Een analyse van de behoeften op het gebied van archief- en documentatiebeheer van

vrijwilligersverenigingen in de sector volkscultuur

Dit rapport kwam tot stand in het kader van het project “Pro memorie: een eerstelijnshelpdesk voor archief- en documentatiebeheerders & promemorie.be: het virtueel historisch archief van de cultuur van alledag” Dit project is een initiatief van de Academie voor Streekgebonden Gastronomie, de vzw Federatie van Vlaamse Historische Schuttersgilden, Heemkunde Vlaanderen vzw, Kant in Vlaanderen vzw, Steunpunt voor Industrieel en Wetenschappelijk Erfgoed, Samenwerkingsverband Vlaamse Vereniging voor Familiekunde vzw, Vlaams Centrum voor Volkscultuur vzw, Instituut voor Vlaamse Volkskunst vzw, Vlaamse Volkssportcentrale vzw en Volkskunde Vlaanderen vzw. Petra Vanhoutte

2006

2

BEHOEFTEANALYSE

Inleiding 3

Project Pro Memorie 3

Werkwijze 3

1. Documentaire collecties in verenigingen 5

1.1. Profiel van de onderzochte verenigingen 5

1.2. Profiel van de collecties 6

1.3. Beweegredenen voor het verzamelen 8

1.4. Beheer en werking 9

2. Financiering en subsidiëring 11

3. Ontsluiting 12

4. Behoud en beheer 14

5. Publiekswerking en valorisatie 15

6. Expertise en vorming 17

Synthese: denkpistes voor het project Pro Memorie 19

3

Inleiding Project Pro Memorie Het voorliggende rapport kwam tot stand in het kader van het project “Pro Memorie: Een eerstelijns helpdesk voor archief- en documentatiebeheerders in erfgoedverenigingen & promemorie.be: het virtueel ‘historisch archief van de cultuur van alledag’”. Het project is een samenwerking tussen verschillende koepelverenigingen uit de sector volkscultuur: het Vlaams Centrum voor Volkscultuur, Heemkunde Vlaanderen vzw, Samenwerkingsverband Vlaamse verenigingen voor Familiekunde vzw, Steunpunt voor Wetenschappelijk en Industrieel erfgoed vzw, Academie voor Streekgebonden Gastronomie vzw, de vzw Federatie van Vlaamse Historische Schuttersgilden, Volkskunde Vlaanderen vzw en Vlaamse Volkssportfederatie vzw, met steun van de Vlaamse Gemeenschap. In de tweede fase geven ook Kant in Vlaanderen en het Vlaams Instituut voor de Volkskunst hun steun. De eerste van de drie fases van het project ging van start in de zomer van 2005. De algemene en overkoepelende doelstelling van het project is de uitbouw van een helpdesk waar vrijwilligers in de erfgoed- en volksculturele sector terecht kunnen met vragen rond archief- en documentatiebeheer. Het advies, de vorming enz. die worden verleend, blijven op maat van de vrijwilligers, dit wil zeggen: praktisch, werkbaar en direct. Er worden dus met andere woorden duidelijke antwoorden gegeven op adhoc-vragen, rekening houdende met de beperkingen van vrijwilligersverenigingen op gebied van geld, tijd en middelen. Dit rapport zal de basis vormen voor de volgende stappen in het project Pro Memorie. De opbouw van het basispakket van vormingsinitiatieven en de aanmaak van de brochure zal immers voor een groot deel aan deze behoeften en pijnpunten moeten beantwoorden. Het rapport zal een essentiële rol spelen in de verdere uitwerking van het project in de volgende fasen, het zal mee de richting van de dienstverlening aangeven door te wijzen op de kennishiaten op het veld. Het verspreiden van dit rapport zal wellicht ook op een indirecte manier de problematiek van vrijwilligersverenigingen onder de aandacht brengen. Professionele erfgoedbeheerders weten immers niet altijd even goed hun vormingsinitiatieven of projectwerking af te stemmen op de specifieke aanpak van vrijwilligersverenigingen. Misschien kan dit rapport stimulerend en educatief werken ten opzichte van de professionele erfgoedzorgers omdat ze hierdoor een beter beeld krijgen van de sector. Werkwijze Hoewel Heemkunde Vlaanderen vzw, het Vlaams Centrum voor de Volkscultuur vzw en tal van andere koepels op geregelde basis vragen binnenkrijgen over documentatiebeheer, is het noodzakelijk om de noden van de sector nog beter in kaart te brengen en zo een duidelijk overzicht te krijgen van de gaven en gebreken van het archief- en documentatiebeheer in het gehele veld. Omdat het binnen het tijdsbestek van fase 1 van het project onmogelijk was om alle erfgoedverenigingen van Vlaanderen te bevragen, werd beslist om de gegevens steekproefsgewijs te verzamelen.

4

De gekozen verenigingen werden bezocht door de medewerkster, waar enkele leden van de vereniging in kwestie via een diepte-interview werden ondervraagd. Een bezoek aan de vereniging in kwestie bleek essentieel. Via een bevraging op papier zou nooit dezelfde kwaliteit van gegevens kunnen worden gegarandeerd. Het ontmoeten van vrijwilligers in de nabijheid van de eigen collectie bood zeker een meerwaarde voor het onderzoek omdat men sneller geneigd was concrete voorbeelden naar voren te schuiven. Daarnaast kon de medewerkster meteen een globaal zicht op de collectie en zijn bewaaromstandigheden krijgen. De nadruk werd hierbij gelegd op het peilen naar de competenties van de verenigingen, dit zowel in positieve als in negatieve zin. Er werd voornamelijk gepolst naar hun deskundigheid: Wat zijn de voornaamste behoeften met betrekking tot documentatie- en archiefwerking? Wat zijn de kennishiaten en hoe proberen ze deze in te vullen? Welke vormingsinitiatieven hebben ze in het verleden gevolgd of willen ze graag volgen? Wie staat ter beschikking als helpdesk/vraagbaak/expertisecentrum voor hun problematiek als vrijwillige archief- en documentbeheerder? enz. De gegevens die via deze bezoeken werden verkregen, werden aangevuld met een aantal vroegere onderzoeken die meer kwantitatief van aard zijn, zoals het project Lokale Erfgoedhouders (provincie Antwerpen i.s.m. Heemkunde Gouw Antwerpen vzw), het project “Alfa: een kwantitatief en kwalitatief onderzoek naar het actueel, lokaal historisch, volks- en heemkundig landschap in Vlaanderen” (Vlaams Centrum voor Volkscultuur vzw) en het rapport Archiefnoden in Vlaanderen. Daarnaast werd de informatie geconfronteerd met de meningen en inzichten van enkele experten die via hun professionele bezigheden af en toe in contact komen met vrijwilligers in erfgoedverenigingen. Het leek ons interessant de perceptie van de experten te toetsen aan en te vergelijken met de realiteit en de meningen die vrijwilligers over bepaalde onderwerpen hebben. De volgende experts werden geïnterviewd over hun ervaringen met vrijwilligers: � Els Michielsen: consulente archieven, documentatiecentra en

bewaarbibliotheken bij Culturele Biografie Vlaanderen vzw, een steunpunt voor archiefinstellingen, bewaarbibliotheken, documentatiecentra, musea en erfgoedcellen.

� Bruno Vermeeren: stafmedewerker bij de Vlaamse Vereniging voor het Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen vzw, de beroepsvereniging voor medewerkers in archieven, bibliotheken en documentatiecentra.

� Frank Scheelings: voorzitter van de interuniversitaire Gespecialiseerde Master in de Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer aan de Vrije Universiteit Brussel en tevens auteur van de onuitgegeven studie “Archiefnoden in Vlaanderen”.

� Rombaut Nijssen: archivaris in het Rijksarchief in de Provinciën te Hasselt en tevens bestuurslid van de Heemkring Nieuwerkerken.

� Jeroen Walterus: projectcoördinator in het Vlaams Centrum voor Volkscultuur vzw en auteur van het rapport “Erfgoedverenigingen en volkscultuur ontcijferd.

5

Inzichten over historisch en ‘volkscultuur’-verenigingen als onderdeel van het Vlaamse erfgoedlandschap”1.

1. Documentaire collecties in de verenigingen 1.1. Profiel van de onderzochte verenigingen De opbouw van de bevraagde groep gebeurde volgens een aantal parameters: alle sectoren en regio’s dienden aan bod te komen in de bevraging en de verenigingen moesten over een documentaire collectie beschikken. De kringen moesten tevens een aantal problemen met betrekking tot documentatiebeheer hebben, we moesten dus op zoek gaan naar de gemiddelde vereniging met typische problemen voor de sector. De verenigingen die werden bevraagd, zijn alle ondergebracht in de erfgoedverenigingenwijzer en zijn dus te vinden op de website www.erfgoedverenigingen.be. In deze databank kunnen verenigingen onder meer aangeven of ze al dan niet een documentaire of museale collectie bezitten. De selectie van de doelgroep gebeurde met het oog op een goede verdeling over Vlaanderen en Brussel en over de verschillende deelsectoren die binnen dit project vertegenwoordigd zijn: heemkunde, volkskunde, schutterij, genealogie, industriële archeologie, volkssport, volkskunst en kant. Daarnaast werd ook de Academie voor Streekgebonden Gastronomie in de bevraging opgenomen. Wegens de beperkte tijd die voor deze behoefteanalyse was voorzien, was het niet mogelijk het vooropgestelde aantal bezoeken af te leggen. We moesten ons dus beperken. Over de archief- en documentatiewerking in de sector familiekunde en genealogie kunnen we verwijzen naar een rapport dat in 2005 opgemaakt werd door het Vlaams Centrum voor Volkscultuur vzw. Uiteindelijk werden de volgende verenigingen bezocht: � De Academie voor Streekgebonden Gastronomie vzw: een vereniging die zich

inzet voor het bewaren en promoten van ons culinair erfgoed. Ze stellen een aantal medewerkers professioneel tewerk en beheren een groot documentatiecentrum met informatie rond streekgastronomie. (contactpersoon: Walter Heirman en Inge Geysen)

� De Mechelse Kolveniersgilde: een schuttersgilde die werd heropgericht in de 19de eeuw. Deze schuttersgilde baat een moderne schuttersgilde uit. Daarnaast beheert ze ook een historisch documentatiecentrum, archief en museum en poogt men historische schietingen te herorganiseren.

� De Koninklijke Poperingse Boldersmaatschappij De Ware Vrienden: deze volkssportvereniging organiseert bolderswedstrijden. Ze beheert een klein archief, dat voornamelijk bestaat uit het beheersarchief waarin de oudste stukken dateren van het einde van de 19de eeuw. Daarnaast worden tevens een

1 WALTERUS, J., Erfgoedverenigingen en volkscultuur ontcijferd. Inzichten over historisch en ‘volkscultuur’-verenigingen als onderdeel van het Vlaamse erfgoedlandschap. Vlaams Centrum voor Volkscultuur, Brussel, 2004.

6

aantal knipsels rond de bolderssport in het algemeen en de vereniging in het bijzonder bewaard.

� De Aarschotse Kantclub de Vlasblomme vzw: deze vereniging houdt zich in de eerste plaats bezig met het aanleren en beoefenen van het kantklossen. De vereniging beheert - naast het eigen verenigingsarchief - ook een kleine bibliotheek met patronen, handleidingen enz.

� Hagok – De Haachtse Geschied- en Oudheidkundige Kring vzw: deze vereniging specialiseert zich in de studie en de promotie van de lokale geschiedenis van Haacht en zijn deelgemeenten. De vereniging beheert een documentatiecentrum waar onder meer kopieën van de registers van de Burgerlijke Stand worden bewaard en opengesteld.

� Heemkring Groot Sint-Truiden vzw: deze heemkundige kring specialiseert zich in de studie van de geschiedenis van de regio Sint-Truiden. De vereniging beheert naast hun documentaire collectie ook een collectie objecten en is gehuisvest in een oude technische school in het hartje van Sint-Truiden.

� Heemkring Ter Palen vzw te Buggenhout: deze heemkundige kring bestudeert in de eerste plaats de lokale geschiedenis. De vereniging is gehuisvest in een gemeentelijk centrum, waar ze naast het documentatiecentrum ook een klein museum uitbaat. Pronkstukken uit de collectie zijn twee maquettes van Buggenhout vroeger en nu.

� Historisch Archeologische kring De Spaenhiers vzw te Eernegem: De Spaenhiers zijn ontstaan vanuit een strikt archeologische interesse, maar hebben sinds hun ontstaan hun blik verruimt naar de hele geschiedenis van de regio. De vereniging beheert een goed uitgebouwd documentatiecentrum. Momenteel zijn er plannen om te verhuizen naar een nieuwe locatie waar ook de gemeentelijke archiefdienst zou worden gehuisvest.

� Numismatica Brugge en het Vrije vzw: deze vereniging specialiseert zich in de studie van munten en penningen. Ze beschikt niet over een eigen lokaal maar ziet haar bibliotheek gehuisvest in een tweetal kasten bij de CM. Ze bezitten voornamelijk standaardwerken uit hun vakgebied.

� Het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge: Deze vereniging is waarschijnlijk de oudste van de onderzochte doelgroep. Het beheersarchief van deze kring wordt bewaard binnen de depots van het Stadsarchief te Brugge. Er werd een inventaris van dit archief gemaakt in het kader van een licentiaatverhandeling die later in boekvorm is verschenen2.

1.2. Profiel van de collecties In verband met de samenstelling van de collecties moeten we een onderscheid maken tussen twee verschillende groepen van verenigingen die we hebben bevraagd: Enerzijds zijn er de heemkringen, thematische verenigingen, geschiedkundige verenigingen, genealogische en archeologische verenigingen, anderzijds de verenigingen die zich eerder actief met folklore, volkssport en ambachten bezig houden. De onderzoeksgerichte verenigingen onderzoeken meestal de (lokale) geschiedenis, genealogie of een bepaald thema. Zij verzamelen

2 VRIELINCK, S. en VAN EENOO, R., IJveren voor geschiedenis: 150 jaar Genootschap voor Geschiedenis Société d’Emulation te Brugge. Brugge, 1989.

7

naast het eigen archief ook heel wat documentatie, boeken en ander bronnenmateriaal dat van nut kan zijn bij hun onderzoek. De collectie van de meer ervaringsgerichte verenigingen zoals volkssportclubs of folkloreverenigingen bestaan in hoofdzaak uit het eigen vzw-archief, eventueel aangevuld met een aantal knipsels over de eigen vereniging, patronen, reglementen, handleidingen, … We illustreren met een voorbeeld: De Aarschotse Kantclub de Vlasblomme bezit naast het eigen archief ook een uitgebreide verzameling van patronen, handleidingen en tijdschriften. Deze worden verzameld om de leden te inspireren tot het maken van kantwerken. De onderzoeksgerichte verenigingen geven blijk van een grotere verzamelwoede3. Veelal wordt alles verzameld wat enigszins te maken kan hebben met de onderwerpen die hen interesseren: lokale geschiedenis, genealogie, volkskunde, heemkunde, specifieke themata enz. Vaak worden deze onderwerpen erg ruim geïnterpreteerd. Zo vinden de verenigingen het vaak erg interessant om er een immens schaduwarchief op na te houden, waar kopieën vanuit het eigen gemeentearchief, Rijksarchief, kerkarchief enz. worden bewaard. Daarnaast worden foto’s, documenten, knipsels, filmbanden, geluidsbanden enz. bijgehouden die te maken hebben met het lokale materiële en immateriële erfgoed. Deze verzamelwoede is interessant voor de onderzoeker omdat er op die manier heel wat materiaal wordt bewaard dat in andere archiefinstellingen niet te vinden is. Het zorgt echter vaak ook voor problemen: heel wat verenigingen klagen over een nijpend plaatsgebrek en kunnen niet alles optimaal stockeren. Op die manier is het heel moeilijk om elk document met de gepaste zorgen te omringen. Daarenboven wordt heel wat van dat materiaal niet of zeer zelden geraadpleegd. In heel wat verenigingen wordt te veel geld, middelen en inspanningen geïnvesteerd in de bewaring van materiaal dat bijna niet wordt geconsulteerd, eigenlijk vrij weinig onderzoekswaarde heeft of dat een schaduwarchief vormt van een collectie die elders ook wordt bewaard. Met andere woorden heel wat verenigingen voeren geen selectiebeleid. Ze durven niets weggooien omdat zowat alles “wel nuttig zou kunnen zijn” en durven geen schenkingen weigeren omdat ze “dan misschien nooit meer iets zal worden aangeboden”. Toch zijn beslissingen in verband met acquisitie noodzakelijk. Het is nodig voor zichzelf uit te maken wat de vereniging al dan niet wil bewaren en verzamelen. Concreet wil dit zeggen: zoek uit wat je als vereniging wil bewaren, wat de waarde, samenstelling en het belang van je collectie is en voer een gericht beleid naar nieuw en aanvullend materiaal. Deze acquisitieplanning hoeft niet uitgebreid te zijn, maar is wel noodzakelijk om een idee te hebben wat interessant is en geraadpleegd zal worden. Bij het merendeel van de verenigingen wordt het meeste van de acquisities gedaan via schenkingen. De eerder vermelde Aarschotse Kantclub de Vlasblomme en

3 zie tevens: VANHOUTTE, P., “Samenstelling en niet-gericht karakter van de collectie”. In: GEUENS, K., VANHOUTTE, P. en VANNIJVERSEEL, D., Bewaren wat anders verdwijnt. Lokale erfgoedhouders in de Provincie Antwerpen. Antwerpen, 2006, p 114-125.

8

Numismatica Brugge en het Vrije vormen hierop een uitzondering. Het grootste deel van hun collectie is afkomstig van aankopen. Deze verenigingen hebben dan ook een erg kleine collectie, bestaande uit slechts een paar boekenkasten. Ze gaan ook meestal op zoek naar echt recente boeken of naar gespecialiseerde naslagwerken die bijna niet op de markt zijn te vinden en dus meestal ook niet worden geschonken. Het spreekt voor zich dat het voor de meeste verenigingen moeilijk is om hun collectie via aankoop in stand te houden. Vaak zoeken ze gespecialiseerd materiaal (veelal gebonden aan specifieke themata of lokale context) en hebben ze slechts een beperkt budget. Het is opmerkelijk dat weinig verenigingen bij vragen naar collecties en archieven niet de link leggen naar hun eigen verenigingsarchief. Slechts weinig verenigingen houden een eigen archief bij dat op basis van hun taken en functies is gevormd. Vaak worden de documenten doorgegeven aan het nieuwe bestuurslid bij het vervangen van een oud-bestuurslid. Dit is echter niet steeds het geval. Een aantal van de verenigingen laat uitschijnen dat dit bij hen in het verleden niet altijd gebeurde, wat soms nare gevolgen voor het dagelijkse bestuur van de vereniging heeft. Het niet-bewaren van het eigen archief stellen we opmerkelijk genoeg niet alleen vast bij de ervaringsgerichte verenigingen. Ook de heemkringen die met lokale geschiedenis bezig zijn en veelal verenigingsarchieven van andere lokale verenigingen bijhouden, vinden het niet altijd even nodig om hun eigen archief te bewaren4. 1.3. Beweegredenen voor het verzamelen Allereerst lijkt het ons essentieel een beter inzicht te verwerven in de beweegredenen voor het bijhouden van het eigen archief, het verzamelen van documentatie en het instandhouden van deze collecties. We stellen bij onze plaatsbezoeken een opmerkelijke paradox vast in de houding van onderzoeksgerichte erfgoedverenigingen naar hun archief toe. Elke bezochte vereniging heeft een verzameling waarin men heel wat tijd en geld steekt, maar toch ziet men het verzamelen en openstellen niet als hun hoofdopdracht. Heemkringen zien als opdracht en doelstellingen veelal als “het bestuderen en bekendmaken van de lokale geschiedenis”. Bij de meer ervaringsgerichte verenigingen ligt hun hoofdopdracht in het instandhouden van een sport, traditie, (kunst)ambacht, … Dit is een opmerkelijke vaststelling aangezien een vereniging in het merendeel van de gevallen heel wat tijd, geld en middelen spendeert aan het uitbouwen, instandhouden en ontsluiten van hun collectie. De collecties van lokale verenigingen uit de sector volkscultuur zijn echter niet zonder belang. Een lokale vereniging bewaart vaak wat anders zou verdwijnen. Veel materiaal wordt namelijk niet bewaard door officiële archiefinstellingen. Ook personen, verenigingen, bedrijven enz. bewaren hun erfgoed niet eindeloos. De lokale verenigingen bieden in vele gevallen een oplossing5. Ze staan in voor de

4 Binnen het project “Registratie van documentair erfgoed bij lokale erfgoedhouders in de Provincie Antwerpen” werd vastgesteld dat ca. 50% van de onderzochte lokale erfgoedhouders geen eigen archief bijhoudt. Vanhoutte, P., “Behuizing en bewaringsproblematiek”. In: GEUENS, K., VANHOUTTE, P. en VANNIJVERSEEL, D., Bewaren wat anders verdwijnt. p 137.

9

bewaring van minder evidente stukken en documenten zoals archiefbestanden, regionale reclame- en advertentieblaadjes, … Heel wat verenigingen zijn actief bezig met hun archieven en collecties. Bij verenigingen die de lokale geschiedenis, heemkunde, … of een bepaald thema bestuderen is die aandacht al een tijd aanwezig. Maar ook ervaringsgerichte verenigingen zijn bezig met hun archieven. Ze bewaren niet alleen hun eigen administratief archief, ze gaan tevens op zoek naar documentatie rond hun vereniging. Dat hun archief en documentatie heel wat verenigingen bezighoudt, is te zien in het aantal vragen dat jaarlijks aan Heemkunde Vlaanderen vzw wordt gesteld. Deze vragen zijn zowel onderzoeksgericht naar inhoud van bepaalde collecties als naar de materiële verzorging ervan. In 2004 werd het project: ‘Horen, zien en ontsluiten’ goedgekeurd en er werd in de loop van het voorjaar 2005 een lessenreeks rond audiovisuele dragers in het verenigingsarchief georganiseerd. Er was een onverwacht groot aantal inschrijvingen, wat aantoont dat er veel behoefte bestaat aan deskundigheidsontwikkeling. Er zijn heel wat vragen rond advisering. Daarnaast leeft er ook aandacht voor orale bronnen bij de verenigingen en zijn er dan ook heel wat vragen over het instandhouden en bewaren van deze bronnen. Ten slotte groeit tevens de interesse vanuit professionele hoek voor de collecties van deze verenigingen. Heemkunde Vlaanderen vzw krijgt steeds meer vragen rond het efficiënt bevragen van deze groepen over allerlei themata. Zo voeren de thema-archieven Resonant en het Centrum voor Architectuurarchieven een actieve bevraging naar specifieke thema’s6. Naast de documentaire collecties beheren heel wat verenigingen ook een museale of een objectencollectie. In de door ons bezochte doelgroep werden geen omvangrijke museale collecties bewaard. De doelgroep was echter te beperkt om hieruit sluitende conclusies te trekken. De museale collecties worden echter verder onderzocht in het project “Het lokale erfgoed als geheugen voor de lokale samenleving” dat momenteel loopt binnen Heemkunde Vlaanderen7. 1.4. Beheer en werking Het beheer van de collecties wordt in de eerste plaats verzorgd door vrijwilligers. Slechts weinig verenigingen kunnen een beroep doen op een professionele

5 Zie ook: GEUENS, K., “1.3. Werking”. In: GEUENS, K., VANHOUTTE, P. en VANNIJVERSEEL, D., Bewaren wat anders verdwijnt. p 34 e.v. 6 Dit leidt in bepaalde gevallen zelfs klachten in verband met over-bevraging. Een aantal verenigingen ziet het niet meer zitten om zoveel enquêteringen in te vullen. 7 Zie hiervoor de behoefteanalyse die in het kader van het project “Het lokale erfgoed als geheugen voor de lokale samenleving. Voorbereidingstraject/studieronde met het oog op het toekomstproject ondersteuning heemkundige/volkskundige musea en collectiebeheerders” door Gregory Vercauteren werd opgemaakt met als titel “Lokaal erfgoed onder de loep”.

10

medewerker. Binnen de door ons onderzochte doelgroep had enkel de Academie voor Streekgebonden Gastronomie medewerkers in dienst. De financiële druk van het indienstnemen van een werknemer is voor vrijwilligersverenigingen niet haalbaar. In sommige gevallen kunnen ze wel een beroep doen op professionele krachten van de gemeentelijke overheid, bijvoorbeeld voor het opknappen van kleine herstellings- of onderhoudswerkzaamheden. Hiervoor is het noodzakelijk om als vereniging een goede relatie te onderhouden met het gemeentebestuur. Bij besparingen binnen de gemeentelijke of stedelijke overheid gebeurt het vaak dat deze dienstverlening wegvalt. Dat het beheer van de documentaire collectie vooral door vrijwilligers wordt verzorgd, impliceert vaak dat er met variabele uren wordt gewerkt. De vrijwilligers komen catalogiseren, inventariseren, … wanneer ze dat zelf willen, alhoewel er vaak interne afspraken zijn zodat er bijvoorbeeld in team kan worden gewerkt. De consultatie van de collecties gebeurt op vaste openingsuren, voornamelijk omdat dit beter werkbaar is. Deze vaste openingsuren sluiten echter geen consultatie op afspraak uit. Afhankelijk van de vereniging kunnen er voor onderzoekers met een deadline, zoals thesisstudenten, uitzonderingen worden gemaakt op de openingsuren, zodat het mogelijk is om langer en vaker te komen werken. In sommige gevallen is er tevens uitlening mogelijk, soms zelfs van erg waardevolle stukken, maar dit werd niet onderzocht binnen dit onderzoek8. Bijna alle verenigingen maken melding van hun grote nood aan mensen. Steeds minder mensen zijn bereid om een bestuursfunctie op te nemen en zich vrijwillig in te zetten voor de doelstellingen van deze verenigingen. In de meerderheid van de gevallen zijn er slechts een handvol mensen actief9. Veel van de geïnterviewde bestuursleden maakten zich ook ernstige zorgen over de stijgende gemiddelde leeftijd van hun leden en bestuur. Velen zijn op zoek naar strategieën om jongeren geïnteresseerd te maken in een lidmaatschap of bestuursfunctie in hun vereniging10.

8 Zie hiervoor: WALTERUS, J. , Erfgoedverenigingen en volkscultuur ontcijferd. Inzichten over historische en ‘volkscultuur’-verenigingen als onderdeel van het Vlaams Erfgoedlandschap. Vlaams Centrum voor Volkscultuur, Brussel, maart 2003, p. 104 e.v. en SCHEERLINGS, F., “De amateurverenigingen: bewaarverenigingen met regionale of thematische actieradius”, uit: Archiefnoden in Vlaanderen, onuitgegeven rapport, VUB-archief, p 126 e.v. 9 Een uitgebreidere analyse is te vinden in: WALTERUS, J., Erfgoedverenigingen en volkscultuur ontcijferd. p 58 e.v. 10 Voor meer informatie rond dit onderwerp: zie Vergrijzing of verzilvering? De effecten van vergrijzing op vrijwilligerswerk. Tussenrapportage van het project effecten van vergrijzing op het vrijwilligerswerk, een samenwerkingsproject van CIVIQ en NIZW. (zie http://www.nizw.nl/Docs/Vrijwilligers/Nieuws/PDF/vergrijzing%20of%20verzilvering.pdf laatste raadpleging 16/06/2006).

11

2. Financiering en subsidiëring Financiering is bij veel van de bezochte verenigingen een probleem. 50 % van de door ons bezochte verenigingen kreeg geen structurele subsidiëring. Van de verenigingen die wel een subsidiëring kregen, was die bij vier verenigingen afkomstig van de gemeente. Eén vereniging kon rekenen op de subsidiëring van de provincie (in dit geval West-Vlaanderen). Heel wat verenigingen vertelden ons dat ze het heel moeilijk vinden om aan het kluwen van structurele subsidiëring uit te geraken. Daarom opteren velen voor het niet aanvragen van subsidiëring, vaak om niet afhankelijk te zijn van een subsidiërende overheid. Heel wat verenigingen vonden ook dat er niet zomaar subsidies mochten worden toegekend. Tegenover het toekennen van belastingsgeld staat immers ook een verantwoordelijkheid die op een verantwoorde manier moest worden gedragen. Subsidiëring mag enkel worden toegekend op basis van een verdienste van die vereniging en niet willekeurig. Een aantal verenigingen merkten ook op dat de financiële ondersteuning van het gemeentebestuur soms ook afhankelijk was van de dienstdoende politici en de contacten tussen vereniging en gemeentebestuur. De subsidiëring door de gemeente is vaak ook erg beperkt en soms zelfs enkel onder de vorm van het tegen een lage prijs ter beschikking stellen van lokalen en/of materialen (tentoonstellingspanelen, meubilair enz) of het overnemen van bepaalde klussen door de gemeentelijke diensten (structurele werken aan de lokalen, snoeien van bomen enz). De dagdagelijkse financiering van de onderzochte verenigingen gebeurt echter meestal voor het grootste gedeelte met ledengeld. Niet alleen ontvangen de door ons geïnterviewde verenigingen weinig tot geen structurele subsidiëring, de helft van de verenigingen had ook nog nooit een subsidie of andere tegemoetkoming aangevraagd. De voornaamste reden die hiervoor werd opgegeven, is het gebrek aan informatie over deze mogelijkheden, velen zijn zelfs niet op de hoogte van het bestaan van deze mogelijkheid. De reglementen die naar de verenigingen worden gecommuniceerd zijn vaak te ingewikkeld en diegene die een dossier indienen, slagen er vaak niet in hun project op een gedegen wijze te beargumenteren. De ingediende dossiers zijn ook niet altijd volgens de regels. De verenigingen vinden hun weg niet naar het huidige aanbod van informatie hieromtrent, ook al zijn die voldoende voorhanden. Sommige provincies publiceren eenvoudige en praktische folders rond dit onderwerp, op internet zijn sites te vinden waar een aantal reglementen worden toegelicht11. Ook de Vlaamse Gemeenschap probeert op de site van het Agentschap

11 Niet alleen is er informatie te vinden op de websites van de desbetreffende lokale, provinciale en gewestelijke overheden en instellingen, ook op de website van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) worden alle reglementen van de verschillende overheden toegelicht. (zie www.vvbad.be/05_databanken/financiering/financiering.html laatste raadpleging op 20 april 2006). Een ander waardevol initiatief is www.premiezoeker.be waarin gezocht kan worden in allerlei premies en subsidies.

12

voor Kunsten en Erfgoed de subsidiereglementen en handleidingen samen te brengen. Toch zijn de meeste kringen vrij leergierig hieromtrent: Zes op de tien van de ondervraagde verenigingen stelden voor om binnen het project Pro Memorie hierover advies te verlenen of op de website duidelijke links en stappenplannen te plaatsen die het voor hen makkelijker zou maken om subsidiëringsdossiers in te dienen. In de eerste plaats zou het hier gaan om tegemoetkoming aan directe behoeftes op het gebied van het beheer van documentatie en objecten, zoals restauraties en aankopen van specifiek materiaal (plannenkasten, dozen, …). De meer ervaringsgerichte verenigingen zien liever een door hen georganiseerd evenement gesponsord (zoals een wedstrijd, tornooi, tentoonstelling enz) 3. Ontsluiting Zowel de ervaringsgerichte als de onderzoeksgerichte verenigingen zijn bezig met de ontsluiting van hun archief en documentatie. De ervaringsgerichte kringen zijn meestal op zoek naar een systeem om hun documentatie en bibliotheek makkelijker op te zoeken. Veel van deze verenigingen hebben reeds weinig inspanningen gedaan voor de ontsluiting van hun collectie, in de eerste plaats omdat hun collectie nog op een eenvoudige manier te beheren en te beheersen is. Een eenvoudige lijst, handgeschreven of digitaal via een tekstverwerkings-programma, is vaak voldoende om terug te vinden waar de geïnteresseerde naar op zoek is. Het eigen archief wordt binnen dit verhaal vaak vergeten, aangezien dit vaak als persoonlijk bezit van het bestuurslid in kwestie wordt gezien. Er zijn ook heel wat vragen rond wat er precies van dat beheersarchief moet worden bijgehouden. Het lijkt ons daarom interessant om een selectielijst aan te bieden voor het eigen archief. Deze selectielijsten zijn tamelijk eenvoudig samen te stellen, omdat vele verenigingen een vzw of een feitelijke vereniging zijn. Daaraan gekoppeld kan ook een ordeningsschema ter beschikking worden gesteld. Anders ligt het bij de onderzoeksgerichte kringen. De grote vraag van heel wat onderzoeksgerichte kringen is een systeem dat iedereen volgt. Een dergelijk gestandaardiseerd systeem voor ontsluiting zou aan een aantal voorwaarden moeten voldoen, we geven enkele kanttekeningen: � Er moet voldoende aandacht zijn voor een eenvoudig te bedienen systeem op

maat van de vrijwilliger. Heel wat ontsluitingsprogramma’s zijn te moeilijk voor vrijwilligers en vergen initiaties en trainingen. Een meerderheid van de (bestuurs)leden heeft een vrij hoge leeftijd en is niet altijd even bedreven met computers.

� De prijs van het softwarepakket moet haalbaar zijn voor de verenigingen. De prijzen van bepaalde licenties liggen meestal erg hoog.

� Heel wat verenigingen gebruiken momenteel een eigen gemaakte ontsluiting op basis van het Windows office-pakket. Dit pakket heeft heel wat nadelen in verband met stabiliteit, maar het is niettemin een van de meest gebruikte softwarepakketten in de wereld. Heel wat open-source-sofware wordt enkel gebruikt door specialisten en zijn vaak een korte duur beschoren. Dit is een afweging die moet worden gemaakt bij de keuze van een softwarepakket.

13

� Veel verenigingen vragen ook naar een systeem waarin hun oude gegevens kunnen worden geïmporteerd. Zo moet geen werk worden opnieuw gedaan.

Momenteel blijven verenigingen vaak zitten met vragen en problemen rond methodes van ontsluiting. Er is een groot onevenwicht in de sector wat betreft de ontsluiting van de verschillende bronnentypes. Zo zijn boeken en tijdschriften vaak ontsloten, maar schrikt men ervoor terug om aan kaarten, plannen, affiches enz. te starten12. Dit is te verklaren doordat sommige types, zoals boeken, vaste en duidelijk te herkennen kenmerken hebben die makkelijk in een lijst of tabel zijn in te voeren (zoals titel, auteur enz.). Bij andere types ligt dat heel wat moeilijker. Nog ingewikkelder wordt het wanneer men poogt de archieven te ontsluiten. Vaak worden deze geordend volgens archiefvormer en heeft men wel een idee wat er in de bestanden te vinden is, maar gaat men niet verder in de ontsluiting. Dit toont aan dat heel wat verenigingen enigszins aanvoelen dat dit materiaal niet uiteen mag worden getrokken en thematisch mag worden geordend. Er is met andere woorden een soort fingerspitzengefühl aanwezig. De amateur-archivarissen van dienst hebben echter onvoldoende kennis van de ordeningsschema's die voorhanden zijn voor bepaalde types van archieven. De huidige situatie is dat veel verenigingen een eigen systeem hebben ontwikkeld. Een aantal verenigingen werkt nog op papier of via fiches, een meerderheid is overgeschakeld op een digitaal systeem (veelal in access, excell of word). Heel wat verenigingen maken ook oneigenlijk gebruik van bepaalde softwarepakketten. Het programma Hazadata wordt bijvoorbeeld vaak benut voor het ontsluiten van bidprentjes, rouwbrieven of foto’s terwijl dit systeem hiervoor niet optimaal is geschikt. Er is ook een reëel probleem in verband met de onevenwichtige ontsluitingsgraad binnen bepaalde collecties. We zien bij bepaalde verenigingen een tendens tot het opzetten van databanken waarin bepaalde bronnentypes in detail worden ontsloten en uitgediept. Heel wat verenigingen gaan bijvoorbeeld hun doodsprentjes en rouwbrieven gedetailleerd ontsluiten, terwijl ze geen idee hebben van wat er in de collecties plannen, kranten enz. is aan te treffen. Het gedetailleerd ontsluiten is niet alleen enorm tijdsrovend, maar ook onnodig. Het is beter eerst een overzicht te hebben van de gehele collectie vooraleer dergelijke arbeidsintensieve taken worden aangevat. De meeste onderzoeksgerichte kringen vinden het noodzakelijk dat een systeem trefwoorden bevat die kunnen worden toegekend aan een beschrijving. Heel wat verenigingen starten bij het ontwerp van hun systeem – bv. in Access – met het ontwikkelen van een trefwoordenlijst. Dit is echter niet altijd even noodzakelijk. Vooral met de moderne mogelijkheden van full-textsearch is dit minder en minder een noodzaak geworden. Deze mogelijkheden zijn trouwens ook in de nieuwere versies van het office-pakket aanwezig, wat zoeken heel eenvoudig maakt.

12 GEUENS, K., “1.2. Lokaal documentair erfgoed: een kwestie van inventariseren”. In: GEUENS, K., VANHOUTTE, P. en VANNIJVERSEEL, D., Bewaren wat anders verdwijnt. pp 53-56.

14

Ook het samenstellen van een trefwoordenlijst is geen eenvoudige klus. Elke collectie heeft zijn eigen specifieke samenstelling en dus zijn bepaalde klemtonen in de aangepaste thesaurus essentieel. Veel verenigingen vragen naar een ideale oplossing die direct toepasbaar is. De bestaande thesauri vertonen echter stuk voor stuk een aantal gebreken en zijn enkel toepasbaar op literatuur of objecten. Het is wenselijk dat verenigingen goed nadenken over een woordenlijst voor ze deze implementeren. Sommige verenigingen gaan ook zover dat ze hun hele collectie volgens een aantal themata gaan herordenen. Dit is op een bepaalde hoogte interessant, maar als een onderzoeker andere thema’s wil gaan onderzoeken, dan wordt het moeilijk om hiervoor de juiste informatie te gaan vinden. 4. Behoud & Beheer Heel wat verenigingen doen al kleine ingrepen om hun materialen tegen schadelijke invloeden van buitenaf te beschermen13. Het blijkt echter moeilijk om de juiste tactieken en methodes hiervoor te vinden en uit te voeren. Heel wat verenigingen doen bepaalde evidente keuzes en acties om hun collecties te vrijwaren, maar voor dringende crisissen en sluipende problemen weten ze vaak geen oplossing. De meeste verenigingen verbergen hun collecties voor licht en al te grote temperatuurschommelingen door bijvoorbeeld gordijnen voor de vensters te hangen. Ook blijkt er grote aandacht voor beveiliging. Het merendeel van de verenigingen beschikt over een afgesloten kast of lokaal, waar slechts een aantal (bestuurs)leden de sleutel van hebben. Anders is het bij meer dringende problemen zoals bijvoorbeeld een boek met schimmel of waterschade. In dat geval weten vele verenigingen niet waar ze terecht kunnen voor advies. Wanneer er dan wel advies wordt ingewonnen, blijken de suggesties die worden gegeven om het probleem op te lossen niet haalbaar voor een vrijwilligersvereniging. Ze vergen een uitgebreide kennis, specifieke apparatuur of materialen of veel tijd, geld en middelen. Er is dringend nood aan laagdrempelige oplossingen. In slechts twee van de bezochte verenigingen werd ooit speciaal verpakkingsmateriaal (zuurvrije dozen en mappen) aangekocht voor het bewaren van de documentaire collectie. Een andere vereniging krijgt speciale dozen en mappen van de gemeentelijke archiefdienst. Een veelgehoorde klacht bij de andere verenigingen is dat het moeilijk is om aan adressen van leveranciers en prijslijsten van dit materiaal te komen. De meeste leveranciers verkopen de standaarddozen ook enkel in grote hoeveelheden (ca. 50 dozen). De drempelvrees voor de aankoop van deze materialen blijkt ook tamelijk groot, de meeste verenigingen hebben het idee "het zal toch wel te duur voor ons zijn". Het is ook opvallend weinig bekend

13 De meeste verenigingen verwezen naar maatregelen in verband met beveiliging: een goed afgesloten lokaal, een goed afgesloten kast, waardevolle stukken in een kluis stoppen. Enkele anderen meldden dat ze speciale maatregelen namen in verband met behoud en beheer: verwarming op anti-vriesstand, licht uitdoen, nietjes verwijderen uit het archief, niet roken in het archief en aankoop van zuurvrije dozen.

15

dat de provinciale museumconsulenten over uitleenbare apparaten en materialen beschikken. Verenigingen worden ook afgeschrikt door de hoge eisen die professionals stellen in literatuur of cursussen. De strikte eisen die aan temperatuur, luchtvochtigheid, sterkte en duur van de verlichting worden opgelegd, zijn veelal niet haalbaar voor vrijwilligersverenigingen. Hierdoor ontstaat veelal een bizarre alles-of-niets-situatie waardoor heel wat verenigingen geen acties durven te ondernemen omdat “het toch niet goed genoeg is”. Een helpdesk op maat van de vrijwilliger zou hierin een oplossing kunnen bieden door elementen aan te reiken die zonder veel investeringen van tijd en geld makkelijk te verwezenlijken zijn, maar toch efficiënt werken. Enkele verenigingen klagen over de veelheid aan oplossingen die bepaalde professionelen hen suggereren. Vaak gaat het hier over het archiveren van digitale bronnen en audiomateriaal: de verenigingen in kwestie zien door de bomen het bos niet meer en worden van alle kanten benaderd rond de voor- en nadelen van cd’s, dvd’s, servers enz. Er is nood aan gescreende informatie rond allerlei onderwerpen. Het is immers enorm moeilijk om verschillende meningen aan elkaar te toetsen en te vergelijken. De vrijwilligers schrikken ervoor terug om een keuze te maken tussen verschillende oplossingen (vooral omdat er zoveel nadelen worden geformuleerd). Temeer omdat ze zich voor advies naar een professioneel wenden, verwachten ze een duidelijk antwoord op hun vragen. 5. Publiekswerking en valorisatie Bij de door ons onderzochte verenigingen komt duidelijk naar voren dat er erg veel belang wordt gehecht aan publiekswerking. Vooral de heemkringen gaan uit van het principe “wij werken voor de geïnteresseerden in onze lokaliteit”. In het kader hiervan wordt vaak een tijdschrift, jaarboek of een losstaande publicatie uitgegeven. Ook het openstellen van de documentaire collectie blijkt een evidentie voor de meeste verenigingen. De door ons geïnterviewde onderzoeksgerichte verenigingen beschikken meestal over een documentatiecentrum met vaste openingsuren. De andere verenigingen – die een meer ervaringsgerichte invalshoek hebben – beschikken vaak over een eigen archief, al dan niet aangevuld met wat documentatie, dat toegankelijk is op afspraak. Dit wil zeggen: men heeft er geen problemen mee dat onderzoekers en geïnteresseerden de collectie komen raadplegen, maar ze maken deze collectie niet bekend bij of aantrekkelijk voor het grote publiek. Er zijn echter verschillen naargelang de vereniging in kwestie. Sommige verenigingen zien bepaalde archieven als hun privé-terrein waar geen enkele onderzoeker mag aan raken. Dit mochten we ook tijdens ons onderzoek vaststellen: Een enkele vereniging weigerde elke medewerking en wou niet ons zelfs niet ontvangen voor een interview. Gelukkig behoort dit soort verenigingen vandaag tot een minderheid. Toch slagen vele verenigingen er niet altijd in om professionele onderzoekers en studenten te informeren over hun collecties. De meeste geïnteresseerden zijn uit

16

de lokale omgeving en interessesfeer. Via systemen als Archiefbank Vlaanderen of initiatieven als www.lokaalerfgoed.be kunnen lokale verenigingen hun schatten aan de buitenwereld tonen. Binnen ons onderzoek kunnen we echter vaststellen dat dergelijke instrumenten nog te weinig bekend zijn bij het grote publiek. Er is ook een grote terughoudendheid bij sommige verenigingen. Extra sensibilisering en informatie rond Archiefbank is zeker aan de orde. De openstelling van de documentatie van de onderzoeksgerichte verenigingen is meestal absoluut, dit wil zeggen: Alles wordt getoond, is inkijkbaar en raadpleegbaar. Er worden meestal slechts een klein aantal uitzonderingen gemaakt, zoals het eigen verenigingsarchief (waar over het algemeen geen vraag naar is) of een aantal speciale stukken (meestal delicate of gevoelige stukken). Bij de terbeschikkingstelling worden meestal geen vragen over privacywetgeving, of openbaarheid van bestuur gesteld. De voornaamste reden hiervoor is de beperkte kennis van deze wetgeving. Soms is men zelfs helemaal niet op de hoogte van het bestaan ervan. Dit levert over het algemeen weinig problemen op, het is meestal de bedoeling van de schenkers van de archieven aan een vereniging dat deze zo snel mogelijk raadpleegbaar zijn en bestudeerd worden. Anders is het voor bepaalde openbare archieven, vaak ook genealogische bronnen. Heel wat lokale erfgoedhouders bewaren originele of gekopieerde registers van de Burgerlijke Stand of de parochie. De privacywetgeving14 legt – grosso modo gesteld – een termijn op van 100 jaar vooraleer documenten met privacy-gevoelige gegevens mogen worden ingekeken15. Ook voor kopieën van documenten geldt deze termijn. Er zijn echter heel wat uitzonderingen en ook de afweging privacy-gevoeligheid en het recht op inkijk in de gegevens, zijn niet altijd even duidelijk voor de archivaris, laat staan voor de vrijwilliger16. Vaak worden in de verenigingen dan ook stukken ter inzage gegeven die eigenlijk niet zouden mogen worden ingekeken. Dit ligt niet alleen aan het gebrek aan kennis van de vrijwilligers in kwestie, een deel van de schuld ligt ook bij de gemeentelijke en kerkelijke overheden, die hun origineel archief laten kopiëren of bewaren door de vrijwilligersvereniging. Er is ook een grote problematiek aanwezig rond wat al dan niet mag bewaard worden door een vereniging. Heel wat verenigingen bewaren archieven van een openbare instelling of overheid17. Deze stukken moeten bijgehouden worden door de overheid of instelling die ze heeft opgemaakt of ze moeten worden

14

Wetten betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (wetten van 8 december 1992 en 11 december 1998). 15

Voor meer informatie hieromtrent zie onder meer: SCHRAM, F., “Openbaarheid van bestuur en de Burgerlijke Stand”. T.B.P., 1998, pp 391-397. 16

Dit wordt verduidelijkt in: OPSOMMER, R., “Openbaarheid en privacy: praktische vragen en mogelijke oplossingen uit de dagelijkse archiefpraktijk”. in: OPSOMMER, R., MARTYN, G. en HEIRBAUT, D., De archivaris, de wet en de rechtbank. Brugge, 2003, pp 35-44. 17 Het project “Lokale erfgoedhouders” kwam tot het besluit dat 16,22% van de onderzochte kringen archief bijhield van de gemeente. (GEUENS, K., “2. Verborgen schatten”. In: GEUENS, K., VANHOUTTE, P. en VANNIJVERSEEL, D., Bewaren wat anders verdwijnt. p 76.)

17

overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. Ze laten bijhouden door een vereniging druist in tegen de archiefwet18. Het is echter vaak het geval dat de fout hier niet bij de vereniging zelf ligt, maar eerder bij de overheid in kwestie. Vele gemeenten onttrekken zich van hun plichten en dumpen archieven bij een heemkring of geschiedkundige kring. De vereniging kan echter nooit het eigendom over deze stukken verwerven, aangezien openbaar of publiekrechterlijk archief – net zoals alle openbaar bezit - steeds onvervreemdbaar is. Het is dus beter niet te veel geld in dit soort archieven te investeren en steeds voorzichtig met dergelijke “giften” om te springen. De vereniging sluit het beste een bruikleenovereenkomst met de overheid in kwestie, waardoor ze actief mee kan helpen aan de valorisatie en het terbeschikkingstellen, maar de verantwoordelijkheid in mindere mate draagt voor de stukken zelf. Ook op het gebied van auteursrechten rijzen heel wat vragen bij de verenigingen. Een aantal verenigingen laten onbeperkt kopiëren toe, iets wat vaak in strijd is met de auteurswetgeving19. Een aantal verenigingen (in dit geval voornamelijk onderzoeksgerichte verenigingen) beschikt zelfs over een eigen kopieerapparaat. Sensibilisering dringt zich op. De verenigingen beperken zich niet tot de traditionele valorisatie via openstelling van de collectie en het uitgeven van studies. Daarnaast organiseren ze veelal tal van evenementen zoals tentoonstellingen, boekvoorstellingen enz. Vaak worden deze festiviteiten georganiseerd in samenwerking met de cultuurdienst van de gemeente. Het naar buiten treden is essentieel voor een onderzoeksgerichte vereniging: Het is nodig om het maatschappelijk draagvlak van de vereniging zo groot mogelijk te maken zodat de vereniging aantrekkelijk wordt voor sponsoring van de gemeentelijke, provinciale en andere overheden. Deze tendens is niet exclusief te merken bij onderzoeksgerichte vrijwilligersverenigingen met een documentaire collectie, ook de reguliere archiefdiensten passen deze strategie toe. Publiekswerking is voor beide dus erg belangrijk. 6. Expertise en vorming Het is opmerkelijk hoe weinig verenigingen al aanwezig waren op studiedagen of cursussen. Slechts een viertal verenigingen had al een cursus gevolgd. Meestal ging het om totaalopleidingen die zowel een overzicht gaven van de archivistiek als een aantal bewaarprincipes bijbrachten20. Een vereniging was aanwezig op een sessie rond de nieuwe vzw-wetgeving. De meeste verenigingen die in het verleden reeds naar een cursus waren geweest waren redelijk ontmoedigd over de invulling ervan. Ze vonden dat de eisen die erin

18 BS, 12-8-1955 - met uitvoeringsbesluit van 12-12-1957: BS, 20-12-1957. 19 zie onder meer: BORMS, J., “De auteurswet en de bibliotheek”. Bibliotheek- & Archiefgids. 82 (2006)

1, pp 15-24. 20 Het ging vooral om de cursussen georganiseerd door de provinciale overheden, over “Horen, zien en ontsluiten” (VCV en een samenwerkingsverband van volksculturele koepels), de cursussen voor kerkelijke archivarissen (Kadoc) en “Archiveren kun je leren” (VCM-contactforum).

18

werden geponeerd (vooral op gebied van ontsluiting en behoud en beheer) erg hoog waren en dus veelal niet door hen konden worden gerealiseerd. Er is dus dringende nood aan cursussen op maat van de vrijwilliger. In de sector volkscultuur zijn tot op heden nog niet veel cursussen georganiseerd die specifiek over het beheer van documentatie of archief handelen. Enkel het Vlaams Contactforum voor Erfgoedverenigingen en het VCV met een samenwerkingsverband van de volksculturele koepels organiseerden cursussen rond dit thema. Het VCM behandelde met hun cursus “Archiveren kun je leren” tal van thema’s rond archiefbeheer. Het VCV en een samenwerkingsverband van volksculturele koepels focuste in hun cursus “Horen, zien en ontsluiten” op het beheer van audiovisuele bronnen en de mogelijkheden en valkuilen die met digitalisering gepaard gaan. Andere steunpunten zoals de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen en Culturele Biografie Vlaanderen vzw, organiseren dan wel op geregelde basis cursussen rond deze thematiek, maar deze gaan vaak door op weekdagen en lokken dus weinig vrijwilligers. Daarnaast zijn ze ook specifiek gericht op (hooggeschoolde) professionelen, waardoor de drempel vaak te hoog is voor vrijwilligers. De cursussen, workshops en studiedagen worden ook in de eerste plaats op de professionele sites aangekondigd en zijn dus minder bekend bij vrijwilligers. Culturele Biografie Vlaanderen vzw en de VVBAD zijn zich hiervan bewust en hebben ook de expliciete bedoeling om de professionele doelgroep te blijven aanspreken en niet uit te breiden naar een publiek van vrijwilligers. Ze bleken in het verleden wel steeds bereid vrijwilligers te informeren wanneer deze vragen stelden of bij cursussen aanwezig waren en willen dit in de toekomst ook steeds blijven doen. Ze willen echter eerder de koepels ondersteunen om hun vrijwilligersdoelgroep te helpen en zo onrechtstreeks adviezen geven. Vrijwilligers vinden echter zeer moeilijk de weg naar gespecialiseerde verenigingen en steunpunten. Velen klagen over de veelheid aan verenigingen en kunnen de ene niet goed van de andere onderscheiden. Er zijn ook tal van opmerkingen rond de vele bevragingen, enquêteringen, behoefteanalyses enz. die momenteel worden gevoerd en waarvoor de hulp van de vrijwilligersverenigingen wordt gevraagd. Hierdoor ontstaat een geslotenheid ten opzichte van de professionele erfgoedbeheerders, die vaak ook kan evolueren naar een afkeer. Goede samenwerking en overleg tussen professionelen kan hierin een oplossing bieden.

19

Synthese: denkpistes voor het project Pro Memorie Deze behoefteanalyse kan van direct nut zijn voor het samenstellen van de brochure. Het lijkt ons interessant om in die brochure voldoende aandacht te schenken aan het ordenen van zowel archief als documentatie en bibliotheek. Daarnaast lijkt een item over wetgeving ook nodig te zijn. In het onderzoek kwamen ook een aantal aandachtspunten naar boven die verder van nut kunnen zijn voor de uitwerking van het verdere projectverloop. Er is heel wat vraag naar een globaal ontsluitingsprogramma voor archief en documentatie. We somden hierboven reeds enkele kenmerken op waaraan een dergelijk programma zou moeten voldoen. Hierbij mag echter niet zomaar over een nacht ijs gegaan worden. Er moet tijd en energie worden geïnvesteerd om op zoveel mogelijk noden van de vrijwilligers in te gaan. Daarbij moet ook een ruime testfase worden voorzien, samen met een helpdesk die de nodige vragen moet kunnen beantwoorden. Het is tijdens ons onderzoek duidelijk gebleken dat er een grote kloof gaapt tussen de vrijwilligersvereniging en de professionele erfgoedbeheerder. Vrijwilligers hebben maar al te vaak het gevoel dat ze vanuit de hoogte worden bekeken en dat er geen rekening wordt gehouden met hun beperkingen in tijd, middelen en budget. De vrijwilligers raken hierdoor ontmoedigd, vooral wat kwesties van behoud en beheer aangaan. Het project Pro Memorie kan hierin als het ware educatief gaan werken naar experten toe door hen bijvoorbeeld bij het bespreken van hun medewerking aan lessenreeksen of brochures advies te geven over het zich specifiek richten naar vrijwilligers toe. Professionelen percipiëren de problemen binnen de sector ook helemaal anders dan de vrijwilligers dat zelf doen. Vrijwilligers klagen voornamelijk over een gebrek aan tijd en middelen. Professionelen zien eerder problemen in opvolging naar de toekomst toe. Zij vrezen het doodbloeden van bepaalde verenigingen, met als gevolg het verlies van waardevolle collecties en archieven. Daartegenover staat dat bepaalde professionelen in het verleden al een aantal keer collecties en archieven van verdwijnende verenigingen hebben geweigerd of afgestoten. In de verre toekomst zouden de koepels een rol kunnen spelen in het herbestemmen van collecties en archieven. Er is veel vraag naar best practices, dit wil zeggen voorbeelden van hoe bepaalde collega-verenigingen dezelfde problemen aanpakten. Zo wilden vele verenigingen weten hoe andere verenigingen hun archief of documentatie ontsloten, bewaarden en ter beschikking stelden. Dat bij de oplossingen van die andere verenigingen de projectmedewerker aanspreekpunt enkele kritische kanttekeningen worden geformuleerd, is voor vele verenigingen geen probleem. Het is vooral belangrijk dat ze ervaren dat ze niet alleen staan met hun problemen en dat ze zien hoe anderen ermee omgaan. Zo is het perfect mogelijk om op de website een aantal ontsluitingsmethodes te bespreken - hetzij reëel gebruikte methodes, hetzij simulaties van methodes – en deze te toetsen aan hun effectiviteit en efficiëntie. Ook cursussen zouden moeten vertrekken vanuit de noden en de ervaringen van de vrijwilligers en niet vanuit de hoge eisen van professionelen.

20

In de brochure kan een basishandleiding worden voorzien voor het ordenen van archiefmateriaal. Het is de bedoeling dat er duidelijk en eenvoudig wordt uitgelegd hoe je reeksen en series in een archief kunt onderscheiden en hoe die in een archiefschema kunnen worden opgenomen. Omdat het moeilijk is om alle archieven aan bod te laten komen, lijkt het best om te opteren voor het uitleggen van een archiefschema van een vzw. Hoewel niet alle verenigingen binnen de structuur van een vzw vallen, is dit archiefschema meestal ook toepasbaar op feitelijke verenigingen. Hieraan gekoppeld kan ook een selectielijst worden uitgegeven, samen met adviezen en tips over het onderbouwd en verstandig selecteren in een archief. De archiefschema’s en selectielijsten kunnen tevens op de website verschijnen. Er kunnen ook een aantal adviezen worden geformuleerd over het opbouwen van een collectie volgens een collectieplanning. Heel wat kringen verzamelen immers te algemeen. Er is nood aan een duidelijke visie in hun collectie, iets wat door een collectieplanning en daarbij horend acquisitieprofiel kan worden opgelost. De focus mag echter niet alleen op archiefbeheer liggen. Heel wat verenigingen beschikken namelijk ook over een grote collectie documentatie. In de uitwerking van brochure en website moet daarmee rekening worden gehouden. Deze documentatie impliceert namelijk ook een andere ontsluiting, ordening en valorisatie. Hoewel we binnen deze studie geen aandacht besteed hebben aan de mogelijke aanwezigheid van museale collectie, moeten we ons bewust zijn van het bestaan ervan in vele verenigingen. Er is dan ook grote vraag naar een globaal ontsluitingssysteem dat deze diversiteit aan collecties aankan. Heel wat verenigingen hebben slechts een zeer beperkt budget. Er zijn dan ook veel vragen over subsidiëringmogelijkheden. Heel wat verenigingen zouden het interessant vinden indien er op de website aandacht aan dit onderwerp zou worden geschonken. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het bestaande overzicht van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen en van de overzichten die op de websites van de subsidiërende overheden worden aangeboden. Er zou ook een stappenplan kunnen worden aangeboden dat de verenigingen begeleid bij hun aanvragen. Er moet tevens in de brochure en op de website aandacht worden besteed aan de wetgeving waaronder documentatiecentra vallen. Zo denken we in de eerste plaats aan het auteursrecht (niet alleen naar het kopiëren van informatie toe maar ook naar de bescherming van eigen werken of ontwerpen), privacywetgeving, archiefwetgeving enz. Ook de wetgeving rond de openbaarheid van bestuur kan in mindere mate onder de aandacht worden gebracht. Uit ons onderzoek blijkt dat er zeker nood is aan een centraal aanspreekpunt voor vrijwilligers op gebied van het beheren van archieven en documentatie. Ondanks de steun die sommige verenigingen in het verleden kregen van professionelen, voelen ze vaak de nood aan advies op hun maat, dat rekening houdt met hun beperkingen op het gebied van tijd en middelen.