Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Departamento de Economía

Economics Lecture Notes

Algunas consideraciones (para economistas) para la presentación de informes que incluyen tablas y gráficos empleando Microsoft Word en Windows

Julio Cesar Alonso Cifuentes María Paula Ocampo Icesi ECONOMICS LN No. 13

Diciembre 2020

Algunas consideraciones (para economistas) para la presentación de informes que incluyen tablas y gráficos empleando Microsoft Word en Windows

Julio Cesar Alonso Cifuentes María Paula Ocampo

Icesi

ECONOMICS LN No.13

Diciembre 2020

Universidad Icesi

Editor: Carlos Giovanni González Espitia Profesor tiempo completo, Universidad Icesi cggonzalez@icesi.edu.co

Asistente editorial: Laura María Otero López

Gestión Editorial Departamento de Economía - Universidad Icesi

Apuntes de Economía es una publicación del Departamento de Economía de la Universidad Icesi, cuya finalidad es divulgar las notas de clase de los docentes y brindar material didáctico para la instrucción en el área económica a diferentes niveles. El contenido de esta publicación es responsabilidad absoluta de los autores.

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Algunas consideraciones (para economistas) para la presentación de informes que incluyen tablas y gráficos empleando Microsoft

Word en Windows

Julio César Alonso jcalonso@icesi.edu.co

María Paula Ocampo

Cienfi - Departamento de Economía Universidad Icesi Cali – Colombia

Diciembre 2020

1. Objetivos de Aprendizaje Al finalizar la lectura de este documento el lector estará en capacidad de:

• Generar un documento con numeración automatizada en Word para Windows teniendo en cuenta los títulos, secciones y subsecciones.

• Modificar y personalizar el estilo de cada parte del documento en Word para Windows.

• Construir tablas y gráficos que tienen en cuenta parámetros comúnmente empleados por los economistas para la presentación de estos.

• Insertar tablas de Excel y numerarlas automáticamente en Word para Windows.

• Insertar títulos, tablas de contenido y referencias cruzadas al texto del documento a través del menú “Referencias”.

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2. Introducción La apariencia profesional y la facilidad de ser leído de un informe depende en gran medida de su

presentación y de seguir las convenciones tradicionales en la profesión. Naturalmente el contenido del informe es muy importante, pero la manera como se presenta la información puede ser un determinante fundamental de su éxito al momento de alcanzar los objetivos de comunicación deseados. En especial, al presentar información cuantitativa los informes técnicos deben ser precisos y lo más claros posibles para evitar malas interpretaciones, ambigüedades o pérdida de tiempo del lector para encontrar e interpretar la información deseada. Estas notas tienen como objetivo presentar unas convenciones empleadas por los economistas para reportar información en forma de tabla o gráficos, de tal forma que ésta quede ordenada y sea fácilmente interpretada y entendida por cualquier lector. Así mismo, se describe como automatizar el proceso de numeración de secciones, tablas y gráficos y de hacer referencia a estos elementos por medio de Microsoft Word (Versión 2016) en Windows, el cual hace más rápida la edición y redacción de los informes técnicos. Si usted es usuario de Word en el sistema operacional MacOS (versión 16.43 (20110804)), podrá encontrar un documento idéntico a este en el mismo lugar donde descargó este archivo.

Por tanto, además de la presentación de un conjunto de normas para presentar un informe y los formatos de tablas y gráficos, en estas notas se incluye una descripción de los estilos y formatos del esquema general que se le puede dar a cualquier tipo de documento, lo que en síntesis involucra una automatización de la numeración y los títulos por medio de Microsoft Word. Si bien Word no es el único procesador de texto disponible, si puede ser uno de los más empleados en las organizaciones al momento de presentar textos. El proceso de automatización de los elementos del texto y las referencias cruzadas en otros procesadores de texto es muy similar y el lector podrá encontrar fácilmente como adaptar los pasos que aquí se presenten a otros paquetes. No obstante, las normas para la presentación de los cuadros y gráficos son independientes de la herramienta que se emplee.

Este documento está organizado de la siguiente manera. En la siguiente sección se discute como numerar las secciones de un documento. La cuarta parte del documento discute los elementos que deben tener las tablas y gráficos y como numerarlos automáticamente en Word. El documento concluye con unos comentarios finales.

3. Numeración automática de las secciones de un documento

Contrario a lo que ocurre con un ensayo literario, normalmente los autores de informes técnicos dividen su contenido en secciones que permiten la identificación rápida del tema desarrollado en cada apartado del documento. Convencionalmente, Microsoft Word es empleado como una “máquina de escribir” sin emplear todas sus potencialidades de un procesador de texto. Esta herramienta debidamente empleada permite la automatización de la edición de un documento y facilitar que la adición o el borrado de una parte del texto no implique numerar nuevamente todas las partes del documento. Por ejemplo, usualmente cuando un autor va a numerar las secciones de un informe, simplemente digita el número de la sección que necesita. En ese caso, si se encuentra redactando la sección 8 del informe y de pronto se da cuenta que era necesario incluir una nueva sección entre la uno y la tres, entonces el autor deberá manualmente renumerar todas las secciones y subsecciones del documento. Microsoft Word (y cualquier otro procesador de texto disponible), le evita hacer todo ese cambio de numeración de manera manual si se emplean las funciones de formato.

Antes de examinar la forma de numerar las partes de un documento automáticamente, es importante tener en cuenta que al subdividir un informe se presentan diferentes niveles. Es decir, un documento se puede dividir en secciones y cada una de las secciones se puede dividir a su vez en diferentes partes o subsecciones y así sucesivamente.

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Ejemplo 3.1. Organización de un documento que analiza indicadores socio-económicos

Suponga que se va a escribir un documento que presente el análisis de indicadores

socioeconómicos para una región determinada. Para esto el autor lo organiza en tres grandes

temas: Indicadores Demográficos, Indicadores del Mercado Laboral e Indicadores de Calidad

de Vida. Así mismo, el autor desea dividir la discusión de cada uno de los grandes temas en

más subtemas. A continuación, se muestra el esquema diseñado por el autor para presentar el

documento. Entre paréntesis se ilustra el nivel de desagregación del texto al que corresponde

cada parte.

Ilustración 0.1 Esquema del ejemplo

1. Indicadores Demográficos (Nivel 1)

1.1. Estructura de la Población (Nivel 2)

1.1.1. Composición (Nivel 3)

1.1.2. Comportamiento (Nivel 3)

1.2. Pirámides Poblacionales (Nivel 2)

2. Indicadores de Mercado Laboral (Nivel 1)

2.1. PEA (Nivel 2)

2.2. PET (Nivel 2)

2.3. PEI (Nivel 2)

3. Indicadores de Calidad de Vida (Nivel 1)

3.1. Coeficiente de Gini (Nivel 2)

3.2. Curva de Lorenz (Nivel 2)

FUENTE: Ejemplo de los autores

Por ejemplo, en la Ilustración 3.1 (ver Ejemplo 3.1 en la página 5 ) se presenta el esquema de un

documento cuyo tema son los indicadores socioeconómicos. Note que el documento consta de 3 secciones principales: Indicadores Demográficos, Indicadores del Mercado Laboral e Indicadores de Calidad de Vida. Dichas secciones están a su vez subdivididas. Por ejemplo, la sección uno se subdivide en dos: Estructura de la Población y Pirámides Poblacionales. Las subsecciones se pueden a su vez subdividir, observe la subsección 1.1 (Estructura de la Población) que se divide en Composición y Comportamiento. Así, en este ejemplo existen 3 grandes niveles de división: las secciones (Nivel 1), las subsecciones (Nivel 2) y las divisiones que se hagan de estas subsecciones (Nivel 3). Usualmente, para facilitar la navegación por el documento, las secciones de un documento profesional y sus correspondientes divisiones llevan una numeración, tal como se observa en la Ilustración 3.1.

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3.1 Asignando el estilo

La vía más rápida para hacer esta numeración automáticamente es con la opción “Estilos” que se encuentra en la barra de herramientas de Microsoft Word en el menú de “Inicio” como se observa en la Ilustración 3.2 (parte inferior derecha de la barra de herramientas resaltado con un óvalo naranja). Al escoger esta opción aparecerá al lado derecho de la pantalla una pestaña de dialogo. Esta ventana permite al autor asignar un formato diferente a cada párrafo que escribe.

Los párrafos de texto corresponden al formato “Normal” y cada uno de los títulos de las secciones se

pueden numerar de acuerdo a su nivel (ver Ejemplo 3.1 en la página 4 ). Para obtener una numeración automática es necesario que cada título de sección, subsección, etc., tenga un formato correspondiente. Así, si se trata de un título que corresponde al Nivel 1 como el de la Ilustración 3.2, es necesario emplear la opción formato “Título 1”, si el título corresponde a una subsección, es decir Nivel 2, se debe emplear el formato “Titulo 2” y así sucesivamente.

Ilustración 3.2 Barra de estilos en Microsoft Word Una vez establecido el nivel de cada uno de los títulos, se puede modificar el formato de cada uno de los

niveles como se desee. Por ejemplo, incluir o no la numeración, cambiar el tamaño de letra y si se presenta en negrilla o en itálicas. En la siguiente sección veremos cómo hacer esto.

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3.2 Modificando el estilo

Para asignar el formato “Título 1” se debe escribir primero el título, según el Ejemplo 3.1, el primer tema

grande es Indicadores demográficos, y luego se selecciona “Título 1” que se encuentra en el menú de “Estilos” (ver flecha de la Ilustración 3.3). Haciendo clic en la flecha se elige “modificar”; a continuación, aparece una ventana “modificar el estilo” que permite dar formato a los párrafos que de aquí en adelante empleen el formato “Titulo 1”, incluyendo la numeración.

Ilustración 3.3 Ventana de modificación de estilos en Microsoft Word

En esta ventana se pueden hacer los cambios de fuente, tamaño, interlineado o lo que desee el autor. Para

asignar la numeración correspondiente al formato “Título 1” se debe hacer clic en el botón inferior izquierdo “formato” y luego clic en “numeración”, en este último menú se selecciona aquella numeración que se va a emplear. Una vez realizada la selección se escoge la opción aceptar.

El anterior procedimiento debe ser repetido cada vez que se dé formato por primera vez a un título de un

determinado nivel. Por su parte, cuando se va a asignar el siguiente título de Nivel 1 a un texto, en este caso Indicadores del mercado laboral, bastará con pararse donde el título ha sido escrito y escoger del menú “Estilos” la opción “Titulo 1”. Para finalizar esta sección, es importante resaltar que, si bien este procedimiento parece engorroso, al momento de redactar un informe técnico voluminoso este formateo automático facilitará el trabajo de edición y con seguridad ahorrará mucho tiempo. Otro beneficio de hacer este tipo de formato es la posibilidad de construir fácilmente un índice.

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4 Presentación de Tablas y Gráficos

Como se discutió al inicio de estas notas, no sólo es importante organizar bien el informe, sino también presentar la información de forma coherente. En las siguientes subsecciones se sugiere un formato para la presentación de tablas y gráficos que permitirá su homogenización y a su vez simplificar su lectura.

Antes de entrar en el detalle, hay unos elementos comunes cuando se presentan tablas (o cuadros) y gráficos. Cada uno de estos elementos deben estar autocontenidos. Es decir, toda la información necesaria para interpretar o leer la tabla o gráfico debe estar contenido en ellos.

Esto implica que cada gráfico y tabla debe tener un título que permita entender el contenido de este elemento. Los títulos deben ser claros y contener información que permita identificar la región, el periodo y las unidades para los datos reportados. Es común que las unidades se expresen entre paréntesis. Los economistas comúnmente ubican el título en la parte superior. Este puede estar centrado o alineado a la izquierda. Los cuadros y gráficos se presentan numerados para hacer más fácil la referencia a estos en el texto. El número va antes del título como tal, pero en la misma línea. El título se escribe únicamente con la primera letra en mayúscula y solo.

Otros dos elementos en común son la fuente de los datos y las notas de ser necesarias. Ambos elementos se ubican en la parte inferior izquierda, primero las notas y finalmente la fuente. Por otro lado, el tamaño de letra que se emplea es menor que el del título y el texto y las palabras “Notas” y “Fuente” se presentan en negrilla, mientras que el contenido de las notas y la fuente se presentan sin la negrilla. En la Ilustración 4.1 se presenta de manera esquemática estos elementos.

Ilustración 4.1. Esquema de elementos deseables comunes a una tabla y gráfico.

Fuente: construcción propia

El Ejemplo 4.1 presenta ejemplos de gráficos y tablas que incluyen y que no incluyen todos los elementos anteriormente mencionados.

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Ejemplo 4.1. Ejemplos de cuadros y gráficos.

A continuación, se presenta un ejemplo de tabla que incluye todos los elementos deseables común a los

gráficos y uno que no incluye todos los elementos. Así mismo, se presenta un ejemplo de gráfico.

Incorrecto Correcto Tabla 0.1. PIB

Fuente: DANE

Tabla 0.2. PIB anual y su crecimiento en Colombia. 2005-

2019

(Miles de millones de pesos constantes de 2015 y %)

Notas: p = Provisional y pr = Preliminar

Fuente: DANE

Gráfico 0.1. Tasa de desempleo mensual

Fuente: DANE

Gráfico 0.2. Tasa de desempleo mensual total nacional en

Colombia.

Enero 2001 – Octubre 2020 (%)

Fuente: DANE

AñoMiles de

millones de pesos

Variación anual %

2005 # 514,8532006 # 549,435 6.72007 # 586,457 6.72008 # 605,713 3.32009 # 612,616 1.12010 # 640,151 4.52011 # 684,628 6.92012 # 711,415 3.92013 # 747,939 5.12014 # 781,589 4.52015 # 804,692 3.02016 # 821,489 2.12017 # 832,656 1.4

2018 (p) # 853,600 2.52019 (pr) # 881,429 3.3

Año PIB Variación anual

2005 # 514,8532006 # 549,435 6.72007 # 586,457 6.72008 # 605,713 3.32009 # 612,616 1.12010 # 640,151 4.52011 # 684,628 6.92012 # 711,415 3.92013 # 747,939 5.12014 # 781,589 4.52015 # 804,692 3.02016 # 821,489 2.12017 # 832,656 1.4

2018 (p) # 853,600 2.52019 (pr) # 881,429 3.3

0.0

5.0

10.0

15.0

20.0

25.0

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct Jul

Abr

Ene

Oct

Jul*

Tasa de desempleo

0.0

5.0

10.0

15.0

20.0

25.0

ene-01

dic-0

1nov-02

oct-0

3sep-04

ago-05

jul-06

jun-07

may-08

abr-0

9mar-10

feb-11

ene-12

dic-1

2nov-13

oct-1

4sep-15

ago-16

jul-17

jun-18

may-19

abr-2

0

Rasa

de

dese

mpl

eo (%

)

Mes

10

En general las tablas y graficas deben ubicarse en la misma página donde son referenciadas en el texto por primera vez. De no ser posible, es deseable que primero se haga referencia a la tabla o figura en el texto y después se presente la tabla, pero no siempre esto es posible. Ahora entremos en el detalle de cada uno de estos elementos.

4.1 Tablas 4.1.1 Elementos deseables en las Tablas Como se mencionó anteriormente, toda tabla debería tener como objetivo presentar de una manera ágil y simple la información. Este objetivo se cumplirá si se ofrece al lector toda la información relevante que le permita identificar rápidamente sus principales características y de esta misma manera hacer una interpretación acertada de los datos incluidos. Ya discutimos que las tablas deben ir numeradas y con un título que permita entender claramente el contenido de esta. El título debe incluir las unidades en que se reportan los datos, el período que cubre la información y su cobertura geográfica. También discutimos la necesidad de incluir la fuente y notas necesarias al pie de la tabla.

Ahora concentrémonos en el cuerpo de las tablas. Las tablas contienen columnas y filas. Para facilitar el entendimiento de la información en una tabla es ideal incluir un encabezado en cada columna para describir el contenido de estas. También cada fila debe llevar un encabezado. Esto permite entender que contiene cada celda del cuerpo de la tabla. Los encabezados de las columnas y filas se escriben con mayúscula sólo la primera letra a menos que sean una sigla. Es importante no repetir las unidades de medida en el cuerpo de la tabla si ya se incluyeron en el título.

Sobre las cifras que se presentan en el cuerpo de la tabla, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones para facilitar la lectura:

• Incluir solo una cifra (número) por celda.

• No repetir las unidades en cada una de las celdas. Por ejemplo, si todas las cifras de una columna están en pesos, es mejor no incluir el signo “$” para cada una de las filas de esa columna.

• En la medida de los posible, incluir datos que se puedan comparar.

• Si no hay datos para alguna celda, se deben marcar de alguna manera clara. Por ejemplo, se puede incluir la sigla N.D (No disponible) o en inglés N.A (Not available). Naturalmente estas siglas deberán explicarse en las notas al pie de la tabla. Otra opción es emplear un guion (y explicarlo en las notas). No es una buena costumbre dejar casilla en blanco. Por ejemplo, si el valor de una celda es un millón y medio, es recomendable emplear.

• Incluir separadores de miles y millones cuando sea necesario.

• Incluir en todas las cifras de una columna tantos decimales como sean necesarios para interpretar los datos.

• Si tiene sentido, es deseable que todas las cifras tengan el mismo número de dígitos decimales.

• Incluir siempre un cero delante de la coma decimal (o punto si se emplea puntos para separar los decimales. Por ejemplo, si el valor que irá en una celda es ,8, entonces debería reportarse 0,8. Es importante anotar que cuando se emplean estimaciones de modelos estadísticos es común que se empleen un punto y no la coma para expresar las cifras decimales.

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• Si la tabla solo incluye números enteros, entonces es recomendable no incluir decimales. Es decir, en caso de solo enteros es deseable escribir los datos como 2 en vez de 2,0.

Por otro lado, para facilitar la lectura de los datos es conveniente no emplear líneas horizontales y verticales en el cuerpo de una tabla. Es decir, no es una buena práctica que cada celda de la tabla tenga los cuatro bordes. Los economistas habitualmente emplean barras horizontales en la parte arriba de la tabla y en la parte inferior. Esto indica el inicio y el fin del cuerpo de la tabla. Por otro lado, a terminar los encabezados de las columnas típicamente se incluye otra línea horizontal (ver Ilustración 4.2) .

Ilustración 4.2. Esquema de formato deseable en una tabla.

Fuente: construcción propia

En algunas ocasiones puede ser deseable agrupar algunas columnas, esto se puede hacer adicionando filas en el encabezado y empleando las líneas horizontales. En la 4.3 se presenta un ejemplo. En este caso, hay dos grandes categorías, las tasas de interés y los rendimientos (o variaciones) de los activos en Colombia. En la tabla se emplean las líneas horizontales para mostrar esos dos grupos. Noten que la variación de los activos a su vez presenta una subdivisión, que nuevamente se expresa con una línea horizontal.

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Tabla 4.3. Tasas de interés y variaciones de activos en Colombia. 2000 a 2019 (%)

Notas: 1/ Tasa vigente a fin de periodo. 2/ Promedio anual simple. 3/ Promedio anual simple de la tasa de colocación promedio ponderada mensual en cada modalidad. 4/ Promedio ponderado por desembolso en cada periodo de las tasas de los créditos ordinarios, tesorería y preferenciales. 5/ Promedio ponderado en cada periodo de la tasa de los créditos desembolsados para adquisición de vivienda en pesos y en UVR. 6/ Variación porcentual anual del índice global de la Bolsa de Valores de Colombia. 7/ Promedio semanal de las tasas spot cero cupón, las cuales se estiman utilizando la metodología de Nelson y Siegel con un proceso de optimización el cual busca replicar los precios de mercado de los diferentes TES en pesos transados diariamente. ** Desde el 4 de marzo de 2019 se actualizó la serie histórica de las tasas cero cupón de TES en pesos después de un ajuste metodológico. n.d. = dato no disponible.

Fuente: Banco de la República.

En la escritura de los documentos es deseable que las tablas estén en la misma dirección del texto. Es decir, si el texto está escrito en una dirección, el lector no debería tener que girar el documento para ver una tabla. Esto nos lleva a la situación en la cual tengamos tablas que son más anchas que una página o más larga que una página. En esa situación será necesario dividir la tabla en dos o más tablas.

Para dividir las tablas, tendremos en cuenta que las líneas horizontales muestran el inicio (la parte superior) y el fin (parte inferior) en el sentido vertical de una tabla. En la

Ilustración se presenta una tabla que tenía más columnas que las que se podían incluir en una página. Esta tabla fue dividida en dos tablas.

Noten que en ambas tablas se repiten los rótulos de las filas y se incluyen la última línea horizontal, mostrando que no existen más filas en la tabla. En la parte superior derecha de la tabla entre el título y el cuerpo se incluyó un conteo que permite determinar en el número de tablas en las que si dividió el cuadro y en qué tabla de la secuencia de tablas nos encontramos. Adicionalmente, en la segunda tabla (y de ahí en adelante) se incluye la abreviación “Cont.” para denotar que es continuación de otra tabla. En la última tabla se presentan las notas y la fuente. Esto permite mandar la señal adicional de que esta es la última tabla de la secuencia.

Tasa de Precio de

Año intervención 1/ vivienda (IPVU)

1 año 5 años 10 años

2000 12.00 12.15 28.77 16.73 22.24 -7.08 n.d. n.d. n.d. n.d.2001 8.50 12.44 33.57 17.70 20.46 -2.39 n.d. n.d. n.d. n.d.2002 5.25 8.94 28.45 13.39 19.74 -5.01 50.22 n.d. n.d. n.d.2003 7.25 7.80 27.05 12.90 20.61 -3.73 45.07 10.17 14.85 15.502004 6.50 7.80 26.00 12.70 19.11 3.27 86.22 9.22 13.08 14.572005 6.00 7.01 24.16 11.97 17.89 3.10 118.91 7.05 10.09 11.752006 7.50 6.27 20.55 10.98 14.89 9.16 17.32 7.43 8.89 9.162007 9.50 8.01 22.29 13.48 15.13 10.08 -4.18 9.25 10.07 10.002008 9.50 9.74 25.74 15.33 16.78 9.64 -29.30 10.46 11.79 11.872009 3.50 6.15 23.22 11.53 15.36 5.55 53.45 5.94 8.58 9.542010 3.00 3.66 18.15 7.72 13.14 4.69 33.57 4.14 7.46 8.442011 4.75 4.21 18.12 8.39 13.00 4.89 -18.27 5.11 7.29 8.092012 4.25 5.36 19.23 9.87 13.19 7.32 16.19 5.28 6.24 6.892013 3.25 4.24 17.90 8.48 11.28 7.75 n.d. 4.15 5.65 6.432014 4.50 4.07 17.30 8.65 11.11 4.85 n.d. 4.58 6.13 7.032015 5.75 4.58 17.27 9.37 11.05 3.82 n.d. 5.09 6.55 7.822016 7.50 6.78 19.14 12.81 12.39 4.47 n.d. 6.94 7.40 7.992017 4.75 5.99 19.43 11.26 11.73 2.17 n.d. 5.57 6.17 6.812018 4.25 4.71 18.01 9.30 10.59 3.44 n.d. 4.71 6.10 6.992019 4.25 4.50 16.69 8.87 10.42 3.09 n.d. 4.56 5.62 6.50

Tasas de interés Variación de los precios de los activos

DTF 2/ Consumo 3/ Comercial 4/ Hipotecario 5/ IGBC 6/TES 7/**

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Ilustración 4.3. Esquema de formato de una tabla ancha separada en dos.

Fuente: construcción propia

Ilustración 4.4. Esquema de formato de una tabla larga separada en dos.

Fuente: construcción propia

En la Ilustración 4.4 se presenta el caso de una tabla más larga que una página que debe ser dividida en dos tablas. En este caso, la primera tabla no tiene línea horizontal en la parte inferior de tal manera que se envía la señal que la tabla sigue para abajo. La siguiente tabla repite los encabezados de las columnas y termina con una línea horizontal y las notas y fuente.

En el caso de una tabla que es más ancha y larga que una página, se iniciará cubriendo el ancho de la tabla y luego la parte vertical.

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4.12 Incluyendo y numerando automáticamente tablas en un documento de Word Ahora miremos como incluir y numerar automáticamente una tabla en un archivo de Word. En general es muy común que las tablas se realicen primero en Excel, por la facilidad de realizar diferentes cálculos y editar las características de las celdas. Así el flujo de trabajo para incluir una tabla en Word inicia típicamente desde un archivo de Excel donde se encuentra el cuerpo de la tabla con el formato deseado.

Para mostrar el proceso de pegar una tabla desde Excel a Word y que se mantenga el nexo, reproduciremos el proceso que realizamos para la construcción de la Tabla 4.3. La tabla se encuentra en el archivo (EjemploTablaInteres.xlsx). Ahora cree un nuevo archivo de Word en el que incluiremos la tabla.

Desde Excel seleccione el cuerpo de la tabla que se desea pegar y cópiela. En este caso, seleccione de la celda D5 a la celda O27 como se muestra en la Ilustración 4.5. Posteriormente, copie la región seleccionada.

Ilustración 4.5. Selección del Cuerpo de tabla en Excel

Ahora, pasemos al documento de Word donde queremos pegar la tabla. El cuerpo de la tabla se puede pegar de muchas maneras. Una opción es pegarla como imagen, otra es con formato RTF. Pero tal vez el mejor formato para poder seguir editando desde Word es pegar la tabla como un objeto de Excel. Esto implicará que el archivo de Word guardará también la información del archivo de Excel del que provienen los datos. Esto puede generar que los archivos serán algo más grandes y necesitarán más memoria RAM para trabajar. Pero los beneficios son grandes. La tabla se podrá cambiar de tamaño (como si fuera una imagen) y editar (como si fuera un archivo de Excel). De esta manera no será necesario estar pegando un nuevo archivo en Word si hacemos un cambio en Excel y si tenemos que enviar el archivo a otra persona todos los datos de la tabla y lo necesario para su edición estará incluido.

Del menú “Inicio”, seleccione la opción “pegado especial”. Observará la ventana que se presenta en la

Ilustración 4.6. Ahora seleccione la opción “como documento Microsoft Excel objeto” y posteriormente en el botón aceptar. Ahora puede ajustar el tamaño de la tabla con el ratón para que se ajuste a las márgenes de la página. Si se quieren realizar cambios sólo basta con hacer doble clic sobre la tabla e inmediatamente se entra al archivo en Excel. Una vez termine con los cambios deseados, puede cerrar el archivo y los cambios se reflejarán inmediatamente en su archivo de Word (inténtelo).

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Ilustración 4.6. Ventana emergente de pegado especial.

Ahora que tenemos el cuerpo de la tabla, procedamos a poner el respectivo título. Recuerde que en nuestro ejemplo el título es “Tasas de interés y variaciones de activos en Colombia. 2000 a 2019 (%)”. Ahora queremos incluir el rótulo o etiqueta “Tabla” y el número de una manera automática. Para realizar esta acción de una manera automática, coloquemos el cursor en el reglón anterior al cuerpo de la tabla. Ahora seleccione la barra de “Herramientas” y escoja la opción “Referencias” / “Insertar título”, verá una ventana emergente como se muestra en la Ilustración 4.7.

Ilustración 4.7. Ventana emergente para incluir una etiqueta automática.

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En la ventana emergente, en el menú despegable “Rótulo” se puede escoger el título que se desea, en

nuestro caso buque la opción “Tabla”. Si no encuentra este rótulo, se puede crear uno nuevo, haciendo clic en la opción “nuevo rotulo”. Si se desea cambiar la forma de numeración de las tablas (por ejemplo, incluir la sección del documento) se puede emplear la opción “Numeración”. Esto genera el rótulo y el número automáticamente. Ahora, para completar la tarea de construcción de la Tabla 4.3 digite o pegue el título y las notas, así como la fuente (estas las podrá encontrar en el archivo de Excel donde esta originalmente el cuerpo de la tabla).

De aquí en adelante, cada vez que se introduzca una nueva tabla en el documento, puede seguir el mismo

procedimiento. Si en algún momento desea insertar una tabla antes de la que ya estaban, al seguir este procedimiento se renumerarán automáticamente todas las tablas del documento y cualquier otro elemento del documento que esté haciendo referencia a ellas; como por ejemplo la tabla de contenido, índice de tablas o referencias cruzadas.

Tal vez, las referencias cruzadas es el benefició más grande de automatizar el documento. Una referencia

cruzada es cuando en el texto se hace referencia a una tabla, gráfico u otro elemento numerado. Al realizar esta cita o referencia de manera automática, cada vez que cambie el número de la tabla citada, ésta se actualizará de forma inmediata. Así mismo, esto permitirá que, haciendo clic en la referencia en el texto, se nos transporte a la tabla u elemento referenciado.

Cuando en el texto se va a hacer alusión a un cuadro, gráfico, tabla, esquema, etc. la manera más efectiva

de seguir trabajando el documento es insertar una referencia automática. Siguiendo con el ejemplo, suponga que se tiene esta oración “En la Tabla 4.3 se presentan las tasas de interés y variación de los activos en Colombia para los últimos 20 años”. Para insertar la referencia a la tabla con el rótulo y el número situé el cursor en el lugar donde quiere incluir la referencia y haga clic en el menú “Referencias”, y luego “Referencia cruzada”. Observará la ventana emergente que se presenta en la Ilustración 4.8.

En esta ventana emergente aparecen tres opciones: 1) el tipo, 2) para qué epígrafe y 3) referencia a. El

“Tipo” se refiere a el tipo de objeto numerado que se quiere referenciar. Esta opción despliega todos los posibles rótulos disponibles. En nuestro ejemplo se debe seleccionar la opción “Tabla”. En la opción “para qué epígrafe” encontrará el listado de todas las tablas a las que se le ha asignado un rótulo de forma automática. Seleccione la tabla que creamos anteriormente, la que queremos referenciar. Quedará sombreada como en la Ilustración 4.8. Finalmente, en la opción “referencia a” podemos seleccionar que queremos que aparezca en el texto. “Todo el epígrafe” implicará poner el rótulo, número y título del objeto . La opción “sólo rótulo y número” genera lo que estábamos buscando para nuestro caso . Si solamente se desea tener el texto del título de la tabla se puede emplear la opción “solo texto del epígrafe” . Si necesitamos poner el número de la página en que se encuentra la tabla, podemos escoger “Número de página” . Finalmente, en algunos casos no se deseará ser tan preciso dónde se encuentra la tabla y se quiere decir que está más atrás en el texto o más adelante, para esto está la opción “Más adelante o más atrás” .

3 Por ejemplo, en el ejemplo generaría el siguiente texto: Tabla 4.3. Tasas de interés y variaciones de activos en Colombia. 2000 a 2019 (%). 4 Por ejemplo, en el ejemplo generaría el siguiente texto: Tabla. 5 Por ejemplo, en el ejemplo generaría el siguiente texto: Tasas de interés y variaciones de activos en Colombia. 2000 a 2019 (%).

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Ilustración 4.8. Ventana emergente para incluir una referencia cruzada

Como se mencionó anteriormente, entre los beneficios más destacados de esta función de referencia cruzada se encuentra, primero, que actualiza la numeración cuando se hace algún cambio después de que ésta se ha hecho y segundo, que permite, mientras se está revisando el documento en el computador, ir rápidamente a la tabla ubicando el cursor sobre la referencia cruzada y hundiendo al mismo tiempo Ctrl+clic; es decir, sigue el vínculo de la referencia.

4.2. Gráficas. Ahora, regresemos a las gráficas. La forma de presentar gráficos es muy parecida a las normas descritas

para las tablas en cuanto a los títulos, la fuente y la automatización en general. En concreto, el gráfico debe ser lo más explícito posible y fácil de interpretar. La visualización de información en forma de gráficos es una ciencia en sí. En las gráficas se debe cuidar la selección del tipo de gráfico, los colores y muchas otras dimensiones que están por fuera del alcance de este documento. A manera de resumen en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. se presenta una guía rápida para escoger el tipo de gráfico que se debería escoger dependiendo de la intención. Una buena guía introductoria sobre cómo construir gráficos y su estética se puede encontrar en Knaflic (2015) y una más avanzada en Wilkinson (1999).

6 Por ejemplo, en el ejemplo generaría el siguiente texto: 12. Noten que en esta opción la palabra página tendrá que

ser digitada. 7 Por ejemplo, en el ejemplo generaría el siguiente texto: más atrás.

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Ilustración 4.9. Tipos de gráficos según el objetivo y los tipos de datos

Fuente: Alonso y González (2012).

En todo caso, independiente del gráfico que se escoja, todo gráfico debe tener título, las notas y la fuente. Adicionalmente, los ejes con marcas numéricas y etiquetas con nombres claros que permitan entender claramente que es lo que se está graficando en cada eje. En el ejemplo 4.1. se presentan dos gráficos, uno que sigue las recomendaciones y otro que no. No obstante, la información que contienen los dos gráficos es la misma, es evidente la diferencia entre los dos.

Para finalizar es importante anotar que tanto el cuerpo del gráfico como el título se pueden incluir en

Word desde Excel de manera similar a lo que hicimos con las tablas. Para pegar el cuerpo del gráfico, seleccione el gráfico elaborado en Excel y cópielo. Posteriormente en Word ubíquese en el lugar donde desea que se ubique el nuevo gráfico en el texto y emplee la técnica de “pegado especial -gráfico de Microsoft Excel Objeto” que se discutió para las tablas. Ahora el gráfico puede ser editado desde Word.

Para el rótulo o etiqueta del gráfico, el procedimiento es igual que lo realizado para el caso de las tablas.

Las referencias cruzadas funcionan de manera similar. Ahora es el turno de usted de reproducir. El pegado del Gráfico 4.1. que se encuentra en la segunda pestaña del archivo “EjemploTablaInteres.xlsx”.

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Ejemplo 4.1. Ejemplos de Gráficos.

Para una mejor impresión de los documentos, es recomendable quitar el fondo que Excel tiene predeterminado en algunos tipos de gráficos (por lo general es de color gris). La tabla de leyendas de las series es recomendable ubicarla en la parte inferior del gráfico, esto permite obtener un mayor espacio para él. Es preciso destacar que no se debe repetir el título del gráfico en su interior. Así mismo, la selección de colores es importante que sea lo más armónico posible. “Menos es más” cuando estamos haciendo visualizaciones. A continuación, se presentan dos gráficos, uno que sigue estas indicaciones y otro no.

Incorrecto Gráfico 0.3. Tasas de interés

Fuente: Banco de la República Correcto

Gráfico 0.4. Tasas de interés y variaciones de activos en Colombia. 2000 a 2019 (%). Enero 2001 – Octubre 2020 (%)

Notas: 1/ Tasa vigente a fin de periodo. 2/ Promedio anual simple. 3/ Promedio anual simple de la tasa de colocación promedio ponderada mensual en cada modalidad. 4/ Promedio ponderado por desembolso en cada periodo de las tasas de los créditos ordinarios, tesorería y preferenciales. 5/ Promedio ponderado en cada periodo de la tasa de los créditos desembolsados para adquisición de vivienda en pesos y en UVR.

Fuente: Banco de la República

0,005,00

10,0015,0020,0025,0030,0035,0040,00

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

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2008

2009

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Tasas de interés

intervención 1/

DTF 2/

Consumo 3/

Comercial 4/

Hipotecario 5/

0

5

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15

20

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35

40

2000

2001

2002

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2004

2005

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2007

2008

2009

2010

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2016

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2018

2019

Tasa

de

inte

rés (

%)

año

intervención 1/ DTF 2/ Consumo 3/ Comercial 4/ Hipotecario 5/

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5. Comentarios Finales

En este documento hemos discutido algunas normas básicas para la presentación de gráficos y tablas

empleadas comúnmente por los economistas. Estas normas permiten la comunicación más fluida entre autor y lectores y evita la mala interpretación de la información que se presenta. Si bien este documento no hace una revisión exhaustiva de dichas normas, si presenta unas normas básicas que esperamos sea de utilidad para empezar a escribir informes que contengan datos. Esperamos esta guía sea útil para iniciar su proceso de formación en cómo presentar informes que tenga una presentación muy profesional.

Referencias

Alonso, J. C., & González, A. (2012). Ggplot: gráficos de alta calidad. Apuntes de Economía, (33), 29.

Retrieved from https://www.researchgate.net/publication/323202960_Ggplot_graficos_de_alta_calidad?_iepl%5BgeneralViewId%5D=GhTXAvPEkJzpENw0jN9LuHfZcdE3x7cfMb93&_iepl%5Bcontexts%5D%5B0%5D=searchReact&_iepl%5BviewId%5D=785QZInFoAiftuol417gBo4rbLeahYsEgWpJ&_iepl%5BsearchTy

Knaflic, C. N. (2015). Storytelling with data: A data visualization guide for business professionals. John

Wiley & Sons. Wilkinson, L. (2012). The grammar of graphics. In Handbook of Computational Statistics (pp. 375-414).

Springer, Berlin, Heidelberg.