effectief vergaderen 24 jan 2012
TRANSCRIPT
effectief vergaderen
e-office
agenda
#vergaderen
opdracht:
wat kom je halen?
18e - 20ste eeuw
structuur & proces
proces | controle | voorspelbaar
managen | lage kosten | mechanisch
9 to 5 | foutloos | intern gericht
geen verandering | controle | proces leading
21ste eeuw
slimheid & flexibiliteit
kennis | informatie | overal
netwerk | creativiteit | doelgericht
intrinsiek | zelfstandig | vertrouwen
samenwerken | discipline | faciliteren
vergaderen, wat is dat?
een vergadering =
een bijeenkomst van 3 of meer mensen
met gemeenschappelijke doelstellingen
waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is
om dit te bereiken
opdracht:
top 3 ergernissen
rinkelende telefoons
e-mailen tijdens vergadering
te laat komen
niet voorbereid zijn / stukken niet doorgenomen
uitlopen van vergaderingen
geen duidelijke agenda
actiepunten voorgaande vergadering niet gedaan
geen besluiten
langdradig
niet de juiste personen
ergernissen top 10
we vergaderen veel
35% van de beroepsbevolking vergadert
25% van hun werktijd
de meeste vergaderingen beginnen te laat
of lopen juist uit
deelnemers zijn vaak onvoorbereid
en na de vergadering gebeurt er weinig
problemen
• versies
• voorbereiding
• nabehandeling
effectief vergaderen, wat is dat?
aandachtspunten
• stel een heldere agenda op• kies een vorm die past bij het doel• kies de juiste deelnemers• maak afspraken over gedrag voor, tijdens en
na de vergadering• verstrek vooraf informatie• beperk de vergadertijd tot een minimum• leg afspraken, acties en communicatie vast• laat technologie helpen
hoe kan technologie helpen?
• digitale werkomgeving
• voorbereiding centraal
• delen van documenten
• digitale actielijst
• online vergaderen / conference call
• chat en video chat
• mobiel : papierloos wordt digitaal
•
centraal samenwerken
papierloos werken
informatie in de cloud
Microsoft
SharePoint
Google Docs
veilig intern publiek beveiligd persoonlijk
Dropbox
beveiligd extern
Microsoft
SharePointGoogle Docs
Evernote
samenwerken
hoeveel bestanden genereert samenwerken
met e-mail bij 4 ontvangers met 2 versies?
a. 4
b. 10
c. 12
d. 54
a. 4
b. 10
c. 12
d. 54
y = r*([FS+MS]+3p*[MS+FS])
aantal
files
mijn versies
mijn
versies
heen en weer
aantal
personen
y = r * [ 2+(6*p) ]aantal
versie
ronden
mail en filesystem
y = r * [ 2+(6*p) ]
aantal personen
aanta
l file
s
1e versie14
1 2 3 4
26
20
28
40
52
2e versie52
3e versie104
60
4e versie
104
tipping
point
en dus…
• alles digitaal (of scannen)• alles in de Cloud• mail geen bestanden maar links• zorg dat iedereen verbonden is• maak afspraken• beperk de duur van vergadering door
optimaal voor te bereiden
demonstratie Meeting Systems