effective time management - wordpress.com...effective time management ; etm 3 effective time...

Effective Time Management ; ETM 1 EFFECTIVE TIME M

ANAGEM

ENT

EffectiveTimeManagement

ก า รบร ห า ร เ ว ล าอยางมประสทธภาพ

ยงยทธ พรพงศพพฒน

“ บรหารเวลา คอ บรหารชวตเรมตนตงแตวนน เพออสระและความสมบรณของชวต ”

Effective Time Management ; ETM 2EF

FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ISBN 974-91908-9-0

การบรหารเวลา อยางมประสทธภาพEffevtive Time Management

ราคา 180 บาท

โดย ยงยทธ พรพงศพพฒนพมพครงท 2 มนาคม 2547สงวนลขสทธโดย บรษท D4 Consultant Co.,Ltdจำนวนพมพ 2,000 เลม

จดพมพโดย บรษท ด โฟ คอนซลแทนท จำกด101/664 ซอยซอตรง 7/1 ถนนรตนาธเบศรต.ไทรมา อ.เมอง จ.นนทบร 11000โทร. 0-2921-8806, 0-9816-8190โทรสาร. 0-2921-8407E-mail : [email protected] : www.d4.co.th

พมพท หจก.พมพพรรณการพมพ

ออกแบบปกและรปเลมโดย สรศกด สนตะวานนท โทร: 0-6604-1012


ANAGEM

ENTคำนำ

หลงจากการจดพมพในครงท 1 หนงสอเลมนไดจำหนายและแจกจายใหแกผ เขาอบรมในหลกสตรตาง ๆ ทผ เขยนเปนผนำการสมมนา ทำใหหนงสอหมดไปอยางรวดเรว โดยทยงไมไดวางจำหนายตามรานหนงสอทวไปและมผ อานหลายทานไดใหความเหนและคำนยมเก ยวกบหนงสอเลมน หลายคนทเปนนกอานไดบอกผเขยนวา “นเปนหนงสออกเลมหนง ททำใหเขาไดประโยชน มมมมองทดในการใชชวต และมแรงบนดาลใจ” สำหรบคนทไมชอบอานกบอกวา “นเปนหนงสอเลมหนงในจำนวนนอยเลม ทเขาอานจนจบเพราะอานงาย เขาใจงาย และตรงประเดน” บางคนกบอกวา “เปนหนงสอท เม ออานไปได 3-4 บท แลววางไมลง” มหวหนางานหลายคนสงซ อหนงสอเลมนจำนวนมาก เพอมอบใหเพอนรวมงานและผใตบงคบบญชา ฯลฯผ เข ยนร ส กยนดท ไดเปนสวนหน งในการท ทำใหช ว ตของเขาเตมเตมและมพลงมากข น และเหนว าควรจะจ ดพมพเพ อขยายวงกว างสบคคลทวไปดวย จงไดจดพมพในครงท 2 น

สำหรบผทชอบอานหรอเปนหนอนหนงสออยแลว ผเขยนเชอวาหนงสอเลมนจะเปนหนงสออกเลมหนงททำใหทานประทบใจ สำหรบคนทไมชอบอานหนงสอ กเช อเชนกนวา หนงสอเลมน จะทำใหทานร สกวาการอานหนงสอไมนาเบ อ และไดประโยชนมากกวาท คด และท สำคญไปกวานนกคอ ผเขยนหวงวานอกจากผอานจะไดมมมองทดในการใชชวตแลวยงจะนำไปปฏบตเพอจะไดสรางสมดลในการใชเวลาสำหรบงาน ความคดการเลน การสรางมตรภาพ ความรก การหวเราะ และการพกผอนเพอชวตทสมบรณของเราตอไป

ท ายท ส ดน ผ เข ยนจะขอขอบค ณธนาคารแห งประเทศไทยทผเขยนไดทำงานมากกวา 16 ป กอนทจะสมครเขาโครงการเกษยณกอนอายซ งเปนสถานทท ชวยกลอมเกลาและใหโอกาสในการเรยนร ท ดแกผ เขยนขอบคณเพอน ๆ จากองคกรตางๆ ทคอยตดตามบทความใหม ๆ และเชอเชญใหผ เข ยนไปเปนผ นำสมมนาหลกสตรตาง ๆ และยงไดเปนท ปรกษาในโครงการตาง ๆ ดวย ซงเปนแหลงของการเรยนรทสำคญทสดของผเขยน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T และจะร ส ก ขอบคณอยางย งหากทานท กำล งจะอานหนงส อเล มน จะเปนสวนหนงในชวตทกำลงจะกาวเดนรวมกนตอไป.

ดวยความขอบคณยงยทธ พรพงศพพฒนกรรมการผจดการสถาบนดโฟ คอนซลแทนท

“ คนทไมสามารถบรหารตนเองไดยอมยากทจะบรหารคนอนๆ หรอสงอนๆ ได “


ANAGEM

ENT

หนาบทท 1 บทนำ 7บทท 2 หลายคนไมรวามปญหา 11บทท 3 ทำงานมาก ไมไดหมายความวาทำงานด 17บทท 4 อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน 23บทท 5 เงนซอทกอยางไมได 27บทท 6 คนทำงานแตกตางกน 33

เพราะการบรหารเวลา ทแตกตางกนบทท 7 ทำไมเราจงตองมภารกจทหลากหลาย 37บทท 8 เวลาคออะไร 41บทท 9 ธรรมชาตของชวงเวลาในวนหนงๆ 47บทท 10 สาเหตของการบรหารเวลาไมด 53บทท 11 ตวเราเองคออปสรรคทสำคญ 59บทท 12 อปนสยของเรากบการบรหารเวลา 65บทท 13 ผลเสยของการไมบรหารเวลา 69บทท 14 ประโยชนของการบรหารเวลา 75บทท 15 หลก 7 ประการเพอเตรยมรบมอกบการ 79

บรหารเวลาบทท 16 เปาหมายคอเขมทศนำทางเรา 83บทท 17 ไมมเปาหมาย บางทเรากไมเรมตน 87บทท 18 เปาหมายของเราเปนอยางไร 91บทท 19 เปาหมายระยะกลาง และระยะสน 99บทท 20 การวางแผน 107บทท 21 มตของลำดบงาน 113บทท 22 หนกอนใหญ 121

สารบญ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T บทท 23 ควรมงานประเภทไหน มากเทาไร 125บทท 24 บรษท / องคกร จางเรามาทำอะไร 131บทท 25 งานทสำคญในแตละวน 137บทท 26 เราควรเนนประสทธผลมากกวาประสทธภาพ 141บทท 27 ไดอาร เครองมอทจะชวยเราบรหารเวลา 145บทท 28 เทคนคการจดการกบสถานการณตางๆ 157บทท 29 บทสงทาย 181

ภาคผนวก 185บรรณานกรม 189ประวตผเขยน 191คำนยม 193


ANAGEM

ENT

บทท 1 บทนำ



FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ขณะทองคกรตาง ๆ กำลงปรบเปลยนโครงสรางองคกรใหมขนาดกระทดรด ปรบปรงวธการบรหาร สรางคานยมและวฒนธรรมการทำงานใหมๆ ใหตอบสนองความตองการของลกคาและผมาใชบรการทมมาตรฐานทสงขน ทำใหพนกงานตองมการปรบเปลยนวธการทำงานเพอทำงานประจำวนใหมประสทธผลมากขน

อยางไรกตามกอาจจะยงมพนกงานอกจำนวนไมนอยท ย งทำงานหนก แตดเหมอนการทำงานหนกเทาไรกยงไมคมกบผลผลตทเกดขนไมคมกบการทไดลงแรงลงไป พนกงานบางกลมยงทำงานแกปญหาแบบเผชญหนาเชนเดม มงานมากจนทำงานไมทน และตองทำงานเยนๆ หรอทำงานลวงเวลาจนเปนเรองปกต พนกงานบางกลมเขาใจวาการทำงานหนกคอการแสดงออกถงความทมเท จงลยทำงานจนไมมเวลาแมแตจะคดหรอทบทวนวา สงทกำลงทำอยนนไดสรางคณคาและผลประโยชนทแทจรงตอองคกรในภาพรวมอยางคมคาหรอไมและเปนการเพมพนคณภาพชวตของตวเองหรอไมดวย บางคนกรสกวาเรากำลงทำงานหนกและเหนอยกบชวตมากเกนไป ควรจะมการเปลยนแปลงวธการบางแตไมรวาแนวทางทควรจะเปลยนควรเปนเชนไร

ปจจบนพนกงานจำนวนไมนอย (โดยเฉพาะผบรหาร) กำลงเผชญกบปรมาณงานทมากขน มการประชมมากขน ตองลงมาจบงานและตดตามผลงานมากขน ตองแกปญหาทงเรองงานและเรองคนทดจะซบซอนและใชเวลามากขน ซงสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลของงานททำและบางทกสงผลกระทบตอสขภาพ ครอบครว และชวตสวนตวอนๆ

ตามจรงแลว การบรหารเวลากเหมอนกบการบรหารคน บรหารทรพยสน บรหารงาน ฯลฯ ทตองอาศยความเขาใจในพนฐานหลายๆ สงเพอใหเราสามารถควบคมสถานการณได บางคนมเวลาวางมากเสยจนรสกวาวนเวลาทผานไปไรคณคายงนก ขณะทอกบางคนอาจจะยงยากยงเหยงกบงานวนเวลาท ผานไปในแตละวนมแตงานจนร สกวารบมอจะไมไหวแลว


ANAGEM

ENTในทางกลบกนกอาจมอกบางคนทมวธการรบมอกบงานทตองเผชญในแตละวน ทำใหวนเวลาในการทำงานมแตความสข สนกกบมนเราคงอยากจะมงานทำทพอเหมาะและไดงานทมคณคาไปพรอม ๆ กน

บางคนคดวาการบรหารเวลาเปนเร องงายๆ หลายคนจงใชสามญสำนกในการแกปญหาตางๆ ตลอดมา บางทวธการหลายอยางกทำใหเราพบกบปญหาและอปสรรคทไมรจกจบจกสน หากเราจะยอมใชเวลาสกชวงหนงในการทบทวนและศกษาดวธการทำงานของตวเราเองบางกอาจทำใหเราไดคนพบแนวทางทจะใชใหเปนประโยชนในการทำงานและชวตในสวนทเหลอไดอยางมประสทธภาพมากขน

ผอานจะไดเหนภาพการวางแผนและบรหารเวลา พรอมแนวคดหลกการ และเทคนคทไดนำมาทดลองแลวเหนวามประโยชนเปนทกษะทปฏบตไดไมยากนก และเนนการนำไปใชมากกวาทฤษฎ พรอมแนะนำเครองมอตางๆ ทจะชวยในการบรหารเวลามประสทธภาพมากยงขนท งยงใหเราเปล ยนแปลงแนวทางการทำงานจากการแกปญหาแบบเฉพาะหนา มาเปนผ ท ม หลกการ ควบคมสถานการณและเวลาไดมเวลาทำสงทสำคญกวา เพมเวลาวาง ผอนคลาย และมคณภาพชวตทดกวาปจจบนมากขนดวย


ANAGEM

ENT


บทท 2หลายคนไมรตววามปญหา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ครงหนงนานมาแลวมผบรหารคนหนงทำงานดวยความขยนขนแขงเวลาของเขาทมใหกบงาน

แมเขาจะไปทำงานสาย แตกกลบบานดกดนเปนกจวตรประจำวนเปนเชนนมาตลอด และเขาไมรวา จะเปนเชนนไปถงเมอใด

วนหนง เมอเขานงทำงานจนเยนตองการเคลยรงานใหเสรจทำเชนนจนเปนนสย ใครทอยเยนกบเขา เขากทกทกวาบคคลเหลานทมเทใหกบงานเหมอนเขา ใครกลบตามเวลางานกดจะไมใชคนททมเทใหกบองคกร นนคอนยามคำวาทมเทของเขา บางทเขาเองกอยากทำงานใหเสรจเรวกวาน แตกไมรจะทำอยางไร เพราะงานมนมากจรงๆ มนเปนความรบผดชอบทเขาคดวาคนทำงานพงจะตองกระทำแบบน เขาทำเชนนอยเปนประจำและงานของเขากดจะเพมมากขนเรอยๆ การทำงานหลงเวลางาน เชนนจงเปนเรองปกตของเขาไปเสยแลว และดเหมอนวาใครๆกเหนวาเขาทำงานหนก ท มเท โดยเฉพาะหวหนาของเขาอกระดบหน งกดจะเหนดวย กบนยามของคำวา “ท มเท” เชนเดยวกบเขาจงทำใหเขามกำลงใจและทำงานแบบน มาจนเปนนสยเสยแลว

ระหวางทเขาทำงานอยเงยบๆนน ในใจเขากคดวา“ทำไมเราจงทำงานไมรจกจบจกสนเสยทนะ ทงๆทเรากไมเคยจะ

ไดหยดพกผอนและกทมแรงทำขนาดน ”“ใครๆทเปนผบรหาร คงจะเปนแบบนกระมง ด ๆ แลวผบรหารมก

จะวนตลอด เรามตำแหนงเปนผบรหาร กคงเปนเรองธรรมดาทตองทำงานแบบน”

เราลองยอนมองกลบไปตลอดทงวนวา เขาทำอะไรไปบาง“เชาๆมเพ อนรวมงานมาตดตอ จะทำงานกเลยยงไมไดทำ

เพราะตองคยกบเพอนถงปญหาตางๆ ซงบางทกไมสำคญอะไรกบเราแตเปนเพราะความเกรงใจ ทำใหเราตองรบฟงเรองเหลานน”


ANAGEM

ENTหลงจากนน กอานอเมล ทแตละสวนงานและเพอนๆ ทงใน

และนอกองคกรสงมาสายๆ ตองเขาประชม ซ งแมไมคอยไดสาระ แตกตองเขา

เปนประจำทกอาทตย “เร องการประชมในบรษท ของเราไมร ทำไมถงไดมมากขนาดน และสวนใหญกนาเบอ”

จากนน กรางและตรวจบนทกแตยงไมเสรจ กตองออกไปดวาลกนองคนใหม ทำอะไรผดพลาดบาง เพราะเรากลววาเมอผดแลวจะตองมาแกอกเยอะและคนอนจะหาวาเราไมดแลลกนอง

กลบมาพบวามงานคางอกเยอะ ตองปรบปรงวธการทำงานปญหาลกนองท ไม ค อยเอาใจใสในการทำงาน บนทกตองเสนอหวหนาเร องการฝกอบรมของคนในทม ทำไมเสร จผดผอนมาและวนนครบกำหนดทตองสงแลว

ตกเยน ตงใจจะไปว งออกกำลงกาย แตมองดกองเอกสารทวางเรยงไวเปนตง ตองโทรไปแจงเพอนทรบปากกนไววาจะไปดวยกน“เอาไวโอกาสหนากแลวกน หวงวาเพอนคงเขาใจเราด”

ชวตของผบรหารรายน กคงคลายชวตคนทำงานหลายๆคนทวนเวยนเชนนเปนประจำ และตองผดงานบางงานทไมเรงดวนออกไป เชนการออกกำลงกาย การวางแผนเพอพฒนาลกนอง พฒนางาน

หลายคนท ม ช ว ตทำนองน หลายคนเร มคดหาหนทางเพ อการทำงานแบบใหมท จะทำใหมเวลามากข น ซ งกถอวาเปนการเรมตนคดทดตอการบรหารเวลา แตอกหลายคนยงไมคดวาสงนปร บเปล ยนได จงย งคงทำงานแบบเดม ๆ ดวยการยอมรบว าส งน เหมาะสมแลว กล มคนกล มน ยงไมร แมกระท งวาน คอปญหาซงหากเขาไมคดทจะทำอะไรกบการบรหารเวลาแบบน โอกาสทจะปรบปรงกมนอยเตมท


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T นอกจากคนททำงานหนกเชนนแลว กยงมคนอกหลายประเภททมพฤตกรรมในการทำงานหรอการใชชวตสวนตวทบงวา ยงใชเวลาใหมประสทธภาพทยงไมมากพอ ตวอยางเชน

อยากดหนง แตสดทายกไมมเวลา เพราะมงานอนๆ เอาไวสกวนหนงจะมาด จนหนงเรองนออกจากโรงภาพยนตรไป

หรอครอบครวชวนไปพกผอนตางจงหวดในชวงหยดยาวจะไปดวยหรอเปลา เพราะกลวเหมอนคราวทแลว จองไว กไมไดไป…พอถามกใหคำตอบไมใดอก สดทายพอใกลว น สถานท พกกเตมตองวงหากนวนวาย

หรอบางคนกมความใฝฝนมากมายในชวต อยากเปนนกเขยนอยากเปนศลปน อยากเปนนกกฬาอาชพ อยากเปนมออาชพในการบรหารอยากเปนเจาของกจการ อยากมสวนหรอไรผลไม อยากเรยนสงกวานอยากเปนนกการเมอง อยากเปนเศรษฐ ฯลฯ แตสงททำในวนนไมไดสรางสรรคสสงนน

หรอบางคนไมกลาแมแตจะฝน เพราะลำพงเพยงงานประจำวนกไมมเวลา จดสรรงานไมถก ไมรงานไหนสำคญไมสำคญ ทำงานไมเขาตาหวหนา งานททำไมทนเวลา หวหนาเปลยนแปลงงานกปรบตวไมได หงดหงดชวตแตละวนมแตความเครยด จะลาออกกไมกลา จะอยตอกไมมความสขชวตกเลยตองทนกบเหตการณทไมรนรมย

หรอบางคนซำรายกวา เพราะปลอยชวตไปวนๆ เอาแตวจารณไมเปนชนเปนอน ดเหมอนมความคดทด แตลงมอทำอะไรกเลกกลางคนทำไมได จบจด ผดวนประกนพร ง และหลอกตวเองไปวน ๆวาเคยเกงมากอน ประสบผลสำเรจเรองนนเรองน ถาใหตวเองทำเรองนจะดอยางนนดอยางน แตในความเปนจรงแลว ปจจบนไมคอยไดทำอะไรเลย

พฤตกรรมทเกยวกบการบรหารเวลาทไมดตางๆเหลาน ทงในเรองทตงใจจะทำอะไรไว สดทายกเปลยนใจเสมอ ไมกนเวลาใหตวเอง เพอสขภาพเพอออกกำลงกาย จะพาครอบครวไปพกผอนกบญาต กไมรจะไดไปเมอไร


ANAGEM

ENTเพยงแตคดเอาไววาสกวนหนง บางคนไมกลามอบหมายงานใหคนอนชวยทำตองแกปญหาแบบเผชญหนาบอยๆ ฯลฯ สงเหลานหากมมากๆ หรอมบอยๆกจะทำใหเรามปญหาในการบรหารเวลา และบรหารชวตของเรามากขนๆและยงหากเราไมรวานคอปญหาของเรา กจะยงทำใหเราปรบปรงชวตการทำงานไดยากมากขนเชนกน


ANAGEM

ENT


บทท 3ทำงานมาก ไมไดหมายความวาทำงานด


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เคยไหมทเราอยากจะทำงานบางชน เชน อานบทความทนาสนใจเก ยวกบงาน โทรหาลกคารายหน งเพ อสรางสมพนธท ด ต อเขาปรบปรงแบบฟอรมใหกระชบ คยกบลกนองเรองการพฒนาคณภาพของงานกำหนดเปาหมายและตววดในงาน ฯลฯ

เมอตนขนในตอนเชากบความตงใจเชนน และหวงวาจะไปทำงานใหเชาทสด เพองานจะไดเสรจตามทหวงไว

แตพอเปดโทรทศน กพบรายการโทรทศนมอะไรนาดเยอะทงสรปขาว การแขงขนกอลฟ การแขงขนเทนนส ฯลฯ กใหรสกขเกยจทจะเตรยมตว คดวาเอาไวกอนขอดอกหนอยดกวา เดยวคอยไป

ดโทรทศนเพลน จนเวลาลวงมา จงตองรบเรงอาบนำ แตงตวกระทงลมสมดโนต ลมเอกสาร

ขนรถได กรบสตารทรถทนท ปรากฏวา สตารทไมตด ลงไปดถงรวานำกล นแหง สายไฟชารตแบตเตอร ก ค ดวาจะซ อหลายคร งแลวกไมไดซอสกท ตอนนเหนความสำคญแลว จะขอยมสายไฟจากเพอนบานขอใหเขามาชารตแบตเตอรให ความสมพนธกไมสจะด มปญหาเรองการจอดรถหนาบานกนอยเปนประจำ นกวาจะไปถงท ทำงานแตเชากลบตองมาแกปญหาประเภทนไป กวาจะแกปญหาและไปถงททำงานไดกเหนอยออนทเดยว

เมอถงททำงาน กอยากเลาเรองนเปนอทาหรณใหคนอนๆ ฟงกเทยวเลาเรองนใหคนอนๆฟง และเรมมเปาหมายใหมวาเทยงนจะไปซอสายชารตไฟแบตเตอร จะศกษาเรยนรวธการชารตไฟ นงไดไมนานนกไดวาตองเขาประชม กรบหาเอกสารเพออานกอนประชม หาเทาไรกหาไมเจอ เพราะกองเอกสารวางอยเตมโตะ ลกนองททราบเรองกไมอยตองโทรตามกนวนวาย

ยงไมทนไดเขาหองประชม เลขาหนาหองกแจงวา มพนกงานใหมทเพงมาทำงานวนแรก ซงไดนดไวมาพบ จะใหทำอยางไร


ANAGEM

ENTตวเองกลมสนทไปเลย ไมรจะทำอยางไร กขอใหเลขาชวย

สอนงานไปกอน จะรบไปประชมระหวางท ประชมกมหลายเร อง ท เก ยวกบงานของตวเอง

นำเสนอไดกเพยงผานๆไปเพราะไมไดเตรยมตว ไมไดเตรยมขอมลแกป ญหาเฉพาะหนาไปไดเหมอนเชนทกคร ง และกต งใจไว ว าเดยวออกมาตองตามงานบางอยางตามททประชมถาม

เมอออกจากหองประชม เพอไมใหลมกเรยกเจาหนาทมาสงการและตามงาน พรอมใหนำบนทกมานงทำกนตวตอตว ดเอาจรงเอาจงมากเพราะเร องน ร บปากท ประชมมานานแลว แตยงไมทนถงไหนกมโทรศพทมาขดจงหวะ โทรมาจากธนาคารเรองบตรเครดตและวงเงนทใชอยซงตวเองกสนใจและขอใหเขาตดตอมา จงเปนโอกาสทดท จะไดคยและจะขอใหยกเวนคาใชบรการรายป และเรองแลกของจากคะแนนสะสม

ตกเยน รตววานดเพอนเกาไวตอน 6 โมง ทงๆทร แตคดวาไมเปนไรออกเดนทางกอนครงชวโมงกถง นงทำงาน อานอเมล เขา internetจนเกอบหกโมง รบออกจากททำงาน แตโชคไมดทวนนรถตดเชนทกวนสดทายกไปสาย เพอนๆจะกลบกนแลว เพงจะมาถง

เพอนกบอกวา “นสยไมเคยเปลยนเลย เปนคนเสมอตนเสมอปลายจรงๆ เมอกอนอยางไร ตอนนอยางนน” เพอนบางคนทมภาระกรบๆคยแลวกลากลบบาน ไมมโอกาสไดเสวนากบเพอนๆ ตามทตงใจไว

สดทาย วนทงวนดจะยงไปหมด แตเปาหมายในแตละเร องรสกวาจะไมสำเรจเอาเสยเลย

นเปนตวอยางชวตทอาจเกดกบใครกได แมอาจไมว นวายหรอยงเหยงเหมอนเรองน แตกอาจจบลงคลายกนทวา สงทตงใจจะทำกบสงทไดทำ ไมสอดคลองกนเสยเลย กลาวคอ การโทรหาลกคา ปรบปรงงานฯลฯ ไมไดทำ แตสงทไดทำมแตปญหาเฉพาะหนาทเกดขนในวนๆ นนซงเปนสงทไมไดตงใจทงนน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T บางคนกอาจรสกวาทตนไดทำงาน มอะไรยงๆ ดเหมอนวาทำงานไดดแลวแตถาลองมองดแลวภายใตเปาหมายแลว เราไมไดทำตามเปาหมายของเรา และแนนอนเปาหมายทเราวางไวกจะตองมาทำในวนตอไปหรออาจตองเลอนออกไปอกหากมเรองอนๆ เกดขนเชนวนน หรออาจเลอนเปาหมายนนไปเรอยๆ จนสดทายกยกเลกเปาหมายนนไป เพราะมนเลยเวลาและความจำเปนทตองทำแลว หรอไมกหมดความกระตอรอรนทจะทำ

มนทานเรองหนง ทอาจเปนอทาหรณสำหรบคนทมพฤตกรรมคลายเรองทกลาวมา เรองมอยวา

มชาวนาอยคนหนง เขาบอกกบภรรยาของเขาวา วนพรงนเชาเขาจะไปไถนา

เชาวนรงขนเขาเดนไปทรถแทรกเตอรเพอจะขบไปไถนา และเขากพบวานำมนรถหมด เขากเลยเดนไปท หองเกบของ เพ อจะนำนำมนมาเตมรถ ระหวางทางเดนผานเลาไกเขากนกขนมาไดวาเขายงไมไดใหอาหารไกเลย เขาจงเดนไปท ย งข าวเพ อเอาขาวเปลอกมาเลยงไก

พอไปถงยงขาว กเหนกองกระสอบขาวโพดวาง สะเปะสะปะอยเขากนกข นมาไดอกวา เขาจะตองคดขาวโพด เพ อนำไปสในวนน เขากเลยลงมอคดขาวโพด ระหวางทคดอยกหนไปเหนไมกระดาน3-4 แผน ท เขาซ อมาหลายว นแล ว เพ อจะนำมาซ อมฝาบ านกนกขนมาไดวา ภรรยาเขาบนเรองฝาบานอยหลายวนแลว เขาจงหยบไมกระดานแบกกลบบาน

ระหว างทางพบล กว วต วหน ง เด นขากะเผลกๆ อย สงส ยว าจะไปโดน อะไรท ไหนมา เขาจ งเอาไม กระดานวางไว เพอจะรกษาลกวว แลวก............


ANAGEM

ENTขอหยดไวเพยงแคน ก อน.. เพราะเราคงจะเร มเดาเร อง

ต อไปได ว าชาวนาคงจะพบก บเหต การณ อะไรๆ อ กมากมายทตองทำไปเรอยๆอยางแนนอน โดยลมความตงใจเดมวาจะไปไถนา

นคอตวอยางของคนททำงานหนกทำงานมากแตไมได หมายความวา เขาบรรลผลสำเรจในเปาหมายชวต


ANAGEM

ENT


บทท 4อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

บางคนเรงทำงานทกอยาง อยากใหงานทกอยางเสรจเร วส งอะไรกอยากไดเด ยวน น นดประชมจนเตมตาราง หากมชองวางกจะหาทางนดทำเรองอนๆ อก เมอไรวางจะรสกวาตวเองดอยประสทธภาพทนท คนประเภทนจะมภารกจตลอดเวลา

ตามจรงแลวชวตเราในแตละวนควรมเวลาผอนคลาย มเวลาพกมเวลาคด มเวลาทบทวน หากตารางนดเราแนนไป เรากยงมวนพรงนมมะรนน มอาทตยหนา เดอนหนา เพอเปนอทาหรณวาชวตเราตองการความสมดล ตองพกผอน ตองการความสนกสนาน หวเราะ ตองการมตรภาพและสงคมดวย เมอไรกตามทเรารสกวาเรางานหนกเกนไป ขอใหเราคดถงเรองตอไปน

นานมาแลว มพระราชา ผ ซ งบอกกบคนข ม าของเขาว าถาเขาสามารถขมาไปครองพนทไดมากเทาไรกตาม พระราชาจะยกทดนนนใหกบเขา

คนข มาจงควบมาของเขาไปอยางรวดเรว เพ อครอบครองทดนใหมากเทาทจะทำได เขาเรงควบมาไปเรอยๆเรวเทาทมาจะรบไหว

เมอเขาหวหรอเหนอยเขาไมหยดควบมา เพราะเขาตองการครอบครองดนแดนใหมากเทาทจะเปนไปได

เมอมาถงจดหนงเขาหมดแรงและกำลงจะตาย เขาจงถามตวเองวา “ทำไมเราถงกดดนตวเองอยางหนก เพอใหไดครอบครองผนดน?ตอนนเรากำลงจะตายและเรากตองการเพยงแคทดนเลกๆ เพอฝงศพตวเอง”

เรองขางตนกเหมอนการเดนทางของชวตพวกเรา พวกเราผลกดนตวเองอยางนทกวนเพอใหไดเงนมากๆ มอำนาจ และเปนทยอมรบ พวกเราละเลยทจะดแลสขภาพ ใหเวลากบครอบครว และชนชมกบสงสวยงามรอบตว และงานอดเรกทเรารกหรอไม


ANAGEM

ENTวนหนง เมอเรามองกลบไป พวกเราจะตระหนกวา เราไมไดตองการ

มนมากนก แตเมอเราไมสามารถยอนเวลากลบไปไดกบสงทเราพลาดไปเรากอาจเรมตนสำหรบวนนและวนขางหนาได ชวตไมใชการสรางเงนสรางอำนาจ หรอการยอมรบเทาน น ชว ตไมใชการทำงานเทาน นแตเรากยงมสงอนๆอก ททำใหเราสนกกบความงามและความพงพอใจของชวต ชวตคอความสมดลของงานและการสรางครอบครวและเวลาสวนตวเราไดตดสนใจวาจะสรางสมดลใหกบชวตเราอยางไร เราจะตองกำหนดลำดบความสำคญของเราเอง ตระหนกวาอะไรทเราสามารถยอมรบไดและระลกเสมอวาถางานนนไมเรงดวนมาก เรากยงม วนอนๆ ทจะทำไดอก

มหวหนาคนหนง เขามลกนองอย 5 คน และไดรบคำแนะนำวาเขาควรใหเวลาลกนองคนละวนเพอพดคยและแกปญหาตาง ๆ รวมกนครงแรกทไดฟง เขาตกใจมาก เพราะเขาคดวาเขาจะตองใชเวลาอาทตยหนาทงอาทตยในการพดคยกบลกนอง ซงนนเทากบวาเขาจะไมมเวลาทำงานอยางอนเลย แตเมอไดรบความกระจางวาเขากอาจใหเวลากบลกนองคนแรกในอาทตยท 1 ลกนองคนทสองในอาทตยท 2 และลกนองคนอนๆ ในอาทตยตอ ๆ ไป ซงน นกเทากบวาในแตละอาทตยเขามเวลาทำงาน 4 วนและใหเวลากบลกนองวนเดยว เทานน เขาสามารถวางแผนเพอไมใหแตละวนมงานทกดดนมากเกนไป

การทเรามองเหนวาเรายงมเวลาอนๆ กทำใหเราจดการและวางแผนไดงายขน ดกวาการทเราตองการทำทก ๆ อยาง ในเวลาเดยวกน ซงสรางความตงเครยดใหกบชวต ทง ๆ ทไมมความจำเปน


ANAGEM

ENT


บทท 5เงนซอเวลาไมได


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T คนทำงานจำนวนมากท ต างกใฝฝ นท จะกาวหนาในอาชพและมฐานะความเปนอยท ดข นๆ หลายคนจงมความมงมนและตงใจท จะไปใหถงจดน น ซ งกเปนส งท ด แตวธการและแนวทางท จะไปถงจดนนของหลาย ๆ คนกแตกตางกน

บางคนค ดว าต องการหาเง นให ได มามากท ส ดไว ก อนแลวคอยทดแทนสงอนๆ ใหทหลง เพราะคาดหวงวาเงนจะบนดาลหลายสงหลายอยางใหได ซงในความเปนจรงแลว หลายอยางเงนกซอหามาได แตบางอยางเงนกซอไมได

ตวอยางเชน พอแมหลายคนละเลยชวงวนเวลาทลกยงเลกไมมเวลาดแลเอาใจใสเทาทควร ใชเวลากบงานกบการสรางอนาคตจนลกไมไดรบการอบรมทดพอ เมอโตขน เกดมปญหา ตดยา เรยนไมไดกาวราว หรอไมมความพรอมในหลายๆ ดาน เราจะไมสามารถซอเวลาคนมาได

บางคนไมใหเวลาในการดแลบพการ คดวาวนน เรามเร องอนทตองทำ ตองหาเงน และละเลยใหเวลากบทานและเมอทานจากเราไปการจดงานพธศพใหญโต กไมแนใจไดวาทานรบร ไดเชนนนหรอไมและแมเราจะหาเงนไดมากเทาไร เงนนนกซอบางสงบางอยางคนมาไมได

การบรหารเวลาจงไมไดหมายความเพยงการทำงานใหสำเรจแตหมายถง การสรางสมดลใหกบชวตในทกๆ ดาน ดงทไดกลาวมาแลว

จะวาไปแลวชวตคนเรานนมหลายบทบาททเดยว หรอบางทกเรยกวา มหวโขนหลายหวทเราจะตองเลน บางทเรากมบทเปนลก-เปนพอเปนหวหนา-เปนลกนอง เปนศษย-เปนคร เปนพ-เปนนอง เปนแขก-เปนเจาภาพ เปนหลายๆ อยาง เราจำเปนทจะตองเลนบทบาทนน ๆเมอถงเวลา และเปลยนไปเลนบทอน ๆ ใหไดเมอเวลาเปลยนไป

และเม อชวตมหลายบทบาทท เราตองเลน เราควรจะตองจดสรรเวลาใหเกดความสมดลของชวต ความสมดลแหงธรรมชาต


ANAGEM

ENTท คนๆหน งพ งจะม และหากเราล มหร อละเลยบทใดบทหน งไปกจะทำใหเกดชองวางและเปนปญหาได เคยมใครหลายคนบอกวาทเขาทำงานหนกกเพอครอบครว บางคนกบอกวาทเขาทำงานหนกกเพอคนทเขารก แลวเขากขยนทำงาน... ทำงาน... ทำงาน แตในทสดเมอเขามองยอนกลบมา กลบปรากฏวาเขาลมใหเวลากบคนทเขารกอยางแทจรงล มใหเวลาก บค ณพอ... คณแม... สาม ... ภรรยา... ลกๆ...แลวบางครงเงนทองหรอรางวลทไดจากการทมเท กไมสามารถทดแทนชวงเวลาทหายไปได และแนนอน...เขาไมสามารถ ซอเวลาเชนนนกลบมาไดบางคนกไมไดใหเวลากบลก ซงเปนคนทเขาบอกวาเขารกทสด และเมอลกเตบโตขนมพฤตกรรมหลายอยางทเบยงเบน จงมาคดไดและเสยใจคนเรามกคดไดเสมอเมอสงทเราพลาดพลงไดเกดขนแลว

บทบาทแตละดานตางกมความสำคญกบชวตของเรามากนอยตางกนไป หากเราตองการรวาคาของเวลาทเราทำงานอยทกวนนมราคาแคไหนเพอเปรยบเทยบใหเหนความสำคญและเปนรปธรรมมากขนเพอจดสรรเวลาใหกบแตละบทบาท เราจะสามารถคำนวณจากสตร

คาจางรายชวโมง = เงนเดอน x 12

เชน เรามเงนเดอน 40,000 บาท เวลาหนงชวโมงของเรากเทากบ240 บาท เปนตน

คาจางรายช วโมงของแตละคนจะไมเทากน ข นอย กบคณทำอาชพอะไร มประสบการณมากนอยเพยงใด แตไมวาคณจะเปนใครเวลาของคณ ลวนมคาทงสน....

2,000


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T มเรองของชายหนมคนหนงททำงานหนกมาก หนกจนบางครงก ม ผลใหขาดความสมดลในช ว ตบางช วงไป จนหวใจนอยๆของลกชายของเขาตองออกมาเรยกรอง ลองอานดนะ เปนเรองทเตอนใจเราไดอยางด เรองเปนอยางน.......

หลงเลกงาน ชายหนมไดกลบเขาบานลาชาเหมอนทกวนทผานมาเขาร สกเหนดเหนอยออนลาและพบวาลกชายวย 5 ขวบ รอคณพออยทหนาประต

ลก . “ พอครบ ผมมคำถามถามพอขอนง ”พอ . “ วามาสลก, อะไรเหรอ ”ลก . “ พอทำงานไดเงนชวโมงละเทาไหร ”พอ . “ ไมใชกงการอะไรของลกน, ทำไมถามอยางนละ”

พอตอบดวยความโมโหลก. “ ผมอยากรจรงๆ โปรดบอกผมเถอะ พอทำงานไดเงน

ชวโมงละเทาไหร ” ลกพดรองขอพอ . “ ถาจำเปนจะตองรละก พอไดชวโมงละ 200 บาท ”ลก . “ โอ..” ลกอทาน แลวคอตก

พดกบพออกครง “ พอครบ ผมอยากขอยมเงน 100 บาท ”พอกลาวดวยอารมณ “ นเปนเหตผลทลกถามเพอจะขอเงนแลวไป

ซอของเลนโงๆ หรออะไรทไมเขาทาหรอกเหรอ รบขนไปนอนเลยนะแลวลองคดดวาเลหเหล ยม การกระทำแบบนนะไมเขาทาแคไหนพอทำงานหนกหลายๆชวโมงทกวน และไมมเวลาสำหรบเรองไรสาระอยางนหรอก ”

เดกนอยเงยบลง เดนไปทหองแลวปดประตชายหน มน งลง และยงโกรธอย ก บคำถามของล กชาย

เขากลาทจะถามคำถามนน เพอจะขอเงนไดอยางไร หลงจากนนเกอบชวโมงอารมณชายหนมกเรมสงบลง และเรมคดถงสงททำลงไปกบลกชายตวนอย


ANAGEM

ENTบางทเขาอาจจำเปนตองใชเงน 100 บาทนนจรงๆ และลกกไมไดขอเงนเขาบอยนก ชายหนมจงเดนขนไปบนหองแลวเปดประต

พอ . “ หลบหรอยงลก ”ลก . “ ยงครบ ”พอ.“ พอมาคดด เมอกพออาจทำรนแรง กบลกเกนไป ”“นานแลวนะ ทพอไมไดคลกคลกบลก , เอา นเงน 100 บาททลกขอ ”เดกนอยลกขนนง “ ขอบคณครบพอ ”วาแลวกลวงลงไปใตหมอนหยบเงนจำนวนหนงออกมาแลวนบชาๆ ชายหนมเหนดงนนกโกรธขนอกครง“กมเงนแลวน แลวมาขออกทำไม”ลก . “ เพราะผมมไมพอครบ แตตอนนผมมครบแลว ”“ พอครบ ตอนนผมมเงน ครบ 200 บาทแลวผมขอซอเวลาพอชวโมงนง ”“ พรงนพอกลบบานเรวๆ นะครบ ผมอยากกนขาวเยน กบพอ .....”พอดงลกมากอดแลวนำตากไหลออกมา

ชวตของเราบางคนกอาจจะคลายเรองน บางทเรากทำงานหนก...ทำงาน...ทำงาน...บางชวงทเราลมนกถงคนทตองการเวลาจากเรา คนทตองการความรกจากเรา คนทตองการความเอาใจใสจากเรา คดวาเอาไวทหลง… ยงมเวลาอกมากเพราะเปนคนใกลตว คดวาเขาคงเขาใจเรา...เขาคงรบได...เขาคงรในความจำเปนน... แตบางทหวใจทถวลหาความใกลช ด-ความรก ความอบอ น จากเราน นกร วงโรยไดเช นกน...และหลายกรณทเขา หาทางออกทางอนทเราไมปรารถนา และเปนปญหาอนๆ ตามมามากมาย เรามหวโขนหลายแบบท ตองเลนใหสมบทบาทและแบงเวลาใหสมดลก นด วย อาจจะมหลายคนท หลายคร ง


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เลนบทหนงบทใดมากเกนไป จนลมบทบาททสำคญอนๆ ลมทจะใหเวลากบลก กบคณพอ กบคณแม กบคนท เขาร ก ชว ตของเรากอาจขาดความสมดล ขาดความสงบ และขาดความกลมกลน และบางทเมอเวลาผานไป เรากไมสามารถเรยกทกอยางใหหวนคนกลบมา

เงนซอบานได แตซอความอบอนในบานไมได เงนซอเตยงได แตซอการนอนหลบอยางมความสขไมได เงนซอนาฬกาได แตซอเวลาไมได เงนซอเลอดได แตซอชวตไมได เงนซอเซกซได แตซอความรกไมได เงนซอตำแหนงได แตซอความเคารพนบถอไมได เงนซอยาได แตซอสขภาพทแขงแรงไมได

เงนไมใชทกสง และบอยครงกเปนสาเหตของความเจบปวดและความปวดราวของชวต เงนซอทกอยางไมได เงนซอเวลาทเสยไปไมได


ANAGEM

ENT


บทท 6คนทำงานแตกตางกนเพราะการบรหารเวลาทตางกน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลายคนอาจรสกวาเราไดทำอะไรไปตงหลายอยาง แตดเหมอนมนยงไมสำเรจลลวงสกอยาง เหนอยกายหนอยใจ และแนนอน เมอบรหารเวลาในการทำงานไมด ในชวตสวนตวกมกมแนวทาง ทไมตางกน

เขาหองนำจะแปรงฟน ยาสฟนกหมด คดวาจะซอเมอตอนไปหางสรรพสนคาครงทแลว แตกลม อารมณจงหงดหงดแตเชา

ขนรถไดกรบขบไปทำงาน เลยวเขาทางดวนแลว ถงรวาตวเองยงไมไดเตมนำมนรถ เขามาแลวกออกไมได ตองขบรถไปลนไป ถานำมนหมดบนทางดวน อะไรจะเกดขน

การทเราไมจดการกบสงตางๆ ทำใหเรามความเสยงทไมจำเปนจะตองเสยง ทำใหชวตตองตงเครยด นเปนตวอยางทเปนรปธรรมทเหนไดเสมอจากการไมบรหารเวลาใหด

การทำงานทดเหมอน “ยงทงวน” แตไมไดงาน นบเปนการบรหารเวลาทไมมประสทธภาพ

การบรหารงาน สวนหนงนนเปนเรองของอปนสยของแตละบคคลซงไมไดเปนมาตงแตกำเนด แตสามารถจะฝกฝนกนได

เคยคดไหมวา ทำไมผนำหรอผบรหารระดบโลกหรอระดบชาตจงทำงานไดมากมาย มเวลาทำสงตางๆ ทดมหศจรรยได นกการเมองระดบประเทศ สส. ผวา ฯ ผบรหารสงสดขององคกร (CEO)ในแตละประเทศทประสบผลสำเรจเขาทำไดอยางไรกน

เรารจกเบนจามน แฟรงคลน หรอไมหลายคนร จ กเขาในนามของ นกวทยาศาสตร ท คนพบวา

ในอากาศมประจไฟฟาหลงจากทเลนวาวยามมพายฝนฟาคะนอง คนอเมรกนรจกเขาไมเพยงเปนนกวทยาศาสตร แตยงเปนผรวมรางรฐธรรมนญรวมกอตงสหรฐอเมรกา เปนนกปราชญ และนกธรกจ แฟรงคลนเปนผ ค ดคนธนบตรในอเมรกา คดเร องการประกนภย การสราง


ANAGEM

ENTหอสมดสาธารณะ การใชภาพการตนในหนงสอพมพ ใหคนอานไมออกรเรองเหตการณตางๆได คดคนตนกบใหมนษยวายนำไดเรวขน ฯลฯ

แฟรงคลน สามารถทำหลายๆสงได ไมใชเพราะเขาเกงมาตงแตกำเนด ทงไมใชเหตบงเอญ หากเปนเพราะมการฝกฝน มการเตรยมการมการวางแผน ซงทกคนสามารถทำไดเชนเดยวกน

นายกทกษณ ชนวตร นายกชวน หลกภย ภราดร ศรชาพนธแทมม ธนสกาญน ฯลฯ บคคลทเรารจกดเหลานไมไดกาวขนมามชอเสยงดวยความบงเอญ ลวนแตเกดจากความตงใจและวางแผนทงนน

เราเคยสงสยบางหรอไมว า ทำไมประธานาธ บดสหรฐนายกรฐมนตรของหลายๆ ประเทศ นกธรกจทรำรวยระดบโลกอยางบลเกตสผนำทย งใหญหลายๆ คน ถงไดมเวลา ทงท เขากมเวลาเทากบเราและงานของพวกเขา กมมากมายมหาศาลมากกวาเราเสยอก

ไมเพยงทำงาน จนทร-ศกร นกการเมอง นกธรกจหลายคนยงไปเปดงาน ไปเปนวทยากร คดงานใหม ๆ ในวนเสาร-วนอาทตยไปออกรอบกอลฟ บางครงไปเทยวกบลก-ภรรยา ดภาพยนตร ดฟตบอลดคอนเสรต มเวลาพกผอนหยอนใจ

ประธานาธบดสหรฐอเมรกาเอง กยงมเวลาไปพกรอนทแคมปเดวดทกป มการหยดพกผอน มเวลาอานหนงสอ เขยนหนงสอ ดหนง ฟงเพลงเตนรำ ฯลฯ

พวกเขาทำไดอยางไร เขามเวลามากกวาเราเชนน นหรอเขามภารกจ นอยกวาเราเชนนนหรอ คงไมใชเชนนนอยางแนนอน

พวกเขารจกจดสรรเวลาตางหาก รวาอะไรตองทำ อะไรไมตองทำรจกเรยงลำดบความสำคญ วางแผน รตารางตวเอง ควบคม สถานการณไดและสดทายคอทำสงเหลานน

ยงมบคคลทแตกตางกนมากในการบรหารเวลาทเราพบเหนไดทกวน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ผลของการมและไมมประสทธภาพในการบรหารเวลาน เองททำใหคนเราแตกตางกน บางคนรำรวยเปนเศรษฐ ประสบผลสำเรจในทกๆดาน ขณะทอกจำนวนมากทลมเหลวยากจน ทำอะไรกดตดขดไมประสบผลสำเรจในทกๆ ดานเหมอนกน ในบทตอๆไปเราจะไดเหนหลกการทผนำและผทประสบความสำเรจสวนใหญไดใช ในการบรหารเวลาของเขา


ANAGEM

ENT


บทท 7ทำไมเราจงตองมภารกจทหลากหลาย


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ทกคนลวนอยากมเวลาใหกบตวเอง ครอบครว และมเวลาทำส งท ใฝฝนท ต งไวท งส น ในขณะเดยวกนกตองการใหงานตามภาระหนาท เป นไปอยางมประสทธภาพดวย แลวทำไมหลายคนจงทำเชนน นไมได มอะไรท เปนอปสรรคแกเราบาง เราจะใชเวลาในบทนวเคราะหกนกอนวา ทำไมเราจงมภารกจมากมาย

ไมวาเราจะเปนใคร เราลวนยอมมบทบาท และเมอมบทบาทเรากตองมความรบผดชอบตามมา และเมอมความรบผดชอบ คนอนและตวเราเองยอมมความคาดหวงใหเราทำสงตางๆ ความตองการเหลานจงวงเขามาหาเรา เพอใหเราไดตอบสนอง ดงแสดงในภาพ

ในภาพแสดงวาเรามบทบาทในททำงาน หวหนา ลกนอง และองคกรตางกตองการใหเราทำงาน เรามบทบาททบาน พอแม สามภรรยา ลกพ นอง ตางกตองการใหเรามามสวนรบผดชอบดวย และหากเรารบมอ ไมไหวเรากจะควบคมอะไรไมได และขาดสมดลในชวตไป

No Control

OfficeRoles

Demand

Demand

Demand

Demand

No Balance

HomeRoles


ANAGEM

ENTความตองการทจะเขามายงแตละคนนน จะขนอยกบบทบาท

ทแตละคนม ไมวาจะเปนบทบาทของผบรหาร ผจดการ บทบาทพอ-แมบทบาทสาม-ภรรยา บทบาทลก พอคา-ลกคา คร-นกเรยน ฯลฯบทบาททางสงคม เชน เปนสมาชกชมรมมลนธ ซงการทเราจะมบทบาทใดบางกแลวแตวาเราจะเขาไปเกยวพนกบเรองอะไร และกจะเปลยนแปลงตามสถานะของแตละบคคล แตละสถานการณๆ ไป

เราทกคนตางมบทบาททหลากหลาย บางครงเรากเปนคณพอและขณะเดยวกนเรากเปนลก หรอเปนพอคา แมคา หวหนา ลกนองนกวเคราะห เพอนบาน ลกเขย แมยาย ชางไฟ เจาบาน แขก นกเดนทางนกกฬา สาม ภรรยา พลเมองด ฯลฯ

บทบาทตางๆเหลานเองททำใหเรามความรบผดชอบตามมาเวลาททกคนมเทาๆกน จะตองถกจดแบงออกไปใหกบแตละบทบาททแตกตางกน และคนทสามารถจดการกบบทบาทตางๆไดอยางเหมาะสมชวตกจะไมยงยาก ตรงขามกบคนทจดสรรไมไดกจะยงยากและยงเหยง เชนเราเปนหวหนา แตไมเคยสนใจลกนอง สนใจแตเรองตวเอง ปลอยใหพวกเขาเผชญชะตากรรมในการทำงานเองตลอด ใหคำแนะนำไมได สอนงานไมเปนมปญหากไมชวยแก เมอพวกเขาทนไมไดกอาจเรยกรอง ถาเราตอบสนองไมได ความเคารพและความนาเชอถอตอเรากจะลดลง และแนนอนกจะมปญหาตามมา

ถาเรามบทบาทหลายๆ บทบาท ยอมหมายความวาเราจะตองมความรบผดชอบตอบทบาททเขามามากดวย และถาไมสามารถควบคมหรอบรหารเวลาได สงทจะตามมากคองานตาง ๆ กจะทะลก เขามาเมอเราตกอยในสภาพยำแยมแตภาระกจเรากจะกลายเปน “ทาสของเวลา”ทกอยางดจะเรงรบ รอนรน และดวนไปหมด ทำอะไรกจะไมทนสกทหรอถงจะทนเวลาแตกไมมประสทธภาพ ซงหมายถงการไมมสมดลในชวตในเวลาตอมา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ตวอยางเชน เรารบปากเปนกรรมการในหมบาน สมาชกกตองการใหเราไปประชม เราสมครขาย Amway, AIA, Giffarine, Unilever(Direct Sale) เพอนสมาชกกอาจตามใหเราไปเขาอบรมและเรงการขายนดพบปะอบรมกนเสมอ ขณะเดยวกนเราเองกมงานประจำทำอย ททำงานกอาจคาดหวงใหเราไปทำงานลวงเวลาบาง เขาอบรมวสยทศน ทมเวรคของบรษทบาง ฯลฯ เราเปนคณพอคณแม ลก ๆ กอยากใหเรากลบบานเรวๆหรอพาไปเทยวในวนหยด

ถาเราตองการไดรบทกอยาง เราตองทำอยางไร? ไมมทางเลอกอนเราจะตองจดสรรเวลาใหด แตหากเราจดสรรเวลาไมได เราจะตองเลอกวาอะไรทเราตองการจรงๆ แลวปฏเสธในบทบาทอนๆ ทสำคญรองลงมา

ไมมใครไดทกอยางมาอยางงายๆ หรอไดโดยไมตองเหนอยหรอทำอะไรเลย บางคนกรบทกอยาง ทำทกอยาง แตไมไดดสกอยางเพราะไมรแมกระทงวาตวเองตองเดนทางไหนด กเลยไมเกดพลงทแนชดมองทกอยางสำคญเทากน หรอไมกเรมทำทกอยาง แตแลวกเลกทกอยางกลางคนเสมอ

การทเรามบทบาทมากมายนเองททำใหเราตองมภารกจ ดงนนเราจงควรตดสนใจกอนทจะเพมบทบาทตาง ๆ ใหกบตวเองวาเราพรอมทจะรบผดชอบไหม เชน เราตองการเขาสการเมอง หรอตองการลาออกจากงานหรอตองการเปนเจาของธรกจ ตองการแตงงาน ตองการซอบานฯลฯเราตองตอบตวเองวาเราพรอมทจะรบภารกจทจะเพมขน คอการเปนคนของประชาชน ตองเอาใจลกคา ตองกลบบานเรวขน ตองดแลบาน หรอไม

เพราะเราไมทราบวาอะไรสำคญสำหรบเราอยางแทจรงทกอยางเลยดสำคญไปหมดเพราะทกอยางดสำคญไปหมด

คนอนเมอเหนเราทำทกอยางเลยคาดหวงใหเราทำทกอยาง

การทตองทำทกอยางทำใหเรายงจนเราไมมเวลาทจะคดวาอะไรสำคญสำหรบเรา

เราเลยตองทำทกอยาง


ANAGEM

ENT


บทท 8เวลา คออะไร


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลงจากทเราไดอานพนฐานทสำคญ ๆ ในบทท 1-7 มาแลวในบทนเราจะมารจก “เวลา” เสยกอน เราใหคำจำกดความของคำวา“เวลา” อยางไร

จากการสมมนา มผเขารวมใหคำนยามตางๆกนบางคนบอกวา เวลาคอ สงทสมมตขน ทำใหรวาแตละชวงคออะไรเวลา คอสงจำกดททำใหรวาตองทำงานใหเสรจเมอไรเวลา คอ ทรพยากรธรรมชาตทผานไป หมนไป ตลอดเวลาเวลา คอ การเปลยนแปลงเวลา คอ สงทมนษยเคยสมมตวาวนหนงม 25 ชวโมง และลดเหลอ

24 ชวโมงในปจจบนเวลา…คอ ความคมคา แตจะมคาหรอไมมคา มากนอยแคไหน

ขนอยวาจะใชอยางไรเวลา…ไมรอคอยใครเวลา…เปนสงททกคนมเทากน เปนสงเดยวทเทาเทยมกนในโลกเวลา…เปนตวกำหนดเปาหมายเวลา…ทำใหเกด อดต ปจจบน และอนาคตเวลา…ของชวต จะหมดเมอใดไมมใครรเวลา…เปนเครองพสจน เปนเครองตดสนใจอะไรบางอยางเวลา..ทำใหเกดความหวงเวลา…รกษาอะไรหลายๆอยางได (คลาย เวลารกษาแผลใจ)

นยามของเวลาในแตละบคคลยอมไมเหมอนกน ตางกนตามการรบร และประสบการณของแตละบคคล

แตสงทเปนจรงแนๆ กคอ เวลาคอสงทยดไมได หดไมได มจำกดเคลอนไปตลอดเวลา ทำใหมวยเดก วยเรยนร วยหนม วยกลางคน วยชรา


ANAGEM

ENTเวลา คอ การดำรงอยเวลา คอ การเรยนร การเตบโตเวลา คอ การเปลยนแปลงเมอรวมทงหมดแลว นาจะนยามไดวาเวลา คอ ... “ ชวต ”ชวต คอ ทกสงทกอยางทดำรงอยควบคกบเรานนยอมแสดงวา เราใหความสำคญกบเวลาเทยบเทากบชวตของเราถาเราเสยเวลา กเทากบวาเราเสยคณคาของชวตคมเวลาไมได กเทากบวาคมชวตไมได

จะเหนวาเราเปลยนแปลงเวลาไมได มนจะหมนของมนตลอดเวลามนไมสนใจวาเราจะยากดมจน จะฉลาดหรอไมฉลาด มนจะดำรงอยและใหสทธทกคนเทากนวนละ 24 ชวโมง 1,440นาท 86,400 วนาท

เวลาคอ สงเดยวททกคนเสมอภาคและมเทากน เราซอเวลาไมไดขายเวลาไมได เรงไมได ลดใหชาลงไมได ผานแลวผานเลย หมดแลวหมดเลยทดแทนไมได คมไวไมได และทสำคญคอ บรหารไมได

ดงนน คำวา “ บรหารเวลา ” จรง ๆ แลวกไมไดบรหารทตวเวลาแตเปนการบรหารเหตการณ และสถานการณตางๆ ทจะเขามาในชวตของเราในหวงเวลานน ๆ เราจงอาจเรยกการบรหารเวลาวาเปนการบรหารชวต

คนทมเวลาเพอการปองกนหรอวางแผนในการรบมอกบเหตการณตางๆ เหลาน นย อมเหนผลมากกวาคนท เผช ญหนาอยางเดยวคนทปลอยใหเวลา ผานไปอยางเดยวกคอคนทเสยคณคาของชวตไป

คนทำงานหลายคนยงใชเวลาไปอยางไมรคณคาทแทจรง หลายคนปลอยเวลาใหผานลวงเลยไป หลายคนใหเวลามาเปนนาย เพอใหเหนภาพมากขนจะขอยกตวอยางทไดจากเมล เรองทเกยวกบการใชเวลาของเราดงน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T อยากใหเราลองจนตนาการวามธนาคารแหงหนง เขาบญชใหเราทกเชาเปนเงน 86,400 บาทไมมการยกยอดคงเหลอไปวนรงขนทกเยนจะลบยอดคงเหลอทงหมดทเราไมไดใชระหวางวนเราจะทำอยางไร?แนนอนทสดเราตองถอนมาใชทกบาททกสตางค!!! ใชไหม !!!

เราทกคนมธนาคารอยางนน เหมอนกนธนาคารแหงนชอวา “ เวลา ”มนเขาบญชใหเรา 86,400 วนาท...ทกคนมนจะถกลางบญชถอวาขาดทนตามจำนวนทเราพลาดโอกาส ทจะลงทนในสงดๆมนไมสะสมยอดคงเหลอ…ไมใหเบกเกนบญช…ในแตละวนจะเปดบญชใหมใหเรา...ทกคำคนจะลบยอดคงเหลอของทงวนออกหมด...ถาเราเสยโอกาสทจะใชประโยชนในระหวางวนผลขาดทนเปนของเรา….ไมสามารถถอยหลงกลบไปไดไมมการถอนของ “วนพรงน” มาใชไดเราตองมชวตอยกบปจจบนดวยยอดเงนฝากของวนนใหลงทนจากเงนฝากเหลานเพอไดผลตอบแทนมาสงสด ไมวาจะเปนเพอ...สขภาพ......ความสข…...และความสำเรจ!…


ANAGEM

ENTนาฬกากำลงเดนทำวนนใหดทสด

หากตองการรวา หนงปมคณคาแคไหน...ใหไปถามนกเรยนทสอบตกตองซำชน

หากตองการรวา หนงเดอน มคณคาแคไหน...ใหไปถามคณแมทคลอดลกกอนกำหนด

หากตองการรวา หนงสปดาห มคณคาแคไหน...ใหไปถามนกเขยนหนงสอพมพรายสปดาหทตองรบตพมพใหทนเวลา

หากตองการรวา หนงวน มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนงานรายวนทตองทำงานเลยงครอบครวทงครอบครว

หากตองการรวา หนงชวโมง มคณคาแคไหน...ใหไปถามครกใหมๆ ทรอพบกนอยางกระวนกระวาย

หากตองการรวา หนงนาท มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนทเพงพลาดขบวนรถไฟเทยวสดทาย

หากตองการรวา หนงวนาท มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนทเพงรอดจากอบตเหตอยางหวดหวด

หากตองการรวา เสยววนาท มคณคาแคไหน...


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ใหไปถามคนทเพงชนะวงรอยเมตรไดรางวลเหรยญทองโอลมปคหรอคนทเขาเสนชยเปนทสอง

คณคาของเวลากคอคณคาของชวตทำทกขณะทคณม ใหมคณคา !และจำไวเสมอวาเวลาไมคอยใครแมสกคนเดยว…..


ANAGEM

ENT


บทท 9ธรรมชาตของชวงเวลาในวนหนงๆ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T สงทจะชวยใหเราจดสรรกจกรรมหรอบรหารเหตการณตาง ๆไดดกคอ การรจกธรรมชาตของเวลาทจะมผลตอสภาพชวตของเรา

เราทราบไหมวาเวลาแตละชวงในการทำงานวนหนงๆ สงผลตอสมรรถนะทางรางกายและแนวทางการทำงานของเราตางกน

เรารไหมวาในชวงเวลาการทำงานระหวาง 08.00-17.00 น.ธรรมชาตของตวเราในแตละเวลาเปนเชนไร

1. เวลาทำงานชวงไหนทสมองปลอดโปรง และทำงานดทสด……. 2. เราควรใชเวลาชวงไหนในการวางแผนงานของวนตอไป….... 3. ใน 1 ชม. ชวงนาทไหน ทสมองจะมสมาธมากทสด…………….. 4. ชวงไหนของวน มกจะมสงรบกวนมากทสด……....…… 5. ชวงไหนทควรเลยงทจะใชโทรศพทไปหาลกคา….….. 6. วนไหนในสปดาห ทควรเลยงการจดประชม…….... 7. วนไหนของสปดาหทรถตดมากทสด……………………… 8. ชวงเวลาไหนทสมองจะทำงานไดมประสทธภาพตำสด……... 9. หากเราตองการสรางนสยใหม ควรทำพฤตกรรมซำๆ

ตดตอกนอยางนอย……กวน10. เวลาทเหมาะในการประชมทมงานควรเปนวน ....

ในแตละวน สมรรถนะของสมองในชวงชวโมงการทำงานทตางกนทำใหประสทธภาพ ในการทำงานแตกตางกน

100%

6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6

+ 50%

- 50%

ประส

ทธภาพ

เวลาทดทสดในแตละวน

กราฟประสทธภาพในการทางาน


ANAGEM

ENTจากกราฟจะเหนวาประสทธภาพของการทำงานจะมประสทธภาพ

มากข นเร อย ๆ จนถงเวลาประมาณ 10.00 น. แลวกจะลดลงและจะเรมสงขนอก ในเวลาประมาณ 14.00 น. เมอเรารเชนนแลวเรากจะไดจดสรรงานทมคณคา และตองการใชสมองในการวเคราะหก จะใช ในชวงท สมองปลอดโปร ง และเลอกงานท ต องพดคยหารอกนไวในชวงทประสทธภาพลดตำลง

สำหรบสมาธการทำงานในชวงแตละชวโมงนน โดยปกตเราจะมสมาธและความสนใจมากใน 10 นาทแรก และลดตำลงตามกราฟดงนนหากเราจะตองนำเสนอชวงเวลา 10 นาทแรกจงสำคญมาก เพราะผฟงจะประเมนวาจะสนใจงานของเราหรอไม

100%

80

60

40

20

0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 นาท

สมาธ

สมาธการทางานใน 1 ชวโมง


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

ตามปกตแลว คนทวไปจะมชวงเวลาแหงการมประสทธภาพแตกตางกน ซงเราจำเปนจะตองหาเวลาทเปนธรรมชาตของเราดวยการสงเกตและทดลองใชด แตโดยเฉลยแลวคนทวๆ ไป มกจะมชวงเวลาทสำคญๆ ดงน (ระหวาง 08.00-17.00 น.)

1. เวลาทำงานชวงไหนทสมองปลอดโปรงและทำงานดทสด……10.00-11.00 น. …….2. ทานควรใชเวลาชวงไหนในการวางแผนงานของวนตอไป……16.45-17.00 น. ……3. ใน 1 ชม. ชวงนาทไหน ทสมองจะมสมาธมากทสด……10 นาทแรก……….4. ชวงไหนของวนมกจะมสงรบกวนมากทสด..…10.00-12.00 น. …………..5. ชวงไหนทควรเลยงทจะใชโทรศพทไปหาลกคา……8.00-8.30 น. …………..6. วนไหนในสปดาห ทควรเลยงการจดประชม……วนจนทร……………

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

ความถข

องสงรบ

กวน

กราฟแสดงระดบสงรบกวนในแตละวน

เวลา


ANAGEM

ENT7. วนไหนของสปดาหทรถตดมากทสด……วนจนทร วนหยดยาว และวนเงนเดอนออก8. ชวงเวลาไหนทสมองจะทำงานไดมประสทธภาพตำสด……14.00-15.00 น. ………..9. หากทานตองการสรางนสยใหมควรทำพฤตกรรมซำๆตดตอกน

อยางนอยกวน .…21..วน10. เวลาทเหมาะในการประชมทมงานควรเปนวนอะไร ...…วนพธ

ถาเรารจกเวลาเปนอยางดวา ในแตละชวโมง แตละวน หรอในสปดาห เวลาใดทประสทธภาพในการทำงานสงสด เรากจะสามารถวางแผนไดวาเวลาใดทควรทำงานชนดไหน เวลาใดทควรประชมวางแผนงานเวลาใดควรจะนดหมายกบลกคา วนไหนทเราควรออกจากบานเรวกวาปกตแลวไมเจอรถตด การบรหารเวลาของเรากจะมประสทธภาพมากขน


ANAGEM

ENT


บทท 10สาเหตของการบรหารเวลาไมด


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ถาเราบรหารเวลาไดด การดำเนนชวตในแตละบทบาทกจะประสบผลสำเรจ เวลาทเคยสญหายไปกจะกลบมา ครอบครวทอบอนกจะเกดขนการเปน “ทาสเวลา” จนชวตเรงรบ เรงรอน กจะหายไป ชวตงายขนมเวลาวางมากขนในการทำกจกรรมตางๆทตงใจไว การตดสนใจตางๆกจะงายขน ไดผลงานทมากอยางไมเคยเปนมากอน ในขณะทความเสยงจากการสญเสยหรอเสยหายกจะนอยลง นอกจากนเราจะรสกผอนคลายความเครยดจะหายไป ซงสงผลถงสขภาพทดขนดวย

สาเหตแหงการบรหารเวลาไมไดด เกดไดจาก 3 สาเหต คอ

1. ตวเอง โดยมพฤตกรรมตาง ๆ ทแสดงออกมา เชน- การเอาแตแกปญหาเฉพาะหนา มอะไรเขามาใหแกไขอยตลอด

และกคดวา ตวเองเปนผบรหารตองคอยแกปญหา ทงๆทปญหาบางอยางจะไมเกดขน ถาไดเตรยมการไวกอนลวงหนา

- ไมวางแผน เพราะนกวาตวเองจำได ไมมคมอชวยจำ เชน ไดอารหรอสมดโนต ทำใหลม เพราะมเรองเขามาอยตลอดเวลา

-ไมจดลำดบงาน หรอ จดไมถกวางานใดสำคญสำหรบตวเองงานใดตองทำเอง งานใดใหคนอ นทำได คดแตว าทกอยางสำคญและทกอยางตองทำดวยตวเอง

-ไมมเปาหมาย บางคนทำงานไปเร อยๆ ไมมเปาหมายไมมจดสนสด ไมรวางานจะจบสนเมอใด จงทำใหทำงานไมรจบสน

ตวเอง

สงแวดลอม ผอน


ANAGEM

ENT-ไมมระบบ เพราะทำงานไมเหมอนกนในแตละวน เชน หาบนทก/

อปกรณตางๆหรอเอกสารไมเจอ เนองจากวนนไวทหนง เมอวานไวอกทหนงสดทายไมรไวทไหน ตองคนหาตลอด

-เปลยนแผนบอยๆ การเปลยนแผนบอยๆบางคนบอกวา เพอความยดหยน (Flexible) ตามสถานการณทเกดขน แตบางครงกเกดขนเพราะตงใจจะทำงานอยางหนง แตไปเจองานอนแลวบอกวางานทต งใจไวเอาไวคอยทำ ปญหาจงเกดขน จงควรทบทวนวาเปนการยดหยนหรอการไมมเปาหมาย และแผนงานทแนนอนกนแน

-คดวาคนอนทำไมได มกเกดขนกบผทคดวาตวเองเกงคนเดยวคนอนไมไดเรอง หรอไมเชอใจ หรอไมชอบใจ ในสงทคนอนทำ ดงนนทกอยางจงทำเองแลวกทำไมทน

-ไมมเทคโนโลย เพราะใชไมเปน เคยคดวาจะเรยนใชคอมพวเตอร ใช Organizer หรอ Pocket PC กไดแตคดวา “สกวนจะเรยน”แตกไมไดเรยน ทกวนนตองรออาศยใหคนอนชวย

-ผดวนประกนพรง เปนสาเหตสำคญอกอยางททำใหการบรหารเวลาไมไดผล เพราะคดแตวาเอาไวพรงนคอยทำ หรอ สปดาหหนาคอยทำสดทายกลายเปน “ดนพอกหางหม” และปญหาในอนาคต

-ตองการสมบรณแบบ (Perfectionist) ถาทกอยางไมสมบรณจะไมอยากทำ ตองรอใหมขอมลทพรอม ใหมอปกรณทพรอม ใหคนพรอมใหเงนพรอม ฯลฯ เลยไมไดลงมอทำอะไร เพราะไมเคยมอะไรพรอมสรรพขนาดนน

-ไมตดสนใจ ไมกลาเลอก อาจคดวายงมเวลา ไวใกล ๆ เสนตายคอยตดสนใจ ทำใหคนทำงานทตองทำตอมเวลานอยมากในการเตรยมตวบางคนกกลาตดสนใจแตเปลยนแปลงการตดสนใจบอย กทำใหเกดปญหามากมายตามมา จนคนทำงานดวยไมอยากทำเพราะไมรวาเมอทำแลวจะเปลยนใจอกไหม


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T -หยมหยม บางคนกมนสย “หยมหยม” คดเลกคดนอย เรองเลกทำเปนเรองใหญ ไมปลอยวาง ใชเวลากบสงเลกๆ ทไมมคามาก จนทำใหงานใหญเสยหายได

สาเหตของการบรหารเวลาไดไมดดงกลาว มาจาก ตวเองนมากถง80% เพอใหเหนภาพทชดเจนมากขน ขอยกตวอยาง เชน

รถยนตเราสตารทยากมา 2-3 วนแลว เราคดวาอยากเชค สภาพรถแตคดวาเอาไวกอนกแลวกน แลวเชาวนหนงเราจะตองรบมาทำงานเพราะตองเขาประชม ปรากฏวา รถสตารทไมตด แบตเตอรหมดเรากตองเผชญหนาและแกปญหากบสงน เหตทเปนเชนนเพราะผลกรรมจากสงทตวเราเองไมไดทำในสงทควรทำนนเอง

2. คนอน เชน หวหนาเรยกประชมกระทนหน มเรองดวนทเราไมรมากอน เพอนขอปรกษาเรองสวนตวเพอขอความชวยเหลอดวน ฯลฯปญหาเรงดวนเชนน กอาจมบาง แตจะไมเกน 20 % และในความเปนจรงแลวหากเราวางแผนดๆ กจะรบมอไดบางเชนกน ตวอยางเชน วนนจะตองไปรบลกตอน 5 โมงเยน หวหนาเรยกประชมตอน 4 โมง อยากบอกหวหนากอนเขาประชม แตคดวาคงประชมไมนาน ชางเถอะ ปรากฏวาเกอบ 5 โมงแลวยงไมเลก เราอาจโมโหตวเองวานาจะบอกหวหนากอนเผอหวหนาจะไดสรปประเดนเรว ๆ หรอไมเรากจะไดนำวาระทเกยวกบเรามาพดกอนแตขณะนเราอาจทำไดแคการแกปญหาเฉพาะหนา เชนปลอยใหลกรอ,แอบยองออกจากหองไปเลย ขออนญาตนายไปตอนนน โทรไปทโรงเรยนลก ฯลฯ ซงกอาจทำใหตองเผชญกบสงทเราไมสบายใจ หลายสงทเกดจากคนอนอาจลดลงไดเชนกนหากเรามวธรบมอทมประสทธภาพมากกวาการคอยแกปญหาในวนาทสดทาย


ANAGEM

ENT3. สงแวดลอม เชน ฝนตกไปไมได นำทวมสง รถตดผดปกต

แผนดนไหว ฯลฯ ซงสาเหตหลงนอาจมบาง แตไมมากและไมไดเกดเปนประจำ

ดงนนหากเราจดการกบตวเองได กจะทำใหการบรหารเวลาของเราผอนคลายไปไดมากทเดยว

ถาเราบรหารเวลาไมได เราจะตองปรบตวเผชญหนา แกปญหาเฉพาะหนาอยตลอดเวลา เราจะไมมทางเลอก เหนอย สบสน วนวายและสดทายกควบคมอะไรไมได

จะเหนวาการบรหารเวลาจะดข นมาก ถาหากเราคาดการณลวงหนาได และทำหลายสงหลายอยางทจะเปนการปองกนสงเหลานน เชนเราไดตรวจเชคสภาพรถของเราเปนประจำ เรามเครองมอทจำเปนในรถยนตยามฉกเฉน เชน เบอรโทรศพททจำเปน, สายชารตไฟ, ไฟฉาย,อปกรณซอมรถ ฯลฯ หรอเราไดสอนงานลกนองจนเขาสามารถประชมแทนเราได ฯลฯ

ถาเราบรหารเวลาไดกยอมเทากบวาเราไดบรหารชวตดวยเชนกน


ANAGEM

ENT


บทท 11ตวเราเองคออปสรรคทสำคญ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เมอเราเขาใจถงสาเหตทง 3 ประการแลว จะเหนวาตวเราเองเปนอปสรรคทมากทสด เราจงจะวเคราะหสาเหตทวา ลก ๆ แลวอะไรบางในตวเราท เปนตนเหตสำคญในการบรหารเวลาของเรา เราสามารถแบงอปสรรคทสงผลตอ การบรหารเวลาไดเปน 2 ดาน ดวยกน คอ1) กรอบความคดและทศนคต (Mental) ซงไดแก

1. คดวาทำดทสดแลว (The Best Way) : คดแตวาตวเองทำดทสดแลว ถกแลวททำแบบนน เชอวาทำวธอนไมไดหรอทำไดแตไมดเทานไมมวธอนทจะทำใหดกวาทเคยทำ ดงนนจงไมเคยคดจะทำแบบใหมตองทำแบบเดม ๆ

วธแกไข คอ เราตองปรบความคดวา ยงมอกหลายวธทเรานาจะลองด บางทเราอาจคนพบวธหรอแนวทางใหมๆ ททำใหเราใชเวลานอยลงกได

2. โทษคนอน (Excuse) : ความคดเชนนจะทำใหเราโทษคนอนหรอโทษสภาพแวดลอมวา เปนตนเหตททำใหตองลำบากแบบน ทำใหเราถกควบคม ตวเองทำถก คนอนทำผด ปญหาทเกดขนจงเปนผลมาจากความผดของคนอน ตวอยางเชน เพราะหวหนาเรยกเวลานเราจงนำเสนอไดไมด คนตดตอเราไมไดเพราะเขาไมพยายามหาเบอรโทรของเราคนอ นผดท ชอบตดตอเราในเวลาท เราไมวางหรอไมอย ในออฟฟศเรามกจะโทษหวหนา โทษรถยนตทไมด โทษคนอนทไมถามเรากอนโทษโชคชะตา สดทายเรากจะไมเปลยนแปลงอะไร เพราะเราคดวาเราไมไดทำอะไรทไมมประสทธภาพ คนอนตางหากทไมมประสทธภาพ

เราจำเปนจะตองแกไขดวยการเตรยมตวกอน (Proactive) เชนบอกใหคนอนรวาเราจะวางเมอไร พดอธบายกอน กอนทจะปลอยใหสงนนเปนปญหา บางทเมอคนมาพบโดยไมนดหมายกจะไมยอมเสยเวลานานหรอเมอเราจะไมอยกบอกเบอรมอถอไว

3. ผดวนประกนพรง(Procrastination) : ความคดเชนนจะทำใหเราเปนพวกชอบเกบงานเอาไวทำวนรงขนหรอคราวหนาคอยทำ


ANAGEM

ENTซงทำใหภาระงานสะสม เปน “ ดนพอกหางหม ” พอวนหนามาถงกอาจยกเลกความตงใจ หรอหมดกำลงใจทจะทำสงนนแลว

เราอาจตองแกไขดวยการทำเดยวน หรอไมกถามตวเองวาทำไมจงจะไมทำตอนน และคดวาการทำวนนคอการลงทนนะ ลองลยดแคไหนแคนน

4. ตะบตะบนทำ (Immediacy) : ความคดนจะทำใหเราทำทกสงทเขามา ทำทกอยาง ไมเคยปฏเสธ ตองการทำทกอยางเหมอนกบวาจะไมมพรงนอกแลว บางคนทำงานหนกตอเนองหลายชวโมงเม อร ส กลา สมองกคดอะไรไมออก โอกาสผดพลาดกมากข นกยงไมยอมหยด

เราอาจแกไขดวยการทำงานใหชาลง มการหยดพกเปนระยะละจากงาน หาส งพกผอนหยอนใจ กลบมาวางแผน เชควาส งน นตองการเมอไร ระลกเสมอวา ยงมวนพรงน สปดาหน และสปดาหหนา

5. กลว ไมมนใจ (Insecurity): พวกทกลวไปหมด กลววาถาทำจะมผลบางอยางเกดขน จะทำอยางนนกไมมนใจวาจะทำไดด เชน ไมกลาเสนอความคดใหมใหหวหนา กลววาจะสรางความไมพอใจ กลววาถาจดโตะทำงานใหม จะหาของไมเจอ สปลอยใหรกแบบนเราคนเคยกวากลววาอาจทำใหเราเสยโอกาสจากการทำแบบเดมๆ จงไมกลาเปลยนแปลง

เราอาจแกดวยการถามวา อะไรและอยางไรท เราตองการตองตดสนใจ เลอกวาสงใดทมคามากกวา ไมกลวทจะทง เลอกเฉพาะทจำเปนคอ need และทงสงทเปน want อยาเกบสงทเราสนใจแตไมไดประโยชนและศกษาหรอมองวาคนทมประสทธภาพเขาทำไดอยางไร

2) ลกษณะของบคคล (People Type) : หรออาจกลาวไดวาเปนสงทตดเปนอปนสยจนเปนตวแบบของคนประเภทนไปแลว เชน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T บางคนกมนสย และลกษณะทมแรงกระตน ความทะเยอทะยานการชอบทำอะไรใกล ๆ เสนตาย ไมชอบรอ ชอบลยเรว ๆ คนกลมนจะเนนในเชงปรมาณ คอใชเวลา มงมนสความสำเรจ การบรหารเวลากจะเปนในรปแบบทกาวหนาไป แตกตองเหนอยออน

บางคนกเปนคนทมลกษณะทสขมเยอกเยนงาย ๆ ละเอยดพวกนกจะเนนเรองคณภาพ มมาตรฐาน สมบรณแบบ ลงรายละเอยดการบรหารเวลากเปนในรปแบบทกาวหนา แตชาๆ ตองกระตนเปนระยะ

อยางไรกตามเพอใหเหนภาพชด สำหรบลกษณะทอาจมปญหาในการบรหารเวลา กอาจอธบายไดดงน

- พวกจบจด (The Optimist : good starters, poor finisher)ไดแก คนทมองโลกในแงดเกนไป เหนดวย เขาใจ อะไรกดดไปหมด อยากทำความตงใจสง มโครงการใหมเขามา รบปากเสมอ ฟตมากในตอนแรกพรอมจะเรมทนท ประเภทเรมตนดมชยไปกวาครง นดประชม ดเอาจรงเอาจงแตพอทำไดสกพกกจะวางมอ มอปสรรคกหยด มโครงการใหมไปเรมของใหม ทงทของเกายงไมเสรจ ชอบของแปลกๆ ใหมๆ สดทายงานไมบรรลเปาหมาย กลมคนเหลานควรทจะพยายามคดถงความเปนจรงเขาไวอยารบปากอะไรงายๆ รจกปฏเสธถาไมมนใจ อยาคดวาหนทางโรยดวยกลบกหลาบ อยาทำมากกวาทร เพราะจะทำใหเสยเวลา ใหกำหนดเสนตายไว ดกวากำหนดวนเรมตน

- พวกสมบรณแบบ (The Perfectionist) ไดแก คนทชอบทำงานใหเนยบ มขอมลครบ ตองการใหทกอยางด ตงใจและมมาตรฐานสงไปเสยทกเรอง ถาไมสมบรณแบบจะไมทำ ยอมรอดกวาทจะผลตสงทไมดสดทายกไมคอยไดผลตอะไรเปนชนเปนอน เกบเอาไวกอน ประเภททวาถาขอมลไมครบกไมทำ คนกลมนควรคดวา ทำดเพยงพอแลว คมทนททำแลวนะ อยาเลยเสนตายเพราะคณคาจะลดลง อยามเปาทสงเกนความตองการ เพราะงานบางอยางตองการพอสมควรกพอแลว


ANAGEM

ENT- พวกทลกทเล (The Rebel : good finishers ,poor starters)

พวกนเรมตนไมยอมทำ เอาไวกอน นกวามเวลา ใกลวนเดยวเสรจเอง ไมถงเสนตายไมทำ กำหนดเสนตายไวในใจ ไมบอกคนอน ไมสนวาคนอนจะรดวยหรอไม ไมสนเวลาหรอความตองการทแทจรง จะมาเรงเอาตอนทาย ลกนองมาถามเพอเตรยมการกอน กทำเปนโมโห ปลอยใหเหตการณตางๆ เกดขนจนมาใกลเสนตาย จงกลกจอทำ เชน พวกเตรยมสอบวนสดทาย อยางหามรงหามคำ พวกทวงไปขนรถไดในวนาทสดทายกอนทจะปดประตพอดทำรายงาน กตองตรวจตอนจะเขาหองประชม ไปขนเครองบนกใหเขาประกาศเรยกเปนคนสดทายเสมอ พวกนชอบสรางวกฤต สรางปญหาแลวกจะเขามาแกปญหา ถอวาตวเองเกง เจอแบบนบอย แมทายสดจะทำไดเสรจ แตกเหนอยแทบขาดใจ คนทไปดวยหรอทำงานดวยจะเบอหนายและไมอยากคบหา จะเปนการดกวา ถาไดเตรยมการและทำแตเนนๆ มวธปรบปรงคอ ตองพยายามทจะ ไมรบกวนคนอน รจกเกรงใจบอกความตองการของตนใหแนชดวาตองการแคไหน เมอไดแลวจบไมตองไปเพ มความตองการอก อยาพยายามรอจนถงนาทสดทายแลวคอยทำ เพราะมความเสยงอยมาก ตองเรมตนเมอไดเวลา อยารอไมจำเปนตองสรางวกฤตแลวโชววาเราแน ทำไดทน เพราะสกวนเราอาจพลาดและลมได

- พวกนกสงคม (The Socialist) ไดแก คนทชอบ “ รบปาก ”ไปเขางานสงสรรคทกอยาง ชอบออกงานสงคม มงานอะไรไปหมดเรองงานไวกอน ไปกลาวเปดงาน พบปะผคนเพอนฝง สงสรรคในวงสรางานแตงงาน งานเลยง เปนไดเจอหนาคนพวกนเสมอ ขนรองคาราโอเกะนดหมายพบปะเปยแชร กนไปเรอย แตเบองหลงมงานสำคญทคางคาไมเสรจมากมาย ทำใหไมมเวลาเปนของตวเอง พวกนบางคนจะชอบออกความเหน อานมาก รมาก รหลายเรอง ชอบหาขอมล ดงดดคนอนงายคนอนกชอบทจะคยดวย พวกนจะเขาฟงและรวมในกจกรรมตาง ๆ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T วธปรบปรงนสยแบบน คอ อยายอเมอคนอนจะขอตวกลบ สรางสมพนธภาพและเขางานสงคมในระดบปกต เหมอนคนทวไปกนาจะพอ

- พวกวตกจรต (The Worrier) ไดแก พวกขกงวล จะทำอะไรกกงวลไปหมด ไมเช อม นความสามารถตวเอง กลวงานน ไมเสรจพยายามหนงานเพราะกลวทำไมได ซงจะทำใหขาดความมนใจในอนาคตดงมาทำไดไมนาน ดงอกช นมาทำ กลวอกช นไมเสรจ ดงมาทำอกทงทงานเกากยงไมเสรจ หวาดวตก-กงวลวางานจะไมด นดพบคนโนนคนนดงคนอนมามสวนรวม ยงมากยงด คดวาจะชวยกลนกรองใหดขน ถามหาไอเดยจากคนอ นตลอด ทำใหเสยเวลา พวกนจะผดวนประกนพร งเลอนเวลาออกไปเรอยเมอมโอกาส พวกนตองปรบปรงโดย รองขอความชวยเหลอเมอรสกวาทำไมไดแน อยาทำงานมากกวาทรบได อยากลวทจะตงเปาหมายใหทาทายอกนด ขอใหมคนคอยเชคความผดพลาดของเราเจรจาเส นตายท เราจะทำได คยกบนายแลวบอกวาเราตองการความชวยเหลออะไร

ความนกคดและลกษณะของบคคลจงมผลเปนอยางยงตอการบรหารเวลาของตวเองและเรยกไดวา เปนอปสรรคสำคญทจะทำใหการบรหารเวลาหรอบรหารเหตการณใหสมฤทธผลตามทตงใจไว

ดงนน ไมวาทานจะบรหารเวลาหรอบรหารเหตการณ จะตองรจกตวเอง และคนอนใหดดวย


ANAGEM

ENT


บทท 12อปนสยของเรากบการบรหารเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เราจะเหนวา เวลาจะเดนอยางสมำเสมอทกวน ยดไมได หดไมไดหยดไมได ทกคนจะมเทาเทยมกน บรหารจดการกบเวลาท เดนอยทกขณะไมได ดงนน ตองคนหาใหไดวา ในชวตเราตองการอะไรกนแนเราตองมการวางแผนมการเตรยมการ บรหารเหตการณ (Events) ตางๆทเขามากระทบกบตวเรา ถาเราบรหารเหตการณตางๆได กเหมอนกบบรหารเวลาไดแลวนนเอง

ดงนนในความหมายของคำวา บรหารเวลาจงหมายถงการบรหารเหตการณในสถานการณตาง ๆ

เหตการณตางๆทเขามากระทบกบตวเรานน เปนผลมาจากบทบาทตางๆของแตละคนดงทไดกลาวมาแลว ทวาการตอบสนองตอเหตการณจะเกดขนจากอปนสย (Habits) และความเคยชนของแตละคน พฤตกรรมการบรหารเวลาทปรากฏจงแตกตางกนไปดวย

อปนสยเกดจากอะไรอปนสยของแตละบคลจะเกดจากองคประกอบ 3 ประการคอ

องคความร (Knowledge) ทกษะ (Skill) และความปรารถนา (Desire)ตวอยางเชน เราไปเลนกอลฟทกวนจนเปนนสย สงนเกดจากอะไร

กเกดจากการรวาเลนอยางไร เลนทไหน และเรากไดฝกฝนมาจนเลนไดมฝมอในระดบหนง และทสำคญคอเราชอบเลน เพราะกอลฟทำใหเรา

EVENT

EVENT

EVENT

No Control

Fully ControlTIME

Influence


ANAGEM

ENTไดออกกำลงกาย เรยนรวธคด ไดพบปะผคน และเราเลนไดอยางสนกมลนบอยๆ ทำไดดขน เรากจะทำสงนนอยเรอยๆ เมอนานเขาๆ กจะเลนจนเปนนสย บางคนกเลนจนตด

คนทเลนการพนน ดมสรา มากๆ กจะทำจนเปนนสย สดทายกตดสงนนไปเลยกม

อปนสยจงเกดมาจาก 3 สวนนนสยในการบรหารกมลกษณะเชนเดยวกน ถาเราทำไปเรอย ๆ

หดบรหารไปเรอย ๆ กจะตดเปนนสยไดเชนกน แตปญหาทสำคญคอจะทำอยางไรทจะแกใหนสยเกา ๆ ทเปนอปสรรคในการบรหารเวลา เชนการผดวนประกนพรง การชอบรบปากทกเรอง การเขาไปกาวกายงานของคนอน การอยากไดทกอยางมาไวกอน การเปนคนหยมหยม ฯลฯใหหมดไปกอน

นกจตวทยาเชอวา การทเราจะเลกอปนสยเดมนน กเกดจากความรทกษะและความตองการของเรานเหมอนกน เพราะเมอเราทำสงใหมทดแทนสงเกาไปเรอยๆ และพบวาไดผลกรรมทด เรากจะมกำลงใจและทำมนอยางตอเน อง แลวนสยใหมกจะมาแทนนสยเกา แตกน นแหละในทางปฏบตน นเปนสงท ไมงายนก เพราะเมอเร มตนนสยใหมแลวหลายๆคนกมกจะลมเลกความตงใจเสยกลางคน เชน เราไปซอเครองออกกำลงกายมา วนแรกๆ เรากอาจจะกระตอรอรนอานคมอทดลองทำวนทสองทสามกอาจจะทำ แตสวนใหญจะไมนาน บางรายกไมเกนสปดาหแลวก ห างเหนออกมาเร อยๆ จนทกว นน เคร องออกกำลงกายไดเปลยนเปนทแขวนเสอผาไปหมดแลว

นกจตวทยาบางทานไดเสนอวา หากเราตองการปรบเปลยนพฤตกรรมของเรา ใหเราทำสงนน 21 วน หรอ 21 ครง ตอเนองกน ในวนท22 หรอครงท 22 รางกายเราจะปรบสภาพได และเราจะทำสงนนโดยอตโนมตไมรสกฝน ตอนนนเรากจะเรมมนสยใหมแลว ดงนนจะเหนวา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T สำหรบคนททำไดอยางตอเนองเปนปๆแลว วนไหนทไมไดออกกำลงกายไมไดไปเลนแบดมนตน ไมไดไปตกอลฟ ไมไดไปวง ไมไดไปฟตเนส ฯลฯเขากลบจะร สกหงดหงด เหมอนตดยาเสพตดชนดหนงเหมอนกนตรงกนขามกบคนทเรมตนจะไปออกกำลงกาย เมอถงวนกมกจะมเหตการณหรอขออางททำใหไปไมได เชนตดงานดวน ปวดหว ไมสบาย ฯลฯ แลวกผดวนออกไป สดทายกอาจลมเลกความตงใจ

ผทตองการปรบเปลยนจงจำเปนตองอาศยความอดทน ในชวงแรกและในชวงหลงเรากจะทำไดเองโดยธรรมชาต มบคคลอกกล มหนงท เปล ยนแปลง พฤตกรรมไดเรวมากคอกล มบคคลท ไปพบแพทยแลวพบวาเปนโรคท อนตราย เชน เปนโรคเบาหวาน คอเลสตอรอลสงความดนตำ ตบอกเสบ ฯลฯ พฤตกรรมการกนอาหารและการออกกำลงกายจะดขน ทงทกอนหนานกร จกโรคเหลานมาบางแลว แตไมคอยสนใจเพราะคดวาเปนเรองไกลตว การเปลยนแปลงพฤตกรรม การกนไดอยางรวดเรวน เปนเพราะความปรารถนา (Desire) ทแรงกลานเอง ตามจรงจะเปนการดกวา ถาเราเรมตนทำเสยแตวนน ไมตองรอใหเปนโรคเสยกอน


ANAGEM

ENT


บทท 13ผลเสยของการไมบรหารเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ถาเราเปนพอ แตไมมเวลาใหลกๆเลยถาเราเปนลก แตไมเคยไปเยยมเยยน ดแล พอ-แมของตวเองเลยถาเราเปนพนกงาน แตทำผลงานไมถงเปาหมาย หรอผดพลาด

อยตลอดเวลาถาเราเปนผบรหาร แตบรหารไมเปน ทำอะไรฉกละหก ยงเหยง

ไปหมดถาเราเปนเพอน แตไมเคยชวยเหลอ นดแลวสาย รบปากแลวลมถาเราไมบรหารเวลา หรอบรหารเวลาไมได ผลเสยยอมจะเกด

กบตวเอง และกระทบถงบทบาทตางๆทม นนยอมแสดงวาเราไมไดแสดงความรบผดชอบ ในบทบาททเรามอยอยางมากพอ

ความตองการตางๆทเขามาตามแตละบทบาท จะทำใหเราจำเปนตองบรหาร ตองตดสนใจเพอตอบสนองความตองการนนๆ และตองแสดงความรบผดชอบ ถาเราบรหารเวลาไมได ผลเสยตางๆ กจะตามมา เชนรสกผด เปนกงวลทไมไดทำ รสกเครยด เซง ทอแท บางคนเมอทำงานหนกมากๆโดยไมไดพกผอน กระทงเครยด โรคทางกายกตามมาเชนโรคหวใจ ความดนโลหต โรคกระเพาะ หรอ บางคนทมเชอโรคอยในตวอยางไวรสตบ ทไมแสดงอาการในภาวะรางกายปกต กจะแสดงอาการออกมาเพราะรางกายทำงานจนออนแอเสยแลว บางคนทำงานหนกมาก จนลมปวยหรอ ถงขนเสยชวตไปเลยกมใหเหนบอยๆ

การทเราปลอยใหชวตอยภายใตความเครยดนานๆ นน กเหมอนเราวางหนลงบนไมกระดาน ซงแรกๆกระดานกจะตานแรงกดทบ หากแรงกดทบมากไมกระดานกจะแอน แตหากปลอยไวนาน ๆ ไมกระดานกอาจจะแอนและเอนงอถาวรได เหมอนสภาพรางกายทเราปลอยใหมความเครยดนาน ๆนนเอง


ANAGEM

ENT

เหมอนกบเร องๆหน ง ท ว ทยากรเชญผ เข าอบรมออกมาหนาชนแลวหยบแกวนำขนถามวา “ เราคดวาแกวนำนหนกกกรม ”ผเขาอบรมตอบวา “ ราว 20-500 กรม ”

“ ความสำคญไมไดขนอยกบวาแกวนหนกเทาไรแน แตขนอยกบวาเราถอมนนานแคไหน ”

“ ถาเราถอมนแคนาทกอาจถอไดสบาย ”“ ถาหนงชวโมงละ เราอาจปวดแขน ”“ ถาถอทงวนละ เราอาจตองเรยกรถพยาบาล ”“ มนจะหนกมากขนเรอยๆ ”“ ถาเราทำงานหนกตลอดเวลา วนแลววนเลา รางกายเรากจะรบ

ไมไหว ”“ เราจงจำเปนตองวางแกวนำลงบาง เพอทเราจะไดพกและ

คอยกลบมายกใหมได ”

การมบรหารเวลาของเรา สงผลตอสขภาพและจตใจของเราในลกษณะนนเชนกน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เมอเราบรหารเวลาไมด เราจงประสบกบสถานการณเหลาน คอ1. ทำงานหนก2. ลกลลกลน3. ยงเหยง4. ตะบตะบน5. ชวตไรจดหมาย6. เครยด7. โรคหวใจ8. คนรอบขางไมอยากคบหา

แตกมบางคนกอาจรสกเฉย ๆ ทตวเองไมไดทำบทบาทหนาทนนเพราะไมรสกเปนความรบผดชอบกม บคคลกลมนหากนานวนกอาจเปนบคคลทนาเบอหนายของคนรอบขางไมมใครอยากคบหา เปนลกนองกไมมคนอยากได เปนหวหนากไมมคนอยากอยดวย เปนเพอนเพอนกไมคอยอยากคบหาสมาคม เพราะความไมรบผดชอบในบทบาทหนาทของตวเอง

ดงนน แสดงวาเราจำเปนตองมความรบผดชอบในบทบาทของเราแตเปนการแสดงความรบผดชอบทสมดล

ทำอยางไรใหเวลาในแตละวนเพยงพอสำหรบบทบาทตาง ๆจงเปนเรองทสำคญเอามากๆ ทำอยางไรใหบทบาทของตวเองทมในหลายๆบทบาทมประสทธภาพมากทสดยงเปนเรองทสำคญ

ดงนน ผทยงวนเวยนเปนทาสเวลา และตองการหลดพนวงวนเดมๆใหได จะตองผลกดนตวเองใหออกจากชวตเดมๆมาเรมตงตนใหมหาเปาหมายของชวต มหลกชยของความสำเรจ (Milestone) ในทกๆบทบาทแลวจะใชชวตอยางสนก มความหมาย มทศทางทชดเจน

มพฤตกรรมหลายอยางทเปนอาการทแสดงวาเราเรมมปญหาเรองการบรหารเวลา


ANAGEM

ENT

เราเคยเปนเชนนนบางไหม และเราเปนเชนนนบอยแคไหน

ถาเราเคยเผชญหนาเชนนนบอย เชน เคยมคนขายประกนชวตบตรเครดต ทเราไมมความตองการจะซอ และสดทายกตองซอ หรอปวดปสสาวะในขณะขบรถ หรอลนหาทเตมนำมนรถ ฯลฯ ถาสงนเคยเกดกบเรา มากกวา 2-3 ครง แสดงวาเรายงไมไดเปลยนแปลงทศนคตและวธแกปญหา สงตางๆ เหลานไมเพยงทำใหเราเสยเวลา แตบางอยางกมผลกระทบตอเรายาวนาน การฝกปฏบตและเปลยนแปลงแนวทางการบรหารเวลาจะชวยใหเราไมตองเผชญหนาเหมอนเหตการณทผาน ๆ มา

ขบรถจนนำมนหมด ตองลนหาปมเตมนำมนตงใจจะไปซอของทหางพอไปถงมวแตดอยางอน จนลมซอของทจะซอนำงานกลบไปทบาน แตไมไดทำอะไร ตองหอบกลบมาททำงานตอนเชาลมจายคามอถอ/คานำ/คาไฟหรอทะเบยนรถ ฯลฯจนตองเสยเงนคาตอใหมซอหนงสอทสนใจ แตจนปานนยงไมไดอานอยากออกกำลงกายอยางสมำเสมอ จนปานนกยงทำไมไดซอเครองออกกำลงกายมา แตตอนนไมไดใชแลวไมไดเขาหองนำกอน ปวดปสสาวะและตองอนไวเพราะรถตดดของอยางหนงไวอยากไดอยแตไมตดสนใจเสยทวนหลงตดสนใจจะซอแตไมมของแลวอยากออกความเหนตอนประชม แตเอาไวกอน สดทายไมไดพดไมไดแสดงความคดเหนคนมาขายประกน บตรเครดต อยากปฎเสธตอนแรกไมไดคดจะซอเลย แตสดทายตองเสยเวลาในการนงฟงหรอซอทงทไมอยากซอฯลฯ

เราเคยเปนอยางนบางไหม ?


ANAGEM

ENT


บทท 14ประโยชนของการบรหารเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เราอานหนงสอเลมนเพออะไรบางคนตองการมเวลาวางไปทำในสงทยงไมไดทำ เชน การเดนทาง

ทองเทยว การออกกำลงกาย และการดแลลกๆบางคนมความฝน แตตอนนยงไมไดทำ เพราะมวแตทำงาน

อยางเดยว ถาไมมคนถาม กแทบจะลมความฝนของตวเองไปแลวบางกวา อยากใชเวลาทมเทากน ทำงานใหไดมากกวาเดม หรอ

มคณคามากขนบางคนอยากบรหารเรองทดวน และดวนมาก ใหมประสทธภาพ

เพราะเรองทเขามาหาตวเองแทบจะเปนเรองดวน-ดวนมากทงสนบางคนอยากมาศกษาเรองการบรหารเวลา เพอจะไดกลบไปบอก

เจานายในททำงานบางคนกอยากรวาสงททำในปจจบนเหมอนกบแนวทางทคนอน ๆ

ทำ หรอไมอยางไรบางคนอยากสรางฝนใหเปนความจรง ฯลฯไมวาจะคดอยางไรเมอวเคราะหแลว จะเหนวาวตถประสงค

ของคนสวนใหญในการบรหารเวลากคอ เราตองการใหชวต 2 ดาน คอชวตการทำงานและชวตสวนตวของเราใหมความสมดล สงบ สบายใจบรรลเปาหมายทแทจรงทเราวางไวกลาวคอ

CREATE SYST

PERSONALPRODUCTIVITY

PROFESSIONALPRODUCTIVITY

CREATE

SYSTEM

ความสงบ สบายใจINNER PEACEสมดล มหลกการ

BALANCE ,INTEGRITYความราบรนของชวต

HARMONY


ANAGEM

ENT1. ชวตสวนตว (Personal Productivity) : มเวลาใหกบสงตางๆ

เชนครอบครว ดแลบาน ดแลคณพอคณแม ดแลสขภาพกายใจสรางสมพนธกบญาตๆ ซงถอวาเปนพนฐานทสำคญสำหรบชวตของเรา

2. ชวตการทำงาน (Professional Productivity) : การทำงานเปนสวนหนงของชวต ทจะชวยสนบสนนใหชวตของเราเตม ไมใชเพยงการหาเงนเทานน แตการทำงานยงทำใหเราไดเตบโต เรยนร มการยอมรบ มสงคมฯลฯ เราจงจะทำใหการทำงานประสบผลสำเรจดวย

แนนอนวา ถา 2 สงนนขดแยงกน เชน ทำงานหนกเพอใหไดคาตอบแทนสงขน เพอมาเลยงครอบครว แตสดทายมนหนกเกนไปไมมเวลาดแลครอบครว ลกๆ เสยคน คณพอเหงาเศราใจ ตรอมใจหรอสขภาพตวเองทรดโทรม จนยากจะเยยวยา ฯลฯ เหลานลวนแตทำใหชวตขาดสมดล และมปญหาตามมา

หากเราตองการให 2 ดานนนสำเรจ เรากควรทจะตองจดระบบหรอปรบระบบการใชชวตของเราใหม ตองเปลยนมมมอง ทงนเพอใหชวตโดยรวมมความสงบ สบายใจ มสมดลมหลกการและมความราบรนของชวต

สรปแลวประโยชนทจะไดรบเมอเราบรหารเวลาไดประสบผลสำเรจกคอ

1. มเวลาทำสงทเราตองการ2. เพมเวลาวาง3. ตดสนใจดขน4. สขภาพดขน 5. มประสทธผลและผลผลตดขน6. ชวตงายขน7. งานงายขน8. ผอนคลาย


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 9. เสยงนอยลง10. ลดความเครยด

วตถประสงคเหลานจะไมเกดขน ถาเราไมมระบบทจะมาชวยกลนกรอง การสรางระบบและแนวความคดนจะตองกลาทจะเปลยนแปลงบางอยางท เราเคยทำและสรางภาระทไมพงปรารถนาใหเรา เราจะตองลงทนในการคนหาความตองการทแทจรง คนหาเปาหมายและความฝนของเราตองวางแผน มเทคนคและวธการทจะชวยให เราทำในสงนนอยางตอเนองจนเปนนสยของเราตอไป


ANAGEM

ENT


บทท 15หลก 7 ประการ เพอเตรยมรบมอกบการบรหารเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เราตองลงทนบางอยางเหมอนกนเพ อท จะไดเวลาคนมานนกคอการเปลยนความคดของเรา ดวยการแสวงหาความรและแนวทางทจะทำใหเราประสบผลสำเรจมากกวาวธเดม เพราะหากเราคดแบบเดมผลกจะออกมาแบบเดม ๆ

เมอเราตระหนกแลววา เวลาเปนสงทเปลยนแปลงไมได เพมไมไดลดไมได เราจะมาเนนทกจกรรมและสถานการณตางๆ ทจะเกดขนและใชประสบการณทเรามอยวเคราะหวา สงนนมกจะเกดขนอยางไรสำคญกบตวเราแคไหน ควรใชเวลาทำสงนนนานเพยงใด ฯลฯ เพอทวาเราจะไดมกรอบความคดบางอยางไวรบมอกอนทจะพบสถานการณจรง

ในเบองตนน เราควรจดสรรเวลาไวเพอรบมอกบธรรมชาตของสถานการณบางอยาง เชน

1. ควรมเวลาวางเพอรบงานทไมคาดคดบาง (Availability) เพราะวนหนงๆไมไดหมายถงวาเราจะควบคมทกอยางไดหมด อาจมการเรยกประชมดวน ลกนองนอยใจตองการใหปลอบใจ นายตองการใหทำงานแทนกระทนหน นายเปล ยนความคดใหเปล ยนว ธ การทำงาน ฯลฯสงนอาจเกดขนได และถาเรามเวลาทไมแนนเกนไป เรากพรอมรบมองานพวกนไดบาง และนนหมายถงความยดหยนและความเปนมออาชพในการบรหารเวลาของเรา

2. จำกดเวลาใหกบสงทมารบกวนเราไมใหมากเกนไป (LimitingAvailable) เชน การใชโทรศพท มคนโทรมาตอขอใหเราทำบตรเครดตหรอทำประกนชวต เราอาจบอกวาแลวเราจะตดตอกลบไป คนมาขอขอมลคนเดนมาพบโดยไมนดลวงหนา พวกประเภทพอดมาเจอเลยอยากเลาเรองโนนเรองนใหเราฟง เราตองตอบรบบาง แตหากยดเยอกอาจบอกวาเราจะโทรกลบไปทหลงหรอแวะไปหาทหลง คอ เราตองมขอจำกดใหกบส งตางๆ ท เราจะทำ ไมใชรอหรอยอมรบเหตการณเหลาน โดยไมมทศทาง เราอาจใหเวลานอยสำหรบการขดจงหวะพวกน หากเกนขดจำกดหรอเรารสกวามากไป เรากขอตวและจะตดตอกลบไปภายหลง


ANAGEM

ENT3. จำกดหรอกำหนดชวงเวลาทจะทำงานชนหนง ๆ หมายความวา

เราควรประมาณการวาเราจะใชเวลาทำงานนนนานเพยงใด เหมอนการกำหนดเปาใหตวเอง เมอเราใชเวลามากเกนไปแลว เราตองรบถามตวเองวาเราจะยอมเสยเวลาตอไปไหม คมไหม ถาคดวาพอแลวเรากจะหยดและสรปเทาททำได เพราะไมเชนนนแลวเราอาจเสยเวลาไปกบสงตาง ๆทไมคมคากบเวลาทเสยไป

4. ใหความสำคญกบงานนนๆ มความสำคญในระดบใด บางทเมอเรารวาเราใชเวลามากแลวแตไดผลนอย กอาจตองพจารณา เพราะงานทกอยางไมใชสำคญเทากน ความสำคญกบความเรงดวนนนแตกตางกนมากเราตองดทความสำคญเปนหลก และใหเวลามากๆ กบสงทสำคญ อาจใชกฏของ Pareto’s Principle 80/20 Rule คอ ใหเราคดวางาน 100 ชน จะม20 ชนเทานนทสำคญๆ และสงผลตอการเปลยนแปลง ดงนนใหเวลาทจำกดกบงานทไมตองการเลศลอย แมหากมเวลาเกน เรากตองถามวาถาใชเวลาเกนเทานแลว มนคมกบทเสยไปไหม ทำอยางอนคมกวาไหม และเอาเวลาไปใหกบสงทสำคญมากกวา

5. เกยวพนกบเราแคไหน (Limiting Involvement) คอตองวเคราะหวางานนนเกยวพนกบเราแคไหน หากไมเกยวพนมากอยารบปากหรออาสาทกเร อง และทสำคญคออยาทำเองทกเร อง ปลอยใหคนทเก ยวพนเร องน นมากกวา รบภาระเร องน นไป แตถาเก ยวพนกบเรากอาสารบทำเรองนนเลย

6. มาตรฐานทจะทำในเรองนน ๆ (Limiting Standard) คอเราจะไมกำหนดวาทกงานตองเลศลอย บางงานแคพอใชกพอ บางงานตองพถพถนตามแตทเราพจารณา เราตองตระหนกวางานทกชนไมสำคญเทากนหมดหรอก และทสำคญในความสำคญนนๆ กยงมระดบทสำคญแตกตางกนดวยเราตองกำหนดมาตรฐานทจะทำเรองนนๆ ดวย

7. วเคราะหความเรงดวนของงาน (Limiting Urgency) ถางานนนไมเร งร บใหนำงานน นมาวางแผนทหลง เพราะเราย งมเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T สำหรบการวางแผนอย ถาเปนงานเรงดวนตองถามกอนวาเราจะทำไหมจะใชเวลามากไหม คมคาท จะทำไหม ถาเสยเวลาไมมากกอาจจะทำถาตองใชเวลามากและไมคมกยกเลกไป


ANAGEM

ENT


บทท 16เปาหมายคอเขมทศนำทางเรา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลงจากท เราไดทราบพ นฐานความคดและแนวทางตางๆเกยวกบเวลามาบางแลว เราจะเรมตนตงหลกเพอจะบรหารเวลาของตวเราใหมประสทธภาพมากข น สงแรกและส งท สำคญทสด กคอเราตองตงเปาหมายในชวตของเรา เปาหมายนแหละจะเหมอนเขมทศนำทางจะทำใหเราเดนทางไปไดตามแนวทเราปรารถนา ไมออกนอกลนอกทางเปรยบเหมอนดวงจนทรท นำทางเรา ใหแสงสวางและใหกำลงใจเราบางคนกเรยกวา Personal Vision

เปาหมายนนสำคญมาก เพราะจะเปนทงสงทเราหวง เปนตววดวาเราถงไหนแลว และทำใหเรารตวเองวาเรายงมความฝนในชวตของเรามเร องเลาอย เร องหน ง ท มกจะเลาใหคนท ทำงานท เหน อยหนายกบการทำงานฟงเสมอ เรองมอยวา

หนมธนาคารคนหนงเพงรบเงนเดอนและอยากจะผอนคลายใหสมกบความเหนดเหนอย เขานงทานอาหารและฟงเพลงทรานแหงหนงแถวตลาดคลองเตย เมอเวลาลวงเลยถงเทยงคนและรานคาเองกกำลงจะปดเขาเดนออกจากรานดวยอาการมน ๆ กอนจะมาโบกแทกซมเตอร ทขางถนนแทกซจอดและเขากขนไปนงดานหลง....

“ พจะไปไหนครบ ” คนขบแทกซถามอยางสภาพชายหนมเงยบอยสกพกกอนจะถอนหายใจแลวตอบวา“ ไปกไหนกได… ไปเรอย ๆ”

เขาเองกยงไมรวาจะไปไหนดรแตวาขนนงแทกซแลวม หลกประกนวา ไมตองเดน คนขบแทกซขบไปไดซกพกกหนมาถามอก

“ พครบผมจะถงใตทางดวนแลว พจะไปไหนครบ ”“ ไปเร อยๆ….ไมตองเปนหวงมเตอรข นเทาไรมเงนจาย ”

เขาตอบเหมอนตดรำคาญ“ ถางนผมวงขนทางดวนกแลวกนนะครบ” คนขบแทกซตดสนใจเอง


ANAGEM

ENTเขาขบรถมานานพอประมาณจนเกอบถงบางนาจงถามอกครง

“ พครบผมมาถงบางนาแลว…..ไมทราบวาพจะไปไหนครบ ”“ เฮย… ทำไมถามบอยจง.. ไปไหนกไดไปเรอย ๆ ”“ ครบ…ถางนผมกลบทางเดมไปคลองเตยนะครบ ”วาแลวคนขบแทกซกวนมาทคลองเตยระยะเวลาผานไป และเขากลบมาทใตทางดวนเชนเดมคนขบแทกซจงถามขนอกวา “ พครบผมมาใตทางดวนอกแลว….

ไมทราบวาพจะไปไหนครบ ”“ไปไหนกไดนา ไมตองเปนหวงมเตอรขนอวกจายเงน”“ ครบ ”คนขบแทกซขบรถขนทางดวนมาลงบางนา แลวกกลบไปคลองเตย

ใหม เขาขนทางดวนเปนครงท 3 และพยายามถามผโดยสารแลว แตไมไดคำตอบความอดทนเขามจำกด จนในครงสดทาย เขาไดถามอกครง

“ พครบ ผมวนมา 3 รอบแลวนะครบ พจะไปไหนครบ ”“ เฮย.. ทำไมถามจง กบอกแลววาไปเรอยๆ มเงนจายกแลวกน ”คนขบแทกซตดสนใจเลยวรถเขาโรงพก เปดประตแลวลงมา

เปดประตหลง“ ลงมาเลย…ลงมา แลวจายเงนมาทง 350 บาท ”คนขบแทกซพดพลางดงตวชายหนมลงจากรถ ตำรวจทานหนง

เหนเสยงดงโวยวายจงรบเขามาไกลเกลย“ น…ผมมเงน ไมไดขอขนฟร ”ชายหนมพดพรอมควกเงนสดออกมาใหด ตำรวจเหนดงนน

กถามแทกซวา“ เออ.. เขากมเงนน ทำไมไมไปกบเขาตอละ ”แทกซตอบอยางมอารมณใสหนาชายหนมคนนนวา “ ผมเบอครบ

ผมวนมา 3 รอบแลว ไมรวามนจะไปไหน จายเงนมาผมไมไปกบมนแลว”


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T คำถามทเราตองถามกคอ คนขบแทกซไดเงน แตเหตไฉนเขายงเบอกอนจะตอบคำถามน กตองถามเราเชนกนวา เราทำงานเราได

เงนเดอนไหม กคงไดเชนกน แลวเราเบอไหม ถาเราเบอ เบอทตองพบกบสภาพจำเจ งานเกาๆวนไปเวยนมา ไมรทำไปเพออะไร เรากอาจจะคลายกบคนขบแทกซนกได คอ เพราะเราไมมเปาหมายในการทำงานนน ๆ

แลวถาคนไมมเปาหมายในชวตจะยงนาเบอกวานอกหลายเทาทำงานไปวนๆ แตไมรวาตวเองตองการอะไร และแนนอนไมมใครบอกเราไดวาเราตองการอะไร เราตองคนหาและบอกตวเอง ดงนนเปาหมายจงเปนสงทสำคญทหลกเลยงไมได ภารกจแรกของเรา คอ ตองมความฝนกลาทจะตงเปาหมายใหกบชวตของตวเอง


ANAGEM

ENT


บทท 17ไมมเปาหมาย บางทเรากไมเรมตน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลายๆคนกอาจคดอย ว า เปาหมายกสำคญ แตไมมเวลาหรอไมกไมไดเคยคดทจะตงเปาหมายอยางเปนจรงเปนจง เราอาจคดวาเรายงมเวลากเลยไมใหความสำคญกบการตงเปาหมายเทาทควร

ตามจรงในหนงสอเกยวกบการบรหารงาน-พฒนาตนเอง หลายตอหลายเลม ตางกแนะนำใหเราตงเปาหมายดวยกนทงนน ทงนกเพราะเปนสงทสำคญจรงๆ และเปนสงทมคณคาอยางมากสำหรบชวตของเรานกกฬาหรอนกการเมองทประสบผลสำเรจ สวนหนงกมาจากการตงเปาหมายน บล คลนตน พตท.ดร.ทกษณ ชนวตร ไทเกอร วด ภราดร ศรชาพนธฯลฯ บคคลเหลาน ถาเราไดทราบประวตของเขา พวกเขาลวนมเปาหมายและไมไดเปนการบงเอญทกาวมาถงจดสำคญของชวตทงนน

เราควรตองรบตงเปาหมายและทำในสงทเราฝนใหเรวทสด เพราะเราไมรวาถาเราปลอยเวลาใหผานไป เมอไรเราจงจะไดเรมตน และบางทกอาจไมมวนนน หรอวนนนทเราคดจะเรมตนมนกสายเกนไปแลว เพอใหเหนความสำคญ ขอนำเรองหนงทไดแงคด โดยมคนสงผานมาทางอเมลลองอานดจะทำใหเราเหนวา มนสำคญแคไหนทเราตองรบตงเปาหมายและทำในสงทเราควรทำ

เรองนชอวาวนสดทายของชวต“ ถาวนนคณรวาวนสดทายของชวตกำลงจะมาถงวนนกคอวนเรมตนของชวต ”ลองคดทบทวนกบประโยคนดๆ นะทำไมวนเรมตนของชวตคอ วนทเรารตววาใกลจะตาย ผมเลาเรอง

ของคนคนหนงใหฟงดกวา เพอจะไดไมตองมานงอธบายรปประโยคกนใหเหนอย ททำงานคณมการตรวจสขภาพกนรเปลาครบ กคอการตรวจรางกายทวไปประจำป ตรวจโรคตดตอ ใชทสำคญมการตรวจเลอดดวย

มคนรจกคนนงทกวนนกไมรจะบอกวาเคาโชคดหรอ โชครายกนแนเปนผชายทเขาขายของกลมเสยงกวาได เอาทกอยางยกเวนการพนนคนนแหละครบ ทผลการตรวจเลอดประจำปออกมาวา เขาเลอดบวก


ANAGEM

ENTแตหมอยงไมยนยน แลวกนดใหไปตรวจใหมอกสามเดอน เปนอนวาหลงวนตรวจเลอดและรผลเทานนแหละครบชวตดบทนท งานการไมไปทำหลบตวอยกบบานประมาณอาทตยนงได พอเพอนๆ เจอหนาเคาอกทคราวนเปลยนไปเปนคนละคนเลย เพอนชวนไปไหนกไมไปเลกงานแลวกไปหาแฟน พาแฟนไปทานขาวกบพอแมทบาน เหลาบหรกไมแตะอกเลยแลวกไมพดถงเรองผลการตรวจเลอดอก เขากลบมาทำทกอยาง เลนกฬาเทยวตางจงหวด พาพอแมเทยว จนบางทเรากอดสงสยกนไมไดวาชวตมนม48 ชวโมงหรอไง เพราะมนใชเวลาทกนาทคมมาก

จนกระทงคนทางบานและแฟนมนแปลกใจ อดไมไดทจะแอบโทรมาถามเพอนวาเขาเปนอะไรเหรอ ทำไมทำตวเหมอนคนซงสจธรรมเลยตอนนนพวกเรากองนะครบ เพราะทกคนรดวาเพราะอะไรแตกมเพอนคนนงพดข นมาวา นถามนเปนคนดยงง แตแรกมนกไมตองตายแลวหละใชครบถามนเปนคนดยงงแตแรกมนกไมตองตาย ทกวนนมนฟนกลบมาเปนคนอกครง

หลงจากน นสามเดอนใหหลง ผลตรวจเล อดปรากฏวามนไมมเลอดบวก ประโยคทมนบอกกบพวกเรา มนบอกวามนดใจทพระเจาสงมนไปดดนสยในนรกมาสามเดอน ทกวนนมนรกครอบครวรกแฟน แลวพวกเรากคดวามนทำทกอยางไดดเทาทคนรกควรจะทำจนบางทอดอจฉาไมได อยากใหช ว ตเฉ ยดๆ อะไรอยางมนบางชวตของเราเรมตนเมอวนทเรารตววากำลงจะตาย หรอจงใชชวตวนนใหเหมอนวาวนนเปนวนสดทายของชวต มนกมความหมายเหมอนกบวาคนเราไมรจกคณคาของชวตจนวนสดทายของชวตมาถง วนนนแหละทเราจะรวาเราอยากทำอะไร แลวทำไมเราตองรอจนกระทงวนสดทายมาถงกอนจงคดจะทำอะไรทใจอยากทำ

แลวถาสมมตวาพรงนคณกำลงจะจากคนทคณรกไปหละ วนนคณจะทำอะไรใหเขาบาง


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เพราะฉนน เราควรตองมเปาหมายและทำสงตางๆ เพอบรรลเปาหมายนน เราไมรหรอกวาเราจะมเวลาอกแคไหน บางคนไมเลกเหลาเพราะคดวา ไมเปนไรนา ไววนหลง บางคนไมเลกการพนนเพราะคดวาไมเปนไรนา ไววนหลง บางคนไมเลกบหรเพราะคดวาไมเปนไรนา ไววนหลงเราไมอาจรหรอกวา วนหลงทเราคดไวนน จะมโอกาสไหมและบางทมนกสายเกนไปกม เราอาจโชคไมดเหมอนชายหนมในเรองทเปนเพยงแตฝนรายทคดวาตวเองเปนโรคราย เราอาจไมโชคดเชนนนกได เรมตนตงเปาหมายและเดนหนาทำเสยแตวนน กอนทอะไรๆจะสายเกนไป


ANAGEM

ENT


บทท 18เปาหมายของเราเปนอยางไร


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T มคนเคยเปรยบเทยบไววา หากชวตเราเปรยบเสมอนเกมโยนบอล5 ลกสลบกนไปในอากาศคลายนกเลนกล บอลทง 5 เปรยบไดกบ งาน,ครอบครว, สขภาพ, เพอนและจตใจ

เราคงตองบอกวา งานนนคงตองเปนลกบอลยาง ซงแมวาเราจะพลาดพลงทำตกกครงมนกสามารถทจะกระเดงกระดอน กลบมาใหเรานำกลบมาเลนตอได แตบอลอก 4 ลกทเหลอ คอ ครอบครว สขภาพเพอนและจตใจ นนเปนเชนลกแกว การพลาดพลงทำลกใดลกหนงตกไปนนแมเปนเพยงแครอยถลอก รอยตำหนเลกๆ รอยหกแหวง หรอแตกละเอยดกลวนแตเปนสงทเราไมสามารถแกไขใหมนกลบมาเปนลกแกว ทแววใสดงเดมได

ดงนนเราจงควรระลกอยเสมอวา.....ชวตเราคอ.....การตอสประคบประคอง บอลทง 5 ลก ทแตกตางกนโดยสนเชงใหสมดลมากทสด.....

นนเปนขอคดในการตงเปาหมายทดสำหรบเราแลวเรามเปาหมายทง 5 ดานของเราอยางไร เราอยากเปนอะไร

อยากไดอะไรถาเรายงนกไมออก ขอใหเราสมมตวา เรากำลงเลยงฉลองกน

วนทเราอาย 60 ป เรากำลงขนไปกลาวกบเครอญาตและเพอนสนททมาในงานของเรา เราจะพดสงตางๆ ทผานมาในชวตของเราวาเราภมใจ ดใจกบอะไรบางและสงสำคญในดานตางๆทเราไดทำมาแลวในชวตของเราอยางไร

ตวอยางทเราอาจนำมาเขยนในเปาหมายระยะยาวของเรา เชน1. สขภาพ : เราเลนแบด 3 วน/สปดาห คอลเลสเตรอล เบาหวาน

นำหนกอยในเกณฑปกต สายตามองเหนด ตบ หวใจเชคทกป แขงแรงด2.ชวตการทำงาน : เคยไดตำแหนงผานการเปนหวหนาทไดฝก

การบรหารมาแลว ลาออกกอนเกษยณ(Early Retire) เพอใหยงมพลงทจะทำสงอนๆ เปนอาจารยสอนพเศษตามสถาบนการศกษา ตงบรษททปรกษาดานการบรหาร เปนนกเขยนประจำนตยสาร และเขยนหนงสอ


ANAGEM

ENT3. ชวตครอบครว : อยกบภรรยาคนเดม ลกมรางกาย-จตใจ

ทเขมแขง สอนใหลกเลนกฬาไดอยางนอยคนละ 2 ชนด เลนเครองดนตรได1 อยาง พวกเขาเรยนจบปรญญาโทเปนขนตำ มอาชพเปนหลกแหลง มหลานไปไหนกนเปนครอบครวกบญาตๆ เปนเจาของไรผลไมทตางจงหวดไปเทยวและอยพรอมหนาอยางนอยปละครง

4. สมพนธภาพกบสงคมเพอนฝง : สงสรรคกบเพอน 1 ครงในทกหกเดอน ไปงานเลยงรนสมยเรยนมธยม-มหาวทยาลย เขาสมาคมนกเรยนเกาญปน และพบกลมเพอนสนททเรยนมหาลยปละครง ยงคบหาและโทรหาเพอนเกาๆ เปนระยะ

5. จตใจ : เปนผใหญมากขน อดทนไดมากขน ไมข โมโหไมตกใจงาย รบสภาพตางๆ ไดด ไมขโมโออวดเกนเหต มความสขแมในสถานการณทเลวรายกตาม จตใจพรอมรบทกสถานการณ ชวงชวตหลงจากนคอกำไรของชวต

การเขยนรายการของเปาหมายจะชวยใหเราชดเจนมากขน เปรยบเหมอนกบภาพแหงความฝนของเรา ความฝนจะทำใหเรามความหวง และมพลง และแนนอนความฝนเชนนเปนความฝนทมกำหนด ไมใชความฝนลมๆ แลงๆ เพราะเราคาดไววาเมอเราอาย 60 ป เราจะไดทำสงตาง ๆเหลานนผานไปแลว

ตอนนอยากใหเรานงคดถงตวเอง ลองตงเปาหมายด1.สขภาพ : ....................................................

....................................................................................................2.ชว ตการทำงาน : ............................................

....................................................................................................3.ชว ตครอบครว : ............................................

....................................................................................................


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 4. สมพนธภาพกบสงคมเพอนฝง : .....................................................................................................................................

5. จตใจ : .....................................................................................................................................................................

ถายงไมตงเปาหมาย ยงไมอยากใหเราอานตอนะ เพราะเรองนสำคญและอยากใหเราลองคดด ใหเวลากบสงทสำคญน คดดวาเราอยากเปนอยางไร ลองดกอนนะ ใชเวลากบสงนกอนแลวคอยมาตอกน

ถงตรงนแลว อยากใหเราตงคำถามกบตวเองวา ถาเรายงใชชวตเหมอนเชนทกวนน เราจะไดเหนความฝนของเราทตงไวเมอสกครจะมโอกาสเปนจรงไหม ถาไดเหน แสดงวาเราทำในสงทมทศทางเดยวกนแตถาไมไดเหนหรอมโอกาสนอย แสดงวาเราไปคนละทศทาง เราตองปรบตวเองแลว

เราควรทำงานแตละวน แตละเดอนใหใกลกบทศทางทเราวางไวและสงสำคญยงขนคอ ใหพจารณาวาเปาหมายเรา เปาหมายองคกรกบสงทเราทำขดแยงกนไหม ถาขดแยงกนตองปรบ หรอหากขดแยงกบองคกร เราตองเลอกเอาวาเราจะปรบหรอตองเปลยนองคกร หรอธรกจหรองานทเราทำอย


ANAGEM

ENTการตงเปาหมายในระยะยาวเชนน เราเรยกวาเปน Long Range

Plan ภาพอาจไมเฉพาะเจาะจงนก แตกใหทศทางเราไดพอสมควรกอนทเราจะลกลงมาถงเปาหมายทเรมชดขน คอเปาหมายในรายป

รายเดอน และรายวน อยากใหเราไดอานเรองของความฝนทสำคญของคนๆหนงทเธอฝนและเธอกทำไดเมอเธอวย 87 ป ไมมคำวาสายเกนไป สำหรบเธอซงเปนสงนาชนชมมาก

มองสกครง กบดานดๆ ของชวตวนแรกทพวกเราเรมการเรยนในมหาวทยาลยนน อาจารยของเรา

ไดเขามาแนะนำตวและบอกใหพวกเราทำความรจกกบคนอนๆ ทเราไมรจกมากอน ผมยนขนแลวมองไปรอบๆ และมมอๆ หนงเออมมาจบบาของผมผมหนไปพบกบหญงชรารางเลก ผวหนงเหยวยนทสงรอยยมอนเปนประกายมาใหผม รอยยมนนทำใหเธอดสดใสอยางยง

หญงชราคนนนกลาวขนวา “ สวสด รปหลอ ฉนชอโรส อายแปดสบเจดแลว มาใหฉนกอดสกทส ” ผมหวเราะกบทาทางของเธอและตอบอยางราเรงวา “ แนนอน ไดสครบ ” แลวเธอกกอดผมอยางแรงผมถามเธอวา “ ทำไมคณถงมาเรยนมหาวทยาลยเอาตอนทอายนอยและไร เด ยงสาอยางน ละ..” เธอตอบดวยเส ยงปนหวเราะว า“ฉนมาหาสามรวยๆ ทฉนจะไดแตงงานดวย แลวมลกสกสองสามคน...”ผมขดจงหวะเธอ โดยถามวา “ ไมเอาครบ.. ถามจรงๆ ผมสงสยจรงๆวาอะไรทำใหเธอมาเรยนทน ตอนทอายขนาดน ” และเธอตอบวา “ ฉนฝนมานานแลววาฉนจะไดปรญญา และตอนนฉนกกำลงจะไดปรญญาทฉนฝน ”

หลงเลกเรยนวชานน เราเดนไปทอาคารสโมสรนกศกษาดวยกนและน งกนชอคโกแลตป นดวยกน เรากลายเปนเพ อนกนในทนทตลอดสามเดอน หลงจากนนเราจะออกจากชนเรยนพรอมกนและจะไปน งคยกนไมหยด ผมน นประหลาดใจเสมอเม อไดฟง “ยานเวลา”ลำนแบงปนความร และประสบการณของเธอใหกบผม


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

เมอถงตอนสนสดภาคการศกษา เราไดเชญโรสใหมาพดทงานเลยงของทมฟตบอลของเรา ผมไมเคยลมเลยวาเธอไดสอนอะไรใหกบเรา

พธกรแนะนำตวเธอ และเธอกเดนขนมาทแทนตอนทเธอกำลงเตร ยมตวท จะพดตามท เธอต งใจน น เธอทำการ ดท บ นทกเร องทเธอจะพดตกพน

เธอทงอาย ทงประหมา แตเธอโนมตวเขาหาไมโครโฟนแลวบอกวา“ ขอโทษดวยนะ ทฉนซมซาม ฉนเลกกนเบยรมาตงนานแลว แตวสกพวกนมนแรงจรงๆ... ฉนคงจะเอาบทของฉนมาเรยงใหมไมทนแลว งนฉนกคงไดแคบอกเรองทฉนรใหกบพวกคณกแลวกน ”

พวกเราทกคนหวเราะกนทองคดทองแขง เธอเร มตนว า“ พวกเราทกคนนน ไมไดหยดเลน เพราะเราแกหรอก แตเราแกเพราะวาเราหยดเลน ทจรงแลวมเคลดลบสการทจะยงหนมสาวอยเสมอ มความสขและประสบความสำเรจอย 4 ประการ

1.) พวกคณจะตองหวเราะ และมเรองสนกๆ ขำขนทกวน2.) พวกคณจะตองมความฝน เม อไรกตามทคณสญเสย

ความฝนของคณไป คณจะตาย มคนมากมายท ย งเด นไปเดนมาอยทงๆทตายไปแลว และไมรตวดวยซำวาตายไปแลว

3.) การทคณ “ แกขน ” กบ “ เตบโตขน ” นนมนตางกนมากถาคณอายสบเกาแลวนอนอย บนเตยงเฉยๆปหน ง และไมทำอะไรเปนชนเปนอนเลยตลอดทงป คณกจะอายยสบ ถาฉนอายแปดสบเจดแลวนอนเฉยๆ ไมทำอะไรเลย ตลอดทงป ฉนกจะอายแปดสบแปด ทกๆคนน นจะแกข นท งน น ไมจำเปนตองอาศยความสามารถอะไรเลย

ตลอดปนน โรสไดกลายเปนสญลกษณของมหาวทยาลยของเราและเธอนนจะเปนเพอนไดกบทกคน ในทกททเธอไป เธอรกทจะแตงตวดๆและดมดำอยกบความสนใจทนกศกษาคนอนๆ มใหกบเธอ เธอไดใชชวตอยางเตมท


ANAGEM

ENTประเดนของการ “ เตบโตขน ” นน อยทการแสวงหาโอกาสในการเปลยนแปลง

4.) อยาทงอะไรไวใหเสยใจภายหลง คนสงอายสวนใหญนนไมเสยใจ กบสงทไดทำลงไปแลว แตมกจะเสยใจกบสงทยงไมไดทำ คนทกลวความตายนนมแตคนทยงมสงทตองเสยใจคางอย

เธอจบการพดของเธอดวยการร องเพลง “The Rose”อยางกลาหาญ และเธอไดแนะใหพวกเราทกคนศกษาเนอรองของเพลงนนและเอาความหมายเหล าน นมาใช ก บช ว ตประจำว นของพวกเราเมอสนปการศกษานน โรสไดรบปรญญาทเธอไดเรมฝนไวเมอนานมาแลว

หนงสปดาหหลงจบการศกษา โรสจากไปอยางสงบ เธอนอนหลบไปและไมต นข นอกเลย นกศกษากวาสองพนคนไปรวมพธศพของเธอเพอแสดงความเคารพตอหญงชราผวเศษ ผไดสอนใหพวกเขาไดรดวยการทำใหเหนเปนตวอยางวาไมมคำวาสายเกนไปทจะเปนทกสงทคณสามารถเปนได

บทเรยนของเรองนทำใหเราเหนวา ความฝนของคนเรามพลงมนชวยทำใหเราไดมองเหนสงทเราทำอยวาตรงกบความตองการของเราหรอไมมนทำใหเราเตบโตขน และถงแมวาฝนนนจะไมเปนจรง แตเรากยงภมใจทเรามความฝน

ในบทตอไปเราจะมาดวาเปาหมายระยะกลางและระยะสน ของเราจะเปนอยางไร


ANAGEM

ENT


บทท 19เปาหมายระยะสน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลงจากทเรามเปาหมายในระยะยาวแลว เรากจะมากำหนดเปาหมายในระยะกลาง ประมาณ 10 -15 ป วาเราจะตองการใหเกดอะไรข นบาง แลวกวางใหส นข นประมาณ 2-3 ป เหมอนกบการทเราจะเดนทางไปเชยงใหม เรากอาจตงเปาวาเราจะไปแวะทไหนกอน เชนนครสวรรค พษณโลก จะถงนนกโมง จะทานขาวเทยงทพษณโลกตอนกโมงตอมาเรากควรตงเสากโลเมตร หรอหลกไมลทเรยกวา Mile Stonesวาเราอยากเหนอะไรบาง อยากเหนตวเองเปนอยางไรในชวง 2-3 ปนเราตองกำหนดออกมาเพอภาพความฝนของเรา จะไดชดเจนและเจาะจงมากขน และแนใจวาเราไมไดหลงทาง เชน ใน 2 ปนเราจะเรยนจบปรญญาโทดหนงฝรงร เร องโดยไมตองอานคำบรรยายภาษาไทย ขบรถยนตไดเปดรานขายอาหาร สขภาพแขงแรงไมเคยตองหาหมอหรอกนยา เปดราน7-11 ฯลฯ และนำเปาหมายนมากำหนดเปนแผนงานประจำปของเราวาปนเราจะเหนอะไร ซงกนาจะเปนเปาทชดเจนมากขนไปอก

ตวอยางเปาหมายในระยะกลางเรากตองสอดคลองกบเปาหมายระยะยาวของเราด วย ซ งอาจดจากแผนระยะยาวและกำหนดใหชดมากขนในทง 5 ดานทกลาวมาแลวกได

เราจะมาดตวอยางแผนงานทส นลงมาเปนแผนงานประจำปเชนในปนเราไดกำหนดเปาหมายในดานตาง ๆ และแนนอนวาแผนตาง ๆเหลานกตองสอดคลองกบแผนระยะกลางของเรา ตวอยางในการตงเปาหมายในปหนาของเรา• เปาหมายเสรมสรางคณภาพชวต (Creative Goals)

# จดบาน# จดสวน ปลกตนไม หางานอดเรก เลยงกลวยไม# เรยนเตนเขาสเตป รองเพลงไดอยางนอย 3 เพลงทจะเปน เพลงเกงของเราในการออกงาน# เรยนวาดภาพดวยสนำ


ANAGEM

ENT# เขยนหนงสอ เรองการบรหารเวลา การประชม และความคดสรางสรรค

• เปาหมายในงาน (Careers Goals)# เปนวทยากรมออาชพทมหลกสตรเปนของตวเอง# รายรบมากกวา 50,000 บาท/เดอน# เขาโครงการ Early Retirement# หางาน Part-time เชน เขยนบทความในนตยสาร

• เปาหมายดานการเรยนร (Education Goals)# เรยนภาษาองกฤษ# เรยนคอมพวเตอร โปรแกรม flash และการทำ homepage# เรยนการใช Palm และ Pocket PC# อานหนงสอดานการบรหารสมยใหมทสนใจ# อบรมดาน Soft skills

• เปาหมายในครอบครว (Family Goals)# ใหเวลากบลกมากขน# ไปเยยมคณพอและญาตพนองบอยขน# ดแลภรรยาและใสใจเปนพเศษมากขน

• เปาหมายดานเศรษฐกจ (Financial Goals)# สะสมกองทนใหได 3 ลานบาท# เกบเงนเดอนละ 2 หมนบาท# ลดคาเบยรและการเลยงสงสรรคทมากเกนจำเปน# ลดการใชบตรเครดต

• เปาหมายดานจตใจ (Mental Goals)# รจกยอมรบผด# คมอารมณมากขน# เขาสงคมมากขน# หยดเอาแตใจ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T # เลกผดวนประกนพรง# หยดวจารณทไมไดประโยชน# มองโลกในแงบวกและมความสขในทกสถานการณ

• เปาหมายดานสขภาพ (Physical Goals)# กนอาหารเจในชวงเทศกาล# ควบคมอาหาร ทานเฉพาะทจำเปน# ปนจกรยานกบลกตอนเยน# ตแบด 3 ครง/ สปดาห# ลดเอว# ลดกาแฟ# เลกบหร# ลดเหลา เบยร

• เปาหมายดานสงคม (Social Goals)# ดหนงกบเพอน ๆ# พบเพอนเกา# อานหนงสอวารสาร และนวนยาย# เปนสมาชกชมรมศษยเกา# พกผอนตางจงหวดกบเพอนเกา ๆ

คราวนเรามาลองกำหนดเปาหมายในปนของเรากนด ใหเราเขยนเองนะ• เปาหมายเสรมสรางคณภาพชวต (Creative Goals)

# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….


ANAGEM

ENT• เปาหมายในงาน (Careers Goals)

# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ………………........................…………………

• เปาหมายดานการเรยนร (Education Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….

• เปาหมายในครอบครว (Family Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….

• เปาหมายดานเศรษฐกจ (Financial Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….

• เปาหมายดานจตใจ (Mental Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T # ……………………...........................……….# ……………………...........................……….

• เปาหมายดานสขภาพ (Physical Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# …………………….........................................………# …………………….........................................………

• เปาหมายดานสงคม (Social Goals)# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………

จากเปาหมายทเราวางไวของปน เรากจะนำมาเขยนในแผนประจำปหรอท เร ยกวา Year Plan ของเรา แผนงานน ค อ ความต งใจวาปนเราจะทำสงตางๆทกลาวมาใหสำเรจ เปนความตงใจของเราในตอนเรมตน

ตอมาเรากจะดวาเราจะนำเปาหมายไหนมากำหนดในแตละเดอนเชน เดอนนตองการทำอะไรใหสำเรจหรอเรมตนงานใด ยกตวอยางเชนจะสมครเรยน AUA ภายในเดอนมนาคม เลกบหรในเดอนกรกฏาคมเรมเลนแบดมนตนเดอนเมษายนเปนตนไป กนเจชวงเทศกาลเจปนยกเลกบตรเครดตใหเหลอ 2 ใบในเดอนกมภาพนธ ฯลฯ


ANAGEM

ENTขณะเดยวกนกจกรรมบางอยางกอาจไมตองลงเวลาทแนนอน

เพ อใหย ดหย นได เช น ดหนง อานหนงสอเร องการจดการปนจกยานออกกำลงกาย ควบคมอารมณ ฯลฯ เปนงานทยดหยนได เกดขนสมำเสมอได เมอไรทภาพยนตรด ๆ เขามากไปด หรออานหนงสอตอนเยนๆหรอกอนนอน ฯลฯ แตเราจำเปนตองเขยนไวเพ อเตอนตวเองและหากเราม นใจโดยจะเข ยนเจาะจงว นเวลาท จะทำเลยก ได ถาเราคดวาการกำหนดวนจะทำใหเราไมผดวนประกนพรงออกไปอก

เชน ปนเรามโครงการหรอแผนงานทจะทำ ดงน

โครงการเหลาน เปนเหมอนการตงหลก และแนวทางใหกบเราเปนความตงใจทเราจะทำใหความคดนสำเรจลลวงไปได

1. สรางฐานขอมลใน WEB โครงการใหมของฝาย 1 ม.ค. - 30 พ.ค.

2. ปรบปรงงานกระบวนการในการใหบรการลกคา 1 เมย - 15 ม.ย.- การเบก - ถอนเงนสด- การอนมตสนเชอ- การอนมตบตรเครดต

3. เรยนภาษาองกฤษ และสอบ Tofel ใหได 600 1 ม.ค. - 30 ก.ค.

4. เขยนหนงสอ ใหได 3 เลม 1 ม.ค. - 31 ธ.ค.- เทคนคการประชม (30 ม.ค.)- ทกษะสำหรบผนำ (30 ม.ย.)- ความคดสรางสรรค (31 ธ.ค.)

.

.

.

.

.

.

เราสามารถเพมโครงการไปไดเรอยๆ


ANAGEM

ENT


บทท 20การวางแผน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T การวางแผนถอเปนหวใจสำคญของการทำงาน และการดำเนนชวตแตปญหาท สำคญกคอ คนสวนใหญไมชอบวางแผน ไมว าจะเปนแผนการดำรงชวต หรอ แผนงานธรกจ หรอแมแตแผนงานในแตละวน

เมอไมมการวางแผน เราจงมกจะเผชญปญหาเฉพาะหนาใหแกไขอยตลอดเวลา ซงกระทบตอการบรหารเวลาอยางมาก

สมมตวาเราไดรบคำสงใหไปภเกต 3 วน เพอเขาประชมแทนหวหนาทไปไมได เราตองเตรยมตวอยางไรบาง

ขอใหเรามาลองวางแผนกนดหนอยสมมตวาเราลองคดออกมาแลวนะวาเราตองทำอะไรบาง เชน

- ซอตวเครองบน- จองทพก- เตรยมเอกสารในการประชม- จายคามอถอทคางชำระ- จดตารางการทำงาน- เตรยมกระเปาและของใชสวนตว- สำรองเงนสด- เชคสภาพอากาศ- ฝากงานใหกบเพอนรวมงาน- ใหเบอรมอโทรทจะตดตอเราได

เราคงอนใจไมนอยทเราไดเขยนรายการเหลาน การวางแผนนดเหมอนจะชวยเราไดมากทเดยว แตเชอไหมวาหลายคนทแมจะวางแผนแลวกยงอาจยงตกหลนหรอลมบางสงในรายละเอยดอน ๆ ไดอก เชนลมแปรงสฟน ลมถงเทา ลมทชารตแบตเตอร ลมเบอรโทรของบคคลทเราตองตดตอ ลมนำเอกสารบางอยางไป ฯลฯ เมอไปถงกตองวงหารานซอสงเหลาน ซงกตองเสยเวลาและสรางความโกลาหลใหไมนอย

นขนาดเราคดวาเราวางแผนแลวนะ ยงมโอกาสลมไดมากขนาดนแลวนบประสาอะไรถาเราไมคดทจะวางแผนเลยละ


ANAGEM

ENTทำไมคนถงไมชอบวางแผน สาเหตท คนไมชอบวางแผนนน

มหลายสาเหตดวยกน ซงไดแก- ขเกยจ- ทำไปกอนแลวคอยวางแผน- ไมเหนความสำคญ- กลวทำไมไดตามแผน- วางแผนไมเปน- ไมชอบเขยน คดวาจำได- รสกวาถกบงคบ - คดวาลยไปเดยวกเสรจเอง- วางแผนแลวกลววาเปนการผกมด ไมยดหยน- ไมมเวลาวางแผน- ระบบการวางแผนทคดไวยงยาก- ไมรวาตวเองตองการอะไรจรง ๆ- วางแผนมากเกนไป ไมเรมงาน เอาแตวางแผน หยมหยม ในรายละเอยด- ตอตานคนทวางแผนเพราะตวเองไมเคย- เชอประสบการณของตวเอง ใชสามญสำนก ฯลฯไมวาสาเหตของการ “ ไมวางแผน ” ของคนสวนใหญจะเปนอยางไร

แตความจรงกคอ เมอไมมการวางแผนแลว ผลงานทปรากฏออกมามกจะไมมประสทธภาพมากนก และจากผลการวจยพบวา เวลาทใชในการวางแผน เพยง 8 นาทตอวน จะทำใหประหยดเวลาในการทำงานไดถงวนละ 1 ชวโมงทเดยว

เวลาทใชในการทำงาน โดยปราศจากการวางแผน ………....……… ทำงาน 8 ชวโมง ………….…………


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T แตถามการวางแผนเพยง 8 นาท เวลาทใชทำงานจะสนลงและมเวลาทประหยดได ทำใหสามารถนำเวลาทเหลอไปทำงานอยางอนอก

ถ า เ ร าม ก ารวางแผนในการทำงาน เป นประจำท กว นกจะพบวาสามารถประหยดเวลาในแตละสปดาหมากขน เราสามารถนำเวลานมาใชทำสงทตองการอยางอนไดมากทเดยว การวางแผนจงนบเปนสงสำคญอยางมาก และกสรางความเชอมนและความภมใจเมอเราทำไดตามแผนดวย

หากเราตองการวเคราะหตวเองหรอลกนองวา เปนคนทำงานแบบไหน มการวางแผนหรอไม เราอาจวเคราะหไดจากตารางขางลางน

ถาจำแนกบคคลตามการวางแผน และการทำงานตามแผนทไดวางไว จะสามารถแบงประเภทได 4 แบบดวยกนคอ

1. นกวางแผนมากเกนไป (Over-organized person) ไดแกคนทมแตแผนงาน แตไมทำงาน วนๆเอาแตวางแผน เราอาจเร ยกวาจอมวางแผนกได แผนแรกแผนรองเตมไปหมด ฝนเฟองและวจารณไดแตไมไดลงมอทำงานใดเลย ซงบางทเรากเรยกวาพวกขโม เพราะทำไมคอยได

เวลาทใช ประหยดได

8 นาท 7 ชวโมง 1 ชวโมงวางแผน

Over-organized personพวกวางแผนมากเกน

Organized personนกจดการ

Disorganized personพวกโหลยโทย

Unorganized personพวกไรแผน

ทำ

วางแผน

ไมวางแผน

1

3

2

4

ไมทำ


ANAGEM

ENT2. นกจดการ (Organized person) เปนพวกท วางแผน

แลวกทำงานตามแผนดวย จดเปนนกบรหารทมประสทธภาพ3. นกจดการทไรแผน (Unorganized person) ไดแก คนททำงาน

เปนนกปฏบต แตไรแผนงาน มอะไรเขามาเปนทำหมด แตไมมประสทธผลตองใชเวลามาก เราอาจเรยกวาพวกจอมลยแตขาดแผนงาน

4. พวกโหลยโทย คอ ไมวางแผนและไมทำงาน คนพวกนจดเปนภาระของสงคมและองคกร บางครงเอาแตวพากษวจารณโดยไมทำอะไรเลย ใหทำอะไรกบอกปดหรอรบปากแตกไมทำ กลมนเปนผลเสยตอองคกร/สถาบนอยางมาก

ถาเรามการวางแผนอยางเปนระบบ และปฏบตงานตามแผนท ไดวางไว ผลงานท ออกมากจะมท งประสทธภาพและประสทธผลซงจะประหยดเวลาไดอยางมาก ในทำนองกลบกน ถาไมมการวางแผนการทำงานในแตละวน กจะเหนอยมาก รวมทงไมรวา จดสนสดของงานอยทใด


ANAGEM

ENT


บทท 21มตของลำดบงาน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ตารางทจะชวยวางแผนจดลำดบงานตามเงอนเวลา ทเปนทรจกดคอตารางทพจารณาตามความสำคญ และความเรงดวน เราสามารถแบงงานออกเปน 4 สวนตามตารางเมทรกซ ดงน

ชองท 1 คอ งานสำคญและเรงดวนงานประเภทนเปนงานทจำเปนและตองทำทนท เชน ปวดหวมาก

ทนไมไหวตองไปหาหมอ เจานายสงใหตดตอลกคาเดยวน ตองสงแบบเสยภาษวนนเพราะเปนวนสดทาย นำมนรถหมดตองหาเตมปมทใกลทสดทนท ลกตวรอนตองพาไปโรงพยาบาล แพทยแนะนำใหผาตดรดสดวงทวารวนน เพราะกำเรบมากแลว ฯลฯ

งานเหลานเราไมมโอกาสไดผดผอนไมสามารถหลกเลยงได ตองทำจะถอวาเราถกบงคบจากเหตการณเหลานกคงไมผด เพราะถาไมทำมนเดยวนจะกอใหเกดปญหาได

ไมเรงดวน1ตองทำเดยวนวนสดทายแลวถาไมทำจะมปญหาประชมดวน

2การวางแผนการเตรยมตวการพฒนาตนเองการดแลสขภาพ

3เรองทขดจงหวะไมมผลกบเราตองตอบหรอทำเดยวนไมทำกไมกระทบมากนก

4หยมหยมไมเกยวกบงาน ไมจำเปนทำแลวไมเกดผลอะไรเสยเวลา ไมสำคญ

สำคญ

ไมสำคญ

เรงดวน


ANAGEM

ENTหากเราลองมาวเคราะหดจะเหนวางานประเภทน เกดขนไดจาก

2 ลกษณะ คอลกษณะแรกเกดจากการถกบงคบจากสงอนหรอคนอนโดยทเรา

ไมคาดคดกอน และเราเปนฝายถกกระทำ เชน หวหนาสงงานและตองการผลเดยวน สวนงานเรยกประชมเรองดวน รถยนตถกชน ฯลฯ งานเหลานเปนงานทคนอนสงใหเราทำ เปนงานทเกดจากปจจยภายนอก ซงยากจะควบคมได

ลกษณะทสองเกดจากการทเราผดวนประกนพรงหรอไมไดดแลปองกนไวแตเนนๆ เมอมาถงกำหนดเสนตายหรอวนทเกดปญหานนเราไมมทางเลอกอน นอกจากตองทำมนเดยวนน เชน การไฟฟาแจงวาจะตดไฟวนน แล ว เพราะไมได ชำระคาใช บร การตามกำหนดรถยนตแบตเตอรหมดเพราะเสอมคณภาพ ซงเราเคยคดทจะเปลยนแตไมมเวลาหรอรอเอาไวกอน ตองลางานไปซอใบสมครเรยนใหลกเพราะเปนวนปดขายใบสมครวนสดทาย ฯลฯ งานในลกษณะทสองนเปนงานทเกดจากนสยและการกระทำของเราเอง เปนตวชใหเหนถงการบรหารเวลาของเรา หากเรามการวางแผน หรอดำเนนการกอนจะทำใหงานประเภทสำคญและเรงดวนนลดลง เราจะไมจำเปนจะตองลกลลกลนและวนวายมากนก

หากมงานประเภทนมากเกนไปจะทำใหชวตเรามแตเรองวน ๆเราจะถกควบคมและกดดนดวยเหตการณตางๆ จนดเปนคนทไรระเบยบคนรอบขางเองกจะเออมระอา เราอาจเรยกวาเปนคนททำงานหนกแตไมฉลาดนก (Work Hard but Not Smart) กคงได ผลทตามมาคอจะทำใหเราเครยด หมดแรง ยงอยแตกบวกฤต รอนรน รวมทงยงเหยงตลอดเวลา

ชองท 2 คอ งานสำคญแตไมเรงดวนงานประเภทนเปนงานทแสดงใหเหนถงความเปนมออาชพ ในเรอง

การบรหารเวลาของแตละคน เพราะเปนงานทเนนประสทธผลของคนทำงาน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T คนทเนนทำงานดานนมากเพราะเขาร วาอะไรสำคญ อะไรไมสำคญอะไรควรทำอะไรไมควรทำ เขาจงใหเวลาทำสงเหลานกอนซงจะทำใหเขามความยดหยนและมเวลาพนจพจารณางานทสำคญเหลานไดเพยงพอ

ตวอยางของงานเหลาน เชน เรยนภาษาองกฤษ/คอมพวเตอร ตรวจสขภาพประจำป ลดความอวนทตงใจไวหลายปแลว ทำเรองตดคานำ-ไฟผานธนาคาร เขยนบทความทต งใจจะเขยน ทำรายงานการประชมสรางความสมพนธทดกบหวหนา ออกกำลงกาย พฒนาความร เสนอแนวทางการปรบปรงการทำงานแบบใหมตอหวหนางาน วางแผนการทำงานประจำป/เดอน/สปดาห ฯลฯ

งานเหลานแมจะสำคญแตกเปนงานทหลายคนมกจะผดผอนและเลอนออกไปโดยไมมกำหนด หรอไมกมกจะเปนงานทไดเรมตนแลวแตกคางคาเอาไว จนกระทงถงเสนตาย

หากเราวเคราะหดจะเหนวาเมอเวลาผานไป ถางานประเภทนยงไมไดรบการปฏบต และเปนงานทมกำหนดเสนตาย และเสนตายกำลงจะมาถง งานนกจะเปลยนเปนงานสำคญและเรงดวน นนกคอเปลยนสภาพเปนงานประเภทท 1 ขนมา

หากเป นงานท ไม ม เส นตายก อาจจะถ กผ ดผ อนเร อยไปและหากเปนงานท ถกเล ยงไมไดกจำตองปฏบต อาจทำใหงานน นไดผลลพธทไมด หลายคนจงอาจจะบนวาถารอยางนทำตงนานแลวอะไรทำนองน งานลกษณะท เขาขายประเภทน เชน คดวาจะซอมหลงคาบานกอนหนาฝน แตกมงานอนมาแทรก หรอไมกไมมอารมณจวบจนฝนแรกเรมตก พนบานเจงนองจงจำตองดำเนนการ และกอาจตองรบจางชางท ไมชำนาญ หรออาจจะแพงเพราะเวลาบงคบแลวบางคนกมกจะบอกวา ถามเวลาคงจะทำไดด-ถกกวาน

หรออยากจะไปตรวจฟนแตอยากหาหมอทเกง ๆ เลอนมาเรอยจนปวดฟน แตพอปวดขนมาหมอคนไหนกได แพงแคไหนกตองทำเพราะไมมทางเลอก


ANAGEM

ENTหรอมโครงการเสนอปรบปรงการทำงานบางอยาง แตไมสบโอกาส

เลอนมาเรอย จนมาพบปญหาอกครงเปนปญหาซำๆซากๆหรออยากไปพกผอนกบครอบครว จะไปเยยมพอ-แม จะโทร

ไปหาเพอนเกาทรวาทำงานคลายคลงกบเรา เขาอบรมโครงการใหมๆแตเลอนมาเรอย ฯลฯ เหลานลวนแตเปนสงทอยากทำ แตไมถงเสนตายเลยยงไมทำ

เราควรใหเวลาในการดำเนนงานนมากขนเพราะงานนมความสำคญและเนนกระบวนปองกนมากกวาการวงไลตามปญหา งานประเภทนเรามโอกาสควบคมและมความยดหยนไดมากกวาประเภทท 1 และงานประเภทนเองทจะสรางภาวะความเปนผนำแกตวเราได โดยเฉพาะผนำทเนนการวางแผน การปองกน (Proactive) สรางความสมพนธ แสวงหาโอกาสใหม และใหเวลาพกผอนสำหรบตนเองได

คนทใหเวลากบงานนมากจะทำใหเขามวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวต เปนคนมระเบยบวนย ควบคมตนเองไดดและไมคอยเจอภาวะวกฤต

อยางไรกตามจากการศกษาพบวางานประเภทนแหละคองานทมกไดรบการผดวนประกนพรง ซงคนทำงานสวนมากให เวลาไมมากนกกบงานนทำใหพวกเขาตองประสบปญหาในการทำงาน ในขณะน

ชองท 3 คองานไมสำคญแตเรงดวนงานประเภทนเปนงานทแสดงใหเหนถงการไมกลาตดสนใจและ

ไมควบคมสถานการณของคนทำงาน หลายคนมกจะทำงานแบบลย ๆคดวาเดยวกดไปเอง งานประเภทนจะมแตเรองดวนกบดวนทสด ในยคท 2ของการบรหารเวลา กใชวธการบรหารเวลาแบบนเสยเปนสวนใหญ กลาวคอเม อมภาระงานเกดข น คนทำงานกลงในตารางตามความเรงดวนและลยงานใหเสรจ โดยไมไดเนนวา งานนจะสงผลตอความสำเรจตามเปาหมายทตงไวหรอไม


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ตวอยางของงานประเภทน เชน เซลสโทรมาตอใหชวยทำบตรเครดต มคนมาขอใหเปนกรรมการผาปา นกศกษามาขอใหเปนประธานหาทน คนมาขอใหทำแบบสอบถาม เพอนมาชวนใหเขาประชมดวยเพราะเขากลว หวหนาใหแกบนทกไปมาและสดทายกไมไดใช ฯลฯงานเหลานเปนงานทเผชญหนา รอใหเราตดสนใจ หากเราไมรจกปฏเสธหรอรบตดสนใจ จะทำใหเราตองเสยเวลามาก จนมผลใหงานอน ๆทควรทำกไมไดทำ

หากเรามาวเคราะหดจะเหนวา งานเหลานเปนงานทขดจงหวะจะมมาเปนระยะ หากไมปฏเสธกจะมภาระงานท หนกอ งจนใคร ๆกมกจะโยนงานมาใหเรา จนเราเองร สกวาไมมเวลาทจะทำงานอนๆท สำคญกวา เราอาจร ส กว าไดทำงานเยอะและมประสทธภาพแตหากมองในแงประสทธผลแลว ถอไดวาเราไมไดรบผลอะไรจากงานนและยงสงผลใหเราผดผอนงานประเภทท 2 ออกไป

เราควรลดการใชเวลากบงานประเภทนลง แมงานประเภทนจะคาดหวงไมไดวาจะเกดขนเมอไร แตเมอเกดขนเราตองกลาตดสนใจ กลาปฏเสธ หรอหาทางลดการใชเวลาใหนอยทสด จะไดไมเสยเวลาไปมากนก

ชองท 4 คอ งานไมสำคญและไมเรงดวนงานประเภทนเปนงานทเราทำไปตามอารมณหรอความร สก

ท งท ไมควรตองทำเลย ทำใหเราเสยเวลาโดยเปลาประโยชน เชนการนนทาวารายผอน มงดความหายนะของคนอน ทานขนมจบจบคยมอถอแบบไรสาระ อานเมลท ไมไดประโยชน ดละครนำเนาเลนเกมสฆาเวลา นอนจนเกนตองการ ฯลฯ งานพวกนเมอเราทำไปและเรามองยอนไปดจะรสกเสยดายเวลาทเสยไป

หากเรามาวเคราะหดจะเหนวางานประเภทนเปนงานททำใหเราอาจจะเพลดเพลน แตไมก อใหเก ดผลตามเปาหมายของชว ตนกงานประเภทนควรตองตดออกจากชวตใหมากทสด


ANAGEM

ENTงานท ง 4 ประเภทน งานใดจะจดอย ในประเภทใดน น

ยอมแลวแตชวต และเปาหมายของแตละคน งานชนดเดยวกนอาจจะเปนงานสำคญและเรงดวนของคนหนง แตอาจเปนงานไมสำคญและไมเรงดวนของอกคนหนงกได เชน งานดละครทว อาจเปนงานประเภท 2 ของผบรหารบรษททำละคร เพราะเขาอาจศกษาเพอพฒนาละครของตวเองใหดขนแตเปนงานประเภท 4 ของผใชแรงงานบางคน ทดแลวไมเกดประโยชนตอสตปญญาหรอความคดอะไรเลย บางทกทำใหความคดเลวรายลงไปอกกม หรองานเลนเกมสคอมพวเตอรอาจสำคญสำหรบคนท จะออกแบบเกมส แตไมสำคญสำหรบเดกๆท ต ดงอมแงมและไมเปนอนทำอยางอน ๆ

การจดสรรว างานแตละประเภทอย ในชองไหน เราใช เปาหมายชวตเปนหลกวา งานใดจะทำใหเขาใกลเปาหมายทสด กคองานนนสำคญ งานใดทไมเกยวกบเปาหมายชวตทเราตงไวกไมสำคญ

ตารางทง 4 ชองนจะชวยใหเราวเคราะหและเหนภาพในการวางแผนการทำงานของเราไดเปนอยางด


ANAGEM

ENT


บทท 22หนกอนใหญ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T งานทสำคญๆ ทอยในชองท 2 นแหละคองานทเราจะตองนำมาวางแผนกอน หลายคนวางแผนโดยหยบงานตางๆ ทกชนดมาวางพรอมๆกนซงบางทกจะเบยดเวลาของงานทสำคญ ๆ ไป เราจงควรวางแผนและจดสรรเวลาใหงานทสำคญกอน และใหเวลาทเหลอกบงานทไมสำคญภายหลง

เพอใหเราไดเหนภาพดวยกน กจะขอนำการสมมนาอยครงหนงทมผเชยวชาญทานหนงไดเปรยบเทยบเรองนไวในโอกาสทไปพดใหกลมนกเรยนบรหารธรกจฟงในเรองเกยวกบการจดสรรเวลาน โดยเปรยบเทยบวาสงทสำคญ ๆ กเปรยบเหมอนหนกอนใหญ สวนสงทไมสำคญกเปรยบเหมอนหนกอนเลก โดยเขาไดดำเนนการโดยใชตวอยางซงเชอวา พวกนกเรยนจะไมลมเลย เรามาฟงเรองทเขายกตวอยางด

ขณะทผเชยวชาญยนตอหนานกเรยนกลมใหญ เขาพลนพดวา“ เอาละไดเวลาเกยวกบการทดสอบ ”เขานำเอาภาชนะใสรปรางแบบอางทแบบปดฝาไดขนมาวาง

บนโตะแลวเขากเอาหนขนาดใหญคอยๆ ใสลงไปในภาชนะทละกอนเมอหนเตมภาชนะและไมสามารถทจะเตมหนไดอกตอไป เขากถามนกเรยนวา

“ มนเตมหรอยง ”นกเรยนทกคนตอบเปนเสยงเดยวกนวา “ เตมแลวคะ/ครบ ”เขากถามกลบวา “ จรงหรอ ”แลวเขากนำเอากอนกรวดออกมา แลวคอย ๆ ใสลงไปในภาชนะ

พรอมๆ กบเขยาภาชนะ ทำใหกอนกรวดเคลอนตวตกลงไปในชองวางของหนกอนโต

เขายมพรอมกบถามกลมนกเรยนอกครงหนงวา“เตมหรอยงครบ ”นกเรยนทกคนเงยบ แตนกเรยนคนหนงพดวา “ สงสยวา

ยงไมเตมครบ ”เขาตอบวา “ ใชครบ ”พรอมกนนนเขากเอามอไปหยบถงทรายขนมาจากใตโตะ แลวก

เททรายใสลงไปในภาชนะ เขาเขยาใหทรายวงลงไปในชองวางระหวาง


ANAGEM

ENTหนกอนใหญและระหวางกอนกรวด

เขาถามนกเรยนอกครงวา “ มนเตมหรอยง ”ครงนทกคนตอบเปนเสยงเดยวกนวา “ ยงไมเตมคะ/ครบ ”เขากลาว “ เยยม ใชครบ มนยงไมเตม ”แลวเขากหยบโถนำขนมา แลวกเทใสลงไปในภาชนะจนมนเตม

จนเออเขามองไปทนกเรยนทกคน และถามวาเขาแสดงอะไรใหพวก

นกเรยนดนกเรยนคนหนงยกมอขนพรอมกบพดวา “ ถงแมวาตารางการ

ทำงานของคณจะเตมแนนแคไหน ถาคณพยายามอยางหนกคณจะสามารถทำงานบางอยางไดมากขน ”

ผเชยวชาญพยกหนาพรอมกบสอนวา“ นนกสวนหนงแตไมใชสงทผมกำลงสอน ทผมสอนพวกเรากคอ

ถาคณไมใสหนกอนใหญลงไปกอน คณจะไมมวนใสมนลงไปไดเอาซะเลย ”“ คณจะเปรยบเทยบหนกอนใหญไดกบอะไรในชวตของคณ ”- เวลาสำหรบครอบครวและคนทคณรก- ความซอสตย จรงใจ การศกษา หรอ เรองเงน ๆ ทอง ๆ- เงอนไขตาง ๆ และการตดสนใจ- สอนหรอแนะนำผอน- งานทคณอยากทำใหสำเรจลลวงมนอาจจะเปนอะไรกได แตตองจำไววา ทำหนกอนใหญ ๆ

กอนไมอยางนน คณกจะไมไดทำมนเอาซะเลย ตอนนคณอาจหาเวลาวางลองคดดซครบวาอะไรคอ “ หนกอนใหญในชวตของคณ ”

เราจะตองใสสงทสำคญลงไปในภาชนะกอน เพอใหเราทำสงทควรตองทำ ภาชนะนนกเปรยบเหมอนเวลาทมจำกด ถาเราใสกรวดทรายนำลงไปกอน กจะไมมเวลาใหสำหรบสงทสำคญ ๆ ซงกคอหนกอนใหญของเรานนเอง


ANAGEM

ENT

EffectiveTimeManagement; ETM

บทท 23ควรมงานประเภทไหน มากเทาไร


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T โดยทวไปแลว องคกรธรกจหรอสถาบนทวไป จะมเปอรเซนตคนทำงาน ประเภททเนนความเรงดวนมากทสด พนกงานหรอคนทำงานพวกนจะมแตเรองวนๆ มภารกจมาก เพราะเราจะทำงานทกอยางทเขามาและใหความสำคญกบงานทกอยางวาสำคญเทากนหมด เราจะเนนแตความเรงดวนเทานน ในการทำงานจงมแตเรองดวน ดวนทสด ดวนมากจากการศกษาพบวาองคกรทวไปจะมสถตการทำงานของพนกงานแตละคนในหนงวน จะปรากฏดงตารางขางลางน

และแนนอนวาถามองเพยงความเรงดวน เรากจะไมมเวลาทำในสงทสำคญๆ เราจะตองเผชญหนาแกปญหา โดยไมมเวลาวางแผนและกจะสงผลตอคณภาพของงานและคณภาพของชวตดวย

ในขณะทองคกรทมคณภาพ และไดรบรางวล Deming Awardจะแตกตางออกไป โดยมคนทำงานประเภทตาง ๆ ดงน

สถตของบรษททวไป

ไมเรงดวน1 2

3 4สำคญ

ไมสำคญ

เรงดวน

25 - 30 % 15 %

50 - 60 % 2 - 3 %


ANAGEM

ENT

บรษทหรอองคกรธรกจหรอสถาบนทมพนกงานทำงานประเภทท 2ในสดสวนสง มกจะไดทงประสทธภาพและประสทธผล ในการทำงานผลของงานประเภทท 2 จะทำใหพนกงานมวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวต มความเปนระเบยบ และควบคมตนเองไดด

ลกษณะของงานในประเภทท 2 จะเปนงานวางแผน เตรยมการและการสรางสมพนธภาพใหมๆ ของกจการหรอตวพนกงานเองซงงานประเภทท 2 น จะกอใหเกดภาวะผนำ (Leadership) หรอมกจะพบวาผบรหาร ทเยยมยอดมกจะทำงานในลกษณะเชนน

ผลกระทบของการทำงานแตละประเภทมากเกนไปถาเราไมสามารถรกษาสมดลของชว ต และปลอยใหแตละ

เหตการณเขามา ในชองท 1, 3 และ 4 มากเกนไปกจะเกดสภาพตามตารางขางลางน

บรษทท ไดรบรางวล

ไมเรงดวน1 2

3 4สำคญ

ไมสำคญ

เรงดวน

25-30% 50-60%

1 5 % < 1%


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

กอนทจะจบบทน อยากใหเราลองตอบหนอยวาเหตการณตอไปนอย ในงานประเภทใด

1. แบตเตอรรรถยนตใกลจะหมดอาย …………………………….............. 2. พนกงานขายสถานทพกผอนมาขอนำเสนอตอนน ………………… 3. ตงใจจะไปตรวจสขภาพประจำป …………………………………………... 4. นำมนรถหมด ตองการความชวยเหลอดวน ………………………….. 5. คยโทรศพทมอถอเลนกบเพอน …………………………………………….. 6. อยากไปเยยมคณพอคณแมทไมไดเจอมา 2 เดอนแลว ......... 7. วางแผนไปเทยวพกผอนประจำป …………………………………………… 8. ปวดฟนมาก ตองไปหาหมอ………………………………………………….... 9. สาม/ภรรยา โทรมาบอกวารอท MBK ใหมาเดยวน …………….10. อยากตกแตงสวน ตนไม บาน ใหดดขน …………………………………11. บลใหชำระคามอถอภายใน 7 วน มฉะนนจะระงบการใช……….12. อยากเรยนภาษาและเรยนใหสงขน …………………………………….…..13. มนกศกษามายนขอรบบรจาคชวยงานอาสาพฒนา …………………

เครยดหมดสภาพยงแตกบเรองเฉพาะหนาลกลลกลน

ปองกนปญหาไดมวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวตเปนคนมระเบยบควบคมสถานการณไดด

มองเหนแตเรองเฉพาะหนาไมเหนความสำคญของแผนเปาหมาย รสกวาถกควบคมเบอ เซง เกดปญหาอน ๆ

ไมเปนชนเปนอนพงพาตวเองไมไดตองอาศยผอนชวยเสมองานหลก ๆ ทำไมทนหาขอแกตวบอย ๆ

งานประเภทท 1 งานประเภทท 2

งานประเภทท 3 งานประเภทท 4

เรงดวน ไมเรงดวน

สำคญ

ไมสำคญ


ANAGEM

ENT14. อยากเสนอปรบปรงขนตอนการทำงานใหคลองตวขน ……………15. มงดคนทะเลาะกน ..........………………………………………………………..16. ไปดงานแสดงเทคโนโลยใหม ๆ เกยวกบงานของเรา …………….17. วางแผนใหลกเรยนวายนำและภาษาองกฤษ…………………………..18. ไมรจะทำอะไรนอนดทวดกวา………………………………………..19. ไปงานแตงงานของเพอนรก………………………………………….20. พาครอบครวไปพกผอนตามทไดวางแผนไว…………………………

เมอเขาใจลกษณะและความสำคญของงานทง 4 ประเภทแลวการจดลำดบความสำคญของงานกเปนเรองทงายขน การบรหารเวลา หรอเหตการณตางๆทเขามากระทบตอตวเรากจะงายตามไปดวย


ANAGEM

ENT


บทท 24บรษท/องคกร จางเรามาทำอะไร


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ในบททผานมาเราไดวางเปาหมายจากมมมองในดานของชวตสวนตวเราดานเดยว แตในความเปนจรงชวตอกสวนหนงของเรา คอการทำงาน และเราใชเวลาสวนใหญอยททำงานดวยซำไป เราจะตองมาดเหมอนกนว า บรษ ทหรอองคกรของเราจ างเรามาทำอะไรเพอเราจะไดตงเปาหมาย หรอปรบบางอยาง ระหวางเปาหมายในชวตและเปาหมายในการทำงานใหไปในทศทางเดยวกน

ดงนน กอนทจะบรหารเวลาในการทำงานใหไดด เราจะตองตอบคำถามกบตวเองใหไดกอนวา บรษทหรอองคกรทเราสงกดอยนนจางเรามาทำอะไร หรอ เราอยทนเพอทำอะไร (What am I here for ?)

องคกรจางเรามาทำอะไร?บางคนกจะตอบวาองคกรเราจางเรามาเพอขายสนคา ดแลคณภาพ

บรหารคนในองคกรใหมประสทธภาพ วจยและพฒนาสนคา วางแผนการตลาด จดทำบญชใหถกตอง จดอบรมสมมนา ตรวจสอบคณภาพเขยนโปรแกรม คอมพวเตอร ฯลฯ

คำตอบเหลาน ย งไมใชว ตถประสงคโดยตรง แตเปนงานหรอกจกรรมทจะตองทำมากกวา เราเรยกสงเหลานวา เปนวตถประสงคในงานประจำวนหรอ Reactive goal เปนวธการ (Means) ทจะทำใหเราตอบสนองวตถประสงค ทแทจรงหรอวตถประสงค หลกขององคกร

วตถประสงคทแทจรงหรอวตถประสงคหลก ๆ (Active goal)ทองคกร จางเรามากเพอ

1. ผลตสนคาใหมคณภาพ2. ใหบรการทลกคาพอใจ3. สรางกำไรแกองคกรของเราทง 3 วตถประสงคนคอเปาหมายสงสด ทองคกรจำเปนตองจาง

เราเขามาทำ


ANAGEM

ENTสรปกคอวตถประสงคในงานประจำวน (Reactive goal) เปนงานท

ทำขนมาเพอเปนวถทางหรอแนวทางทจะตอบสนองวตถประสงคหลกหรอActive goal น เอง

ขอใหเราคดเสมอวาเรามงานประจำททำอย เปาหมายของงานเหลานนเปน Reactive goal

และขอใหคดเสมอเชนกนวาวตถประสงคหลก หรอ Active goalทองคกรจางเรามากเพอ

ระหวางว ตถประสงคของงานประจำว น (reactive goal)กบวตถประสงค หลก (active goal) วตถประสงคไหนสำคญกวา

เรากเหนความสำคญทแนนอนอยแลววา วตถประสงคหลกหรอ active goal มความสำคญมากกวา ดงน นเม อเรามงานเขามาพรอมๆกนและเรากำลงจะตองตดสนใจทำงานช นไหนกอนหลงงานไหนใหเวลามาก งานไหนใหเวลานอย เรากตดสนใจตามความสำคญน

Reactive(Means)

- ควบคมการผลต - ดแลพนกงาน - ตรวจบนทก - ประชมหารอ - ตดตามประเมนผลงาน - อบรมและพฒนา - วางแผนลดคาใชจาย - ตรวจสอบการทำงาน - วเคราะหงบบญชการเงน - ออกหนงสอรบรอง ฯลฯ

Active(Goal)

- ผลตสนคาใหมคณภาพ - สรางกำไรใหบรษท - ใหบรการทลกคาพอใจ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T คอตอบใหไดวางานชนนนตอบสนองวตถประสงคหลก 3 ขอนนไหมถาใชกแสดงวาสำคญ กตองใหเวลากบงานชนนน

ยกตวอยางเชน เรานดหารอลกนองเรองการมอบหมายงานแตวนนลกคาตองการพบเราเพอเจรจาสนคาตวใหมและจะไปตางประเทศหลายสปดาห เรากอาจขอเลอนนดลกนอง เพราะงานทตองพบลกคาสำคญกวา มผลกระทบโดยตรงกบวตถประสงคหลกในทนท และเราตองใหเวลาเตรยมตวมากๆดวย สวนการพบลกนองแมจะเปนเรองทสำคญแตกมผลตอวตถประสงคหลกนอยกวา เอาไววนหลงกได และกชแจงเหตผลใหลกนองฟงดวย เปนตน

หรอมเพอนรวมงานจากแผนกอนแวะมาพบ และคยไมเลกในเรองสพเพเหระ แตเรามงานคางทตองทำอกมาก ลกคาตำหนมาเรองสนคาทสงไปใหไมไดมาตรฐาน เรากอาจตองเลอกทจะไดทำงานทสำคญและแนนอนวาสำหรบการปฏเสธงานอนท สำคญนอยกวาในเวลานนเราตองมวธบอกเขาทจะทำใหเขาไมรสกวาเราขบไล และวนหลงเมอเรามเวลากอาจโทรหาเพอนและคยกนได เปนตน

หรอขณะทเราขมกเขมนทำงานรายงานบางชนทเราคางมาและตงใจวาจะตองทำใหเสรจ แตหวหนามงานชนใหมทสำคญและเรงดวนเหมอนกน เรากตองพจารณาดวยวาชนไหนสำคญและเรงดวนมากกวาไมใชจะยนกระตายขาเดยววาไมมเวลา ไมวาง เราตองยดหยนตองานทไดรบดวย หารอกนวาเราจะทำช นไหนกอน บอกใหทราบวางานอกช นอาจเสรจชาหนอยจะรบไดไหม และเมอตกลงกนไดกตองใหเวลามาก ๆเอาใจใสมากๆกบงานทสำคญและเรงดวน เราตองพรอมจะยดหยนไมใช ว าจะเปล ยนแปลงแผนงานท เราต งใจไว ไม ได หลายๆคนมองวานเปนสงรบกวน กวนใจ วนวายกบเรา แตเราตองมองในมมมองของงานดวยวา งานนนจำเปน สำคญ เรงดวน มผลกระทบตอเปาหมายใชไหมถาใชกอาจตองละ งานอนกอน เพอมาทำงานน


ANAGEM

ENTอกสกหนงตวอยาง มรายงานวาพนกงานในโรงงานขโมยอปกรณ

ขณะเดยวกนเรากตองเตรยมงานไปเสนอขายใหลกคา ในเวลานนเราจะเลอกทำงานชนไหน หนาทสำคญกคอการพบปะพดคยกบลกคา ทจะตอบสนองactive goal เราจงควรใหเวลากบสงน หลงจากนนเราคอยมาจดสรรเวลาเพอclear ปญหาภายในซงเปน reactive goal ของเรา

เราจะเหนว างานเอกสาร การสงของ ตรวจสอบภายในตรวจบนทก ฯลฯ เปนงานทสำคญรองลงมางานพวกนเรายงมเวลาในการวางแผน และจดเรยงลำดบใหเหมาะสมได

ผทจะบรหารเวลาไดด ทำงานไดอยางมประสทธภาพ จะตองรตวเองวา งานใดทเปนงานสำคญ (Active) ตามภาระหนาท และงานใดทเปนงานประจำ (Reactive) ซงเอาไวทำทหลงไดและตองตดสนใจวาในเวลานนควรทำงานชนไหน หรออาจมอบหมายใหคนอนทำแทน

งานสำคญสวนใหญ จะเปนงานท ม เป าหมาย ตองทำใหสำเรจภายในกำหนดเวลา มผลตอองคกรหรอสถาบนโดยตรง สวนงานประจำจะเปนงานทวๆไป ทไมมผลมากเทา และสามารถจดสรรเวลาได

เราตองระลกเสมอวา องคกรธรกจมภารกจในการสรางผลกำไรสงสด ใหแกผถอหน ดงนนอะไรทมผลตอผลกำไรหรอการเตบโตของบรษท จะถอเปนเรองสำคญ ผทอยในองคกรธรกจจงตองใหความสำคญกบผลกำไรตอกจการเปนลำดบแรก ๆ ดวย

สวนองคกรทไมแสวงหาผลกำไร กจะมภารกจทแตกตางกนออกไปเชน การใหบรการ การสรางความนาเชอถอ หรอการอทศตนเพอสงแวดลอมและสวนรวม การจดลำดบความสำคญของงานกอนหลง กจะแตกตางออกไปตามภารกจดวย


ANAGEM

ENT


บทท 25งานทสำคญในแตละวน


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T อยางไรกตาม การทำงานประจำวนจะมกจกรรมอนๆทเปนรายละเอยดอกมาก ไมวาจะเปนงานเอกสาร ประชม แกปญหา สรางทมการสอสาร การตดตอประสานงาน รเรมงานใหม แกปญหาลกนองททะเลาะกน ฯลฯ งานเหลานแมจะเปน reactive goal แตกมปรมาณมากและเราตองนำมาจดความสำคญดวยเชนกน เพราะการทำงานเหลานใหดกจะเปนพนฐานทสงผลตอประสทธภาพและกำไรขององคกร

วธการกคอ เราจะตองคำนงถงวตถประสงคเปนทตง ตองถามวาควรทำงานนไหม ทำแลวจะบรรลวตถประสงคใดในองคกร ถาไมทำจะใหคนอนทำไดไหม

เราจะมาดกนวาในกจกรรมยอยๆลงมา งานประเภทไหนทมความสำคญบาง กจกรรมชนนนตอบสนองอะไรบาง สมมตวาเราเปนหวหนางาน งานทสำคญของเราจะเกยวกบ 5 ดาน ดงน

1. งานเกยวกบลกคา นเปนงานรบผดชอบแรกทเราจะละเลยไมได เชน ลกคาโทรมาตำหน เคลมสนคา ตอวาเรองการใหบรการทไมดของคนในทม เสนอความเหนใหปรบปรง แจงขอมลบางอยาง ฯลฯเราจะตองระลกเสมอวา ลกคาคอคนทสำคญทสดทเราจะตองนำความเหนมาเปนสวนประกอบในการทำงาน หรอทเรยกวา Outside in คอนำสงทลกคาตองการมาไวภายในจตใจและความนกคด เพอเราจะไดปรบปรงและดำเนนตามความตองการของลกคาไดดยงขน งานพวกนเราจะตองวางไวทกลางโตะและรบดำเนนการให พรอมตอบกลบถาเปนไปได

2. งานเกยวกบการพฒนาลกนอง เชน การสอนงานใหลกนอง การใหคำปรกษา งานเหลานหวหนามกจะเกบไวกอน เพราะคดวาไมเรงดวน แตในความเปนจรงแลวเปนพนฐานทสำคญมาก เพราะลกนองจะเกงได จะทำงานตามทเราหวงไดกตอเมอเขารวธและรสงทเราคาดหวง การสอนงาน การพดคยเพอสงไปพฒนา การใหโอกาสทำงานท ท าทายข น เปนความสมพนธท ซ อใจกนไดมากกวาการทำงานดวยกนตามปกต เราตองระลกเสมอวา ปลาโลมาจะกระโดดไมไดเกง


ANAGEM

ENTขนาดน น ถาไมมครฝกท ด ดงน นในแตละปเราควรมแผนงานและใหเวลาคยกบลกนองเพอพฒนาลกนองดวยและตระหนกเสมอวาชาวนาจะเกยวขาวไดกตอเมอ เขาไดลงทนในการเตรยมดน พรวนดนและลงเมลดพนธ ในตนฤดฝน การทเราจะไดผลงานทดจากลกนองเรากควรตองลงทนใหเวลาเพอการพฒนาเขาเชนกน

3. งานเกยวกบการปรบปรงวธการทำงาน การปรบปรงงานนนเปนสงทจะเพมประสทธภาพใหการทำงานไดมาก หลาย ๆครงทคนทำงานทมเทมาก แตการทำงานกยงลาชาเพราะตดทระบบและกระบวนการทำงานแบบเดม การปรบปรงวธการ แบบฟอรม เครองมอเทคโนโลย และระเบยบคำสงตางๆ จะชวยเราไดมาก ตวอยางเชน ปรบปรงอนมตการออกบตรเครดตจาก 1 เดอน เปน 7 วน ปรบการขนเงนเดอนจากการขนตกเบกในเดอนเมษายน เปนเดอนมกราคมของทกป ฯลฯ ดงนนเราควรตองมเวลาใหกบการพจารณาและปรบปรงวธการทำงานดวย

4. งานทรเรมใหมๆ โลกแหงการทำงานเปลยนแปลงไปเรวมาก หลายสงหลายอยางทเคยรงเรองในอดต กอาจหมดความสำคญและลาสมยไป วงจรของสนคาแตละอยางจะมอายเรวมากกวาในอดต เชนการเปลยนแปลงใน model ของคอมพวเตอรแตละรนกจะเปลยนเรวขนวธการสอสารจากโทรเลขหรอแมแตแฟกซกจะลาสมยในไมชา องคกรจำเปนทตองอาศยความรเรมของพนกงานในการคดสรางสรรคสงใหม ๆเพ อการพฒนา และคนทำงานเองกจะสนกและเรยนร ไดมากข นกบการรเรมสงใหม ๆ น

5. งานเกยวกบการพฒนาตนเอง หวใจสำคญของยคนคอการพฒนาเองอยเสมอ มนทานเรองหนงทคนตดไมไดมาสมครงานและเจาของไรกรบเขาทำงาน ชายหนมคนนขยนขนแขงและทำงานอยางเตมกำลงทกวน เขาจะมผลงานในการตดตนไมไดวนละ 25-30 ตนทกวนเมอเวลาผานไปไดเกอบเดอน ผลผลตของชายคนนกตกตำลงเรอยๆทงทเขาเองกตงใจและทมเท จนวนหนงเขาสามารถตดตนไมไดเพยง 10


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T กวาตน เขาจงไปหาเจาของไรและขอลาออกเนองจากเขาทำงานไมไดมาตรฐานตามทเขาเคยคยไว เจาของไรไดถามเขาวา เขาลบเลอยครงสดทายเม อไร เขาบอกวาต งแตเข ามาทำงานยงไมม เวลาลบเล อยเลยเจ าของไร จ งบอกวา เขาไมต องลาออกหรอกเพยงแตใหเขาไปลบเลอยใหคมเทานน เขากจะทำงานไดตามมาตรฐานแลว ซงกเปรยบกบเราวา เราตองพฒนาตนเองอยเสมอ ยงในยคปจจบน เราจะมานงรอใหองคกรจดอบรมใหเราอยางเดยวคงไมทนการณ เราตองแสวงหาและเพอเตมคมเลอยใหตวเองตลอดเวลา ตองอานหนงสอ และเรยนรดวยตวเองมากขน

สวนงานทเหลอสวนใหญจะเปนงานประจำวน และมความสำคญไมมากเทา แตมกจะเปนงานทเรงดวนมากกวา

งานทง 5 ชนดน คอ งานทอยในชองท 2 เปนงานสำคญแตไมเรงดวนดงนนตองนำมาวางแผน และใหความสำคญมากๆ สวนงานประจำวนอนๆใหความสำคญรองลงไป คนสวนใหญจะเผชญหนาเฉพาะปญหางานประจำวนทรองๆลงไป และจะไมคอยไดทำงานใน 5 ชนดน


ANAGEM

ENT


บทท 26เราควรเนนประสทธผลมากกวาประสทธภาพ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เปาหมายทเราตงขนจะชวยทำใหเราเหนความตองการของเรา และทำงานตอบสนองสงทเราตองการไดจรง ๆ

สมมตวนหนงหลอดไฟทบานเราขาด และคดวาเยนนเราจะแวะหางสรรพสนคาเพอซอหลอดไฟ ตกเยนเรากไปเดนชอปปง เหนเขาขายเสอผาลดราคา เรากไปรอคน จนไดเสอทคดวาคณภาพดมาหนงตวแลวเรากไปเดนซปเปอรมารเกต เหนปลาสดด กคดวาซอไวกนาจะดเราซอสงอนๆมากมาย เมอกลบถงบาน เราถงไดรวา เราไมไดซอหลอดไฟตามทเรา ตงใจ เราอาจปลอบใจตวเอง วาเราไดเสอ ไดปลาสดๆมากดแลวแตท ง 2 อยางไมได เป นความตองการของเราเลยนนแสดงวาเราไมไดบรรลผลตามทเราตงใจไว เหมอนบางคนทซอเสอรองเทา เครองเสรมสวย และจนปานนกยงไมไดใชหรอบางทกลมไปแลววาเรามสงนนดวย ซงแสดงวาเราไมทำตามเปาหมายหรอความตองการจรงๆของเรา

เปาหมายทเราตงนแหละคอตวทจะวดประสทธผลในงานของเราในการบรหารเวลานน จงมเรองของประสทธภาพและประสทธผล

ซงเปนสงทเราตองตระหนกเหมอนกน เรามาดตารางดานลางนดวยกน

ในชองท 1 นน การบรหารเวลาทมทงประสทธภาพ และประสทธผลหมายความวาสามารถทำงานไดอยางถกตอง ถกทาง และไดผลงานทดดวย

3 4

Efficiency

Not Efficiency

Effective Not Effective- Do the right things in the right way- Do the right things well 1 2

- Do the right things in the wrong way- Do the right things badly

- Do the wrong things well

- Do the wrong things badly

ตารางของประสทธภาพ : ประสทธผล


ANAGEM

ENTเชน เราสามารถไปซอหลอดไฟไดหลอดทมคณภาพดทสด และราคาในชวงน นเปนราคาท ลดตำส ดแลว แสดงวาเราทำไดด ทงประสทธภาพและไดรบผลตามทเราตงใจไว

ในชองท 2 คอ งานทมประสทธภาพแตไมมประสทธผลหมายถงทำงานไดดตามหนาท มการใชทรพยากรทคมคา แตทำสงทไมควรกระทำเชน เราตองการไปซอหลอดไฟแตไดปลา ไดโทรศพทมอถอ ไดขนมแตเราไมไดหลอดไฟตามทเราตองการ

ในชองท 3 คอ งานทมประสทธผลแตไมมประสทธภาพ หมายถงงานททำไดแมไมสจะด แตกทำสงทควรทำแลว เชน หลอดไฟยหอดๆหมดและยหอไมดกราคาแพงกวาดวย เราไมมทางเลอกเพราะจำเปนตองใชเดยวนเลยตกลงซอ นนแสดงวาเราไดทำในสงทตรงกบวตถประสงคทวางไวแตหากมเวลาหรอไมเรงรบอยางน เราจะทำไดดกวานอยางนเรยกวามประสทธผลแตไมมประสทธภาพ

ในชองท 4 คอ งานทไมมประสทธผล และไมมประสทธภาพหมายถง งานททำผดวธและไมไดดดวย เชน เราซอปลาทใกลจะเนา มอถอกไดของเกาอปกรณไมครบ และทสำคญคอเราไมไดซอหลอดไฟ ตามทเราตองการดวย อยางนเรยกวา ไมมทงประสทธผลและไมมประสทธภาพ

เมอเราทราบวา ตวเองอยในองคกรหรอสถาบนนนเพออะไรมงานอะไรสำคญใหทำกอนหลง เรากจะสามารถกำหนดความสำคญของงานได นนหมายความวา เราควรตงเปาหมายหรอรวตถประสงคกอนเพ อวางทศทางการทำงานของเรา แลวคอยมาเนนประสทธภาพในงานทเราจะทำ หลงจากนนเราจงจะเขาสกระบวนการในการวางแผนซงถอเปนหวใจของการบรหารเวลา ดวยเชนกน


ANAGEM

ENT


บทท 27ไดอาร เครองมอทจะชวยเราบรหารเวลา


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

ไดอารนนเปนเครองมอทจะชวยเราในการวางแผน และชวยเราจดจำกจกรรมหลายๆ กจกรรม ทำใหสมองเราไมต องจดจำมากและใชสมองสำหรบส งสำคญอนๆ ซงหากเราใชอยางถกวธ จะเปนเครองมอทชวยใหเราบรหารเวลาไดดขนมาก ผเขยนนนเคยใชทงไดอารPlanner และ Organizer เหนวาไดอารนนเหมาะกบคนทำงานทมปรมาณปกตไมมากนก สวน Planner นน เหมาะกบคนทมปรมาณงานและรายละเอยดในชวตสวนตวคอนขางมาก และตองการความยดหยนสง เพราะ Plannerสามารถเพมหนากระดาษได และมรายละเอยดใหกรอกไดมากกวา สวนOrganizer เหมาะกบคนทตองการบนทกขอมลมากๆ และสะดวกในการพกพา และใชค ก บคอมพวเตอรได ในท น จ งขอแนะนำใหเราใชไดอารเปนเครองมอเพราะเปนพนฐานเบองตน และคนสวนใหญจะใชกน สำหรบคนทจะใช PDA, POCKET PC กอานไดจากคมอของการใชเครองนนๆ อยแลว

หลกการสำคญกอนทจะใชไดอารนน ตองทำความเขาใจกอนวาในการลงเวลานน

1. ถาเปนภาระงาน ถอวาเปนเวลาทยดหยนได ใหลงเปนชวงหรอเขยนงานลงไปกอน แลวคอยกำหนดเวลาเจาะจงทจะทำภายหลง

2. ถาเปนการนดหมาย เปนเวลาเฉพาะเจาะจง ใหลงเวลาไปเลยเชน วนเกด วนหยดพกผอน วนนดหมาย วนลากจ วนไปอบรมวนทนดประชม ฯลฯ กลงวนเวลาไปเลย

คราวน เรามาดวธใชไดอารไดอารสวนใหญแลว จะมสวนสำคญๆ 3 สวน คอ1. Year Plan สวนนจะเปนภาพรวมของแผนงานประจำป

เรากจะใชการกำหนดวาปนเรามโครงการทจะทำอะไรบาง ทงเปาหมายสวนตวและเปาหมายในงานและกำหนดระยะเวลาวาจะทำโครงการนตงแตเมอไรถงเมอไร ดงตวอยางหนาตอไป


ANAGEM

ENT

วธลงรายการ กคอ เราจะนำโครงการ หรอแผนงานทเราตงใจจะทำในปน เขยนลงในเรองโครงการงานในรอบป เชน

ลงรายการเพมได เมอมโครงการใหมๆ เกดขน

ตวอยาง Year Plan ทวไป


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 2. Monthly Plan แผนงานในแตละเดอนน เราจะใชกำหนดงาน(Task) ใหเจาะจงลงมาอกวาในเดอนนเราจะทำอะไรเพอตอบสนองแผนงานประจำป และมงานอะไรบางทเขามา และเราจะตองทำ ดงตวอยางในเดอนน

อบรมAdvance Excel

โทรหาอ!ใหสงตารางอบรม

- 9-12น. ไป รร.ลกงานวนพอ

- งานแตงงานวฏ

นดทานขาว กบพอ

แขงแบดมนตน -ดงาน MotorShow เมองทอง-ทานขาวกบครอบครวนองสาว

HolidayWeekendกบครอบครวทหวหน

10-12น.ประชมทมกบผอำนวยการ

พาลกไปเรยนวายนำ เขาอบรม Leadership

รร. Landmark ชน 14

9-12น.นำเสนอแผนป 47

14.00 นดอ.ดาวนอยหารอหลกสตร

- สง Job Posting- 10-11น. ฟง อ.สมศกด เสนอหลกสตร

สงประเมนผลพนกงาน

- แขงแบดมนตน- บรรยาย Information Mapping

-สงงบประมาณประจำป-ขออนมตหลกสตร

12.00 เลยงสงนยนา,สกาวรตน

-ประชมประเมนผล-สงตนฉบบหนงสอ ETM

หยดพกผอน

- เตรยมสอบสมภาษณ- จดทำงบประมาณ ป 47- ประเมนผล- บนทกขออนมตหลกสตร- อานหนงสอ As the future- เรยน ระดบ 3- ออกกำลง, เรยน Drive Golf- ออกแบบ Information Mapping- โทรนดทานขาวกบเพอนสมยมหาลย- ทำ Power Point- เชญวทยากรมา Present หลกสตร- สงการด Happy New Year ใหญาตๆ + ผใหญ + เพอนๆ

วธลงรายละเอยดรายการ กคอ1.) ใหเราเขยนแผนงาน และกจกรรมท เราจะทำ

แตอาจยงไมรเวลา ทแนนอน ลงในบรรทดทวางดานขวามอ


ANAGEM

ENT- เตรยมสอบสมภาษณ- จดทำงบประมาณป 47- ประเมนผลพนกงานดเดน- อาน AS The Future Catehes you- สมครเรยน Golf- สง Card Happy New Year

เขยนเพมภายหลงได

เมอเรารวนเวลาทจะทำแนนอนแลวกลงรายการตางๆเหลานในชอง วนทนนๆ เชน วางแผนวาวนท 25 จะตองสงประเมนผลการทำงานของลกนอง เรากลงในชองวนท 25 ไดเลย ดงตวอยาง

2.) เมอมกจกรรมทกำหนดวนเวลาทเจาะจง ใหวงกลมวนนนๆ และเขยนรายการลงไป เชน เราไดรบคำสงใหไปเขารบการอบรมหลกสตร ในวนท 11-12 เรากวงกลมวนท นนๆไว และเขยนรายละเอยดลงไป ดงตวอยาง

สงประเมนผลการทำงาน

เขาอบรม Leadershipร.ร.Landmark ชน 14


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 3.)หากมนดหมายทสำคญ และมความสำคญทเราจะตองเขารวม ขาดไมได ใหวงกลมในวนนนไวดวย แลวเขยนรายการลงไป เชน

4.) สำหรบกจกรรมนดหมายอนๆ หรอกจกรรมทคดจะทำ แตไม ม เส นตาย ยดหย นได และเราวางแผนเองว าจะทำในวนนนใหเสรจ จะทำชวงไหนกได เรากนำรายการมาเขยนลงไป

9-12 น.นำเสนอแผนป 47

12-13 น.เลยงสงคณนยนา+คณสกาวรตน

3. Weekly Act และ Daily Act แผนงานประจำสปดาหและแผนงาน ประจำวนน ในแตละวนไดอารสวนใหญกจะมกำหนดเปน รายชวโมงใหเราไดลงรายละเอยดของกจกรรมในวนนนๆ เพอใหไดลงรายละเอยดใหมากขน หากเรามสวนนดวยเรากอาจใชประโยชน ดงตวอยาง

โทรหาอ ทำบนทกขออนมตหลกสตร สงตนฉบบหนงสอ


ANAGEM

ENT

ประชมกบฝายทรพยากรบคคล

นดพบกบนรทตอบ E-mail ฝาย R&D

โทรหาพวนทนา, อานงานของ PMAT,ทำเรองตดคาประกนผาน Bankทำเรองตดคาประกนผาน Bank

เขยนโครงการอบรม ,ทำเรองลาพกผอน รางบนทกใหเสรจ, จายคามอถอ

จายคาบตรเครดต,ตดตอยกเลกบตรเครดต Citibank

เขาอบรมLeadership

ประชมทมงาน

ประชมกบผอำนวยการ

นดคณวชดา

นดทานขาวเทยงกบตย

ตอบ E-mail PMAT

ประชมกบคณอด Rdi

- นดทม Walk Rally- โทรยนยนทานขาวกบพอ

พกผอนทวงร รสอรท

พกผอนทวงร รสอรท

นดทานขาวเยนกบพอ 18.00น.


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T

ประชมกบฝายทรพยากรบคคล

นดพบกบนรทตอบ E-mail ฝาย R&D

โทรหาพวนทนา, อานงานของ PMAT,ทำเรองตดคาประกนผาน Bankทำเรองตดคาประกนผาน Bank

หนานจะใชในการลงรายละเอยดของงานทจะทำในแตละชวงเวลาไดเลย เชน

สำหรบกจกรรมทลงทายสด ไมไดลงในชวงเวลา เพราะจะทำในเวลาไหนกไดทวาง และเมอทำแลวใหใสเครองหมายแตหากยกเลกทจะทำ ใหใส และหากมเหตขดของ จะเลอนไปทำวนอนใหใส เชน

โทรหาพวนทนา (ทำแลว)อานงานวจยของ PMAT (เลอนไปดวยสาเหตบางอยาง)ทำเรองขอใชวงเงนบตรเครดตเพม (ลมเลกความคดแลว)

ถาเราฝกฝนใชไดอาร ในการวางแผนบอยๆ เรากจะร ว าแบบไหนเหมาะกบเรา และเราสามารถปรบวธการใชใหเหมาะสมกบ


ANAGEM

ENTภารกจของเรา หากเรามภารกจมากกวานและคดวาไดอารมรายละเอยดไมมากพอ กจะใช Planner หรอ Pocket PC กได ตามแตปรมาณงานลกษณะงาน และสไตลของเรา

ขอเสนอแนะอกอยาง คอ เราควรใชเวลาตอนเยนๆตรวจเชคไดอารประจำวน และใชเวลาชวงสดสปดาหตรวจดงานในสปดาหทผานมาจะทำใหเราทำภารกจตางๆไดครบถวนมากขน และดแผนงานคราวๆในสปดาหตอไป เพอเราจะไดเหนภารกจตอๆไปของเรา

ทำอยางไรไดอารจงจะไมหาย

ทานทใสแวนเคยลมแวนตอนออกนอกบานบอยไหม เคยลมกระเปาเงนบอยไหม

สวนใหญจะไมคอยลม เพราะอะไร? เพราะวาส งเหลาน มนจำเปนสำหรบการดำเนนชวตในแตละวน เมอมนเปนสงจำเปนในการดำรงชวตแตละวน เราจงไมคอยลมทจะนำมนไปดวยเสมอ

คนทลมไดอารเพราะเราไมไดใชมนใหเปนประโยชนอยางจรงจงลมกได ไมมกได สดทายกไมมความสำคญ พอหายหรอหาไมเจอกไมไดตดตาม นานๆเขากหายไปจรง ๆ เรากเลยเลกใช

แตหากเราจำเปนตองใชมนในการวางแผนทกวน และตองใชตรวจสอบงานทกเชา ตรวจเชคเมอมความกาวหนา ดรายการงานททำเมอสนวน มนกจะมความสำคญกบเรามากขน เมอเราลมเรากจะทำงานไมไดเรากจะรบหาและนำมาใช มนกจะไมคอยหาย ไดอารชวยใหเราไมตองจดจำทกอยางเอง ใหไดอารทำงานของมน เราเอาความจำมาจำและสรางสรรคสงทมคาอนๆ ดกวา

เทคนคในการใชไดอารใหมประสทธภาพมดงน1. ใชไดอารระบบเดยวและชดเดยว เชนจะใชในระบบ

Microsoft outlook กใช จะใชสมดไดอารกใช จะใช planner กใช หรอใช


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T organizer กใช แตตองเปนชดเดยว อยาใชหลายเลมหลายระบบเพราะจะทำใหส บสน ตองตดสนใจ และหากจะเปล ยนตองลอกรายละเอยดมาใสไดอารใหมดวย และกใชชดใหมชดเดยว

2. มไดอารตดตวเสมอ เพอใหเราสามารถบอกเวลาวางแกทกคนได จดแผนงานทไดรบหรอแนวคดทจะปฏบตไดทนท แตหากตองออกนอกพนททำงาน เชน ไปเดนหาง ระหวางเดนทาง ไปเทยว กควรมสมดโนตเลกๆ ใสในกระเปาเสอไวดวย และใชสมดโนตนจดสงตางๆทเราคดไดในเวลานน ทงแผนงาน สงทเราเพงคดได หรอความคดสรางสรรคตางๆ และแนนอนวาเราควรจะมปากกาตดตว มขอเสนอวาปากกาตดตวควรเปนปากกาทดอาจมราคาบางกจะดกวา เพราะถาปากกาไมมราคาเราจะ ทำหายบอย ๆ เนองจากเราไมใหความสำคญกบมนมากนกแตหากเปนสงทมราคา คนสวนใหญจะใหความสำคญ และจะไมคอยหายพกตดตวเปนนสยกจะชวยในการบนทกสงตางๆไดด หลงจากบนทกขอมลหรอความคดตางๆในสมดโนตแลว เรากนำมาลงในไดอารภายหลงได

3. ยกเลกการใชกระดาษฉกหรอ post it ในการวางแผนเพราะจะทำใหหายไดและไมเปนระบบ สำหรบ Post it หรอกระดาษฉกเหมาะในการจดโนตใหคนอ น เพ อใหคนอ นดำเนนการตอไป เชนบอกวามใครโทรมา ใหเขาชวยอะไร เราจะสอขอความสนๆอะไรกบคนอนแตไมควรใชกระดาษเหลาน มาจดความคดหรอแผนงานของตวเราเนองจากจะมโอกาสหายไดงาย และเปนภาระในการคนหาภายหลงดวย

4. ปรบไดอารใหสอดคลองกบตวเอง เพราะคนแตละคนจะมภารกจ แนวทางและปรมาณการทำงานแตกตางกน เราจะตองดตวเองและประเภทไดอารทมอยหรอทเราหาได แลวปรบการใชใหเหมาะกบตวเอง เพอใชประโยชนใหคมคาและสะดวกตอการใชใหมากทสด


ANAGEM

ENT

แตละวนตองถามตวเองเสมอวา ฉนใชเวลาดแลวหรอถามคนอนวา เรองนเรงดวนไหม สำคญแคไหนถามเรองทตองทำใหเสรจถามวา จะตองเสรจเมอไรถารสกวาตวเองเรมใชเวลาทไมเหมาะสมถามวา จำเปนตองทำไหม เราจำเปนตองเขาประชมไหม


ANAGEM

ENT


บทท 28เทคนคการจดการกบสถานการณตางๆ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T หลงจากทเราไดเหนภาพการบรหารเวลาอยางเปนระบบมาแลวกคงชวยใหเราเหนภาพในการบรหารเวลาบาง แตเรากควรจะแสวงหาเทคนคตางๆเพอเสรมจดทเราอาจยงตองเสยเวลาโดยเปลาประโยชนใหมากทสด เพราะเราตองอยาลมวาเรามเวลาทำงานจรงๆ ไมไดมากอยางทเราคด

ถามคนถามวาเรามเวลาเหลอเพอทจะสรางความฝนเทาไร ? กป ?สมมตวาขณะนเราอาย 30 ป เทากบวาเราใชไปแลว 10,950 วนคนสวนใหญจะเกษยณเมอ 60 ปเราจะเหลอเวลาในชวตของเราอก 10,950 วนถาเราอายมากกวา 30 ป แสดงวาเราเหลอเวลานอยกวานเมอเราคดตอไปวาคนสวนใหญจะใชเวลา ใน 1 วน เพอทำกจกรรม

ดงนนอนวนละ 8 ชม.ทานอาหารวนละ 3 ชม.เดนทางวนละ 2 ชม.ทำงานวนละ 8 ชม.แตงตวอาบนำ ฯลฯ 1 ชม.แสดงวามเวลาเพอทำงานและสรางฝนเพยง 1/3 ของเวลา

ทเหลออยดงนนถาเราอาย 30 ป เราจะเหลอเวลาในการสรางฝนใหเปนจรง

เพยง 3,650 วน หรอเพยง 10 ปเทาน นเอง ซ งหมายถงวาเราตองไมเจบไขไดปวย ไมมเสารอาทตย ไมมอบตเหตกลางคน ฯลฯซงไมมใครรบประกนใหเราได เรามเวลาเหลอนอยเตมทเราจงจำเปนตองเรมตนและบรหารเวลาอยางจรงจง

หากเรามเทคนคทเพมเวลา หรอบรหารเวลาอยางมประสทธผลไดกคงจะดขน

เราจะมาดเทคนคตาง ๆ ทอาจชวยเราได


ANAGEM

ENTเทคนคท 1 การมอบหมายงาน

การมอบหมายงานเปนสงทสำคญทสดของคนทเปนหวหนางานหลายคนเปนหวหนาแลวยงทำงานเหมอนเสมยน ลงไปทำงานทกอยางจนไมมเวลาบรหาร บางทกยงและวนวายงานของลกนอง จนเขาอดอดตรงขามกบบางคนทมอบหมายงานทกอยางใหลกนอง มอะไรกแทงบนทกลงไป ไมทำอะไร กนแรงลกนองจนลกนองรสกวานายไมไดทำอะไร

เราควร สรางหลกการเพอการบรหารเรองนใหชดเจน โดยลกนองไมรสกวาเรากาวกายหนาทของเขา ขณะเดยวกนกไมรสกวาเราไมทำงานไมกนแรงเขา เราควรทำเฉพาะในสงทคนอนไมทำ ถางานไหนทลกนองทำไดกมอบหมาย หากเรามอบหมายงานได กจะมประโยชนตอเรา คอ

1. ทำใหเรามเวลามากขน2. มอสระ และจดจอทำสงอนไดดขน3. เมอเราไมอยงานกดำเนนไปไดนอกจากจะเปนประโยชนตอตวเราแลว ขณะเดยวกนกมประโยชน

ตอคนทเราจะมอบหมายใหเขาทำงานดวย คอ1. เขาจะไดพฒนาทกษะใหมๆทยงไมเคยทำ เปนการเพม

ประสบการณและใหโอกาส2. เขาจะไดใชทกษะไดเตมท ทำใหเขาไดรบผดชอบแบบเตมๆ

ไมใชเปนการสอนงานแบบกอนๆ แตแสดงถงความไววางใจ และเขาเองกจะไดใชความรความสามารถอยางเตมท

3. เขาจะรสกสำคญและมความสขกบงานททำ เพราะเขาจะไดเปนเจาของผ รบผดชอบงานนนมากข น และมสวนรวมกบผลลพธทจะเกดขนดวย

4. ขวญกำลงใจด โดยเขาจะรสกเปนสวนหนงในทมงาน และรสกวาตนเองสำคญตอทม


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 5. เรยนรการตดสนใจ เปนการเพมประสบการณใหชวต ทำใหเขาตองเรยนรวาการตดสนใจควรทำอยางไร และเรยนรถงผลตางๆทจะตามมา ภายหลงการตดสนใจของเขา จะทำใหเขาเตบโตข นและเปนผใหญมากขน

อยางไรกตามไมใชวาทกงานสามารถมอบหมายไดหมด เราจำเปนจะตองเลอกงานท จะมอบหมาย และงานบางอยางท จะตองทำเองงานบางอยางแมลกนองจะทำไดแตกไมเหมาะทจะมอบหมายกม เชน

1.) งานทยาก ถาผดจะทำใหเสยกำลงใจ งานทพลาดแลวตอนหลงมอบหมายยาก เพราะลกนองจะไมกลาทำ

2.) งานทพลาดแลวเกดปญหาใหญตามมา เพราะจะมเรองใหสะสางมาก

3.) งานทหวหนาหรอผอนมอบหมายใหเราทำ เราตองเปนคนทำ เพราะเขาคดวาเราเหมาะสม ถาเราไปเปลยนหรอมอบหมายใหคนอนกอาจไมเหมาะสม เชน มคนเชญเราไปเปนประธานพธเปดงานไปบรรยาย ถาคนอนไปแทนเราอาจจะไมตรงวตถประสงคได แตถาจำเปนตองมอบหมาย ใหสอบถามคนท มอบหมายหรอคนเชญเรากอนวาเราจะใหคนอนทำแทนจะตกลงไหม

สวนงานทนอกเหนอจากน มอบหมายไดใหมอบหมายไดเลย เชน* งานประจำวน* งานงาย ๆ* งานทกนเวลามาก* งานทวางแผนลวงหนาแลว แตยงไมดำเนนการ* งานทใชความรพเศษ ทกษะพเศษ เชน ตองใชภาษา คอมพวเตอร

วาดรป รองเพลง ฯลฯ มอบหมายใหพนกงานทมทกษะนน ๆ ไดหลงจากทเราตดสนใจแลววาจะมอบหมายงาน วธการในการ

มอบหมาย กเปนสงทสำคญไมยงหยอนไปดวยเหมอนกน เพราะหวหนา


ANAGEM

ENTหลายคนทไมมทกษะน กจะเกดปญหาและเปลยนเปนความขดแยงกนเลยกมเรามวธการทเปนสตรปฏบตในการมอบหมายงาน 6 ขนตอน ดงตอไปน

ขนตอนท 1. หาคนทเหมาะเราตองวเคราะหกอนวา ลกนองเราแตละคนเปนอยางไร ใครม

ศกยภาพ จดแขงจดออนอยางไร อยามอบใหคนทมงานยงอยแลว เพราะจะเหมอนววดเสยบา ทววตวหนงทำงานไดด หวหนาเลยมอบงานใหทำตลอดจนรบไมได และเราจะสญเสยคนด ๆ แบบนไป ดงนนจงควรแบงงานใหเหมาะสม หากเปนงานประจำวนกมอบใหเจาตวทดแลงานนน ถาเปนงานงายๆ ใหเดกใหม ๆ ทำได จะไดรบผดชอบมากขน มคณคา แตถาเปนงานทตองใชเวลา ใหหาคนทมศกยภาพ คนทละเอยด คนทสามารถมอบหมายตอได (บรหารคนตอไปได) และสดทายหากเปนงานทตองใชทกษะ มอบหมายใหคนทรเรองนนหรอไมกฝกขนมา

ขนตอนท 2. กอนมอบหมายตองถามคำถามกบตวเราเอง 3 ขอหนง เขามเวลาไหมสอง เขามความสามารถไหม ถาไม ใหฝกและโคชสาม เขาจะยนดไหม คำถามนจำเปนเหมอนกนทเราจะตอง

นกถงเพราะขวญกำลงใจ กเปนเรองทสำคญ ถาไมรและเดาไมออก วาเขาจะอยากทำหรอไม ใหถามพนกงานคนนน

ขนตอนท 3. สอสารการสอสารเปรยบเหมอนหวใจของการมอบหมายงานเลยทเดยว

เราจะตองมการส อสาร พดคยและใหรายละเอยดแกคนท เราจะมอบหมายงานดวย บอกเขาวางานนคออะไร ทำไมตองมอบหมายใหกำลงใจ และใหรวาเขาจะเปนเจาของงานน นอกจากนนแลวเรายงควรบอกขอจำกดตาง ๆ และใหเขารบผดชอบในงาน (accountability)


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ใหอำนาจแกเขาวาเขาจะทำอะไรไดแคไหน แตเรากยงตองรบผดชอบในสงทจะเกดขน (Responsibility) เราตองรบไวเพราะเปนสวนหนงในงานของเรา ไมอยางนนเขาจะรสกวาเราโยนงาน ไมใชการมอบหมายงานจงตองใหเขามนใจวาสงทจะเกดขนนน เรารวมรบผดชอบดวย นอกจากนนใหบอกวาเราจะสนบสนน ชวยเหลอ แนะนำ อะไรบาง เขาตองการอบรมหรอตองการการสนบสนนทรพยากร เครองไมเครองมอ ความชวยเหลออนใด เราจะตองวางแผนทจะชวยดวย และสดทายเราจะตองบอกทกคนในทมใหทราบดวย เม อคนอนร วาพนกงานคนนจะรบผดชอบงานนคนอนๆกจะรบทบาทหนาทของเขา และใหความรวมมอกนได

ขนตอนท 4. บอกมาตรฐานหรอความคาดหวงของผลงานทตองการ

เราจะตองมความชดเจนในเรองของผลงาน เพราะความคาดหวงทไมชดเจน อาจเปนปญหาในอนาคตซงทำใหมความขดแยงกนมามากแลวเชน บอกใหซอของในราคาทเหมาะสม ทำใหสวยๆนะ เสรจเรวๆ หนอยกดฯลฯ ความคาดหวงแบบนตความกนยากมาก และบางทกคดไปคนละอยางมาตรฐานไมเหมอนกน สดทายคนทถกมอบหมาย ทำในสงทเราไมตองการหรอไมไดตามทเราคาดหวง ดงนนเราอยากไดด พอใช แคไหนตองระบใหเหน (แตคงไมตองละเอยดยบ) ความคบหนาทเราตองการคอเราจะตามงานเมอไร เชน อาทตยละครงมาคยกน และกำหนดแลวเสรจวาเราตองการเมอไร เชน กอนบายสองโมงวนศกรนอยากไดบนทกคราวๆกอน เปนตน

ตวอยางเชน “ ชวยคำนวณตวเลขบญชเกยวกบ….……ใหเหลอในกระดาษแผนเดยว และมรายละเอยดสรปขางทาย จะใชเมอ....……….”หรออาจเขยนตวอยางใหด กจะงายขน


ANAGEM

ENTเราจะไมบอกวา ชวยทำรวใหหนอย สวยๆนะ แบบนจะทำให

คลมเครอ ตองบอกวา ตองการรวทเมอเสรจแลวจะสง 2 .3 เมตร ใชเหลก,ปน หรอ อลลอย สฟา มงบ 1 แสนบาท ออกแบบมาใหดหนอย

นอกจากนนยงตองใหขอมลอน ๆแตตองใหเขามโอกาสตดสนใจในบางเรองได รเรมสรางสรรคไดดวย

ขนตอนท 5 ใหเขาทำ ใหการสนบสนนข นอย กบวาเขามพฒนาการในระดบใด ถายงไมเกงมาก

กอาจตองดใหใกลชดหนอย แตถาเกงแลวกดหางๆได ในชวงการปฏบตตองตดตามด อาจถามวาจะใหชวยอะไรไหม เพราะบางครงพนกงานกไมกลาขอความชวยเหลอ เราควรคดเสมอวาเปนพเลยง ไมใชสงสอนและดวาเขาไปไดแคไหน ไปถงไหนแลว ไมใชการจบผด อยาทำตวเปนทนายหรอตำรวจ แตเปนเหมอนหมอทคอยมาดอาการวาดขน กาวหนาขนแลวใหกำลงใจ ถาผดพลาดอยาไปดงงานกลบหรอเปลยนคน แตเขาไปหาทางชวย หากจำเปน ใหถามความเหนเขา และบอกเขากอนวาจะใหคนมาชวยเพราะอะไร อยาคกคามเพราะเหมอนไมไววางใจ

ขนตอนท 6 ประเมนผลความสำเรจถาดตองชมเชยและบอกวาดอยางไร ถายงไมดกตองบอกเชนกน

วาพลาดตรงไหน ตองเสรมอะไรถาปรบตรงไหนแลวจะดขน และหากตองเพมทกษะโดยการอบรม เรากตองวางแผนเพอพฒนาเขาดวย และคดวาในอนาคตถาจะตองมอบหมายงานแกพนกงานคนน เราจะตองมอบหมายอยางไร เพราะครงนจะเปนประสบการณในการเรยนรกนและกน ครงตอไปจะไดรใจกนมากขน

ทง 6 ขนตอนนจะเปนแนวทางทชวยเราในการมอบหมายงานซงถาทำไดจะมประโยชนมากทงตอตวเรา ตอลกนองและตอองคกร


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T อยางไรกตามมคนอกจำนวนไมนอยทไมยอมมอบหมายงาน ซงจากการวเคราะหกมตวการอยหลายประการ เชน

1. กลวเสยอำนาจควบคม เพราะคดวาเมอมอบหมายแลวกลววาเขาจะ ไมมาปรกษา ตดสนใจโดยพละการ ไมเหนความสำคญของเราใชอำนาจทผดๆ เพอใหเราไมกลวมากเกนไป เราอาจแกไขโดยจำกดอำนาจทใหเขาใหชดเจนวา ใหตดสนใจหรอทำอะไรไดแคไหน เชน ใหชวยหารายชอวทยากรเสนอมา หาขอมลมา แตบอกเขากอนวาเราจะตดสนใจเลอกเองหรอมาหารอกนอกทนะ เพราะโครงการละเอยดออน หรอหากเราจะตองการดแลใกลชด เรากควรบอกเขาวาเราจะเขามาชวยเปนระยะ ไมใชตรวจสอบ แตเปนการชวยเหลอ เพราะไมอยางนนพนกงานรสกวาเราไมไววางใจ

2. กลวคณภาพงานไมด เชน ไมไวใจวาจะทำไดดเทามาตรฐานไหมกลววาสดทายเราตองมาแกและอาจตองใชเวลาทำมากกวา เหมอนเราไมกลาใหเดกรบใชในบานถพนเพราะเราทำไดสะอาดกวา คณภาพดกวา กลววาเขาทำแลวเรากตองมาทำใหมอก เราอาจแกไขโดยเปลยนความคดวาคนจะทำไมไดถาเราไมใหโอกาส ตองลงทนใหกบเวลาทเราจะฝก ใหเขารวาทำอยางไร ในระยะยาวจะดกบเรา

3. กลววาเมอมอบไปแลวจะกลบมาถามบอย ๆ วาทำอยางไรเดนตอไดไหม ทำไมตองทำแบบนน เปลยนวธไดหรอเปลา วนวายและรบกวนเวลาอยางมาก สทำเองงายกวาเรวกวา เราอาจแกไขโดย สรปยอ ๆวาตองทำอยางไร ใหรวาเราจะอยกบเขาตลอดงานชนน ใชวธบรหารแบบmanagement by exception คอถาเกดอะไรแลวกลบมาหาเรา ถาไมเกดกลยไปเลย

4. พนกงานรสกวาเปนภาระกวางานปกต คอตวพนกงานเองปฏเสธทจะรบงาน อางวางานมากแลว ทำไมมอะไรกมาลงทหน คนอนไมมแลวหรอ เราอาจแกไขโดย ตองแนใจวาเปนธรรม ไมใหงานมากกวา


ANAGEM

ENTทควร ตองอธบายวาใหเขาทำเพราะอะไร เชน ตองอาศยทกษะบางอยางทเขาม ตองการเรวและเขาทำไดดในสถานการณเชนน

5. กลวลกนองทำไดดกวา กลววาหวหนาจะเปรยบเทยบแลวทำใหอนาคตเราหมดลง แกไขไดโดย ตองเปลยนทศนคตวา เราจะไดสบายทมลกนองเกง จะไดมเวลาและอยาลมประเมนผลตอนสนปใหเขาดดวย

6. รสกวาแมแตเวลามอบหมายกไมมเวลา เพราะเรามแตเร องดวนๆ ท งน น เราอาจคดวาขนาดลยแบบน ย งทำไมทนเลยจะเอาเวลาไหน ไปมอบหมายใหใคร ใหเราแกไขโดย คดวาตองลงทนตองหาเวลา ไมอยางนนกจะมภาระอยางนตลอดไป

7. คดวาเราทำเองกได เปนงานของเรา แกไขโดย เกบไวบางงานทจำเปน และเรมมอบงานทคดวาจะมอบไดใหเขาไป


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เทคนคท 2 การจดการกบนสยผดวนประกนพรง

การผดวนประกนพรงหมายถง การเพกเฉย ชกชาในการลงมอปฏบต ซงเปนนสยทเกดขนไดกบทกๆ คน และมคนประเภทนมากจนสามารถตงเปนชมรมคนผดวนประกนพรงไดเลยทเดยว

เมอเราผดวน ประกนพรงบอยๆ มนกจะเปนนสยโดยเราอาจไมรตวมคำพดทแสดงวาคนๆ นนกำลงผดวนประกนพรง เชน เอาไวกอนวนหลงคงพรอมกวาน วนหลงคอยทำวนนไมมอารมณ ไวใหมขอมลพรอมกอนรอใหม 2-3 ชน แลวคอยทำพรอมกน รอใหคนรจกกอน ยงไมทำวนนคงไมเปนไรมง งานนไมนาสนก งานยากเกนไป ฯลฯ ลกๆเราจะรตวเองดวาทเราจะรอ ขอมลใหพรอม เพราะตองการใหขอมลพรอมจรงๆหรอเพราะเราข เก ยจ หากเราร ต วว า เพราะข เก ยจร วมดวยการผดวนในครงนนกคอ การผดวนประกนพรง ในความหมายของเราเหตผลตางๆนานาทนำมาอาง กเพอใหรสกสบายใจทเรายงไมตองทำเดยวน

พฤตกรรมทสงเกตเหนไดจากการผดวนประกนพรง เชน- เลอกทำงานอนทสำคญนอยกวา- เลอกจดโตะเอกสารมากกวาทำรายงาน- โทรหาลกคาท ซ อของไมมากแตคยสนกมากกวาลกคาท ซ อ

ยากแตตองโนมนาว- ไมดแลลก เพราะคดวาโตแลวคอยดแลจะสงสอนงายกวา- หนหนา เพราะไมอยากบอกเรองทไมดกบเขา- ทำตวยง ๆ เพอไมตองบรหารหรอตกเตอนลกนอง


ANAGEM

ENTเมอเราผดวนประกนพรง เรามาดผลเสยทจะตามมา เชน1. ใชเวลามากขน : เมอตองทำงานชนนนในวนหลงกจะตอง

ใชเวลามากขน 2-3 เทา เพราะเราตองปรบระบบความคดเราใหมเรมตนใหม การทำงานทไมตอเนองประสทธภาพจะลดลงเสมอ

2. ดนพอกหางหม : โดยงานทเรายงไมไดทำ จะไปรวมกนและบางทเรากจะมงานอนมาอก เรากไมไดทำอก เหมอนเดกทไมทำการบานหลายๆครงตดตอกน มนกจะมากขน จนยากทจะสะสาง

3. ความตงใจลดลง : เมอเราหยดการทำงานนนลงไป พอจะมาเรมใหม ความตงใจจะลดลง เหมอนเหลกทเราคดวาจะตตอนทมนรอนตอนนนต งใจมากทเดยว แตเราเอาไวทำวนหลง พอเวลาผานไปความสนใจและอารมณกแปรเปลยนไปได ในทสดเราเองอาจหมดความตงใจทจะทำเรองนนเลยกได

4. ทำงานไมเปนชนเปนอน : งานแตละชนเมอผดผอนออกไปกจะไมประตดประตอกบงานทสมพนธกนในตอนแรก บางชน กทำไดครงบางช นยงไมไดเร ม บางช นตองรอขอมล สดทายไมปะตดปะตอความตอเนองและชนงานกจะแยกจากกน มากขนเรอย ๆ จนไมเปนชนเปนอน

5. หงดหงด รำคาญ : แนนอนวาเมอเราทำอะไรไมเสรจและตองคางคาอยในใจกจะหงดหงดททำไมสำเรจเสยท

การแกนสยผดวนประกนพรงนน ตองอาศยความตงใจจรงอยางมากๆ เพราะโดยธรรมชาตของคนสวนมากแลว กชอบทจะสบาย ๆแตเมอเราทราบวาการผดวนประกนพรงมผลเสยมากมาย เราม 10 วธ หรอเทคนคทจะชวยปรบนสยผดวนประกนพรงไดดงน

1. ทำงานทไมสนกกอน คอ ตองยอมดงงานทเราไมชอบมาทำกอนเพอใหเสรจ สวนงานทเราชอบและสนกไวทหลง เพราะในชวงแรกเรายงมความตงใจและสนใจมากอยอาจชวยเราได


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 2.ใหเวลาเพอเตรยมพรอมทจะทำ คอ ยอมใหเวลามากหนอยในการเตรยมตวเหมอนกบใหคณคาของงานนนมากข น และสรางสงแวดลอม เครองมอใหนาทำ

3. กำหนดเวลาเสรจสน คอ มเสนตายไวเลย วนน เดอนน เวลานเพ อส ญญากบตวเอง หรออาจพนนกบตวเอง หรอสญญาวาเสรจแลวจะไดอะไร

4.ใหรางวลกบตวเอง คอ เมอเราทำไดกอาจใหรางวล ซอของทตวเองอยากได ไปดหนงทอยากด เพอใหรวาเราชนะใจตวเองไดแลว

5.แบงงานเปนชนยอยๆ คอ หากงานมมากเหนแลวออนใจ กอาจแยกเปนสวนๆ เพอใหมกำลงใจ เหมอนการปลกตนไมในพนท 10 ไรกอาจหมดกำลงใจ อาจแบงเปนสวนๆทำทละไร เมอเสรจสวนแรกกชนใจและมกำลงใจทำสวนตอไป หรอแบงเปนเปอรเซนตดวยกได เชนทำไปได 30 เปอรเซนตแลว ไดครงหนงแลว แสดงวาเรากทำสำเรจเหมอนกนแมยงไมหมด กตาม

6. ทำเทาทม คอการไมหาขอแม ไมรอขอมล เรมตนทำเลยคดวาถามทรพยากรเทาน จะทำเรองนอยางไร จะไดเรมตนได

7. มอบหมายจางคนอนทำหรอไหววาน คอ เมอไมแนใจในตวเองกมอบหมายใหคนอนทเรมตนไดเรมตนใหเราเลย หรอจางเขาเลยกไดและถาเขาทำเสรจกเรยนรจากเขาไปเลย

8. นงเฉยๆ ใหมเฉพาะงานชนนนบนโตะ เปนการบงคบตวเองใหเผชญหนา ใหรวาถาไมผานงานชนนงานชนอนเขามาไมได วดใจกนไปเลย

9. เลกนสยน เลกมขอแม ทำทนทเดยวน ใหบอกตวเองวาพอแลวกบนสยแบบน เลกซะ ทกครงทข เกยจไปมองหนาตวเองในกระจกแลวบอกวาพอแลวนะอายมากขนแลวนะ นสยแบบนเลกไดแลว

10.อยาถามคำถามทจะทำใหเราเลยงงาน เชน อยาถามวาเราจะทำอะไรตอนนด แตถามวาเรองทสำคญทสดทตองทำเดยวน คอเรองอะไรเพอใหแนใจวาเราไมไดผดวนประกนพรง


ANAGEM

ENTเทคนคท 3 ทำอยางไรกบชวงเวลาทรอคอย

จะเหนวาเรามเวลาเหลอทตองทำกจกรรมตาง ๆ ไมมากนกเราควรตองบรหารทกเวลาของเราใหมคณคา หลายคนคงเคยประสบกบการทตองไปรอคอย เชนเราตองไปตอทะเบยนรถ ไปโอนบาน ไปตดตอราชการไปธนาคาร ไปหาหมอ ไปซอตว ไปรอแฟน รอประชม ฯลฯ เวลาพวกนทำใหเราสญเสยสงทควรตองทำไปมากทเดยว และบางทกทำใหเราเครยดและอดอดยงนก ยงเมอนำมารวม ๆ กนกจะมมากจนนาตกใจ เราควรมวธการทจะปรบการนงรอคอย มาสรางสรรคผลงานอน ๆ ของเราได

วธเผชญหนากบเวลาทรอคอย1. เตรยมตว เราตองเตรยมเพอเผชญกบสงทเราเคยประสบน

เราสามารถพกงาน หรอกจกรรมบางอยางไปดวย ทสามารถทำใหเราใชเวลาในชวงรอคอยนได แตไมใชเปนงานทตองพกพาเอกสารกองมหมาใหเปนงานทงายและเหมาะตอสถานท เชน การอาน การตดบทความทตองการอานแตไมมเวลา กอาจทำ clipping ไว แลวนำมาอานในเวลาเหลานการพดคยโทรศพทกบลกคา การนงวางแผน ฯลฯ

2. รวาจะเดนทางโดยอะไร ขนรถไฟหรอเครองบนยอมดกวาขบรถเอง เพราะจะทำใหเราใชเวลาไดสะดวก ผบรหารสวนใหญจงมคนขบรถ ซงในความเปนจรงแลว ไมใชวาผบรหารเหลานขบรถไมไดแตเปนเพราะพวกเขาจะไดมเวลาทำส งท มคณคาอ นๆ แทน และจะเปนการดกวาหากเราสะดวกจะใชการเดนทางดวยรถไฟฟา รถไฟใตดนเพราะเราจะผอนคลาย เครยดนอยกวา รเวลาทแนนอน ทำสงตาง ๆไดงายกวา ผลผลตยอมดกวา

3. พกอปกรณทเหมาะสมไปดวย เชน มอถอ Notebook PDAเราอานอเมลผานเครองเหลานได หรอคย ตดตอและสงขอความผานมอถอหรออปกรณเหลานได


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 4. ไปกอนเวลา พยายามไปถงกอน สำรวจขอมล สถานท ซงเปนการไดเปรยบในการเตรยมตว และสามารถปองกนความเครยดจากการไปไมทนเวลา

5. รวาตองทำอะไร เราตองมรายละเอยดวาเราตองทำอะไรบางเมอเราตองรอคอย นนคอเราตองวางแผนเผชญหนากบการรอคอยเหมอนกน เพราะไมอยางนนเรากอาจลม ยงเมอเราไปถงทแลว เราจะไมมเวลาคด ทำใหเรานงเสยเวลาไปเปลาๆ และบางทกเสยอารมณดวยและสถานการณตางๆ กจะทำใหเราลมงาย เราควรวางแผนไวกอนเลย เชนเราจะโทรไปหาใคร เร องอะไร ตอบจดหมาย รางบนทก ฯลฯถาเราไมเตรยมตวเมอไปถงเรากอาจลม ทกอยางไปหมดแลว

6. ฟงเทปหรอรายการทเปนประโยชน เราอาจลงทนซอเทปทเปนประโยชน เชน เทปการบรหาร การสอนภาษาองกฤษ การใชคอมพวเตอรงายๆ ซงอาจอยในรปเทปหรอ CD กได หรอบางทเรากอาจอดเส ยงการอบรมสมนา การเร ยนร ด วยตนเอง มาเปดฟงโดยเฉพาะหากเราตองขบรถดวย เสยงเหลานจะชวยเราไดมากทเดยว

แตจะเปนการดกวามากหากเราไมตองไปนงรอคอย ดงนนเราควรปองกนหรอหลกเลยงใหมากทสดเทาทเราจะทำได หรอลดเวลาการรอคอยลงมาใหมากทสดเทาทจะมากได เรามวธปองกนหรอลดเวลาการรอคอยได เชน

1. ยนยนกอนการไปพบ เชน การนดหมาย การประชมกอนการเดนทางไปควรโทรยนยน เพราะบางทกมการยกเลกหรอเปลยนเวลา แตเรายงไมรหรอหลงลมได

2. อยาใหคนอนเหนวาเรานงรอคอยอยางเดยว เพราะคนสวนใหญเมอเราไปกอนกำหนดนานๆ กจะเหนวาเราวางมาก ไมสนใจทจะรกษาเวลา ถาเราไปเรวกสำรวจทๆเราจะนง จะทำอะไรไดบาง


ANAGEM

ENT3. อยาใหใครมาใชเวลาเรามากเกนไป บางทเราตองการยนหยด

ในส งท เปนสทธของเรา บางทเรากเร ยกวา power games เชนเราตองรอคอยการประชมทนานเกนไป การประชมทเลกชากวากำหนดเราอาจขอใหคนโทรตามเมอการประชมจะเรม หรอ บอกวาจะตามเราไดทไหน ขอออกจากการประชมเมอการประชมไรสาระ บอกวาเรามงานอนทตองทำแตควรมวธการขอตว อยางมศลปะ

4. หากมคนมาขอพบโดยไมนดหมายและทราบวาไมใชงานสำคญเรงดวน และเรามงานอนอย เราอาจขอใหเขารอเพอเราจะไดทำงานของเราตอใหเสรจ เพราะถาไมอยางนน เราจะตองเสยเวลาในการมารบกวนและคนอนจะเขาใจวาเราวางตลอดเวลา หรอไมกจะตดตอไปหาในภายหลง


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เทคนคท 4 จดโตะทำงานใหเปนระเบยบ

โตะทำงานคอส งแวดลอมท สำคญท เราตองอย กบมนเกอบตลอดทงวน ถาเรามโตะทำงานทไมนาทำงาน เกะกะไปดวยเอกสารและอปกรณท ไม จำเปน คงจะเปนอปสรรคตอท งว ธ การทำงานและอารมณของเรา เราจงควรจดโตะทำงานของเราใหเปนระเบยบ จะชวยประหยดเวลาและสรางบรรยากาศการทำงานไดเปนอยางด

โตะทำงานทดไมเปนระเบยบและยงเหยง จะทำใหมผลตอการใชเวลาทมากขนและเกดผลเสยตอการทำงานหลายอยางดวยกน คอ

1.ผดพลาดได เชน เราอาจแกงานในกระดาษหลายๆแผนและเมอเราจะใชจรง เราอาจเผลอไปหยบเอกสารทไมใชแลว และมขอมลชดเกา แตยงไมไดทง แตเราเขาใจวาชดใหมทปรบแลว ทำใหเกดความผดพลาด ใชขอมลทไมถกตองได เพราะโตะทำงานเรารกนเอง

2. ทำใหทำงานไดชาลง พ นท ของโตะเราจะเหลอนอยลงความสะดวกในการใชงานกจะลดลง การหยบเอกสารหรอหาขอมลกจะตองใชเวลาคนหามากขน ทำใหเราทำงานไดชาลงดวย

3. ละความสนใจในงานไดงาย เมอเรามงานอน ๆกองอยในโตะดวย บางทเม อเรามองเหนเอกสารช นอ น กอาจนกถงงานอ นท จะตองทำเหมอนกน ทำใหจดสนใจเราเปลยนแปลงไปมา และละความสนใจไปหาสงอนไดงาย

4.ยากทจะ set priority การทมงานบนโตะหรอเอกสาร มากมายคงยากทจะมสมาธในการทำงาน และจะยากมากในการจดลำดบความสำคญวาเราจะเร มอะไรกอนหลง และเม อจดไปแลวเรากอาจจะวอกแวกเปลยนใจไปมาได

5. ภาพพจนไมด ท งล กนอง หวหนา เพ อนร วมงานลกคาหรอคนอน ๆ ทมาพบคงไมรสกประทบใจเราเปนแน บางทลกนองทมาคยงานกบเรากตองหาทางแหวกพนทหรอกองเอกสาร เพอจะไดวางของ


ANAGEM

ENTหรอเหนหนาเราระหวางพดคย ซ งคนท โตะทำงานไมมระเบยบการจดสรรงานกมกจะไมมระเบยบดวยเชนกน

6. ผดวนประกนพรงไดงาย เราจะมงานมากมายอยในโตะของเราบางงานกอาจเรมแลวและอาจทำงานคางไว บางงานกตงใจจะเรมแลวกไปเรมงานอนๆ อก ขณะทงานเกาไมเสรจ และบางทกหาไมเจอ หรอไมกลมไปแลววางานนทำไปถงไหน พอวนหลงกไมตอเนอง กเลยเปนโอกาสทเราผดวนประกนพรงตอไป สาเหตกจากโตะทำงานทรกๆ นเอง

7. หาสงทตองการไดยากเมอเราตองการ โตะทำงานทรกรงรงนจะคนหาเอกสารหรอสงของยากมาก เพราะเอกสารจะทบกนเปนกอง ๆบางคนกบอกคนอนวา อยามายงของในกองน และมนใจวาเราเปนผเดยวทจะหาไดเจอ แตหลายครงกหาไมเจอ ไมใชวาจะหาเจอทกงาน อาจเจอเฉพาะชดท กำลงทำ หรอชดท ใหความสำคญพเศษ แตชดอ น ๆมกจะหาไมคอยเจอ บางคนมขออางวาถาจดเปนระเบยบแลวจะหาไมเจออยากใหทดลองจดใหเปนระเบยบด รบประกนวาหางายกวากน

เม อเราทราบผลกระทบจากโตะทำงานทไมเปนระเบยบแลวเรามาดวธจดโตะใหเปนระเบยบ ดงน

1. จดการงานอยางเร ว เราจะตองสะสางงานใหเร วข นอะไรทตดสนใจไดทำเลย เชน บนทกใหอนมต เขยนรายงาน ขอความรวมมอ มคนใหโทรกลบ ขอตวเลข ฯลฯ ใหเรารบตดสนใจวาจะทำหรอไมและตอบสนองงานตางๆเหลาน ไมใหคางในโตะเรานานเกนไปงานทอยในภารกจของเรากจะลดลง

2. ม tray 1 ถาด สำหรบงานเขา เราควรจดถาดไว 1 ถาดเพอใหบนทก เอกสาร จดหมาย ฯลฯ ทจะมาถงเรามทรอรบแหงเดยวและเอกสารเหลานนจะไดมทอยทเดยวกน งานไหนททำแลวกสงออกและพยายามเคลยรงานในถาดนนใหเรวดวย


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 3. ไมใหใครวางอะไรทไมจำเปน ไมควรใหใครหรอแมแตตวเองวางสงของทไมจำเปนในโตะทำงาน โตะทำงานมาตรฐานควรจะม ปฏทน1 อน ทใสวางอปกรณเครองเขยน เชน ปากกา ดนสอเทาทจำเปน คลปท เย บกระดาษ post it โทรศพท ฯลฯ โปรดระลกเสมอวาโตะทำงานไมใชโตะกาแฟ ไมใชทเกบแฟม ไมใชตเกบเอกสารและของใชไมใชทนง เมอหมดวนเราควร ตองเคลยรดวย

4. อยาเกบแฟมตางๆบนโตะ เพราะบนโตะเราจะมพนท จำกดและเราจะตองใชเพอทำงาน ถาจำเปนใหใสแฟมในทของมน และหาไดงายหรอเมอตองใชกหยบออกมาไดงาย เมอไดขอมลแลวกใสกลบคนในทของมน

5. หยบของไดงาย การวางอปกรณตางๆ ควรงายแกการหยบใชดวย เชน โทรศพท ของใชอยดานซายมอ stationary มทเจาะรลวดเยบกระดาษ ทแกะลวดเยบกระดาษอยในถาด

6. ทงสงทไมจำเปน ถาทำไดใหทำอยางเปนนสยในการตรวจวามอะไรบาง เชนรางบนทก กระดาษขอความ ถาไมจำเปนแลว ใหทงดวยมฉะนนจะทำใหเราสบสนในวนหลงได

7. มอบหมายงานใหคนทเก ยวของ งานใดทคางอย ในโตะตองพยายามกำจดมนออกไป ถาไมมเวลาหรออยกบเรานานเกนไปใหถามวาสำคญไหม จะมอบหมายไดไหม ถาไดใหมอบหมายไปเลย

8. มเวลาเดอนละครงเพอเคลยรโตะ เราตองมเวลาเคลยรโตะทงบนโตะและในลนชกดวย เพอใหมนใจวา โตะทำงานของเรา มไวเพอทำงานไมใชเกบเอกสารหรอเกบสงของ ทไมควรเกบ

และหากเปนไปได เราควรมอปกรณรอบโตะดวย เชน ตหรอทวางหนงสอ ทวางคอมพวเตอร ทเกบถวยนำ และของใชอน ๆ เพอแยกโตะทำงานกบทเกบอปกรณเครองใชอยางอนใหเปนสดสวน


ANAGEM

ENTเทคนคท 5 การใชอเมลเพอชวยประหยดเวลา

ขณะน หลาย ๆ องคกรกนำระบบ intranet มาใชและมการใชระบบอเมลแลว การสอสารหลายอยางกดงายขน เรวขนประหยดเวลาไดมากทเดยว ตดตอใครกไดในองคกรและบางองคกรกเปดใหใช internet ทเราสามารถตดตอใครกไดในโลกน ดวยราคาถกกวาอดตมาก สงรบขาวสารกนทนท ตอบทนท ใชแทนแฟกซและยงสามารถแนบไฟล สงพมพไดชดเจน เกบไฟลมาแกไขทำตอไดอกโดยไมต องพมพใหม แตก เหมอนกบทกส งท ไม ไดม ด านเดยวเพราะหากเราใชไมเหมาะสม กอาจสรางปญหาอนๆตามมา บางคนนงหนาเครองทงวน ตอบทกเมล อานทกเมล จนใชเวลากบอเมลมากเกนจำเปนและไมมเวลาทำงานทสำคญอน ๆ ได เราควรมแนวทางใชอเมล ดงน

1. เชคอเมลในเวลาเฉพาะวนละ 3-4 ครง เชน เปดเชคดตอนมาทำงานประมาณ 09.00 น. อยางคราวๆ วามงานสำคญเรงดวนอะไรไหม และอยาตอบทกเมลจากการเปดในทนท หากไมมอะไรสำคญหรอเรงดวน เรากจะไดวางแผนและทำงานประจำวนของเรา และเชคอกครงประมาณ 11.30 น. ในรอบบายกควรเชคประมาณ 14.00 น. และกอนกลบบานประมาณ 16.30 น. เพอดวามอะไรสำคญไหม อยานงรอทงวนแลวคอยเคลยรเมลในวนนน ใชเวลาแตละครงไมควรเกน 15 นาทไมอยางนนเราจะตดอยกบคอมพวเตอรทงวน บางคนกเลยเลน internetจนตดงอมแงมเหมอนเดกๆ หากเราไมจดเวลาด ๆ เราจะพบวาเราเสยเวลากบคอมพวเตอรในแตละวนไมนอยเลย

2. ดผานๆ ในแตละหวขอและดวามความสำคญเพยงไรตอบเฉพาะทสำคญ เรงดวนกอน สวนทเหลอจะทำในเวลาทวาง

3. จดไฟลในอเมลเหมอนจดไฟลเอกสาร คอสรางชอเรองและชอคนหรอสวนงานทสงมา เพอเกบไฟลทตองใชใน folder ของเรา (อยในhard disk ของคอมพวเตอรเรา) อเมลจะไดไมเตม


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T 4. เรยนรวธใชใหครบทกเมน เพอใชประสทธภาพใหคม5. จดระบบการรบ การหา และการเรยกไดงาย6. ใชอเมลแทนโทรศพทเมอไมตองการพดมาก7. ใชอเมลแทนบนทก ซงจะประหยดเพราะไมตองพมพเปน

กระดาษ ไมตองสงไปรษณย ใชตอบคำเชญไดเลย หรอแมแตตกลงรายละเอยด เปลยนทอย ถามขอมล ฯลฯ กควรใชอเมลได

8. เกบทอยของอเมลของบคคลหรอกลมบคคลทตองตดตอบอยเพองายในการสงครงตอ ๆ ไป

9. อยาเกบทกเมล เมลไหนไมสำคญ junk mail เมลไหนหาในweb ได ลบทงอยาปลอยไวเดยวจะเตม เมอมงานดวนจะทำใหหงดหงดและเสยเวลา


ANAGEM

ENTเทคนคท 6 การจดการกบกองเอกสาร

วน ๆ เราจะมเอกสารมากมาย เชน บนทก บทความ จดหมายภายใน จดหมายภายนอก การเสนอขาย ขอความรวมมอ ขอความอนเคราะหบนทกการ ประชม ใหพจารณา ใหทราบ ใหดำเนนการ หนงสอพมพวารสาร ฯลฯ ทงในรปของกระดาษและ e mail เราจะตองจดการอยางไรเพอใหเอกสารเหลานไมเปนภาระตอเรามากเกนไป และงายในการใชชวตกบสงเหลาน

เราขอเสนอวธการดงน1. เอกสารทสามารถจดการไดในครงเดยว ใหดำเนนการเลย (do

it now) เชน ตอบในสงทรอยแลว ตดสนใจในสงทเราตดสนใจไดผานเรองใหคนทเกยวของดำเนนการหรอมอบหมายใหผใตบงคบบญชาอยาลงเลใจทจะตดสนใจเรองเหลาน ตวอยาง ขอใหชวยทำแบบสอบถามตดสนใจเลยวาจะทำไหม ถาไมทำกปฏเสธหรอ delete ทง ถาจะทำตองดวาใชเวลาแคไหน ถาไมมากกตกลงทำเลยแลวรบสงออกไป ถาใชเวลามากและไมแนใจกทงไปเลย เพราะโอกาสทจะกลบมาทำมนอย บางทเกบไวพอมาเจออกทกเกนกำหนดแลว เสยเวลาเปลา ๆ

2. เอกสารทตองพจารณาและสงใหคนอนตอดวย บางทเราตองพจารณาใหรอบคอบเพราะเปนส งท สำคญ หรอตองวเคราะหหรอไมอยในอำนาจอยางเบดเสรจกบเรา หรอเรองทจะสงผลกระทบในภายหลงได ใหเราจดเอกสารชดนไวเพอรอดำเนนการ หรอ forwardในกรณทคนอนตองทราบดวยแตเนน ๆ แลววางแผนใหเวลาเพอดำเนนการตามความสำคญและเรงดวน

3. เคลยรงานและจดเขาแฟม เพราะเอกสารทเราทำแลวควรตองสงออกไป หรอไมกตองเขาแฟมหรออยใน folder ทมนควรอย ดงนนเราควรมแฟมหรอทเกบไฟลของเอกสารตางๆ เชน แคตตาลอก และใบนำเสนอขายสงตางๆ ขอมลเก ยวกบองคกรและสวนงานของเรา ทเกบหนงสอ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T คอมพวเตอร/หนงสอดานการบรหาร วารสารตางๆ แฟมคมอตางๆรายงานหรอวจยท เก ยวกบงานของเรา โนตตางๆทตองการเกบไวอางองในอนาคต ฯลฯ

เมอเราจดเกบแลว กควรคดถงการนำมาใชดวยวา ตองหาไดงายและร ว าอย ท ไหน เพราะหากเราเกบเอกสารหรอหนงสอไวแลวแตหาไมเจอในยามทเราตองการกจะไมมประโยชนใดๆ เลย เชน เรารวาเราเกบเอกสารชนนนไวแนๆ แตไมรวาอยแฟมไหน จะยากลำบากและเสยเวลามากในการคนหา บางทกหาไมพบเลยกม ทำใหเสยเวลา เสยอารมณและไมไดประโยชนใดเลยในการเกบเอกสารชนนน จงจำเปนทจะตองรหลกการทวไปของการจดแฟมทจะทำใหหาไดยามทตองการดวย

ซงมหลกการทวไปดงน1. ทกไฟลควรมชอกำกบ มความหมาย เมอเหนกนกได ไปหาได

ใหใชชอกวางๆ จะทำเปนส หรอ ตวหนา ๆ ไวกดเพราะเหนงาย2. อยาเกบไฟลทจะขอกบคนอนไดงาย เชนหาไดใน homepage

พนกงานสารบรรณเกบตนฉบบไวแลว สวนงานตนสงกดสงมาเพอทราบ ฯลฯแสดงวาคนอนจะมไฟลน และเราไมตองใชบอยๆ เราสามารถทงไดเลยถาไมมนใจวาจะเกบ วางไวในถาด กลอง เพอรอตดสนใจตอไป

3. จดทเกบ magazines ตามเรอง เชน การบรหาร, การตลาด,คอมพวเตอร, การเมอง, ฯลฯ อยาเกบตามชอของวารสาร เชน สยามรฐมตชน Brand Age MBA ฯลฯ เพราะจะทำใหมไฟลยอยๆมากและไมสะดวกในการหา

4. เมอจดไฟลตามหมวดแลว ในแตละหมวดใหเรยงตามวน โดยใหวนทเกาๆ อยดานใน เอกสารทใหมกวาอยนอก เพอใหงายตอการจดเกบและรอคน


ANAGEM

ENT5. กำหนดเวลาแนนอนในการด หมายถงวาเราจะมาใช

เอกสารนนๆ เมอไรบาง เพอเปนการทบทวนความรหรอสงทเราตองการแตถ าเราตอบไมได และไมได ใช ไฟลน นเลย เม อมาตรวจดกอาจกำจดไฟลเกาทไมจำเปนทงไป

6. ถามเอกสารทตองใชบอย แยกออกมาตางหากจากตเพอใหอยในททสะดวกในการหยบและเกบ ใหแยกออกมาใหเหนไดงายเขาถงไดงาย


ANAGEM

ENT


บทท 29บทสงทาย


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T เราไดอานมาจนจบบทสดทายแลว จะเหนวาหลายสงหลายอยางเปนเรองทเราอาจรอยแลว เพยงแตเราอาจไมมนใจวาคนอน ๆ เขาทำอยางไรหรอเรายงไมไดทำสงนนอยางจรงจง

ถาเราอยากรวาเราบรหารเวลา ในปจจบนนเปนอยางไร อาจทำไดโดยใหเราใชแบบฟอรมซงไดปรบจากแบบของเอดวน ซ บลสส ในหนา 167เราจะกาเครองหมาย X ลงในชองกจกรรมทเราทำ และหนาทหลกของกจกรรมนน ทกๆ 15 นาท การทำเชนนกเพอใหเราเหนไดดวยตวเองวาเราบรหารเวลาในแตละวนของเราเปนอยางไร

วธการกคอถายเอกสารไววนละแผน และทดลองบนทกวาในแตละ15 นาท ทผานไป เราไดทำอะไรบาง และเมอหมดวน เรากรวมเวลาดวาเราใชเวลาทำกจกรรมอะไรมากทสด ทำไปสก 5-6 วน เรากจะพบตวเองวามพฤตกรรมการบรหารเวลาอยางไร

บางคนท ลองทำดกอาจแปลกใจวาว นหน งๆไมคอยไดทำอะไรทเปนชนเปนอน บางคนเอาแตอาน E-mail เลน Internet บางคนลงเวลาไมได เพราะนงเฉย ๆ คดเรอยเปอย ฯลฯ จดกคอเราจะไดเหนวงจรการทำงานของเรา

เมอเราคนพบพฤตกรรมของตวเองแลว เรากอาจใชเทคนคบางอยาง จากหนงสอเล มน เพ อปรบใหการบรหารเวลาของเรามประสทธภาพมากข น หนงสอเลมน จะไมม ประโยชนอะไรเลยหากเราอานจบแลวไมไดเรมตนเปลยนแปลงตวเอง

มขอเสนอใหเรานำความร หรอเทคนคบางอยางทเราชนชอบไปเลาใหคนทเราปรารถนาดตอเขาฟง จะทำใหเราจำเทคนคเหลานนไดแมนและทสำคญเรากจะเขาใจลกซงมากขน

ทสำคญอกอยางกคอการสอนคนอนเมอมโอกาสเรากอาจสอนหรอแนะนำคนอนเมอเรามโอกาส เพราะสงนกอาจเปนแรงผลกดน ททำใหเราจะตองฝกปฏบตและพฒนาตนเองไดดยงขนดวย เพราะเมอเราสอนบอยๆมนกจะซมซบในจตใจของเรา และเชอเหลอเกนวาหากเราทำอยางตอเนอง


ANAGEM

ENTตารางการใชเวลา

วนท..................................

กจกรรม หนาทหลก รายละเอยดอาน

งานเอก

สารโทร

ศพท

ปรกษ

าหารอ

ประช

มE

mai

l/ In

tern

et

เขยน

คด / ว

างแผน

อนๆ

พฒนาตน

เองพฒ

นาบค

ลากรใน

ทมปร

บปรงง

านลก

คางาน

ธระการป

ระจา

อนๆ

16.45 – 17.0016.30 – 16.4516.15 – 16.3016.00 – 16.1515.45 – 16.0015.30 – 15.4515.15 – 15.3015.00 – 15.1514.45 – 15.0014.30 – 14.4514.15 – 14.3014.00 – 14.1513.45 – 14.0013.30 – 13.4513.15 – 13.3013.00 – 13.1512.45 – 13.0012.30 – 12.4512.15 – 12.3012.00 – 12.1511.45 – 12.0011.30 – 11.4511.15 – 11.3011.00 – 11.1510.45 – 11.0010.30 – 10.4510.15 – 10.3010.00 – 10.15

9.45 – 10.009.30 – 9.459.15 – 9.309.00 – 9.158.45 – 9.008.30 – 8.458.15 – 8.308.00 – 8.15

ปรบจากแบบของ เอดวนซ บลสส

อานขาวหนงสอพมพคยกบเพอนเกาอานบนทกเรยนเดนไปคยกบเพอนคยเรองแกบนทกตอบบนทก Shared - -ตอบคำถาม Sharedอานเมลลภายใน

ธระสวนตว

พบเจานายคยกบเมธาอานขาวสาร

คยสอนงานลกนอง

จดแฟมมอบหมายงานเสนอบนทกอนมตงบ ผาน SAPรางบนทก

ธระสวนตว

พฒนางาน

งานบร

หาร

งานพฒ

นาบค

คลากรใน

ทมงาน

แกปญ

หา

................................................

รวม 30 45 30 60 45 90 30 60 - 15 60 135 30 30 45 75 150


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T จนเปนระบบเปนนสยตดตอกนหลายๆ วน การบรหารเวลาของเราจะดขนและเราจะเปนหน งในคนท ประสบผลสำเรจ ท งในชว ตการทำงานและชวตสวนตว.

ใหเวลากบงาน เพอความสำเรจในภายหนา

ใหเวลากบความคด เพอเปนคลงแหงพลงในการทำงาน

ใหเวลากบการเลน เพอความเปนหนมสาวอยางถาวร

ใหเวลากบการอาน เพอเปนนำพแหงปญญา

ใหเวลากบความเปนมตร เพอเปนถนนแหงความสข

ใหเวลากบความรก เพอความชนบานแหงชวต

ใหเวลากบการหวเราะ เพอเปนดนตรแหงความเบกบาน

กวขององกฤษ


ANAGEM

ENTภาคผนวก

ทานจะเลอกทำขอใดสำหรบการบรหารเวลาของทาน

1. ถาทานเดนทางมาถงททำงานเวลา 8.30 น. ซงเปนเวลาเรมงานพอด เลขาของทานไดเตอนทานวา จดหมายทจะขอความอนเคราะหในการโชวสนคาในงานแสดงยงไมไดเขยน และสปดาหหนาจะมงานแสดงแลว ทาน…..

ก. รบปากและเขยนเองเดยวนนข. บอกใหเลขามานงและจดตามททานบอกค. ใหเลขาเขยนมาแลวทานจะตรวจง. เอาไวกอนวนหลงทานจะเขยนให

2. สมมตวาทานกำลงรางจดหมายสำคญฉบบหนงเพอขอใหนายพจารณา มผจดการอกแผนกทเปนเพอนรกทานมาตามเรองทเคยขอใหทานชวยตดตอโรงแรมเพอจดงานแตงงานใหลกสาว เพราะคดวาทานนาจะไดสวนลดทดกวา ซงทานเคยรบปากไว ทานจะ

ก. โทรตดตอใหเดยวนนเลยข. บอกเบอรใหเขาตดตอเองค. บอกใหเขามาคยรายละเอยดกบทานวนหลงง. บอกวาจะตดตอใหแลวจะแจงผลใหทราบจ. ใหเขานงรอแปบนง เดยวจะจดการให

3. สมมตวาทานกำลงหารอกบผจดการดานผลตเรองผลผลตทสญเสยมอตราทสงขน ขณะนนกมโทรศพทจากผจดการแผนกบญชท ต องการเอกสารสำเนาท ส วนงานท านทำแล วแต ย งไม ส งให ขอดวนเพราะตองทำสรปงาน ทานจะ


FECT

IVE

TIM

E M

ANAG

EMEN

T ก. คยใหทราบในรายละเอยดแลวดำเนนการใหค. มอบหมายใหเลขาคยฃ. บอกวาทานมงานอน เสรจงานแลวทานจะโทรไปง. รบปากวาจะทำให แลวคยเรองผลผลตตอ

4. ขณะททานกำลงคยเรองภาระงานกบเลขา มพนกงานใหมมาพบทานตามท น ดหมาย แตท านลมสนทและไมได เตร ยมตวทจะสอนงานเขา และยงมงานอนๆ ทตองเคลยรอกมาก ทานจะ

ก. ขอโทษเขา และขอใหเขาไปศกษาจากคมอเองข. มอบหมายใหเลขาแนะนำงานแทนค. บอกใหไปทำงานกอน วนหลงทานจะไปคยดวยง. หยดภาระกจ แลวแนะนำงานตามทนดไว

5. เวลา 10.00 น. ทานไดรบรายงานวามพนกงานทจรตและผจดการแผนกตรวจสอบจะขอเวลาทาน แตบายนทานตองไปประชมกบลกคาเพอตอรองเรองราคาและจำนวนสนคาทจะสง ซงทานเตรยมตวการนำเสนอยงไมดนก ทานจะเลอกทำงานใด

ก. เชญผจดการแผนกตรวจสอบมาพบข. นงเตรยมขอมลเพอไปคยกบลกคา


ANAGEM

ENTแบบสอบถามเกยวกบงานเอกสาร

1. ใบเสรจรบเงนของสงของทคณซอ ..............................................2. นสพ.เศรษฐกจ+นตยสารการจดการทมบทความทนาอาน แตคณไมมเวลาอานในขณะน ..............................................3. บนทกของเจานายทแจงวนประชมเปนวนจนทรหนา ..............................................4. แบบสอบถามจากมหาวทยาลยแหงหนงถามความเหนคณเกยวกบวธการบรหารงานบคคล ..............................................5. ขอมลของลกนองคนหนงทคณจะเอามาใชในการเตรยมเขยนรายงานการปฏบตงานประจำเดอนถดไป ..............................................6. จ.ม.ทคณตองตอบทนท แตคณตองโทรสอบถามคนบางคนกอนตอบ ..............................................7. จ.ม.จากคนทคณโทรคยดวยบอยๆ แจงใหคณทราบทอยและเบอรโทรใหม ..............................................8. บนทกจากแผนกอนในบรษทของคณเขยนมาขอสำเนารายงานทแผนกจดทำขน ..............................................9.แผนพบโฆษณาจากบรษทขายแบบฟอรมแหงหนงมบางแบบควรจะสงมาใชแตคณกยงไมแนใจ ..............................................10. จ.ม.รองเรยนจากลกคาคนหนง ..............................................11. บนทกจากฝายทรพยากรบคคลเกยวกบวธการประเมนบคคล ..............................................12. บนทกทคณเขยนเตอนตวเอง ใหเรมทำเรองงบประมาณปหนา เสยแตเนนๆ ..............................................

สถานทเกบคณเกบเอกสารชนนไวทไหน


ANAGEM

ENTบรรณานกรม

ปรดา ลมถวล (2537) : บรหารเวลาอยางเตมคณคา.กรงเทพฯ : บรษท ซเอดยเคชน จำกด (มหาชน)

ธรรมรฐ วงศศรสกล(แปล):(2546) : สรางกำไรดวยการประหยดเวลา : กรงเทพฯ : สำนกพมพผจดการ

วรรธนา วงษฉตร (แปล) : (2545) กนกบตวนนซะกรงเทพฯ : สำนกพมพตนไม

Alan Lakein (1993). How to get Control of Your Time and Your Life.Gower Publishing Company Limited.

Julie-Ann Amos (2001). Managing Your Time.Grolier Business Library.

Marion E. Haynes (1987). Personal Time Management.Crisp Publications, Inc.

Stephen R. Covey, (1994). A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill.First Things First Simon & Schuster Rockefeller Center.


ANAGEM

ENTประวตผเขยน

นายยงยทธ พรพงศพพฒน“กรรมการผจดการ” สถาบน ดโฟคอนซลแทนท101/664 ซอตรงซอย 7/1 ถนนรตนาธเบศรต.ไทรมา อ.เมอง จ.นนทบร 11000โทร. 02-921-8806, 02-921-840709-816-8190e-mail: [email protected]

ประวตทางการศกษาปรญญาตร : สาขาบรหารรฐกจ คณะรฐศาสตร

มหาวทยาลยธรรมศาสตรปรญญาโท : สาขาจตวทยาอตสาหกรรมและองคการ

มหาวทยาลยธรรมศาสตรปรญญาโท : สาขา Policy Science (MPP) จาก Saitama

University ประเทศญปน (ทนการศกษาของธนาคารแหงประเทศไทยและรฐบาลญปน)

ประวตการทำงาน: ฝายการตลาด บรษท การบนไทย จำกด (2530-2531): สวนการจดองคงานและสำนกงานโครงการปรบองคกร ฝายทรพยากรบคคล ธนาคารแหงประเทศไทย (2531-2543): ผบรหารทม สถาบนฝกอบรม ธปท. (2543-2547): เขาโครงการเกษยณกอนอายป 2548 (Early Retirement): ทปรกษาโครงการ Work Improvement ธนาคารกรงไทย (2545-2546): “วทยากร” หลกสตรดานการบรหาร บรษท Development Dimensions International (DDI/ Pacific International , Thailand Branch)

กจกรรมพเศษทางสงคม: วทยากรแกองคกรเอกชนตางๆ เชน

บรษทซเมนตไทย ธนาคารกรงไทย ธนาคารกสกรไทย ธนาคารทหารไทยบรรษทบรหารสนทรพยไทย สยามมชชลนกรป กรงเทพประกนชวตบรรษทประกนสนเชออตสาหกรรมขนาดยอม การไฟฟาฝายผลตการทาอากาศยานไทย โตโยตา เอพ.ฮอนดา ยนไทย พานาโซนคมหาวทยาลยธรรมศาสตร ฯลฯ

หลกสตรทบรรยาย (วทยากร): ผนำแหงการกระจายอำนาจ (Empower Boss): หวหนางานทมประสทธภาพ (Effective Supervisory Skills): สรางสรรคพลงทม (Effective Team building: Walk Rally): เทคนคการประชมอยางมประสทธภาพ (Effective Meeting): สรางความรกและความผกพนในองคกร (Effective Change and Commitment): การบรหารเวลาอยางมประสทธภาพ (Effective Time Management): จตวทยาการบรหารสำหรบหวหนางาน (Psychology for Supervisor): การบรหารความขดแยง (Conflict Management): จตวทยาการสรางแรงจงใจ (Motivation at Work): จตวทยาการสรางทศนคตเชงบวกและการพฒนาตนเอง (Self Development): จตวทยาการปรบพฤตกรรมพนกงานทมปญหา (Organizational Behavior)

* ออกแบบหลกสตรฝกอบรมแบบ Strategic Partner, Training Road Mapโครงการทเปนทปรกษา: การพฒนาและปรบเปลยนองคกรดวยเทคนคและวธการดานจตวทยา*: การปรบปรงกระบวนการการทำงาน (Work Improvement)*: การพฒนาองคกรดวย Balanced Scored และ KPI*: การปรบปรงประสทธภาพในการประชม(Effective Development Program)*: การทำ Competency และ Implementation *: การทำแผนพฒนาบคลากรตามกลยทธขององคกร (Training Road Map)*

ผมเช อเหลอเกนวา ใครไดอานหนงสอ “การบรหารเวลาอยางมประสทธภาพ” เลมนแลวไปประยกตใชกบตนเองจนเปนสวนหนงของชว ตแลว ทานจะร ส กว าต วเองสามารถทำอะไรได หลายๆอยางในเวลาเดยวกน และทำไดอยางมประสทธภาพและประสทธผลเสยดวยแลวยงรสกวาตวเอง “ยงมเวลาวาง” ทหาความสขใหกบตนเองอกดวยผมขอยนยนครบ!

ผชวยศาสตราจารยธระศกด กำบรรณารกษประธานโครงการปรญญาโทจตวทยาอตสาหกรรมและองคการภาควชาจตวทยา คณะศลปศาสตรมหาวทยาลยธรรมศาสตร ทาพระจนทร

เมอเยนวนองคาร ผบรหารสวน ไดนำหนงสอเลมหนงมาใหผมอานและกำชบใหอานใหได ผมกเลยหวกลบไปอาน คนวนนนอานไปซกพกหนงกวางไมลง�แลวกคดวาเร องนเปนเร องสำคญกบวถชวตการทำงานของพวกเรา จงรบนำมาใหเพ อนพนกงานจดทำในรป Power PointPresentation เพ อจะไดเผยแพรสาระสำคญของหนงส อเล มน แบบมวนเดยวจบ สาระในหนงสอน เปนประโยชนกบพวกเราทเดยว

รณดล นมนนทผบรหารสวนธนาคารแหงประเทศไทย

ไดอานแลวทกหนา อยากบอกวา....ใชเลย เสมอนเปนเร องของตวเองจร งๆ หนงสอเล มน ม ประโยชนจร งๆ ในดานปฏบ ต ซ งจะชวยทบทวนตวเองไดตลอดเวลา ขอคดหลกท ชอบมากคอ“อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน ” เพยงเทานกชวยสรางความสมดลใหตวเองไดมากคะ

กลนร เกตทองผอำนวยการฝายอาวโสธนาคารกรงไทย

คำนยม

effective time management - wordpress.com...effective time management ; etm 3 effective time...

Documents