그룹웨어시스템 사용자 매뉴얼 · 2014. 7. 16. ·...

그룹웨어시스템 사용자 매뉴얼

2012. 9

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그룹웨어시스템 사용자 교육자료

목차

1. 그룹웨어시스템 개요 .......................................... 4

가. 그룹웨어시스템 주요 기능 .............................................4

나. 그룹웨어시스템 접속 ..................................................5

다. 전자결재 안내 ........................................................6

라. 그룹웨어시스템 개인 환경 설정 ........................................7

2. 문서의 기안 ................................................. 9

가. 기안 절차 ............................................................9

나. 기안문 작성 ..........................................................9

3. 문서작성의 일반원칙 ......................................... 18

가. 문서의 정의 .........................................................18

나. 문서작성의 일반원칙 .................................................19

다. 기안문서/시행문서의 작성 ............................................21

라. 직인사용 ............................................................23

4. 문서의 검토/협조/결재 ....................................... 31

가. 검토/협조/결재 방법 .................................................31

나. 기타 결재방법 .......................................................32

5. 문서의 회수(기안자) ......................................... 33

가. 회수 ................................................................33

나. 결재선 수정 .........................................................34

다. 재작성 ..............................................................35

라. 문서삭제 ............................................................35

6. 문서의 발송 ................................................ 36

가. 발송기능 ............................................................36

나. 발송절차 ............................................................36

다. 문서발송 ............................................................36

라. 발송의뢰 ............................................................38

마. 발송대기 ............................................................38

7. 외부문서 접수 .............................................. 39

가. 접수 ................................................................39

나. 접수절차 ............................................................39

다. 문서접수 ............................................................39

라. 공람 ................................................................41

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8. 문서의 인쇄 ................................................ 42

가. 인쇄 ................................................................42

9. 문서함 기능 ................................................ 44

가. 문서함 관리 .........................................................44

나. 문서함의 기능 .......................................................44

10. 게시판 기능 ................................................ 46

가. 게시판 ..............................................................46

나. 게시판 작성 .........................................................46

다. 게시판 검색 .........................................................48

11. 커뮤니티 기능 .............................................. 50

가. 커뮤니티 ............................................................50

나. 커뮤니티 만들기 .....................................................50

다. 가입신청 ............................................................51

라. 회원정보 ............................................................51

마. 탈퇴하기 ............................................................51

바. 커뮤니티 관리 .......................................................52

12. 내부메일 기능 .............................................. 54

가. 내부메일 ............................................................54

나. 내부메일 작성 .......................................................54

13. 일정관리 기능 .............................................. 56

가. 일정관리 ............................................................56

나. 일정관리 작성 .......................................................56

다. 일정정보 보기 .......................................................58

라. 일정초대 ............................................................58

14. 업무지시 기능 .............................................. 59

가. 업무지시 ............................................................59

나. 개인작업 작성화면 ...................................................60

다. 지시 작업 작성화면 ..................................................60

15. 문서관리시스템(EDMS) 개요 ................................... 61

가. 문서관리시스템 ......................................................61

나. 화면구성 ............................................................61

다. 문서함 구성 .........................................................62

라. 문서관리 기능 .......................................................63

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1. 그룹웨어시스템 개요

조직의 업무 자동화를 위한 가장 기본적인 정보시스템으로 문서의 기안, 결재,

유통, 보관을 체계적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한 조직 사용자

들만의 게시판, 커뮤니티, 내부우편 기능을 제공하며 포털 시스템과의 결재연동,

웹 메일, 메신저, EDMS 통합 로그인 기능을 포함한 웹 기반 솔루션입니다.

가. 그룹웨어시스템 주요 기능

1) 전자결재

가) 결재문서에 대한 워크 플로우 기능 제공

나) 전자결재 문서에 대한 기안/결재/발송/접수에 이르는 일련의 문서

보고 수행 작업 지원

다) 결재 처리 단계별 또는 최종 결재 결과에 대한 공개 및 투명하고 신속한

의사결정을 지원

라) 문서 유통 과정을 간소화하고, 양식을 통일하는 통합 환경을 제공하여

전교적인 업무의 효율성 항상

마) 정부 행정기관 등 타 기관과의 전자문서 유통

2) 문서관리

가) 조직내의 생산한 문서에 대해 효율적이고 체계적인 관리

3) 메신저

가) 다수의 채팅 서비스, 실시간 메시지 전송, 파일 전송, 쪽지 보내기 및

그룹웨어의 다양한 정보를 제공

나) Single Sign On 기능으로 그룹웨어 시스템 Login 가능

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나. 그룹웨어시스템 접속

1) 그룹웨어시스템 접속 경로

숙명여자대학교 블루리본 로그인 후 왼쪽 메뉴의 [그룹웨어] 선택하시면 로그

인 없이 바로 접속 하실 수 있습니다. 또한 그룹웨어 접속 URL 직접 입력 후

로그인 아이디/비밀번호 인증과정을 통해 그룹웨어 시스템으로 로그인 합니다.

로그인 아이디와 비밀번호는 블루리본시스템과 동일합니다.

그룹웨어 접속 URL : http://plus.sookmyung.ac.kr

http://plus.sookmyung.ac.kr/

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다. 전자결재 안내

1) 기본 사항

가) 문서번호 부여 방식

- 문서번호는 결재 완료 후 자동으로 부여됩니다.

- 전자문서의 문서번호는 문서 종류에 관계없이 부서의 결재 완결 순

서에 따라 순차적으로 부여됩니다.

나) 전자문서 발생

문서작성의 시작 전자문서 종류

그룹웨어 - 기안문서, 대외문서, 회의록

- 부서서식 (교무지원팀, 연구지원팀, 시설지원팀,

발전협력팀, 지식정보운영팀, 관재팀 등)

블루리본 - 휴가원, 출장복명서, 각종 신청서, 결과보고서,

요청서, 지출결의서, 수입결의서, 승인요청서 등

다) 전자결재의 2차분류 및 3차 분류철

전자결재의 결재 완료 문서는 [전자결재] -> [문서관리 - 문서함]의 문서

분류에 따른 문서철에 편철됩니다.

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라. 그룹웨어시스템 개인 환경 설정

1) 기본 사항

가) 환경설정 메뉴를 통해 개인정보, 결재 비밀번호, 개인사진, 부재관련설정

을 수정 관리할 수 있습니다.

나) 결재 시에만 사용하는 결재 비밀번호(암호)를 따로 등록하여 사용할 수

있습니다. 단 결재 시 암호사용 옵션을 사용함으로 설정해야 합니다.

다) 그룹웨어시스템에 개인사진이 등록이 안되어있는 경우나 개인사진을 변경

할 경우 사용자 PC에서 직접 사진을 등록하여 변경하실 수 있습니다.

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라) 사용자가 부재 시 부재여부를 설정할 수 있습니다.

사용자 부재 시 부재여부를 설정으로 선택하고 시작일과 종료일을 지정해

야 합니다. 부재설정 관련은 결재 관련 설정과도 관련되어 설정됩니다.

(1) 사용자가 중간 검토자인 경우, 부재 시 결재대기/결재안함 옵션을 선택

할 수 있습니다.

- 결재대기 : 부재자가 해당문서를 검토해야 다음 단계로 넘어갑니다.

- 결재안함 : 결재안함 사유가 결재란에 들어가고 다음단계로 자동 넘

어갑니다. (예: ‘출장’설정인 경우 ‘출장’으로 결재란에 들어감)

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2. 문서의 기안

가. 기안 절차

전자결재 메뉴 선택 -> 전자결재 초기화면 -> 기안문 작성-> 기안문 선택->

기본정보입력 -> 제목입력 -> 문서철선택 -> 결재선 지정 -> 수신자 선택 ->

첨부파일입력 -> 본문작성- > [기안]버튼 클릭 -> 상신완료

나. 기안문 작성

1) 제목(필수) : 문서의 제목을 입력, 결재정보에 입력된 정보가 기안문서의

제목으로 자동 입력됩니다.

2) 문서철(필수) : 기안 시 결재가 완료된 후 관리할 문서철을 선택해야 합니

다. 결재가 완료되면 선택된 문서철로 자동으로 저장되어 관리됩니다.

3) 보안등급 : 문서의 보안등급을 지정합니다. 모든 사용자 기본값 “보통”

으로 지정되어있습니다.

4) 공유구분 : 결재 완결 후 문서함에서 결재문서를 열람 시 가지는 권한으로

[부서공유]로 지정되어있는 경우 기안부서의 직원들은 문서함에서 열람이

가능합니다.

[결재선공유]로 지정 시 결재선에 지정된 사람만 열람이 가능합니다.

기본값은 [부서공유]입니다.

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5) 긴급결재 : 기안문서를 긴급 결재문서로 처리

[긴급결재]로 처리된 기안문서는 문서목록 화면에서[구분]항목 앞에 긴급

결재 아이콘이 표시됩니다.

6) 보안결재 : 보안이 필요한 문서의 경우[보안결재]를 선택하고 문서리스트

에서 문서를 클릭하면 사용자의 결재암호를 물어보는 화면이 나타납니다.

결재암호 확인 후에 문서를 열람할 수 있습니다.

7) 결재선 지정 : 결재순서대로 조직도에서 결재자를 마우스로 더블 클릭하면

결재선 목록에 추가됩니다.

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- 결재선 지정 시 결재유형에 대한 설명입니다.

결재유형 설명

기안 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것입니다.

검토 기안자가 작성한 내용을 검토하여 동의 여부를 결정하는

행위로, 기안자와 최종결재자 외에는 모두 검토자입니다.

결재 해당 사안에 대하여 의사를 결정할 권한이 있는 자가 의사

결정하는 것입니다. 총장과 산학협력단장만이 결재권한을

갖습니다.

전결

결재권자로부터 결재권한을 위임받은 경우로, 결재란에 전

결이라고 표시하고 결재합니다. 전결규정에 의해 전결자를

결정하며, 총장과 산학협력단장 외에는 모두 ‘전결’ 표

시를 합니다.

대결 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일

경우 그 직무를 대리하는 결재 유형입니다

순차협조 기안내용과 관련이 있는 타 부서의 협조를 얻는 것입니다.

지정해놓은 순서에 따라 협조절차가 이루어집니다.

병렬협조 기안내용과 관련이 있는 타 부서의 협조를 얻는 것입니다.

협조 시 순서를 반영하지 않습니다.

사후보고 결재선 지정 시 결재자가 ‘사후보고’로 지정되어 있는

경우로 대결, 전결한 문서중 중요한 문서는 결재권자에게

사후에 보고합니다.

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- 결재선 지정 시 부재자의 대결권자 지정에 대한 설명입니다.

가) 결재선에 부재자가 있으면 결재선 조직검색 화면의 사용자명 뒤에

[부재중] 이 표시됩니다.

나) 부재자가 환경설정의 부재설정을 결재안함과 대결권자를 지정한

경우 대결권자로 결재선이 변경됩니다. 대결권자를 지정하지 않은

경우 결재안함 사유가 들어가고 다음 결재로 넘어갑니다.

다) 기본 결재선에 사용자가 부재중인 경우 양식을 선택하면 부재자

관련 메시지가 출력됩니다. 다음과 같은 “결재선에 부재자가 있습

니다. 대결권자로 변경됩니다.” 결재선 조직도 상의 부재자를 선

택할때도 위와 같은 메시지가 출력됩니다.

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8) 수신자 지정

교내, 대외발송공문과 같은 수신자를 지정할 필요가 있는 문서의 경우 수

신자를 지정합니다.

가) 교내 : 문서의 수신자가 교내 기관 내 부서일 경우 사용합니다.

폴더색깔이 파란색인 경우 문서를 수신할 수 있는 부서입니다. 더블

클릭하면 수신자가 추가됩니다. 교내 조직도에서 부서명을 선택하고

오른쪽 마우스를 클릭하면 하위부서선택, 전체부서 선택 메뉴가 나타

납니다. 하위부서를 선택하면 수신자가 일괄 선택됩니다.

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나) 외부 : LDAP(행정안전부에서 전자문서유통을 위해 제공하는 수신처

디렉토리)을 통한 수신자 지정은 문서를 종이 문서가 아닌 전자문서

형태로 발송할 때 사용합니다. 수신자 지정화면에서 외부를 선택하면

외부조직도가 나타납니다. 지정하는 방식은 교내와 동일합니다.

다) 수신자 지정 시 발신명의를 입력해야 합니다.

- 교내발송인 경우 기안문의 발신명의를 직접 입력해야 합니다.

[확인]버튼을 선택하면 결재서식에 발신명의가 들어갑니다.

- 외부발송의 발신명의는 총장/산학협력단장 중에 선택해야

합니다. (그 외 발신불가)

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라) 미등록 수신자 : 결재문서를 전자결재 문서 형태가 아닌 일반 종이문

서 형태로 우편이나 팩스로 발송할 때 사용합니다. 원하는 수신자 이

름을 입력하고 지정버튼을 선택하여 수신자를 추가합니다. 발송은 전

자결재 완료 후 종이로 출력해서 SOC 총무인사팀에서 직인 날인 받고

진행합니다

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9) 파일 첨부

가) 기안 시 관련문서를 [첨부파일]을 통해 첨부할 수 있습니다.

나) 기안 시 관련문서를 [문서연결]을 통해 연결할 수 있습니다. 문서함

/ 구문서함에서 해당 문서를 선택하고 연결 버튼으로 문서를 연결합니

다. 구문서함은 해당 부서의 2008 년 ~ 201 2 년 8 월까지 결재 완결한

문서입니다.

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10) 본문작성

11) 결재상신

가) 작성이 완료된 문서를 상신합니다.

나) [기안]버튼을 클릭하면, 결재 비밀번호와 기안자 의견을 입력할 수 있

는 창이 열립니다.

다) [결재올림]버튼을 클릭하여 정상 처리되면, [진행문서]함에 차상위 결

재자에게는 [결재대기]함에 저장됩니다.

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3. 문서작성의 일반원칙

가. 문서의 정의

1) 문서의 정의

문서는 우리대학 내부 상호간이나 대외적으로 작성 또는 시행되는 문서와 접수

한 모든 문서를 말한다. 문서는 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 전자문서 등

의 특수매체기록을 포함한다.

2) 문서의 필요성

가) 내용이 복잡해서 문서가 없이는 사무처리가 곤란할 때

나) 사무 처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때

다) 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

라) 사무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때

마) 사무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

3) 문서의 기능

가) 의사의 기록구체화

나) 의사의 전달

다) 의사의 보존

라) 자료 제공

마) 사무의 연결조정

4) 문서처리의 원칙

가) 신속처리의 원칙

나) 책임처리의 원칙

다) 적법처리의 원칙

라) 전자처리의 원칙

5) 문서의 종류

가) 법규문서 : 정관, 학칙 및 제규정에 관한 문서

나) 지시문서 : 훈령, 인사발령, 출장명령, 지시 등 총장 또는 학교당국이 각 부

서 또는 소속 교직원에게 일정한 사항을 지시하는 문서

다) 학적관계문서 : 졸업생, 재학생, 휴학생 및 제적생의 학적, 성적 등에 관련

된 사항을 기록한 문서

라) 공고문서 : 고시 또는 공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 또는 이해당사

자 에게 알리기 위한 문서

마) 일반문서 : 위에 속하지 않은 모든 문서로서 기안문, 협조문, 회보(별지 제1

0 호 서식), 사무인수인계서(별지 제11호 서식), 팩시밀시발송

서(별지 제12호 서 식) 등의 문서

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나. 문서작성의 일반원칙

어문규범에 맞는 한글로 가로로 작성함을 원칙으로 하며 특별한 경우에는 괄호

안에 한자나 외국어를 사용할 수 있다.

1) 용지

문서작성에 쓰이는 용지는 A4규격을 원칙으로 한다.

2) 숫자

숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자를 사용한다.

금액은 아라비아 숫자를 쓰되 괄호하고 한글로 기재한다.

(예)금123,450원(금일십이만삼천사백오십원)

3) 날짜/시각 표시

날짜표기는 숫자로 하되, 연.월.일의 글자를 생략하고 그 자리에 온점을 찍는다.

시.분의 표시는 24시각제에 따라 숫자로 하되 시.분의 글자를 생략하고 그 자리

에 쌍점을 찍는다.

4) 면표시

문서의 면표시는 중앙하단에 표시하되, 2장 이상인 경우 전체 면수와 당해 면수

를 붙임표로 이어 표시한다.

5) 항목표시

문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에

의하여 표시한다.

가) 첫째항목 구분 : 1, 2, 3, 4, ․ ․ ․ ․ ․

나) 둘째항목 구분 : 가, 나, 다, 라, ․ ․ ․ ․ ․

다) 셋째항목 구분 : 1), 2), 3), 4), ․ ․ ․ ․ ․

라) 넷째항목 구분 : 가), 나), 다), 라), ․ ․ ․ ․ ․

마) 다섯째항목 구분 : (1), (2), (3), (4), ․ ․ ․ ․ ․

바) 필요한 경우, 부분적으로 □, ○ 등과 같은 특수 기호를 사용할 수 있다.

6) 첨부물의 표시

본문이 끝난 다음 줄에 “붙임”의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨

부물이 2가지 이상인 경우 항목을 구분하여 표시한다.

....................................... 하여 주시기 바랍니다.

붙임∨∨1.∨가가나다 계획서 1부.

2.∨가가나다 도면 1부.∨∨끝.

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7) 표시위치 및 띄우기

가) 첫째 항목부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작한다.

나) 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 2타(한글은 1자, 영문, 숫자는

2자)씩 오른쪽에서 시작한다.

다) 항목부호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄운다.

수신∨∨교육과학기술부장관(지식제도과장)

제목∨∨가나다라마바사

1.∨가나다라마바사

∨∨가.∨가나나가나다

∨∨1)∨하하하하하하

8) 끝표시

가) 문서의 본문이 끝나면 1자(2타) 띄우고 “끝”표시를 한다.

나) 첨부물이 있는 경우는 붙임의 표시문 끝에 1자 띄우고 “끝”표시를 한다.

다) 본문의 내용이나 불임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의

왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”표시를 한다.

라) 서식의 경우 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우 서식의 칸 밖의 아래 왼

쪽 기본선에서 1자를 띄우고 “끝”표시를 한다.

마) 서식의 중간에 기재사항이 끝나는 경우 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “아

래빈칸”이라 표시한다.

9) 문서의 수정

가) 종이문서인 경우는 삭제하거나 수정한 글자의 중앙에 가로로 두 선을 긋고

삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.

시행문의 경우에는 직인으로 날인한다.

나) 전자문서의 경우에는 문서를 재작성하고 수정전의 문서는 보존할 필요가 있

다고 인정할 때에는 이를 보존한다.

10) 문서의 간인

다음에 해당하는 2장 이상으로 이루어진 문서는 간인을 한다.

가) 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나) 계약서 등 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

11) 로고/상징 표시

로고는 왼쪽 상단(2cm×2cm 범위 내에서 시작부분은 왼쪽기본선, 높이부분

은 행정기관명)에, 상징은 오른쪽 상단(2cm×2cm 범위 내에서 끝나는 부분은

오른쪽 한계선, 높이부분은 행정기관)에, 홍보문구는 행정기관명 바로 위에

표시한다.

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다. 기안문서/시행문서의 작성

1) 기안문의 종류

가) 일반기안문

나) 전자기안문

다) 간이기안문(별지 제1호의 2서식)

2) 작성 시 고려사항

가) 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계규정 및 과거 행정 선례를 숙

지한다.

나) 기안하는 목적과 필요성을 파악하고 자료를 수집분석하며 필요한 경우에는

설문조사, 실태조사, 회의 등을 통해 의견을 청취한다.

다) 복잡한 기안의 경우에는 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용이나

빠지는 사항이 없도록 검토한다.

라) 기안자는 당해 업무에 대한 책임의식을 가지고 당해 기관과 수신자와의 관

계 및 입장을 고려하여야 한다.

마) 6하 원칙에 의하여 정확한 용어를 사용하고 과장된 표현이나 사실이 왜곡되

지 않도록 한다.

바) 문장은 가급적 짧게 끊어서 상대방이 이해하기 쉽도록 한다. 이를 위하여

복잡한 내용은 결론을 먼저 내린 후 이유를 설명하고 구체적이고 알기 쉬운

용어를 사용하고 한자나 전문용어를 사용하는 경우에는 ( )에 한자나 용어

의 해설을 붙인다.

사) 상대에게 불쾌감을 주거나 무시하는 듯 한 표현은 피하고 적절한 경어를 사

용한다.

3) 기안문서의 구성

가) 두문 : 두문은 학교명 및 수신자로 구성

나) 본문 : 본문은 제목, 내용, 붙임으로 구성

다) 결문 : 발신명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 및 서명, 생산등

록번호, 시행일자, 문서분류코드, 접수등록번호, 접수일자, 학교의

우 편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 이메일, 보

존 년한, 공개구분으로 구성

4) 수신자

가) 수신자란에 당해기관의 장의 직위를 쓰고 ( )에는 처리할 보조기관 또는 보

좌 기관의 직위를 쓰되, 그 직위가 분명치 않은 경우에는 ○○업무 담당과

장 등 로 표시한다.

나) 민원회신의 경우에는 먼저 민원인의 성명을 쓰고, 이어서 ( )에는 우편번호

와 주소를 쓴다.

다) 수신자가 많아 수신자란에 표기하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에

“수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신

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자 란을 설치하고 수신자명을 표시한다.

라) 내부결재문서는 수신자란에 “내부결재”라고 표시한다.

5) 기안/검토/협조

가) 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조(보좌)기관의 검토를 받아야 한

다. 보조(보좌)기관이 출장 등의 사유로 검토를 할 수 없는 경우에는 검토

를 생략하되 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시한다.

나) 문서의 내용이 다른 보조(보좌)기관의 업무와 관련이 있는 경우는 그 기관

의 협조를 받아야 한다.

다) 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는

당 해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

라) 기안자, 검토자, 협조자는 해당란에 그 직위를 쓰고 서명하여야 한다.

6) 결재/전결/대결

가. 문서는 총장의 결재를 받아야 한다.

나. 보조(보좌)기간의 명의로 발송하는 내부문서는 그 보조(보좌)기관의 결재를

받아야 한다.

다. 총장은 내용에 따라 그 보조기관 또는 보좌기관으로 하여금 위임전결하게

할 수 있으며 위임전결사항은 본교의 전결규정에 따른다.

라. 결재권자가 출장, 휴가 등의 사유로 인하여 결재를 할 수 없을 때에 그 직

위를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 대결한 문서 중에서 내용이 중요하다

고 판단되는 경우에는 사후에 보고한다.

마. 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장결재란을 설치하지 않고 전결하는 자

의 서명란에 “전결”표시를 하고 서명하여야 한다.

바. 위임된 사항을 대결하는 경우에는 총장결재란을 설치하지 않고 전결하는 자

의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하

고 서명하여야 한다.

사. 전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 총장 결재란을 설치하지 아니하

고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 한다.

7) 발신명의

가. 대외문서의 발신명의는 총장으로 한다.

나. 산학협력단의 경우에는 산학협력단장 명의로 발송할 수 있다.

다. 대내문서는 당해 부서장 또는 기관장의 명의로 한다.

라. 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 않는다.

8) 문서의 시행

가. 문서시행이라 함은 내부적으로 성립한 우리학교의 의사를 외부로 표시하는

단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차이다.

나. 문서를 시행하기 위해서는 시행문의 작성, 결재, 접수번호 획득, 직인 날인,

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문서 발송(전자문서발송, 우편/팩스발송 등)의 절차를 거친다.

다. 기안문을 복사하여 직인을 날인하면 시행문이 된다.

라. 직인사용

1) 직인의 제작, 변경 및 폐기를 필요로 하는 부서, 기관에서는 총장의 승인을 얻

어 SOC총무․인사팀에 신청하여야 하며 변경 및 폐기대상 직인은 반납한다.

2) 행정상 필요에 의해 해당 부서, 기관에서 직인을 이관받아 관리할 때는 “직인

인계․인수서”(「직인관리 규정」별지 제3호 서식)를 작성해 SOC총무․인사팀

에 제출하며, 이후 각 부서장, 기관장의 책임아래 관리 사용한다.

3) 직인관리부서는 날인기록을 유지할 수 있도록 “직인사용대장”(「직인관리 규

정」별지 제4호 서식)을 제작해 날인할 문서의 관계사항을 기록한다.

4) 직인관리자는 결재권자의 결재 내용의 합치 여부를 확인하여 날인하고 직인사

용 대장에 기록한다.

다만, 문서 기록대장 및 각종 증명서 발급대장에 기록하거나 시스템상에 발급

내역이 기록 유지되는 것은 이에 갈음할 수 있다.

5) 외부기관과의 협약 체결 및 계약 등에 따른 필요가 있을 시, 사용인감계로 대

신 사용할 수 있으며 이 경우도 직인사용대장에 기록한다.

6) 직인을 찍어야 할 문서가 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서

에는 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 업무수행에 지장이 없

다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 축소하여 사

용할 수 있다.

직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 경우에는 SOC총무․인사팀에 비치된 직인

인쇄 용지관리대장(「직인관리 규정」별지 제5호 서식)에 그 사용내역을 기록

한다.

7) 직인생략

가) 단순업무 처리에 관한 지시문서

나) 보조(보좌)기관간 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서

다) 내부유통문서

24


SOC총무·인사팀에서는 2010년 '문서관리' 교육을 실시하고자 합니다.

1. 목적

가. 문서 관리 표준화

나. 2010년 직원역량개발교육과정 중 공통기본역량교육

다. 행정 효율 극대화

2. 일시 : 2010년 8월 26일(목)~31(화), 10:00-17:00

3. 장소 : 진리관 306호(중형강의실)

4. 대상 : 전 직원 및 행정교수

5. 운영 : 총 7 개 반 운영, 직위별 30~50 명 구성

6. 내용 및 교육주관부서

가. 문서관리 : SOC총무·인사팀

나. 지출결의서 작성 : 재무회계팀

다. 개인정보보호 : IT기획운영팀

7. 예산 : 금1,000,000원(금일백만원)

붙임 교육안내문(일정별 교육 대상자 포함) 1부. 끝.

기안

SOC총무․인사팀장

사무처장

총장

협조자 재무회계팀장

시행 SOC총무인사팀 - ( ) 접수 ( )

우 140-742 서울특별시 용산구 청파로47길100 행정관 304호 / www.sookmyung.ac.kr

전화 (02)710-9044 전송 (02)718-2337 / [email protected]/ 보존년한 / 공개

기안문 예시

25


1. 서울시청의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 우리 숙명여자대학교 및 부근 중․고등학생들이 1호선 전철역(남영전철역 정류장)

과 4호전 전철역(숙대입구 정류장)에서 0016번(OK버스)을 주로 이용하고 있으나 배차 간격이

긴 관계로 승차 인원이 초과되는 경우가 많아 안전사고의 위험이 상존하고 있고 이에 따른 불편

을 호소하고 있는 실정입니다.

3. 안전사고의 위험 및 학생들의 불편 해소를 위하여 0016번 버스의 배차간격을 단

축 또는 증차를 요청하오니 선처하여 주시기 바랍니다. 끝.

숙명여자대학교 총 장

수신자

기안

SOC총무․인사팀장

사무처장

총장

협조자

시행 SOC총무인사팀 - ( ) 접수 ( )

우 140-742 서울특별시 용산구 청파로47길100 행정관 304호 / www.sookmyung.ac.kr

전화 (02)710-9044 전송 (02)718-2337 / [email protected]/ 보존년한 / 공개

시행문 예시

26


< 처리요령 >

1. 기관명 : 숙명여자대학교

2. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할자

(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위

가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가

많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파

악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고,

결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신

자명 또는 수신자기호를 표시한다.

3. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다.

4. 발신명의 : ‘숙명여자대학교총장’ 또는 ‘숙명여자대학교 산학협력단장’의 명의로

하고, 교내 각 부서 혹은 기관 상호간에 발신하는 문서는 부서장 혹은

기관장 명의를 기재한다.

* 내부문서일 경우 수신자란에 “내부문서”를 기재하고 발신명의를 표

시하지 않는다.

5. 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위: 직위를 온전하게 쓴다. 전결인 경우에는 전

결권자까지만 나타난다.

6. 시행 처리부서명-일련번호(시행일자,문서분류코드) 접수 처리부서명-일련번호 (접수

일자) : 처리부서명을 기재하며, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하고 시행일자와 문서분

류코드를 기재한다. 시행일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점(.)으로 찍어 숫자로 기재한다.

7. 우, 주소 : 우편번호를 기재한 다음, 소속부서가 위치한 주소를 기재하고, 사무실이

위치한 층수 등 자세하게 기재한다.

(예) 140-742 서울특별시 용산구 청파로 47길 100 행정관 304호

8. 홈페이지 주소 : 학교의 홈페이지 주소(www.sookmyung.ac.kr)를 기재한다.

9. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다.

내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다.

10. 이메일 : 담당자의 이메일 주소를 기재한다.

11. 보존년한 : 영구보존/10년/5년.3년/1년/UP으로 표시한다.

12. 공개구분 : 공개․․비공개로 구분하여 표시한다.

※ 직인생략 등 표시: 발신명의 오른쪽에 직인생략을 표시한다.

※ 전결 및 서명표시 위치 : 위임전결규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는

경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자

의 서명란에 “전결”표시가 된 후 결재가 종료 된다.

27


[별지 제1호의 2서식]

문서분류

↑

4cm

↓

↑

2.5

cm

↓

기안자

보존기간

결재일자

공개여부

← 5cm →

(제 목)

○ ○ ○ 팀

※ 작성요령

1. 이 서식은 보고서․계획서․검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하며, 시행문으로

변환하여 사용할 수 없다.

2. 문서분류는 문서분류체계표에 따른 2차, 3차분류 기호를 기재한다.

3. 보존기간은 영구보존/10년/5년/1년/UP으로 구분하여 표시한다.

3. 공개여부란에는 공개, 비공개로 구분하여 표시한다.

4. 직위명칭 및 결재란의 수는 부서 및 기관에 따라 적절하게 조정・사용한다.

5. 기타 문서작성 요령은 문서관리규정에 준한다.

※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을

요약하여 기재할 수 있음

28


[별지 제10호 서식]

기 관 명 회 보

제 호

. . .

(지시사항)

(일일명령)

(연락사항)

(공지사항)

(상벌사항)

(기 타)

발 신 명 의

수신처 :

회 람

29



1. 표지

사무인계․인수서

(부 서 명)

년 월 일

인계자 ○ ○ ○ (서명)

인수자 ○ ○ ○ (서명)

입회자 ○ ○ ○ (서명)

2. 본문 내용

가. 업무 분장

나. 주요 업무 계획 및 진행사항

다. 예산

라. 현안사항

마. 미결사항

바. 기타 사항

※ 위 서식은 예시이므로 각 부서 및 보조(보좌)기관의 실정 및 인계․인수 사항에 따라 조정할

수 있습니다.

30



팩시밀리(FACSIMILE)발송서

140-742 서울특별시 용산구 효창원길 52

52 Hyochangwongil, Yongsan-ku, Seoul, 140-742, Korea

TEL: (02)710-9000 FAX: (02)718-2337

수신(TO):

팩스(FAX):

발신(FROM): 발신일(DATE):

참고(MESSAGE): 총매수(PAGE):

제목(SUBJECT):

31


4. 문서의 검토/협조/결재

가. 검토/협조/결재 방법

1) 결재는 기안자가 기안한 문서에 대해 결재권자가 결재하기 위한 기능으로,

그룹웨어 결재 기능에서 결재뿐만 아니라, 의견첨부, 반려, 보류 기능을 제

공합니다.

2) 결재는 [전자결재] 메뉴의 [결재대기] 문서함에서 진행됩니다.

3) 기안자가 의견을 첨부하거나, 검토자가 의견을 추가하였을 경우 [결재현황]

에서 의견을 확인할 수 있습니다.

4) 파일 첨부가 있는 경우 문서 왼쪽의 첨부 에서 첨부파일을 확인 할 수 있습

니다. 첨부파일명을 선택하면 저장 및 열람할 수 있으며 미리보기 버튼을 통

해 첨부된 내용을 확인 할 수 있습니다.

5) 기안된 문서를 검토한 후 기안내용의 시행에 무리가 없다고 판단할 경우 화

면 상단의 [결재확인]버튼을 클릭합니다.

32


나. 기타 결재방법

1) 반려

가) 반려기능은 결재자가 기안된 문서를 기안자에게 반려하기 위한 기능으

로 검토자/결재자는 반려사유를 정확히 명시 해야 합니다.

나) 기안자의 반려 문서 확인 - 반려된 문서는 문서목록에서 구분항목 앞

에 이미지로 표시

다) 반려된 문서는 기안자의 결재대기 문서함으로 이동하며 기안자가 재작

성 하거나 삭제 가능

2) 보류

가) 보류기능은 검토자/결재자가 기안된 문서를 보류 처리하여, 결재선에

있는 다른 검토자 혹은 기안자에게 문서의 보안 등을 이유로 결재가 늦

추어질 수 있음을 알리는 기능입니다.

나) 검토자/결재자는 보류사유를 정확히 명시해야 합니다.

다) 보류된 문서는 문서목록에서 구분 항목 앞에 이미지로 표시됩니다.

라) 보류된 문서는 문제해결 시 결재가 정상적으로 진행됩니다.

33


5. 문서의 회수(기안자)

가. 회수

1) 기안자가 결재 진행중인 문서를 최종 결재자가 결재하기 전에 회수 할 수

있는 기능입니다.

2) 진행 문서에서 회수할 문서를 열어서 회수 버튼을 선택하면 됩니다.

회수한 문서는 기안자의 결재 대기메뉴에서 확인 할 수 있습니다.

회수한 문서는 결재선 수정, 재작성, 문서삭제 기능을 할 수 있습니다.

34


나. 결재선 수정

1) 회수나 반려된 문서는 기안자가 결재선을 수정하여 진행할 수 있습니다.

결재선 수정 버튼을 선택하면 결재선 지정 창이 팝업됩니다.

2) 결재선 추가는 기존 결재선 상태에 따라 결재선 추가할 위치가 정해집니다.

회수하는 시점의 검토자의 다음 결재선에 추가되며, 조직도에서 추가할

검토자/결재자를 선택하거나 삭제 할 수 있습니다.

예를 들어 기안자 -> 검토자 A -> 검토자 B -> 결재자 로 결재선을 지정한

상태에서 검토자 A 에게 문서가 도달해 있는 경우 회수하여 결재선을 수정

하면 검토자 A 다음인 검토자 B 부터 결재선 수정이 가능합니다.

3) 이미 결재를 한 사용자와 회수한 시점의 결재자는 결재선 앞에 체크박스가

나타나지 않으며 수정할 수 없는 상태입니다.

4) 결재선 수정 후 확인 버튼을 누르면 결재선이 수정되어 진행됩니다.

5) 결재선 수정기능은 문서 내용 변경 없이 결재선만 추가하는 경우에만 사용

합니다. 문서의 내용수정을 한 경우는 재작성 기능을 통해 기존 검토자/결

재자들도 결재를 다시 진행해야 합니다.

35


다. 재작성

1) 회수하거나 반려된 문서를 기안자는 재작성 할 수 있습니다.

2) 재작성 버튼을 선택하면 문서를 다시 작성하여 기안할 수 있으며, 기안 작

성하는 방법과 동일합니다.

라. 문서삭제

1) 문서삭제 버튼을 선택하면 “삭제 시 문서는 폐기함으로 이동합니다.” 확

인 메시지가 출력됩니다. 삭제버튼을 누르면 해당문서는 폐기함으로 이동되

며 다시 복구할 수 없습니다.

36


6. 문서의 발송

가. 발송기능

1) 문서발송은 결재처리가 완료된 문서를 교내/외부로 발송하기 위한 기능입니

다.

2) 문서발송은 크게 교내발송과 외부발송으로 구분됩니다.

3) 교내발송은 학교 내부 부서/기관으로 문서를 발송하는 경우를 발하며, 외부

발송은 다른 기관으로 문서를 발송하는 경우를 말합니다.

4) 교내발송은 결재 완료됨과 동시에 기안자가 발송가능하며, 기안자의 결재대

기 문서에서 직인 선택 후 발송하면 됩니다.

5) 외부발송은 발송의뢰 버튼을 선택하시고 SOC 총무인사팀에 발송 의뢰하시

면 됩니다.

6) 발송한 문서에 대한 정보는 발송문서 에서 확인 가능합니다.

나. 발송절차

발송대기 문서 선택-> 직인선택 -> 문서발송 버튼 클릭 ->

수신자 선별확인 -> 문서발송

다. 문서발송

1) 직인선택 : 기안문에 맞는 직인을 선택합니다. [직인생략] 기본입니다.

2) 직인확인 : 선택한 직인이 기안문의 하단에 나타납니다.

37


3) 문서를 확인 후 문서발송 버튼을 선택하고 전달사항이 있을 경우 전달사항

을 입력, 확인버튼을 선택합니다.

4) 발송할 수신자 리스트 창이 팝업됩니다. 수신자를 확인하고 확인버튼을 선

택하면 발송 처리됩니다.

38


5) 기안자의 결재대기 문서에서 해당문서의 상태는 발송완료입니다.

라. 발송의뢰

1) 수신자를 외부조직(LDAP)지정한 문서인 경우 결재 완료되면 기안자의 결재

대기 문서에 발송대기 상태로 문서가 도착합니다.

2) 발송의뢰 버튼을 선택하면 기관문서관리자정보가 나옵니다. 확인버튼을 통

해 발송 의뢰합니다. 전달사항이 있을 경우 전달사항을 입력합니다.

발송의뢰 과정을 통해 직인 선택 후 유통모듈을 통해 외부로 전송됩니다.

마. 발송대기

1) 기안자가 발송한 문서는 발송대기 문서에서 확인할 수 있습니다. 문서를 선

택하고 수신자정보를 확인해서 수신상태를 확인 할 수 있습니다.

39


7. 외부문서 접수

가. 접수

1) 교내/외부에서 발송되어 수신된 문서를 접수하는 기능으로 문서수신을 하면

해당 문서는 수신문서 항목으로 이동됩니다.

2) 접수과정은 수신문서 항목에서 해당문서에 대해서 수행하게 됩니다.

3) 수신된 문서의 처리는 편철, 접수, 이송으로 구분됩니다.

나. 접수절차

수신문서리스트-> 접수확인 -> 문서철 편철 -> 접수완결

다. 문서접수

1) 수신대기 문서에서 해당 문서를 선택합니다.

2) 전달사항이 있는 경우 전달사항이 팝업 됩니다.

3) 전달사항 확인 후 [접수확인]버튼을 선택합니다.

40


4) 문서접수 확인버튼을 선택하면 문서철 등록 화면이 팝업 됩니다.

해당 문서철을 선택하고 확인버튼을 선택하면 접수처리가 완료됩니다.

5) 접수가 완료되면 접수문서로 이동됩니다.

41


라. 공람

1) 접수문서는 공람자 지정을 통해 공람 할 수 있습니다.

2) 공람자 지정버튼을 선택하고 해당 조직도에서 공람자를 지정, 확인버튼을 선

택하면 공람자 지정이 완료됩니다.

3) 공람할 문서는 공람문서에서 확인 할 수 있습니다. 문서를 선택하고 결재확

인 버튼을 선택하면 공람완결문서로 이동합니다

42


8. 문서의 인쇄

가. 인쇄

1) 완결문서에서 결재문서를 인쇄 하실 경우 문서를 열어 인쇄 버튼을 선택합

니다. 인쇄 버튼을 선택하면 인쇄하기 창이 팝업 되면서 인쇄 옵션이 나타납

니다.

2) 최초 인쇄 시 인쇄 미리 보기를 통해 페이지 설정-> 여백을 설정합니다. 여

백 (왼쪽, 오른쪽, 위쪽, 아래쪽)은 각 10(밀리미터)로 설정합니다.

43


44


9. 문서함 기능

가. 문서함 관리

1) 결재 완료된 문서를 문서규정에 의거하여 관리(등록, 보관, 이관, 폐기) 할

수 있도록 지원합니다.

2) 문서철 생성은 각 부서의 사용자가 생성할 수 있습니다. 문서철 생성이 제

외되는 부서도 있습니다.

(제외부서 : 대학/대학원/특수대학원의 각 학과/전공, 부설연구기관,

부설기관 일부(숙대신보사, 가정경영실습관, 학생생활상담소,

유아원, 건강가정지원센터, 성평등상담소, 글로벌인적자원개발

센터, 어린이급식관리지원센터, 공학교육인증센터, 숙명앙트러

프러너십센터)

나. 문서함의 기능

1) 전자결재 기능에 의해 생성된 기안문은 결재가 완료되면 기안자가 선택한

[문서철]에 편철되면서 문서등록대장에 자동으로 등록됩니다.

2) 접수된 문서 또한 접수자가 [문서철]을 선택하고 편철하면 문서등록대장에

등록됩니다.

3) 비전자결재문서(종이문서)는 사용자가 문서관리(문서등록대장)의 ‘등록’

버튼을 클릭하여 문서함에 등록이 가능합니다.

4) 종이문서 등록 절차

가) 부서 내에서 생산된 문서인 경우 “문서 생산”을 선택합니다.

나) 외부에서 접수한 문서인 경우 “문서 접수”를 선택합니다.

다) 문서철을 선택합니다.

45


라) 제목을 입력합니다.

마) 업무담당자를 지정합니다.

바) 스캔한 전자문서일 경우에는 ‘전자문서’로 선택하고 첨부파일 항목

에서 [찾아보기]버튼을 클릭해서 첨부파일을 등록합니다.

사) 절차가 완료되면 부서의 문서함에 자동 등록됩니다.

문서등록번호가 자동 부여됩니다.

46


10. 게시판 기능

가. 게시판

사용자가 여러 가지 목적에서 자신의 문서나 글을 여러 사람에게 공지 또는 게시

할 때 사용하는 게시판 기능입니다.

단순 게시판의 기능이 아닌 자료실의 역할도 수행할 수 있도록 설계되었습니다.

게시된 글에 대해서는 다른 사용자가 의견추가 기능을 통해 답변 글을 올릴 수

있습니다. 게시 작성자가 원하는 시간에 문서를 게시할 수 있도록 예약 게시 기

능을 제공하며 만료일을 지정할 수 있습니다

나. 게시판 작성

전자게시 문서를 작성할 때는 먼저 왼쪽 프레임의 게시판 목록에서 게시물을 올

릴 게시판을 선택합니다. 오른쪽 프레임에 게시목록이 나오면 화면 상단에 위치

한 메뉴 중 [작성]을 선택합니다. 메뉴를 선택하면 다음과 같은 [게시작성] 화면

이 나타나게 됩니다.

47


1) 만료일 지정

각 게시 문서에서는 게시 만료일을 지정해야 합니다. 만료일은 기본적으로

오늘 날짜가 지정되어 있으며, 사용자가 만료일을 지정할 경우에는 달력

기능을 이용할 수 있습니다. [달력] 버튼을 선택하면 아래 그림과 같이 달

력이 나타나며 오늘 날짜는 빨간색으로 표시됩니다. 연도 변경은 <<, >>

기호를 선택함으로써 이동할 수 있으며, 월의 변경은 <, > 기호를 통해 지

정합니다. 일의 변경은 해당 일자를 클릭하여 지정합니다. 기본 만료일은

게시 일에서 시작해 한달 동안 입니다.

2) 예약게시

사용자는 게시물의 게시시간을 예약할 수 있습니다. 예약게시 항목의 체크

박스를 선택한 후 달력 기능을 통해 원하는 게시일자를 선택하면 게시자가

선택한 게시시간에 게시됩니다.

3) 주제 및 주제어

게시문서의 제목과 주제어를 입력합니다. 지정된 주제어는 게시문서를 검

색하고자 할 때 편리하게 이용될 수 있으며, 게시문서 내용을 볼 때 게시

물 정보 아래에 해당 주제어가 나타납니다.

4) 문서첨부

게시문서에는 파일을 첨부할 수 있습니다. 게시물 본문 편집 창 아래의 파

일 첨부 버튼을 누르면 아래 그림과 같은 파일첨부 대화상자가 나타납니다.

[찾아보기]버튼에서 원하는 파일을 선택 후 [파일등록]버튼을 선택하면

문서첨부에 첨부된 파일이 표시됩니다.

48


5) 목록보기

[목록]을 선택하면 해당 게시판의 게시목록으로 화면이 이동합니다.

6) 게시올리기

[등록]을 선택하면 작성한 게시문서가 해당 게시판에 게시됩니다.

7) 목록인쇄

화면에 나타나는 게시목록을 인쇄할 수 있는 기능을 제공합니다. 목록상단

의 [인쇄]버튼을 선택하면 됩니다.

다. 게시판 검색

1) 키워드별 검색

게시문서의 검색은 게시목록 하단의 [검색] 메뉴를 통해 수행할 수 있습니

다. 게시문서를 제목별, 주제어별, 게시자별로 검색할 수 있습니다. 사용

자는 해당 검색 분류를 선택한 후 검색키워드를 입력함으로써 원하는 게시

문서를 검색할 수 있습니다.

49


2) 기간별 검색

게시문서의 검색은 키워드별 검색 외에 기간별로 검색 할 수 있습니다. 게

시기능 화면 좌측 상단에 위치한 검색기간 텍스트상자에서 원하는 기간을

표시하면, 오늘부터 해당기간 동안 게시된 게시문서를 찾아 게시목록에 보

여줍니다.

3) 상세검색

게시문서의 상세검색 기능은 제목별, 게시자별, 조회수별, 주제어별, 기간

별로 검색을 할 수 있습니다.

50


11. 커뮤니티 기능

가. 커뮤니티

같은 취미나 관심거리를 가진 사용자들이 함께 모여 정보를 공유하고 친목을 도

모하는 공간입니다. 쉽고 효율적으로 커뮤니티를 조직하고 운영할 수 있는 기능

을 제공합니다. 커뮤니티 기능에서는 각 커뮤니티의 회원만을 위한 ‘게시판’과

‘자료실’, ‘회원검색’, ‘커뮤니티 설문’ 기능 등을 제공하며, 각 커뮤니

티만의 개성을 살릴 수 있도록 커뮤니티 별 초기화면을 제작할 수 있도록 하고

있습니다.

나. 커뮤니티 만들기

새로운 커뮤니티를 만들 때는 커뮤니티 초기화면의 왼쪽에 있는 [새 커뮤니티 만

들기] 버튼을 통해 수행합니다. 커뮤니티를 만든 사용자가 해당 커뮤니티의 운영

자가 됩니다.

1) 커뮤니티 이름

커뮤니티 이름은 필수항목이며 중복확인이 되지 않으니, 사용자는 등록하

기 전, 중복되는 이름의 커뮤니티가 이미 존재하는지 확인하는 것이 좋습

니다.

2) 커뮤니티 분류

미리 준비된 여러 분류 중에 만들려고 하는 커뮤니티의 성격을 가장 잘 표

51


현한 분류를 선택합니다.

3) 공개여부

커뮤니티의 공개여부를 선택합니다. 공개로 설정하였을 경우, 타 사용자가

회원가입 신청을 했을 때 운영자의 심사를 거치지 않고 바로 정회원으로

가입됩니다.

비공개의 경우에는 운영자가 가입을 승인하거나 거부할 수 있습니다.

다. 가입신청

새로운 커뮤니티에 가입하고자 할 때는 커뮤니티 초기화면의 좌측 메뉴에 있는

[회원가입]을 통해 할 수 있습니다. [회원가입]버튼은 사용자가 해당 커뮤니티의

회원이 아닐 때에만 나타납니다.

버튼을 선택하면 커뮤니티 회원의 가입여부를 묻는 대화상자가 나타납니다. [확

인]선택하면 해당 커뮤니티의 회원으로 가입됩니다.

라. 회원정보

커뮤니티 회원인 경우 [회원정보] 메뉴를 선택하면 해당 커뮤니티의 모든 구성원

정보를 보여줍니다.

마. 탈퇴하기

커뮤니티 좌측 메뉴의 커뮤니티 탈퇴하기 버튼을 선택하면 해당 커뮤니티를 탈퇴

할 수 있습니다. 커뮤니티 탈퇴 시 탈퇴여부를 묻는 메시지가 나타납니다. [확

인]을 선택하면 커뮤니티 탈퇴가 완료됩니다.

52


바. 커뮤니티 관리

커뮤니티 관리는 커뮤니티 운영자가 커뮤니티를 관리하기 위하여 제공되는 기능

입니다. 커뮤니티 관리는 운영자에게만 나타납니다. 커뮤니티 운영자는 커뮤니티

를 처음 만든 사람이며 변경될 수 있습니다. 운영자가 갖는 권한으로는 커뮤니티

의[기본정보 변경], [초기화면 변경], [게시판 관리], [자료실 관리], [운영자

변경], [회원관리], [잠정폐쇄], [커뮤니티 폐쇄] 등이 있습니다. 각 커뮤니티는

운영자 한 명과 부운영자 한 명을 가질 수 있으며, 부운영자의 임명과 해임의

권한은 운영자에게 있습니다. 부운영자는 [운영자 변경]을 제외하고는 커뮤니티

를 관리할 수 있는 권한을 가집니다.

1) 커뮤니티 기본정보 변경

커뮤니티를 만들 때 입력한 내용 중 커뮤니티 이름, 공개여부와 소개글에

대한 내용을 변경할 수 있습니다. 커뮤니티 분류는 변경할 수 없는 것을

원칙으로 합니다.

2) 게시판 관리

커뮤니티에서 운영하는 게시판을 관리하는 기능을 수행합니다. 게시판 관

리기능은 해당 커뮤니티를 만든 운영자에게만 제공됩니다. 게시판 관리 화

면에는 사용 중인 모든 게시판에 대한 게시판 설명, 읽기/쓰기 권한 등의

정보가 나타납니다. 운영자는 새로운 게시판을 추가하거나, 기존의 게시판

을 수정 또는 삭제할 수 있으며, 각 게시판의 읽기/쓰기 권한에 대한 범위

를 설정할 수 있습니다.

3) 게시판 추가

게시판 관리 화면 상단의 [추가] 버튼을 통해 새 게시판을 등록할 수 있습

니다. 게시판의 이름과 설명 외에 운영자는 게시판의 내용에 대한 ‘읽기

권한’과 ‘쓰기권한’을 지정합니다. ‘읽기권한’은 회원/비회원 모두에

게 허용할 수도 있고 회원에게만 허용할 수도 있습니다. 그러나 ‘쓰기권

한’은 운영자만 권한을 갖도록 설정할 수도 있습니다.

53


4) 운영자 변경

운영자 변경 메뉴를 선택하면 회원목록의 운영자로 임명 버튼을 누르면 현

재의 운영자는 자동으로 일반회원으로 전환되며 선택된 운영자로 대체됩니

다.

5) 회원관리

커뮤니티 운영진에 대한 정보와 정회원 정보, 그리고 커뮤니티 가입신청자

정보로 구분됩니다. 회원관리 화면에서 운영자는 부운영자의 임명/해임과

정회원의 강제탈퇴, 커뮤니티 가입신청자의 승인/거부를 할 수 있습니다.

6) 부운영자임명/강제탈퇴

운영자는 커뮤니티의 정회원 중 한 명을 선택하여 부운영자로 임명하거나

해임할 수 있습니다.

7) 부운영자 해임

부운영자 해임은 회원관리 화면의 운영진 목록 상단에 있는 [부운영자 해

임]버튼을 눌러서 수행합니다.

8) 가입신청자 승인/거부

커뮤니티의 공개여부를 “비공개”로 설정하면 운영자가 커뮤니티 가입신

청자를 심사하여 가입을 승인하거나 거부할 수 있습니다. 운영자는 회원관

리 화면의 가입신청자 목록에서 원하는 신청자를 신청한 후 [승인] 또는

[거부] 버튼을 통해 승인여부를 결정할 수 있습니다.

9) 커뮤니티 잠정폐쇄

커뮤니티 운영자는 좌측 메뉴의 [잠정폐쇄] 버튼을 통해 자신이 운영하는

커뮤니티를 잠정 폐쇄시킬 수 있습니다. 잠정 폐쇄된 커뮤니티는 관리자의

심사를 거쳐 ‘영구 폐쇄’되거나 ‘운영 재게’ 될 수 있습니다. 실제적

인 폐쇄는 시스템관리자가 수행하게 됩니다. 좌측 프레임의 상단에 [잠정

폐쇄] 버튼을 클릭하면 해당 커뮤니티가 관리자의 승인 없이 잠정적으로

폐쇄됩니다.

10) 커뮤니티 폐쇄

커뮤니티 운영자는 좌측 메뉴에 위치한 [커뮤니티 폐쇄] 버튼을 통해 자신

이 운영하는 커뮤니티를 폐쇄시킬 수 있습니다. 실제적인 폐쇄를 시스템관

리자가 수행하게 되는 것과 달리 커뮤니티 폐쇄는 [커뮤니티 폐쇄] 버튼을

클릭하면 해당 커뮤니티가 관리자의 승인 없이 커뮤니티는 폐쇄됩니다.

54


12. 내부메일 기능

가. 내부메일

그룹웨어 조직 내부사용자들간의 편지를 송/수신 하는 기능입니다. [편지 쓰기]

는 기능별로 크게 [받는사람 지정]과 [제목본문작성], [파일 첨부] 세 부분으로

나눌 수 있으며, 선택사항으로 [서명포함], [보낸편지함에 저장], [수신확인],

[긴급메일], [보안메일] 기능이 있으며, 예약발송을 지정할 수 있습니다.

나. 내부메일 작성

1) 받는사람 지정

2) 참조/숨은 참조

주소록에서 동일하게 지정합니다.

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3) 제목 본문작성

편집형식은 다양한 편집 툴을 사용하여 본문을 작성합니다.

4) 예약발송

우편발송 시간을 예약할 수 있어 사용자가 원하는 시간에 발송할 수

있습니다.

5) 미리보기

사용자가 작성한 우편내용을 발송하기 전에 미리 확인할 수 있습니다.

[미리보기]를 선택하면 우편의 내용이 새 웹 브라우저 창에 나타납니다.

6) 파일 첨부

보내고자 하는 우편에 파일을 첨부하는 기능입니다. [파일첨부]버튼을

누르면 첨부파일을 등록할 수 있는 첨부문서 창이 뜹니다.

[찾아보기]버튼을 누르면 [파일선택]창이 뜨며, 여기서 원하는 파일을

선택하여 [열기]버튼을 누르면 됩니다.

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13. 일정관리 기능

가. 일정관리

일정관리를 통해 개인 또는 부서의 일정을 ‘일간’, ‘주간’, ‘월간’으로 구

분해서 관리할 수 있도록 지원합니다. 일정관리 기능은 ‘개인일정’, ‘그룹일

정’을 구분해서 지정하고 확인할 수 있으며, ‘개인부서’ 일정을 통합하여 확

인할 수도 있습니다.

또한 특정 일자에 해당하는 일정뿐 아니라 주기적으로 반복되는 일정을 지정할

수 있습니다. 사용자는 오늘에 해당하는 일정을 별도의 항목으로 확인할 수 있어

복잡한 스케줄 관리를 혼동 없이 수행할 수 있으며, 부서나 다른 구성원에게 자

신의 일정을 공유시킬 수 있습니다.

나. 일정관리 작성

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1) 일정제목

새 일정의 제목을 입력하는 부분입니다.

2) 장소

계획된 일정의 장소를 입력합니다.

3) 세부내용

계획된 일정의 세부적인 내용을 입력하는 부분입니다.

4) 등록자

일정을 등록하는 사용자입니다.

5) 일정종류

일정의 종류를 선택합니다.

6) 적용대상

사용자가 등록하게 될 일정 그룹을 선택하는 부분입니다.

7) 첨부파일

사용자가 등록하게 될 일정에서 참고할 수 있는 파일을 등록할 수 있습니

다.

8) 일정초청

자신이 등록하는 일정에 다른 부서의 사용자 등을 초대하는 기능입니다.

9) 기간

일정의 시작일과 종료일을 나타냅니다.

10) 반복지정

반복되는 일정의 주기를 ‘연속’,’일단위’,’주단위’,’월단위’로 지

정할 수 있습니다.

58


다. 일정정보 보기

일정의 제목을 선택하면 아래 그림과 같은 ‘일정정보보기’화면이 나타납니다.

이 화면에서 일정의 세부 정보를 확인 할 수 있으며, 일정을 수정 또는 삭제 할

수 있습니다.

라. 일정초대

개인 일정 작성시 초청버튼을 선택하여 사용자를 일정에 초대할수 있습니다. 일

정에 초대받게 되면 좌측 메뉴에 “초대일정”선택 시 “초대받은 일정” 우측

괄호표시 안에 초대 받은 횟수가 표시됩니다. 메뉴를 선택 시 초대받은 일정 리

스트에 [시작시간],[종료시간],[일정종류],[제목],[장소],[등록자],[상태]의 정

보가 표시됩니다.

1) 초대받은 일정

초대받은 일정이 표시 됩니다. 초대받은 일정의 제목을 선택하고 내용을

확인한 후 승인, 거부를 선택하여 초대받은 일정의 상태를 표시 할 수 있

습니다.

2) 초대한 일정

자신이 초대한 일정이 표시됩니다. 일정을 선택하고 참석자 버튼을 선택하

면 해당 참석자의 일정에 대한 상태 정보를 확인 할 수 있습니다.

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14. 업무지시 기능

가. 업무지시

업무지시 기능의 초기화면은 두 개의 프레임으로 구분됩니다. 좌측 프레임은 사

용자의 개인작업, 지시작업, 지시 받은 작업을 나타냅니다. 우측 프레임은 좌측

에서 선택한 업무지시 목록을 보여줍니다.

3) 업무지시 목록 화면 구성

업무지시 목록은 사용자가 좌측 프레임에서 선택한 메뉴에 대한 작성 조회

로 구성되어 있습니다. 업무지시 기능을 선택했을 때는 기본적으로 지시작

업 화면을 보여줍니다.

4) 개인작업 조회

업무지시 좌측 프레임에서 개인/지시 받은 작업을 선택하면 개인이 작성한

업무에 대한 완료율, 상태, 기한일자에 대한 목록이 조회됩니다. 목록에

서 개인작업에 대한 목록은 글 제목 앞부분에 [개인작업]으로 표시됩니다.

5) 지시작업 조회

다른 사람에게 지시한 작업에 대한 업무의 완료율 및 상태, 지시 받은 사

람, 기한일자 등의 목록이 조회됩니다.

60


나. 개인작업 작성화면

작성버튼을 선택하면 작업을 등록하는 화면으로 이동됩니다. 제목, 시작날짜, 기

한일, 완료날짜, 상태, 우선순위, 완료율, 내용, 첨부파일을 등록합니다.

다. 지시 작업 작성화면

작성버튼을 선택하면 작업을 등록하는 화면으로 이동됩니다. 대상자를 선택하여

조직도 상에서 지시 대상자를 등록합니다.

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15. 문서관리시스템(EDMS) 개요

가. 문서관리시스템

문서관리시스템은 전자문서 또는 넓은 의미에서의 콘텐츠 문서(멀티미디어자료,

설계자료 등)를 사용자가 원하는 순간 바로 찾아서 볼 수 있는 기능을 수행하며,

접근권한에 따라 차등을 두어 문서에 대한 접근을 차단할 수 있습니다.

나. 화면구성

폴더정보, 관리 화면, 검색메뉴, 실행메뉴 화면으로 구성되어 있습니다.

문서함 ① : 전자 결재함, 구문서함, 스캔문서함, 부가기능 표시

문서리스트 ② : 선택한 문서함의 문서목록을 보여줍니다.

검색메뉴 ③ : 도래문서, 경과문서, 반출문서, 일반검색,

키워드 찾기, 공유문서,공유현황의 기능을 실행합니다.

실행메뉴 ④ : 문서이동, 문서인쇄, 즐겨 찾기 추가, 문서이력,

문서공유 등의 바로 가기 메뉴가 표시됩니다.

62


다. 문서함 구성

전자문서관리시스템에서 일반 사용자들이 사용할 수 있는 문서함은 아래와 같이

구성됩니다.

전자결재함

전자결재에서 이관된 문서가 저장된 문서함

공통 문서 : 전교 공통 단위 업무

고유 문서 : 각 부서별 고유 단위 업무

구문서함

구 그룹웨어(노츠)에서 이관된 문서가 저장된

문서함

스캔 문서함

각 부서별로 문서를 스캔하여 등록한 문서함

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라. 문서관리 기능

전자문서를 체계적으로 관리하기 위해서 문서의 생성부터 폐기까지의 일련의 문서관리 기능을 소개합니다.

1) 문서 등록

등록 권한을 가진 폴더에 문서를 등록합니다. 문서의 기본속성정보와 확장속성

정보, 문서의 접근 제어를 위한 코드/그룹/사용자 접근권한 정보, 첨부 파일

정보를 관리합니다.

64


문서는 아래와 같이 등록합니다.

가) 스캔문서함 폴더를 선택 후 실행메뉴의 문서등록 버튼을 클릭합니다.

나) 문서의 기본속성정보, 확장속성정보 입력하고 첨부파일을 선택합니다.

다) 실행메뉴의 저장 버튼을 클릭해 문서를 등록합니다.

라) 문서정보가 등록되고 첨부파일을 전송합니다.

클릭 1

클릭 2

65


마) 문서등록 및 첨부파일 전송이 완료되면 등록 폴더의 문서목록이 조

회됩니다.

2) 문서등록 취소

실행메뉴의 취소 버튼을 클릭하여 문서등록을 취소합니다. 문서목록 화면으로

돌아갑니다.

3) 첨부 파일 등록

문서에 첨부파일을 등록합니다. 로컬 PC의 파일을 첨부할 수 있습니다.

4) 로컬 PC 첨부파일 추가

가) 로컬 PC 첨부파일 추가 버튼을 클릭합니다.

나) 첨부파일을 선택합니다.

클릭

선택

클릭

66


다) 추가된 첨부파일을 확인합니다.

5) 첨부파일 삭제

가) 삭제 대상 첨부 파일을 선택 후 삭제 버튼을 클릭합니다.

6) 문서정보 수정

수정 권한을 가진 문서정보를 수정합니다. 문서의 기본속성정보와 확장속성정

보, 사용자/그룹 접근권한 정보, 첨부 파일 정보를 수정할 수 있습니다.

문서정보는 아래와 같이 수정합니다.

가) 폴더를 선택해 문서목록을 조회합니다.

나) 수정할 1건의 문서를 선택합니다.

클릭

선택

클릭 1

클릭 3

클릭 2

클릭 4

67


다) 실행메뉴의 문서정보 수정 버튼을 클릭하면 문서정보 수정 화면이

열립니다.

라) 문서정보를 수정하고 실행메뉴의 수정 버튼을 클릭 후 수정 여부를 선택합

니다.

문서제목 수정

보존기간 수정

68


마) 문서정보 수정이 완료되면 수정 폴더의 문서목록이 조회됩니다.

7) 문서정보 수정 취소

실행메뉴의 취소 버튼을 클릭하여 문서정보 수정을 취소합니다. 문서목록 화면

으로 돌아갑니다.

Note: 문서의 버전(1.0)은 Major버전, Minor버전으로 구성 되어 있습니

다. Major버전은 문서정보가 수정 되었을 때 자동으로 증가 되며

Minor버전은 첨부파일에 대한 변동사항이 있을 때 자동으로 증가됩

니다.

문서버전이 ver2.0으로 자동 수정되었습니다.

69


8) 문서 삭제

권한을 가진 사용자는 문서를 삭제할 수 있습니다. 삭제된 문서는 부가기능

휴지통에 보관됩니다.

문서는 아래와 같이 삭제하세요.


나) 삭제할 문서를 선택합니다.

다) 실행메뉴의 문서삭제 버튼을 클릭 후 삭제 여부를 선택합니다.

라) 문서삭제가 완료되면 폴더의 문서목록이 조회됩니다.

마) 삭제된 문서는 부가기능의 휴지통에서 확인할 수 있습니다.

클릭 1

클릭 3

클릭 2

클릭 4

클릭

70


9) 문서열람

권한을 가진 사용자는 문서정보 및 첨부파일을 열람할 수 있습니다.

문서보기

가) 폴더를 선택해 문서목록을 조회한 후 문서제목을 클릭합니다. 문서읽기

권한이 없으면 클릭할 수 없습니다.

나) 문서보기 화면입니다.

다) 첨부파일 명칭을 클릭해 첨부파일을 열어볼 수 있습니다.

라) 실행메뉴의 목록보기 버튼을 클릭해 문서보기를 취소합니다.

클릭 1

클릭2

클릭

71


첨부파일 보기


나) 첨부파일 보기 확장 버튼을 클릭하고 첨부파일 명칭을 클릭합니다. 문서

읽기 권한이 없으면 클릭할 수 없습니다.

다) 사용자 PC에 저장된 기본 프로그램을 통하여 첨부파일이 열립니다.

클릭 1

클릭2

클릭 1

72


12) 문서 반출

권한을 가진 사용자는 문서를 반출 및 반입을 할 수 있습니다.

문서는 아래와 같이 반출합니다.

가) 폴더를 선택해 문서목록을 조회한 후 반출할 1건의 문서를 선택합니다.

나) 실행메뉴의 문서반출 버튼을 클릭합니다.

다) 반출할 첨부파일을 선택하고 반출정보를 입력합니다.

클릭 1

클릭 3

클릭 2

클릭 4

73


라) 반출사유를 입력합니다.

마) 반입예정일자를 입력합니다.

바) 반출폴더 수정이 필요하면 반출폴더 선택 버튼을 클릭하여 반출폴더를

선택합니다.

사) 실행메뉴의 반출 버튼을 클릭한 후 반출 여부를 선택합니다.

아) 반출 폴더로 다운로드가 진행됩니다.

자) 반출 완료된 문서목록 화면입니다. 문서상태가 반출로 변경 되었습니다.

문서상태 반출

클릭 1

74


13) 문서 이동

권한을 가진 사용자는 문서를 동일 작업장 내의 다른 폴더로 이동할 수 있습니

다.

문서는 아래와 같이 이동합니다.

가) 폴더를 선택해 문서목록을 조회한 후 이동할 1건의 문서를 선택합니다.

나) 실행메뉴의 문서이동 버튼을 클릭하면 이동할 폴더 선택 화면이 나타납니

다.

다) 이동할 폴더를 선택하고 선택버튼을 클릭합니다.

라) 이동된 문서는 이동한 폴더에서 문서를 확인하실 수 있습니다.

클릭1

클릭3

클릭2

클릭4

클릭1

75


14) 문서 인쇄

문서는 아래와 같이 인쇄합니다.


나) 인쇄할 문서를 선택하고 실행메뉴의 문서인쇄 버튼을 클릭합니다.

다) [현재페이지출력] 또는 [전체페이지출력] 아이콘 버튼을 클릭하면 인쇄

미리 보기 화면과 인쇄 다이얼로그 화면이 표시됩니다.

라) [인쇄] 버튼을 클릭하면 지정프린터로 출력됩니다.

클릭 1

클릭 3 클릭 2

클릭 4

[현재페이지출력], [전체페이지출력], [이전페

이지이동], [다음페이지이동] 버튼입니다.

76


15) 문서/파일 폐기 및 복원

권한을 가진 사용자는 문서를 폐기 또는 복원할 수 있습니다.

파일 폐기 및 복원

첨부파일에 □ 체크박스가 있는 문서는 파일이 삭제되어 휴지통에 보관된 문서

입니다.

폐기

가) 폐기할 첨부파일을 선택합니다.

나) 실행메뉴의 폐기 버튼을 클릭한 후 폐기 여부를 선택합니다.

클릭 1

클릭 1

클릭 2

77


다) 폐기 처리가 완료되면 휴지통 목록에서 삭제됩니다. 폐기된 문서를 다시

복원하고자 할 경우 문서관리자에게 요청하여 완전폐기 전에는 복원하실

수 있습니다.

복원

가) 복원할 첨부파일을 선택합니다.

나) 실행메뉴의 복원 버튼을 클릭한 후 복원 여부를 선택합니다.

다) 복원 처리가 완료된 휴지통 목록 화면입니다.

라) 폴더를 선택해 복원된 첨부파일은 삭제 시 폴더에서 확인할 수 있습니다.

문서 폐기 및 복원

첨부파일에 □ 체크박스가 없는 문서는 문서가 삭제되어 휴지통에 보관된

문서입니다.

폐기

가) 폐기할 문서를 선택합니다.

나) 실행메뉴의 복원 버튼을 클릭한 후 폐기 여부를 선택합니다.

클릭1

클릭1

클릭2

자동선택 됨

78


다) 폐기 처리가 완료된 휴지통 목록 화면입니다.

복원

가) 복원할 문서를 선택합니다.

나) 실행메뉴의 복원 버튼을 클릭한 후 복원 여부를 선택합니다.

다) 복원 처리가 완료된 휴지통 목록 화면입니다.

라) 복원된 문서는 삭제 전 해당 폴더에서 문서를 확인합니다.

클릭 1

클릭 2

그룹웨어시스템 사용자 매뉴얼 · 2014. 7. 16. ·...

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