KREATYWNA EUROPA

Podprogram „Kultura”

WSPARCIE DLA PROJEKTÓW

WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ

PRZEWODNIK

W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy oryginalnym tekstem w języku angielskim a jego tłumaczeniem na dowolny inny język, za wersję wiążącą przyjmuje się wersję w języku

angielskim.

EACEA 29/2015

2

SPIS TREŚCI

1. Wstęp

2. Cele i priorytety

2.1 Cele i priorytety

2.2 Wytyczne

3. Harmonogram

4. Dostępny budżet

5. Wymogi dopuszczalności

6. Kryteria kwalifikowalności

6.1 Państwa uczestniczące

6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się

6.3 Projekty kwalifikujące się

6.4 Działania kwalifikowane

6.5 Okres kwalifikowalności

7. Kryteria wykluczające

7.1 Wykluczenie z udziału

7.2 Wykluczenie z przyznania grantu

7.3 Dokumenty dodatkowe

8. Kryteria wyboru

8.1 Zdolność operacyjna

8.2 Zdolność finansowa

9. Kryteria przyznawania grantu

10. Warunki finansowania

10.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności

10.2 Poręczenie

10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania

10.4 Metoda finansowania

11. Podwykonawstwo i udzielanie zamówień

12. Publikacja, komunikacja i rozpowszechnianie

12.1 Przez Beneficjentów

12.2 Przez Agencję i/lub Komisję

12.3 Komunikacja i rozpowszechnianie

13. Ochrona danych

14. Procedura składania i wyboru wniosków

14.1 Publikacja

14.2 Rejestracja (Portal Użytkownika Komisji Europejskiej)

14.3 Składanie wniosków o dofinansowanie

14.4 Procedura oceny

14.5 Decyzja o przyznaniu grantu

14.6 Obowiązujące zasady

14.7 Kontakty

Aneks 1 Glosariusz

Aneks 2 Wymagane dokumenty – lista kontrolna

Wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia wniosku, w szczególności elektroniczny formularz

aplikacyjny (e-form) oraz wskazówki dla wnioskodawców można znaleźć na stronie:

https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en

EACEA 29/2015

3

1. WSTĘP

Niniejszy przewodnik oparty jest na rozporządzeniu nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z

dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającym program „Kreatywna Europa” (2014 do 2020) 1.

Uwzględnia on także priorytety wynikające z polityki współpracy ustanowionej na szczeblu Unii

Europejskiej (dalej zwanej “UE”) w obszarze kultury. Europejska Agenda Kultury2, którą Komisja

Europejska przedstawiła w 2007 roku, ustaliła po raz pierwszy ramy współpracy kulturowej między

państwami członkowskimi UE oraz między państwami a Komisją.

Na tej podstawie, Rada Ministrów UE przyjęła Plan prac w dziedzinie kultury3, który określa

priorytety na lata 2015-2018, dążąc do podjęcia kluczowych wyzwań stojących przed organizacjami

kulturowymi oraz MŚP w sektorach kreatywnym i kulturowym na szczeblu krajowym oraz unijnym w

środowisku stale doświadczającym skutków globalizacji i cyfryzacji.

Zarówno Europejska Agenda Kultury, jak i Plan prac w dziedzinie kultury na lata 2015-2018 pomogą

lepiej zdefiniować oraz zrozumieć ramy polityki, w których działa Program „Kreatywna Europa”

(dalej zwany „Programem”) oraz ostateczne cele realizowane dzięki oferowanym przez program

możliwościom finansowania.

Komisja Europejska jest odpowiedzialna za wdrożenie Programu oraz podjęcie decyzji o udzieleniu

wsparcia z funduszy Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora

Audiowizualnego (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency), zwana dalej „Agencją”,

zarządza podprogramami „Kultura” i „MEDIA” w imieniu i pod kontrolą Komisji Europejskiej.

Ogólne informacje dotyczące programu „Kreatywna Europa” można znaleźć pod adresem:

http://ec.europa.eu/creative-europe/

2. CELE I PRIORYTETY

2.1 Cele i priorytety

Zgodnie z ramami, o których mowa w punkcie 1 niniejszego przewodnika, program ma na celu

wspieranie projektów dotyczących głównie mobilności transnarodowej, rozwoju publiczności (kultury

dostępnej oraz sprzyjającej włączeniu społecznemu) oraz budowania potencjału (zwłaszcza w sferze

cyfryzacji, nowych modeli biznesowych, a także kształcenia i szkolenia). Te priorytety programowe

zostały przedstawione poniżej w 5 grupach (A, B, C1, C2 i C3). Krótki opis budowania potencjału w

punkcie C ma jedynie charakter ilustracyjny i nakreślający kontekst.

Wspierane projekty powinny zatem zawierać uzasadnioną strategię oraz szczegółowy opis

planowanego sposobu realizacji jednego lub więcej priorytetów programowych. Przy składaniu

wniosków za pomocą systemu online, o którym mowa w punkcie 14.3, wnioskodawcy muszą

zaznaczyć maksymalnie 3 z 5 priorytetów, które najbardziej odpowiadają ich projektowi oraz ułożyć

priorytety według ich znaczenia.

1 Rozporządzenie nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające program „Kreatywna Europa”

zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 20 grudnia 2013 (Dz. Urz. L 347, str.

221). 2 Więcej informacji na temat Europejskiej Agendy Kultury można znaleźć na stronie:

http://ec.europa.eu/culture/policy/strategic-framework/index_en.htm 3 Więcej informacji na temat Planu prac w dziedzinie kultury 2015-2018 można znaleźć na stronie:

http://ec.europa.eu/culture/news/2014/2711-work-plan-culture_en.htm

EACEA 29/2015

4

Oprócz specyficznych cech programu i zgodnie z zasadą pomocniczości, wspierane projekty powinny

przyczyniać się do tworzenia europejskiej wartości dodanej w rozumieniu art. 5 rozporządzenia nr

1295/2013 ustanawiającego program „Kreatywna Europa”.

A) Mobilność transnarodowa

Mowa tu o transnarodowej mobilności artystów i osób zawodowo związanych z kulturą, jak również o

transnarodowym obiegu dzieł kultury i pracy twórczej, którego celem jest promowanie wymiany

kulturowej, dialogu międzykulturowego, zrozumienia dla różnorodności kulturowej i integracji

społecznej.

Mobilność transnarodowa jest osadzona w projektach współpracy. Jej cele muszą jednakże wykraczać

poza koordynację, zarządzanie i realizację projektu. W mobilności najbardziej liczą się efekty, a nie

jedynie fizyczne pokonywanie granic.

Rolą projektów dotyczących tego priorytetu jest stworzenie i opisanie rzeczywistej strategii

mobilności transgranicznej, której celem może być, między innymi:

- budowanie potencjału instytucji kultury uczestniczących w projekcie do pracy w wymiarze

transnarodowym i międzynarodowym,

- tworzenie, produkcja,

- doskonalenie umiejętności zawodowych, partnerskiego uczenia się, kształcenia/szkolenia,

- rozwój kariery artystów oraz osób zawodowo związanych z kulturą w wymiarze transnarodowym

i międzynarodowym,

- wkraczanie na nowe rynki,

- tworzenie sieci współpracy, budowanie partnerstwa i kontaktów,

- docieranie do nowej i szerszej publiczności,

- wyzwalanie dialogu międzykulturowego i szacunku dla różnych kultur oraz form wyrazu

kulturowego.

Współpraca z instytucjami kultury spoza UE powinna odzwierciedlać koncepcję roli kultury w

stosunkach zewnętrznych UE, jak podkreślono w punkcie 1 Europejskiej Agendy Kultury.

B) Rozwój publiczności

Rozwój publiczności oznacza przybliżanie ludzi do kultury. Jego celem jest bezpośrednie

zaangażowanie ludzi i społeczności w doświadczanie, czerpanie przyjemności oraz docenianie

walorów kultury i sztuki. Rozwój publiczności polega na współpracy z publicznością, a nie jedynie

pracy dla niej.

Rozwój publiczności jest nowym, ważnym priorytetem w programie „Kreatywna Europa”, który

pomaga europejskim artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą i ich dziełom w dotarciu do

jak największej liczby odbiorców na całym kontynencie, a także zwiększa dostęp do dóbr kultury dla

grup niedostatecznie reprezentowanych.

Celem opracowania strategii rozwoju publiczności może być zwiększenie liczby odbiorców, ich

dywersyfikacja lub pogłębienie relacji z istniejącymi odbiorcami (lub połączenie wszystkich

powyższych idei). Wnioskodawcy powinni wiedzieć, kim są ich aktualni odbiorcy oraz do jakich grup

odbiorców chcą dotrzeć w przyszłości. Rozwój publiczności powinien stanowić integralną część

projektu – poprzez udział odbiorców w planowaniu, produkcji, sztuce partycypacyjnej, dialogu

fizycznym, interakcji mediów społecznych, wolontariacie lub kreatywnym partnerstwie z innymi

sektorami (zdrowie, edukacja, handel detaliczny, itp.).

Realizacja strategii rozwoju publiczności wymaga zwykle przeszkolenia pracowników i przypisania

ich do konkretnych zadań. Szkolenia powinny być istotnym elementem każdej strategii na tym polu.

Przed wprowadzeniem strategii wnioskodawcy powinni przeprowadzić badania oraz dążyć do

EACEA 29/2015

5

zastosowania modeli segmentacji. Dobrą praktyką jest monitorowanie postępów i powodzenia działań

w obszarze rozwoju publiczności, między innymi poprzez gromadzenie informacji zwrotnej uzyskanej

od odbiorców (w sposób formalny lub nieformalny).

Możliwe kierunki, jakie należy przyjąć:

- projekty dotyczące budowania umiejętności w zakresie rozwoju publiczności dla działaczy

kultury/artystów jako jeden z ich głównych celów;

- projekty dotyczące współtworzenia, współprodukcji, występów rotacyjnych, itp. posiadające

wyraźną strategię rozwoju publiczności towarzyszącą projektowi tak, by nie skupiały się

wyłącznie na “aspekcie podaży”, ale także na “aspekcie popytu”, zapewniając, że działania

osiągną jak największy możliwy wpływ;

- wymóg, aby projekty obejmujące rezydenturę lub wymianę artystów wchodziły w interakcję z

lokalnymi społecznościami oraz odbiorcami, zamiast ograniczać ich doświadczenia w zakresie

mobilności do swoich najbliższych kolegów.

C) Budowanie potencjału

Budowanie potencjału oznacza pomoc osobom zawodowo związanym z kulturą w dalszym rozwijaniu

ich umiejętności oraz umiędzynarodowieniu ich kariery, aby ułatwić im dostęp do nowych perspektyw

zawodowych, a także stworzyć warunki do zwiększenia ponadnarodowego obiegu dzieł kultury i

pracy twórczej oraz do nawiązania współpracy transgranicznej. Działania te mogą przybrać wiele

form. Trzy najważniejsze przedstawiono poniżej, a każda z nich stanowi odrębny priorytet

programowy.

C.1) Cyfryzacja

Cyfryzacja ma ogromny wpływ na to, jak towary z branży kultury i branży twórczej są

wytwarzane, rozpowszechniane, udostępniane, konsumowane oraz monetyzowane. Zmiany na

tym polu oferują szerokie możliwości dla sektora kultury i sektora kreatywnego. W celu

wykorzystania tych możliwości, sektory kultury i kreatywny muszą rozwijać nowe umiejętności

pozwalające na nowe metody produkcji i dystrybucji oraz nowe modele biznesowe.

Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera w związku z tym projekty o

charakterze ponadnarodowym, umożliwiające działaczom sektora kultury i branży twórczej

dostosowanie do cyfryzacji poprzez zachęcanie do korzystania z technologii cyfrowych, od

produkcji do dystrybucji i konsumpcji. Działania mogą obejmować organizację warsztatów,

testowanie nowych kanałów dystrybucji poprzez media cyfrowe lub rozwój narzędzi służących do

digitalizacji treści kulturowych. Te – a także inne – działania w większości przypadków będą

ściśle powiązane z rozwojem publiczności lub powstaniem nowych modeli biznesowych, a

wnioskodawcy powinni uwzględnić te związki i wyjaśnić, co jest głównym celem działania.

Projekty mające na celu realizację tego priorytetu powinny charakteryzować się innowacyjnym

podejściem i wychodzić poza samą digitalizację treści.

C.2) Nowe modele biznesowe

Możliwości oferowane przez nowe technologie stwarzają konieczność opracowania i testowania

nowych modeli przychodów, zarządzania i marketingu w sektorze kulturalnym. Jednocześnie,

podmioty działające w sektorze kultury i kreatywnym powinny rozwijać swoje umiejętności

finansowe i biznesowe, co pozwoli im osiągać lepsze wyniki rynkowe oraz w pełni korzystać z

możliwości finansowania zmieniających się wraz z kontekstem finansowym.

Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera ponadnarodowe projekty, które

doskonalą umiejętności biznesowe podmiotów sektora kultury i kreatywnego, aby mogły one

lepiej zrozumieć zmieniający się kontekst gospodarczy i znaleźć nowe źródła dochodów lub nowe

EACEA 29/2015

6

modele zarządzania pozwalające na lepszą wydajność i niższe koszty. Mogą to być (lista nie jest

wyczerpująca) organizacja warsztatów, tworzenie miejsc współpracy i współtworzenia,

opracowywanie oraz testowanie nowych rozwiązań biznesowych i modeli zarządzania, a także

inne działania związane z umiejętnościami w zakresie przedsiębiorczości dla sektora kultury i

kreatywnego.

Wnioskujący powinni uwzględnić ścisłe powiązania między niniejszym priorytetem oraz innymi

(cyfryzacja, rozwój publiczności) i określić ich podstawowy cel oraz skutki oddziaływania na

inne priorytety.

C.3) Szkolenie i kształcenie

Umożliwienie ludziom zdobycie nowych umiejętności, które wzbogacą ich życie zawodowe oraz

zwiększą ich szanse na rynku pracy, jest jednym z nadrzędnych priorytetów działań Unii

Europejskiej. Szkolenia oraz kształcenie w zakresie sztuki i kultury stanowią integralną część tych

starań.

Podprogram „Kultura” programu „Kreatywna Europa” wspiera ponadnarodowe projekty

oferujące uczestnikom możliwość zdobycia nowych umiejętności i poprawy zdolności

zatrudnienia, czy to poprzez kształcenie formalne w uznanych szkołach uczestniczących w

projektach, czy to za pośrednictwem nieformalnych działań ukierunkowanych na kształcenie

artystyczne lub zdobywanie miękkich umiejętności w sektorze kultury i sztuki.

Logiczne połączenie tego priorytetu z innymi należy do dobrych praktyk i wymaga

szczegółowego objaśnienia.

2.2 Wytyczne

Obszar ten oferuje dwa rodzaje wsparcia. W zależności od skali, potrzeb, charakteru i celów projektu

(zwanych również "działaniami"), lider projektu oraz partnerzy (zwani również „wnioskodawcami”),

będą musieli zdecydować się na aplikowanie do kategorii 1 albo kategorii 2:

Kategoria 1 – Projekty współpracy na mniejszą skalę

Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mających

siedziby w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w Podprogramie „Kultura”, o

maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym 200 000 euro.

Kategoria 2 – Projekty współpracy na większą skalę

Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających

siedziby w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w Podprogramie „Kultura”, o

maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym 2 000 000 euro.

Przykładowe rodzaje działań, które mogą być wspierane w ramach projektów, jeśli przyczyniają się

one do powyższych priorytetów, są następujące (należy zauważyć, że lista nie jest wyczerpująca):

- Wymiany uczestników sektora kultury mające na celu budowanie kompetencji

umożliwiających im pozyskiwanie umiejętności i know-how niezbędnego do przystosowania

się do zmieniającego się środowiska (digitalizacja, nowe modele działalności gospodarczej i

zarządzania, nowe podejścia do rozwoju publiczności, wspieranie małych organizacji w

rozwoju gotowości biznesowej przy wnioskowaniu o kredyty bankowe). Może to obejmować

sesje szkoleniowe, warsztaty, przygotowanie w tym celu materiałów, stron internetowych,

itp..;

EACEA 29/2015

7

- Wymiany uczestników sektorów kultury między państwami, w tym długoterminowe pobyty i

rezydentury, które pomogą artystom lub osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju

zawodowym. Podczas tych pobytów, działania mogą obejmować tworzenie prac

artystycznych, w tym tworzenie prac zbiorowych i współprodukcji, które następnie są

przedstawiane lub eksponowane w formie wydarzeń mobilnych w rożnych państwach. Na

tyle, na ile to możliwe, powinny one również obejmować szkolenia i działania mające na celu

rozwój publiczności oraz interakcję z lokalnymi społecznościami, w tym inicjatywy mające na

celu dotarcie do grup zwykle niedostatecznie reprezentowanych;

- Spotkania organizacji kulturowych (np. sale koncertowe, opery, teatry, festiwale, orkiestry,

zespoły muzyczne, grupy teatralne) z różnych państw, mające na celu wspólne

wyprodukowanie i/lub wykonanie oraz występy w trakcie trasy rotacyjnej na różnorodnych

scenach i podczas wielu wydarzeń w różnych państwach, lub podczas pojedynczego

wydarzenia, pod warunkiem, że jest to rozpoznawalne wydarzenie o szerokim

międzynarodowym zasięgu, które może oddziaływać w innych państwach. Wspólne

produkcje mogą obejmować dzieła nowe lub awangardowe. Działania promocyjne oraz

ukierunkowane na rozwój publiczności muszą zostać uwzględnione w celu przyciągnięcia

szerszych grup odbiorców, ułatwienia odbiorcom dostępu do złożonych dzieł oraz poszerzenia

dostępu dla grup niedostatecznie reprezentowanych. Działania te powinny pomagać

artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym, pomagać artystom

oraz ich dziełom w docieraniu do szerszego grona odbiorców w całej Europie i poza nią,

pomagać wydłużać trwałość produkcji oraz pomagać organizacjom w nawiązywaniu trwałej

współpracy z nowymi partnerami w innych państwach oraz tworzeniu dla nich nowych

perspektyw zawodowych.

- Ponadnarodowe wymiany dzieł sztuki o szczególnym wymiarze europejskim: wymiany te nie

muszą prowadzić do powstania nowych dzieł, lecz mogą pozwolić na obieg nowych i już

istniejących, np. poprzez wystawy rotacyjne pomiędzy różnymi partnerami lub wypożyczanie

eksponatów z danego muzeum do muzeów w innych państwach, ze szczególnym naciskiem

na poszerzanie i powiększanie grup odbiorców tych dzieł, a także zwiększanie trwałości

wystaw.

3. HARMONOGRAM

Wstępny harmonogram dla zaproszeń do składania wniosków na rok 2016 jest następujący:

Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:

Publikacja

zaproszenia

do składania

wniosków

Termin

składania

wniosków

Okres oceny

wniosków

Informacje dla

wnioskodawcó

w

Podpisanie

umów o

grant

Data rozpoczęcia

działań

lipiec 2015 Pierwsza

środa

października

2015 – 12.00

(południe)

czasu

brukselskiego

6 miesięcy marzec 2016 kwiecień

2016

Od maja do

grudnia 2016

Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę:

Publikacja

zaproszenia

do składania

wniosków

Termin

składania

wniosków

Okres oceny

wniosków

Informacje dla

wnioskodawcó

w

Podpisanie

umów o

grant

Data

rozpoczęcia

działań

lipiec 2015 Pierwsza 6 miesięcy marzec 2016 maj 2016 Od czerwca do

EACEA 29/2015

8

środa

października

2015 – 12.00

(południe)

czasu

brukselskiego

grudnia 2016

Wstępny harmonogram na kolejne lata jest następujący:

Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:

Publikacja

zaproszenia

do składania

wniosków

Termin

składania

wniosków

Okres oceny

wniosków

Informacje dla

wnioskodawcó

w

Podpisanie

umów o

grant

Data rozpoczęcia

działań

lipiec roku n-

1

Pierwsza

środa

października

roku n-1

6 miesięcy marzec roku

n

kwiecień

roku n

Od maja do

grudnia roku n

Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę

Publikacja

zaproszenia

do składania

wniosków

Termin

składania

wniosków

Okres oceny

wniosków

Informacje dla

wnioskodawcó

w

Podpisanie

umów o

grant

Data

rozpoczęcia

działań

lipiec roku n-

1

Pierwsza

środa

października

roku n-1

6 miesięcy marzec roku

n

maj roku n Od czerwca do

grudnia roku

n

Jeśli termin składania wniosków upływa w dzień świąteczny w państwie wnioskodawcy, nie ulega on

przedłużeniu. Wnioskodawcy muszą to uwzględnić przy planowaniu składania swoich wniosków.

4. DOSTĘPNY BUDŻET

Całkowity budżet dostępny na dofinansowanie projektów w ramach tego obszaru szacowany jest na

70% całkowitego budżetu podprogramu „Kultura” programu „Kreatywna Europa” (tj. 454,8 milionów

euro), czyli około 318 milionów euro w latach 2014-2020.

Każdego roku podczas trwania programu Komisja Europejska oraz Agencja opublikują roczny

program prac, w którym podany będzie budżet przeznaczony na Projekty Współpracy na dany rok.

Wsparcie finansowe UE nie może przekroczyć 60% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii

1 – projekty współpracy na mniejszą skalę oraz 50% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii

2 – projekty współpracy na większą skalę. Pozostała kwota musi być zapewniona przez

wnioskodawców.

Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich dostępnych funduszy.

5. WYMOGI DOPUSZCZALNOŚCI

Wnioski muszą spełniać następujące wymogi:

EACEA 29/2015

9

- muszą być wysłane nie później niż w terminie składania wniosków, o którym mowa w

punkcie 3 niniejszego przewodnika;

- muszą być złożone w formie pisemnej na formularzu on-line (patrz punkt 14 niniejszego

przewodnika);

- muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych UE

- muszą być wypełnione w całości, i zawierać wszystkie niezbędne podpisane załączniki

(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).

Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski wypełnione i wysłane w wersji elektronicznej.

Do formularza wniosku należy dołączyć zrównoważony budżet oraz wszystkie inne dokumenty, o

których mowa w formularzu. Niezastosowanie się do tych wymagań będzie prowadziło do odrzucenia

wniosku.

W celu złożenia wniosku, wnioskodawcy (lider projektu oraz partnerzy) muszą podać swój kod

identyfikacyjny uczestnika (PIC) w formularzu zgłoszeniowym. PIC można uzyskać poprzez

rejestrację organizacji w Centralnym Systemie Rejestracji (URF) w Portalu Użytkownika. Centralny

System Rejestracji jest narzędziem wykorzystywanym także przez inne usługi Komisji Europejskiej.

Jeśli wnioskujący (lider projektu oraz partnerzy) posiada już kod PIC, który był wcześniej

wykorzystany przy okazji innych programów (na przykład programów badawczych), ten sam kod jest

ważny dla niniejszego zaproszenia do złożenia wniosku.

Portal Użytkownika umożliwia wnioskodawcom (liderowi projektu oraz partnerom) przesłanie lub

aktualizację informacji dotyczących ich statusu prawnego oraz dołączenie wymaganych dokumentów

prawnych i finansowych (patrz punkt 14.2 w celu uzyskania dalszych informacji).

6. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI

Wnioski spełniające poniższe kryteria będą poddane dogłębnej ocenie.

6.1 Państwa uczestniczące

Wnioski składane przez osoby prawne mające siedzibę w państwie należącym do jednej z poniższych

kategorii kwalifikują się, o ile spełnione są wszystkie warunki, o których mowa w artykule 8

rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program „Kreatywna Europa”, a Komisja rozpoczęła

negocjacje z danym państwem:

1. Państwa członkowskie UE oraz kraje i terytoria, które kwalifikują się do udziału w programie

zgodnie z art. 58 decyzji Rady 2001/822/WE4;

2. Państwa przystępujące, państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące korzystające ze

strategii przedakcesyjnej, zgodnie z zasadami i warunkami ogólnymi uczestnictwa tych państw w

programach unijnych, ustalonymi w odpowiednich umowach ramowych, decyzjach Rady

Stowarzyszenia lub innych podobnych umowach;

3. Państwa EFTA będące stronami Porozumienia EOG, zgodnie z postanowieniami porozumienia

EOG;

4. Konfederacja Szwajcarska, na podstawie dwustronnej umowy, która zostanie zawarta z tym

państwem;

5. Państwa objęte europejską polityką sąsiedztwa, zgodnie z procedurami określonymi wspólnie z

tymi państwami po zawarciu umów ramowych dotyczących ich uczestnictwa w programach Unii

Europejskiej.

4 Decyzja Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów

zamorskich ze Wspólnotą Europejską ("decyzja o stowarzyszeniu zamorskim") (Dz. Urz. L 314 z 30 listopada

2001 r., str. 1).

EACEA 29/2015

10

Agencja może wybrać propozycje złożone przez wnioskodawców spoza państw Unii Europejskiej,

pod warunkiem, że w dniu wydania decyzji o przyznaniu grantu podpisane i zgłoszone były

porozumienia określające zasady uczestnictwa tych państw w programie ustanowionym

rozporządzeniem, o którym mowa powyżej.

Zaktualizowany wykaz państw spełniających kryteria, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr

1295/2013 oraz tych, z którymi Komisja rozpoczęła negocjacje, dostępny jest pod adresem:

http://ec.europa.eu/culture/opportunities/documents/eligible-countries_en.pdf

6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się

6.2.1 Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) muszą być aktywnymi uczestnikami sektorów kultury

i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady,

ustanawiającego program „Kreatywna Europa”. Wymagane jest przedstawienie dokumentów

poświadczających taką działalność (np. statut/umowa spółki, sprawozdania z działalności).

Lider projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów. W związku z tym,

wnioski muszą zawierać listy mandatowe od organizacji partnerskich potwierdzające ich uczestnictwo

(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).

6.2.2 Przy składaniu wniosku, zarówno lider projektu, jak i partnerzy muszą wykazać, że posiadają

osobowość prawną od co najmniej 2 lat w dniu składania wniosku, o którym mowa w punkcie 3.

niniejszego przewodnika.

Wnioski o przyznanie grantu nie mogą być składane przez osoby fizyczne.

6.3 Projekty kwalifikujące się

W zależności od skali, potrzeb, charakteru, celów i priorytetów projektu, wnioskodawcy będą musieli

zdecydować się na złożenie wniosku należącego do jednej z poniższych kategorii: 1 – projekty

współpracy na mniejszą skalę, lub 2 – projekty współpracy na większą skalę.

Prosimy zwrócić uwagę, że lider projektu może złożyć wniosek tylko jeden raz w roku w kategorii

1 albo w kategorii 2. Wnioskodawca zgłaszający się jako lider projektu w ramach kategorii 1 lub

kategorii 2 może być partnerem w innych projektach zgłoszonych przez innego lidera projektu w

ramach kategorii 1 lub kategorii 2.

Kategoria 1 – projekty współpracy na mniejszą skalę

Kategoria ta obejmuje projekty:

- w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mający siedzibę

prawną w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w podprogramie „Kultura”

programu „Kreatywna Europa”. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją

siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1.;

- które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 200 000 euro, stanowiącej

maksymalnie 60% całkowitego budżetu kwalifikowanego.

W przypadku wyboru wniosku i przyznania grantu, lider projektu kategorii 1 może złożyć wniosek dla

nowego projektu kategorii 1 lub kategorii 2 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków.

Kategoria 2 – projekty współpracy na większą skalę

Kategoria ta obejmuje projekty:

EACEA 29/2015

11

- w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających

siedzibę prawną w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w podprogramie

„Kultura” programu „Kreatywna Europa”. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć

swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1;

- które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 2 000 000 euro,

stanowiącej maksymalnie 50% całkowitego budżetu kwalifikowanego.

W przypadku przyznania grantu, lider wybranego projektu kategorii 2 nie będzie uprawniony do

złożenia innych wniosków w ramach kategorii 2 tak długo, jak projekt będzie realizowany. Oznacza

to, że lider realizowanego projektu kategorii 2 nie jest uprawniony do tego, by być liderem innego

projektu kategorii 2, chyba że okres kwalifikowalności wybranego projektu współpracy zostanie

zakończony, gdy rozpocznie się okres kwalifikowalności kolejnego projektu kategorii 2, dla którego

składa on wniosek jako lider projektu. Liderzy będących w toku projektów kategorii 2 mogą jednak

składać wnioski zgłoszeniowe dla nowych projektów kategorii 1 w ramach późniejszych zaproszeń do

składania wniosków.

Dla obu kategorii Projektów Współpracy, projekt musi opierać się na umowie o współpracy zawartej

pomiędzy liderem projektu a partnerami. Umowa o współpracy musi określać wszystkie prawne i

finansowe warunki współpracy pomiędzy partnerami, a także ich obowiązki operacyjne w trakcie

realizacji projektu.

6.4 Działania kwalifikowane

Działania kwalifikujące się, które zostaną wzięte pod uwagę, to te, które prowadzą do osiągnięcia

celów i priorytetów określonych w punkcie 2. niniejszego przewodnika.

Działania muszą dotyczyć sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr

1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program „Kreatywna Europa”. W

ramach podprogramu „Kultura” nie kwalifikują się działania dotyczące wyłącznie sektora

audiowizualnego. Jednakże działania audiowizualne są kwalifikowane jeśli pełnią one jedynie funkcję

pomocniczą wobec nieaudiowizualnych sektorów kultury i kreatywnego.

6.5 Okres kwalifikowalności

Działania muszą rozpocząć się między czerwcem roku n a grudniem roku n dla projektów współpracy

na większą skalę lub między majem a grudniem roku n dla projektów współpracy na mniejszą skalę.

Grant UE może zostać przyznany dla projektu już rozpoczętego, jeśli wnioskodawca udowodni, że

wystąpiła potrzeba rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W każdym przypadku Agencja

będzie musiała zatwierdzić uzasadnienie konieczności rozpoczęcia projektu przed podpisaniem

umowy, zaś projekt nie może rozpocząć się przed upływem terminu składania wniosków wskazanego

w punkcie 3. niniejszego przewodnika.

Nie będą przyznane granty wsteczne na projekty już ukończone.

Zarówno dla projektów współpracy na większą skalę, jak i na mniejszą skalę, maksymalny czas

trwania projektu to 48 miesięcy.

Wnioski dotyczące projektów zaplanowanych na dłuższy okres niż określono w niniejszym

przewodniku nie będą uznawane za kwalifikujące się.

Przedłużenie okresu kwalifikowalności wykraczające poza maksymalny czas trwania nie będzie

przyznawane.

EACEA 29/2015

12

Jednakże, jeśli po podpisaniu umowy oraz po rozpoczęciu projektu, dla beneficjenta stanie się

niemożliwe ukończenie projektu w zaplanowanym okresie z w pełni uzasadnionych przyczyn

pozostających poza jego kontrolą, przedłużenie okresu kwalifikowalności może być przyznane w

trybie wyjątkowym. Przedłużenie o maksymalnie 12 miesięcy może być przyznane na wniosek

zgłoszony przed upływem terminu określonego w umowie. Wówczas maksymalny czas trwania

będzie wynosił 60 miesięcy.

Jedynie wnioski spełniające wymogi dopuszczalności i kryteria kwalifikowalności zostaną

zakwalifikowane do otrzymania dofinansowania. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, do

wnioskodawcy zostanie wysłane pismo z uzasadnieniem.

7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE

7.1 Wykluczenie z udziału

Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) zostaną wykluczeni z uczestnictwa w zaproszeniu do

składania wniosków, jeśli znajdują się w którejkolwiek z poniższych sytuacji:

(a) są w stanie upadłości lub są przedmiotem postępowania upadłościowego, ich działalność jest

poddana zarządowi sądowemu, zawarli ugodę z wierzycielami, zawiesili działalność, są

przedmiotem postępowań w powyższych sprawach lub znajdują się w innej analogicznej

sytuacji powstałej w wyniku podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie krajowym;

(b) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub

kontrolne zostali skazani za przestępstwo w związku z działalnością zawodową orzeczeniem

właściwego organu państwa członkowskiego, który ma powagę rzeczy osądzonej;

(c) są winni poważnego wykroczenia zawodowego, udowodnionego dowolnymi środkami, które

może uzasadniać odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający, łącznie z decyzjami Europejskiego

Banku Inwestycyjnego oraz organizacji międzynarodowych;

(d) nie dopełnili obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub kwot podatków

zgodnie z ustawodawstwem państwa, w którym są zarejestrowani, lub z przepisami prawa

państwa odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego lub z przepisami prawa państwa, w

którym umowa ma być wykonywana;

(e) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub

kontrolne zostali skazani prawomocnym wyrokiem sądu za dopuszczenie się nadużyć

finansowych, korupcji, udziału w organizacji przestępczej, pranie pieniędzy, lub jakiekolwiek

inne przestępstwo naruszające interesy finansowe UE;

(f) podlegają karze administracyjnej, o której mowa w art. 109(1) rozporządzenia (UE, Euratom) nr

966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z października 2012 r. w sprawie reguł

finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii5 zwanego dalej

„rozporządzeniem finansowym").

7.2 Wykluczenie z przyznania grantu

Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcie finansowe, jeśli podczas trwania procedury

przyznawania grantu:

(a) znajdują się w sytuacji konfliktu interesów;

(b) są winni złożenia nieprawdziwych informacji wymaganych przez Agencję jako warunku udziału

w procedurze przyznania grantu, lub też nie złożą tych informacji.

(c) znajdują się w jednej z sytuacji wykluczających, o których mowa w punkcie 7.1 powyżej.

5 Dz. Urz. L 298, 26 października 2012 r, str.1

EACEA 29/2015

13

Kary administracyjne i finansowe mogą zostać nałożone na wnioskodawców, którzy są winni złożenia

nieprawdziwych informacji lub w przypadku stwierdzenia poważnego naruszenia zobowiązań

umownych w ramach wcześniejszej procedury przyznawania grantu.

7.3 Dokumenty dodatkowe

Osoby ubiegające się o grant w kwocie przewyższającej 60 000 euro muszą podpisać oświadczenie

honorowe potwierdzające, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa powyżej w

punktach 7.1 oraz 7.2, wypełniając stosowny formularz, jaki należy dołączyć do wniosku

aplikacyjnego, który dostępny jest na stronie:

http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding_en.

8. KRYTERIA WYBORU

Wnioskodawcy muszą złożyć oświadczenie honorowe, wypełnione i podpisane, potwierdzające ich

osobowość prawną oraz ich zdolność finansową i operacyjną do realizacji proponowanych działań.

8.1 Zdolność operacyjna

Wnioskodawcy muszą posiadać kompetencje zawodowe oraz odpowiednie kwalifikacje niezbędne do

realizacji proponowanego projektu. W związku z tym lider projektu musi złożyć oświadczenie

honorowe, a dla osób ubiegających się o dofinansowanie powyżej 60 000 EUR następujące

dokumenty towarzyszące:

- kopie sprawozdań z działalności organizacji aplikujących (lidera projektu i partnerów) z

ostatnich dwóch lat. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku wydali tylko jedno

sprawozdanie z działalności z powodu ich daty założenia będą upoważnieni do przedstawienia

tyko tego sprawozdania.

Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych stosowanych przez

wnioskodawców w celu zrealizowania proponowanego projektu.

8.2 Zdolność finansowa

Wnioskodawcy muszą posiadać stałe i wystarczające źródła finansowania w celu utrzymania swojej

działalności przez okres jej wykonywania oraz uczestniczyć w jej finansowaniu. Zdolność finansowa

wnioskodawców zostanie oceniona na podstawie następujących dokumentów dodatkowych, które

należy przedłożyć wraz z wnioskiem:

- dla wszystkich wniosków, oświadczenie honorowe lidera projektu;

- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad 60 000 EUR, sprawozdania

finansowe lidera projektu (w tym bilans i rachunek zysków i strat, wraz z załącznikami) z

dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki. Wnioskodawcy, którzy na

dzień składania wniosku zamknęli tyko jeden rok finansowy, będą upoważnieni do

przedstawienia sprawozdania tylko za ten rok;

- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad 60 000 EUR, oświadczenie o

zdolności finansowej lidera projektu, zawierające odpowiednie ustawowe dane księgowe w

celu obliczenia współczynnika, jak wyszczególniono w formularzu;

- w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości 750 000 EUR, sprawozdanie z audytu

przeprowadzonego przez biegłego rewidenta potwierdzające sprawozdania finansowe za

ostatni rok finansowy.

Jeżeli na podstawie przedstawionych dokumentów, Agencja uzna, że nie przedstawiono dowodów na

istnienie zdolności finansowej lub nie jest ona wystarczająca, może:

EACEA 29/2015

14

- zażądać poręczenia (patrz punkt 10.2 niniejszego przewodnika) wystawionego przez

zatwierdzony bank, instytucję finansową, wspólnego poręczenia od strony trzeciej lub

beneficjentów projektu;

- zaoferować umowę o grant bez przedpłaty i dokonać płatności okresowej(-ych) na podstawie

poniesionych już wydatków kwalifikowanych, gdy projekt jest już częściowo zrealizowany.

Agencja zastrzega sobie prawo do odrzucenia wniosku, jeśli którakolwiek z tych dwóch opcji,

niezależnie od przyczyny, nie może zostać zrealizowana.

Weryfikacja zdolności finansowej nie dotyczy organów publicznych lub organizacji

międzynarodowych podlegających prawu publicznemu. Nie dotyczy również placówek kształcenia

oraz placówek szkoleniowych, jeśli zdecyduje tak właściwy urzędnik na podstawie analizy ryzyka

związanego z zarządzaniem.

9. KRYTERIA PRZYZNAWANIA GRANTU

Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów:

Kryterium Definicja Maks. liczba punktów

1. Zgodność z celami programu Czy wniosek przyczynia się do

realizacji celów i priorytetów

programu?

30

2. Jakość treści i działań Jak realizowany jest projekt? 30

3. Komunikacja i

rozpowszechnianie

Jakie jest podejście projektu do

komunikowania działań oraz

dzielenia się wiedzą i

doświadczeniami z sektorem

oraz ponad granicami?

20

4. Jakość partnerstwa Jaka jest jakość partnerstwa w

odniesieniu do skutecznej

realizacji i trwałości?

20

1. Zgodność z celami programu (30)

Kryterium to pozwala ocenić, w jaki sposób projekt, w oparciu o priorytety programowe

wymienione w punkcie 2. niniejszego przewodnika, przyczyni się do wzmocnienia

profesjonalizacji oraz zdolności do działania na szczeblu ponadnarodowym oraz

międzynarodowym, promowania ponadnarodowego obiegu dzieł sektora kultury i kreatywnego,

mobilności artystów, a także poprawy dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego.

W tym celu, projekt powinien zawierać uzasadnioną strategię do realizacji priorytetu/ów

programowych zdefiniowanych w punkcie 2., poprzez udzielenie odpowiedzi na poniższe

pytania:

Jaka jest adekwatność projektu względem jednego lub więcej z poniższych priorytetów

uznawanych za kluczowe do osiągnięcia celów podprogramu Kultura:

o Mobilność transnarodowa artystów i twórców kultury oraz/lub ponadnarodowa cyrkulacja

dzieł kultury oraz kreatywnych

o Rozwój publiczności

o Budowanie zdolności w kontekście dostosowania do cyfryzacji i zachęcanie do

korzystania z technologii cyfrowych

o Budowanie zdolności w kontekście podniesienia umiejętności biznesowych

o Budowanie zdolności w kontekście nabywania nowych umiejętności i zwiększania szans

na zatrudnienie

Na ile przekonujące, jasno określone i innowacyjne są strategie proponowane w celu

osiągnięcia powyższego priorytetu(ów), które projekt zamierza zrealizować?

EACEA 29/2015

15

− W jakim stopniu projekt ma na celu przyniesienie rezultatów, które wykraczają poza

wyłączny interes partnerów i bezpośrednich uczestników i mają potencjalny wpływ

długoterminowy?

− W jakim stopniu projekt jest komplementarny do działań kulturalnych realizowanych na

poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym?

2. Jakość treści i działań (30)

Kryterium to służy ocenie, jak projekt będzie realizowany w praktyce (jakość działań i

rezultatów, doświadczenie personelu odpowiedzialnego za projekt i organizację pracy).

Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane działania przeznaczone do realizacji w ramach

projektu?

Jak wyraźnie cele i działania w ramach projektu związane są ze zidentyfikowanymi

potrzebami grup docelowych?

Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane produkty (rezultaty) i jak mają się one do

ogólnych celów projektu?

Czy przewidziana jest ocena jakościowa i ilościowa wyników i jak bardzo jest ona przejrzysta

i odpowiednia?

Jak istotne jest doświadczenie zespołu biorącego udziału w projekcie, np. z punktu widzenia

umiejętności organizacyjnych, doświadczenia oraz historii dokonań w sektorach kultury i

kreatywnym, komunikacji i umiejętności językowych? W tym celu ocenione zostaną CV osób

odpowiedzialnych za zgłoszony projekt w ramach organizacji wnioskodawcy oraz każdej

instytucji partnerskiej.

Jak adekwatna jest alokacja budżetu i zasobów ludzkich do działań podjętych w ramach

projektu?

Na ile jasny i realistyczny jest harmonogram realizacji działań projektowych?

3. Komunikacja i rozpowszechnianie (20)

Kryterium to pozwala na ocenę zastosowanego w projekcie podejścia do komunikowania działań

oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami. Celem jest tu

maksymalizacja wpływu wyników projektu poprzez jak najszersze ich udostępnienie na

szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim tak, aby wykroczyły one poza osoby

bezpośrednio zaangażowane w projekt oraz osiągnęły wpływ wykraczający poza czas trwania

projektu.

Na ile przejrzysta i adekwatna jest strategia komunikowania działań sieci partnerów, z

uwzględnieniem celów, grup docelowych, narzędzi6, kanałów

7, mediów, wpływu i

harmonogramu?

Jak widoczne będzie wsparcie UE przez cały czas trwania projektu i po jego zakończeniu,

oraz w jaki sposób przyczyni się to do poprawy wizerunku UE?

Jak i do kogo będą rozpowszechniane doświadczenie i wiedza uzyskane w ramach projektu na

szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i/lub europejskim, również po zakończeniu

projektu?

4. Jakość partnerstwa (20)

Kryterium to ocenia do jakiego stopnia ogólna organizacja i koordynacja projektu zapewnią

skuteczną realizację działań oraz przyczynią się do ich trwałości.

6 6 Przykładami „narzędzi” są: publikacje, materiały promocyjne: ulotki, plakaty, gadżety, materiały audiowizualne, biuletyny

informacyjne, bazy danych, itp. 7 Przykłady „kanałów” to: Internet, media społecznościowe (Facebook, Twitter, YouTube), wydarzenia: konferencje, seminaria,

warsztaty, itp.

EACEA 29/2015

16

W jaki sposób zdefiniowane zostało partnerstwo i do jakiego stopnia zapewnia ono silne

zaangażowanie wszystkich partnerów oraz wyraźny podział zadań między nimi?

W jaki sposób zapewniona została trwałość partnerstwa po zakończeniu projektu?

Do jakiego stopnia partnerstwo wykracza poza bezpośrednich sąsiadów geograficznych

organizacji i włącza partnerów z różnych regionów europejskich?

Tylko dla projektów obejmujących współpracę z organizacją (ami) mającymi siedzibę w tych

państwach, o których mowa w ustępach 2, 4 i 5 punktu 6.1 przewodnika: W jakim stopniu

współpraca z podmiotami spoza UE odzwierciedla koncepcję roli kultury w stosunkach

zewnętrznych UE, jak określono w Europejskiej Agendzie Kultury?

10. WARUNKI FINANSOWANIA

Wsparcie UE stanowi bezpośredni wkład finansowy w formie grantu mającego na celu sfinansowanie

działań (zwanych również „projektem”), które mają pomóc w realizacji celów polityki UE. Wsparcie

oparte jest na zasadzie współfinansowania i stanowi dopełnienie środków własnych wnioskodawcy,

przychodów uzyskanych dzięki działaniom oraz wkładów pozyskanych od stron trzecich.

Akceptacja wniosku przez Agencję nie stanowi zobowiązania do udzielenia wsparcia UE w kwocie

wnioskowanej przez beneficjenta. Co więcej, w żadnym wypadku kwota przyznana nie może

przekroczyć wnioskowanej kwoty (patrz sekcja 14.4.2 przewodnika – faza dostosowawcza).

Przyznanie dotacji nie stanowi uprawnienia do finansowania kolejnych latach.

10.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności

10.1.1 Postanowienia umowy

W przypadku przyznania grantu przez Agencję do lidera projektu zostaje wysłana umowa o grant

wyrażony w euro, szczegółowo określająca warunki oraz poziom finansowania, łącznie z procedurą

mającą na celu sformalizowanie obowiązków stron.

Dwa egzemplarze umowy muszą zostać podpisane przez lidera projektu w imieniu wszystkich

partnerów (lider projektu i partnerzy zwani są również „beneficjentami”) oraz muszą zostać

bezzwłocznie zwrócone do Agencji. Agencja podpisze dokumenty jako ostatnia.

10.1.2 Procedura płatności

Jeśli wymagania w zakresie zdolności finansowych nie zostaną spełnione, wówczas procedura

płatności zostanie określona w sposób omówiony w punkcie 8.2 niniejszego przewodnika (ocena

zdolności finansowej).

Jeśli spełnione zostały wymagania w zakresie zdolności finansowej, kwoty grantu oraz czasu trwania

projektu, Agencja może zdecydować o przesłaniu jednej lub kilku płatności w ramach przedpłaty.

Charakter, liczba i kwota płatności zostaną w pełni zdefiniowane w umowie o grant.

Przypadek 1:

W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub

równy 750 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 70% grantu.

Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu

stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.

EACEA 29/2015

17

Przypadek 2:

W przypadku działań trwających dłużej niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy

750 000 euro, Agencja przekaże:

na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 50% grantu UE. Przedpłata zostanie

przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod

warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.

na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 30% grantu UE. Druga przedpłata będzie

przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym

sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od

dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli

co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie

poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o

niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty.

Przypadek 3:

W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza

750 000 euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta

przedpłatę w wysokości 50% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia

podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne

gwarancje zostały otrzymane.

Przypadek 4:

Kwota grantu unijnego w euro

€ 2.000.000,00

€ 1.400.000,00

€ 750.000,00

€ 200.000,00

€ 0,00 0 12 24 36 48

Liczba miesięcy

1 przedpłata 70% Płatność końcowa 30%

1 przedpłata 50% 2 przedpłata 30%

Płatność końcowa 20%

1 przedpłata 50% Płatność końcowa 50%

1 przedpłata 40% 2 przedpłata 40%

Płatność końcowa20%

Case 1 Case 2

Przypadek 3 Przypadek 4

EACEA 29/2015

18

W przypadku działań o czasie trwania dłuższym niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza

750 000 euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże:

na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Przedpłata zostanie

przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod

warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane.

na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Druga przedpłata będzie

przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym

sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od

dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli

co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie

poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o

niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty.

Przedpłaty mają zapewnić beneficjentowi płynność finansową.

W przypadku wszystkich projektów Agencja określi kwotę ostatniej płatności na rzecz beneficjenta w

oparciu o ostateczne sprawozdanie (patrz punkt 10.4.2 niniejszego przewodnika). Jeśli suma

wcześniejszych płatności jest wyższa niż ostateczna kwota dotacji, beneficjent będzie zobowiązany do

zwrotu kwoty nadpłaconej Agencję poprzez zlecenie windykacji.

10.2 Poręczenie

W przypadku, gdy zdolność finansowa wnioskodawcy nie jest zadowalająca, Agencja może wymagać

od każdej organizacji, która otrzymała grant w wysokości przekraczającej 60 000 euro dostarczenia

poręczenia w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z przedpłatami.

Celem gwarancji jest, aby bank, instytucja finansowa lub strona trzecia zapewniła nieodwołalne

zabezpieczenie lub pełniła funkcję poręczyciela na pierwsze wezwanie względem zobowiązań

beneficjenta grantu.

Gwarancja finansowa, wyrażona w euro, powinna pochodzić od uznanej organizacji finansowej lub

banku mającego swoją siedzibę w jednym państw członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku

beneficjentów mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich UE, Agencja może zgodzić

się, aby gwarancja dostarczona była przez bank lub instytucję finansową działającą w tym państwie

trzecim, jeżeli uzna ona, że ów bank lub instytucja finansowa prezentuje podobne cechy i poziom

bezpieczeństwa, jak banki lub instytucje finansowe działające w państwach członkowskich.

Kwoty zablokowane na rachunkach bankowych nie mogą być przyjęte jako gwarancje finansowe.

Gwarancja może zostać zastąpiona gwarancją solidarną strony trzeciej lub wspólną gwarancją

beneficjentów będących stronami tej samej umowy o grant.

Gwarancja będzie zwracana w miarę stopniowego rozliczania przedpłat względem płatności

okresowych lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o grant.

Wymóg ten nie ma zastosowania do:

- instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych na mocy prawa publicznego,

ustanowionych przez międzynarodowe umowy rządowe,

- wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje,

- Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (MKCK), Międzynarodowej Federacji

Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

EACEA 29/2015

19

10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania

Każde działanie może otrzymać z budżetu UE tylko jedno dofinansowanie w ramach tego samego

wniosku.

W tym celu wnioskodawcy muszą podać w swoim wniosku o dotację szczegółowe informacje

dotyczące innych wniosków o granty, które przekazali Unii w odniesieniu do tego samego projektu

lub części tego samego projektu, tego samego roku budżetowego, podając w odniesieniu do każdej

dotacji linię budżetową, program Unii i kwotę.

Jeśli zostanie stwierdzone, że proponowany projekt – na dowolnym etapie procesu przed podpisaniem

umowy o grant przez Agencję – otrzyma finansowanie części jego proponowanych działań w ramach

innych programów unijnych, wówczas Agencja zażąda wprowadzenia modyfikacji w zakresie działań,

których sprawa dotyczy, nawet poprzez ponowne otwarcie zamkniętej już fazy dostosowawczej lub

może odmówić przyznania grantu zwłaszcza, jeśli zmiany niezbędne do wprowadzenia w celu

uniknięcia podwójnego finansowania wiązałyby się z niesprawiedliwym traktowaniem względem

innych aplikantów, których wnioski nie otrzymały dofinansowania.

.

10.4 Metoda finansowania

10.4.1 Dofinansowanie w formie kwoty zryczałtowanej

Nie dotyczy.

10.4.2 Finansowanie na podstawie budżetu

System finansowania to grant oparty na budżecie (koszty kwalifikowane). Dotacje finansowane przez

zwrot kosztów kwalifikowanych, w połączeniu z ryczałtem obejmującym koszty ogólne, są obliczane

na podstawie szczegółowego budżetu wstępnego, wskazującego wyraźnie koszty, które kwalifikują się

do finansowania ze środków UE.

Postanowienia ogólne

Finansowanie budżetu obliczane jest na podstawie szczegółowych budżetów szacunkowych. Budżet

załączony do wniosku musi być kompletny i zbilansowany tzn. całkowita kwota kosztów

szacunkowych musi być równa całkowitej kwocie przychodów, w tym wnioskowane dofinansowanie

od Agencji. Budżet musi wyraźnie wskazywać koszty, które kwalifikują się do finansowania ze

środków UE.

Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 60% wszystkich kosztów

kwalifikowanych dla projektów współpracy na mniejszą skalę.

Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 50% wszystkich kosztów

kwalifikowanych dla projektów współpracy na większą skalę.

Budżet należy przygotować w euro. Wnioskodawcy spoza strefy euro muszą do przeliczeń używać

kursów walutowych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu publikacji

wezwania do składania wniosków na stronie internetowej Agencji.

Część całkowitych szacunkowych kosztów kwalifikowanych musi być pokryta z innych źródeł niż

grant ze środków UE. Wnioskodawca musi wskazać źródła i kwoty wszelkich innych funduszy

uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budżetowym na realizację działań związanych z

projektem.

Przyznana kwota nie może przekroczyć kwoty wnioskowanej.

EACEA 29/2015

20

Osiągnięcie przez beneficjenta zysku nie może być celem, ani też skutkiem otrzymania grantu ze

środków UE. Zysk rozumiany jest jako nadwyżka wpływów nad kosztami kwalifikowanymi

poniesionymi przez beneficjenta. W przypadku wygenerowania zysku Agencja jest uprawniona do

odzyskania części zysku odpowiadającej wysokości dofinansowania UE kosztów kwalifikowanych

rzeczywiście poniesionych przez beneficjenta. Przepis ten nie ma zastosowania do grantu niższego lub

równego 60 000 euro.

Koszty kwalifikowane

Koszty kwalifikowane to koszty, które odpowiadają działaniom kwalifikowanym zgodnie z definicją

zawartą w punkcie 6.5 niniejszego przewodnika.

Za koszty kwalifikowane uznane są koszty rzeczywiście poniesione przez beneficjenta, które spełniają

następujące kryteria:

- są poniesione w trakcie czasu trwania działań opisanych w umowie o grant, z wyjątkiem

kosztów związanych z ostatecznymi sprawozdaniami;

- są wskazane w szacunkowym ogólnym budżecie projektu;

- są poniesione w związku z działaniem, które stanowi przedmiot grantu i są niezbędne do jego

realizacji;

- możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach

księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami

rachunkowości państwa, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie z jego zwykłą

praktyką ewidencji kosztów;

- spełniają wymogi mającego zastosowanie prawodawstwa podatkowego i socjalnego;

- są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania finansami,

zwłaszcza pod względem oszczędności i efektywności.

Wewnętrzne procedury rachunkowe oraz kontrolne beneficjentów muszą pozwalać na bezpośrednie

uzgodnienie i rozliczenie kosztów oraz przychodów zadeklarowanych dla projektu wraz z

odpowiadającą im ewidencją i dokumentami księgowymi.

Kwalifikowane koszty bezpośrednie

Za kwalifikowane koszty bezpośrednie uważa się te koszty, które zgodnie z warunkami

kwalifikowalności określonymi powyżej są możliwe do zidentyfikowania jako koszty bezpośrednio

związane z realizacją działań i w związku z tym mogą być bezpośrednio względem nich

zaksięgowane. W szczególności za kwalifikowane uznaje się poniższe kategorie kosztów

bezpośrednich pod warunkiem, że spełniają one kryterium określone w poprzednim ustępie:

- koszty personelu przydzielonego do projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenia plus

składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład

wynagrodzenia, pod warunkiem, że koszty te nie wykraczają poza standardową politykę

wynagrodzeń lidera projektu lub w stosownych przypadkach jego partnerów.

Nota bene: kosztami personelu muszą być rzeczywiste koszty poniesione przez beneficjentów.

Koszty personelu innych organizacji są kwalifikowane tylko wtedy, gdy są one wypłacane

bezpośrednio lub zwracane przez beneficjentów. Koszty personelu muszą być zgodne z

działaniami i muszą być proporcjonalne do budżetu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń

personelu administracji krajowych są kwalifikowane w takim stopniu, w jakim mają one

związek z kosztami działań, jakich odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany

projekt nie był realizowany;

- koszty podróży i związane z tym koszty utrzymania pod warunkiem, że koszty te są zgodne z

przyjętymi praktykami beneficjentów i nie przekraczają skali zatwierdzanej corocznie przez

Komisję;

- koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub używanego) pod warunkiem, że są one umarzane

zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów i

ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji

EACEA 29/2015

21

sprzętu, która odpowiada okresowi trwania projektu oraz poziomowi rzeczywistego

wykorzystania w celu realizacji projektu może być brana pod uwagę przez Agencję, z

wyjątkiem sytuacji, gdy charakter i/lub kontekst zastosowania sprzętu daje podstawę do

innego traktowania tej kwestii przez Agencję;

- koszty materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, pod warunkiem, że są one możliwe do

zidentyfikowania i są przypisane do projektu;

- koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjentów w celu realizacji projektu,

pod warunkiem, że warunki określone w umowie o grant są spełnione;

- koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych z realizacją projektu

(rozpowszechnianie informacji, szczegółowa ocena projektu, tłumaczenia, powielanie, itp.);

- koszty odnoszące się do gwarancji przedpłat wniesionej przez beneficjentów grantu, jeśli jest

wymagana;

- koszty audytów zewnętrznych, jeśli są one wymagane i dotyczą wniosków o płatność;

- podatek VAT niepodlegający odliczeniu za wszystkie działania, które nie są działaniami

władz publicznych w państwach członkowskich.

W odniesieniu do działań obejmujących koszty związane z państwami trzecimi (tj. koszty odnoszące

się do osób fizycznych, które są obywatelami państwa trzeciego, organizacji z siedzibą w państwie

trzecim i działań mających miejsce w państwie trzecim), odpowiednie koszty poniesione przez lidera

projektu i/lub partnerów nie mogą przekroczyć 30% całkowitego budżetu kwalifikowanego.

Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty administracyjne)

Zryczałtowana kwota nieprzekraczająca 7% wszystkich kwalifikowanych kosztów bezpośrednich

projektu jest kwalifikowana w kategorii kosztów pośrednich, reprezentujących ogólne koszty

administracyjne beneficjentów, które można przypisać do projektu.

Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów ujętych w innych pozycjach budżetu.

Koszty te obejmują następujące kategorie:

- lokale i związane z nimi koszty (np. czynsz, ubezpieczenie...);

- wydatki biurowe i materiały eksploatacyjne (np. usługi pocztowe i telefoniczne, kserokopie,

itp.).

W razie otrzymania przez organizację wnioskującą grantu operacyjnego z budżetu UE, koszty

pośrednie nie kwalifikują się w ramach określonych działań.

Koszty niekwalifikowane

Poniższe koszty będą uznawane za niekwalifikowane:

- zwrot z kapitału;

- zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;

- rezerwy na straty lub długi;

- należne odsetki;

- wątpliwe należności;

- ujemne różnice kursowe;

- koszty przelewów od Agencji pobierane przez bank beneficjenta;

- koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania korzystającego z

finansowania UE. W szczególności, koszty pośrednie nie kwalifikują się w ramach

przyznanego beneficjentowi grantu na projekt, który już otrzymuje grant operacyjny

finansowany z budżetu UE w okresie, o którym mowa;

- nadmierne lub nierozważne wydatki;

- wkłady rzeczowe;

EACEA 29/2015

22

- VAT podlegający odliczeniu.

Wyliczenie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz dokumenty dodatkowe

Ostateczna kwota dofinansowania zostanie wyliczona po zakończeniu działania, po akceptacji

wniosku o zapłatę zawierającego następujące dokumenty:

- ostateczne sprawozdanie z realizacji wyników projektu („ostateczny raport techniczny”) wraz

z powiązaną dokumentacją, w tym publiczne podsumowanie/sprawozdanie przewidziane w

punkcie 12.3 niniejszego przewodnika;

- ostateczne sprawozdanie finansowe dotyczące rzeczywistych kosztów poniesionych

(„ostateczne sprawozdanie finansowe”), które musi zawierać skonsolidowane sprawozdanie,

jak również wyszczególnienie kwot zadeklarowanych przez każdego beneficjenta.

Dodatkowo,

jeżeli grant UE wynosi ponad 60 000 euro, lecz jest niższy niż 750 000 euro

Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć „Raport z ustaleń

faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego – typ I”, sporządzony przez biegłego

rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika

publicznego.

Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji

publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego są opisane w sposób

szczegółowy w poniższych „notach wyjaśniających”:

http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-i_11.2012_en.pdf

Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe.

jeśli grant ze środków UE wynosi 750 000 euro lub więcej i gdy skumulowana kwota wniosku

o zapłatę wynosi co najmniej 325 000 euro

Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć „Raport z ustaleń

faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego – typ II”, sporządzony przez biegłego

rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika

publicznego. Zastosowanie formatu raportu określonego przez "wytycznymi" jest obowiązkowe.

Poświadczenie zaświadcza, zgodnie z metodologią przyjętą przez Agencję, że koszty zadeklarowane

przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na których opiera się wniosek o płatność są

prawdziwe, dokładnie rejestrowane i kwalifikowane zgodnie z umową na dotację.

Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji

publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego są opisane w sposób

szczegółowy w poniższych „notach wyjaśniających”:

http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-ii_11.2012_en.pdf

Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe.

jeżeli grant ze środków UE jest niższy lub równy 60 000 euro

Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia kopii następujących

dokumentów bazowych:

- Koszty personelu: trzy najwyższe skonsolidowane koszty personelu dotyczące całego

okresu kwalifikowalności.

- Trzy umowy podwykonawstwa o najwyższej wartości.

EACEA 29/2015

23

- 25% najwyższych kosztów zgłoszonych w kategorii podróże i utrzymanie.

Jeżeli z obliczenia ostatecznej kwoty grantu wynika, że rzeczywiste koszty kwalifikowane poniesione

przez beneficjentów są niższe niż spodziewane, Agencja zastosuje stawkę dofinansowania określoną

w umowie o grant dla wydatków faktycznie poniesionych. Agencja zastrzega sobie również prawo do

zmniejszenia kwoty grantu, jeśli beneficjenci nie wdrożyli w pełni uzgodnionych działań (jak

określono w umowie o grant).

W przypadku niewykonania lub wyraźnie nienależytego wykonania działań planowanych w ramach

programu prac załączonego do umowy o grant lub w przypadku, gdy informacje określone w umowie

o grant nie zostaną dostarczone, ostateczna wartość grantu zostanie odpowiednio obniżona.

W stosownych przypadkach beneficjenci będą zobowiązani do zwrotu wszelakich kwot nadpłaconych

przez Agencję w formie przedpłaty.

11. PODWYKONAWSTWO I UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ

Jeżeli realizacja działań wymaga nabycia towarów, usług lub opłacenia prac (umowy wdrożeniowe),

wówczas beneficjenci zobowiązani są do uzyskania ofert od potencjalnych kontrahentów oraz

wybrania oferty o najlepszym stosunku ceny do jakości lub, w stosownych przypadkach, wybrania

oferty o najniższej cenie dbając, aby pomiędzy stronami nie wystąpił konflikt interesów oraz

zachowując dokumenty na wypadek audytu.

Podmioty działające jako instytucje zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE8 lub jako

podmioty zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/17/WE9 zobowiązuje się do przestrzegania

obowiązujących krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych.

Podwykonawstwo oznacza przekazanie stronie trzeciej określonych zadań lub działań, które stanowią

część projektu zgodnie z opisem zawartym we wniosku, i które nie mogą być wykonywane przez

samych beneficjentów (tj. lidera projektu oraz partnerów). Podwykonawstwo musi spełniać warunki

odnoszące się do wszelkich umów wdrożeniowych (jak określono powyżej), a oprócz tego spełniać

następujące warunki:

- może obejmować jedynie ograniczoną część działania;

- musi być uzasadnione w świetle charakteru projektu oraz tego, co jest wymagane do jego

wdrożenia;

- musi być jasno określone we wniosku lub uzyskać uprzednią pisemną zgodę Agencji;

- szacunkowe koszty muszą być wyraźnie rozpoznawalne w szacunkowym budżecie.

Podwykonawstwo dotyczy jedynie działań uzupełniających. Beneficjenci pozostają prawnie i

finansowo odpowiedzialni za działania i beneficjenci ponoszą odpowiedzialność za koncepcję i

rozwój projektu, realizację jego celów, wprowadzenie w życie działań i wykorzystanie odpowiednich

narzędzi.

Należy zauważyć, że Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych

stosowanych przez wnioskodawców, w szczególności przy ocenie zdolności operacyjnej

wnioskodawcy/beneficjentów do realizacji jego działań.

W przypadku umowy o podwykonawstwo przekraczającej kwotę 60 000 euro beneficjenci muszą

jasno udokumentować procedurę przetargową, przedstawić kopie odpowiednich dokumentów wraz ze

sprawozdaniem końcowym po zakończeniu działania i zachować dokumentację w razie audytu.

8. Dyrektywa 2004/18/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty

budowlane, dostawy i usługi 9 Dyrektywa 2004/17/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych przez podmioty

działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych

EACEA 29/2015

24

Koszty określane są w oparciu o weryfikowalne szacunki lub na podstawie oferty.

12. PUBLIKACJA, KOMUNIKACJA I ROZPOWSZECHNIANIE

12.1 Przez beneficjentów

Beneficjenci muszą wyraźnie potwierdzać wkład Unii we wszystkich publikacjach lub w związku z

działaniami, do których wykorzystywany jest grant.

W związku z tym, beneficjenci są zobowiązani do umieszczania nazwy i godła Komisji Europejskiej

na wszystkich publikacjach, plakatach, programach i innych produktach wykonanych w ramach

współfinansowanego projektu.

W tym celu należy korzystać z tekstu, godła i oświadczenia o zrzeczeniu się odpowiedzialności

dostępnego pod adresem: http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_logos_en.php.

Należy pamiętać, że jeżeli warunki te nie będą w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania może

zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant.

12.2 Przez Agencję i/lub Komisję

Z wyjątkiem stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego

wypłacanego osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, wszystkie informacje odnoszące się do

dotacji przyznanych w trakcie roku budżetowego, są publikowane na stronie internetowej instytucji

UE, nie później niż 30 czerwca roku następującego po roku, w którym finansowe dotacje zostały

przyznane.

Agencja i/lub Komisja Europejska opublikują następujące informacje:

- nazwa beneficjenta

- lokalizacja beneficjenta: adres beneficjenta, gdy nie jest on osobą prawną, region, gdy beneficjentem

jest osoba fizyczna, jak określono na poziomie NUTS 210

, jeśli jego/jej miejsce zamieszkania znajduje

się na terytorium UE lub równoważne, jeżeli miejsce zamieszkania znajduje się poza UE,

- przyznana kwota dofinansowania

- charakter i cel dotacji.

Na racjonalny i należycie uzasadniony wniosek beneficjenta, publikacja zostanie uchylona, jeżeli

ujawnienie danych będzie stanowiło zagrożenie praw i wolności osób, których dotyczy, chronionych

przez Kartę Praw Podstawowych Unii Europejskiej lub zaszkodzi interesom handlowym

beneficjentów.

12.3 Komunikacja i rozpowszechnianie

W celu maksymalizacji wyników projekty powinny mieć jasno określoną i dobrze przygotowaną

strategię komunikacji i rozpowszechniania swoich działań i wyników. Wnioskodawcy zaś muszą

zapewnić wystarczającą ilość czasu i zasobów na odpowiednią komunikację i interakcję ze swoimi

partnerami, odbiorcami i lokalnymi społecznościami.

Beneficjenci będą zobowiązani do sporządzenia, zgodnie z umową o grant, publicznego

podsumowania/sprawozdania w języku angielskim obejmującego informacje odnośnie ich pracy i

wyników uzyskanych przez ich projekt. Publiczne podsumowanie/sprawozdanie musi być

uwzględnione w ostatecznym sprawozdaniu dostarczonym do Agencji a po akceptacji zostanie

przeniesione oraz automatycznie opublikowane na platformie rozpowszechniającej prowadzonej przez

10

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L39 z dnia 10 lutego 2007 r.

EACEA 29/2015

25

Komisję Europejską (http://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/projects/). Sprawozdanie może

być wykorzystane przez Komisję do dostarczenia informacji odnośnie wyników projektu. Ponadto,

beneficjenci będą mogli przesłać wyniki projektu do platformy rozpowszechniania.

Komisja Europejska wspólnie z Agencją mogą zidentyfikować dobre praktyki i przygotować

odpowiednie materiały upowszechniające, które mogą być udostępniane w krajach uczestniczących i

poza nimi.

Dane i wyniki projektów będą ogólnie dostępne do wykorzystania przez zainteresowane strony,

decydentów i inne osoby na wiele różnych sposobów.

Beneficjenci mogą zostać zobowiązani do uczestniczenia w wydarzeniach organizowanych przez

Komisję Europejską lub Agencję w celu podzielenia się swoimi doświadczeniami z innymi

uczestnikami i/lub decydentami.

Należy pamiętać, że jeżeli warunki te nie są w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania może

zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant

13. OCHRONA DANYCH

Wszystkie dane osobowe (takie jak imiona i nazwiska, adresy, CV etc.) muszą być przetwarzane

zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia

2000 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych

przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych.11

Jeśli nie zostały oznaczone jako opcjonalne, wszystkie odpowiedzi na pytania zawarte we wniosku są

niezbędne w celu umożliwienia oceny oraz dalszego przetwarzania wniosku zgodnie ze wskazówkami

zaproszenia do składania wniosków. Dane osobowe będą przetwarzane tylko i wyłącznie w tym celu

przez departament odpowiedzialny za odnośny program przyznawania wsparcia (podmiot pełniący

funkcję administratora danych). Dane osobowe mogą być przekazywane w oparciu o zasadę „ścisłej

potrzeby” osobom trzecim biorącym udział w ocenie wniosków lub w procedurze zarządzania

grantami, bez uszczerbku dla przekazywania do organów odpowiedzialnych za monitoring i kontrolę

zadań zgodnie z prawem Unii Europejskiej. W szczególności, w celu ochrony interesów finansowych

Unii, dane osobowe mogą być przekazywane służbom audytu wewnętrznego, do Europejskiego

Trybunału Obrachunkowego, do Panelu Zwalczania nieprawidłowości finansowych lub do

Europejskiego Urzędu Zwalczania Nadużyć Finansowych i wymieniane między intendentami Komisji

a organami wykonawczymi.

Wnioskodawca ma prawo do dostępu oraz skorygowania danych, które go dotyczą. W razie

jakichkolwiek pytań dotyczących podanych danych prosimy o kontakt z administratorem danych.

Wnioskodawcy mają prawo odwołania się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w

dowolnym momencie. Szczegóły dotyczące polityki prywatności, w tym informacje kontaktowe są

dostępne na stronie internetowej Agencji:

http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf

Wnioskodawcy oraz w przypadku osób prawnych, osoby uprawnione do reprezentowania,

podejmowania decyzji lub kontroli są informowani, że jeśli znajdą się w jednej z sytuacji, o których

mowa w:

- Decyzji Komisji z dnia 16 grudnia 2008 w sprawie systemu wczesnego ostrzegania (SWO) do

użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz Agencji Wykonawczych (Dz. U. L 344 z

20 grudnia 2008 r. str. 12), lub

11

. Dz. Urz. L 8, 12 stycznia 2001 r.

EACEA 29/2015

26

- Rozporządzeniu Komisji z dnia 17 grudnia 2008 w sprawie centralnej bazy danych o

wykluczeniach – CED (Dz. U. L 344 z 20 grudnia 2008 r., str. 12),

ich dane osobowe (w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, adres zamieszkania, w przypadku

spółek: forma prawna oraz nazwa wraz z wymienieniem osób upoważnionych do reprezentacji,

podejmowania decyzji lub sprawujących kontrolę) mogą zostać zarejestrowane w systemie wczesnego

ostrzegania (SWO) lub też w SWO i centralnej bazie danych o wykluczeniach (CED) oraz mogą być

przekazane osobom i instytucjom wymienionym w ww. decyzji i rozporządzeniu w odniesieniu do

przyznania bądź wykonania umowy podpisanej w ramach zamówień publicznych, umowy o grant lub

decyzji.

14. PROCEDURA SKŁADANIA I WYBORU WNIOSKÓW

14.1 Publikacja

Zaproszenia do składania wniosków zostaną opublikowane po przyjęciu rocznego programu prac na

stronie internetowej Agencji.

14.2 Rejestracja na Portalu Użytkownika

Przed złożeniem wniosku elektronicznego kandydaci będą musieli zarejestrować swoją organizację na

Portalu Użytkownika programów edukacyjnych, audiowizualnych, kulturowych, obywatelskich i

wolontariackich i otrzymać kod identyfikacyjny uczestnika (PIC). Kod PIC będzie wymagany przy

generowaniu formularza aplikacyjnego.

Portal Użytkownika stanowi narzędzie, przez które zarządzane są wszystkie informacje prawne i

finansowe związane z organizacjami. Informacje na temat rejestracji można znaleźć na Portalu pod

adresem: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.

Narzędzie to pozwala również wnioskodawcy na przesyłanie różnych dokumentów związanych z jego

organizacją. Dokumenty te wystarczy przesłać raz, przesyłanie ich ponownie przez samą organizację

nie będzie powtórnie wymagane do kolejnych wniosków.

Szczegóły dotyczące dokumentów dodatkowych, które muszą zostać przesłane w Portalu, można

znaleźć w załączniku nr 2.

14.3 Składanie wniosków o dofinansowanie

Wnioski należy składać poprzez elektroniczny system składania wniosków. Wnioski o

dofinansowanie muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej za

pomocą elektronicznego formularza, zaprojektowanego specjalnie do tego celu.

Formularze elektroniczne można znaleźć pod adresem: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/

Wnioski należy składać w terminie, o którym mowa w zaproszeniu do składania wniosków, przed

godziną 12:00 CET/CEST (południe, czasu brukselskiego), przy użyciu formularza wniosku, o

którym mowa powyżej.

Żadne inne metody składania wniosku nie będą akceptowane. Wnioski złożone w inny sposób będą

automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły.

Wnioskodawcy powinni upewnić się, że złożyli oficjalnie swoje elektroniczne formularze wniosków

oraz że otrzymali wiadomość e-mail potwierdzającą odbiór ich wniosku aplikacyjnego.

EACEA 29/2015

27

Poza formularzem wniosku online, do Agencji należy przesłać pakiet aplikacyjny. Musi on zawierać

płytę CD lub pamięć USB zawierającą wszystkie wymagane dokumenty i obowiązkowe załączniki

wymienione w Załączniku 2. Ponieważ dokumenty te zostaną wykorzystane do oceny wniosku,

niezbędne jest, aby wysłać je do Agencji w dniu ostatecznego terminu składania.

Pakiety aplikacyjne nie są zwracane po zakończeniu procedury oceny.

Żadne zmiany nie mogą być dokonywane we wniosku po upływie terminu składania wniosków.

Jednakże, jeśli istnieje potrzeba wyjaśnienia pewnych aspektów, Agencja może w tym celu

skontaktować się z wnioskodawcą.

Adres, na który należy przesłać pakiet aplikacyjny (lub dostarczyć osobiście):

Education, Audiovisual & Culture Executive Agency

Creative Europe Programme (2014–2020)

Culture Sub-programme – Cooperation projects category 1 or category 2

Avenue du Bourget 1

(BOUR 04/02)

B – 1049 Brussels

Belgia

14.4 Procedura oceny

14.4.1 Pierwszy etap procedury dokonywania oceny: ocean kwalifikowalności, kryteria wykluczenia i

wyboru.

Jedynie wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą rozpatrywane

i oceniane przez ekspertów na podstawie kryteriów przyznawania grantu. Jeśli wniosek zostanie

uznany za niekwalifikujący się, zostanie wysłane do wnioskodawcy odpowiednie pismo ze

wskazaniem przyczyn.

Wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą klasyfikowane

zgodnie z wynikami uzyskanymi w odniesieniu do różnych kryteriów przyznawania grantu

(określonych w punkcie 9. niniejszego przewodnika). Wnioski, które uzyskały najwyższe wyniki

zostaną wybrane i otrzymają grant w ramach dostępnego budżetu.

Ocena zostanie dokonana wyłącznie na podstawie dokumentów przesłanych przed upłynięciem

wyznaczonego terminu. Niemniej jednak, Agencja zastrzega sobie prawo do zażądania dodatkowych

informacji od wnioskodawcy.

14.4.2 Drugi etap procedury oceny: ocena kryteriów przyznawania grantu

Ta część oceny będzie przeprowadzana przez ekspertów wyznaczonych przez Agencję w następstwie

zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Warunki odnośnie powołania na eksperta oraz procedura

zaproszenia do wyrażenia zainteresowania opublikowane są na stronie internetowej Agencji pod

adresem: http://eacea.ec.europa.eu/about/call_experts/call_experts_2013_en.php.

a) Ocena indywidualna

Na tym etapie eksperci działają indywidualnie; nie omawiają wniosku między sobą, ani z jakąkolwiek

osobą trzecią. Eksperci zapisują swoje indywidualne opinie w sprawozdaniu, podając wyniki i

komentarze w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w punkcie 9 niniejszego

przewodnika.

EACEA 29/2015

28

Podpisanie sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że ekspert nie znajduje się w żadnym

konflikcie interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.

b) Spotkania w celu uzgodnienia konsensusu

Gdy tylko wszyscy eksperci, do których dana propozycja została przydzielona, ukończą swoje

sprawozdania, ocena przechodzi do etapu oceny konsensusu odzwierciedlającego ich wspólne

poglądy.

Moderatorem dyskusji mającej na celu uzgodnienie konsensusu jest przedstawiciel Agencji i/lub

Komisji i/lub przez ekspertów innych niż ci, którzy oceniali propozycję omawianą na spotkaniu

konsensusowym.

Podpisanie przez ekspertów raportu konsensusowego stanowi zwieńczenie tego kroku. Podpisanie

sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że eksperci nie znajdują się w żadnym konflikcie

interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.

c) Faza dostosowawcza

Projekty współpracy na większą skalę (kategoria 2) mogą być zaproszone do rozpoczęcia fazy

dostosowawczej.

Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający może poprosić wnioskodawcę, by ten dostosował swoją

propozycję w świetle zaleceń komisja oceniającej. Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający prowadzi

rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcą w toku procedury.

Ogólnym celem procesu dostosowawczego jest uzgodnienie szczegółów technicznych projektu,

zbieranie informacji finansowych i prawnych potrzebnych do przygotowania umowy o grant, a także

do zarządzania projektem i przygotowywania sprawozdań z realizacji projektu.

W wyniku fazy dostosowawczej nie powstają zmiany treści wniosku w stopniu, który wpłynąłby na

wynik oceny, w wyniku czego podczas oceny miałoby miejsce nierówne traktowanie względem

pozostałych wnioskodawców, którzy nie uzyskali grantu.

14.5 Decyzja o przyznaniu grantu

Sprawozdania ekspertów oraz ich opinie będą oceniane przez komisję oceniającą. Komisja oceniająca,

która składa się z pracowników Komisji i Agencji, przygotuje propozycję wyboru dla urzędnika

zatwierdzającego. Urzędnik zatwierdzający (Agencji lub Komisji) pozostaje wyłącznie

odpowiedzialny za przyznawanie grantu.

Procedura oceny zostanie sfinalizowana dopiero po zakończeniu powyższej procedury oraz podjęciu

przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu grantu.

Do wszystkich wnioskodawców zostaną wysłane listy zawiadamiające ich formalnie o decyzji

podjętej przez Agencję i Komisję (decyzja o przyznaniu grantu), a także o ocenie niezależnych

ekspertów w odniesieniu do każdego z kryteriów.

Lista wybranych wniosków zostanie opublikowana na stronach internetowych Agencji i Komisji lub

przy pomocy ich narzędzi rozpowszechniania informacji.

Po podjęciu decyzji o przyznaniu grantu weryfikowane są wszystkie kwestie techniczne, prawne i

finansowe, umowa o grant jest zaś sporządzana i wysłana do wybranych kandydatów w celu

podpisania.

EACEA 29/2015

29

14.6 Obowiązujące zasady

Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 października

2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz. U. L

298 z 26 października 2012 r., str. 1).

Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 roku w sprawie

zasad stosowania rozporządzenia (UE) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25

października 2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego

Unii (Dz. U. L 362 z 31 grudnia 2012 r., str. 1).

Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia

2013 ustanawiające program „Kreatywna Europa” (2014-2020) w sprawie wprowadzenia w życie

programu wsparcia dla europejskiego sektora kreatywnego (Kreatywna Europa).

14.7 Kontakty

W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z biurem programu „Kreatywna Europa”:

http://ec.europa.eu/culture/creative-europe/creative-europe-desks_en.htm

Kontakt z Agencją:

EACEA-CREATIVE-EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu

EACEA 29/2015

30

ANEKS NR 1 – GLOSARIUSZ

Definicje mające zastosowanie do wszystkich środków (według rozporządzenia finansowego):

Zaproszenie do składania wniosków: Jest to jeden ze sposobów realizacji programów unijnych.

Zaproszenie do składania wniosków jest publikowane co roku i zawiera konkretną liczbę elementów

składowych: cele i roczny budżet przeznaczony na dany rodzaj działań, kryteria kwalifikowalności,

wykluczenia, wyboru i przyznawania, a także odpowiednie dokumenty dodatkowe, które należy

przedłożyć, warunki uzyskania finansowania z UE, warunki składania wniosków, możliwe daty

rozpoczęcia dla działań współfinansowanych oraz harmonogram procedury udzielania zamówienia.

Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronach internetowych instytucji UE.

Publikowane tam warunki są prawnie wiążące. W przypadku „Kreatywnej Europy”, niniejszy

przewodnik stanowi podstawę dla tych zaproszeń do składania wniosków.

Konflikt interesów: (Art. 57 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu

ogólnego Unii.):

1. Osoby biorące udział w decyzjach finansowych oraz inne osoby uczestniczące w wykonaniu i

zarządzaniu budżetem, uwzględniając związane z tym akty przygotowawcze, audyty lub kontrole,

nie podejmą żadnych działań, w wyniku których ich własne interesy mogą wejść w konflikt z

interesami Unii. W przypadku wystąpienia takiego ryzyka dana osoba musi powstrzymać się od

takich działań i przekazać sprawę do urzędnika zatwierdzającego poprzez delegację , który

potwierdza na piśmie czy istnieje konflikt interesów. Dana osoba poinformuje również swojego

przełożonego. Tam, gdzie stwierdzono obecność konfliktu interesów, dana osoba zaprzestanie

wykonywania jakichkolwiek działań w związku z tą sprawą. Urzędnik zatwierdzający poprzez

delegację, podejmie osobiście wszelkie dalsze działania.

2. Na potrzeby ustępu 1, konflikt interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne

pełnienie funkcji przez osoby biorące udział w decyzjach finansowych lub innej osoby, o której

mowa w ustępie 1, jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii

politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów

z odbiorcą.

3. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych zgodnie z art. 210 określającym co

może stanowić konflikt interesów oraz zawierającym procedury, których należy przestrzegać w

takich przypadkach.

Wkład rzeczowy: Wkład rzeczowy to jakikolwiek wkład niepieniężny do projektu dokonany przez

lidera projektu, partnerów lub stronę trzecią, któremu można przypisać wymierną wartość pieniężną, a

który nie jest opłacony przez lidera projektu ani partnerów (tj. koszty, które nie są zarejestrowane w

księgowości). Może to być wkład w formie trwałych dóbr kapitałowych i sprzętu, oddanie do

dyspozycji lokalu, surowców, niepłatna praca o charakterze charytatywnym wykonana przez osobę

prywatną lub organ korporacyjny lub pracownicy oddelegowani i wynagradzani przez inną

organizację (inną niż lider projektu i partnerzy). Wkład rzeczowy nie stanowi kosztów

kwalifikowanych.

Sektory kultury i kreatywny (art. 2. rozporządzenia ustanawiającego program „Kreatywna Europa”):

Sektory kultury i kreatywne oznaczają wszystkie sektory, których działalność opiera się na

wartościach kulturowych i/lub artystycznych oraz innych formach wyrazu twórczego, niezależnie od

tego czy ta działalność ma charakter rynkowy, czy też nierynkowy i bez względu na rodzaj struktury,

która nią zarządza oraz bez względu na sposób jej finansowania. Działania te obejmują rozwój,

tworzenie, produkcję, rozpowszechnianie i przechowywanie towarów i usług, które uosabiają

ekspresję kulturową, artystyczną i inne formy wyrazu twórczego, a także związane z tym funkcje takie

jak edukacja i zarządzanie. Sektor kultury i kreatywny obejmuje architekturę, archiwa, biblioteki i

muzea, rzemiosło artystyczne, sztuki audiowizualne (w tym film, telewizja, gry wideo i multimedia),

materialne i niematerialne dziedzictwo kulturowe, projektowanie, festiwale, muzykę, literaturę, sztuki

sceniczne, usługi wydawnicze, radio i sztuki wizualne.

EACEA 29/2015

31

Okres kwalifikowalności: Okres, podczas którego generowane są koszty kwalifikowane. Jest on

określony w umowie o grant/decyzji.

Organ publiczny: Organ publiczny oznacza organ sektora publicznego lub podmiot prawny

podlegający prawu prywatnemu, wykonujący zadania służby publicznej i zapewniający odpowiednie

gwarancje finansowe. Organ sektora publicznego oznacza państwo, władze regionalne lub lokalne

bądź organizacje prawa publicznego działające w imieniu i pod kontrolą/na odpowiedzialność

państwa.

Definicje specyficzne dla projektów współpracy

Umowa o współpracy to dokument prawny podpisany przez lidera projektu i partnerów, który

zostanie dołączony do umowy o grant w razie wyboru. Umowa o współpracy musi być prawnie ważna

w jednym z państw, w których lider projektu lub partnerzy mają siedzibę (tj. państwie biorącym udział

w programie „Kreatywna Europa”). Umowa o współpracy musi określać wszystkie warunki prawne i

finansowe w zakresie współpracy między liderem projektu i wszystkimi partnerami, a także ich

obowiązki operacyjne (i ich odpowiedzialność finansową, gdy to istotne) w trakcie realizacji projektu.

Agencja nie dostarcza szablonu umowy, lecz powinna ona zawierać następujące informacje:

- wyraźny opis celów projektu;

- wyraźny opis działań, które będą realizowane do osiągnięcia tych celów;

- wyraźny opis ról i obowiązków, zarówno lidera projektu, jak i jego partnerów w zakresie

planowania i realizacji projektu, w tym zadań przypisanych każdemu z partnerów;

- wyraźny opis ram budżetowych i finansowych, w tym wysokości składek i kwot przedpłat;

- aspekty prawne, takie jak czas trwania umowy, odpowiedzialności, naruszenie umowy,

rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozstrzyganie sporów.

List mandatowy: List od organizacji partnerskiej potwierdzający jej udział w projekcie współpracy

(wymagany jest oryginalny podpis przedstawiciela prawnego lub równoważny), dający liderowi

projektu upoważnienie prawne do działania w jej imieniu w ramach tego projektu współpracy. Wkład

finansowy partnera w projekcie musi być wskazany w liście mandatowym. W przypadku wyboru list

zostanie załączony do umowy o grant.

Partnerzy: Partnerami są organizacje, które działają w sektorach kultury i kreatywnym w rozumieniu

art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustanowienia

programu „Kreatywna Europa”, które mają siedzibę w krajach biorących udział w Programie

„Kreatywna Europa”. Partnerzy mają konkretny i znaczący udział w planowaniu, realizacji i

finansowania projektu. Samo dostarczanie usług lub towarów w odniesieniu do projektu, niezależnie

czy ma to miejsce na podstawie umowy czy też nie, nie jest uznawane za zgodne z definicją partnera.

Partnerzy uczestniczący w projekcie współpracy dają upoważnienie liderowi projektu do działania w

ich imieniu w ramach tego projektu współpracy.

Lider projektu: Lider projektu to organizacja aktywnie działająca w sektorze kultury i kreatywnym,

zgodnie z definicją zawartą w art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w

sprawie ustanowienia programu „Kreatywna Europa” i mająca siedzibę w kraju biorącym udział w

programie „Kreatywna Europa”, pełniąca rolę koordynatora w trakcie realizacji projektu. Rola ta

przekłada się na całościową odpowiedzialność za prowadzenie działań, zgodnie z umową o grant, a

także konkretne i istotne zaangażowanie w projektowanie, realizację i finansowanie projektu. Lider

projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów i działa jako prawny

współsygnatariusz umowy o grant.

EACEA 29/2015

32

ANEKS 2 – DODATKOWE DOKUMENTY – LISTA KONTROLNA

Uwaga: Tam, gdzie dokumenty muszą być podpisane, podpis musi być złożony przez jednego z

prawnych przedstawicieli organizacji.

Uwaga: Dla dokumentów oznaczonych gwiazdką * obowiązkowe szablony można zaleźć pod

adresem:

https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en

Dołączone do formularza elektronicznego (e-form)

Szczegółowy opis projektu, w tym uzasadnioną strategię realizacji wybranych priorytetów

programowych

Oświadczenia honorowe i listy mandatowe*

- Podpisane oświadczenie honorowe odnośnie statusu prawnego oraz zdolności operacyjnej i

finansowej*

- Podpisane oświadczenie honorowe odnośnie kryteriów wykluczenia* (tylko, gdy

grant > 60 000 euro)

- Listy mandatowe* podpisane przez prawnych przedstawicieli każdego z partnerów oraz

prawnego przedstawiciela lidera projektu

Formularz budżetowy* (Excel lub Open Office)

Informacje o partnerstwie*

W pakiecie aplikacyjnym:

Statuty/umowy spółek lidera projektu oraz każdego z partnerów

Umowa o współpracy podpisana przez prawnego przedstawiciela każdego z partnerów oraz

prawnego przedstawiciela lidera projektu

Podpisany formularz budżetowy*

Kopie sprawozdań z działalności lidera projektu oraz każdego z partnerów z ostatnich dwóch

lat (tylko, jeśli grant > 60 000 euro)

Podpisany identyfikacyjny formularz finansowy* oraz wymagane załączniki (dla lidera

projektu)

Formularz zdolności finansowej* (tylko, gdy grant > 60 000 euro) (dla lidera projektu) (nie

jest wymagany od instytucji publicznych)

Sprawozdania finansowe (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat) lidera projektu z

dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki (tylko, gdy grant > 60 000

euro) (nie są wymagane od instytucji publicznych)

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego przygotowane przez biegłego rewidenta,

poświadczające rachunki lidera projektu za ostatni dostępny rok obrotowy (tylko, gdy grant

> 750 000) (nie jest wymagane od instytucji publicznych)

Załączone w Portalu Użytkownika

Podpisany formularz dla osób prawnych* oraz wymagane załączniki