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第第第第１１１１章章章章 連絡連絡連絡連絡エクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジ 導入手順書導入手順書導入手順書導入手順書 A.A.A.A. 運用前運用前運用前運用前のののの準備準備準備準備作業作業作業作業 A-1. 操作するコンピュータ（以下：ＰＣ）と管理方法の決定 A-2. 操作対象となるＰＣへの電子証明書インストール作業 A-3. 操作権限の決定作業 A-4. 連絡網の設計 B.B.B.B. 連絡連絡連絡連絡エクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジのののの基本設定作業基本設定作業基本設定作業基本設定作業 B-1. 連絡エクスチェンジの開始方法 B-2. カテゴリとグループの登録 B-3. 送信等設定保守の設定変更 B-４．システム設定保守の設定変更 C.C.C.C. 連絡連絡連絡連絡エクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジへのへのへのへの会員会員会員会員情報登録作業情報登録作業情報登録作業情報登録作業 C-1. １名分の会員登録 C-2. ＣＳＶファイルへのダウンロード（出力） C-3. ＣＳＶファイルのアップロード（入力） C-4. 登録データのチェック D.D.D.D. 保護者保護者保護者保護者へのへのへのへの書類配布書類配布書類配布書類配布 D-1. メール連絡網システムへのご登録依頼 D-2. 携帯操作説明書 D-3. 着信拒否をされている方への案内 D-4. メールアドレス登録申請書 E.E.E.E. テストメールテストメールテストメールテストメール送信送信送信送信とととと確認確認確認確認 E-1. テストメールの作成と送信 E-2. 返答メールの確認 F.F.F.F. そのそのそのその他他他他 F-1. 生徒の転入出による変更作業 F-2. 転入生への書類作成

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A.A.A.A. 運用前運用前運用前運用前のののの準備作業準備作業準備作業準備作業 A-１．操作する PC と管理方法の決定 A-２．操作対象となるＰＣへの電子証明書インストール作業 操作PC

デジタル証明書を用いて認証してから通信を行う。証明書 サーバ証明書 A-３．操作権限の決定作業

・ 管理責任者を決めてください。 ・ セキュリティ向上のため、操作する PC の Windows アップデートとウィルス対策プログラムを有効にしてください。 ・ 近年、個人情報データ保存は、学校の管理責任が大きく問われます。管理方法につきましては、記録する媒体、媒体の書き込み方法、媒体の保管方法を事前にルール決定して下さい。 デジタルデジタルデジタルデジタル証明書証明書証明書証明書は、操作 PC を認証する機能と経路上を暗号化する機能を有しています。連絡エクスチェンジでは、操作する PC すべてにデジタル証明書のインストールが必要となります。 デジタル証明書の有効期限有効期限有効期限有効期限はははは14141414ヶヶヶヶ月月月月です。当社から毎年デジタル証明書が送付されますので更新を行って下さい。 デジタル証明書のインストール方法については、別紙別紙別紙別紙のののの「「「「連絡連絡連絡連絡エクスエクスエクスエクスチェンジサービスチェンジサービスチェンジサービスチェンジサービスごごごご利用情報通知書利用情報通知書利用情報通知書利用情報通知書」」」」に同封されていますCD-ROMをご参照ください。 連絡エクスチェンジ運用にあたり、どの PC で操作するのか、文面作成は誰が行うのか、誰に配信権限を持たせるかなどのルールを策定していただくことになります。 また運用分担は大きく分けて以下の 4 種類が必要となります。 システムシステムシステムシステム管理者管理者管理者管理者：：：： メール配信、マスタ保守、システム保守の表示・変更が可能 メールメールメールメール作成作成作成作成・・・・送信者送信者送信者送信者：：：： メール配信、マスタ保守、システム保守の１部表示・変更が可能 メンバーメンバーメンバーメンバー更新更新更新更新 マスタ保守の変更が可能 メールメールメールメール作成者作成者作成者作成者 メールの作成が可能 以下は、権限設定と運用分担の例です。 ・ システムシステムシステムシステム管理者管理者管理者管理者 校長先生・教頭先生 ・ メールメールメールメール作成作成作成作成・・・・送信送信送信送信 教務主任 ・ メンバーメンバーメンバーメンバー更新更新更新更新 担任教師 ・ メールメールメールメール作成者作成者作成者作成者 一般教員

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A-４．連絡網の設計 今までの連絡事象を整理してみましょう。以下の例を参考に配信パターンを紙に書き出してみます。 ■ カテゴリを決定 ■ グループを決定

■ 集約グループを決定

今までの連絡事象はどのような単位で配信されていたかを確認します。例えば、 ･ 学校全体で ／ 学年またはクラス単位で ／ 高低学年単位で ／ 地区単位で ／ ＰＴＡ活動単位で ／部活動単位で というような単位です。このような大きな単位のことを、連絡エクスチェンジでは「カテゴリカテゴリカテゴリカテゴリ」と呼びます。 大きな単位の「カテゴリ」に所属する小さな単位のことを、連絡エクスチェンジでは「グループグループグループグループ」と呼びます。これらが実際の最小の配信単位になります。以下は、その例です。 ・ カテゴリ「学年・組」に所属するグループ １年Ａ組～Ｃ組 ／ ２年Ａ組～Ｃ組 ／ ・・・・ ／ ６年Ａ組～Ｃ組 ・ カテゴリ「地区」に所属するグループ 朝日町 ／ 西日町 ／ 川上町 ／ ・・・・・ ／ 海側町 ・ カテゴリ「ＰＴＡ役員」に所属するグループ ＰＴＡ役員 ／ 広報委員 ／ 安全委員 ・・・・・ ／ 美化委員 ・ カテゴリ「部活」に所属するグループ 野球部 ／ テニス部 ／ 柔道部 ・・・・・・ ／ ブラスバンド部 配信事象を分析すると（１年生）や（低学年）といった配信単位も考えられます。連絡エクスチェンジでは、カテゴリ内のグループ同士を結合し「集約集約集約集約グループグループグループグループ」を作成する事ができます。 左記の例では「1年A組～Ｃ組」を結合して、新たに「1年生」グループを、学年を超えて複数のクラスを結合して「低学年」グループを作成しています。

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B.B.B.B. 連絡連絡連絡連絡エクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジのののの基本設定作業基本設定作業基本設定作業基本設定作業

B-１．連絡エクスチェンジの開始方法

操作する PCには、管理者権限管理者権限管理者権限管理者権限で windowsや networkにログインしてください。 デジタル証明書をインストールしたPCのインターネットエクスプローラを立ち上げ、別紙別紙別紙別紙のののの「「「「連絡連絡連絡連絡エクスチェンジサービスエクスチェンジサービスエクスチェンジサービスエクスチェンジサービスごごごご利用情報通知利用情報通知利用情報通知利用情報通知書書書書」」」」に記載してある指定の URLをアドレスバーに入力してください。 デ ジ タ ル 証明書の選択画面が表示 され るの で 、名前が「 renrakurenrakurenrakurenraku----exexexex 」、発行者が「 mca.mitene.jpmca.mitene.jpmca.mitene.jpmca.mitene.jp 」となっている事を確認して、OK を クリックしてください。 ※※※※））））証明書証明書証明書証明書のののの表示表示表示表示ボタンボタンボタンボタンををををクリッククリッククリッククリックするとするとするとすると、、、、証明書証明書証明書証明書のののの有効期限有効期限有効期限有効期限がががが表示表示表示表示されますされますされますされます。。。。 連絡エクスチェンジでのログイン画面が出現します。 別紙別紙別紙別紙のののの「「「「連絡連絡連絡連絡エクスチェンジサービスエクスチェンジサービスエクスチェンジサービスエクスチェンジサービスごごごご利用情報通知書利用情報通知書利用情報通知書利用情報通知書」」」」に記載してある管理者会員会員会員会員 IDIDIDID及びパスワードパスワードパスワードパスワードを入力して、ログインボタンをクリックして下さい。 認証に成功すると連絡エクスチェンジのメニューが表示されます。 ログインして最初の画面が、連絡エクスチェンジ メニュー画面です。 連絡エクスチェンジのメニューには、大きく分けて、「「「「メールメールメールメール配信配信配信配信」」」」、、、、「「「「マスタマスタマスタマスタ保守保守保守保守」」」」、、、、「「「「システムシステムシステムシステム設定設定設定設定」」」」の項目があります。 以降、メニュー画面とはこの最初の画面のことをさします。 連絡エクスチェンジに登録された生徒、教職員、保護者を会員と呼びます。

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B-２．カテゴリとグループの登録 ■ カテゴリ保守 ■ グループ保守 ■ 集約グループ保守

配信パターンの設計時に考えた「カテゴリ」、「グループ」、さらに「集約グループ」の登録を行います。登録は、連絡エクスチェンジのメニュー画面から行うことができます。 カテゴリを登録します。メニュー画面の「マスタ保守」項目から「カテゴリ保守」をクリックします。 コードをＡから順に選択し、次にカテゴリ名称を入力します。最後に追加ボタンをクリックします。このコードがカテゴリコードです。補助項目は入力必須ではありません。 先ほどの設計を例にすれば、登録カテゴリ名は「学年・組」 「地区」 「ＰＴＡ役員」 「部活」別になります。 なお、登録出来るカテゴリ数は最大 25 まで可能です。 次にカテゴリ内のグループを登録します。メニュー画面の「マスタ保守」項目から「グループ保守」をクリックします。 今度はカテゴリを選択し、そのカテゴリに登録したいコード(0000 から9999)とグループ名称を入力します。最後に追加ボタンをクリックします。このコードがグループコードです。 ※※※※）））） グループコードグループコードグループコードグループコードはははは、、、、カテゴリカテゴリカテゴリカテゴリごとにごとにごとにごとに(0000(0000(0000(0000 からからからから 9999)9999)9999)9999)をををを使用使用使用使用できできできでき、、、、カテゴリカテゴリカテゴリカテゴリがががが異異異異なっていればなっていればなっていればなっていれば、、、、コードコードコードコードがががが重複重複重複重複してもしてもしてもしても問題問題問題問題はあはあはあはありませんりませんりませんりません。 最後に集約グループを登録します。メニュー画面の「マスタ保守」項目から「集約グループ保守」をクリックします。 集約したいグループが所属しているカテゴリを選択します。グループコードと集約名称を入力して、グループ化するグループをチェックしてください。最後に追加ボタンをクリックして下さい。 設計を例にすると登録するグループは以下の通りです。 （グループ） （集約グループ） １年Ａ組～Ｃ組 → １年生 ： ： ６年Ａ組～Ｃ組 → ６年生 １年Ａ組～２年Ｃ組 → 低学年 ３年Ａ組～４年Ｃ組 → 中学年 ５年Ａ組～６年Ｃ組 → 高学年

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B-３．送信等設定保守の設定変更

※「返信先メールアドレス」に何も入力されていない場合、受信者のリターンメールに対し連絡エクスチェンジが発行するメールは下記の様になります。 info@edu1.renraku-ex.jpメール返信不可このメールアドレス（info@edu1.renraku-ex.jp）は、メール送信専用のため、返信しないようお願い致します。---------連絡エクスチェンジ

送信設定の変更を行います。メニュー画面の「システム設定」項目から「送信等設定保守」をクリックします。 ※※※※）））） 各設定各設定各設定各設定につきましてはにつきましてはにつきましてはにつきましては、、、、特特特特にににに変更変更変更変更のののの必要必要必要必要はありませんはありませんはありませんはありません。 ■ テスト送信先メールアドレス テスト配信機能により、実際のメールの送信前にテストを実施する事ができます。 ただし、返答選択肢を付けた場合、返答する事ができません。あくまで、実際の送信内容チェックする為の機能です。 テスト配信用として登録できるのは 3 アドレスまでです。 ■ 再送回数 返答選択肢を付けたメールを送付した際に、『返事が無い方に何度再送するか』を設定します。（最大 3回までです。） ■ 再送間隔 『再送するまでに何分待つか』を設定します。 ■ 返答用ログイン有効時間 返答選択肢を付けたメールを送付した際の返答有効時間を設定します。 【 例 】 「再送回数」 ：3回 「再送間隔」 ：20分 「返答用ログイン有効時間」 ：120 分 ■ 「メール件名 先頭文字」 ここで登録しておくと、メール送信時に選択が可能となります。 また、メール受信した時、件名に選択した文が表示されるようになります。 【 登録例 】 【お知らせ】 【返信要】 【アンケート】 ■ 「メール送信者名」 送信者名を登録するとメールを受信した時、件名に登録した学校名が表示されるようになります。 先のメール件名と合わせると、メール受信時に例えば「ミタニ小学校より 【お知らせ】」のように表示させる事ができます。 ■ 「返信先メールアドレス」 ここにメールアドレスを登録すると、送信メールに対し受信者がリターンメールをした場合、その登録アドレスにメールが送信されます。返信先メールアドレスに何も登録されていない場合、リターンした方に受け取れない旨をお知らせする文面が返信されるようになっています。

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B-４．システム設定保守の設定変更

システム設定の変更を行います。メニュー画面の「システム設定」項目から「システム設定保守」をクリックします。 ※※※※）））） 各設定各設定各設定各設定につきましてはにつきましてはにつきましてはにつきましては、、、、特特特特にににに変更変更変更変更のののの必要必要必要必要はありませんはありませんはありませんはありません。 ■ 「１ページの表示件数」 連絡エクスチェンジで作業する場合、一度に表示される会員数やメール数を設定することができます。 表示件数は、画面の解像度が 1024×768 では 20件、1280×1024 なら30件程度に設定します。 ■ １セッション当りの送信件数 １セッション当りの送信件数が設定できます。初期値では 10通になっています。数を変更することも可能です。 ■ 「初期パスワード有効期限」 「初期パスワード有効期限」は会員が初期パスワードでログインする有効期限のことです。 初期パスワードは会員登録時に自動発行されます。 初期パスワードの有効期限は初期設定で 6年分の「2190」日となっていますが、中学校であれば３年間分「1095」とした方が良いかもしれません。学校の運用にあった有効期限を設定して下さい。 初期パスワードの有効期限を短くしすぎると、保護者のメールアドレス登録が間に合わない場合があります。 ■ 「ワンタイムログイン有効期限」 連絡エクスチェンジでは、初期パスワードが不明な場合でも、所定のメールアドレスにメールを送信する事で一時的に配信履歴の確認やパスワードの変更作業などを行う事ができます。 「ワンタイムログイン有効期限」とは、この一時的なログインの有効時間です。ログイン後の作業時間ではありませんので５分程度で十分です。（初期値では、30分になっています。）

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C.C.C.C. 連絡連絡連絡連絡エクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジエクスチェンジへへへへのののの会員会員会員会員情報情報情報情報登録作業登録作業登録作業登録作業

連絡エクスチェンジでは、会員として生徒・教職員の基本情報を登録すると自動的に個人毎の ID とパスワードが発行されます。それを印刷して各保護者の方々に配布し、各情報端末（携帯電話やパソコン）によって保護者の方からメールアドレス等の情報を登録して頂くことになります。 既に学校側で生徒情報を MS-Ｅｘｃｅｌ形式などで電子化されていれば、それを利用する事で会員登録を行うことができます。電子化されておられない場合は、必要な情報を MS-Ｅｘｃｅｌなどの形式で一旦編集していただき、登録に利用していただくことも可能です。 登録には、まず 1 名分の会員登録を行います。そして、1 名分の会員データの入った CSV ファイルをダウンロードします。その CSV ファイルに、会員の情報をコピーして編集します。その編集した CSVファイルをアップロードします。これで、連絡エクスチェンジの会員データが登録されます。 C-1．１名分の会員登録 新入生の情報を用意して頂いて、新入生の登録を行います。以下では１名ずつ確認しながら登録する場合を紹介します。

連絡エクスチェンジへの会員登録を行います。メニュー画面のシステム「マスタ保守」項目から「会員保守」をクリックします。そして、会員保守画面の会員の新規登録ボタンをクリックします。生徒・教職員は、同じように登録できます。 生徒名生徒名生徒名生徒名のののの「「「「姓姓姓姓」」」」とととと「「「「名名名名」」」」をををを入力入力入力入力してしてしてして下下下下さいさいさいさい。。。。 権限を「本書本書本書本書 AAAA．．．．3333．．．．操作権限操作権限操作権限操作権限のののの決定作業決定作業決定作業決定作業」の内容に従って設定します。通常は「パソコン操作権限なし」にチェックされています。 入力が完了したら必ず左上会員情報の登録ボタンをクリックします。 これで、登録が完了します。「戻る」をクリックしてください。 会員詳細保守の画面に戻りますので、その会員が所属するグループを選択し、グループの追加ボタンをクリックします。１カテゴリにつき１グループのみ設定が可能です。 「別の会員を新規登録」をクリックすると新規登録画面が新たに表示されます。そして、続けて会員の登録も可能です。 更に詳しい内容については、連絡エクスチェンジのメニュー画面の「システム設定」項目にある「画面操作説明書（HTML）」の「「「「6666----1.1.1.1.会員詳細会員詳細会員詳細会員詳細保守保守保守保守（（（（新規登録新規登録新規登録新規登録）」「）」「）」「）」「6666----2.2.2.2.会員詳細会員詳細会員詳細会員詳細保守保守保守保守（（（（更新更新更新更新）」）」）」）」をご参照ください。

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C-2．ＣＳＶファイルへのダウンロード（出力） 登録した１名分の会員データを CSVファイルとしてダウンロードします。CSV ファイルは、他のアプリケーションソフトで編集可能になります。

メニュー画面の「マスタ保守」項目の「会員情報アップロード&ダウンロード」をクリックします。会員情報アップロード＆ダウンロード画面が表示されます。 「グループ」項目で「全て」を選択しダウンロードボタンをクリックします。確認のメッセージが表示され、ファイルの保存が表示されます。（通常「member.ｃｓｖ」となっていますが、例えば日付などを解りやすいようにファイル名に付加して、適切な場所へ保存してください。） 保存した CSV ファイルを MS-Excelで開きます。各列の１行目には情報の項目名が記され、２行目には先ほど登録した１名の会員情報が入力済みになっています。 ３行目以降もその書式に従って学校で有しているデータから必要個所をコピー＆ペーストします。 CSVファイルにより会員を登録する際に必須となる情報は、生徒名（姓）と生徒名（名）、会員が所属するグループです。また必要に応じて、住所や電話番号なども入力します。 通常、会員 ID（A列）、パスワード（B列）及び初期パスワード（C列）については通常、何も記載しないようにして下さい。 入力が完了したら、名前を付けてＣＳＶ形式で保存して下さい。

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C-3．ＣＳＶファイルのアップロード（入力）

編集が終わった CSV ファイルを連絡エクスチェンジ上に登録します。 メニュー画面の「マスタ保守」項目の「会員情報アップロード&ダウンロード」をクリックします。会員情報アップロード＆ダウンロード画面が表示されます。 「追加・新規」項目が「新規登録」となっていることを確認します。CSV ファイル保存場所を参照ボタンで選択し、アップロードボタンをクリックします。 アップロードボタンをクリックすると、確認メッセージが表示されますのでOK をクリックします。これで会員情報の登録は終了です。 連絡エクスチェンジに登録されると同時に、各会員に「会員 ID」及び「初期パスワード」が自動生成されます。 ごごごご注意点注意点注意点注意点 アップロードアップロードアップロードアップロードのののの「「「「追加追加追加追加・・・・更新更新更新更新」」」」とととと「「「「新規登録新規登録新規登録新規登録」」」」のののの違違違違いについていについていについていについて 「「「「追加追加追加追加・・・・更新更新更新更新」」」」とは？ サーバ側に既に会員データがある場合、データの最後尾に登録データを追加します。 但し、データベース上の会員と CSV ファイル内でＩＤ番号が重複した会員は、上書きされます。ご注意下さい。 「「「「新規登録新規登録新規登録新規登録」」」」とは？ サーバ側の会員情報を一旦全て削除して、CSV ファイルの会員情報を新規に登録します。 万一の事故に備え、新規登録の前にダウンロード機能を使ってデータをバックアップしておくとよいでしょう。 アップロード中に、エラーメッセージが表示される場合があります。 「****件目の????が未登録です」と赤字で表示された場合、????の情報内容を確認してください。連絡エクスチェンジ上に登録されている内容とＣＳＶファイル上に入力されたデータに矛盾が発生していることが原因です。グループ名がエクスチェンジ上の登録とCSVファイルの入力で合っているかどうか、CSV ファイル上で違う場所に情報が入力されていないかを、今一度チェックし、間違いを訂正して再度新規登録を行います。

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C-４．登録データのチェック データベースでは外字や人名用特殊漢字（﨑﨑﨑﨑、、、、髙髙髙髙）などを取り扱う事ができません。そのような文字が入力されると半角「？」へ変換されます。 生徒名の姓や名に「？」へ変換された方の確認を行います。

メニュー画面の「マスタ保守」項目から「会員保守」をクリックします。会員保守の画面になります。生徒名の欄に半角「?」を入力し、会員の抽出ボタンをクリックしてください。該当者が表示された場合は、その会員の左端のボタンをチェックし、左部中央にある修正・詳細ボタンをクリックして下さい。 会員詳細保守画面が表示されますので、生徒名で「？」に変換された文字を適切な文字に訂正し、必ず会員情報の更新ボタンをクリックします。 この作業を該当者分繰り返して下さい。

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データのダウンロード

次に生徒・教職員の情報が正しく登録された事を確認します。 確認作業も「会員保守」画面で容易に行えます。 「会員保守」画面でカテゴリ毎にグループの抽出を行います。 対象カテゴリでプルダウンメニューからグループ選択し、会員の抽出ボタンをクリックします。 選択したグループの全対象人数と全対象者が抽出され、一覧となって表示されますので、抽出された対象人数に矛盾がないかをチェックします。最後に全体の人数にも矛盾がないか、チェックしてください。 データチェックが終了したら保護者の方々へのメールアドレス登録依頼書の印刷の為に、再びメニュー画面の「マスタ保守」内にある「会員情報アップロード&ダウンロード」を選択し、全会員データをダウンロードします。 ダウンロードダウンロードダウンロードダウンロードしたしたしたしたデータデータデータデータはははは、、、、大切大切大切大切にににに保管保管保管保管していただくようおしていただくようおしていただくようおしていただくようお願願願願いいいいいたしますいたしますいたしますいたします。。。。

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D.D.D.D. 保護者保護者保護者保護者へのへのへのへの書類配布書類配布書類配布書類配布 保護者の携帯電話のメールアドレスをスムーズに登録するための方法として、参加される保護者に対して、以下の文書の配布を行います。 前準備として「ＱＲｐｒｉｎｔ」プログラムをインストールしてください。ＱＲｐｒｉｎｔプログラムのインストール方法は、配布したＣＤ－ＲＯＭ内の QRPrintQRPrintQRPrintQRPrintマニュアルマニュアルマニュアルマニュアルをご覧ください。 保護者へ配布する書類は以下のものです。 １） メール連絡網システムへのご登録依頼 ２） 携帯電話操作説明書 ３） 着信拒否をされている方への案内 ４） メールアドレス登録申請書 D-１．メール連絡網システムへのご登録依頼（QR Printにて案内文を作成） 案内文作成案内文作成案内文作成案内文作成にににに関関関関しししし、、、、登録用登録用登録用登録用ののののメールアドレスメールアドレスメールアドレスメールアドレス（（（（regregregreg----******@edu1.renraku******@edu1.renraku******@edu1.renraku******@edu1.renraku----ex.jpex.jpex.jpex.jp））））のののの手直手直手直手直しはしはしはしは必必必必ずずずず行行行行ってくださいってくださいってくださいってください。。。。 確認書確認書確認書確認書はははは、、、、付付付付けないこともけないこともけないこともけないことも可能可能可能可能ですのでですのでですのでですので、、、、詳詳詳詳しくはしくはしくはしくは、、、、QRPrintQRPrintQRPrintQRPrintマニュマニュマニュマニュアルアルアルアルをごをごをごをご覧覧覧覧くださいくださいくださいください。。。。 ※QR Printにて案内文を作成しない場合（QR コードを表記したくないなど） Word ソフトを利用し会員 ID と初期パスワードの差込印刷を行って作成する方法をご利用ください。 D-２．携帯電話操作説明書 記載されている登録方法は以下の通りです。 1. メール送信による登録 2. メール配送履歴の確認 ※注意点 QRQRQRQR コードコードコードコードでのでのでのでの登録登録登録登録のののの場合場合場合場合、、、、メールアドレスメールアドレスメールアドレスメールアドレスをををを直接入力直接入力直接入力直接入力するするするする必要必要必要必要がありませんがありませんがありませんがありません。。。。 登録登録登録登録するするするするアドレスアドレスアドレスアドレスをををを間違間違間違間違えないようえないようえないようえないよう、、、、メールアドレスメールアドレスメールアドレスメールアドレスをををを事前事前事前事前にににに控控控控えておくことをおえておくことをおえておくことをおえておくことをお勧勧勧勧めしますめしますめしますめします。。。。 D-３．着信拒否をされている方への案内 保護者の方の中には、メールアドレス指定受信やドメイン指定受信を行っている方がいらっしゃいます。そのため、今回のメール配信サービスを利用するにあたり、「info@edu1.renrakuinfo@edu1.renrakuinfo@edu1.renrakuinfo@edu1.renraku----ex.jpex.jpex.jpex.jp」を受信できる環境にして頂く必要があります。 D-４．メールアドレス登録申請書 携帯の操作が難しいなど、保護者自身でメールアドレスの登録出来ない場合に学校にて代行登録を行う為の書類です。

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E.E.E.E. テストメールテストメールテストメールテストメール送信送信送信送信とととと確認確認確認確認

E-1．テストメールの作成と送信

左図は、テストメールの作成画面の例です。 保護者の方からのメールアドレスの登録が済みましたら、運用前にテストメールの配信を行います。 メニュー画面の「メール配信」項目の「メール作成・送信」をクリックします。メール作成・送信の画面になり、ここで新規作成ボタンをクリックします。 送信条件は「学年・組」、「全て」を選択します。件名には、「【お知らせ】」とテスト配信であることを入力します。 本文にも連絡網のテストメールであること、返答をお願いする事を簡単に入力します。 返答選択肢を入力します。簡単に着信したことを確認する内容や、着信時間のズレなどを確認する内容を入力します。 入力完了後メールの保存ボタンをクリックします。確認メッセージが表示されますのでＯＫをクリックします。なお、この時点でメールは送信されません。 最初のメール作成・送信の画面に切り替わりますので、即時送信ボタンをクリックします。確認画面が表示された後、メールが送信されます。余裕があれば予約送信もテストします。予約送信の方法は、連絡エクスチェンジのメニュー画面の「システム設定」項目にある「画面操作説明書（HTML）」の「「「「9.9.9.9.メールメールメールメールのののの作成作成作成作成・・・・送信送信送信送信」」」」をご参照ください。

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E-2．返答メールの確認

メール送信後、保護者の方からの返答状況を確認してみましょう。 メニュー画面の「メール配信」項目の「メール返答一覧」をクリックします。 返答状況欄に表示された数字をクリックすると、該当する会員の一覧が表示されます。 画面上方にあるグループ欄で各カテゴリのグループを指定すると、そのグループにおける返答状況を抽出し把握する事ができます。 送信送信送信送信エラーエラーエラーエラーがががが発生発生発生発生するするするする場合場合場合場合がありますがありますがありますがあります。。。。エラーエラーエラーエラーをををを確認確認確認確認してしてしてして、、、、会会会会員員員員のののの方方方方またはまたはまたはまたは、、、、保護者保護者保護者保護者のののの方方方方にににに通知通知通知通知しししし訂正訂正訂正訂正をおをおをおをお願願願願いしますいしますいしますいします。。。。 メニュー画面の「マスタ保守」項目の「会員保守」をクリックします。会員保守の画面で各カテゴリのグループで全てを選択し、エラーメールの項目をチェックして会員の抽出ボタンをクリックします。送信エラーに該当する会員の一覧が表示されます。 表示されるエラーには５種類あります。 １１１１．．．． メールアドレスメールアドレスメールアドレスメールアドレス異常異常異常異常 これはメールアカウント（＠より前）で異常が発生しています。最も可能性が高いのはメールアドレスの変更した場合や迷惑メール対策でアカウント制限をしているケースです。学校様がメールアドレスを入力した場合は、入力ミスも考えられます。 ２２２２．．．． ドメインドメインドメインドメイン異常異常異常異常 これはドメイン（＠より後）で異常が発生しています。メールアドレスの入力ミスや迷惑メール対策でドメイン制限をしている場合に表示されます。 ３３３３．．．． メールボックスメールボックスメールボックスメールボックス異常異常異常異常 めったにありませんが、会員宛ての未読メールが多すぎ携帯の許容量を超過している可能性があります。会員が配信されているメールを見ていない事が原因の一つです。 ４４４４．．．． 受信側拒否設定受信側拒否設定受信側拒否設定受信側拒否設定 迷惑メール設定がされている場合に表示されます。 ５５５５．．．． エラーエラーエラーエラー（（（（そのそのそのその他他他他）））） 上記３例以外の事情によるものです。めったにありませんが、このようなメッセージが出た場合はご連絡下さい。調査します。 状況に応じて保護者に連絡を取ったり、用紙による提出をお願いします。

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F.F.F.F. そのそのそのその他他他他

F-１．生徒の転入出による変更作業 【転入生の登録方法】 転入生の登録法も基本的に（ ｐ８ ～ ｐ１３ ）に記したとおりですが、１名分だけの登録方法をご紹介します。

F-２．転入生への書類作成

１名のみを会員登録する方法は、メニュー画面の「マスタ保守」内「会員保守」の「会員の新規登録」から行います。『『『『本本本本紙紙紙紙ｐｐｐｐ８８８８ １１１１名分名分名分名分のののの会員会員会員会員登録登録登録登録』』』』を再度ご確認ください。「学年・組」グループの追加も必要になります。 登録が完了したら、会員保守の画面へ戻り、今登録したばかりの転入生の方を抽出し、ＣＳＶファイルへダウンロードします。 会員保守の画面において、「生徒名」の欄に生徒名を入力し、会員の抽出ボタンをクリックします。抽出が完了したら、本人であることを確認後、ＣＳＶ出力ボタンをクリックしてファイル名を付け保存します。 保存場所とファイル名を忘れないよう注意が必要です。 転入生へ書類を配布しますが、必要書類の印刷は「ＱＲｐｒｉｎｔ」より行います。『『『『本紙本紙本紙本紙ｐｐｐｐ１３１３１３１３ 保護者保護者保護者保護者へのへのへのへの書類配布書類配布書類配布書類配布』』』』を再度ご確認下さい。 保護者への配布書類を確認します。 ○ メール連絡網システムへのご登録依頼 ○ 携帯操作説明書 ○ 着信拒否をされている方への案内 ○ メールアドレス登録申請書 （必要に応じて）