718

12 12

0

20

40

60

80

100

120

140

專

案

一

專

案

二

專

案

三

專

案

四

專

案

五

專

案

六

專

案

七

專

案

八

專

案

九

專

案

十

125

100

80

64

4836

2718

12 12

0

20

40

60

80

100

120

140

學

習

一

學

習

二

學

習

三

學

習

四

學

習

五

學

習

六

學

習

七

學

習

八

學

習

九

學

習

十

125

100

80

64

4836

2718

12 12

0

20

40

60

80

100

120

140

生

活

一

生

活

二

生

活

三

生

活

四

生

活

五

生

活

六

生

活

七

生

活

八

生

活

九

生

活

十

如何列管重要計畫

• 將自己短中長期的計畫

依工作,個人及生活這三

個主軸一一列舉出來, 並算出每個計畫的效益. (如下一頁所示)

• 在同一個時間點進行這

三個主軸的前3個專案

(專案件數依自己能力而

定,紅線的左邊)• 有專案結束之後下一個

專案就可以往左遞補

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擬定計畫注意事項

1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只有

一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最少力

氣及資源, 就是最好的做法

2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經

做過人的意見, 切忌閉門造車

3.做法的骨架就是計畫的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了

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備忘錄

時間管理的利器: to-do List

備忘錄

緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況

重要的事情1.工作計畫2.人生規劃3.家庭,健康,財富

Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日

Routine Work1.日常工作2.定期約會

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如何計劃要執行的事項

• 列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務

項目展開

• 要設計有 Check Box, 如: □ for √• 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量, 如工

作時間乘上1.5倍• 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明

天要做的事情

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備忘錄如何實作

1.製作當天個人約會, 會議及例行事項放入

2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發的事, 可以先緩一緩的事

3.依照大塊時間法則擺入. 執行完畢後□打勾

4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再

重寫一張

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一日之計在於昨天下班前

• 每天下班前把今天完成的事情寫下來, 你會很

有成就感的

• 每天下班前把今天應完成未完成的事, 或者是

明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天

的計劃

• 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明

天的行動, 你將是最有創意最有行動力的人

執行能力的強化

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良好工作習慣的養成• 兵貴速戰速決

• 養成做備忘錄的習慣

• 可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成

• 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低

潮時

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“執行”的寫照

• Just Do It• 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨

• 行動才是企劃的開始

• 把掌控著力焦點集中在計畫最緊要的20%• 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷

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“執行”的需要與不需要

• 不需要

– 退卻

– 思考, 猶豫

• 需要

– “蝦米都不驚”, 勇往直前

– 毅力

– 轉彎

– 韌性

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執行不是一成不變的

• 合理性 Reasonable 表示用心

• 試探一下是不損傷毫髮的

• 平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最

能顯現效果

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應變的意示圖: 投石問路

Marty, 100 元賣給你

Roger, 100元太貴了, 70 !

(推推看!)

我成本才80, 70門都沒有!

不行, 90.(擋擋看!)

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Buffer 緩衝區

• 並不是每件事情都那麼的急

• 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我

們會變得神經兮兮的

• 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不

必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提

醒我們

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如何處理情緒低潮

• 每天至少完成一件事情

• 完成事情的定義

– 完整的

– 相關的

– 善後的

– 記錄的文件

• 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件

事情

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個人習慣的養成

• 當你了解了某一個觀念, 如WBS, 大塊時間法

則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後你

就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為

生活中的習慣…這就是習慣養成法則

• 當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到

實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環

60

我的成功和快樂的定義就是…

長宏 roger

61

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