Knowledge and Collaboration

企業資安及複雜流程依舊是考驗

通訊軟體變成協同平台的潛在問題撰文 | 叡揚資訊 協同作業產品事業處行銷專員蔣青青

市面上已有很多免費群聊app，外出時如遇到需徵詢多人意見的狀況，可以開一專案群組對話討論工作，雖然滿足方便性，但是對話過程只能依時間一直排序，無法分出過

程中的討論、決議、附檔分別是指專案下的哪件子工作。最近更頻頻爆出使用者被盜

用帳號情事，造成使用者的朋友名單個資外洩，甚至以被盜帳號者名義發送小額扣款

的網址給所有朋友名單，不堪其擾，其資料外洩問題有待改善。

企業的成功靠團隊，不是靠個人』是卡內

基管理大師 Robert Kelly 的經典管理名

言。他道出個人的成就一定伴隨一個偉大的貢

獻團隊，畢竟個人的時間有限，能執行的工作

也有限，因此如何有系統地與後勤團隊協同就

是勝負關鍵。

在客戶眼中工作管理系統— teamKube 扮演

『 的正是一個溝通與進度控管的平台，可層層分

工、掌握進度並連結執行過程中的溝通斷點，

讓過程透明化且結構化，適用於企劃活動、

專案進度控管、會議管理，甚至業務關懷紀錄

等，適合各種辦公協同應用。

出了辦公室 更能體會協同工具的重要性

為了滿足各種辦公情境下的需

求，定期訪談客戶需求時，發現

有一類型的業務團隊不只維護客

戶關係也要擔任專案的溝通橋

梁，以製造業為例，業務訪談開

模細節時，若沒有將客戶的需求

精準傳達給工作團隊，就會造成

樣品在測試/驗證階段有誤，甚至

最後交貨時成品和客戶需求有落

差，一個環節的錯誤將動輒幾百

萬的損失。

| 叡揚e論壇 第74期 | MARCH 201430

溝通首重精準傳達 才能有效執行

那究竟要如何無縫接軌的溝通呢？一般來說，

若是簡單且可立即處理的工作用電話聯繫當然

最快，但是若該工作的複雜度較高，甚至必須

要附檔給對方時就必須再發 email給對方，造

成使用兩種工具來溝通一件事，反而不方便。

或者有種情形是工作的期程較長，在電話或

email中沒有清楚說明事情的限辦日、重要程

度等，一旦交辦者忘了追蹤這件事，就會耽擱

處理進度。

多人同時對話 難以歸納事件結論

市面上已有很多免費群聊 app取代電話與

email，外出時如遇到需徵詢多人意見的狀況，

可以開一專案群組對話討論工作，雖然滿足方

便性，但是對話過程只能依時間一直排序，無

法分出過程中的討論、決議、附檔分別是指專

案下的哪件子工作，甚至多個子工作在群組中

交叉討論，造成解讀時扭曲了原意。例如，在

專案群聊中，同時間Ａ和Ｂ在討論客訴問題、

Ｃ和Ｄ在討論產品規格變更問題，對於較晚看

到對話內容的其他專員就搞不清楚說得分別是

哪件事，或者以為是同一件事，反而降低溝通

效率。

選擇協同工具 資安層面不可忽視

只要涉及商業溝通行為，內容不乏商業機密或

關鍵技術，因此資安也不容忽視，最近韓國知

名通訊 app頻頻爆出使用者被盜用帳號情事，

造成使用者的朋友名單個資外洩，甚至以被盜

帳號者名義發送小額扣款的網址給所有朋友名

單，不堪其擾，其資料外洩問題有待改善。

工欲善其事必先利其器

用對協同工具少走冤枉路

有鑑於此，深受肯定的工作管理系統

teamKube推出行動化工作模組— weHelp，

可取代 email、電話、通訊軟體 app，達到溝

通準確性、安全性與便利性。只要在 weHelp

輸入工作事項、限辦日以及選擇優先程度 (緊

急、重要、普通、次要、不急 )，後勤團隊即

可收到待辦訊息，對後勤團隊來說，也可依限

辦日和優先程度規劃工作排程。

另外，weHelp結合智慧型手機的多媒體功能，

可選擇手機裡的圖檔或即時拍攝照片提供對方

參考，或利用錄音方式詳述工作內容，因此透

過附檔與口述的搭配，後勤團隊更容易理解工

作內容，提高任務執行的精準度。

善用草稿紀錄當下思維 細節不遺漏

weHelp 同時也提供進度回報功能，對經常在

外的業務、駐外同仁來說非常適用。除了用文

字回報進度之外，同樣提供選擇照片、即時拍

攝照片與錄音方式進行回報。有時工作未到可

回報給主管的階段，但又想即時紀錄目前執行

的狀況以免忘記，此時可利用撰寫草稿功能，

隨時打開草稿進行編修，完成後再行回報，有

效把握零碎時間處處都可辦公。

weHelp 結合智能手機多媒體功能即時管理工

作資訊，滿足行動辦公的即時性、臨時性、變

動性的需求，讓協同辦公能打破時間與空間限

制並精準執行與掌握進度。

MARCH 2014 | 叡揚e論壇 第74期 | 31

知識協作 專欄 Column

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