Řešení systému správy řízené dokumentace (ŘD) a ISO pro společnost E.ON ČR

OBCHODNÍ CÍLE

Klíčovým předpokladem dobrého řízení

interních procesů fi rmy je kontrolovaný vznik

a distribuce směrnic.

Hlavním úkolem projektu proto bylo zajištění

vyšší kvality a efektivnosti procesů správy,

přičemž významnou roli hrála také distribuce

dokumentů řízení kvality.

Naše řešení pokrývá cca 2500 uživatelů

pracujících v pěti společnostech skupiny:

• E.ON Česká republika, s. r. o.

• E.ON Servisní, s.r.o.

• E.ON Trend s.r.o.

• E.ON Energie, a.s.

• E.ON Distribuce, a.s.

Systém plně využívá inovativních funkcí

knihoven MS SharePoint 2010. Pro rozlišení

různých druhů dokumentů jako jsou např. Prováděcí pokyn, Příkazy, Příručka, Řád, Směrnice

a Určení společnosti, bylo zapotřebí defi novat několik desítek typů obsahu, které umožnily cílit

zobrazení a jednotlivé funkce na správné uživatele.

Řešení jsme optimalizovali pro práci s rozsáhlým adresářovým systémem Active Directory.

Abychom mohli nové funkce efektivně provozovat na rozsáhlé farmě technologie SharePoint

(větší počet frontend a aplikačních serverů), bylo nutné je důkladně připravit a otestovat.

POPIS ŘEŠENÍ

Základem celého systému je rozšířená knihovna dokumentů technologie MS SharePoint 2010.

Řešení využívá základní funkce knihovny, jako jsou např. Typy obsahu, Nastavení oprávnění,

Verzování a možnost Defi nice pohledů na dokumenty.

Zadání jsme splnili díky využití vlastního nadstavbového řešení CDL SYSTEM – Řízená

dokumentace 5 a našeho zakázkového vývoje. Řešení je nasazeno na centrální farmě MS

SharePoint 2010 a je pro uživatele k dispozici v českém i anglickém jazyce.

ZEMĚ

Česká Republika

ODVĚTVÍ

Energetika

PROFIL ZÁKAZNÍKA

Skupina E.ON v ČR je partnerem české

energetiky. Na českém trhu působí od roku

1998. Dodává elektřinu 1,2 milionu zákazníků

a zemním plynem zásobuje více než 110 000

zákazníků, a to převážně v jižních Čechách

a na jižní Moravě.

VELIKOST SPOLEČNOSTI

2600 zaměstnanců

VÝCHOZÍ STAV

Správa dokumentů pro systém řízení kvality

byla realizována běžnými funkcemi prostředí

SharePoint 2003 bez doplněné aplikační logiky.

Ve srovnání se standardním souborovým

systémem bylo toto prostředí doplněno

o rozcestníky a vyhledávání. Neobsahovalo

však nástroje na schvalování, revize a řízenou

distribuci dokumentů.

Skupina E.ON patří mezi nejvýznamnější dodavatele energií v České republice. Tvoří ji celkem pět společností, přičemž jednotlivá pracoviště se nacházejí po celém území ČR. Naše řešení nahradilo původní knihovny dokumentů, které byly provozované nad MS SharePoint 2003 a sloužily pouze jako rozšířené úložiště bez další aplikační logiky. V rámci realizovaného projektu jsme pro společnost E.ON IT Czech Republic s.r.o. nasadili moderní řešení pro správu dokumentů systému řízení kvality. Systém využívá vlastností dokumentové knihovny technologie MS SharePoint 2010. Díky doplnění námi vyvinuté aplikace Řízená dokumentace v5 pokrývá nyní řešení všechny procesy pro správu dokumentace, zejména Schvalování, Seznamování, Revize a Reporting nad dokumentací.

M Ů Ž E T E S E S P O L E H N O U T

CDL SYSTEM a.s., Klíšská 31, 400 01 Ústí nad Labem

Pobočky: Praha, Zlín, Bratislava

tel.: +420 475 238 111 | fax: +420 475 238 222 | e-mail: info@cdl.cz | www.cdl.cz

Zákazník požadoval zejména tyto funkce:

• Cílení dokumentů, seznamování se s novinkami a změnami dokumentů na základě

rozdělovníků;

• Řídit verzování a revidování dokumentů;

• Revidování dokumentů a případně vyvolání změnového řízení;

• Defi novatelné schvalování dokumentů (sériové, paralelní, zástupci);

• Evidovat potvrzení o seznámení s dokumentem;

• Příprava dokumentu – tvorba konceptu a připomínkovací řízení;

• Možnost vkládat přílohy k dokumentům jako vlastnost dokumentu;

• Možnost defi novat odkazy na související dokumenty;

• Archivovat zrušené dokumenty a složky;

• Exportovat dokumenty a složky na klientské PC;

• Mít k dispozici komplexní reporting:

• přehled schvalovaných a odmítnutých dokumentů (vše přehledně na jednom místě),

• přehled seznámení (s dokumentem nebo s dokumenty přes všechny zaměstnance),

• přehled revizí,

• přehled rezervovaných dokumentů,

• seznam dokumentace

a další funkce specifi cké pro rozsáhlý systém (hromadné akce, automatické přidávání

schvalovatelů, apod.).

ROLE CDL SYSTEM a.s.

CDL SYSTEM a.s. řešila v rámci projektu:

• Analýzu potřeb a návrh optimálního využití technologie SharePoint;

• Dodávku nadstavbového řešení Řízená dokumentace 5 a zakázkové programové úpravy;

• Migraci dokumentů z původního úložiště;

• Školení správců dokumentace a administrátorů;

• Zajištění pilotního provozu a podpory produktivního provozu;

• Konzultace k migracím dalších částí technologie SharePoint.

PŘÍNOSY PRO ZÁKAZNÍKA

Hlavní cíle projektu byly splněny tím, že:

1. Byly přidány nové funkce, které umožňují automatizovat procesy spojené s přípravou

a distribucí systému řízení kvality;

2. Díky automatizaci dojde k úspoře času a nákladů při přípravě a distribuci dokumentů;

3. Zpřehlednění dokumentace a reporting usnadní audity systému;

4. Řešení bylo realizováno na novější a výkonnější platformě, což přináší vyšší dostupnost

a uživatelský komfort.

POUŽITÉ PRODUKTY

Microsoft SharePoint Server 2010

Řízená dokumentace v5

ŘEŠENÍ

Implementace aplikace Řízená dokumentace 5,

včetně zákaznických úprav od společnosti

CDL SYSTEM a.s., zajistilo potřebnou

modernizaci systému řízení dokumentace pro

všech 2500 uživatelů.

HLAVNÍ PŘÍNOSY ŘEŠENÍ

Vyšší výkon a dostupnost systémů.

Snížení nákladů na správu a provoz systémů.

Zajištění souladu dle standardů ISO.

Zajištění transparentního řízení korporátních

informací v rámci celého životního cyklu.

Zavedení prokazatelného procesu

schvalování.