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新会計システム操作説明会

「Dr.Budget」操作マニュアル（簡易版）

※資料上のＷｅｂ画面は開発中のものです。

画面上の名称等は一部変更となる可能性があります。

平成 30 年 2 月

財務センター 管財グループ

新会計システム操作説明会 「Dr.Budget」操作マニュアル（簡易版）

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目 次

１、予算管理システムＤｒ．Ｂｕｄｇｅｔについて ............................................................... 3

２、購入発注や立替～入力および支払いのフローチャート ................................................... 4

３、ログイン画面 ......................................................................................................................... 6

４、ＴＯＰ画面 ............................................................................................................................ 7

５、「ＭＹ予算ＴＯＰ」および残高一覧について ..................................................................... 8

６、各依頼書の入力方法について

６－１ 調達入力 ................................................................................................................. 9

６－２ 伝票入力 .............................................................................................................. 10

６－３ 旅費入力 .............................................................................................................. 11

７、ＭＹ予算ＴＯＰ上の「保留一覧」について .................................................................... 12

８、残高一覧上の執行明細『⇒CHECK』について .................................................................. 13

９、出力依頼書様式（見本）

９－１ 調達依頼書 .......................................................................................................... 14

９－２ 支払依頼書 .......................................................................................................... 14

９－３ 旅費交通費支払依頼書 ....................................................................................... 15

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１、予算管理システム Dr.Budget について

会計システムの更新を機に、教職員の皆さまが予算の執行を効率よく計画的に行えるように、

平成３０年４月より新会計システム「Dr.Budget」を導入させていただくこととなりました。

従来の執行伝票起票方式は廃止し、「発生源入力」方式に変更し、執行内容をシステ

ムに入力していただきます。なお、発注方法や立替～支払の流れに変更はありません。

◆予算執行方法変更に伴う新旧対照表（一部抜粋）

新旧対照表

No 新 旧

1

物品購入、立替精算、謝金、人件費、旅費請求に

必要となる伝票が、本システムから出力できます。

※科研費を含めすべての研究費（図書館予算を除く）が対象

※事前の稟議書は従来どおりです。

執行伝票や学院の請求書、旅費請求書、科研

費用執行伝票など、執行や請求に必要となる

伝票フォーマットや様式のダウンロード先が

多岐に渡っておりました。

２ システムに必要事項を入力して、以下の伝票を出力します。

出力した伝票に請求書や納品書、領収書等を添付し事務局へ

提出いただき、データを送信いただきます。

・物品等購入の伝票 ⇒調達依頼書

・立替精算、謝金、人件費の伝票 ⇒支払依頼書

・旅費、交通費請求等の伝票 ⇒旅費交通費支払依頼書

執行伝票に手書き等で記入し、請求書や納品

書、領収書等を添付し事務局へ提出いただい

ておりました。また、立替精算や謝金・人件

費請求の場合は、執行伝票だけでなく学院の

請求書もご提出いただいておりました。

３

システムへの入力時、

過去の執行データを参照・コピーする機能を備えています。

今までの執行データは各自で保管いただいて

おりました。

４

個人研究費ごとに予算登録を行い、ご自身の予算残高や承認

状況、支払確定金額がリアルタイムで確認可能となります。

個人研究費は各学科に管理いただいておりま

した。また、予算残高は月１回、管財部署か

ら執行一覧を配布し、承認状況は都度、管財

部署にお問い合わせいただいておりました。

５

教職員への立替金額が振り込まれる際、振込明細がコタカネ

ットメールに事前に送信されるようになります。

立替金額の振込明細について事前のメール送

信はなく、照会希望の方には都度財務部署に

お問合せいただいておりました。

※他システムとなりますが、中高積立金の生徒個別管理も実行できるようになります。（中高のみ）

※平成３０年４月稼働時には、出力伝票名称等において一部変更となる可能性があります。

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２、購入発注や立替～入力および支払いのフローチャート

①調達入力 対象→見積および発注依頼、発注済、納品済

②伝票入力

対象→立替精算・人件費・謝金・個人研究図書費（一部助手および中高教員）

チャート① 「調達」入力による物品購入 申請フロー

（１）見積書取得依頼①管財部署に依頼②研究者から業者へ直接依頼※どちらでも可能です。

研究者（２）管財部署または業者から見積書取得

※たのめーるによる物品購入は入力不要です。従来どおり、

月１回管財部署からお渡しする納品書に検収印をお願いします。

（３）Dr.Budgetにログインし、「調達」から申請入力してください。※発注済や納品済の場合、請求書や納品書の内容をもとに入力してください。

（４）入力後、調達依頼書を出力し、送信してください。

添付書類

発注依頼⇒見積書や仕様が分かるもの

納品発注済⇒納品書や請求書

（システム出力）調達依頼書 ＋

（５）書類を揃えて、管財部署に提出してください。

内容チェック、発注・検収印受領業者等へ支払い 管財部署

チャート② 「伝票」入力による支払依頼 申請フロー

（１）立替払・人件費・講演会等の謝金

※人件費や謝金は事前稟議が必要です

研究者（２）納品（店頭等）、講演等終了

（３）Dr.Budgetにログインし、「伝票」から申請入力してください。

（４）入力後、支払依頼書を出力し、送信してください。

領収書類一式

※領収書、決裁後の稟議書写し、マイナンバー等必

要なもの

（システム出力）支払依頼書 ＋

（５）書類を揃えて、管財部署に提出してください。※個人研究図書は、一部助手・・・図書館へ提出

中高教員・・・中高事務室へ提出

内容チェック、支払い処理立替者等に振込

管財部署財務部署人事部署

振込の事前通知が明細付きでコタカネットメールに送信（教職員の立替精算のみ）

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③旅費入力 対象→出張交通費や宿泊費請求、その他出張交通費請求全般

【大学用】

【中高用】

チャート③－1 大学用 「旅費」入力による支払依頼 申請フロー

（１）従来どおり、出張前に「出張承認願」を教育支援グループに提出してください。その他プロジェクト等の出張については定められた部署へ必要書類を提出してください。

（事務職員は従来どおり人事グループへ提出。）

研究者（２）決裁後、出張

（３）出張後にDr.Budgetにログインし、「旅費」から申請入力してください。

（４）入力後、旅費交通費支払依頼書を出力し、送信してください。

領収書等一式

（システム出力）旅費交通費支払依頼書

＋

（５）書類を揃えて、財務部署に提出してください。

内容チェック、査定、支払い処理立替者等に振込 財務部署

振込の事前通知が明細付きでコタカネットメールに送信（教職員の立替精算のみ）

教育支援グループ、他定められた部署

チャート③―2 中高用 「旅費」入力による支払依頼 申請フロー

（１）出張前に「出張に関する届」を中高事務室へ提出してください。

教員

（２）決裁後、出張

（３）出張後にDr.Budgetにログインし、「旅費」から申請入力してください。

（４）入力後、旅費交通費支払依頼書を出力し送信してください。

領収書類一式

（システム出力）旅費請求書支払依頼書 ＋

（５）書類を揃えて、財務部署に提出してください。

内容チェック、査定、支払い処理立替者等に振込

財務部署振込の事前通知が明細付きでコタカネットメールに送信（教職員の立替精算のみ）

中高事務室

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３、ログイン画面

WWW ブラウザソフトを起動します。アドレスバー（下図赤枠）に Dr.Budget の URL

を入力して Enter を押下します。ログイン画面が開きます。

Dr.Budget の URL：××××××××××××××××

「ユーザ ID」、「パスワード」を入力してログインボタンをクリックします。

※ユーザＩＤおよびパスワードは「学内システム利用アカウント」と同一となります。

※予算管理用の役職者アカウント（学長、学部長、学科長、センター長、校長等）は、

専用のＩＤ・パスワードを発行し、別途配布いたします。

認証されると Dr.Budget の TOP 画面へ遷移します。

Web ブラウザのポップアップブロック解除方法について

会計システム「Dr,Budget」 では、ユーザ問わずWeb ページがポップアップウィンドウ

（新しいページが クリックしたページとは別に小さなウィンドウで表示される形式）に

よって画面表示されるものがあります。 ご利用の環境において「ポップアップ」をブロ

ックする機能が有効な場合、正常に画面が表示されず一部の機能（依頼書が出力できない

等）をご利用いただくことができませんので、ポップアップブロックの解除設定を必ずお

こなってください。

解除方法は３月中旬頃に配布する操作マニュアルをご参照ください。

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４、TOP 画面

①会計年度

例：2018年4月～2019年3月の間は「2018年」と表示されます。

前年度の予算執行状況等を参照したい場合は、会計年度（上記サンプルの「2018年度」）

をクリックしてください。変更画面に遷移し、参照したい年度を指定することができます。

※導入初年度は2017年4月1日～9月30日に承認された執行データのみ参照可能です。

②MY 予算TOP

「MY 予算TOP」タブをクリックすると、ログインユーザーが執行可能な研究費の

予算一覧を表示します。

③管理者TOP（学長や学部長、学科長、センター長、校長等の役職アカウントおよび各助手専用）

「管理者ＴＯＰ」タブをクリックすると、ログインユーザーが執行状況を管理参照することができる

予算一覧を表示します。

④共通メニュー

本マニュアルの参照やシステムからのログアウトができます。

メールアドレスの変更はクリックできますが、変更はできません。

2018 年 大妻花子 様

①

②

③ ④

ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

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５、「ＭＹ予算ＴＯＰ」および残高一覧について

※「管理者ＴＯＰ」もほぼ同じ画面標記になります。

① 依頼書入力

種別に応じてクリックすることで、専用の入力画面が開きます。

種別 基準

「調達」 管財Ｇへ発注や見積依頼または業者発注済（立替以外）のもの

「伝票」 立替精算、人件費、謝金、個人研究図書費（一部助手・中高教員のみ）

「旅費」 交通費請求や旅費請求

② 執行明細

『⇒CHECK』をクリックすると、執行明細一覧が表示されます

③ 予算一覧

ログインユーザーが執行可能な予算一覧です。予算ごとに依頼書を入力することができます。

④ 予算額

該当予算の支出予算額、支出執行額、支出予算残がリアルタイムで確認できます。

2018 年 大妻花子 様

①

② ③

④

④

ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

大妻 花子

100,000

100,000

100,000

100,000

400,000

100,000

100,000

100,000

100,000

400,000

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６、各依頼書の入力方法について ６－１ 調達入力

管財Ｇへ見積や発注依頼、申請者が業者発注済(立替以外)の場合「調達」から入力します。

◆入力手順◆

① 希望発注先または実際の発注先を検索して選択

② 執行理由を入力

③ 見積依頼、発注依頼、納品済等、状況を入力

④ 対象となる学校にチェックを入れる

⑤ 対象となる用途にチェックを入れる

⑥ 科目を選択（右表一番上の「申請用」）を選択

⑦ 数量、単位、金額を入力

⑧ 品名や規格を入力

⑨ 配置場所を検索して選択

◆入力時の便利機能◆

⑩過去参照

過去に入力した依頼書の作成履歴の一覧が表示

され、選択すると内容を入力画面に複写できます。

⑪追加

品名入力の入力行を１行追加します。名入力の入力行

⑫コピー

入力内容を他の入力行へコピーします。

①

②

③

④

⑥

￥

⑥

⑦

⑧

⑨

⑩

⑪

⑫

2018 年 大妻花子 様

用途 授業用 研究用 その他 ⑤

ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

大妻 花子 大妻 花子

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授業用 研究用 その他

６－２ 伝票入力

立替精算、人件費、謝金、個人研究図書（中高教員・助手）は「伝票」から入力します。

◆入力手順◆

① 執行理由を入力

② 対象となる学校にチェックを入れる

③ 対象となる用途にチェックを入れる

④ 科目を選択（右表一番上の「申請用」）を選択

⑤ 金額を入力

⑥ 支払先を検索して選択

・立替の場合は立替者

・学外者の場合は「教職員」の「学外者」を選択

⑦ 品名や規格を入力

◆入力時の便利機能◆

⑧過去参照

過去に入力した依頼書の作成履歴の一覧が表示され、

選択すると入力内容を入力画面に複写できます。

⑨追加

品名入力の入力行を１行追加します。名入力の入力行を

⑩コピー

入力内容を他の入力行へコピーします。

①

②

④ ⑤

⑥

⑦

⑩ ⑨

⑧

2018 年 大妻花子 様

用途 ③

ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

大妻 花子 大妻 花子

大妻 花子

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６－３ 旅費入力

交通費の請求や旅費請求は「旅費」から入力します。

◆入力手順◆

①出張期間をカレンダーから選択

②枠内をクリック（出張期間をもとに自動入力）

③検索より「職名」を選択した上で、「出張種別名称」を検索して選択

④出張目的を入力

⑤科目を選択（右表一番上の「申請用」を選択）

⑥検索して「国内出張か国外出張」を選択した上で、「役職等身分」を検索して選択

⑦出張者が異なる場合は、検索して正しい出張者を選択

⑧経路を入力（駅すぱあとと連携する場合は「路線検索」クリック。手入力も可）し金額も確認

⑨交通費・宿泊費・日当以外の請求項目がある場合は「その他」をクリックし入力、金額も入力

⑩宿泊費の上限額が表示されているので実費（請求額）に修正

◆入力時の便利機能◆

⑪過去参照

過去に入力した依頼書の作成履歴の一覧が表示され、選択すると内容を入力画面に複写できます。

①

②

④

⑤ ⑥

⑦

⑧

⑪

2018 年 大妻花子 様

③

⑨

⑩

交 通 費 そ の 他

ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

大妻 花子

大妻 花子

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７、ＭＹ予算ＴＯＰ上の「保留一覧」について

ログインユーザーの手元にあり、且つ未送信である申請データの一覧です。執行金額は予算残高か

ら差し引かれていますが、事務局や共同研究室へ送信されておりません。保留一覧に表示されている

申請データは、依頼書を出力した上で送信してください。

① 明細複数行 表示を選択すると、入力画面で行を分けて入力した明細が表示されます

② 詳細 依頼書データを開くことができます

③ 依頼書が入力中であることを表します（未送信）

④ 不備があったため、返却された依頼書であることを表します

⑤ 申請内容が認められなかった依頼書であることを表します

→「入・返・否」をクリックすると、伝票の状態を確認することができます。

また、「返・否」の場合、担当部署からコメントが付されておりますので、

コメントを確認してください。

①

②

③

④

⑤

2018 年 大妻花子 様 ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

業者名・ 教職員名

等

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８、残高一覧上の執行明細『⇒CHECK』について

残高一覧の予算ごとに、明細単位で承認状況を確認することができます。

各予算の横の『⇒CHECK』をクリックすると、以下の画面が表示されます。

① 明細複数行 表示を選択すると、入力画面で行を分けて入力した明細が表示されます

② 詳細 クリックすると、入力画面の内容を表示します

③ 状況 クリックすると承認履歴ウィンドウを表示します

④ 執行額が確定しています（茶色）

⑤ 入力のみされており、事務局や共同研究室に送信されていません（クリーム色）

⑥ 支払に向けて決裁中または処理手続中を表します（白色）

⑦ 修正が必要なため、一旦返却された状態を表します（オレンジ色）

⑧ 申請内容が認められなかった依頼書であることを表します（赤色）

①

② ③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

2018 年 大妻花子 様 ＴＯＰ ｌ メールアドレス変更 l マニュアル ｌ ログアウト

業者名・ 教職員名

等

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９、出力依頼書様式（見本）

①調達依頼書（調達入力から出力）

②支払依頼書（伝票入力から出力）

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③旅費交通費支払依頼書（旅費入力から出力）