EA HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det offentlige Grønland

Udarbejdet af Didde-Marie Højberg, Anja Zimmer og Sarah Ebler

Studerende ved IT Universitetet i København

April 2009

Forord

It-sekretariatet har siden december 2008 arbejdet sammen med os, tre specialestuderende fra ITU, omkring en

undersøgelse af anvendelsesmulighederne af Enterprise Arkitektur (EA) i det fællesoffentlige samarbejde i

Grønland. Dette samarbejde har ført til, at vi har besøgt Grønland af to omgange, for at indsamle informationer

og foretage workshops. Efter gennemførelsen af workshops i marts 2009, blev der udtrykt et ønske om et

dokument, der kort kunne introducere begrebet EA for de involverede parter. Dette er udmundet i følgende

brochure, der gennemgår Enterprise Arkitektur under overskrifterne: Hvad, hvorfor og hvordan.

Den endelige rapport, med vores analyse af anvendelsen af EA, samt konkrete værktøjer og modeller er

tilgængelig for Hjemmestyre og kommunerne i august 2009.

HVORFOR & HVAD

Op igennem 80’erne begyndte virksomheder og

offentlige organisationer at købe samt udvikle

forskellige it-systemer, til at understøtte de enkelte

forretningsområders behov. It blev i høj grad

introduceret som et redskab og en supportfunktion

indenfor både det private og det offentlige.

It-systemer og applikationer blev udviklet og indført

decentralt i enkelte afdelinger, for at løse konkrete

problemstillinger. Det betød at mange

virksomheder og offentlige instanser efterhånden

fik opbygget et voksende og i høj grad ustruktureret

systemlandskab, bestående af vidt forskellige og

separate it-systemer. Det betød at mange it-systemer

ikke kunne ”tale” sammen, hvilket medførte at

medarbejderne i de forskellige afdelinger måtte taste

de samme oplysninger ind i mange forskellige

systemer, hvilket øgede muligheden for

fejlindtastninger og skabte unødigt dobbeltarbejde.

De mange forskellige it-systemer var efterhånden

blevet hæmmende for forretningen som helhed, i

kraft af at det ofte var it-systemerne der afgjorde om

en ny forretningsgang var mulig eller ej. It var gået

hen og blevet en tung bureaukratisk ”klods” om

benet på forretningen.

Den adskilte udvikling af de enkelte afdelingers it-

systemer, kaldes også for en: ”Silo-opbygning” eller

”silo-struktur” og figuren til højre skal illustrere at

forskellige systemer fungerer som siloer med en

masse information, hvor det ikke er muligt at

udveksle information fra en silo til en anden.

EA tankegangen er blandt andet en måde at gøre op

med silo-strukturer, som besværliggør og

komplicerer arbejdsgange og processer unødigt.

Herudover er EA en måde at få it til at understøtte

den overordnede forretningsstrategi, således at it og

forretning sammentænkes. It må ikke være styrende

for hvilke visioner der kan gennemføres. It skal

understøtte og muliggøre de visioner forretningen

har.

EA startede med at blive udviklet i det private, hvor

John Zachman (IBM) i 1987 skabte det første

rammeværk i EA regi, med det formål at

sammentænke it og forretning. Zachman’s

rammeværk bruges til at kortlægge samt inddele en

virksomheds systemer og processer. Sidenhen er der

løbet meget vand under broen, og der findes i dag et

utal af EA rammeværker og metodologier, udviklet

af, og til private og offentlige organisationer. EA er

således ikke kun et værktøj indenfor det private

erhvervsliv, men anvendes også i høj grad af

offentlige organisationer verden over til at mindske

bureaukrati, skabe mere interoperabilitet samt en

mere sammenhængende offentlig sektor.

Denne ustrukturerede udvikling indenfor

anvendelsen og udviklingen af it, har i høj grad også

præget det offentlige Grønland.

It-arbejdet har hidtil været drevet meget decentralt i

den grønlandske offentlige sektor, hvilket har

betydet at der ikke har været nogen koordinering

imellem hvilke it-systemer og processer der blev

udviklet og indkøbt i de forskellige afdelinger på

tværs af kommuner og Hjemmestyre. Visionen om

”Bedre Borgerservice og enklere administration”, på

tværs af kommuner og Hjemmestyret, kræver

ændringer indenfor it-anvendelsen. Dette arbejde er

man gået i gang med, igennem en række

fællesoffentlige projekter, hvor der arbejdes på at

effektivisere ressourceudnyttelse og skabe en mere

sammenhængende offentlig sektor.

Hvis man ser på begrebet: EA, så består det af to

ord: Enterprise og Arkitektur.

Arkitektur er beskrivelser gennem f.eks. ord og

billeder – sådanne har de fleste organisationer

mange af, det afgørende er derfor hvorvidt disse

beskrivelser er sammenhængende, præcise,

dokumenterede og komplette, og ikke mindst

hvorvidt de faktisk anvendes aktivt i forhold til

udarbejdelse af strategi og handlingsplaner.

Enterprise er en betegnelse for den organisation

eller samling af organisationer der forsøges

beskrevet. Det fællesoffentlige Enterprise i Grønland

kan beskrives på følgende måde:

7 departementer + 1 direktorat + 4 kommuner = 1 organisation

Enterprise Arkitektur betyder således en

beskrivelse/kortlægning af Enterpriset, og det kan

f.eks. være dokumenter indeholdende:

Vision og strategi

Politikker og lovgivning

Regler og forordninger

Organisatorisk design, diagrammer og

jobbeskrivelser

Proceskort- og modeller

Applikations-, teknologi- og sevicedesigns

EA er ikke kun rammeværker og metodologier - det

er en disciplin som påvirker hele organisationen og

beslutningsområder, hvilket ses illustreret i figuren

nedenfor.

EA er langt mere end en række beskrivelser,

disciplinen indeholder både rammeværker,

metodologier, best practices, værktøjer og

artefakter, der foreskriver hvordan man bedst sikrer

at beskrivelserne er ensartede, sammenhængende,

præcise, dokumenterede, komplette og opdaterede.

HVORDAN Det er vigtigt at understrege at EA er et

rammeværk, som er udviklet ud fra best practice,

men rammeværket er ikke et endeligt facit, men skal

tjene som udgangspunkt og inspiration, da alle

virksomheder og organisationer har forskellige

behov. Det er derfor vigtigt at man tilpasser EA

tilgangen til de specifikke omstændigheder en given

organisation befinder sig i.

Vi vil i denne brochure ikke gå i dybden omkring

tilpasningen af en EA til det fællesoffentlige

Grønland, men vi vil beskrive nogle af de metoder

og værktøjer der findes indenfor området.

DEN TREDIMENSIONELLE EA KUBE

EA guruen Scott Bernard, som arbejder for den

amerikanske regering, har med inspiration fra

Zachman skabt sit eget rammeværk: EA3 (EA

Kuben). Kuben handler om at lave en kortlægning

af hele virksomheden, fra det (1) overordnede

strategiske niveau, (2) til produkter, processer og

services, (3) til data og information, (4) videre til

systemer samt applikationer og helt ned til (5)

netværk og infrastruktur. Ud fra denne kortlægning

af den nuværende arkitektur (Current

Architecture), udarbejdes en tilsvarende kortlægning

af den fremtidige arkitektur (Future Architecture).

Herefter udarbejdes en EA management

plan/migreringsplan, for hvordan overgangen fra

den nuværende arkitektur til den ønskede

fremtidige arkitektur skal nås. Kuben muliggør

herudover et differentieret syn på forskellige

forretningsområder (lines of business), da det kan

være svært at lave en fælles samt ensartet

kortlægning af hele virksomheden. Endvidere

kortlægges sikkerhed, standarder og workflows på

tværs af de forskellige lag.

I tillæg til rammeværket (EA3) har Scott Bernard

udviklet en tilgang (EA approach), som illustreret i

figuren på side 3, således at man ikke kun har et

rammeværk, men blandt også en metodologi, som

består af 20 konkrete trin, til implementering af en

EA.

OIO EA METODEN

I Danmark har man udviklet et EA rammeværk

specielt til det offentlige. Denne model indeholder

både et rammeværk såvel som en metodologi. Vi

har valgt at anvende denne model, på grund af dens

danske terminologier, til at guide læseren igennem

vores gennemgang af konkrete EA værktøjer.

Modellen vil nedenfor blive gennemgået trin for

trin, hvor vi vil fremhæve nogle af de værktøjer vi

finder væsentlige i forhold til det fællesoffentlige

samarbejde i Grønland.

Modellen er bygget op som en cyklus, hvilket

illustrerer det iterative forløb en EA proces bør

have, idet en organisation ændrer sig løbende og det

skal der skal tages højde for i kortlægningsarbejdet.

Under samtlige bokse er det på OIO’s hjemmeside

(http://ea.oio.dk) muligt at klikke og få oversigter

over metoder og værktøjer samt eksempler på

hvorledes de forskellige områder kortægges. De tre

bokse; strategi, forretning og teknik viser

kortlægningen af en organisations nuværende

arkitektur.

Den øverste lyseblå boks; tekniske og

forretningsmæssige trends skal tjene som input til

den løbende kortlægning. Når de tre områder er

kortlagt, udarbejdes en fremtidig model af samme

tre områder. Hvor vil vi gerne hen? Og hvad er

vores mål indenfor de forskellige områder?

Herefter udarbejdes en gap analyse af hvor langt

der er fra den nuværende arkitektur til den

fremtidige arkitektur. Dette gøres på baggrund af en

kortlægning af muligheder, udfordringer og

restriktioner der kunne påvirke overgangen fra den

nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur.

Når gap analysen er udarbejdet er det efterfølgende

muligt at udarbejde en konkret og realistisk

migreringsplan, som er det næste trin. For at sikre

at man når hele vejen, uden at miste fokus

undervejs, findes der en række styringsværktøjer,

som beskrives i den nederste røde bjælke; styring

og principper. Her præsenteres hjælpeværktøjer

som skal sikre at migreringsplanen kan gennemføres

succesfuldt.

STRATEGI

Som beskrevet ovenfor handler EA om at sikre en

bedre udnyttelse af ressourcer ved at sikre en større

sammenhæng mellem forretningens behov og

anvendelsen af it. Derfor startes de fleste EA-

tilgange med en analyse af organisationens vision,

mission og strategi. Dette skal sikre at alt andet

relateres til disse overordnede mål.

Kortlægningen af hele organisationen på de

forskellige niveauer muliggør det store overblik. Det

er dette overblik der skal sikre at it ikke bare

indkøbes og udvikles decentralt i de enkelte

afdelinger, men at it sammentænkes på tværs af hele

organisationen, så det sikres at et system i én

afdeling ikke spænder ben for en anden afdeling, og

dermed også muliggør genbrug og anvendelse på

tværs af forskellige afdelinger. It skal anvendes

strategisk, og ikke som brandslukning ved enkelt

opståede behov, hvilket vil sige at der skal

udarbejdes en fælles overordnet vision/mission for

anvendelsen af it.

Den overordnede vision/mission/strategi skal sikre,

at der er et fælles fremadrettet mål med de initiativer

som igangsættes, og for at sikre dette anbefales det

at der bliver udarbejdet en række principper. Disse

principper tjener som nogle overordnede rammer

og retningslinjer som alle projekter skal følge.

Principperne tjener som rettesnor og sikrer at

projekter ikke får deres eget liv og ender i en anden

retning end den endelige vision/mission, som man

forsøger at nå gennem målarkitekturen (fremtidig

arkitektur). I den fællesoffentlige grønlandske

sektors tilfælde er dette målet om bedre

borgerservice og enklere administration.

Der udarbejdes først en række overordnede

principper, på baggrund af den overordnede

vision/mission. Disse principper danner herefter

grundlag for principper på de underliggende

niveauer, således at der udarbejdes principper for

systemer, processer, applikationer osv.

Det betyder som figuren til højre illustrerer, at der

er principper indenfor visioner og pejlemærker, som

så igen danner grundlag for de principper, der

udvikles på forretningsarkitektur niveau, og videre

til informationsarkitektur og endeligt helt ned til den

tekniske arkitektur.

Denne teknik betyder at den overordnede

vision/mission sikres helt ned på

appliaktionsniveau.

Et eksempel på et princip og opstillingen af dette:

Andre eksempler på hvad principper kan omhandle:

1. Genbrug

At it-løsninger skal være fleksible og

genbrugelige.

2. Interoperabilitet

Handler om at få selvstændige systemer til

at spille sammen.

3. Løs kobling

Kobling er graden af hvor meget hvert

program-modul er afhængig af hvert af de

andre moduler. Dermed reducerer løs

kobling risikoen for at en forandring i et

modul vil medføre forandringer i et andet

modul.

Det skal dog understrejes at alle organisationer har

principper, om de så er bevidste og nedskrevet eller

uformelle og endda ubevidste.

FORRETNING

I forbindelse med kortlægningen af ’forretningen’

giver det i Grønland ikke nødvendigvis mening at

snakke om hverken kommuner eller departementer

som selvstændige forretningsområder i forhold til

EA. Ofte vil der eksistere tydelige vertikale

forretningsområder (Lines of business), såsom

forretningsområder i en virksomhed, men i andre

tilfælde vil forretningsområder være noget der giver

mening i forhold til EA, og som ikke er en etableret

organisatorisk adskillelse.

I forhold til det fællesoffentlige it-samarbejde vil det

umiddelbart give mere mening at snakke om

serviceområder, som man f.eks. har gjort i Danmark

i forbindelse med FORM (fællesoffentlig

FOrretningsReferenceModel). Dette skyldes at det

ikke umiddelbart lader sig gøre i forhold til EA at se

departementer og kommuner som adskilte

segmenter, i og med at nogle forvaltningsområder

går på tværs af den lokale og centrale

administration, og da kommunerne ikke kan

betragtes som adskilte organisationer i forhold til it.

I forbindelse med modernisering og digitalisering af

den offentlige sektor igangsatte den digitale

taskforce FORM-projektet. I FORM indgår 12

serviceområder, der er en gruppering af

opgaveområder på tværs af den offentlige sektor i

større forvaltningsområder med fælles overordnet

formål og faglig/forvaltningsmæssig kunnen. At

FORM er en referencearkitektur giver en række

fordele, hvor nogle af dem er listet nedenfor:

Brugerne kan på længere sigt få mere sammenhængende arbejdsgange, fordi der er en fælles forståelse af arbejdsdelingen mellem systemerne / komponenterne.

Siloløsninger bliver mindre udbredte, idet en række vigtige arkitekturbeslutninger i projekterne kan tages ud fra fælles pejlemærker.

Funktionalitet og infrastruktur kan udvikles som fælles komponenter, frem for at blive udviklet taktisk fra løsning til løsning (system til system).

Det bliver nemmere at etablere arbejdsgange på tværs af organisationer, når integrationer baseres på fælles principper og standarder.

Det bliver billigere at vedligeholde løsningerne, når arbejdsdelingen mellem systemerne er mere klar.

Genbrug af integrationer og fælles komponenter (baseret på fælles standarder) bliver mulig, hvilket betyder mindre udgifter til integration mellem systemer.

TEKNIK

Som nævnt i indledningen så handler EA om at få it

til at understøtte forretningen. En kortlægning af en

organisations it-systemer, er derfor meget

nødvendigt hvis man skal skabe sig det ønskede

overblik. Hvis det lykkedes at kortlægge

organisationens it-landskaber, eksisterer der et stort

potentiale for optimering af processer og it-

systemer, hvilket kan spare både tid og penge. Alt

for mange virksomheder vælger at købe nye store

systemer, som skal erstatte de gamle små systemer, i

håb om at de får et mere sammenhængene it-

systemlandskab, som bedre kan understøtte

forretningen. Dette er dog ikke nødvendigvis

løsningen, og med en EA er det i stedet essentielt at

system- og proceslandskabet kortlægges først

således at man i nogle tilfælde får optimeret og

effektiviseret de systemer der anvendes i dag, inden

man køber nye. Endvidere får man også

værktøjerne til fremtidigt at tænke strategisk i

forhold til videreudvikling og indkøb af nye

systemer.

Teknik området i OIO modellen indeholder fire

emner, som man kan arbejde med og bør overveje i

sin EA proces. Det første områder er informations

arkitektur, som handler om at skabe et overblik

over de tilgængelige data der befinder sig i

organisationen, for derigennem at kunne samle

nogle af dem som er overlappende og skabe en

fælles dataplatform. I Grønland’s tilfælde kunne

eksemplet være en sammenlægning af de forskellige

registre, som ville resultere i ét eller to fælles

registre, i stedet for flere forskellige.

Resultatet af konsolideret data, er således at man får

mere præcise, fuldkomne og opdaterede data og

dette er med til at sikre at der tages bedre og

hurtigere beslutninger.

Servicearkitektur, er ligeledes et område som man

ofte i offentlige organisationer vælger at gøre brug

af. Serviceorienteret arkitektur (SOA) er et af

eksemplerne indenfor dette område. Det handler

om en komponent opdelt arkitektur, som skal sikre

en større fleksibilitet i forretningen. FORM er et

eksempel herpå, da denne har en serviceorienteret

tilgang til de offentlige services, og funktionaliteten

af disse services udvikles som komponenter, i stedet

for selvstændige it-systemer der ikke kan arbejde på

tværs af organisationen eller bruges i andre

sammenhænge. Dette er med til at sikre agilitet,

fleksibilitet samt genbrug.

Applikationsarkitekturen derimod handler om at

træffe nogle beslutninger omkring hvordan it-

systemer skal kunne snakke sammen. Her kan der

tages stilling til om man eksempelvis ønsker at gøre

brug af åbne standarder, og om dette vil bringe

værdi for organisationen eller ej. Hvis man vælger at

benytte sig af åbne standarder, vil man i højere grad

være leverandøruafhængig.

Det sidste område er teknologiarkitektur. Dette

område omhandler organisationens netværk samt

infrastruktur. Hvis man ønsker et samarbejde på

tværs af organisationen er det vigtigt at få kortlagt

datanettet, som vil danne rammen for en bedre

platform.

FORANDRING OG GAP ANALYSE

Efter kortlægningen af den nuværende arkitektur og

efter fremstillingen af den fremtidige arkitektur,

foretages der en gap analyse. Denne gap analyse

muliggør udarbejdelsen af en realistisk

migreringsplan fra den nuværende arkitektur til den

fremtidige arkitektur.

Måden man ofte gennemfører en EA på, er

igennem projekter og initiativer. Det vil sige at man

kommer fra den nuværende arkitektur til den

fremtidige arkitektur ved hjælp af nogle projekter,

som man igangsætter. Det som adskiller

”almindelige” projekter og EA projekter, er den

konkrete stillingtagen til projekterne, det vil sige

udvælgelsen samt prioriteringen af projekter. Man

vil lave en analyse af hvorfor de enkelte projekter er

vigtige, hvordan de relaterer sig til hinanden samt

konsekvenser af disse valg

Dermed handler EA i høj grad også om

porteføljestyring, hvor der bliver skabt et klart

overblik over hvor stort budgettet er, hvilke

projekter som er i gang, hvilke projekter som skal

sættes i gang samt hvilke projekter som skal

afsluttes.

Resultatet af porteføljestyring er en prioriteret

ressourceallokering, som giver optimeret

ressourceforbrug, hvorved organisationen sparer

både penge og tid.

GOVERNANCE OG STYRING

Rundt om hele EA modellen og værktøjerne ligger

governance, der består af følgende tre mekanismer:

Beslutningsstrukturer

Alignmentprocesser (dvs. processer som skal

sikre at adfærd sker i overensstemmelse med de

beslutninger som er blevet truffet)

Kommunikation

Det er essentielt at der etableres de nødvendige

beslutningsstrukturer, processer samt

kommunikationsstrategier, således at det sikres at

fælles principper og visioner for den fremtidige

arkitektur følges og overholdes på tværs af

organisationen.

Et eksempel på beslutningsstrukturer i det

fællesoffentlige Grønland er den fællesoffentlige it-

styregruppe. Et sådant organ er essentielt for et godt

samarbejde mellem Hjemmestyret og kommunerne,

og skal sikre at visionen om det fællesoffentlige it-

samarbejde bliver en succes.

Beslutninger er dog ikke nok alene, og må følges op

af processer der sikre at beslutningerne overholdes.

Et eksempel på dette kan være en

finansieringsmodel for at sikre tilstrækkelige midler

til de ønskede projekter eller service level

agreements (SLA’er). Sidst men ikke mindst er en

eller flere kommunikationstilgange afgørende for

at sikre at en EA bliver integreret samt forankret i

organisationen. Her kan man bl.a. gøre brug af

uddannelse – og af kommunikationsmidler kan man

benytte sig af intranet (EA portal), nyhedsbreve og

lignende.

OPSUMMERING

Hvis EA skal anvendes som et styringsværktøj i arbejdet med det fællesoffentlige it, er det vigtigt at alle de

involverede parter har det samme udgangspunkt. Med denne brochure har vi forsøgt at skabe fundamentet for

en fælles referenceramme. Brochuren skal endvidere fungere som informationsmateriale omkring den mulige

anvendelse af EA, samt som en generel introduktion til EA.

Den endelige rapport, som er tilgængelig pr. august 2009, indeholder en analyse af anvendelsen af EA i forhold

til de udfordringer som det fællesoffentlige it-samarbejde står med. Her præsenterer vi en konkret EA model, der

kan skabe værdi for arbejdet med det fællesoffentlige it i Grønland.