effectiever aanbesteden van interieurbeplanting fi€¦ · functioneel versus technisch...

Effectiever aanbestedenvan

INTERIEURBEPLANTING

Januari 2012

Auteur: Gaby Hoof-Sattler

Effectiever aanbesteden van interieurbeplanting 2

INLEIDING ........................................................................................................................................................ 4

VHG VAKGROEP INTERIEURBEPLANTERS ...................................................................................................................... 4

TENDERCOACH........................................................................................................................................................ 4

OPDRACHTOMSCHRIJVING ......................................................................................................................................... 5

WERKWIJZE EN LEESWIJZER........................................................................................................................................ 6

1 HET PRODUCT INTERIEURBEPLANTING.......................................................................................................... 8

PRODUCT ............................................................................................................................................................... 8

CONTRACTVORMEN ................................................................................................................................................. 9

MILIEU .................................................................................................................................................................. 9

2 AANBESTEDEN............................................................................................................................................. 10

AANBESTEDEN VAN INTERIEURBEPLANTING ................................................................................................................. 11

TERMINOLOGIE ..................................................................................................................................................... 12

3 BEVINDINGEN.............................................................................................................................................. 14

BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................................. 14

Functioneel versus technisch specificeren .................................................................................................... 14

Fouten in de uitvraag ................................................................................................................................... 14

Omschrijving van de bestaande situatie ...................................................................................................... 15

ONDERHOUD ........................................................................................................................................................ 15

Planteenheden.............................................................................................................................................. 15

Kwaliteit bestaande beplanting ................................................................................................................... 15

Vervanging ................................................................................................................................................... 16

LEVERANTIES ........................................................................................................................................................ 16

Levend materiaal.......................................................................................................................................... 16

Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal...................................................................... 16

Kerstbomen .................................................................................................................................................. 16

GESCHIKTHEIDS- EN SELECTIE-EISEN........................................................................................................................... 17

GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................................... 18

Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 18

Prijsvechten .................................................................................................................................................. 18

Presentatie: inrichten van ruimte................................................................................................................. 18

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ............................................................................................... 19

BUITEN DE AANBESTEDING....................................................................................................................................... 19

Onderaannemerschap.................................................................................................................................. 19

Contract management ................................................................................................................................. 19

4 OVERIGE INTERVIEWS ................................................................................................................................. 21

ONDERNEMINGORGANISATIE SCHOONMAAK- EN BEDRIJFSDIENSTEN ............................................................................... 21

Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 21

Facilitair managers....................................................................................................................................... 22

Onafhankelijke experts................................................................................................................................. 22

Geïntegreerd facilitair management............................................................................................................ 22

Onderaannemers.......................................................................................................................................... 22

Samenwerking met (andere)facilitaire diensten .......................................................................................... 23

Contractmanagement .................................................................................................................................. 23

Benadering aanbestedende dienst ............................................................................................................... 23


PIANOO ............................................................................................................................................................. 24

PIANOo marktdossiers.................................................................................................................................. 24

PIANOo congres............................................................................................................................................ 24

Categoriemanagers Rijksoverheid................................................................................................................ 25

Beeldbestek .................................................................................................................................................. 25

Best value procurement................................................................................................................................ 25

Prijsvechten .................................................................................................................................................. 25

5 AANBEVELINGEN......................................................................................................................................... 26

1 Website...................................................................................................................................................... 26

2 Interieurbeplanting product en markt....................................................................................................... 26

3 Checklist locatie ......................................................................................................................................... 27

4 Standaarden en beeldmateriaal ................................................................................................................ 27

5 Kwalitatieve gunningscriteria.................................................................................................................... 27

6 Onafhankelijke expertise ........................................................................................................................... 28

7 Samenwerking met facilitaire branches .................................................................................................... 28

8 Categoriemanager Rijksoverheid .............................................................................................................. 28

9 PIANOo marktdossier ................................................................................................................................ 28

10 PIANOo congres....................................................................................................................................... 28

CONCLUSIE..................................................................................................................................................... 29

BIJLAGE 1 CONTACTGEGEVENS EN WEBSITES VOOR VERDERE INFORMATIE.................................................. 30

1A GEÏNTERVIEWDE PARTIJEN .................................................................................................................................. 30

1B OVERIGE CONTACTPERSONEN .............................................................................................................................. 30

1C RELEVANTE WEBSITES......................................................................................................................................... 31

BIJLAGE 2 OPZET INTERVIEWS........................................................................................................................ 32

2A INTERVIEW ONDERNEMERS ................................................................................................................................. 32

2B OVERIGE INTERVIEWS ........................................................................................................................................ 36


InleidingIn opdracht van de Vakgroep Interieurbeplanters van branchevereniging VHG hebben wij een

onderzoek uitgevoerd naar de uitdagingen waarvoor bedrijven in de sector zich geplaatst zien bij het

inschrijven op aanbestedingen en mogelijke oplossingen. Het doel van het onderzoek is het

ontwikkelen van een aantal aanbevelingen ter verbetering van aanbestedingen, die de vakgroep als

handreiking aan de aanbestedende diensten kan aanbieden. We hebben ons hierbij vooral

geconcentreerd op het afspreken en communiceren van kwaliteits- en andere standaarden vanuit de

vakgroep voor zowel leveranties als onderhoud van binnengroen.

VHG Vakgroep Interieurbeplanters

Namens de ondernemers in de branche brengt de VHG de maatschappelijke en economische

meerwaarde van groen onder de aandacht bij de politiek, institutionele partijen en burgers. Lobby is

hierbij een belangrijk instrument. VHG zit aan tafel met de politiek en sociale partners, is

vertegenwoordigd in verschillende overlegorganen en zoekt gerichte samenwerking met andere

organisaties. Denk aan de VNG, het Hoveniers Informatie Centrum, Groenforum, Stichting

Groenkeur, Stichting Tuinpromotie Nederland en het Productschap Tuinbouw.

Het werkgebied van de VHG beslaat vijf categorieën, met ieder een eigen vakgroep: hoveniers,

groenvoorzieners, boomverzorgers, dak- en gevelbegroeners en interieurbeplanters.

In de VHG Vakgroep Interieurbeplanters zijn ruim 25 toonaangevende bedrijven vertegenwoordigd.

De missie van de vakgroep is het bevorderen van de Interieurbeplanting in Nederland en het

behartigen van de collectieve belangen van de leden. Doelstelling van de vakgroep zijn onder andere

het overtuigen van het Nederlandse bedrijfsleven en overheidsinstellingen van de mogelijkheden en

positieve werking van planten als onmisbaar onderdeel van de inrichting, het kwantificeren van de

economische en maatschappelijke toegevoegde waarde van interieurbeplanting en het versterken

van het vakmanschap en daarmee het imago van de branche.

De vakgroep realiseert deze doelen door actieve lobby in de politiek, kennisontwikkeling

(onderzoek), organiseren van kennisuitwisseling door middel van symposia, publicaties en

ledenbijeenkomsten en het organiseren van de unieke Basisopleiding Interieurbeplanting.

De Vakgroep Interieurbeplanters stelt elk jaar een vakgroepplan op. In dit plan staat beschreven op

welke punten de vakgroep specifiek actie zal ondernemen. In 2011 richtte de vakgroep zich onder

andere op het ontwikkelen van een standaard voor de uitwerking van bestekken.

TenderCoach

TenderCoach heeft ruime ervaring met het begeleiden van organisaties op het inschrijven op

(overheids)aanbestedingen. Gedurende de afgelopen 10 jaar hebben wij ongeveer 500 begeleidingen

uitgevoerd. Het overdragen van kennis over aanbesteden naar de klant vinden wij daarbij van groot

belang. Naast begeleiding bij specifieke aanbestedingen biedt TenderCoach onder andere algemene

en maatwerk trainingen en signaleringsdiensten. Ook zijn wij nauw betrokken bij initiatieven die tot


doel hebben de ‘kloof’ tussen aanbestedende diensten en het bedrijfsleven te verkleinen en het

wederzijds begrip te vergroten. De opdracht van de Vakgroep Interieurbeplanting past uitstekend

binnen deze laatste doelstelling.

Opdrachtomschrijving

Het aantal (openbare)aanbestedingen in de interieurbeplanting neemt toe. Slechts weinig

aanbestedende diensten beschikken echter over kennis van het product interieurbeplanting en de

markt in Nederland. Mede hierdoor zijn uitvragen voor interieurbeplanting vaak niet duidelijk en

leiden niet tot het gewenste resultaat: de economisch meest voordelige inschrijving.1 Problemen zijn

onder andere:

Disproportionele geschiktheids- en selectie-eisen

Een programma van eisen dat om onmogelijke diensten of producten vraagt of dat

opdrachtgevers overvraagd

Kwalitatieve wensen die inschrijvers onvoldoende de mogelijkheid bieden zich te onderscheiden

of die een subjectieve beoordeling in de hand werken

Het onderhavige project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een

goed bestek, door te komen tot meer uniformering in het uitvragen van opdrachten. Hierdoor zal het

voor inschrijvers eenvoudiger worden in te schrijven en voor opdrachtgevers eenvoudiger worden

inschrijvingen te vergelijken. Algemene problemen als het stapelen van eisen en clusteren van

opdrachten komen zijdelings aan de orden, maar behoorden niet tot de prioriteiten van dit project.

Het project zal met name ingaan op de specifieke aspecten van interieurbeplanting:

Tekst en uitleg over het ‘product’ interieurbeplanting

Tekst en uitleg over het basisdiploma

Inventarisatie van interieurbeplanting in een pand

Welke aspecten op te nemen in een aanbesteding (o.a. welke verzorging is nodig in een jaar)

Verkennen of het mogelijk is om te komen tot uniformiteit zoals verzorgingseenheden in Hydro,

loopafstanden e.d.

In eerste instantie werd afgesproken dat het eindproduct een tekst voor een brochure zou zijn, met

praktische informatie over interieurbeplanting en aanbevelingen over het maken van

interieurbeplantingsbestekken en het aanbesteden daarvan. De brochure zou beschikbaar worden

gesteld aan de opdrachtgevers en interieurbeplanters.

Naar aanleiding van het deskresearch en de eerste interviews is in samenspraak tussen VHG en

TenderCoach besloten dat het eindproduct niet een brochure zou zijn, maar een rapport met een

aantal aanbevelingen die de vakgroep zelf verder zal uitwerken tot een set concrete handreikingen

aan aanbestedende diensten op de website van de VHG. Daarnaast zullen enkele aanbevelingen

worden gedaan over te ondernemen acties om de handreiking onder aandacht van de

aanbestedende diensten te brengen.

1 Vrijwel alle aanbestedingen in de Interieurbeplanting worden gegund op basis van het criterium Economisch Meest

Voordelige Inscrhijving


Werkwijze en leeswijzer

TenderCoach is begonnen met deskresearch om vast te stellen of en hoe vaak interieurbeplanting

separaat openbaar werd aanbesteed, hoe de aanbestedingen werden gepubliceerd en wie de

aanbestedende diensten zijn. Daarnaast hebben wij op aangeven van ondernemers uit de branche

een aantal ‘goede’ en ‘slechte’ aanbestedingen bestudeerd. We hebben de in de stukken gebruikte

geschiktheidseisen en gunningscriteria in kaart gebracht. De verkregen inzichten en informatie

vormden de basis voor de rest van het project.

Daarnaast hebben we kort onderzoek gedaan naar het product interieurbeplanting. In hoofdstuk 1

van dit rapport hebben wij kort de aspecten van de branche beschreven, waarvan wij denken dat ze

interessant zijn voor aanbestedende diensten. In hoofdstuk 2 zijn wij kort ingegaan op enkele

basisprincipes van het aanbesteden die voor de branche van belang zijn.

De tweede fase van het onderzoek bestond uit het houden van uitgebreide interviews met drie

leden van de Vakgroep Interieurbeplanting: Ambius, Ten Brinke Interieurbeplanting en Zuidkoop

Natural Projects. Het doel van het interviews was een beeld te krijgen van de uitdagingen waarmee

interieurbeplanters bij aanbestedingen worden geconfronteerd en samen met hen tot potentiële

oplossingen te komen. In bijlage 2 vindt u een overzicht van de gespreksthema’s die de basis

vormden voor de interviews. De bevindingen uit deze gesprekken vindt u in hoofdstuk 3.

De specifieke uitdagingen van de interieurbeplantersbranche en de potentiële oplossingen hebben

wij vervolgens in fase drie voorgelegd aan enkele belangrijke spelers in de aanbestedingswereld: de

ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) en PIANOo, het Nederlands

expertisecentrum voor aanbesteden. We hebben gekozen voor de schoonmaakbranche omdat deze

zich de afgelopen jaren een voortrekkersrol heeft gespeeld ten aanzien van de verbetering van

aanbestedingen. Zij hebben onder andere de ‘Code Verantwoordelijk Marktgedrag’ opgesteld en

samen met andere facilitaire branches het ‘Bidbook Facilitair Management 2011’. We hebben bij de

organisaties tevens gevraagd om suggesties voor te nemen vervolgstappen. In bijlage 2 vindt u een

overzicht van de gespreksthema’s. Een uitwerking van de interviews vindt u in hoofdstuk 4.

Tenslotte hebben wij op basis van de verzamelde informatie, suggesties en adviezen 10

aanbevelingen ontwikkeld, waarvan een aantal direct kan worden opgepakt en een aantal verder

moet worden uitgewerkt door de leden van de vakgroep. De aanbevelingen zijn beschreven in

hoofdstuk 5 van dit rapport.


1 Het product interieurbeplanting2

Planten brengen een prettige sfeer die zowel door de medewerkers als door bezoekers positief

wordt gewaardeerd. Ze brengen letterlijk en figuurlijk leven in een gebouw. Mensen associëren

groen met positieve waarden. Een omgeving met planten wordt door iedereen als prettig ervaren.

Planten zijn bepalend voor de uitstraling van een gebouw en kunnen een positieve bijdrage leveren

aan het imago van een organisatie. Daarnaast leiden planten tot een verhoging van het welbevinden,

tot minder gezondheidsklachten en tot een hogere productiviteit van de medewerkers. Verschillende

onderzoeken naar de effecten van planten op productiviteit laten een stijging van 6 tot 12 procent bij

kantoorwerk zien. Uit een Noors onderzoekt blijkt tevens dat het ziekteverzuim aanzienlijk afneemt

bij de plaatsing van planten in de werkomgeving. Mede door deze bevindingen is er een groeiende

aandacht voor groen in de omgeving van gebouwen, maar ook in de gebouwen zelf.

Ook de moderne architectuur met veelal transparante gebouwen, open ruimtes en meer daglicht

maakt het houden van planten aantrekkelijker. Planten kunnen onder andere worden ingezet:

Als natuurlijke scheiding tussen verschillende functies in een ruimte (bijvoorbeeld tussen loop-

en zitplekken)

De verhoging van privacy (bijvoorbeeld tussen werkplekken)

In grote ruimten, bijvoorbeeld in entrees en hallen van moderne gebouwen, om een gevoel van

geborgenheid en menselijk schaal te realiseren

In lange gangen om de eentonige zichtlijn van een gang te onderbreken

Een beplantingsadviseur kan, eventueel in samenwerking met de architect of interieurontwerper,

aan de hand van schetsen aangeven hoe het gebouw of de werkplek, met behulp van planten

optimaal kan worden ingericht tot een prettige en functionele werkomgeving.

Product

Het product interieurbeplanting bestaat eigenlijk uit verschillende deelproducten die al dan niet in

combinatie kunnen worden afgenomen:

Ontwerp groendesign / beplantingsconcept

Levering of lease van nieuwe producten

Onderhoud van binnengroen, al dan niet inclusief de vervanging van kwalitatief mindere of

dode planten

Lease en plaatsing van kerstbomen en andere kerstversiering

Ook de levering, het planten en het onderhoud van seizoensbeplanting kan in een contract

worden opgenomen

Alle positieve eigenschappen die we aan planten toekennen gelden alleen voor gezonde, vitale en

goed onderhouden planten. De juiste combinatie van plantsoorten, potten, containers,

2 Bergs ir J. en ir. S. Seitz (2009), Plants at Work: Toepassingsmogelijkheden van planten in gebouwen, Houten, VHG

branchevereniging voor ondernemers in het groen.


interieurbeplanter ontwikkelt, in samenwerking met de opdrachtgever, het optimale

beplantingsconcept binnen diens budget.

Naast levende planten, met de bijbehorende potten, substraten en bewateringssystemen, bestaat

het aanbod van interieurbeplanters ook zijden en andere kunstplanten, gemummificeerd

plantmateriaal, kerstbomen en kerstversiering en vaak ook seizoensbeplanting voor binnen en

buiten.

Naast het uitgangsmateriaal en de condities van de plek, zijn de verzorging en het onderhoud

bepalend voor het kwaliteitsbehoud en de levensduur van de planten. Het betreft hier onder andere

bewatering, voeding, bestrijding van ongedierte en andere plagen en het snoeien en reinigen van de

planten. Een goede verzorging vereist kennis, aandacht en zorgvuldigheid. Een vaste vakbekwame

verzorger kent de planten en de omgeving en weet welke verzorging optimaal is. Hij moet in staat

zijn uit de verschijningsvorm van een plant af te leiden of deze in goede conditie verkeerd. Als dit niet

zo is, moet hij onmiddellijk de juiste herstellende maatregelen kunnen treffen.

Contractvormen

Hieronder worden de drie meest gangbare contractvormen besproken. Variaties daarop zijn

natuurlijk mogelijk.

Lease contract: Planten en potten blijven eigendom van de groenleverancier die het volledige

onderhoud en de vervanging verzorgt. De gebruiker heeft geen investeringskosten, maar alleen vaste

jaarlijkse kosten voor het beheer.

Verzorgingscontract: De opdrachtgever heeft planten en potten zelf aangekocht. Alleen het

onderhoud ligt bij de interieurbeplanter. Er kan hierbij gekozen worden voor volledige verzorging of

gedeeltelijke verzorging, waarbij de opdrachtgever zelf water geeft.

Volledig onderhoudscontract voor verzorging en vervanging: planten en potten worden aangekocht

bij de interieurbeplanter die ook zorg draagt voor onderhoud en vervangen van slechte of dode

planten. Deze contractvorm is vooral aan te bevelen bij grotere hoeveelheden of duurdere planten of

bomen. Zij biedt de opdrachtgever de garantie dat de leverancier gemotiveerd blijft om planten zo

lang mogelijk vitaal te houden om zo veel duurdere vervanging te voorkomen. De optimale duur van

het contract is afhankelijk van de kosten van de beplanting en de afschrijvingstermijn. Een

leverancier met een hoogwaardige verzorging zal geen problemen hebben met een langjarig volledig

contract. Voorwaarde is wel een optimale plaatsing van de plant binnen een gebouw, met name in

relatie tot de lichthoeveelheid.

Milieu

Naast kleur, vorm en materiaal kunnen ook milieuaspecten van de interieurbeplanting een rol

spelen. Er bestaan diverse keurmerken en certificaten voor duurzame bloemen en planten waarvan

Milieu Project Sierteelt (MPS) het grootste marktaandeel heeft. Andere keurmerken zijn het

milieukeur, het EKO-keurmerk en het Fair Flowers Fair Plants (FFP) keurmerk. Ook bij het onderhoud

van de planten staat een beperking van de milieubelasting centraal. Hierbij valt onder andere te

denken aan de biologische bestrijding van plagen en het hergebruik of de recycling van restmateriaal.


2 Aanbesteden

Aanbesteden is gebaseerd op vier basisprincipes die ongeacht de gebruikte procedure, in achtmoeten worden genomen. De principes zijn:

1. Gelijke behandeling: elke aanbieder moet op dezelfde wijze worden behandeld en moet kunnen

beschikken over dezelfde informatie.

2. Objectiviteit: de aanbesteder moet de inschrijvingen op objectieve basis beoordelen, dus zonder

subjectieve overwegingen.

3. Transparantie: de aanbesteder moet vooraf zo exact mogelijk omschrijven wat hij van de

aanbieder verwacht en hij moet zijn beslissingen duidelijk motiveren en communiceren.

4. Proportionaliteit: de procedure, de technische specificaties, uitsluitingsgronden,

geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot

de aard en omvang van de opdracht.

In het kader van de bevordering van de interne markt heeft de Europese Unie haar lidstaten een

aantal basisbepalingen opgelegd, waaronder het vrije verkeer van goederen, diensten en

werknemers en de vrijheid van vestiging. Ook publieke aanbestedingen vallen binnen de interne

markt. De Europese Unie heeft bepaald dat aanbestedingen boven bepaalde drempelwaarden

moeten worden aanbesteed volgens Europees recht. Deze drempelwaarden worden elke twee jaar

opnieuw vastgesteld. Vanaf 01-01-2012 gelden voor goederen en diensten drempelwaarden van

200.000 euro (excl. BTW) voor decentrale overheden en 130.000 euro (excl. BTW) voor centrale

overheden. Voor deze aanbestedingen heeft de EG richtlijnen opgesteld waaraan alle

overheidsinstellingen zich moeten houden:

Richtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van

opdrachten voor werken, leveringen en diensten, ook wel de algemene aanbestedingsrichtlijn.

Richtlijn 2004/17/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van

opdrachten in de nutsectoren (water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten).

In Nederland zijn de Europese richtlijnen omgezet in respectievelijk het Besluit Aanbestedingsregels

voor Overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS) voor

nutsectoren. Het BAO gaat nauwelijks in op aanbestedingen onder de drempelwaarden. Het laat de

aanbesteders vrij voor opdrachten onder de drempelwaarden hun eigen inkoopbeleid te hanteren en

zelf te bepalen welke procedure zij volgen. Ze moeten echter wel zorgen voor een eerlijke competitie

en de basisprincipes van het aanbesteden in acht nemen. In de praktijk betekent dit dat elke

aanbesteder een eigen aanbestedingsbeleid heeft. Sommigen gebruiken voor alle aanbestedingen

onder de drempelwaarden een systeem van meervoudige onderhandse gunning, maar de meeste

aanbesteders gebruiken voor grotere opdrachten onder de drempelwaarde een nationale openbare

procedure.


De Nederlandse overheid is al enige jaren geleden begonnen met het opstellen van een nieuwe

aanbestedingswet die naar verwachting in de loop van 2012 in werking zal treden. Een van de

doelstellingen van de wet is het verbeteren van de mogelijkheden voor het MKB om in te schrijven

op aanbestedingen. Er zijn verschillende groepen maatregelen die daartoe zouden moeten leiden,

waaronder:

Het inperken van de administratieve lasten, waardoor de kosten voor inschrijving lager worden

Het beperken van de clustering van opdrachten, waardoor opdrachten kleiner worden en meer

partijen in staat zijn in te schrijven

Het strikter handhaven van het proportionaliteitsbeginsel, waardoor met name

geschiktheidseisen (referenties, omzeteisen etc.) soepeler worden en meer partijen hieraan

kunnen voldoen

Het invoeren van een klachtenregeling, waardoor aanbestedende diensten gemakkelijker op hun

handelen kunnen worden aangesproken

Ook de Europese Commissie heeft onlangs voorstellen gepresenteerd voor een herziening van de

Europese aanbestedingsrichtlijnen. Met de herziening wil de Commissie de Europese

aanbestedingsrichtlijnen de aanbestedingsregels en –procedures eenvoudiger en flexibeler maken,

zodat inkopers doeltreffender en efficiënter kunnen inkopen. Daarnaast wil de Commissie de

mogelijkheden verbeteren om bij overheidsopdrachten duurzame en sociale aspecten mee te

kunnen wegen, en de toegang van het MKB tot overheidsopdrachten verder te vergroten. Ervaring

uit het verleden leert echter dat de daadwerkelijke herziening van de richtlijnen veel tijd kost. Zo

hebben de besprekingen over de huidige richtlijnen vier jaar geduurd, waarna de lidstaten twee jaar

de tijd kregen om de richtlijn om te zetten in eigen wetgeving.

Aanbesteden van interieurbeplantingInterieurbeplanting wordt zowel separaat als, als onderdeel van een groter facilitair pakket

aanbesteed. In dit project zijn wij in eerste instantie uitgegaan van separate

interieurbeplantingsaanbestedingen. In de aanbevelingen wordt echter ook kort ingegaan op

samenwerking met facilitaire bedrijven.

Voor de publicatie van leveranties in de interieurbeplanting worden een aantal CPV-codes gebruikt,

waaronder:

03120000 - Tuinbouw- en Kwekerijproducten

39293200 - Kunstbloemen

39298910 - Kerstboom

03121100 - Levende planten, bollen, wortels, stekken en enten

Het onderhoud binnen de Interieurbeplanting valt samen met buitengroen in dienstencategorie 27,

met CPV code 77310000-6. Deze categorie is een zogenaamde 2B-dienst. Van dergelijke diensten

wordt aangenomen dat zij ofwel alleen door Nederlandse bedrijven kunnen worden uitgevoerd, of

onvoldoende interessant zijn voor buitenlandse inschrijvers om Europees te worden aanbesteed.

Ook als deze opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde komt, hoeven zij niet volgens de


Europese procedures te worden aanbesteed. In de praktijk worden voor 2B-diensten vaak de

nationale openbare of meervoudige onderhandse procedure gebruikt.

Terminologie

In onderstaande beschrijving van de bevindingen en de daaruit voortkomende aanbevelingen

worden een aantal typische aanbestedingstermen gebruikt die misschien enige uitleg behoeven.

Bestek: (ook wel aanbestedingsdocument, -stukken, -leidraad, offerteaanvraag of offerteverzoek)

bestaat over het algemeen uit een beschrijving van de aanbesteder, de achtergrond van de opdracht,

de opdrachtvorm, de contractvoorwaarden, de procedurele eisen aan de inschrijving en de planning.

De belangrijkste aspecten van het bestek zijn echter de beschrijving van de opdracht,

uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria.

Uitsluitingsgronden: volgens het aanbestedingsrecht mogen publieke instellingen alleen opdrachten

verlenen aan integere bedrijven. Om dit te beschrijven de richtlijnen een aantal verplichte

uitsluitingsgronden (onherroepelijke veroordelingen voor verschillende (economische) delicten en

facultatieve uitsluitingsgronden (waaronder faillissement, beroepsfouten, belastingschulden, valse

verklaringen). Als een van de uitsluitingsgronden op een inschrijver van toepassing is, is de

aanbestedende dienst verplicht deze uit te sluiten van de procedure.

Geschiktheids- of selectie-eisen: zijn bedoeld om vast te stellen of de inschrijver in staat mag worden

geacht de opdracht uit te voeren. Inschrijvers moeten aan alle eisen voldoen om voor gunning van de

opdracht in aanmerking te kunnen komen. De wetgeving vereist dat geschiktheidseisen

proportioneel zijn, dus dat alleen eisen worden gesteld die van belang zijn voor de uitvoering van de

opdracht. Er zijn drie soorten geschiktheidseisen:

Financiële en economisch draagvlak (veelal omzeteisen, bankverklaring, accountantsverklaring,

beroepsverzekering)

Technische en beroepsbekwaamheid (referenties, aantal personeelsleden, opleidingniveau,

technische uitrusting)

Beroepsbevoegdheid (komt niet voor in deze branche)

Gunningscriteria: deze criteria hebben altijd betrekking op de uitvoering van de opdracht (het

voorstel). In de basis bestaan voor aanbestedingen slechts twee gunningscriteria: de laagste prijs of

de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De meeste aanbestedingen in de

interieurbeplanting worden gegund op basis van EMVI. Dit betekent dat naast prijs een of meerdere

kwaliteitsaspecten als subgunningscriteria worden meegewogen. De wet beperkt de aanbesteder

niet in het gebruik van het aantal of soort subgunningscriteria, maar eist wel dat zij betrekking

moeten hebben op de uitvoering van de opdracht. Ze moeten voor iedereen gelijk, transparant en

proportioneel zijn en moeten objectief kunnen worden beoordeeld. De aanbestedingsregels kennen

een strikte scheiding tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria.


Programma van Eisen( en wensen): heeft betrekking op de gunning en omschrijft de minimale eisen

die de opdrachtgever aan de te leveren prestaties stelt. De eisen in het PvE gelden als knock-out

criteria. Als de aanbieding niet aan alle eisen voldoet, wordt deze uitgesloten. Daarnaast geeft de

aanbesteder aan wat zijn wensen zijn met betrekking tot de gevraagde prestatie. De beoordeling van

de wensen vormt de basis voor de rangschikking van alle inschrijvingen die aan de eisen voldoen.

Voor het beschrijven van zijn behoeften kan een aanbesteder twee soorten specificaties gebruiken:

technische specificaties en functionele specificaties. In de praktijk wordt meestal een combinatie

gebruikt.

Technische specificaties: beschrijven de technische eisen aan het product of de dienst. Vertaald naar

de interieurbeplanting is dit bijvoorbeeld het gedetailleerd voorschrijven welke planten op een

bepaalde plek moeten staan en hoe vaak welke vorm van onderhoud moet worden gepleegd.

Functionele specificatie: beschrijven het gebruiksdoel of de prestatie van het product of de dienst. Zij

zijn geschikt als de aanbesteder zelf niet over gedetailleerde kennis beschikt en gebruik wil maken

van de kennis en ervaring van de markt. Hij beschrijft bijvoorbeeld het beoogde resultaat van de

dienst en laat de inschrijver relatief vrij om te bepalen hoe hij dat resultaat denkt te bereiken.

Vertaald naar de interieurbeplanting betekent dit bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer

verantwoordelijk wordt gesteld voor een ‘goede, gezonde en representatieve staat’ van de

interieurbeplanting. Het aantal onderhoudsbezoeken is daarbij ‘ter beoordeling van de

opdrachtnemer’.


3 BevindingenZoals beschreven in de werkwijze heeft TenderCoach drie leden van de vakgroep interieurbeplanting

geïnterviewd om een beeld te krijgen van de problemen die zij ondervinden bij het inschrijven op

aanbestedingen en eventuele suggesties die zij hebben voor verbetering. Hieronder vindt u een

overzicht van de bevindingen, inclusief potentiële oplossingen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen

de verschillende onderdelen van het aanbestedingsproces: de omschrijving van de opdracht; de

geschiktheidseisen en/of selectiecriteria; en de gunningscriteria. Tot slot is nog een aantal punten

beschreven die min of meer buiten het proces vallen, maar hiervoor wel van belang zijn:

onderaannemerschap en contractmanagement. De aanbevelingen die voortkomen uit deze

bevindingen worden in een volgend hoofdstuk besproken, evenals de bevindingen uit interviews met

andere partijen.

Beschrijving van de opdracht

Functioneel versus technisch specificeren

De meeste opdrachten zijn technische gespecificeerd, dat wil zeggen dat de aanbestedingstukken

voorschrijven hoe veel keren per jaar de planten bewaterd, bemest, gesnoeid moeten worden etc.

Aanbestedende diensten zien vaak af van functionele specificaties omdat ze niet weten hoe ze de

opdracht moeten formuleren, hoe ze objectief kunnen beoordelen en hoe ze vervolgens de kwaliteit

moeten bewaken. Een verkeerde uitvraag en gebrekkig contractmanagement scheppen

mogelijkheden voor partijen die het niet zo nauw nemen met de uitvoering van de opdracht. Twee

van de geïnterviewde bedrijven gaven aan een voorkeur te hebben voor meer functionele

specificatie van opdrachten. Voorwaarde is wel dat gedurende de uitvoering van de opdracht

kwaliteit gewaardeerd en goed gecontroleerd wordt.

Potentiële oplossing: het inzetten van een onafhankelijke expert, die periodiek de kwaliteit van de

beplanting kan controleren.

Fouten in de uitvraag

Ondernemers geven aan dat er bij elke aanbesteding onduidelijke of tegenstrijdige punten zijn. Het is

moeilijk deze allemaal te benoemen, omdat ze telkens weer anders zijn. Meestal gaat het hierbij om

slordigheden die op aangeven van de inschrijver eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit is vervelend

en tijdrovend, maar zeker niet uniek voor de interieurbeplanting. In deze rapportage zullen we hier

dan ook niet verder op ingaan.

Naast bovengenoemde slordigheden worden in bestekken ook onmogelijke producten of diensten

uitgevraagd. Voor de handliggende voorbeelden zijn natuurlijk te grote planten in kleine potten en

beplanting in een veel te donkere omgeving. Ook dit wordt meestal hersteld op aangeven van de

inschrijver.

Potentiële oplossing: beschikbaar stellen van productinformatie door de branche.


Omschrijving van de bestaande situatie

Ondernemers geven aan dat bestekken vaak (te) weinig informatie bevatten over de betreffende

locatie(s). Een van de geïnterviewde ondernemers stelt dat voor het opstellen van een goede

aanbieding het van belang is een aantal kenmerken van de locatie te kennen. Het gaat daarbij onder

andere om de aanwezigheid van watertappunten en liften, loopafstanden, informatie over de

beveiliging, openingstijden en bereikbaarheid van een gebouw. Inschrijvers krijgen vaak wel de

mogelijkheid een schouw bij te wonen, maar dan het betreft slechts een locatie binnen een opdracht

met meerdere locaties.

Potentiële oplossing: naast het organiseren van een (representatieve) schouw, het opstellen en

beschikbaar stellen van een checklist van informatie over de locatie die een aanbestedende dienst

dient op te nemen in het bestek.

Onderhoud

Planteenheden

Aanbestedende diensten geven meestal een aantal eenheden, maar het is niet altijd duidelijk wat die

eenheden inhouden: is een planteenheid een pot met een aantal planten, een grote bak met

planten, of misschien een enkele plant in een pot op een bureau. Voor een goede aanbieding is het

van belang dat alle inschrijvers hetzelfde beeld hebben bij een eenheid.

Potentiële oplossing: het binnen de branche gezamenlijk vaststellen van planteenheden, het

opstellen van een beschrijving, eventueel ondersteund door beeldmateriaal en het communiceren

van deze informatie naar de aanbestedende dienst.

Kwaliteit bestaande beplanting

Bij vrijwel alle overheidsopdrachten is sprake van bestaande beplanting die onderdeel wordt van het

onderhoudscontract met de nieuwe opdrachtnemer. Een aanbestedende dienst beschikt voor niet

over voldoende kennis om de kwaliteit van planten te bepalen en te beschrijven. Een inschrijver weet

dus niet welke kwaliteit hij kan verwachten. Zoals eerder beschreven, wordt meestal wel een schouw

georganiseerd, maar slechts op een locatie terwijl de kwaliteitsverschillen tussen de locaties groot

kunnen zijn. Het bovenstaande vormt vooral een probleem als vervanging van dode of kwalitatief

slechte planten onderdeel uitmaakt van de opdracht. De inschrijver kan onmogelijk een goede

inschatting maken van het aantal planten dat hij moet vervangen, waardoor hij een behoorlijk risico

moet nemen.

Door het aanbesteden is er niet langer een relatie tussen een goede uitvoer van een opdracht en het

verkrijgen van de vervolgopdracht. Dit leidt er soms toe dat de aandacht voor de kwaliteit van de

planten van opdrachtnemers naar het einde van het project verslapt. Dit heeft natuurlijk effect op de

kwaliteit van de (levende) planten bij aanvang van de nieuwe opdracht.

Potentiële oplossing: inzet van een onafhankelijk expert die vaststelt wat de kwaliteit van de planten

is en bijvoorbeeld aangeeft welk percentage planten in het eerste jaar vervangen moet worden. Een

andere mogelijkheid is het instellen van een maximum percentage dat in het eerste jaar op kosten

van de opdrachtnemer vervangen moet worden. Als toch meer planten vervangen moeten worden,

gebeurt dit op kosten van de opdrachtgever.


Vervanging

Vervanging van dode of kwalitatief slechte planten is een belangrijk deel van een

onderhoudscontract. Het is echter niet altijd duidelijk wat wordt verstaan onder kwalitatief slechte

planten en daarmee wanneer planten vervangen moeten worden. In de interieurbeplanting wordt de

kwaliteit van planten bepaald door hun visuele waarde, een zeer subjectief criterium. Verschillende

interieurbeplanters hanteren verschillende criteria.

Potentiële oplossing: maken van afspraken binnen de branche, eventueel ondersteund door

beeldmateriaal en het communiceren daarvan naar de aanbestedende diensten. Een andere

oplossing zou kunnen zijn het inzetten van een onafhankelijk expert.

LeverantiesLevend materiaal

In Nederland zijn slechts enkele kwekers/importeurs van (grote) binnenplanten en slechts enkele

producenten/importeurs van potten. Interieurbeplanters kunnen zich maar beperkt onderscheiden

de soort of de prijs van de plant of pot. Zij kunnen zich het best onderscheiden door het totaal

product, de pot met beplanting.

Ook bij de levering van nieuwe beplanting is het gebrek aan goede definities en standaarden het

grootste probleem. Opdrachtgevers hebben vaak onvoldoende kennis van zaken om te beschrijven

wat zij precies willen. Over het algemeen blijft het bij de potmaat en de hoogte van de

plant(eenheid), waarbij het vaak niet eens duidelijk is of de hoogte inclusief of exclusief de pot moet

worden gemeten. Het belangrijkste visuele aspect van een planteenheid is echter vaak juist het

volume: het maakt een groot verschil of er in een bepaalde pot een, twee of vijf takken/planten

staan. Het volume van de plant is ook bepalend voor de kosten. Een interieurbeplanter kan veel geld

besparen door slechts een (jonge) plant in een pot te plaatsen. Daarmee voldoet hij waarschijnlijk

aan de uitvraag, maar niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever.

Potentiële oplossing: met de branche enkele categorieën voor planteenheden vaststellen

(bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve vulling), deze beschrijven, voorzien van foto’s en

beschikbaar stellen.

Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal

Interieurbeplantingscontracten bevatten soms ook levering van niet levende materialen.

Aanbestedende diensten zijn zich meestal niet bewust van de kwaliteits- en prijsverschillen tussen

met name verschillende zijden producten en stellen geen kwaliteitseisen. Hierdoor voldoet het

product soms niet aan de verwachtingen.

Kerstbomen

De kerstaankleding van gebouwen valt ook steeds vaker onder het contract met de

interieurbeplanter. Meestal wordt alleen het aantal en de hoogte van de gewenste kerstbomen

opgegeven. De geïnterviewde ondernemers geven aan dat zij daarbij het liefst zo veel mogelijk

vrijheid krijgen om zo een creatieve versiering te verzorgen. Het is daarbij wel van belang dat de

aanbestedende dienst weet wat hij mag verwachten.


Potentiële oplossing: indien gewenst zou de branche standaarden kunnen afspreken voor de

dichtheid van de kerstversiering. Hierbij kan gedacht worden aan een aantal onderwerpen per

oppervlak. Een andere manier zou kunnen zijn het beschikbaar stellen van beeldmateriaal en

beschrijving van bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve versiering.

Geschiktheids- en selectie-eisen

Zoals eerder besproken mogen geschiktheidseisen alleen betrekking hebben op de inschrijvende

partij. Uit de gesprekken met de ondernemers blijkt vooral de proportionaliteit een probleem te zijn.

Alle eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In de

praktijk stellen aanbestedende diensten vaak veel eisen voor relatief kleine opdrachten gesteld en is

de relevantie niet altijd duidelijk. Hierbij worden hoge omzet en verzekeringseisen genoemd, maar

ook Verklaringen Omtrent Gedrag en het bezit van certificaten zoals VGM (Veiligheid Gezondheid en

Milieu) Checklist Aannemers (VCA). De bedrijven geven zelfs aan soms af te zien van inschrijving

Geschiktheidseisen die wel relevant zijn voor het bepalen van de geschiktheid van de inschrijver,

worden vaak juist niet gebruikt. Een goed voorbeeld hier is het vakdiploma interieurbeplanting.

Aanbestedende diensten zijn niet op de hoogte van dit certificaat.

Potentiële oplossing: een betere kennis van de branche biedt aanbestedende diensten de

mogelijkheid een meer proportionele uitvraag te doen. Als de aanbesteder desondanks

disproportionele eisen stelt, is het van belang dat de inschrijver hierover kritische vragen stelt tijdens

de daarvoor bestemde periode aan het begin van het aanbestedingstraject.

Het is daarbij vooral van belang dat de aanbestedende diensten worden gewezen op het vakdiploma

voor interieurbeplanters. In aanbestedingen voor de levering van bloemen wordt bijvoorbeeld

regelmatig geëist dat de in te zetten bloemisten moeten beschikken over de noodzakelijke studie- en

beroepsdiploma’s, of zelfs meer specifiek over een vakdiploma bloemsierkunst. Aanbestedende

diensten mogen waarschijnlijk niet van de inschrijvers eisen dat alle in te zetten medewerkers het

vakdiploma interieurbeplanting hebben behaald, omdat de opleiding niet voor iedereen toegankelijk

is en niet door een erkende instelling wordt gegeven. Zij mogen echter wel eisen dat medewerkers

beschikken over een certificaat voor interieurbeplanters of een ‘gelijkwaardig’ certificaat.

Een ander probleem op dit gebied is dat aanbestedende diensten geschiktheidseisen in hun bestek

opnemen, maar deze vervolgens niet op de juiste wijze beoordelen. Aanbestedende diensten vragen

niet om bewijsmiddelen of controleren deze niet. Zelfs niet van de gegunde partij. Het komt voor dat

opdrachten worden gegund aan partijen, van wie de gehele branche weet dat zij de geëiste

jaaromzet niet halen of niet het minimum aantal medewerkers in dienst hebben.

Geschiktheidseisen zijn altijd knock-out eisen: als een inschrijver niet voldoet, moet de

aanbestedende dienst hem uitsluiten. De geïnterviewde interieurbeplanters gaven aan dat

aanbestedende diensten geschiktheidseisen vaak wat losser interpreteren, bijvoorbeeld met het

excuus dat ze de opdracht gunnen aan lokale partijen. Elke rechter zou een dergelijke gang van zaken

afkeuren. Inschrijvers starten echter geen juridische procedure, omdat de kosten daarvan niet

opwegen tegen de relatief kleine opdrachten.


Potentiële oplossing: om de aanbestedende dienst aan te moedigen kritischer om te gaan met de

geschiktheidseisen, kan een inschrijver in de vragenronde expliciet vragen stellen over het

aanleveren van de bewijsmiddelen en de controle daarvan. Verder is het van belang dat een

inschrijver die de opdracht niet gegund krijgt altijd een evaluatie gesprek aanvraagt, waarbij hij ook

bovenstaande zaken op kan brengen. Ook kan de inschrijver het probleem voorleggen aan de VHG.

Gunningscriteria

Kwaliteit

In de interieurbeplanting wordt vrijwel altijd gegund op basis van de Economisch meest voordelige

inschrijving, waarbij de weging meestal 40 procent prijs en 60 kwaliteit. Toch lijkt prijs de

belangrijkste component. Hiervoor werden verschillende oorzaken genoemd. Een daarvan is dat het

aanbestedende diensten niet lukt de kwaliteitscriteria zo te stellen dat inschrijvers zich op het gebied

van kwaliteit kunnen onderscheiden. Omdat alle inschrijvers op deze manier hoog kunnen scoren op

kwaliteit, wint de aanbieder met de laagste prijs. Kwaliteitscriteria bestaan nu veelal uit het opstellen

van een plan van aanpak, het beschrijven van het kwaliteitsbeleid en het MVO-beleid (milieu, sociale

en arbeidsaspecten en social return). De interieurbeplanters die werden geïnterviewd kwamen ook

niet met suggesties voor criteria die aanbestedende diensten zouden kunnen gebruiken om beter op

kwaliteit te kunnen selecteren.

Potentiële oplossing: een discussie met de aanbestedende dienst om een beter beeld te krijgen wat

zij echt belangrijk vinden bij interieurbeplanting en samen met hen tot goede kwaliteitscriteria te

komen.

Prijsvechten

De ondernemers geven aan dat er in de branche soms sprake is van prijsvechters: inschrijvers die

voor een onrealistisch lage prijs aanbieden. Een van de ondernemers gaf aan dat sommige partijen

aanbestedingen op een geheel eigen manier benaderen: hun doel is niet een goed product te

leveren, maar om de opdracht te krijgen. De lage prijs in de aanbieding wordt vervolgens

gecompenseerd door meerwerk, of door het laag houden van de kosten door minimale inzet. Met

het oog op de economische crisis en de eventuele afname als gevolg daarvan zullen in de toekomst

misschien meer bedrijven zich genoodzaakt zien onder de kostprijs aan te bieden.

Potentiële oplossing: allereerst is goed contractmanagement van groot belang. Daarnaast zijn

mogelijkheden om prijsvechten te voorkomen. Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen in het

bestek een marge voor de prijzen te geven, waarbij bijvoorbeeld afwijkingen van meer dan 20

procent van de gemiddelde prijs niet worden geaccepteerd. Of zij kan een prijstabel geven waarbij

bedragen gekoppeld zijn aan te behalen punten. Ook gunnen op waarde is een optie. De

aanbestedende dienst zal dit echter alleen doen als zij ervan overtuigd is dat zij zelf hinder van het

prijsvechten ondervindt, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit van de opdrachtnemer niet aan de

verwachtingen voldoet.

Presentatie: inrichten van ruimte

Soms wordt een aanbestedingsprocedure afgesloten met een presentatie. De aanbestedende dienst

nodigt dan de beste inschrijvers uit een ruimte in te richten. Vaak beschikt de aanbestedende dienst

echter over onvoldoende kennis om de opstellingen op objectieve wijze te kunnen beoordelen.


Daarnaast komt het voor dat partijen hiervoor dure, exclusieve materialen gebruiken die zij niet in

hun aanbieding hebben opgenomen en die de opdrachtgever waarschijnlijk ook niet zal afnemen.

Beoordelaars zijn echter niet altijd in staat dit op te merken en kijken vooral naar het visuele effect

van de opstelling.

Potentiële oplossing: ook hier zou het zinvol zijn als de aanbestedende dienst een onafhankelijk

expert zou inzetten, die in staat is een opstelling te beoordelen aan de hand van objectieve criteria.

Verder is het van belang dat aanbestedende dienst eist dat inschrijvers bij een presentatie alleen

producten mogen gebruiken die zij ook hebben opgenomen in hun offerte.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Alle drie geïnterviewde partijen geven aan dat milieu- en sociale aspecten een belangrijk onderdeel

van hun bedrijfsvoering vormen en vinden het vanzelfsprekend dat de aanbestedende diensten

hierover vragen stellen. Vaak is het echter niet duidelijk wat de aanbestedende diensten precies

willen weten en met welke antwoorden zij punten kunnen scoren. Dit probleem is overigens niet

uniek voor de interieurbeplanting, maar geldt in vrijwel elke branche. Duurzaam inkopen is een

relatief nieuw thema dat vaak is opgenomen in het inkoopbeleid van een organisatie, zonder dat

precies is bepaald wat daarmee wordt bedoeld.

Potentiële oplossing: in plaats van de vraag voor de aanbestedende dienst in te vullen, kunnen

inschrijvers het best expliciet vragen wat de aanbestedende dienst precies wil weten en hoe zij de

maximale score kunnen behalen.

In januari 2012 is MVO-Nederland van start gegaan met de MVO-wijzer. Deze geeft een goede

indicatie welke aspecten een ondernemer kan meenemen in de MVO beschrijving van zijn

organisatie.

Als laatste kan de Vakgroep bij de aanbestedende diensten natuurlijk suggesties aandragen van MVO

aspecten die voor de branche van belang zijn.

Buiten de aanbesteding

Enkele van de punten die opkwamen tijdens de interviews behoren wel tot het inkoopproces, maar

vormen geen onderdeel van het aanbestedingsproces.

Onderaannemerschap

Interieurbeplanting wordt regelmatig indirect aanbesteed als onderdeel van een groter facilitair

pakket. Interieurbeplanters treden dan op als onderaannemer van grotere facilitaire dienstverleners.

Het is niet duidelijk welk percentage van de opdrachten het betreft. Over het algemeen geven de

ondernemers de voorkeur aan separate aanbestedingen voor interieurbeplanting. In het volgende

hoofdstuk zal hier verder op worden ingegaan.

Contract management

Zoals in vele branches is ook in de interieurbeplanting contract management vaak onvoldoende. In

het bestek wordt vaak opgenomen dat tussentijds gerapporteerd moet worden en dat op

regelmatige basis een externe expert de kwaliteit van de beplanting zal controleren. Dit gebeurt

echter zelden of nooit. Als er al sprake is van contractmanagement gaat het vaak om een


aanwezigheidscontrole, waarbij bijvoorbeeld de facilitair manager aftekent wanneer een verzorgen

de locatie bezoekt. Dit zegt echter weinig over de kwaliteit van het gepleegde onderhoud.

Het belang van contractmanagement kwam eerder ter sprake in de paragrafen over bestaande

beplanting en prijsvechten.


4 Overige interviewsNaast de interviews met de ondernemers heeft TenderCoach enkele interviews gehouden met

belangrijke spelers in de aanbestedingswereld.

Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten

Als eerste hebben we gesproken met de Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten

(OSB), die zich de afgelopen jaren sterk heeft ingezet voor de verbetering van aanbestedingen in de

schoonmaakbranche.

De OSB is de werkgeversorganisatie van de schoonmaak- en glazenwasserbranche in Nederland.

OSB’s belangrijkste doel is het behartigen van de belangen van de aangesloten leden. Aangezien een

aanzienlijk deel van de schoonmaakopdrachten worden aanbesteed, spant OSB zich in om dit proces

voor alle partijen zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Een recent resultaat hiervan is de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, een gedragscode voor de

schoonmaakbranche. In de code is vastgelegd dat alle betrokken partijen bij de aanbesteding niet

alleen kijken naar de prijs, maar dat juist kwaliteit van de uitvoering van schoonmaakwerk en de

arbeidsomstandigheden moeten worden meegewogen. In de code staat duurzaam en

maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. Verantwoord uitbesteden en werk aannemen in

de schoonmaakbranche hoort daarbij.

Onlangs heeft OSB, in samenwerking met de brancheorganisaties voor catering en beveiliging, het

bidbook 2011 voor de facilitaire dienstverlening opgesteld. In het bidbook worden handreikingen

gedaan welke stappen de brancheorganisaties - samen met de overheid - willen zetten om de

dienstverlening op peil te houden. Voorbeelden van die stappen zijn:

herstel persoonlijk contact tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij aanbestedingen

(mindere rol voor intermediairs)

langere looptijd van contracten

transparanter maken inkoopproces en opstellen meetinstrumenten

beperken onmogelijke contractvoorwaarden

Code Verantwoord Marktgedrag versneld verbreden

De huidige omstandigheden in de schoonmaakbranche vertonen veel gelijkenissen met die in de

(buiten)groenvoorziening. De neergaande prijsspiraal die onder andere door het aanbesteden is

ontstaan heeft grote consequenties voor de omstandigheden van de veelal laaggeschoolde

werknemers in de branche. De situatie van de interieurbeplanters lijkt overeenkomsten te vertonen

met de kleinste tak van de OSB, de glazenwasserbranche. Het gaat vaak om kleinere bedrijven met

gespecialiseerde werknemers, die werken met duurdere apparatuur. Zij hebben een hele andere

kostenstructuur dan schoonmaakbedrijven.

Kwaliteit

Interieurbeplanters geven aan dat in de aanbesteding kwaliteit meer gewaardeerd zou moeten


worden. Het enige dat echt telt is echter: wat betekent kwaliteit voor de aanbestedende dienst? En

heeft de aanbestedende dienst wel behoefte aan meer kwaliteit? Misschien is de aanbestedende

dienst zich niet bewust van wat hogere kwaliteit voor hen kan betekenen en zijn ze tevreden met

mindere kwaliteit voor een lagere prijs.

Bedrijven willen zich onderscheiden met vakmanschap, maar het is de vraag of vakmanschap wel het

onderscheidend criterium is. Momenteel hanteren zowel opdrachtgevers als een deel van de

opdrachtnemers vaak andere onderscheidende eigenschappen. De relatie tussen vakmanschap en

kwaliteit moet beter worden aangetoond. Als die al bestaat.

Facilitair managers

Het is van belang onderscheid te maken tussen de inkopers en de gebruikers, meestal facilitair

managers. Aanbieders moeten zich verdiepen in de facilitair managers: waarop wordt hij beoordeeld

als het gaat om de interieurbeplanting en waarop beoordeelt hij vervolgens de interieurbeplanter.

Het is van belang haakjes te vinden die voor een facilitair manager van belang zijn, bijvoorbeeld de

beleving van de gebruikers van het kantoor. Die kan worden gemeten met een

tevredenheidonderzoek. In de facilitaire wereld worden die regelmatig gehouden. Het is niet

duidelijk of interieurbeplanting hierin wordt meegenomen. Interieurbeplanters moeten benadrukken

dat binnengroen een grote invloed heeft op het welbevinden, het ziekteverzuim en de productiviteit.

Dit alles maakt het aanbesteden niet direct gemakkelijker. Het kan de positie van de branche echter

wel versterken, waardoor aanbestedende diensten openstaan voor dialoog.

Onafhankelijke experts

Het is niet waarschijnlijk dat de expertise bij de aanbestedende diensten zal toenemen en helaas is

het bij de gespecialiseerde aanbestedingsbureaus niet veel beter. Het is daarom van belang dat

informatie over het product en de markt beschikbaar is op het moment dat een aanbesteding

plaatsvindt. Daarnaast is de aanwezigheid van onafhankelijk expertise van belang. In de schoonmaak

zijn veel intermediairs en schoonmaakmakelaars actief, die zich vaak ook bezighouden met

kwaliteitsmeting. Zij spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol bij nulmetingen bij de start van het

contract en tussentijdse kwaliteitscontroles. Onderhoud kan heel goed kwalitatief en objectief

worden gemeten door iemand die werkelijk verstand van zaken heeft.

Geïntegreerd facilitair management

Grote facilitaire concerns ontwikkelen zich steeds meer richting one-stop-shopping, waarbij zij zelf

alle takken van sport uitvoeren of een maincontracting - subcontracting model. Om kosten te

besparen proberen zij dezelfde persoon in te zetten voor meerdere takken van sport. Als deze trend

doorzet en overslaat naar interieurbeplanting, zou dit in de toekomst kunnen betekenen dat een

beveiliger ’s avonds zijn rondje maakt met een bloemengieter in zijn hand. Op deze wijze gaan zij

zeer efficiënt om met hun personeel. Er is geen sprake meer van vakspecialisten, maar zoals eerder

besproken wordt hier lang niet altijd om gevraagd. Voor de Vakgroep is het dus van belang de

noodzaak van specifieke vakkennis te benadrukken.

Onderaannemers

Het is niet duidelijk welk deel van de interieurbeplantingsopdrachten zelfstandig wordt aanbesteed

en welk deel is opgenomen in grote facilitaire contracten. Glasbewassing wordt vaak meegenomen in


de algemene schoonmaak- of grote facilitaire contracten. Het vormt slechts een heel klein deel van

het totale contract, maar weegt relatief zwaar mee in de aanbesteding. Glasbewassing wordt dan

onder de kostprijs in de aanbieding opgenomen. Het werk wordt uitgevoerd door ongekwalificeerd

personeel of glazenwassers worden voor een minimale marge als onderaannemer ingezet. De rest

van het verlies wordt gecompenseerd met de andere activiteiten in het contract. Uit de gesprekken

met de interieurbeplanters is niet gebleken dat zij momenteel met dezelfde omstandigheden te

maken hebben, maar dit zou in de toekomst kunnen gebeuren.

Het is dan ook belangrijk de unieke positie van interieurbeplanting te benadrukken en te proberen de

aanbestedende dienst ertoe te bewegen een aparte aanbesteding, of indien dat niet mogelijk is

tenminste een apart perceel, voor interieurbeplanting te houden. Als ook dat laatste niet mogelijk is,

zou de aanbestedende dienst kunnen eisen dat onderaannemers bij de inschrijving bekend worden

gemaakt en dat ook zij moeten voldoen aan geschiktheidseisen.

Samenwerking met (andere)facilitaire diensten

Interieurbeplanting is een tussencategorie: het lijkt dichter te liggen bij facilitaire dienstverlening dan

bij buitengroen. Zoals eerder beschreven is interieurbeplanting soms een onderdeel van een groot

facilitair contract. Samenwerking met andere facilitaire branches, zoals de schoonmaak, catering en

beveiliging, lijkt dan ook belangrijk. Deze drie branches hebben onlangs samen een bidbook gemaakt.

Dit gaat onder andere over het behoud van specialismen.

Contractmanagement

Ook in de schoonmaakbranche is het contractmanagement slecht. Het is een zaak tussen de

opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanaf het moment dat een contract getekend is, lijken zij er

slechts op gericht te zijn elkaar met minimale inzet tevreden te houden. Om opdrachtgevers en –

nemers aan hun afspraken te houden is het van belang duidelijk met facilitair managers en

kantoorgebruikers te communiceren wat er is ingekocht en wat zij mogen verwachten. Zij zullen zich

melden als zij niet tevreden zijn.

Mede hierom is de code verantwoordelijk marktgedrag opgesteld. De code beperkt zich niet alleen

tot fatsoenlijk aanbesteden, maar spreekt opdrachtgevers en opdrachtnemers ook aan op hun

verantwoordelijkheden in de uitvoering van het contract. De code is de start van een

gedragsverandering: het is een lang traject, maar het leeft wel, dus de verwachtingen zijn goed.

Benadering aanbestedende dienst

Het is goed om een catalogus te maken, maar het belangrijkste is dat je boodschap landt bij de

opdrachtgever. Ook de timing is daarbij van groot belang. VHG moet hierin een voortrekkersrol in

spelen.

OSB probeert in nauwe samenwerking met PIANOo (zie volgende paragraaf) aanbestedende diensten

te professionaliseren. Zij worden aangemoedigd nauwkeurig te bepalen wat zij willen inkopen en zich

te oriënteren op de markt. Hiervoor hebben OSB en PIANOo een aantal marktontmoetingen tussen

opdrachtgevers en schoonmaakbedrijven georganiseerd. Individuele opdrachtgevers organiseren

voorafgaand aan aanbestedingen soms marktconsultaties, waarbij zij een aantal potentiële

inschrijvers uitnodigen om zoveel mogelijk kennis uit de markt te halen.


De Rijksoverheid heeft onlangs een systeem van categoriemanagers ingevoerd. Een

Categoriemanager moet een brug vormen tussen de overheid en de markt. Hij/zij heeft de taak om

kennis uit de markt te halen en de inkopers op te voeden.

PIANOo

PIANOo, is het Nederlandse expertisecentrum voor aanbesteden en valt onder het Ministerie van

Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het belangrijkste doel van PIANOo is de

professionalisering van inkoop bij alle overheden. PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim

3.500 inkopers en aanbesteders. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedingsgebied bij

elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder stimuleert het

expertisecentrum de dialoog tussen opdrachtgevers bij de overheid en het bedrijfsleven. Dit maakt

PIANOo tot het startpunt voor de Vakgroep Interieurbeplanting.

PIANOo is bereid de Vakgroep Interieurbeplanting te helpen door haar platform beschikbaar te

stellen. Er zijn twee instrumenten die hiervoor geschikt zijn: een marktdossier op de PIANOo website

en een marktsessie tijdens het jaarlijkse PIANOo congres. Daarnaast kan PIANOo ondernemers

doorverwijzen naar de juiste contactpersonen bij de aanbestedende diensten. Voorwaarde v oor

hulp is wel dat de Vakgroep zich proactief opstelt.

PIANOo marktdossiers

In de loop van haar ruim 5-jarig bestaan is bij PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden het inzicht

gegroeid dat er in het algemeen bij aanbesteden weinig aandacht is voor kennis van de markt.

PIANOo ziet marktkennis als een essentieel onderdeel van het inkopen en aanbesteden van

overheidsopdrachten. Ken de markt. Hoe beter de inkoper zijn markt kent, des te beter kan hij zijn

inkoopvraag opstellen en de inschrijvingen. Het is echter onmogelijk voor één aanbestedende dienst

om van alle markten thuis te zijn. Het is wel mogelijk om de marktkennis van alle aanbestedende

diensten met elkaar te delen, bijvoorbeeld op de website van PIANOo. Hierop staan steeds meer

dossiers met kennis van specifieke markten.

In samenwerking met PIANOo kan de Vakgroep Interieurbeplanting een marktdossier samenstellen

dat vervolgens zal worden geplaatst op de PIANOo website. In het dossier komen zaken aan de orde

als: wat is het product, hoe is de markt opgebouwd, waar moeten organisaties opletten bij de inkoop

van interieurbeplanting, maar ook informatie over het keurmerk en het vakdiploma

interieurbeplanting passen prima in het marktdossier. Het is geen probleem dat het een relatief

kleine markt is.

PIANOo congres

Met een jaarlijks landelijk congres geeft PIANOo inkopers en aanbesteders uit de publieke sector de

gelegenheid kennis en kennissen op te doen. Een congres dat veel en gevarieerde informatie

aanbiedt in lezingen en workshops, gepresenteerd door vakgenoten en specialisten van verschillende

organisaties. Een van de onderdelen van het congres zijn marktsessies, waarbij bedrijven uit

verschillende sectoren hun branche presenteren. In 2011 trok het PIANOo congres ongeveer 900

deelnemers. PIANOo is graag bereid ook een sessie over Interieurbeplanting te organiseren.


Categoriemanagers Rijksoverheid

Aanbestedende diensten zijn zich veelal bewust van hun tekortkomingen, waaronder een gebrekkige

kennis van de markt. Om dichter bij de markt te komen heeft de Rijksoverheid Categoriemanagers

aangewezen, die ieder verantwoordelijk zijn voor een of enkele sectoren. De meeste

categoriemanagers zijn nog zoekende naar een goede invulling van hun taak en staan zijn vaak blij als

de markt zich meldt om hen daarbij te helpen.

Beeldbestek

Het is een goede eerste stap om standaarden te definiëren en te ondersteunen met beeldmateriaal.

In de(buiten)groenvoorziening wordt in onderhoudscontracten gebruik gemaakt van beeldbestekken.

Dit zou ook een optie voor de interieurbeplanting zijn. Zij moeten wel uitkijken dat dit het

onderscheidend vermogen niet verder beperkt, maar kwaliteit zit over het algemeen niet in

individuele planten. Die moet op een andere manier worden uitgevraagd.

Best value procurement

Naast functioneel specificeren zou best value procurement een optie zijn. Daarbij stelt de

aanbestedende dienst een budget en minimum eisen op en vraagt zij vervolgens de inschrijvers wat

zij binnen dat raamwerk kunnen bieden. Deze vorm van aanbesteden wordt nog niet veel gebruikt.

Vooral omdat een objectieve beoordeling niet altijd gemakkelijk is.

Prijsvechten

Aanbestedende diensten zouden gebruik kunnen maken van een prijsmarge, maar dat is eigenlijk

symptoom bestrijding. Als de prijs zo bepalend is voor de aanbesteding, is de basis niet goed. Het is

beter een stap terug te doen en te zorgen dat de kwalitatieve uitvraag meer onderscheidend en

daarmee bepalend is, dan in een later stadium te corrigeren.


5 AanbevelingenOp basis van het deskresearch en de interviews met drie leden van de vakgroep, de

Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten en PIANOo is TenderCoach tot de

volgende 10 aanbevelingen gekomen.

1. Website

2. Interieurbeplanting product en markt

3. Checklist locatie

4. Standaarden en beeldmateriaal

5. Kwalitatieve gunningscriteria

6. Onafhankelijk expertise

7. Samenwerking met facilitaire branches

8. Categoriemanager Rijksoverheid

9. PIANOo marktdossier

10. PIANOo congres

1 Website

In de oorspronkelijke opdrachtomschrijving was opgenomen dat het eindresultaat een brochure met

aanbevelingen voor aanbestedende diensten zou zijn. Al in het begin van het project bleek echter dat

een brochure niet het meest geschikte instrument zou zijn om aanbestedende diensten te bereiken.

Vooral omdat aanbestedende diensten slechts sporadisch met interieurbeplanting te maken krijgen,

is het van belang dat zij over (actuele) informatie kunnen beschikken wanneer zij die nodig hebben.

Een papieren brochure is hiervoor minder geschikt. Onderwerpen die in elk geval op de website

moeten worden beschreven zijn:

Het product interieurbeplanting

De samenstelling van de markt

Checklist locatie

Standaarden en beeldmateriaal

Beschikbare onafhankelijke experts

2 Interieurbeplanting product en markt

Een van de punten die op de website zou moeten worden opgenomen is een korte heldere

beschrijving van het product interieurbeplanting en de markt. Meer kennis van het product is een

voorwaarde voor een betere kwalitatieve uitvraag en minder fouten en een beter inzicht in de markt

zou de proportionaliteit van de geschiktheidseisen kunnen verbeteren. In hoofdstuk 1 van dit rapport

is een stuk over het product interieurbeplanting opgenomen dat als voorbeeld kan dienen. Punten

die in elk geval aan de orde zouden moeten komen:

De voordelen van binnengroen

Een beschrijving van de verschillende onderdelen van het product

De mogelijke contractvormen


Milieu

Samenstelling van de markt

Het vakdiploma

3 Checklist locatie

In de meeste interieurbeplantingsbestekken is weinig informatie over locatie opgenomen. De

informatie die er is, staat vaak verspreid door het document. De Vakgroep zou op zijn website op de

website van een checklist voor de aanbestedende dienst, met daarop punten die van belang zijn om

een goed beeld te krijgen van een bepaalde locatie beschikbaar stellen. Zaken die in deze checklist

zouden kunnen worden opgenomen zijn: watertappunten, liften, loopafstanden, beveiliging,

openingstijden, bereikbaarheid, de aanwezigheid van apparatuur enz. De punten kunnen natuurlijk

worden aangevuld door de vakgroep.

4 Standaarden en beeldmateriaal

Een volgende aanbeveling is dat de vakgroepleden afspraken maken over bepaalde eenheden en

standaarden. In bestekken wordt vaak wel gesproken over ‘planteenheden’, maar daarvan wordt

geen definitie gegeven. Het gaat daarbij om:

Planteenheden

Wat is een eenheid? Een plant, een bak?

Hoogte

Wordt de hoogte exclusief of inclusief de pot opgegeven?

Volume van beplanting

Is de pot bijvoorbeeld standaard, luxe of exclusief gevuld? En wat betekenen die begrippen

concreet

Vervanging

Wanneer moet een plant vervangen worden

Kerstversiering

Ook hier kan onderscheid worden gemaakt tussen standaard, luxe of exclusieve al naar gelang de

dichtheid van de versiering

Bovenstaande standaarden moeten door de branche zelf worden ingevuld. Ze moeten concreet en

helder worden omschreven en worden ondersteund met beeldmateriaal. Het is van belang dat de

gehele branche achter de definities staat. Door gebruik van standaarden in bestekken, weet de

aanbestedende dienst wat het kan verwachten bij een bepaalde uitvraag en wordt voorkomen dat zij

bij de beoordeling van de inschrijvingen appels met peren moet vergelijken. Een aanbestedende

dienst zou het beeldmateriaal zelfs kunnen inzetten in de vorm van een soort beeldbestekken, zoals

die in de groenvoorziening voorkomen.

5 Kwalitatieve gunningscriteria

Het is van belang een algemeen beeld te krijgen van de wensen van de potentiële opdrachtgevers.

Wat willen zij bereiken met binnengroen? Waar moet de beplanting aan voldoen? Wat zijn hun

verwachtingen ten aanzien van de kwaliteit van de beplanting? Wat verwachten zij van de

interieurbeplanters? Alleen als deze en andere vragen zijn beantwoord, kan de Vakgroep suggesties

opstellen voor aanpassing van de kwalitatieve gunningscriteria.


6 Onafhankelijke expertise

Beschikbaarheid van onafhankelijke expertise voor opdrachtgevers zal gunstige effecten hebben voor

zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers. De aanbestedende dienst zou de expert kunnen

gebruiken in verschillende fases van het inkooptraject. Bijvoorbeeld tijdens het opstellen van het

aanbestedingsdocument zou de expert de kwaliteit van de bestaande beplanting kunnen beoordelen

en een inschatting kunnen geven welk percentage op korte termijn vervangen dient te worden. Ook

zou de expert nulmeting, tussenmetingen en een eindmeting kunnen uitvoeren om de kwaliteit van

de beplanting te monitoren. Daarbij zou hij kunnen aangeven of en hoeveel planten op een gegeven

moment onder de kwaliteitsnorm zitten.

7 Samenwerking met facilitaire branches

Er bestaan raakvlakken tussen interieurbeplanting en andere facilitaire branches, zoals de

schoonmaak, catering en beveiliging. Deze brancheverenigingen werken individueel en gezamenlijk

aan een beter aanbestedingsregime. Voorbeelden hiervan zijn de ‘Code Verantwoordelijk Gedrag’ in

de schoonmaakbranche en het ‘Bidbook 2011’ van de drie brancheverenigingen. De OSB nodigt de

Vakgroep Interieurbeplanting van harte uit voor een gesprek.

8 Categoriemanager Rijksoverheid

De Rijksoverheid heeft onlangs categoriemanagers aangesteld om een brug te vormen tussen de

markt en de aanbestedende diensten. Deze staan open voor input vanuit de markt. De Vakgroep kan

contact opnemen met de betreffende categoriemanager, de heer Ramesh Ghurahoo, bij het

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

9 PIANOo marktdossier

De informatie die PIANOo via haar websites beschikbaar stelt, wordt door vrijwel alle aanbestedende

diensten in Nederland geraadpleegd. PIANOo, biedt de Vakgroep de mogelijkheid een marktdossier

op de PIANOo website te plaatsen. Input voor het marktdossier komt grotendeels overeen met

deinformatie die op de website van de VHG zal worden geplaatst. Voorbeelden van marktdossiers

zijn te vinden op www.pianoo.nl/dossiers/markten .

10 PIANOo congres

Het jaarlijkse PIANOo congres is het belangrijkste evenement voor aanbestedende diensten in

Nederland. In 2011 trok het congres 900 vertegenwoordigers van aanbestedende diensten. Tijdens

elk congres biedt PIANOo verschillende branches de mogelijkheid een marktsessie te organiseren om

het product en de markt aan de aanbestedende diensten te presenteren en te discussiëren over

problemen en suggesties met het aanbesteden. Om hiervoor in aanmerking te komen is het zaak snel

contact op te nemen met PIANOo.


ConclusieOp basis van het deskresearch en een aantal interviews met vakgroepleden en belangrijke spelers in

de aanbestedingswereld heeft TenderCoach 10 aanbevelingen opgesteld. De laatste vier

aanbevelingen (Samenwerking facilitaire branches, Categoriemanager Rijksoverheid, PIANOo

marktdossier en PIANOo congres) kunnen het best zo snel mogelijk worden opgepakt door de VHG.

Zo is de OSB geïnteresseerd in samenwerking en heeft PIANOo concrete voorstellen gedaan. De

contactpersonen van beide organisaties zijn opgenomen in bijlage 1.

Ook het opzetten van de website en de beschrijving van het product en de markt interieurbeplanting

(voor zover die moet worden aangevuld) kunnen het best worden uitgevoerd door de VHG.

Voor de verdere uitwerking en invulling van enkele andere aanbevelingen (de checklist locatie, de

standaarden en het beeldmateriaal, de kwalitatieve gunningscriteria en het eventueel identificeren

van een onafhankelijke expert) is de input van de ondernemers van belang. Een goede werkwijze zou

zijn om hiervoor een of enkele workshops te organiseren.


Bijlage 1 Contactgegevens en websites voor verdere informatie

1a Geïnterviewde partijen

Ambius Dhr. Cees Podt

Area Managing Director Central- and Northern Europe

[email protected]

026-319 55 00

Dhr. Marc Schoutens

Commercial Director

[email protected]

026-319 55 00

Ten Brinke Interieurbeplanting

Dhr. Pascal Ten Brinke

Directeur

[email protected]

0316-33 24 00

Zuidkoop Natural Projects

Dhr. Dennis Zuidgeest

Coördinator Interieurbeplanting

[email protected]

0174-51 46 66

Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten

Dhr. Nico Koch

Beleidssecretaris KAM en Economie

[email protected]

073-648 38 50

PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden

Dhr. Kees Tazelaar

[email protected]

070-349 07 77

1b Overige contactpersonen

Categoriemanager Rijksoverheid

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Dhr. Ramesh Ghurahoo

[email protected]

070-333 46 86


1c Relevante websites

Aanbestedingskalender

De aanbestedingskalender publiceert (Europese) openbare en niet-openbare aanbestedingen.

www.aanbestedingskalender.nl

Aanbestedingsmonintor

Biedt een overzicht van de Nederlandse gemeenten, hun aanbestedingsbeleid, de drempelbedragen

die zij hanteren voor openbare, meervoudige onderhandse en enkelvoudig onderhandse procedures.

www.aanbestedingsmonitor.nl

Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO)

http://wetten.overheid.nl/BWBR0018607

Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS)

http://wetten.overheid.nl/BWBR0018608/geldigheidsdatum_04-01-2012

Bidbook Facilitair Management 2011

www.veneca.nl/websites/veneca/docs/Ontwerp_Bidbook_A4_versie_def_(hoge_resolutie).pdf

Europa decentraal

Europa decentraal is het kenniscentrum voor Europees recht en beleid voor decentrale overheden.

www.europadecentraal.nl

Gedragscode Schoonmaakbranche

www.osb.nl/gedragscodeschoonmaakbranche

MVO-wijzer

www.de-mvowijzer.nl

Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten

www.osb.nl

PIANOo: Expertisecentrum voor Aanbesteden

www.pianoo.nl

PIANOo Marktdossiers

www.pianoo.nl/dossiers/markten

TenderCoach

www.tendercoach.nl

TenderNed

TenderNed publiceert openbare en niet openbare aanbestedingen.

www.tenderned.nl


VHG

www.vhg.org

Bijlage 2 Opzet interviews

2a Interview ondernemersAanleiding: Het aantal opdrachten in de interieurbeplanting dat wordt aanbesteed neemt toe.

Slechts weinig aanbestedende diensten beschikken echter over specifieke kennis van

interieurbeplanting, wat vaak resulteert in disproportionele geschiktheidseisen en selectiecriteria,

een programma van eisen dat onmogelijke diensten uitvraagt, of dat opdrachtgevers overvraagt. Het

project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een goed bestek,

door te komen tot meer uniformering in het uitvragen van opdrachten.

Doel van het project: het ontwikkelen van een standaard voor de uitwerking van bestekken.

Doel van het interview: onderzoeken welke aspecten volgens ondernemers in de sector moeten

worden opgenomen in de bestekken (verzorgingseenheden per jaar enz.) en of het mogelijk is te

komen tot uniforme standaarden (verzorgingseenheden in Hydro, opgave van loopafstanden enz.)

Gespreksthema’s

Hieronder heb ik zes gespreksthema’s opgesomd en uitgewerkt. Het is mijn bedoeling om de vragen

zoveel mogelijk open te laten om de te interviewen personen zoveel mogelijk ruimte te geven om

zelf met ideeën / suggesties te komen.

De gedetailleerde uitwerking (bullits) is slechts bedoeld als kapstok voor mijzelf, eventueel ter

illustratie en om het gesprek op gang te houden.

De te interviewen personen krijgen voorafgaand aan het interview een kort overzicht met (alleen) de

gespreksthema’s.

1. Kennismaking

Achtergrond en doel project

Rol interviews

2. Interieurbeplanting algemeen (aanbestedende diensten hebben onvoldoende kennis van de

markt)

Waar blijkt dat uit?

Wat zouden ze over interieurbeplanting moeten weten?

3. Ervaring met aanbesteden

Onderhands / Openbaar / Europees

Problemen ondervonden

4. Hoe zou het anders kunnen?


Contractvorm raamovereenkomst? Contractduur?

Perceelindeling

Publicatie VHG?

Laagste prijs versus EMVI

Verdeling prijs/kwaliteit, bijvoorbeeld 70/30

Schouwing

Omschrijving bestaande interieurbeplanting

o Voorbeeld Excel spreadsheet BZK

Geschiktheidseisen en selectiecriteria (waar moet het bedrijf aan voldoen)

o Bijvoorbeeld: omzet eisen – referenties inhoud – referentie waarde (verhouding

levering/onderhoud) – verzekering – diploma’s – opleidingsniveau (percentage

personeel dat over relevante LBO/MBO opleiding beschikt) –

personeelsbezetting – milieueisen (ISO 14001) – kwaliteitseisen (ISO 9001) -

technische uitrusting

o Introductie basisdiploma

Gunningscriteria (waar moet de inschrijving aan voldoen)

Functionele specificatie (aantal bezoeken etc. ter beoordeling aan inschrijver)

o Voorbeeld functioneel BZK (VVI volledige verzorging inclusief vervanging, VE

verzorgingseenheid (=1 plant), HVZ/HVK/HVM halfjaarlijkse verzorging zijden,

kunst, gemummificeerde planten)

Technische specificatie (handelingen voorgeschreven)

o Aantal keren water geven / snoeien / ziekte bestrijden / voeden etc

Minimum eisen

o Rapportage

Wensen Nieuwe planten - vervangen - onderhoud/verzorging

o Plan van aanpak – levertijden – communicatie – kwaliteit – klachten –

handelswijze bij schades - presentatie

Prijs

o Sprake van prijsduikers?

o Verhouding onderhoud en leveranties

o Offerte nieuwe beplanting (niet vervanging)

o Prijsberekening (bijvoorbeeld marge voor

effectiever aanbesteden van interieurbeplanting fi€¦ · functioneel versus technisch...

Documents