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eCall Anleitung für

Antragstellung und Endbericht

TALENTE

Praktika für Schülerinnen und Schüler 2013

30. Jänner bis 26. Juli 2013

Wien, Jänner 2013

Praktika für Schülerinnen und Schüler – Vier Wochen Technik und Naturwissenschaft

Inhaltsverzeichnis

1. ANLEITUNG FÜR DEN ANTRAG ........................................................................................... 3

1.1 Registrierung/Anmeldung im eCall ............................................................................................... 3

1.1.1 Registrierung (Anlegen eines Benutzerkontos)...................................................................................... 4

1.1.2 Willkommen im eCall ............................................................................................................................. 5

1.2 Stammdaten anlegen ................................................................................................................... 6

1.2.1 Stammdaten neu anlegen – Firma / Organisation ................................................................................. 6

1.2.2 Stammdaten neu anlegen – Ansprechperson ........................................................................................ 7

1.2.3 Stammdaten neu anlegen – Weitere Ansprechperson .......................................................................... 8

1.2.4 Stammdaten – Jahresdaten (Variante a: ohne Bilanzzahlen) ................................................................ 9

1.2.5 Stammdaten – Jahresdaten (Variante b: mit Bilanzzahlen) ................................................................. 10

1.2.6 Stammdaten – „Abschluss“ .................................................................................................................. 11

1.2.7 „Stammdaten überarbeiten“ initiieren (bei bereits vorhandenen Stammdaten) .................................... 12

1.3 Antrag neu erstellen: Förderungsprogramm auswählen ............................................................ 13

1.3.1 Antrag neu erstellen: Information ......................................................................................................... 14

1.3.2 Antrag neu erstellen: Projektdaten ...................................................................................................... 15

1.3.3 Projektdaten: Wissenschaftsdisziplin ................................................................................................... 16

1.3.4 Projektdaten: Ansprechperson............................................................................................................. 17

1.3.5 Praktika: Praktikum neu anlegen ......................................................................................................... 18

1.3.6 Praktika: Praktikumsslot befüllen ......................................................................................................... 19

1.3.7 Veröffentlichte Daten ........................................................................................................................... 20

1.3.8 Praktika: PraktikantIn bereits bekannt (Variante a: selber rekrutiert) ................................................... 21

1.3.9 Abschluss des Antrags ....................................................................................................................... 22

1.3.10 Vollantrag eingereicht .......................................................................................................................... 23

2. ANLEITUNG FÜR DEN ENDBERICHT .................................................................................. 24

2.1 Aufrufen des Endberichts zum Antrag ........................................................................................ 24

2.1.1 Projektdaten: bei Bedarf Änderungen vornehmen/Masken speichern ................................................. 25

2.2 Praktikum aufrufen ..................................................................................................................... 26

2.2.1 Praktikum durchgerührt / nicht durchgeführt auswählen ...................................................................... 27

2.2.2 Bestätigung der programmkonformen Durchführung ........................................................................... 28

2.2.3 Praktikum nicht durchgeführt / nicht den Kriterien entsprechend durch geführt .................................. 29

2.3 Feedback .................................................................................................................................... 30

2.4 Abschluss des Endberichts ........................................................................................................ 31

Praktika für Schülerinnen und Schüler 2013 Leitfaden zur Antragstellung und Berichtslegung

Anleitung für Einreichung eines Antrags Seite 3 von 31

1. ANLEITUNG FÜR DEN ANTRAG

1.1 Registrierung/Anmeldung im eCall

Bei Erstantrag:

► Registrierung und

Anmeldung

Bereits vorhandenes

Benutzerkonto:

► Anmeldung

► Passwort vergessen?

Neues Passwort wird

automatisch generiert und an

die E-Mail-Adresse des

Benutzers/der Benutzerin

geschickt.



Bei erstmaliger Antragstellung im eCall ist ein Benutzerkonto anzulegen;

dieses kann in Zukunft für alle weiteren Anträge verwendet werden.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (zustimmen);

Eingabe von BenutzerInnendaten, E-Mail-Adresse (Wichtig für

Erreichbarkeit über das eCall Nachrichtenmodul) und Benutzername

(gut aufbewahren! – damit kann ggf. auch ein neues Passwort generiert

werden) sowie Passwort;

1.1.1 Registrierung (Anlegen eines Benutzerkontos)



1.1.2 Willkommen im eCall

Überblick zu Ihren aktuell laufenden Projekten:

Neue Nachrichten

Über das eCall Nachrichtenmodul erhalten Sie Benachrichtigungen vom

Programmmanagement-Team.

Anträge und Projekte in Bearbeitung

Überblick über laufende Anträge / Projekte

Neuen Antrag öffnen:

► Antrag neu erstellen

Noch nicht eingereichte Anträge (Status „Vollantrag erstellen + bearbeiten“) finden

Sie unter:

► Anträge bearbeiten

Eingereichte Anträge, bei denen der Endbericht noch zu erstellen ist (Status

„Endbericht erstellen + bearbeiten“), sind hier zu finden:

► Projekte verwalten

Für ErstbenutzerInnen des eCall ist der Informationstext sehr hilfreich!

Sollten sich Ihre Benutzerdaten seit der letzten Registrierung geändert haben,

ändern Sie diese bitte umgehend! Insbesondere die E-Mail-Adresse des/der

BenutzerIn ist immer aktuell zu halten, damit Sie über das Nachrichtenmodul

erreicht werden können.

► Registrierungsdaten ändern



1.2 Stammdaten anlegen

1.2.1 Stammdaten neu anlegen – Firma / Organisation

Die Stammdaten werden unter dem Benutzerkonto gespeichert. Bei Ersteingabe wird automatisch eine Stammdaten-ID zugeordnet.

WICHTIG: Änderungen in den Stammdaten können

nicht direkt im Antrag vorgenommen werden (dort ist

nur eine Ansichtskopie der Stammdaten gespeichert).

In die Stammdaten steigen Sie immer über die linke

Menüleiste ein.



1.2.2 Stammdaten neu anlegen – Ansprechperson

Je nach Organisationstyp (lt. Eingabe unter

„Firma / Organisation“) werden eine oder zwei

Ansprechpersonen abgefragt:

A) Eine Ansprechperson

► Ansprechperson

= zeichnungsberechtigte Person für die

Organisation, z.B. der/die GeschäftsführerIn

des Unternehmens.

B) Zwei Ansprechpersonen

bei:

Universitäten

Kooperativen Forschungseinrichtungen

Außeruniversitären Einrichtungen

siehe nächste Seite



1.2.3 Stammdat en neu anlegen – Weitere Ansprechperson

B) Zwei Ansprechpersonen

bei:

Universitäten

Kooperativen Forschungseinrichtungen

Außeruniversitären Einrichtungen

► Ansprechperson

= Ansprechperson für Anträge.

► Weitere Ansprechperson

= zeichnungsberechtigte Person.



1.2.4 Stammdaten – Jahresdaten (Variante a: ohne Bilanzzahlen)

Je nach Organisationstyp werden die

Jahresdaten mit oder ohne Bilanzzahlen

abgefragt.

A) Ohne Bilanzzahlen

Z. B. bei Universitäten

Hier sind nur die Beschäftigtenzahlen

(Vollzeitäquivalente) des letzten

abgeschlossenen Geschäftsjahres

einzutragen.

Die Daten sind für die einreichende

Organisation(seinheit) – z.B. Institut –

anzugeben.

Mit dem „Neu“ Symbol öffnen Sie die

Eingabefelder für ein weiteres Geschäftsjahr.

Das „X“ Symbol löscht überflüssige

Bilanzjahre (WICHTIG: Die Felder müssen leer

sein, sonst kein Löschen möglich.)

Unter 1/1 sehen Sie, wie viele Geschäftsjahre

Sie bereits angelegt bzw. geöffnet haben.



1.2.5 Stammdaten – Jahresdaten (Variante b: mit Bilanzzahlen)

B) Mit Bilanzzahlen

Z. B. bei Unternehmen, Kompetenzzentren, …

Hier sind die Beschäftigtenzahlen (Vollzeitäquivalente)

sowie Bilanzzahlen des letzten abgeschlossenen

Geschäftsjahres anzugeben.

Mit dem „Neu“ Symbol öffnen Sie die Eingabefelder für ein

neues Geschäftsjahr. Das „X“ Symbol löscht überflüssige

Bilanzjahre. WICHTIG: Die Felder müssen leer sein, sonst

kein Löschen möglich.

Unter 1/1 sehen Sie, wie viele Geschäftsjahre Sie bereits

angelegt bzw. geöffnet haben.



1.2.6 Stammdaten – „Abschluss“

Klicken Sie auf ► Abschluss, wenn Sie die

Richtigkeit der Daten überprüft haben.

Unter ► Antrag neu erstellen können Sie nun einen Antrag für die Ausschreibung 2013 von „Praktika für Schülerinnen und Schüler“ beginnen.



1.2.7 „Stammdaten überarbeiten“ initiieren (bei bereits vorhandenen Stammdaten)

Wenn Sie bereits Stammdaten angelegt haben

und eine Korrektur vornehmen wollen:

► Stammdaten überarbeiten

Sobald die Stammdaten überarbeitet sind,

können Sie einen Antrag für die Ausschreibung

2013 von „Praktika für Schülerinnen und

Schüler“ beginnen.

► Antrag neu erstellen



1.3 Antrag neu erstellen: Förderungsprogramm auswählen

Auswahl der Ausschreibung „Praktika für Schülerinnen und

Schüler 2013“ durch Klick auf das „Dokument“ Symbol.



1.3.1 Antrag neu erstellen: Information

Hier finden Sie einen Überblick zum Programm, zur Form der Einreichung und zu den Einreichfristen.



1.3.2 Antrag neu erstellen: Projektdaten

Kurztitel

Bitte geben Sie einen Titel für den Antrag

ein, en Sie einreichen.

(Limit: 20 Zeichen)

Bankverbindung

Anm.: Bei der Auszahlung der Förderung

wird die FFG-Projektnummer

(lt. Förderungsvertrag) als

Verwendungszweck angegeben.



1.3.3 Projektdaten: Wissenschaftsdisziplin

Geben Sie hier bitte die Wissenschaftsdisziplin an,

innerhalb derer die Praktika stattfinden.



1.3.4 Projektdaten: Ansprechperson

Als Ansprechperson in den Projektdaten ist die Person anzugeben, die

für den eCall-Antrag zuständig ist.

Funktion „Kontakt- bzw. Adresse-Vorlage übernehmen“– schnelleres

Befüllen der Maske, wenn z.B. Kontaktdaten gleich oder ähnlich wie in

den Stammdaten sind. Übernommene Werte können bearbeitet

werden.



1.3.5 Praktika: Praktikum neu anlegen

Um ein Praktikum anzulegen, klicken

Sie auf das „Neu“ Symbol.

Hinweis: Sie können beliebig viele

Praktika in einem Antrag anlegen.



1.3.6 Praktika: Praktikumsslot befüllen

Titel: Wenn Sie Ihre Praktika auf der Börse veröffentlichen möchten, wählen Sie

einen möglichst kurzen und ansprechenden Titel als „Eyecatcher“. (Limit: 100

Zeichen)

Praktikumsbeschreibung: Beschreibung der Tätigkeitsbereiche des/der

PraktikantIn bzw. der Inhalte, mit denen er/sie sich beschäftigen wird. (Limit:

600 Zeichen)

Projektbeschreibung: In welchem Forschungsrahmen findet das Praktikum

statt? Kurze Erläuterung des Fachbereichs / der Forschungsziele / der Methoden,

etc. (Limit: 600 Zeichen)

Bestehende F&E-Aktivitäten (übergeordneter Forschungsrahmen): Aus dieser

Beschreibung muss erkennbar sein, dass das Praktikum in einer in der

einreichenden Organisation verankerten Forschungs- und Entwicklungstätigkeit

angesiedelt ist.

Beim Anlegen eines weiteren Praktikums wird die Projektbeschreibung automatisch

aus dem zuvor angelegten Praktikum übernommen, kann dann aber bearbeitet

werden.

Beginn/Ende des Praktikums: Angabe des Zeitraums, den Sie für das Praktikum

vorgesehen haben (Minimum = 26 Kalendertage). Wenn der Zeitraum noch nicht

fest steht, geben Sie einfach den möglichen Zeitrahmen für das Praktikum an,

z.B. 4. Juli – 30. September.

Ort des Praktikums/PLZ: Für die regionale Suchfunktion auf der Praktikabörse

geben Sie bitte den Praktikumsstandort an – die Daten werden bei den nächsten

Praktika automatisch übernommen!

PraktikantIn bereits bekannt: Wenn Sie sich bereits für eine/n Praktikanten/in

entschieden haben, aktivieren Sie bitte die Checkbox „PraktikantIn bereits bekannt“

(siehe dazu auch Pkt. 1.3.8 und 1.3.9). Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird das

Praktikum nicht (mehr) auf der Praktikabörse veröffentlicht.

► Anlegen



1.3.7 Veröffentlichte Daten

Hier sehen Sie, welche Informationen auf der Praktikabörse

aufscheinen.

Hinweis: Ihr Praktikum wird veröffentlicht, so lange Sie im eCall

keine/n Kandidaten/in eingetragen haben.

Die Aktualisierung der Praktikabörse findet 2x wöchentlich (montags

und mittwochs) statt.

Bewerbungen von interessierten SchülerInnen werden per E-Mail

direkt an die in den Projektdaten angegebene Kontaktperson

weitergeleitet.

Die Entscheidung für eine/n konkrete/n KandidatIn liegt bei Ihnen.



1.3.8 Praktika: PraktikantIn bereits bekannt (Variante a: selber rekrutiert)

Sobald Sie sich für eine/n konkrete/n KandidatIn entschieden

haben: Mit Aktivieren der Checkbox

► PraktikantIn bereits bekannt

können Sie nun angeben, ob Sie den/die Praktikanten/in

selber rekrutiert

oder

über die Praktikabörse rekrutiert haben.

► Daten eingeben

Danach geben Sie den vollständigen Namen, Anschrift,

Geburtsdatum und Daten zur Schule des/der Praktikanten/in an.

► Speichern des Praktikums

Ab Vergabe mindestens eines Praktikums lässt sich auch die

Maske „Praktika“ speichern (rotes Symbol grünes Häkchen) =

Voraussetzung für die Einreichung des Antrags (erst ein vergebenes

Praktikum gilt als konkretes förderbares Vorhaben).

WICHTIG: Vor Abschluss des Antrags sind die nicht vergebenen

Praktikumsplätze zu löschen (Klick auf das Papierkorb-Symbol in

der Listenansicht der Praktika).



1.3.9 Abschluss des Antrags

Wenn alle zu fördernden Praktikumsplätze an

konkrete KandidatInnen vergeben sind:

► Abschluss

AGBs, Sonderrichtlinien und

Ausschreibungsleitfaden zustimmend zur Kenntnis

nehmen.

Die Sonderrichtlinien finden Sie wie den

vorliegenden Ausschreibungsleitfaden im

Downloadcenter unter:

http://www.ffg.at/praktika2013

► Einreichung abschicken

http://www.ffg.at/praktika2013



1.3.10 Vollantrag eingereicht

Der Vollantrag ist nun eingereicht und mit

dem elektronischen Zeitstempel des eCall

versehen.

In der ► Druckansicht können Sie den

Antrag im Status „Vollantrag eingereicht“

jederzeit abrufen.


Anleitung für die Einreichung des Endberichts Seite 24 von 31

2. ANLEITUNG FÜR DEN ENDBERICHT

2.1 Aufrufen des Endberichts zum Antrag

Nach Durchführung des Praktikums/der Praktika ist ein

kurzer Endbericht zum Antrag zu erstellen.

Sie erstellen den Endbericht, indem Sie Ihren Antrag

um bestimmte Angaben ergänzen.

Unter ► Projekte verwalten ist Ihr Projektantrag

abrufbar, der sich nun im Status „Endbericht erstellen

+ bearbeiten“ befindet.

Endberichte können ab 12. August 2013 bearbeitet

werden – für alle Anträge, die eingereicht und von

der FFG geprüft sind.

Einreichfrist für den Endbericht:

18. Oktober 2013, 12:00 Uhr (im eCall)



2.1.1 Projektdaten: bei Bedarf Änderungen vornehmen/Masken speichern

In der Endberichtsphase ist ein Teil der Masken in Ihrem Antrag wieder

bearbeitbar.

Bei Bedarf können Sie Änderungen in den Formularen „Projektdaten“ (z.B.

Bankverbindung, Ansprechperson) und „Praktika“ vornehmen.

Bitte speichern Sie die Formulare noch einmal ab (rotes Dokument-

Symbol wird grün).



2.2 Praktikum aufrufen

In der Praktikumsliste können Sie die

einzelnen Praktika aufrufen und für den

Endbericht bearbeiten.



2.2.1 Praktikum durchgerührt / nicht durchgeführt auswählen

KORREKTURMÖGLICHKEITEN in den einzelnen Praktika:

Wenn eine Schülerin/ein Schüler ausgetauscht wurde, bitte die Daten hier entsprechend

ändern!

Bitte überprüfen Sie hier auch die Dauer des Praktikums laut Förderungskriterien: mindestens

26 Sozialversicherungstage ab Anlegen des Antrags im eCall im Förderungszeitraum zwischen

01.Juni und 30. September.

AUSWÄHLEN (ob das geplante Praktikum statt gefunden hat)

o Praktikum durchgeführt

o Praktikum nicht durchgeführt

Wenn das Praktikum zwar statt gefunden hat, jedoch mind. 1 (inhaltliches oder formales)

Kriterium nicht erfüllt wurde (z.B. PraktikantIn ist Student) „Praktikum durchgeführt“

auswählen und bei der Zustimmungserklärung („Bestätigung der programmkonformen

Durchführung“) „Nein“ angeben (siehe zu „Praktikum nicht durchgeführt / nicht den Kriterien

entsprechend durchgeführt“ auch S. 29).



2.2.2 Bestätigung der programmkonformen Durchführung

Wenn das Praktikum durchgeführt wurde, ist noch eine Bestätigung

über die programmkonforme Durchführung notwendig. Bitte

beachten Sie die Förderungskriterien lt. Leitfaden zur Antrag-

stellung und Berichtslegung.

Das Hochladen von Nachweisdokumenten ist nicht notwendig. Die

Revision der FFG hat während der gesamten Laufzeit der Förderung

und insbesondere im Zuge der Endabrechnung die Möglichkeit, die

von der Förderungsnehmerin bzw. dem Förderungsnehmer

gemachten Angaben und die Abwicklung der Förderung auf ihre

Rechtmäßigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Die Originalbelege (Nachweis über die Einhaltung von

Sozialversicherungsanmeldung, Beschäftigungsdauer und -ausmaß,

Zeitraum des Praktikums sowie Entlohnung) und die dazugehörige

Dokumentation des Zahlungsflusses (z.B. Kontoauszug) sind für

Prüfungen der Revision der FFG gemäß der Allgemeinen

Förderungsbedingungen 10 Jahre ab dem Ende des Jahres der

Auszahlung bereit zu stellen. Die Prüfungen der Revision werden

zeitgerecht angekündigt.

2.2.3 Praktikum nicht durchgeführt / nicht den Kriterien entsprechend durch geführt

Variante A) Praktikum hat nicht statt gefunden (z.B. Praktikant

ist kurzfristig ausgefallen; es konnte kein Ersatzkandidat

mehr gefunden werden)

Variante B) Durchgeführtes Praktikum hat mind. einem

Programmkriterium nicht entsprochen (z.B. Praktikantin war

Studentin)



2.3 Feedback

Hier bitten wir Sie um Ihr Feedback zu Abwicklung

und Inhalt der Programmlinie „Praktika für

Schülerinnen und Schüler“.

Die Ergebnisse aus dem Feedback dienen dem

Monitoring und der Weiterentwicklung des

Programms.


Anleitung für die Einreichung eines Antrags Seite 31 von 31

2.4 Abschluss des Endberichts

Unter „Abschluss“ schicken Sie den Endbericht zum Antrag ab.

Einreichfrist: 18. Oktober 2013, 12:00

Fertig! – Nach formaler Prüfung Ihres eingelangten Endberichts

erfolgt die Auszahlung der Förderung.

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