高知県公文書等の管理に関する条例解釈運用基準令和２年４月１日　高知県知事決定　

目　　次第１章　総則 ････････････････････････････････････････････････････････････ 1

第１条　目的 ････････････････････････････････････････････････････････ 1第２条　定義 ････････････････････････････････････････････････････････ 3第３条　法令等との関係 ･･････････････････････････････････････････････ 9

第２章　高知県立公文書館 ････････････････････････････････････････････････ 10第４条　設置 ････････････････････････････････････････････････････････ 10第５条　休館日等及び開館時間 ････････････････････････････････････････ 10第６条　損害賠償義務 ････････････････････････････････････････････････ 11第７条　委任 ････････････････････････････････････････････････････････ 11

第３章　公文書の管理 ････････････････････････････････････････････････････ 12第１節　文書の作成 ････････････････････････････････････････････････････ 12

第８条　文書の作成 ･･････････････････････････････････････････････････ 12第２節　公文書の整理等 ････････････････････････････････････････････････ 13

第９条　整理 ････････････････････････････････････････････････････････ 13第 10 条　保存 ･･･････････････････････････････････････････････････････ 18第 11 条　公文書ファイル管理簿 ･･･････････････････････････････････････ 19第 12 条　移管又は廃棄 ･･･････････････････････････････････････････････ 22第 13 条　管理状況の報告等 ･･･････････････････････････････････････････ 26第 14 条　公文書管理規程 ･････････････････････････････････････････････ 27

第４章　特定歴史公文書等の保存、利用等 ･･････････････････････････････････ 29第 15 条　特定歴史公文書等の保存等 ･･･････････････････････････････････ 29第 16 条　特定歴史公文書等の利用請求及びその取扱い ･･･････････････････ 31第 17 条　本人情報の取扱い ･･･････････････････････････････････････････ 38第 18 条　利用請求の方法 ･････････････････････････････････････････････ 40第 19 条　利用請求に対する決定等 ･････････････････････････････････････ 41第 20 条　利用決定等の期限 ･･･････････････････････････････････････････ 42第 21 条　利用決定等の期限の特例 ･････････････････････････････････････ 43第 22 条　第三者に対する意見書提出の機会の付与等 ･････････････････････ 44第 23 条　利用の方法 ･････････････････････････････････････････････････ 48第 24 条　費用負担 ･･･････････････････････････････････････････････････ 50第 25 条　審査請求及び公文書管理委員会への諮問 ･･･････････････････････ 51第 26 条　利用の促進 ･････････････････････････････････････････････････ 55第 27 条　移管元実施機関による利用の特例 ･････････････････････････････ 55第 28 条　特定歴史公文書等の廃棄 ･････････････････････････････････････ 56

第 29 条　保存及び利用の状況の公表 ･･･････････････････････････････････ 56第 30 条　委任 ･･･････････････････････････････････････････････････････ 57

第５章　高知県公文書管理委員会 ･･････････････････････････････････････････ 58第 31 条　設置等 ･････････････････････････････････････････････････････ 58第 32 条　諮問 ･･･････････････････････････････････････････････････････ 60第 33 条　資料の提出等の求め ･････････････････････････････････････････ 61

第６章　雑則 ････････････････････････････････････････････････････････････ 62第 34 条　研修 ･･･････････････････････････････････････････････････････ 62第 35 条　刑事訴訟等に関する書類の取扱い ･････････････････････････････ 63第 36 条　組織の見直しに伴う公文書の適正な管理のための措置 ･･･････････ 64第 37 条　公社等の文書管理 ･･･････････････････････････････････････････ 65第 38 条　指定管理者の文書管理 ･･･････････････････････････････････････ 65第 39 条　公文書管理規則の制定改正手続 ･･･････････････････････････････ 66

第７章　罰則 ････････････････････････････････････････････････････････････ 68第 40 条　罰則 ･･･････････････････････････････････････････････････････ 68

附　則 ･･････････････････････････････････････････････････････････････････ 69

参考文献宇賀克也「逐条解説　公文書等の管理に関する法律（第３版）」第一法規株式会社、平成27年一般財団法人行政管理研究センター編集「逐条解説　行政不服審査法　新政省令対応版」株式会社ぎょうせい、平成 28年

第 １ 章 　 総 則第 １ 条 　 目 的第 １ 条 　 こ の 条 例 は 、 県 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実の 記 録 で あ る 公 文 書 等 が 、 健 全 な 民 主 主 義 の 根幹 を 支 え る 県 民 共 有 の 知 的 資 源 と し て 、 県 民 が主 体 的 に 利 用 し 得 る も の で あ る こ と に 鑑 み 、 高知 県 立 公 文 書 館 の 設 置 及 び 管 理 に 関 す る 事 項 並び に 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 基 本 的 事 項 を 定 める こ と 等 に よ り 、 公 文 書 の 適 正 な 管 理 、 歴 史 公文 書 等 の 適 切 な 保 存 及 び 利 用 等 を 図 る こ と で 県政 の 透 明 化 を 推 進 し 、 も っ て 県 の 有 す る そ の 諸活 動 を 現 在 及 び 将 来 の 県 民 に 説 明 す る 責 務 が 全う さ れ る よ う に し 、 県 政 が 適 正 か つ 効 率 的 に 運営 さ れ る よ う に す る こ と を 目 的 と す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 法 律 （ 平 成

21 年 法 律 第 66 号 。 以 下 「 公 文 書 管 理 法 」 と いう 。 ） 第 １ 条 の 目 的 を 踏 ま え 、 高 知 県 公 文 書 等 の管 理 に 関 す る 条 例 （ 以 下 「 条 例 」 と い う 。 ） の 制定 目 的 を 明 ら か に し た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 県 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実 の 記 録 で あ る 公 文書 等 が 、 健 全 な 民 主 主 義 の 根 幹 を 支 え る 県 民 共有 の 知 的 資 源 と し て 、 県 民 が 主 体 的 に 利 用 し 得

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る も の で あ る こ と に 鑑 み 」 と は 、 条 例 の 制 定 の前 提 と な る 基 本 認 識 を 示 し て い ま す 。

民 主 主 義 の 根 幹 は 、 県 民 が 正 確 な 情 報 に ア クセ ス し 、 そ れ に 基 づ き 正 確 な 判 断 を 行 い 、 主 権を 行 使 す る こ と に あ り ま す 。 県 （ 県 が 設 立 し た地 方 独 立 行 政 法 人 を 含 む 。 ） の 諸 活 動 や 歴 史 的事 実 の 記 録 で あ る 「 公 文 書 等 」 は 、 県 民 が 適 切に 主 権 を 行 使 し 、 未 来 に 生 き る 県 民 に 対 す る 説明 責 任 を 果 た す た め に 必 要 不 可 欠 で あ り 、 県 民が 主 体 的 に 利 用 し 得 る 「 県 民 共 有 の 知 的 資 源 」で あ る こ と を 明 ら か に し た も の で す 。

２ 　 「 高 知 県 立 公 文 書 館 の 設 置 及 び 管 理 に 関 す る事 項 並 び に 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 基 本 的 事 項を 定 め る こ と 等 に よ り 」 と は 、 条 例 の 目 的 を 実現 す る た め の 方 法 を 示 し て い ま す 。

高 知 県 で は 、 令 和 ２ （ 2020 ） 年 ４ 月 １ 日 か ら この 条 例 を 施 行 す る と と も に 、 高 知 県 立 公 文 書 館（ 以 下 「 公 文 書 館 」 と い う 。 ） を 設 置 し ま し た 。

条 例 で は 、 第 ２ 章 で 公 文 書 館 の 設 置 及 び 管 理に 関 す る 事 項 を 、 第 ３ 章 か ら 第 ７ 章 ま で に 公 文書 等 の 管 理 に 関 す る 基 本 的 事 項 を 定 め て い ま す 。「 等 」 が 付 さ れ て い る の は 、 公 社 等 及 び 指 定 管理 者 の 文 書 管 理 （ 第 37 条 ・ 第 38 条 ） に つ い て も規 定 さ れ て い る か ら で す 。

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３ 　 「 公 文 書 の 適 正 な 管 理 、 歴 史 公 文 書 等 の 適 切な 保 存 及 び 利 用 等 を 図 る こ と で 県 政 の 透 明 化 を推 進 し 」 と は 、 条 例 の 直 接 の 目 的 を 示 し て い ます 。「 公 文 書 の 適 正 な 管 理 」 と は 、 実 施 機 関 が 現

に 利 用 し て い る 公 文 書 （ 注 ： 条 例 は 、 実 施 機 関が 現 に 利 用 し て い る 公 文 書 を 単 に 「 公 文 書 」 と定 義 し ま す が 、 本 解 釈 運 用 基 準 は 、 実 施 機 関 が公 文 書 を 現 に 利 用 し て い る こ と に 着 目 す る 場 合及 び 特 定 歴 史 公 文 書 等 と 対 比 す る 場 合 に 「 現 用の 公 文 書 」 と 表 現 す る 場 合 が あ り ま す 。 ） の 適正 な 管 理 を 意 味 し ま す 。「 歴 史 公 文 書 等 の 適 切 な 保 存 及 び 利 用 等 を 図り 」 と は 、 歴 史 資 料 と し て 重 要 な 公 文 書 を 現 用の 公 文 書 の 段 階 か ら 適 切 に 管 理 し 、 公 文 書 館 に移 管 さ れ 、 県 民 に よ り 適 切 に 利 用 さ れ る こ と を意 味 し ま す 。 な お 、 「 利 用 等 」 の 「 等 」 は 、 廃棄 を 意 味 し ま す 。

公 文 書 の 適 正 な 管 理 、 歴 史 公 文 書 等 の 適 切 な保 存 及 び 利 用 等 に よ り 、 県 政 の 意 思 決 定 及 び その 過 程 並 び に 事 務 事 業 の 実 績 を 明 確 に す る こ とに よ り 、 県 政 の 透 明 化 を 推 進 す る こ と に な り ます 。

４ 　 「 も っ て 県 の 有 す る そ の 諸 活 動 を 現 在 及 び 将来 の 県 民 に 説 明 す る 責 務 が 全 う さ れ る よ う に

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し 」 と は 、 条 例 の よ り 高 次 の 目 的 を 示 し て い ます 。

適 正 な 公 文 書 等 の 管 理 を 行 う こ と に よ り 、 現用 の 公 文 書 に つ い て は 条 例 の 特 別 法 と し て 位 置づ け ら れ る 高 知 県 情 報 公 開 条 例 （ 平 成 ２ 年 高 知県 条 例 第 １ 号 。 以 下 「 情 報 公 開 条 例 」 と いう 。 ） に 基 づ く 情 報 公 開 制 度 に よ り 説 明 責 務 を果 た す こ と に な り ま す 。

そ し て 、 非 現 用 の 文 書 で あ る 特 定 歴 史 公 文 書等 に つ い て は 、 そ の 利 用 に つ い て 条 例 で 定 め 、説 明 責 務 を 果 た す こ と に な り ま す 。

こ れ ら に よ っ て 説 明 責 務 を 全 う す る こ と に より 、 県 民 の 県 政 に 対 す る 理 解 と 信 頼 を 深 め る とと も に 、 県 民 の 県 政 へ の 参 加 を 促 進 し よ う と する も の で す 。

５ 　 「 県 政 が 適 正 か つ 効 率 的 に 運 営 さ れ る よ う にす る こ と を 目 的 と す る 」 と は 、 条 例 の 究 極 の 目的 を 示 し て い ま す 。

公 文 書 の 作 成 ・ 取 得 の 段 階 か ら 、 廃 棄 さ れ 、又 は 公 文 書 館 に 移 管 さ れ 、 公 文 書 館 で 保 存 ・ 利用 さ れ る と い う 公 文 書 等 の ラ イ フ サ イ ク ル 全 体を 通 じ て 適 切 に 公 文 書 管 理 を 行 う こ と は 、 単 に職 員 が 業 務 に 必 要 な 公 文 書 へ の ア ク セ ス を 容 易に し 、 適 正 か つ 効 率 的 な 県 政 を 行 う よ う に す るこ と に 留 ま る も の で は あ り ま せ ん 。

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こ の 条 例 は 、 県 政 が 事 後 の 検 証 に 耐 え う る よう 適 正 な 過 程 を 経 て 意 思 決 定 を 行 う こ と 、 事 務事 業 の 実 績 を 検 証 し 、 教 訓 と す る こ と 、 さ ら には 、 重 大 な 事 案 に お い て 過 去 の 歴 史 公 文 書 等 を紐 解 い て 学 ぶ こ と が で き る よ う に す る こ と に より 、 適 正 か つ 効 率 的 な 県 政 の 運 営 に 寄 与 し よ うと す る も の で す 。

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第 ２ 条 　 定 義

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第 ２ 条 　 こ の 条 例 に お い て 「 実 施 機 関 」 と は 、知 事 、 議 会 、 教 育 委 員 会 、 選 挙 管 理 委 員 会 、 人事 委 員 会 、 監 査 委 員 、 公 安 委 員 会 、 警 察 本 部長 、 労 働 委 員 会 、 収 用 委 員 会 、 海 区 漁 業 調 整 委員 会 、 内 水 面 漁 場 管 理 委 員 会 、 公 営 企 業 管 理 者及 び 県 が 設 立 し た 地 方 独 立 行 政 法 人 （ 地 方 独 立行 政 法 人 法 （ 平 成 15 年 法 律 第 118 号 ） 第 ２条 第 １ 項 に 規 定 す る 地 方 独 立 行 政 法 人 を い う 。以 下 同 じ 。 ） を い う 。２ 　 こ の 条 例 に お い て 「 公 文 書 」 と は 、 実 施 機関 の 職 員 （ 県 が 設 立 し た 地 方 独 立 行 政 法 人 の 役員 を 含 む 。 以 下 同 じ 。 ） が 職 務 上 作 成 し 、 又 は取 得 し た 文 書 （ 図 画 及 び 電 磁 的 記 録 （ 電 子 的 方式 、 磁 気 的 方 式 そ の 他 人 の 知 覚 に よ っ て は 認 識す る こ と が で き な い 方 式 で 作 ら れ た 記 録 を いう 。 第 23 条 に お い て 同 じ 。 ） を 含 む 。 同 条 を除 き 、 以 下 同 じ 。 ） で あ っ て 、 当 該 実 施 機 関 の職 員 が 組 織 的 に 用 い る も の と し て 、 当 該 実 施 機関 が 保 有 し て い る も の を い う 。 た だ し 、 次 に 掲げ る も の を 除 く 。

　 ( １ ) 　 官 報 、 公 報 、 白 書 、 新 聞 、 雑 誌 、 書籍 そ の 他 不 特 定 多 数 の 者 に 販 売 す る こ と を 目 的と し て 発 行 さ れ る も の　 ( ２ ) 　 特 定 歴 史 公 文 書 等

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　 ( ３ ) 　 博 物 館 、 美 術 館 、 図 書 館 そ の 他 の 施設 に お い て 、 歴 史 的 若 し く は 文 化 的 な 資 料 又 は学 術 研 究 用 の 資 料 と し て 、 か つ 、 一 般 の 利 用 に供 す る こ と を 目 的 と し て 特 別 の 管 理 が さ れ て いる も の （ 前 号 に 掲 げ る も の を 除 く 。 ）３ 　 こ の 条 例 に お い て 「 歴 史 公 文 書 等 」 と は 、次 に 掲 げ る 文 書 を い う 。

　 ( １ ) 　 実 施 機 関 の 組 織 及 び 機 能 並 び に 政 策の 検 討 過 程 、 決 定 、 実 施 及 び 実 績 に 関 す る 重 要な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書　 ( ２ ) 　 県 民 の 権 利 及 び 義 務 に 関 す る 重 要な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書　 ( ３ ) 　 県 民 を 取 り 巻 く 社 会 環 境 、 自 然 環境 等 に 関 す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 　　 　 書　 ( ４ ) 　 県 の 歴 史 、 文 化 、 学 術 、 事 件 等 に関 す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書

　 ( ５ ) 　 前 各 号 に 掲 げ る も の の ほ か 、 歴 史 資料 と し て 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 公 文 書 そ の 他の 文 書４ 　 こ の 条 例 に お い て 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 とは 、 歴 史 公 文 書 等 の う ち 、 次 に 掲 げ る も の を いう 。

　 ( １ ) 　 第 12 条 第 １ 項 若 し く は 第 ３ 項 又 は

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第 35 条 第 ２ 項 の 規 定 に よ り 第 ４ 条 に 規 定 す る高 知 県 立 公 文 書 館 （ 次 号 に お い て 「 公 文 書 館 」と い う 。 ） に 移 管 さ れ た も の　 ( ２ ) 　 法 人 そ の 他 の 団 体 （ 県 及 び 県 が 設 立し た 地 方 独 立 行 政 法 人 を 除 く 。 第 16 条 第 １ 項第 ３ 号 に お い て 「 法 人 等 」 と い う 。 ） 又 は 個 人か ら 県 行 政 の 推 移 が 跡 付 け ら れ る も の と し て 公文 書 館 に 寄 贈 さ れ 、 又 は 寄 託 さ れ た も の５ 　 こ の 条 例 に お い て 「 公 文 書 等 」 と は 、 次 に掲 げ る も の を い う 。　 ( １ ) 　 公 文 書　 ( ２ ) 　 特 定 歴 史 公 文 書 等【 趣 旨 】

こ の 条 は 、 条 例 に 使 用 す る 用 語 の 定 義 を 明 ら かに し た も の で す 。

第 １ 項 は 、 こ の 条 例 に 基 づ き 公 文 書 の 管 理 を 実施 す る 機 関 を 定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 こ の 条 例 の 対 象 と な る 「 公 文 書 」 の概 念 を 明 ら か に し て 、 そ の 範 囲 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 は 、 実 施 機 関 が 公 文 書 館 に 移 管 す べ き 文書 で あ る 「 歴 史 公 文 書 等 」 の 概 念 を 明 ら か に し て 、そ の 範 囲 を 定 め た も の で す 。

第 ４ 項 は 、 公 文 書 館 で 管 理 し 、 条 例 に 基 づ く 利用 の 対 象 と な る 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 の 範 囲 を 定

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め た も の で す 。第 ５ 項 は 、 条 例 に お い て は 、 第 ２ 項 の 「 公 文

書 」 と 第 ４ 項 の 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 を ま と め て 、「 公 文 書 等 」 と 呼 ぶ こ と を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 実 施 機 関 ）

( １ ) 　 こ の 条 例 に お け る 「 実 施 機 関 」 と は 、 地方 自 治 法 （ 昭 和 22 年 法 律 第 67 号 ） 、 地 方 公 営企 業 法 （ 昭 和 27 年 法 律 第 292 号 ） 、 警 察 法 （ 昭和 29 年 法 律 第 162 号 ） 及 び 地 方 独 立 行 政 法 人 法（ 平 成 15 年 法 律 第 118 号 ） に よ り 、 独 立 し て 事務 を 管 理 し 、 執 行 す る 機 関 を い い 、 実 施 機 関の 行 政 組 織 規 則 等 に よ り 定 め ら れ て い る 本 庁各 課 室 、 出 先 機 関 、 附 属 機 関 、 教 育 機 関 等 の全 体 を 含 む 意 味 で す 。

条 例 に 基 づ き 作 成 又 は 取 得 し 、 保 存 さ れ る 公文 書 が 情 報 公 開 条 例 に 基 づ く 情 報 公 開 制 度 の対 象 と な る こ と か ら 、 情 報 公 開 条 例 の 実 施 機関 と 同 一 と し て い ま す 。

( ２ ) 　 地 方 職 員 共 済 組 合 、 地 方 公 務 員 災 害 補 償基 金 の 支 部 、 職 員 互 助 会 、 民 法 そ の 他 の 法 律に よ っ て 設 立 さ れ た 公 益 法 人 等 は 、 実 施 機 関と は 別 の 団 体 で す の で 、 実 施 機 関 と は な り ませ ん 。

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２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 公 文 書 ）( １ ) 　 「 実 施 機 関 の 職 員 」 と は 、 一 般 職 と 特 別職 、 常 勤 と 非 常 勤 を 問 わ ず 全 て の 職 員 と な りま す 。 し た が っ て 、 知 事 、 行 政 委 員 会 の 委 員監 査 委 員 、 警 察 本 部 長 、 公 営 企 業 管 理 者 及 び県 が 設 立 し た 地 方 独 立 行 政 法 人 の 役 員 、 附 属機 関 の 委 員 を 含 む 県 と 雇 用 関 係 に あ る 全 て の職 員 （ 会 計 年 度 任 用 職 員 、 臨 時 的 任 用 職 員 を含 む 。 ） を い い ま す 。 た だ し 、 派 遣 労 働 者 は県 と の 雇 用 関 係 が な い た め 、 含 み ま せ ん 。

( ２ ) 　 「 職 務 上 作 成 し 、 又 は 取 得 し た 」 と は 、実 施 機 関 の 職 員 が 自 己 の 職 務 の 範 囲 内 に お いて 作 成 し 、 又 は 取 得 し た こ と を い い ま す 。

な お 、 「 職 務 」 に は 、 地 方 自 治 法 第 180 条 の２ 又 は 第 180 条 の ７ の 規 定 に よ り 実 施 機 関 の 職員 が 受 任 し 、 又 は 補 助 執 行 し て い る 事 務 も 含ま れ ま す 。

た だ し 、 職 員 が 、 例 え ば 、 地 方 公 務 員 等 共 済組 合 法 （ 昭 和 37 年 法 律 第 152 号 ） 第 18 条 の 規 定等 に よ り 他 の 法 人 そ の 他 の 団 体 の 事 務 （ 地 方職 員 共 済 組 合 、 地 方 公 務 員 災 害 補 償 基 金 等 の事 務 ） に 従 事 し て い る 場 合 の 当 該 事 務 は 含 まれ ま せ ん 。

( ３ ) 　 「 文 書 （ 図 画 及 び 電 磁 的 記 録 （ 略 ） を 含む 。 ） 」 は 、 条 例 の 対 象 と な る 公 文 書 の 形 態

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を 明 ら か に し た も の で 、 そ の 内 容 は 次 の と おり で す 。

な お 、 令 和 ２ 年 ４ 月 １ 日 改 正 前 の 情 報 公 開 条例 で は 「 文 書 、 図 画 及 び 写 真 （ こ れ ら を 撮 影し た マ イ ク ロ フ ィ ル ム を 含 む 。 ） 並 び に 電 磁的 記 録 」 と 規 定 し て い ま し た が 、 今 後 の 文 書媒 体 の 経 年 的 変 遷 に も 対 応 で き る よ う 公 文 書管 理 法 の 規 定 に 合 わ せ る こ と と し 、 「 写 真 」は 、 「 図 画 」 に 、 「 図 画 」 及 び 「 電 磁 的 記録 」 は 「 文 書 」 に 条 例 上 含 む も の と し て 整 理し ま し た 。ア 　 「 文 書 」 と は 、 文 字 又 は こ れ に 代 わ る べ

き 符 号 を 用 い 、 あ る 程 度 永 続 す べ き 状 態 にお い て 、 紙 な ど の 上 に 記 載 さ れ た も の を いい 、 具 体 的 に は 、 起 案 文 書 、 供 覧 文 書 の ほか 、 台 帳 、 カ ー ド 類 、 刊 行 物 、 図 書 等 を いい ま す 。イ 　 「 図 画 」 と は 、 紙 の 上 に 記 号 又 は 線 等 の象 形 を 用 い て 表 現 さ れ た も の で 、 具 体 的 には 地 図 、 図 面 、 ポ ス タ ー 、 写 真 等 を い い 、写 真 に は 、 印 画 紙 に 焼 き 付 け た も の の ほ か 、ネ ガ 、 ス ラ イ ド 、 映 画 フ ィ ル ム 、 マ イ ク ロフ ィ ル ム 等 を 含 み ま す 。エ 　 「 電 磁 的 記 録 」 と は 、 電 子 計 算 機 に よ る

情 報 処 理 の 用 に 供 さ れ る い わ ゆ る 電 子 情 報

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（ デ ー タ ） だ け で な く 、 再 生 機 器 を 用 い なけ れ ば 知 覚 す る こ と が で き な い 情 報 を 含 みま す 。 し た が っ て 、 次 の よ う な 記 録 媒 体 に情 報 が 記 録 ・ 保 存 さ れ た 状 態 に あ る も の をい い ま す 。( ア ) 　 磁 気 テ ー プ （ ビ デ オ テ ー プ 、 カ セ ット テ ー プ 等 ）( イ ) 　 磁 気 デ ィ ス ク （ フ ロ ッ ピ ー デ ィ ス ク 、ハ ー ド デ ィ ス ク 等 ）( ウ ) 　 光 デ ィ ス ク （ Ｃ Ｄ 、 Ｄ Ｖ Ｄ 、 ブ ル ーレ イ デ ィ ス ク 等 ）( エ ) 　 光 磁 気 デ ィ ス ク （ Ｍ Ｏ 等 )

( オ ) 　 メ モ リ カ ー ド( カ ) 　 Ｕ Ｓ Ｂ メ モ リ( キ ) 　 ( ア ) か ら ( カ ) ま で の ほ か 、 こ れ ら に

類 す る も のま た 、 電 子 メ ー ル 、 ホ ー ム ペ ー ジ 、 フ ァ クシ ミ リ 等 の 電 磁 的 方 法 に よ る 通 信 に つ い ては 、 紙 な ど に 出 力 し た 場 合 は 文 書 と し て 、そ う で な い 場 合 は 電 磁 的 記 録 に 該 当 し ま す 。

( ４ ) 　 「 組 織 的 に 用 い る も の 」 に 該 当 す る た めに は 、 次 の 条 件 を 満 た さ な け れ ば な り ま せ ん 。

ア 　 作 成 又 は 取 得 し た 文 書 が 職 員 個 人 の 段 階

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の も の で は な い こ と 。し た が っ て 、 職 員 が 自 己 の 職 務 の 便 宜 上 保

有 し て い る 正 式 文 書 の 写 し 、 職 員 が 自 己 の 職務 の 便 宜 上 取 得 し た 資 料 、 職 員 の 個 人 的 な 検討 段 階 に と ど ま る 資 料 等 は 、 該 当 し ま せ ん 。イ 　 実 施 機 関 に お い て 業 務 遂 行 上 必 要 な も の

と し て 利 用 さ れ て い る こ と 。業 務 遂 行 上 必 要 な も の と し て 利 用 さ れ て い

る か ど う か の 判 断 は 、 次 の 基 準 に よ る も の とし ま す 。( ア ) 　 作 成 さ れ た も の に つ い て は 、 職 務 上 の内 部 検 討 に 付 さ れ た 時 点 以 降 の も の

「 職 務 上 の 内 部 検 討 」 と は 、 単 に 班 等 で検 討 し て い る 段 階 の も の は 該 当 せ ず 、 課 長 、課 長 補 佐 、 所 長 、 次 長 等 一 定 の 権 限 を 有 する 職 員 （ 高 知 県 事 務 処 理 規 則 に 規 定 す る 専決 権 者 、 代 決 権 者 等 ） を 含 む 内 部 検 討 で 使用 さ れ た も の と し ま す 。

( イ ) 　 取 得 し た も の に つ い て は 、 受 領 し た 時点 以 降 の も の と し ま す 。

( ５ ) 　 ( ４ ) の 例 と し て 、 次 の も の が 挙 げ ら れ ます 。

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ア 　 決 裁 、 供 覧 等 の 手 続 が 終 了 し た も のイ 　 決 裁 、 供 覧 等 の 手 続 の 途 中 の も のウ 　 内 部 検 討 に 付 さ れ た 段 階 の 素 案 等エ 　 庁 議 、 調 整 会 議 、 大 学 の 教 授 会 等 の 資 料オ 　 審 議 会 、 委 員 会 、 説 明 会 等 の 資 料カ 　 地 元 説 明 会 、 事 業 説 明 会 等 の 資 料キ 　 許 （ 認 ） 可 申 請 書 、 届 出 書 、 報 告 書 等

（ 決 裁 供 覧 等 の 手 続 に か か わ ら ず 県 へ 提 出 され た 段 階 で 対 象 と な り ま す 。 ）

( ６ ) 　 「 実 施 機 関 が 保 有 し て い る も の 」 と は 、当 該 文 書 を 管 理 し て い れ ば 足 り 、 物 理 的 に 占有 し て い る 必 要 は あ り ま せ ん 。 管 理 し て い ると は 、 当 該 文 書 の 作 成 ・ 保 存 ・ 利 用 （ 閲 覧 ・提 供 ） 、 移 管 ・ 廃 棄 時 の 判 断 権 限 を 有 し て いる こ と を 意 味 し ま す 。 し た が っ て 、 保 存 期 間が 満 了 し 、 廃 棄 さ れ た も の は 、 こ の 条 例 の 対象 と は な り ま せ ん が 、 引 き 続 き 必 要 な も の とし て 管 理 し て い る 場 合 は 、 保 存 期 間 を 経 過 した も の も 対 象 と な り ま す 。

ま た 、 一 時 的 に 文 書 を 借 用 し て い る 場 合 や 預か っ て い る 場 合 な ど は 、 当 該 文 書 を 保 有 し てい る と は い え ま せ ん 。

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( ７ ) 　 電 磁 的 記 録 に つ い て も 、 そ れ が 公 文 書 に該 当 す る か ど う か は 、 上 記 ( ４ ) 、 ( ５ ) 及 び( ６ ) の 基 準 を も と に 判 断 す る こ と に な り ま す 。

( ８ ) 　 公 文 書 の 収 受 、 起 案 、 整 理 、 保 存 、 廃 棄そ の 他 公 文 書 の 取 扱 い は 、 公 文 書 管 理 制 度 が機 能 す る た め の 前 提 と な る も の で す か ら 、 公文 書 管 理 規 程 の 定 め る と こ ろ に よ り 適 正 に 行わ な け れ ば な り ま せ ん 。

( ９ ) 　 第 ２ 項 た だ し 書 は 、 第 ２ 項 本 文 に 該 当 する 文 書 で あ っ て も 「 公 文 書 」 に 該 当 し な い 適用 除 外 を 設 け て い ま す 。

(10) 　 第 １ 号 の 「 官 報 、 公 報 、 白 書 、 新 聞 、 雑誌 、 書 籍 そ の 他 不 特 定 多 数 の 者 に 販 売 す る こと を 目 的 と し て 発 行 さ れ る も の 」 は 、 市 販 され て お り 、 県 民 自 ら が ア ク セ ス で き る た め 、対 象 か ら 外 す も の で す 。

も し 、 こ れ ら の 文 書 を 情 報 公 開 条 例 の 開 示 請求 の 対 象 に 含 め れ ば 、 自 ら コ ピ ー を 取 る 手 間を 省 く た め 、 又 は 費 用 を 節 約 す る た め に 開 示請 求 が な さ れ て 、 実 施 機 関 に 過 大 な 負 担 を 課す お そ れ が あ る こ と に よ る ほ か 、 著 作 物 に 関し て は 著 作 権 法 （ 昭 和 45 年 法 律 第 48 号 ） で 認

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め ら れ て い る 必 要 と 認 め ら れ る 限 度 の 著 作 物の 利 用 を 超 え る お そ れ が あ り ま す 。 た だ し 、公 文 書 に 参 考 資 料 と し て 添 付 し た こ れ ら の 発行 物 は 、 公 文 書 に 含 め る も の と し ま す 。

ま た 、 「 販 売 す る こ と を 目 的 と し て 」 と す るた め 、 無 料 で 頒 布 さ れ る 広 報 用 資 料 な ど は 該当 し ま せ ん が 、 現 に 頒 布 し て い る 資 料 の 場 合は 頒 布 し て い る 機 関 を 紹 介 す る 対 応 を 、 既 に頒 布 が 終 了 し て い る 資 料 の 場 合 は 行 政 資 料 を収 集 し て い る 高 知 県 立 図 書 館 や 公 文 書 館 を 紹介 す る 対 応 を 行 う ほ か 、 高 知 県 公 報 や 実 施 機関 が 監 修 し た 書 籍 で あ っ て 、 入 手 困 難 な 状 況に あ る と 認 め ら れ る 場 合 も 情 報 提 供 に よ り 対応 す べ き で す 。

(11) 　 第 ２ 号 の 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 は 、 条 例に よ り 公 文 書 館 に お け る 保 存 、 利 用 等 の 方 法を 定 め 、 現 用 の 公 文 書 と 違 う 管 理 を 行 う た めに 「 公 文 書 」 の 適 用 除 外 と す る も の で す 。

(12) 　 第 ３ 号 の 「 博 物 館 、 美 術 館 、 図 書 館 そ の他 の 施 設 に お い て 、 歴 史 的 若 し く は 文 化 的 な資 料 又 は 学 術 研 究 用 の 資 料 と し て 、 か つ 、 一般 の 利 用 に 供 す る こ と を 目 的 と し て 特 別 の 管

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理 が さ れ て い る も の 」 は 、 貴 重 資 料 の 保 存 、学 術 研 究 へ の 寄 与 等 か ら 独 自 の ア ク セ ス 制 度が 定 め ら れ て お り 、 条 例 に 基 づ く 公 文 書 管 理及 び 情 報 公 開 条 例 に 基 づ く 開 示 請 求 の 対 象 とす る こ と が 適 切 で な い も の を 定 め て い ま す 。「 博 物 館 、 美 術 館 、 図 書 館 そ の 他 の 施 設 に おい て 、 歴 史 的 若 し く は 文 化 的 な 資 料 又 は 学 術研 究 用 の 資 料 」 と は 、 博 物 館 の 古 文 書 、 美 術館 の 美 術 品 、 図 書 館 の 資 料 、 公 文 書 館 の 行 政資 料 、 県 の 庁 舎 等 に 展 示 さ れ る 美 術 品 な ど です 。 「 一 般 の 利 用 に 供 す る こ と を 目 的 と し て特 別 の 管 理 が さ れ て い る も の 」 は 、 原 則 と して 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 法 律 施 行 令 （ 平成 22 年 政 令 第 250 号 。 以 下 「 公 文 書 管 理 法 施 行令 」 と い う 。 ） 第 ４ 条 に 準 じ て 以 下 の 特 別 の管 理 が さ れ て い る 資 料 を 指 し ま す 。 歴 史 的 若し く は 文 化 的 な 資 料 又 は 学 術 研 究 用 の 資 料 であ っ て も 、 特 別 の 管 理 が さ れ て い な い も の は公 文 書 に 該 当 し 、 条 例 の 公 文 書 の 管 理 及 び 情報 公 開 条 例 の 開 示 請 求 の 対 象 と な り ま す 。ア 　 当 該 資 料 が 専 用 の 場 所 に お い て 適 切 に 保存 さ れ て い る こ と 。

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イ 　 当 該 資 料 の 目 録 が 作 成 さ れ 、 か つ 、 当 該目 録 が 一 般 の 閲 覧 に 供 さ れ て い る こ と 。ウ 　 次 に 掲 げ る も の を 除 き 、 一 般 の 利 用 の 制限 が 行 わ れ て い な い こ と 。( ア ) 　 当 該 資 料 に 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １項 第 １ 号 か ら 第 ３ 号 ま で 及 び 第 ５ 号 に 掲 げる 情 報 が 記 録 さ れ て い る と 認 め ら れ る 場 合に あ っ て は 、 当 該 資 料 （ 当 該 情 報 が 記 録 され て い る 部 分 に 限 る 。 ） の 一 般 の 利 用 を 制限 す る こ と 。

( イ ) 　 当 該 資 料 の 全 部 又 は 一 部 を 一 定 の 期間 公 に し な い こ と を 条 件 に 条 例 第 ２ 条 第 ４項 第 ２ 号 に 規 定 す る 法 人 そ の 他 の 団 体 又 は個 人 か ら 寄 贈 又 は 寄 託 を 受 け て い る 場 合 にあ っ て は 、 当 該 期 間 が 経 過 す る ま で の 間 、当 該 資 料 の 全 部 又 は 一 部 の 一 般 の 利 用 を 制限 す る こ と 。

( ウ ) 　 当 該 資 料 の 原 本 を 利 用 さ せ る こ と によ り 当 該 原 本 の 破 損 若 し く は そ の 汚 損 を 生ず る お そ れ が あ る 場 合 又 は 当 該 資 料 を 保 有す る 施 設 に お い て 当 該 原 本 が 現 に 使 用 さ れて い る 場 合 に あ っ て は 、 当 該 原 本 の 一 般 の

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利 用 の 方 法 又 は 期 間 を 制 限 す る こ と 。エ 　 当 該 資 料 の 利 用 の 方 法 及 び 期 間 に 関 す る

定 め が あ り 、 か つ 、 当 該 定 め が 一 般 の 閲 覧に 供 さ れ て い る こ と 。オ 　 当 該 資 料 に 高 知 県 個 人 情 報 保 護 条 例 （ 平

成 13 年 高 知 県 条 例 第 ２ 号 ） 第 ２ 条 第 １ 号 に規 定 す る 個 人 情 報 （ 死 者 に 関 す る 個 人 情 報に あ っ て は 、 当 該 資 料 が 作 成 さ れ て か ら の時 の 経 過 を 考 慮 し て も な お 保 護 す べ き 個 人情 報 に 限 る 。 ） が 記 録 さ れ て い る 場 合 に あっ て は 、 当 該 個 人 情 報 の 漏 え い の 防 止 の ため に 必 要 な 措 置 を 講 じ て い る こ と 。

条 例 第 ２ 条 第 ２ 項 第 ３ 号 に 該 当 す る 文 書 とし て 、 例 え ば 、 以 下 の 文 書 が 挙 げ ら れ ま す 。・ 　 高 知 県 立 公 文 書 館 の 行 政 資 料・ 　 高 知 県 立 美 術 館 の 美 術 品 等・ 　 高 知 県 立 歴 史 民 俗 資 料 館 、 高 知 県 立 坂 本龍 馬 記 念 館 、 高 知 県 立 高 知 城 歴 史 博 物 館 の資 料 等・ 　 高 知 県 立 文 学 館 の 文 学 資 料・ 　 高 知 県 立 牧 野 植 物 園 の 図 書

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・ 　 高 知 県 議 会 図 書 室 の 図 書 等・ 　 高 知 県 立 図 書 館 の 資 料 等・ 　 塩 見 文 庫・ 　 高 知 県 立 埋 蔵 文 化 財 セ ン タ ー の 埋 蔵 文 化

財 等・ 　 県 展 買 上 作 品 管 理 及 び 貸 出 基 準 （ 総 務 部広 報 広 聴 課 ） に 基 づ き 管 理 さ れ る 県 展 作 品・ 　 高 知 県 公 立 大 学 法 人 の 図 書 館 等 の 資 料 等

３ 　 第 ３ 項 関 係 （ 歴 史 公 文 書 等 ）( １ ) 　 公 文 書 管 理 法 第 ２ 条 第 ６ 項 は 、 「 歴 史 資

料 と し て 重 要 な 公 文 書 そ の 他 の 文 書 」 を 「 歴史 公 文 書 等 」 と 定 義 し て い ま す 。 ま た 、 内 閣総 理 大 臣 が 決 定 す る 「 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する ガ イ ド ラ イ ン （ 以 下 「 行 政 文 書 管 理 ガ イ ドラ イ ン 」 と い う 。 ） 」 別 表 第 ２ の 基 本 的 考 え方 は 、 「 歴 史 公 文 書 等 」 に 該 当 す る 重 要 な 情報 と し て 、 ４ つ の 重 要 な 情 報 を 例 示 し て い ます 。 本 県 の 公 文 書 館 に 移 管 す べ き 「 歴 史 公 文書 等 」 の 基 本 的 な 考 え 方 に つ い て は 、 公 文 書管 理 法 及 び 行 政 文 書 管 理 ガ イ ド ラ イ ン に 準 ずる も の と し 、 条 例 第 ２ 条 第 ３ 項 で 定 義 し て いま す 。 そ の 内 容 は 次 に 記 述 す る 内 容 に な り ます 。

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( ２ ) 　 第 １ 号 の 「 実 施 機 関 の 組 織 及 び 機 能 並 びに 政 策 の 検 討 過 程 、 決 定 、 実 施 及 び 実 績 に 関す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書 」 と は 、 例え ば 、 次 の よ う な 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文書 が 対 象 と な り ま す 。ア 　 実 施 機 関 の 組 織 の 設 置 、 統 合 、 廃 止 、 改

編 の 経 緯 並 び に 各 組 織 の 構 造 や 権 限 及 び 機能 の 根 拠 に 関 す る 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書イ 　 経 緯 も 含 め た 政 策 の 検 討 過 程 や 決 定 並 び

に 政 策 の 実 施 及 び 実 績 に 関 す る 情 報 で あ って 、 将 来 ま で を 見 据 え て 政 策 の 理 解 や 見 直し の 検 討 に 資 す る と 考 え ら れ る 情 報 が 記 録さ れ た 文 書

( ３ ) 　 第 ２ 号 の 「 県 民 の 権 利 及 び 義 務 に 関 す る重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書 」 と は 、 例 え ば 、次 の よ う な 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書 が 対象 と な り ま す 。ア 　 県 民 の 権 利 及 び 義 務 の 法 令 又 は 条 例 上 の

根 拠 並 び に 個 人 及 び 法 人 の 権 利 及 び 義 務 の得 喪 に 関 す る 基 準 や 指 針 等 の 設 定 に 関 す る経 緯 も 含 め た 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書イ 　 個 別 の 許 認 可 等 の う ち 公 益 等 の 観 点 か ら重 要 と 認 め ら れ る も の に 関 す る 情 報 が 記 録

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さ れ た 文 書ウ 　 県 民 か ら の 不 服 申 立 て や 県 又 は 実 施 機 関

を 当 事 者 と す る 訴 訟 の 提 起 等 に 関 す る 情 報の う ち 、 法 令 又 は 条 例 の 解 釈 や そ の 後 の 政策 立 案 等 に 大 き な 影 響 を 与 え た 事 件 に 関 する 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書

( ４ ) 　 第 ３ 号 の 「 県 民 を 取 り 巻 く 社 会 環 境 、 自然 環 境 等 に 関 す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文書 」 と は 、 例 え ば 、 次 の よ う な 重 要 な 情 報 が記 録 さ れ た 文 書 が 対 象 と な り ま す 。ア 　 政 策 の 変 更 や 優 先 順 位 の 設 定 に 影 響 を 与

え た 社 会 環 境 、 自 然 環 境 等 に 関 す る 情 報 が記 録 さ れ た 文 書イ 　 政 策 が 県 民 に 与 え た 影 響 や 効 果 、 社 会 状

況 を 示 す 重 要 な 調 査 の 結 果 、 県 の 広 報 に 関す る 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書ウ 　 県 の 自 然 環 境 に 関 す る 観 測 結 果 等 、 そ の動 態 に 関 す る 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書

( ５ ) 　 第 ４ 号 の 「 県 の 歴 史 、 文 化 、 学 術 、 事 件等 に 関 す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書 」 とは 、 例 え ば 、 次 の よ う な 重 要 な 情 報 が 記 録 され た 文 書 が 対 象 と な り ま す 。ア 　 県 の 区 域 、 来 歴 や 、 多 く の 県 民 の 関 心 事

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項 と な る 自 然 災 害 及 び 事 件 等 の 重 大 な 出 来事 （ 県 内 で 起 き た も の に 限 ら な い 。 ） に 関す る 情 報 が 記 録 さ れ た 文 書イ 　 学 術 の 成 果 や そ の 顕 彰 等 及 び 文 化 、 芸 術 、技 術 等 の 功 績 等 の う ち 重 要 な も の に 関 す る情 報 が 記 録 さ れ た 文 書

( ６ ) 　 第 ５ 号 の 「 前 各 号 に 掲 げ る も の の ほ か 、歴 史 資 料 と し て 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ た 公 文書 そ の 他 の 文 書 」 と は 、 第 １ 号 か ら 第 ４ 号 まで の 重 要 な 情 報 に 該 当 し な い 情 報 で あ っ て も歴 史 資 料 と し て 重 要 な 情 報 で あ る と 考 え ら れる 情 報 が 記 録 さ れ た 公 文 書 そ の 他 の 文 書 が 歴史 公 文 書 等 で あ る こ と を 示 し て い ま す 。 「 その 他 の 文 書 」 と は 公 文 書 以 外 の 私 文 書 で す が 、私 文 書 で あ っ て も 、 例 え ば 在 任 中 に 知 事 が 執筆 し た 日 記 な ど は 、 歴 史 資 料 と し て 重 要 な 情報 が 記 録 さ れ た 文 書 と し て 、 公 文 書 館 が 寄 贈又 は 寄 託 を 受 け る 可 能 性 が あ り ま す 。 「 歴 史公 文 書 等 」 の 「 等 」 に つ い て は そ の 他 の 文 書を 含 む こ と を 意 味 し て い ま す 。

な お 、 歴 史 公 文 書 等 に つ い て は 、 現 用 の 公 文書 の 段 階 か ら 歴 史 資 料 と し て 重 要 な 情 報 が 記録 さ れ て い ま す の で 、 現 用 の 公 文 書 で あ る 歴史 公 文 書 等 が 存 在 し 、 こ の 歴 史 公 文 書 等 は 保

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存 期 間 が 満 了 し た と き に 公 文 書 館 に 移 管 さ れま す 。

４ 　 第 ４ 項 関 係 （ 特 定 歴 史 公 文 書 等 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 公 文 書 館 で 管 理 し 、 条 例 に 基

づ く 利 用 の 対 象 と な る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 範囲 を 定 め た も の で す 。

( ２ ) 　 第 １ 号 の 「 第 12 条 第 １ 項 若 し く は 第 ３ 項又 は 第 35 条 第 ２ 項 の 規 定 に よ り 第 ４ 条 に 規 定す る 高 知 県 立 公 文 書 館 （ 略 ） に 移 管 さ れ た もの 」 と は 、 歴 史 公 文 書 等 の う ち 、 条 例 第 12 条第 １ 項 に 基 づ き 保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 を実 施 機 関 が 公 文 書 館 に 移 管 し た も の 、 同 条 第３ 項 に 基 づ き 知 事 か ら の 廃 棄 し な い こ と の 求め を 受 け て 実 施 機 関 が 公 文 書 館 に 移 管 し た もの 、 条 例 第 35 条 第 ２ 項 の 規 定 に 基 づ き 実 施 機関 と 知 事 の 協 議 の う え 、 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書類 を 移 管 し た も の に な り ま す 。

( ３ ) 　 第 ２ 号 の 「 法 人 そ の 他 の 団 体 （ 略 ） 又 は個 人 か ら 県 行 政 の 推 移 が 跡 付 け ら れ る も の とし て 公 文 書 館 に 寄 贈 さ れ 、 又 は 寄 託 さ れ た もの 」 と は 、 県 及 び 県 が 設 立 し た 地 方 独 立 行 政法 人 以 外 の も の か ら 公 文 書 館 が 寄 贈 又 は 寄 託を 受 け た 歴 史 公 文 書 等 に な り ま す 。

な お 、 歴 史 公 文 書 等 に は 、 江 戸 時 代 以 前 の 古文 書 な ど も 含 ま れ ま す が 、 公 文 書 館 で は 、 公

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文 書 以 外 の 歴 史 公 文 書 等 の 寄 贈 又 は 寄 託 に つい て は 、 明 治 ４ 年 の 廃 藩 置 県 に よ り 高 知 県 が成 立 し て 以 後 の 県 行 政 の 推 移 が 跡 づ け ら れ る資 料 を 収 集 す る も の と し 、 そ れ 以 前 の 文 書 につ い て は 、 県 の 博 物 館 施 設 等 が 所 管 す る こ とと し て い ま す 。

ま た 、 「 県 行 政 の 推 移 」 と し て い ま す が 、 行政 以 外 の 県 の 議 決 機 関 の 推 移 や 司 法 機 関 の 推移 が 跡 づ け ら れ る 文 書 の 寄 贈 ・ 寄 託 を 否 定 する 趣 旨 で は あ り ま せ ん 。

５ 　 第 ５ 項 関 係 （ 公 文 書 等 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 公 文 書 と 特 定 歴 史 公 文 書 等 を

指 し て 、 条 例 に お い て 公 文 書 等 と 呼 ぶ こ と を定 め て い ま す 。 一 般 に 「 公 文 書 」 と い う 場 合こ の 「 公 文 書 等 」 を 指 す 場 合 が あ る こ と に 職員 は 留 意 す る 必 要 が あ り ま す 。

【 参 考 】電 磁 的 記 録 に つ い て・ 「 電 磁 的 記 録 取 扱 要 綱 」 （ イ ン ト ラ ネ ッ トに 掲 載 ）・ 「 電 磁 的 記 録 が 公 文 書 に 加 わ る こ と に 伴 うＱ ＆ Ａ 」 （ イ ン ト ラ ネ ッ ト に 掲 載 ）

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第 ３ 条 　 法 令 等 と の 関 係第 ３ 条 　 公 文 書 等 の 管 理 に つ い て は 、 法 令 又 は他 の 条 例 に 特 別 の 定 め が あ る 場 合 を 除 く ほ か 、こ の 条 例 の 定 め る と こ ろ に よ る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 こ の 条 例 が 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る

一 般 法 で あ る こ と を 明 ら か に し た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 情 報 公 開 条 例 は 、 公 文 書 等 の 一 部 で あ る 公 文

書 に つ い て 、 開 示 請 求 に 基 づ く 開 示 と 公 文 書 に記 載 さ れ る 情 報 を 含 む 県 が 保 有 す る 情 報 の 情 報公 開 と い う 管 理 の 形 態 を 定 め る 特 別 法 と い う こと が で き ま す 。

２ 　 特 定 秘 密 の 保 護 に 関 す る 法 律 （ 平 成 25 年 法 律第 108 号 ） に 規 定 す る 特 定 秘 密 を 同 法 第 ５ 条 第２ 項 な ど に よ り 高 知 県 警 察 等 が 保 有 し た と き は 、同 法 は こ の 条 例 の 特 別 法 と な り 、 特 定 秘 密 の 取扱 い は 同 法 を 踏 ま え る こ と に な り ま す 。

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第 ２ 章 　 高 知 県 立 公 文 書 館第 ４ 条 　 設 置第 ４ 条 　 歴 史 公 文 書 等 を 保 存 し 、 利 用 に 供 す ると と も に 、 こ れ に 関 連 す る 調 査 研 究 を 行 う こ とを 目 的 と し て 、 高 知 県 立 公 文 書 館 （ 以 下 「 公 文書 館 」 と い う 。 ） を 高 知 市 に 設 置 す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 館 の 設 置 に つ い て 定 め た も の

で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 高 知 県 立 公 文 書 館 は 、 公 文 書 館 法 （ 昭 和 62 年

法 律 第 115 号 ） 第 ５ 条 第 ２ 項 の 公 文 書 館 及 び 地方 自 治 法 （ 昭 和 22 年 法 律 第 67 号 ） 第 244 条 の ２第 １ 項 の 公 の 施 設 と し て 、 こ れ ら の 規 定 に 基 づき 、 公 文 書 館 の 設 置 及 び 管 理 に 関 す る 事 項 を 条例 で 定 め て い ま す 。

２ 　 こ の 条 例 と は 別 に 、 公 文 書 館 の 設 置 及 び 管 理に 関 す る 条 例 を 定 め る こ と も 検 討 し ま し た が 、公 文 書 館 が 公 文 書 等 の 管 理 に お け る 重 要 な 施 設で あ り 、 一 体 の 条 例 に し た 方 が 県 民 に 分 か り やす い と 考 え 、 条 例 の 中 で 設 置 及 び 管 理 に 関 す る事 項 を 定 め て い ま す 。

３ 　 「 歴 史 公 文 書 等 を 保 存 し 、 利 用 に 供 す る と とも に 、 こ れ に 関 連 す る 調 査 研 究 を 行 う こ と を 目

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的 と し て 」 と は 、 公 文 書 館 法 ４ 条 第 １ 項 の 規 定を 踏 ま え 、 公 文 書 館 の 設 置 目 的 を 示 し て い ま す 。同 項 は 、 「 閲 覧 に 供 す る と と も に 」 と し て い ます が 、 公 文 書 館 で の 利 用 請 求 に よ る 写 し の 交 付な ど の 閲 覧 に 限 ら な い 利 用 を 考 慮 し 、 「 利 用 」と い う 表 現 を 用 い て い ま す 。

第 ５ 条 　 休 館 日 等 及 び 開 館 時 間第 ５ 条 　 公 文 書 館 の 休 館 日 は 、 次 に 掲 げ る と おり と す る 。 た だ し 、 知 事 が 特 に 必 要 が あ る と 認め た と き は 、 臨 時 に 休 館 し 、 又 は 臨 時 に 開 館 する こ と が で き る 。( １ ) 　 日 曜 日 及 び 土 曜 日 並 び に 国 民 の 祝 日に 関 す る 法 律 （ 昭 和 23 年 法 律 第 178 号 ） 第３ 条 に 規 定 す る 休 日

( ２ ) 　 12 月 29 日 か ら 翌 年 の １ 月 ３ 日 まで の 日２ 　 公 文 書 館 の 開 館 時 間 は 、 午 前 ９ 時 か ら 午 後５ 時 ま で と す る 。 た だ し 、 知 事 が 特 に 必 要 が ある と 認 め た と き は 、 こ れ を 変 更 す る こ と が で きる 。

【 趣 旨 】

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こ の 条 は 、 公 文 書 館 の 休 館 日 等 及 び 開 館 時 間 を定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】「 国 民 の 祝 日 に 関 す る 法 律 第 ３ 条 に 規 定 す る 休

日 」 と は 、 国 民 の 祝 日 、 い わ ゆ る 振 替 休 日 並 び に前 日 及 び 翌 日 が 国 民 の 祝 日 で あ る 日 を 指 し ま す 。

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第 ６ 条 　 損 害 賠 償 義 務第 ６ 条 　 公 文 書 館 を 利 用 す る 者 は 、 故 意 又 は 過失 に よ り 公 文 書 館 の 施 設 若 し く は 設 備 又 は 特 定歴 史 公 文 書 等 そ の 他 の 公 文 書 館 が 管 理 す る 資 料を 損 傷 し 、 又 は 滅 失 し た と き は 、 こ れ に よ っ て生 じ た 損 害 を 知 事 の 認 定 に 基 づ き 賠 償 し な け れば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 故 意 又 は 過 失 に よ り 公 文 書 館 の 施 設 、

設 備 若 し く は 資 料 を 損 傷 し 、 又 は 滅 失 し た 場 合 の損 害 賠 償 義 務 に つ い て 規 定 し て い ま す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 そ の 他 の 公 文 書 館 が 管 理す る 資 料 」 と は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の ほ か 、 公文 書 館 が 管 理 す る 行 政 資 料 や 中 間 書 庫 と し て 管理 す る 現 用 の 公 文 書 、 移 管 す る 前 の 歴 史 公 文 書等 を い い ま す 。

２ 　 実 際 の 損 害 賠 償 請 求 は 、 民 法 （ 明 治 29 年 法 律第 89 号 ） 第 709 条 の 規 定 な ど に 基 づ き 行 わ れ るこ と に な り ま す が 、 本 条 は 、 知 事 が 損 害 賠 償 額を 認 定 し て 、 請 求 す る 旨 を 規 定 し て い ま す 。

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第 ７ 条 　 委 任第 ７ 条 　 こ の 章 に 定 め る も の の ほ か 、 公 文 書 館の 管 理 に 関 し 必 要 な 事 項 は 、 規 則 で 定 め る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 館 の 管 理 に 関 し 必 要 な 事 項 を

規 則 に 委 任 す る こ と を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 地 方 自 治 法 第 244 条 の ２ 第 １ 項 の 規 定 に よ り 、

公 文 書 館 の 管 理 に 関 す る 事 項 は 、 条 例 で 定 め なけ れ ば な り ま せ ん 。 し か し な が ら 、 公 文 書 館 の管 理 に 関 す る 事 項 の 全 て を 条 例 で 定 め る こ と は現 実 的 で は な い た め 、 条 例 で は 重 要 事 項 の み を定 め 、 高 知 県 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 条 例 施 行規 則 （ 令 和 元 年 高 知 県 規 則 第 36 号 。 以 下 「 条 例施 行 規 則 」 と い う 。 ） に 委 任 し て い ま す 。

２ 　 本 条 の 委 任 に よ り 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 章 の 公文 書 館 管 理 規 則 に お い て 、 公 文 書 館 の 業 務 、 公文 書 館 長 へ の 事 務 の 委 任 、 公 文 書 館 長 に よ る 入館 の 拒 否 等 に つ い て 規 定 し て い ま す 。

ま た 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 及 び 利 用 等 に関 す る こ と は 、 条 例 第 30 条 の 委 任 に よ り 条 例 施行 規 則 第 ４ 章 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 利 用 等 規 則 で規 定 し て い ま す 。

３ 　 条 例 施 行 規 則 第 45 条 は 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 章

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及 び 第 ４ 章 に 定 め る 事 項 を 実 施 す る た め に 必 要な 事 項 を 公 文 書 館 長 が 定 め る と し て い ま す が 、県 民 の 権 利 義 務 に 関 す る 基 本 的 な 内 容 は 、 条 例又 は 条 例 の 委 任 を 受 け た 規 則 で 定 め る 必 要 が あり ま す 。

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第 ３ 章 　 公 文 書 の 管 理第 １ 節 　 文 書 の 作 成第 ８ 条 　 文 書 の 作 成第 ８ 条 　 実 施 機 関 の 職 員 は 、 第 １ 条 の 目 的 の 達成 に 資 す る た め 、 当 該 実 施 機 関 に お け る 経 緯 も含 め た 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 び に 当 該 実 施 機 関の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 、 又 は検 証 す る こ と が で き る よ う 、 処 理 に 係 る 事 案 が軽 微 な も の で あ る 場 合 を 除 き 、 文 書 を 作 成 し なけ れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ４ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 職 員 の 文 書 作 成 義 務 を 明 ら か に し た も の です 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 実 施 機 関 の 職 員 」 と は 、 条 例 第 ２ 条 第 ２ 項

の 実 施 機 関 の 職 員 と 同 じ 解 釈 で 、 一 般 職 と 特 別職 、 常 勤 と 非 常 勤 を 問 わ ず 全 て の 職 員 と な り ます 。

２ 　 「 第 １ 条 の 目 的 の 達 成 に 資 す る た め 、 当 該 実施 機 関 に お け る 経 緯 も 含 め た 意 思 決 定 に 至 る 過程 並 び に 当 該 実 施 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を合 理 的 に 跡 付 け 、 又 は 検 証 す る こ と が で き る よう 」 と は 、 文 書 作 成 義 務 の 内 容 を 示 し て い ま す 。

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現 在 及 び 将 来 の 県 民 に 対 す る 説 明 責 務 な ど 、第 １ 条 の 目 的 を 達 成 す る た め に 、 職 員 は 、 ①「 当 該 実 施 機 関 に お け る 経 緯 も 含 め た 意 思 決 定に 至 る 過 程 」 及 び ② 「 当 該 実 施 機 関 の 事 務 及 び事 業 の 実 績 」 を 「 合 理 的 に 跡 付 け 、 又 は 検 証 する こ と 」 が で き る よ う 文 書 を 作 成 し な け れ ば なり ま せ ん 。

３ 　 「 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 な も の で あ る 場 合 」と は 、 例 え ば 、 所 掌 事 務 に 関 す る 単 な る 照 会 ・問 合 せ に 対 す る 応 答 、 実 施 機 関 内 部 に お け る 日常 的 業 務 の 連 絡 ・ 打 合 せ な ど が 考 え ら れ ま す 。一 方 、 当 該 事 案 が 政 策 判 断 や 県 民 の 権 利 義 務 に影 響 を 及 ぼ す よ う な 場 合 は 、 「 処 理 に 係 る 事 案が 軽 微 な も の で あ る 場 合 」 に 含 ま れ ま せ ん 。

４ 　 公 文 書 管 理 法 第 ４ 条 は 作 成 す べ き 文 書 の 類 型を 例 示 し て い ま す が 、 当 該 例 示 が 条 例 の 実 施 機関 に 対 す る 例 示 と し て は な じ ま な い も の も あ るこ と か ら 、 本 条 は 、 例 示 し て い ま せ ん 。 実 施 機関 の 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 び に 当 該 実 施 機 関 の事 務 及 び 事 業 の 実 績 に 関 す る 全 て の 事 項 に つ いて 、 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 な も の で あ る 場 合 を除 き 、 文 書 作 成 義 務 を 課 し て い ま す 。

５ 　 本 条 は 、 文 書 の 「 作 成 」 に つ い て 、 規 定 し てい ま す が 、 公 文 書 と な る 文 書 の 起 点 と な る 実 施機 関 の 職 員 の 行 為 に は 、 「 作 成 」 の ほ か に 「 取

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得 」 が あ り ま す 。 「 作 成 」 と 違 い 、 文 書 を 取 得す る 相 手 方 が あ る た め 、 条 例 は 、 「 取 得 」 に 関し 義 務 を 課 し て い ま せ ん 。

し か し な が ら 、 実 施 機 関 の 職 員 は 、 「 第 １ 条の 目 的 の 達 成 に 資 す る た め 、 当 該 実 施 機 関 に おけ る 経 緯 も 含 め た 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 び に 当該 実 施 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡付 け 、 又 は 検 証 す る こ と が で き る よ う 」 に 文 書を 取 得 す る よ う 努 め る べ き で す 。

取 得 す べ き 文 書 を 例 示 す る と 、 政 策 決 定 の 根拠 と な っ た デ ー タ の 基 礎 資 料 、 事 務 及 び 事 業 の実 績 の 根 拠 と な る デ ー タ の 基 礎 資 料 、 登 記 事 項証 明 書 な ど の 作 成 し た 文 書 の 内 容 の 根 拠 を 明 確に す る た め の 公 的 機 関 等 か ら の 証 明 な ど が あ りま す 。

ま た 、 相 手 方 の 事 情 等 に よ り 取 得 す べ き 文 書を 取 得 で き な い 場 合 に あ っ て は 、 経 緯 を 文 書 とし て 作 成 す べ き こ と に な り ま す 。

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第 ２ 節 　 公 文 書 の 整 理 等第 ９ 条 　 整 理

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第 ９ 条 　 実 施 機 関 の 職 員 が 公 文 書 を 作 成 し 、 又は 取 得 し た と き は 、 当 該 実 施 機 関 は 、 知 事 が 規則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、 当 該 公 文 書 に つ い て分 類 し 、 名 称 を 付 す る と と も に 、 保 存 期 間 及 び保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 設 定 し な け れ ば な ら ない 。２ 　 実 施 機 関 は 、 能 率 的 な 事 務 又 は 事 業 の 処 理及 び 公 文 書 の 適 切 な 保 存 に 資 す る よ う 、 単 独 で管 理 す る こ と が 適 当 で あ る と 認 め る 公 文 書 を 除き 、 適 時 に 、 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 す る 公 文 書（ 保 存 期 間 を 同 じ く す る こ と が 適 当 で あ る も のに 限 る 。 ） を 一 の 集 合 物 （ 以 下 こ の 条 に お い て「 公 文 書 フ ァ イ ル 」 と い う 。 ） に ま と め な け れば な ら な い 。３ 　 前 項 の 場 合 に お い て 、 実 施 機 関 は 、 知 事 が規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、 当 該 公 文 書 フ ァ イル に つ い て 分 類 し 、 名 称 を 付 す る と と も に 、 保存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 設 定 し な けれ ば な ら な い 。４ 　 実 施 機 関 は 、 第 １ 項 及 び 前 項 の 規 定 に よ り設 定 し た 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日を 、 知 事 が 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、 延 長 する こ と が で き る 。５ 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 及 び 単 独 で 管

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理 し て い る 公 文 書 （ 以 下 「 公 文 書 フ ァ イ ル 等 」と い う 。 ） に つ い て 、 保 存 期 間 （ 延 長 さ れ た 場合 に あ っ て は 、 延 長 後 の 保 存 期 間 。 以 下 同じ 。 ） の 満 了 前 の で き る 限 り 早 い 時 期 に 、 保 存期 間 が 満 了 し た と き の 措 置 と し て 、 歴 史 公 文 書等 に 該 当 す る も の に あ っ て は 公 文 書 館 へ の 移 管の 措 置 を 、 そ れ 以 外 の も の に あ っ て は 廃 棄 の 措置 を と る べ き こ と を 定 め な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ５ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 公 文 書 を 整 理 す る 義 務 等 を 明 ら か に し た もの で す 。

第 １ 項 は 、 公 文 書 を 分 類 し 、 名 称 を 付 し 、 保 存期 間 等 を 設 定 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 公 文 書 を 公 文 書 フ ァ イ ル に ま と め る義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル に つ い て も 、 公 文 書同 様 、 分 類 し 、 名 称 を 付 し 、 保 存 期 間 等 を 設 定 する 義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ４ 項 は 、 公 文 書 及 び 公 文 書 フ ァ イ ル の 保 存 期間 の 延 長 に つ い て 定 め た も の で す 。

第 ５ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 保 存 期 間 満 了 時の 措 置 を 満 了 前 の で き る 限 り 早 い 時 期 に 定 め る（ い わ ゆ る レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル ） 義 務 を 定 め

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た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 条 例 第 ３ 章 の 主 体

条 例 第 ３ 章 第 ２ 節 に お い て は 、 「 実 施 機 関 」と い う 「 機 関 」 そ の も の に 公 文 書 の 管 理 義 務 を課 し て い ま す 。 各 実 施 機 関 は 、 条 例 第 14 条 に 規定 す る 公 文 書 管 理 規 程 に お い て 、 条 例 第 ８ 条 の作 成 、 条 例 第 ９ 条 の 整 理 、 条 例 第 10 条 の 保 存 、条 例 第 11 条 の 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 、 条 例 第 12

条 の 移 管 又 は 廃 棄 、 条 例 第 13 条 の 管 理 状 況 の 報告 等 な ど の 事 項 に つ い て 定 め 、 実 施 機 関 の 職 員が 公 文 書 の 管 理 を 適 正 に 行 う よ う に し な け れ ばな り ま せ ん 。

な お 、 条 例 第 ８ 条 の 文 書 の 作 成 は 、 文 書 の 作成 と い う 事 実 行 為 の 義 務 を 職 員 に 課 す こ と が 重要 で あ る た め 、 「 実 施 機 関 の 職 員 」 の 義 務 と して い ま す 。

２ 　 第 １ 項 関 係 （ 公 文 書 の 整 理 ）( １ ) 　 第 １ 項 及 び 第 ３ 項 の 「 知 事 が 規 則 で 定 める と こ ろ に よ り 、 当 該 公 文 書 に つ い て 分 類 し名 称 を 付 す る と と も に 、 保 存 期 間 及 び 保 存 期間 の 満 了 す る 日 を 設 定 し な け れ ば な ら な い 」は 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 １ 項 に お い て 、「 実 施 機 関 は 、 当 該 実 施 機 関 に お け る 能 率 的

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な 事 務 及 び 事 業 の 処 理 に 資 す る と と も に 、 県の 有 す る 諸 活 動 を 現 在 及 び 将 来 の 県 民 に 説 明す る 責 務 が 全 う さ れ る よ う 、 条 例 第 ９ 条 第 １項 及 び 第 ３ 項 の 規 定 に よ り 、 公 文 書 及 び 公 文書 フ ァ イ ル に つ い て 、 当 該 実 施 機 関 の 事 務 及び 事 業 の 性 質 、 内 容 等 に 応 じ て 系 統 的 に 分 類し 、 分 か り や す い 名 称 を 付 さ な け れ ば な ら ない 。 」 と し て い ま す 。

こ の 「 系 統 的 な 分 類 」 に つ い て は 、 例 え ば 、公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 名 称 を 最 も 小 さ な 分 類 とし 、 こ れ を ま と め て 中 分 類 と し 、 さ ら に こ の中 分 類 を ま と め て 大 分 類 と す る ３ 段 階 の 階 層構 造 の 分 類 を 行 う な ど が 考 え ら れ ま す 。「 分 か り や す い 名 称 」 に つ い て は 、 実 施 機 関内 部 の み な ら ず 、 県 民 に と っ て 理 解 し や す い名 称 で あ る こ と に も 配 慮 し な け れ ば な り ま せん 。

( ２ ) 　 公 文 書 の 「 保 存 期 間 」 は 、 条 例 施 行 規 則第 ３ 条 第 ２ 項 に お い て 、 法 令 等 に 定 め が あ る場 合 は 当 該 法 令 等 に よ り 、 そ の 他 の 公 文 書 につ い て は 、 実 施 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質 、内 容 等 に 応 じ て 実 施 機 関 が 定 め る 期 間 と し てい ま す 。

な お 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 か ら 第 ６ 条 ま で は公 文 書 管 理 法 施 行 令 に 準 じ て 制 定 さ れ て い ま

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す が 、 公 文 書 管 理 法 施 行 令 別 表 に 準 ず る 、 公文 書 ご と の 保 存 期 間 表 は 、 条 例 の 実 施 機 関 の多 様 性 を 考 慮 し 、 定 め て い ま せ ん 。 各 実 施 機関 は 、 条 例 第 14 条 の 公 文 書 管 理 規 程 に よ り 、当 該 実 施 機 関 の 事 務 、 事 業 の 性 質 、 内 容 等 に応 じ て 、 で き る 限 り 具 体 化 、 詳 細 化 し た 文 書を 示 し 、 保 存 期 間 基 準 を 定 め る 必 要 が あ り ます 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ３ 項 に お い て 、公 文 書 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る 場 合 に は 、１ 年 以 上 の 保 存 期 間 を 設 定 し な け れ ば な ら ない 旨 を 定 め て い ま す 。さ ら に は 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ４ 項 に お い

て 、 公 文 書 の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 、 原 則 と して 文 書 作 成 取 得 日 の 属 す る 年 度 の 翌 年 度 の ４月 １ 日 と し て い ま す が 、 た だ し 書 に お い て 、公 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 す る と 実 施 機 関 が 認め る 場 合 に あ っ て は 、 文 書 作 成 取 得 日 か ら １年 以 内 の 日 に で き る こ と を 定 め て い ま す 。

３ 　 第 ２ 項 関 係 （ 公 文 書 フ ァ イ ル の 作 成 ）実 施 機 関 は 、 「 能 率 的 な 事 務 又 は 事 業 の 処 理及 び 公 文 書 の 適 切 な 保 存 に 資 す る よ う 、 単 独 で管 理 す る こ と が 適 当 で あ る と 認 め る 公 文 書 を 除き （ 保 存 期 間 を 同 じ く す る こ と が 適 当 で あ る もの に 限 る 。 ） 、 適 時 に 、 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有

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す る 公 文 書 を 一 の 集 合 物 に ま と め な け れ ば な らな い 」 と し て い ま す 。 公 文 書 は 原 則 と し て 一 の集 合 物 （ 公 文 書 フ ァ イ ル ） で 管 理 す る も の と し 、ド ッ チ フ ァ イ ル や フ ラ ッ ト フ ァ イ ル な ど の フ ァイ ル に よ る 管 理 が 想 定 さ れ ま す 。「 単 独 で 管 理 す る こ と が 適 当 で あ る と 認 め る公 文 書 」 の 例 と し て は 、 他 の 機 関 か ら 取 得 し た冊 子 等 が 挙 げ ら れ ま す 。「 適 時 に 」 と は 、 能 率 的 な 事 務 又 は 事 業 の 処

理 及 び 公 文 書 の 適 切 な 保 存 の 観 点 か ら 、 随 時 に公 文 書 フ ァ イ ル に ま と め る こ と が 適 当 な も の もあ り ま す し 、 一 定 の 事 案 処 理 終 結 後 に ま と め るこ と が 適 当 な も の も 考 え ら れ ま す 。

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４ 　 第 ３ 項 関 係 （ 公 文 書 フ ァ イ ル の 整 理 ）( １ ) 　 第 ３ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル に つ い て も 公

文 書 と 同 様 に 、 分 類 し 、 名 称 を 付 し 、 保 存 期間 等 を 設 定 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 の 公 文 書 フ ァ イ ル の 「 保 存 期 間 」 は 、条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ５ 項 に お い て 、 公 文 書フ ァ イ ル に ま と め ら れ た 公 文 書 の 保 存 期 間 とな り ま す 。 公 文 書 フ ァ イ ル は 、 第 ２ 項 の 規 定に よ り 、 「 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 す る 公 文 書（ 保 存 期 間 を 同 じ く す る こ と が 適 当 で あ る もの に 限 る 。 ） 」 を 一 の 公 文 書 フ ァ イ ル に ま とめ る こ と に な り ま す 。

例 え ば 、 移 管 す る こ と が 望 ま し い 附 属 機 関 の会 議 録 や 会 議 資 料 な ど は 、 同 じ 公 文 書 フ ァ イル に ま と め た 方 が 良 い と 考 え ら れ ま す が 、 当該 会 議 に 関 し 、 附 属 機 関 の 委 員 と の 単 な る 連絡 等 で 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 せ ず 、 保 存 期 間 がよ り 短 い と 考 え ら れ る 文 書 が あ る 場 合 は 、 別の フ ァ イ ル に 綴 じ る こ と も 考 え ら れ ま す 。 職員 は 、 個 別 の 文 書 の 内 容 に 応 じ て 、 一 の 公 文書 フ ァ イ ル に ま と め る べ き か を 判 断 し な け れば な り ま せ ん 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ６ 項 に お い て 、公 文 書 フ ァ イ ル の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 、 原 則と し て 公 文 書 フ ァ イ ル に ま と め た 日 の う ち 最

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も 早 い 日 （ フ ァ イ ル 作 成 日 ） の 属 す る 年 度 の翌 年 度 の ４ 月 １ 日 と し て い ま す が 、 た だ し 書に お い て 、 公 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 す る と 実施 機 関 が 認 め る 場 合 に あ っ て は 、 フ ァ イ ル 作成 日 か ら １ 年 以 内 の 日 に で き る こ と を 定 め てい ま す 。

( ２ ) 　 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ７ 項 は 、 保 存 期 間の 起 算 日 を 原 則 翌 年 度 の ４ 月 １ 日 と す る 同 条第 ４ 項 及 び 第 ６ 項 の 規 定 は 、 「 文 書 作 成 取 得日 に お い て は 不 確 定 で あ る 期 間 を 保 存 期 間 とす る 公 文 書 及 び 公 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 す るた め に 実 施 機 関 が 公 文 書 管 理 規 程 に お い て 別の 取 扱 い を 定 め る 公 文 書 並 び に こ れ ら の 公 文書 が ま と め ら れ た 公 文 書 フ ァ イ ル に つ い て は適 用 し な い 」 と し て い ま す 。「 文 書 作 成 取 得 日 に お い て は 不 確 定 で あ る 期間 を 保 存 期 間 と す る 公 文 書 」 に は 、 「 特 定 日を 起 算 日 と す る 公 文 書 」 と 「 常 用 文 書 」 と があ り ま す 。 「 特 定 日 を 起 算 日 と す る 公 文 書 」は 、 例 え ば 営 業 の 許 認 可 の 公 文 書 に つ い て 、許 認 可 が 有 効 で あ る に も 関 わ ら ず 保 存 期 間 が満 了 し 、 公 文 書 が 廃 棄 さ れ て し ま わ な い よ う「 許 認 可 等 が 効 力 を 失 っ た 日 の 翌 年 度 の ４ 月１ 日 か ら ５ 年 間 」 な ど の 保 存 期 間 を 設 定 で きる よ う に し た も の で す 。

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「 常 用 文 書 」 は 、 随 時 、 追 記 又 は 更 新 を さ れる 台 帳 、 例 規 集 等 の 業 務 に 常 時 利 用 す る も のと し て 継 続 的 に 保 存 す べ き も の で あ り 、 「 常時 利 用 し な く な っ た 日 の 翌 年 度 の ４ 月 １ 日 から ５ 年 間 」 な ど の 保 存 期 間 を 設 定 で き る よ うに し た も の で す 。

た だ し 、 「 常 用 文 書 」 は 、 保 存 期 間 が 長 期 化し 、 保 存 期 間 が 適 切 で あ る か の 検 討 が な さ れな い 状 態 が 続 く お そ れ が あ り ま す 。 ま た 、 作成 さ れ た 公 文 書 は 原 則 30 年 を 経 過 す れ ば 公 開す る と い う 国 際 的 な 考 え 方 を 踏 ま え れ ば 、 30

年 を 経 過 し た 時 点 で 保 存 を 継 続 す る 必 要 が ある か 見 直 し を す る こ と が で き る よ う 、 実 施 機関 は 、 真 に 常 時 利 用 す る も の を 除 き 、 で き る限 り 30 年 以 内 の 有 期 の 保 存 期 間 を 定 め る 保 存期 間 基 準 を 定 め る べ き で す 。

な お 、 施 行 日 前 公 文 書 で あ る 常 用 文 書 に つ いて は 、 仮 に １ 年 以 内 に 保 存 期 間 の 起 算 日 と なる 日 が 到 達 し た 場 合 で あ っ て も 、 公 文 書 館 への 移 管 ・ 廃 棄 協 議 対 象 及 び 廃 棄 フ ァ イ ル の 一覧 の 公 表 の 対 象 と す る も の と し ま す 。「 実 施 機 関 が 公 文 書 管 理 規 程 に お い て 別 の 取扱 い を 定 め る 公 文 書 」 に つ い て は 、 高 知 県 公文 書 管 理 委 員 会 （ 以 下 「 公 文 書 管 理 委 員 会 」と い う 。 ） へ の 諮 問 及 び 公 文 書 管 理 規 程 の 公

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表 を 経 る こ と に よ り 、 特 別 な 取 扱 い が で き るこ と と し て い ま す 。

知 事 部 局 の 公 文 書 管 理 規 程 で あ る 高 知 県 公 文書 管 理 規 程 （ 令 和 元 年 11 月 高 知 県 訓 令 第 ３号 ） で は 、 例 え ば ２ か 年 事 業 や ３ か 年 計 画 など 、 文 書 作 成 取 得 日 に お い て 複 数 年 度 に わ たる こ と が 予 定 さ れ て い る 事 務 事 業 、 計 画 等 に係 る も の で あ っ て 、 公 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資す る と 文 書 管 理 者 が 認 め た 公 文 書 及 び 当 該 公文 書 が ま と め ら れ た 公 文 書 フ ァ イ ル に つ い ては 、 最 終 年 度 の 翌 年 度 の ４ 月 １ 日 を 保 存 期 間の 起 算 日 と す る こ と が で き る こ と と し 、 こ の複 数 年 度 が ５ 年 を 超 え る 場 合 は 、 副 総 括 文 書管 理 者 の 同 意 を 要 す る こ と と し て い ま す 。

５ 　 第 ４ 項 関 係 （ 保 存 期 間 の 延 長 ）第 ４ 項 の 「 実 施 機 関 は 、 第 １ 項 及 び 前 項 の 規定 に よ り 設 定 し た 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了す る 日 を 、 知 事 が 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、延 長 す る こ と が で き る 」 は 、 公 文 書 及 び 公 文 書フ ァ イ ル の 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日の 延 長 に つ い て 定 め て い ま す 。「 知 事 が 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 」 は 、 条

例 施 行 規 則 第 ４ 条 第 １ 項 に お い て 、 保 存 期 間 を延 長 す る 義 務 が あ る 場 合 を 、 同 条 第 ２ 項 に お いて 業 務 遂 行 上 の 理 由 か ら 任 意 に 延 長 す る 場 合 を

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規 定 し て い ま す 。条 例 施 行 規 則 第 ４ 条 第 １ 項 の 延 長 義 務 が あ る場 合 及 び そ の 延 長 義 務 期 間 は 、 以 下 の と お り です 。 複 数 の 区 分 に 該 当 す る 場 合 は 、 最 長 の 期 間が 延 長 義 務 期 間 と な り ま す 。

公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 延 長事 由 の 区 分

延 長 義 務 期 間

１ 　 現 に 監 査 、 検 査 等 の対 象 に な っ て い る も の

当 該 監 査 、 検 査 等 が終 了 す る ま で の 間

２ 　 現 に 係 属 し て い る 訴訟 に お け る 手 続 上 の 行 為を す る た め に 必 要 と さ れる も の

当 該 訴 訟 が 終 結 す るま で の 間

３ 　 現 に 係 属 し て い る 不服 申 立 て に お け る 手 続 上の 行 為 を す る た め に 必 要と さ れ る も の

当 該 不 服 申 立 て に 対す る 裁 決 又 は 決 定 の日 の 翌 日 か ら 起 算 して 1 年 間

４ 　 高 知 県 情 報 公 開 条 例の 規 定 に 基 づ く 開 示 の 請求 が あ っ た も の

開 示 決 定 等 の 日 の 翌日 か ら 起 算 し て 1 年 間

５ 　 高 知 県 個 人 情 報 保 護条 例 の 規 定 に 基 づ く 個 人情 報 の 開 示 の 請 求 、 訂 正

開 示 決 定 等 、 訂 正 決定 等 又 は 是 正 決 定 等の 日 の 翌 日 か ら 起 算

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請 求 又 は 是 正 請 求 が あ った も の

し て 1 年 間

条 例 施 行 規 則 第 ４ 条 第 ２ 項 は 、 「 保 存 期 間 が満 了 し た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 そ の 職 務の 遂 行 上 必 要 が あ る と 認 め る と き に は 、 そ の 必要 な 限 度 に お い て 、 一 定 の 期 間 を 定 め て 公 文 書フ ァ イ ル 等 の 保 存 期 間 を 延 長 す る こ と が で きる 」 と し て い ま す 。 た だ し 、 移 管 す べ き 文 書 が不 合 理 に 長 期 に わ た り 現 用 の 公 文 書 と さ れ る こと は 、 文 書 の 紛 失 、 破 損 ・ 汚 損 の 防 止 と い う 観点 か ら も 望 ま し く な い た め 、 延 長 理 由 を 条 例 第11 条 の 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載 し 、 県 民 のチ ェ ッ ク に 付 す こ と と し 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の延 長 期 間 ・ 理 由 に 合 理 性 が な い と 考 え ら れ る 場合 に は 、 条 例 第 31 条 第 ２ 項 の 公 文 書 管 理 委 員 会の 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 に 関 す る 意見 の 対 象 と な り ま す 。

な お 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 へ の 延 長 理 由 の記 載 は 、 簡 潔 か つ 具 体 的 に 記 載 す る も の と し 、例 え ば 、 「 規 則 第 ４ 条 第 １ 項 第 　 号 」 、 「 （ 許認 可 等 の ） 法 人 の 存 続 」 、 「 レ コ ー ド ・ ス ケ ジュ ー ル の 判 断 に 時 間 を 要 す る 」 な ど が 考 え ら れま す 。

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６ 　 第 ５ 項 関 係 （ レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル の 決定 ）

第 ５ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 保 存期 間 の 満 了 前 の で き る 限 り 早 い 時 期 に 、 保 存 期間 が 満 了 し た と き の 措 置 と し て 、 歴 史 公 文 書 等に 該 当 す る も の は 公 文 書 館 へ 移 管 し 、 そ う で ない も の は 廃 棄 す る こ と を 定 め る 義 務 を 規 定 し てい ま す 。「 保 存 期 間 の 満 了 前 の で き る 限 り 早 い 時 期 」

は 、 原 則 と し て 、 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を 作 成又 は 取 得 し 、 そ の 内 容 を 熟 知 し て い る 職 員 が 作成 又 は 取 得 時 点 で 決 定 し 、 文 書 管 理 者 が 確 認 する こ と に な り ま す 。 ま た 、 こ の 決 定 の 確 定 は 、総 括 文 書 管 理 者 が 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 を 調 製す る こ と に よ り 行 わ れ ま す 。

な お 、 レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル を 決 定 後 に 変更 す る こ と は 禁 じ ら れ て い ま せ ん が 、 保 存 期 間が 満 了 し 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） と の 協 議 を 行 うま で に 確 定 す る 必 要 が あ り ま す 。

実 施 機 関 は 、 職 員 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す るか を 適 切 に 判 断 で き る よ う 、 条 例 第 ２ 条 第 ３ 項の 「 歴 史 公 文 書 等 」 の 定 義 を 踏 ま え 、 条 例 第 14

条 の 公 文 書 管 理 規 程 に よ り 移 管 基 準 を 定 め な け

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れ ば な り ま せ ん 。 ま た 、 知 事 は 、 実 施 機 関 が 適切 な 移 管 基 準 を 定 め る こ と が で き る よ う 、 さ らに は 、 実 施 機 関 の 職 員 が レ コ ー ド ス ケ ジ ュ ー ルを 正 し く 設 定 す る こ と が で き る よ う 歴 史 公 文 書等 の 考 え 方 を 整 理 し 、 マ ニ ュ ア ル 等 を 作 成 す べき も の で す 。

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第 10条 　 保 存第 10 条 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つい て 、 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 保 存 期 間 の 満 了す る 日 ま で の 間 、 そ の 内 容 、 時 の 経 過 、 利 用 の状 況 等 に 応 じ 、 適 切 な 保 存 及 び 利 用 を 確 保 す るた め に 必 要 な 場 所 に お い て 、 適 切 な 記 録 媒 体 によ り 、 識 別 を 容 易 に す る た め の 措 置 を 講 じ た 上で 保 存 し な け れ ば な ら な い 。２ 　 前 項 の 場 合 に お い て 、 実 施 機 関 は 、 当 該 公文 書 フ ァ イ ル 等 の 集 中 管 理 の 推 進 に 努 め な け れば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ６ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 公 文 書 を 保 存 す る 義 務 を 明 ら か に し た も ので す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を 保 存 期 間 の 満了 す る 日 ま で の 間 、 適 切 な 場 所 に お い て 、 適 切な 記 録 媒 体 に よ り 、 識 別 を 容 易 に す る た め の 措置 を 講 じ た 上 で 保 存 す る 義 務 に つ い て 定 め て いま す 。「 そ の 内 容 、 時 の 経 過 、 利 用 の 状 況 等 に 応じ 」 と は 、 内 容 が 秘 密 を 要 す る も の で あ れ ば セキ ュ リ テ ィ を 考 慮 す る こ と 、 審 議 検 討 に 関 す る

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情 報 な ど 時 の 経 過 を 経 て 公 開 情 報 に な っ た も のは 通 常 の 管 理 へ 移 行 す る こ と 、 職 務 上 参 考 に する 頻 度 が 低 下 し た も の に つ い て は 集 中 管 理 に 移行 す る こ と な ど が 考 え ら れ ま す 。「 識 別 を 容 易 に す る た め の 措 置 」 と は 、 紙 の

記 録 の 場 合 は 、 年 度 別 、 事 務 内 容 別 の 整 理 、 分か り や す い 背 表 紙 の 貼 付 、 検 索 の 利 便 に 配 慮 した 色 分 け な ど が 、 電 磁 的 記 録 の 場 合 は 、 記 録 媒体 の 経 年 変 化 を 踏 ま え た デ ー タ ・ フ ァ イ ル 形 式の 変 更 、 メ タ デ ー タ の 付 与 な ど が 考 え ら れ ま す 。

公 文 書 の 保 存 に つ い て は 、 実 施 機 関 の 書 庫 の量 、 シ ス テ ム の 整 備 状 況 な ど に 左 右 さ れ る た め 、条 例 で は 詳 細 を 定 め て い ま せ ん が 、 各 実 施 機 関は 、 職 員 が 適 切 に 文 書 を 保 存 で き る よ う 、 公 文書 管 理 規 程 を 定 め な け れ ば な り ま せ ん 。

２ 　 第 ２ 項 は 、 公 文 書 の 集 中 管 理 の 努 力 義 務 に つい て 定 め て い ま す 。 知 事 部 局 で は 、 本 庁 の 作 成取 得 所 属 で １ 年 間 保 存 し た 文 書 は 、 文 書 情 報 課に 引 き 継 が れ て 集 中 管 理 す る と と も に 、 保 存 期間 満 了 後 に 公 文 書 館 に 移 管 さ れ る 可 能 性 が 高 い保 存 期 間 が 30 年 の 文 書 に つ い て は 、 公 文 書 館 に引 き 継 が れ て 集 中 管 理 す る こ と に よ り 、 公 文 書を よ り 良 い 環 境 で 保 存 す る と と も に 散 逸 等 を 防止 す る 取 組 を 行 っ て い ま す 。

　 　 各 実 施 機 関 に お い て も 、 原 課 で の 利 用 頻 度 が

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小 さ く 、 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る 可 能 性 が 高 い文 書 を 中 心 に 集 中 管 理 の 推 進 に 努 め な け れ ば なり ま せ ん 。

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第 11条 　 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿第 11 条 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 管理 を 適 切 に 行 う た め 、 知 事 が 規 則 で 定 め る と ころ に よ り 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 分 類 、 名 称 、 保存 期 間 、 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 、 保 存 期 間 が 満了 し た と き の 措 置 及 び 保 存 場 所 そ の 他 の 必 要 な事 項 （ 高 知 県 情 報 公 開 条 例 （ 平 成 ２ 年 高 知 県 条例 第 １ 号 。 以 下 「 情 報 公 開 条 例 」 と い う 。 ） 第７ 条 に 規 定 す る 非 開 示 情 報 に 該 当 す る も の を 除く 。 ） を 帳 簿 （ 以 下 「 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 」と い う 。 ） に 記 載 し な け れ ば な ら な い 。 た だし 、 知 事 が 規 則 で 定 め る 期 間 未 満 の 保 存 期 間 が設 定 さ れ た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て は 、 こ の限 り で な い 。２ 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に つ いて 、 第 14 条 に 規 定 す る 公 文 書 管 理 規 程 で 定 める と こ ろ に よ り 、 当 該 実 施 機 関 の 事 務 所 に 備 えて 一 般 の 閲 覧 に 供 す る と と も に 、 電 子 情 報 処 理組 織 を 使 用 す る 方 法 そ の 他 の 情 報 通 信 の 技 術 を利 用 す る 方 法 に よ り 公 表 し な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ７ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 関 す る 義 務 を 明 らか に し た も の で す 。

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【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 本 文 は 、 実 施 機 関 が 公 文 書 フ ァ イ ル 等

を 作 成 す る 義 務 に つ い て 定 め て い ま す 。 公 文 書フ ァ イ ル 管 理 簿 の 主 な 機 能 は 以 下 の 内 容 と な りま す 。( １ ) 　 県 民 と 実 施 機 関 の 情 報 共 有 ツ ー ル( ２ ) 　 公 文 書 の 作 成 ・ 取 得 か ら 移 管 ・ 廃 棄 ま

で の 現 況 の 管 理 の ツ ー ル( ３ ) 　 意 思 決 定 の 判 断 材 料 で あ る 情 報 の 検 索デ ー タ ベ ー ス

( ４ ) 　 公 文 書 の 管 理 状 況 の 点 検 等 に お け る 検証 ツ ー ル

( ５ ) 　 公 文 書 館 へ の 移 管 予 定 又 は 廃 棄 予 定 に関 す る デ ー タ ベ ー ス

２ 　 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 の 必 要 記 載 事 項 は 、 条例 施 行 規 則 第 ５ 条 第 １ 項 に お い て 、 条 例 で 例 示さ れ る ６ つ の 事 項 を 含 め 、 以 下 の 13 事 項 を 定 めて い ま す 。( １ ) 　 分 類( ２ ) 　 名 称( ３ ) 　 保 存 期 間( ４ ) 　 保 存 期 間 の 満 了 す る 日( ５ ) 　 保 存 期 間 が 満 了 し た と き の 措 置

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( ６ ) 　 保 存 場 所( ７ ) 　 文 書 作 成 取 得 日 （ 公 文 書 フ ァ イ ル に あっ て は 、 フ ァ イ ル 作 成 日 ） の 属 す る 年 度 そ の他 こ れ に 準 ず る 期 間

( ８ ) 　 ( ７ ) の 日 に お け る 文 書 管 理 者( ９ ) 　 保 存 期 間 の 起 算 日(10) 　 媒 体 の 種 別(11) 　 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に 係 る 文 書 管 理 者(12) 　 保 存 期 間 を 延 長 し て い る 場 合 は 、 当 初 の

保 存 期 間 の 満 了 す る 日 及 び 延 長 の 理 由(13) 　 条 例 第 12 条 第 ３ 項 又 は 附 則 第 ７ 項 の 規 定

に 基 づ き 廃 棄 の 措 置 を と ら な い よ う に 求 め られ た 場 合 に あ っ て は 、 廃 棄 の 措 置 を と ら な いよ う に 求 め ら れ た 日

( １ ) ～ ( ４ ) ま で は 、 条 例 第 ９ 条 第 １ 項 及 び 第３ 項 に よ り 整 理 さ れ た 事 項 で す 。

( ５ ) は 、 条 例 第 ９ 条 第 ５ 項 に よ り 付 さ れ る レコ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル で す 。

( ６ ) の 保 存 場 所 は 、 保 存 所 属 又 は 集 中 管 理 書庫 の 名 称 を 記 載 し ま す 。

( ８ ) 及 び (11) の 文 書 管 理 者 は 、 知 事 部 局 で は 、管 理 所 属 の 所 属 長 と な り ま す 。

(12) は 、 保 存 期 間 の 延 長 の 内 容 を 県 民 が 確 認 で

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き る よ う に し た も の で す 。(13) は 、 実 施 機 関 が 廃 棄 し よ う と し た 公 文 書 フ

ァ イ ル 等 に つ い て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 諮 問 を踏 ま え 、 条 例 第 12 条 第 ３ 項 に 基 づ き 歴 史 公 文 書等 に 該 当 す る も の と し て 廃 棄 を し な い こ と の 求め を 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） が 行 っ た 場 合 に お い て 、実 施 機 関 が 当 該 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 期 間 を 延 長す る 措 置 を 取 っ た と き は 、 廃 棄 の 措 置 を 取 ら ない よ う に 求 め ら れ た 日 を 記 載 す る も の と し 、 当該 公 文 書 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る こ と の 記 録と す る も の で す 。

条 例 施 行 規 則 附 則 第 ２ 項 に よ り 、 施 行 日 前 公文 書 に つ い て は 、 ( １ ) 及 び ( ７ ) か ら (11) ま で 並び に 施 行 日 前 の 延 長 に 係 る (12) の 事 項 は 、 公 文書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載 す る こ と が 困 難 で あ る場 合 に は 、 当 分 の 間 、 当 該 事 項 を 記 載 し な い こと が で き る こ と と し て い ま す

な お 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 の 記 載 事 項 は 、条 例 施 行 規 則 に 規 定 さ れ る 事 項 に 限 定 す る 趣 旨で は な く 、 備 考 欄 を 設 け る な ど 、 適 宜 、 参 考 とな る 事 項 を 記 載 す る こ と が で き ま す 。

３ 　 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 は 、 条 例 施 行 規 則 第 ５条 第 ２ 項 に お い て 、 「 磁 気 デ ィ ス ク （ こ れ に 準 ずる 方 法 に よ り 一 定 の 事 項 を 確 実 に 記 録 し て お く こと が で き る 物 を 含 む 。 ） を も っ て 調 製 し な け れ ば

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な ら な い 」 と さ れ て い ま す 。４ 　 第 １ 項 の 「 高 知 県 情 報 公 開 条 例 （ 平 成 ２ 年 高知 県 条 例 第 １ 号 。 以 下 「 情 報 公 開 条 例 」 と いう 。 ） 第 ７ 条 に 規 定 す る 非 開 示 情 報 に 該 当 す るも の を 除 く 」 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル の 名 称 に 情 報公 開 条 例 第 ６ 条 第 1 項 各 号 の い ず れ か に 該 当 する 情 報 （ 同 条 第 ２ 項 に 該 当 す る も の を 除 く 。 ）が 含 ま れ て い る 場 合 は 、 当 該 部 分 に つ い て の 記載 義 務 を 免 除 し て い ま す 。

公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 名 称 を 付 す 際 は 、 非 開 示情 報 を 含 ま な い よ う に す る 配 慮 も 必 要 で す が 、そ れ に よ り 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 内 容 が 不 明 瞭に な り 、 実 施 機 関 の 執 務 に 支 障 を 生 ず る お そ れも あ る た め 、 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 名 称 に 非 開 示情 報 を 用 い る こ と を 禁 じ て は い ま せ ん 。

５ 　 第 １ 項 た だ し 書 の 「 知 事 が 規 則 で 定 め る 期 間未 満 の 保 存 期 間 が 設 定 さ れ た 公 文 書 フ ァ イ ル 等に つ い て は 、 こ の 限 り で な い 」 は 、 保 存 期 間 が極 め て 短 い 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 公 文 書フ ァ イ ル 管 理 簿 へ の 記 載 義 務 を 免 除 す る 規 定 です 。 こ れ は 、 軽 微 な 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 へ の 記 載 義 務 を 課 す こ とは 、 実 施 機 関 の 事 務 の 効 率 を 落 と し 、 過 大 な 行政 コ ス ト が 生 じ る た め で 、 条 例 施 行 規 則 第 ６ 条に お い て 、 「 １ 年 未 満 の 保 存 期 間 が 設 定 さ れ た

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文 書 」 と し て い ま す 。た だ し 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ３ 項 に お い て「 公 文 書 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る 場 合 に は 、１ 年 以 上 の 保 存 期 間 を 設 定 し な け れ ば な ら ない 」 ほ か 、 県 政 が 適 正 か つ 効 率 的 に 運 営 さ れ 、県 民 に 説 明 す る 責 務 が 全 う さ れ る よ う 、 意 思 決定 過 程 や 事 務 及 び 事 業 の 実 績 の 合 理 的 な 跡 付 けや 検 証 に 必 要 と な る 公 文 書 は 、 １ 年 以 上 の 保 存期 間 を 設 定 す る も の と し 、 各 実 施 機 関 は 、 １ 年未 満 の 保 存 文 書 の 設 定 は 、 限 定 的 に 行 う 必 要 があ り ま す 。

知 事 部 局 で は 、 １ 年 未 満 の 保 存 期 間 を 設 定 でき る 文 書 は 、 公 文 書 管 理 規 程 に お い て 、 以 下 のも の に 限 ら れ ま す 。( １ ) 　 別 途 、 正 本 又 は 原 本 が 管 理 さ れ て い る

公 文 書 の 写 し( ２ ) 　 定 型 的 又 は 日 常 的 な 業 務 連 絡 、 日 程 表

等( ３ ) 　 出 版 物 又 は 公 表 物 を 編 集 し た 文 書( ４ ) 　 知 事 部 局 の 所 掌 事 務 に 関 す る 事 実 関 係

の 問 い 合 わ せ へ の 応 答( ５ ) 　 明 白 な 誤 り 等 の 客 観 的 な 正 確 性 の 観 点

か ら 利 用 に 適 さ な く な っ た 文 書

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( ６ ) 　 意 思 決 定 の 途 中 段 階 で 作 成 し た も の で 、当 該 意 思 決 定 に 与 え る 影 響 が な い も の と し て長 期 間 の 保 存 を 要 し な い と 判 断 さ れ る 文 書

６ 　 第 ２ 項 は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 の 公 表 方 法に つ い て 定 め て い ま す 。 「 電 子 情 報 処 理 組 織 を使 用 す る 方 法 そ の 他 の 情 報 通 信 の 技 術 を 利 用 する 方 法 」 は 、 イ ン タ ー ネ ッ ト の 公 表 を 想 定 し てい ま す 。 イ ン タ ー ネ ッ ト を 利 用 で き な い 県 民 のア ク セ ス 方 法 と し て 実 施 機 関 の 事 務 所 に 備 え て一 般 の 閲 覧 に 供 す る も の と し 、 公 表 す る 事 務 所に つ い て は 、 条 例 第 14 条 第 ４ 項 に よ り 公 表 義 務の あ る 公 文 書 管 理 規 程 で 定 め る こ と と し て い ます 。

な お 、 知 事 部 局 で は 、 公 文 書 管 理 規 程 に お いて 、 県 民 室 に 備 え る と し て い ま す 。

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第 12条 　 移 管 又 は 廃 棄

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第 12 条 　 実 施 機 関 は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 公文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 第 ９ 条 第 ５ 項 の 規 定に よ る 定 め に 基 づ き 、 公 文 書 館 に 移 管 し 、 又 は廃 棄 し な け れ ば な ら な い 。２ 　 実 施 機 関 （ 議 会 を 除 く 。 次 項 に お い て 同じ 。 ） は 、 前 項 の 規 定 に よ り 、 保 存 期 間 が 満 了し た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を 公 文 書 館 に 移 管 し 、 又は 廃 棄 し よ う と す る と き は 、 知 事 が 規 則 で 定 める と こ ろ に よ り 、 知 事 に 協 議 し な け れ ば な ら ない 。３ 　 知 事 は 、 前 項 の 規 定 に よ り 協 議 さ れ た 公 文書 フ ァ イ ル 等 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る と 認 める 場 合 に は 、 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を 保 有 す る実 施 機 関 に 対 し 、 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ いて 、 廃 棄 の 措 置 を と ら な い よ う に 求 め る こ と がで き る 。 こ の 場 合 に お い て 、 当 該 実 施 機 関 は 、当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 公 文 書 館 に 移管 し 、 又 は 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日を 延 長 し な け れ ば な ら な い 。４ 　 実 施 機 関 （ 議 会 に あ っ て は 、 議 長 。 次 条 第１ 項 、 第 14 条 第 ４ 項 、 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号ウ 、 第 35 条 第 ３ 項 及 び 第 39 条 に お い て 同じ 。 ） は 、 第 １ 項 又 は 前 項 の 規 定 に よ り 公 文 書館 に 移 管 す る 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 第

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16 条 第 １ 項 第 １ 号 に 掲 げ る 場 合 に 該 当 す る もの と し て 公 文 書 館 に お い て 利 用 の 制 限 を 行 う こと が 適 切 で あ る と 認 め る 場 合 に は 、 そ の 旨 の 意見 を 付 さ な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ８ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 公 文 書 の 移 管 及 び 廃 棄 に 関 す る 義 務 等 を 明ら か に し た も の で す 。

第 １ 項 は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 フ ァ イ ル等 に つ い て 、 レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル に 従 い 、 公文 書 館 に 移 管 又 は 廃 棄 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 第 １ 項 の 移 管 及 び 廃 棄 の 際 に 、 知 事（ 公 文 書 館 長 ） に 協 議 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 は 、 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る と 認 め る 公文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 廃 棄 の 措 置 を と ら な いよ う に 求 め る こ と が で き る 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） の権 能 を 定 め た も の で す 。

第 ４ 項 は 、 公 文 書 館 に 移 管 す る 公 文 書 フ ァ イ ル等 に 条 例 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号 に 掲 げ る 情 報 が あ る場 合 は 、 利 用 制 限 を 行 う こ と が 適 切 で あ る 旨 の 意見 を 付 す 実 施 機 関 の 義 務 を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル に 基 づく 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 移 管 又 は 廃 棄 ）

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第 １ 項 は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 フ ァ イル 等 に つ い て 、 条 例 第 ９ 条 第 ５ 項 に よ り 定 め たレ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル に 従 い 、 歴 史 公 文 書 等に 該 当 す る も の を 公 文 書 館 に 移 管 し 、 そ れ 以 外の も の を 廃 棄 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

実 施 機 関 の 職 員 は 、 条 例 第 ２ 条 第 ３ 項 の 歴 史公 文 書 等 の 定 義 を 踏 ま え 、 条 例 第 14 条 の 公 文 書管 理 規 程 に 定 め ら れ た 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 の基 準 に 従 っ て 設 定 さ れ た レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ール に 従 い 、 公 文 書 館 へ の 移 管 又 は 廃 棄 を 行 い ます 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 移 管 又 は 廃 棄 時 の 知 事 （ 公 文 書館 長 ） 協 議 ）( １ ) 　 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） へ の 協 議 の 意 義

第 ２ 項 は 、 第 １ 項 に よ る 移 管 又 は 廃 棄 の 際 に知 事 が 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、 実 施 機 関が 知 事 に 協 議 す る 義 務 を 定 め た も の で す 。

こ れ は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 フ ァ イ ル等 の 移 管 又 は 廃 棄 を 実 施 機 関 が 決 定 す る 際 に歴 史 公 文 書 等 の 該 当 性 に つ い て 、 公 文 書 館 に蓄 積 さ れ た 知 見 を 活 用 す る こ と が 公 文 書 等 の管 理 に 資 す る こ と か ら 行 わ れ る も の で す 。 なお 、 こ の 協 議 を 受 け る 事 務 は 、 条 例 施 行 規 則第 12 条 第 １ 号 に よ り 知 事 か ら 公 文 書 館 長 に 委任 さ れ て い ま す 。

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公 文 書 館 長 は 、 協 議 を 受 け 、 実 施 機 関 に 対 して 歴 史 公 文 書 等 の 該 当 性 に 関 し 、 意 見 を 述 べま す 。 協 議 が 終 了 し た と き は 、 公 文 書 館 長 は条 例 第 32 条 第 ２ 号 に よ り 、 協 議 内 容 を 公 文 書管 理 委 員 会 に 諮 問 し 、 歴 史 公 文 書 等 の 該 当 性の 判 断 の 妥 当 性 の 審 査 を 受 け ま す 。

( ２ ) 　 知 事 の 総 合 調 整 機 能 と 公 文 書 館 業 務 の 公文 書 館 長 へ の 委 任

公 文 書 管 理 法 第 ８ 条 に お い て は 、 各 行 政 機 関の 廃 棄 の 判 断 に つ い て は 、 内 閣 総 理 大 臣 の 同意 を 要 し 、 当 該 同 意 に 当 た っ て は 、 公 文 書 管理 委 員 会 へ の 諮 問 を 要 し ま す 。 条 例 に お い ては 、 地 方 自 治 法 第 138 条 の ３ の 執 行 機 関 の 組 織の 原 則 を 踏 ま え 、 実 施 機 関 の 事 務 に つ い て は実 施 機 関 が 所 掌 す る こ と を 原 則 と し た う え で条 例 第 １ 条 に お い て 、 公 文 書 等 が 県 民 共 有 の知 的 資 源 で あ る と し て い る こ と を 踏 ま え 、 県民 の 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 す る 権 利 を 保 障 す るた め に 、 条 例 に 基 づ き 、 知 事 が 各 実 施 機 関 との 調 整 を 行 う こ と に な り ま す 。

知 事 が 行 う 条 例 上 の 総 合 調 整 機 能 は 、 次 の 内容 に な り ま す 。ア 　 各 実 施 機 関 の 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 条 例

施 行 規 則 （ 公 文 書 管 理 規 則 ） を 条 例 第 39 条

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第 １ 項 に よ り 、 あ ら か じ め 、 関 係 す る 実 施機 関 の 意 見 を 聴 き 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮問 し て 定 め る こ と 。イ 　 条 例 第 ４ 条 に よ り 設 置 さ れ る 高 知 県 立 公

文 書 館 を 知 事 が 所 管 す る 公 の 施 設 と し 、 他の 実 施 機 関 の 歴 史 公 文 書 等 を 移 管 で き る よう 適 切 な 措 置 を 行 う こ と 。ウ 　 条 例 第 12 条 第 ２ 項 に よ り 、 各 実 施 機 関 が

保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を 公文 書 館 に 移 管 し 、 又 は 廃 棄 す る 際 に 協 議 を受 け 、 意 見 を 述 べ る こ と 。エ 　 ウ の 協 議 が 終 了 し た 後 に 、 全 実 施 機 関 の協 議 内 容 を 取 り ま と め て 、 条 例 第 32 条 第 ２号 に よ り 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 す る こ と 。オ 　 エ の 諮 問 に お い て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 か

ら 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る 旨 の 答 申 が あ った 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 条 例 第 12 条第 ３ 項 に 基 づ き 実 施 機 関 に 対 し て 、 廃 棄 しな い こ と を 求 め る こ と 。カ 　 条 例 第 13 条 に 基 づ き 、 公 文 書 の 管 理 の 状

況 に つ い て 、 実 施 機 関 か ら 受 け た 報 告 を 取り ま と め 、 概 要 を 公 表 す る こ と 。

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キ 　 条 例 第 31 条 第 １ 項 に よ り 設 置 さ れ る 公 文書 管 理 委 員 会 を 知 事 の 附 属 機 関 と し て 設 置し 、 委 員 の 委 嘱 等 を 行 う こ と 。ク 　 条 例 第 34 条 第 ２ 項 の 研 修 を 実 施 機 関 の 職員 に 対 し て 行 う こ と 。ケ 　 条 例 第 35 条 第 ２ 項 に 基 づ き 、 刑 事 訴 訟 に

関 す る 歴 史 公 文 書 等 が 公 文 書 館 に 移 管 さ れる よ う に 協 議 す る こ と 。

こ の う ち 、 ウ 、 エ 、 オ、 ク 及 び ケ に つ い て は条 例 施 行 規 則 第 12 条 に よ り 知 事 か ら 公 文 書 館長 に 委 任 さ れ て お り 、 こ れ ら の 事 務 に つ い ては 、 公 文 書 館 長 が 歴 史 公 文 書 等 を 保 存 す る 立場 か ら そ の 権 能 を 行 使 す る こ と と し て い ま す 。

条 例 第 12 条 第 ２ 項 の 協 議 も 知 事 の 総 合 調 整 機能 に 基 づ く も の で す の で 、 協 議 に お い て 、 実施 機 関 は 、 公 文 書 館 長 の 意 見 に 従 う 義 務 は あり ま せ ん 。 仮 に 、 あ る 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つい て 実 施 機 関 と 公 文 書 館 長 の 意 見 が 分 か れ たま ま 協 議 が 終 了 し た 場 合 に つ い て は 、 双 方 の意 見 を 付 し た 状 態 で 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮問 が 行 わ れ ま す 。

( ３ ) 　 知 事 協 議 の 議 会 へ の 適 用 除 外第 ２ 項 の 「 （ 議 会 を 除 く 。 次 項 に お い て 同

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じ 。 ） 」 は 、 実 施 機 関 の う ち 、 議 会 に つ い ては 、 議 決 機 関 と し て の 独 立 性 を 確 保 す る 観 点か ら 条 例 第 12 条 第 ２ 項 の 協 議 す る 義 務 及 び 同条 第 ３ 項 の 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） か ら 歴 史 公 文書 等 を 廃 棄 し な い こ と を 求 め ら れ る こ と を 除外 し た も の で す 。

な お 、 議 会 の 任 意 に よ り 、 公 文 書 館 や 公 文 書管 理 委 員 会 の 知 見 を 活 用 す る こ と を 否 定 す るも の で は あ り ま せ ん 。

( ４ ) 　 60 日 以 上 前 に 知 事 協 議 を 行 う 義 務第 ２ 項 の 「 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 」 は 、

条 例 施 行 規 則 第 ７ 条 に お い て 、 「 協 議 は 、 １年 以 上 の 保 存 期 間 が 設 定 さ れ て い る 公 文 書 ファ イ ル 等 に つ い て 、 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 を公 文 書 館 に 移 管 し 、 又 は 廃 棄 す る 60 日 以 上 前に 行 わ な け れ ば な ら な い 。 」 と し て い ま す 。１ 年 以 上 の 保 存 期 間 に 限 っ た の は 、 こ の 協 議が 歴 史 公 文 書 等 の 該 当 性 の 判 断 に 資 す る た めの 協 議 で あ り 、 条 例 施 行 規 則 第 ３ 条 第 ３ 項 にお い て 、 「 実 施 機 関 は 、 公 文 書 が 歴 史 公 文 書等 に 該 当 す る 場 合 に は 、 １ 年 以 上 の 保 存 期 間を 設 定 し な け れ ば な ら な い 。 」 と 定 め て い るか ら で す 。

60 日 と い う 期 間 に つ い て は 、 当 該 期 間 は 公 文書 フ ァ イ ル 等 を 廃 棄 で き な い た め 、 長 く 設 定

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す れ ば 余 計 な 行 政 コ ス ト が か か る お そ れ が あり ま す 。 一 方 、 短 く 設 定 す れ ば 公 文 書 館 長 が協 議 内 容 を 確 認 し 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問す る 時 間 を 確 保 で き ま せ ん 。 両 事 由 を 考 慮 した う え で 、 従 来 知 事 部 局 に お い て は 、 前 年 度３ 月 末 又 は ５ 月 末 に 保 存 期 間 が 満 了 し た 文 書を ８ 月 下 旬 に 各 所 属 で 廃 棄 し て い た こ と を 踏ま え 、 廃 棄 時 期 を 変 更 し な い で 協 議 及 び 諮 問を 行 う こ と が で き る 期 間 と し て 60 日 を 設 定 して い ま す 。

( ５ ) 　 実 施 機 関 が 移 管 す る こ と と し た 公 文 書 ファ イ ル 等 に 対 す る 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） の 意 見

公 文 書 管 理 法 第 ８ 条 第 ２ 項 の 内 閣 総 理 大 臣 の同 意 は 、 廃 棄 す る 行 政 文 書 に 限 り 、 移 管 す る行 政 文 書 に つ い て は 、 行 政 機 関 が 移 管 と 判 断す れ ば 移 管 さ れ る 仕 組 み と な っ て い ま す 。 一方 、 条 例 第 12 条 第 ２ 項 は 、 移 管 す る 公 文 書 につ い て も 知 事 に 協 議 す る こ と と な っ て い ま すこ れ は 、 国 に お い て は 、 各 行 政 機 関 が レ コ ード ・ ス ケ ジ ュ ー ル を 設 定 後 、 保 存 期 間 が 満 了す る ま で の 間 に 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 の知 見 を 活 用 し 、 レ コ ー ド ・ ス ケ ジ ュ ー ル が 適切 に 設 定 さ れ て い る か の 確 認 を 受 け 、 併 せ て国 立 公 文 書 館 が 例 え ば 複 数 機 関 か ら 同 じ フ ァイ ル を 受 け 取 る 場 合 な ど に 調 整 を 行 う も の で

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あ る こ と に 対 し 、 本 県 で は 、 公 文 書 館 が 保 存期 間 満 了 時 ま で に 協 議 等 を 受 け る 体 制 を 取 るこ と が 人 員 面 か ら 困 難 で あ る こ と か ら 、 保 存期 間 満 了 時 の 協 議 に お い て 歴 史 公 文 書 等 の 該当 性 の 確 認 を 行 わ ざ る を 得 な い こ と 、 及 び 本県 の 移 管 先 の 公 文 書 館 が 県 立 公 文 書 館 の み であ る こ と か ら 移 管 と さ れ る 公 文 書 フ ァ イ ル 等を 協 議 に よ り 受 け 入 れ る 体 制 を 公 文 書 館 側 が整 え る た め に 行 う も の で す 。

し た が っ て 、 実 施 機 関 が 移 管 す る こ と と し た公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、 公 文 書 館 が 廃 棄と す る 意 見 を 述 べ る こ と に は 抑 制 的 で あ る 必要 が あ り ま す 。

３ 　 第 ３ 項 関 係 （ 知 事 の 保 存 措 置 の 請 求 ）第 ３ 項 は 、 第 ２ 項 の 規 定 に よ り 協 議 さ れ た 公

文 書 フ ァ イ ル 等 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る と 知事 が 認 め る 場 合 に は 、 実 施 機 関 に 対 し て 、 廃 棄の 措 置 を と ら な い よ う に 求 め る こ と が で き る 権限 を 知 事 に 与 え て い ま す 。 こ の 保 存 措 置 の 請 求が あ っ た 場 合 は 、 実 施 機 関 は 、 当 該 公 文 書 フ ァイ ル 等 を 公 文 書 館 に 移 管 す る か 、 公 文 書 館 に 速や か に 移 管 で き な い 事 情 が あ る 場 合 は 、 保 存 期間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 延 長 す る こ と にな り ま す 。

こ の 保 存 措 置 の 請 求 は 、 他 の 実 施 機 関 の 公 文

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書 の 廃 棄 と い う 管 理 事 項 に つ い て 、 条 例 第 １ 条の 目 的 の 達 成 に 資 す る た め 、 知 事 が 他 の 実 施 機関 の 判 断 を 覆 す 権 限 に な り ま す 。 し た が っ て 、権 限 の 行 使 は 、 地 方 自 治 法 の 観 点 か ら 慎 重 に 行う べ き も の で あ り 、 条 例 施 行 規 則 第 12 条 第 １ 号に よ り 知 事 の 権 限 を 委 任 さ れ た 公 文 書 館 長 は 、公 文 書 等 の 管 理 に 関 し 優 れ た 識 見 を 有 す る 委 員か ら な る 公 文 書 管 理 委 員 会 に よ る 条 例 第 32 条 第２ 号 の 諮 問 の 答 申 を 経 て 、 行 う べ き も の で す 。

条 例 第 12 条 第 ３ 項 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 が 緊急 に 開 催 で き な い た め に 歴 史 公 文 書 等 が 廃 棄 され て し ま う 場 合 を 考 慮 し 、 知 事 が 単 独 で 保 存 措置 の 請 求 を 行 う こ と が で き る 規 定 と な っ て い ます が 、 こ の 場 合 に は 、 遅 滞 な く 公 文 書 管 理 委 員会 に 諮 問 が な さ れ 、 答 申 を 受 け な け れ ば な り ませ ん 。

な お 、 保 存 措 置 の 請 求 を 受 け て 、 公 文 書 館 への 移 管 を 行 う 場 合 に は 、 あ ら た め て 条 例 第 12 条第 ２ 項 の 協 議 及 び 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 を行 う 必 要 は あ り ま せ ん 。

一 方 、 実 施 機 関 が 当 該 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 保存 期 間 を 延 長 す る 場 合 に つ い て は 、 条 例 施 行 規則 第 ５ 条 第 １ 項 第 12 号 及 び 第 13 号 に よ り 、 公 文書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 「 当 初 の 保 存 期 間 の 満 了 する 日 」 、 「 延 長 の 理 由 」 及 び 「 廃 棄 の 措 置 を 取

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ら な い よ う に 求 め ら れ た 日 」 が 記 載 さ れ る こ とに な り 、 原 則 と し て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 が 歴 史公 文 書 等 に 該 当 す る と い う 判 断 を 覆 さ な い 限 り 、歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る も の と な り ま す 。

４ 　 第 ４ 項 関 係 （ 公 文 書 館 に お け る 利 用 制 限 の 意見 ）

第 ４ 項 は 、 第 １ 項 又 は 第 ３ 項 の 規 定 に 基 づ き公 文 書 館 に 移 管 す る 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て 、条 例 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号 に 掲 げ る 情 報 が 含 ま れて い る た め 、 公 文 書 館 に お い て 利 用 の 制 限 を 行う こ と が 適 切 で あ る と 実 施 機 関 が 認 め る 場 合 には 、 そ の 旨 の 意 見 を 付 す 義 務 を 定 め て い ま す 。

公 文 書 館 で の 利 用 請 求 に 対 す る 条 例 第 19 条 各項 の 利 用 決 定 等 を 知 事 が 行 う に 当 た っ て は 、 条例 16 条 第 ２ 項 に よ り 、 こ の 意 見 を 参 酌 し な け れば な り ま せ ん 。「 （ 議 会 に あ っ て は 、 議 長 。 次 条 第 １ 項 、 第

14 条 第 ４ 項 、 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号 ウ 、 第 35 条 第３ 項 及 び 第 39 条 に お い て 同 じ 。 ） 」 は 、 議 会 につ い て は 、 こ の 意 見 を 付 す る 事 務 な ど 、 条 例 にお け る 個 別 事 項 の 判 断 に つ い て は 、 議 長 が 行 うも の と し て い ま す 。

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第 13条 　 管 理 状 況 の 報 告 等第 13 条 　 実 施 機 関 は 、 知 事 が 規 則 で 定 め る と ころ に よ り 、 公 文 書 の 管 理 の 状 況 に つ い て 、 毎 年度 、 知 事 に 報 告 す る も の と す る 。２ 　 知 事 は 、 毎 年 度 、 前 項 の 報 告 を 取 り ま とめ 、 そ の 概 要 を 公 表 し な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 ９ 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 が 公 文 書 の 管 理 の 状 況 を 知 事 に 報 告 す る こ と及 び 当 該 報 告 を 取 り ま と め て 公 表 す る 知 事 の 義 務を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 実 施 機 関 の 報 告 ）

第 １ 項 は 、 実 施 機 関 が 毎 年 度 、 公 文 書 の 管 理の 状 況 を 知 事 に 報 告 す る こ と を 定 め た も の で す 。「 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 」 は 、 条 例 施 行 規則 第 ８ 条 に お い て 、 次 に 掲 げ る 公 文 書 の 管 理 の状 況 を 、 報 告 す る も の と し て い ま す 。ア 　 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 作 成 等 の 状 況イ 　 保 存 期 間 が 満 了 し た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の

移 管 及 び 廃 棄 の 状 況ウ 　 研 修 の 実 施 状 況エ 　 点 検 等 の 実 施 状 況

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オ 　 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 被 災 及 び 紛 失 等 の 状況

こ の 規 則 へ の 委 任 に つ い て は 、 公 文 書 管 理 法施 行 令 規 定 事 項 で は あ り ま せ ん が 、 条 例 に は 、公 文 書 管 理 法 第 ９ 条 第 ３ 項 及 び 第 ４ 項 の 内 閣 総理 大 臣 の 調 査 権 に 相 当 す る 規 定 が な い た め 、 条例 第 １ 条 の 目 的 を 達 成 す る 公 表 を 行 う こ と が でき る よ う に す る と と も に 、 公 文 書 管 理 委 員 会 が各 実 施 機 関 の 公 文 書 の 管 理 の 状 況 を 確 認 す る こと が で き る よ う 、 報 告 事 項 の 範 囲 を 定 め た も ので す 。

知 事 は 、 条 例 第 １ 条 の 目 的 の 達 成 に 資 す る よう 、 及 び 実 施 機 関 の 事 務 に 負 担 を か け な い よ う条 例 施 行 規 則 に 定 め る 事 項 に つ い て 報 告 要 領 を定 め な け れ ば な り ま せ ん 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 知 事 の 公 表 義 務 ）第 ２ 項 は 、 各 実 施 機 関 か ら の 報 告 を 取 り ま と

め 、 そ の 概 要 を 公 表 す る 義 務 を 知 事 に 課 し て いま す 。 公 表 の 方 法 に つ い て は 、 特 に 定 め て い ませ ん が 、 イ ン タ ー ネ ッ ト に よ る 公 表 な ど が 考 えら れ ま す 。

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第 14条 　 公 文 書 管 理 規 程

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第 14 条 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 の 管 理 が 第 ８ 条か ら 前 条 ま で の 規 定 に 基 づ き 適 正 に 行 わ れ る こと を 確 保 す る た め 、 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 定 め（ 以 下 こ の 条 に お い て 「 公 文 書 管 理 規 程 」 と いう 。 ） を 設 け な け れ ば な ら な い 。２ 　 公 文 書 管 理 規 程 に は 、 公 文 書 に 関 す る 次 に掲 げ る 事 項 を 記 載 し な け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 作 成 に 関 す る 事 項( ２ ) 　 整 理 に 関 す る 事 項( ３ ) 　 保 存 に 関 す る 事 項( ４ ) 　 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 関 す る 事 項( ５ ) 　 移 管 又 は 廃 棄 に 関 す る 事 項( ６ ) 　 管 理 状 況 の 報 告 に 関 す る 事 項( ７ ) 　 前 各 号 に 掲 げ る も の の ほ か 、 公 文 書の 管 理 が 適 正 に 行 わ れ る こ と を 確 保 す る た めに 必 要 な 事 項

３ 　 実 施 機 関 （ 議 会 を 除 く 。 ） は 、 公 文 書 管 理規 程 を 設 け よ う と す る と き は 、 あ ら か じ め 、 第31 条 第 １ 項 に 規 定 す る 高 知 県 公 文 書 管 理 委 員会 （ 第 25 条 に お い て 「 公 文 書 管 理 委 員 会 」 とい う 。 ） の 意 見 を 聴 か な け れ ば な ら な い 。 知 事が 規 則 で 定 め る 軽 微 な 変 更 に 該 当 す る 場 合 を 除き 、 こ れ を 変 更 し よ う と す る と き も 、 同 様 と する 。

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４ 　 実 施 機 関 は 、 公 文 書 管 理 規 程 を 設 け た と きは 、 遅 滞 な く 、 こ れ を 公 表 し な け れ ば な ら ない 。 こ れ を 変 更 し た と き も 、 同 様 と す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 10 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 公 文 書 管 理 規 程 に 関 す る 義 務 を 明 ら か に した も の で す 。

第 １ 項 は 、 実 施 機 関 の 公 文 書 管 理 規 程 を 設 け る義 務 を 定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 程 に 記 載 し な け れ ば なら な い 事 項 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 程 の 制 定 ・ 変 更 時 に 公文 書 管 理 委 員 会 の 意 見 を 聴 く 義 務 を 定 め た も の です 。

第 ４ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 程 の 公 表 義 務 を 定 め たも の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 公 文 書 管 理 規 程 を 設 け る 義 務 ）

第 １ 項 は 、 実 施 機 関 が 、 公 文 書 の 管 理 が 条 例第 ８ 条 か ら 第 13 条 ま で の 規 定 に 基 づ き 適 正 に 行わ れ る こ と を 確 保 す る た め 、 公 文 書 管 理 規 程 を設 け る 義 務 を 規 定 し て い ま す 。 公 文 書 管 理 規 程は 、 全 て の 実 施 機 関 に 共 通 の ル ー ル の み な ら ず 、各 実 施 機 関 の 個 別 具 体 の 業 務 内 容 の 特 性 に 応 じ

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た 事 項 が 規 定 さ れ る こ と も 想 定 し 、 各 実 施 機 関が 定 め ま す 。

知 事 部 局 で は 、 条 例 制 定 以 前 か ら 公 文 書 の 管理 に 関 す る 定 め と し て 、 訓 令 （ 職 員 に 対 し 、 職務 上 発 す る 命 令 ） と し て 高 知 県 公 文 書 規 程 を 制定 し て お り 、 条 例 の 制 定 に 合 わ せ て 、 こ の 高 知県 公 文 書 規 程 を 高 知 県 公 文 書 管 理 規 程 に 改 正 しま し た 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 記 載 事 項 ）第 ２ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 程 に 記 載 し な け れ ば

な ら な い 事 項 と し て 、 条 例 第 ８ 条 か ら 第 13 条 まで の 各 条 に 関 す る 事 項 を 第 １ 号 か ら 第 ６ 号 ま でに 定 め 、 第 ７ 号 で 「 前 各 号 に 掲 げ る も の の ほ か 、公 文 書 の 管 理 が 適 正 に 行 わ れ る こ と を 確 保 す るた め に 必 要 な 事 項 」 を 定 め て い ま す 。 こ の 第 ７号 事 項 は 、 公 文 書 管 理 法 施 行 令 第 ８ 条 の 規 定 に相 当 す る 次 の 事 項 を 想 定 し て い ま す が 、 本 県 の実 施 機 関 に は 小 規 模 な 実 施 機 関 も 多 く 、 監 査 を実 施 す る こ と が 困 難 で あ る 場 合 等 も 想 定 し 、 これ ら の 事 項 に つ い て は 、 各 実 施 機 関 が 自 律 的 に判 断 す る も の と し て い ま す 。ア 　 管 理 体 制 の 整 備 に 関 す る 事 項イ 　 点 検 に 関 す る 事 項ウ 　 監 査 に 関 す る 事 項

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エ 　 職 員 の 研 修 に 関 す る 事 項オ 　 ア か ら エ ま で に 掲 げ る も の の ほ か 、 公 文

書 の 管 理 が 適 正 に 行 わ れ る こ と を 確 保 す る ため に 必 要 な 事 項

３ 　 第 ３ 項 関 係 （ 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 及 び高 知 県 公 文 書 の 管 理 に 関 す る ガ イ ド ラ イ ン ）

第 ３ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 定 の 制 定 改 正 時 に 公文 書 管 理 委 員 会 の 意 見 を 聴 く 義 務 を 定 め て い ます 。 こ の 諮 問 は 、 各 実 施 機 関 が 定 め る 公 文 書 管理 規 程 の 規 定 が 、 条 例 第 １ 条 の 目 的 に 沿 っ て 、条 例 第 ８ 条 か ら 第 13 条 ま で の 規 定 に 基 づ き 適 正に 行 わ れ る こ と を 確 保 す る た め に 、 公 文 書 等 の管 理 に 関 し て 優 れ た 識 見 を 有 す る 公 文 書 管 理 委員 会 の 意 見 を 聴 く も の で す 。効 率 性 の 視 点 か ら 知 事 部 局 の 附 属 機 関 で あ る

公 文 書 管 理 委 員 会 を 各 実 施 機 関 が 活 用 す る 制 度設 計 を 取 っ て お り 、 同 様 の 方 式 を 取 る 附 属 機 関と し て 、 情 報 公 開 条 例 の 高 知 県 公 文 書 開 示 審 査会 や 高 知 県 個 人 情 報 保 護 条 例 の 高 知 県 個 人 情 報保 護 制 度 委 員 会 及 び 高 知 県 個 人 情 報 保 護 審 査 会な ど が 挙 げ ら れ ま す 。国 の 公 文 書 管 理 制 度 に お い て は 、 公 文 書 管 理

法 第 10 条 第 ３ 項 に よ り 行 政 機 関 の 行 政 文 書 管 理規 則 の 制 定 改 正 時 に 内 閣 総 理 大 臣 の 同 意 を 得 る

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こ と に な っ て お り 、 こ の 同 意 に 際 し て は 、 公 文書 管 理 委 員 会 の 諮 問 を 要 し ま す 。 こ の 諮 問 に 資す る よ う 、 内 閣 総 理 大 臣 が 行 政 文 書 管 理 規 則 の規 定 例 及 び 留 意 事 項 を 行 政 文 書 管 理 ガ イ ド ラ イン と し て 決 定 し 、 各 行 政 機 関 の 行 政 文 書 管 理 規則 は 、 こ の 行 政 文 書 管 理 ガ イ ド ラ イ ン を 踏 ま えて 制 定 さ れ て い ま す 。

本 県 に お い て は 、 各 実 施 機 関 の 自 律 性 を 考 慮し 、 知 事 部 局 の 公 文 書 管 理 規 程 の 規 定 の 趣 旨 ・意 義 や 職 員 が 文 書 管 理 を 行 う 際 の 実 務 上 の 留 意点 を 記 す 「 高 知 県 公 文 書 の 管 理 に 関 す る ガ イ ドラ イ ン （ 以 下 「 公 文 書 管 理 ガ イ ド ラ イ ン 」 と いう 。 ） 」 を 知 事 が 定 め 、 こ の 公 文 書 管 理 ガ イ ドラ イ ン を 参 酌 し て 、 各 実 施 機 関 が 公 文 書 管 理 規程 を 定 め る こ と に し て い ま す 。 各 実 施 機 関 は 、公 文 書 管 理 ガ イ ド ラ イ ン と 異 な る 公 文 書 管 理 規程 を 定 め る こ と が で き ま す が 、 そ の 場 合 は 、 異な る 取 扱 い を 明 確 に 示 し 、 公 文 書 の 管 理 の 内 容が 曖 昧 に な ら な い よ う に し な け れ ば な り ま せ ん 。

４ 　 第 ４ 項 関 係 （ 公 表 義 務 ）第 ４ 項 は 、 公 文 書 管 理 規 程 の 公 表 義 務 を 規 定

し て い ま す 。 条 例 制 定 以 前 の 各 実 施 機 関 の 公 文書 の 管 理 に 関 す る 定 め は 、 規 則 、 訓 令 又 は 告 示で 定 め て い る も の が 多 く 、 公 文 書 管 理 規 程 を これ ら で 定 め る 場 合 は 、 制 定 改 正 時 に 高 知 県 公 報

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に 登 載 さ れ 、 高 知 県 法 規 集 に 掲 載 さ れ 、 高 知 県ホ ー ム ペ ー ジ に 公 開 さ れ る の で 、 本 項 の 最 低 限の 義 務 は 、 果 た さ れ る と 考 え ら れ ま す 。 そ の ほか 、 各 実 施 機 関 の ホ ー ム ペ ー ジ に 公 開 す る な どに よ り 、 実 施 機 関 の 公 文 書 管 理 規 程 を 県 民 が 確認 し や す い よ う 公 表 す る こ と が 望 ま し い と 考 えら れ ま す 。

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第 ４ 章 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 、 利 用 等第 15条 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 等

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第 15 条 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ いて 、 第 28 条 の 規 定 に 基 づ き 廃 棄 さ れ る に 至 る場 合 を 除 き 、 永 久 に 保 存 し な け れ ば な ら な い 。２ 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て 、 そ の内 容 、 保 存 状 態 、 時 の 経 過 、 利 用 の 状 況 等 に 応じ 、 適 切 な 保 存 及 び 利 用 を 確 保 す る た め に 必 要な 場 所 に お い て 、 適 切 な 記 録 媒 体 に よ り 、 識 別を 容 易 に す る た め の 措 置 を 講 じ た 上 で 保 存 し なけ れ ば な ら な い 。３ 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 高 知 県 個 人 情報 保 護 条 例 （ 平 成 13 年 高 知 県 条 例 第 ２ 号 ） 第２ 条 第 １ 号 に 規 定 す る 個 人 情 報 （ 死 者 に 関 す る個 人 情 報 に あ っ て は 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が作 成 又 は 取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 考 慮 し ても な お 保 護 す べ き 個 人 情 報 に 限 る 。 ） が 記 録 され て い る 場 合 に は 、 当 該 個 人 情 報 の 漏 え い の 防止 の た め に 必 要 な 措 置 を 講 じ な け れ ば な ら ない 。４ 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 分 類 、 名 称 、移 管 又 は 寄 贈 若 し く は 寄 託 を し た 者 の 名 称 又 は氏 名 、 移 管 又 は 寄 贈 若 し く は 寄 託 を 受 け た 時 期及 び 保 存 場 所 そ の 他 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 適 切な 保 存 を 行 い 、 及 び 適 切 な 利 用 に 資 す る た め に必 要 な 事 項 を 記 載 し た 目 録 を 作 成 し 、 公 表 し なけ れ ば な ら な い 。

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【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 15 条 を 踏 ま え 、 知 事

の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 等 に 関 す る 義 務 を 明 らか に し た も の で す 。

第 １ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 永 久 保 存 義 務 を定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 に 必 要 な 措置 を 定 め た も の で す 。

第 ３ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 記 録 さ れ て い る個 人 情 報 の 漏 え い 防 止 の た め に 必 要 な 措 置 を 定 めた も の で す 。

第 ４ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 目 録 の 作 成 義 務を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 条 例 第 ４ 章 事 務 の 公 文 書 館 長 へ の 委 任

　 条 例 第 ４ 章 は 、 公 文 書 館 で 管 理 す る 特 定 歴 史公 文 書 等 の 保 存 、 利 用 等 に つ い て 定 め て い ま す 。公 文 書 館 が 知 事 の 所 管 す る 公 の 施 設 と し て 設 置さ れ る た め 、 条 例 第 ４ 章 の 主 体 は 、 知 事 と な って い ま す 。 こ の 第 ４ 章 の 知 事 の 事 務 は 、 条 例 施行 規 則 第 12 条 第 ２ 号 に よ り 、 第 25 条 の 審 査 請 求に 関 す る 事 務 並 び に 規 則 を 定 め る 事 務 及 び 実 施機 関 と し て の 知 事 の 事 務 を 除 き 、 公 文 書 館 長 に委 任 さ れ て い ま す 。

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２ 　 第 １ 項 関 係 （ 永 久 保 存 義 務 ）第 １ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 、 第 28 条 の 規

定 に 基 づ き 廃 棄 す る 場 合 を 除 き 、 永 久 に 保 存 する 義 務 を 規 定 し て い ま す 。

３ 　 第 ２ 項 関 係 （ 保 存 に 必 要 な 措 置 義 務 ）第 ２ 項 は 、 公 文 書 館 で の 保 存 の 措 置 に つ い て

定 め て い ま す 。 こ の 具 体 的 な 保 存 内 容 は 、 条 例施 行 規 則 第 ４ 章 第 ２ 節 第 １ 款 で 歴 史 公 文 書 等 の受 入 れ に つ い て 定 め る ほ か 、 条 例 施 行 規 則 第 18

条 で 保 存 方 法 を 、 条 例 施 行 規 則 第 19 条 で 複 製 物の 作 成 に つ い て 定 め て い ま す 。

４ 　 第 ３ 項 関 係 （ 個 人 情 報 の 漏 え い の 防 止 の た めに 必 要 な 措 置 義 務 ）

第 ３ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 高 知 県 個 人 情報 保 護 条 例 第 ２ 条 第 １ 号 に 規 定 す る 個 人 情 報 が記 録 さ れ て い る 場 合 に は 、 当 該 個 人 情 報 の 漏 えい の 防 止 の た め に 必 要 な 措 置 を 講 じ る 知 事 の 義務 を 定 め て い ま す 。 高 知 県 個 人 情 報 保 護 条 例 が行 政 機 関 の 個 人 情 報 の 保 護 に 関 す る 法 律 （ 平 成15 年 法 律 第 58 号 ） と 異 な り 、 死 者 の 個 人 情 報 をな お 個 人 情 報 と し て 取 り 扱 っ て い る こ と を 考 慮し 、 死 者 の 個 人 情 報 に つ い て は 、 公 文 書 館 で 時の 経 過 を 考 慮 し て も な お 保 護 す べ き 個 人 情 報 に限 っ て い ま す 。 こ の 「 時 の 経 過 の 考 慮 」 に つ いて は 、 条 例 第 ２ 条 第 ４ 項 第 １ 号 に 規 定 す る 特 定

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歴 史 公 文 書 等 に つ い て は 公 文 書 と し て 作 成 又 は取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 、 条 例 第 ２ 条 第 ４項 第 ２ 号 に 規 定 す る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い ては 文 書 が 作 成 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 考 慮 し ます 。

条 例 施 行 規 則 第 20 条 に お い て は 、 個 人 情 報 の漏 え い の 防 止 の た め に 必 要 な 措 置 の 内 容 に つ いて 定 め て い ま す 。

５ 　 第 ４ 項 関 係 （ 目 録 の 作 成 及 び 公 表 義 務 ）第 ４ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 適 切 な 保 存 及

び 利 用 に 資 す る た め に 目 録 を 作 成 し 、 公 表 す る義 務 に つ い て 定 め て い ま す 。 条 例 施 行 規 則 第 21

条 に お い て は 、 目 録 の 記 載 事 項 、 条 例 第 16 条 第１ 項 の 規 定 に 基 づ き 利 用 制 限 を 行 う 情 報 に つ いて は 目 録 に 記 載 し な い 旨 並 び に 公 文 書 館 へ の 備付 け 及 び イ ン タ ー ネ ッ ト の 利 用 等 に よ る 公 表 につ い て 定 め て い ま す 。

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第 16条 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 請 求 及 び そ の 取扱 い

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第 16 条 　 知 事 は 、 前 条 第 ４ 項 の 目 録 の 記 載 に 従い 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 の 請 求 が あ っ た 場 合に は 、 次 に 掲 げ る 場 合 を 除 き 、 こ れ を 利 用 さ せな け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 実 施 機 関 か ら 移管 さ れ た も の で あ っ て 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書等 に 次 に 掲 げ る 情 報 が 記 録 さ れ て い る 場 合ア 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 １ 号 、 第 ３号 、 第 ５ 号 、 第 ６ 号 ア 若 し く は ウ 又 は 第 ７ 号に 掲 げ る 情 報イ 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ２ 号 に 掲 げる 情 報ウ 　 公 に す る こ と に よ り 、 犯 罪 の 予 防 、 鎮 圧又 は 捜 査 、 公 訴 の 維 持 、 刑 の 執 行 そ の 他 の 公共 の 安 全 と 秩 序 の 維 持 に 支 障 を 及 ぼ す お そ れが あ る と 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 移 管 し た 実施 機 関 が 認 め る こ と に つ き 相 当 の 理 由 が あ る情 報

( ２ ) 　 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 第 35 条 第 ２ 項 の規 定 に 基 づ き 実 施 機 関 か ら 移 管 さ れ た も の であ っ て 、 当 該 実 施 機 関 と の 合 意 に お い て 利 用の 制 限 を 行 う こ と と さ れ て い る 場 合

( ３ ) 　 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が そ の 全 部 又 は 一部 を 一 定 の 期 間 公 に し な い こ と を 条 件 に 法 人

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等 又 は 個 人 か ら 寄 贈 さ れ 、 又 は 寄 託 さ れ た もの で あ っ て 、 当 該 期 間 が 経 過 し て い な い 場 合

( ４ ) 　 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 原 本 を 利 用 に 供す る こ と に よ り 当 該 原 本 の 破 損 若 し く は そ の汚 損 を 生 ず る お そ れ が あ る 場 合 又 は 公 文 書 館に お い て 当 該 原 本 が 現 に 使 用 さ れ て い る 場 合

２ 　 知 事 は 、 前 項 に 規 定 す る 利 用 の 請 求 （ 以 下「 利 用 請 求 」 と い う 。 ） に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書等 が 同 項 第 １ 号 に 該 当 す る か 否 か に つ い て 判 断す る に 当 た っ て は 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 公文 書 と し て 作 成 又 は 取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過を 考 慮 す る と と も に 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 に第 12 条 第 ４ 項 の 規 定 に よ る 意 見 が 付 さ れ て い る場 合 に は 、 当 該 意 見 を 参 酌 し な け れ ば な ら ない 。３ 　 知 事 は 、 第 １ 項 第 １ 号 か ら 第 ３ 号 ま で に 掲げ る 場 合 で あ っ て も 、 同 項 第 １ 号 ア か ら ウ ま でに 掲 げ る 情 報 又 は 同 項 第 ２ 号 の 制 限 若 し く は 同項 第 ３ 号 の 条 件 に 係 る 情 報 が 記 録 さ れ て い る 部分 を 容 易 に 区 分 し て 除 く こ と が で き る と き は 、利 用 請 求 を し た 者 （ 以 下 「 利 用 請 求 者 」 と いう 。 ） に 対 し 、 当 該 部 分 を 除 い た 部 分 を 利 用 させ な け れ ば な ら な い 。 た だ し 、 当 該 部 分 を 除 いた 部 分 に 有 意 の 情 報 が 記 録 さ れ て い な い と 認 めら れ る と き は 、 こ の 限 り で な い 。

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【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 16 条 を 踏 ま え 、 特 定

歴 史 公 文 書 等 の 利 用 請 求 権 を 明 ら か に し た も の です 。

第 １ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 であ る 第 １ 号 か ら 第 ４ 号 ま で に 規 定 す る 事 由 に 該 当す る 場 合 を 除 い て 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 す るこ と が で き る 原 則 を 定 め た も の で す 。

第 ２ 項 は 、 実 施 機 関 か ら 移 管 さ れ た 特 定 歴 史 公文 書 等 の 利 用 請 求 に つ い て は 、 公 文 書 と し て 作 成又 は 取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 考 慮 す る と と もに 、 移 管 元 実 施 機 関 の 意 見 を 参 酌 す る こ と を 定 めた も の で す 。

第 ３ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 部 分 利 用 に つ いて 定 め た も の で す 。【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 利 用 請 求 権

情 報 公 開 条 例 に 基 づ く 開 示 請 求 が 現 用 の 公 文書 を 「 開 示 」 す る こ と を 請 求 す る も の で あ る のに 対 し 、 本 条 第 １ 項 の 利 用 請 求 は 、 条 例 第 １ 条の 目 的 に 資 す る よ う 保 存 し て い る 特 定 歴 史 公 文書 等 の 「 利 用 」 を 請 求 す る 権 利 を 保 障 す る も ので す 。

利 用 請 求 は 、 高 知 県 行 政 手 続 条 例 （ 平 成 ７ 年高 知 県 条 例 第 45 号 ） 第 ２ 条 第 ４ 号 の 「 申 請 」 に

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該 当 し 、 同 条 例 第 ２ 章 の 規 定 な ど の 適 用 を 受 ける こ と に な り ま す 。 主 な 内 容 は 、 以 下 の と お りで す 。( １ ) 　 審 査 基 準 を 定 め 、 公 に す る 義 務 （ 行 政

手 続 条 例 第 ５ 条 ）( ２ ) 　 標 準 処 理 期 間 を 定 め る よ う 努 め 、 公 に

す る 義 務 （ 行 政 手 続 条 例 第 ６ 条 ）( ３ ) 　 申 請 に 対 す る 審 査 を 遅 滞 な く 行 い 、 応答 す る 義 務 （ 行 政 手 続 条 例 第 ７ 条 ）

( ４ ) 　 申 請 を 拒 否 す る 処 分 を 行 う 場 合 の 理 由の 提 示 （ 行 政 手 続 条 例 第 ８ 条 ）

( ５ ) 　 審 査 請 求 及 び 行 政 事 件 訴 訟 に 関 す る 教示 を 行 う 義 務 （ 行 政 不 服 審 査 法 （ 平 成 26 年 法律 第 68 号 ） 第 57 条 、 行 政 事 件 訴 訟 法 （ 昭 和 37

年 法 律 第 139 号 ） 第 46 条 ）な お 、 ( ２ ) の 標 準 処 理 期 間 に つ い て は 、 条 例

20 条 第 １ 項 に よ り 30 日 と し て い ま す 。２ 　 第 １ 項 本 文 関 係 （ 利 用 請 求 の 原 則 ）

第 １ 項 本 文 の 「 前 条 第 ４ 項 の 目 録 の 記 載 に 従い 」 は 、 利 用 請 求 を す る 者 が 第 15 条 第 ４ 項 に より 公 文 書 館 長 が 作 成 す る 目 録 に 従 っ て 行 わ な けれ ば な ら な い こ と を 定 め て い ま す 。 公 文 書 館 長は 、 受 入 れ た 文 書 の 目 録 の 作 成 ・ 公 表 を で き る

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限 り 迅 速 に 行 い 、 利 用 請 求 が で き る よ う に 努 める 必 要 が あ り ま す 。

特 定 歴 史 公 文 書 等 の 情 報 は 、 文 書 が 作 成 又 は取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 踏 ま え 、 い ず れ 公開 さ れ る こ と が 原 則 で す 。 一 方 で 、 個 人 や 法 人等 の 権 利 利 益 等 も 適 切 に 保 護 す る 必 要 が あ り 、利 用 の も た ら す 支 障 と 利 用 の も た ら す 利 益 を 、慎 重 に 比 較 衡 量 し な け れ ば な り ま せ ん 。

第 １ 項 各 号 で は 、 利 用 さ せ な い こ と に 合 理 的な 理 由 が あ る 情 報 を で き る 限 り 明 確 か つ 合 理 的に 定 め て い ま す 。

３ 　 第 １ 項 第 １ 号 関 係 （ 実 施 機 関 か ら 移 管 さ れ た特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 ）

第 １ 項 第 １ 号 は 、 実 施 機 関 か ら 移 管 さ れ た 特定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条第 １ 項 各 号 の 開 示 請 求 に お い て 非 開 示 情 報 と なる 情 報 の 一 部 に つ い て 、 利 用 を 制 限 す る 事 由 とな る こ と を 定 め て い ま す 。 な お 、 公 文 書 館 長 は 、こ の 利 用 制 限 を 判 断 す る に 当 た っ て は 、 本 条 第２ 項 に よ り 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 公 文 書 とし て 作 成 又 は 取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 考 慮す る と と も に 、 条 例 第 12 条 第 ４ 項 の 規 定 に よ る実 施 機 関 の 意 見 が 付 さ れ て い る 場 合 に は 、 当 該意 見 を 参 酌 し な け れ ば な り ま せ ん 。( １ ) 　 第 １ 項 第 １ 号 ア 関 係 （ 情 報 公 開 条 例 第 ６

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条 第 １ 項 各 号 の 利 用 制 限 事 由 ）第 １ 項 第 １ 号 ア は 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １項 の 非 開 示 事 由 の 一 部 を 列 挙 し て 、 特 定 歴 史公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 と し て い ま す 。

情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 １ 号 の 情 報 は 、法 令 秘 に 関 す る 情 報 で す が 、 法 令 等 の 秘 匿 の趣 旨 を 勘 案 し 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に な っ て も引 き 続 き 秘 匿 さ れ る べ き 情 報 に つ い て は 、 特定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 と な り ま す 。

情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ３ 号 の 情 報 は 、事 業 活 動 に 関 す る 情 報 で す が 、 法 人 等 の 正 当な 権 利 を 害 す る と 認 め ら れ る 情 報 等 に つ い ては 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に お い て も 利 用 制 限 事由 と な り ま す 。

情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ５ 号 の 情 報 は 、生 命 等 の 保 護 に 関 す る 情 報 で す が 、 特 定 歴 史公 文 書 等 に な っ て も 引 き 続 き 当 該 情 報 に 該 当す る 限 り は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事由 と な り ま す 。

情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 の 情 報 は 、事 務 事 業 に 関 す る 情 報 で あ っ て 、 公 表 す る こと に よ り 当 該 事 務 事 業 に 支 障 を 及 ぼ す も の です が 、 公 文 書 管 理 法 第 16 条 第 １ 項 に お い て は 、公 に す る こ と に よ り 「 ① 監 査 、 検 査 、 取 締 り試 験 又 は 租 税 の 賦 課 若 し く は 徴 収 に 係 る 事 務

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に 関 し 、 正 確 な 事 実 の 把 握 を 困 難 に す る お それ 又 は 違 法 若 し く は 不 当 な 行 為 を 容 易 に し 、若 し く は そ の 発 見 を 困 難 に す る お そ れ 」 又 は「 ② 独 立 行 政 法 人 等 、 地 方 公 共 団 体 が 経 営 する 企 業 又 は 地 方 独 立 行 政 法 人 に 係 る 事 業 に 関し 、 そ の 企 業 経 営 上 の 正 当 な 利 益 を 害 す る おそ れ 」 が あ る 情 報 の み を 特 定 歴 史 公 文 書 等 にお け る 事 務 事 業 に 関 す る 情 報 の 利 用 制 限 事 由と し て い ま す 。

条 例 制 定 検 討 時 に お い て 、 本 県 の 事 務 事 業 に関 す る 情 報 の 利 用 制 限 事 由 に つ い て も ① 又 は② の お そ れ が あ る も の の み と す る か ど う か を検 討 し ま し た が 、 以 下 の 理 由 か ら 公 文 書 管 理法 の 利 用 制 限 事 由 よ り も 広 い 情 報 公 開 条 例 第６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ア 及 び ウ を 情 報 公 開 条 例 の利 用 制 限 事 由 に な り 得 る と 整 理 し ま し た 。ア 　 情 報 公 開 条 例 の 非 開 示 事 由 と 条 例 の 利 用

制 限 事 由 の 区 分 が 異 な る と 、 利 用 審 査 に おけ る 公 文 書 館 の 事 務 の 効 率 性 を 損 ね る も ので あ る こ と 。イ 　 ア に 対 処 す る た め に 、 情 報 公 開 条 例 の 非

開 示 事 由 を 分 割 す る こ と が 考 え ら れ る が 、職 員 へ の 周 知 徹 底 に 労 力 を 要 す る こ と 。ウ 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ア に つ

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い て 本 県 の 実 施 機 関 は 、 議 決 機 関 で あ る 議会 を 含 む な ど 、 公 文 書 管 理 法 の 行 政 機 関 より も 多 様 な 構 成 で あ り 、 「 監 査 、 検 査 、 取締 り 、 試 験 、 租 税 の 賦 課 徴 収 」 の ５ 事 務 事業 以 外 に も 利 用 制 限 を 行 う こ と が 合 理 的 であ る 事 務 事 業 が 存 在 し う る こ と 。エ 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ウ に つ

い て は 、 本 県 の 情 報 公 開 条 例 の 独 自 規 定 であ る が 、 「 法 律 又 は こ れ に 基 づ く 政 令 の 規定 に よ る 主 務 大 臣 そ の 他 の 国 の 機 関 が 行 う指 示 等 に よ り 公 表 し て は な ら な い 旨 が 明 示さ れ て い る も の 」 に つ い て は 、 「 法 令 秘 に関 す る 情 報 」 に 準 じ た 取 扱 い と す べ き こ と 。ま た 、 「 国 等 の 機 関 と の 協 力 関 係 又 は 信 頼関 係 が 著 し く 損 な わ れ る も の 」 の 中 に 公 文書 管 理 法 で 利 用 制 限 事 由 と な る 同 法 第 16 条第 １ 項 第 １ 号 ハ （ 国 家 の 安 全 等 に 支 障 が 生ず る 情 報 ） に 該 当 す る 情 報 が 含 ま れ る 可 能性 が あ る こ と 。

た だ し 、 「 公 文 書 管 理 法 が 事 務 事 業 に 関 す る情 報 の 利 用 制 限 に つ い て 、 あ ら ゆ る 事 務 事 業の 中 か ら 前 述 の ① 又 は ② の お そ れ に 限 っ て い

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る こ と 」 及 び 「 利 用 制 限 は 原 則 と し て 作 成 又は 取 得 さ れ て か ら 30 年 を 超 え な い も の と す る考 え 方 」 を 考 慮 し 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 公 文書 と し て 作 成 又 は 取 得 さ れ て か ら 30 年 を 超 えて い て も な お 利 用 制 限 を 行 う 場 合 は 、 ① 若 しく は ② 又 は こ れ ら の お そ れ と 同 等 に 秘 匿 す べき 合 理 性 が 認 め ら れ る 情 報 に 限 る こ と と し て整 理 し ま し た 。

な お 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ア 又は ウ に 該 当 す る も の と し て 、 公 文 書 館 長 が 30

年 以 上 の 利 用 制 限 を 行 い う る 情 報 は 、 以 下 のも の が 考 え ら れ ま す 。 以 下 の も の に 該 当 す る情 報 で あ っ て も 、 利 用 の も た ら す 支 障 と 利 用の も た ら す 利 益 を 比 較 衡 量 す る も の で あ り 、支 障 の 程 度 に つ い て は 、 名 目 的 な も の で は 足り ず 、 実 質 的 な も の で あ る こ と が 要 求 さ れ 、「 お そ れ 」 に つ い て も 抽 象 的 な 可 能 性 で は 足り ず 、 法 的 保 護 に 値 す る 程 度 の 蓋 然 性 が 要 求さ れ ま す 。ア 　 監 査 、 検 査 、 取 締 り 、 試 験 又 は 租 税 の 賦課 若 し く は 徴 収 に 係 る 事 務 に 関 し 、 正 確 な事 実 の 把 握 を 困 難 に す る お そ れ 又 は 違 法 若し く は 不 当 な 行 為 を 容 易 に し 、 若 し く は その 発 見 を 困 難 に す る お そ れ が あ る 情 報

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イ 　 独 立 行 政 法 人 等 、 地 方 公 共 団 体 が 経 営 する 企 業 又 は 地 方 独 立 行 政 法 人 に 係 る 事 業 に関 し 、 そ の 企 業 経 営 上 の 正 当 な 利 益 を 害 する お そ れ が あ る 情 報ウ 　 国 の 行 政 機 関 に 類 似 事 務 事 業 の 存 在 し な

い 「 監 査 、 検 査 、 取 締 り 、 試 験 、 租 税 の 賦課 徴 収 」 の ５ 事 務 事 業 以 外 の 事 務 事 業 に 関す る 情 報 で あ っ て 、 ア 及 び イ と 同 等 に 秘 匿す べ き 合 理 性 が 認 め ら れ る も のエ 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ウ に 該当 す る 情 報 で あ っ て 、 法 律 又 は こ れ に 基 づく 政 令 の 規 定 に よ る 主 務 大 臣 そ の 他 の 国 の機 関 が 行 う 指 示 等 に よ り 公 表 し て は な ら ない 旨 が 明 示 さ れ て い る も のオ 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ６ 号 ウ に 該当 す る 情 報 で あ っ て 、 公 文 書 管 理 法 第 16 条第 １ 項 第 １ 号 ハ （ 国 家 の 安 全 等 に 支 障 が 生ず る 情 報 ） に 該 当 す る も のカ 　 エ 及 び オ の ほ か 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第

１ 項 第 ６ 号 ウ に 該 当 す る 情 報 で あ っ て 、 ア及 び イ と 同 等 に 秘 匿 す べ き 合 理 性 が 認 め られ る も の

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情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ７ 号 の 情 報 は 、県 の 機 関 の 要 請 を 受 け て 、 公 表 し な い こ と の約 束 の 下 に 任 意 に 提 供 さ れ た 情 報 で す が 、 特定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 請 求 権 を 制 限 し て も なお 当 該 約 束 を 維 持 す る こ と が 合 理 的 で あ る 限り に お い て は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限事 由 と な り ま す 。

( ２ ) 　 第 １ 項 第 １ 号 イ 関 係 （ 個 人 に 関 す る 情 報の 利 用 制 限 事 由 ）

第 １ 項 第 １ 号 イ は 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １項 第 ２ 号 に 掲 げ る 個 人 に 関 す る 情 報 で す 。 個人 情 報 に つ い て も 、 時 の 経 過 を 考 慮 し 、 公 表し て も 社 会 通 念 上 、 個 人 の 権 利 利 益 を 侵 害 する お そ れ が な い と 認 め ら れ る 一 定 の 期 間 を 経過 し た 場 合 に は 、 公 表 さ れ る こ と に な り ま すこ の 一 定 の 期 間 に つ い て は 、 公 文 書 館 長 が 定め る 「 利 用 請 求 に 対 す る 処 分 に 係 る 審 査 基準 」 で 目 安 を 示 し て い ま す 。

例 え ば 、 50 年 を 公 開 の 目 安 と す る 情 報 に つ いて は 、 20 歳 で 公 文 書 に 記 載 さ れ た 者 が 職 務 のキ ャ リ ア を 概 ね 終 え て い る 期 間 を 、 80 年 を 公開 の 目 安 と す る 情 報 に つ い て は 、 20 歳 で 公 文書 に 記 載 さ れ た 者 が 100 歳 に 達 し 概 ね 人 生 を 終え て い る 期 間 を 、 110 年 を 公 開 の 目 安 と す る 情報 に つ い て は 、 20 歳 で 公 文 書 に 記 載 さ れ た 者

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が 30 歳 で 子 を 産 み 、 当 該 子 が 100 歳 に 達 し 概 ね人 生 を 終 え て い る 期 間 に 該 当 し ま す 。 個 別 の事 案 に つ い て は 、 上 記 の 目 安 を 踏 ま え 、 当 該個 人 情 報 の 内 容 や 公 文 書 に 記 載 さ れ た 個 人 の年 齢 な ど を 踏 ま え 、 判 断 す る こ と に な り ま す 。

な お 、 こ の 規 定 が 第 １ 号 ア と 分 け て 規 定 さ れて い る の は 、 条 例 第 17 条 で 本 人 に 関 す る 情 報を 請 求 す る 場 合 の 取 扱 い を 定 め る に 当 た り 、本 号 イ 情 報 を 特 定 す る 必 要 が あ る た め で す 。

( ３ ) 　 第 １ 項 第 １ 号 ウ 関 係 （ 犯 罪 の 予 防 ・ 捜 査等 に 関 す る 情 報 の 利 用 制 限 事 由 ）

第 １ 項 第 １ 号 ウ は 、 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １項 第 ４ 号 に 相 当 す る 犯 罪 の 予 防 ・ 捜 査 等 に 関す る 情 報 で あ り 、 公 表 に よ る 支 障 が 無 く な らな い 限 り は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事由 と な り ま す 。 い わ ゆ る 司 法 警 察 を 念 頭 に おい た も の で 、 建 築 規 制 や 伝 染 病 の 予 防 、 食 品安 全 規 制 な ど の 行 政 警 察 は 対 象 と し て い ま せん 。

な お 、 こ の 規 定 が 第 １ 号 ア と 分 け て 規 定 さ れて い る の は 、 「 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 移 管し た 実 施 機 関 が 認 め る こ と に つ き 相 当 の 理 由が あ る 情 報 」 と 規 定 し 、 専 門 的 ・ 技 術 的 判 断を 要 す る 特 殊 性 か ら 移 管 元 実 施 機 関 の 第 一 次的 な 判 断 を 尊 重 す る こ と を 示 す た め で す 。

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情 報 公 開 条 例 及 び 行 政 機 関 の 保 有 す る 情 報 の公 開 に 関 す る 法 律 （ 平 成 11 年 法 律 第 42 号 。 以下 「 行 政 機 関 情 報 公 開 法 」 と い う 。 ） の 非 開示 事 由 並 び に 公 文 書 管 理 法 及 び 条 例 の 利 用 制限 事 由 の 関 係 は 、 以 下 の 表 の よ う に な り ま す 。

情 報 公 開 条例 の 非 開 示事 由

行 政 機 関情 報 公 開法 の 非 開示 事 由

公 文 書管 理 法の 利 用制 限 事由

条 例 の 利 用制 限 事 由

第 ６ 条 第 １項 第 １ 号法 令 秘 に 関す る 情 報

該 当 な し 該 当 なし

○

第 ６ 条 第 １項 第 ２ 号個 人 に 関 する 情 報

第 ５ 条 第１ 号

○ ○

第 ６ 条 第 １項 第 ３ 号事 業 活 動 に関 す る 情 報

第 ５ 条 第２ 号

○ ○

第 ６ 条 第 １項 第 ４ 号

第 ５ 条 第４ 号

○ ○

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犯 罪 の 予 防・ 捜 査 等 に関 す る 情 報第 ６ 条 第 １項 第 ５ 号生 命 等 の 保護 に 関 す る情 報

該 当 な し 該 当 なし

○

第 ６ 条 第 １項 第 ６ 号 ア事 務 事 業 に支 障 を 生 ずる 情 報

第 ５ 条 第６ 号 本 文

×○ （ 30 年 を超 え て の 利用 制 限 は 、行 政 機 関 情報 公 開 法 第５ 条 第 ６ 号イ 又 は ホ と同 等 に 秘 匿す べ き も のに 限 る 。 ）

第 ５ 条 第６ 号 イ（ 監 査 、検 査 、 取締 り 、 試験 、 租 税の 賦 課 徴収 に 支 障を 生 ず る情 報 ）

○

第 ５ 条 第６ 号 ロ

×

第 ５ 条 第６ 号 ニ

×

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第 ５ 条 第６ 号 ホ（ 公 営 企業 等 の 正当 な 利 益を 害 す る情 報 ）

○

第 ６ 条 第 １項 第 ６ 号 イ審 議 検 討 に関 す る 情 報

第 ５ 条 第５ 号第 ５ 条 第６ 号 ハ

× ×

第 ６ 条 第 １項 第 ６ 号 ウ公 共 団 体 との 協 力 信 頼関 係 を 損 なう 情 報

該 当 な し（ 第 ５ 条第 ３ 号（ 国 家 安全 情 報 ）が 該 当 する 場 合 があ る 。 ）

該 当 なし（ 国 家安 全 情報 は 、利 用 制限 事 由に 該当 ）

○ （ 30 年 を超 え て の 利用 制 限 は 、行 政 機 関 情報 公 開 法 第５ 条 第 ６ 号イ 又 は ホ と同 等 に 秘 匿す べ き も のに 限 る 。 ）

第 ６ 条 第 １項 第 ７ 号任 意 に 提 供

該 当 な し 該 当 なし

○

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さ れ た 情 報３ 　 第 １ 項 第 ２ 号 関 係 （ 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 の利 用 制 限 事 由 ）

第 １ 項 第 ２ 号 は 、 条 例 第 35 条 第 ２ 項 に 基 づ き公 文 書 館 に 移 管 さ れ た 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 につ い て は 、 同 項 の 協 議 の 合 意 に 基 づ き 利 用 制 限を 行 う こ と を 定 め て い ま す 。

４ 　 第 １ 項 第 ３ 号 関 係 （ 寄 贈 ・ 寄 託 さ れ た 文 書 の利 用 制 限 事 由 ）

第 １ 項 第 ３ 号 は 、 条 例 第 ２ 条 第 ４ 項 第 ２ 号 の規 定 に 基 づ き 公 文 書 館 に 寄 贈 ・ 寄 託 さ れ た 文 書に つ い て は 、 寄 贈 ・ 寄 託 に 当 た っ て の 条 件 を 踏ま え 、 利 用 制 限 を 行 う こ と を 定 め て い ま す 。

５ 　 第 １ 項 第 ４ 号 関 係 （ 破 損 又 は 汚 損 を 生 ず る おそ れ が あ る 場 合 等 の 原 本 の 利 用 制 限 ）

第 １ 項 第 ４ 号 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 原 本 の破 損 若 し く は 汚 損 を 生 ず る お そ れ が あ る 場 合 又は 公 文 書 館 に お い て 当 該 原 本 が 現 に 使 用 さ れ てい る 場 合 に つ い て は 、 原 本 の 利 用 制 限 を 行 う こと を 定 め て い ま す 。

公 文 書 館 長 は 、 条 例 施 行 規 則 第 19 条 に お い て 、複 製 物 作 成 計 画 を 定 め た 上 で 、 適 切 な 記 録 媒 体に よ る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 複 製 物 を 作 成 す る もの と し て お り 、 こ の 複 製 物 を 作 成 し て い る 場 合

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に は 、 複 製 物 の 利 用 を 認 め る こ と に な り ま す 。ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 39 条 に お い て 、 原 本 の 利用 を 認 め る と そ の 保 存 に 支 障 を 生 ず る お そ れ があ る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て 、 複 製 物 に よ って は 利 用 目 的 を 果 た す こ と が で き な い 場 合 等 原本 に よ る 利 用 が 必 要 と 認 め ら れ る 場 合 は 、 公 文書 館 長 は 、 特 に 慎 重 な 取 扱 い を 確 保 し た 上 で 、当 該 原 本 の 利 用 を 希 望 す る 者 に 対 し 、 特 別 に 原本 を 利 用 に 供 す る こ と が で き ま す 。「 原 本 が 現 に 使 用 さ れ て い る 場 合 」 に は 、 原

本 の 修 復 、 代 替 物 作 成 若 し く は 展 示 又 は 他 の 利用 請 求 者 が 利 用 し て い る 場 合 な ど が 考 え ら れ ます 。

６ 　 第 ２ 項 関 係 （ 時 の 経 過 の 考 慮 及 び 実 施 機 関 の意 見 の 参 酌 ）

第 ２ 項 は 、 第 １ 項 第 １ 号 の 規 定 に よ る 利 用 制限 を 判 断 す る に 当 た っ て は 、 公 文 書 と し て 作 成又 は 取 得 さ れ て か ら の 時 の 経 過 を 考 慮 す る と とも に 、 第 12 条 第 ４ 項 の 規 定 に よ り 付 さ れ て い る移 管 元 実 施 機 関 の 意 見 を 参 酌 し な け れ ば な ら ない こ と を 定 め て い ま す 。

こ の 「 時 の 経 過 」 の 考 慮 に 当 た っ て は 、 条 例施 行 規 則 第 23 条 に お い て 、 利 用 制 限 は 原 則 と して 作 成 又 は 取 得 さ れ て か ら 30 年 を 超 え な い も のと す る 考 え 方 を 踏 ま え る も の と し て い ま す 。 こ

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の 「 30 年 原 則 」 は 、 国 際 公 文 書 館 会 議（ International 　 Council on Archives, Ｉ Ｃ Ａ ） の 第 ６ 回 マド リ ッ ド 大 会 に お い て 採 択 さ れ た 決 議 に お い て 、一 般 的 な 文 書 の 公 開 の 制 限 期 間 に つ い て は 文 書の 作 成 か ら 公 開 ま で の 間 が 30 年 を 超 え な い も のと し 、 30 年 以 上 の 制 限 期 間 が 必 要 な 場 合 は 留 保事 項 を 設 け る こ と と さ れ た も の で 、 国 際 的 な 公文 書 の 公 開 期 間 の 基 準 と な っ て い る も の で す 。ま た 、 当 該 決 議 に お い て 、 特 に よ り 長 期 の 利 用制 限 期 間 を 設 け る 場 合 で も 80 年 を 超 え な い も のと す る と さ れ て い る こ と に も 留 意 が 必 要 で す 。

移 管 元 実 施 機 関 の 意 見 の 参 酌 に つ い て は 、 利用 制 限 の 判 断 に 当 た っ て は 、 利 用 の も た ら す 支障 と 利 用 の も た ら す 利 益 を 比 較 衡 量 す る も の であ り 、 恣 意 性 を 排 し 、 客 観 的 に 判 断 が 行 わ れ るべ き も の で す 。 し か し な が ら 、 利 用 の も た ら す支 障 に つ い て は 、 当 該 事 務 を 所 管 す る 移 管 元 実施 機 関 が 最 も 判 断 で き る も の で あ る た め 、 移 管元 実 施 機 関 の 意 見 は 、 十 分 に 尊 重 さ れ な け れ ばい け ま せ ん 。 ま た 、 仮 に 第 12 条 第 ４ 項 の 意 見 が付 さ れ て い な い 特 定 歴 史 公 文 書 等 で あ っ て も 、第 １ 項 第 １ 号 に 掲 げ る 情 報 に 多 少 な り と も 該 当す る お そ れ が あ る 情 報 が 記 録 さ れ た 特 定 歴 史 公文 書 等 に つ い て は 、 移 管 元 実 施 機 関 の 意 見 を 確認 す る な ど の 運 用 が 望 ま し い と 考 え ら れ ま す 。

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７ 　 第 ３ 項 関 係 （ 部 分 利 用 ）第 ３ 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 部 分 利 用 に つ

い て 定 め て い ま す 。 第 １ 項 第 １ 号 か ら 第 ３ 号 まで に 基 づ き 利 用 制 限 を 行 う 情 報 が 記 録 さ れ て いる 特 定 歴 史 公 文 書 等 で あ っ て も 利 用 制 限 情 報 を容 易 に 区 分 し て 除 く こ と が で き る と き は 、 当 該部 分 を 除 い た 部 分 を 利 用 さ せ な け れ ば な り ま せん 。

こ の 区 分 の 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第 24 条 に おい て 、 電 磁 的 記 録 以 外 の 文 書 に あ っ て は 「 当 該特 定 歴 史 公 文 書 等 の 写 し を 作 成 し 、 当 該 写 し に記 載 さ れ て い る 利 用 制 限 情 報 を 黒 塗 り す る 方法 」 又 は 「 利 用 制 限 情 報 が 記 載 さ れ て い る 範 囲を 被 覆 す る 方 法 」 に よ り 、 電 磁 的 記 録 に あ っ ては 「 当 該 記 録 の 写 し を 作 成 し 、 当 該 写 し に 記 載さ れ て い る 利 用 制 限 情 報 を 消 除 す る 方 法 」 に より 行 う と し て い ま す 。「 利 用 制 限 情 報 が 記 載 さ れ て い る 範 囲 を 被 覆す る 方 法 」 は 、 利 用 制 限 情 報 が 記 載 さ れ て い るペ ー ジ を い わ ゆ る 袋 と じ に す る 方 法 で す が 、 利用 の 方 法 が 閲 覧 で あ り 、 利 用 請 求 者 が 当 該 ペ ージ 全 部 に つ い て 閲 覧 す る こ と を 要 し な い 場 合 にお い て 用 い る こ と が で き ま す 。電 磁 的 記 録 の 「 利 用 制 限 情 報 を 消 除 す る 方

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法 」 に つ い て は 、 例 え ば 、 利 用 制 限 情 報 を *

（ ア ス タ リ ス ク ） に 置 き 換 え る な ど の 方 法 が 考え ら れ ま す 。「 容 易 に 」 と は 、 過 大 な 時 間 と 経 費 を 要 し な

い で 、 か つ 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 損 傷 す る こ とが な い 場 合 を い い ま す 。

な お 、 電 磁 的 記 録 に つ い て は 、 例 え ば 、 複 数の 人 の 発 言 が 同 時 に 録 音 さ れ て い て 、 そ の 中 の一 部 の 発 言 が 利 用 制 限 情 報 で あ る 場 合 な ど 、 公開 情 報 と 非 公 開 情 報 と を 分 離 す る こ と が 技 術 的に 困 難 な 場 合 が あ り 、 そ の と き に は こ の 条 で いう 「 容 易 に 」 に は 該 当 し な い と 考 え ら れ ま す 。

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第 17条 　 本 人 情 報 の 取 扱 い第 17 条 　 知 事 は 、 前 条 第 １ 項 第 １ 号 イ の 規 定に か か わ ら ず 、 同 号 イ に 掲 げ る 情 報 に よ り 識 別さ れ る 特 定 の 個 人 （ 以 下 こ の 条 に お い て 「 本人 」 と い う 。 ） か ら 、 当 該 情 報 が 記 録 さ れ て いる 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て 利 用 請 求 が あ っ た場 合 に お い て 、 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 本 人で あ る こ と を 示 す 書 類 の 提 示 又 は 提 出 が あ っ たと き は 、 本 人 の 生 命 、 健 康 、 生 活 又 は 財 産 を 害す る お そ れ が あ る 情 報 が 記 録 さ れ て い る 場 合 を除 き 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ き 同 号 イ に 掲げ る 情 報 が 記 録 さ れ て い る 部 分 に つ い て も 、 利用 さ せ な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 17 条 を 踏 ま え 、 条 例

第 16 条 第 １ 項 の 利 用 請 求 に お け る 本 人 情 報 の 取 扱い を 明 ら か に し た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 前 条 第 １ 項 第 １ 号 イ の 規 定 」 は 、 情 報 公 開

条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第 ２ 号 に 掲 げ る 個 人 に 関 す る情 報 で す 。 本 人 か ら の 利 用 請 求 の 場 合 に は 、 当該 本 人 の 情 報 の 利 用 を 制 限 す る 合 理 性 は 原 則 とし て 認 め ら れ な い た め 、 公 文 書 館 長 は 利 用 さ せる 義 務 が あ り ま す 。

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「 本 人 の 生 命 、 健 康 、 生 活 又 は 財 産 を 害 す るお そ れ が あ る 情 報 が 記 録 さ れ て い る 場 合 」 と は 、例 え ば 、 治 癒 困 難 な 遺 伝 性 疾 患 に 罹 患 し て い ると い う 情 報 が 記 録 さ れ た 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 本人 に 利 用 さ せ る こ と に よ り 、 本 人 が 大 き な 精 神的 打 撃 を 受 け 、 精 神 の 健 康 を 害 す る お そ れ が ある よ う な 場 合 が 考 え ら れ ま す 。

本 条 に よ り 、 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号 イ の 利 用 制限 を 行 わ な い 個 人 情 報 は 、 本 人 に 係 る 個 人 情 報に 限 る も の で あ り 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公文 書 等 に 第 三 者 の 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 場合 に は 、 当 該 部 分 に つ い て は 、 同 条 に 従 い 利 用制 限 を 判 断 す る こ と に な り ま す 。

本 条 の 利 用 請 求 は 、 現 用 の 公 文 書 に お け る 高知 県 個 人 情 報 保 護 条 例 第 15 条 の 開 示 請 求 に 類 する も の で す が 、 同 条 例 第 16 条 第 １ 項 第 ３ 号 の「 法 定 代 理 人 又 は 本 人 の 委 任 に よ る 代 理 人 に 開示 す る こ と が 本 人 の 利 益 を 害 す る と 認 め ら れ る個 人 情 報 」 に つ い て は 、 利 用 制 限 情 報 に な り ませ ん （ 当 該 情 報 が 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 １ 項 第５ 号 事 由 に 該 当 す る 場 合 は あ り ま す 。 ） 。 ま た 、同 条 例 第 16 条 第 １ 項 第 ７ 号 ア の 「 指 導 、 診 断 、評 価 、 選 考 等 に 関 す る 情 報 で あ っ て 、 当 該 事 務事 業 若 し く は 将 来 の 同 種 の 事 務 事 業 の 目 的 が 達成 で き な く な り 、 又 は こ れ ら の 事 務 事 業 の 公 正

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若 し く は 円 滑 な 執 行 に 著 し い 支 障 が 生 ず る お それ が あ る と 認 め ら れ る も の 」 に つ い て は 、 原 則と し て 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 に は なり ま せ ん 。

２ 　 現 用 の 公 文 書 で 認 め ら れ る 高 知 県 個 人 情 報 保護 条 例 第 25 条 の 訂 正 請 求 権 及 び 同 条 例 第 29 条 の 是正 請 求 権 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て は 、 認 めら れ て い ま せ ん 。 し か し 、 「 自 己 に 関 す る 情 報 の流 れ を コ ン ト ロ ー ル す る 権 利 」 を 考 慮 す る と と もに 、 後 世 に 真 実 を 伝 え る 観 点 か ら 、 本 人 、 本 人 の遺 族 若 し く は 研 究 者 等 の 申 出 又 は 公 文 書 館 職 員 の調 査 研 究 に よ り 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 記 載 さ れ て いる 記 述 が 誤 り で あ る 旨 の 指 摘 が あ り 、 そ の 指 摘 に一 定 の 信 憑 性 が あ る と 公 文 書 館 長 が 認 め る 場 合 には 、 当 該 指 摘 が あ っ た 旨 及 び 挙 証 資 料 な ど の 補 足説 明 を 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 添 付 し て 、 こ れ ら を 併せ て 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 に 供 す る の が 適当 で し ょ う 。３ 　 「 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 本 人 で あ る こ とを 示 す 書 類 の 提 示 又 は 提 出 が あ っ た と き 」 は 、な り す ま し を 防 ぐ た め 、 条 例 施 行 規 則 第 25 条 第１ 項 に お い て 、 次 表 に 掲 げ る 本 人 確 認 書 類 の いず れ か を 提 示 す る こ と と し て い ま す 。

本 人 確 認 書 類

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ア 　 運 転 免 許 証 ※イ 　 健 康 保 険 の 被 保 険 者 証 ※ウ 　 個 人 番 号 カ ー ド ※エ 　 在 留 カ ー ド ※オ 　 特 別 永 住 者 証 明 書 ※カ 　 ア か ら オ ま で の ほ か 、 法 律 又 は こ れ に 基 づ く命 令 の 規 定 に よ り 交 付 さ れ た 書 類 で あ っ て 、 当該 利 用 請 求 を す る 者 が 本 人 で あ る こ と を 確 認 する に 足 り る も の ※キ 　 ア か ら カ ま で の 書 類 を や む を 得 な い 理 由 に よ

り 提 示 し 、 又 は 提 出 す る こ と が で き な い 場 合 にあ っ て は 、 当 該 利 用 請 求 を す る 者 が 本 人 で あ るこ と を 確 認 す る た め 館 長 が 適 当 で あ る と 認 め る書 類※ 　 利 用 請 求 を す る 者 の 氏 名 及 び 住 所 又 は 居 所と 同 一 の 情 報 が 記 載 さ れ て い る も の に 限 る 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 25 条 第 ２ 項 に お い て 、郵 送 等 又 は 情 報 通 信 技 術 を 用 い る 方 法 に よ り 利用 請 求 を 行 う 者 は 、 上 記 の 表 に 掲 げ る 書 類 の いず れ か を 複 写 機 に よ り 複 写 し た も の 及 び そ の 者の 住 民 票 の 写 し そ の 他 の そ の 者 が 当 該 複 写 し たも の に 記 載 さ れ た 本 人 で あ る こ と を 示 す も の とし て 公 文 書 館 長 が 適 当 で あ る と 認 め る 書 類 （ 利用 請 求 を す る 日 前 30 日 以 内 に 作 成 さ れ た も の に

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限 る 。 ） を 公 文 書 館 長 に 提 出 す れ ば 足 り ま す 。こ れ は 、 本 人 確 認 書 類 が 写 し に な る こ と に よ る信 用 度 の 低 下 を 補 う た め の も の で す 。

４ 　 条 例 施 行 規 則 第 25 条 第 ３ 項 で は 、 死 者 に 関 する 個 人 情 報 に つ い て は 、 次 の 者 に つ い て 、 本 人 に代 わ っ て 条 例 第 17 条 の 利 用 請 求 を す る こ と が で きる こ と と し て い ま す 。

( １ ) 　 本 人 の 配 偶 者 （ 届 出 を し て い な い が 、事 実 上 婚 姻 関 係 と 同 様 の 事 情 に あ っ た 者 を 含む 。 ） 及 び ２ 親 等 以 内 の 血 族

( ２ ) 　 死 亡 し た 本 人 が 未 成 年 者 又 は 成 年 被 後見 人 で あ る 場 合 の 生 前 に お け る 法 定 代 理 人

( ３ ) 　 ( １ ) 及 び ( ２ ) の ほ か 、 当 該 利 用 請 求 に係 る 本 人 の 個 人 情 報 が 当 該 利 用 請 求 を す る 者の 個 人 情 報 に 該 当 す る と 公 文 書 館 長 が 認 め る者

こ れ は 、 現 用 の 公 文 書 に つ い て は 、 高 知 県 個人 情 報 保 護 条 例 第 15 条 第 ３ 項 に 基 づ き 、 ( １ ) 及び ( ２ ) に 掲 げ る 者 が 死 者 に 関 す る 個 人 情 報 の 開示 を 請 求 す る こ と が で き る こ と を 踏 ま え 、 特 定歴 史 公 文 書 等 に つ い て も 遺 族 等 が 本 人 に 代 わ って 条 例 第 17 条 の 利 用 請 求 を す る こ と を 認 め る もの で す 。

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特 定 歴 史 公 文 書 等 に お い て は 、 個 人 情 報 が 時の 経 過 を 考 慮 し て 公 開 さ れ る ま で の 期 間 が 長 期に わ た る 場 合 を 考 慮 し 、 本 人 を 相 続 （ 複 数 次 の相 続 を 含 む 。 ） し て い る 者 な ど 、 当 該 利 用 請 求に 係 る 本 人 の 個 人 情 報 が 当 該 利 用 請 求 を す る 者の 個 人 情 報 に 該 当 す る と 公 文 書 館 長 が 認 め る 者も 本 人 に 代 わ っ て 条 例 第 17 条 の 利 用 請 求 を す るこ と が で き る も の と し て い ま す 。

な お 、 こ の 条 例 施 行 規 則 第 25 条 第 ３ 項 の 利 用請 求 を 行 う 場 合 は 、 利 用 請 求 を す る 者 は 、 本 人確 認 書 類 に 加 え 、 当 該 利 用 請 求 を す る 者 と 本 人と の 関 係 を 確 認 す る た め 公 文 書 館 長 が 適 当 で ある と 認 め る 書 類 を 公 文 書 館 長 に 対 し 提 示 し 、 又は 提 出 し な け れ ば な り ま せ ん 。

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第 18条 　 利 用 請 求 の 方 法第 18 条 　 利 用 請 求 を し よ う と す る 者 は 、 次 に掲 げ る 事 項 そ の 他 の 規 則 で 定 め る 事 項 を 記 載 した 請 求 書 （ 次 項 に お い て 「 利 用 請 求 書 」 と いう 。 ） を 知 事 に 提 出 し な け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 氏 名 又 は 名 称 及 び 住 所 又 は 主 た る 事務 所 の 所 在 地 並 び に 法 人 そ の 他 の 団 体 に あ って は 、 そ の 代 表 者 の 氏 名

( ２ ) 　 第 15 条 第 ４ 項 の 目 録 に 記 載 さ れ た当 該 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 名 称

２ 　 知 事 は 、 利 用 請 求 書 に 形 式 上 の 不 備 が あ ると 認 め る と き は 、 利 用 請 求 者 に 対 し 、 相 当 の 期間 を 定 め て 、 そ の 補 正 を 求 め る こ と が で き る 。こ の 場 合 に お い て 、 知 事 は 、 当 該 利 用 請 求 者 に対 し 、 補 正 の 参 考 と な る 情 報 を 提 供 す る よ う 努め な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 請 求 の 方 法

を 定 め た も の で あ り 、 知 事 に 対 し て 利 用 請 求 書 を提 出 し て 行 う こ と 、 利 用 請 求 書 に 記 載 す べ き 事 項及 び 利 用 請 求 書 の 補 正 に つ い て 明 ら か に し た も ので す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 条 例 第 18 条 か ら 第 21 条 ま で は 、 公 文 書 管 理 法

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に お い て は 、 公 文 書 管 理 法 第 27 条 に 規 定 す る 特定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 等 規 則 に お い て 国 立 公 文書 館 等 の 長 が 定 め る 事 項 で す 。 条 例 は 、 こ の 利用 等 規 則 に つ い て 、 条 例 第 30 条 に お い て 、 条 例施 行 規 則 に 委 任 し て お り 、 条 例 施 行 規 則 第 ４ 章に お い て 、 こ れ ら を 定 め て い ま す 。 こ の う ち 、条 例 第 18 条 か ら 第 21 条 ま で に 規 定 す る 事 項 は 、条 例 第 16 条 第 １ 項 の 利 用 請 求 に お け る 県 民 の 権利 の 範 囲 を 規 定 す る 重 要 事 項 で あ る こ と か ら 地方 自 治 法 第 14 条 第 ２ 項 の 観 点 か ら 条 例 で 定 め るべ き で あ る こ と 及 び 本 県 の 公 文 書 館 が 県 立 公 文書 館 に 限 ら れ る こ と か ら 公 文 書 館 ご と の 事 情 を踏 ま え た 裁 量 に 委 ね る 必 要 が な い こ と か ら 条 例で 規 定 し て い ま す 。

２ 　 「 次 に 掲 げ る 事 項 そ の 他 の 規 則 で 定 め る 事 項を 記 載 し た 請 求 書 」 は 、 条 例 施 行 規 則 第 22 条 第１ 項 に 規 定 す る 利 用 請 求 書 に よ る こ と と し て いま す 。 こ の 利 用 請 求 書 に は 、 本 条 第 １ 項 第 １ 号及 び 第 ２ 号 に 掲 げ る 事 項 の ほ か 、 「 利 用 請 求 に係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 識 別 番 号 」 を 記 載 し なけ れ ば な り ま せ ん 。

ま た 、 利 用 請 求 書 に は 、 利 用 請 求 者 の 任 意 によ り 、 利 用 決 定 等 が さ れ た 場 合 の 利 用 の 方 法 を記 載 す る こ と に よ り 、 利 用 決 定 等 の 通 知 書 に 添付 さ れ る 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 の 方 法 申 出

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書 」 の 提 出 を 省 略 す る こ と が で き ま す 。３ 　 第 ２ 項 は 、 利 用 請 求 者 が 提 出 し た 利 用 請 求 書

の 記 載 内 容 に 不 備 が あ る と き は 、 公 文 書 館 長 が補 正 を 求 め る こ と が で き る も の と し て い ま す 。

４ 　 利 用 請 求 書 の 提 出 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第 22

条 第 ２ 項 に よ り 、 以 下 の 方 法 に よ り 提 出 す る こと と し 、 郵 送 等 に よ る 場 合 の 送 料 は 、 利 用 請 求者 の 負 担 と な り ま す 。ア 　 公 文 書 館 内 の 閲 覧 室 の 受 付 に 提 出 す る 方

法イ 　 公 文 書 館 に 郵 送 等 を す る 方 法ウ 　 情 報 通 信 技 術 を 用 い て 公 文 書 館 に 送 信 す

る 方 法

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第 19条 　 利 用 請 求 に 対 す る 決 定 等第 19 条 　 知 事 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公文 書 等 の 全 部 又 は 一 部 を 利 用 さ せ る と き は 、 その 旨 の 決 定 を し 、 利 用 請 求 者 に 対 し 、 そ の 旨 及び 利 用 の 実 施 に 関 す る 事 項 を 書 面 に よ り 通 知 しな け れ ば な ら な い 。２ 　 知 事 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等の 全 部 を 利 用 さ せ な い と き は 、 そ の 旨 の 決 定 をし 、 利 用 請 求 者 に 対 し 、 そ の 旨 を 書 面 に よ り 通知 し な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 利 用 請 求 に 対 す る 処 分 で あ る 利 用 決

定 等 に 関 し て 、 そ の 内 容 及 び 手 続 に つ い て 定 め たも の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 本 条 各 項 の 規 定 に よ る 通 知 は 、 条 例 施 行 規 則

第 26 条 第 ２ 項 に 規 定 す る 特 定 歴 史 公 文 書 等 利 用決 定 等 通 知 書 に よ る こ と と し て い ま す 。

２ 　 利 用 請 求 書 に お い て 請 求 し た 利 用 が 認 め ら れな い 場 合 は 、 高 知 県 行 政 手 続 条 例 第 ８ 条 を 踏 まえ 、 条 例 施 行 規 則 第 26 条 第 ２ 項 後 段 に よ り 、 決定 通 知 書 に 利 用 が 認 め ら れ な い 理 由 を で き る 限り 具 体 的 に 付 さ な け れ ば な り ま せ ん 。

こ れ は 、 条 例 第 16 条 第 １ 項 各 号 の い ず れ に 該

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当 す る の か （ 同 項 第 １ 号 に あ っ て は 、 情 報 公 開条 例 第 ６ 条 第 １ 項 各 号 の い ず れ に 該 当 す る のか ） 及 び そ の 判 断 の 基 礎 と な っ た 事 実 関 係 に つい て 、 請 求 者 が 具 体 的 に 知 り 得 る 程 度 に 示 す こと を 義 務 付 け る も の で す 。 こ の 理 由 付 記 は 、 適法 に 利 用 制 限 を 行 う た め の 要 件 で あ り 、 理 由 を付 記 し て い な い と き 又 は 付 記 さ れ た 理 由 が 十 分で な い と き は 、 瑕 疵 あ る 処 分 と な る こ と が あ るの で 注 意 す る 必 要 が あ り ま す 。

ま た 、 複 数 の 理 由 に よ る 場 合 に は 、 全 て に つい て 記 載 し ま す 。

な お 、 こ の 「 利 用 請 求 書 に お い て 請 求 し た 利用 が 認 め ら れ な い 場 合 」 に は 、 条 例 第 23 条 た だし 書 の 規 定 に 基 づ き 原 本 の 利 用 が 認 め ら れ な い場 合 を 含 み ま す 。

３ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 全 部 又 は 一 部 を 利 用 さ せる 決 定 の 場 合 は 、 条 例 施 行 規 則 第 26 条 第 ３ 項 によ り 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 の 方 法 申 出 書 を決 定 通 知 書 に 添 付 す る こ と に な り ま す 。 こ の 利用 の 方 法 申 出 書 は 、 決 定 を 踏 ま え 、 利 用 請 求 者が 利 用 の 方 法 を 選 択 す る た め の 申 出 書 で あ り 、利 用 請 求 書 に お い て 任 意 に 記 載 し た 利 用 の 方 法を 変 更 す る こ と も で き ま す 。

４ 　 利 用 決 定 等 の 通 知 の 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第26 条 第 ４ 項 に お い て 、 閲 覧 室 で 行 う ほ か 、 利 用

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請 求 を し た 者 （ 以 下 「 利 用 請 求 者 」 と い う 。 ）の 求 め に 応 じ 、 郵 送 等 に よ り 行 う こ と と し て いま す

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第 20条 　 利 用 決 定 等 の 期 限第 20 条 　 前 条 各 項 の 決 定 （ 以 下 「 利 用 決 定等 」 と い う 。 ） は 、 利 用 請 求 が あ っ た 日 か ら30 日 以 内 に し な け れ ば な ら な い 。 た だ し 、 第18 条 第 ２ 項 の 規 定 に 基 づ き 補 正 を 求 め た 場 合に あ っ て は 、 当 該 補 正 に 要 し た 日 数 は 、 当 該 期間 に 算 入 し な い 。２ 　 前 項 の 規 定 に か か わ ら ず 、 知 事 は 、 事 務 処理 上 の 困 難 そ の 他 正 当 な 理 由 が あ る と き は 、 同項 に 規 定 す る 期 間 を 30 日 以 内 に 限 り 延 長 す るこ と が で き る 。 こ の 場 合 に お い て 、 知 事 は 、 利用 請 求 者 に 対 し 、 遅 滞 な く 、 延 長 後 の 期 間 及 び延 長 の 理 由 を 書 面 に よ り 通 知 し な け れ ば な ら ない 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 利 用 決 定 等 の 期 限 に つ い て 定 め た も

の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 は 、 利 用 請 求 に お い て は 、 利 用 制 限 事由 の 存 否 に 係 る 確 認 作 業 が 必 要 な 場 合 は 相 応 の時 間 が 必 要 と な る た め 、 利 用 請 求 か ら 30 日 以 内に 利 用 決 定 等 を す る こ と を 定 め て い ま す 。 た だし 、 条 例 施 行 規 則 第 26 条 第 １ 項 に お い て 、 「 館長 は 、 利 用 請 求 が あ っ た 場 合 は 、 速 や か に 利 用

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決 定 等 を し な け れ ば な ら な い 」 と し 、 特 に 事 前審 査 に お い て 利 用 制 限 事 由 に 該 当 す る 情 報 が ない こ と が 明 ら か に な っ た 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つい て は 、 極 力 早 い タ イ ミ ン グ で 利 用 に 供 す る こと が 必 要 で す 。

２ 　 「 利 用 請 求 が あ っ た 日 」 は 、 利 用 請 求 書 を 閲覧 室 の 受 付 に 提 出 す る 方 法 の 場 合 は 受 付 に 提 出し た 日 を 、 郵 送 等 又 は 情 報 通 信 技 術 を 用 い る 方法 の 場 合 は 、 条 例 施 行 規 則 第 22 条 第 ３ 項 に よ り 、公 文 書 館 に 到 達 し た 時 点 で 請 求 が な さ れ た も のと み な し ま す が 、 こ の 到 達 し た 時 点 が 公 文 書 館の 開 館 時 間 で な い 場 合 は 、 そ の 日 よ り 後 の 最 初の 開 館 日 に 到 達 し た も の と み な さ れ ま す 。

３ 　 「 利 用 請 求 が あ っ た 日 か ら 30 日 以 内 」 の 期 間の 計 算 は 、 民 法 第 １ 編 第 ６ 章 に よ り 、 利 用 請 求が あ っ た 日 の 翌 日 か ら 起 算 す る こ と に な り 、 期間 の 末 日 が 高 知 県 の 休 日 を 定 め る 条 例 （ 平 成 元年 高 知 県 条 例 第 ２ 号 ） 第 １ 条 に 規 定 す る 休 日 に当 た る と き は 、 同 条 例 第 ２ 条 の 規 定 を 適 用 し 、そ の 翌 日 の 終 了 し た 時 点 を も っ て 期 間 の 満 了 とし ま す 。 　

４ 　 公 文 書 館 長 が 第 １ 項 に 定 め る 期 間 内 に 利 用 決定 等 を 行 わ ず 、 第 ２ 項 に よ る 延 長 の 通 知 も し なか っ た 場 合 は 、 利 用 請 求 者 は 、 行 政 不 服 審 査 法に 基 づ く 不 作 為 に つ い て の 審 査 請 求 及 び 行 政 事

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件 訴 訟 法 に 基 づ く 不 作 為 の 違 法 確 認 の 訴 え の 提起 を す る こ と が で き る こ と と な り ま す 。

５ 　 第 ２ 項 は 、 事 務 処 理 上 の 困 難 そ の 他 正 当 な 理由 が あ る と き は 、 利 用 請 求 者 に 通 知 し た う え で 、さ ら に 30 日 以 内 の 延 長 を 認 め て い ま す 。 こ の 延長 期 間 は 、 利 用 決 定 等 を す る た め に 必 要 な 合 理的 な 期 間 で な け れ ば な り ま せ ん 。

６ 　 第 ２ 項 の 「 事 務 処 理 上 の 困 難 」 は 、 利 用 請 求に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 量 の 多 少 、 利 用 請 求に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 に 関 する 審 査 の 難 易 度 、 当 該 時 期 に お け る 他 に 処 理 すべ き 事 案 の 量 等 を 勘 案 し て 判 断 さ れ ま す 。

７ 　 第 ２ 項 の 「 そ の 他 正 当 な 理 由 」 は 、 例 え ば 以下 の も の が 挙 げ ら れ ま す 。ア 　 第 三 者 に 対 す る 意 見 書 提 出 の 機 会 を 付 与 す

る に あ た り 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 記 録 さ れ てい る 情 報 の 量 が 大 量 で あ る た め 、 第 三 者 に 十分 な 時 間 を 与 え る こ と が 必 要 な 場 合イ 　 第 三 者 が 多 数 存 在 す る た め 、 手 続 に 時 間 を

要 す る 場 合ウ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 古 文 又 は 外 国 語 で 書 か

れ て お り 、 判 読 審 査 に 時 間 を 要 す る 場 合エ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 劣 化 が 進 行 し 、 特 に 慎重 な 取 扱 い が 必 要 な 場 合

８ 　 第 ２ 項 の 「 通 知 」 は 、 条 例 施 行 規 則 第 26 条 第

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５ 項 の 利 用 決 定 等 期 限 延 長 通 知 書 に よ り 行 わ れま す 。

第 21条 　 利 用 決 定 等 の 期 限 の 特 例第 21 条 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 が 著し く 大 量 で あ る た め 、 利 用 請 求 が あ っ た 日 か ら60 日 以 内 に そ の 全 て に つ い て 利 用 決 定 等 を す るこ と に よ り 事 務 の 遂 行 に 著 し い 支 障 が 生 ず る おそ れ が あ る 場 合 に は 、 前 条 の 規 定 に か か わ らず 、 知 事 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等の う ち の 相 当 の 部 分 に つ き 当 該 期 間 内 に 利 用 決定 等 を し 、 残 り の 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て は相 当 の 期 間 内 に 利 用 決 定 等 を す れ ば 足 り る 。 この 場 合 に お い て 、 知 事 は 、 同 条 第 １ 項 に 規 定 する 期 間 内 に 、 利 用 請 求 者 に 対 し 、 次 に 掲 げ る 事項 を 書 面 に よ り 通 知 し な け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 こ の 条 の 規 定 を 適 用 す る 旨 及 び そ の 理 由( ２ ) 　 残 り の 特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て 利 用 決定 等 を す る 期 限

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 が

著 し く 大 量 で あ る 場 合 の 利 用 決 定 等 の 期 限 の 特 例の 内 容 及 び 手 続 に つ い て 定 め た も の で す 。

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【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 公 文 書 館 は 、 県 民 一 般 に 対 し て 特 定 歴 史 公 文

書 等 を 利 用 に 供 す る 施 設 で あ り 、 特 定 の 利 用 請求 の 事 案 の 処 理 に よ り 、 他 の 利 用 請 求 の 処 理 や利 用 制 限 事 由 に 係 る 事 前 審 査 の 作 業 が 滞 る よ うな こ と が あ っ て は な り ま せ ん 。 こ の た め 、 特 定の 利 用 請 求 が 著 し く 大 量 で あ り 、 利 用 請 求 が あっ た 日 か ら 60 日 以 内 に そ の 全 て に つ い て 利 用 決定 等 を す る こ と に よ り 事 務 の 遂 行 に 著 し い 支 障が 生 ず る お そ れ が あ る 場 合 に は 、 特 別 に 例 外 的な 措 置 と し て 、 相 当 の 部 分 に つ き 60 日 以 内 に 利用 決 定 等 を し 、 残 り の 部 分 に つ い て は 相 当 の 期間 内 に 利 用 決 定 等 を す る こ と を 認 め て い ま す 。

２ 　 こ の よ う な 利 用 請 求 が あ っ た 場 合 は 、 公 文 書館 長 は 、 利 用 請 求 者 間 の バ ラ ン ス 確 保 の 必 要 性や 事 務 遂 行 上 の 支 障 等 の 事 情 を 説 明 し 、 分 割 請求 に し て も ら う よ う 要 請 す る こ と が で き ま す 。た だ し 、 利 用 請 求 の 内 容 は 、 請 求 者 の 意 思 に より ま す の で 、 要 請 を 拒 否 さ れ た 場 合 に は 、 本 条の 適 用 等 に よ り 処 理 を 行 う こ と に な り ま す 。

３ 　 こ の 条 の 「 通 知 」 は 、 条 例 施 行 規 則 第 26 条 第６ 項 の 利 用 決 定 等 期 限 特 例 適 用 通 知 書 に よ り 行わ れ ま す 。

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第 22条 　 第 三 者 に 対 す る 意 見 書 提 出 の 機 会 の 付 与等第 22 条 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に実 施 機 関 及 び 利 用 請 求 者 以 外 の 者 （ 以 下 こ の 条に お い て 「 第 三 者 」 と い う 。 ） に 関 す る 情 報 が記 録 さ れ て い る 場 合 に は 、 知 事 は 、 当 該 特 定 歴史 公 文 書 等 を 利 用 さ せ る か 否 か に つ い て の 決 定を す る に 当 た っ て 、 当 該 情 報 に 係 る 第 三 者 に 対し 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 名 称 その 他 規 則 で 定 め る 事 項 を 通 知 し て 、 意 見 書 を 提出 す る 機 会 を 与 え る こ と が で き る 。２ 　 知 事 は 、 第 三 者 に 関 す る 情 報 が 記 録 さ れ てい る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 を さ せ よ う と す る場 合 で あ っ て 、 当 該 情 報 が 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条第 １ 項 第 ３ 号 た だ し 書 に 規 定 す る 情 報 に 該 当 する と 認 め る と き は 、 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 に 先 立ち 、 当 該 第 三 者 に 対 し 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴史 公 文 書 等 の 名 称 そ の 他 規 則 で 定 め る 事 項 を 書面 に よ り 通 知 し て 、 意 見 書 を 提 出 す る 機 会 を 与え な け れ ば な ら な い 。 た だ し 、 当 該 第 三 者 の 所在 が 判 明 し な い 場 合 は 、 こ の 限 り で な い 。３ 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 で あ っ て 第 16

条 第 １ 項 第 １ 号 ウ に 該 当 す る も の と し て 第 12

条 第 ４ 項 の 規 定 に よ り 意 見 を 付 さ れ た も の を 利

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用 さ せ る 旨 の 決 定 を す る 場 合 に は 、 あ ら か じめ 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 移 管 し た 実 施 機 関に 対 し 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 名称 そ の 他 規 則 で 定 め る 事 項 を 書 面 に よ り 通 知 して 、 意 見 書 を 提 出 す る 機 会 を 与 え な け れ ば な らな い 。４ 　 知 事 は 、 第 １ 項 又 は 第 ２ 項 の 規 定 に よ り 意見 書 を 提 出 す る 機 会 を 与 え ら れ た 第 三 者 が 当 該特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 さ せ る こ と に 反 対 の 意思 を 表 示 し た 意 見 書 を 提 出 し た 場 合 に お い て 、当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 をす る と き は 、 そ の 決 定 の 日 と 利 用 さ せ る 日 と の間 に 少 な く と も ２ 週 間 を 置 か な け れ ば な ら ない 。 こ の 場 合 に お い て 、 知 事 は 、 そ の 決 定 後 直ち に 、 当 該 意 見 書 （ 第 25 条 第 ２ 項 第 ２ 号 に おい て 「 反 対 意 見 書 」 と い う 。 ） を 提 出 し た 第 三者 に 対 し 、 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 を し た 旨 及 び その 理 由 並 び に 利 用 さ せ る 日 を 書 面 に よ り 通 知 しな け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 18 条 を 踏 ま え 、 利 用

請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 第 三 者 に 関 す る 情報 が 記 録 さ れ て い る 場 合 等 に お い て 、 事 前 に 公 文書 館 長 が 当 該 第 三 者 等 に 意 見 書 を 提 出 す る 機 会 を

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与 え る こ と に つ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 第 三 者 に 関 す る 任 意 的 意 見 聴取 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文

書 等 に 第 三 者 に 関 す る 情 報 が 記 録 さ れ て い る場 合 に お い て は 、 公 文 書 館 長 が 個 人 や 法 人 等に 関 す る 利 用 制 限 事 由 該 当 性 に つ い て 、 適 正な 判 断 を 行 う た め 、 当 該 第 三 者 の 意 見 を 聴 取す る こ と に よ り 、 誤 っ た 判 断 を 回 避 す る も ので す 。 例 え ば 法 人 等 に 関 す る 情 報 の 場 合 、 実際 に は 競 争 上 の 地 位 に 大 き な 影 響 を 与 え る 情報 で あ っ て も 、 公 文 書 館 長 に は そ の 重 要 性 が判 断 で き ず 、 利 用 を 認 め る 決 定 を し て し ま うこ と な ど が 考 え ら れ る た め 、 利 用 制 限 事 由 該当 性 の 判 断 に 当 た り 、 当 該 第 三 者 の 意 見 を 聴取 す る こ と が 望 ま し い 場 合 が あ り ま す 。

( ２ ) 　 第 １ 項 及 び 第 ２ 項 の 意 見 書 の 提 出 機 会 の付 与 は 、 第 三 者 に 対 し 、 利 用 さ せ る こ と を 拒否 す る 権 利 を 付 与 す る 趣 旨 で は な く 、 提 出 され た 意 見 は 、 参 考 意 見 に と ど ま り 、 公 文 書 館長 は 、 当 該 意 見 に 拘 束 さ れ る わ け で は あ り ませ ん 。

( ３ ) 　 「 第 三 者 に 関 す る 情 報 」 は 、 第 三 者 が 識

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別 さ れ る 情 報 に は 限 ら ず 、 第 三 者 に 関 連 す る情 報 で あ れ ば 足 り ま す 。

( ４ ) 　 こ の 項 の 意 見 聴 取 は 、 第 三 者 へ の 通 知 方法 は 限 定 さ れ て お ら ず 、 口 頭 で 通 知 す る こ とも 可 能 で す が 、 意 見 聴 取 を 行 っ た 事 実 を 明 確に し て お く た め 書 面 で 通 知 す る 運 用 が 望 ま しい と 考 え ら れ ま す 。 こ の 場 合 の 書 面 は 、 条 例施 行 規 則 第 27 条 に 定 め る 様 式 に よ り 行 わ れ ます 。

( ５ ) 　 「 規 則 で 定 め る 事 項 」 は 、 条 例 施 行 規 則第 27 条 に お い て 、 次 の 事 項 と し て い ま す 。ア 　 利 用 請 求 の 年 月 日イ 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 記 録さ れ て い る 当 該 第 三 者 に 関 す る 情 報 の 内 容ウ 　 意 見 書 を 提 出 す る 場 合 の 提 出 先 及 び 提 出

期 限( ６ ) 　 第 三 者 に 意 見 書 提 出 の 機 会 が 付 与 さ れ て

い る の は 、 当 該 第 三 者 に 関 す る 情 報 が 利 用 され る こ と の 賛 否 に つ い て で あ り 、 当 該 第 三 者に 関 連 し な い 情 報 の 利 用 に つ い て ま で 意 見 を述 べ る 機 会 を 付 与 す る も の で は あ り ま せ ん 。第 三 者 が ど の よ う に 意 見 を 述 べ る べ き か に つい て は 特 段 の 定 め は あ り ま せ ん が 、 利 用 を させ る こ と に 賛 成 か 、 反 対 か 、 一 部 に つ い て は利 用 に 賛 成 す る の で あ れ ば 、 そ の 部 分 は ど こ

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で あ る か に つ い て は 、 最 低 限 述 べ る 必 要 が あり ま す 。 ま た 、 賛 否 の 理 由 に つ い て も 述 べ るこ と が 望 ま し く 、 必 要 に 応 じ て 当 該 理 由 を 根拠 付 け る 資 料 も 提 出 さ れ る こ と が 望 ま し い と考 え ら れ ま す 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 第 三 者 に 関 す る 必 要 的 意 見 聴取 ）( １ ) 　 第 ２ 項 は 、 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文

書 等 に つ き 、 公 益 上 の 義 務 的 利 用 を 行 う 場 合す な わ ち 「 法 人 等 又 は 事 業 を 営 む 個 人 の 競 争上 又 は 事 業 運 営 上 の 地 位 そ の 他 正 当 な 利 益 を害 す る と 認 め ら れ る 情 報 」 を 「 事 業 活 動 に よっ て 生 じ 、 又 は 生 ず る お そ れ の あ る 危 害 か ら人 の 生 命 、 身 体 又 は 健 康 を 保 護 す る た め 」 又は 「 違 法 又 は 不 当 な 事 業 活 動 に よ っ て 生 じ 、又 は 生 ず る お そ れ の あ る 支 障 か ら 人 の 生 活 を保 護 す る た め 」 に 利 用 さ せ る 場 合 に は 、 第 三者 の 利 益 と 公 益 を 比 較 衡 量 し た 結 果 、 利 用 させ る こ と に な り 、 当 該 第 三 者 の 権 利 利 益 が 侵害 さ れ て も 、 優 越 す る 公 益 の た め に 利 用 さ せる こ と が 正 当 化 さ れ ま す 。 こ の よ う な 場 合 には 、 適 正 手 続 の 観 点 か ら 、 自 己 の 権 利 利 益 を侵 害 さ れ る 第 三 者 か ら 事 前 に 意 見 を 聴 取 す るこ と と し て い ま す 。

( ２ ) 　 情 報 公 開 条 例 第 ６ 条 第 ３ 号 イ の 「 違 法 又

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は 不 当 な 事 業 活 動 に よ っ て 生 じ 、 又 は 生 ず るお そ れ の あ る 支 障 か ら 人 の 生 活 を 保 護 す る ため 、 開 示 す る こ と が 必 要 で あ る と 認 め ら れ る情 報 」 で あ っ て も 、 「 開 示 す る こ と に よ り 、当 該 法 人 等 又 は 当 該 事 業 を 営 む 個 人 の 競 争 上又 は 事 業 運 営 上 の 地 位 そ の 他 正 当 な 利 益 を 害す る と 認 め ら れ る も の 」 は 、 適 正 事 務 手 続 の観 点 か ら 意 見 を 聴 く べ き で す が 、 そ も そ も「 違 法 又 は 不 当 な 事 業 活 動 」 に よ る 場 合 は「 正 当 な 利 益 を 害 す る 」 に 該 当 せ ず 、 当 該 法人 等 が 情 報 を 開 示 さ れ る こ と を 認 め ざ る を 得な い 場 合 も 多 い と 考 え ら れ ま す 。 本 項 の 義 務は 利 用 決 定 を 行 う 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 情 報 が「 正 当 な 利 益 を 害 す る 情 報 」 で あ る 場 合 に 限る も の で す 。

( ３ ) 　 第 ２ 項 の 意 見 聴 取 は 、 条 例 施 行 規 則 第 28

条 に 定 め る 様 式 に よ り 行 わ れ ま す 。( ４ ) 　 「 規 則 で 定 め る 事 項 」 は 、 条 例 施 行 規 則

第 28 条 に お い て 、 次 の 事 項 と し て い ま す 。ア 　 利 用 請 求 の 年 月 日イ 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用

を さ せ よ う と す る 理 由ウ 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 記 録さ れ て い る 当 該 第 三 者 に 関 す る 情 報 の 内 容エ 　 意 見 書 を 提 出 す る 場 合 の 提 出 先 及 び 提 出

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期 限( ４ ) 　 「 第 三 者 の 所 在 が 判 明 し な い 場 合 」 は 、

意 見 聴 取 義 務 が 免 除 さ れ ま す が 、 公 文 書 館 長は 、 第 三 者 の 所 在 を 明 ら か に す る た め の 合 理的 努 力 を す る 必 要 が あ り ま す 。

３ 　 第 ３ 項 関 係 （ 犯 罪 の 予 防 ・ 捜 査 等 に 関 す る 情報 の 移 管 元 実 施 機 関 に 関 す る 必 要 的 意 見 聴 取 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 移 管 時 にお い て 、 移 管 元 実 施 機 関 か ら 「 公 に す る こ とに よ り 、 犯 罪 の 予 防 、 鎮 圧 又 は 捜 査 、 公 訴 の維 持 、 刑 の 執 行 そ の 他 の 公 共 の 安 全 と 秩 序 の維 持 に 支 障 を 及 ぼ す お そ れ が あ る と 当 該 特 定歴 史 公 文 書 等 を 移 管 し た 実 施 機 関 が 認 め る こと に つ き 相 当 の 理 由 が あ る 情 報 」 に 該 当 す る旨 の 意 見 が 付 さ れ て い る 特 定 歴 史 公 文 書 等 を利 用 さ せ る 場 合 に は 、 当 該 移 管 元 実 施 機 関 につ い て 、 意 見 書 の 提 出 機 会 を 付 与 し な け れ ばな ら な い と し て い ま す 。 こ れ は 、 犯 罪 の 予 防・ 捜 査 等 に 関 す る 情 報 に つ い て は 、 移 管 元 実施 機 関 の 判 断 が 特 に 尊 重 さ れ る べ き も の で ある か ら で す 。

( ２ ) 　 こ の 項 の 意 見 聴 取 は 、 条 例 施 行 規 則 第 29

条 に 定 め る 様 式 に よ り 行 わ れ ま す 。( ３ ) 　 「 規 則 で 定 め る 事 項 」 は 、 条 例 施 行 規 則

第 29 条 に お い て 、 次 の 事 項 と し て い ま す 。

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ア 　 利 用 請 求 の 年 月 日イ 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用

を さ せ よ う と す る 理 由ウ 　 利 用 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 付 さ

れ て い る 条 例 第 12 条 第 ４ 項 の 規 定 に よ る 意 見 の 内 容エ 　 意 見 書 を 提 出 す る 場 合 の 提 出 先 及 び 提 出

期 限４ 　 第 ４ 項 関 係 （ 反 対 意 見 書 が 提 出 さ れ た 場 合 の利 用 の 実 施 の 制 限 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 第 １ 項 又 は 第 ２ 項 の 規 定 に よ

り 意 見 書 を 提 出 す る 機 会 を 与 え ら れ た 第 三 者が 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 さ せ る こ と に反 対 の 意 思 を 表 示 し た 意 見 書 を 提 出 し た 場 合に お い て 、 公 文 書 館 長 が 当 該 特 定 歴 史 公 文 書等 を 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 を す る と き は 、 決 定後 直 ち に 、 当 該 意 見 書 を 提 出 し た 第 三 者 に 対し 、 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 を し た 旨 及 び そ の 理由 並 び に 利 用 さ せ る 日 を 通 知 し 、 そ の 決 定 の日 と 利 用 さ せ る 日 と の 間 に 少 な く と も ２ 週 間を 置 か な け れ ば な ら な い こ と を 定 め た も の です 。

( ２ ) 　 「 反 対 の 意 思 を 表 示 し た 」 は 、 第 三 者 が明 示 的 に 利 用 に 反 対 と 述 べ て い る 場 合 に 限 らず 、 当 該 第 三 者 が 利 用 さ せ る こ と を 望 ま な い

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意 向 で あ る こ と が 、 当 該 意 見 書 全 体 か ら う かが わ れ る 場 合 を 含 み ま す 。

( ３ ) 　 「 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 を す る と き 」 は 、特 定 歴 史 公 文 書 等 の 一 部 を 利 用 さ せ る 決 定 を含 み ま す が 、 意 見 書 を 考 慮 し た う え で 、 部 分利 用 さ せ よ う と す る 箇 所 に 当 該 第 三 者 に 関 する 情 報 が 含 ま れ て い な い 場 合 は 、 含 ま れ ま せん 。

( ４ ) 　 「 意 見 書 を 提 出 し た 」 は 、 到 達 主 義 を 取り 、 意 見 書 の 提 出 期 限 ま で に 意 見 書 が 公 文 書 館 に 到 達 し て い な い 場 合 は 、 公 文 書 館 長 は 当該 意 見 書 を 参 酌 す る 義 務 を 負 い ま せ ん が 、 利用 決 定 等 の 前 に 到 達 し た 意 見 書 に つ い て は 、参 酌 す る こ と が 望 ま し い と 考 え ら れ ま す 。

( ５ ) 　 「 そ の 決 定 の 日 と 利 用 さ せ る 日 と の 間 に少 な く と も ２ 週 間 を 置 か な け れ ば な ら な い 」は 、 こ の 期 間 に 第 三 者 が 行 政 不 服 審 査 法 に 基づ く 審 査 請 求 を 行 っ た り 、 行 政 事 件 訴 訟 法 に基 づ く 抗 告 訴 訟 を 可 能 に す る も の で す 。 当 該期 間 中 に 審 査 請 求 又 は 訴 訟 が 提 起 さ れ た 場 合は 、 行 政 不 服 審 査 法 第 25 条 又 は 行 政 事 件 訴 訟法 第 25 条 の 規 定 に 基 づ き 利 用 の 実 施 を 停 止 しな け れ ば な り ま せ ん 。

な お 、 当 該 期 間 中 に 審 査 請 求 若 し く は 訴 訟 が提 起 さ れ て い な く て も 、 当 該 期 間 中 に こ れ ら

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を 速 や か に 行 う 旨 の 連 絡 が あ っ た 場 合 は 、 利用 が 実 施 さ れ て し ま う と 訴 え の 利 益 が 失 わ れる こ と に 鑑 み 、 合 理 的 な 期 間 は 、 利 用 の 実 施を 停 止 す る 運 用 が 望 ま し い と 考 え ら れ ま す 。

( ６ ) 　 こ の 項 の 通 知 は 、 条 例 施 行 規 則 第 30 条 に定 め る 様 式 に よ り 行 わ れ ま す 。

( ７ ) 　 「 直 ち に 」 は 、 即 時 に の 意 味 で あ り 、 遅滞 し な い よ う に 注 意 し な け れ ば な り ま せ ん 。

( ８ ) 　 「 利 用 さ せ る 旨 の 決 定 を し た 旨 及 び そ の理 由 」 は 、 利 用 さ せ る こ と と し た 部 分 の う ち 、当 該 第 三 者 に 関 す る 部 分 で 、 か つ 、 当 該 第 三者 が 反 対 意 見 書 に お い て 利 用 さ せ る こ と に 反対 し た 部 分 に つ い て の み 述 べ れ ば 足 り ま す 。

( ９ ) 　 「 利 用 さ せ る 日 」 は 、 利 用 さ せ る こ と を予 定 し て い る 日 に な り ま す 。５ 　 著 作 権 法 と の 関 係

著 作 権 法 第 18 条 第 １ 項 は 、 著 作 者 人 格 権 の １つ と し て 、 著 作 者 が そ の 著 作 物 で ま だ 公 表 さ れて い な い も の を 公 衆 に 提 供 し 、 又 は 提 示 す る 権利 （ 公 表 権 ） を 規 定 し て い ま す 。

こ の 公 表 権 に つ い て は 、 著 作 権 法 第 18 条 第 ３項 第 ３ 号 に お い て 、 著 作 者 が そ の 著 作 物 で ま だ公 表 さ れ て い な い も の を 地 方 公 共 団 体 又 は 地 方独 立 行 政 法 人 に 提 供 し た 場 合 は 、 条 例 第 19 条 第１ 項 に よ る 利 用 決 定 等 ま で に 別 段 の 意 思 表 示 を

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し た 場 合 を 除 き 、 当 該 著 作 物 を 利 用 決 定 等 に より 公 衆 に 提 供 し 、 又 は 提 示 す る こ と に 同 意 し たも の と み な さ れ ま す 。

ま た 、 著 作 権 法 第 18 条 第 ４ 項 第 ７ 号 及 び 第 ８号 に よ り 、 条 例 の 規 定 に よ り 公 文 書 館 長 が ま だ公 表 さ れ て い な い 著 作 物 で あ る 「 情 報 公 開 条 例第 ６ 条 第 １ 項 第 ２ 号 エ （ 公 務 員 等 の 職 務 遂 行 の内 容 に 関 す る 情 報 ） 及 び 第 ３ 号 た だ し 書 （ 公 益事 由 か ら 開 示 す る 必 要 が あ る 法 人 情 報 ） に 規 定す る 情 報 」 を 公 衆 に 提 供 し 、 又 は 提 示 す る と きは 、 著 作 権 法 第 18 条 第 １ 項 の 公 表 権 の 規 定 が 適用 さ れ ま せ ん 。

本 条 第 ２ 項 及 び 第 ４ 項 は 、 著 作 権 法 第 18 条 第４ 項 第 ７ 号 の 「 公 文 書 管 理 法 第 18 条 第 ２ 項 及 び第 ４ 項 の 規 定 に 相 当 す る 規 定 」 に 該 当 す る も ので す 。

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第 23条 　 利 用 の 方 法第 23 条 　 知 事 が 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 さ せる 場 合 に は 、 文 書 又 は 図 画 に つ い て は 閲 覧 又 は写 し の 交 付 の 方 法 に よ り 、 電 磁 的 記 録 に つ い ては そ の 種 別 、 情 報 化 の 進 展 状 況 等 を 勘 案 し て 規則 で 定 め る 方 法 に よ り 行 う 。 た だ し 、 閲 覧 の 方法 に よ り 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用 さ せ る 場 合 にあ っ て は 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 に 支 障を 生 ず る お そ れ が あ る と 認 め る と き そ の 他 正 当な 理 由 が あ る と き に 限 り 、 そ の 写 し を 閲 覧 さ せる 方 法 に よ り 、 こ れ を 利 用 さ せ る こ と が で きる 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 19 条 を 踏 ま え 、 特 定

歴 史 公 文 書 等 の 利 用 を 実 施 す る 場 合 の 具 体 的 な 方法 に つ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 文 書 又 は 図 画 は 閲 覧 又 は 写 し の 交 付 の 方 法 に

よ り 、 電 磁 的 記 録 は そ の 種 別 、 情 報 化 の 進 展 状況 等 を 勘 案 し て 規 則 で 定 め る 方 法 に よ り 行 い ます 。

２ 　 「 閲 覧 の 方 法 に よ り 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用さ せ る 場 合 に あ っ て は 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等の 保 存 に 支 障 を 生 ず る お そ れ が あ る と 認 め る と

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き そ の 他 正 当 な 理 由 が あ る と き に 限 り 、 そ の 写し を 閲 覧 さ せ る 方 法 に よ り 、 こ れ を 利 用 さ せ るこ と が で き る 」 は 、 原 本 が 破 損 、 汚 損 す る お それ が あ る と き の ほ か 、 原 本 を 閲 覧 に 供 す る と 公文 書 館 の 業 務 の 遂 行 に 支 障 を 及 ぼ す 場 合 や 利 用制 限 を 行 う た め に 原 本 の 写 し を 黒 塗 り し て 部 分利 用 さ せ る 場 合 が 該 当 し ま す 。

３ 　 条 例 施 行 規 則 第 31 条 に お い て 、 利 用 の 方 法 は 、利 用 請 求 者 が 利 用 請 求 書 又 は 利 用 の 方 法 申 出 書に 利 用 の 方 法 を 記 載 し 、 公 文 書 館 長 に 提 出 す るこ と に よ り 指 定 す る も の と し て い ま す 。 な お 、利 用 の 方 法 が 写 し の 交 付 の 場 合 は 、 公 文 書 館 長が 指 定 し た 写 し の 交 付 の 媒 体 か ら 指 定 す る こ とに な り ま す 。

利 用 請 求 者 は 、 利 用 請 求 書 で 利 用 の 方 法 を 指定 し て い る 場 合 は 、 利 用 の 方 法 申 出 書 の 提 出 を省 略 す る こ と が で き ま す 。 利 用 の 方 法 申 出 書 は 、正 当 な 理 由 が あ る と き を 除 き 、 利 用 決 定 の 通 知が あ っ た 日 か ら 30 日 以 内 で 提 出 し な け れ ば い けま せ ん 。 利 用 の 方 法 申 出 書 の 提 出 方 法 は 、 利 用請 求 書 の 提 出 方 法 が 準 用 さ れ ま す 。

４ 　 「 規 則 で 定 め る 」 電 磁 的 記 録 の 利 用 の 方 法 は 、条 例 施 行 規 則 第 32 条 第 １ 項 に お い て 、 次 に 掲 げる 方 法 に よ る も の と し 、 同 条 第 ２ 項 に お い て 、情 報 化 の 進 展 状 況 等 を 勘 案 し て 、 利 用 者 が 利 用

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し や す い も の と す る こ と と し て い ま す 。ア 　 電 磁 的 記 録 を 専 用 機 器 に よ り 再 生 し 、 又

は 映 写 し た も の の 閲 覧 、 視 聴 又 は 聴 取イ 　 電 磁 的 記 録 を 用 紙 に 出 力 し た も の の 閲 覧

又 は 交 付ウ 　 電 磁 的 記 録 を 電 磁 的 記 録 媒 体 に 複 写 し た

も の の 交 付利 用 請 求 者 が 電 磁 的 記 録 で の 利 用 を 希 望 す る場 合 に は 、 技 術 的 制 約 や コ ス ト を 踏 ま え 、 可 能な 限 り 、 応 じ る こ と が 望 ま し い と 考 え ら れ ま す 。　

５ 　 閲 覧 の 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第 33 条 に お い て 、閲 覧 室 で 行 う も の と し 、 閲 覧 室 に お け る 特 定 歴史 公 文 書 等 の 利 用 に 関 し て は 別 に 定 め る も の とし て い ま す 。閲 覧 に 当 た っ て は 、 撮 影 の 際 に 資 料 を 傷 め な

い よ う に 配 慮 し た う え で 、 利 用 請 求 者 は 、 特 定歴 史 公 文 書 等 を デ ジ タ ル カ メ ラ で 撮 影 す る こ とが で き ま す 。

６ 　 写 し の 交 付 の 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第 34 条 にお い て 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 全 部 に つ い て 行 うほ か 、 そ の 一 部 に つ い て も 行 う こ と が で き る もの と し 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 １ 件 に つ き １ 部 に 限り 、 実 施 す る も の と し て い ま す 。写 し の 交 付 の 方 法 は 、 条 例 施 行 規 則 第 34 条 第

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２ 項 に お い て 、 次 に 掲 げ る も の の 中 か ら 公 文 書館 長 が 指 定 し た 方 法 の う ち 、 利 用 請 求 者 の 希 望す る 方 法 に よ り 実 施 し ま す 。( １ ) 　 文 書 （ 電 磁 的 記 録 及 び マ イ ク ロ フ ィ ルム を 除 き 、 複 製 物 を 含 む 。 ）ア 　 用 紙 に 複 写 し た も のイ 　 複 製 物 で あ る 電 磁 的 記 録 を 用 紙 に 出 力 した も のウ 　 複 製 物 で あ る 電 磁 的 記 録 を 電 磁 的 記 録 媒体 に 複 写 し た も の

( ２ ) 　 電 磁 的 記 録 及 び マ イ ク ロ フ ィ ル ムア 　 用 紙 に 出 力 し た も のイ 　 電 磁 的 記 録 媒 体 に 複 写 し た も の

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第 24条 　 費 用 負 担第 24 条 　 写 し の 交 付 に よ り 特 定 歴 史 公 文 書 等を 利 用 す る 者 は 、 規 則 で 定 め る と こ ろ に よ り 、当 該 写 し の 交 付 に 要 す る 費 用 を 負 担 し な け れ ばな ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 写 し の 交 付 に 要 す る 費 用 を 利 用 請 求

者 の 負 担 と す る こ と を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 閲 覧 に つ い て は 、 公 文 書

館 が 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 一 般 の 利 用 に 供 す る ため に 設 け ら れ た 施 設 で あ り 、 図 書 館 な ど に お いて も 資 料 を 無 料 で 閲 覧 で き る こ と か ら 、 無 料 であ る こ と が 社 会 通 念 上 当 然 で あ る と 考 え ら れ ます 。

一 方 、 写 し の 交 付 に つ い て は 、 図 書 館 な ど にお い て も 実 費 を 徴 収 す る こ と を 踏 ま え 、 受 益 に応 じ た 負 担 を 課 す る こ と が 他 の 県 民 に 対 す る 関係 に お い て も 公 平 に か な う も の で あ る こ と か ら 、写 し の 交 付 に 要 す る 費 用 の 実 費 を 負 担 す る こ とに な り ま す 。

公 文 書 管 理 法 第 20 条 は 写 し の 交 付 に 要 す る 費用 を 手 数 料 と し て 位 置 づ け 、 公 文 書 館 の 職 員 の手 数 も 考 慮 し て 手 数 料 と し て い ま す が 、 条 例 は

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特 定 歴 史 公 文 書 等 が 県 民 共 有 の 知 的 資 源 で あ るこ と を 踏 ま え 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 を 推 進す る 観 点 か ら 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 写 し の 交 付に 要 す る 費 用 の 実 費 の み を 利 用 請 求 者 が 負 担 する こ と に し て い ま す 。

２ 　 「 写 し 」 と は 、 文 書 又 は 図 画 で あ る 特 定 歴 史公 文 書 等 の 原 本 の 写 し の ほ か 、 特 定 歴 史 公 文 書等 の 複 製 物 の 写 し や 電 磁 的 記 録 で あ る 特 定 歴 史公 文 書 等 を 電 磁 的 記 録 媒 体 に 複 写 又 は 出 力 し たも の を 含 み ま す 。

３ 　 「 写 し の 交 付 に 要 す る 費 用 」 と は 、 特 定 歴 史公 文 書 等 の 写 し の 作 成 に 要 す る 費 用 及 び 特 定 歴史 公 文 書 等 の 写 し の 送 付 に 必 要 な 送 料 を い い ます 。

４ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 写 し の 作 成 に 要 す る 費 用の 額 は 、 条 例 施 行 規 則 第 35 条 に よ り 、 同 規 則 別表 に 基 づ き 算 定 し た 額 に な り 、 公 文 書 館 に お いて 直 接 納 入 す る 方 法 又 は 納 入 通 知 書 に よ る 方 法に よ り 徴 収 し ま す 。

５ 　 公 文 書 館 長 は 、 条 例 施 行 規 則 第 34 条 第 ４ 項 によ り 、 費 用 の 納 付 が 確 認 さ れ た の ち 、 速 や か に写 し の 交 付 を 行 い ま す 。

６ 　 こ の 費 用 は 、 性 質 上 、 写 し の 交 付 を 受 け る 都度 負 担 し な け れ ば な り ま せ ん 。 た だ し 、 次 の ７の 場 合 は 除 き ま す 。

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７ 　 利 用 請 求 者 が 原 利 用 決 定 等 に お い て 利 用 制 限が あ る 写 し の 交 付 を 受 け た 後 に 、 審 査 請 求 又 は訴 訟 を 経 て 、 あ ら た め て 利 用 で き る 部 分 が 広 がっ た 写 し の 交 付 を 受 け る 場 合 は 、 当 該 ペ ー ジ に係 る 再 交 付 に 要 す る 費 用 を 負 担 す る 必 要 は あ りま せ ん 。

８ 　 原 利 用 決 定 等 の 利 用 制 限 に よ り 写 し の 交 付 を受 け て い な か っ た ペ ー ジ に つ い て 、 審 査 請 求 又 は訴 訟 を 経 て 、 初 め て 写 し の 交 付 を 受 け る と き に は 、そ の 費 用 を 負 担 す る こ と と な り ま す 。

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第 25条 　 審 査 請 求 及 び 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問第 25 条 　 利 用 決 定 等 又 は 利 用 請 求 に 係 る 不 作為 に 係 る 審 査 請 求 に つ い て は 、 行 政 不 服 審 査 法（ 平 成 26 年 法 律 第 68 号 ） 第 ９ 条 第 １ 項 本 文の 規 定 は 、 適 用 し な い 。２ 　 利 用 決 定 等 又 は 利 用 請 求 に 係 る 不 作 為 に 係る 審 査 請 求 が あ っ た と き は 、 知 事 は 、 次 の 各 号の い ず れ か に 該 当 す る 場 合 を 除 き 、 公 文 書 管 理委 員 会 に 諮 問 し な け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 審 査 請 求 が 不 適 法 で あ り 、 却 下 す る場 合( ２ ) 　 裁 決 で 、 審 査 請 求 の 全 部 を 認 容 し 、当 該 審 査 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 全 部を 利 用 さ せ る こ と と す る 場 合 （ 当 該 特 定 歴 史公 文 書 等 の 利 用 に つ い て 反 対 意 見 書 が 提 出 され て い る 場 合 を 除 く 。 ）

３ 　 情 報 公 開 条 例 第 15 条 の ３ 第 ２ 項 及 び 第 ３項 、 第 15 条 の ４ 並 び に 第 16 条 の ２ か ら 第16 条 の ８ ま で の 規 定 は 、 第 １ 項 の 審 査 請 求 につ い て 準 用 す る 。 こ の 場 合 に お い て 、 情 報 公 開条 例 第 15 条 の ３ 第 ２ 項 中 「 前 項 」 と あ る の は「 高 知 県 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 条 例 （ 以 下「 公 文 書 管 理 条 例 」 と い う 。 ） 第 25 条 第 ２項 」 と 、 同 条 第 ３ 項 中 「 第 １ 項 」 と あ り 、 及 び

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情 報 公 開 条 例 第 16 条 の ８ 中 「 第 15 条 の ３ 第１ 項 」 と あ る の は 「 公 文 書 管 理 条 例 第 25 条 第２ 項 」 と 、 同 項 及 び 情 報 公 開 条 例 第 15 条 の ４前 段 中 「 実 施 機 関 」 と あ り 、 同 条 後 段 中 「 当 該実 施 機 関 」 と あ り 、 情 報 公 開 条 例 第 16 条 の ２第 １ 項 中 「 第 15 条 の ３ 第 １ 項 の 規 定 に よ り 諮問 を し た 実 施 機 関 （ 以 下 こ の 条 に お い て 「 諮 問実 施 機 関 」 と い う 。 ） 」 と あ り 、 並 び に 同 条 第２ 項 か ら 第 ４ 項 ま で の 規 定 中 「 諮 問 実 施 機 関 」と あ る の は 「 知 事 」 と 、 情 報 公 開 条 例 第 15 条の ３ 第 ３ 項 第 ２ 号 中 「 開 示 請 求 者 （ 開 示 請 求者 」 と あ る の は 「 利 用 請 求 （ 公 文 書 管 理 条 例 第16 条 第 ２ 項 に 規 定 す る 利 用 請 求 を い う 。 以 下同 じ 。 ） を し た 者 （ 利 用 請 求 を し た 者 」 と 、 同項 第 ３ 号 中 「 公 文 書 の 開 示 」 と あ る の は 「 特 定歴 史 公 文 書 等 （ 公 文 書 管 理 条 例 第 ２ 条 第 ４ 項 に規 定 す る 特 定 歴 史 公 文 書 等 を い う 。 以 下 同じ 。 ） の 利 用 」 と 、 「 反 対 意 見 書 」 と あ る の は「 公 文 書 管 理 条 例 第 22 条 第 ４ 項 に 規 定 す る 反対 意 見 書 」 と 、 情 報 公 開 条 例 第 15 条 の ４ 中「 開 示 を す る 日 」 と あ る の は 「 利 用 さ せ る 日 」と 、 同 条 第 １ 号 中 「 開 示 決 定 」 と あ る の は 「 利用 さ せ る 旨 の 決 定 」 と 、 同 条 第 ２ 号 中 「 開 示 決定 等 」 と あ る の は 「 利 用 決 定 等 （ 公 文 書 管 理 条

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例 第 20 条 第 １ 項 に 規 定 す る 利 用 決 定 等 を いう 。 第 16 条 の ２ に お い て 同 じ 。 ） 」 と 、 「 開示 請 求 」 と あ る の は 「 利 用 請 求 」 と 、 同 号 並 びに 情 報 公 開 条 例 第 16 条 の ２ 第 １ 項 及 び 第 ３ 項並 び に 第 16 条 の ５ 中 「 公 文 書 」 と あ る の は「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 と 、 同 号 中 「 開 示 す る旨 」 と あ る の は 「 利 用 さ せ る 旨 」 と 、 「 の 開示 」 と あ る の は 「 を 利 用 さ せ る こ と 」 と 、 情 報公 開 条 例 第 16 条 の ２ か ら 第 16 条 の ８ ま で の規 定 中 「 審 査 会 」 と あ る の は 「 高 知 県 公 文 書 管理 委 員 会 」 と 、 情 報 公 開 条 例 第 16 条 の ２ 第 １項 及 び 第 ３ 項 中 「 開 示 決 定 等 」 と あ る の は 「 利用 決 定 等 」 と 読 み 替 え る も の と す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 館 長 が 行 っ た 利 用 決 定 等 又 は

利 用 請 求 に 係 る 不 作 為 に 係 る 行 政 不 服 審 査 法 に 基づ く 審 査 請 求 に つ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 審 査 請 求 に お け る 審 理 員 の 適 用除 外 ）( １ ) 　 行 政 不 服 審 査 法 第 ９ 条 は 、 同 法 の 目 的 を達 成 す る た め 、 処 分 に 関 す る 手 続 に 関 与 し てい な い 等 一 定 の 要 件 を 満 た す 審 理 員 が 同 法 第２ 章 第 ３ 節 に 規 定 す る 審 査 請 求 の 審 理 を 行 う

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こ と を 規 定 し 、 同 条 第 １ 項 た だ し 書 に お い て「 条 例 」 に 基 づ く 処 分 に つ い て 「 条 例 」 で 特別 の 定 め を 設 け た 場 合 は 、 審 理 員 を 指 名 し ない と す る こ と が で き る こ と と し て い ま す 。

( ２ ) 　 利 用 決 定 等 又 は 利 用 請 求 に 係 る 不 作 為 に係 る 審 査 請 求 に つ い て は 、 本 条 第 ２ 項 に よ り知 事 は 、 原 則 と し て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮問 し な け れ ば な り ま せ ん 。 公 文 書 等 の 管 理 に関 し 優 れ た 識 見 を 有 す る 外 部 委 員 に よ り 実 質的 な 審 理 を 行 う た め 、 裁 決 の 客 観 性 ・ 公 正 性が 確 保 さ れ て お り 、 審 理 員 に よ る 審 理 手 続 を行 わ せ る 必 要 は な い と 考 え ら れ る こ と か ら 、審 理 員 の 指 名 を 行 う 規 定 を 適 用 除 外 と す る 特別 の 定 め を 置 く も の で す 。

( ３ ) 　 本 条 は 、 条 例 施 行 規 則 第 12 条 第 ２ 号 に よる 知 事 か ら 公 文 書 館 長 へ の 事 務 の 委 任 か ら 除外 さ れ て い ま す 。 本 条 の 審 査 請 求 は 、 処 分 に関 す る 手 続 に 関 与 し て い な い 知 事 （ 法 務 文 書課 長 ） が 公 文 書 館 長 と 審 理 関 係 人 の 主 張 を 聴い た う え で 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 す る こと に よ り 、 審 理 の 客 観 性 ・ 公 正 性 を 確 保 し てい ま す 。

( ４ ) 　 な お 、 知 事 に よ る 審 査 請 求 の 手 続 等 は 、行 政 不 服 審 査 法 第 ９ 条 第 ３ 項 に よ り 、 同 項（ 別 表 第 １ ） に お い て 読 み 替 え る 同 法 第 ２ 章

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の 規 定 が 適 用 さ れ る こ と と な り ま す 。( ５ ) 　 本 条 の 審 査 請 求 に 係 る 行 政 不 服 審 査 法 第16 条 の 標 準 審 理 期 間 は 、 90 日 と し ま す 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 ）( １ ) 　 こ の 項 は 、 利 用 請 求 に 係 る 審 査 請 求 に つ

い て 、 原 則 と し て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮問 を 義 務 づ け て い ま す 。

( ２ ) 　 現 用 の 公 文 書 の 開 示 請 求 に 係 る 審 査 請 求は 、 情 報 公 開 条 例 第 15 条 の ３ に よ り 、 原 則 とし て 、 高 知 県 公 文 書 開 示 審 査 会 へ の 諮 問 を 要し ま す 。 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 は現 用 の 公 文 書 の 非 開 示 事 由 の 一 部 で 構 成 さ れる た め 、 本 条 の 審 査 請 求 に つ い て も 公 文 書 開示 審 査 会 へ 諮 問 す る こ と も 検 討 さ れ ま し た が特 定 歴 史 公 文 書 等 に つ い て は 、 時 の 経 過 も 考慮 さ れ る と い う 特 殊 性 も 踏 ま え 、 公 文 書 管 理委 員 会 へ 諮 問 す る こ と と し ま し た 。

( ３ ) 　 公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 諮 問 機 関 と し て の性 格 上 、 決 定 権 を 有 さ ず 、 そ の 答 申 に 法 的 拘束 力 は 生 じ ま せ ん が 、 知 事 は 、 公 文 書 管 理 委員 会 の 答 申 を 尊 重 し て 審 査 請 求 に 対 す る 裁 決を 行 わ な け れ ば な り ま せ ん 。

( ４ ) 　 本 項 第 １ 号 は 、 審 査 請 求 が 不 適 法 な 場 合に つ い て は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に お い て 本 案審 査 を 行 う 余 地 が な い こ と か ら 、 諮 問 を 要 し

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な い こ と と し た も の で す 。 た だ し 、 以 下 の 例の ウ に 該 当 す る 場 合 な ど で 不 適 法 か ど う か 迷う 場 合 に つ い て は 、 諮 問 を 行 う べ き で し ょ う 。

諮 問 を 要 し な い 事 案 と し て は 、 次 の よ う な 場合 が 考 え ら れ ま す 。ア 　 審 査 請 求 が 審 査 請 求 期 間 （ 原 則 と し て

「 処 分 が あ っ た こ と を 知 っ た 日 の 翌 日 か ら 起算 し て ３ 月 以 内 」 。 行 政 不 服 審 査 法 第 18 条 ）の 経 過 後 に さ れ た も の で あ る と き 。イ 　 審 査 請 求 を す べ き 行 政 庁 を 誤 っ た と き 。ウ 　 審 査 請 求 適 格 の な い 者 か ら の 審 査 請 求 で

あ る と き 。エ 　 審 査 請 求 書 の 記 載 の 不 備 等 に つ い て 、 補

正 を 命 じ た に も か か わ ら ず 、 審 査 請 求 人 が 補正 を 行 わ な い た め 、 形 式 的 不 備 の あ る 審 査 請求 で あ る と き （ 行 政 不 服 審 査 法 第 23 条 ） 。

( ５ ) 　 本 項 第 ２ 号 は 、 利 用 請 求 者 が 審 査 請 求 人の 場 合 で 、 裁 決 に よ り 審 査 請 求 の 全 部 を 認 容し 、 当 該 審 査 請 求 に 係 る 特 定 歴 史 公 文 書 等 の全 部 を 公 開 す る と き は 、 審 査 請 求 人 に と っ て完 全 に 満 足 す る 結 果 が 得 ら れ る た め 、 諮 問 を要 し な い こ と と し た も の で す 。 た だ し 、 第 三者 か ら 反 対 意 見 書 が 提 出 さ れ て い る 場 合 は 、諮 問 を 要 す る こ と と な り ま す 。

３ 　 第 ３ 項 関 係 （ 公 文 書 管 理 委 員 会 の 審 査 等 ）

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本 項 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 審 査 等 に つ い ては 、 現 用 の 公 文 書 に お け る 高 知 県 公 文 書 開 示 審査 会 の 審 査 等 に 関 す る 高 知 県 情 報 公 開 条 例 の 規定 を 準 用 す る こ と と し て い ま す 。 条 例 に お い て読 み 替 え ら れ る 情 報 公 開 条 例 の 規 定 は 、 次 の 内容 に な り ま す 。 こ れ ら の 規 定 の 解 釈 運 用 に つ いて は 、 情 報 公 開 条 例 の 解 釈 運 用 基 準 に 準 ず る もの と し ま す 。

【条例第 25 条第３項読替え高知県情報公開条例】第 15 条の３　略２　高知県公文書等の管理に関する条例（以下「公文書管理条例」という。）第 25 条第２項の規定による諮問は、行政不服審査法第９条第３項の規定により読み替えて適用される同法第 29 条第２項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

３　公文書管理条例第 25 条第２項の規定により諮問をした知事は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。( １ ) 　審査請求人及び参加人（行政不服審査法第 13 条第４項に規定する参加人をいう。以下同じ。）

( ２ ) 　利用請求（公文書管理条例第 16 条第２項に規定する利用請求をいう。以下同じ。）をした者（利用請求をした者が審査請求人又は参加人である場合を除く。）

（第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続）第 15 条の４　知事は、次の各号のいずれかに該当する裁決をするときは、裁決の日と利用させる日との間に少なくとも２週間を置かなければならない。この場合において、知事は、裁決後直ちに、反対意見書を提出した第三者に対し、裁決をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。( １ ) 　利用させる旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

( ２ ) 　審査請求に係る利用決定等（公文書管理条例第 20 条第１項に規定する利用決定等をいう。第 16 条の２において同じ。）（利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させる旨の決定を除く。）を変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等を利用させる旨の裁決（第三者である参加人が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示している場合に限る。）

（高知県公文書管理委員会の調査権限）第 16 条の２　高知県公文書管理委員会は、必要があると認めるときは、知事に対し、利用決定等に係る特定歴史公文書等の提示を求めることができる。この場合においては、何人も、高知県公文書管理委員会に対し、その提示された特定歴史公文書等の開示を求めることができない。

２　知事は、高知県公文書管理委員会から前項の規定に基づく求めがあったときは、これを拒 んではならない。

３　高知県公文書管理委員会は、必要があると認めるときは、知事に対し、利用決定等に係る特定歴史公文書等に記録されている情報の内容を高知県公文書管理委員会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、高知県公文書管理委員会に提出するよう求めることができる。

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４　第１項及び前項に定めるもののほか、高知県公文書管理委員会は、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人又は知事（以下「審査請求人等」という。）に意見書又は資料の提出を求めること、適当であると認める者にその知っている事実を陳 述させ、又は鑑定を求めることその他必要な調査をすることができる。（意見の陳述）

第 16 条の３　高知県公文書管理委員会は、審査請求人等から申立てがあったときは、当該審査請求人等に口 頭で意見を述べる機会を与えなければならない。ただし、高知県公文書管理委員会が、その必要がないと認めるときは、この限りでない。

２　前項の規定により意見の陳 述をする場合においては、審査請求人又は参加人は、高知県公文書管理委員会の許可を得て、補佐人とともに出頭することができる。（意見書等の提出）

第 16 条の４　審査請求人等は、高知県公文書管理委員会に対し、意見書又は資料を提出することができる。ただし、高知県公文書管理委員会が意見書又は資料を提出すべき相当の期間を定めたときは、その期間内にこれを提出しなければならない。（委員による調査手続）

第 16 条の５　高知県公文書管理委員会は、必要があると認めるときは、その指名する委員に、第 16 条の２第１項の規定に基づき提示された特定歴史公文書等を閲覧させ、同条第４項の規定に基づく調査をさせ、又は第 16 条の３第１項の規定による審査請求人等の意見の陳述を聴かせることができる。（提出資料の写しの送付等）

第 16 条の６　高知県公文書管理委員会は、第 16 条の２第３項若しくは第４項又は第16 条の４の規定に基づく意見書又は資料の提出があったときは、当該意見書又は資料の写し（電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものにあっては、当該電磁的記録に記録された事項を記載した書面）を当該意見書又は資料を提出した審査請求人等以外の審査請求人等に送付するものとする。ただし、第三者の利益を害するおそれがあると認められるときその他正当な理由があるときは、この限りでない。

２　審査請求人等は、高知県公文書管理委員会に対し、高知県公文書管理委員会に提出された意見書又は資料の閲覧（電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものにあっては、記録された事項を高知県公文書管理委員会が定める方法により表示したものの閲覧）を求めることができる。この場合において、高知県公文書管理委員会は、第三者の利益を害するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときでなければ、その閲覧を拒むことができない。

３　高知県公文書管理委員会は、第１項の規定による送付をし、又は前項の規定に基づく閲覧をさせようとするときは、当該送付又は閲覧に係る意見書又は資料を提出した審査請求人等の意見を聴かなければならない。ただし、高知県公文書管理委員会が、その必要がないと認めるときは、この限りでない。

４　高知県公文書管理委員会は、第２項の規定に基づく閲覧について、日時及び場所を指定することができる。（調査審議手続の非公開）

第 16 条の７　高知県公文書管理委員会の行う調査審議の手続は、公開しない。（答 申書の送付等）

第 16 条の８　高知県公文書管理委員会は、公文書管理条例第 25 条第２項の規定による諮問に対する答 申をしたときは、答 申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、答申の内容を公表するものとする。

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第 26条 　 利 用 の 促 進第 26 条 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 （ 第 16

条 の 規 定 に よ り 利 用 さ せ る こ と が で き る も の に限 る 。 ） に つ い て 、 展 示 そ の 他 の 方 法 に よ り 積極 的 に 一 般 の 利 用 に 供 す る よ う 努 め な け れ ば なら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 23 条 を 踏 ま え 、 知 事

の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 を 促 進 す る 努 力 義 務 につ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 本 条 は 、 条 例 第 16 条 第 １ 項 の 利 用 請 求 の み な

ら ず 、 知 事 が 能 動 的 に 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 一 般の 利 用 に 供 す る よ う 努 め る 義 務 を 明 記 し た も ので す 。

２ 　 「 展 示 そ の 他 の 方 法 」 に つ い て は 、 条 例 施 行規 則 第 36 条 第 1 項 に お い て 、 事 前 審 査 が 完 了 した 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 「 簡 便 な 方 法 に よ る 利用 」 を 、 同 条 第 ２ 項 に お い て 、 特 定 歴 史 公 文 書等 の 「 デ ジ タ ル 画 像 等 の イ ン タ ー ネ ッ ト 公 開 」を 、 条 例 施 行 規 則 第 37 条 に お い て 、 「 展 示 会 の開 催 」 や 「 館 内 の 見 学 会 そ の 他 の 取 組 」 を 、 条

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例 施 行 規 則 第 38 条 に お い て 、 特 定 歴 史 公 文 書 等の 「 公 共 的 な 行 事 等 へ の 貸 出 し 」 を 、 条 例 施 行規 則 第 39 条 に お い て 、 「 原 本 の 特 別 利 用 」 を 、条 例 施 行 規 則 第 40 条 に お い て 、 「 レ フ ァ レ ンス 」 を 定 め て い ま す 。

第 27条 　 移 管 元 実 施 機 関 に よ る 利 用 の 特 例第 27 条 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 移 管 し た 実 施 機関 が 知 事 に 対 し て そ の 所 掌 事 務 又 は 業 務 を 遂 行す る た め に 必 要 で あ る と し て 当 該 特 定 歴 史 公 文書 等 に つ い て 利 用 請 求 を し た 場 合 に は 、 第 16

条 第 １ 項 第 １ 号 の 規 定 は 、 適 用 し な い 。【 趣 旨 】

こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 24 条 を 踏 ま え 、 移 管元 実 施 機 関 が 公 文 書 館 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 利 用す る 場 合 の 特 例 に つ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 非現 用 の 文 書 で す が 、 移 管 元 の 実 施 機 関 が 事 務 事業 の 遂 行 の た め に 必 要 と な る 場 合 が あ り 得 ま す 。移 管 元 実 施 機 関 が 利 用 す る 場 合 に つ い て は 、 条

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例 第 16 条 第 １ 項 第 １ 号 の 利 用 制 限 情 報 に つ い て利 用 制 限 を 行 う 必 要 が な い た め 、 特 例 を 設 け るも の で す 。

２ 　 実 施 機 関 が こ の 条 に 規 定 す る 特 例 の 適 用 を 求め る 場 合 は 、 条 例 施 行 規 則 第 41 条 に よ り 、 同 条第 ２ 項 に 基 づ き 30 日 を 限 度 と し て 、 公 文 書 館 外で 閲 覧 す る こ と も で き ま す 。

３ 　 条 例 第 16 条 第 １ 項 第 ４ 号 に 該 当 す る 特 定 歴 史公 文 書 等 に つ い て は 、 原 本 の 利 用 を 制 限 す る 場合 が あ り ま す 。

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第 28条 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 廃 棄第 28 条 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 と し て 保存 さ れ て い る 文 書 が 歴 史 資 料 と し て 重 要 で な くな っ た と 認 め る 場 合 に は 、 当 該 文 書 を 廃 棄 す るこ と が で き る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 25 条 を 踏 ま え 、 特 定

歴 史 公 文 書 等 の 廃 棄 に つ い て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 特 定 歴 史 公 文 書 等 は 、 永 久 保 存 が 原 則 で す が 、劣 化 に よ り 全 く 判 読 不 可 能 と な り 保 存 す る 意 味が な く な っ た よ う な 場 合 に は 、 廃 棄 す る こ と がで き る こ と と し て い ま す 。

２ 　 国 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 、 利 用 及 び 廃 棄に 関 す る ガ イ ド ラ イ ン （ 以 下 「 特 定 歴 史 公 文 書等 ガ イ ド ラ イ ン 」 と い う 。 ） に お い て は 、 特 定歴 史 公 文 書 等 の 廃 棄 は 、 「 劣 化 が 極 限 ま で 進 展し て 判 読 も 修 復 も 不 可 能 で 利 用 で き な く な っ たと き 」 に 限 ら れ ま す 。 本 県 に お い て は 、 特 定 歴史 公 文 書 等 の 保 存 に は コ ス ト が か か る こ と を 踏ま え 、 条 例 施 行 規 則 第 42 条 第 １ 項 に お い て 、 当該 事 由 に 限 ら ず 、 「 歴 史 資 料 と し て 重 要 で な い

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に も 関 わ ら ず 、 誤 っ て 移 管 さ れ て し ま っ た もの 」 な ど 、 情 報 の 内 容 に よ り 、 歴 史 資 料 と し て重 要 で な く な っ た と 認 め る 場 合 も 廃 棄 す る こ とが で き る も の と し ま し た 。

廃 棄 す る 場 合 は 、 誤 っ て 廃 棄 す る こ と の な いよ う に 細 心 の 注 意 を し な け れ ば な り ま せ ん 。

３ 　 廃 棄 に 当 た っ て は 、 条 例 施 行 規 則 第 42 条 第 ２項 に よ り 、 公 文 書 館 長 は 、 あ ら か じ め 移 管 元 実施 機 関 （ 移 管 元 実 施 機 関 が 改 組 さ れ て い る 場 合に あ っ て は 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 に 係 る 事 務を 承 継 す る 実 施 機 関 と し 、 当 該 承 継 す る 実 施 機関 が な い 場 合 に あ っ て は 、 意 見 を 聴 く こ と は 不要 と し ま す 。 ） の 意 見 を 聴 い た う え で 、 同 条 第１ 項 の 規 定 に お い て 、 条 例 第 32 条 第 ３ 号 の 規 定に 基 づ き 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 を し 、 同 意 を得 た う え で 廃 棄 す る こ と が で き る こ と と し て いま す 。

４ 　 公 文 書 館 長 は 、 条 例 第 42 条 第 ３ 項 及 び 第 ４ 項に よ り 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 廃 棄 を し た 場 合 には 、 廃 棄 に 関 す る 記 録 を 作 成 し 、 公 表 す る と とも に 、 永 久 に 保 存 す る も の と し て い ま す 。

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第 29条 　 保 存 及 び 利 用 の 状 況 の 公 表第 29 条 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 及び 利 用 の 状 況 に つ い て 、 毎 年 度 、 そ の 概 要 を 公表 し な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 知 事 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 及 び

利 用 の 状 況 の 公 表 義 務 を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】公 表 は 、 条 例 施 行 規 則 第 44 条 に よ り 、 公 文 書 館

長 が イ ン タ ー ネ ッ ト の 利 用 等 に よ り 行 う も の と しま す 。

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第 30条 　 委 任第 30 条 　 こ の 章 に 定 め る も の の ほ か 、 特 定 歴史 公 文 書 等 の 保 存 、 利 用 及 び 廃 棄 に 関 し 必 要 な事 項 は 、 規 則 で 定 め る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 保 存 、 利 用 及 び

廃 棄 に 関 し 必 要 な 事 項 は 、 規 則 で 定 め る こ と と した も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 本 条 の 規 則 は 、 条 例 施 行 規 則 第 ４ 章 の 特 定 歴

史 公 文 書 等 利 用 等 規 則 に な り ま す 。２ 　 条 例 施 行 規 則 第 ４ 章 は 、 国 立 公 文 書 館 等 の 利

用 等 規 則 の 規 定 例 及 び 留 意 事 項 を 定 め る 特 定 歴史 公 文 書 等 ガ イ ド ラ イ ン の 規 定 例 に 沿 っ て 規 定し て い ま す 。 特 定 歴 史 公 文 書 等 ガ イ ド ラ イ ン の留 意 事 項 に つ い て は 、 条 例 施 行 規 則 の 規 定 内 容及 び 本 解 釈 運 用 基 準 の 記 述 か ら 当 該 留 意 事 項 を本 県 に お い て は 適 用 除 外 と す る こ と が 合 理 的 に導 き だ さ れ る も の を 除 き 、 原 則 と し て 、 条 例 施行 規 則 に お い て も 留 意 す べ き 事 項 と な り ま す 。

３ 　 知 事 は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 ガ イ ド ラ イ ン の 改正 が 行 わ れ た と き は 、 そ の 改 正 内 容 を 検 討 し 、公 文 書 館 の 体 制 上 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 ガ イ ド ラ

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イ ン の 留 意 事 項 を 遵 守 す る こ と が 困 難 な 場 合 には 適 用 除 外 措 置 又 は 代 替 措 置 を 定 め る な ど 、 条例 施 行 規 則 第 ４ 章 そ の 他 公 文 書 館 長 の 定 め る 細則 等 を 改 正 す べ き か 検 討 す る こ と と し ま す 。

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第 ５ 章 　 高 知 県 公 文 書 管 理 委 員 会第 31条 　 設 置 等第 31 条 　 第 14 条 第 ３ 項 、 第 25 条 第 ２ 項 及び 次 条 の 規 定 に よ り そ の 権 限 に 属 さ せ ら れ た 事項 を 処 理 す る た め 、 高 知 県 公 文 書 管 理 委 員 会（ 以 下 「 公 文 書 管 理 委 員 会 」 と い う 。 ） を 置く 。２ 　 公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 前 項 に 定 め る も の のほ か 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 に つ いて 、 実 施 機 関 に 意 見 を 述 べ る こ と が で き る 。 ３ 　 公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 委 員 ５ 人 以 内 で 組 織す る 。４ 　 委 員 は 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 し て 優 れ た 識見 を 有 す る 者 の う ち か ら 、 知 事 が 委 嘱 す る 。５ 　 委 員 の 任 期 は 、 ２ 年 と す る 。 た だ し 、 委 員が 欠 け た 場 合 に お け る 補 欠 の 委 員 の 任 期 は 、 前任 者 の 残 任 期 間 と す る 。６ 　 委 員 は 、 再 任 さ れ る こ と が で き る 。７ 　 知 事 は 、 委 員 が 心 身 の 故 障 の た め に 職 務 の執 行 が で き な い と 認 め る 場 合 又 は 委 員 に 職 務 上の 義 務 違 反 そ の 他 委 員 た る に 適 し な い 非 行 が ある と 認 め る 場 合 は 、 そ の 委 員 を 罷 免 す る こ と がで き る 。８ 　 委 員 は 、 職 務 上 知 る こ と の で き た 秘 密 を 漏

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ら し て は な ら な い 。 そ の 職 を 退 い た 後 も 同 様 とす る 。９ 　 委 員 は 、 在 任 中 、 政 党 そ の 他 の 政 治 団 体 の役 員 と な り 、 又 は 積 極 的 に 政 治 運 動 を し て は なら な い 。

10 　 前 各 項 に 規 定 す る も の の ほ か 、 公 文 書 管 理委 員 会 の 組 織 及 び 運 営 に 関 し 必 要 な 事 項 は 、 規則 で 定 め る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 知 事 の 附 属 機 関 と し て 、 公 文 書 管 理

委 員 会 を 設 置 し 、 そ の 組 織 及 び 委 員 の 委 嘱 等 に つい て 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 関 係 （ 所 掌 事 務 ）

公 文 書 管 理 委 員 会 の 所 掌 事 務 は 、 以 下 の 公 文書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 に つ い て 、 諮 問 を受 け 、 答 申 す る こ と に な り ま す 。( １ ) 　 条 例 第 14 条 第 ３ 項 に 基 づ き 、 実 施 機 関

が 公 文 書 管 理 規 程 の 制 定 及 び 実 質 的 改 正 を 行う 際 に 、 実 施 機 関 か ら 諮 問 を 受 け て 、 そ の 妥当 性 に つ い て 審 査 を 行 い 、 答 申 す る こ と 。

( ２ ) 　 条 例 第 25 条 第 ２ 項 に 基 づ き 、 知 事 （ 公

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文 書 館 長 ） の 利 用 決 定 等 又 は 利 用 請 求 に 係 る不 作 為 に 係 る 審 査 請 求 が あ っ た 場 合 に 、 原 則と し て 、 知 事 か ら 諮 問 を 受 け て 、 実 質 的 審 査を 行 い 、 答 申 す る こ と 。

( ３ ) 　 条 例 第 32 条 第 １ 号 に 基 づ き 、 条 例 か ら委 任 を 受 け た 規 則 （ 本 条 第 10 項 の 規 則 を 除 き 、条 例 施 行 規 則 の 全 条 が 該 当 す る 。 ） の 制 定 又は 改 廃 の 立 案 を し よ う と す る と き に 、 知 事 から 諮 問 を 受 け て 、 そ の 妥 当 性 に つ い て 審 査 を行 い 、 答 申 す る こ と 。

( ４ ) 　 条 例 第 32 条 第 ２ 号 に 基 づ き 、 条 例 第 12

条 第 ２ 項 の 実 施 機 関 と 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） の協 議 が 終 了 し た と き に 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ）か ら 諮 問 を 受 け て 、 協 議 に よ る 移 管 及 び 廃 棄の 判 断 の 妥 当 性 に つ い て 審 査 を 行 い 、 答 申 する こ と 。

( ５ ) 　 条 例 第 32 条 第 ３ 号 に 基 づ き 、 知 事 （ 公文 書 館 長 ） が 条 例 第 28 条 の 規 定 に 基 づ き 特 定歴 史 公 文 書 等 を 廃 棄 し よ う と す る と き に 、 知事 （ 公 文 書 館 長 ） か ら 諮 問 を 受 け て 、 廃 棄 の妥 当 性 に つ い て 審 査 を 行 い 、 答 申 す る こ と 。

な お 、 知 事 以 外 の 実 施 機 関 か ら も 諮 問 を 受 け

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る ( １ ) の 事 項 に つ い て は 、 条 例 に お い て 「 諮問 」 と い う 表 現 の 代 わ り に 「 意 見 を 聞 く 」 と して い ま す 。

２ 　 第 ２ 項 関 係 （ 建 議 機 能 ）第 ２ 項 は 、 第 １ 項 の 所 掌 事 務 の ほ か 、 公 文 書

管 理 委 員 会 に 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項に つ い て 、 実 施 機 関 に 意 見 を 述 べ る 建 議 機 能 を付 与 し て い ま す 。「 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 」 と は 、

公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 制 度 運 営 上 の 改 善 を 図る た め に 必 要 な 事 項 等 を い い ま す 。

３ 　 第 ４ 項 関 係 （ 委 員 の 委 嘱 ）「 公 文 書 等 の 管 理 に 関 し て 優 れ た 識 見 を 有 する 者 」 に つ い て は 、 本 条 例 の 制 定 に 当 た っ て 検討 を 行 っ た 「 高 知 県 の 公 文 書 管 理 の あ り 方 に 関す る 検 討 委 員 会 」 の 報 告 書 に お い て 、 「 委 員 は 、公 文 書 の 管 理 に 関 す る 例 規 を チ ェ ッ ク す る 権 能を 持 つ こ と か ら 行 政 法 に 関 し 識 見 を 持 つ 者 、 利用 請 求 に 係 る 審 査 請 求 の 審 査 を 行 う こ と か ら 情報 公 開 及 び 個 人 情 報 保 護 並 び に 行 政 不 服 審 査 法に 関 し 識 見 を 持 つ 者 、 歴 史 研 究 の 視 点 か ら 歴 史公 文 書 等 の 移 管 廃 棄 の 判 断 の 妥 当 性 を チ ェ ッ ク

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す る こ と か ら 主 に 近 現 代 の 歴 史 研 究 の 識 見 を 有す る 者 、 利 用 者 視 点 か ら 歴 史 公 文 書 等 の 判 断 の妥 当 性 を チ ェ ッ ク す る 観 点 か ら マ ス コ ミ 関 係 者又 は 市 民 感 覚 を 持 つ 者 が 望 ま し い 。 」 と さ れ てい ま す 。

ま た 、 利 用 請 求 に 係 る 審 査 請 求 の 審 査 に つ いて は 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 制 限 事 由 は 、 情報 公 開 条 例 及 び 高 知 県 個 人 情 報 保 護 条 例 の 開 示請 求 の 非 開 示 事 由 の 一 部 を 用 い て い る た め 、 高知 県 公 文 書 開 示 審 査 会 及 び 高 知 県 個 人 情 報 保 護審 査 会 と 公 文 書 管 理 委 員 会 と の 根 本 の 考 え 方 が異 な っ て は な り ま せ ん の で 、 知 事 は 、 両 審 査 会と 公 文 書 管 理 委 員 会 を 兼 務 す る 委 員 を 委 嘱 す るこ と が 望 ま し い と 考 え ら れ ま す 。

４ 　 第 ８ 項 関 係 （ 守 秘 義 務 ）公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 地 方 自 治 法 第 202 条 の ３

の 附 属 機 関 で あ り 、 委 員 は 、 地 方 公 務 員 法 第 ３条 第 ３ 項 第 ２ 号 の 特 別 職 に 属 す る 公 務 員 で あ るた め 、 同 法 第 34 条 第 １ 項 の 秘 密 を 守 る 義 務 を 負い ま せ ん 。 し か し な が ら 、 公 文 書 管 理 委 員 会 が公 文 書 の 移 管 ・ 廃 棄 の 諮 問 の 際 に 、 そ の 妥 当 性を 確 認 す る 所 掌 事 務 及 び 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利

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用 請 求 に 係 る 審 査 請 求 の 際 に 、 利 用 制 限 の 内 容が 適 切 で あ る か の 妥 当 性 を 確 認 す る 所 掌 事 務 があ る こ と か ら 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 に 対 し守 秘 義 務 を 課 し て い ま す 。

な お 、 委 員 の 守 秘 義 務 違 反 へ の 罰 則 に つ い ては 、 条 例 第 40 条 に 規 定 さ れ て い ま す 。

５ 　 第 10 項 関 係 （ 高 知 県 公 文 書 管 理 委 員 会 規 則 ）　 本 項 の 規 則 は 、 「 高 知 県 公 文 書 管 理 委 員 会 規則 」 と し て 、 知 事 が 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 組 織及 び 運 営 に 関 し 必 要 な 事 項 に つ い て 定 め ま す 。本 項 の 規 則 は 、 第 32 条 第 １ 号 に よ る 公 文 書 管 理委 員 会 へ の 諮 問 の 対 象 に な り ま せ ん 。

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第 32条 　 諮 問第 32 条 　 知 事 は 、 次 に 掲 げ る 場 合 に は 、 公 文書 管 理 委 員 会 に 諮 問 し な け れ ば な ら な い 。( １ ) 　 第 ７ 条 、 第 ９ 条 第 １ 項 、 第 ３ 項 若 しく は 第 ４ 項 、 第 11 条 第 １ 項 、 第 12 条 第 ２項 、 第 13 条 第 １ 項 、 第 14 条 第 ３ 項 、 第 17

条 、 第 18 条 第 １ 項 、 第 22 条 第 １ 項 か ら 第３ 項 ま で 、 第 23 条 、 第 24 条 若 し く は 第 30

条 又 は 附 則 第 ６ 項 の 規 則 の 制 定 又 は 改 廃 の 立案 を し よ う と す る と き 。

( ２ ) 　 第 12 条 第 ２ 項 又 は 附 則 第 ６ 項 の 協議 が 終 了 し た と き 。( ３ ) 　 第 28 条 の 規 定 に 基 づ き 特 定 歴 史 公文 書 等 を 廃 棄 し よ う と す る と き 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 条 例 第 14 条 第 ３ 項 及 び 第 25 条 第 ２ 項

以 外 の 知 事 か ら の 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 事 項に つ い て 定 め て い ま す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 号 （ 条 例 施 行 規 則 の 制 定 改 正 時 の 諮 問 ）

こ の 号 は 、 条 例 が 規 則 に 委 任 し て い る 事 項 につ い て 、 当 該 規 則 の 制 定 又 は 改 廃 の 立 案 に 際 し 、知 事 が 公 文 書 管 理 委 員 会 へ 諮 問 す る 義 務 を 定 め

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た も の で す 。本 号 の 規 則 は 、 次 の ３ つ に 分 類 で き ま す 。( １ ) 　 第 ９ 条 第 １ 項 、 第 ３ 項 及 び 第 ４ 項 、 第

11 条 第 １ 項 、 第 12 条 第 ２ 項 、 第 13 条 第 １ 項 並び に 第 14 条 第 ３ 項 並 び に 附 則 第 ６ 項 の 規 則（ 条 例 施 行 規 則 第 ２ 章 並 び に 附 則 第 ２ 項 及 び第 ３ 項 の 公 文 書 管 理 規 則 ）

実 施 機 関 の 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 規 則 を 定め る に 当 た り 、 当 該 規 則 が 条 例 第 １ 条 の 目 的及 び 条 例 第 ３ 章 の 規 定 を 踏 ま え た 内 容 と な って い る か の 妥 当 性 を 審 査 し ま す 。

本 規 則 の 制 定 改 正 に 際 し て は 、 条 例 第 39 条に よ り 公 文 書 管 理 委 員 会 の 諮 問 の 前 に 、 あ らか じ め 、 知 事 が 関 係 す る 実 施 機 関 の 意 見 を 聴く 手 続 が 取 ら れ ま す 。

( ２ ) 　 第 ７ 条 の 規 則 （ 条 例 施 行 規 則 第 ３ 章 の公 文 書 館 管 理 規 則 ）

公 文 書 館 の 管 理 に 関 す る 規 則 を 定 め る に 当た り 、 当 該 規 則 が 条 例 第 １ 条 の 目 的 及 び 条 例第 ２ 章 の 規 定 を 踏 ま え た 内 容 と な っ て い る かの 妥 当 性 を 審 査 し ま す 。

( ３ ) 　 第 17 条 、 第 18 条 第 １ 項 、 第 22 条 第 １ 項

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か ら 第 ３ 項 ま で 、 第 23 条 、 第 24 条 及 び 第 30 条の 規 則 （ 条 例 施 行 規 則 第 ４ 章 の 特 定 歴 史 公 文書 等 利 用 等 規 則 ）

公 文 書 館 の 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 等 に 関す る 規 則 を 定 め る に 当 た り 、 当 該 規 則 が 条 例第 １ 条 の 目 的 及 び 条 例 第 ４ 章 の 規 定 を 踏 ま えた 内 容 と な っ て い る か の 妥 当 性 を 審 査 し ま す 。

２ 　 第 ２ 号 （ 公 文 書 の 移 管 又 は 廃 棄 の 協 議 終 了 時の 諮 問 ）

こ の 号 は 、 毎 年 度 、 条 例 第 12 条 第 ２ 項 に よ る実 施 機 関 と 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） と の 公 文 書 の 移管 又 は 廃 棄 の 協 議 が 終 了 し た と き に 、 知 事 （ 公文 書 館 長 ） が 公 文 書 管 理 委 員 会 へ 諮 問 す る 義 務を 定 め た も の で す 。

本 号 の 諮 問 に 関 す る 事 務 に つ い て は 、 条 例 施行 規 則 第 12 条 第 ３ 号 に よ り 、 知 事 か ら 公 文 書 館長 に 委 任 さ れ て い ま す 。

第 12 条 第 ２ 項 に よ り 、 実 施 機 関 か ら 議 会 が 除か れ て い る た め 、 議 会 を 除 く 実 施 機 関 の 公 文 書に つ い て 諮 問 を 受 け る こ と に な り ま す 。仮 に 実 施 機 関 と 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） の 意 見 が

整 わ な い ま ま 協 議 を 終 了 し た 文 書 に つ い て は 、

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双 方 の 意 見 を 記 述 し た う え で 、 知 事 （ 公 文 書 館長 ） が 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 し ま す 。

本 号 の 諮 問 は 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 し て 優 れた 識 見 を 有 す る 委 員 に よ り 構 成 さ れ る 公 文 書 管理 委 員 会 に 、 実 施 機 関 が 移 管 又 は 廃 棄 す る 公 文書 に 関 し 、 条 例 第 ２ 条 第 ３ 項 の 「 歴 史 公 文 書等 」 の 該 当 性 の 判 断 に つ い て 、 意 見 を 求 め る もの で す 。当 該 意 見 の 実 効 性 を 担 保 す る た め に 、 条 例 第

12 条 第 ３ 項 は 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） に 実 施 機 関に 対 し 、 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 廃 棄 し な い こ と を求 め る 権 限 を 付 与 し て い ま す 。

３ 　 第 ３ 号 関 係 （ 特 定 歴 史 公 文 書 等 の 廃 棄 時 の 諮問 ）

こ の 号 は 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） が 条 例 第 28 条の 規 定 に 基 づ き 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 廃 棄 す る 場合 に 、 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 す る 義 務 を 定め た も の で す 。

本 号 の 諮 問 に 関 す る 事 務 に つ い て は 、 条 例 施行 規 則 第 12 条 第 ３ 号 に よ り 、 知 事 か ら 公 文 書 館長 に 委 任 さ れ て い ま す 。

本 号 の 諮 問 に つ い て は 、 条 例 施 行 規 則 第 42 条

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第 １ 項 に お い て 、 「 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 し 、そ の 同 意 を 得 て 、 当 該 特 定 歴 史 公 文 書 等 を 廃 棄す る こ と が で き る 」 と し て お り 、 公 文 書 管 理 委員 会 に 同 意 権 を 与 え て い ま す 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 42 条 第 ２ 項 に よ り 公 文書 管 理 委 員 会 の 諮 問 の 前 に 、 あ ら か じ め 、 知 事が 関 係 す る 実 施 機 関 の 意 見 を 聴 く 手 続 が 取 ら れま す 。

第 33条 　 資 料 の 提 出 等 の 求 め第 33 条 　 公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 第 31 条 第 １項 に 規 定 す る 事 項 に 関 す る 事 務 を 遂 行 す る た め必 要 が あ る と 認 め る 場 合 に は 、 関 係 実 施 機 関 に対 し 、 資 料 の 提 出 、 意 見 の 開 陳 、 説 明 そ の 他 必要 な 協 力 を 求 め る こ と が で き る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 が 第 31 条 第 １ 項 に

規 定 す る 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 に 係 る諮 問 を 審 議 す る 職 責 を 果 た す た め 、 実 施 機 関 に 対し て 必 要 な 協 力 を 求 め る こ と が で き る こ と を 定 めて い ま す 。

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【 解 釈 及 び 運 用 】本 条 の 協 力 の 求 め は 、 「 第 31 条 第 １ 項 に 規 定 す

る 事 項 に 関 す る 事 務 」 と し て お り 、 条 例 第 31 条 第２ 項 の 「 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 重 要 事 項 に 関 する 意 見 」 を 含 ん で い ま せ ん 。 し か し な が ら 、 当 該意 見 の た め に 公 文 書 管 理 委 員 会 が 実 施 機 関 に 協 力を 求 め る こ と を 否 定 す る 趣 旨 で は あ り ま せ ん 。

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第 ６ 章 　 雑 則第 34条 　 研 修第 34 条 　 実 施 機 関 は 、 当 該 実 施 機 関 の 職 員 に対 し 、 公 文 書 等 の 管 理 を 適 正 か つ 効 果 的 に 行 うた め に 必 要 な 知 識 及 び 技 能 を 習 得 さ せ 、 及 び 向上 さ せ る た め に 必 要 な 研 修 を 行 う も の と す る 。２ 　 知 事 は 、 実 施 機 関 の 職 員 に 対 し 、 歴 史 公 文書 等 の 適 切 な 保 存 及 び 移 管 を 確 保 す る た め に 必要 な 知 識 及 び 技 能 を 習 得 さ せ 、 及 び 向 上 さ せ るた め に 必 要 な 研 修 を 行 う も の と す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 32 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 及 び 知 事 が 、 実 施 機 関 の 職 員 に 対 す る 研 修 を行 う こ と を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 は 、 実 施 機 関 が 、 当 該 実 施 機 関 の 職 員

に 対 し て 、 「 公 文 書 等 の 管 理 を 適 正 か つ 効 果 的に 行 う た め に 」 必 要 な 知 識 及 び 技 能 を 習 得 ・ 向上 さ せ る た め の 研 修 に つ い て 定 め て い ま す 。 各実 施 機 関 が 当 該 実 施 機 関 の 現 用 の 公 文 書 の 管 理に 関 す る 研 修 の ほ か 、 知 事 が 公 文 書 館 の 職 員 に行 う 「 特 定 歴 史 公 文 書 等 」 の 管 理 に 関 す る 研 修

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を 含 み ま す 。実 施 機 関 は 、 こ の 項 の 研 修 を 実 施 機 関 自 ら が

行 う ほ か 、 他 の 実 施 機 関 や 他 団 体 が 行 う 研 修 に職 員 を 参 加 さ せ る こ と に よ り 行 う こ と が で き ます 。

２ 　 第 ２ 項 は 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） が 、 実 施 機 関の 職 員 に 対 し て 、 「 歴 史 公 文 書 等 の 適 切 な 保 存 及び 移 管 を 確 保 す る た め に 」 必 要 な 知 識 及 び 技 能 を習 得 ・ 向 上 さ せ る た め の 研 修 に つ い て 定 め て い ます 。

本 項 の 研 修 を 行 う 事 務 に つ い て は 、 条 例 施 行規 則 第 12 条 第 ４ 号 に よ り 、 知 事 か ら 公 文 書 館 長に 委 任 さ れ て い ま す 。

３ 　 公 文 書 館 長 は 、 本 条 第 １ 項 に 基 づ き 、 条 例 施行 規 則 第 43 条 第 １ 項 に お い て 、 「 公 文 書 館 の 職 員に 対 し 、 歴 史 公 文 書 等 を 適 切 に 保 存 し 利 用 に 供 する た め に 必 要 な 専 門 的 知 識 及 び 技 能 を 習 得 さ せ 、及 び 向 上 さ せ る た め に 必 要 な 研 修 を 行 う 」 も の とし て い ま す 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 第 43 条 第 ２ 項 に お い て 、公 文 書 館 長 は 、 研 修 を 実 施 す る と き は 、 そ の 必要 性 を 把 握 し 、 そ の 結 果 に 基 づ い て 研 修 計 画 を

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立 て る こ と と し 、 同 条 第 ３ 項 に お い て 、 研 修 を実 施 し た と き は 、 研 修 計 画 の 改 善 並 び に 歴 史 公文 書 等 の 適 切 な 保 存 及 び 移 管 の 改 善 に 資 す る ため 、 研 修 効 果 の 把 握 に 努 め る も の と し て い ま す 。

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第 35条 　 刑 事 訴 訟 等 に 関 す る 書 類 の 取 扱 い第 35 条 　 刑 事 訴 訟 法 （ 昭 和 23 年 法 律 第 131

号 ） 第 53 条 の ２ 第 ３ 項 に 規 定 す る 訴 訟 に 関 する 書 類 （ 以 下 こ の 条 に お い て 「 刑 事 訴 訟 に 関 する 書 類 」 と い う 。 ） に つ い て は 、 第 ３ 章 の 規 定は 、 適 用 し な い 。 こ の 場 合 に お い て 、 実 施 機 関は 、 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 の う ち 歴 史 公 文 書 等に 該 当 す る も の の 適 切 な 保 存 の た め に 必 要 な 措置 を 講 じ な け れ ば な ら な い 。２ 　 実 施 機 関 は 、 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 が 歴 史公 文 書 等 に 該 当 す る と 認 め る と き は 、 知 事 と 協議 し 、 当 該 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 を 公 文 書 館 に移 管 す る こ と が で き る 。３ 　 実 施 機 関 は 、 前 項 の 規 定 に 基 づ き 公 文 書 館に 移 管 す る 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 に つ い て 、 公文 書 館 に お い て 利 用 の 制 限 を 行 う こ と が 適 切 であ る と 認 め る 場 合 に は 、 そ の 旨 の 意 見 を 付 さ なけ れ ば な ら な い 。４ 　 刑 事 訴 訟 法 第 53 条 の ２ 第 ４ 項 に 規 定 す る

押 収 物 に つ い て は 、 こ の 条 例 の 規 定 は 、 適 用 しな い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 刑 事 訴 訟 法 第 53 条 の ２ 第 ３ 項 及 び 第

４ 項 を 踏 ま え 、 刑 事 訴 訟 等 に 関 す る 書 類 の 取 扱 い

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を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 第 １ 項 は 、 刑 事 訴 訟 法 第 53 条 の ２ 第 ３ 項 が 、

刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 が 司 法 文 書 と し て の 性 格を 持 つ こ と か ら 、 行 政 文 書 の 管 理 を 定 め た 公 文書 管 理 法 の 適 用 を 受 け な い こ と を 考 慮 し 、 本 県条 例 第 ３ 章 の 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 規 定 を 適 用し な い こ と を 定 め た も の で す 。

一 方 で 、 こ の よ う な 文 書 で あ っ て も 歴 史 公 文書 等 で あ れ ば 、 い ず れ 公 文 書 館 に お い て 、 利 用に 供 す る こ と が 適 当 な 場 合 も あ り ま す 。 こ の ため 、 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 で あ っ て 、 歴 史 資 料と し て 重 要 な 公 文 書 に つ い て は 、 本 条 後 段 に おい て 、 実 施 機 関 が 適 切 に 保 存 す る 義 務 を 規 定 して い ま す 。

２ 　 第 ２ 項 は 、 実 施 機 関 は 、 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書類 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る と 認 め る と き は 、 知事 と 協 議 し 、 当 該 刑 事 訴 訟 に 関 す る 書 類 を 公 文 書館 に 移 管 す る こ と が で き る こ と と し て い ま す 。

本 項 の 協 議 の 事 務 は 、 条 例 施 行 規 則 第 12 条 第５ 号 に よ り 、 知 事 か ら 公 文 書 館 長 に 委 任 し て お

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り 、 実 施 機 関 と 公 文 書 館 長 が 協 議 し て 移 管 す る文 書 及 び 移 管 後 の 利 用 制 限 の 内 容 を 定 め ま す 。

３ 　 第 ３ 項 は 、 実 施 機 関 が 公 文 書 館 に 移 管 す る 刑事 訴 訟 に 関 す る 書 類 に つ い て 、 公 文 書 館 に お い て利 用 の 制 限 を 行 う こ と が 適 切 で あ る と 認 め る 場 合に は 、 意 見 を 付 す 義 務 を 規 定 し て い ま す 。

な お 、 本 項 に よ り 移 管 さ れ た 特 定 歴 史 公 文 書等 の 利 用 制 限 に つ い て は 、 条 例 第 16 条 第 １ 項 第２ 号 の 適 用 を 受 け 、 同 条 第 ２ 項 の 適 用 を 受 け ない た め 、 時 の 経 過 を 考 慮 せ ず 、 本 条 第 ２ 項 の 協議 の 内 容 に 従 い 、 利 用 制 限 が 行 わ れ ま す 。

４ 　 第 ４ 項 は 、 刑 事 訴 訟 法 第 53 条 の ２ 第 ４ 項 に 規定 す る 押 収 物 が 公 文 書 管 理 法 の 適 用 を 受 け な いこ と を 考 慮 し 、 こ の 条 例 の 規 定 を 適 用 し な い こと を 定 め た も の で す 。

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第 36条 　 組 織 の 見 直 し に 伴 う 公 文 書 の 適 正 な 管 理の た め の 措 置第 36 条 　 実 施 機 関 は 、 当 該 実 施 機 関 に つ い て統 合 、 廃 止 等 の 組 織 の 見 直 し が 行 わ れ る 場 合 には 、 そ の 管 理 す る 公 文 書 に つ い て 、 統 合 、 廃 止等 の 組 織 の 見 直 し の 後 に お い て こ の 条 例 の 規 定に 準 じ た 適 正 な 管 理 が 行 わ れ る こ と が 確 保 さ れる よ う 必 要 な 措 置 を 講 じ な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 法 第 33 条 を 踏 ま え 、 実 施

機 関 の 組 織 の 見 直 し に 伴 う 公 文 書 の 適 正 な 管 理 のた め の 措 置 を 講 じ る 実 施 機 関 の 義 務 を 定 め た も ので す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 本 条 で 想 定 さ れ る の は 、 例 え ば 以 下 の よ う な場 合 で す 。( １ ) 　 実 施 機 関 の 組 織 改 編 な ど で 組 織 が 統 合 、

廃 止 等 さ れ る 場 合 に 統 合 、 廃 止 等 さ れ る 組 織の 公 文 書 が 散 逸 す る こ と の な い よ う 、 当 該 公文 書 に 係 る 事 務 を 承 継 す る 組 織 に 引 き 継 ぐ こと 。

( ２ ) 　 民 営 化 な ど に よ り 、 承 継 す る 組 織 が 実 施

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機 関 に な い 場 合 は 、 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す るも の を 公 文 書 館 に 移 管 す る こ と 。

( ３ ) 　 民 営 化 な ど に よ り 、 廃 止 さ れ る 実 施 機 関の 組 織 の 公 文 書 が 民 営 化 に よ り 業 務 を 行 う 団体 等 に 必 要 な た め に 当 該 団 体 等 に 引 き 継 ぐ 場合 に あ っ て は 、 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る も のが 、 当 該 団 体 等 で の 現 用 終 了 後 、 公 文 書 館 に寄 贈 ・ 寄 託 さ れ る よ う 措 置 を 講 じ る こ と 。

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第 37条 　 公 社 等 の 文 書 管 理第 37 条 　 県 が 出 資 す る 地 方 自 治 法 施 行 令 （ 昭 和22 年 政 令 第 16 号 ） 第 152 条 第 １ 項 に 規 定 す る 法人 （ 地 方 独 立 行 政 法 人 を 除 く 。 ） は 、 こ の 条例 の 趣 旨 に の っ と り 、 そ の 保 有 す る 文 書 の 適正 な 管 理 に 関 し て 必 要 な 施 策 を 策 定 し 、 及 びこ れ を 実 施 す る よ う 努 め な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 社 等 の 文 書 管 理 に 関 す る 自 主 的 な

取 り 組 み に 対 す る 努 力 義 務 を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 県 が 出 資 す る 地 方 自 治 法 施 行 令 第 152 条 第１ 項 に 規 定 す る 法 人 」 と は 、 同 項 及 び 予 算 の 執行 に 関 す る 知 事 の 調 査 等 の 対 象 と な る 法 人 を 定め る 条 例 （ 平 成 24 年 高 知 県 条 例 第 ２ 号 ） 第 ２ 条に よ り 、 以 下 の 法 人 に な り ま す 。( １ ) 　 県 が 設 立 し た 地 方 住 宅 供 給 公 社 、 地 方 道

路 公 社 、 土 地 開 発 公 社 及 び 地 方 独 立 行 政 法 人( ２ ) 　 県 が 資 本 金 、 基 本 金 そ の 他 こ れ ら に 準 ず

る も の の ４ 分 の １ 以 上 を 出 資 し て い る 一 般 社団 法 人 及 び 一 般 財 団 法 人 並 び に 株 式 会 社( １ ) の 地 方 独 立 行 政 法 人 は 実 施 機 関 と な る た

め 本 条 の 対 象 に 含 ま ず 、 ( ２ ) の 一 般 社 団 法 人 及び 一 般 財 団 法 人 は 公 益 社 団 法 人 及 び 公 益 財 団 法

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人 の 認 定 を 受 け て い る 者 を 含 み ま す 。２ 　 公 社 等 は 、 県 と は 別 個 の 独 立 し た 法 人 で あ っ

て 、 こ の 条 例 に お け る 実 施 機 関 と す る こ と は 適当 で は あ り ま せ ん が 、 公 社 等 の 事 業 内 容 は 、 県の 行 政 と 密 接 な 関 連 を 有 し 、 県 が 行 う べ き 事 務又 は 事 業 の 補 完 や 代 替 的 役 割 を 果 た し て い る こと か ら 、 高 い 公 益 性 が 認 め ら れ ま す 。

そ の た め 、 こ の 条 例 の 趣 旨 に の っ と り 、 公 社等 が 適 正 な 文 書 管 理 に 自 主 的 に 取 り 組 む よ う 努力 義 務 を 課 し た も の で す 。

第 38条 　 指 定 管 理 者 の 文 書 管 理第 38 条 　 県 が 設 置 す る 公 の 施 設 の 指 定 管 理 者は 、 こ の 条 例 の 趣 旨 に の っ と り 、 当 該 指 定 管理 者 の 管 理 す る 公 の 施 設 の 管 理 の 業 務 に 関し 、 そ の 保 有 す る 文 書 の 適 正 な 管 理 に 関 し て必 要 な 施 策 を 策 定 し 、 及 び こ れ を 実 施 す る よう 努 め な け れ ば な ら な い 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 の 施 設 に 対 し て 指 定 管 理 者 が 行 う

管 理 業 務 に 関 し て 、 指 定 管 理 者 の 文 書 管 理 に 関 する 自 主 的 な 取 り 組 み に 対 す る 努 力 義 務 を 定 め た もの で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】

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１ 　 「 県 が 設 置 す る 公 の 施 設 の 指 定 管 理 者 」 と は 、地 方 自 治 法 （ 昭 和 22 年 法 律 第 67 号 ） 第 244 条 の２ 第 ３ 項 に 規 定 す る 県 が 指 定 し た 法 人 そ の 他 の団 体 を い い ま す 。

２ 　 指 定 管 理 者 は 、 県 と は 別 個 の 独 立 し た 法 人（ 法 人 で な い 団 体 で 代 表 者 又 は 管 理 人 の 定 め のあ る も の を 含 む 。 ） で す が 、 指 定 管 理 者 の 行 う業 務 内 容 が 公 の 施 設 を 管 理 す る こ と と な る た め 、そ の 情 報 に つ い て は 県 と 同 様 の 取 扱 い を す べ きも の と し て 、 こ の 条 例 の 趣 旨 に の っ と り 、 指 定管 理 者 が 適 正 な 文 書 管 理 に 自 主 的 に 取 り 組 む よう 努 力 義 務 を 課 し た も の で す 。

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第 39条 　 公 文 書 管 理 規 則 の 制 定 改 正 手 続第 39 条 　 知 事 は 、 第 ９ 条 第 １ 項 、 第 ３ 項 若 しく は 第 ４ 項 、 第 11 条 第 １ 項 、 第 12 条 第 ２項 、 第 13 条 第 １ 項 若 し く は 第 14 条 第 ３ 項 又は 附 則 第 ６ 項 の 規 則 （ 次 項 に お い て 「 公 文 書 管理 規 則 」 と い う 。 ） の 制 定 又 は 改 正 に 関 し 、 第32 条 第 １ 号 の 規 定 に よ り 公 文 書 管 理 委 員 会 に諮 問 し よ う と す る と き は 、 あ ら か じ め 、 関 係 する 実 施 機 関 （ 知 事 を 除 く 。 次 項 に お い て 同じ 。 ） の 意 見 を 聴 か な け れ ば な ら な い 。２ 　 知 事 は 、 公 文 書 管 理 規 則 を 制 定 し 、 又 は 改正 し た と き は 、 実 施 機 関 に 通 知 し な　 け れ ば な ら な い 。【 趣 旨 】

こ の 条 は 、 条 例 が 実 施 機 関 の 現 用 の 公 文 書 に 関す る 規 則 の 制 定 を 知 事 に 委 任 し て い る こ と を 踏 まえ 、 各 実 施 機 関 そ れ ぞ れ の 独 立 性 を 考 慮 し 、 当 該規 則 の 制 定 改 正 時 に 、 あ ら か じ め 、 関 係 す る 実 施機 関 の 意 見 を 聴 き 、 制 定 改 正 後 に 改 正 内 容 を 通 知す る 知 事 の 総 合 調 整 義 務 を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 「 第 ９ 条 第 １ 項 、 第 ３ 項 若 し く は 第 ４ 項 、 第

11 条 第 １ 項 、 第 12 条 第 ２ 項 、 第 13 条 第 １ 項 若 しく は 第 14 条 第 ３ 項 又 は 附 則 第 ６ 項 の 規 則 」 と は 、

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条 例 施 行 規 則 第 ２ 章 の 公 文 書 管 理 規 則 並 び に 条例 施 行 規 則 附 則 第 ２ 項 及 び 第 ３ 項 が 該 当 し ま す 。

２ 　 条 例 が 各 実 施 機 関 の 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 具体 的 事 項 の 制 定 を 知 事 に 委 任 し て い る の は 、 以下 の 理 由 に よ る も の で す 。( １ ) 　 公 文 書 管 理 法 は 、 公 文 書 の 管 理 に 関 す る

基 本 的 な 事 項 の う ち 、 具 体 的 事 項 を 公 文 書 管理 法 施 行 令 に 委 任 し て お り 、 公 文 書 等 の 管 理に 関 し て 優 れ た 識 見 を 有 す る 公 文 書 管 理 委 員会 へ の 諮 問 を 経 て 、 内 閣 が 国 の 行 政 機 関 及 び独 立 行 政 法 人 全 体 の 共 通 的 な 公 文 書 の 管 理 の基 本 的 な ル ー ル を 定 め て い ま す 。

( ２ ) 　 条 例 制 定 に 当 た り 、 公 文 書 管 理 法 施 行 令規 定 事 項 の 制 定 方 法 に つ い て 、 以 下 の 方 法 が考 え ら れ ま し た 。ア 　 公 文 書 管 理 法 施 行 令 規 定 事 項 を 条 例 に 定

め る 方 法イ 　 公 文 書 管 理 法 施 行 令 規 定 事 項 を 各 実 施 機

関 が 定 め る 方 法ウ 　 公 文 書 管 理 法 施 行 令 規 定 事 項 を 知 事 が 各

実 施 機 関 の 意 見 を 調 整 し て 定 め る 方 法( ３ ) 　 ア に つ い て は 、 条 例 に 定 め る 方 法 が 県 民

と の 約 束 と し て 最 も 適 切 な も の の 、 具 体 的 事項 の 規 定 を 定 め る こ と に よ り 条 例 が 複 雑 で 県民 か ら 分 か り づ ら い も の に な る こ と 、 政 令 規

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定 事 項 が 個 別 具 体 的 な 内 容 で あ る た め 、 公 文書 の 管 理 に 関 す る 知 見 の 蓄 積 を 踏 ま え 、 公 文書 等 の 管 理 に 関 し て 優 れ た 識 見 を 有 す る 公 文書 管 理 委 員 会 で 検 討 を 行 わ れ る こ と が 適 切 であ る こ と 及 び 迅 速 な 改 正 を 行 う 必 要 が あ り うる こ と か ら 規 則 で 定 め る も の と し ま し た 。

( ４ ) 　 イ に つ い て は 、 各 実 施 機 関 の 独 立 性 の 観点 か ら 最 も 適 切 な も の の 、 実 質 的 に 条 例 の 解釈 運 用 に 実 施 機 関 の 裁 量 を 設 け る こ と に な り県 の 公 文 書 の 管 理 の 統 一 性 及 び 条 例 第 １ 条 の目 的 の 達 成 に 支 障 を 生 ず る 可 能 性 が あ る こ と及 び 各 実 施 機 関 が そ れ ぞ れ の 規 則 を 持 つ こ とに な り 県 民 か ら わ か り づ ら い も の に な る こ とか ら 、 ウ の 知 事 が 各 実 施 機 関 の 意 見 を 調 整 して 定 め る も の と し ま し た 。

( ５ ) 　 し た が っ て 、 条 例 は 、 各 実 施 機 関 の 公 文書 の 管 理 に 関 す る 規 則 の 制 定 権 を 知 事 に 譲 渡し た も の で は な く 、 公 文 書 管 理 法 施 行 令 規 定事 項 に 相 当 す る 事 項 及 び 公 文 書 管 理 法 と 条 例と の 制 度 上 の 違 い か ら 条 例 第 １ 条 の 目 的 の 達成 の た め に 全 実 施 機 関 で 共 通 と し て 定 め て おく べ き 必 要 最 低 限 度 の 事 項 に つ い て の み 、 知事 に 各 実 施 機 関 の 意 見 を 尊 重 し た 上 で 規 則 を制 定 す る こ と を 委 ね て い ま す 。

( ６ ) 　 ( ５ ) の 「 公 文 書 管 理 法 と 条 例 と の 制 度 上

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の 違 い か ら 条 例 第 １ 条 の 目 的 の 達 成 の た め に全 実 施 機 関 で 共 通 と し て 定 め て お く べ き 必 要最 低 限 度 の 事 項 」 は 、 以 下 の 内 容 に な り ま す 。ア 　 公 文 書 管 理 法 に お け る 、 内 閣 総 理 大 臣 が

行 政 機 関 の 公 文 書 の 管 理 の 延 長 の 理 由 を 確認 す る 規 定 を 条 例 が 置 か な い た め 、 条 例 施行 規 則 第 ５ 条 第 12 号 に お い て 、 公 文 書 フ ァイ ル 管 理 簿 に 「 保 存 期 間 の 延 長 の 理 由 」 等を 記 載 し な け れ ば な ら な い こ と 。イ 　 条 例 で は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 答 申 に よ

り 、 知 事 が 各 実 施 機 関 に 歴 史 公 文 書 等 を 廃棄 し な い こ と を 求 め る こ と を 踏 ま え 、 条 例施 行 規 則 第 ５ 条 第 13 号 に お い て 、 公 文 書 ファ イ ル 管 理 簿 に 「 廃 棄 の 措 置 を 取 ら な い よう に 求 め ら れ た 日 」 を 記 録 と し て 記 載 し なけ れ ば な ら な い こ と 。ウ 　 条 例 が 公 文 書 の 保 存 期 間 満 了 時 に 知 事 に協 議 す る 規 定 を 置 く た め 、 条 例 施 行 規 則 第７ 条 に お い て 、 「 協 議 は 、 １ 年 以 上 の 保 存期 間 が 設 定 さ れ て い る 公 文 書 に つ い て 、 60

日 以 上 前 に 協 議 す る こ と 」 を 定 め る こ と 。エ 　 公 文 書 管 理 法 に お け る 、 行 政 機 関 の 行 政

文 書 の 管 理 状 況 の 報 告 に 関 す る 内 閣 総 理 大臣 の 調 査 権 を 条 例 が 置 か な い た め 、 条 例 施行 規 則 第 ８ 条 に お い て 、 公 文 書 の 管 理 状 況

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の 報 告 内 容 を 定 め る こ と 。オ 　 条 例 が 各 実 施 機 関 の 事 務 の 効 率 性 、 迅 速性 の 観 点 か ら 、 公 文 書 管 理 規 程 の 改 正 時 に公 文 書 管 理 委 員 会 に 意 見 を 聴 く こ と を 要 しな い 軽 微 な 変 更 に 関 す る 特 例 を 設 け て い るこ と を 踏 ま え 、 条 例 施 行 規 則 第 ９ 条 に お いて 、 当 該 特 例 を 定 め る こ と 。

( ７ ) 　 各 実 施 機 関 の 具 体 的 な 公 文 書 の 管 理 の ルー ル は 、 条 例 第 14 条 第 １ 項 の 公 文 書 管 理 規 程に よ り 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 意 見 を 聴 い て 、各 実 施 機 関 が 定 め る べ き も の で す 。

３ 　 第 １ 項 の 知 事 の 意 見 照 会 は 、 条 例 施 行 規 則 の制 定 改 正 案 を 付 し て 、 意 見 を 聴 く も の と し ま す 。４ 　 第 １ 項 の 意 見 が あ っ た 場 合 は 、 当 該 意 見 を 付し て 、 公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 す る も の と し ま す 。５ 　 第 ２ 項 の 通 知 は 、 規 則 の 制 定 改 正 の 内 容 を 付し て 、 行 う も の と し ま す 。

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第 ７ 章 　 罰 則第 40条 　 罰 則第 40 条 　 第 31 条 第 ８ 項 の 規 定 に 違 反 し て 秘密 を 漏 ら し た 者 は 、 １ 年 以 下 の 懲 役 又 は 50 万円 以 下 の 罰 金 に 処 す る 。

【 趣 旨 】こ の 条 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 の 守 秘 義 務

違 反 に 対 す る 罰 則 を 定 め た も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】公 文 書 管 理 委 員 会 は 地 方 自 治 法 第 202 条 の ３ の

附 属 機 関 で あ り 、 委 員 は 地 方 公 務 員 法 第 ３ 条 第 ３項 第 ２ 号 の 特 別 職 に 属 す る 公 務 員 で あ る た め 、 同法 に 規 定 す る 守 秘 義 務 （ 第 34 条 ） 及 び 守 秘 義 務 違反 に 対 す る 罰 則 （ 第 60 条 ） の 規 定 は 、 適 用 さ れ ませ ん 。

公 文 書 管 理 委 員 会 が 公 文 書 の 移 管 又 は 廃 棄 の 諮問 の 際 に 、 そ の 妥 当 性 を 確 認 す る 所 掌 事 務 及 び 特定 歴 史 公 文 書 等 の 利 用 請 求 に 係 る 審 査 請 求 の 際 に 、利 用 制 限 の 内 容 が 適 切 で あ る か の 妥 当 性 を 確 認 する 所 掌 事 務 が あ る こ と か ら 、 第 31 条 第 ８ 項 に お いて 委 員 会 の 委 員 に 守 秘 義 務 が 課 せ ら れ て い ま す 。

こ の 条 は 、 こ の 守 秘 義 務 を 担 保 す る た め 、 違 反し た 場 合 に 罰 則 を 課 す こ と と し た も の で す 。

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附 　 則

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（ 施 行 期 日 ）１ 　 こ の 条 例 は 、 令 和 ２ 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 する 。 た だ し 、 第 ５ 章 及 び 第 ７ 章 の 規 定 並 び に 次項 及 び 附 則 第 ９ 項 の 規 定 は 、 公 布 の 日 か ら 施 行す る 。（ 準 備 行 為 ）２ 　 こ の 条 例 の 施 行 に 関 し 必 要 な 行 為 は 、 こ の条 例 の 施 行 の 日 （ 以 下 「 施 行 日 」 と い う。 ） 前に お い ても 行 う こ と が で き る 。（ 施 行 日 前 公 文 書 に 係 る 経 過 措 置 ）３ 　 第 ９ 条 、 第 10 条 及 び 第 12 条 の 規 定 は 、 施 行日 以 後 に 作 成 し 、 又 は 取 得 し た 文 書 に つ い て 適用 す る 。４ 　 実 施 機 関 は 、 施 行 日 前 に 作 成 し 、 又 は 取 得し た 公 文 書 （ 以 下 「 施 行 日 前 公 文 書 」 と いう。 ） に つ い て、 第 ９ 条 及 び 第 10 条 の 規 定 に 準 じて、 整 理 し 、 保 存 し な け れ ば な ら な い 。５ 　 実 施 機 関 は 、 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て、 当 分の 間 、 第 11 条 に 規 定 す る 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿に 記 載 し な い こ と が で き る 。６ 　 実 施 機 関 は 、 保 存 期 間 が 満 了 し た 施 行 日 前公 文 書 に つ い て、 知 事 が 規 則 で 定 め る と こ ろ によ り 、 第 12 条 第 １ 項 、 第 ２ 項 及 び 第 ４ 項 の 規 定に 準 じ て、 知 事 に 協 議 し 、 及 び 公 文 書 館 に 移 管

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し 、 又 は 廃 棄 す る も の と す る 。 こ の 場 合 に お いて、 前 項 の 規 定 に 基 づ き 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿に 記 載 し て い な い 施 行 日 前 公 文 書 を 廃 棄 す る 場合 に は 、 実 施 機 関 は 、 あ ら か じ め 、 廃 棄 す る 施行 日 前 公 文 書 の 一 覧 を 公 表 し な け れ ば な ら ない 。７ 　 知 事 は 、 前 項 の 規 定 に よ り 協 議 さ れ た 施 行日 前 公 文 書 が 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 す る と 認 め る場 合 に は 、 当 該 施 行 日 前 公 文 書 を 保 有 す る 実 施機 関 に 対 し 、 当 該 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て、 廃棄 の 措 置 を と ら な い よ う に 求 め る こ と が で きる 。 こ の 場 合 に お い て、 当 該 実 施 機 関 は 、 当 該施 行 日 前 公 文 書 に つ い て、 公 文 書 館 に 移 管 し 、又 は 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 延 長し な け れ ば な ら な い 。８ 　 前 ２ 項 の 規 定 に よ り 公 文 書 館 に 移 管 さ れ た施 行 日 前 公 文 書 は 、 第 ２ 条 第 ４ 項 第 １ 号 の 規 定に 掲 げ る 公 文 書 館 に 移 管 さ れ た 特 定 歴 史 公 文 書等 と み な す。（ 公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 の 任 期 に 関 す る 特例 ）９ 　 こ の 条 例 の 公 布 の 日 以 後 最 初 に 委 嘱 さ れ る公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 の 任 期 は 、 第 31 条 第 ５項 本 文 の 規 定 に か か わ ら ず、 令 和 ３ 年 ９ 月 30 日

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ま で と す る 。（ 高 知 県 情 報 公 開 条 例 の 一 部 改 正 ）

10 　 高 知 県 情 報 公 開 条 例 の 一 部 を 次 の よ う に 改正 す る 。　 　 （ 次 の よ う に 略 ）【 趣 旨 】附 則 第 １ 項 は 、 こ の 条 例 の 施 行 期 日 を 定 め た も

の で す 。附 則 第 ２ 項 は 、 こ の 条 例 の 施 行 に 関 し 必 要 な 準

備 行 為 が で き る こ と を 定 め た も の で す 。附 則 第 ３ 項 か ら 第 ８ 項 ま で は 、 条 例 の 施 行 日 前

に 作 成 又 は 取 得 さ れ た 公 文 書 に 関 す る 経 過 措 置 につ い て 定 め た も の で す 。附 則 第 ９ 項 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 の 任 期

に 関 す る 特 例 を 定 め た も の で す 。附 則 第 10 項 は 、 条 例 の 制 定 を 踏 ま え 、 現 用 の 公

文 書 の 開 示 に つ い て 定 め た 情 報 公 開 条 例 を 条 例 との 均 衡 を 踏 ま え 、 一 部 改 正 を 行 う も の で す 。

【 解 釈 及 び 運 用 】１ 　 附 則 第 １ 項 の 施 行 日 は 、 令 和 ２ 年 ４ 月 １ 日 と

し ま し た 。 た だ し 、 条 例 施 行 規 則 の 制 定 、 各 実施 機 関 の 公 文 書 管 理 規 程 の 制 定 に 当 た り 、 公 文書 管 理 委 員 会 を 設 置 し 、 そ の 知 見 を 活 用 す る こと が 望 ま し い た め 、 第 ５ 章 の 公 文 書 管 理 委 員 会

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及 び 第 ７ 章 の 公 文 書 管 理 委 員 会 の 委 員 の 守 秘 義務 の 罰 則 の 規 定 に つ い て は 、 公 布 の 日 か ら 施 行す る こ と と し ま し た 。

２ 　 附 則 第 ２ 項 は 、 条 例 の 施 行 日 前 に 条 例 施 行 規則 及 び 各 実 施 機 関 の 公 文 書 管 理 規 程 の 制 定 準 備 、条 例 に 基 づ く 公 文 書 等 の 管 理 を 実 施 す る た め の シス テ ム の 整 備 そ の 他 の 準 備 行 為 を 行 う 必 要 が あ るた め 、 準 備 行 為 の 規 定 を 設 け ま し た 。３ 　 附 則 第 ３ 項 か ら 第 ８ 項 ま で は 、 条 例 の 施 行 日前 に 実 施 機 関 が 作 成 、 取 得 し た 公 文 書 （ 施 行 日 前公 文 書 ） を 実 施 機 関 が 保 存 し て お り 、 こ の 施 行 日前 公 文 書 に つ い て 、 条 例 の 施 行 日 の 時 点 か ら 条 例の 適 用 を 完 全 に 受 け る こ と と す る の は 、 事 務 の 効率 性 等 の 観 点 か ら 適 当 で は な い た め 、 経 過 措 置 を設 け て い ま す 。４ 　 条 例 第 ８ 条 の 文 書 の 作 成 に つ い て は 、 当 然 に施 行 日 後 の 文 書 の 作 成 に つ い て 適 用 さ れ ま す 。５ 　 条 例 第 ９ 条 の 公 文 書 の 整 理 に つ い て は 、 附 則第 ３ 項 に お い て 、 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 適 用除 外 と し た う え で 、 附 則 第 ４ 項 に お い て 「 第 ９ 条の 規 定 に 準 じ て 、 整 理 し な け れ ば な ら な い 」 と して い ま す 。 こ の 「 準 じ て 」 は 、 で き る 限 り 、 条 例に 基 づ く 公 文 書 管 理 を 行 う べ き で あ る が 、 施 行 日前 公 文 書 が 膨 大 で あ る こ と に 鑑 み て 、 条 例 第 １ 条の 目 的 に 相 反 し な い 範 囲 で 管 理 さ れ て い れ ば 、 改

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め て 整 理 し 直 し た り す る た め の 措 置 を 講 じ る な どを し な く て も 許 容 さ れ る と い う 趣 旨 で す 。 ま た 、保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 （ 移 管 ・ 廃 棄 ） は 、 保 存 期間 満 了 後 に 設 定 す る こ と が 許 容 さ れ ま す 。６ 　 条 例 第 10 条 の 文 書 の 保 存 に つ い て は 、 附 則 第３ 項 に お い て 、 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 適 用 除外 と し た う え で 、 附 則 第 ４ 項 に お い て 「 第 10 条 の規 定 に 準 じ て 、 整 理 し な け れ ば な ら な い 」 と し てい ま す 。 こ の 「 準 じ て 」 は 、 で き る 限 り 、 条 例 に基 づ く 公 文 書 管 理 を 行 う べ き で あ る が 、 施 行 日 前公 文 書 が 膨 大 で あ る こ と に 鑑 み て 、 条 例 第 １ 条 の目 的 に 相 反 し な い 範 囲 で 管 理 さ れ て い れ ば 、 保 存す る 際 の 識 別 を 容 易 に す る た め の 措 置 を 講 じ な くて も 許 容 さ れ る と い う 趣 旨 で す 。７ 　 条 例 第 11 条 の 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に つ い ては 、 附 則 第 ５ 項 に お い て 「 施 行 日 前 公 文 書 に つ いて 、 当 分 の 間 、 第 11 条 の 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に記 載 し な い こ と が で き る 」 と し て い ま す 。 こ れ は 、施 行 日 後 に 作 成 し た 公 文 書 フ ァ イ ル 等 に つ い て は 、公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 へ の 記 載 を 想 定 し て 作 成 され る の に 対 し 、 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 、 保 有し て い る フ ァ イ ル を 調 査 し て 、 一 覧 を 作 成 す る 必要 が あ る か ら で す 。

し か し な が ら 、 各 実 施 機 関 は 、 中 長 期 的 に は保 有 す る 施 行 日 前 公 文 書 を 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理

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簿 に 記 載 す る よ う 努 め る べ き も の で す 。な お 、 条 例 施 行 規 則 附 則 第 ２ 項 に お い て 、 施

行 日 前 公 文 書 に つ い て は 、 第 ５ 条 第 1 項 第 １ 号及 び 第 ７ 号 か ら 第 11 号 ま で の 事 項 並 び に 条 例 の施 行 の 日 前 に さ れ た 延 長 に 係 る 第 12 号 の 事 項 につ い て は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載 す る こと が 困 難 で あ る 場 合 に は 、 当 分 の 間 、 当 該 事 項を 記 載 し な い こ と が で き る 特 例 を 設 け て い ま す 。

８ 　 条 例 第 12 条 の 移 管 及 び 廃 棄 に つ い て は 、 附 則第 ３ 項 に お い て 、 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 適 用除 外 と し た う え で 、 附 則 第 ６ 項 に お い て 「 第 12 条第 １ 項 、 第 ２ 項 及 び 第 ４ 項 の 規 定 に 準 じ て 、 知 事に 協 議 し 、 及 び 公 文 書 館 に 移 管 し 、 又 は 廃 棄 す るも の と す る 」 と し て い ま す 。

こ の 「 準 じ て 」 は 、 お お む ね 施 行 日 後 の 公 文書 と 同 様 で す が 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） へ の 協 議 、公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 、 廃 棄 公 文 書 の 一 覧の 公 表 を 行 う た め に は 、 施 行 日 前 公 文 書 の 一 覧が 必 要 で あ り 、 保 有 し て い る フ ァ イ ル を 調 査 して 作 成 す る 必 要 が あ る こ と か ら 、 条 例 施 行 規 則附 則 第 ３ 項 に お い て 、 歴 史 公 文 書 等 が 含 ま れ る可 能 性 が 極 め て 少 な い 保 存 期 間 （ 延 長 さ れ た 場合 に あ っ て は 、 延 長 後 の 保 存 期 間 ） が ５ 年 未 満の 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 、 実 施 機 関 の 判 断に 委 ね る も の と し 、 当 該 判 断 に よ り 廃 棄 す る も

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の は 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） へ の 協 議 等 の 対 象 から 除 外 し て い ま す 。

条 例 第 12 条 第 ２ 項 に 準 じ て 附 則 第 ６ 項 前 段 によ り 行 わ れ る 実 施 機 関 と 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） との 協 議 に つ い て も 、 協 議 終 了 後 、 条 例 第 32 条 第２ 号 に よ り 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） か ら 公 文 書 管理 委 員 会 に 諮 問 さ れ ま す 。

な お 、 令 和 ２ 年 ４ 月 １ 日 の 公 文 書 館 開 館 時 に移 管 し た お お む ね 昭 和 以 前 に 作 成 又 は 取 得 さ れた 公 文 書 等 に つ い て は 、 公 文 書 館 長 の 職 が 存 しな か っ た た め 、 知 事 が 各 実 施 機 関 の 協 議 を 受 け 、公 文 書 管 理 委 員 会 に 諮 問 の う え 、 移 管 し て い ます 。

条 例 第 12 条 第 ２ 項 に 準 じ る た め 、 議 会 の 施 行日 前 公 文 書 に つ い て は 、 知 事 （ 公 文 書 館 長 ） への 協 議 及 び 公 文 書 管 理 委 員 会 へ の 諮 問 は 、 不 要で す 。

９ 　 附 則 第 ６ 項 の 後 段 に お い て 、 「 附 則 第 ５ 項 の規 定 に 基 づ き 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載 し て いな い 施 行 日 前 公 文 書 を 廃 棄 す る 場 合 に は 、 実 施 機関 は 、 あ ら か じ め 、 廃 棄 す る 施 行 日 前 公 文 書 の 一覧 を 公 表 し な け れ ば な ら な い 」 こ と と し て い ま す 。こ れ は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載 さ れ て い る公 文 書 は 、 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 が 記 載 さ れ 、 公表 さ れ て い ま す が 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 に 記 載

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さ れ て い な い 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 、 県 民 が歴 史 公 文 書 等 の 該 当 性 に つ い て 確 認 す る こ と が でき な い た め 、 廃 棄 時 に 確 認 で き る 機 会 を 設 け る もの で す 。

な お 、 施 行 日 前 公 文 書 で あ っ て も 、 知 事 （ 公文 書 館 長 ） へ の 協 議 時 に 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿の 「 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 」 に 廃 棄 す る 旨 を 記載 し 、 60 日 以 上 県 民 に 公 表 さ れ た も の に つ い ては 、 本 項 後 段 の 公 表 を 別 途 行 う 必 要 は あ り ま せん 。

ま た 、 条 例 施 行 規 則 附 則 第 ３ 項 に お い て 、 歴史 公 文 書 等 が 含 ま れ る 可 能 性 が 極 め て 少 な い 保存 期 間 が ５ 年 未 満 の 施 行 日 前 公 文 書 に つ い て は 、本 項 後 段 の 公 表 の 対 象 か ら 除 外 し て い ま す 。

10 　 附 則 第 ７ 項 に お い て 、 附 則 第 ６ 項 に 基 づ く 施行 日 前 公 文 書 に つ い て も 、 施 行 日 後 に 作 成 又 は 取得 さ れ た 公 文 書 と 同 様 に 、 知 事 が 廃 棄 の 措 置 を とら な い よ う に 求 め る こ と が で き る も の と し ま し た 。公 文 書 管 理 委 員 会 の 答 申 を 前 提 と す る こ と に つ いて も 、 施 行 日 後 に 作 成 又 は 取 得 さ れ た 公 文 書 と 同様 で す 。11 　 条 例 第 13 条 の 管 理 状 況 の 報 告 等 に つ い て は 、施 行 日 前 公 文 書 に つ い て も 対 象 と し ま す が 、 条 例施 行 規 則 第 ８ 条 第 １ 号 の 「 公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 作成 等 の 状 況 」 に つ い て は 、 公 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿

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に 記 載 し た 施 行 日 前 公 文 書 を 対 象 と す る も の と しま す 。 ま た 、 同 条 第 ２ 号 の 「 保 存 期 間 が 満 了 し た公 文 書 フ ァ イ ル 等 の 移 管 及 び 廃 棄 の 状 況 」 は 、 条例 施 行 規 則 附 則 第 ３ 項 の 公 文 書 館 長 に 協 議 を 要 する 施 行 日 前 公 文 書 を 対 象 と す る も の と し ま す 。12 　 条 例 第 14 条 の 公 文 書 管 理 規 程 に つ い て の 施 行日 前 公 文 書 等 の 取 扱 い に つ い て は 、 条 例 第 １ 条 の目 的 を 踏 ま え 、 各 実 施 機 関 の 判 断 に よ り ま す 。13 　 附 則 第 ８ 項 に お い て 、 附 則 第 ６ 項 及 び 第 ７ 項に よ り 公 文 書 館 に 移 管 さ れ た 施 行 日 前 公 文 書 等 につ い て は 、 条 例 第 ２ 条 第 ４ 項 第 1 号 の 規 定 に よ り移 管 さ れ た 特 定 歴 史 公 文 書 等 と み な し 、 条 例 第 12

条 第 １ 項 又 は 第 ３ 項 に よ り 移 管 さ れ た 特 定 歴 史 公文 書 等 と 同 様 に 扱 う も の と し て い ま す 。14 　 附 則 第 ９ 項 は 、 公 文 書 管 理 委 員 会 の 任 期 に つい て 、 特 例 を 定 め た も の で す 。 条 例 は 、 令 和 元 年６ 月 議 会 で 可 決 さ れ 、 令 和 元 年 ７ 月 ３ 日 に 公 布 され ま し た 。 公 文 書 管 理 委 員 会 は 、 条 例 施 行 規 則 等の 検 討 を 行 う た め 、 令 和 元 年 ７ 月 29 日 に 設 置 さ れま し た が 、 条 例 第 31 条 第 ５ 項 に 従 い 、 任 期 を ２ 年と す る と 、 ７ 月 に 委 員 の 委 嘱 を 行 う こ と に な り 、毎 年 度 の 公 文 書 の 移 管 又 は 廃 棄 の 協 議 及 び 諮 問 の時 期 と 重 な る こ と が 想 定 さ れ た た め 、 当 該 協 議 及び 諮 問 が 一 定 終 了 す る こ と が 見 込 ま れ る ９ 月 30 日ま で 延 長 し た も の で す 。

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15 　 附 則 第 10 項 は 、 条 例 の 制 定 を 踏 ま え 、 現 用 の公 文 書 の 情 報 の 公 開 に 関 す る 条 例 で あ る 情 報 公 開条 例 を 改 正 し て い ま す 。 改 正 内 容 は 、 以 下 の と おり で す （ 条 項 は 、 改 正 時 の 条 項 で す 。 ） 。

ア 　 情 報 公 開 条 例 第 ２ 条 第 ２ 号 、 第 ３ 号「 公 文 書 」 の 定 義 を 条 例 の 定 義 に 合 わ せ る

こ と に よ り 、 そ の 範 囲 が 条 例 と 同 様 で あ る こと を 明 確 に す る 。イ 　 情 報 公 開 条 例 第 ５ 条

開 示 請 求 権 の 規 定 を 行 政 機 関 の 保 有 す る 情報 の 公 開 に 関 す る 法 律 に 合 わ せ 、 内 容 を 明 確に す る （ 運 用 に 変 更 な し 。 ） 。ウ 　 情 報 公 開 条 例 第 12 条 の ２

条 例 第 22 条 の 制 定 を 踏 ま え 、 開 示 請 求 に 対し 、 公 益 上 の 理 由 か ら 第 三 者 の 情 報 を 開 示 する 場 合 に 、 事 前 に 第 三 者 に 意 見 書 提 出 の 機 会を 付 与 す る な ど の 手 続 を 厳 格 に し 、 第 三 者 の権 利 の 侵 害 に 配 慮 す る 。エ 　 情 報 公 開 条 例 第 17 条

法 律 等 に 閲 覧 又 は 縦 覧 の 定 め の み 規 定 さ れて い る 公 文 書 に つ い て は 、 写 し の 交 付 を 開 示請 求 す る こ と が で き る こ と を 明 確 に す る 。オ 　 情 報 公 開 条 例 附 則 第 ２ 項 及 び 第 ４ 項

改 正 前 の 情 報 公 開 条 例 に お い て は 、 実 施 機関 が 条 例 の 実 施 機 関 と な っ た 日 よ り 前 の 公 文

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書 に つ い て は 、 保 存 期 間 が 「 永 年 」 と す る 公文 書 の み を 開 示 請 求 の 対 象 と し て き た が 、 公文 書 館 の 設 置 に よ り 、 実 施 機 関 で 永 年 保 存 とし て き た 文 書 に つ い て 、 一 定 期 間 後 に 公 文 書館 に 移 管 す る か ど う か を 実 施 機 関 が 検 討 す る機 会 を 確 保 す る た め 、 「 永 年 」 の 保 存 期 間 を廃 す る こ と と し た こ と を 踏 ま え 、 令 和 ２ 年 ３月 31 日 に お い て 保 存 期 間 を 永 年 と し て い た 公文 書 に つ い て 、 引 き 続 き 開 示 請 求 の 対 象 と する 改 正 を 行 う 。

た だ し 、 議 会 に つ い て は 、 こ れ ま で 永 年 保存 と し て き た 議 事 録 等 を 引 き 続 き 永 年 保 存 とし て 残 す 判 断 を 行 っ た た め 、 附 則 第 ３ 項 の 改正 は 、 行 わ な か っ た 。カ 　 そ の 他

条 例 の 規 定 と の 対 比 か ら 、 字 句 の 整 理 等 を行 う 。（ 公 文 書 の 開 示 の 請 求 の 略 称 を 開 示 請 求 と する 。 開 示 請 求 の 請 求 者 を 開 示 請 求 者 と す る 。開 示 請 求 の 請 求 書 を 開 示 請 求 書 と す る 。 ）

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