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電子檔案長期保存策略

檔案管理局

檔案資訊組

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2017/6/20

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大 綱

• 電子檔案長期保存需求及議題

• 電子檔案長期保存方法

• 電子檔案國際重要計畫

• 電子檔案長期保存策略

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電子檔案長期保存需求及相關議題

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2017/6/20

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數位化的目的與風險

數位化目的

歷史記憶資產保存?

學術研究?

民眾應用?

風險

電子檔案儲存媒體!

電子檔案格式!

系統與軟體!

硬體設施!

人員維修能力!

保存方法!

安全!

不要為了數位化而數位化

數位化只會加重成本,不會減少支出

成本

效益

安全

便利

數位記憶會消失

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電子檔案儲存媒體

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文字檔案 xml、pdf、odf 、 txt、rtf、doc、 ppt、

圖片、影像檔案

tiff 、png、jpeg、wdl、 Pdf、iges、dxf、step、 jpg、bmp、gif

聲音檔案

wav 、mp3、 midi、wma、ra

影音、視訊檔案

mpeg-2、avi、mpeg-4、 wmv、rm、mov

電子檔案格式

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電子檔案國際重要計畫

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電子檔案國際上重要計畫

澳洲 維多利亞省VERS策略 團體計畫

加拿大 InterPARES計畫

美國 ERA計畫

芬蘭 2010年國家檔案館策略 英國 數位化專案、PRONOM 計畫 荷蘭 E-DePot Dioscur計畫 歐盟 MoReq

我國 國家檔案數位服務計畫

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加拿大 InterPARES計畫 The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems

•第一階段，時程為1999至2001年，主要研究在電子資訊系統

或電子文件紀錄中，電子檔案擇選的方法及保存作業，共分

為電子檔案真實性(Authenticity)、電子檔案評鑑

(Appraisal)、電子檔案保存(Preservation) 及電子檔案發

展策略(Strategy)等四大領域。

•第二階段，時程為2002至2006年。目標著重在藝術、科學及

電子化政府等不同領域之電子檔案，確保這些電子檔案的真

實性、可信賴性的概念、原則、條件、標準及方法論。

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美國ERA計畫 Electronic Records Archives

•美國國家檔案及文件署 (National Archives and Records Administration,NARA)與聯邦政府合作，發展電子檔案管理的政策與規範。

•發展及維持讀取、保存、描述、使用與清理政府電子檔案的能力。

•發展一套全國一致且持久的電子檔案管理系統。

•確保任何人在任何時間、地點，都能找到方法使用所保存的電子檔案。

•在電子檔案的蒐集、保管、清理等不同生命週期，都可隨時使用該檔案。

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澳 洲 團體計畫(Corporate Plan)

•澳洲國家檔案局在2006年至2009年團體計

畫，提出國家檔案兩大目標與策略：

–提供各機關檔案管理之軟體產品與服務，並

且確保電子檔案具完整、真實與可靠性。

–確保澳洲人民均可存取由國家檔案局保存之

寶貴資料，讓民眾更進一步瞭解國家之歷史背

景與民主制度。

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澳洲維多利亞省 VERS Victorian Electronic Records Strategy

•訂定一套具體的電子檔案標準格式

–可與現行檔案管理系統相容。

–確保各種系統所產生之檔案，未來皆可被讀取與閱覽。

–提供自動蒐集檔案的具體方法，使各種來源之檔案均可妥善保管。

–提出封裝電子檔案的具體方法，使電子檔案之相關資料，在未來仍可完整與清楚的呈現。

–規劃確保檔案安全之方法，可偵測檔案是否遭到竄改。

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歐盟Planets計畫 Preservation and Long-term Access

through Networked Services

•此計畫的參與單位包括16 個來自歐盟體系

的圖書館、檔案管理局、大學、廠商，並

由英國國家圖書館負責相關協調工作。

•為確保數位資料的長期保存與讀取，於

2006開始為期四年、約1,400萬歐元的

Planets計畫。

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歐盟 MoReq規範 Model Requirements for the Management

of Electronic Records

•於1996年12月成立的歐洲委員會論壇 (DLM Forum) ，

集合許多專家共同討論資訊化社會中，重要文化的保

存問題，認為電子檔案管理必須有一個標準的需求規

格(Model Requirements)。

•在2001年由Cornwell管理顧問公司提出電子檔案管理

功能需求規範MoReq，此規範主要是幫助組織確認電子

檔案管理系統與程序符合檔案管理原則的要求，目前

為全歐洲電子檔案管理的主要規範。

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歐盟 MoReq2規範

•2006年，歐盟擴大MoReq需求規範成MoReq2

主要功能需求： –分類表和檔案組織(Classification Scheme and file organization)

–控制與安全(Controls and Security)

–保管與清理 (Retention and Disposition)

–取得(Capturing Records)

–引用參考(Referencing)

–查詢檢索與呈現(Searching, Retrieval and Presentation)

–管理功能(Administrative Functions)

–選用模組(Optional Moduls)

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英國 數位化專案 Digitization Programme)

• 英國國家檔案局於2005年至2011年間推行數位化

專案。

• 確立數位化檔案的優先順序(如:優先數位化目前

最受民眾歡迎的檔案)、時程(如:開放大眾使用網

路檢索閱覽的時間表)。

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英國 PRONOM 計畫

• 任何在辦公室電腦所產生的文書處理軟體、電子郵件、電

子試算表、簡報資料、圖形、影像與網頁資料文件等都列

入作業涵蓋範圍。

• 發展線上資訊系統，提供需要者以文件閱覽軟體(Viewer)

閱覽電子檔案，並研訂長期保存策略。

– 消極性長期保存策略，如提供安全的儲存環境及存取控制機制。

– 積極性長期保存策略，如提供技術知識庫服務。

特性描述 (Characterization)

長期保存作為 (Preservation Action)

長期保存規劃 (Preservation Planning)

技術知識庫服務 (Technical Registry

Services)

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荷蘭 e-Depot計畫

•荷蘭國家圖書館於2003年提出的e-Depot計畫，其中一部分就是在進行長期保存研究案，目的是要發展一套電子文件長期保存策略，確保長期保存數位出版品的有效性。

•荷蘭國家圖書館、荷蘭國家檔案局及Tessella Support Service公司在2005年1月至2007年7月共同合作推動Dioscuri計畫，主要是發展模組化的模擬器。

•2008年11月公布0.4.0版模擬器，免費提供下載。

•2009年持續進行實驗及開發模組函式庫(Module Library)，並將整合至e-Depot(電子資料庫Electronic Repository)作業流程中，預計2010開始提供模擬服務。

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荷蘭Dioscuri計畫架構

函式庫

虛擬機器 控制器

模擬器的 規格文件

模擬器模組

資料庫 文件

瀏覽器 資料庫管理系統 應用軟體

原始系統軟體(作業系統)

介面

未來作業系統

未來硬體

載入

啟動虛擬機器 及模擬器

中央處理器

記憶體

硬碟

光碟

圖形

聲音

http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_projecten/img/emulatie4.jpg

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芬 蘭 2010年國家檔案館策略

•e化服務是客戶服務的重點。

•發展及健全電子檔案存取和長期保存的檔案管理系統。

•落實電子檔案長期保存和安全，確保資訊的完整性與可用性。

•制訂處理電子檔案生命週期之管理規範。

•培訓發展電子檔案管理專業知識。

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綜合各國計畫重點

電子檔案有效性的確保

–真實性、完整性、可及性

電子檔案長期保存方法的發展

–檔案格式、儲存媒體、保存技術

電子檔案的呈現與應用

–內容呈現、原貌重現、網路應用

電子檔案管理專業知識的訓練

–概念、實作

電子檔案生命週期管理規範的制訂

–產生、蒐集、保管、清理、檢調、應用、稽核、安全

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電子檔案常見保存方法

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系統保存：將電腦軟硬體完整保留下來，類似建立電

腦博物館。

優點：可以完整呈現檔案原貌。

缺點：過期軟、硬體無人能懂，系統異常無人能救，硬體

故障無人能修，零件損壞沒有備料可供更換。

複製（Replication）:為降低軟硬體故障的風險，在一個

或多個系統上重複製作一份或多份相同的資料，同時

可辦理異地存放。

優點：簡單方便。

缺點：無法解決電子檔案格式與硬體過時的問題。

常見保存方法－系統保存與複製

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更新(Refreshing)：為防止儲存媒體過時或失效，將電

子檔案內容從一儲存媒體複製至新的儲存媒體。如察

覺3.5吋磁片即將被淘汰，在軟碟機還存在時，提前將

磁片內的檔案複製抄寫到光碟片或隨身碟等媒體。

優點：簡單方便。

缺點：無法解決電子檔案格式過時的問題。

常見保存方法－更新

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轉置(Migration)：根據Commission on Preservation and

Access（CPA）及Research Libraries Group（RLG）的研究

報告－轉置是指定期將數位資源從舊有的軟體或硬體上轉移

到新的，或是從舊有的電腦科技轉移到新的電腦上。其定義

涵蓋了「更新refresh」媒體以及「轉移migration」系統兩

種概念。

機關電子檔案管理作業要點－轉置係指電子檔案之軟硬體過

時或失效，需進行軟硬體格式轉換，以便日後可讀取之作業

程序。

常見保存方法－轉置

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特點：

改變原始電子檔案格式的結構。

因應資訊科技環境的變化，仍能有效讀取檔案內容。

目前在國際間最常被使用的方法。

例：WDLTIFF或、DOC TIFF或PDF。

Unix Linux、C語言Java語言

缺點：

轉置過程易有錯漏。

轉置過程產生的錯漏資料，會被無限繁衍。

需輔以人工檢核，當進行大量檔案轉置作業時，造成檢核的

困難。

常見保存方法－轉置

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電子檔案保存格式

摘自機關檔案管理資訊化作業要點附件九

類型 格式 說明

文字檔 XML

一、開放性標準。

二、電子公文傳遞交換格式。

PDF 一、業界認定可攜性文件格式。

二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂文字檔格式。

圖片檔 JPEG 一、如檔案係以影像掃描製作，一律採全彩，壓縮品

質為75%以上 ，解析度300 DPI以上。

二、開放性標準。

聲音檔

MP3 開放性標準。

WAV 一、開放性標準。

二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂聲音檔格式。

視訊檔

MPEG-2 一、開放性標準。 二、文書及檔案管理電腦化作業規範所訂動態影像

檔格式。

AVI 專屬軟體。

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類型 格式 說明

工程圖檔

IGES 美國國家標準（ANSI Y14.26M）。

DXF 開放性標準。

STEP 國際標準（ISO/IEC10303）。

文字影像檔

JPEG 一、彩色影像：採全彩，壓縮品質為75%以上，解析度200 DPI以上。

二、開放性標準。

TIFF 灰階影像：採解析度200 DPI以上。

TIFF 一、黑白影像：採CCITT G4標準，解析度300 DPI以上。

二、業界認定開放性標準。

PDF 業界認定可攜性文件格式。

WDL 國內開發之可攜性文件格式。

PNG 一、索引色影像：採256色ZIP非破壞性壓縮，解析度300DPI以上。

二、線上簽核使用追蹤修訂功能時，採用本格式產生簽核頁面。

數位墨水 ISF

一、 手寫簽核資料採用本格式以筆跡方式存檔。

二、 筆跡檔案業界認定開放性標準。

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模擬(Emulation)：於現有的技術環境下，將數位資料回復其

原始作業環境，藉以呈現原有資料。

模擬的方式可分為硬體模擬硬體、軟體模擬硬體及軟體模擬

軟體。 特點：

保留原始作業系統、應用軟體及環境，確保原始環境的真實性。

運行在虛擬機器的軟體，就被侷限在虛擬機器提供的資源中，

亦即它不能超出虛擬世界。

缺點：

模擬器的設計與建置不易，技術門檻高，成本亦高。

因應長期保存，模擬器仍需面臨再設計與轉置的問題。

實務上尚無真實應用案例，英國的JPC計畫、荷蘭的e-Depot

計畫仍屬計畫實驗階段。

常見保存方法－模擬

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模擬架構圖

原始數位文件

原始應用軟體

原始作業系統

原始硬體

原始數位文件

原始應用軟體

原始作業系統

模擬器

未來作業系統

未來硬體

常見保存方法－模擬

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From:Modular emulation as a long-term preservation strategy for digital objects,

(摘自:數位物件長期保存策略之模擬器模組) http://www.iwaw.net/05/papers/iwaw05-hoeven.pdf

堆疊式模擬(Stacked emulation)

2005年原始環境

2005年原始環境

2010年 原始環境

2015年環境

Time 2005年 2010年 2015年

應用軟體

作業系統

硬體平台

模擬器

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From:Modular emulation as a long-term preservation strategy for digital objects,

(摘自:數位物件長期保存策略之模擬器模組) http://www.iwaw.net/05/papers/iwaw05-hoeven.pdf

轉移式模擬(Migrated emulation)

Time 2010年 2015年

2005年原始環境 2005年原始環境

編譯器 模擬器

產生

作業系統

硬體平台

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封裝(Encapsulation)：將電子檔案及銓釋資

料，以包裹方式儲存之。

特點：保留原始環境的資訊，亦即將電子檔案的內容、

架構與關聯性訊息都打包封存，目的在於保

存電子檔案的完整性，做為後續長久保存策

略的應用，確保使用者可以在持續改變的新

科技中繼續檢索與使用。

缺點：檔案大小只會長大不會變小，檔案愈大，效率

愈差。

常見保存方法－封裝

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常見保存方法－封裝

檔案層 詮釋資料

文件一

文件二

文件三

文件層 詮釋資料

編碼一

編碼二

編碼三

封裝物件 詮釋資料

封裝物件

識別區塊

編碼層 詮釋資料

內文資料

封裝 檔案 文件 編碼

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標準化（Standardization）：將電子檔案格式朝向簡單化、

開放式、標準化訂定，建立國際標準，提供大家共同依循

使用。

列印成紙張（Converting to Paper)，惟影音檔案則無法以紙本呈

現。

其他瀏覽媒體(Analog Media）如微縮處理

常見保存方法－標準化與其他

綜觀各類保存方法，各有特色，可解決的問題亦有

差別，現階段言，單一方法實難解決電子檔案的複

雜環境，惟有因應不同的狀況，各種方法相互搭配

運用，方能產生一套具體完整的長期保存策略。

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電子檔案長期保存策略

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國家檔案數位服務計畫

國家檔案數位服務計畫（97至100年）

發展電子檔案，傳承歷史紀錄

人力

經費

長期保存 長期安全 保存格式

專家顧問 團隊

監督

協調

軟體

設計

檔案資訊系 統驗證作業

導入

規定

電子檔案轉置模擬 暨

過時必備軟硬體典藏實驗室

電 子 檔 案 長 期 保 存 架 構 平 台

建置

應用

國 際 合 作 交 流

電 子 檔 案 法 規 研 修

電 子 檔 案 教 育 訓 練

電子檔案技術服務中心

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價值及技 術鑑定

& 保存年 限檢視

檔案 保存年限 ≦10年

封裝(Encapsulation)＋系統保存 (system Preservation) ＋複製作業 (Replication)

符合 電子檔案 保存格式

封裝＋格式轉置(Format Migration) 例：文字檔、圖片檔、聲音檔、視訊檔、 工程圖檔、文字影像檔、數位墨水檔 等靜態格式

封裝＋模擬(Emulation) 例： DB、Web、AP 、E-Mail等動態格式 檔案

電子檔案長期保存架構

電子檔案生成時，即進行metadata

著錄，並進行封裝；各類保存方式

互相搭配運作，產生完整策略。

否

是

是

否

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電子檔案長期保存架構

符合

電子檔案 保存格式

預覽檔案

應用檔案

保存檔案

格式解析 轉換NAA 標準格式 格式庫

NAA 閱覽軟體

使 用 者

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教 育 訓 練

國 際 合 作

成果應用 技術服務中心、

電子檔案線上百科系統

核心技術 電子檔案長期保存技術平台

基礎建置 電子檔案定義/格式/管理

法規修訂

電子檔案長期保存與相關管理技術規劃架構

轉置、模擬、技術保存(含軟、硬體)、標準化格式

檔案電子儲存管理辦法

機關電子檔案管理作業要點

機關檔案管理資訊化作業要點

諮詢服務、專家黃頁、查詢系統

數位課程、實體課程、研討會、焦點座談會

主辦國際研討會、參加國外研討會、參訪國外檔管機構

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一、籌劃階段

•邀請專家學者，成立檔案資訊諮詢委員會，提供諮詢及

監督電子檔案長期保存架構平台建置案之執行。

•調查各機關數位化的檔案數量、格式及種類，擇定部分

機關進行實地訪談，俾瞭解電子檔案狀況及機關需求。

•探討國際間電子檔案發展趨勢、管理機制及相關技術。

•研析電子檔案生命週期及剖析電子檔案國際標準

(ISO15489)，承接國際電子檔案長期保存研究成果。

•參訪、見習、參加國際相關研討會，吸取經驗及成果。

•成立電子檔案長期保存技術服務專案，加入民間專家顧

問及導入學界技術，協助建置作業。

執行程序

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二、建置階段

•技轉多媒體資籵長久保存技術、老舊影像及影片數位化檔案內容

的修護技術，強化檔案內容的清淅辨識。

•針對各機關已無法開啟之檔案格式、數量、儲存媒體及作業方式

，研究規劃過時必備軟硬體、知識地圖及專家黃頁，整合電子檔

案百科系統，建立機關間共通交流平台。

•研究電子檔案儲存媒體、檔案格式、資訊安全及我國與國際間電

子檔案的差異性與需求，設計實作轉置機制。

•擇選機關進行電子檔案清理、銷毀、移轉(交)作業，評估檢討改

進。

•建置電子檔案長期保存實驗室，研發電子檔案保存及應用機制。

•建立電子檔案技術服務中心，提供諮詢及技術服務。

執行程序

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三、營運階段

•規劃辦理宣導營運作業，技術服務中心正式對外服務。

•規劃辦理國內外電子檔案研討會及成果發表。

•辦理電子檔案教育訓練，強化機關檔案管理工作知能。

•研修電子檔案相關法規，評估移轉年限，強化技術鑑定

作為，訂定各類型檔案長期保存格式、環境及衍生之長

期安全議題。

•增加國際經驗交流、研討及合作機會，隨時引入國外先

進技術、法規及經驗。

•訂定追蹤評估機制，建立追蹤紀錄、定期稽核、評估改

進及調整作業方式。

執行程序

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謝謝聆聽，敬請指教